K A D P E R A K A M W A K T U

PERATURAN-PERATURANPEGAWAI AWAM 1993

NUR KHAIRUNNISSA BINTI AZEMIPENOLONG PENGARAH KANAN

CAW. PERKHIDMATAN & PERJAWATAN

Surat Pekeliling Am bil. 11 Tahun 1981

“ GarispanduanPenggunaan KadPerakam Waktu”

KAD PERAKAM

WAKTU

TujuanKPW

Pastikan pegawai

datang/ pulang tepat waktunya

Pastikanpegawai minta

izin/ minta ttsekiranya

masuk/ keluardari wkatu yang

ditetapkan

Kesan datanglambat/ pulang

awal (catitanmerah)

Ambil tindakansewajarnya

3 kali catitan merah STS alasan tidak diterima, surat

amaran dan kad akanditukarkan kepada kad hijau

2 catitan merah tanpakebenaran STS alasan

tidak diterima, surat amarandan akan ditukarkan kepada

kad merah

Jika tiada catitan merah, kad akan ditukarkan kepada

Kad kuning

Jika 1 catitan merah, kadmerah akan dikekalkantindakan tatatertib boleh

diambil

Jika tidak catitan merahpada bulan semasa, kadakan ditukarkan kepada

kad hijau

PENGURUSAN KAD PERAKAM WAKTU

KAD PERAKAM WAKTU

• KPW perlu disimpan dalam rak KPW yang

berdekatan dengan mesin KPW.

• Mesin KPW perlu diletakkan berhampiran

berdekatan dengan pintu masuk pejabat

• KPW tidak boleh dibawa pulang atau dipegang

oeleh pegawai, perlu sentiasa ada dalam rak

kecuali bagi kes-kes tertentu…. Seperti??

• Perlu ada nombor siri – bagi tujuan pemantauan.

• Perlu dicatit waktu anjal

CARA PENGGUNAAN KPW

• Pegawai yang datang lewat perlu mengemukakan

sebab atas kelewatan beliau hadir bertugas

kepada pegawai atasan/penyelia.

• Bila perlu berjumpa dengan penyelia?

• Bila perlu masukkan catatan cuti rehat, cuti sakit,

CTG?

• Pegawai atasan akan menurunkan tt ringkas pada

KPW jika alasan diterima. Jika tiada tt ringkas,

pegawai dianggap melanggar peraturan.

TanggungjawabPenyelia

Melakukanpemantauan

secarakeseluruhan

Pastikantiada

orang lain ketip KPW orang lain

Mengesansiapa yang hadir lewat/ pulang awal

Menyediakanlaporan KPW

secara harian/ mingguan/

bulanan

Tukarkan KPW bagi yang melanggarperaturan/

keluarkan STS/ surat amaran

KAJIAN KES A

• Encik David kerap datang lewat untuk bertugas.

Kad Perakam Waktu beliau selalu tidak diketip.

Terdapat banyak hari beliau tidak mengetip waktu

masuk / pulang. Tiada tindakan di ambil ke atas

beliau. Selepas dua bulan, kad perakam waktu

beliau tiba-tiba telah hilang.

• Apakah tindakan yang wajar dilakukan?

• Pegawai penyelia perlu menjalankan tugas

penyeliaan setiap minggu terhadap semua

pegawai di dalam jabatan. Surat tunjuk sebab

perlu diberi kepada pegawai yang telah

melanggar sistem tersebut dan amaran diberi

supaya tidak mengulangi kesalahan yang sama.

• Jika kesalahan yang sama berulang, tindakan

boleh diambil.

• Jika kad perakam waktu hilang, pegawai boleh

dianggap tidak hadir bertugas dan tindakan

tatatertib boleh diambil ke atas beliau.

KAJIAN KES B

• Puan Mariani telah membawa pulang kad

perakam waktu beliau. Semasa banjir di kampung

beliau, kad perakam waktu tersebut telah hilang.

Puan Samsung melaporkan kehilangan kad

perakam waktu tersebut kepada pegawai penyelia

beliau.

• Apakah tindakan seterusnya?

• Kad perakam waktu tidak boleh dikeluarkan dari

rak untuk dibawa pulang atau disimpan oleh

pegawai itu sendiri.

• Tindakan tataterib boleh di ambil atas kesalahan

tidak hadir bertugas kerana kehilangan kad

perakam waktu tersebut dan pegawai tidak dapat

membuktikan secara bertulis bahawa beliau hadir

bertugas.

12

TUGAS KAWALAN DAN PENGAWASANTATATERTIB

Menjadi tugas tiap-tiap pegawaimenjalankan kawalan danpengawasan tatatertib keataspegawai bawahannya danmengambil tindakan yang sesuai dansegera atas pelanggaran mana-manaperaturan dalam P.U.(A) 395/93

Sekiranya pegawai gagal jalankankawalan, beliau disifatkan cuai dalammelaksanakan tugasnya dan bolehdikenakan tindakan tatatertib

• - Peraturan 3C. 1 dan 2. P.U.(A) 246/2002

13

Pemantauan Tindakan

STS

TeguranKaunseling

Pekeliling

Peraturan

ArahanDalaman

Tindakan Tatatertib

Kawalan

KONSEP PENGURUSAN KES TATAKELAKUAN

14

Tidak hadir bertugas (dikesan & tidakdapat dikesan

Hadir lewat dan balik awal

Menipu/memalsukan cuti sakit/ kadperakam waktu

Gangguan seksual

Cuai dalam menjalankan tugas

Kes-kes yang terlibat dengan tangkapanpolis atau pertuduhan di mahkamah

Tidak bertanggungjawab

KESALAHAN LAZIM

DEFINISI TIDAK HADIR BERTUGAS

PERATURAN 23 & 24

Kegagalan untuk hadir bagi apa-apa jua tempoh

masa pada masa dan di tempat di mana pegawai itu

dikehendaki bertugas serta,

TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA

♦ CUTI; ATAU

♦ KEBENARAN; ATAU

♦ SEBAB YANG MUNASABAH

Hubungi Pegawaimelalui telefon

atau emel, sosialmedia seperti

facebook

Pergi ke rumahpegawai

Hantar surat posbiasa

Mohon status kematian dari

JabatanPendaftaran

Negara

Mohon status keluar masuknegara dari

JabatanImigresen

Mohon status jenayah dari

PDRM

Hubungi Institusiberkenaan*

AT BerdaftarArahan Kembali

Bertugas

PENGHANTARAN NOTIS

Per. 52 (1)

Seseorang pegawai hendaklah memberi Ketua Jabatannya alamat

kediamannya atau apa-apa perubahan kepada alamat itu. Alamat

akan digunakan bagi maksud menyampaikan kepadanya apa-apa

notis atau dokumen yang dikehendaki disampaikan di bawah

Peraturan-Peraturan ini kepada pegawai berkenaan.

Per. 52 (2)

Apa-apa notis, dokumen atau komunikasi yang ditinggalkan di atau

diposkan ke atau dihantar dengan apa-apa cara lain yang munasabah

ke alamat bagi penyampaian yang diberikan dibawah subperaturan

(1) hendaklah disifatkan telah disampaikan atau diberitahu dengan

sempurna kepada pegawai itu.

18

PELUCUTAN HAK EMOLUMEN

1. JIKA PEGAWAI DIDAPATI BERSALAH KERANA TIDAK HADIR BERTUGAS, PEGAWAI:

• TIDAK BERHAK KEPADA APA-APA EMOLUMEN BAGI TEMPOH KETIDAKHADIRAN

• DISIFATKAN TELAH TERLUCUT HAK WALAUPUN PBTT TIDAK MENGARAHKAN PELUCUTHAKAN

• HENDAKLAH DIBERITAHU SECARA BERTULIS

2. TETAPI IANYA BUKAN SATU HUKUMAN TATATERTIB

KES A

• Encik Zainal telah menghantar permohonan untuk

bercuti selama dua hari. Permohonan beliau dibuat

sehari sebelum beliau bercuti. Beliau terus bercuti

rehat tanpa mendapat kelulusan. Penyelia tidak

meluluskan cuti beliau. Beliau dianggap tidak hadir

bertugas sebanyak dua hari.

• Ini merupakan kesalahan pertama Encik Zainal

• Tindakan Penyelia?

• Disebabkan ini merupakan kesalahan pertama

Ketua Jabatan/ Penyelia boleh mengambil

tindakan di peringkat Jabatan.

• Jabatan perlu mengeluarkan surat tunjuk sebab

kepada Encik Zainal atas kesalahan beliau dan

memberi nasihat kepada beliau supaya tidak

mengulangi kesalahan yang sama. Jabatan boleh

mengeluarkan surat Amaran kepada Encik Zainal.

• Jabatan perlu menghantar laporan kepada

Cawangan Pekhidmatan & Perjawatan untuk

melucutkan hak emolumen pada hari-hari En.

Zainal tidak hadir bertugas.

KES B

• Cik May telah didapati tidak hadir bertugas tujuh

hari dalam bulan Januari. Beliau tidak membuat

sebarang permohonan untuk bercuti pada tarikh-

tarikh tersebut. Ini merupakan kesalahan kali

pertama beliau. Beliau tidak dapat dihubungi.

• Apakah tindakan anda sebagai penyelia kepada

Cik May?

• Jabatan/Penyelia perlu mengeluarkan surat tunjuk

sebab atas kesalahan tidak hadir bertugas kepada

Cik May.

• Jabatan perlu menghantar Laporan ke Cawangan

Perkhidmatan untuk melucutkan hak emolumen

pada tarikh-tarikh tidak hadir bertugas.

• Perlu ambil tindakan tatatertib?

KES C

• Encik Raja di dapati kerap hilang semasa waktu

bertugas. Walaubagaimanapun, kad perakam

waktu beliau adalah amat teratur di mana beliau

mengetip waktu datang dan pulang. Semua rakan

setugas Encik Raja tidak puas hati dengan

ketidakhadirannya kerana mereka terpaksa

menjalankan tugas untuk pihak beliau.

• Apakah tindakan anda?

• Penyelia perlu melakukan pemantauan terhadap

Encik Raja. Penyelia perlu menyediakan sebuah

buku log yang mencatatkan masa bila Encik Raja

hilang dari tempat bertugas dan bila beliau

kembali bertugas. Perlu ada pengesahan dari

Jabatan.

• Surat tunjuk sebab perlu dikeluarkan kepada Encik

Raja atas kesalahan hilang sewaktu bertugas.

Jabatan boleh melaporkan kesalahan tersebut ke

Lembaga Tatatertib bersama dengan bukti hari

dan masa beliau hilang dari tempat kerja sekiranya

alasannya tidak munasabah / tidak diterima.

PENYELIA

• Mempunyai budibicara untuk meluluskan cuti,

mengesahkan sijil cuti sakit dan mengambil

tindakan ke atas pegawai seliaan.

• Jika terdapat pelanggaran tatatertib, penyelia

perlu mengeluarkan surat tunjuk sebab kepada

pegawai tersebut, memberi nasihat atau

merujukkan pegawai tersebut ke Unit Psikologi

Kaunseling.

KES D

• Cik Laila telah ditangkap polis dan ditahan reman

atas kesalahan mencuri dan atas kesalahan

menyalahguna dadah.

• Apakah tindakan Jabatan?

• Jabatan perlu mendapatkan laporan daripada

pihak polis dan mendapatkan keputusan

mahkamah jika kesalahan telah disabitkan.

Jabatan perlu memaklumkan kepada Cawangan

Perkhidmatan tentang kes polis atau keputusan

mahkamah terhadap kes tersebut.

• Cawangan Perkhidmatan akan menghantar

laporan tersebut ke Kementerian untuk tindakan

selanjutnya.

KES E

• Puan Shani telah mengemukakan cuti sakit dari

Klinik Mesra & Bagus. Puan Shani diberi empat hari

cuti sakit kerana deman. Penyelia meragui tentang

sijil cuti sakit tersebut.

• Apakah tindakan seterusnya?

• Jabatan perlu menghantar surat ke klinik atau

hospital berkenaan untuk mendapat pengesahan

terhadap sijil cuti sakit tersebut.

• Jika sijil cuti sakit tersebut didapati adalah palsu,

Ketua Jabatan/Penyelia perlu mengeluarkan surat

tunjuk sebab kepada Puan Nirmala. Jabatan perlu

menghantar laporan lengkap ke Cawangan

Perkhidmatan untuk mengambil tindakan tatatertib.

• Boleh buang kerja?

31

PROSES PENGURUSAN TATATERTIB DI HKL

Jabatan hantar laporan ke Caw. Perkhidmatan

(Unit Service)

Unit Service akansediakan laporanlengkap beserta

kenyataan perkhidmatandan AT Berdafter (jika

berkenaan)

Urusetia semak dan sediakan kertas pertimbangan kes

•Sekiranya kumpulan P&P, hantar ke IPKKM

Pengerusi/ Pengarah tentukan kes

Per.36 – Lembaga sendiri, Per.37 hantar ke KKM

Surat pertuduhan dikeluarkan kepada

anggota

Anggota membela diri & Ulasan Ketua Jabatan

Surat keputusan dikeluarkan

Rayuan daripada anggota jika ada..

SPA membuat keputusan

HUKUMAN TATATERTIB (Per.38)

32

HUKUMAN PENJELASAN

AMARAN SATU BENTUK PERINGATAN

DENDA MAKSIMUM 7 HARI EMOLUMEN

LUCUT HAK EMOLUMENTIADA HAD, SESUAI DENGAN KESALAHANTIDAK HADIR BERTUGAS

TANGGUH PERGERAKAN GAJI

BAGI TEMPOH 3, 6, 9 ATAU 12 BULAN

TURUN GAJIMINIMUM 1 PERGERAKAN GAJI SELAMA 12

BULAN, MAKSIMUM 3 PERGERAKAN GAJISELAMA 36 BULAN

TURUN PANGKATTIDAK TERHAD. TERTAKLUK KEPADA SKIM

PERKHIDMATAN YANG SAMA DAN KUMPULANYANG SAMA

BUANG KERJA DIKELUARKAN DARI PERKHIDMATAN AWAM

KESAN HUKUMAN TATATERTIB

•Kelewatan dalam pengesahan perkhidmatan

•Kelewatan dalam urusan kenaikan pangkat

33

HUKUMANTEMPOH TIDAK LAYAK

DIPERTIMBANGKAN KENAIKAN PANGKAT

AMARAN 12 BULAN

DENDA 18 BULAN

LUCUT HAK EMOLUMEN 24 BULAN

TANGGUH PERGERAKAN GAJI 30 BULAN

TURUN GAJI 36 BULAN

TURUN PANGKAT 48 BULAN

• Kelewatan dalam pengesahan perkhidmatan

• Kelewatan dalam urusan kenaikan pangkat

• Tidak layak untuk mendapat bonus atau bantuan

kewangan khas jika telah dijatuhkan hukuman

tatatertib (syarat mengikut Pekeliling semasa)

KESAN HUKUMAN TATATERTIB

PEKELILING RUJUKAN:

a. Surat Pekeliling Am Bil.11 Tahun 1981 – Sistem

Penggunaan Kad Perakam Waktu (Punch Card) di

Pejabat-Pejabat Kerajaan

b. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2007 –

Pelaksanaan Waktu Bekerja Berperingkat

c. Peraturan-peraturan lain yang berkaitan dengan

kehadiran bertugas samada pekeliling dalam/

luaran/ jabatan/

Kelemahan manusia : selalu melakukan kesilapan

Kelebihan manusia : boleh belajar dari kesilapan

SEKIAN, TERIMA KASIH