8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
1/60
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Pengenalan
Projek ini dihasilkan bagi menyahut seruan kerajaan yang menggalakkan
jabatan-jabatan kerajaan untuk menggunakan sistem rekod di atas talian bagi
mempercepatkan urusan merekod, transaksi, semakan rekod dan sebagainya bergantung
kepada keperluan jabatan. Ia juga bertepatan dengan konsep hijau dan amalan kualiti 5s
yang menggalakan pengurangan penggunaan kertas. Pengurusan Rekod Elektronik
dalam Persekitaran Berstruktur adalah salah satu cara bagaimana tujuan ini dapat
dicapai. Arkib Negara Malaysia juga telah menyediakan satu garis panduan bagi
membantu pejabat awam dan agensi kerajaan menguruskan rekod elektronik. Garis
panduan ini hendaklah digunakan bersama-sama dokumen Garis Panduan Pengurusan
Rekod Elektronik (dapat diperoleh daripada Arkib Negara Malaysia).
.
1
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
2/60
1.2 Objektif
Projek ini dibangunkan bagi menyediakan satu sistem pengurusan rekod kunci
secara elektronik dan berpusat dan mencapai objektif-objektif berikut;
i. Membangunkan satu sistem yang dapat menjimatkan masa.
ii.
Membangunkan satu sistem yang dapat menjimatkan kos.
iii. Mengoptimumkan penggunaan fasiliti ICT yang terdapat di institut
merangkumi perisian dan perkakasan.
iv. Meningkatkan tahap kualiti dan proses kerja kakitangan pegawai yang
bertanggungjawab dan semua pegawai yang terlibat secara
keseluruhannya.
1.2.1 Penjimatan Masa
Sistem pengurusan kunci adalah salah satu masalah utama yang dihadapi oleh
setiap organisasi terutamanya yang melibatkan fasiliti yang banyak. Keadaan ini
dibebankan lagi dengan jumlah bangunan yang dilengkapi dengan pintu keluar-masuk
yang banyak. Di Institut Latihan Perindustrian Miri sendiri terdapat sebanyak 2953
kunci, dan Pembantu Tadbir yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga setiap anak
kunci untuk semua bangunan di Institut Latihan Perindustrian Miri termasuk kediaman
para pegawai. Beliau mengalami kesukaran untuk memantau proses peminjaman dan
pemulangan anak kunci. Kaedah yang yang digunapakai sebelum ini adalah secara
konvensional. Setiap individu perlu mengisi borang dan beberapa maklumat am seperti
nama, bahagian atau unit, jenis kunci yang dipinjam serta tarikh peminjaman dalam
buku daftar peminjaman dan pemulangan yang disediakan. Manakala untuk tujuan
2
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
3/60
pemulangan adalah sebaliknya. Kaedah ini kurang berkesan kerana terdapat sesetengah
peminjam yang gagal untuk mengisi terlebih dahulu buku tersebut dan apabila kunci
tersebut tidak ada, maka pegawai yang bertanggungjawab mengambil masa yang lama
untuk mencari dan mengesan kunci yang ingin dipinjam.
1.2.2
Penjimatan Kos.
Secara rasionalnya, apabila kunci yang dipinjam tersebut hilang pegawai yang
dipertanggungjawabkan (Pembantu Tadbir) akan mendapat masalah yang besar dan
sebarang kehilangan berlaku adalah tertakluk kepada Arahan Keselamatan yang telah
ditetapkan oleh Jemaah Menteri. Secara tidak langsung, sedikit sebanyak ia
menimbulkan isu ketidakpuashatian di kalangan pegawai dan boleh menyebabkan
persekitaran kerja yang kurang sihat di dalam organisasi tersebut.
Di samping itu juga institut terpaksa menanggung kerugian daripada segi kos
yang tinggi untuk penggantian tombol sekiranya terdapat mana-mana kunci asal dan
pendua hilang. Malahan terdapat sebilangan anak kunci yang memang tidak boleh
diduplikasi kerana ia didatangkan sekali dalam satu set bersama dengan pintu (custom
made) seperti pintu bilik kebal.
Bagi tombol pintu yang rosak rekod kunci tombol yang telah diganti boleh
direkod serta merta selepas penggantian dijalankan. Ini mengelakkan daripada pihak
institut daripada kerugian akibat daripada kecuaian pegawai bertanggungjawab yang
suka menagguhkan rekod penukaran kerana kerja tersebut dianggap menyusahkan dan
remeh.
3
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
4/60
1.2.3 Mengoptimumkan penggunaan fasiliti ICT.
Rentetan daripada itu, pihak Pusat Sumber & Pustaka ILP dan Bahagian
Teknologi Maklumat (Sistem) telah mengambil inisiatif untuk mengoptimumkan
penggunaan fasiliti ICT institut dengan menghasilkan satu sistem dalam usaha untuk
memperbaiki dan memantapkan lagi kaedah penyimpanan maklumat kunci di ILP Miri.
Pembangunan sistem untuk pilot project ini dinamakan sebagai Sistem Maklumat
Penyimpanan Kunci atau lebih dikenali sebagai Key Information Storage System
(KISS).
1.2.4 Meningkatkan tahap kualiti dan proses kerja
Key Information Storage System (KISS) adalah satu sistem yang dibangunkan
untuk memudahkan serta menjimatkan masa pengguna untuk mencari kunci yang
sepadan mengikut lokasi blok bangunan, tingkat serta bilik tertentu. Seperti yang
diketahui, adalah sesuatu yang mustahil untuk seseorang individu mengingati padanan
kunci dan pintu tertentu yang melibatkan bilik-bilik yang banyak dan berada di lokasi
atau blok serta tingkat yang berlainan. Selain itu, kita mungkin juga akan menghadapi
masalah dengan rekod peminjaman atau pemulangan kunci-kunci tertentu.
4
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
5/60
Justeru itu sistem ini dapat meningkatkan tahap kualiti dan proses kerja sistem
kerana ia telah dibangunkan untuk menangani masalah yang dihadapi. Sistem ini
membolehkan end user dalam tempoh yang singkat, mencari padanan kunci yang betul
mengikut bilik atau lokasi yang diinginkan. Selain itu, ia juga memudahkan pegawai
bertanggungjawab untuk merekod atau atau menjejaki penggunaan kunci secara
sistematik dan berpusat. Uniknya, sistem yang dibangunkan ini boleh diakses secara
online untuk memastikan penggunaan di tahap optimal tanpa mengira tempat dan masa.
Namun demikian, akses capaian oleh pengguna untuk sistem ini adalah terhad
mengikut tahap kuasa (authority) tertentu yang telah ditetapkan. Ini merupakan salah
satu ciri keselamatan utama yang dibangunkan khas bagi mencegah atau menggelakkan
sebarang aktiviti yang tidak diingini berlaku. Oleh yang demikian, sistem ini dapat
membantu melindungi segala aset berharga atau dokumen-dokumen berperingkat yang
ditempatkan dalam bilik tertentu.
1.3
Lokasi
Projek ini dilaksanakan secara berpusat di Pusat Sumber, Institut Latihan
Perindustrian Miri kerana fasiliti utama seperti database server dan websever berada di
bilik server berada di bagunan tersebut. Perlaksaan projek ini juga memerlukan
persekitaran pelayan (server eviroment) dan rangkaian setempat untuk dibuat ujilari
atau ‘test run’.
5
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
6/60
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
7/60
Kesemua permasalahan tersebut adalah berpunca daripada sistem penyimpanan
kunci yang sedia ada kurang bersistematik. Kebanyakan peminjam kunci sukar untuk
dijejaki kerana rekod yang ada kurang membantu daripada segi tarikh pemulangan
yang seringkali tidak diisi dalam buku daftar rekod peminjaman. Bahkan ada
peminjaman yang tidak direkodkan!.Ini secara tidak langsung telah memberikan impak
yang besar dalam banyak hal terutamanya masa untuk menjejaki kunci-kunci tersebut.
Namun dengan adanya KISS, para pengguna dapat menjimatkan masa untuk membuat
pencarian malah pemantauan daripada pihak yang bertanggungjawab dapat
dipertingkatkan. Tambahan pula ia memudahkan dan menjimatkan masa untuk urusan
peminjaman atau pemulangan kerana para pengguna hanya perlu mengakses sistem
tanpa ada apa-apa borang yang perlu diisi. Terdapat juga ciri kawalan yang diwujudkan
dalam sistem ini bagi memastikan tahap keselamatan aset di ILP Miri terpelihara dan
sentiasa dalam had pemantauan setiap pegawai. Sistem KISS ini juga telah
menyerlahkan sifat inovasi pada sistem yang seumpamanya di ILP Miri di mana ia
mewujudkan satu sistem yang sistematik dan berpusat serta bersifat mesra pelanggan.
1.5 Kepentingan
Kepentingan projek ini kepada institut ialah kerana penyimpanan maklumat atau
rekod kunci secara sistematik di mana ia dapat merekod setiap transaksi peminjaman
dan pemulangan kunci dalam log data. Menjimatkan masa pencarian dan kos
penyelenggaraan serta kos-kos lain yang berkaitan. Ia juga sedikit sebanyak dapat
mencegah sebarang kecurian atau aktiviti yang tidak diingini berlaku. Kebolehcapaian
maklumat kunci secara online memberi kelebihan kepada pegawai bertanggunganjawab
7
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
8/60
atau pengguna sistem kerana ia boleh diakses di mana-mana sahaja. Pemantauan
terhadap pergerakan keluar dan masuk anak kunci dari tempat (rak) penyimpanan dapat
dilakuan secara berterusan dengan mudah dan berkesan.
1.6 Proses Kerja
Rajah menunjukkan aliran proses kerja dalam perlaksanaan projek pembangunan Key
Storage Information System (KISS).
Rajah 1. Carta Alir Proses Kerja
8
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
9/60
1.7 Kesimpulan
Dalam bab ini telah dihuraikan dengan jelas perkara-perkara yang menjadi asas
dan halatuju kajian ini. Di dalam bahagian objektif kajian, penyelidik telah menetapkan
matlamat yang hendak dicapai di akhir kajian ini. Soalan kajian juga ditentukan
berdasarkan objektif-objektif yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Kajian juga
dibataskan skopnya agar kajian ini mengikut garis panduan yang telah ditetapkan,
mudah dan munasabah untuk dilakukan. Di bahagian akhir, definisi dan operasi sistem
dan juga telah diterangkan maksud beberapa istilah dan konsep yang penting dalam
kajian ini.
9
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
10/60
BAB 2
KAJIAN LITERATUR
2.1 Pengenalan
Persekitaran kerja yang melibatkan aplikasi teknologi maklumat dan komunikasi
( ICT ) menyebabkan rekod dicipta dan kebanyakkannya di dalam jumlah yang besar
bergantung kepada keperluan organisasi tersebut. Rekod perlu diurus bagi membantu
membuat keputusan, meningkat kelancaran dan kecekapan organisasi selain daripada
meningkat daya tahan dan daya saing. Sumber maklumat ini juga perlu dilindungi
daripada terjatuh ke tangan pihak yang tidak diberi kuasa yang boleh memanipulasi
dengan tujuan melakukan penyelewengan fakta (Barata et al. 2000).
Negara-negara maju telah mengambil langkah kehadapan untuk memberi
kesedaran tentang kepentingan mengurus rekod mengikuti piawaian yang ditetapkan.
Menurut Kowlowitz di dalam kajiannya, walaupun peningkatan kecekapan dan
produktiviti disinonim dengan ICT, namun peranan rekod adalah signifikan dalam
menambahbaik kelancaran operasi sesebuah organisasi (Kowlowitz 2002) malah
menjadi penentu kepada jatuh bangunnya sesebuah organisasi.
10
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
11/60
2.2 Pengurusan Rekod
Secara amnya rekod adalah bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang
menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah
kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar fota,
mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara
elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.
Definisi pengurusan rekod awam pula ialah satu bidang pengurusan yang
bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan ke atas tiga peringkat kitaran hayat rekod
awam iaitu di peringkat pewujudan; peringkat penggunaan dan penyenggaraan; dan
peringkat pelupusan rekod.
Berikut adalah faedah atau kebaikan daripada menjalankan pengurusan rekod yang
baik;
i.
Pegawai dan kakitangan sesuatu organisasi berupaya membuat keputusan
yang cepat dan tepat.
ii. Organisasi itu sendiri dapat menjimatkan kos (ruang pejabat, peralatan dan
masa).
iii. Organisasi itu juga dapat memenuhi kehendak perundangan, peraturan dan
pelanggan.
iv. Organisasi dapat memelihara sejarahnya untuk rujukan generasi sekarang
dan akan datang.
11
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
12/60
Kajian daripada Arkib Negara sesebuah organisasi kerajaan mahupun swasta
boleh mengalami kerugian daripada kelemahan pengurusan rekod. Salah satu contoh
yang boleh diambil pengajaran ialah bagaimana PTPTN gagal mendapatkan semula
hutang pinjaman berjuta ringgit akibat daripada rekod yang tidak terurus dan lintang
pukang (Arkib Negara 2005).
2.3 Kepentingan Pembangunan Aplikasi ICT dalam Pengurusan Rekod
Menurut Robek di dalam bukunya bertajuk “ Instructor’s Manual for
Information and Records Management: Document-Based Information System.”
pengurusan rekod membantu organisasi meningkat mutu perkhidmatan; mengurangi kos
pentadbiran (mengawal penciptaan rekod); memenuhi tanggungjawab sosial (mematuhi
keperluan undang-undang, moral dan etika); melindungi maklumat vital, dan mengurus
memori korporat (Robek et al. 1996). Inisiatif pengurusan rekod adalah satu keperluan
kritikal dalam pengurusan bisnes terutamanya bagi membuat keputusan selain menjadi
bukti terhadap pelaksanaan polisi dan aktiviti.
Akses kepada maklumat yang tersimpan dalam rekod dapat menentukaan
keberkesanan sesebuah organisasi terutamanya dalam sektor awam bagi meningkat
mutu penyampaian perkhidmatan. Penciptaan, pemprosesan, penggunaan, pengurusan
dan penyimpanan maklumat dicorakkan oleh kemajuan dalam teknologi komputer,
telekomunikasi dan perisian. Dengan adanya pembangunan aplikasi ICT ia berjaya
meletakkan rekod sebagai aset strategik yang mempunyai nilai dan kuasa bagi
12
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
13/60
meningkat produktiviti, keberkesanan operasi dan penambahbaikan kualiti
perkhidmatan meskipun mendatangkan banyak cabaran. Merujuk kepada Saffady, sejak
tahun 1960-an maklumat penting diberi keutamaan untuk diautomasi supaya dapat
menjimat masa transaksi, mempercepat capaian dan kawalan pengaksesan (Saffady
2002). Pengurusan rekod mengguna aplikasi ICT adalah lebih cekap dan pantas serta
dapat memenuhi berbagai fungsi.
Menurut Shipman di dalam kajiannya, mengurus rekod mengguna aplikasi ICT
mempunyai banyak kelebihan terutamanya dari segi pengurangan kos antara 25%
hingga 50% (Shipman 2002). Bagaimanapun pelaksaan inisiatif ini memerlukan
kerjasama semua pihak terutamanya sistem maklumat, sains maklumat dan pembangun
perisian.
2.3 Kesimpulan
Bab ini memberi ulasan mengenai kepentingan pengurusan rekod dan pengaruh
perkembangan teknologi maklumat didalam pembangunan sebuah sistem maklumat
bagi memudahkan pengurusan rekod. Pembangunan sesuatu sistem aplikasi yang
berteras teklogi maklumat ini juga dapat meningkatkan produktiviti, menjimatkan masa
dan kos dalam satu-satu urusniaga atau tadbir urus sesuatu syarikat, jabatan kerajaan
mahupun urusan pentadbiran negara.
13
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
14/60
BAB 3
METODOLOGI PEMBANGUNAN SISTEM
3.1 Pengenalan
Bagi mencari penyelesaian persoalan bagi menentukan pembangunan projek
Key Information Storage System (KISS) ini, pendekatan kajian menggunakan borang
kajiselidik bagi mendapatkan respon kakitangan dan pegawai-pegawai di institut ini
telah digunakan. Ini disokong oleh kenyataan Kerlinger (1973), dalam bukunya,
Foundation of Behavioral Research menyatakan bahawa penyelidikan adalah sebagai
satu usaha menganalisis data melalui kaedah saintifik dengan cara yang formal dan
sistematik. Ia bertujuan untuk mencari jawapan kepada persolan sesuatu masalah.
Manakala Fermin dan Legin (1975), mentakrifkan penyelidikan sebagai satu proses
mengumpul maklumat dan menjawab soalan tentang sifat realiti sosial dan politik.
Dominowski (1982), yang lebih bersifat pragmatik pula berpendapat bahawa
penyelidikan sebagai kegiatan untuk mencari fakta. Berdasarkan pernyataan-
pernyataan diatas, sifat penyelidikan itu sendiri adalah bertujuan untuk mendapatkan
sesuatu hasil sebagai penambahan dan sokongan kepada maklumat yang telah ada.
Penyelidikan mestilah dilakukan dengan tatacara yang rapi dan mengikut langkah-
langkah yang khusus untuk mendapatkan maklumat dan penjawab persoalan yang
timbul atau diutarakan.
14
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
15/60
3.2 Pendekatan Kajian.
Kerlinger (1973), menyatakan bahawa reka bentuk yang sesuai boleh
mengawal varians yang tidak berkaitan dengan penyelidikan. Manakala Syed Arabi
Idid (1992) di dalam bukunya yang berjudul, ‘Kaedah Penyelidikan Komunikasi dan
Sains Sosial’, menakrifkan rekabentuk kajian sebagai satu perancangan yang
membolehkan pengkaji menjalankan kajiannya. Ini bermakna pembolehubah yang
tidak berkaitan dapat diasingkan daripada mempengaruhi sesuatu penyelidikan atau
kajian. Jelas di sini satu perancangan yang rapi dan tersusun perlu dibuat bagi tujuan
merangka rekabentuk kajian yang sempurna supaya hasil yang diperolehi itu tepat dan
sesuai dengan objektif sesebuah penyelidikan atau kajian.
Dalam kajian yang dilakukan, penekanan diberikan kepada kajian yang berkait
dengan data kuantitatif yang deperolehi daripada soalan yang dikemukakan dalam soal
selidik. Data tersebut dinyatakan dalam bentuk perangkaan. Maklumat data pula
diperolehi daripada sebahagian besar atau hampir kesemua kakitangan institut ini.
Soalan yang dikemukan kepada responden adalah berbentuk ‘tertutup’ yang
bermaksud struktur soalan yang digubal adalah secara memilih jawapan yang telah
disediakan oleh pengkaji. Ini kerana soalan begini adalah lebih piawai dan dapat
dibandingkan jawapannya antara satu dengan yang lain. Maklumat yang diperolehi
melalui cara begini adalah lebih cepat dan tepat dan data akan dikumpulkan, diproses
dan dianalisis bagi mendapat jawapan yang diperlukan.
3.3 Kajiselidik.
15
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
16/60
Dalam kajian ini, soalan telah digubal kepada 2 bahagian bagi mengenalpasti tahap
mengikut objektif yang telah ditetapkan. Berikut adalah bahagian-bahagian soalan
tersebut;
i.
Bahagian A: Maklumat Demografi Responden.
ii. Bahagian B: Skala Kajian Pembangunan Sistem. (10 soalan skala Likert
empat mata).
3.3.1 Bahagian A: Maklumat Demografi Responden.
Bahagian ini mempunyai mempunyai lima (5) soalan tertutup yang berstuktur
dengan jawapan diberikan untuk dipilih dan ditandakan pada tempat kosong oleh
responden. Arahan yang diberikan adalah ‘Saudara/i diminta untuk mendakan ()
pada ruangan yang disediakan’. Kesemua lima (5) soalan adalah yang berkait dengan
demografi kakitangan institut ini. Soalan yang dikemukan adalah seperti berikut;
Bilangan Bentuk Soalan
berdasarkan Maklumat
Demografi Responden.
Nombor
Soalan
Jumlah Soalan
1. Pertanyaan mengenai
gender responden.
Soalan 1 1
2. Soalan mengenai
pekerjaan responden.
Soalan 2 1
3. Soalan mengenai
pekerjaan responden.
Soalan 3 1
4. Soalan mengenai umur
responden.
Soalan 4 1
5. Soalan mengenai
pendidikan responden
Soalan 5 1
16
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
17/60
Jumlah Keseluruhan Soalan 5
Jadual 1. Maklumat Demografi Responden
3.3.2 Bahagian B: Kajian Pembangunan Sistem
Bahagian ini mempunyai mempunyai sepuluh (10) soalan tertutup yang
berstuktur dengan jawapan diberikan untuk dipilih dan bulatkan oleh responden pada
skala yang telah disediakan. Arahan yang diberikan adalah ‘Saudara/i diminta untuk
membulatkan nombor berkaitan berdasarkan skala di bawah.’ Kesemua sepuluh (10)
soalan adalah yang berkait dengan kajian pembangunan sistem.
Bilangan Bentuk Soalan
Berdasarkan Objektif
Kajian
Nombor Soalan Bilangan Soalan
1. Soalan celik ICT Soalan 1 1
2. Soalan celik ICT Soalan 2 13. Soalan celik ICT Soalan 3 1
4. Soalan objektif projek Soalan 4 1
5. Soalan objektif projek Soalan 5 1
6. Soalan objektif projek Soalan 6 1
7. Soalan objektif projek Soalan 7 1
8. Soalan objektif projek Soalan 8 1
9. Soalan objektif projek Soalan 9 1
10. Soalan objektif projek Soalan 10 1
Jumlah Keseluruhan Soalan 10
Jadual 2. Kajian Pembangunan Sistem
17
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
18/60
3.4 Sampel Maklumat Kajian
Kajian yang menggunaka soal selidik seperti ini, kebiasaannya persampelannya
digunakan sebagai pengukur untuk mendapatkan maklumat data. Maklumat data juga
akan berkantung kepada saiz persampelan yang digunakan. Sekiranya saiz
persampelan yang digunakan adalah lebih besar madka dapatan dari segi nilai
puratanya akan menepati purata populasi atau demografi yang ada. Oleh itu,
berdasarkan kajian yang dibuat bagi memenuhi objektif tersebut maka, semua
kakitangan institut ini adalah selaku elemen terpenting kajian ini untuk melihat respon
mereka terhadap perlaksanaan projek ini.
Bil. Klasifikasi
Perkhidmatan
Responden
Lelaki
Responden
Perempuan
Jumlah
Soalselidik
1. Pentadbiran ( N ) 6 5 11
2. Kewangan ( W ) 1 2 3
3. Tenknologi
Maklumat ( F )
0 1 1
4. Kejuruteraan ( J ) 29 16 45
5. Sosial ( S ) 0 1 1
6. Operasi ( H ) 3 0 3
Jumlah 39 25 64
Jadual 3. Pecahan Responden Mengikut Klasifikasi Perkhidmatan
Jadual diatas menunjukkan dermografi pegawai dan kakitangan di institut ini,
berdasarkan klasifikasi jawatan dan gender. Gender tidak menjadi ukuran dan
mempengaruhi kajian ini kerana kajian ini hanya mengkaji ‘working environment’
18
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
19/60
setiap pegawai dan kakitangan dari aspek sikap, tingkahlaku dan ilmu pengetahuan
terhadap penggunaan kemudahan ICT di institut ini.
3.5 Hasil Kajian
Berdasarkan borang yang telah dikembalikan daripada responden berikut
adalah hasil yang didapati daripada proses analisis boring-borang tersebut.
3.5.1 Hasil Maklumat Demografi Responden
Keputusan soal selidik yang telah diedarkan adalah seperti jadual 4 berikut;
Bil. Soalan Pilihan Jawapan Jumlah PilihanJawapan
1. Jantina LelakiPerempuan
3724
2. Sila pilih kumpulan perkhidmatan anda?
Pengurusan &Professional
Sokongan ISokongan II
1144
9
3. Nyatakan klasifikasi perkhidmatan anda
Pentadbiran - NKewangan - WTeknologi Maklumat –
FKejuruteraan – J
Sosial – SOperasi - H
1131
451
3
4. Sila pilih kumpulanumur anda?
21- 3031- 40
41- 5051- 60
3317
95
5. Sila pilih tahap pendidikan anda?
SPMSTPMDiploma
IjazahIjazah Sarjana
15144
101
Jadual 4. Keputusan Maklumat Demografi Responden.
19
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
20/60
Rajah 2. Graf Kajian Demografi Responden
3.5.2 Keputusan Skala Kajian Pembangunan Sistem
Dalam Skla Kajian Pembangunan Sistem responden telah diminta untuk
membulatkan nombor berkaitan, iaitu berdasarkan skala seperti di bawah;
1. Sangat setuju
2. Setuju
3. Kurang setuju
4. Tidak setuju
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
L e
l a k i
P e r e m p u
a n
P e n g u r u s a n & P r o
f e s s i o n a
l
S o
k o n g a
n I
S o
k o n g a n I I
P e n t a
d b i r a n
- N
K e w a n g a n -
W
T e
k n o
l o g i M a
k l u m a t
– F
K e j u r u t e r a a n
– J
S o s i a l
– S
O p e r a s i
- H
2 1 - 3 0
3 1 - 4 0
4 1 -
5 0
5 1 -
6 0
S P M
S T P
M
D i p
l o m
a
I j a z
a h
I j a z a
h S a r j a n a
Jantina Sila pilih
kumpulan
perkhidmatan
anda?
Nyatakan klasifikasi
perkhidmatan anda
Sila pilih
kumpulan umur
anda?
Sila pilih tahap
pendidikan anda?
1 2 3 4 5
Jumlah Pilihan Jawapan
Jumlah
Pilihan
Jawapan
20
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
21/60
Keputusan Skala Kajian Pembangunan Sistem adalah seperti dalam jadual berikut;
Bil. Soalan Skala JumlahPilihan
Skala1. Adakah anda menpunyai latar belakang
pendidikan atau kemahiran berkaitan denganICT
1234
130051
2. Adakah bidang pekerjaan yang anda lakukansedikit sebanyak memerlukan kemahiran ICT
1234
64000
3. Pernahkah anda menggunakan perkhidmatanatau sistem diatas talian (online system) contohseperti perbankan internet, hrmis dan
sebagainya
123
4
6400
04. Pada pendapat anda adakah sistem atas talian
yang anda gunakan dapat menjimatkan masa.
1
234
17
23719
5. Pada pendapat anda adakah sistem atas talianyang anda gunakan dapat menjimatkan kos.
1234
1723521
6. Adakah anda bersetuju bahawa sistem perkhidmatan secara manual banyak membuangmasa.
123
4
49510
07. Adakah sistem peminjaman kunci yang
dilakukan secara manual sekarang ini dilakukandengan cepat.
1234
01603
8. Adakah anda bersetuju jika sistem rekod peminjaman kunci dibuat secara atas talian.
12
34
495
64
9. Adakah anda bersetuju penggunaan sistem inidapat meningkatkan produktiviti
12
34
459
6410. Adakah anda bersetuju bahawa penggunaan
sistem atas talian dapat meningkatkan
pengetahuan anda dalam penggunaankemudahan ICT
12
34
4014
64
Jadual 5. Keputusan Skala Kajian Pembangunan Sistem
21
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
22/60
Rajah 3: Graf Pemilihan Skala Kajian Pembangunan Sistem
3.6 Kesimpulan Hasil Kajian
Kesimpulannya, daripada soal selidik yang telah diedarkan kepada seramai 64
responden dan berdasarkan kepada soalan 8 (rujuk Jadual 5) seramai 45 orang
responden sangat bersetuju bahawa sistem rekod kunci ini boleh diadakan secara atas
talian, 5 orang responden bersetuju, 6 orang respoden tidak bertuju dan 4 orang
respoden sangat tidak bersetuju. Mengikut kiraan peratusan digambarkan seperti carta
pai di bawah;
13 0 0 51 64 0 0 0 64 0 0 0 17 23 7 19 17 23 5 21 49 5 10 0 0 1 60 3 49 5 6 4 45 9 6 4 40 14 6 4
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Jumlah Pilihan Skala 13 0 0 51 64 0 0 0 64 0 0 0 17 23 7 19 17 23 5 21 49 5 10 0 0 1 60 3 49 5 6 4 45 9 6 4 40 14 6 4
Skala 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Soalan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
0
10
20
30
40
50
60
70
J u m l a h S k a l a Y a n
g D i p i l i h
22
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
23/60
Rajah 4: Peratusan Pemilihan Responden
Merujuk kepada kajian kajiselidik ini juga projek ‘Key Information Storage System
(KISS)’ dapat diteruskan kerana mendapat persetujuan majoriti daripada responden iaitu
77% sangat bersetuju dan 8% peratus bersetuju.
3.7 Metodologi Pembangunan Aplikasi
Bagi membangunkan projek ini, satu model metodologi telah dipilih sebagai
panduan perlaksanaan projek. Model metodologi tersebut adalah system development
life cycle (SDLC), juga dirujuk sebagai pembangunan aplikasi kitaran hayat atau di
dalam bahasa inggeris application development life cycle. Ia adalah istilah yang
digunakan dalam bidang kejuruteraan sistem, sistem maklumat dan kejuruteraan perisian
bagi menggambarkan satu proses untuk merancang, mencipta, menguji dan
melaksanakan sistem maklumat. Konsep system development life cycle (SDLC) ini boleh
digunakan untuk pembangunan pelbagai perkakasan dan konfigurasi perisian; dan
sebagai satu sistem ia boleh terdiri daripada perkakasan sahaja, perisian sahaja, atau
77%
8%
9%6%
Peratusan Pilihan Skala
Sangat Bersetuju
Bersetuju
Tidak Bersetuju
Sangat Tidak Bersetuju
23
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
24/60
gabungan kedua-duanya.
Rajah 5. Model System Development Life Cycle (SDLC)
Merujuk kepada Taylor (2004) "the project life cycle encompasses all the activities of
the project, while the systems development life cycle focuses on realizing the product
requirements".
3.8 Perlaksanaan Projek
Projek ini telah dilaksanakan dengan mengilut aktiviti-aktiviti yang telah
dirancangkan.
3.8.1 Sesi Percambahan Fikiran
Peringkat fasa pertama pembangunan projek ini ialah dengan sesi percambahan
fikiran atau ‘Brain Storming’. Setelah sesi perbincangan dan sesi percambahan fikiran
24
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
25/60
banyak input yang telah diberikan dan ahli mesyuarat telah memutuskan untuk
membangunkan sebuah sistem aplikasi ICT yang diberi nama ‘Key Information Storage
System’ atau singkatannya KISS berdasarkan keperluan dan pandangan daripada
pengerusi mesyuarat.
Rajah 6. Carta Alir Proses Percambahan Fikiran
Hasil keputusan perbincangan tersebut beberapa perkara telah diputuskan adalah
seperti berikut;
25
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
26/60
i. Kaji selijik keperluan pengguna dan sistem perlu dibuat untuk mencapai objektif
pembangunan sistem.
ii. Perancangan projek dan pembentangan kertas kerja projek.
3.8.2 Aktiviti Pengumpulan Maklumat
Pada peringkat fasa kedua ini, maklumat-maklumat yang berkaitan dengan
pembangunan pangkalan data, perisian dan peralatan yang digunakan telah dapat
dikumpulkan. Langkah-langkah yang bersesuaian juga telah dirangka bagi
membangunkan projek ini adalah seperti berikut;
i. Maklumat berkaitan dengan rekod penyimpanan kunci dengan merujuk kepada
sistem konvensional sediaada seperti buku rekod peminjaman dan pemulangan
kunci dan lain-lain.
ii.
Maklumat berkaitan perisian yang diperlukan dengan merujuk kepada perisian
yang terdapat di institut atau sumber-sumber lain.
iii. Maklumat berkaitan perkakasan yang diperlukan dengan merujuk kepada
perkakasan yang terdapat di institut seperti server.
3.8.3 Gambaran Fizikal Kemudahan ICT ILP Miri
Kemudahan ICT di Institut Latihan Perindustrian Miri terdiri daripada rangkaian
Wide Area Network (WAN) JTM Net yang menyambungkan rangkaian institut dengan
institusi ILJTM yang lain di sebelah luar (Public Network) dan sebelah dalam (Private
Network) terdiri daripada rangkaian yang menyambungkan bilik server utama dengan
26
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
27/60
lapan bahagian utama iaitu Blok Pentadbiran, Perpustakaan, Bengkel Teknologi
Maklumat, Bengkel Teknologi Telekomunikasi, Bengkel Teknologi Elektrik, Bengkel
Teknologi Penyejukbekuan dan Penyamanan Udara, Bengkel Rekabentuk Produk
Industri, Bengkel Pemasangan Paip Minyak Gas dan Asrama. Oleh yang demikian
sistem ‘Key Information Storage System (KISS)’ ini mudah untuk diakses di mana-mana
sahaja di dalam kawasan institut.
Rajah 7. Gambarajah fizikal perkakasan server dan rangkaian ILP Miri
3.8.4 Server based vs Standalone
Berikut adalah jadual perbandingan (jadual 6) yang dibuat berkenaan sistem
aplikasi ICT yang dijalankan secara ‘server based’ dan ‘standalone’.
27
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
28/60
Jadual 6. Jadual perbandingan sistem ‘server based’ dan ‘standalone’.
Berdasarkan perbandingan yang telah dibuat, pembangunan Key Information Storage
System (KISS) ini diputuskan untuk menjadi sistem server based.
Bil. Perbandingan Kelebihan Kekurangan Keputusan
1. Sistem rekodkunci
berkomputer
(standalone)
Direkod pada computer pegawai yang
bertanggungjawab
Hanya pengguna
computer
tersebut dapat
melihat statuskunci.
Tidakditerima.
2. Sistem rekod
kunci
berkomputer
secara diatas
talian.( online
system).
Direkod pada pangkalan
data yang dibangunkan.
Dapat diakses oleh mana-
mana komputer yang
bersambung dengan sidtem
rangkaian setempat.
Cross Platform-boleh
dibuka pada mana-mana pc
walaupun menggunakan
Operating System (OS)
Berlainan.
Hanya
komputer yang
mempunyai
sambungan
kepada
rangkaian
setempat yang
boleh akses
kepada sistem.
Diterima.
28
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
29/60
3.8.5 Kerangka Pembangunan Key Information Storage System
Rajah 8. Kerangka konsep pembangunan KISS
Rajah di atas menunjukkan kerangka konsep untuk pembangunan sistem maklumat
penyimpanan kunci ini. Kerangka teori ini digunakan untuk menyokong lagi
pengetahuan tentang pembangunan sesebuah sistem.
3.8.6
Keperluan Sistem
Setelah mengenalpasti keperluan pengguna dalam pembangunan aplikasi
sistem, tumpuan kepada keperluan spesifikasi pekakasan dan keperluan untuk
membangunkan sistem. Berikut adalah perkakasan dan perisian yang diperlukan;
29
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
30/60
Bil
.Peralatan
1. Perkakasan Server (hardware)a. Server atau CPU
2. Perisian Se rver (XAMPP)a. Operating System (Windows Server atau Linux Server)
b. Apache Webserverc. Database (MySQL)
d. PHP- General Purpose Scripting Language for web or applicationdevelopment.
e. PERL - programming language originally developed for textmanipulation and now used for a wide range of tasks includingsystem administration, web development, network programming, GUI development, report development and more.
3. Client PC (with Windows Operating System or Linux OperatingSystem.)
a. Web Browser (IE, Firefox, Safari etc)
b. PDF Reader
4. Perkakasan untuk pembangunan aplikasi sistema. Komputer b. Perisian Dreamweaver
c. Perisian Adobe Photoshopd. Perisian Filezilla
Jadual 7. Senarai Peralatan diperlukan
Berdasarkan jadual 3 di atas, projek ini tidak melibatkan kos kerana
inftrastuktur dan kemudahan tersebut telah tersedia di ILP Miri. Aplikasi sistem KISS
ini memerlukan webserver untuk diakses oleh pengguna. XAMPP adalah keluaran
atau edaran perisian Apache Web Server yang boleh didapati secara percuma yang
mengandungi MySQL, PHP, dan Perl. Pakej XAMPP adalah dari sumber terbuka
telah dibuat supaya menjadi sangat mudah untuk memasang dan menggunakan.
Perisian Adobe Dreamweaver telah digunakan untuk membangunkan aplikasi KISS
manakala Adobe Photoshop telah digunakan untuk kerja-kerja rekaan grafik.
30
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
31/60
Pembangunan Aplikasi web adalah bergantung kepada web editor berdasarkan jenis
perisian yang biasa digunakan atau digemari, contohnya seperti Adobe
Dreamweaver, Microsoft Front Page, dan Coffee cup kerana perisian tersebut
adalah merupakan jenis ‘WYSIWYG’ (What You See Is What You Get).
3.9
Rekabentuk
Fasa ini merupakan fasa pemetaan rajah dengan mengaitkan pelbagai keperluan
pengguna kepada persekitaran perisian dan pelaksanaan keputusan diambil. Fasa ini
menumpukan kepada bagaimana perisian itu akan dibina dan mempunyai dua
peringkat iaitu;
i. Rekabentuk Sistem
Peringkat Rekabentuk Sistem mengambil kira spesifikasi sistem dan rekabentuk
seni bina sistem. Ini dilakukan dengan mentakrifkan satu siri komponen dengan apa
yang mereka lakukan dan bagaimana mereka berinteraksi dengan komponen lain.
Berikut adalah rekabentuk sistem yang telah dibuat;
31
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
32/60
Rajah 9. Rekabentuk sistem.
Rekabentuk sistem ini juga berdasarkan tiga spesifikasi tahap capaian pengguna yang
telah ditetapkan seperti jadual berikut:-
Tahap Capaian Pengguna Pengguna
1 Administrator
2 Pegawai yang dipertanggungjawab
3 Pengguna biasa
Jadual 8. Jadual klasifikasi tahap capaian pengguna.
32
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
33/60
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
34/60
kompleks dan teratur akan memudahkan pengguna melayari KISS ini dan seterusnya
memberikan kesan positif kepada penggunaan sistem ini.
3.10 Pembangunan Pangkalan Data
Kerja pembangunan pangkalan data adalah sebagai satu komponen kerja dalam
pembangunan sistem aplikasi. Kerja pembangunan pangkalan data ini biasanya bermula
dengan reka bentuk pangkalan data. Berikut adalah perkara-perkara yang perlu diambil
kira semasa proses pembangunan pankalan data;
i. Skema pangkalan data.
ii. Dokumen Spesifikasi Teknikal Pangkalan Data.
iii. Database Management System (DBMS) yang digunakan.
iv. Arkitektur teknikal (infrastruktur).
v. Matriks peranan pengguna (user role matrix).
vi. Database sizing parameter (for example: data population, transaction volume,
growth rate, how long data to be kept).
vii. Keperluan bukan-fungsian.
34
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
35/60
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
36/60
3.11 Pengaturcaraan
Membuat pengaturcaraaan menggunakan php script untuk setiap antaramuka
serta Link berdasarkan Rekabentuk Template seperti dinyatakan di atas.
Rajah 12. Carta Alir Konfigurasi Penyambungan Workstation, Application Server dan
Database Server.
36
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
37/60
3.12 Proses Kerja
Proses kerja yang telah dirancang telah dianalisis menggunakan Project Libre
daripada perisian sumber terbuka iaitu satu perisian yang dapat membantu pengurusan
projek dari penjadualan perjalanan, perlaksanaan, analisis pengiraan kos dan proses
kerja. Penggunaan perisian ini dapat menghasilkan Carta Gantt dan juga jadual
perlaksanaan projek ini.
Rajah 13. Antramuka aplikasi Project Libre
• Gantt Chart ( Rujuk Lampiran 1)
• Jadual Pelaksanaan ( Rujuk Lampiran 2)
37
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
38/60
3.13 Pemasangan
XAMPP adalah perisian sumber terbuka cross-platform pakej pelayan web yang
dibangunkan oleh komuniti sumber terbuka Apache Friends, yang mendukung banyak
sistem operasi, merupakan kompilasi atau gandingan dari beberapa program.
Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri
atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang
ditulis dengan bahasa pemprograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan
singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl.
Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web
server yang mudah digunakan yang dapat melayani penampilan halaman web yang
dinamik.
Rajah 14. Panel Kawalan XAMPP
38
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
39/60
Sistem ini dipasang pada server sedia ada yang mengunakan sistem operasi (Operating
System) Windows Server 2012 dan memerlukan aplikasi server berkut :-
3.13.1 Pelayan Web (Web Server)
Menggunakan pelayan web Apache (Apahe webserver) yang dapat dibuka oleh
pelbagai platfom pelayar web (web browser) yang boleh didapati dari sumber terbuka
(Open Source) Secara percuma.
Rajah 15. Apache Webserver
3.13.2 Pengkalan Data (Database Server)
Sistem ini menggunakan pelayan pangkalan data MySQL, merupakan pangkalan
data dari sumber terbuka (Open Source) yang boleh didapati secara percuma.
39
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
40/60
Rajah 16. Akses ke Pangkalan Data MySQL Menggunakan Web Browser
3.13.3 Pemprograman
Menggunakan pemprograman bahasa PHP (PHP Hypertext Preprocessor ) dan
PERL (Practical Extraction an Report Languange) yang amat sesuai untuk
pembangunan aplikasi atas talian yang menggunakan pelayan web (web based
application). PHP dan PERL juga amat mudah untuk digunakan bersama HTML untuk
menghasilkan laman yang dinamik dan menarik.
Rajah 17. Konfigurasi pemprograman bahasa PHP (PHP Hypertext Preprocessor )
40
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
41/60
3.13.4 Penyunting Aturcara
Projek ini menggunakan perisian Adobe Dreamweaver sebagai perisian
penyunting HTML Perisian ini merupakan editor kod yang juga menyokong beberapa
bahasa pengaturcaraan lain termasuk PHP dan Java Script. Adobe Dreamweaver,
dulunya dikenali sebagai Macromedia Dreamweaver ialah atur cara penyunting HTML
yang diperkembangkan oleh Macromedia (kini diambil alih oleh Adobe). Ia merupakan
sistem penyuntingan yang menggabungkan daya pengeluaran WYSIWYG (What You
See Is What You Get) dengan kuasa pengawalan kod HTML. Penggunaan perisian ini
penting bagi mendapatkan hasil pengatucaraan HTML yang profesional dan selamat.
Beroperasi dalam persekitaran Microsoft Windows, ia membantu pereka web
membangunkan halaman web berbentuk static dan dynamic serta dapat melakukan
penyelenggaraan sintaks dan kod web dengan mudah berbanding notepad. Ini kerana
setiap sintaks di ‘highlight’ atau diwarnakan bagi memudahkan proses pemeriksaan dan
pengecaman bahasa pengaturcaraan (programming) yang dilakukan. Perisian tersebut
juga sesuai untuk membuat bahasa pengaturcaraan yang lain seperti C++ dan Java.
Rajah 18. Paparan Adobe Dreamweaver
41
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
42/60
3.13.5 FileZilla
Perisian ini merupakan perisian File Transfer Protocol (FTP) yang memudahkan pereka
web memuat naik laman web atau pengaturcaraan ke dalam web server. FileZilla adalah
percuma dan merupakan perisian sumber terbuka. Perisian FTP ini adalah jenis cross-
platform, yang terdiri daripada FileZilla Pelanggan (FTP client) dan Pelayan FileZilla
(FTP Server). Binari tersedia untuk Windows, Linux, dan Mac OS X. Ia menyokong
aplikasi FTP, SFTP, dan FTPS (FTP lebih SSL / TLS).
Rajah 19. Paparan utama FileZilla
Peringkat Ketiga – menghasilkan paparan bagi halaman web dan hubungkait
dengan pengkalan data dengan menggunakan Notepad++. Bagi penghasilan paparan
halaman web berbentu statik, pengkaji mengunakan kod Hyper Text Markup Language
(HTML) sebagai bahasa pengaturcaraan. Bagi halaman web berbentuk dinamik yang
42
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
43/60
berhubung dengan pengkalan data (MySQL), bahasa PHP digunakan dan Javascript
untuk penghasilan hubungkait tersebut. Ini dapat dilihat pada halaman log masuk
(login), panel utama pengguna dan sebagainya..
Peringkat Terakhir – menyusun dan mengemaskini pautan halaman KISS. Semua
halaman utama dan pautan yang telah dibangunkan disusun dan dikemaskini supaya
mudah difahami oleh pengguna ketika melayari laman web aplikasi KISS ini. Halaman
aplikasi KISS yang telah dibangunkan dimuat naik (upload) ke dalam pelayan web.
Proses muat naik data dilakukan dengan mengunakan perisian FTP client jenis FileZilla.
Sebarang penambahbaikan dan pautan di saat akhir pula boleh dilakukan segera
menerusi perisian Adobe Dreamweaver. Berikut adalah paparan halaman aplikasi KISS;
Rajah 20. Paparan Utama Panel Pengguna KISS
43
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
44/60
3.14 Kos Keseluruhan Projek.
Secara keseluruhan kos untuk pembangunan sistem KISS ini tidak melibatkan
sebarang kos. Ini disebabkan segala perisian dan perkakasan merupakan item yang sedia
ada di ILP Miri bagi tujuan latihan dan aset alih kerajaan. Namun begitu, berikut adalah
senarai utama (masterlist ) peralatan, mesin, material yang diperlukan dan digunapakai
untuk tujuan projek pembangunan sistem KISS tersebut.
Bil Perkara Unit Kuantiti kos/
unit
(RM)
Jumlah kos
(RM)
Catatan
1 Tag Kunci buah 1000 2.00 2000.00 Sedia ada-
mengikut
anggaran bilik
yang ada di ILP
Miri
2 Komputer-
Multimedia
Desktop
(Workstation)
HP DC 7600
set 1 2000 2000.00 Sedia ada-
untuk instalasi
perisian KISS
3 Rak kunci
kayu
bertingkat
(dilabelkan
mengikut
lokasi)
buah 1 1000 1000.00 Sedia ada-
tempat
penyimpanan
kunci
4 Server- Web
Server HP
ML 570G4
buah 1 105,87
2.00
105,872.00 Sedia ada-
server ILP Miri
untuk pengkalandata
5 PerisianAdobe Dream
Weaver CS 5
(bahan
latihan)
set 1 1292.25 1292.25 Sedia ada- pembangunan
perisian
Total
(RM)
112164.25
Jadual 9. Anggaran kos projek.
44
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
45/60
3.15
Pengujian Sistem
Pengujian sistem aplikasi dijalankan untuk menguji tahap keberkesanan dan
kebolehpercayaan (reliability) sistem menggunakan kaedah pengujian seperti :-
i) Crash Test
ii) Speed Test
iii) Local Access
iv) External Access
3.16 Perlaksanaan
Perlaksanaan pengunaan sistem ini dijalankan selepas sistem yang telah berjaya
dibangunkan melepasi semua pengujian sistem secara keseluruhan. Proses ini juga
penting bagi mendapatkan petunjuk sebenar kepuasan pengguna melalui kajian tahap
kepuasan pengguna di dalam bab 5. Pegawai dan kakitangan yang terlibat juga perlu
diberi tunjuk ajar dan panduan tentang cara-cara yang betul menggunakan aplikasi
sistem yang dibangunkan. Oleh itu satu risalah atau buku panduan pengguna (Rujuk
Lampiran 3) juga telah dihasilkan bagi memudahkan pengguna baru dan sediada
membuat rujukan jika terdapat masalah dan sebagainya.
45
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
46/60
BAB 4
PENEMUAN & ANALISIS HASIL PROJEK
4.1 Pengenalan
Bab ini akan menerangkan berkenaan penemuan hasil projek, analisis terhadap
data-data yang diperolehi dan ulasan terhadap penemuan yang diperolehi daripada
projek yang dilaksanakan. Di dalam bab ini juga akan menghuraikan lebih lanjut
mengenai hasil dan penemuan yang diperolehi semasa proses-proses pengujian
dilakukan (fasa demonstrasi).
4.2 Gambarajah Projek
Rajah di bawah ini menunjukkan grafik antaramuka (interface) sistem Key
Information Storage System (KISS). Simbol bibir yang berwarna merah merupakan
simbolik kepada singkatan nama sistem (KISS) dan sebagai daya tarikan serta
penegasan kepada para pengguna. Ini juga bertujuan untuk menampakkan kelainan
terhadap sistem-sistem yang sedia ada dibangunkan dalam sektor awam serta
menonjolkan elemen komersial pada sistem ini.
46
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
47/60
Rajah 21. Antaramuka login pengguna sistem KISS
4.3 Hasil Penemuan fasa Demonstrasi
Beberapa ujian telah dilakukan di dalam fasa ini iaitu ujian komponen, ujian
antaramuka, ujian sistem, ujian penerimaan dan ujian pelepasan. Berikut adalah hasil
penemuan berdasarkan ujian tersebut.
47
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
48/60
Rajah 22. Entity Relationship Diagram (ERD) Rekabentuk Komponen
Hasil daripada kajian terhadap rekabentuk komponen, struktur hubungkait entiti
terbahagi kepada 3 klasifikasi pengguna iaitu pengguna biasa, pengguna berautoriti
dan pentadbir sistem. Berikut adalah gambarajah entiti tersebut;
48
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
49/60
i) Entity Relationship Diagram (ERD) bagi pengguna biasa (access level 3)
Rajah 23. Entity Relationship Diagram bagi pengguna biasa (access level 3)
49
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
50/60
ii. Entity Relationship Diagram (ERD) bagi pengguna Pengajar
Rajah 24. Entity Relationship Diagram bagi pengguna Pengajar
50
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
51/60
iii. Entity Relationship Diagram (ERD) bagi pengguna Pentadbir Sistem
Rajah 25. Entity Relationship Diagram bagi pengguna Pentadbir Sistem
51
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
52/60
Paparan pertama atau l og i n page semasa sistem diakses oleh pengguna,
sistem meminta pengguna (User ) untuk memasukkan nama pengguna dan
katalaluan. Sistem akan mengenalpasti nama, katalaluan dan tahap akses pengguna
sama ada pengguna biasa, pegawai yang dipertanggungjawab atau pentadbir sistem.
Sekiranya sistem mengenalpasti pengguna adalah pengguna biasa, maka pengguna
tersebut hanya dapat mengakses carian dan rekod peminjaman dan pemulangan sahaja
tanda dapat membuat perubahan pada rekod tersebut.
Bagi pengguna yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga rekod kunci maka
pengguna tersebut dapat mengakses rekod kunci, rekod bangunan dan rekod
peminjaman dan pemulangan kunci. Pengguna tersebut juga dapat menambah,
membuang dan mengedit rekod-rekod tersebut.
Manakala bagi pentadbir sistem atau administrator pula, akan dapat mengakses
rekod kunci, rekod bangunan, rekod peminjaman dan pemulangan kunci dan profil
pengguna. Pentadbir sistem dapat menambah, membuang dan merekod rekod-rekod
tersebut, dan juga pentadbir sistem dapat meluluskan (approve) pengguna yang
berdaftar dan menetapkan semula katalaluan pengguna.
4.4 Penilaian Prestasi Sistem
Sepanjang pembangunan dan pelaksanaan beberapa sifat-sifat yang telah dipilih
untuk mewakili petunjuk prestasi seperti berikut;
52
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
53/60
i. Bilangan carian (queries).
ii. Bilangan transaksi peminjaman dan pemulangan.
2011
(Apr - Dis)
2012 2013 2014
Queries 1130 960 1750 930
Transaksi 2940 780 1050 1530
Jadual 10. Bilangan carian (queries) dan transaksi
Jadual 10 di atas menunjukkan kekerapan penggunaan sistem yang telah dibangunkan
oleh pengguna-pengguna yang telah didaftarkan.
4.5 Ciri-ciri Unik dan Keistimewaan Projek
Sistem ini dibekalkan dengan tahap capaian yang berbeza bagi pengguna
mengikut peringkat authorization yang merujuk kepada bidang kuasa dan tugas
seseorang individu di organisasi tersebut. Ianya bertujuan untuk langkah keselamatan
dan pemantauan yang berterusan daripada pihak yang bertanggungjawab. Aspek
keistimewaannya pula, sistem ini dibangunkan khas dalam versi bahasa Melayu. Kita
sedia maklum dengan sistem yang ada di pasaran kebanyakannya adalah dalam versi
bahasa Inggeris. Ini menimbulkan sedikit masalah kepada sesetengah pengguna yang
tidak menguasai bahasa tersebut untuk memahami dan menggunakan sistem yang ada
kerana disebabkan halangan bahasa. Atas kesedaran tersebut, kami telah berjaya
membangunkan hampir 95% komponen yang terdapat pada sistem ini untuk versi
bahasa Melayu dan sekaligus ia dilihat lebih bersifat mesra pengguna untuk semua
53
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
54/60
golongan tanpa membataskan ras, taraf pendidikan dan pangkat dalam sesebuah
organisasi. Namun demikian, terdapat sedikit penggunaan terma dalam bahasa Inggeris
masih digunapakai bagi menggelakkan sebarang kekeliruan daripada segi istilah
teknikalnya kepada pengguna. Bagi perancangan di masa hadapan, penambahbaikan
akan dilakukan untuk mewujudkan aplikasi sistem dalam versi dwi bahasa agar ia dapat
diterima dengan lebih meluas lagi dalam dunia korporat.
4.6 Kesimpulan
Projek Key Information Storage System (KISS) telah dibangunkan dalam
tempoh dua bulan tiga minggu tanpa melibatkan sebarang kos. Segala pengurusan kunci
di ILP Miri dapat ditadbir urus dengan sistematik dan berkesan. Di samping itu
kerjasama yang diberikan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan dengan
pengurusan kunci sangat membantu dalam merungkaikan permasalahan yang dihadapi.
Komitmen tinggi yang ditunjukkan oleh team project juga merupakan kunci utama
kepada kejayaan pembangunan aplikasi sistem ini. Segala ilmu pengetahuan dan
kemahiran yang ada dipraktikkan untuk memastikan projek ini menjadi satu realiti. Ini
dikuatkan lagi dengan sokongan oleh Pengarah ILP Miri, En. Mohd Faizal Bin Tokeran
yang banyak membantu dalam menjayakan projek ini. Diharapkan projek (sistem) ini
pencetus kepada pembudayaan inovasi dan ICT di kalangan warga ILP Miri secara
khasnya dan juga seluruh ILJTM di Malaysia umumnya. Dalam pada itu, sistem ini
secara tidak langsung juga boleh membantu menggerakkan Amalan 5S di setiap
organisasi yang menggunakan sistem ini.
54
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
55/60
BAB 5
PERBINCANGAN DAN CADANGAN
5.1 Pengenalan.
Bab ini menerangkan hasil penemuan projek, cadangan-cadangan yang boleh
dilaksanakan di masa akan datang serta menerangkan kesimpulan keseluruhan projek
dan dan kerja-kerja yang telah dilaksanakan.
5.2 Perbincangan hasil maklumbalas pengguna.
Berikut adalah jadual maklumbalas pengguna mengenai implementasi dan penggunaan
sistem ini yang diambil dari 30 orang responden.
Bil. Soalan Ya % Tdak %
1 Berpuashati 29 97 1 3
2 Menjimatkan Masa 27 90 3 10
3
Menjimatkan kos dan memenuhi
amalan QE5s25 83 5 17
4
Meningkatkan penggunaan
kemudahan ICT27 90 3 10
5 Tidak memberi kesan 5 17 25 83
Jadual 11. Maklumbalas implementasi penggunaan sistem
55
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
56/60
Berdasarkan jadual kepuasan pengguna, 97 peratus responden berpuashati
dengan sistem yang telah dibangunkan. Daripada maklumat tersebut 90 peratus
bersetuju sistem yang telah dibangunkan memudahkan dan menjimatkan masa proses
peminjaman kunci. Ini kerana sistem manual yang digunakan sebelum ini memerlukan
pegawai yang bertanggungjawab untuk memeriksa rekod kunci sebelum dapat memberi
kunci yang tepat kepada peminjam. Pegawai bertanggungjawab juga perlu menyemak
buku rekod peminjaman dan pemulangan kunci jika kunci yang ingin dipinjam tidak
berada dalam petak kunci tersebut.
83 peratus pula berpendapat ia dapat menjimatkan kos operasi kerana
penjimatan dari segi penggunaan kertas untuk borang-borang yang perlu diisi semasa
membuat peminjaman atau pemulangan. Ini bertepatan dengan amalan QE5s yang
diamalkan di institut ini yang menekankan pentingnya amalan pemuliharaan alam
sekitar dengan kaedah mengurangkan penggunaan kertas dalam menjalankan proses
kerja, urusan pengurusan dan pentadbiran, proses pembelajaran dan sebagainya.
Manakala 90 peratus bertuju bahawa penggunaan sistem ini dapat
mengoptimumkan penggunaan infrastruktur ICT yang terdapat di institut ini dan
memudahkan kakitangan insititut ini untuk membuat urusan penggunaan kunci
terutamanya di asrama.
Sebanyak 17 peratus lagi responden berpendapat sistem yang digunakan ini
tidak memberi apa-apa faedah kepada institut ini kerana tidak terlibat dengan apa-apa
aktiviti yang melibatkan kunci.
56
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
57/60
Rajah 26. Graf kajiselidik implementasi dan penggunaan sistem.
5.3 Cadangan penambahbaikan sistem.
Daripada borang maklumbalas pengguna mengenai implementasi dan
penggunaan sistem, respoden telah memberikan komen dan cadangan yang positif
mengenai sistem yang telah dibangunkan. Olehitu, semua cadangan yang telah
diberikan telah dibincangankan dan beberapa cadangan yang baik telah diterima untuk
penambahbaikan dimasa akan datang.
Projek ini dapat dipertingkatkan lagi dengan penambahan beberapa ciri lain.
Antara yang dicadangkan ialah penambahan kemudahan laporan yang mengikut format
yang tertentu bagi memudah ia untuk rujukan audit dan sebagainya.
0
20
40
60
80
100
120
B e r p u a s h a t i
M e
n j i m a t k a n M a s a
M
e n j i m a t k a n k o s
M e n i n g k a t k a n p e n g g u n a a n
k e m u
d a h a n I C T
T i d a k
m e m b e r i k e s a n
1 2 3 4 5
Ya
%
Tdak
%
57
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
58/60
. Cadangan untuk rekod penyelenggaraan tombol yang telah ditukar juga boleh
diwujudkan bagi memudahkan semakan dan audit oleh bahagian BPPA untuk
mendapatkan statistik yang tepat. Ia juga bertujuan bagi mendapatkan nilai perbelanjaan
yang telah dikeluarkan untuk penyelenggaraan tombol pintu.
5.2 Kesimpulan
Projek ‘Key Information Storage System’ ini adalah projek yang dibangunkan
bagi menjimatkan masa operasi sesuatu tugas, selaras dengan amalan QE-5s untuk
meningkatkan produktiviti dan kecekapan pengurusan disamping tanggungjawab
organisasi terhadap alam sekitar. Projek ini juga dapat meningkatkan pengetahuan dan
pendedahan baru kepada pengguna dalam perlaksanaan dan penggunaan projek ini.
Secara keseluruhannya projek ini dapat mencapai objektif projek
58
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
59/60
RUJUKAN
1. Trevor, L. Y. (2010), Pengurusan Projek yang Berjaya. Kuala Lumpur: Institut
Terjemahan & Buku Malaysia.
2. Suhaimi, I. et all (1999), Kejuruteraan Perisian. Skudai: UTM Press.
3. Juhana, S., Mohd, S. O., & Moi L. T., (2008), Organisasi Maklumat. Skudai :
UTM Press.
4. Mohd, S. O., Lizawati, M.Y., Suraya, M. & Syed, N. H. (2010) Pengaturcaraan
Web Hypertext Preprocessor (PHP) Skudai: UTM Press.
5. Halina, M. D., Ab Razak, C. H., Md Hafiz, S., Mohd, S. O., Nor Hawaniah, Z.,
Roliana, I. & Mahadi B. (2011) Sistem Pangkalan Data. Skudai : UTM Press.
6. McGrath M. (2012), PHP & MySQL in easy steps. New York: In Easy Steps.
7. Connolly, T. M. (2010), Database systems a practical approach to design,
implementation, and management 5th ed.: Pearson Education.
8. Microsoft Inc. (2012). Installing & Configuring Windows Server 2012, Microsoft
Learning Instructor Manual Book.
59
8/19/2019 Laporan Projek Bahagian 2
60/60
9. Robek, M. F., Brown, G. F. & Stephens, D. O. (1996). Instructor’s Manual for
Information and Records Management: Document-Based Information System. ed. Ke-
4. New York: glencoe.
10. Arkib Negara Malaysia (2003). Dasar Pengurusan Rekod Dan Arkib Elektronik.
Kuala Lumpur: Percetakan Nasional.
11.
Linda V. K., Theresa A. S. & Vince K. (2001). System Development
Methodologies for Web Enable E-Bisness: A Customization Paradigm. USA: Idea
Group Publishing.
12. Tarek S. Khaled E. (2005). Advances in Systems, Computing Sciences and Software
Engineering. Netherlands: Springer.
Top Related