Majlis Amanah Rakyat

SISTEM PENGAMBILAN UPIM (SPUPIM)

PANDUAN PENGGUNA (Pengguna Kolej KPM/IKM/KKTM)

Bahagian Teknologi Maklumat (BTM)

September 2012

Mukasurat | 1

PANDUAN PENGGUNA

KANDUNGAN

A. MODUL PENGGUNA m/s 1. Pengenalan

1.1. Latarbelakang 2 1.2. Ringkasan Pemahaman 2 1.3. Skop 2

2. Laman Login Sistem 4

3. Senarai Modul Sistem

3.1 Modul Pemprosesan 3.1.1 Pendaftaran 5 3.1.2 Permohonan Manual 7

3.2 Modul Pengurusan Fail Induk

3.2.1 Senarai Input Fail Induk 9 3.2.2 Semakan Input Fail Induk 11 3.2.3 Pengesahan Fail Induk 15 3.2.4 Senarai Batch Fail 20 3.2.5 Proses Janaan input fail SMBM dan penghantaran fail input 21

ke SMBM (PROSES AUTO) 3.2.6 Pengesahan Semakan LPP6 21

3.3 Modul Pengguna

3.3.1 Skrin Tukar Katalaluan 19 4 Lampiran

4.1 Carta alir proses pengurusan fail induk 4.2 Carta Alir proses permohonan manual 4.3 Contoh email proses edit (Borang Edit) 4.4 Contoh email proses final (Borang Final)

Mukasurat | 2

1. Pengenalan 1.1 LatarBelakang SPUPIM adalah sistem berkomputer utama yang digunakan dalam proses

pengambilan pelajar lepasan SPM, STPM, Sijil dan Pra Diploma ke institusi pendidikan MARA. SPUPIM adalah proses berkomputer bagi urus tadbir pengambilan pelajar ke institusi pendidikan MARA.

1.2 Ringkasan Pemahaman

Urus tadbir pengambilan pelajar ke institusi pendidikan MARA bergantung

sepenuhnya kepada SPUPIM

SPUPIM digunakan oleh Pengawal Program institusi pendidikan MARA, institusi-

institusi pendidikan MARA, Bahagian Kewangan, Bahagian Teknologi Maklumat dan

permohonan dari orang awam

1.3 Skop

Pengawal Program memerlukan functions merekodkan data seperti berikut: Pengurusan pengguna

Penetapan direktori Am. Contoh seperti senarai institusi, senarai program dan

kelayakan.

Membolehkan dokumen yang diperlukan dimuat naik ke sistem seperti dokumen iklan,

dokumen perjanjian dan panduan program yang ditawarkan

Dokumen yang dimuat naik boleh dicetak secara online

pengurusan data permohonan dahulu dan terkini

pengesahan data pemohon untuk pelajar lepasan MRSM

Muat naik keputusan peperiksaan. (SPM/Sijil/Pra Diploma )

Pengurusan tempoh permohonan

Pengurusan program mengikut institusi pendidikan MARA

Muat naik data pemohon yang membuat permohonan melalui Sistem UPU

Permohonan memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

Dapat membezakan jenis pemohon mengikut program dan syarat kelayakan

Permohonan lepasan IKM, lepasan PIP KPM (Sijil ke Diploma)

Pengurusan permohonan mengikut sesi pengambilan.

Semakan Senarai Hitam MARA – ibu/bapa/penjaga

Semakan pemohon yang pernah belajar dan berhenti/gagal/tamat pengajian KPM tidak

ditawarkan di KPM. Pemohon yang pernah belajar dan berhenti/gagal/tamat pengajian

IKM/KKTM tidak ditawarkan IKM/KKTM

Pemohon perlu memohon program yang lebih tinggi dari kelayakan yang telah ada.

contoh pemohon yang mempunyai Diploma tidak boleh memohon diploma lagi.

Mana-mana pemohon yang pernah berhenti/gagal di mana-mana institusi seperti KPM

masih boleh ditawarkan di institusi yang lain contoh KKTM.

Pengemaskinian permohonan perlu input gabungan no. siri permohonan dan no kad

pengenalan

Sistem berupaya membantu pemilihan program mengikut kelayakan pemohon (Sistem

Bantuan Keputusan)

Mukasurat | 3

Kelayakan dan Merit memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

Proses kelayakan boleh dibuat secara „Real Time‟ iaitu permohonan yang diterima,

pihak pentadbir sistem boleh melihat terus pemohon layak atau tidak. Paparan dalam

bentuk senarai.

Proses kelayakan juga boleh dibuat secara longgok (Batch) mengikut keperluan

pentadbir sistem.

Pengiraan Merit berdasarkan kriteria yang ditetapkan semasa penetapan

semakan proses kelayakan dibuat di “Back End”

Ranking (Data telah wujud) memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

Berdasarkan keputusan Merit dan program

Semakan proses kelayakan dibuat di “Back End”

Penempatan memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

Penempatan yang dicadangkan oleh sistem

Pengawal program boleh membuat penempatan secara manual

Penempatan secara manual hanya untuk calon yang layak sahaja boleh dilakukan

mengikut individu dan batch

Semakan Permohonan dan Surat Tawaran memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

Cetak surat tawaran secara online

Pengesahan setuju terima dan maklumat bayaran proses

Cetak dokumen. Contoh, Surat perjanjian dan buku panduan

IKM/KKTM – menggunakan wang pos

KPM – menggunakan resit bayaran MARA

Pendaftaran memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

Merekod pemohon yang mendaftar mengikut tawaran yang diberi

Statistik pemohon yang berdaftar dan tidak berdaftar

Semakan dokumen

Masukkan dan semak maklumat nombor akaun bank

Penyediaan data untuk pewujudan fail induk memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

Janaan Nombor akaun pelajar

Menjana data untuk LPP4 dan LPP6

Laporan memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

Jumlah Pemohon mengikut program

Senarai pemohon ikut IPMa

Jumlah pemohon yang mendaftar mengikut institusi dan program

Senarai Semua pemohon

Bilangan Pelajar yang ditawarkan

Bil. Pelajar membuat pengesahan setuju terima tawaran

Status Pemohon

Mukasurat | 4

2. Laman Login Sistem Untuk membuat capaian ke sistem :- Sistem akan paparkan skrin seperti di bawah :-

Langkah-langkah Penggunaan: i) Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan untuk akses sistem. ii) Klik butang Masuk untuk capaian Sistem SPUPIM. Laman dan mesej akan

dipaparkan di skrin. iii) Klik butang Semula untuk login semula sekiranya ingin menukar ID Pengguna dan

KataLaluan. iv) Klik Pautan Panduan Pengguna untuk membuka dokumen panduan pengguna

sistem. v) Klik pautan lupa kata laluan untuk resetkan katalaluan. Skrin di bawah akan

dipaparkan. Id Pengguna dan kad pengenalan perlu dimasukkan dan klik button reset untuk sistem resetkan katalaluan kepada id pengguna(nombor gaji).

Mukasurat | 5

3. Kategori bagi Pentadbir Sistem Kolej Modul Utama Untuk Pentadbir Sistem Kolej Setelah selesai membuat login sistem, sistem akan paparkan skrin seperti dibawah.

Langkah-langkah Penggunaan: i) Klik setiap menu yang dipaparkan dan skrin mengikut menu yang dipilih akan dipaparkan. ii) Antara Menu utama yang terdapat pada kategori pengguna Pentadbir Sistem kolej adalah

Pemprosesan, Pengurusan Fail Induk, Pengguna. iii) Klik pautan Keluar untuk pengguna keluar daripada sistem ini. 3.1 Menu Pemprosesan 3.1.1 Submenu Pendaftaran

Mukasurat | 6

Langkah-langkah Penggunaan: i) Skrin boleh dicapai melalui menu Pendaftaran. ii) Klik pada Drop Down List Program untuk memilih program . iii) Senarai pelajar mengikut program yang dipilih akan dipaparkan

iii) Klik link Data Excel untuk mengekspot senarai pelajar yang dipaparkan ke dalam fail

excel. iv) Pengguna boleh membuat carian pelajar melalui no kad pengenalan. Masukkan no kad

pengenalan pada text box dan klik butang ”Semak”. Maklumat pelajar akan dipaparkan seperti di bawah.

Mukasurat | 7

v) klik ikon untuk mengemaskini maklumat status pendaftaran dan dokumen lengkap. Maklumat pelajar akan kelihatan seperti skrin di bawah:

vi) klik Drop Down List untuk maklumat Dokumen lengkap dan tag daftar, dan masukkan no

ID Pelajar dan No. Resit bayaran pada runagan yang disediakan.

vii) Klik ikon untuk menyimpan perubahan yang dibuat atau klik ikon untuk batalkan perubahan yang dibuat pada rekod pelajar tersebut.

3.1.2 Submenu Permohonan Manual

i) Skrin boleh dicapai melalui menu Permohonan Manual. ii) Klik pada link Permohonan Manual untuk memaparkan skrin seperti di bawah .

Mukasurat | 8

Langkah-langkah Penggunaan:

i) Modul permohonan manual diwujudkan untuk membolehkan pelajar yang tidak membuat permohonan malalui sistem Online SPUPIM semasa permohonan dibuka, diwujudkan rekod dalam sistem SPUPIM.

ii) Masukkan no kad pengenalan pelajar dan klik butang ”Hantar”. iii) Jika ingin kembali ke menu utama sistem klik butang ”Menu Utama Sistem” iv) Jika maklumat pelajar telah wujud, maklumat pelajar tersebut akan dipaparkan. v) Jika maklumat pelajar belum wujud, tiada maklumat akan dipaparkan.

vi) Klik pada butang ”Permohonan” skrin di bawah akan dipaparkan

Mukasurat | 9

vii) Lengkapkan maklumat yang diperlukan seperti maklumat Peribadi, IbuBapa,

Akademik, Program yang dipilih dan perakuan viii) Setelah selesai memasukkan maklumat yang diperlukan, klik Tab Keluar. ix) Pengguna akan dipaparkan manu utama sistem. x) Setelah maklumat pelajar telah wujud dalam sistem, pihak koleh perlu maklumkan

kepada pengawal Program (BKT,BPT) untuk membuat proses penempatan manual. xi) Setelah pengawal program membuat penempatan manual, pelajar perlu membuat

pengesahan setuju terima tawaran melalui skrin semakan permohonan. Rujuk lampiran 1 untuk carta aliran permohonan Manual.

3.2 Menu Pengurusan fail induk, 3.2.1 Submenu Senarai Input Fail Induk (PT HEP)

Mukasurat | 10

Langkah-langkah Penggunaan:

i) Senarai input fail induk memaparkan maklumat pelajar yang telah disahkan berdaftar dan dokumen lengkap sahaja seperti perkara 3.1.1

ii) Pelajar yang belum disahkan berdaftar dan dokumen lengkap tidak akan dipaparkan pada senarai ini.

iii) Klik Drop Down List Program untuk memilih program. Apabila program dipilih, senarai pelajar didalam program tersebut akan dipaparkan seperti skrin di bawah.

iv) Klik pada No Kad pengenalan pelajar untuk mengemaskini maklumat penjamin dan

akaun bank pelajar. Skrin dibawah akan dipaparkan.

Mukasurat | 11

v) Skrin akan memaparkan maklumat peribadi dan maklumat ibu/bapa/penjaga pelajar. vi) Seterusnya klik pada Radio button maklumat penjamin samada penjamin adalah

bapa, ibu, penjaga atau lain-lain (cth: Abang,kakak). vii) Jika penjamin adalah bapa,ibu atau penjaga, maklumat sedia ada akan dipaparkan.

Jika penjamin adalah selain dari ibu,bapa dan penjaga, pengguna perlu masukkan maklumat tersebut seperti nama, nokp, alamat,poskod, bandar, negeri, telefon rumah dan telefon bimbit.

viii) Seterusnya pengguna pilih nama bank dengan klik Drop Down List ix) Masukkan nombor akaun bank pada rungan yang disediakan. x) Seterusnya pada ruangan maklumat pengesahan, pengguna perlu klik check box

pewujudan fail induk untuk memastikan status input pelajar ini menjadi lengkap. xi) Jika terdapat maklumat yang belum di isi, status input akan menjadi tidak lengkap

3.2.2 Submenu Senarai Semakan Fail Induk (PTK HEP)

Mukasurat | 12

Langkah-langkah Penggunaan:

i) Senarai semak fail induk memaparkan maklumat pelajar yang telah berstatus lengkap pada skrin senarai input fail induk seperti perkara 3.2.1

ii) Pelajar yang belum yang belum berstatus ‟lengkap‟ tidak akan dipaparkan pada senarai ini.

iii) Pegawai penyemak perlulah klik pada menu Senarai semak fail induk dan memilih Program untuk melihat senarai pelajar yang telah sedia untuk dibuat semakan. Senarai pelajar disusun mengikut pilihan program. Paparan skrin adalah seperti rajah di bawah:

iv) Skrin memaparkan maklumat bilangan rekod yang telah dibuat semakan dan rekod yang belum dibuat semakan. Kemudahan carian melalui no. KP juga disediakan untuk memudahkan pengguna membuat carian rekod pelajar dengan lebih pantas.

v) Maklumat terperinci pelajar boleh dilihat melalui klik Link pada no.KP. Skrin berikut akan dipaparkan

Mukasurat | 13

vi) Jika pengguna ingin membuat pengemaskinian maklumat, maka butang radio button perlu dipilih untuk memaparkan skrin secara edit mode. Seterusnya klik butang simpan untuk menyimpan kemaskini yang dilakukan. Klik butang Batal jika kemaskini maklumat yang dilakukan tidak perlu simpan.

vii) Seterusnya klik butang kembali untuk melihat senarai pelajar secara keseluruhan. viii) Setelah berpuas hati dengan maklumat pelajar, pengguna perlu menanda rekod telah

disemak. ix) Proses untuk menanda rekod pelajar telah disemak adalah seperti skrin di bawah:

Mukasurat | 14

x) Klik pada ikon pensil untuk menukar skrin kepada edit mode. Seterusnya skrin edit mode akan kelihatan seperti berikut.

xi) Tanda pada check box semakan dan klik ikon jika pasti untuk simpan rekod. Jika

tidak pasti, klik ikon untuk batalkan input yang dimasukkan. xii) Rekod pelajar yang telah disemak akan dipaparkan pada skrin pegawai pengesah.

Mukasurat | 15

3.2.3 Submenu Senarai Pengesahan Fail Induk (TP HEP)

Langkah-langkah Penggunaan:

i) Senarai pengesahan fail induk memaparkan rekod pelajar yang telah berstatus disemak pada skrin senarai semakan fail induk seperti perkara 3.2.2

ii) Pelajar yang belum yang belum ditanda disemak tidak akan dipaparkan pada senarai ini.

iii) Pegawai pengesah perlulah klik pada menu Senarai pengesahan fail induk dan memilih Program untuk melihat senarai pelajar yang telah sedia untuk dibuat pengesahan. Paparan skrin adalah seperti rajah di bawah:

iv) Skrin memaparkan maklumat bilangan rekod yang telah dibuat pengesahan dan jumlah rekod yang belum dibuat pengesahan. Kemudahan carian melalui no. KP juga disediakan untuk memudahkan pengguna membuat carian rekod pelajar dengan lebih pantas.

Mukasurat | 16

v) Maklumat terperinci pelajar boleh dilihat melalui klik Link pada no.KP. Skrin berikut akan dipaparkan

Mukasurat | 17

vi) Jika pengguna ingin membuat pengemaskinian maklumat, maka butang radio button perlu dipilih untuk memaparkan skrin secara edit mode. Seterusnya klik butang simpan untuk menyimpan kemaskini yang dilakukan. Klik butang Batal jika kemaskini maklumat yang dilakukan tidak perlu simpan.

vii) Seterusnya klik butang kembali untuk melihat senarai pelajar secara keseluruhan. viii) Setelah berpuas hati dengan maklumat pelajar, pengguna perlu menanda rekod telah

disahkan.

Mukasurat | 18

ix) Proses untuk menanda rekod pelajar boleh disahkan adalah seperti skrin di bawah:

x) Klik pada ikon pensil untuk menukar skrin kepada edit mode. Seterusnya skrin edit mode akan kelihatan seperti berikut.

xi) Tanda pada check box semakan dan klik ikon jika pasti untuk simpan rekod. Jika

tidak pasti, klik ikon untuk batalkan input yang dimasukkan.

Mukasurat | 19

3.2.4 Submenu Senarai status input fail (Batch File)

i) Status rekod-rekod pelajar yang telah disahkan di SPUPIM boleh di semak samada masih ada ralat atau tidak selepas rekod-rekod tersebut di hantar ke Sistem Maklumat Berkomputer MARA (SMBM). Skrin di bawah memaparkan maklumat status rekod yang telah disemak dan disahkan.

ii) Jika status ’Belum Proses’ bermakna rekod pelajar masih belum di proses di SMBM. Jika status ’data ralat’ bermakna terdapat ralat pada rekod yang dihantar dari SPUPIM ke SMBM. Laporan ralat boleh dibuka dengan cara klik pada link ’Fail Kelompok’. Skrin di bawah merupakan paparan laporan dari SMBM.

iii) Ralat kebiasaannya melibatkan bilangan aksara untuk nama dan alamat melebihi bilangan yang ditetapkan. Sebagai contoh, nama bilangan aksara maksimum 40 aksara. Oleh itu, pembetulan pada nama dan alamat perlu dilakukan.

iv) Jika status ’Data tiada ralat’ bermakna rekod-rekod pelajar yang dihantar boleh di daftarkan ke SMBM. Rekod pelajar yang terkandung dalam sesuatu fail kelompok (Batch fail) boleh di lihat dengan klik link ‟No. Kelompok‟. Skrin di bawah dipaparkan :

Mukasurat | 20

3.2.5 Proses Janaan input fail SMBM dan penghantaran fail input ke SMBM (PROSES AUTO)

i) Selepas pegawai pengesah membuat pengesahan pelajar, Sistem SPUPIM akan menjana text file yang mengandungi maklumat pelajar yang telah dibuat pengesahan.

ii) Proses janaan ini dijadualkan bermula pukul 11.00 malam setiap hari. iii) Text file yang dijana akan dihantar ke SMBM untuk proses seterusnya. iv) Dalam masa yang sama satu email akan di jana dari sistem SPUPIM yang akan

dihantar ke : Operator dan Penyelia SMBM serta salinan kepada Pegawai Pengesah dan pegawai penyemak Pusat

3.2.6 Pengesahan Semakan Maklumat LPP6

i) Proses pengesahan semakan maklumat bank (LPP6) pelajar diwujudkan untuk memastikan tiada kesilapan maklumat bank pelajar berlaku.

ii) Pengesahan semakan merupakan semakan kali ke dua sebelum input LPP6 di jana dari SPUPIM dan seterusnya di kemaskini di sistem Pelajar SMBM.

iii) Proses ini berlaku selepas janaan fail induk (LPP4) berjaya dilakukan. Input LPP6 akan di jana dan dikemaskini di sistem Pelajar SMBM selepas semua rekod pelajar dalam fail longgok (batch fail) ditandakan telah melalui pengesahan semakan kali ke dua.

iv) Sebarang pembetulan maklumat akaun pelajar (Nama bank. Nombor Akaun bank) perlu dilakukan di skrin input (Pegawai Input). Seterusnya setelah maklumat dibetulkan pengesahan semakan perlu di lakukan. Pengesahan semakan boleh dilakukan oleh Pegawai Input,Pegawai penyemak dan Pegawai Pengesah

v) Langkah-langkah untuk membuat pengesahan semakan LPP6 adalah seperti di bawah:

Mukasurat | 21

Langkah-langkah Penggunaan: 1. Login ke sistem 2. Setelah login berjaya paparan menu berikut akan dipaparkan

3. Klik pada menu Pengesahan Maklumat LPP6. Rujuk rajah di atas (bulatan Merah). Setelah manu di klik skrin di bawah akan dipaparkan. Skrin memaparkan fail kelompok (Batch) yang telah dijana berserta bilangan rekod, bilangan yang telah dibuat pengesahan semakan dan status fail kelompok.

Mukasurat | 22

4. Seterusnya klik pada link fail kelompok. Rujuk bulatan merah pada skrin di atas. Skrin di bawah akan dipaparkan.

5. Seterusnya semak maklumat bank dan nombor akaun bank bagi setiap pelajar. Jika Maklumat

telah betul sila buat pengesahan dengan cara klik pada ikon pensel Rujuk skrin di atas. Seterusnya skrin di bawah akan dipaparkan.

6. tanda pada check bok Pengesahan dan seterusnya klik ikon untuk simpan rekod atau untuk batalkan kemasukan data. 7. Langkah 6 perlu diulang pada semua rekod sehingga semua rekod dalam fail kelompok telah ditandakan pengesahan semakan. Setelah semua rekod ditanda telah dibuat pengesahan semakan, status fail kelompok akan bertukar dari „Belum disahkan LPP6‟ kepada „telah disahkan LPP6‟. Rujuk skrin di bawah.

8. Setelah status batch bertukar ke Telah Disahkan LPP6 barulah janaan input fail LPP6 akan di jana dari sistem SPUPIM. Proses seterusnya adalah proses kemaskini input LPP6 di sistem pelajar SMBM.

Mukasurat | 23

3.3 Menu Pengguna, 3.3.1 Submenu Tukar kata Laluan

Langkah-langkah Penggunaan:

i) Pengguna perlu membuat penukaran kata laluan untuk tujuan keselamatan. Penukaran kata laluan boleh dilakukan melalui sub menu Tukar kata laluan dibawah menu pengguna.

ii) Pengguna akan dipaparkan skrin seperti di atas. iii) Masukkan kata laluan lama, kata laluan baru dan pengesahan kata laluan baru. iv) Seterusnya klik butang ”Kemaskini” untuk menukar kata laluan baru atau ”semula”

jika ingin membatalkan penukaran kata laluan.

Mukasurat | 24

Lampiran 4.1

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN FAIL INDUK SPUPIM

Mukasurat | 1

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN FAIL INDUK SPUPIM

Lampiran 4.2

Lampiran 4.3 Lampiran 4.4