PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Edisi 02
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM | 1
PANDUAN PENYEDIAAN/PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
Staf / TPKD PTJ 1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM dengan memajukan permohonan melalui emel/surat/borang kepada TPKD PTJ atau terus kepada TPKD PP. Sekiranya permohonan melalui TPKD PTJ, maka TPKD PTJ akan memajukan permohonan kepada TPKD PP berkaitan mengikut skop dengan merujuk kepada Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen ISO.
[Rujuk Lampiran 1: Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen]
TPKD PP
2. Terima permohonan cadangan pindaan dokumen dan serahkan kepada Pemilik proses yang berkaitan untuk semakan dan penambahbaikan.
Pemilik Proses
3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/ penambahbaikan hasil daripada: (a) cadangan/permohonan staf; (b) semakan proses kerja berdasarkan
pendekatan LEAN; (c) penemuan audit; atau (d) keputusan mesyuarat.
Pemilik Proses 4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan. Dapatkan softcopy format prosedur (bagi dokumen baharu) atau dokumen sedia ada daripada TPKD PP masing-masing.
[Rujuk Lampiran 2: Format Prosedur ISO]
Pemilik Proses 5. Isi Borang Cadangan Pindaan/tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) sekiranya permohonan bukan melalui borang. Muat turun borang dalam Sistem e-ISO di bawah pautan “Dokumentasi QMS 9001” dan pilih skop Pengurusan. Dapatkan softcopy templat huraian Pindaan sebagai lampiran borang CPD daripada TPKD/ Urus Setia ISO PTJ masing-masing atau muat turun daripada portal e-ISO di bawah pautan “Kawalan Dokumen”. Lengkapkan Bahagian A dalam borang Huraian Pindaan Dokumen ISO UPM
[Rujuk Lampiran 3: Templat huraian Cadangan Pindaan Dokumen]
Mula
3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/penambahbaikan
5. Isi borang Permohonan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen
4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO
yang ditetapkan
A
1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan proses
ISO UPM
2. Terima permohonan cadangan pindaan dokumen ISO
B
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM | 2
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
Pemilik Proses
6. Serah dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/tambahan
Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap;
(b) softcopy lampiran borang CPD iaitu huraian pindaan dokumen (jika ada);
(c) softcopy dokumen ISO baharu/dikemaskini.
[Rujuk Lampiran 4: Contoh Borang CPD yang telah lengkap]
TPKD PP /
Urus Setia ISO PTJ 7. Semak Borang CPD beserta softcopy
dokumen pindaan yang diterima daripada Pemilik Proses. Daftar/kemaskini log pemantauan Dokumen peringkat Peneraju Proses.
[Rujuk Lampiran 5: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Peneraju]
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
8. Semak tarikh kuatkuasa dokumen yang bersesuaian dengan merujuk pada Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM yang terkini mengikut tahun (Rujuk Laman portal e-ISO) di bawah pautan “Kawalan Dokumen ISO”. Kemaskini dokumen pindaan dengan melengkapkan No. Semakan dan No. Isu seperti berikut:
No. Isu No. Semakan
01 00
01 01
01 09
01 10
0102* 1100**
* No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00 apabila
nombor semakan ke-11.
TPKD PP /
Urus Setia ISO PTJ 9. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen
untuk mendapat kelulusan mesyuarat (Mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian). Lengkapkan Bahagian B dalam borang Huraian Pindaan Dokumen ISO UPM [Rujuk Lampiran 3: Templat Huraian Cadangan Pindaan Dokumen]
10. Jika lulus, ikut langkah 11. Jika tidak lulus,
maklumkan keputusan mesyuarat kepada Pemilik Proses dan ulang langkah 3 atau proses tamat.
9. Sedia kertas cadangan pindaan dokumen untuk kelulusan mesyuarat
10. Lulus?
Ya
7. Semak Borang CPD bdan daftar/kemaskini log
8. Semak Jadual kuatkuasa dokumen ISO dan kemaskini dokumen
A
B Tidak
C
6. Serahkan dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus setia ISO PTJ
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM | 3
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
11. Daftar kod dokumen (sekiranya dokumen baharu) dengan merujuk kepada Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM dan lengkapkan ruangan Sejarah Semakan dokumen. Dapatkan pengesahan kelulusan dokumen menggunakan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) bagi dokumen Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan dengan merujuk Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM seperti berikut:
Dokumen Menyedia/ Menyemak
Kuasa Melulus/
Meluluskan Semula
Manual ISO WP Naib
Canselor
Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan
PKD WP
Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Peneraju Proses
TPKD PP TWP PP
[Rujuk Lampiran 6: Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK)] Rujuk Lampiran 7: Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen untuk diserahkan kepada PKD. [Rujuk Lampiran 8: Templat Statistik dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen]
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-ISO) mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dapatkan No. ID dan Katalaluan daripada PKD/Urus Setia Induk ISO UPM untuk mengakses modul Peneraju Proses.
11. Daftar kod dokumen dan dapatkan pengesahan kelulusan
12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen
C
13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam
Sistem e-ISO
D
F
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM | 4
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
14. Serah hardcopy Borang CPD lengkap dan
emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dokumen sokongan yang perlu dihantar kepada PKD/Urus Setia Induk ISO adalah seperti berikut:
(a) Hardcopy dokumen, iaitu:
i. Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD) yang telah lengkap peringkat TPKD PP;
ii. Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah lengkap ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab sebagaimana yang dinyatakan dalam Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja);
(b) Softcopy dokumen (melalui emel ke [email protected]), iaitu: i. Statistik dan Senarai Perubahan
Dokumen; ii. Huraian Pindaan Dokumen yang
telah lengkap Bahagian A dan Bahagian B.
PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM
15. Daftar/Kemaskini Log Pemantauan Dokumen peringkat induk dan laksanakan tindakan berikut: (a) Semak borang CPD serta softcopy
dokumen sokongan yang dihantar dan diemel daripada TPKD PP. Pastikan dokumen yang dihantar menepati format yang ditetapkan. Jika minor pindaan, buat pindaan terus. Manakala jika major pindaan, maklum dan emel semula kepada TPKD PP yang berkaitan untuk buat pindaan.
(b) Semak Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah ditandatangani oleh TPKD PP dan TWP PP sebagaimana Jadual Kuatkuasa Dokumen ISO UPM.
[Rujuk Lampiran 9: Templat Log Pemantauan Dokumen Pindaan Induk]
14. Serah hardcopy Borang CPD lengkap dan emel softcopy dokumen
sokongan kepada PKD
D
15. Daftar/Kemaskini log dan semak dokumen sokongan
E
Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM | 5
Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci PKD
16. Buat semakan dan pengesahan dokumen
seperti berikut: (a) Semak dokumen yang dimuatnaik
dalam sistem e-ISO. Pastikan dokumen yang dimuatnaik menepati format yang ditetapkan.
(b) Sahkan dokumen dalam e-ISO dan masukkan tarikh kuatkuasa dokumen.
(c) Arkibkan dokumen yang berkaitan dengan memasukkan tarikh arkib dokumen iaitu selari dengan tarikh kuatkuasa dokumen yang telah disahkan.
(d) Lengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/ LULUS-DOK) untuk ditandatangani oleh Wakil Pengurusan dan Naib Canselor (sekiranya melibatkan Manual ISO).
17. Jika dokumen disahkan, ikut langkah 18. Jika tidak, maklumkan kepada TPKD PP untuk laksanakan pindaan/perubahan dan ulang langkah 13.
PKD 18. Buat hebahan perubahan dokumen kepada Peneraju Proses dan staf UPM melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh kuatkuasa dokumen.
PKD/ Urus Setia Induk
ISO
19. Lengkapkan borang CPD Peneraju Proses dan serahkan semula kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ untuk tindakan seterusnya.
TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ
20. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan simpan sebagai rekod dalam fail Kawalan Dokumen Peneraju Proses beserta petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses (Rujuk Para Rekod dalam Prosedur Kawalan Dokumen dan Rekod ISO UPM).
Disediakan oleh: Pegawai Kawalan Dokumen (PKD), Sistem Pengurusan ISO UPM 05 Februari 2016
Nota:
PKD – Pegawai Kawalan Dokumen
PTJ – Pusat Tanggungjawab
TPKD PP – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses
Pemilik Proses – Bahagian/Seksyen/Unit dalam PTJ yang menjadi Peneraju Proses di bawah skop ISO UPM
Tamat
16. Buat semakan dan pengesahan dokumen dalam Sistem e-ISO
18. Buat hebahan perubahan dokumen ISO
17. Disahkan?
B
Tidak
Ya
19. Lengkapkan borang CPD Peneraju dan serah semula kepada
TPKD PP
20. Terima dan lengkapkan borang CPD bagi tindakan Peneraju dan
simpan sebagai rekod
E
F
LAMPIRAN 1 Jadual Serahan Cadangan Pindaan Dokumen
JADUAL SERAHAN CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
Skop Dokumen Diserahkan kepada
PKD/TPKD PP Peneraju Proses
1. Pengurusan (PGR) PKD Pusat Jaminan Kualiti (CQA)
2. Perkhidmatan Utama (PU):
2.1 Pengajian Prauniversiti TPKD Prauniversiti Pusat Asasi Sains Pertanian
2.2 Pengajian Prasiswazah TPKD Prasiswazah Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik
2.3 Pengajian Siswazah TPKD Siswazah Sekolah Pengajian Siswazah
2.4 Penyelidikan dan Inovasi
TPKD Penyelidikan dan Inovasi
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
3. Sokongan (SOK)
3.1 Pengurusan Pelanggan TPKD Pejabat Naib
Canselor
Pejabat Naib Canselor - Pejabat Strategi Korporat dan
Komunikasi
3.2 Kewangan TPKD Pejabat Bursar Pejabat Bursar
3.3 Latihan TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar
3.4 Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan
TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset
Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset
3.5 Pengurusan Sumber Manusia
TPKD Pejabat Pendaftar Pejabat Pendaftar
3.6 Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
TPKD Pejabat Naib Canselor
Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan dan Keselamatan Pekerjaan
3.7 Penentukuran dan Penentusahan Peralatan
TPKD Penyelidikan dan Inovasi
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
3.8 Pengurusan Makmal TPKD Pejabat Naib
Canselor
Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan dan Keselamatan Pekerjaan
4. Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)
TPKD bagi setiap operasi Peneraju Proses
Semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi
Nota: PKD – Pegawai Kawalan Dokumen TPKD – Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen
LAMPIRAN 2 Format Prosedur ISO
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/XXX/P001
Halaman: 1/5
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan bagi tujuan ...............................
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua ....................................
3.0 TANGGUNGJAWAB
Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
4.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/XXX/P001
Halaman: 2/5
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JAD : Juruaudit Dalaman
PYB : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya).
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/XXX/P001
Halaman: 3/5
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
6.0 PROSES TERPERINCI
CONTOH
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
Peneraju Proses/Staf
6.2
Kesan produk/perkhidmatan yang tak akur menerusi: (a) Aduan pelanggan yang sahih; (b) Kajian/maklumbalas kepuasan pelanggan (c) Proses semasa menyampaikan atau selepas
menghasilkan produk/perkhidmatan (d) Audit dalaman dan luaran (e) Minit mesyuarat (f) Lain-lain sumber berkenaan
Peneraju Proses/Staf
6.3 Lengkapkan penyataan/perincian ketakakuran yang ditemui ke dalam Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) atau Borang Maklumbalas Pelanggan, jika ketakakuran daripada aduan pelanggan yang sahih (rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan)
Borang Ketakakuran (PGR
/BR03/KKP) / Borang
Maklumbalas Pelanggan
Peneraju Proses/Staf
6.4 Laksanakan kawalan ketakakuran produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah: (a) Ambil tindakan dengan menghapuskan
ketakakuran yang dikesan. (b) Beri kelulusan penggunaan
produk/perkhidmatan dengan kebenaran pihak yang berkuasa dan/atau pelanggan (jika berkenaan).
(c) Halang penggunaan produk/perkhidmatan tersebut.
(d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan
Peneraju Proses/Staf
6.5 Serah borang yang mengandungi keterangan ketakakuran kepada Urus Setia Induk/Urus Setia PTJ masing-masing untuk tindakan selanjutnya. Seterusnya rujuk proses tindakan pembetulan.
Borang Ketakakuran (PGR
/BR03/KKP) / Borang
Maklumbalas Pelanggan
6.1 Mula
6.2 Kesan Ketakakuran
6.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran
6.4 Laksanakan Kawalan
6.5 Serah borang kepada Urus Setia
6.6Tamat
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/XXX/P001
Halaman: 4/5
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
7.0 REKOD
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. UPM/100-4/5 Tindakan Pembetulan (Induk)
Surat-surat yang berkaitan
Minit mesyuarat yang berkaitan
Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan
Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya
Urus Setia Induk KBJK BDR
3 Tahun
(Selewat-lewatnya 6
bulan selepas audit
Badan Persijilan)
Pendaftar
2. UPM/(kod PTJ)/100-4/5 Tindakan Pembetulan (nama PTJ)
Surat-surat yang berkaitan
Minit mesyuarat yang berkaitan
Laporan status tindakan pembetulan
Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya
Urus Setia PTJ TWP PTJ Pejabat TWP PTJ/ Bilik Jaminan Kualiti
3 Tahun
(Selewat-lewatnya 6
bulan selepas audit
Badan Persijilan)
Ketua PTJ
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/XXX/P001
Halaman: 5/5
No. Semakan: 00
No. Isu: 01
PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000
Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
8.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan
Disemak
Dilulus/ diluluskan
semula
Tarikh Kuatkuasa
01 00 - Keluaran Pertama XXXXXXX WP 00/00/00
LAMPIRAN 3 TEMPLAT HURAIAN PINDAAN CADANGAN DOKUMEN
1
HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM
BAHAGIAN A: Huraian Pindaan Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/Pemilik Proses dan sila abaikan ruangan No. CPD kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP)
No.
CPD
Pemilik Proses
Huraian Pindaan Dokumen * Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu:____, No. Semakan:_____, Tarikh Kuatkuasa: ________
Nama Dokumen: Kod Dokumen: No. Isu: ____, No. Semakan: _____, Tarikh Kuatkuasa: ________
CONTOH SOK
(BUM):
3/2014
Seksyen Pelantikan
Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013
Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014
7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan
untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).
7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh
sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP.
7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan
untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).
7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor
selepas Mesyuarat JKP.
T
P
2
BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO)
Peneraju Proses:
Kelulusan Mesyuarat: Kali ke-
Tarikh Mesyuarat:
Cadangan Tarikh Kuatkuasa *:
Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Pindaan Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen.
LAMPIRAN 4 CONTOH BORANG CPD LENGKAP
1/3
KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/ TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)
Peneraju Proses: Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Mencadangkan Borang Permohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CPD) untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat Pengurusan Pejabat
Pendaftar Kali Ke-242 yang diadakan pada 25 April 2014 . Cadangan tarikh kuatkuasa pada 30 Mei 2014 (* Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain)
No.
CPD
Pemilik Proses
Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
SOK
(BUM):
3/2014
Seksyen Pelantikan
Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: 15/11/2013
6.0 CARTA ALIR
Dapatkan Kelulusan JPU
7.9
Nama Dokumen: Prosedur Pelantikan Staf Tetap Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional (Bukan Akademik) Dan Kumpulan Pelaksana Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/P001 No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 30/05/2014
6.0 CARTA ALIR
Dapatkan Kelulusan JPU/Naib Canselor
7.9
T
7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan
untuk mendapat perakuan JKP menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).
7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU dalam tempoh
sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat JKP.
7.0 PROSES TERPERINCI Dapatkan Perakuan 7.8.1 Sediakan senarai calon yang layak dan simpanan
untuk mendapat perakuan JKP/Naib Canselor menggunakan Borang Keputusan Jawatankuasa Pemilih (SOK/BUM/BR03/KEPUTUSAN JKP).
7.8.2 Sediakan Kertas Cadangan ke JPU/Naib Canselor
selepas Mesyuarat JKP.
T
P
2/3
No.
CPD
Pemilik Proses
Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
7.9 Dapatkan kelulusan JPU Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU.
7.9 Dapatkan kelulusan JPU/Naib Canselor Kemukakan perakuan JKP untuk kelulusan Mesyuarat JPU/Naib Canselor.
T
7.11 Maklumkan Kepada Calon 7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan
calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU dan proses tamat.
7.11 Maklumkan Kepada Calon
7.11.1 Makluman kepada calon tidak berjaya temu duga dan calon simpanan (jika ada) selewat-lewatnya satu (1) bulan selepas menerima petikan minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor dan proses tamat.
T
7. 12 Keluarkan Surat Tawaran 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang berjaya
selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU diterima.
7.12 Keluarkan Surat Tawaran 7.12.1 Keluarkan surat tawaran kepada calon yang
berjaya selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari bekerja selepas minit Mesyuarat JPU/Kelulusan Naib Canselor diterima.
T
8.0 REKOD KUALITI
8.0 REKOD KUALITI
UPM/PEND/500-1/6/2 Pangkalan data Permohonan Jawatan (SPJonline)
-
P
UPM/PEND/500-1/6/4 Senarai Saringan Calon
- P
UPM/PEND/500-1/4/1 Pengiklanan Jawatan
- P
UPM/PEND/500-1/8 Temu Duga
-
UPM/PEND/500-1/8
Temu Duga
..1 Pengiklanan Jawatan
T
3/3
No.
CPD
Pemilik Proses
Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
UPM/PEND/500-2/5/1 Surat Tawaran Jawatan ..1 Surat Tawaran Jawatan (P&P dan akademik) Surat Tawaran Jawatan (Sokongan)
- P
UPM/PEND/500-2/5/3 Penangguhan Lapor Diri
Surat permohonan penangguhan lapor diri
Surat meminta ulasan/kelulusan Pendaftar
Surat jawapan daripada Pendaftar Surat jawapan penangguhan kepada calon
- P
UPM/PEND/500-2/12/10 Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih 1 Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih
(Kumpulan Pengurusan & Profesional Bukan Akademik 2. Surat panggilan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Pemilih
(Kumpulan Pelaksana)
- P
UPM/PEND/500-1/14 Petikan Minit Pelantikan ..1 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti
(P&P Bukan Akademik) ..2 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti
(Pelaksana)
- P
UPM/PEND/500-1/9/1 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (P&P Bukan Akademik) UPM/PEND/500-1/9/2 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih (Pelaksana) UPM/PEND/500-1/12 Surat Makluman Calon Tidak Berjaya ..1. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (P& P Bukan Akademik) ..2. Surat Makluman Calon Tidak Berjaya (Pelaksana)
- - - -
P
P
P
P
4/3
No.
CPD
Pemilik Proses
Pernyataan Pindaan/Baharu Tambahan (T) / Pemotongan (P) Asal Pindaan
UPM/PEND/500-1/6/4 Kriteria Saringan Pelantikan • Dokumen kriteria perjawatan • Borang Kriteria Pemilihan dan Pemarkahan Calon Proses Temuduga (SOK/BUM/BR03/ TEMUDUGA) yang telah dilengkapkan (calon yang tidak berjaya)
-
P
LAMPIRAN 5 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU
LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN PENERAJU PROSES
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1
PTJ: ________________________________
(A) SKOP SOKONGAN
BIL. NO. CPD
JENIS CADANGAN PEMILIK
PROSES KELULUSAN MESYUARAT
CADANGAN TARIKH
KUATKUASA
TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD
(*softcopy/hardcopy) CATATAN
P B G
(B) SKOP OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BIL. NO. CPD
JENIS CADANGAN PEMILIK
PROSES KELULUSAN MESYUARAT
CADANGAN TARIKH
KUATKUASA
TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD
(*softcopy/hardcopy) CATATAN
P B G
Nota *: (P) – pinda (B) – baharu (G) - gugur
LAMPIRAN 6 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN
PENGURUSAN
Kod Dokumen: PGR/BR01/LULUS-DOK
Halaman: 1 drp 1
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN Tarikh: 03/01/2011
Kategori Dokumen : __________________________
Skop : _____________________________________
Peneraju Proses : ____________________________
Bil Tajuk Dokumen Kod Dokumen No. Isu
No. Semakan
Tarikh Kuatkuasa
Menyedia & Menyemak Kuasa Melulus/Melulus Semula* Kenyataan
Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Tanggungjawab Tandatangan Tarikh
1.
LAMPIRAN 7 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 1
JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
1. PEMBERIAN KOD MANUAL KUALITI
1.1 Gunakan kod UPM/PGR/MK untuk penyediaan Manual Kualiti
Pegawai Kawalan Dokumen
(PKD)
2. PEMBERIAN KOD PROSEDUR
2.1 Skop Pengurusan
PKD
2.2 Skop Sokongan
Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen
Peneraju proses (TPKD PP)
Singkatan bagi Skop Pengurusan
Singkatan bagi Manual Kualiti
Universiti Putra Malaysia
UPM / SOK / (kod peneraju) / P001
No. Siri prosedur
Singkatan bagi prosedur
Kod Peneraju Proses* (a)
Singkatan bagi skop sokongan
UPM / PGR / POO1
No. Siri prosedur
Singkatan bagi Prosedur
Universiti Putra Malaysia
Singkatan bagi Skop Pengurusan
Universiti Putra Malaysia
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 2
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
2.3 Skop Perkhidmatan Utama
TPKD PP
2.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan
TPKD PP
3. PEMBERIAN KOD ARAHAN KERJA
3.1 Skop Pengurusan
PKD
UPM / PU/ (kod skop utama) / P001
Singkatan bagi prosedur
Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama
Universiti Putra Malaysia
No. Siri prosedur
UPM / OPR/ (kod PTJ) / P001
No. Siri prosedur
Singkatan bagi prosedur
Kod Pusat Tanggungjawab * (c)
Singkatan bagi Skop operasi
Universiti Putra Malaysia
UPM / PGR / AKO1
Singkatan bagi Arahan Kerja
No. Siri Arahan Kerja
Universiti Putra Malaysia
Singkatan bagi Skop Pengurusan
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 3
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
3.2 Skop Sokongan
TPKD PP
3.3 Skop Perkhidmatan Utama
TPKD PP UPM / PU/ (kod skop utama) / AK01
Singkatan bagi Arahan Kerja
No. Siri Arahan Kerja
Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (b)
Singkatan bagi Perkhidmatan Utama
Universiti Putra Malaysia
UPM / SOK / (kod peneraju) / AK01
No. Siri Arahan Kerja
Singkatan bagi Arahan Kerja
Kod Peneraju Proses* (a)
Singkatan bagi skop sokongan
Universiti Putra Malaysia
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 4
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
3.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan
TPKD PP
4. PEMBERIAN KOD DOKUMEN SOKONGAN
(Dokumen sokongan seperti garis panduan, senarai semak, log, templat dan borang
4.1 Skop Pengurusan
PKD
4.2 Skop Sokongan
TPKD PP
PGR / BR01 / (aktiviti)
Huruf dan/atau angka yang yang menggambarkan aktiviti Kod proses Kod kategori dokumen * (d) Singkatan bagi skop Pengurusan
SOK / (kod peneraju) / BR01 / (aktiviti)
Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d)
Singkatan bagi skop Sokongan
Kod Peneraju Proses * (a)
CONTOH: Kod proses bagi Pejabat Kewangan: (a) 01 – Pembayaran (b) 02 – Pembelian
UPM / OPR/ (kod PTJ) / AK01
No. Siri Arahan Kerja
Singkatan bagi Arahan Kerja
Kod Pusat Tanggungjawab * (c)
Singkatan bagi Skop operasi
Universiti Putra Malaysia
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 5
KOD DOKUMEN Tanggungjawab
4.3 Skop Perkhidmatan Utama
TPKD PP
4.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan
TPKD PP
Nota *:
(a) Kod Peneraju Proses:
i. PEL – Pengurusan Pelanggan ii. KEW – Kewangan iii. LAT – Latihan iv. PYG – Penyelenggaraan peralatan, kemudahan infrastruktur dan kenderaan v. BUM – Pengurusan sumber manusia vi. OSH – Pengurusan keselamatan dan kesihatan pekerjaan vii. CAL – Penentukuran dan verifikasi peralatan
viii. LAB – Pengurusan dan keselamatan makmal
PU/ (kod skop utama) / BR01 / (aktiviti)
Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01))
Singkatan bagi skop Perkhidmatan Utama
Kod skop utama * (b)
Kod kategori dokumen * (d)
OPR/ (kod PTJ) / BR01 / (aktiviti) Huruf dan/atau angka yang
menggambarkan aktiviti
Kod Bahagian/ Jabatan/ Seksyen/ Unit nyatakaBahagiann kod. Jika tiada, kekal pada 01))
Kod kategori dokumen * (d)
Kod PTJ * (c)
Singkatan bagi proses Operasi
Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM | 6
(b) Kod Skop Utama:
i. P – Prauniversiti ii. PS – Prasiswazah iii. S – Siswazah iv. PY – Penyelidikan
(c) Kod PTJ (Semua PTJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti dan Institut:
i. PNC – Pejabat Naib Canselor ii. TNCHEPA – Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) iii. TNCJIM – Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan
Masyarakat) iv. PEND – Pejabat Pendaftar v. BEN – Pejabat Bursar vi. PSAS – Perpustakaan Sultan Abdul Samad vii. SPS – Sekolah Pengajian Siswazah viii. BA – Bahagian Antarabangsa ix. BKU – Bahagian Keselamatan x. CADE – Pusat Pembangunan Akademik xi. CALC – Pusat Pemajuan ompetensi Bahasa xii. FPV - Hospital Veterinar Universiti, Fakulti Perubatan Veterinar xiii. iDEC – Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi xiv. KOLEJ – Kolej kediaman xv. PIU – Pusat Islam xvi. PKK – Pusat Kebudayaan dan Kesenian xvii. PKU – Pusat Kesihatan Universiti xviii. PPPA – Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset xix. PPUU – Pejabat Penasihat Undang-Undang xx. PUPM – Penerbit UPM xxi. PSM – Pusat Sains Marin xxii. TPU – Taman Pertanian Universiti
(d) Kod kategori dokumen:
i. BD – Buku Daftar ii. BL – Buku/borang Log iii. BP – Buku Panduan iv. BR – Borang v. DF – Daftar Format vi. GP – Garis Panduan vii. LP – Laporan viii. SE – Senarai Edaran ix. SN – Senarai x. SS – Senarai Semak xi. SU – Senarai Utama
LAMPIRAN 8 TEMPLAT STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN
1
PKD/TPKD PP | DOKUMEN
01
Kegunaan PKD/TPKD PP
STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN
(Tandakan √ pada ruangan berkaitan)
NAMA PENERAJU/PTJ
KATEGORI SKOP
PGR PU SOK OPR
NAMA SKOP
(a) Statistik Perubahan Dokumen
Bil. Kategori
Dokumen ISO
Bilangan Dokumen Terlibat Jumlah
Pinda Baru/tambah gugur
1. Prosedur 0 0 0 0
2. Arahan Kerja 0 0 0 0
3. Garis Panduan 0 0 0 0
4. Borang 0 0 0 0
5. Log 0 0 0 0
6. Senarai Semak 0 0 0 0
Jumlah Keseluruhan 0 0 0 0
Senarai perincian perubahan dokumen pada Lampiran
2
PKD/TPKD PP | DOKUMEN
01
Kegunaan PKD/TPKD PP
Lampiran (b) Senarai Perincian Perubahan Dokumen
CONTOH
KATEGORI DOKUMEN :ARAHAN KERJA
BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU
NO. SEMAKAN
TARIKH KUATKUASA
1. UPM/SOK/KEW/AK008/AKN
Arahan Kerja Menginput Bil Tunai *Nama dan Kod Dokumen lama: Arahan Kerja Bil Tunai (UPM/SOK/KEW/AK008/BIL)
02 02 30/5/2014
*(P)
KATEGORI DOKUMEN :BORANG
BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU
NO. SEMAKAN
TARIKH KUATKUASA
1. SOK/KEW/BR001/BUY Borang Pendaftaran Staf/Individu 02 01 30/5/2014
*(P)
Nota *: (P) – pinda (B) – baru/tambah (G) – gugur
LAMPIRAN 9 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK
LOG PEMANTAUAN DOKUMEN PINDAAN INDUK
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1
PTJ: ___________________________
(A) SKOP SOKONGAN ( )
BIL. NO. CPD
JENIS CADANGAN PEMILIK
PROSES KELULUSAN MESYUARAT
CADANGAN TARIKH
KUATKUASA
TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD
(*softcopy/hardcopy)
TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN
CATATAN P B G
1
(B) SKOP SOKONGAN ( )
BIL. NO. CPD
JENIS CADANGAN PEMILIK
PROSES KELULUSAN MESYUARAT
CADANGAN TARIKH
KUATKUASA
TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD
(*softcopy/hardcopy)
TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN
CATATAN
P B G
1
Nota *: (P) – pinda (B) – baharu (G) - gugur
Top Related