Download - Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Transcript
Page 1: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

PENGURUSAN PERSATUAN/KELAB(Pakaian Seragam, Persatuan/Kelab dan Kelab Permainan/Sukan)

1. LATAR BELAKANG

1.1 Inisiatif dan usaha menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, diangotai dan digerakkan oleh murid-murid adalah selaras dengan harsat menggiatkan lagi pelaksanaan program aktiviti kokurikulum di sekolah-sekolah seluruh negara. Malah Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan ( Persatuan Sekolah ) 1998 seperti yang dimaktubkan dalam Warta Kerajaan P.U (A) 196 bertarikh 21 Mei 1998 menegaskan bahawa Guru Besar atau Pengetua, setelah menerima permohonan secara bertulis, hendaklah menubuhkan persatuan sekolah dari ketogeri yang berikut:-

1.1.1 Mata pelajaran yang diajar di sekolah sebagaimana yang dinyatakan dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan (Kurikulum Kebangsaan) 1997,

1.1.2 Hobi dan rekreasi;

1.1.3 Sukan dan permainan;

1.1.4 Badan beruniform; atau

1.1.5 Apa-apa persatuan lain yang diluluskan oleh pendaftar.

1.2 Usaha menubuhkan kelab atau persatuan di sekolah adalah juga usaha kependidikan yang penting, khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip, kaedah dan kemahiran kepimpinan di kalangan murid, di samping membangunkan diri mereka menjadi insan yang mewarisi dan menghayati keseluruhan ciri-ciri kecemerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.

1.3 Sehingga kini inisiatif dan usaha sekolah menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah menggalakkan. Inisiatif dan usaha ini akan memberi impaks yang lebih besar kepada penyemarakkan kegiatan kokurikulum sebagai sebahagian daripada program pendidikan di sekolah, apabila pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan yang ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan.

2. RASIONAL

Berdasarkan hakikat kejadian insan, setiap murid mempunyai bakat dan potensi untuk memimpin, sekurang-kurangnya untuk memimpin diri sendiri menjadi apa yang diinginkan. Walau bagaimanapun pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran memimpin, mengurus dan mengoperasikan sesuatu kelab atau persatuan bukanlah warisan semula jadi. Pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh diperolehi melalui proses-proses pengajaran dan pembelajaran formal dan tidak formal, pengalaman secara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.

1

Page 2: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

3. MATLAMAT

Agar dapat membantu guru dan murid-murid merancang dan melaksanakan dengan bermatlamat untuk melahirkan insan yang berwibawa, berketrampilan dan berkeyakinan tinggi sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan upaya kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-bidang yang diceburi pada masa akan datang.

4. OBJEKTIF AM

Guru-Guru dan murid-murid akan:

4.1 Mengetahui dan memahami ciri-ciri dan nilai-nilai kepimpinan yang diperlukan untuk memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan di sekolah.

4.2 Mengetahui dan memahami kaedah, stategi dan prinsip pengurusan kelab atau persatuan secara berkesan.

4.3 Mengetahui dan memahami kaedah dan stategi memimpin dan memotivasikan ahli-ahli kelab atau persatuan yang dipimpin

4.4 Mempunyai pengetahuan dan kemahiran merancang, mengelola, menyelia dan menilai aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan yang dipimpin.

4.5 Mempunyai keyakinan diri sebagai pemimpin yang berwibawa, berketrampilan dan berwawasan.

5. OBJEKTIF KHUSUS

5.1 Menjelaskan matlamat dan tujuan penubuhan kelab atau persatuan di sekolah dalam konteks kependidikan dan kepimpinan

5.2 Menjelaskan kaedah dan tatacara penubuhan kelab atau persatuan.

5.3 Menjelaskan kaedah dan tatacara pentadbiran dan pengurusan kelab atau persatuan

5.4 Menjelaskan kaedah dan tatacara pengurusan dan pengelolaan aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan di sekolah berdasarkan perancangan dan undang-undang.

5.5 Membentang dan menjelaskan ciri-ciri dan nilai-nilai asas kepimpinan.

5.6 Menjelaskan tanggungjawab dan peranan murid-murid sebagai warganegara berdasarkan Rujunegara, perlembagaan negara dan Wawasan 2020.

6. KELAB ATAU PERSATUAN

6.1 Definisi:

Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan berkepimpinan yang dianggotai oleh murid-murid sekolah yang mempunyai

2

Page 3: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat yang telah ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi memperkembangkan minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing.

6.2 Tujuan penubuhan/pembentukan kelab atau persatuan:

6.2.1 Menggabungkan murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama supaya murid-murid berpeluang dan berkesempatan:

a. Merancang dan melaksanakan aktiviti dan kegiatan secara berkumpulan.

b. Berkongsi pengetahuan dan pengalaman dalam bidang yang diminati dan digemari.

c. Menetapkan matlamat yang dipersetujui dan dilaksanakan bersama.

d. Berkongsi sumber dan peralatan.

e. Mewujudkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi kepimpinan

f. Mewujudkan wahana kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi

7. BAGAIMANA MENUBUHKAN KELAB ATAU PERSATUAN

7.1 Murid-murid membentuk jawatankuasa penaja untuk menetapkan:-

7.1.1 Tujuan dan matlamat

7.1.2 Aktiviti dan kegiatan

7.1.3 Peraturan

7.1.4 Perlembagaan (Contoh Lampiran J)

7.2 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pengetua atau Guru Besar dengan menyertakan dokuman yang telah ditetapkan di atas.

7.3 Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau Guru Besar

7.4 Mendaftarkan ahli-ahli kelab atau persatuan yang telah diluluskan oleh Pengetua atau Guru Besar

7.5 Mengadakan Mesyuarat Agung penubuhan dengan :

7.5.1 Memilih Ahli Jawatankuasa

7.5.2 Merancang aktiviti tahunan kelab atau persatuan

7.5.3 Pengesahan dokumen kelab atau persatuan

3

Page 4: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

7.6 Mengoperasikan kelab atau persatuan

8. PENGURUSAN KEWANGAN

8.1 Pengenalan

8.1.1 Pengurusan Kewangan adalah satu perkara pokok dan paling penting dalam sesebuah kelab atau persatuan

8.1.2 Tanpa pengurusan kewangan yang baik dan sempurna maka perjalanan persatuan atau kelab berkenaan akan pincang dan akhirnya terus berkubur.

8.2 Objektif

8.2.1 Memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik.

8.2.2 Melahirkan pelajar yang yang celik pengurusan kewangan

8.2.3 Dapat melincinkan perjalanan sesebuah kelab/persatuan dalam menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan

8.3 Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari

8.3.1 Menyediakan ‘cash book’ (Buku Tunai)

a. Buku Resit,

b. Borang Pesanan Barang,

c. Borang Baucar Bayaran.

8.3.2 Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail, buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna.

8.3.3 Bendahari kelab/persatuan perlu mencatat segala perkara yang hendak dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan

8.3.4 Mempastikan pengerusi/setiausaha telah membuka akaun persatuan

8.3.5 Membuat pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

8.3.6 Menyediakan Borang Pesanan (Contoh Lampiran A)

8.3.7 Apa yang patut dilakukan apabila menerima duit/wang?

a. Keluarkan resit

b. Rekodkan dalam ‘cash book’

c. Menyimpan wang dalam Bank/Guru Penasihat dengan segera sekiranya melebihi had yang dibenarkan. (RM 30.00)

4

Page 5: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

8.3.8 Setiap pembelian barang melebihi had yang dibenarkan (RM 30.00) hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Guru Penasihat.

8.3.9 Bendahari juga perlu membuat anggaran perbelanjaan bagi sesuatu program.

8.3.10 Pembentangkan laporan kewangan dalam mesyuarat.

8.3.11 Mengadakan Baucar Pembayaran.

a. Baucar Pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Salinan asal simpanan sekolah (kelab/persatuan) dan kedua kepada penerima.

b. Masukkan butir-butir tentang perkhidmatan/bekalan yang telah dilaksanakan/dibekalkan beserta tarikh.

c. Setiap baucar pembayaran dimestikan disertakan bil pembelian barang.

d. Jumlah pembayaran dalam angka dan perkataan.

e. Dapatkan resit pembayaran daripada pembekal atau pekedai.

f. Tandatangan guru penasihat yang meluluskan dan tarikh.

g. Jika bil asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan yang diperakui oleh guru penasihat .

h. Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, baucar dan dokumen sokongan hendaklah ditebuk/dicop “SUDAH BAYAR” berserta tarikhnya bagi mengelak pembayaran dua kali.

i. Baucar-baucar pembayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut nombor siri.

8.3.12 Menyediakan Penyata Kewangan Berakhir 31 Ogos pada setiap tahun untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan (Lampiran B)

a. Pastikan Buku Tunai (Cash Book) telah dikemaskinikan dan ditutup.

b. Pastikan adanya Penyata Kewangan Tahunan Kelab/Persatuan sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau jika tidak, gunakan penyata yang belum diaudit.

c. Sediakan format Penyata Kewangan Tahunan.(ada wang terima dan ada wang keluar serta baki ditangan dan juga baki dibank.

d. Dapatkan tandatangan Pemeriksa Kira-Kira bagi mengesahkan bahawa segala butiran dalam Penyata Tahunan itu adalah benar atau sahih.

8.3.13 Menyemak Buku Tunai (cash book) pada setiap hujung bulan Menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci.

5

Page 6: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

8.3.14 Sekiranya persatuan dibubarkan, bendahari hendaklah membelanjakan wang baki mengikut sebagaimana yang diputuskan dalam mesyuarat agung.

8.3.15 Penyalahgunaan wang persatuan adalah satu kesalahan yang serius dan boleh dikenakan tindakan tatatertib

8.4 Tugas Pemeriksa Kira-Kira

8.4.1 Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan

8.4.2 Memberikan teguran kepada Bendahari sekiranya berlaku butiran salah.

8.4.3 Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31Ogos setiap tahun.

8.4.4 Bertanggungjawab ke atas Penyata Tahunan yang telah ditandatanganinya itu

9. PENGURUSAN MESYUARAT

9.1 Mesyuarat Agung.

9.1.1 Mengedarkan surat jemputan Mesyuarat Agung Kelab diedarkan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan (Lampiran C) dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu.

9.1.2 Atur cara Majlis Mesyuarat Agung

a. Ucapan Alu-aluan

b. Ucapan Penasihat Kelab

c. Ucapan Perasmian

d. Mesyuarat agung

9.1.3 Agenda Mesyuarat Agung

a. Ucapan Pengerusi Mesyuarat

b. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu.(Contoh Minit Mesyuarat Agung – Lampiran D)

c. Membentangkan laporan tahunan.

d. Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan

e. Pemilihan Ahli Jawatankuasa

i. Pengerusi

ii. Naib Pengerusi

iii. Setiausaha

iv. Penolong Setiausaha

6

Page 7: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

v. Bendahari

vi. Penolong Bendahari

vii. Ahli Jawatankuasa (5 – 7 orang)

viii. Pemilihan dua orang juru audit

f. Membahaskan usul-usul yang diterima

g. Ucapan penangguhan

9.2 Mesyuarat Agung Luar Biasa

Mesyuarat Agung Luar Biasa/Tergempar boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau Ahli Jawatankuasa bagi membincangkan satu agenda sahaja. Notis hendaklah disiarkan dua minggu sebelum diadakan.

Mesyuarat ini juga boleh diadakan kerana:

9.2.1 Permintaan bertulis 2/3 ahli

9.2.2 Pengerusi memikirkan perlunya mesyuarat diadakan.

9.3 Mesyuarat Jawatankuasa

Mesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan aktiviti kelab. Mesyuarat hanya boleh dijalankan sekiranya cukup korum (2/3 daripada ahli jawatankuasa). Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh Guru Penasihat yang dilantik oleh Pengetua. Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberi dalam tempoh satu minggu. (Lampiran E)

Agenda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara berikut:

9.3.1 Ucapan Pengerusi.

9.3.2 Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.(Contoh minit mesyuarat jawatankuasa – Lampiran F)

9.3.3 Perkara berbangkit.

9.3.4 Laporan biro-biro.

9.3.5 Laporan kewangan.

9.3.6 Hal-hal lain.

9.4 Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Projek

Agenda Mesyuarat

9.4.1 Ucapan Pengerusi

9.4.2 Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu

9.4.3 Perkara-perkara berbangkit

7

Page 8: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

9.4.4 Membincangkan hal projek (Lampiran G)

a. Tarikh

b. Hari

c. Masa

d. Tempat

9.4.5 Melantik ahli jawatankuasa projek

9.4.6 Tugas-tugas ahli jawatankuasa projek

9.4.7 Kewangan projek

9.4.8 Hal-hal lain.

10. PENGURUSAN FAIL

10.1 Fail Induk Kelab / Persatuan

10.1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama :

a. Draf perlembagaanb. Draf aktiviti asasc. Senarai Jawatankuasa Penaja

10.1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.

10.1.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

10.1.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan.

10.1.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

10.1.6 Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

10.1.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

10.1.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

10.1.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.

10.1.10 Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

10.1.11 Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.

10.1.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

10.1.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

8

Page 9: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

10.1.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar.

10.1.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.

10.1.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

10.1.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

10.1.18 Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:

a. Kementerian Pendidikan Malaysiab. Jabatan Pendidikan Negeric. Pejabat Pendidikan Daerah d. Sekolah

10.1.19 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.

10.1.20 Laporan setiap aktiviti.

10.1.21 Laporan tahunan. (Lampiran H)

10.1.22 Daftar penilaian bagi setiap ahli.

10.1.23 Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

10.1.24 Stok dan inventori.

10.1.25 Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

10.2 Fail Pengerusi

10.2.1 Maklumat ahli10.2.2 Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat10.2.3 Perlembagaan kelab10.2.4 Minit mesyuarat

10.3 Fail Setiausaha

10.3.1 Minit mesyuarat10.3.2 Surat-surat berkaitan kelab10.3.3 Buku-buku panduan kelab10.3.4 Perlembagaan kelab10.3.5 Maklumat ahli10.3.6 Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat10.3.7 Laporan Mingguan (Lampiran I)

10.4 Fail Kewangan (Bendahari)

10.4.1 Penyata kira-kira kewangan kelab10.4.2 Bil-bil pembelian.

9

Page 10: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Contoh Rujukan Fail: SMKBBU/07/KPA/2003( ) Lampiran A

BORANG PESANAN

Kepada :………………………………………………………………………………………………………………………Sila bekalkan barang/laksanakan kerja yang tersebut di bawah ini selewatnya pada ……………….dan panjangkan bil kepada kami.

No Perihal  

Banyaknya Harga Satu Jumlah

  RM Sen RM Sen1            2            3            4            5            6            

Jumlah: Ringgit ………………………………… dan sen ……………………………….. JUMLAH RM

INGATAN: Pembayaran tidak akan dibuat jika Borang Pesanan Asal tidak dikembalikan

TandatanganTarikh : ……………….. Guru Penasihat ………………………………

Cop Rasmi Sekolah / Kelab

Perakuan Mengenai Mutu (Dipenuhkan oleh Pembekal)

Saya mengakui bahawa saya telah membekalkan barang/telah melaksanakan kerjayang tersebut di atas mengikut surat tuan ………………………………..

Tarikh : ………………………. Tandatangan………………………Cop Rasmi Pembekal

Perakuan Penerima

Saya memperakui bahawa :1. Barang yang dipesan di atas telah diterima dan dikeluarkan untuk terus digunakan/

disimpan dan dimasukkan ke dalam stok muka buku/surat stok ………..2. Barang kerja/butiran di atas telah dibekalkan / dilaksanakan dengan memuaskan.

Tarikh : ………………… Tandatangan :…………………… Nama : ……………………………………. Jawatan : ………………………………….

Isi dalam 3 salinan (dalam kertas yang berlainan warna)

10

Page 11: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Lampiran B Penyata Kewangan Tahunan Kelab Koir,SJK (C) Chung Ching, Raub, Pahang.Bermula Pada / / dan Berakhir / /

PENERIMAAN RM PERBELANJAAN RM       

1. 1.

2. 2.

3. 3.

4. 4.

5. 5.

6. 6.        

          

Jumlah Jumlah

Saya _____________________________, Bendahari Kelab Koir SJK (C) Chung Ching, Raub, Pahangdengan ini mengakui bahawa Penyata Kewangan ini adalah benar.

Tandatangan Bendahari : ……………………………….. Tarikh : ……………… ( )

Saya ______________________, Pemeriksa kira-kira 1 dan ______________________, Pemeriksa kira-kira 2, dengan ini mengesahkan Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini yang berakhirPada / /20 adalah yang benar.

Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 1 : …………………………………….. ( )

Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 2 : ……………………………………. ( )

Tarikh : ………………..

11

Page 12: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Lampiran CSurat Notis Mesyuarat Agung

Kelab Koir, Rujukan Tuan:SJK (C) Chung Ching Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(12)27600 Raub Tarikh : / / PAHANG.

Ahli Kelab Koir.

Saudara/Saudari,

MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KELAB KOIR SEKOLAH

Sukacita diimaklumkan bahawa Mesyuarat Agung Kelab Koir, SJK (C) Chung Ching, Raub, Pahang akan diadakan pada ketetapan berikut:

Tarikh : Masa : Tempat :

2. Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:

2.1 Ucapan Alu-aluan2.2 Ucapan Penasihat Kelab2.3 Ucapan Perasmian2.4 Agenda Mesyuarat Agung

i. Ucapan Pengerusiii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang laluiii. Membentangkan laporan tahunaniv. Membentangkan dan mengesahkan laporan kewanganv. Pemilihan Ahli Jawatankuasavi. Pemilihan dua orang juruauditvii. Membahaskan usul-usul yang diterimaviii. Ucapan penanguhan

3. Saudara / saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat dihargai.

Sekian, terima kasih.

Saya yang menurut perintah,

………………………………( )Setiausaha Kelab Koir,SJK (C) Chung Ching, Raub, Pahang.

s.k. 1, Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah2. Guru Penasihat Kelab Koir3. Pengerusi Kelab Koir.

12

Page 13: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Lampiran D Minit Mesyuarat Agung

Tarikh : Masa : Tempat : Kehadiran : /

(Senarai nama dilampirkan)

Bil Agenda Tindakan1. Ucapan Pengerusi

2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.2.1. Pencadang2.2. Penyokong

3. Membentangkan laporan tahunan3.1.3.2.

4. Membentang dan mengesahkan laporan kewangan4.1. Pencadang4.2. Penyokong

5. Pemilihan AJK Tahunan5.1. Pengerusi5.2. Naib Pengerusi5.3. Setiausaha5.4. Penolong Setiausaha5.5. Bendahari5.6. Penolong Bendahari5.7. Ahli Jawatankuasa (maksima 7 orang)

6. Pemilihan dua orang juruaudit6.1.6.2.

7. Membahaskan usul-usul yang diterima

8. Ucapan penangguhan

Mesyuarat ditangguhkan pada

Dicatat oleh,

…………………………………. Tarikh: ( )Setiausaha Kelab Koir,SJK (C) Chung Ching, Raub, Pahang.

13

Page 14: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Lampiran E Surat Jemputan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa

Kelab Koir, Rujukan Tuan:SJK (C) Chung Ching, Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(15)Raub, Pahang. Tarikh : 15 Mac 2003

Saudara / Saudari,

,

MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA KELAB KOIR SEKOLAH

Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Ahli Jawatankuasa, Kelab Koir, SJK (C) Chung Ching, Raub, Pahang akan diadakan seperti butiran dibawah:

Tarikh : Masa : Tempat :

2. Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:

2.1 Ucapan Pengerusi2.2 Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.2.3 Perkara berbangkit.2.4 Laporan kewangan.2.5 Laporan biro-biro2.6 Hal-hal lain.

3. Saudara/saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat dihargai.

Sekian, terima kasih.

Saya yang menurut perintah,

………………………………( )Setiausaha Kelab Koir,SJK (C) Chung Ching, 27600 Raub, Pahang.

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah2. Guru Penasihat Kelab Koir3. Pengerusi Kelab Koir.

14

Page 15: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Lampiran F Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa

Tarikh : Masa : Tempat : Ahli yang hadir:

1. Pengurusi2. Naib Pengerusi3. Setiausaha4. Penolong Setiausaha5. Bendahari6. Penolong Bendahari7. Ahli Jawatankuasa8. AJK9. AJK10. AJK11. AJK12. AJK

Bil Agenda Tindakan1. Ucapan Pengerusi

2. Mengesahkan Minit Mesyuarat kali ke-2.1. Pencadang2.2. Penyokong

3. Perkara Berbangkit3.1.3.2

4. Laporan Jawatankuasa Kecil

5. Laporan Kewangan

6. Hal-hal lain

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul

Dicatat oleh, Tarikh :

…………………………………………. ………..…………………………( ) Disahkan oleh Guru PenasihatSetiausaha,Kelab Koir,

15

Page 16: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

SJK (C) Chung Ching, Raub, Pahang.Lampiran G

Kertas Cadangan Projek Kelab Koir SJK (C) Chung Ching, Raub, Pahang

1. Nama Projek : …………………………………………………………………2. Ketua Guru Penasihat : …………………………………………………………3. Guru Penasihat : ……………………………………………………………4. Pengerusi Projek : ……………………………………………………………..5. Naib Pengerusi Projek : ……………………………………………………….6. Setiausaha Projek : …………………………………………………………….7. Naib Setiausaha : ………………………………………………………………..8. Bendahari Projek : ……………………………………………………………...9. AJK Projek : ……………………………………………………………………

…………………………………………………………………… …………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

10. Bilangan peserta projek : Lelaki ………….. Perempuan ………………………11. Tarikh Projek : ………………… hingga ………………………..12. Tempat Projek : ……………………………………………………………….13. Matlamat Projek : ……………………………………………………………14. Objektif Projek : ……………………………………………………………..15. Kewangan Projek : …………………………………………………………..16. Anggaran Perbelanjaan : …………………………………………………….17. Pengangkutan : ………………………………………………………………18. Program/jadual atur cara projek : Rujuk lampiran

Tarikh Masa Aktiviti Tindakan

Disediakan oleh,

……………………………. Tarikh : ………………( )Tandatangan Pengerusi Projek

Disahkan oleh,

…………………………..( )Tandatangan Ketua Guru Penasihat.

Sekolah ……………………………………….Tahun …………………………………………..

16

Page 17: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Lampiran HLaporan Tahunan

Guru Besar,Sekolah……………………………………………………………………………….

Berikut dikemukakan Laporan Tahunan Kelab Koir sekolah ini untuk perhatian tuan.

Bahagian A

1. Guru Penasihat 1. ……………………………………………..2. ……………………………………………..3. ……………………………………………..

2. JawatankuasaPengerusi ………………………………………………...Naib Pengerusi ………………………………………………...Setiausaha ………………………………………………...Penolong Setiausaha ………………………………………………...Bendahari ………………………………………………...Penolong Bendahari …………………………………………………Ahli Jawatankuasa 1……………………………………………….

2. ………………………………………………3………………………………………………..4………………………………………………..5………………………………………………..6………………………………………………..7………………………………………………..

Juruaudit 1………………………………………………..2. ………………………………………………

3. Hari / Masa Perjumpaan

Hari ……………………. Bil Perjumpaan ………………………………Masa …………………… Tempat ………………………………………..

4. Kegiatan / Aktiviti yang telah dilaksanakanTarikh Aktiviti

4.1.4.2.4.3.5. Kegiatan / Aktiviti yang tidak dapat dijalankan dalam tahun semasa

5.1……………………… …………………………………………………6. Laporan Kewangan Kelab

(Lihat lampiran Penyata Kewangan Tahunan

Saya mengaku dan mengesahkan bahawa laporan dan maklumat yang diberikan adalah benar

Saya yang menjalankan tugas,

………………………………. ………………………………( ) ( )Setiausaha Ketua Guru Penasihat,

17

Page 18: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Lampiran I Laporan Aktiviti Mingguan Kelab

Guru Penasihat Bertugas1…………………………………………………..2…………………………………………………..3…………………………………………………..

Setiausaha ……………………………………………………

Tarikh / Hari ……………………………………………………

Minggu ……………………………………………………

Tempat ……………………………………………………

Jumlah Kehadiran ……………………………………………………

Laporan Kegiatan ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Hal-Hal Lain …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Yang benar,

…………………………… …………………………….( ) Guru PenasihatSetiausaha Kelab Koir Kelab KoirSJK (C) Chung Ching, SJK (C) Chung Ching,Raub, Pahang. Raub, Pahang.

18

Page 19: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Lampiran J

PERLEMBAGAAN PERSATUAN

1. NAMA DAN ALAMAT

a. Nama Kelab : Kelab Koir

b. Alamat : SJK (C) Chung Ching,Jalan Lipis, 27600 Raub, PAHANG.

2. MATLAMAT

Memberi peluang kepada setiap pelajar untuk mengembangkan pontensi secara seimbang dan menyeluruh dalam aspek jasmani, emosi, rohani dan intelek

3. OBJEKTIF

3.1 Supaya ahli dapat memupuk minat terhadap muzik.

3.2 Ahli kelab boleh menyumbang kepada pendidikan muzik di sekolah terutamanya melalui penyibaran maklumat dan pendidikan yang berkaitan.

4. KEAHLIAN

4.1 Dibuka kepada semua murid sekolah ini.

4.2 Permohonan menjadi ahli adalah dengan cara mengisi borang yang disediakan

4.3 Ahli-ahli mestilah menerima serta bersetuju berpegang kepada Perlembagaan dan akan mengambil bahagian dengan cergas bagi menjayakan tujuan kelab ini.

5. GURU PENASIHAT

5.1 Guru Penasihat adalah terdiri daripada guru sekolah ini.

5.2 Guru Penasihat mempunyai kuasa mutlak, merancang atau membatalkan sesuatu aktiviti apabila difikirkan perlu.

5.3 Guru Penasihat hendaklah sentiasa bersama dengan ahli-ahli semasa aktiviti dijalankan.

6. AHLI JAWATANKUASA

6.1 Dilantik semasa Mesyuarat Agung.

6.2 Ahli yang hadir layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa manakala ahli yang tidak dapat hadir tetapi menulis surat tunjuk sebab layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa.

6.3 Pemilihan ahli jawatankuasa secara undian.

6.4 Ahli Jawatankuasa Kecil boleh dilantik oleh Guru Penasihat tanpa mengadakan mesyuarat.

19

Page 20: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

6.5 Ahli Jawatankuasa yang hendak meletakkan jawatan hendaklah menghantar surat perletakan jawatan kepada Guru Penasihat

6.6 Ahli Jawatankuasa Persatuan hendaklah terdiri:-

6.6.1 Pengerusi

6.6.2 Naib Pengerusi

6.6.3 Setiausaha

6.6.4 Penolong Setiausaha

6.6.5 Bendahari

6.6.6 Penolong Bendahari

6.6.7 Ahli Jawatankuasa(bilangan bergantung keperluan)

6.6.8 Pemeriksa Kira-Kira(2 orang)

7. TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA

7.1 Pengerusi

7.1.1 Mempengerusikan semua mesyuarat dan bertanggungjawab atas kesempurnaan semua mesyuarat

7.1.2 Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya.

7.1.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.2 Naib Pengerusi

7.2.1 Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberi.

7.2.2 Mempengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.

7.2.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.3 Setiausaha

7.3.1 Menguruskan hal-hal surat menyurat.

7.3.2 Mencatat dan menandatangani minit mesyuarat/laporan kegiatan-kegiatan.

7.3.3 Mencatat kehadiran ahli

7.3.4 Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.

20

Page 21: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

7.3.5 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.4 Penolong Setiausaha

7.4.1 Membantu setiausaha dalam menjalankan segala tugas dan tanggungjawabnya.

7.4.2 Menjalankan tugas Setiausaha sewaktu ketiadaan Setiausaha.

7.4.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.5 Bendahari

7.5.1 Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Kelab/Persatuan

7.5.2 Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab di atas kesahihannya.

7.5.3 Menyebdiakan Penyata Kira-Kira bulanan dan tahunan serta menandatanganinya.

7.5.4 Melaporkan kedudukan kewangan sekiranya diminta di dalam mesyuarat ahli jawatankuasa.

7.5.5 Menyediakan Laporan Kewangan untuk di audit dan dibentangkan dalam Mesyuarat Agung.

7.5.6 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.6 Penolong Bendahari

7.6.1 Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan Bendahari.

7.6.2 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa.

7.7 Ahli Jawatankuasa

7.7.1 Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan.

7.7.2 Mempengerusikan biro sekiranya dilantik.

7.7.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari masa ke semasa

7.8 Pemeriksa Kira-Kira

7.8.1 Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan tahunan dan bertangungjawab keatasnya.

7.8.2 Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.

21

Page 22: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

8. KEWANGAN

8.1 Sumber utama kewangan persatuan/kelab adalah melalui derma yang diputuskan semasa Mesyuarat Agung.

8.2 Persatuan/Kelab juga boleh memperoleh kewangan melalui aktiviti.

8.3 Ahli-ahli yang bersetuju menyertai aktiviti yang memerlukan perbelanjaaan besar boleh dikenakan derma khas bagi membiayai aktiviti tersebut.

8.4 Semua pungutan/penyimpanan hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun SUWA sekolah, sekiranya mendapat kebenaran Pengetua

9. KEHADIRAN/PENYERTAAN

9.1 Ahli persatuan/kelab dikehendaki menghadiri semua aktiviti yang dijalankan oleh persatuan/kelab sepanjang tahun.

9.2 Kegagalan berbuat demikian sebanyak tiga kali berturut-turut dikehendaki menulis surat tunjuk sebab. Tindakan memotong markah kehadiran dalam penilaian kokurikulum boleh diambil sekiranya gagal berbuat demikian.

10. AKTIVITI

10.1 Dijalankan seperti yang dirancang dalam mesyuarat agung atau mesyuarat ahli jawatankuasa.

10.2 Sebarang pindaan aktiviti akan dibuat oleh Guru Penasihat dan diumumkan kepada pengetahuan ahli.

11. PERATURAN-PERATURAN

11.1 Peraturan sekolah adalah menjadi peraturan asas.

11.2 Peraturan khas yang ditetapkan hendaklah dipatuhi oleh semua ahli.

11.3 Ahli-ahli yang melanggar peraturan akan dikenakan tindakan tatatertib.

12. TINDAKAN DISIPLIN

12.1 Diambil terhadap ahli yang melanggar perlembagaan persatuan/kelab dan tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.

12.2 Tindakan disiplin adalah mengikut cara berikut:

12.2.1 Amaran lisan

12.2.2 Amaran bertulis

22

Page 23: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

12.3 Ahli yang tidak berpuas hati dengan tindakan yang diambil boleh membuat rayuan kepada Guru Penasihat persatuan/kelab secara bertulis dan keputusan Guru Penasihat adalah muktamad.

13. PINDAAN PERLEMBAGAAN

13.1 Mana-mana bahagian dalam perlembagaan ini sah sehingga ia dipinda.

13.2 Cadangan pindaan perlembagaan boleh dibuat oleh ahli, ahli jawatankuasa, Guru Penasihat atau pentadbir sekolah secara bertulis.

13.3 Satu mesyuarat khas yang dihadiri oleh Guru Penasihat dan Ahli Jawatankuasa akan membincangkan cadangan tersebut dan meluluskannya jika perlu.

13.4 Setiap pindaan yang telah diluluskan hendaklah dipamirkan dan disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

14. PEMBUBARAN PERSATUAN

14.1 Pengetua diberi kuasa untuk membubarkan persatuan jika didapati melanggar perlembagaan dan Falsafah Pendidikan Negara.

14.2 Segala hutang wajib dijelaskan. Baki kewangan diputuskan dalam Mesyuarat Agung Tergempar.

15. HAL-HAL LAIN

15.1 Setiap ahli perlu mengetahui tanggungjawab sendiri terhadap aktiviti yang dijalankan.

15.2 Ahli-ahli hendaklah sentiasa peka dan mengikuti aktiviti dengan penuh minat.

………………………. ……………………. …….……………….( ) ( ) ( )Setiausaha Pengerusi Guru Penasihat

Tarikh:

23

Page 24: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS

PENDAHULUAN

Aspek protocol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan meliputi perkara-perkara berikut:

1. Jawatankuasa2. Tempat Majlis3. Penyediaan Senarai Jemputan4. Aturcara Majlis5. Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis6. Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan7. Pemilihan Menu8. Susunan Keutamaan9. Panggilan Hormat10. Susunan Tempat Duduk11. Pengacaraan Majlis Formal12. Penyediaan Aturcara Pentadbiran13. Peranan Penyambut Tetamu14. Raptai15. Nilai-Nilai Islam16. Post-Mortem

1. JAWATANKUASA

Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc’, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `Official Functions Committee’. Jawatankuasa ini mempunyai ahli-ahli seperti berikut:

Pengerusi - Timbalan Ketua Setiausaha Kanan,Jabatan Perdana Menteri.

Timbalan Pengerusi - Ketua Protokol, Kementerian Luar NegeriSetiausaha - Setiausaha Bahagian Istiadat,

Jabatan Perdana Menteri.Ahli-Ahli -i) Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan,

Jabatan Perdana Menteri.ii) Pengarah Belanjawan, Kementerian Kewangan.

iii) Pengarah Jabatan Kerja Raya, Wilayah Persekutuan. iv) Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur.

v) Pengarah Pengurusan, Polis DiRaja Malaysia, Bukit Aman.

24

Page 25: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

vi) Ketua Staff Jawatan Anggota, Kementerian Pertahanan. vii) Timbalan Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan.

Bahagian Istiadat di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia kepada Jawatankuasa ini. Bagi melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiap agensi mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai agensi yang berkenaan sahaja.

Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu:

a. Peringkat Antarabangsab. Peringkat Kebangsaanc. Peringkat Negerid. Peringkat Daerahe. Peringkat Agensi

(Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).

2. TEMPAT MAJLIS

Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira dalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut:

i) Diketahui umum dan mudah ditujuii) Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupiiii) Mempunyai ruang legar yang luasiv) Mempunyai kemudahan asas yang mencukupiv) Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan.

Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti di stadium terbuka, di padang atau di khemah khas atau di dalam masjid. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai.

3. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN

Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu:

i) Ringkasan senaraiii) Senarai namaiii) Senarai mengikut keutamaaniv) Senarai jawapan kehadiranv) Senarai hadir

Senarai pertama ialah Ringkasan Senarai. Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Misalnya bagi Peringkat Persekutuan:

a. Menteri-Menteri - 4b. Timbalan Menteri - 2c. Ketua Setiausaha Kementerian - 4d. Pengarah di Kementerian-Kementerian - 50e. Ketua-Ketua Jabatan - 40

25

Page 26: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

JUMLAH 100

Di peringkat Agensi seperti di Universiti:

a. Naib Cansselor - 1b. Timbalan Naib Canselor - 3c. Dekan - 10d. Timbalan Dekan - 6e. Ketua Jabatan - 30f. Pensyarah - 50

JUMLAH - 100

Tujuan mengadakan senarai ringkas ini adalah supaya secara selayang pandang dapat diketahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.

Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:

i) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)ii) Nama isteri (jika diketahui)iii) Jawatan atau pangkativ) Alamat pejabat (lengkap dengan poskod)v) Nombor telefon pejabatvi) Alamat rumah (lengkad dengan poskod)vii) Nombor telefon rumahviii) Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)

Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan iaitu senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dari Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan. Misalnya:

i) Dato’ Ali bin Mohamad (KP)ii) Datuk Mohd Nor bin Hasyim (KPP)iii) Encik Mohd Alias bin Harun (PP)dan seterusnya.

Senarai keempat ialah Senarai Jawapan Kehadiran. Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab hadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan.

Senarai kelima ialah senarai yang terakhir dan mengandungi Senarai Tetamu Yang Menjawab Hadir Sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan

26

Page 27: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini.

4. ATURCARA MAJLIS

Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Lepas itu letak masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.

5. KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap atau kategori majlis adalah seperti berikut:

i) Majlis penuh istiadatii) Majlis formaliii) Majlis separuh formaliv) Majlis tidak formal

Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut:

MAJLIS PEREMPUAN LELAKIa) Bankuet Negara atau Baju Kurung atau Kebaya Mess Kit/White Tie/

Negeri Labuh, berselendang dan Baju Kebangsaantidak sedondon Rasmi dengan Darjah

Kebesaran

b) Jamuan Makan Malam i) Baju Kurung i) Baju KebangsaanRasmi oleh Ketua Negara berselendang HitamAtau Ketua Kerajaan ii) Baju Kebaya Labuh ii) Black Tie

Berselendang

c) Jamuan Makan Malam i) Baju Kurung i) Baju KebangsaanFormal ii) Baju Kebaya Labuh ii) Lounge Suit

d) Jamuan Makan Malam Baju Melayu Moden Baju Batik LenganTidak Formal Panjang

e) Jamuan Makan i) Baju Kebaya i) Baju Batik LenganTengahari Rasmi ii) Baju Kurung Panjang

ii) Lounge Suitiii)Pakaian Kerja

f) Jamuan Makan Baju Melayu Moden Baju Batik LenganTengahari Tidak Rasmi Panjang

27

Page 28: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

g) Jamuan Teh Rasmi i) Baju Kurung i) Baju Batik Lenganii) Baju Kebaya Labuh Panjang

ii) Lounge Suitiii)Pakaian Kerja

h) Pengurnian Darjah Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian IstiadatKebesaran labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan

tidak sedondon Rasmiiii)Baju Kebangsaan Hitam

i) Istiadat Pertabalan Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian IstiadatLabuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaantidak sedondon Rasmi

j) Hari Ulang Tahun i) Baju Kebaya i) Baju Batik LenganKemerdekaan ii) Baju Kurung Panjang

ii) Bush-jacketiii)Pakaian Kerja

k) Pembukaan Persidangan Baju Kurung atau Kebaya i) Pakaian IstiadatParlimen Labuh, berselendang dan ii) Baju Kebangsaan

tidak sedondon Rasmi

l) Mengadap Tuanku Baju Kurung atau Kebaya i) Lounge Suit gelapLabuh, berselendang dan dan bersongkoktidak sedondon ii) Baju Kebangsaan

m) Cocktail dan Reception i) Baju Kebaya i) Baju Batik Lenganii) Baju Kurung Panjang

ii) Lounge Suit

n) Tilawah Al-Quran Baju Kurung atau Kebaya i) Baju KebangsaanLabuh, berselendang dan ii) Baju Batik Lengantidak sedondon Panjang

iii)Lain-lain pakaian yang sesuai

o) Pengebumian Baju Kurung atau Kebaya Baju KebangsaanLabuh, berselendang dantidak sedondon

p) Majlis anjuran agensi Pakaian Kerja Pakaian Kerja(siang)

q) Majlis di luar dewan Baju Kurung Baju Batik Lenganseperti Perasmian Sukan Panjang

r) Anugerah Sastera Baju Kurung atau Kebaya i) Baju KebangsaanNegara dan Anugerah Labuh, berselendang dan HitamSeni Negara tidak sedondon ii) Lounge Suit warna

Gelap

28

Page 29: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

s) Kemangkatan Wanita Islam dikehendaki Bagi orang Islam berbaju Kurung atau hendaklah berpakaianKebaya Labuh dan baju Kebangsaan Hitamberselendang putih atau bersamping dan bertudung putih manakala bersongkok hitam dililitwanita bukan Islam kain putih selebar 3.8 –hendaklah berpakaian 4.0 sentimeter manakalasempurna dan sopan serta bukan Islam berpakaianbertudung hitam. kot gelap dan bertali

leher hitam dengan lilitan hitam 8.5 – 8.9sentimeter dipakai disebelah atas lengan kiri.

6. PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN

Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:

i. Nama majlisii. Penganjur atau yang menjemputiii. Logo agensiiv. Tempat majlisv. Ruang nama jemputanvi. Tarikh majlis diadakanvii. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhirviii. Masa ketibaan tetamuix. Panduan pakaianx. Nama dan nombor telefon rujukanxi. Aturcara majlis (mengikut keperluan)xii. Plan tempat majlis (mengikut keperluan)xiii. Kad jawapan (mengikut keperluan)

Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan tangan. Kad jemputan hendaklah mengandungi kad jawapan dan pelekat kereta serta plan lokasi (jika perlu). Sampul surat jemputan, kad jemputan dan kad jawapan hendaklah mempunyai bilangan mengikut Susunan Keutamaan.

7. PEMILIHAN MENU

Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:

a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlisb) Majlis khas jamuan ringanc) Jamuan makan

Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majllis ataupun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada:

i. Buffet berdiri

29

Page 30: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

ii. Buffet dudukiii. Duduk

Buffet berdiri ialah majlis yang tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil hidangan secara bergilir dan beredar untuk menikmati makanan. Menu yang disediakan hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan kemudian duduk di kerusi yang telah disediakan. Kadangkala meja ada disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada jenis makanan yang susah sedikit untuk dimakan dan berasa sedikit. Bagi jamuan cara duduk bolehlah disediakan menu yang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa.

Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan ini boleh disediakan menu yang lebih berat dari jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip, manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya.

Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu:

a. Menu biasab. Menu barat

Makanan Cina atau `Chinese Food’ tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negera atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negera.

8. SUSUNAN KEUTAMAAN

Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan.

Susunan Keutamaan Persekutuan yang diterima-pakai sekarang ialah Susunan Keutamaan Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan yang diluluskan selepas tarikh tersebut manakala susunan keutamaan negeri ialah Susunan Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri.

Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya. Susunan Keutamaan Persekutuan yang dipakai sekarang bertarikh 22 Januari 1998 adalah sepertimana Senarai Susunan Keutamaan Persekutuan 1 – 70.

9. PANGGILAN HORMAT

Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para jemputan. Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lain yang berkaitan. Panggilan Hormat yang menjadi amalan sekarang ialah seperti di bawah ini:

Bil Jawatan Panggilan Hormat Panggilah Hormatuntuk penyandang untuk pasangan

1. Yang Di Pertuan Agung Seri Paduka Baginda2. Raja Permaisuri Agung Seri Paduka Baginda

30

Page 31: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

3. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat4. Timbalan Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat5. Menteri/Timbalan Menteri/ Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat

Setiausaha Parlimen6. Yang di-Pertua Dewan Yang Berhormat Yang Berbahagia

Negara/Dewan Rakyat7. Timbalan Yang di-Pertua Yang Berhormat Yang Berbahagia

Dewan Negara/Rakyat8. Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia9. Tun dan Toh Puan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia10. Tan Sri dan Puan Sri Yang Berbahagia Yang Berbahagia11. Dato’, Datuk dan Datin Yang Berbahagia Yang Berbahagia

(Kecuali Negeri Johor)12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia13. Hakim Besar Malaya/ Yang Arif Yang Amat Berbahagia

Borneo14. Hakim Mahkamah Agung/ Yang Arif Yang Berbahagia

Tinggi15. Ketua Setiausaha Negara Yang Berbahagia Yang Berbahagia16. Panglima Angkatan Tentera Yang Berbahagia Yang Berbahagia17. Ketua Polis Negara Yang Berbahagia Yang Berbahagia18. Ketua Pengarah Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Perkhidmatan Awam19. Ketua-Ketua Setiausaha Yang Berbahagia Yang Berbahagia20. Speaker Dewan Undangan Yang Berhormat Yang Berbahagia

Negeri21. Menteri Besar/Ketua Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia

Menteri22. Ahli Dewan Undangan Yang Berhormat Yang Berbahagia

Negeri23. Setiausaha Kerajaan Negeri, Yang Berhormat Yang Berbahagia

Penasihat Kewangan NegeriDan Penasihat Undang-Undang Negeri

24. Ketua-Ketua Jabatan Yang Berbahagia Yang BerbahagiaPeringkat Negeri

25. Raja/Tengku Yang Mulia Yang Mulia

10. SUSUNAN TEMPAT DUDUK

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan, tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan. Contoh-contoh susunan tempat duduk adalah seperti dalam rajah-rajah berikut:

( 1 )

Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat

31

Page 32: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

4 2 1 3 5

Rajah 1 merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu kehormat bersebelahan dengan tetamu lain. Bilangan (1) iaitu tetamu kehormat manakala bilangan (2) hingga (5) ialah tetamu lain. Tetamu yang paling hampir ialah tetamu yang duduk di bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini tetamu yang duduk di sebelah kanan tetamu kehormat merupakan tetamu yang paling kanan sekali selepas tetamu kehormat.

( 2 )

2 1 3

Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat

8 6 4 5 7 9

Rajah 2 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4) hingga seterusnya merupakan tetamu lain. Tetamu di bilangan (4) dan (5) adalah merupakan tetamu yang terkanan yang duduk bersetentangan dengan tetamu kehormat kerana kedudukan yang paling hampir dengan tetamu kehormat selepas bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini bilangan (4) adalah lebih kanan daripada bilangan (5) kerana bilangan (4) ialah di sebelah kanan tetamu kehormat.

( 3 )

4 2 1 3 5

Kanan Tetamu Kehormat Kiri Tetamu Kehormat 6 7

8 9

10 11

Rajah 3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2) hingga (5) ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11) ialah tetamu yang lain. Kedudukan ini secara seiring. Dalam situasi ini tetamu di bilangan (6) dan (7) ialah tetamu yang terkanan selepas tetamu bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran dengan tetamu

32

Page 33: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

kehormat walaupun secara mengiring. Di antara bilangan (6) dan (7), bilangan 6 ialah lebih kanan kerana ia di sebelah kanan tetamu kehormat. Kekananan bermula dari sebelah tetamu kehormat hanya terpakai bagi bilangan angka ganjil (3), (5), (7) dan seterusnya. Bagi bilangan angka genap pula, kekananan bermula dari sebelah kiri tetamu kehormat.

( 4 )

3 1 2 4

Kanan Tetamu Kiri Tetamu Kehormat Kehormat

Rajah 4 menunjukkan bahawa kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana jumlah bilangan tetamu di pentas ialah angka genap.

( 5 )

Suami Suami Suami Isteri Isteri Isteri 3 2 1 1 2 3

Pasangan 3 Pasangan 1 Pasangan 2

Rajah 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala semua suami duduk dalam deretan sebelah kanan. Jika jemputan tersebut atas nama isteri dan suami hadir kerana mengikut jemputan isteri, maka kedudukannya berlainan sedikit iaitu suami akan mengambil tempat duduk dalam deretan isteri.

( 6 )

Suami Isteri Suami Isteri Suami Isteri 3 2 1 1 2 3

Pasangan 1

Pasangan 2

Pasangan 3

Rajah 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan di atas namanya, maka suaminya duduk di deretan isteri tetamu lain. Ini menunjukkan bahawa

33

Page 34: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

status isterinya pada masa itu lebih tinggi dari suaminya. Bagi tetamu yang tidak di pentas khas, kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.

( 7 )

Pasangan 3 Pasangan 2

Pasangan 1

3 2 1 1 2 3

(S) (S) (S) (I) (I) (I)Suami Isteri

6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6

12 11 10 9 8 7 7 8 9 10 11 12

18 17 16 15 14 13 13 14 15 16 17 18

A BRajah 7 menunjukkan bahawa semua suami atau yang dijemput duduk di sebelah Blok A manakala isterinya (atau pasangan hidupnya, jika jemputan nama isteri) duduk di Blok B pada umumnya semua suami duduk di Blok A dan semua isteri duduk di Blok B mengikut susunan keutamaan masing-masing. Susunan keutamaan suami mengikut susunan keutamaan isteri dan susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan suami.

( 8 )

3 2 1 4

(5) (3) (1) (2) (4) (6)

I S I S I S S I S I S I

(11) (9) (7) (8) (10) (12)

I S I S I S S I S I S I

(17) (15) (13) (14) (16) (18) I S I S I S S I S I S I

34

Page 35: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

A B

Rajah 8 menunjukkan kedudukan suami isteri dalam majlis di mana susunan tempat duduk diatur suami duduk bersama isteri. Biasanya tidak semua tempat duduk ditentukan, oleh itu mereka yang tidak ditentukan tempatnya duduk secara bebas tetapi mengikut siapa yang tiba dahulu dan cara suami bersama isteri.

( 9 )

Isteri Tetamu Tuan Rumah Isteri Tuan Rumah Kehormat Tetamu Kehormat

MEJA KHAS

Rajah 9 menunjukkan kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah serta isteri masing-masing. Dalam keadaan demikian, tetamu kehormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain iaitu di sebelah kanannya isteri tuan rumah manakala di sebelah kirinya tuan rumah. Bagi tuan rumah pula, kanannya ialah tetamu kehormat manakala di sebelah kirinya ialah isteri tetamu kehormat.

( 10 )

Suami Isteri

Isteri Suami Suami Isteri Isteri Suami Suami Isteri

9 7 5 3 1 2 4 6 8 10

MEJA KHAS

Suami Isteri Duduk Berjauhan dan Berselang

Rajah 10 menunjukkan kedudukan bagi tetamu lain yang duduk di meja khas, suami isteri hendaklah duduk berjauahan dan berselang seperti dalam rajah.

35

Page 36: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

( 11 )

11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12

(I) (S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (S) (I) (S) (I)

MEJA KHAS

Rajah 11 menunjukkan kedudukan suami isteri bersebelahan di mana kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah tidak berubah.

( 12 )

11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 (S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I) (S) (I)

MEJA KHAS

Wanita Tidak Duduk di Hujung Meja Khas

Rajah 12 menunjukkan bahawa bilangan (10) ialah lelaki dan bilangan (12) ialah perempuan dan ini boleh ditukar iaitu bilangan (10) berpindah ke bilangan (12) dan bilangan (12) berpindah ke bilangan (10). Andainya perbezaan status mereka terlampau jauh, maka hendaklah dibiarkan. Pertukaran hanya dibuat apabila status mereka lebih kurang sama.

36

Page 37: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

( 13 )

4 2 1 3 5

S I I S S I S I I S

MEJA KHAS

S S S S 1 2 4 3

I I I I

S S S S

5 6 8 7 I I I I

MEJA MEJA PANJANG PANJANG S S S S

9 10 12 11 I I I I

S S S S

13 14 16 15

I I I I

S S S S

17 18 20 19

I I I I

37

Page 38: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Suami Isteri Bersebelahan

Rajah 13 menunjukkan susunan suami isteri secara bersebelahan. S (Suami) dan I (Isteri). Angka menunjukkan susunan keutamaan.

( 14 )

9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 (S) (I) (S) (I) (S) (S) (I) (I) (S) (I)

MEJA KHAS

1 S S 2 4 S S 3

5 I I 6 8 I I 7

9 S S 10 12 S S 11

13 I I 14 16 I I 15

17 S S 18 20 S S 19

21 I I 22 24 I I 24

25 S S 26 28 S S 27

29 I I 30 32 I I 31

33 S S 34 36 S S 35

37 I I 38 40 I I 39

38

Page 39: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Suami Isteri Berhadapan Berselang

Rajah 14 menunjukkan susunan tempat duduk diatur suami isteri berhadapan berselang. S (Suami) dan I (Isteri). Angka menunjukkan Susunan Keutamaan. Di meja khas elakkan wanita duduk di hujung meja.

( 15 )

ISTERI BERSEBELAHAN DENGAN SUAMI

1 2 Tetamu Utama Tuan Rumah

3 4 Isteri Isteri Tetamu Utama Tuan Rumah

5 6 Suami Suami

Isteri 7 8 Isteri

Isteri Bersebelahan Dengan Suami

Rajah 15, Jika tetamu utama dan tuan rumah duduk bersebelahan dengan isteri masing-masing maka tetamu-tetamu yang lain pun duduk sedemikian seperti dalam rajah. Ini adalah bagi meja utama.

( 16 )ISTERI DUDUK BERSILANG

1 3 Tetamu Utama Tuan Rumah

2 4 Isteri Isteri Tuan Rumah Tetamu Utama

5 6 Suami Suami

7 8

39

Page 40: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Isteri IsteriIsteri Duduk Bersilang

Rajah 16, Jika di meja utama tetamu utama dan tuan rumah duduk bersilang dengan isteri masing-masing maka tetamu yang lain juga mengikut cara demikian seperti dalam rajah.

( 17 )

SUSUNAN MEJA BULAT BAGI MAJLIS DIRAJA PENTAS

22 14 13 21 12 11

20 10 PENTAS 9 19 8 TARIAN 7 BUDAYA 18 6 5 17 4 3 16 2 1 15

MEJA UTAMA

Susunan Meja Bulat Bagi Majlis DiRaja

Rajah 17 menunjukkan jika majlis yang berkenaan majlis rasmi yang dihadiri oleh DiRaja, meja hendaklah tinggi sedikit dari meja-meja tetamu yang lain. Meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) tidak boleh dipenuhkan.

( 18 )SUSUNAN MEJA TANPA PENTAS KEBUDAYAAN

PENTAS

P 22 14 E 13 21 12 R 11 H 20 10 I 9 19 8 A 7 S 18 6 A 5 17 4 N 3 16 2 1 15

MEJA UTAMA

40

Page 41: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Susunan Meja Tanpa Pentas Kebudayaan

Rajah 18 menunjukkan jika sekiranya tidak ada pentas kebudayaan maka tempatnya hendaklah digantikan dengan perhiasan seperti bunga atau lain-lain. Jika majlis rasmi tanpa tetamu Diraja di meja utama maka meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) boleh dipenuhkan.

11. PENGACARAAN MAJLIS FORMAL

Juruacara dalam sesuatu majlis hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini. Tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks ucapan hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-

* MASA : (anggaran)* CUE : (panduan bagi juruacara)* ANN : (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan iaitu:-

* Majlis Penuh Istiadat* Majlis Rasmi Dan Formal* Majlis Rasmi Tetapi Tidak Formal* Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal* Majlis Tidak Rasmi Dan Tidak Formal

Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak penganjur. Juruacara mestilah boleh mengawl majlis, membuat pengumuman dan memberi panduan. Ia tidak seharusnya gemuruh, mesti yakin, sebutan yang jelas, kawalan suara yang mantap, pandangan jelas dan pergerakan pantas.

12. PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-

sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut. sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat

dalam majlis tersebut. Untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-

lunas protokol yang diterima. untuk mengawal masa. untuk menjadi panduan masa akan datang. sebagai rekod.

Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut:-

Masa Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci. Pegawai yang bertanggungjawab.

Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara.

41

Page 42: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Selain daripada aturcara pentadbiran, `Check List’ hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.

13. PERANAN PENYAMBUT TETAMU

Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis:-

i) Maklumat

Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.

ii) Aturcara Keraian Yang Berkenaan

Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.

iii) Susunan Tempat Duduk

Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.

iv) Kawasan Yang Diuntukkan

Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut.

v) Tempat-Tempat Penting

Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.

vi) Senarai Tetamu Yang Dijemput

Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.

vii) Senarai Tetamu Khas

Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.

viii) Pakaian Penyambut

Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.

ix) Cara Menyambut

Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada tunjukkan tempat duduk secara hormat.

x) Mengenali Tetamu

Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.

42

Page 43: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

xi) Ketibaan Penyambut

Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.

xii) Pertanyaan Dan Teguran

Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendirri kurang pasti.

xiii) Kesulitan

Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.

xiv) Mudah Senyum

Penyambut hendaklah mudah senyum.

14. RAPTAI

Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan.Tujuan Raptai ialah:

i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.ii) Untuk menentukan urutan majlis.iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.v) Untuk Penyelarasan acara.vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

15. NILAI-NILAI ISLAM

Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.

16. POS-MORTEM

Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.

17. BENDERA DAN SUSUNANNYA

i) Dua bendera di majlis peringkat negeri di negeri.

Negeri Malaysia

43

Page 44: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Jika dua bendera dikibarkan pada peringkat negeri di negeri yang berkenaan maka susunannya adalah seperti di atas.

ii) Dua bendera di majlis peringkat persekutuan dalam negeri.

Malaysia Negeri

Jika dua bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan dalam negeri.

iii) Tiga bendera di majlis peringkat negeri.

Malaysia Negeri Badan/Syarikat

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri misalnya bendera Malaysia, bendera Negeri dan bendera Badan/Syarikat atau lain-lainnya.

iv) Tiga bendera di majlis peringkat persekutuan.

Negeri Malaysia Badan/Syarikat

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri.

v) Persidangan antarabangsa.

E C A B D F

Cara dari tengah.

A B C D E F

Cara dari kiri.

Di dalam satu persidangan antarabangsa yang diaturkan oleh mana-mana kerajaan sekalipun, bendera-bendara boleh diatur mengikut dua cara berdasarkan susunan abjad nama-nama negara yang berkenaan.

vi) Cara mengibarkan bendera Malaysia dan Negeri-Negeri.

Malaysia1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Jika pengibaran bendera-bendera tersebut diadakan dengan cara sebaris, maka susunan adalah dari kiri ke kanan.

Malaysia15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14

Jika cara pengibaran itu dibuat dari tengah-tengah, maka susunannya adalah seperti di atas.

Malaysia 15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 14

Jika pengibaran bendera dibuat dengan cara dibahagi dua belah, maka susunannya adalah seperti di atas.

18. KEMAHIRAN MENGENDALIKAN PERSIAPAN DEWAN

44

Page 45: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

i) `Back Drop’ hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja. Contoh nama majlis, tarikh, dan perasmi.

ii) Tempat duduk tetamu

Atas pentas (kerusi tetamu, meja/bunga, meja hadiah/sijil, rostrum, troli, permaidani, backdrop, kipas angin, pembesar suara, lampu dan pA sistem)

Bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid.koir, pentas kumpulan muzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca doa, pembaca sitasi dan lain-lain)

Jambangan bunga `Mineral water’ dan gelas Alas meja dan `chair back’ Permaidani

iii) Rostrum dan mikrofon untuk

Tetamu khas Juruacara

iv) Troli hadiah dan alas

v) Dulang hadiah dan alas

vi) Persembahan

Multimedia Koir/nasyid

vii) Hiasan bunga-bunga hidup

Tangga pentas Rostrum

viii) Lain-lain

19. PERKARA-PERKARA LAIN YANG JUGA PENTING

i) Merancang beberapa alternatif: Jika hujan atau terputus bekalan letrik?

ii) Memastikan disiplin terjamin: Memaklum kepada orang bawahan dan pergerakan keluar masuk dewan yang palin minimal.

iii) Memstikan khidmat seranta kemas:

Siaran awal untuk akhbar perlu disemak dan diluluskan Salinan teks ucapan VVIP / PPG / Pengetua hanya boleh diberi kepada pemberita

selepas majlis tamat Sediakan tempat khas untuk sesi wawancara antara Tetamu Khas dengan para

pemberita.

iv) Pastikan perbelanjaan berhemat

Semua urusan sewa/beli alatan ikut prosedur kewangan

45

Page 46: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Pegawai Kerja diminta mengawasi segala urusan pembelian dan pembayaran dibuat dengan peruntukan yang ada

Semua kutipan wang daripada para lulusan perlu ada akaun khas dan dikeluarkan resit untuk apa jua pembayaran yang dibuat.

v) Mengadakan post-mortem

Diadakan selepas selesai sesuatu majlis untuk mengukur tahap kejayaan majlis.Untuk mencari punca kelemahan cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang.Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama daripada pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari keslahan seseorang.

20. TATACARA MENGHADIRI MAJLIS

i) Kerosakan majlis disebabkan oleh tetamu:

Tidak memberi jawapan kehadiran Menjawab lambat Jawab hadir tetapi tidak hadir Jawab tidak hadir tetapi hadir Jawab hadir dengan isteri/suami tetapi tidak hadir seorang Jawab tidak hadir dengan isteri/suami tetapi hadir dengan isteri/suami Hadir tetapi lewat tiba Hadir membawa extra Hadir dengan pakaian yang tidak sesuai Hadir tidak membawa kad jemputan sebagaimana dikehendaki Tidak mengikut arahan Pegawai Lalulintas Tidak mengikut arahan Pegawai Penyambut

ii) Tanggungjawab apabila menerima kad jemputan

Baca kad jembutan Teliti tujuan Teliti tarikh, hari dan masa Teliti tempat majlis diadakan Teliti pakaian yang dikehendaki dipakai Buat keputusan kehadiran Jawapan segera

iii) Persiapan bagi menghadiri majlis

Beritahu penganjur jika ada perubahan Kelengakapan diri Kemudahan-kemudahan yang diperlukan Tinjauan tempat majlis

iv) Ketibaan di timpat majlis

Arahan lalu lintas Ikut pintu masuk yang ditetapkan Arahan penyambut Tentukan tempat duduk Minuman sebelum majlis dimulakan Pergaulan sebelum majlis dimulakan

46

Page 47: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Majlis perkenalan

v) Dalam majlis

Arahan duduk Tidak puashati dengan keadaan Tertib ketika majlis sedang berjalan Cara mula makan (dalam majlis jamuan)

vi) Majlis tamat

Ikut peraturan yang ditetapkan Berdiri mengadap tetamu kehormat Mengambil sesuatu di meja (dalam majlis jamuan) Tunggu giliran

21. BUKU PROGRAM/CENDERAMATA/ATUR CARA

i) Ia merupakan sebuah buku maklumat yang amat penting bagi satu-satu majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkann didalam buku ini perlu dirancang oleh sebuah jawatankuasa, disemak semual dan perlu diluluskan oleh Ketua sesuatu organisasi.

ii) Dalam majlis-majlis rasmi seperti Majlis Konvokesyen, Pertandingan Kemahiran, Perasmian Dewan dan Seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan peranan buku ini sangat penting.

iii) Buku ini juga digunakan pada majlis-majlis peringkat dalaman, contoh: Majlis Pengucapan Puisi Sekolah, Kursus Pengadilan Bola Sepak peringkat sekolah dan lain-lain. Selalunya majlis ini orang yang merasmikan ialah orang kenamaan tempatan.

iv) Kandungan Buku

Kata-kata alaun (Menteri, Ketua Pengarah, Pengarah dan Pengetua) Lagu rasmi Lagu tema Senarai jawatankuasa (induk, penglola dan kecil) Senarai peserta Aturcara majlis pembukaan dan penutup Sejarah ringkas majlis Penghargaan dan autograf

22. CONTOH ATURCARA MAJLIS

0900 pagi - Para peserta mengambil tempat0930 pagi - Para tetamu mengambil tempat1000 pagi - Ketibaan Tetamu Kehormat1015 pagi - Perakan masuk Tetamu Kehormat

DoaUcapan Pengerusi Jawatankuas PengelolaUcapan Tetamu Kehormat (Perasmian)Penyampaian Hadiah dan CenderamataPenyampaian Cenderahati kepada Tetamu Kehormat

1205 t/hari - Persembahan

47

Page 48: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

1230 petang - Tetamu ke majlis jamuan1315 petang - Tetamu meninggalkan majlis.1330 petang - Bersurai

23. SENARAI AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA

i) Pengerusiii) Naib Pengerusiiii) Setiausahaiv) Penolong Setiausahav) Bendaharivi) Jemputan dan Sambutanvii) Pendaftaran dan Penginapanviii) Buku Cenderamataix) Persiapan Dewanx) Keceraianxi) Jamuanxii) Teks Ucapan dan kata-kata aluanxiii) Serantaxiv) Pengangkutan dan Lalu Lintasxv) Persembahanxvi) Bacaan Doa dan Juruacaraxvii) Pameranxviii) Siarayaxix) Bulitin dan rakamanxx) Sijilxxi) Urusetia

24. CONTOH TEKS JURUACARA

Nama Majlis: Majlis Anugerah Khidmat CemerlangTempat: Dewan JauharTarikh: 29 Ogos 2002Hari: Sabtu

1. Cue (0830) Semua hadirin duduk

2. Pengumuman Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi.

3. Cue (0835) Menerima isyarat apabila VIP tiba.

4. Pengumuman Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, diiringi oleh Pengarah Pendidikan Johor dan Timbalan Pengarah Pendidikan Johor.

5. Cur (0840) Apabila VIP dan semua hadirin duduk.

6. Pengumumam

48

Page 49: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad, Yang Berusaha Pengarah Pendidikan Johor, Yang Berusaha Timbalan Pengarah Pendidikan Johor, Ketua-Ketua Sektor, Pegawai Pendidikan Daerah, Pengetua, Guru Besar, Guru-Guru dan Tetamu yang saya hormati sekalian.

Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana memberikan rahmat dan hidayah kepada kita yang sama-sama dapat hadir dlam majlis yang mulia ini.

Majlis akan dimulakan dengan bacaan doa. Untuk itu majlis mempersilakan Ustaz Awang Salleh untuk memimpin bacaan doa.

Dipersilkan.

7. Cue (0850) Selesai bacaan doa.Ucapan Pengetua

8. Pengumuman Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Ustaz.

Seterusnya majlis mempersilakan Yang Berusaha Pegarah Pendidikan Johor untuk menyampaikan ucapan alu-aluan.

Dipersilakan.

9. Cue (0900) Selesai ucapanUcapan Tetamu Kehormat

10. Pengumuman Majlis merakamkan ucapanribuan terima kasih

Majlis diteruskan dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad untuk menyampaikan ucapan dan seterusnya merasmikan majlis.

Dengan segala hormatnya dipersilakan.

11. Cue (1045) Selesai ucapanPenyampaian Hadiah dan Cenderamata\

12. Pengumuman Majlis dengan hormatnya menjemput Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk mengiringi Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad untuk menyampaikan Hadiah Anugerah Khidmat Cemerlang kepada pemenang-pemenang.

Dipersilakan En.Johan Endut dan yang lain-lain

Dipersilkan yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk menyampaikan Cenderahati kepada yang Berhormat demi mengenang kesudiaan beliah menyampaikan hadiah-hadiah tadi.

49

Page 50: Pen Gurus An Gerko Kelab Koir

Majlis mengucapkan jutaan terima kasih kepada yang Berhormat diatas penyampurnaan acara penyampaian hadiah-hadiah.

13. Cue (1130) Yang Berhormat dudukPersembahan

14. Pengumuman Dipersilkan kumpulan Pancaragam Sekolah Menengah Kebangsaan (P) Sultan Ibrahim, Johor Bahru untuk mempersempahkan permainan mereka.

15. Cue (1200) Selesai persembahanJamuan

16, PengumumanMajlis sekali lagi dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk mengiringi dan mempersilakan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia ke jamuan makan tengahari.

17. Ucapan pengharagaan dan menjemput tetamu yang hadir untuk bersama-sama menjamu selera.

50