SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 1
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
NO. EDARAN
TERKAWAL
PEMEGANG DOKUMEN
BP01 Pengarah Pelajaran
BP02 Timbalan Pengarah Pelajaran
BP03 Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah
BP04 Pengurus Kualiti Wilayah Bangsar & Pudu
BP05 Ketua Juruaudit SPSK Wilayah Bangsar & Pudu
BP06 Penyelaras PK 01 : Pengurusan Panitia
BP07 Penyelaras PK 02 : Pengurusan Jadual Waktu
BP08 Penyelaras PK 03 : Pengurusan Pembelajaran & Pembelajaran
BP09 Penyelaras PK 04 : Pengurusan Pencerapan
BP10 Penyelaras PK 05 : Pengurusan Peperiksaan
BP11 Penyelaras PK 06 : Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid
BP12 Penyelaras PK 07 : Pengurusan Mesyuarat
BP13 Penyelaras PK 08 : Pengurusan Bimbingan
BP14 Penyelaras PK 09 : Pengurusan Pusat Sumber
BP15 Penyelaras PK 10 : Pengurusan Perkembangan Staf
BP16 Penyelaras PK 11 : Pengurusan Aduan Pelanggan
BP17 Penyelaras PK 12 : Pengurusan Maklum Balas Pelanggan
BP18 Penyelaras PK 13 : Pengurusan Dokumen & Rekod
BP19 Penyelaras PK 14 : Pengurusan Audit Dalam
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 2
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
NO. EDARAN
TERKAWAL
PEMEGANG DOKUMEN
BP20 Penyelaras PK 15 : Pengurusan Kawalan Ketidakakuran Perkhidmatan
BP21 Penyelaras PK 16 : Pengurusan Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
BP22 Penyelaras PK 17 : Pengurusan Perolehan
BP23 Penyelaras PK 18 : Pengurusan Pentaksiran Berasaskan Sekolah (PBS)
BP24 Pengetua SMK Cochrane
BP25 Pengetua SMK Seri Bintang Selatan
BP26 Pengetua SMK Puterijaya
BP27 Pengetua SMK Taman Tun Dr Ismail
BP28 Pengetua SMK Seri Bintang Utara
BP29 Pengetua SMK Seri Permaisuri
BP30 Pengetua SMK Miharja
BP31 Pengetua SMK Victoria
BP32 Pengetua SMK (L) Methodist Jalan Hang Jebat
BP33 Pengetua SMK Taman Maluri
BP34 Pengetua SMK Seri Hartamas
BP35 Pengetua SMK Seri Sentosa
BP36 Pengetua SMK Bandar Baru Seri Petaling
BP37 Pengetua SMK Sri Pantai
BP38 Pengetua SMK La Salle Brickfields
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 3
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
NO. EDARAN
TERKAWAL
PEMEGANG DOKUMEN
BP39 Guru Besar SK Sungai Penchala
BP40 Guru Besar SK Alam Damai
BP41 Guru Besar SK Puteri Pandan 2
BP42 Guru Besar SK (L) Jalan Pasar 1
BP43 Guru Besar SK Convent Jalan Peel
BP44 Guru Besar SK Seri Anggerik
BP45 Guru Besar SK Desa Pandan
BP46 Guru Besar SK Seri Setia
BP47 Guru Besar SK Taman Midah 1
BP48 Guru Besar SK Cochrane
BP49 Guru Besar SK Yaacob Latif 1
BP50 Guru Besar SK Salak South
BP51 Guru Besar SK Seri Hartamas
BP52 Guru Besar SK Bukit Jalil
BP53 Guru Besar SK Bandar Baru Seri Petaling 1
BP54 Guru Besar SK Bukit Bandaraya
BP55 Guru Besar SK Sultan Hisamuddin Alam Shah
BP56 Guru Besar SK (P) Methodist 2
BP57 Guru Besar SK Taman Tun Dr Ismail 2
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 4
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
NO. EDARAN
TERKAWAL
PEMEGANG DOKUMEN
BP58 Guru Besar SK Seri Mega
BP59 Guru Besar SK Seri Saujana
BP60 Guru Besar SK (L) Methodist Jalan Hang Jebat
BP61 Guru Besar SK Seri Indah
BP62 Guru Besar SK St Gabriel
BP63 Guru Besar SK Brickfields 1
BP64 Pengetua SMK Seri Saujana
BP65 Pengetua SMK Sungai Besi
BP66 Pengetua SMK Bukit Jalil
BP67 Pengetua SMK Bangsar
BP68 Pengetua SMK Petaling
BP69 Pengetua SMK Desa Petaling
BP70 Pengetua SMK Taman Desa
BP71 Pengetua SMK Taman Connaught
BP72 Pengetua SMK Seri Mutiara
BP73 Pengetua SMK Cheras
BP74 Pengetua SMK Aminuddin Baki
BP75 Pengetua SMK Convent Jalan Peel
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 5
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
NO. EDARAN
TERKAWAL
PEMEGANG DOKUMEN
BP76 Pengetua SMK Bandar Tun Razak
BP77 Pengetua SMK Alam Damai
BP78 Pengetua SMK Datok Onn
BP79 Guru Besar SK Brickfields (2)
BP80 Guru Besar SK Bdr Baru Seri Petaling 2
BP81 Guru Besar SK Taman Tun Dr Ismail 1
BP82 Guru Besar SK Desa Petaling
BP83 Guru Besar SK St Teresa 1
BP84 Guru Besar SK Seri Suria
BP85 Guru Besar SK Bandar Tasik Selatan
BP86 Guru Besar SK Petaling (2)
BP87 Guru Besar SK Danau Perdana
BP88 Guru Besar SK Puteri Pandan (1)
BP89 Guru Besar SK Sungai Besi
BP90 Guru Besar SK Jalan Sg Besi 2
BP91 Guru Besar SK Cochrane Perkasa
BP92 Guru Besar SK Bandar Tun Razak 1
BP93 Guru Besar SK Yaacob Latiff 2
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 6
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
NO. EDARAN
TERKAWAL
PEMEGANG DOKUMEN
BP94 Guru Besar SK Taman Midah 2
BP95 Guru Besar SK Seri Bintang Utara
BP96 Guru Besar SK Seri Bintang Selatan
BP97 Guru Besar SK Seri Permaisuri
BP98 Guru Besar SJKC Kuen Cheng 2
BP99 Guru Besar SJKC Jalan Davidson
BP100 Guru Besar SJKC Tsun Jin
BP101 Guru Besar SJKC Sam Yoke
BP102 Guru Besar SJKT Saraswathy
BP103 Guru Besar SJKT Cheras
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 7
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
KANDUNGAN
BAB
BIL
PERKARA
KLAUSA MUKA
SURAT
1 PENGENALAN 1 11 1.1 Tujuan 11
1.2 SKop Sistem Pengurusan Kualiti Untuk
Pendaftaran Pensijilan MS ISO 9001 : 2008 11
1.3 Kandungan Manual Kualiti 12
2 MAKLUMAT ORGANISASI 2 12 2.1 Latar Belakang 12
2.2 Tujuan Penubuhan 12
2.3 Alamat Organisasi 13
2.4 Visi 13
2.5 Misi 13
2.6 Dasar Kualiti (5.3) 5.3 13
2.6.1 Keperluan Kenyataan Dasar Kualiti 13
2.7 Objektif Kualiti (5.4.1) 5.4.1 13
2.8 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti 14
2.9 Carta Organisasi PPWBP 14
2.10 Aktiviti Utama PPWBP 14
2.11 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 14
3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3 14
3.1 Skop Sistem Pengurusan Kualiti Untuk Pendaftaran Pensijilan MS ISO 9001:2008
14
3.1.1 Skop Pemberian Perkhidmatan 14
3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti 15
3.2 Pengecualian Aplikasi 15
3.2.1 Klausa : 7.3 – Reka Bentuk Dan
Pembangunan Proses 15
3.2.1 Klausa : 7.6 – Kawalan ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
15
3.3 Istilah Dan Definasi 15
3.4 Singkatan 17
4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM
PENGURUSAN KUALITI
4 18
SEKSYEN 4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1 19
4.1 Keperluan Am 4.1 19
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 8
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
KANDUNGAN
BAB
BIL
PERKARA
KLAUSA MUKA
SURAT
4.2
Keperluan Dokumentasi
4.2
19 4.2.1 Keperluan Am 4.21 19 4.2.2 Manual Kualiti 4.2.2 20 4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.3 20 4.2.4 Kawalan Rekod 4.2.4 21 SEKSYEN 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5 21
5.1 Komitmen Pengurusan 5.1 21 5.2 Fokus Kepada Pelanggan 5.2 22
5.3 Dasar Kualiti 5.3 22
5.4 Perancangan 5.4 22
5.4.1 Objektif Kualiti 5.4.1 22
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 22
5.5 Tanggungjawab, Kuasa Dan Komunikasi 5.5 23 5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa 5.5.1 23
5.5.2 Wakil Pengurusan 5.5.2 23
5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi 5.5.3 24 5.6 Kajian Semula Pengurusan 5.6 24 5.6.1 Am 5.6.1 24 5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan 5.6.2 24 5.6.3 Output Kajian Semula 5.6.3 25 SEKSYEN 6 PENGURUSAN SUMBER 6 25
6.1 Bekalan Sumber 6.1 25 6.2 Sumber Manusia 6.2 26 6.2.1 Am 6.2.1 26 6.2.2 Kecekapan,Latihan Dan Kesedaran 6.2.2 26 6.3 Infrastruktur 6.3 26 6.4 Persekitaran Kerja 6.4 26
MANUAL KUALITI SPSK 2.00
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 9
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
KANDUNGAN
BAB
BIL
PERKARA
KLAUSA MUKA
SURAT SEKSYEN 7 REALISASI PERKHIDMATAN 7 27
7.1 Perancangan Bagi Merealisasikan Perkhidmatan 7.1 27
7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan 7.2 27
7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan
7.2.1
27
7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan
7.2.2 28
7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan 7.2.3 29
7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Proses 7.3 30
7.4 Perolehan 7.4 30
7.4.1 Proses Perolehan 7.4.1 30 7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.2 31 7.4.3 Verifikasi /Pemeriksaan Pembelian 7.4.3 31 7.5 Pengeluaran Dan Penyediaan Perkhidmatan 7.5 31 7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran
Dan
Penyediaan
Perkhidmatan
7.5.1
31
7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan Penyampaian Perkhidmatan
7.5.2
31
7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan 7.5.3 32 7.5.4 Harta Hak Milik Pelanggan 7.5.4 32 7.5.5 Pemeliharaan Produk 7.5.5 32 7.6 Kawalan Ke Atas Pemantauan dan Pengukuran
Peralatan 7.6 33
SEKSYEN 8 PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN
8 33
8.1 Am 8.1 33 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2 34 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.1 34 8.2.2 Audit Dalaman 8.2.2 34 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 35 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran
Perkhidmatan
8.2.4 35
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 10
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
KANDUNGAN
BAB
BIL
PERKARA
KLAUSA MUKA
SURAT
8.3 Kawalan Ke Atas Ketidakakuran Perkhidmatan 8.3 35
8.4 Analisis Data 8.4 36 8.5 Penambahbaikan 8.5 36 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 36 8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.2 37 8.5.3 Tindakan Pencegahan 8.5.3 37
KANDUNGAN
LAMPIRAN
PERKARA MUKA SURAT
1 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti PPWBP 39
2 Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti Sekolah 40
3 Carta Organisasi PPWBP 41
KANDUNGAN
RAJAH
PERKARA MUKA SURAT
1 Hierarki Dokumentasi 20
2 Pemetaan Proses Sistem Pengurusan Kualiti 38
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 11
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
BAB 1 PENGENALAN
1.1 TUJUAN
Manual Kualiti ini merupakan sumber rujukan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu serta Sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu. Ia diwujudkan sebagai tanda komitmen pihak pengurusan atasan untuk melaksanakan SPSK berteraskan kepada keperluan standard MS ISO 9001:2008. Ia disediakan bagi tujuan berikut:
1.1.1 Menjelaskan maklumat organisasi PPWBP/Sekolah di bawah kawalannya merangkumi
perkara-perkara seperti: perkhidmatan yang diberi, pelanggan organisasi, visi, misi, dan lokasi.
1.1.2 Memperincikan SPSK yang menjelaskan dasar kualiti, objektif kualiti, Skop pelaksanaan sistem kualiti dan justifikasi bagi keperluan yang tidak dimasukkan dalam SPSK, proses-proses yang terlibat dalam organisasi dan hubungkait di antaranya, proses pengurusan sumber, proses perancangan pemberian perkhidmatan, sistem kawalan dokumen dan rekod, serta proses penambahbaikan yang dilaksanakan secara berterusan.
1.1.3 Menjelaskan dasar dan prinsip bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan dalam proses pengurusan sistem perkhidmatan pendidikan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008 di bawah pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti.
1.2 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN
MS ISO 9001:2008 1.2.1 Skop Pengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran
1.2.2 SKop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:-
1 Pengurusan Panitia 2 Pengurusan Jadual Waktu 3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran 4 Pengurusan Pencerapan
5 Pengurusan Peperiksaan 6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid 7 Pengurusan Mesyuarat
8 Pengurusan Bimbingan 9 Pengurusan Pusat Sumber
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 12
BAB 1 PENGENALAN
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
BAB 1 PENGENALAN
1.3. Kandungan Manual Kualiti
Manual Kualiti ini mengandungi 4 bahagian seperti berikut:-
Bahagian 1 : Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Bahagian 2 : Maklumat Organisasi
Bahagian 3 : Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu dan Sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu.
Bahagian 4 : Dasar dan Prinsip Asas Pengurusan Sistem Kualiti
Seksyen 4: Sistem Pengurusan Kualiti
Seksyen 5: Tanggungjawab Pengurusan
Seksyen 6: Pengurusan Sumber
Seksyen 7: Realisasi Produk
Seksyen 8: Pengukuran, Penganalisisan dan Penambahbaikan
BAB 2 MAKLUMAT ORGANISASI
2.1 LATAR BELAKANG
PPWBP telah ditubuhkan di bawah Education Ordinance 1950. Ia mewakili JPN WP dan KPM untuk menyelaraskan perkara yang berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran sekolah-sekolah menengah dan rendah di Wilayah Bangsar & Pudu. PPWBP mulai beroperasi pada 1 Jun 2007. Ia diketuai oleh seorang Pegawai Pelajaran Daerah dan dibantu oleh empat orang Penolong Pegawai Pelajaran Daerah dan seorang pegawai Eksekutif (EO).
2.2 TUJUAN PENUBUHAN
Fungsi utama PPWBP adalah untuk merancang, mengurus dan menyelaraskan program dan aktiviti pembangunan pendidikan di peringkat daerah dan sekolah selaras dengan keperluan yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia. Fungsi utama Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu sebagai wakil kepada Kementerian Pelajaran Malaysia dan JPN Wilayah Persekutuan menyelaras semua perkara yang berkaitan pengurusan dan pentadbiran sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu
Fungsi utama sekolah adalah melaksanakan proses pembelajaran dan pengajaran bagi
mencapai objektif Kementerian Pelajaran Malaysia seperti yang telah ditetapkan dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 13
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
2.3 ALAMAT ORGANISASI
Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
143, Jalan Hang Jebat
50150 Kuala Lumpur
2.4 VISI
Sekolah Unggul Penjana Generasi Terbilang 2.5 MISI
Membangun Potensi Individu Melalui Pendidikan Berkualiti
2.6 DASAR KUALITI (Klausa 5.3)
PPWBP / Sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu bertekad untuk memastikan sistem pengurusan perkhidmatan pendidikan dilaksanakan secara profesional, efisien dan berkualiti bagi memenuhi kehendak dan kepuasan hati pelanggan. Proses ini melibatkan kerja sepasukan, kajian semula pengurusan dan proses penambahbaikan yang dilaksanakan secara menyeluruh dan berterusan.
2.6.1Keperluan Kenyataan Dasar Kualiti
Kenyataan Dasar Kualiti dibuat bagi memaklumkan kepada semua pegawai dan kakitangan PPWBP / Sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu untuk memastikan sistem kualiti yang menyeluruh dan berterusan dapat diterapkan di dalam tugas mereka. Kenyataan ini juga merupakan garis panduan pelaksanaan sistem pengurusan perkhidmatan pendidikan yang berkualiti bagi menjelaskan kepada semua pegawai dan kakitangan supaya dapat difahami dan dihayati serta memberi komitmen sepenuhnya terhadap pelaksanaannya. 2.7 OBJEKTIF KUALITI (Klausa 5.4.1)
Objektif kualiti diwujudkan di setiap peringkat bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai.
2.7.1Objektif Kualiti Proses
Objektif kualiti proses dijelaskan di dalam prosedur kerja proses masing-masing. Ia merupakan objektif yang telah ditentukan dan perlu dicapai oleh setiap sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu bagi merealisasikan objektif organisasi.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 14
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
2.8 CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI
Struktur Organisasi Pasukan Petugas Kualiti di ketuai oleh Wakil Pengurusan dan dibantu oleh seorang Pengurus Kualiti dan beberapa orang ahli yang dilantik dari kalangan pegawai di PPWBP / Sekolah. Carta organisasi pasukan petugas kualiti yang menerangkan hubungan kerja antara mereka diperjelaskan seperti di Lampiran 1.
2.9 CARTA ORGANISASI PPWBP
Struktur Organisasi di PPWBP diketuai oleh Timbalan Pengarah Pelajaran. Beliau dibantu oleh seorang Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah (TPPD) , 3 orang PPPD Kanan, 15 orang Penolong Pegawai Pelajaran Daerah, 8 orang Pegawai FasiLINUS, 5 orang Penyelia Kanan, 6 orang Penyelia serta 25 orang Anggota Kakitangan Sokongan . Carta organisasi PPWBP seperti yang dilampirkan menghuraikan hubungan kerja antara semua pegawai dan kakitangan di PPWBP dan sekolah seperti dalam Lampiran 4.
2.10 AKTIVITI UTAMA SEKOLAH KUALITI
Secara keseluruhan sistem pengurusan sekolah kualiti di Sekolah-sekolah Wilayah Bangsar & Pudu melibatkan proses-proses seperti Pengurusan Panitia, Pengurusan Jadual Waktu, Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran, Pengurusan Pencerapan, Pengurusan Peperiksaan, Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid, Pengurusan Mesyuarat dan Pengurusan Bimbingan & Kaunseling.
2.11 PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Dalam melaksanakan sistem pengurusan kualiti di sekolah, interaksi antara pelanggan dan organisasi adalah penting. Dalam rajah 2, dijelaskan interaksi antara proses-proses utama dan peranan setiap proses dalam merealisasikan perkhidmatan yang ditawarkan berdasarkan klausa yang terkandung dalam MS ISO 9001:2008.
BAB 3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI UNTUK PENDAFTARAN PENSIJILAN MS ISO
9001:2008 3.1.1 Skop Pengurusan Pembelajaran Dan Pengajaran
3.1.2 Skop Sistem Pengurusan Kualiti adalah merangkumi fungsi-fungsi berikut:-
1 Pengurusan Panitia
2 Pengurusan Jadual Waktu
3 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran
4 Pengurusan Pencerapan
5 Pengurusan Peperiksaan
6 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid
7 Pengurusan Mesyuarat
8 Pengurusan Bimbingan
9 Pengurusan Pusat Sumber
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 15
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
3.2 PENGECUALIAN APLIKASI
Beberapa keperluan di dalam standard MS ISO 9001:2008 tidak diguna pakai
kerana tiada berkaitan dengan Skop kerja kualiti. Keperluan klausa berikut adalah
dikecualikan:
3.2.1 Klausa : 7.3 - Reka Bentuk dan Pembangunan Proses Klausa : 7.6 - Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
Justifikasi Pengecualian:
Sekolah-sekolah ini tidak terlibat dengan reka bentuk dan pembangunan proses dalam
perkhidmatan. Semua pembangunan reka bentuk proses diwujudkan oleh pihak
pengurusan atasan di Kementerian Pelajaran Malaysia. Sekolah-sekolah ini hanya
terlibat dengan urusan melaksanakan dasar yang telah ditetapkan dan menyediakan
kaedah-kaedah yang sesuai untuk meningkatkan kualiti pengurusan di peringkat negeri.
3.3 ISTILAH DAN DEFINISI
PPWBP Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
Sekolah Sekolah-sekolah di Wilayah Bangsar & Pudu
Klausa Seksyen atau fasal yang dinyatakan dalam Standard MS ISO 9001:2008
Proses Pelaksanaan sesuatu aktiviti yang menukarkan input kepada output.
Prosedur Cara atau kaedah yang spesifik untuk melaksanakan sesuatu proses atau aktiviti penyampaian perkhidmatan.
Perkhidmatan Hasil daripada proses atau aktiviti yang
dijalankan kepada pelanggan.
Kepatuhan Memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Katidakakuran Tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Sistem Pengurusan Sistem yang diwujudkan untuk membangunkan dasar
Kualiti kualiti dan objektif kualiti serta kaedah pencapaiannya. Ia adalah dasar yang menerangkan bagaimana pengurusan berkualiti dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 16
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
Tindakan Pembetulan Tindakan yang diambil untuk membetulkan
punca-punca katidakakuran yang telah dikenal pasti.
Tindakan Pencegahan Tindakan yang diambil untuk memastikan punca- punca katidakakuran yang telah dikenal pasti tidak berulang lagi pada masa akan datang.
Ketua Agensi Timbalan Pengarah Pelajaran (PPWBP)
Wakil Pengurusan
Timbalan wakil Pengurusan
Pengurus Kualiti Ahli Pasukan Petugas
Kualiti
Pihak Pengurusan Atasan
Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah
Mesyuarat Guru
Timbalan Pengarah Pelajaran melantik Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah atau salah seorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab secara langsung ke atas sistem pengurusan kualiti yang diwujudkan di peringkat organisasi.
Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah melantik mana- mana Penolong Pegawai Pelajaran Daerah atau salah seorang Ahli Mesyuarat Pengurusan sebagai Timbalan Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab. Seorang pegawai yang dilantik oleh Timbalan Pengarah Pelajaran (PPWBP) / Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah (PPWBP) / Pengetua / Guru Besar untuk membantu Wakil Pengurusan bagi
menyelaraskan pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.
Pegawai yang dilantik oleh Timbalan Pengarah Pelajaran (PPWBP) / Timbalan Pegawai Pelajaran Wilayah (PPWBP) / Pengetua / Guru Besar bagi membantu Pengurus Kualiti untuk menyelaraskan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di semua peringkat
Ia diketuai oleh Timbalan Pengarah Pelajaran dibantu oleh Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah (WP), semua Ketua Sektor dan semua ahli Pengurusan Tertinggi
Mesyuarat peringkat tertinggi yang dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar.
Mesyuarat peringkat kedua tertinggi yang dipengerusikan oleh Pengetua / Guru Besar. Keahlian terdiri daripada Semua Guru.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 17
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
Ia diketuai oleh Wakil Pengurusan atau Timbalan Wakil pengurusan atau Pengurus Kualiti (semasa ketiadaan Wakil Pengurusan) dan semua Ahli Jawatankuasa yang dilantik bagi menyelaraskan pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.
3.4 SINGKATAN Berikut adalah singkatan yang menjelaskan ayat-ayat yang digunakan dalam Manual Kualiti ini:
Pasukan
Petugas Kualiti
KPM PPWBP SPSK MK PK DS PKPS PKP TPP
WP TWP TPPD PPPD Peg PQWBP KJWBP PPK P GB PK PQS
KJS
Kementerian Pelajaran Malaysia Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Manual Kualiti Prosedur Kualiti Dokumen Sokongan Prosedur Kualiti Pengurusan Sokongan Prosedur Kualiti Proses Timbalan Pengarah Pelajaran
Wakil Pengurusan Timbalan Wakil Pengurusan Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah Penolong Pegawai Pelajaran Daerah Pegawai Pengurus Kualiti Wilayah Bangsar & Pudu Ketua Juruaudit Wilayah Bangsar & Pudu Pasukan Petugas Kualiti Pengetua Guru Besar PK PQS
KJS
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 18
BAB 4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI
SEKSYEN 4 : SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 KEPERLUAN AM
Sekolah mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPSK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan standard MS ISO 9001:2008. Sekolah mewujudkan dan memastikan:
4.1.1 Proses-proses yang diperlukan ada dalam SPSK dan dalam
organisasi.
4.1.2 Turutan dan hubungkait di antara proses-proses yang terlibat
ditentukan.
4.1.3 Kriteria dan kaedah disediakan bagi menilai keberkesanan operasi
dan kawalan ke atas proses-proses yang terlibat.
4.1.4 Sumber dan maklumat yang diperlukan disediakan untuk
pelaksanaan dan pemantauan proses-proses yang terlibat.
4.1.5 Pemantauan dan penilaian terhadap proses-proses yang terlibat
dilaksanakan.
4.1.6 Tindakan-tindakan untuk mencapai matlamat yang dirancang
dilaksanakan dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses yang terlibat.
NOTA 1 : Proses yang perlu ada dalam sistem pengurusan kualiti meliputi proses-proses pengurusan, penyediaan sumber, penghasilan produk dan proses pengukuran, analisis dan penambahbaikan.
NOTA 2 : Proses khidmat luar yang dikenal pasti seperti yang diperlukan dalam sistem pengurusan organisasi hendaklah hanya yang dipilih dari organisasi luar.
NOTA 3 : Memastikan kawalan ke atas proses-proses khidmat luar, tidak membebaskan tanggungjawab ke atas keakuran kepada pelanggan, keperluan peraturan dan perundangan. Jenis dan had kawalan proses khidmat luar yang digunapakai, boleh dipengaruhi oleh faktor seperti:
a) Proses khidmat luar yang berpotensi memberi kesan terhadap kebolehan
organisasi bagi menyediakan produk yang memenuhi keperluan. b) Tahap kawalan ke atas proses yang dikongsi.
c) Keupayaan mencapai keperluan pengawalan menerusi klausa terpakai 7.4.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 19
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI
4.2.1 Keperluan Am dan Jenis Dokumen Yang Disediakan
Sekolah menyediakan dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem kualiti seperti berikut:
1. Manual Kualiti
2. Prosedur Kualiti
3. Dokumen Sokongan (DS)
Akta & perundangan. Peraturan. Buku panduan. Surat-surat pekeliling. Perintah am. Arahan- arahan perbendaharaan. Borang-borang
NOTA 1 : Di mana terdapat perkataan “prosedur perlu didokumenkan” dalam standard ini, bermaksud prosedur telah diwujudkan, didokumenkan, dilaksanakan dan diselenggarakan secara berterusan. Satu dokumen boleh menyampaikan keperluan terhadap satu atau lebih prosedur. Keperluan prosedur yang didokumenkan boleh merangkumi lebih daripada satu dokumen.
NOTA 2 : Had dokumen sistem pengurusan kualiti boleh berbeza antara organisasi bergantung pada:
a) Saiz Organisasi dan jenis aktiviti.
b) Kerumitan dan hubung kait sesuatu proses
c) Kecekapan kakitangan
NOTA 3 : Dokumentasi boleh berada dalam sebarang bentuk atau jenis perantaraan.
a) Manual Kualiti. b) Prosedur Kualiti.
c) Dokumen Sokongan.
d) Rekod Kualiti.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 20
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
Hierarki Dokumen ini digambarkan dalam Rajah 1 seperti berikut :
RAJAH 1 : HIERARKI DOKUMENTASI – SISTEM
PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008
Rajah 1
4.2.2 Manual Kualiti MK adalah dokumen yang menjelaskan secara menyeluruh mengenai SPSK. Ia mengandungi perkara - perkara seperti berikut: 1. Dasar dan objektif kualiti.
2. Skop SPSK termasuk perincian dan justifikasi bagi keperluan standard yang tidak dimasukkan dalam SPSK.
3. Menjelaskan prosedur yang didokumenkan.
4. Penerangan mengenai hubungan dan kaitan antara proses- proses dalam SPSK.
4.2.3 Kawalan Dokumen
1. Sekolah telah menyediakan prosedur kawalan dokumen untuk memastikan dokumen yang diwujudkan berada dalam keadaan terkawal.
Menerangkan : Menerangkan Dasar dan Objektif Kualiti
Sistem Pengurusan Kualiti mengikut Seksyen- seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008
Menerangkan : Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan
sistem pengurusan kualiti Bagaimana sesuatu tugas dijalankan secara terperinci
Menerangkan : Dokumen yang menyokong pelaksanaan
sistem pengurusan kualiti
Menerangkan : Rekod yang diwujudkan dan disenggara
sebagai bukti kepada pematuhan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti
Dokumen
Kualiti
Prosedur
Kualiti
Dokumen
Sokongan
Rekod
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 21
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
2. MK, PK, dan DS akan dikawal dari segi edaran dan kegunaan
supaya hanya dokumen yang telah disahkan dan terkini sahaja yang digunakan.
3. Kawalan dokumen ini diperjelaskan secara terperinci dalam
Prosedur Kawalan Dokumen.
4.2.4 Kawalan Rekod
Sekolah mewujud dan menyenggara rekod-rekod sebagai bukti
pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesanan
operasi SPSK. Proses bagi pengawalan, identifikasi, penyimpanan, perlindungan, cara mendapatkan semula dan melupuskan rekod. Rekod hendaklah mudah dibaca, dikenal pasti dan diperoleh semula.
Tempoh simpanan bagi setiap rekod adalah seperti berikut:-
1. Rekod kewangan selama 7 tahun 2. Rekod selain kewangan selama 3-5 tahun
SEKSYEN 5 : TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 KOMITMEN PENGURUSAN
5.1.1 Pihak Pengurusan Atasan sentiasa memberi komitmen untuk membangunkan sistem pengurusan kualiti dan seterusnya meningkatkan sistem tersebut secara berterusan. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan tindakan berikut sebagai bukti komitmen dalam melaksanakan SPSK:-
1. Membuat pelancaran mengenai kepentingan pelaksanaan
SPSK mengikut keperluan standard MS ISO 9001:2008 di Sekolah.
2. Sentiasa memaklumkan dan memberi perhatian mengenai
kepentingan memenuhi keperluan pelanggan kepada Penolong Kanan dan Guru-guru dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah dan Mesyuarat Guru.
3. Mewujudkan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang selari
dengan memantau prestasi pencapaiannya dari semasa ke semasa
4. Menganjurkan program dan aktiviti perkembangan staf
yang berkaitan dengan pengurusan kualiti dan kemahiran bekerja kepada anggota organisasi.
5. Menyediakan sumber-sumber yang diperlukan dan
berkaitan bagi menyokong pelaksanaan SPSK.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 22
6. Mengadakan Kajian Semula Pengurusan untuk menilai prestasi dan menyediakan pelan penambahbaikan terhadap SPSK
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
5.2 FOKUS KEPADA PELANGGAN
Pihak Pengurusan Atasan memastikan:-
5.2.1 Keperluan pelanggan dikenal pasti.
5.2.2 Semua keperluan pelanggan diterjemahkan dalam bentuk proses perkhidmatan yang ditawarkan kepada pelanggan.
5.2.3 Tahap perkhidmatan yang diberikan sentiasa disemak dan dipertingkatkan bagi memenuhi keperluan pelanggan.
5.3 DASAR KUALITI
5.3.1 Pihak Pengurusan Atasan telah mengubal Dasar Kualiti untuk memenuhi perkara-perkara berikut:
1. Bersesuaian dengan Visi dan Misi Sekolah.
2. Menunjukkan komitmen untuk memenuhi keperluan-
keperluan dalam standard MS ISO 9001:2008.
3. Membuat kajian terhadap Dasar Kualiti bagi menentukan kesesuaiannya dari semasa ke semasa.
4. Memastikan dasar kualiti disebar dan difahami oleh semua
anggota dalam organisasi.
5.4 PERANCANGAN
5.4.1 Objektif Kualiti
1. Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan Objektif Kualiti yang boleh diukur di peringkat organisasi dan proses mengikut keperluan selaras dengan visi, misi dan dasar kualiti yang telah diwujudkan.
2. Pihak Pengurusan Atasan menyediakan kaedah yang sesuai
untuk mengumpul dan menganalisis data bagi menilai pencapaian Objektif Kualiti di setiap peringkat untuk dilaporkan dalam Kajian Semula Pengurusan.
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti
1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan perancangan bagi SPSK dilaksanakan untuk memastikan objektif setiap aktiviti dapat dicapai dan berjalan dengan lancar.
2. Pihak Pengurusan Atasan memastikan segala perubahan
dalam SPSK sentiasa terpelihara walaupun beberapa pindaan terpaksa dilakukan selaras dengan keperluan semasa.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 23
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
5.5 TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI
5.5.1 Tanggungjawab Dan Kuasa
Pihak Pengurusan Atasan mengenal pasti tanggungjawab dan bidang tugas setiap pegawai dan kakitangan dan memberitahu kepada mereka yang terlibat. Pemberitahuan tanggungjawab dan bidang tugas ini dilakukan melalui:
1. Carta organisasi yang menghuraikan hubungan PPWBP dan
Sekolah.
2. Surat pelantikan dan senarai tugas masing-masing.
3. Surat penurunan kuasa yang diberikan kepada pegawai- pegawai berkenaan.
4. Minit-minit Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah / Mesyuarat Guru.
5.5.2 Wakil Pengurusan
1. Pengetua / Guru Besar melantik Penolong Kanan Kurikulum atau salah seorang dari Ahli Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah sebagai Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab kepada perkara berikut:
a. Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPSK
diwujudkan, dilaksanakan dan disenggara.
b. Memaklumkan kepada pihak pengurusan atasan mengenai
prestasi SPSK dan sebarang keperluan penambahbaikan.
c. Memastikan kesedaran mengenai keperluan-keperluan pelanggan diwujudkan dalam kalangan anggota organisasi.
d. Berurusan dengan pihak luar bagi perkara-perkara yang
melibatkan SPSK.
2. Pengetua / Guru Besar juga melantik salah seorang Pegawai
di Sekolah sebagai Pengurus Kualiti untuk membantu Wakil Pengurusan dalam pelaksanaan SPSK di peringkat organisasi.
NOTA
Tanggungjawab wakil pengurusan termasuk hubungan dengan pihak luar tentang perkara yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 24
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
5.5.3 Komunikasi Dalam Organisasi
1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan maklumat tentang SPSK dan keberkesanannya disampaikan kepada anggota dalam organisasi melalui kaedah-kaedah yang sesuai seperti berikut:
Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah
Mesyuarat Guru
Mesyuarat Hal Ehwal Murid
Mesyuarat Kokurikulum
Mesyuarat Panitia
Perhimpunan Pagi
Papan Kenyataan
Poster
Buletin
Kaedah-kaedah lain yang difikirkan sesuai
5.6 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
5.6.1 Am
1. Pihak Pengurusan Atasan akan mengadakan kajian semula terhadap keberkesanan dan kesesuaian pelaksanaan SPSK
sekurang-kurangnya sekali setahun. 2. Ia bertujuan untuk:
a. Menyemak pencapaian objektif kualiti dan kesesuaian dasar kualiti
b. Menyemak keberkesanan sistem pengurusan kualiti c. Melihat peluang peningkatan dan penambahbaikan
3. Ia dikendalikan oleh Timbalan Pengarah Pelajaran/Pengetua/Guru Besar dan dihadiri oleh Pihak Pengurusan Atasan dan pegawai-pegawai/guru-guru lain yang berkenaan.
4. Rekod Kajian Semula Pengurusan diwujudkan bagi menunjukkan bukti semakan pengurusan dikendalikan, mereka yang terlibat, perkara yang dibincangkan, kesimpulan yang telah dicapai dan tindakan yang telah diambil.
5.6.2 Input Kajian Semula
1. Pihak Pengurusan Atasan memastikan input Kajian Semula Pengurusan meliputi maklumat berikut:-
a. Laporan penemuan audit.
b. Laporan analisis aduan dan maklum balas pelanggan.
c. Laporan prestasi penyampaian perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.
d. Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan.
e. Laporan tindakan susulan daripada Kajian Semula Pengurusan yang lepas.
f. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPSK.
g. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 25
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
5.6.3 Output Kajian Semula
1. Pihak Pengurusan Atasan akan memastikan hasil Kajian Semula Pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan perkara berikut:-
a. Peningkatan terhadap keberkesanan SPSK dan proses-
proses yang berkaitan dengannya.
b. Peningkatan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan.
c. Keperluan terhadap sumber-sumber yang dipenuhi.
SEKSYEN 6 : PENGURUSAN SUMBER
6.1 BEKALAN SUMBER
6.1.1 Sekolah memastikan sumber-sumber yang sesuai dan diperlukan untuk:
1 . melaksanakan dan memelihara SPSK agar ia dapat
ditingkatkan secara berterusan. 2. memenuhi keperluan pelanggan.
6.2 SUMBER MANUSIA
6.2.1 Am Sekolah perlu memastikan anggota dalam organisasi mempunyai kemahiran yang sesuai dari segi pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman dalam bidang tugas masing-masing.
NOTA
Keakuran terhadap keperluan produk akan memberi kesan secara langsung atau tidak langsung oleh anggota yang melaksanakan tugas di dalam sistem pengurusan kualiti.
6.2.2 Kecekapan, Latihan Dan Kesedaran
1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk menentukan keperluan dan kemahiran asas untuk menjalankan tugas yang diberi. Antara kaedah yang sesuai adalah seperti berikut: a. Menggunakan borang soal selidik keperluan latihan
personel. b. Menggunakan borang cadangan Pengetua/Guru Besar.
2. Sekolah memastikan latihan atau tindakan-tindakan yang sesuai dilaksanakan untuk memenuhi keperluan kepakaran.
3. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai diambil untuk menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah diambil untuk memenuhi keperluan kepakaran.
4. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai digunakan untuk memberi kesedaran akan kepentingan tugas-tugas anggota dalam organisasi dan bagaimana mereka boleh menyumbang ke arah pencapaian objektif-objektif kualiti.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 26
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
5. Sekolah memastikan rekod-rekod mengenai pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman bagi anggota organisasi diwujud dan disenggara.
6. Proses pengendalian latihan diperjelaskan dalam Prosedur
Pengurusan Perkembangan Staf.
6.3 INFRASTRUKTUR
6.3.1 Sekolah memastikan infrastruktur yang sesuai dikenal pasti, disedia dan disenggara bagi mencapai objektif SPSK yang ditetapkan. Infrastruktur tersebut merangkumi perkara-perkara seperti berikut:
1. Tempat, ruang kerja dan kemudahan-kemudahan yang
sesuai dan diperlukan.
2. Peralatan yang meliputi hardware dan software yang
diperlukan untuk menjalankan kerja.
3. Kemudahan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi dan lain-lain kemudahan yang difikirkan sesuai dan berkaitan.
4. Proses perolehan dan proses penyelenggaraan bahan dan
peralatan diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Perolehan dan Prosedur Penyelenggaraan
6.4 PERSEKITARAN KERJA
6.4.1 Sekolah memastikan persekitaran kerja yang diperlukan dikenal pasti dan diurus bagi menyokong kepada pencapaian kualiti perkhidmatan dalam semua aspek kerja.
NOTA Terma “persekitaran kerja” merujuk kepada situasi kerja yang dilaksanakan termasuk fizikal, persekitaran dan faktor lain (seperti bunyi bising, suhu, kelembapan, pencahayaan, atau cuaca)
SEKSYEN 7 : REALISASI PERKHIDMATAN
7.1 PERANCANGAN BAGI MEREALISASIKAN PERKHIDMATAN
7.1.1 Sekolah bertanggungjawab merancang dan membangunkan
proses-proses yang diperlukan supaya perkhidmatan dapat direalisasikan dengan berkesan dan mencapai dasar dan objektif kualiti yang telah diwujudkan.
7.1.2 Sekolah membuat perancangan dan mewujudkan proses-proses
yang perlu bagi menghasilkan dan menyampaikan perkhidmatan kepada pelanggan.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 27
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
7.1.3 Di mana sesuai proses penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan akan mengambil kira perkara berikut:-
1. Menepati objektif dan keperluan kualiti bagi perkhidmatan
tersebut.
2. Mewujudkan prosedur proses kerja, dokumen dan sumber lain yang boleh digunakan untuk memberi panduan bagi menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan.
3. Mewujudkan aktiviti verifikasi, validasi, pemantauan dan
pemeriksaan serta kriteria bagi menentukan perkhidmatan memenuhi keperluan yang ditetapkan.
4. Mewujudkan dan menyenggara rekod-rekod untuk membukti
dan mengesahkan proses penghasilan perkhidmatan serta perkhidmatan yang disampaikan memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Output kepada perancangan hendaklah sesuai dengan cara organisasi diurus dan dikendalikan.
NOTA 1
Dokumen yang menentukan proses-proses sistem pengurusan kualiti (termasuk proses-proses realisasi produk) dan sumber-sumber yang perlu disediakan khususnya kepada produk, projek atau kontrak, boleh dirujuk kepada pelan kualiti.
7.2 PROSES BERKAITAN DENGAN PELANGGAN
7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan Perkhidmatan
1. Sekolah memastikan keperluan yang dikehendaki oleh pelanggan termasuk keperluan semasa dan selepas pemberian perkhidmatan dapat dipenuhi. Keperluan tersebut adalah seperti berikut:
a. Keperluan terhadap perkhidmatan / proses. i. Jenis perkhidmatan yang ditawarkan ii. Syarat-syarat dan kelayakan permohonan
b. Keperluan yang telah ditetapkan oleh peraturan dan undang-undang i. Pekeliling Perkhidmatan ii. Perintah Am
iii. Arahan perbendaharaan
iv. Akta Pendidikan v. Lain-lain peraturan dan perundangan yang dikeluarkan
oleh Kerajaan Malaysia dari semasa ke semasa
c. Keperluan lain yang ditetapkan oleh PPWBP dari semasa
ke semasa.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 28
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
2. Sekolah memastikan anggota dalam organisasi memahami dengan jelas keperluan pelanggan supaya mereka dapat menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan cekap, cepat dan berkesan.
NOTA
Aktiviti selepas penghantaran meliputi contohnya tindakan di bawah peruntukan waranti, tertakluk pada perjanjian seperti perkhidmatan penyelenggaraan dan perkhidmatan tambahan seperti kitar semula atau pelupusan.
7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan 1. Sekolah membuat semakan semula keperluan perkhidmatan
sebelum dilaksanakan kepada pelanggan dengan mengambil kira perkara berikut:-
a. Keperluan perkhidmatan kepada pelanggan telah
dinyatakan dengan jelas.
b. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memproses
permohonan disertakan bersama.
c. Sekolah mampu menyediakan keperluan yang dinyatakan
mengikut peraturan dan perundangan yang telah ditetapkan.
2. Jika keperluan pelanggan dibuat secara lisan, keperluan tersebut
perlu disahkan sebelum dilaksanakan.
3. Jika berlaku perubahan dalam keperluan perkhidmatan, sekolah akan memastikan dokumen yang berkaitan dipinda dan dimaklumkan kepada personel yang berkenaan.
NOTA
Dalam keadaan tertentu, seperti pemberian perkhidmatan melalui internet, semakan ke atas setiap perkhidmatan yang hendak disampaikan tidak praktikal. Dengan itu semakan boleh dibuat ke atas maklumat perkhidmatan yang ada katalog atau dalam bahan-bahan iklan yang disediakan.
7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan
1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai disediakan untuk menyampaikan maklumat perkhidmatan kepada pelanggan dari semasa ke semasa.
2. Sekolah memastikan saluran komunikasi yang sesuai
disediakan kepada pelanggan bagi tujuan pertanyaan terhadap perkhidmatan yang diberikan.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 29
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
3. Sekolah memastikan anggota dalam organisasi memahami dengan jelas keperluan pelanggan supaya mereka dapat menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan cekap, cepat dan berkesan.
NOTA
Aktiviti selepas penghantaran meliputi contohnya tindakan di bawah peruntukan waranti, tertakluk pada perjanjian seperti perkhidmatan penyelenggaraan dan perkhidmatan tambahan seperti kitar semula atau pelupusan.
7.2.2 Semakan Semula Keperluan Perkhidmatan 1. Sekolah membuat semakan semula keperluan perkhidmatan
sebelum dilaksanakan kepada pelanggan dengan mengambil kira perkara berikut:-
a. Keperluan perkhidmatan kepada pelanggan telah
dinyatakan dengan jelas.
b. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memproses
permohonan disertakan bersama.
c. Sekolah mampu menyediakan keperluan yang dinyatakan
mengikut peraturan dan perundangan yang telah ditetapkan.
2. Jika keperluan pelanggan dibuat secara lisan, keperluan tersebut
perlu disahkan sebelum dilaksanakan.
3. Jika berlaku perubahan dalam keperluan perkhidmatan, sekolah akan memastikan dokumen yang berkaitan dipinda dan dimaklumkan kepada personel yang berkenaan.
NOTA
Dalam keadaan tertentu, seperti pemberian perkhidmatan melalui internet, semakan ke atas setiap perkhidmatan yang hendak disampaikan tidak praktikal. Dengan itu semakan boleh dibuat ke atas maklumat perkhidmatan yang ada katalog atau dalam bahan-bahan iklan yang disediakan.
7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan
1. Sekolah memastikan kaedah yang sesuai disediakan untuk menyampaikan maklumat perkhidmatan kepada pelanggan dari semasa ke semasa.
2. Sekolah memastikan saluran komunikasi yang sesuai
disediakan kepada pelanggan bagi tujuan pertanyaan
terhadap perkhidmatan yang diberikan.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 30
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
3. Sekolah memastikan pelanggan diberi hak untuk membuat maklum balas dan aduan tentang perkhidmatan yang diberi secara lisan atau bertulis.
4. Proses pengendalian aduan dan maklum balas pelanggan
diperjelaskan dalam Prosedur Pengurusan Aduan Pelanggan.
7.3 REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN PROSES (PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)
7.4 PEROLEHAN
7.4.1 Proses Perolehan
1. Memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperoleh memenuhi keperluan dan spesifikasi yang ditetapkan.
2. Memastikan pemilihan pembekal dibuat berdasarkan keupayaan mereka untuk membekalkan barangan atau perkhidmatan (yang mana sesuai):
a. mengikut keperluan / spesifikasi yang ditetapkan oleh organisasi
b. bersetuju mengikut terma dan perjanjian yang
telah ditetapkan.
c. menyediakan perkhidmatan tambahan yang boleh meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan seperti jaminan perkhidmatan selepas jualan,
kemudahan atau perkhidmatan serta faedah- faedah lain yang menguntungkan organisasi.
d. analisis status pencapaian pembekalan yang telah
dibuat sebelumnya.
3. Memastikan penilaian pembekal dibuat berdasarkan
kepada kriteria berikut:
a. Telah membekalkan barangan atau perkhidmatan yang memenuhi keperluan / spesifikasi yang telah ditetapkan.
b. Menepati masa penghantaran.
c. Menepati kuantiti yang ditetapkan.
d. Menepati kualiti
4. Sekolah mewujudkan dan menyenggara rekod penilaian
pembekal berdasarkan kriteria yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
5. Proses perolehan diperjelaskan dalam Prosedur
Pengurusan Perolehan.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 31
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
7.4.2 Maklumat Perolehan
1. Sekolah memastikan maklumat mengenai bahan atau perkhidmatan yang diperoleh hendaklah dinyatakan dengan jelas termasuk perkara berikut di mana sesuai:-
a. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak
diperoleh perlu mendapat kelulusan daripada Pengetua/Guru Besar.
b. Semua barangan atau perkhidmatan yang hendak
diperoleh hendaklah menyatakan:
i. Nama atau jenis barangan atau perkhidmatan ii. Kuantiti iii. Kos
iv. Tempoh
7.4.3 Verifikasi/Pemeriksaan Pembelian
1. Sekolah memastikan semua jenis barangan atau perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa untuk menentukan ianya menepati dan mengikut jenis, spesifikasi, kuantiti dan masa yang telah ditentukan.
7.5 PENGELUARAN DAN PENYEDIAAN PERKHIDMATAN
7.5.1 Kawalan Ke Atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan
Sekolah memastikan proses pemberian perkhidmatan kepada pelanggan dirancang dan dilaksanakan secara terkawal dan di mana berkaitan, perkara-perkara berikut diberi perhatian:-
1. Prosedur-prosedur dan lain-lain dokumen yang berkaitan
dengan proses utama diwujudkan untuk memastikan proses dilaksanakan secara terkawal.
2. Menggunakan senarai semak atau instrumen yang
bersesuaian bagi tujuan pemantauan, di mana perlu.
3. Memastikan semua peralatan yang digunakan untuk tujuan
proses penyampaian perkhidmatan sentiasa disediakan dan diperiksa agar ia berfungsi.
4. Memastikan pelanggan diberi peluang untuk mendapatkan
maklumat lain yang berkaitan setelah proses penyampaian perkhidmatan diberikan.
7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Penyampaian Perkhidmatan
Organisasi hendaklah mengesahkan mana-mana proses untuk pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di mana mengakibatkan pengeluaran tidak boleh disahkan oleh pemantauan atau pengukuran. Termasuk dan, sebagai akibat, kekurangan menjadi jelas hanya selepas produk digunakan atau khidmat telah dihantar.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 32
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
Validasi akan mewujudkan penyusunan untuk proses-proses ini termasuk, di mana perlu
a) Menentukan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses-
proses.
b) Kelulusan peralatan dan kakitangan yang berkelayakan.
c) Menggunakan kaedah dan prosedur-prosedur khusus.
d) Keperluan rekod-rekod (lihat 4.2.4); dan
e) Membuat validasi semula.
7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan
Sekolah hendaklah memberi identifikasi kepada proses dan perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Antara lain di mana sesuai:
1. Nombor fail peribadi.
2. Nombor rujukan jabatan.
3. Nombor kad pengenalan.
NOTA
Dalam sesebuah sektor industri, pengurusan tatarajah merupakan satu cara yang mana pengenalpastian dan kemudahkesanan dikekalkan.
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan
Sekolah bertanggungjawab menguruskan harta milik pelanggan seperti bahan kajian pendidikan, kajian tindakan, laporan dokumentasi, urusan PIBG , laporan tahunan, dalam bentuk bercetak atau elektronik.
NOTA
Hak milik pelanggan boleh termasuk hak milik intelek dan data peribadi.
7.5.5 Pemeliharaan Produk
Memastikan semua bahan dan peralatan yang diterima daripada KPM disenggara dengan sempurna sebelum ia disampaikan atau digunakan oleh pelanggan. Kaedah berikut perlu diberi perhatian
1. Bahan Sulit
a. Bahan-bahan kategori SULIT adalah seperti Kertas
Soalan Peperiksaan Awam
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 33
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
b. Bahan ini perlu disenggara oleh Pegawai atau kakitangan yang diberi kuasa untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan mengikut peraturan pengurusan bahan sulit yang dikeluarkan oleh Kerajaan Malaysia.
c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak,
disahkan penerimaan dan direkodkan.
d. Bahan tersebut hendaklah disimpan terus di Bilik Kebal atau Rak Besi Berkunci.
e. Bahan yang hendak dikeluarkan perlu disemak,
disahkan dan direkodkan pegawai yang diberi kuasa.
f. Pegawai yang diberi tanggungjawab menerima bahan tersebut hendaklah membuat pengesahan penerimaan. Akuan penerimaan hendaklah direkod dan disenggara.
2. Bahan Lain
a. Ia termasuk Buku Teks, Sukatan Pelajaran, Huraian
Sukatan Pelajaran, Buku Panduan dan lain-lain bahan bercetak yang bukan kategori SULIT.
b. Bahan ini perlu disenggara oleh pegawai atau
kakitangan yang diberi kuasa.
c. Semua bahan yang diterima hendaklah disemak, disahkan penerimaan dan direkodkan.
d. Semua bahan tersebut hendaklah disimpan di dalam
stor atau tempat simpanan yang difikirkan sesuai dan selamat.
e. Bahan yang hendak diedarkan perlu disemak,
disahkan dan direkodkan. Pegawai yang menerima bahan perlu membuat akuan penerimaan. Rekod penerimaan bahan hendaklah disenggara.
7.6 KAWALAN KE ATAS PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PERALATAN
(PROSEDUR INI DIKECUALIKAN)
SEKSYEN 8 : PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 AM
Sekolah memastikan proses pemantauan, pengukuran, penganalisisan dan
penambahbaikan dirancang dan dilaksanakan untuk:
1. Menunjukkan proses pemberian perkhidmatan menepati keperluan yang ditetapkan
2. Memastikan proses pemberian perkhidmatan mematuhi SPSK.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 34
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
3. Membuat penambahbaikan yang berterusan secara berkesan ke atas
SPSK. Ini termasuklah pengenalpastian kaedah-kaedah, meliputi teknik-teknik statistik dan tahap penggunaannya.
8.2 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Kepuasan hati pelanggan merupakan satu alat pengukur prestasi sistem pengurusan kualiti. Organisasi hendaklah memantau maklumat yang berkaitan dengan persepsi pelanggan bagi menentukan sama ada organisasi telah dapat memenuhi kehendak pelanggannya. Kaedah bagi mendapat dan menggunakan maklumat ini hendaklah ditentukan.
NOTA
Memantau persepsi pelanggan termasuk mendapat input daripada punca-punca seperti kajian kepuasan pelanggan, data pelanggan daripada produk yang telah dihantar, kajian pendapat pengguna, analisis perniagaan rugi, pujian-pujian, tuntutan-tuntutan waranti, laporan peniaga.
8.2.2 Audit Dalaman
1. Sekolah memastikan audit dalaman dijalankan bagi memastikan sama ada SPSK:- a. Mematuhi apa yang telah dirancangkan mengikut
keperluan-keperluan standard MS ISO 9001:2008 dan
keperluan-keperluan SPSK yang telah diwujudkan.
b. Telah dilaksanakan dan disenggarakan secara cekap
dan berkesan.
2. Proses pengendalian audit dalaman diperjelaskan dalam Pengurusan Audit Dalaman.
3. Sekolah mewujud dan menyenggara rekod Audit Dalaman
dari semasa ke semasa.
Pihak pengurusan yang bertanggungjawab dan keperluan- keperluan untuk perancangan dan pengendalian audit, melaporkan hasil audit dan penyimpanan rekod-rekod (lihat 4.2.4).
Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang yang diaudit hendaklah memastikan sebarang pembetulan dan tindakan pembetulan diambil dengan segera bagi mengelakkan punca dan ketidakakurannya ditemui. Tindakan susulan hendaklah meliputi verifikasi ke atas tindakan yang telah diambil dan laporan mengenai keputusan verifikasi (lihat 8.5.2)
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 35
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses
1. Sekolah memastikan pemantauan dan pengukuran ke atas keberkesanan proses-proses SPSK dilaksanakan untuk memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.
2. Kaedah yang digunakan bagi memantau dan mengukur adalah
seperti berikut:
a. Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Sekolah.
b. Mesyuarat Guru
c. Mesyuarat Hal Ehwal Murid
d. Mesyuarat Kokurikulum
e. Mesyuarat Panitia
8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Perkhidmatan
Sekolah menggunakan kaedah yang sesuai untuk membuat pemantauan dan pengukuran ke atas ciri-ciri perkhidmatan bagi memastikan ia memenuhi keperluan yang telah ditetapkan. Proses pengukuran dan pemantauan dilakukan di mana sesuai melalui:-
1. Semua peringkat pemeriksaan dalam SPSK iaitu di peringkat
penerimaan, pemerosesan dan akhir.
2. Bahan atau perkhidmatan yang diterima daripada pelanggan
atau lain-lain pihak disemak dan disahkan memenuhi kriteria yang ditetapkan sebelum diproses;
3. Rekod yang menunjukkan pemeriksaan telah dijalankan
disenggara dan rekod ini akan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa.
4. Pengeluaran produk dan perkhidmatan penghantaran
kepada pelanggan tidak boleh diteruskan sehingga penyusunan perancangan diselesaikan dengan memuaskan (lihat 7.1) melainkan ianya diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkaitan dan dimana bersesuaian ia boleh diuruskan oleh pelanggan.
8.3 KAWALAN KE ATAS KETIDAKAKURAN PERKHIDMATAN
8.3.1 Sekolah memastikan perkhidmatan yang tidak memenuhi
keperluan yang ditetapkan dikenal pasti dan dikawal untuk mencegah ianya daripada digunakan dengan tidak sengaja atau dihantar keluar.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 36
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
8.3.2 Kawalan dan tanggungjawab pegawai yang berkaitan terhadap
perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan diperjelaskan secara di dalam prosedur yang didokumenkan.
8.3.3 Organisasi hendaklah menguruskan ketidakakuran produk melalui
satu atau lebih cara yang mana bersesuaian seperti berikut :-
a) Mengambil tindakan untuk menghapuskan katidakakuran yang dikesan;
b) Memberi kuasa bagi penggunaannya, keluaran atau
penerimaan di bawah pengawasan pihak berkuasa berkaitan dan di mana sesuai oleh pelanggan,
c) Mengambil tindakan untuk mengecualikannya daripada
penggunaan atau aplikasi asalnya.
d) Dengan mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan,
atau kesan-kesan berpotensi bila ketidakakuran produk dikenal pasti selepas penghantaran atau penggunaanya.
8.3.4 Sekiranya ketidakakuran produk telah diambil tindakan
pembetulan, ia perlulah disahkan semula telah memenuhi keperluan yang telah ditetapkan bagi menunjukkan keakuran terhadap keperluan.
8.3.5 Rekod yang berkaitan dengan keadaan katidakakuran atau
ketakakuran dan sebarang tindakan yang diambil diwujudkan dan disenggara dari semasa ke semasa.
8.4 ANALISIS DATA
8.4.1 Sekolah menentukan, mengumpul dan menganalisis data-data
yang bersesuaian untuk menunjukkan kesesuaian dan keberkesanan SPSK dan untuk menilai di mana penambahbaikan yang berterusan ke atas SPSK boleh dibuat. Hasil penganalisisan data akan digunakan untuk memberi maklumat mengenai:
a. Kepuasan hati pelanggan.
b. Memenuhi keperluan perkhidmatan yang ditetapkan.
c. Ciri-ciri dan arah aliran proses-proses perkhidmatan termasuk peluang untuk tindakan pencegahan.
d. Prestasi pembekal.
8.5 PENAMBAHBAIKAN
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
1. Sekolah memastikan proses penambahbaikan yang menyeluruh ke atas SPSK melalui penggunaan dasar kualiti, objektif kualiti, hasil audit, penganalisisan data, tindakan pembetulan dan pencegahan dan kajian semula pengurusan dibuat secara berkesan.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 37
MANUAL KUALITI SPSK 2.0
8.5.2 Tindakan Pembetulan
1. Sekolah memastikan tindakan pembetulan yang bersesuaian dengan kesan katidakakuran diambil untuk menghapuskan punca katidakakuran supaya ianya tidak berlaku pada masa akan datang.
2. Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan bagi
menerangkan keperluan-keperluan untuk :-
a) Pengenalpastian ketidakakuran (termasuk aduan-aduan
pelanggan)
b) Mengalpasti punca-punca ketidakakuran.
c) Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakan
bagi memastikan ketidakakuran tidak akan berulang
d) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan
e) Rekod-rekod hasil daripada tindakan yang dilaksanakan
(lihat 4.2.4); dan
f) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang
telah dilaksanakan.
8.5.3 Tindakan Pencegahan
1. Sekolah memastikan tindakan pencegahan bagi menghapuskan punca-punca katidakakuran yang dijangka diambil bagi menghalang ianya daripada berlaku.
2. Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan bagi mentakrif keperluan-keperluan untuk :-
a) Penentuan prestasi ketidakakuran dan punca-puncanya;
b) Penilaian mengenai keperluan untuk tindakan bagi
memastikan ketidakakuran tidak akan berulang;
c) Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan;
d) Rekod-rekod hasil daripada tindakan-tindakan yang
dilaksanakan (lihat 4.2.4),
e) Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan
yang telah dilaksanakan.
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 38
RAJAH 2: PEMETAAN PROSES SISTEM PENGURUSAN KUALITI
pelanggan
Penyediaan
Sumber
6.1
Perkhidmatan Utama
7.2
Pengurusan
Latihan
Perancangan
Perkhidmatan
6.2 7.1
Penyelenggaraan Perkhidmatan Yang
Diberikan Perolehan
6.3, 6.4 6.4, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3,
8.2.4, 8.3 7.4
Kawalan
Penrekodan & Penyimpanan
Maklumat
7.5.1
7.5.3 8.2.4
8.3
Pelanggan
4.2.4, 4.2.3
Umum
4.1
4.2 5.5 7.1 8.1 8.4
8.2.1
5.2
7.2 8.2.2
5.6
Aduan Pelanggan Maklum balas
Pelanggan Audit Dalam
Kajian Semula Pengurusan
Analisis &
Penambahbaikan
Pengecualian
7.3, 7.6
Catatan : Aliran Kerja/Proses
Interaksi
8.5
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 39
LAMPIRAN 1(A) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI PPWBP
Timbalan Pengarah Pelajaran
Penasihat
Wakil Pengurusan
Pengerusi
Timb. Wakil Pengurusan
Timbalan Pengerusi
Pengurus Kualiti
Naib Pengerusi
Setiausaha
Kawalan Dokumen
Kawalan Rekod
Audit Dalaman
Pengurusan Sumber Manusia
Aduan dan Maklum
Balas Pelanggan
Pengurusan Perolehan & Penyelenggaraan
Latihan Personel Pengurusan Sumber
Kewangan
Pengurusan Teknikal
Tugas-tugas Khas
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 40
LAMPIRAN 1(B) : CARTA ORGANISASI PASUKAN PETUGAS KUALITI SEKOLAH
Pengetua / Guru Besar
Penasihat
Wakil Pengurusan
Pengerusi
Timb. Wakil Pengurusan
Timbalan Pengerusi
Pengurus Kualiti
Naib Pengerusi
Setiausaha
Kawalan Dokumen
Kawalan Rekod
Audit Dalaman
Pengurusan Sumber Manusia
Aduan dan Maklum
Balas Pelanggan
Pengurusan Perolehan
Pengurusan Penyenggaraan
Pengurusan Sumber
Kewangan
Pengurusan Teknikal
Tugas-tugas Khas
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 41
Timbalan Pengarah
DG 54
UNIT
KEWANGAN
UNIT
PERKHIDMATAN
UNIT
PENTADBIRAN
UNIT
MAKLUMAT /ICT
UNIT
JAMINAN KUALITI
UNIT
PEMBANGUNAN &
PEROLEHAN ASET
SEKTOR PENGURUSAN
PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN
SEKTOR
PENGURUSAN
AKADEMIK
SEKTOR
PENGURUSAN
SEKOLAH
PPPDK / SC & M
DG 44
FASILINUS ( N ) DG 41
UNIT S.KEM DG 41
UNIT T & V DG 41
UNIT PEN. & P EP
DG 41
UNIT BI DG 41
UNIT SUKAN
DG 41
UNIT Kaunseling
DG 41
UNIT MENENGAH DG 41
UNIT RENDAH (G) DGA 34
UNIT PRASEK DG 41
UNIT
PSIKOLOGI &
KAUNSELING
Timbalan PPD
DG 48
UNIT RENDAH(M) DGA 34
PENY. KANAN
DGA 34
PPPDK / HEM (M)
DG 44
UNIT BM
DG 41
FASILINUS ( L ) DG 41
FASILINUS ( L )
DG 41
FASILINUS ( L )
DG 41
FASILINUS ( N )
DG 41
FASILINUS ( L )
DGA 32
FASILINUS ( N )
DG 41
PPPDK / MEN (G)
DG 44
UNIT H & D DGA 32
UNIT PPDa
DGA 32
KPT
N 22
PT N 17
PPT
N 27
PAK
W 32
PT N 17
UNIT P.KH & SWA
DG 41
UNIT LATIHAN
DG 41
UNIT KGSK
DG 41
UNIT P &P
DGA 34
UNIT KOKO DG 41
UNIT HEM (R) DGA 34
UNIT KOKO
DGA 32
UNIT HEM
DGA 32
PT N 17
PT N 17
PT N 17
PT N 17
PT
N 17
PT N 17
PT
N 17
PT
N 17
PT
N 17
PT
N 17
PT N 17
PAP N 1
PAP N 1
PEM AKAUNTAN W 17
PEM AKAUNTAN W 17
PT KEW W 17
PT KEW W 17
KPT KEW W 22
PT KEW W 17
KAUNS. ORG.
DG 41
PENYELIA
DGA 32
JURUTEK. AWAM
J17
PENYELIA
DGA 32
UNIT PEN. ISLAM DG 41
PEMANDU R3
PAP N 1
UNIT J-QAF
DGA 32
Lampiran 1
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
PEJABAT PELAJARAN WILAYAH BANGSAR & PUDU
143, JALAN HANG JEBAT
50150 KUALA LUMPUR
Hak Cipta Terpelihara © Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu
| 1 Februari 2013 – Keluaran 02|Pindaan 00 Muka Surat 42
Top Related