KIT STOR FARMASI
Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
2017
KIT STOR FARMASI
Kit ini adalah sebagai panduan kepada anggota farmasi di Negeri Pulau
Pinang. Pengguna perlu merujuk kepada pekeliling/ peraturan/ garis panduan
terkini dan polisi setempat dari semasa ke semasa
Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
2017
[DOCUMENT TITLE] ACER
KIT STOR FARMASI
2017
Panduan ini dikeluarkan oleh Bahagian Perkhidmatan Farmasi, Jabatan
Kesihatan Negeri Pulau Pinang. Kebenaran diberikan untuk mengeluar ulang
mana-mana bahagian dalam buku ini dengan syarat kandungan tersebut tidak
diubah dan penghargaan diberikan kepada penerbit.
Panduan ini boleh dimuat turun dari laman web: www.jknpenang.moh.gov.my
Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang Aras 8, Bangunan Persekutuan Jalan Anson 10400 Pulau Pinang Tel: 04-2292319 Faks: 04-2280314
Pengurusan stor merupakan salah satu aspek kewangan yang sangat
penting. Stok atau barangan yang disimpan di stor merupakan aset kerajaan yang
terikat dalam bentuk barangan untuk digunakan bagi tujuan operasi atau
penyelenggaraan. Pengurusan stor yang baik adalah perlu bagi menjamin kualiti
barangan yang disimpan, selamat kepada pengguna, mengelakkan pembaziran dan
kehilangan stok.
Stor Farmasi menguruskan stok ubat, vaksin, bukan ubat, reagen dan gas
perubatan dengan nilai perbelanjaan tahunan untuk seluruh hospital dan klinik
kesihatan Negeri Pulau Pinang mencecah ratusan juta ringgit. Oleh yang demikian,
Amalan Good Governance Practices (GGM) menjadi teras utama dalam
melaksanakan tugasan harian. Ciri-ciri bersih, cekap, amanah dan berintegriti perlu
sentiasa diamalkan bagi mengelakkan berlakunya ketirisan, penyelewengan dan
pembaziran.
Pekeliling dan garis panduan yang dikeluarkan dari masa ke semasa
hendaklah dipatuhi. Pembelajaran dan penambahbaikan dilakukan secara
berterusan terutama dari teguran audit supaya perkhidmatan dapat diperkukuhkan
lagi.
Oleh yang demikian diharapkan dengan penghasilan kit stor ini dapat
memantapkan lagi pengurusan stor disamping sebagai sumber rujukan yang cepat
dan mudah.
Akhir sekali, saya ingin mengucapkan syabas dan tahniah kepada semua ahli
jawatankuasa yang terlibat kerana telah menghasilkan buku panduan ini dengan
jayanya.
Sekian, terima kasih.
Dato’ Dr Sukumar Mahesan No. Pendaftaran MPM: 25717 Pengarah Kesihatan Negeri Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
PRAKATA
PENGARAH KESIHATAN NEGERI
JABATAN KESIHATAN NEGERI PULAU PINANG
Bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan izinNya Kit Stor Farmasi ini telah
berjaya dihasilkan untuk diedarkan kepada semua yang berkenaan.
Anggota Farmasi yang menguruskan stor terlibat secara langsung dalam
pengurusan kewangan iaitu perolehan, pembayaran, pengurusan stor dan
pengurusan aset/ inventori. Oleh yang demikian, pengetahuan berkenaan dengan
pengurusan stor adalah amat penting bagi memastikan perkhidmatan kepada
pelanggan tidak terjejas, tiada ketirisan berlaku dan keselamatan anggota serta
bangunan terjamin.
Kit Stor Farmasi adalah inisiatif proaktif dari Jawatankuasa Farmasi Logistik
Negeri Pulau Pinang. Objektif penghasilan kit ini adalah bagi memudahkan anggota
sama ada yang bertugas di stor utama atau stor unit untuk mendapatkan maklumat
berkaitan pengurusan stor. Kit ini dihasilkan dalam bentuk yang ringkas, cepat dan
senang difahami, dengan itu ianya dapat digunakan dalam proses latihan anggota
baru yang bertugas di mana-mana stor bukan terhad kepada stor farmasi sahaja.
Kit ini mengandungi maklumat yang perlu diketahui oleh anggota yang
menguruskan stor. Senarai rujukan disertakan bersama-sama dengan proses kerja
bagi memudahkan pembaca untuk mendapatkan maklumat lanjut berkaitan dengan
sesuatu tajuk. Justeru itu, kit ini hendaklah dijadikan sebagai sumber rujukan utama
dalam pengurusan stor dan dimanfaatkan oleh semua anggota farmasi. Adalah
diharapkan dengan adanya kit ini, pengurusan stor akan menjadi lebih mantap dan
cekap.
Di kesempatan ini juga, saya ingin mengucapkan syabas dan tahniah kepada
Jawatankuasa Farmasi Logistik Negeri Pulau Pinang dan semua yang terlibat
secara langsung atau tidak langsung dalam penghasilan kit ini. Sesungguhnya
sumbangan idea dan masa yang diberikan amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
Zubaidah bt Che’ Embee (RPh: 1071)
Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Farmasi)
Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
PRAKATA
TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN NEGERI (FARMASI)
JABATAN KESIHATAN NEGERI PULAU PINANG
PENGHARGAAN
Jawatankuasa Farmasi Logistik Negeri Pulau Pinang PENGERUSI
Zubaidah bt Che’ Embee
Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi
Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
AHLI
Rohaizan bt. Mohd Hanafiah Ketua Cawangan Amalan & Perkembangan Farmasi Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
Oiyammaal a/p Maruthan Chelliah Pegawai Farmasi Kesihatan Pejabat Kesihatan Daerah Timur Laut
Khor Chiew Yi Ketua Penolong Pengarah (A&P Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
Chuah Ai Ling Pegawai Farmasi UF48 Pejabat Kesihatan Daerah Timur Laut Chew Yah Ting
Maryam Farzanah bt. Mohd Razip Pegawai Farmasi UF48 Hospital Pulau Pinang
Pegawai Farmasi Kesihatan Pejabat Kesihatan Daerah Barat Daya Khaw Poh Ling
Tan Kuo Lim Pegawai Farmasi UF48 Hospital Pulau Pinang
Pegawai Farmasi UF48 Pejabat Kesihatan Daerah Barat Daya Muhd Izzat b. Ishak
Khairul Najwa bt. Abdullah Pegawai Farmasi UF52 Hospital Seberang Jaya
Pegawai Farmasi UF48 Pejabat Kesihatan Daerah Seberang Perai Utara Fauziah bt. Ahmad
Tan Siao Yin Pegawai Farmasi UF48 Hospital Seberang Jaya
Pegawai Farmasi Kesihatan Pejabat Kesihatan Daerah Seberang Perai Tengah Roziah bt. Shahron
Suhana bt. Hussein Ketua Pegawai Farmasi Hospital Bukit Mertajam
Pegawai Farmasi UF52 Pejabat Kesihatan Daerah Seberang Perai Tengah Norul Adlin bt. Abu Safran
Liew Lee Yoon Pegawai Farmasi UF44 Hospital Balik Pulau
Pegawai Farmasi Kesihatan Pejabat Kesihatan Daerah Seberang Perai Selatan
Turut terlibat dalam penghasilan buku panduan ini:
Ummi Hafizah bt. Ruhaizan Ketua Penolong Pengarah (A&P Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
Jason Tiong Kion Kai Penolong Pengarah Kanan (A&P Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
Afifah bt. Sabjan Penolong Pengarah Kanan (A&P Farmasi) Bahagian Perkhidmatan Farmasi Jabatan Kesihatan Negeri Pulau Pinang
TERIMA KASIH juga kepada semua yang terlibat sama ada secara langsung atau tidak langsung dalam menghasilkan buku panduan ini.
KANDUNGAN
MUKASURAT 1. Pengenalan 1 2. Keselamatan 2 2.1 Fasiliti 2 2.2 Prosedur 4 2.3 Anggota 5 2.4 Pengurusan Kunci 5 3. Perolehan: 6 3.1 Kaedah Perolehan 6
3.2 Integrity Pact 14 3.3 Penjenisan kod perolehan 14
3.4 Pelaksanaan perolehan secara elektronik 17 3.5 Penalti 18 4. Penerimaan 21 5. Penyimpanan 23 6. Pengeluaran 25 7. Perekodan 27 8. Pengendalian stok bertarikh luput dan lambat bergerak 28 9. Pengiraan, Pemeriksaan dan Verifikasi 30 9.1 Pengiraan Stok 31 9.2 Pemeriksaan Stok 32 9.3 Verifikasi Stor 34 10. Pelupusan dan Hapus Kira 36 10.1 Pelupusan 36 10.2 Hapus Kira 39 10.3 Kuasa Melulus Pelupusan dan Hapus Kira 45 11. Aktiviti kualiti 46 12. Laporan - laporan Berkaitan Stor Farmasi 48 13. Pengurusan fasiliti stor 51 13.1 Penyelenggaraan peralatan 51 13.2 Kawalan Makhluk perosak 53 14. Terminologi/ Singkatan 55 15. Rujukan 58 16. Lampiran 59
1.0 PENGENALAN
Pengurusan stor adalah salah satu aspek pengurusan kewangan yang sangat
penting. Barang-barang dalam stor merupakan modal kerajaan yang tersimpan dalam
bentuk barangan bagi tujuan penyelenggaraan atau memberi perkhidmatan kepada
pelanggan.
Semua urusan berkaitan perolehan kerajaan adalah berdasarkan Amalan Tadbir
Urus Baik (Good Governance Practices). Prinsip-prinsip perolehan kerajaan seperti
akauntabiliti awam, urusan secara telus, nilai faedah yang terbaik, saingan terbuka serta adil
dan saksama perlu dipatuhi.
Objektif pengurusan stor adalah:
i. Memastikan stok sentiasa tersedia apabila dikehendaki dan menepati
kehendak pelanggan; dan
ii. Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan
dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam penyimpanan.
Stor adalah tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan,
penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. Stor boleh dikategorikan kepada:
i. Stor Pusat
Menyedia, mengurus dan membekal barang kepada stor di peringkat negeri/
daerah/ bahagian/ cawangan dan unit. Contohnya Pusat Bekalan Farmasi
Negeri Sabah.
ii. Stor Utama
Menyedia, mengurus dan membekalkan barang kepada Stor Unit atau
mengurus perolehan sendiri dan membekal terus kepada pelanggan
akhir. Contohnya Stor Farmasi Logistik Hospital Pulau Pinang.
iii. Stor Unit
- Menyimpan dan membekal barang untuk keperluan jangka pendek atau
guna terus bagi tujuan operasi/ perkhidmatan dan penyelenggaran
kepada pelanggan akhir.
- Tidak membuat perolehan.
- Bekalan didapati daripada Stor Pusat atau Stor Utama.
- Contohnya Stor Farmasi Klinik Pakar Hospital Pulau Pinang.
Stok adalah barang belum guna dan disimpan untuk tujuan operasi atau
penyelenggaraan. Jenis-jenis barang yang dikendalikan oleh stor farmasi adalah ubat,
vaksin, bukan ubat, reagen dan gas perubatan.
Pengendalian stok yang tersimpan hendaklah merujuk kepada Good Storage
Practice (GSP) dan pembekalan stok dibuat mengikut Good Distribution Practice (GDP).
Pematuhan kepada pekeliling dan garis panduan yang telah dikeluarkan oleh Kementerian
Kesihatan Malaysia adalah penting bagi mengelakkan berlakunya ketirisan dan pembaziran.
1
2.0 KESELAMATAN
2.1 FASILITI
2.1.1 Pengawal Keselamatan
i. Pengawal keselamatan secara 24 jam atau berkala.
ii. Pemantauan rondaan oleh pengawal keselamatan
menggunakan Buku Rondaan atau Sistem Jam Berkunci.
2.1.2 Sistem Kamera Litar Tertutup (Closed Circuit Television atau
CCTV)
i. Ditempatkan di lokasi yang kritikal dan berisiko tinggi untuk
kehilangan terutama pintu keluar masuk :
a. Semua stor fizikal di Stor Utama dan Stor Unit
b. Bangunan Unit Farmasi Logistik
c. Bahagian penerimaan (loading bay)
ii. Mempunyai kamera berspesifikasi seperti High Definition (HD)
dan Ultraviolet (UV).
iii. Digital Video Recorder (DVR) dan monitor diletakkan di bilik
yang selamat.
iv. Menyediakan kemudahan menyimpan rekod rakaman CCTV.
2.1.3 Kawalan Keluar Masuk
i. Unit Farmasi Logistik di hospital perlu melaksanakan kawalan
keluar masuk kenderaan dengan :
a. Mendaftarkan kenderaan yang boleh memasuki kawasan
Farmasi Logistik.
b. Anggota farmasi yang dibenarkan meletak kenderaan di
Farmasi Logistik diberikan kebenaran bertulis daripada
Ketua Jabatan.
c. Kawalan ketat bagi kenderaan wakil syarikat dan anggota
selain daripada anggota farmasi yang memasuki kawasan
Farmasi Logistik untuk urusan selain daripada
penghantaran barangan.
ii. Pergerakan anggota yang memasuki bangunan Farmasi
Logistik perlu dipantau menggunakan Buku Daftar Keluar
Masuk Anggota atau sistem akses pintar seperti seperti kad
akses untuk kawalan pintu utama.
2
iii. Sistem kawalan lebih ketat diperlukan di pintu masuk ke
dalam stor fizikal di Stor Utama dan Stor Unit menggunakan
sistem akses pintar dengan kad akses/ password/ thumbprint.
Pergerakan anggota keluar masuk ke stor dihadkan iaitu
hanya anggota farmasi yang dipertanggungjawabkan sahaja
dibenarkan masuk.
iv. Sistem akses pintar mestilah berupaya menjana maklumat
keluar masuk anggota ke fasiliti dari semasa ke semasa.
v. Kawalan keluar masuk pelawat atau wakil syarikat perlu
didaftarkan dalam buku dan diberi pas pelawat.
vi. Wakil syarikat atau pembekal hanya dibenarkan berjumpa
dengan anggota pada masa yang ditetapkan (masa perlu
dipaparkan).
vii. Kawasan yang boleh dimasuki oleh pelanggan dan pelawat
dihadkan seperti berikut :
a. Pelanggan hanya boleh berada di ruang penerimaan
bekalan dan pejabat. TIDAK DIBENARKAN memasuki
stor fizikal.
b. Pelawat hanya dibenarkan berada di ruang menunggu
atau ruang yang dikhaskan dan tidak boleh memasuki
ruang pejabat.
2.1.4 Menyediakan loker/ ruang penyimpanan barangan peribadi anggota di
kawasan berasingan daripada ruang kerja terutama bagi anggota
yang bertugas di stor fizikal (beg TIDAK DIBENARKAN dibawa
masuk ke stor fizikal).
2.1.5 Menjalankan pemantauan berkala untuk semua sistem kawalan
keselamatan yang telah diwujudkan.
2.1.6 Pemeriksaan mengejut terhadap ruang penyimpanan barangan
peribadi anggota dengan kehadiran pegawai keselamatan jabatan
adalah disarankan.
2.1.7 Memaparkan papan tanda yang bersesuaian di ruang utama
penyimpanan seperti stor fizikal, bahagian penerimaan dan ruang
kerja sebagai peringatan berterusan mengenai integriti seperti :
i. “Premis ini dilengkapi dengan pengawasan CCTV”
ii. “Keselamatan aset tanggungjawab semua”
iii. “Anda bertanggungjawab membekalkan barangan secara
berintegriti”
2.1.8 Mempunyai sistem pemantauan keselamatan yang dapat
mengeluarkan amaran dalam bentuk bunyi, khidmat pesanan ringkas
3
(SMS), paparan atau tanda amaran elektronik apabila berlaku
sebarang bentuk pencerobohan.
2.1.9 Mempunyai sistem sokongan (backup system) bagi memastikan
sistem keselamatan yang diguna pakai boleh beroperasi dan memberi
notifikasi sekiranya berlaku sesuatu yang tidak diingini.
2.2 PROSEDUR
2.2.1 Mewujudkan dan mengemas kini Standard Operating Procedure
(SOP), garis panduan, dari semasa ke semasa dan mendapat
kelulusan daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan.
2.2.2 Anggota yang dilantik atau diberi kuasa mengikut Tatacara
Pengurusan Stor Kerajaan sahaja dibenarkan menjalankan aktiviti
penerimaan, penyimpanan dan pembekalan barangan.
2.2.3 Pengambilan dan pengagihan bekalan daripada Stor Utama ke unit
pemesan hanya boleh dibuat menggunakan kenderaan jabatan
sahaja.
2.2.4 Memantau corak penggunaan secara berkala. Sebarang perubahan
corak penggunaan secara mendadak, luar dari kebiasaan (turun/ naik)
atau peningkatan kekerapan pesanan disemak dengan pemesan dan
dimaklumkan kepada Ketua Unit/ Ketua Jabatan dengan segera
sekiranya perlu.
2.2.5 Membuat pemeriksaan di semua stor secara berkala, merekodkan
sebarang penemuan yang mencurigakan dan mengambil tindakan
yang bersesuaian.
2.2.6 Jika stok ubat perlu dikeluarkan daripada Stor Unit selepas waktu
pejabat, pastikan semua butiran pengeluaran direkodkan. Buku Daftar
Pengeluaran Stok Selepas Waktu Pejabat yang mempunyai maklumat
tarikh dan masa pengeluaran, nama dan kuantiti, pegawai yang
mengeluarkan dan alasan pengeluaran mesti diwujudkan. Ini diguna
pakai bagi fasiliti farmasi yang memberi perkhidmatan farmasi selepas
waktu pejabat.
2.2.7 Melakukan audit pergerakan (audit trail) secara rawak untuk
memastikan kesahihan setiap transaksi yang telah berlaku.
2.2.8 Memastikan kotak kosong yang tidak digunakan dilipat (flattened)
sebagai salah satu langkah pencegahan berlakunya ketirisan.
4
2.3 ANGGOTA
2.3.1 Membuat pertukaran penempatan anggota secara berkala mengikut
kepentingan perkhidmatan terutama yang bertugas di stor.
2.3.2 Melaksanakan aktiviti pembangunan modal dan penerapan nilai-nilai
murni secara berterusan bagi meningkatkan integriti anggota melalui
taklimat/ kursus Good Governance for Medicines (GGM).
2.3.3 Meningkatkan kesedaran dalam kalangan anggota farmasi untuk
melaporkan sebarang aktiviti yang mencurigakan di fasiliti masing-
masing.
2.3.4 Melaporkan sebarang aktiviti yang mencurigakan berkaitan ketirisan
aset, ubat/ bukan ubat kepada pihak atasan untuk siasatan dan
tindakan lanjut.
2.3.5 Melakukan proses serah tugas secara rasmi apabila berlaku
pertukaran pegawai seperti perakuan ambil alih tugas stor fizikal
dibuat dengan mengisi Borang Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18
(Lampiran 1).
2.4 PENGURUSAN KUNCI
2.4.1 Menyediakan buku daftar kunci induk jabatan dan sentiasa
memastikan senarai tersebut dikemas kini dari semasa ke semasa.
2.4.2 Setiap anggota yang memegang atau menyimpan kunci-kunci
jabatan/ unit mempunyai surat kuasa memegang kunci.
2.4.3 Sistem kawalan kunci boleh dilakukan secara berpusat (centralized) di
mana semua anak kunci dipertanggungjawabkan pada satu bahagian
sahaja atau tidak berpusat (decentralized) di mana anak kunci dikawal
mengikut bahagian masing-masing.
2.4.4 Kunci tidak dilabel atau ditandakan dengan nama dan lokasi
penggunaan. Penandaan atau pelabelan boleh dilakukan dengan
kaedah kod seperti alphabet, numeric, warna atau gabungan
kesemuanya. Maksud kod yang digunakan pada kunci hanya boleh
diketahui oleh anggota tertentu sahaja.
Rujukan:
1. Pelan Keselamatan Fasiliti, 2016, Bahagian Perkhidmatan Farmasi KKM.
2. Garispanduan Parkir Farmasi Logistik, Hospital Pulau Pinang.
5
3.0 PEROLEHAN
3.1 KAEDAH PEROLEHAN
3.1.1 PEMBELIAN TERUS
Perolehan bekalan sehingga RM50,000.00 setahun bagi barangan bukan di bawah tender KKM atau senarai APPL.
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Kenal pasti barangan yang hendak dipesan
PF/PPF/PT
2.
Tentukan paras stok, kira anggaran keperluan untuk 2-3 bulan berdasarkan penggunaan lepas, corak penggunaan, keperluan semasa dan peruntukan
3. Pastikan nilai perolehan tidak melebihi RM50,000.00 setahun
PF 4. Panggil sebut harga dari sekurang-kurangnya 3 pembekal
5. Buat pemilihan sebut harga yang paling kos efektif dan menepati spesifikasi
6. Isi Borang Permohonan Untuk Pembelian (Lampiran 2a dan 2b) dan dapatkan kelulusan Ketua Unit/ Ketua Jabatan/ anggota dilantik
PF/PT
7. Rekodkan nilai tanggungan dalam buku vot dummy / berkomputer
8. Sediakan Nota Minta dalam eP
9. Keluarkan LPO melalui sistem ePerolehan (eP)
10. Failkan semua dokumen PF/PPF/PT
Rujukan: 1. 1PP: Perolehan Kerajaan, PK 2.1 - Kaedah Perolehan Kerajaan. 2. Bahagian G: Perolehan, Garispanduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital dan Klinik
Kesihatan, Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KKM.
6
CARTA ALIR : PEMBELIAN TERUS
Mula
Kenal pasti barangan yang hendak
dipesan
Tentukan paras stok dan kira
anggaran keperluan
Pastikan nilai perolehan tidak
melebihi RM50,000.00 setahun
Panggil sebut harga dari sekurang-
kurangnya 3 Pembekal
Buat pemilihan sebut harga
Rekodkan nilai tanggungan dalam
buku vot dummy/ berkomputer
Sediakan Nota Minta dalam eP
Keluarkan LPO melalui sistem eP
Tamat
Sediakan borang permohonan
pembelian dan dapatkan kelulusan
daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan/
anggota dilantik
Failkan semua dokumen
PF/PPF/PT PF/PPF/PT PF PF PF PF/PT PF/PT
PF/PT
PF/PT
PF/PPF/PT
7
3.1.2 PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA (LAMPIRAN Q)
Perolehan bekalan yang bernilai dari RM50,000.00 sehingga RM500,000.00 setahun bagi setiap jenis barangan.
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1.
Kenal pasti barangan yang perlu dipanggil sebut harga (Lampiran Q) berdasarkan senarai perolehan tahun lepas. Ambil kira barangan yang menghampiri atau dalam julat nilai sebut harga
PF/PT
2.
Pastikan barangan tidak disenaraikan dalam katalog APPL dan kontrak kerajaan
3. Tentukan paras stok, kira anggaran keperluan untuk setahun berdasarkan penggunaan lepas, trend penggunaan, keperluan semasa dan peruntukan
4. Sediakan dokumen spesifikasi sebut harga mengikut surat pekeliling terkini. Borang Pengesahan Penentuan Spesifikasi (Lampiran 3)
JK Spesifikasi
5. Pastikan tempoh sah laku sebut harga adalah 90 hari PF
6. Iklankan Lampiran Q (Lampiran 4) di papan kenyataan dan/ atau laman sesawang
Urusetia
7. Hantar panggilan sebut harga (Lampiran Q) kepada pembekal yang dikenal pasti
PF/PPT/PT
8. Buka dan kodkan nombor siri semua sebut harga yang diterima dan turunkan tandatangan ringkas
JK Pembuka Sebut Harga
9. Jadualkan tawaran sebut harga Urusetia
10. Sediakan laporan penilaian teknikal dan laporan penilaian harga
JK Penilaian Teknikal & JK Penilaian Harga
11. Buat permohonan perolehan barangan import sekiranya berkaitan
Urusetia
12. Sediakan kertas taklimat dan dokumen sebut harga untuk pemilihan dan maklum tarikh mesyuarat kepada Jawatankuasa Pemilihan Sebut Harga
13.
Pilih sebut harga mengikut kategori sama ada: a. termurah b. mengikut spesifikasi c. tawaran tunggal b. dan lain-lain
JK Pemilihan Sebut Harga
8
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
14.
Terima keputusan sebut harga pastikan : a. Surat Niat b. Surat setuju terima c. Surat perjanjian d. Bon pelaksanaan ( bagi nilai perolehan
>RM200,000.00) disediakan untuk pembekal yang dipilih
Urus setia
15. Sediakan Borang Permohonan Untuk Pembelian (Lampiran 2a & 2b) dan dapatkan kelulusan daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan
PF/PT
16. Rekodkan nilai tanggungan dalam buku vot dummy / berkomputer
17. Sediakan Nota Minta dalam eP
18. Keluarkan LPO melalui sistem eP
19. Failkan semua dokumen PF/PPF/PT
Nota:
Perolehan bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 hendaklah ditawarkan
kepada sekurang-kurangnya 5 pembekal bumiputera.
Perolehan bernilai melebihi RM100,000 sehingga RM500,000 hendaklah ditawarkan
kepada sekurang-kurangnya 5 pembekal bumiputera dan bukan bumiputera.
Jawatankuasa Spesifikasi, Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga, Jawatankuasa
Penilaian Teknikal, Jawatankuasa Penilaian Harga dan Jawatankuasa Pemilihan
Sebut Harga hendaklah dilantik oleh Ketua Jabatan.
Ahli Jawatankuasa yang dilantik hendaklah menandatangani Integrity Pact, Lampiran B : Surat Akuan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan (Lampiran 5).
Rujukan: 1. 1PP: Perolehan Kerajaan, PK 2.1 - Kaedah Perolehan Kerajaan. 2. Bahagian G: Perolehan, Garispanduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital dan Klinik
Kesihatan, Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KKM. 3. Prosedur Operasi Standard (SOP) Pengurusan Kelulusan Perolehan Barangan
Import KKM Bilangan 2, 2017.
9
CARTA ALIR : PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA (LAMPIRAN Q)
Mula
Kenal pasti barangan yang perlu
dipanggil sebut harga
Pastikan barangan tidak
disenaraikan dalam katalog APPL
dan kontrak kerajaan
Tentukan paras stok dan buat
anggaran keperluan
Sediakan dokumen spesifikasi sebut
harga
Pastikan tempoh sah laku dokumen
sebut harga adalah 90 hari
Hantar panggilan sebut harga
kepada pembekal
Buka dan kodkan nombor siri semua
sebut harga yang diterima dan
turunkan tandatangan ringkas
Jadualkan tawaran sebut harga
Iklankan Lampiran Q di papan
kenyataan dan/ laman sesawang
Sediakan laporan penilaian teknikal
dan laporan penilaian harga
PF/PT PF/PT PF/PT JK Spesifikasi
PF
Urusetia
PF/PPT/PT
JK Pembuka Sebut Harga
Urusetia
JK Penilaian Teknikal & JK
Penilaian Harga
10
Rekodkan nilai tanggungan dalam
buku vot dummy/ berkomputer
Sediakan Nota Minta dalam eP
Keluarkan LPO melalui sistem eP
Tamat
Failkan semua dokumen
Pilih sebut harga mengikut kategori
Sediakan kertas taklimat dan
dokumen sebut harga untuk
pemilihan dan maklumkan tarikh
mesyuarat kepada Jawatankuasa
Pemilihan Sebut Harga
Terima keputusan sebut harga dan
uruskan dokumen yang berkaitan
Urusetia
Urusetia
JK Pemilihan Sebut Harga Urusetia PF/PT PF/PT PF/PT PF/PT
PF/PPF/PT
Sediakan borang permohonan pembelian dan dapatkan kelulusan daripada Ketua Unit/Ketua Jabatan.
Buat permohonan perolehan
barangan import sekiranya berkaitan
11
3.1.3 PEROLEHAN SECARA KONTRAK
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Kenal pasti barangan yang hendak dipesan
PF/PPF/PT
2.
Tentukan paras stok, kira anggaran keperluan untuk 2-3 bulan berdasarkan penggunaan lepas, trend penggunaan, keperluan semasa dan peruntukan
3. Kenal pasti pembekal dan semak spesifikasi di dalam kontrak
PF
4. Sediakan borang permohonan pembelian dan dapatkan kelulusan daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan
PF/PT
5. Rekodkan nilai tanggungan dalam buku vot dummy/ berkomputer
6. Sediakan Nota Minta dalam eP
7. Keluarkan LPO melalui sistem eP
8. Failkan semua dokumen PF/PPF/PT
Nota: Pesanan barangan APPL adalah melalui sistem PhIS. Rujukan: 1. 1PP : Perolehan Kerajaan PK 2.1 - Kaedah Perolehan Kerajaan. 2. Bahagian G: Perolehan, Garispanduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital dan Klinik
Kesihatan, Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KKM.
12
CARTA ALIR : PEROLEHAN SECARA KONTRAK
Mula
Kenal pasti item yang hendak
dipesan
Tentukan paras stok, kira anggaran
keperluan dan peruntukan
Kenal pasti pembekal dan semak
spesifikasi di dalam kontrak
Rekodkan nilai tanggungan dalam
buku vot dummy/ berkomputer
Sediakan Nota Minta dalam eP
Luluskan LPO dalam eP
Tamat
Failkan semua dokumen
Sediakan borang permohonan
pembelian dan dapatkan kelulusan
daripada Ketua Unit/ Ketua Jabatan
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT PF
PF/PT
PF/PT
PF/PT
PF/PT
PF/PPF/PT
13
3.2 INTEGRITY PACT 3.2.1 Semua pihak yang terlibat dalam perolehan Kerajaan dikehendaki
menandatangani Integrity Pact. Pihak yang terlibat adalah:
a. Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan b. Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan c. Ahli Lembaga/ Jawatankuasa Perolehan d. Pembida e. Perunding
3.2.2 Penjawat awam yang terlibat dalam proses perolehan Kerajaan hendaklah
menandatangani Lampiran A : Surat Akuan Oleh Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan (Lampiran 6).
3.3 PENJENISAN KOD PEROLEHAN
Kod perbelanjaan merupakan senarai kod lima (5) angka yang terdiri daripada berbagai Kod Objek bagi memberi maklumat yang lebih terperinci.
Terbahagi kepada 4 peringkat:
Bil Kod Perbelanjaan Catatan
1. OBJEK AM (OA) Suatu kumpulan Objek Sebagai perbelanjaan atau hasil
2. OBJEK SEBAGAI (OS) Sesuatu jenis perbelanjaan atau hasil yang dijeniskan di bawah suatu Objek Am (OA)
3. OBJEK KUMPULAN LANJUT Suatu Kumpulan Objek-objek Lanjut
4. OBJEK LANJUT (OL) Suatu jenis perbelanjaan atau hasil yang dijeniskan di bawah suatu Objek Kumpulan Lanjut
14
Senarai kod perbelanjaan adalah seperti berikut:
Objek Am (OA)
Objek Sebagai
(OS)
Objek Kumpulan
Lanjut
Objek Lanjut (OL)
Maksud
10000 11000-17000 Gaji dan emolumen
20000
Perkhidmatan dan bekalan
21000 21000 21101 Perbelanjaan perjalanan dan sara hidup
22000 22000 22101 Pengangkutan barang
23000 Perhubungan dan utiliti
24000 Sewaan
25000 Bahan makanan dan minuman
26000
Bahan mentah, bahan untuk penyelenggaraan dan pembaikan
26704 Bahan pencuci
27000
Bekalan dan bahan-bahan lain
27100 27102 Bekalan pejabat- alat tulis pejabat
27200 Bekalan Am
27300 Bekalan riadah
27400
27401 Ubat-ubatan
27402 Gas perubatan
27403 Reagen
27404 Vaksin
27499 Bekalan perubatan kesihatan dan pergigian yang lain
27500 27501 Bekalan dan bahan untuk filem X-Ray
15
Objek Am (OA)
Objek Sebagai
(OS)
Objek Kumpulan
Lanjut
Objek Lanjut (OL)
Maksud
20000
27000
27600
Bahan tenunan dan barang-barang pakaian
28000 Penyelenggaraan dan pembaikan kecil yang dibeli
29000 Perkhidmatan iktisas, perkhidmatan lain yang dibeli dan hospitaliti
30000 35000 35500 35502 Harta modal/ aset perubatan kesihatan & pergigian
40000 42000 42200 42231
Pemberian dan kenaan bayaran tetap- Pemberian Khas Kepada Kementerian/ Jabatan Kerajaan- Mengurus
16
3.4 PELAKSANAAN PEROLEHAN SECARA ELEKTRONIK
3.4.1 ePerolehan (eP)
a. Merupakan satu sistem perolehan secara elektronik yang terdiri daripada proses mewujudkan, mengemukakan dan mengesahkan pembelian secara atas talian (online).
b. Pembekal boleh menerima dan mengesahkan pesanan.
3.4.2 Objektif:
a. Memastikan nilai terbaik bagi perolehan Kerajaan dengan menjadikan Kerajaan sebagai Pembeli Pintar.
b. Menjamin akauntabiliti dan ketelusan dalam semua perolehan Kerajaan.
c. Memastikan pembekal menerima pembayaran dengan lebih cepat dan tepat.
3.4.3 Faedah Sistem eP a. Boleh mengesan pesanan dan status penghantaran secara automatik
dan atas talian.
b. Telus dan Akauntabiliti.
c. Berantara muka dengan sistem eSPKB untuk memeriksa bajet dan mengesahkan peruntukan bajet.
3.4.4 Sijil Digital Token
a. Anggota diberi kuasa secara bertulis menggunakan sistem eP oleh Ketua Jabatan dan akan mendapat Sijil Digital Token.
b. Keselamatan token adalah di bawah tanggungjawab anggota yang diberi kuasa.
c. Kata laluan hendaklah dirahsiakan.
Rujukan: 1. 1PP: Perolehan Kerajaan, PK 5 - Perolehan Secara Elektronik. 2. 1PP: Tadbir Urus Kewangan, Perakaunan, PS 1.1 - Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan. 3. Arahan Perbendaharaan 2008, Bab A: Tatacara Kewangan (Objek Perbelanjaan Emolumen, 41).
17
3.5 PENALTI
Denda yang dikenakan ke atas Syarikat Konsesi atau pembekal Kontrak Pusat
bagi pembekalan barangan yang tidak mengikut perjanjian kontrak.
Penalti barang yang dibeli secara sebut harga adalah merujuk kepada syarat yang ditetapkan semasa urusan perolehan dan arahan atau garispanduan kewangan dari masa ke semasa.
BIL
PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Terima barang dari pembekal PF/PPF/PT
2. Barangan, Nota Hantaran (DO) dan Pesanan Kerajaan (LPO) yang diterima ttidak mematuhi perjanjian
PF/PPF/PPT/PT
3. Kira amaun penalti
PF/PPT/PT
4.
Sediakan surat tuntutan kepada syarikat pembekal dan lampirkan bersama: i. LPO ii. DO iii. Borang tuntutan (bagi Syarikat Konsesi)
5. Semak surat tuntutan KPF/ PFK/ PF y/m
6. Tandatangan surat tuntutan Pengarah hospital/
PKD/ KPF/ PFK
7. Pos/ faks/ emelkan surat tuntutan kepada syarikat pembekal
PPT/PT
8. Syarikat pembekal mengesahkan nilai tuntutan PF/PPT/PT
9.
Persetujuan syarikat pembekal dan pemesan berkenaan kaedah tuntutan: i. Potongan Baucer: Sertakan surat tuntutan bersama LPO, DO dan Inbois ke Unit Kewangan ii. Cek:
- Hantar ke Unit Hasil untuk pengeluaran Resit Rasmi Kerajaan
- Hantar resit kepada pembekal sebagai bukti penerimaan penalti
PF/PPT/PT
10. Failkan semua dokumen
Nota :
Surat peringatan dihantar kepada pembekal selepas 30 - 60 hari bayaran tuntutan
tidak diterima.
18
Rujukan: 1. Garis Panduan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam Perolehan Kerajaan (Disember 2010), Kementerian Kewangan Malaysia, Putrajaya. 2. Garis Panduan Tuntutan Penalti Dan Kos Tambahan Bagi Pembelian Terus Di bawah Perjanjian Konsesi Penswastaan Makmal Ubat Dan Stor Kementerian Kesihatan Malaysia Versi 1/2011,KKM. 3. Privatization Of Makmal Ubat And Stor Between The Government Of Malaysia And Pharmaniaga Logistics Sdn. Bhd. : Concession Agreement.
19
CARTA ALIR : TUNTUTAN PENALTI
Terima barang dari pembekal
Mula
Barangan, DO dan LPO yang
diterima didapati tidak mematuhi
perjanjian.
Kira amaun penalti
Sediakan surat tuntutan dan
dokumen berkaitan
Semak surat tuntutan
Tandatangan surat tuntutan
Pos/ faks/ emelkan surat tuntutan
kepada syarikat pembekal
Syarikat pembekal mengesahkan
nilai tuntutan
Kaedah
tuntutan?
Hantar ke Unit Hasil
untuk pengeluaran
Resit Rasmi
Kerajaan
Hantar resit kepada
syarikat pembekal
Sertakan surat tuntutan bersama
LPO, DO dan Inbois ke Unit
Kewangan
Failkan semua dokumen
Tamat
Cek
Potongan Baucer
PF/PPF/PT PF/PPF/PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT KPF/ PFK/ PF y/m Pengarah hospital/ PKD/ KPF/ PFK PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT PF/PPT/PT
Persetujuan syarikat pembekal dan
pemesan berkenaan kaedah
tuntutan
20
4.0 PENERIMAAN
Stok yang diterima hendaklah mengikut spesifikasi yang ditetapkan.
Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab
untuk menerima dan memeriksa stok yang diterima. Bagi stok teknikal (contoh:
komputer), Pegawai Penerima hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang
berkaitan.
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Terima DO dan semak dengan salinan LPO atau Buku Daftar Pesanan
PF/PPF/PT
2.
Terima, periksa dan kenalpasti stok yang diterima selaras dengan DO dari segi:
a) Identiti b) Kuantiti c) Kualiti d) Tarikh luput
3.
Bagi stok yang tidak dapat disahkan dengan serta-merta hendaklah dicatitkan di atas DO seperti berikut: ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”
4. Jika stok tidak memenuhi spesifikasi dan kualiti asingkan dan hubungi pembekal untuk tindakan yang sesuai
5. Jika stok memenuhi spesifikasi, tandatangan dan cop terima pada DO dan kembalikan satu salinan kepada syarikat pembekal
6. Daftar ke dalam Buku Daftar Penerimaan Barang
7. Serah DO dan stok kepada anggota yang menjaga stok fizikal
Nota: Terdapat fasiliti di mana anggota yang menerima dan menjaga stok fizikal adalah
orang yang sama.
Rujukan: 1. Bahagian I, Pengurusan Stok, Garis panduan Pengurusan Stor Farmasi di Hospital dan
Klinik Kesihatan Malaysia.
2. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.2 - Penerimaan.
21
CARTA ALIR : PENERIMAAN
Mula
Terima DO dan semak dengan
salinan LPO atau Buku Daftar
Pesanan
Terima, periksa dan kenalpasti stok
yang diterima selaras dengan DO
Bagi stok yang tidak dapat disahkan
dengan serta-merta catitkan di atas
DO:
“Diterima dengan syarat ianya
disahkan kemudian secara
diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang atau diuji”
Memenuhi
spesifikasi?
Tandatangan, cop terima pada DO
dan kembalikan satu salinan kepada
syarikat pembekal
Daftar ke dalam Buku Daftar
Penerimaan Barang
Serahkan DO dan stok kepada
anggota yang menjaga stok fizikal
Tamat
Asingkan dan
hubungi pembekal
untuk tindakan
Penghantaran
semula oleh
pembekal
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
Tidak
Ya
22
5.0 PENYIMPANAN
Stok hendaklah disimpan di tempat yang sesuai supaya tidak mudah rosak,
menggunakan ruang secara optimum dan mudah dikeluarkan.
Faktor keselamatan anggota dan barangan hendaklah dititikberatkan.
Tindakan hendaklah diambil ke atas barangan yang tidak dapat dihabiskan
sekurang-kurangnya dalam tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput.
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Terima DO dan stok
PF/PPF/PT
2. Rekod butir penerimaan ke dalam Kad Petak KEW.PS-4 (Lampiran 7) dan sistem PhIS
3.
Susun dan simpan stok di tempat yang ditetapkan mengikut lokasi/ kumpulan:
i. Dadah Berbahaya disimpan di dalam peti atau almari berkunci.
ii. Suhu bilik, peti sejuk (2 ke 80C) dan peti beku (-20 ke -100C).
iii. Mudah terbakar dan meruap. iv. Ubat eksternal, internal, larutan IV dan bukan ubat.
Mengamalkan sistem FEFO atau FIFO
4. Serahkan DO kepada anggota yang memproses bayaran
Nota:
Terdapat fasiliti di mana anggota yang menerima dan menyimpan stok adalah orang
yang sama.
Anggota yang menguruskan penyimpanan perlu memaklumkan kepada pegawai
farmasi sekiranya terdapat masalah terhadap stok yang diterima.
Rujukan: 1. Bahagian I, Pengurusan Stok, Garis panduan Pengurusan Stor Farmasi di Hospital dan
Klinik Kesihatan Malaysia
2. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.4 - Penyimpanan.
3. Peraturan 9, Peraturan-peraturan Dadah Berbahaya 1952.
4. Peraturan 24, Peraturan-peraturan Racun (Bahan Psikotropik) 1989.
23
CARTA ALIR : PENYIMPANAN
Terima DO dan stok
Mula
Rekod butiran penerimaan ke dalam Kad Petak KEW.PS-4 dan sistem
PhIS
Susun dan simpan stok mengikut
lokasi/ kumpulan secara FEFO atau
FIFO
Serahkan DO kepada anggota yang
memproses bayaran
Tamat
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
24
6.0 PENGELUARAN
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Terima Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok KEW.PS-10 (Lampiran 8) atau Borang Permohonan Stok KEW.PS-11 (Lampiran 9)
PF/PPF/PT
2. Periksa pesanan di dalam borang, sistem PhIS dan paras stok fizikal
3. Luluskan pengeluaran stok melalui sistem PhIS PF
4. Cetak borang KEW.PS-10/ KEW.PS-11 dari sistem PhIS
PF/PPF/PT
5. Rekod pengeluaran pada Kad Petak (KEW.PS- 4) menggunakan pen dakwat hitam atau biru
6. Keluarkan stok fizikal dan tandatangan dokumen berkaitan
7. Serahkan stok kepada pemesan
8. Tandatangan terima dan cop (nama dan jawatan penerima) pada dokumen berkaitan
Pemesan
9. Beri sesalinan dokumen kepada pemesan
PF/PPF/PT
10. Failkan semua dokumen
Rujukan: 1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.5 - Pengeluaran.
25
CARTA ALIR : PENGELUARAN STOK
Terima borang KEW.PS-10 atau
KEW.PS-11
Mula
Periksa pesanan di dalam borang,
sistem PhIS dan paras stok fizikal
Luluskan pengeluaran stok melalui sistem PhIS
Cetak borang KEW.PS-10/
KEW.PS-11 dari sistem PhIS
Tamat
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
Pemesan
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
Rekod pengeluaran pada Kad Petak
(KEW.PS- 4)
Keluarkan stok fizikal dan
tandatangan pada dokumen yang
berkaitan
Serah stok kepada pemesan
Tandatangan dan cop pada
dokumen berkaitan
Beri sesalinan dokumen kepada
pemesan
Failkan semua dokumen
26
7.0 PEREKODAN
Bertujuan untuk mengetahui kedudukan simpanan stok, memastikan bilangan stok
sentiasa tepat dan mengawal paras stok.
7.1 JENIS-JENIS REKOD
Bil. Jenis Rekod Lokasi Catatan
1. Kad Kawalan Stok KEW.PS- 3 (Lampiran 10)
Stor Utama Dijana dari PhIS
2. Kad Petak KEW.PS-4 (Lampiran 7)
Stor Utama dan Stor Unit
Warna merah jambu (stok bertarikh luput) Warna hijau (stok tidak bertarikh luput) Diletakkan bersama-sama stok fizikal kecuali bahan kimia, mudah terbakar dan barangan sejuk
3. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 (Lampiran 11)
Stor Utama Dijana dari PhIS
Penerimaan direkod dengan pen dakwat merah dan pengeluaran direkod
dengan pen dakwat hitam atau biru pada Kad Petak KEW.PS-4.
Semua Kad Kawalan Stok dan Kad Petak perlu dikemas kini setiap kali transaksi
sama ada penerimaan atau pengeluaran stok.
Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 perlu disediakan di Stor Utama.
Pindaan atau pemadaman pada rekod adalah tidak dibenarkan. Pembetulan
dilakukan dengan menggariskan angka asal dengan satu garisan dan angka
betul ditulis di atas angka asal atau di bawah muka surat berkenaan serta
ditandatangan ringkas.
Bagi pindaan rekod Dadah Berbahaya dan Psikotropik, tandakan dengan simbol
‘*’ dan tulis nota kaki di bawah muka surat tersebut, tarikh dan ditandatangan
ringkas.
Rujukan:
1. 1PP: Pengurusan Aset AM 6.3 – Merekod Stok.
2. Peraturan 22, Peraturan-peraturan Racun (Bahan Psikotropik) 1989.
27
8.0 PENGENDALIAN STOK BERTARIKH LUPUT DAN LAMBAT BERGERAK
Rujukan:
1. Bahagian J, Proses Kerja Pengurusan Stor, Garis Panduan Pengurusan Stor
Farmasi di Hospital dan Klinik Kesihatan Malaysia, Bahagian Perkhidmatan Farmasi,
KKM.
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Cetak laporan Item Near Expiration Report dan Slow Moving dari sistem PhIS
PF/PPF/PT
2. Stok yang mempunyai surat perjanjian oleh pembekal (LOU) dipulangkan kepada pembekal untuk ditukar ganti dengan stok baru
3.
Jika stok tidak dapat dihabiskan sekurang-kurangnya dalam tempoh 6 bulan sebelum tarikh luput, tawaran dibuat kepada: i. Pengguna dalaman di hospital/ klinik kesihatan ii. Pengguna di hospital/ klinik kesihatan KKM dalam dan luar negeri
4. Keluarkan stok kepada pemohon (jika ada permohonan)
5. Kenalpasti dan senaraikan stok yang tidak dapat dikeluarkan selepas tindakan diambil
6. Kumpul dan asingkan stok untuk proses pelupusan
7. Failkan semua dokumen
28
CARTA ALIR: PENGENDALIAN BARANGAN BERTARIKH LUPUT DAN
LAMBAT BERGERAK
Cetak laporan Item Near Expiration
Report dan Slow Moving dari sistem
PhIS
Mula
LOU ?
Tawarkan stok sekiranya tidak dapat
dihabiskan dalam tempoh 6 bulan
sebelum tarikh luput
Keluarkan stok kepada pemohon
(jika ada permohonan)
Tamat
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
Kenal pasti dan senaraikan stok
yang tidak dapat dikeluarkan selepas
tindakan diambil
Kumpul dan asingkan stok untuk
proses pelupusan
Tukar ganti
stok baru
dengan
pembekal
Failkan semua dokumen
Ya
Tidak
29
9.0 PENGIRAAN, PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI
Dilaksanakan dari masa ke semasa untuk mengesan dan mengenal pasti kelemahan yang menyebabkan stok berkurang, berlebihan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.
Perkara
Masa
Pelaksanaan Pelaksana Lokasi Catatan
Pengiraan
stok
Sukuan:
Jan-Mac (25%),
April-Jun (50%),
Julai-Sept (75%),
Okt-Dis (100%)
Pegawai Stor
Stor Utama, Stor Unit
Kad Petak hendaklah
disahkan dengan
menandatangani,
mencatatkan nama
dan tarikh pada akhir
transaksi
Pemeriksaan
stok
1 kali setahun
mulai Oktober
tahun semasa
Pegawai
dilantik oleh
Ketua
Jabatan yang
tidak terlibat
dalam
pengurusan
stor yang
diperiksa
Stor Utama, Stor Unit
Pegawai Pemeriksa
hendaklah membuat
pengesahan dengan
mencatatkan nama
dan tarikh pada akhir
transaksi di Kad
Kawalan Stok
Verifikasi stor
1 kali setahun
sebelum berakhir
31 Disember
tahun semasa.
Dilaksanakan
selepas
pemeriksaan stok
Pegawai
dilantik oleh
Ketua
Setiausaha/
Ketua
Pengarah/
Pengerusi
JKPAK
Stor Utama
Pemverifikasi Stor
hendaklah mengira
dan merekodkan baki
fizikal stok dan
kemudiannya
mengesahkan
ketepatan rekod
sebenar dengan Kad
Kawalan Stok
Nota:
Semua transaksi stor dihentikan sepanjang tempoh pemeriksaan stok dan verifikasi
stor.
Memandangkan Kad Kawalan Stok KEW.PS-3 digunakan melalui sistem PhIS,
maka rekod pemeriksaan dan verifikasi ditulis dalam Kad Petak KEW.PS-4.
30
9.1 PENGIRAAN STOK
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Kenal pasti dan kira stok
PF/PPF/PPT/PT
2. Semak fizikal, kad petak dan sistem PhIS
3. Sahkan pengiraan dengan menandatangan, mencatatkan nama dan tarikh pada akhir transaksi di kad petak
4. Jika tidak selaras, siasat, berbincang dengan Ketua Unit
5. Ambil tindakan ke atas penemuan pemeriksaan stok KPF/ PFK/ PF y/m
6. Failkan semua dokumen PF/PPF/PPT/PT
CARTA ALIR : PENGIRAAN STOK
Rujukan:
1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.6 : Pemeriksaan.
Kenal pasti dan kira stok
Mula
Semak fizikal, kad petak dan
sistem PhIS
Sahkan pengiraan pada Kad
Petak
Selaras?
Siasat dan
bincang dengan
Ketua Unit
Ambil tindakan ke atas
penemuan pemeriksaan stok
Failkan semua dokumen
Tidak
Tamat
Ya
PF/PPF/PT PF/PPF/PT PF/PPF/PT PF/PPF/PT KPF/PFK/PF y/m PF/PPF/PT
31
9.2 PEMERIKSAAN STOK
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Lantik Pegawai Pemeriksa Stor Pengarah/PKD
2. Laksanakan pemeriksaan stok
Pegawai Pemeriksa
3.
Sahkan pemeriksaan dengan menandatangan,
mencatatkan nama dan tarikh pada akhir transaksi di kad
petak/ kad kawalan stok
4. Maklumkan kepada Ketua Unit atau Ketua Jabatan jika
tidak selaras
5. Siasat dan selaraskan stok Ketua Unit/Ketua
Jabatan
6. Sediakan Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor
KEW.PS-14 (Lampiran 12) Pegawai Pemeriksa
7. Ambil tindakan ke atas penemuan pemeriksaan stok
PF/PPF/PPT/PT
8. Failkan semua dokumen
Nota: Sekiranya terdapat pertukaran pegawai mengurus stor, satu pemeriksaan stok harus
dilaksanakan di antara pegawai yang menyerahkan tugas dan pegawai yang menerima
tugas serta mengisi Borang Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 (Lampiran 1).
Rujukan:
1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.6 : Pemeriksaan.
32
CARTA ALIR : PEMERIKSAAN STOK
Lantik Pegawai Pemeriksa Stok
Mula
Laksanakan Pemeriksaan Stok
Sahkan pemeriksaan pada akhir
transaksi
Selaras?
Pemeriksaa
Sediakan laporan KEW.PS-14
Ambil tindakan ke atas
penemuan pemeriksaan stok
Failkan semua dokumen
Tamat
Siasat dan bincang
dengan Ketua Unit/
Ketua Jabatan dan
buat pelarasan stok
Tidak
Ya
Pengarah/PKD Pegawai Pemeriksa Pegawai Pemeriksa Pegawai Pemeriksa Pegawai Pemeriksa PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT
33
9.3 VERIFIKASI STOR
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Lantik Pegawai Pemverifikasi Ketua Setiausaha /
Pengerusi JKPAK
2. Laksanakan Verifikasi Stor
Pegawai Pemverifikasi
3.
Lengkapkan Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor
KEW.PS-14
4. Sediakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan
Stor KEW.PS-15 (Lampiran 13)
5. Semak dan sahkan laporan Ketua Jabatan/ Ketua
Unit
6. Luluskan laporan Pengarah/ PKD
7.
Ambil tindakan ke atas syor penambahbaikan setelah
mendapat kelulusan. Isi Penyata Pelarasan Stok
KEW.PS-17 (Lampiran 14) untuk sebarang pelarasan
Ketua Jabatan/ Ketua
Unit
8. Hantar semua laporan kepada Pegawai Aset sebelum 31
Disember tahun semasa Pegawai Pemverifikasi
9. Failkan semua dokumen PF/PPT
Rujukan:
1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, AM 6.6 : Pemeriksaan.
34
CARTA ALIR : VERIFIKASI STOR
Lantik Pegawai Pemeriksa Stok
Mula
Laksana Verifikasi Stor
Lengkapkan Laporan
KEW.PS-14
Semak dan sahkan laporan
Luluskan laporan
Ambil tindakan ke atas syor
penambahbaikan setelah
kelulusan diterima
Hantar semua laporan kepada
Pegawai Aset sebelum 31
Disember tahun semasa
Failkan semua dokumen
Tamat
Sediakan Laporan KEW.PS-15
Ketua Setiausaha / Pengerusi JKPAK Pegawai Pemverifikasi Pegawai Pemverifikasi Pegawai Pemverifikasi Ketua Jabatan/ Ketua Unit Pengarah/PKD Ketua Jabatan/ Ketua Unit Pegawai Pemverifikasi PF/PPT
35
10.0 PELUPUSAN DAN HAPUS KIRA
10.1 PELUPUSAN
Dilaksanakan ke atas stok yang rosak, luput tempoh penggunaan, tidak
boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan
dan disyorkan selepas pengiraan, pemeriksaan atau verifikasi stok.
Hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan yang sedang berkuat kuasa.
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Kenal pasti dan asingkan stok untuk dilupuskan
PF/ PPF/ PT
2.
Isi Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-
19 (Lampiran 15) atau Laporan Lembaga Pemeriksa
Aset Alih Kerajaan KEW.PA-17 (Lampiran 16)
3. Semak borang yang diisi KPF/ PFK/ PF y/m
4. Hantar borang kepada Unit Pengurusan Aset PF/PPF/PT
5. Periksa stok yang hendak dilupuskan
Lembaga Pemeriksa 6. Nyatakan syor dan tandatangan borang KEW.PS-19 atau
KEW.PA-17
7. Kembalikan borang ke Unit Pengurusan Aset
8. Tentukan Kuasa Melulus dan hantar permohonan kepada
Kuasa Melulus Unit Pengurusan Aset
9. Jika lulus, maklumkan kepada pemohon Kuasa Melulus/
Urusetia
10. Jika tidak lulus, kembalikan borang kepada Unit
Pengurusan Aset untuk maklumat lanjut Urus setia
11. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan PF/PPF/PT
12.
Sediakan sijil-sijil berikut:
i. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-18 (Lampiran 17) oleh pegawai yang dilantik
ii. Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19) (Lampiran 18)
Urus setia
36
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
13. Kemukakan sijil berkaitan kepada Kuasa Melulus Urus setia
14. Kemas kini rekod di dalam sistem dan kad petak PF/PPF/PT
Nota:
Pelupusan Bahan Dadah Berbahaya dan Psikotropik hendaklah disaksikan oleh
Pegawai Penguatkuasa Farmasi Negeri.
KEW.PS-19 digunakan untuk stok bernilai rendah di mana nilai perolehan asalnya
tidak lebih daripada RM50,000.00.
KEW.PA-17 digunakan untuk stok yang bernilai lebih daripada RM50,000.00 nilai
perolehan asalnya.
Rujukan:
1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, AM 2.6 -
Pelupusan.
2. Peraturan 25, Peraturan-peraturan Racun (Bahan Psikotropik) 1989.
37
CARTA ALIR : PELUPUSAN
Kenal pasti dan asingkan stok untuk
dilupuskan
Mula
Isi Borang KEW.PS-19 atau
KEW.PA-17
Semak borang yang diisi
Hantar borang kepada Unit
Pengurusan Aset
Periksa stok yang hendak
dilupuskan
Nyatakan syor dan tandatangan
borang
Kembalikan borang ke Unit
Pengurusan Aset
Tentukan Kuasa Melulus dan hantar
permohonan
Lulus?
Kembalikan
borang kepada
Unit Pengurusan
Aset untuk
maklumat lanjut
Maklum keputusan kepada pemohon
Laksana pelupusan
Sediakan sijil
Kemukakan sijil kepada Kuasa
Melulus
Kemas kini rekod
Tamat
Maklumat lengkap
Tidak
Ya
PF/PPF/PT PF/PPF/PT KPF/PFK/PF y/m PF/PPF/PT Lembaga Pemeriksa Lembaga Pemeriksa Lembaga Pemeriksa Unit Pengurusan Aset Urus setia Kuasa Melulus/ Urusetia PF/PPF/PT Urus setia Urus setia PF/PPF/PT
38
10.2 HAPUS KIRA
10.2.1 HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH
Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlah nilai keseluruhan perolehan
asalnya tidak lebih daripada RM250.00 yang kesusutannya disebabkan
oleh kekurangan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat,
meruap atau kemerosotan/ kekurangan yang tidak dapat dielakkan.
Kekurangan stok tersebut BUKAN disebabkan kecurian, penipuan atau
kecuaian.
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1 Laporkan kekurangan stok dengan serta-merta kepada
Pegawai Farmasi y/m PF/PPF/PT
2 Sediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok
KEW.PS-21 (Lampiran 19)
3. Semak dan sahkan laporan KEW.PS-21 KPF/PFK
4 Kemukakan laporan KEW.PS-21 untuk kelulusan Kuasa
Melulus PF/PPF/PT
5 Kemas kini rekod di dalam sistem dan Kad Petak
Rujukan:
1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, AM 2.7 –
Kehilangan dan Hapus Kira.
39
CARTA ALIR: HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH
Laporkan kekurangan stok kepada
Pegawai Farmasi y/m
Mula
Sediakan laporan KEW.PS-21
Semak dan sahkan laporan
KEW.PS-21
Kemukakan laporan KEW.PS-21
untuk kelulusan
Kemas kini rekod di dalam sistem
dan Kad Petak
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
KPF/PFK
PF/PPF/PT
PF/PPF/PT
Tamat
40
10.2.2 HAPUS KIRA KEHILANGAN STOK
Dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan
dan seumpamanya.
Hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan
Aset Alih Kerajaan yang sedang berkuat kuasa.
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Laporkan kehilangan dengan serta-merta kepada Ketua Jabatan
PF/PPF/PT
2. Buat laporan polis tidak lewat 24 jam dari masa kehilangan diketahui (jika ada alasan mempercayai kesalahan jenayah telah dilakukan berhubung dengan kehilangan itu)
KPF/PFK/PF y/m
3. Sediakan Laporan Awal KEW.PA-28 (Lampiran 20) dalam tempoh 2 hari bekerja dan hantar kepada Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira
4. Hantar Laporan KEW.PA-28 kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan
Urus setia
5.
Lantik Jawatankuasa Penyiasat dalam tempoh 2 minggu dari tarikh KEW.PA-28 ditandatangani menggunakan borang Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Aset Alih Kerajaan KEW.PA-29 (Lampiran 21)
Pegawai Pengawal/ Urusetia
6. Jalankan siasatan dan sediakan Laporan Akhir KEW.PA-30 (Lampiran 22) dalam tempoh 1 bulan dari tarikh pelantikan dan kemukakan laporan kepada Urusetia
Jawatankuasa Penyiasat
7. Semak laporan dan jika tidak lengkap kembalikan kepada Jawatankuasa Penyiasat Urus setia
8. Kemukakan laporan lengkap kepada Pegawai Pengawal
9. Jika tidak berpuas hati dengan laporan kembalikan kepada Urusetia untuk siasatan semula
Pegawai Pengawal
10. Jika berpuas hati, Pegawai Pengawal hendaklah:- (a) Beri syor dan ulasan. (b) Luluskan hapus kira berdasarkan Kuasa Melulus
11. Kemukakan Laporan Akhir ke Perbendaharaan (bagi hapus kira kehilangan yang memerlukan kelulusan Perbendaharaan Malaysia)
Urus setia
12. Perbendaharaan Malaysia membuat pertimbangan dan keputusan
Perbendaharaan Malaysia
41
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
13. Jika laporan diluluskan, maklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal
14. Jika tidak diluluskan kembalikan laporan kepada Pegawai Pengawal untuk penjelasan lanjut
Perbendaharaan Malaysia/
Pegawai Pengawal
15.
Kementerian/ Jabatan menerima keputusan dan melaksanakan tindakan berikut:-
a. Catatkan/ kemas kini kelulusan hapus kira pada daftar/ senarai aset yang berkaitan;
b. Sediakan Sijil Hapus Kira; dan
c. Syor surcaj/ tatatertib jika ada, hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan Malaysia
Kementerian/ Jabatan
16
Kementerian/ Jabatan hendaklah:-
a. Mengemukakan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 (Lampiran 23) kepada Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia
b. Memaklumkan kedudukan tindakan surcaj/ tatatertib (jika ada) dalam tempoh 6 bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan Malaysia
Kementerian/ Jabatan/ Urusetia
17 Kemas kini rekod di dalam sistem dan kad petak PF/ PPF/ PT
Rujukan:
1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, AM 2.7 –
Kehilangan dan Hapus Kira.
42
CARTA ALIR : HAPUS KIRA KEHILANGAN
Laporkan kehilangan dengan serta-merta kepada Ketua Jabatan
Mula
Buat laporan polis dalam tempoh 24 jam
Sediakan laporan KEW.PA-28 dalam
tempoh 2 hari bekerja
Hantar Laporan KEW.PA-28
Lantik Jawatankuasa Penyiasat
Jalankan siasatan dan sediakan
Laporan Akhir KEW.PA-30
Semak Laporan Akhir
Kemukakan Laporan kepada Pegawai Pengawal
Kembalikan laporan kepada Jawatankuasa
Penyiasat
Maklumat lengkap
Tidak
Ya
PF/PPF/PT KPF/PFK/PF y/m KPF/PFK/PF y/m Urusetia Pegawai Pengawal/ Urusetia Jawatankuasa Penyiasat Urusetia Urusetia Pegawai Pengawal Pegawai Pengawal
Lengkap?
Tidak
a. Berikan syor dan ulasan b. Luluskan hapus kira berdasarkan Kuasa Melulus
Puas Hati?
Kembalikan laporan kepada
Urus Setia
Maklumat lengkap
Ya
43
Mengemukakan Laporan Akhir ke Perbendaharaan
bagi hapus kira kehilangan yang memerlukan kelulusan
Perbendaharaan Malaysia
Urusetia Perbendaharaan Malaysia Perbendaharaan Malaysia/ Pegawai Pengawal
Perbendaharaan Malaysia
Kementerian/ Jabatan
Kementerian/ Jabatan/ Urusetia
PF/PPF/PT
Perbendaharaan Malaysia membuat pertimbangan dan keputusan
Maklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal
Lulus?
Kembalikan laporan kepada
Pegawai Pengawal untuk maklumat lanjut
Kementerian/Jabatan terima keputusan
Kemukakan KEW.PA-31 dan maklumkan kedudukan tindakan
surcaj/ tatatertib (jika ada)
Kemas kini rekod di dalam sistem dan kad petak
Tamat
Ya
Tidak
44
10.3 KUASA MELULUS PELUPUSAN DAN HAPUS KIRA
Kuasa Melulus di bawah Perwakilan Kuasa Seksyen 5 – P.U.(B) 485 bertarikh 27
Oktober 2015.
Kementerian Kewangan Malaysia
Kementerian
Negeri Kementerian Bahagian
Nilai Lebih RM400,000 bagi tiap-tiap barang individu dan melebihi RM4 juta nilai agregatnya.
Tidak lebih RM400,000 bagi tiap-tiap barang individu dan tidak lebih RM5 juta nilai agregatnya.
Tidak lebih RM200,000 bagi tiap-tiap barang individu dan tidak lebih RM2 juta nilai agregatnya.
Tidak lebih RM50,000 bagi tiap-tiap barang individu dan tidak lebih RM500,000 nilai agregatnya.
Kuasa Melulus
Menteri
Timbalan Menteri
KSP
SUB, Bahagian Pengurusan Aset
KSU
TKSU(K)
SUB, Bhg. Perolehan & Penswastaan
PKN
TPKN
Nota:
KSP : Ketua Setiausaha Perbendaharaan
SUB : Setiausaha Bahagian
KSU : Ketua Setiausaha
TKSU(K) : Timbalan Ketua Setiausaha Kewangan
PKN : Pengarah Kesihatan Negeri
TPKN : Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri
45
11.0 AKTIVITI KUALITI
11.1 PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KEY PERFORMANCE INDICATOR-KPI)
KPI Farmasi Logistik merujuk kepada pengukuran prestasi
pengurusan stor farmasi bagi mengawal penyimpanan stok item-item
agar tidak berlebihan dan sentiasa mencukupi di fasiliti kesihatan
KKM.
KPI 3 (Tier 2) : Peratus fasiliti KKM mencapai simpanan stok ubat
yang optima dalam julat 1-3 bulan (sila rujuk Bab 12: Laporan -
laporan Berkaitan Stor Farmasi).
11.2 QUALITY ASSURANCE PROGRAMME (QAP)
Bertujuan mengukur pembaziran yang disebabkan oleh kehilangan/
hapus kira/ pelupusan stok dan menambah baik pengurusan stor
farmasi.
QAP 4: Percentage Of Value Of Stocks Disposed And Written Off To
Value Of Stocks Handled Annually (sila rujuk Bab 12: Laporan -
laporan Berkaitan Stor Farmasi).
11.3 KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN
Bertujuan menilai tahap kecekapan pengurusan stor farmasi. Analisa
hasil kajian adalah untuk pemantauan prestasi dan penambahbaikan
stor.
Kajian dijalankan sekurang-kurangnya 2 kali setahun.
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan ( Lampiran 24).
11.4 KAJIAN PIAGAM PELANGGAN
Bertujuan mengukur tahap pencapaian piagam pelanggan Farmasi
Logistik.
Kajian Piagam Pelanggan dijalankan 1 kali setahun.
Piagam Pelanggan Farmasi Logistik (sila rujuk Lampiran 25) dan
format penghantaran pencapaian piagam pelanggan ke Bahagian
Perkhidmatan Farmasi Pulau Pinang (Lampiran 26).
46
11.5 KAJIAN PRESTASI PEMBEKAL
Bertujuan memastikan pembekal yang berurusan dengan Farmasi
Logistik adalah berwibawa dan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan.
Kajian dijalankan sekurang-kurangnya 1 kali setahun.
Borang Penilaian Prestasi Pembekal (Lampiran 27).
11.6 ADUAN KUALITI PRODUK
Aduan secara sukarela daripada pengguna mengenai barangan
berdasarkan:
i. Perubatan – Kesan Advers yang tidak dijangkakan.
ii. Farmaseutikal – kerosakan ubat secara fizikal atau kurang
berkesan.
iii. Teknikal – kerosakan pembungkusan, label dan peralatan tidak
berfungsi.
Bertujuan menangani semua aduan langsung dan bertulis berkenaan
barangan.
Borang-borang berkaitan:
i. Ubat APPL: Borang Aduan PC 01-15 (Lampiran 28).
ii. Ubat bukan APPL: Borang Aduan Produk Berdaftar Dengan
Pihak Berkuasa Kawalan Dadah, BPFK 418.4 (Lampiran 29).
iii. Bukan ubat: Medical Device Complaint/ Incident Form
(Lampiran 30).
Rujukan:
1. Bahagian I, Pengurusan Stok, Garis panduan Pengurusan Stor Farmasi di Hospital dan
Klinik Kesihatan Malaysia.
2. Manual KPI A&P 2017, KKM.
3. Manual QAP 2011, KKM.
47
12.0 LAPORAN - LAPORAN BERKAITAN STOR FARMASI
BIL TAJUK LAPORAN TEMPOH
LAPORAN
TARIKH DIHANTAR KE BPFPP
RUJUKAN/ LAMPIRAN
1. Laporan Terperinci Ubat, Vaksin, Bukan Ubat, Reagen dan Gas Perubatan*
Setiap Bulan
5hb Setiap Bulan
Lampiran 31
2. PF 1: Perolehan Ubat-Ubatan Secara Pembelian Tempatan Melebihi RM200,000 Setahun
Tahunan 7hb Jan
Manual PF (Lampiran 32 )
3. PF 2.1: Peruntukan Dan Perbelanjaan Mengurus (Hospital & Kesihatan)
Sukuan (Jan-Mac, April-Jun, Julai-Sept, Okt-Dis)
7hb Jan, April, Julai & Oktober
4. PF 2.2(a): Peruntukan Dan Perbelanjaan Dasar Baru (Hospital & Kesihatan)
5. PF 2.2(b): Perincian Dasar Baru Mengikut Objek Lanjut
6. PF 2.3(a): Peruntukan Dan Perbelanjaan One-Off (Hospital & Kesihatan)
7. PF 2.3(b): Perincian One-Off Mengikut Objek Lanjut
8. PF 2.4(a): Peruntukan Dan Perbelanjaan Pembangunan (Hospital & Kesihatan)
9. PF 2.4(b): Perincian Pembangunan Mengikut Objek Lanjut
10. PF 3.1: Nilai Perolehan Di Bawah Peruntukan Mengurus Mengikut Kaedah Perolehan Bagi Hospital & Kesihatan
11. PF 3.2: Nilai Perolehan Di Bawah Peruntukan Dasar Baru Mengikut Kaedah Perolehan Bagi Hospital & Kesihatan
12. PF 3.3: Nilai Perolehan Di Bawah Peruntukan One-Off Mengikut Kaedah Perolehan Bagi Hospital & Kesihatan
13.
PF 3.4: Nilai Perolehan Di Bawah Peruntukan Pembangunan Mengikut Kaedah Perolehan Bagi Hospital & Kesihatan
48
BIL TAJUK LAPORAN TEMPOH
LAPORAN
TARIKH DIHANTAR KE BPFPP
RUJUKAN/ LAMPIRAN
14.
PF 3.5(a): Bilangan Produk Dan Nilai Perolehan Ubat Inovator Yang Dibeli Secara Pembelian Tempatan (LP) Mengikut Pecahan Produk Buatan Tempatan Dan Produk Import
Sukuan (Jan-Mac, April-Jun, Julai-Sept, Okt-Dis)
Sukuan (Jan-Mac, April-Jun, Julai-Sept, Okt-Dis)
7hb Jan, April, Julai & Oktober
7hb Jan, April, Julai & Oktober
Manual PF (Lampiran 32)
Manual PF (Lampiran 32)
15.
PF 3.5(b): Bilangan Produk Dan Nilai Perolehan Ubat Generik Yang Dibeli Secara Pembelian Tempatan (LP) Mengikut Pecahan Produk Buatan Tempatan Dan Produk Import
16. PF 3.6(a): Pemantauan Prestasi Syarikat Pembekal Bagi Ubat Kontrak Pusat KKM (Tender)
17. PF 3.6(b): Tuntutan Bayaran Denda Mengikut Perjanjian Kontrak Pusat KKM (Tender Ubat)
18.
PF 4.1(a): Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5A ) Pemantauan Petunjuk Prestasi : Bekalan Dan Penghantaran Syarikat Konsesi
19. PS1A: Borang Perincian Bilangan Produk Penghantaran Melebihi 7 Atau 10 Hari
20.
PF 4.1(b): Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5A ) Pemantauan Petunjuk Prestasi : Bekalan Dan Penghantaran Syarikat Konsesi
21.
PF 4.2(a): Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5B) - Pemantauan Petunjuk Prestasi Syarikat Konsesi: Kualiti Produk
22.
PF 4.2(b): Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5B) - Pemantauan Petunjuk Prestasi Syarikat Konsesi : Kualiti Produk
23.
PF 4.3: Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5D & Klausa 16) Pemantauan Petunjuk Prestasi Syarikat Konsesi: Invois Dan Pembayaran
49
BIL TAJUK LAPORAN TEMPOH
LAPORAN
TARIKH DIHANTAR KE BPFPP
RUJUKAN/ LAMPIRAN
24.
PF 4.4:Perolehan Dan Bekalan (Ruj: Perjanjian Konsesi Appendix 5E) - Pemantauan Petunjuk Prestasi Syarikat Konsesi : Produk Panggil Balik
25. QAP 4 : Percentage Of Value Stocks Handled Annually
Tahunan 10hb Jan Manual QAP
(Lampiran 33)
26. Laporan Kedudukan Stok Ubat, Bukan Ubat dan Vaksin (KEW.PS-13)
Sukuan 5hb Jan,
April, Julai & Oktober
Lampiran 34
27. Laporan Verifikasi Stor Utama (KEW.PS-14)
Tahunan 10hb Mac Lampiran 12
28. Laporan Kedudukan Stok Ubat Kusta MDT WHO
Sukuan 10hb Jan, April, Julai & Oktober
Lampiran 35
29. Laporan Data Penggunaan dan Harga Ubat (DPHU)
2 kali/ tahun 10hb Jan &
Julai
Lampiran 36
30. Laporan Pemeriksaan Stok Ubat Di Sub Stor Farmasi (Lampiran PSS 1, 2 & 3)
Tahunan 5hb Nov
Lampiran 37
31. Laporan Pemantauan Penyimpanan dan Pembekalan Ubat TIBI (Kesihatan sahaja)
Tahunan 20hb Jan
Lampiran 38
Nota:
*KPI 3: Peratus Fasiliti KKM mencapai simpanan stok ubat yang optima dalam julat 1 – 3
bulan: Laporan diambil dari data Laporan Terperinci setiap bulan (Rujukan Manual KPI).
Lampiran 39.
50
13.0 PENGURUSAN FASILITI STOR
13.1 PENYELENGGARAAN PERALATAN
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1. Semak peralatan yang memerlukan penyelenggaraan dari Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual KEW.PA-13 (Lampiran 40)
Penyelaras Aset / Anggota y/m
2.
Kenal pasti pihak yang bertanggungjawab untuk membuat penyelenggaraan aset:
a) Perkhidmatan sokongan hospital/ klinik b) Pembekal dilantik
3. Sediakan/ *dapatkan jadual penyelenggaraan aset secara berkala (*sekiranya jadual disediakan oleh perkhidmatan sokongan hospital/ klinik/ pembekal)
4. Pantau penyelenggaraan yang dilaksanakan dan pastikan dibuat mengikut jadual
5. Rekod ke dalam Rekod Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-14 (Lampiran 41)
6. Dapatkan laporan penyelenggaraan dan pastikan pelekat peringatan (pelekat PPM) untuk penyelenggaraan akan datang ditampal
7. Failkan semua dokumen
Nota:
Penyelaras aset adalah anggota yang dilantik untuk menyelaras aset oleh Ketua
Jabatan/Ketua Unit.
Anggota y/m merujuk kepada anggota yang ditugaskan untuk memantau
penyelenggaraan aset.
Rujukan:
1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, AM 2.5 –
Penyelenggaraan.
51
CARTA ALIR: PENYELENGGARAAN PERALATAN
Mula
Kenal pasti peralatan yang perlu
diselenggarakan dari KEW.PA-13
Sediakan/ dapatkan jadual
penyelenggaraan berkala
Dapatkan laporan penyelenggaraan
dan pastikan pelekat PPM ditampal
Rekod ke dalam KEW.PA-14
Tamat
Penyelaras Aset / Anggota y/m Penyelaras Aset / Anggota y/m Penyelaras Aset / Anggota y/m Penyelaras Aset / Anggota y/m Penyelaras Aset / Anggota y/m
Penyelaras Aset / Anggota y/m
Penyelaras Aset / Anggota y/m
Kenal pasti pihak yang
bertanggungjawab
Pantau penyelenggaraan yang
dilaksanakan
Failkan semua dokumen
52
13.2 KAWALAN MAKHLUK PEROSAK
BIL PROSES KERJA TANGGUNGJAWAB
1.
Kenal pasti lokasi yang memerlukan kawalan makhluk perosak
PF/PPF/PPT/PT
2.
Kenal pasti pihak yang bertanggungjawab yang menyediakan perkhidmatan kawalan makhluk perosak
a) Perkhidmatan sokongan hospital / klinik b) Pembekal dilantik
3.
Sediakan/ *dapatkan jadual perkhidmatan kawalan makhluk perosak secara berkala (*sekiranya jadual disediakan oleh perkhidmatan sokongan hospital/ klinik/ pembekal)
4.
Pantau perkhidmatan yang dilaksanakan dan pastikan dibuat mengikut jadual
5.
Rekod di dalam Buku Rekod Kawalan Makhluk Perosak/ Failkan dokumen yang diterima dari pembekal
Rujukan:
1. 1PP: Pengurusan Aset, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, AM 6.7 –
Keselamatan dan Kebersihan
53
CARTA ALIR: KAWALAN MAKHLUK PEROSAK
Mula
Kenal pasti lokasi yang memerlukan
kawalan makhluk perosak
Sediakan/ dapatkan jadual
perkhidmatan kawalan makhluk
perosak
Rekod ke dalam Buku Rekod
Kawalan Makhluk Perosak/ Failkan
dokumen yang diterima
Tamat
PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT PF/PPF/PPT/PT
Kenal pasti pihak yang
bertanggungjawab
Pantau perkhidmatan yang
dilaksanakan
54
14.0 TERMINOLOGI/ SINGKATAN
BIL TERMINOLOGI/
SINGKATAN DEFINISI
1. 1PP 1 Pekeliling Perbendaharaan
2. APPL Approved Product Purchase List Senarai ubat dan bukan ubat yang dibekalkan melalui syarikat konsesi
3. Barangan Semua jenis ubat dan bukan ubat yang disenaraikan dalam Katalog Stor
4. Bon
Deposit dalam bentuk bank deraf/ jaminan bank bernilai 2.5% dari nilai tawaran yang perlu disediakan oleh pembekal yang terpilih. Bon tersebut boleh dilepaskan bila cukup tempoh matang atau pihak organisasi berpuas hati dengan prestasi pembekal.
5. BPFPP Bahagian Perkhidmatan Farmasi Pulau Pinang
6. Bukan APPL Ubat dan bukan ubat yang tidak dibekalkan Syarikat Konsesi
7. Dadah Berbahaya Ubat-ubatan yang tersenarai dalam Akta Dadah Berbahaya 1952
8. DO Delivery Order (Nota Hantaran)
9. eP ePerolehan (Elektronik Perolehan)
10. eSPKB Elektronik Sistem Pembayaran Kewangan Bersepadu
11. Fail Kontrak Fail yang menyimpan kontrak kerajaan yang masih berkuat kuasa
12. FEFO First Expiry First Out Barangan yang bertarikh luput dahulu keluar dahulu
13. FIFO First In First Out Barangan yang diterima dahulu keluar dahulu
14. Item lambat bergerak Ubat-ubatan atau item bukan ubat yang kurang penggunaannya
15. Item kontrak Item di dalam kontrak kerajaan yang masih berkuat kuasa
16. JKPAK Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan
17. Kad Petak Kad yang digunakan untuk merekod
55
BIL TERMINOLOGI/
SINGKATAN DEFINISI
18. Katalog Stor
Senarai katalog item standard Hospital/ Klinik Kesihatan. Semua item yang mengandungi maklumat mengenai nombor kod, perihal pembungkusan dan harga yang disimpan di Jabatan berkenaan.
19. KKM Kementerian Kesihatan Malaysia
20. Lampiran Q Sebut harga untuk bekalan barangan/ perkhidmatan yang mana nilai perolehan melebihi RM50,000 bagi ubat/ bukan ubat/ vaksin/ reagen.
22. Lembaga Pemeriksa
3 orang pegawai yang dilantik oleh KKM untuk menjalankan semakan barangan untuk pelupusan
23. LOU Letter of Undertaking
24. LPO
Local Purchase Order – Pesanan Kerajaan merupakan dokumen bercetak yang dikeluarkan sebagai mengesahkan pesanan (pembelian). Pesanan Kerajaan (AM75) – Pin 6/86 atau (AM75E)
25. Nota Hantaran Nota yang mengiringi barangan yang dihantar oleh pembekal
26. Nota Keluaran Nota yang dikeluarkan oleh stor untuk tujuan membekal barangan
27. Pegawai Pengawal Ketua PTJ/ Kementerian
28. Pemesan Anggota farmasi dan paramedik yang ditugaskan bagi memesan bekalan item untuk kegunaan wad/ jabatan/ unit
29. Pemverifikasi Stok Pegawai yang dilantik untuk memeriksa stok-stok
30. PF Pegawai Farmasi
31. PhIS Pharmacy Information System
32. PPF Penolong Pegawai Farmasi
33. PPM Planned Preventive Maintenance
34. PPT Penolong Pegawai Tadbir
35. PT Pembantu Tadbir
36. QAP Quality Assurance Programme
56
BIL TERMINOLOGI/
SINGKATAN DEFINISI
37. SMS Short Message Service
38. Stok Barangan yang dalam simpanan stor dan belum digunakan
39. Tanggungan
Adalah apa-apa bayaran yang perlu dilakukan dari segi undang-undang semasa sesuatu pesanan dibuat yang menghendaki bayarannya di dalam tahun kewangan semasa
40. Tarikh Luput Had tarikh tamat penggunaan barangan yang dicatatkan oleh pengilang pada label barangan berkenaan
41. Ubat Psikotropik Ubat-ubatan yang tersenarai di bawah Jadual Ketiga, Akta Racun 1952
42. Urusetia Sebut Harga Pegawai yang menguruskan perihal sebut harga dari unit perolehan/ kewangan
57
15.0 RUJUKAN
1. 1 Pekeliling Perbendaharaan.
2. Akta Dadah Berbahaya 1952.
3. Garis Panduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital dan Klinik Kesihatan, KKM.
4. Garis Panduan Tuntutan Penalti Dan Kos Tambahan Bagi Pembelian Terus Di bawah Perjanjian Konsesi Penswastaan Makmal Ubat Dan Stor Kementerian Kesihatan Malaysia Versi 1/2011.
5. Garispanduan Parkir Farmasi Logistik, Hospital Pulau Pinang.
6. Manual KPI A&P 2017, Kementerian Kesihatan Malaysia.
7. Manual QAP 2011, Kementerian Kesihatan Malaysia
8. Pelan Keselamatan Fasiliti KKM.
9. Peraturan-peraturan Racun (Bahan Psikotropik 1989).
10. Privatization Of Makmal Ubat Dan Stor Between The Government Of Malaysia And Pharmaniaga Logistics Sdn Bhd: Concession Agreement.
58
16.0 LAMPIRAN
Lampiran 1 : Borang Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18
Lampiran 2a : Borang permohonan untuk pembelian
dan 2b
Lampiran 3 : Borang Pengesahan Penentuan Spesifikasi
Lampiran 4 : Lampiran Q
Lampiran 5 : Surat Akuan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan
Lampiran 6 : Surat Akuan Oleh Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan
Lampiran 7 : Kad Petak (KEW.PS-4)
Lampiran 8 : Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10)
Lampiran 9 : Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)
Lampiran 10 : Kad Kawalan Stok (KEW.PS- 3)
Lampiran 11 : Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5)
Lampiran 12 : Laporan pemeriksaan stok (KEW.PS-14)
Lampiran 13 : Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)
Lampiran 14 : Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17
Lampiran 15 : Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19
Lampiran 16 : Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan KEW.PA-17
Lampiran 17 : Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18)
Lampiran 18 : Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19)
Lampiran 19 : Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-21)
Lampiran 20 : Laporan Awal (KEW.PA-28)
Lampiran 21 : Borang Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Aset Alih Kerajaan
(KEW.PA-29)
Lampiran 22 : Laporan Akhir (KEW.PA-30)
Lampiran 23 : Sijil Hapus Kira (KEW.PA-31)
Lampiran 24 : Borang Kajian Kepuasan Pelanggan
Lampiran 25 : Piagam Pelanggan Farmasi Logistik
59
Lampiran 26 : Format Penghantaran Pencapaian Piagam Pelanggan
Lampiran 27 : Borang Penilaian Prestasi Pembekal
Lampiran 28: : Borang Aduan PC 01-15
Lampiran 29 : Borang Aduan Produk Berdaftar Dengan Pihak Berkuasa Kawalan
Dadah, BPFK 418.4
Lampiran 30 : Medical Device Complaint / Incident Form
Lampiran 31 : Laporan Terperinci Ubat, Vaksin, Bukan Ubat, Reagen dan Gas Perubatan
Lampiran 32 : Manual PF
Lampiran 33 : Manual QAP
Lampiran 34 : Laporan Kedudukan Stok Ubat, Bukan Ubat dan Vaksin, KEW.PS-13
Lampiran 35 : Laporan Kedudukan Stok Ubat Kusta MDT WHO
Lampiran 36 : Laporan Data Penggunaan dan Harga Ubat (DPHU)
Lampiran 37 : Laporan Pemeriksaan Stok Ubat Di Sub Stor Farmasi
(Lampiran PSS 1,2 &3)
Lampiran 38 : Laporan Pemantauan Penyimpanan dan Pembekalan Ubat TIBI
(Kesihatan sahaja)
Lampiran 39 : Manual KPI Simpanan Stok
Lampiran 40 : Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual
KEW.PA-13
Lampiran 41 : Rekod Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-14
60
Top Related