AKTIF INAKTIF
1 3 4 5
I.
A.
1.Selama berlaku 4 Tahun Permanen
2. Selama berlaku 4 Tahun Permanen
3. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
4.
a. 2 Tahun 2 Tahun Musnah
b. 2 Tahun 2 Tahun Permanen
c. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
5.
a.
3 Tahun 4 Tahun Permanen
Program kerja Tahunan
Usulan perencanaan program unit kerja Tahunan beserta data pendukung
Program kerja Tahunan unit kerja/satker di lingkungan Universitas Jember
Program kerja Tahunan Universitas Jember
Penetapan/Kontrak Kinerja
Pimpinan Satuan Kerja (Satker), meliputi: surat permohonan, rekomendasi
persetujuan, pembahasan, nota persetujuan, draf perjanjian kontrak, usulan draf
surat perjanjian kontrak kinerja sampai dengan naskah perjanjian kontrak kinerja
2
PERENCANAAN
Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan
Rencana Pembangunan Jangka Panjang(RPJP)/master plan/ tapak kampus/ Rencana
Induk Pengembangan Kampus bidang pendidikan
Rencana Pembangunan Jangka Menengah /RPJM bidang pendidikan
Penyelenggaraan musyawarah perencanaan pembangunan bidang pendidikan
JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF
UNIVERSITAS JEMBER
NO JENIS ARSIPJANGKA WAKTU SIMPAN
KETERANGAN
Lampiran II : Peraturan Rektor Unversitas Jember
Nomor : 18250/UN.25/TU/2016
Tanggal : 30 Desember 2016
Hal : Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Universitas Jember
1lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
b.
2 Tahun 2 Tahun Permanen
c.
2 Tahun 2 Tahun Permanen
6.
a. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
1) Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Satuan Kerja 2 Tahun 2 Tahun Musnah
2) Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Unit Kerja 2 Tahun 2 Tahun Permanen
3) Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Universitas 2 Tahun 2 Tahun Permanen
b. Laporan Program dan Pengembangan (LPP)
1) Laporan program dan pengembangan Satuan Kerja 3 Tahun 3 Tahun Musnah
2) Laporan program dan pengembangan Unit Kerja 3 Tahun 3 Tahun Permanen
3) Laporan program dan pengembangan universitas 3 Tahun 3 Tahun Permanen
c. Laporan Berkala
1) Laporan Harian 1 Tahun 1 Tahun Musnah
2) Laporan Mingguan 1 Tahun 1 Tahun Musnah
3) Laporan Bulanan 1 Tahun 1 Tahun Musnah
4) Laporan Triwulan 1 Tahun 1 Tahun Musnah
5) Laporan Semesteran/setengah Tahunan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
6) Laporan Tahunan Unit Kerja 2 Tahun 3 Tahun Permanen
7) Laporan Tahunan Universitas 2 Tahun 4 Tahun Permanen
d. Laporan Insidental 2 Tahun 4 Tahun Permanen
7. Evaluasi dan monitoring program
a. Evaluasi dan monitoring program satuan kerja 2 Tahun 4 Tahun Musnah
b. Evaluasi dan monitoring program unit kerja 2 Tahun 4 Tahun Musnah
c. Evaluasi dan monitoring program universitas 2 Tahun 4 Tahun Permanen
Pimpinan Unit Kerja, meliputi: surat permohonan, rekomendasi persetujuan,
pembahasan, nota persetujuan, draf perjanjian kontrak, usulan draf surat perjanjian
kontrak kinerja sampai dengan naskah perjanjian kontrak kinerja
Rektor, meliputi: surat permohonan, rekomendasi persetujuan, pembahasan, nota
persetujuan, draf perjanjian kontrak, usulan draf surat perjanjian kontrak kinerja
sampai dengan naskah perjanjian kontrak kinerja
Laporan
2lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
8.
a. Selama berlaku 3 Tahun Dinilai Kembali
b. 1 Tahun 2 TahunMusnah, kecuali proposal yang
mendapatkan hibah permanen
c. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
II
A.1 Tahun setelah
diperbaharui4 Tahun Permanen
B.1 Tahun setelah
diperbaharui4 Tahun Permanen
C.
1 Tahun setelah
diperbaharui4 Tahun Permanen
D.1 Tahun setelah
diperbaharui4 Tahun Permanen
E.
1
2
3
4
5
6
7
8
selama masih berlaku 1 Tahun Dinilai Kembali
Surat Perintah:
Rektor
Wakil Rektor
Dekan
Wakil Dekan
Kepala Biro
Ketua Lembaga
Kepala UPT
Kepala Unit Kerja
Kunjungan lapangan
HUKUM
Peraturan Rektor Universitas Jember (mulai dari proposal/ naskah akademik,
rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan pertimbangan hukum, naskah
asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)
Keputusan/Ketetapan Rektor Universitas Jember (mulai dari proposal/ naskah akademik,
rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan pertimbangan hukum, naskah
asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)
Keputusan/ Ketetapan Dekan/ Direktur/ Ketua Pusat/ Lembaga Universitas Jember (mulai
dari proposal/ naskah akademik, rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan
pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)
Instruksi/ Surat Edaran Rektor Universitas Jember (mulai dari proposal/ naskah akademik,
rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan pertimbangan hukum, naskah
asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)
Hibah Kompetisi
Administrasi penyelenggaraan program hibah
Usulan proposal
3lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
F.Selama masih berlaku 3 Tahun Permanen
G.
Selama masih berlaku 5 Tahun Permanen
H.
Sampai dengan tidak
berlaku5 Tahun Permanen
I.
1
2
J.2 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
K.2 Tahun setelah
diperbaharui3 Tahun Permanen
L.
1.
Berkas tentang kasus/sengketa pidana, baik kejahatan maupun pelanggar :
a.
b.
c.
2.
Berkas tentang kasus/sengketa perdata:
a. Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis
b. Berkas pembelaan bantuan umum
c. Telaah hukum dan opini hukum
3. Tata Usaha Negara
Berkas tentang kasus/sengketa Tata usaha Negara :
a.
b. Berkas pembelaan bantuan umum
c. Telaah hukum dan opini hukum
Perdata Sampai keputusan
berkekuatan hukum tetap
dan dipenuhi hak dan
kewajiban
5 Tahun Permanen
Sampai keputusan
berkekuatan hukum tetap
dan dipenuhi hak dan
kewajiban
5 Tahun Permanen Proses verbal mulai dari penyidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis
Pidana Sampai keputusan
berkekuatan hukum tetap
dan dipenuhi hak dan
kewajiban
5 Tahun Permanen Proses verbal mulai dari penyidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis
Berkas pembelaan bantuan umum
Telaah hukum dan opini hukum
Dinilai KembaliBerkas yang berhubungan dengan kegiatan sosialisasi atau penyuluhan hukum
Laporan hasil pelaksanaan sosialisasi atau penyuluhan hukum
Bantuan/konsultasi hukum/advokasi: Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum
(pidana, perdata, tata usaha dan agama)
Kebijakan-kebijakan pendidikan tinggi
Kasus/Sengketa Hukum
Standar/pedoman/prosedur kerja/petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis yang bersifat
nasional/regional/internasional termasuk rancangan awal sampai dengan akhir
Nota Kesepahaman/ Memorandum Of Understanding (MOU)/ Kontrak/ Perjanjian Kerjasama
Dalam dan Luar Negeri termasuk Pertukaran Mahasiswa/ Dosen/ Staf Tenaga Kependidikan
Dokumentasi hukum (produk hukum ekstern): berkas yang berhubungan dengan
dokumentasi produk dan referensi hukum, meliputi: Undang-undang, Peraturan Pemerintah
Pengganti Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan dan Keputusan Presiden,
Peraturan/keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen dan lain-lain
Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum:
2 Tahun 2 Tahun
4lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
4.
a.
b. Berkas pembelaan bantuan umum
c. Telaah hukum dan opini hukum
5.
a.
b. Berkas pembelaan bantuan umum
c. Telaah hukum dan opini hukum
M.Sampai dengan ijin
diperbaharui5 Tahun Permanen
N. Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI)
1. Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen
2.
a. Paten biasa 2 Tahun Permanen
b. Paten sederhana
3. Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen
4. Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen
5. Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen
O. 1 Tahun setelah ditolak
permohonan tersebut2 Tahun Musnah
P. Sertifikasi dan Akreditasi Bidang Pendidikan Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen
Hak Merk
Permohonan HAKI yang ditolak (hak cipta, paten, Hak Desain, merk, rahasia dagang,
desain tata letak sirkuit terpadu)
Perijinan: Berkas perijinan sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat ijin
Hak Cipta
Hak Paten
Selama masih berlaku
Hak Desain
Hak Rahasia
ArbitraseSampai keputusan
berkekuatan hukum tetap
dan dipenuhi hak dan
kewajiban
5 Tahun Permanen
Berkas tentang kasus/ sengketa arbitrase:
Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis
Perburuhan
Sampai keputusan
berkekuatan hukum tetap
dan dipenuhi hak dan
kewajiban
5 Tahun Permanen
Berkas tentang kasus/sengketa perburuhan:
Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis
5lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
III
A.
1.
a. Selama masih berlaku 5 Tahun Permanen
b.Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen
c. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
d. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
2.
a. Pembentukan
b. Pengubahan
c. Penutupan
3.
a.
b. Tata Hubungan Kerja
4.
a.
b.
c.
5.1 Tahun setelah
diperbaharui4 Tahun Permanen
B.
1. Usulan Pembukaan/Penutupan/Pengembangan Lembaga
a. Usulan pembukaan/penutupan/pengembangan lembaga yang ditolak 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
b.
2 Tahun 3 Tahun Permanen
2. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
Uraian/analisis jabatan/analisis manajemen, serta penyusunan ketatalaksanaan
Kelembagaan
Usulan pembukaan/penutupan/pengembangan lembaga yang disetujui, meliputi:
proposal pembukaan/penutupan/pengembangan sampai dengan Ijin
pembukaan/penutupan/pengembangan lembaga
Himpunan data tentang kelembagaan
Kajian, Analisis dan Evaluasi kelembagaan dan ketatalaksanaan
1 Tahun setelah
diperbaharui4 Tahun Dinilai Kembali
Analisis Organisasi
Uraian Jabatan
Beban kerja
Permanen
Tata kerja organisasi: Analisis dan penyusunan bahan pembentukan, penyempurnaan
dan penutupan 1 Tahun setelah
diperbaharui4 Tahun Permanen
SOP
Penyusunan statuta, meliputi: Rancangan/draf sampai dengan rancangan final serta
Penetapan statuta
Laporan statuta
Evaluasi dan monitoring pelaksanaan statuta
Struktur tugas dan fungsi organisasi PTN
Selama masih berlaku 5 Tahun
ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN
Organisasi
Statuta
Panduan penyusunan statuta
6lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
3. Selama masih digunakan 5 Tahun Permanen
4.1 Tahun setelah ditindak
lanjuti4 Tahun Dinilai Kembali
5.3 Tahun 2 Tahun Musnah
6. Pengembangan Program Studi
a. Usulan Pembukaan Program Studi
1) Usulan pembukaan program studi yang ditolak 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
2)
2 Tahun 3 Tahun Permanen
b. Laporan pelaksanaan pembukaan program studi 3 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
7. Pokok-pokok pikiran tentang perluasan universitas 2 Tahun 3 Tahun Permanen
8. Memo Program Koordinasi Rektor 2 Tahun 3 Tahun Permanen
9. Pokok-pokok pengembangan fakultas dan jurusan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
10. Portofolio Fakultas 2 Tahun 3 Tahun Permanen
11. Borang audit kinerja
a. Isian borang audit kinerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah
b. Laporan borang audit kinerja 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
12. Tata persuratan khusus subbag, hukum dan tatalaksana
a.
b.
IV
A.1 Tahun setelah fungsi
pengendalian selesai2 Tahun Musnah
B. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
C.
a.
b.
c.
Administrasi pengendalian surat (kartu, lembaran, buku)
Permintaan penggandaan dokumen/arsip
Pembinaan kearsipan, meliputi :
1 Tahun 3 Tahun Dinilai KembaliSosialisasi/penyuluhan kearsipan
Bimbingan teknis/bimbingan konsultasi
Supervisi/pembinaan dan pengawasan
Administrasi kelembagaan meliputi: informasi, pemberitahuan, penjelasan dan laporan
kelembagaan
Usulan pembukaan program studi yang disetujui, meliputi: proposal pembukaan
prodi, usulan pembukaan prodi, dukungan pembukaan prodi, pertimbangan
untuk pembukaan prodi, ijin penyelenggaraan prodi baru
1 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali
KEARSIPAN
Surat keluar
Surat masuk
Informasi tentang kelembagaan
Bahan pertimbangan kelembagaan
7lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
D.
1. Selama dipergunakan 2 Tahun Permanen
2. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4. Sampai ditetapkan 3 Tahun Permanen
5.
a.
1)
2)
b.
1)
2)
3)
4)
c.
1)
2)
d. 1 Tahun 1 Tahun Permanen
V
A.
1.
B. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
C.2 Tahun 1 Tahun Musnah
Berita acara serah terima arsip statis
Daftar arsip yang diserahkan
1 Tahun 1 Tahun
Berkas proses alih media arsip
KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN
Telekomunikasi
Administrasi penggunaan/ langganan peralatan telekomunikasi meliputi Telepon, Radio,
Teleks/Faks, CCTV, TV Kabel, Internet dll.
Musnah
Penyerahan arsip statis
2 Tahun 3 Tahun Permanen
Perjalanan Dinas (Dalam dan Luar Negeri), penggurusan paspor, visa
Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan
penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya
Pemusnahan arsip :
2 Tahun 3 Tahun Permanen
Berita acara pemusnahan arsip
Daftar arsip yang dimusnahkan
Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan
Keputusan pemusnahan arsip
Sampai dengan arsip
dimusnahkan3 Tahun Permanen
Pemindahan arsip inaktif
Berita acara pemindahan arsip
Daftar arsip yang dipindahkan
Penyimpanan dan pemeliharaan arsip (hard copy dan soft copy)
Daftar Arsip
Pemeliharaan arsip, seperti kegiatan pembersihan fumigasi dan lain-lain
Peminjaman dan penggunaan arsip
Persetujuan JRA
Penyusutan arsip :
8lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
D.
1.
2. 1 Tahun 4 Tahun Permanen
E. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
F.
1.
2.
3.
G.
1. Pertamanan/ landscaping
2.
3. Perbaikan gedung
4. Perbaikan rumah dinas/wisma
5. Kebersihan gedung dan taman
H. Pengelolaan jaringan listrik, air, telpon dan komputer
1.
2.
I.
1.
a.
b.
c.
d.
Pengamanan, penjagaan dan pengawalan terhadap pejabat kantor dan rumah dinas
2 Tahun 3 Tahun Musnah
daftar nama satuan pengamanan
daftar jaga/ daftar piket
catatan gangguan/pelanggaran/kejadian
surat ijin keluar orang/barang
2 Tahun 1 Tahun MusnahPemasangan
Perbaikan/pemeliharaan
Ketertiban dan keamanan
MusnahPengurusan surat-surat kendaraan dinas
Pemeliharaan dan perbaikan
Pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan dinas
Pengelolaan gedung dan taman
1 Tahun 2 Tahun MusnahPenghijauan
Rapat Pimpinan
Administrasi penyediaan Konsumsi dan Akomodasi
Pengurusan kendaraan dinas
2 Tahun
1 Tahun
3 Tahun
Risalah/Notulen Rapat4 Tahun Musnah
Rapat Staf
9lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
2.
a.
b.
c.
d.
J. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
K.1 Tahun 2 Tahun Musnah
L.
1. Rencana kebutuhan barang satuan kerja
2. Usulan kebutuhan barang/bahan unit kerja
3.
M. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
N.
1.
a. Usulan unit kerja dan data pendukung
b. Proses pengadaan barang; dan
c. Berita acara pemeriksaan sebelum serah terima barang
d. Berita acara serah terima barang/surat jalan 2 Tahun 3 Tahun Permanen
2. Pengadaan/pembelian barang melalui lelang, meliputi:
a.
b.
2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
3 Tahun Dinilai Kembali
Pengadaan barang bergerak, meliputi: Usulan unit kerja dan data pendukung,
proses pengadaan barang, lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan, berita
acara pemeriksaan sebelum serah terima, dan sampai dengan berita acara serah
terima barang
Pengadaan barang investasi, meliputi: Usulan unit kerja dan data pendukung,
proses pengadaan barang, lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan, berita
acara pemeriksaan sebelum serah terima, dan sampai dengan berita acara serah
terima barang
Berkas penawaran
Pengadaan barang dan jasa
Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung), meliputi:
2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
3 Tahun Dinilai Kembali
Administrasi pengelolaan parkir
Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas kebersihan, petugas kesehatan dan
pegawai lainnya
Rencana kebutuhan barang/bahan
2 Tahun 3 Tahun Musnah
Rencana kebutuhan universitas
Laporan ketertiban dan keamanan
2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
kehilangan
kerusakan
kecelakaan
gangguan
10lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
3. Pengadaan barang melalui bantuan/hibah
2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
3 Tahun Permanen
4. Pengadaan barang melalui tukar-menukar
2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
3 Tahun Permanen
5. Pengadaan barang melalui pinjaman
2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
3 Tahun Permanen
6. Pengadaan barang melalui sewa
2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
3 Tahun Permanen
7.
a. 1 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
4 Tahun Permanen
b.
1 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
4 Tahun Dinilai Kembali
O.
1.
2. Surat pernyataan harga dan mutu barang
2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
5 Tahun Musnah
3. Berita acara serah terima barang
2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
5 Tahun Permanen
4.
5. Buku persediaan barang/kartu stok barang 2 Tahun 4 Tahun Musnah
Buku penerimaan BMN (Persediaan) 2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
5 Tahun Permanen Buku penerimaan BMN (Belanja Modal)
Pengadaan jasa oleh pihak ketiga, diantaranya terdiri dari berkas penawaran
sampai dengan kontrak perjanjian
Pengadaan barang dan jasa melalui cara konvensional dan e-procurement
Penyimpanan atau administrasi pergudangan, antara lain:
Tanda terima/surat pengantar/ surat pengiriman barang 2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
4 Tahun PermanenBarang persediaan (habis pakai)
BMN (Belanja Modal)
Pengadaan jasa
11lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
P.
2 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
4 Tahun Musnah
Q. Penyaluran/distribusi
R.
1 Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI) 1 Tahun 2 Tahun Musnah
2 Daftar Barang Ruangan (DBR) 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
3 Kartu Identitas Barang (KIB) 1 Tahun 5 Tahun Musnah
S.
1 Laporan Persediaan Barang
2 Laporan Bulanan (penerimaan dan pengeluaran barang)
3 Laporan Rekonsiliasi Internal Barang terlampir Berita Acaranya
4 Laporan Rekonsiliasi Eksternal Barang terlampir Berita Acaranya
5 Laporan Tengah Tahunan/Semesteran
6 Laporan Tahunan
T.
1. Pemeliharaan barang bergerak/inventaris kantor
a. Surat permintaan perbaikan/pemeliharaan 1 Tahun 1 Tahun Musnah
b. Penawaran pada/dari rekanan 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Perbaikan/pemeliharaan
Berkas penyaluran/distribusi barang diantaranya: surat permintaan barang dari unit
kerja/formulir permintaan, persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang
(SPMB)
Inventaris barang
Laporan SIMAK BMN:
1 Tahun setelah diaudit 4 TahunMusnah kecuali Laporan
Tahunan Permanen
1 Tahun setelah tindak
lanjut hasil pemeriksaan
telah selesai
2 Tahun Musnah
Kartu barang/kartu gudang
12lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
c. Surat perintah kerja (SPK) 1 Tahun 4 Tahun Permanen
d. Berita acara penyelesaian pekerjaan 1 Tahun 4 Tahun Permanen
2. Perbaikan/pemeliharaan barang inventaris
a. Surat permintaan perbaikan/pemeliharaan
b. Penawaran pada/dari rekanan
c. Surat perintah kerja (SPK)
d. Berita acara penyelesaian pekerjaan
U.
1.1 Tahun setelah
pemeriksaan4 Tahun Permanen
2. 1 Tahun setelah
pemeriksaan4 Tahun Permanen
V.
1.
1 Tahun sampai dengan
dihapuskan/
dipindahtangankan
4 Tahun Permanen
2.
1 Tahun sampai dengan
dihapuskan/
dipindahtangankan
4 Tahun Permanen
3.
1 Tahun sampai dengan
dihapuskan/
dipindahtangankan
4 Tahun Musnah
Penghapusan barang investasi, diantaranya: berkas nota usulan penghapusan, panitia
penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
Bukti-bukti kepemilikan aset
Sertifikat tanah
IMB
BPKB
1 Tahun setelah
pemeriksaan4 Tahun
Musnah kecuali Berita acara
penyelesaian pekerjaan Dinilai
Kembali
Penghapusan barang
Penghapusan barang bergerak/barang inventaris kantor, diantaranya: berkas usulan
penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
13lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
4.
1 Tahun sampai dengan
dihapuskan/
dipindahtangankan
4 Tahun Musnah
5.
1 Tahun sampai dengan
dihapuskan/
dipindahtangankan
4 Tahun Permanen
VI
A.
1.
a.
b.
c.
d.
e.
2. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
B.
1 2 Tahun 2 Tahun Permanen
2
a.
b.
c. 1 Tahun 1 Tahun Musnah
Berita Cetak2 Tahun 2 Tahun Permanen
Berita Video
Pengumuman
peresmian
jamuan termasuk jamuan tamu VIP/VVIP (presiden, DPR,menteri, pejabat tinggi
dan tamu asing)
Buku Tamu (Kunjungan Lembaga Lain)
Hubungan Masyarakat
Dokumentasi kegiatan Lembaga Audio/Video/ Foto
Rekapitulasi pelayanan
Denah/gambar bangunan/ instalasi listrik, air dan gas
HUBUNGAN MASYARAKAT
Keprotokolan
Penyelenggaraan acara kedinasan
1 Tahun 3 Tahun Permanen
Seminar, Workshop, dan acara akademik lain
upacara termasuk peringatan hari-hari besar nasional
pelantikan (Penandatanganan MOU dan MOA)
STNK
14lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
3
a.
b.
c.
d
e 2 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali
4
a.
b.
5 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
6 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
C
1
a. Pelayanan Stasioner
b. Web chat di website www.unej.ac.id
c. E-mail di Alamat [email protected]
d. Facebook di akun University Of Jember dan Universitas Jember
e. Tweeter di Akun
f. Instagram di Akun
D
1.
2.
3. 1 Tahun 4 Tahun MusnahAgenda kegiatan pimpinan perguruan tinggi
Administratif
2 Tahun 3 Tahun musnahSurat Masuk
Surat Keluar
Kerjasama dengan Media Masa
Laporan Tahunan PPID
Customer Handling (Pelayanan terhadap pelanggan)
Rekapitulasi pelayanan
2 Tahun 3 Tahun musnah
Pengelolaan Informasi Eksternal
Guntingan berita/kliping2 Tahun 3 Tahun Permanen
Analisis media
Pameran2 Tahun 2 Tahun Musnah
Sosialisasi Lembaga
Reminder Promotion
Promosi Lembaga
Back Drop, Spanduk, Baliho1 Tahun 1 Tahun Musnah
Poster, Brosur
15lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
4.
a. 1 Tahun 4 Tahun Permanen
b. 1 Tahun 3 Tahun Musnah
5.
a. Kunjungan mahasiswa antar kampus
b. Kunjungan siswa (persekolahan)
6. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
7. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
8. Selama berlaku 1 Tahun Musnah
9.
2 Tahun 3 Tahun Permanen
10.
a. 1 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali
b. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
c. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
d. 1 Tahun 4 Tahun Permanen
e. 1 Tahun 4 Tahun Permanen
E.
1. 1 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali
2. 1 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali
3. 1 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali
4.1 Tahun 2 Tahun Musnah
5. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Hubungan antar Lembaga
Hubungan antar lembaga pemerintah
Hubungan dengan organisasi sosial/LSM
Hubungan dengan perusahaan
Hubungan antar perguruan tinggi/sekolah, termasuk magang, pendidikan sistem ganda
(PSG), praktek kerja lapangan (PKL)
Forum kehumasan/bakohumas/perhumas
Pengumpulan pengolahan dan penyajian informasi kelembagaan yang berupa :
Guntingan berita/kliping
Brosur : leaflet/poster/plakat
Pengumuman/pemberitaan
Analisis media
Rekapitulasi pelayanan
2 Tahun Musnah
Magang
Studi Banding
Daftar nama dan alamat pejabat
Dokumentasi/liputan kegiatan pimpinan (rektor, warek, dekan atau yang sejajar) dalam
acara kedinasan dan peristiwa-peristiwa dalam berbagai media:
kertas/foto/video/rekaman
Kunjungan dinas dalam dan luar negeri
Kunjungan dinas pimpinan perguruan tinggi
Kunjungan dinas pejabat lain/pegawai
Kunjungan siswa (persekolahan)
1 Tahun
16lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
6.
a. 1 Tahun 2 Tahun Permanen
b. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
c. 1 Tahun 4 Tahun Permanen
7. 1 Tahun 4 Tahun Permanen
8. 1 Tahun 4 Tahun Permanen
9.
a. Penerbitan Internal
b.
10. 1 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali
11. 2 Tahun 3 Tahun Permanen
12.2 Tahun 3 Tahun Permanen
13. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
VII
A. Rencana/program Diklat
1. Rencana kebutuhan
2. Pedoman-pedoman kediklatan Selama berlaku 10 Tahun Permanen
3. Kurikulum diklat1 Tahun setelah
diperbaharui1 Tahun Permanen
4. Modul/materi/bahan diklat1 Tahun setelah
diperbaharui2 Tahun Musnah
5. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
6. Panduan fasilitator 1 Tahun 2 Tahun Musnah
7. Saran/ rekomendasi penyelenggaraan diklat 1 Tahun 2 Tahun Musnah
B. Buku register peserta/alumni 3 Tahun 3 Tahun Permanen
C. Buku nomor ijazah/STTPL 3 Tahun 3 Tahun Permanen
2 Tahun 2 Tahun Musnah
Penghargaan atau tanda kenang-kenangan
Administrasi pemberian penghargaan/tanda kenang-kenangan kepada masyarakat
yang memiliki jasa prestasi besar
Ucapan terima kasih, ucapan selamat, bela sungkawa, permohonan maaf
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Jadwal/silabus
Penerbitan, Publikasi dan dokumentasi
1 Tahun 3 TahunMusnah kecuali master
PermanenDokumentasi Multimedia (termasuk dokumentasi foto, video dan desain grafis)
Pameran/sayembara, festival, pembuatan, spanduk dan iklan
Hubungan dengan media massa
Siaran pers/konferensi pers/Pers release
Kunjungan wartawan peliputan/wawancara
Kunjungan DPR
Hearing (dengar pendapat) DPR
Bahan/materi untuk sidang kabinet
17lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
D.
1. Diklat dalam negeri
2.
E. Administrasi pengiriman pendidikan formal
1. Pendidikan dalam negeri
2. Pendidikan luar negeri
F. Seminar/lokakarya/temukarya/workshop
1. Penyelenggaraan seminar
a.
b. 2 Tahun 4 Tahun Musnah
c. 2 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali
2. Pengiriman peserta mengikuti seminar
a.
b. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
G. Akreditasi Lembaga Kediklatan
1 Surat permohonan akreditasi
2 Laporan hasil verifikasi lapangan
3 Berita Acara verifikasi lapangan
4 Berita Acara Rapat Tim Penilai
5 Surat Keputusan Penetapan Akreditasi
6 Sertifikat akreditasi
7 Laporan akreditasi individual
H. Sertifikasi sumber daya manusia kediklatan
1 Surat permohonan sertifikasi
2 Laporan hasil verifikasi lapangan
3 Berita Acara verifikasi lapangan
4 Berita Acara Rapat Tim Penilai
5 Surat Keputusan Penetapan Sertifikasi
6 Sertifikat sertifikasi
7 Laporan sertifikasi individual
3 Tahun Administrasi pengiriman calon peserta Seminar/Lokakarya/Temukarya/ Workshop
Laporan mengikuti Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop
4 Tahun Musnah
Administrasi penyelenggaraan Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop
Surat Penetapan Kepanitiaan Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop
Laporan penyelenggaraan Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop
10 Tahun Permanen
Selama berlaku 10 Tahun Permanen
Selama berlaku
2 Tahun Musnah
2 Tahun
Administrasi pengiriman peserta diklat
2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
Diklat luar negeri
18lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
I. Data dan Informasi Diklat
1 Data lembaga diklat
2
3 Data sarana diklat
4 Data pengelola diklat
5 Data penyelenggaraan diklat
6
7 Data program diklat
J.
1. Surat permohonan kode registrasi
2.
3. Surat penyampaian kode registrasi
K. 2 Tahun 2 Tahun Musnah
L. Rencana Penyelenggaraan Diklat 1 Tahun 1 Tahun Musnah
M. Penyelenggaraan diklat
1
2
3
4
5 Laporan panitia penyelenggara diklat
6 Sambutan pembukaan penyelenggara diklat
7 Daftar peserta diklat
8
9 Daftar hadir peserta diklat
10 Daftar hadir widyaiswara
11 Formulir evaluasi diklat
12 Formulir evaluasi widyaiswara
13 Hasil formulasi evaluasi peserta diklat
14 Sambutan penutupan diklat
15
Data widyaiswara
Buku registrasi
Bahan ajar diklat
Sertifikat/ STTPL
Surat keputusan tim pengajar diklat
Panduan diklat
3 Tahun
Data prasarana diklat
Musnah
Registrasi sertifikat/ STTPL peserta diklat
1 Tahun 5 Tahun Permanen
Rencana Tahunan Diklat
1 TahunMusnah kecuali sertifikat/STTPL
masuk Personal File
Surat pemanggilan peserta
Surat keputusan tim penyelenggara diklat
1 Tahun 5 Tahun
19lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
N. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
O. Evaluasi penyelenggara diklat 2 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
P. Evaluasi alumni pasca diklat 2 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
VIII
A. Selama berlaku 5 Tahun Permanen
B. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
C.
1.
2.
3.
D. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
E. 1 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
F. 1 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
G. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
H.
1.
2.
3.
I.
1.
2.
3.
4. Laporan hasil perekaman dan pemutakhiran data
1 Tahun 2 Tahun
5 Tahun Dinilai KembaliSistem Informasi
Sistem Aplikasi
Infrastruktur
Perekaman dan Pemutakhiran
Musnah kecuali laporan hasil
perekaman dan pemutakhiran
data Dinilai Kembali
Formulir Isian
Daftar petugas perekaman
Jadwal pelaksanaan
Pengumpulan dan pengolahan data
Analisis data
Data base
Implementasi Sistem Informasi
Dokumentasi Implementasi
1 Tahun
Dokumentasi Arsitektur
1 Tahun 5 Tahun Dinilai KembaliSistem Informasi
Sistem Aplikasi
Infrastruktur
Laporan penyelenggara diklat
SISTEM INFORMASI
Rencana Strategis/ Master Plan Pembangunan Sistem Informasi (SIM)
Desain sistem Informasi dan komunikasi
20lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
J.
1.
2.
3.
4.
5.
K. 1 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
L. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali
M.
1.
2.
3.
N. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
O. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
IX
A.
1 5 Tahun 10 Tahun Permanen
2 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4 2 Tahun 3 Tahun Permanen
5 2 Tahun 3 Tahun Musnah
6 2 Tahun 3 Tahun Musnah
Rencana kinerja Tahunan
Penetapan kinerja Tahunan
Rakor pengawasan tingkat universitas
Rakor pengawasan tingkat nasional
Layanan Back Up Data Digital
Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan
PENGAWASAN
Rencana Pengawasan
Rencana Strategis Pengawasan
Rencana kerja Tahunan
Pemeliharaan sistem informasi
Evaluasi sistem dan media
Dokumen Hosting
1 Tahun 3 Tahun Dinilai KembaliFormulir permintaan hosting
Laporan hasil uji kelayakan
Laporan pelaksanaan hosting
Dinilai Kembali
Perencanaan Migrasi
Pelaksanaan Migrasi
Berita Acara Kegiatan Migrasi
Daftar Sistem Aplikasi dan data yang dimigrasi
Laporan hasil migrasi
Migrasi Sistem Aplikasi dan Data
1 Tahun 3 Tahun
21lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
B.
1 2 Tahun 3 Tahun Musnah
2 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3 2 Tahun 3 Tahun Musnah
4 2 Tahun 3 Tahun Musnah
5 2 Tahun 3 Tahun Permanen
C.
1.
a.
b.
Setelah ditindak lanjuti
selesai3 Tahun Dinilai Kembali
c.
2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
d. Setelah keputusan
mempunyai kekuatan
hukum tetap
3 TahunMusnah kecuali yang berskala
nasional Permanen
Laporan hasil audit (LHA), laporan Hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil
pemeriksaan operasional (LHPO), laporan hasil evaluasi (LHE), laporan akuntan
(LA), laporan auditor independen (LAI), yang memerlukan tindak lanjut (TL)
Laporan hasil audit (LHA), laporan hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil
pemeriksaan operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan
(LA), Laporan Auditor Independen (LAI), tidak memerlukan tindak lanjut (TL)
Laporan hasil audit investigasi (LHAI) yang mengandung tindak pidana korupsi
(TPK) dan memerlukan tindak lanjut
Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional
Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan
Program LAKIP unit kerja di lingkungan UNEJ
Program LAKIP UNEJ
Pelaksanaan Pengawasan
Pengawasan Internal
1 Tahun 2 Tahun MusnahAdministrasi pengawasan antara lain meliputi : surat penugasan, surat
pemberitahuan dan lain-lain
Program Kerja Pengawasan
Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
22lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
2.
a.
b.
Setelah dtindak lanjuti
selesai3 Tahun Permanen
c.
2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
d. Setelah keputusan
mempunyai kekuatan
hukum tetap
3 TahunMusnah kecuali yang berskala
nasional Permanen
e.1 Tahun setelah ditindak
lanjuti selesai2 Tahun Musnah
3. 1 Tahun 4 Tahun Musnah
4.2 Tahun setelah
penghapusan3 Tahun Musnah
5.2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
6. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
7. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
Laporan pemutakhiran data
Laporan perkembangan barang milik negara
Laporan kegiatan pendampingan penyusunan laporan keuangan dan review Universitas
Jember
Good corporate governance
Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
MusnahAdministrasi pengawasan antara lain meliputi : surat penugasan, surat
pemberitahuan dan lain-lain
Laporan hasil audit (LHA), laporan Hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil
pemeriksaan operasional (LHPO), laporan hasil evaluasi (LHE), laporan akuntan
(LA), laporan auditor independen (LAI), yang memerlukan tindak lanjut (TL)
Laporan hasil audit (LHA), laporan hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil
pemeriksaan operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan
(LA), Laporan Auditor Independen (LAI), tidak memerlukan tindak lanjut (TL)
Laporan hasil audit investigasi (LHAI) yang mengandung tindak pidana korupsi
(TPK) dan memerlukan tindak lanjut
Laporan perkembangan penanganan surat pengaduan masyarakat
Pengawasan Eksternal
1 Tahun 2 Tahun
23lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
8. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
9. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
10. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
11. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
12. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
13. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
14. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
15. s.d. ditindak lanjuti 4 Tahun Permanen
16. s.d. ditindak lanjuti 4 Tahun Permanen
17. s.d. ditindak lanjuti selesai 4 Tahun Permanen
18. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
19. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
20. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Laporan hasil pemeriksaan Irjen
Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan Internal/Akuntan Publik
Laporan tindak lanjut
Analisis hasil pengawasan
Ekspose hasil pengawasan
Administrasi layanan pengawasan eksternal
Laporan pemutakhiran data/rekonsiliasi
Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan
Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan
Laporan hasil seminar/lokakarya
Laporan evaluasi Kinerja Universitas Jember
Laporan Evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Universitas Jember
Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan
24lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
X
A.
1.
a.
b.
2. 2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir3 Tahun Dinilai Kembali
3.2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir3 Tahun Dinilai Kembali
B.
1.2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir4 Tahun Musnah
2.2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir4 Tahun Permanen
3.2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir4 Tahun Permanen
4. 2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir4 Tahun Permanen
5. 1 Tahun setelah
diperbaharui4 Tahun Permanen
6.
1 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan
9 Tahun Permanen
Daftar Isian pelaksanaan anggaran (DIPA) petunjuk operasional kegiatan (POK) dan
revisinya
Ketentuan/peraturan yang menyangkut pelaksanaan penatausahaan dan
pertanggungjawaban
Target penerimaan negara bukan pajak
Dokumen Rencana Anggaran Kerja (RAK) Universitas Jember dan Dokumen Rencana
Kerja Anggaran
Dokumen Rancangan Anggaran Satuan Kerja Universitas Jember
Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
Ketetapan pagu indikatif/pagu sementara Universitas Jember
Ketetapan pagu definitif Universitas Jember
Rencana kerja anggaran Universitas Jember
KEUANGAN
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) dan RUU APBN-P
Penyusunan RAPBN
2 Tahun setelah dinyatakan
tidak berlaku 3 Tahun Permanen
Kebijakan Umum, Renstra, Strategi dan Prioritas Universitas Jember
Dokumen Rencana Strategis atas Rencana Kerja Jangka Panjang, Rencana Kerja
Lima Tahunan
Dokumen Rencana Kerja Tahunan Universitas Jember
25lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
C.
1.
a.
b.
c.
d.
e.
f.Selama piutang belum
tertagih5 Tahun Dinilai Kembali
g.Selama barang masih
dikuasai1 Tahun Permanen
2.
a.
1) Barang habis pakai
2) Barang inventaris
2.1)
2.2) barang tidak bergerak (tanah dan bangunan)Selama barang masih
dikuasai1 Tahun Permanen
Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, seperti untuk:2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
3 Tahun Musnah
2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun Dinilai Kembalibarang bergerak
Bukti penerimaan negara bukan pajak (PNBP)
Penerimaan sisa anggaran lebih dan saldo kas atau surat setoran pengembalian
belanja (SSPB)
Bunga dan/atau jasa giro pada bank
Piutang negara
Pengelolaan barang milik negara
Belanja
Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan
2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun Dinilai Kembali
Surat setoran pajak (SSP)
Surat setoran bukan pajak (SSBP)
26lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
3)
2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun Dinilai Kembali
4) Software computer
4.1)
4.2)
4.3)
4.4)
4.5)
4.6)
4.7)
4.8)
4.9)
4.10)
4.11)
4.12)
4.13)
Penetapan Pemenang
Surat Perintah Kerja (SPK)
Kontrak atau adenddum kontrak
Dokumen Pra Kualifikasi
Dokumen Peninjauan Lapangan
Berita Acara Penjelasan Pekerjaan
Berita Acara Pelelangan
Usulan Calon Pemenang
Jasa
Selama software masih
digunakan1 Tahun Permanen
catatan: yang termasuk dokumen pengadaan barang dan jasa antara lain:
Dokumen uang muka dan data pendukung
Penagihan/invoice, kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti penerimaan
kas/bank beserta data pendukungnya antara lain; copy faktur pajak, nota
kredit, dllberita acara penyelesaian pekerjaan/serah terima barang
surat permintaan pembayaran (SPP)/ surat permintaan membayar
(SPM)/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) beserta lampirannya
Pengumuman Lelang
27lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
b.
1)
2)
3)
4)
5)
c.
1)
2)
3)
4)
d.
2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun Musnah
e.Selama ybs. masih
pegawai2 Tahun Musnah
f. 2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun Dinilai Kembali
g.
1)
2)
3)
4)
5)
Musnah
Berita acara pemeriksaan
Kas/register penutupan kas
Laporan Realisasi Anggaran (LRA) termasuk arsip data komputer (ADK)
Laporan pendapatan negara
Laporan keadaan kredit anggaran (LKKA) bulanan/triwulan/semesteran
Daftar gaji/tunjangan/lembur/honorarium
Kartu gaji
Penggunaan dana pemerintah RI untuk kontribusi/iuran pada badan atau organisasi
Internasional
Laporan arus kas : 2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun
5 Tahun Dinilai Kembali
Buku kas umum (BKU)
Buku kas pembantu (BKP)
Buku/kartu pengawas kredit anggaran
Rekening koran bank
Bukti-bukti tagihan dari pihak ketiga
Surat Permintaan Pembayaran
Surat Perintah Membayar (SPM): UP/TUP, GU, LS
Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Pembukuan anggaran, yaitu : 2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
Dokumen Pembayaran Keuangan: 2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun Dinilai Kembali
Pengajuan kebutuhan penarikan kas
28lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
h.
1) 5 Tahun Permanen
2) 2 Tahun 5 Tahun Musnah
3) 2 Tahun 5 Tahun Permanen
D.
1. 1 Tahun setelah diterbitkan 3 Tahun Permanen
2.Selama informasinya masih
diperlukan3 Tahun Permanen
3.2 Tahun setelah perjanjian
pinjaman berakhir5 Tahun Permanen
4. 3 Tahun setelah perjanjian
pinjaman berakhir5 Tahun Permanen
5.2 Tahun setelah perjanjian
pinjaman berakhir5 Tahun Dinilai Kembali
6.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
7.2 Tahun setelah perjanjian
pinjaman berakhir5 Tahun Dinilai KembaliOtorisasi penarikan dana (payment advice )
2 Tahun setelah perjanjian
pinjaman berakhir5 Tahun Dinilai Kembali
Reinbursement
Direct payment/transfer procedure
Special commitment/L/C opening
Special account/imprest fund
Dokumen pengesahan atas penerimaan hibah luar negeri
Notice of disbursement
Permohonan pinjaman luar negeri (blue book)
Dokumen kesanggupan negara donor untuk membiayai (green book)
Dokumen memorandum of understanding (MOU) dan dokumen sejenisnya
Dokumen loan agreement pinjaman hibah luar negeri (PHLN), seperti draft agreement,
legal opinion , surat menyurat dengan tender
Alokasi dan relokasi penggunaan dana luar negeri, seperti usulan luncuran dana
Aplikasi penarikan dana bantuan luar negeri (BLN), berikut lampirannya:
Laporan keuangan Tahunan, terdiri dari :2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
Laporan realisasi anggaran (LRA) termasuk arsip data komputer (ADK)
Neraca
Catatan atas laporan keuangan (CALK)
Bantuan / Pinjaman Luar Negeri
29lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
8.
a.
b.
c.
d.
9.
a.
b.
c.
d.
e.
10.2 Tahun setelah perjanjian
pinjaman berakhir5 Tahun Permanen
11.
a.
b.
c.
d.
12.
a.
b.
Laporan hutang negara 2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun Permanen
Laporan pembayaran hutang negara
Laporan posisi hutang negara
Staff Appraisal Report
Report /laporan yang terdiri dari :
2 Tahun setelah perjanjian
pinjaman berakhir5 Tahun Permanen
Progress report
Monthly report
Quarterly report
Final Report/ Completion Report
Replenishment ( permintaan penarikan dana dari negara donor) meliputi antara lain
2 Tahun setelah perjanjian
pinjaman berakhir5 Tahun Dinilai Kembali
No Objection Letter (NOL)
project implementation
notification of contrack
withdrawal authorization (WA)
statement of expenditure
Realisasi pencairan dana bantuan/pinjaman/hibah luar negeri, yaitu: SPM beserta
lampirannya seperti:
2 Tahun setelah perjanjian
pinjaman berakhir5 Tahun Dinilai Kembali
surat perintah pencairan dana (SP2D)
surat permintaan pembayaran (SPP)
kontrak
BA dan data pendukung lainnya
30lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
E.
1.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
F.
1.
1 Tahun setelah
ketentuan/peraturan
diperbaharui
2 Tahun Permanen
2.Selama belum ada
perubahan (SK Rektor)5 Tahun Permanen
3.
2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun Dinilai Kembali
4. 2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
5 Tahun Musnah
5.
a.
b.
c.
Arsip data komputer dan Berita acara rekonsiliasi
Daftar transaksi (DT), pengeluaran (PK), penerimaan (PN), dokumen sumber (DS),
bukti jurnal (BJ), surat tanda setor (STS), surat setor bukan pajak (SSBP), surat
perintah pencairan dana (SP2D), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian pajak
(SSBP), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian dan potongan dari pengeluaran
(SPDR)
Laporan realisasi sistem akuntansi instansi (SAI) dari unit akuntansi kuasa pengguna
anggaran dan unit akuntansi pembantu pengguna anggaran wilayah :
2 Tahun setelah UU
tentang
pertanggungjawaban APBN
disahkan dan tindak lanjut
hasil pemeriksaan telah
selesai
2 Tahun Dinilai KembaliBulanan
Triwulan SAI
Semesteran SAI
Bendahara penerimaan/pengeluaran
Pengelola barang
Berita acara serah terima jabatan
Sistem Akuntansi Instansi (SAI)
Manual Implementasi sistem akuntansi Instansi (SAI)
Kebijakan Akuntansi
Pengelolaan APBN / Dana Pinjaman /Hibah Luar Negeri (PHLN)
Keputusan rektor tentang penetapan :
Selama masih menjabat 4 Tahun Dinilai Kembali
Kuasa pengguna anggaran
Kuasa pengguna barang/jasa
Pejabat pembuat komitmen
Pejabat pembuat daftar gaji
Pejabat penandatanganan SPM
31lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
G.
1.2 Tahun setelah
ditindaklanjuti5 Tahun Dinilai Kembali
2.2 Tahun setelah
ditindaklanjuti5 Tahun Dinilai Kembali
3.
a.
b.
c.
4.
a.
b.
XI
A.
1. Usulan dari unit kerja (termasuk analisis jabatan dan beban kerja)2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir3 Tahun Dinilai Kembali
2. Usul permintaan formasi kepada MenPAN dan RB dan BKN2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir3 Tahun Dinilai Kembali
3. Persetujuan MenPAN dan RB2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir3 Tahun Dinilai Kembali
4. SK Penetapan Formasi3 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir2 Tahun Dinilai Kembali
5. Penetapan formasi khusus 2 Tahun setelah realisasi 3 Tahun Permanen
B.
1. 3 Tahun setelah semua
diangkat PNS2 Tahun Musnah
KEPEGAWAIAN
Formasi Pegawai
Pengadaan Penerimaan Pegawai
Proses Penerimaan Pegawai meliputi : Pengumuman ; Seleksi Administrasi;
Pemanggilan Peserta Tes; Pelaksanaan Ujian Tertulis; Keputusan Hasil Ujian;
Wawancara/Litsus)
Dokumen penyelesaian kerugian negara2 Tahun setelah tagihan
tuntutan perbendaharaan
2 Tahun setelah
hak dan
kewajiban habis
PermanenTuntutan perbendaharaan
Tuntutan ganti rugi
Pertanggungjawaban Keuangan Negara
Laporan hasil pemeriksaan atas laporan keuangan oleh Badan pemeriksa Keuangan RI
Hasil pengawasan dan pemeriksaan Internal BPK
Laporan aparat pemeriksa fungsional
LHP (Laporan hasil pemeriksaan)2 Tahun setelah
ditindaklanjuti5 Tahun Dinilai KembaliMHP (Memorandum hasil pemeriksaan)
Tindak lanjut /tanggapan LHP
32lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
2. 2 Tahun setelah semua
diangkat PNS2 Tahun Musnah
3. Lamaran yang tidak diterima2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir1 Tahun Musnah
4.2 Tahun 3 Tahun
Masuk berkas perseorangan/
Personal File
5.1 Tahun setelah SK
ditetapkan2 Tahun
Masuk berkas perseorangan/
Personal File
6.2 Tahun setelah petikan SK
ditetapkan3 Tahun Dinilai Kembali
C.
1. 3 Tahun setelah SK
ditetapkan2 Tahun Musnah
2. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/ sertifikat/ STTPL3 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir2 Tahun
masuk berkas perseorangan/
Personal File
3.1 Tahun setelah SK
ditetapkan3 Tahun Musnah
4. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) 1 Tahun anggaran berjalan 2 TahunMusnah kecuali SK PAK masuk
berkas perseorangan
5. 1 Tahun anggaran
berjalan2 Tahun Dinilai Kembali
6. Berkas hukuman disiplin 1 Tahun anggaran berjalan 2 TahunMusnah kecuali BAP dan SK
masuk berkas perseorangan
7. Penghargaan dan tanda jasa/ bintang jasa2 Tahun setelah SK
ditetapkan2 Tahun
Musnah kecuali SK masuk
berkas perseorangan
Nota usul pengangkatan CPNS menjadi PNS lebih dari 2 (dua) Tahun
SK CPNS PNS Kolektif
Pembinaan Karier Pegawai:
Diklat/kursus/ujian dinas/ijin belajar pegawai (Surat perintah/surat tugas/ SK, surat ijin/
laporan kegiatan pengembangan diri)
Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)/ Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)
Disiplin Pegawai : Daftar Hadir; Rekapitulasi Daftar Hadir; Berkas Pelanggaran Disiplin
Penetapan Pengumuman Kelulusan
Nota usul dan penetapan kelengkapan NIP (surat lamaran, ijazah, SKCK, kartu kuning,
surat keterangan kesehatan)
33lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
D. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
1 Tahun setelah
memperoleh keputusan
tetap
5 Tahun
Dinilai Kembali kecuali SK
penetapan masuk berkas
perseorangan
E.
1.2 Tahun setelah SK
ditetapkan3 Tahun Masuk berkas perseorangan
2. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali
3.2 Tahun setelah
diperbaharui3 Tahun Masuk berkas perseorangan
4. Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan2 Tahun setelah SK
ditetapkan2 Tahun
Musnah kecuali SK masuk
berkas perseorangan
5.1 Tahun setelah SK
ditetapkan2 Tahun
Musnah kecuali SK masuk
berkas perseorangan
6.1 Tahun setelah terbit
aturan baru2 Tahun Dinilai kembali
7.2 Tahun setelah SK
ditetapkan2 Tahun
Musnah kecuali nota dan SK
masuk berkas perseorangan
8.1 Tahun setelah SK
ditetapkan5 Tahun Musnah
F.
1.2 Tahun setelah
pelaksanaan3 Tahun Musnah
2.1 Tahun setelah SK
ditetapkan-
Musnah kecuali SK masuk
berkas perseorangan
Peninjauan Masa Kerja
Berkas BAPERJAKAT
Administrasi Pegawai
Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (Dalam Negeri dan Luar Negeri)
Cuti Besar
Mutasi Pegawai
Alih Tugas/Diperbantukan/ Dipekerjakan : Usulan; -
Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN
Mutasi Keluarga : Surat Ijin Perkawinan, Nikah,Cerai, penolakan ijin Perkawinan, Nikah,
Cerai, Akte Kelahiran Anak, Akte Keterangan Adopsi Anak, Surat Keterangan
Meninggal Dunia,
Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional
Usul penetapan perubahan data dasar/ status/ kedudukan hukum pegawai
34lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
3.1 Tahun setelah
pelaksanaan2 Tahun Masuk berkas perseorangan
4.1 Tahun setelah
pelaksanaan2 Tahun Masuk berkas perseorangan
5. Cuti di luar Tanggungan Negara3 Tahun setelah
pelaksanaan
3 Tahun setelah
pelaksanaanMasuk berkas perseorangan
6. Dokumentasi Identitas Pegawai :
a. Usul Pembuatan Karpeg/KPE/Karis/Karsu dan Bukti Diri/NIP
b.
c.
d.
e.
7. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali
8. Berkas Pengurusan Kenaikan Gaji Berkala 2 Tahun anggaran berjalan 1 Tahun Musnah
9. 5 Tahun 5 Tahun Musnah
G. Kesejahteraan Pegawai
1. Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai
2. Layanan asuransi pegawai
3. Layanan tabungan perumahan
4. Layanan bantuan sosial
5. Layanan Pegawai Yang Meninggal Karena Dinas
6. Pemberian Tali kasih
7. Pemberian Pinjaman, penghargaan dan tanda jasa
8. Layanan olahraga dan rekreasi
9. Layanan beras/pakaian dinas
10. Laporan Hasil pencairan Tukin
2 Tahun setelah identitas
terbit3 Tahun Musnah
E-PUPNS
1 Tahun setelah
pelaksanaan2 Tahun Musnah
Cuti alasan penting
KP4
LP2P
Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi,
Arsiparis, dll)
Keanggotaan Parpol/ORMAS/LSM
Berkas kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
Cuti sakit, cuti bersalin, cuti Tahunan
35lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
H.
1.Sampai dengan tidak
berlaku4 Tahun Musnah
2. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
3. 2 Tahun 4 Tahun Musnah
4.
a. 1 Tahun 2 Tahun Musnah
b.Sampai dengan tidak
berlaku3 Tahun Musnah
5. 2 Tahun 4 Tahun Permanen
6.
a. s.d. tidak berlaku 4 Tahun Musnah
b. 1 Tahun 4 Tahun Musnah
7. 2 Tahun 5 Tahun Permanen
8. Selama masih menerima 2 Tahun Musnah
9. 2 Tahun 3 Tahun Musnah
10. Mengikuti Diklat Prajabatan
a. Laporan Kegiatan2 Tahun setelah Tahun
anggaran berakhir2 Tahun Musnah
b. 3 Tahun setelah SK terbit 2 Tahun Masuk berkas perseoranganSTTPL
Berkas calon penerima beasiswa yang disetujui (rekomendasi)
Penetapan penerima beasiswa
Perpanjangan beasiswa
Berkas pengajuan perpanjangan beasiswa yang ditolak
Berkas pengajuan perpanjangan beasiswa yang disetujui
Daftar penerima beasiswa
Surat keterangan tidak menerima beasiswa
Laporan pelaksanaan beasiswa
Beasiswa Pegawai
Ketentuan Beasiswa
Tawaran Beasiswa
Daftar calon penerima beasiswa
Seleksi calon penerima beasiswa
Berkas calon penerima beasiswa yang ditolak
36lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
I. Pemberhentian Pegawai tanpa Hak Pensiun1 Tahun setelah SK
ditetapkan2 Tahun Masuk berkas perseorangan
J. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian
1 Tahun setelah
memperoleh keputusan
yang bersifat tetap
2 Tahun setelah
hak dan
kewajibannya
habis
Dinilai Kembali
K.1 Tahun setelah SK
ditetapkan2 Tahun
Musnah kecuali SK masuk
berkas perseorangan
L.1 Tahun setelah
diperbaharui2 Tahun Dinilai Kembali
M. Dokumentasi Kepegawaian 1 Tahun 2 TahunMusnah kecuali Gol. Ruang IVd
dan IVe Permanen
N. Survey Kepuasan Kerja Pegawai2 Tahun setelah
pelaksanaan3 Tahun Dinilai kembali
O.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
2 Tahun setelah
berhenti/pensiun
2 Tahun setelah
hak dan
kewajibannya
habis
Musnah kecuali rektor, pejabat
eselon I, II dan pejabat lain yang
secara individual ditentukan
oleh rektor, dan ASN Univ.
Jember yang berjasa/ terlibat
serta orang perseorangan yang
terlibat dalam kasus/ peristiwa
berskala nasional PermanenS.K. Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/ Fungsional
S.K. Perpindahan Wilayah Kerja
S.K. Perpindahan Antar Instansi
Lamaran Nota Persetujuan Kepala BKN;
S.K. Pengangkatan CPNS;
Hasil Pengujian Kesehatan;
S.K. Pengangkatan PNS
S.K. Kenaikan Pangkat
Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/ Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan
Pelantikan
Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/jandanya/ dudanya dan PNS yang
meninggal
Data Kepegawaian
Berkas Perorangan Aparatur Sipil Negara:
37lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
S.K. Pengalihan PNS
S.K. Pernyataan Hilang
2 Tahun setelah
berhenti/pensiun
S.K. Pemberhentian Sementara
S.K. Pengangkatan/ Pemberhentian sebagai Pejabat Negara
S.K. Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara
S.K. Pensiun
Berita Acara Pengambilan Sumpah/janji PNS dan Jabatan
Surat Ijin menjadi Anggota Parpol/Ormas/LSM
Surat Pencabutan Ijin Menjadi Anggota Parpol
S.K. Penarikan Kembali dari Perbantuan
S.K. Pemberian Uang Tunggu
S.K. Pemberhentian Sebagai PNS
2 Tahun setelah
hak dan
kewajibannya
habis
S.K. Peninjauan Masa Kerja
S.K. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
S.K. Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang
S.K. Penggantian Nama
Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran
S.K. Hukuman Jabatan/ Hukuman Disiplin
S.K. Perbantuan Kepala Daerah Otonomi/Instansi lain
Musnah kecuali rektor, pejabat
eselon I, II dan pejabat lain yang
secara individual ditentukan
oleh rektor, dan ASN Univ.
Jember yang berjasa/ terlibat
serta orang perseorangan yang
terlibat dalam kasus/ peristiwa
berskala nasional Permanen
38lllllllllllllllllllllllllllllllllll
AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
Kartu Induk PNS
Ijazah/Sertifikat
Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan
Penetapan Angka Kredit
S.K. Penempatan/ Penarikan Pegawai
Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus
Surat Ijin Bepergian Ke Luar Negeri
Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri
Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala
S.K. Meninggal Dunia/Hilang
Surat Keterangan Mutasi Keluarga
S.K. Pengangkatan pada Jabatan Kedinasan di Luar Instansi
S.K. Pertimbangan Status PNS
S.K. Persetujuan/ Penugasan Kembali Cuti di Luar Tanggungan Negara
2 Tahun setelah
berhenti/pensiun
2 Tahun setelah
hak dan
kewajibannya
habis
Musnah kecuali rektor, pejabat
eselon I, II dan pejabat lain yang
secara individual ditentukan
oleh rektor, dan ASN Univ.
Jember yang berjasa/ terlibat
serta orang perseorangan yang
terlibat dalam kasus/ peristiwa
berskala nasional Permanen
39lllllllllllllllllllllllllllllllllll
Top Related