Download - PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

Transcript
Page 1: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA)

Page 2: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

PERKARA MUKA SURAT

BAHAGIAN 1 : LATAR BELAKANG 1

1.1 Apa itu Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman Kepada Majikan Secara Elektronik?

1.2 Keistimewaan dan Faedah Inovasi 1 - 2

BAHAGIAN 2 : LAPORAN INOVASI 3

2.1 Tujuan Inovasi 3

2.2 Proses Pelaksanaan Inovasi 7

2.3 Impak Inovasi

2.3.1 Elemen Inovatif/Kreatif

i. Penciptaan nilai/elemen baru/tambah baik

ii. Elemen mempermudahkan/penyelesaian masalah

iii. Lain-lain berkaitan

2.3.2 Elemen Keberkesanan

i. Gambaran faedah yang nyata diperolehi

ii. Peningkatan produktiviti/kepuasan

iii. Penjanaan pendapatan (sekiranya berkaitan)

2.3.2 Elemen Signifikan

i. Bagaimana perkhidmatan boleh mesra pelanggan

ii. Penjimatan masa/kos/sumber manusia

iii. Sejauh mana ianya memenuhi objektif inisiatif ini diambil

2.3.3 Elemen Relevan

i. Sumbangan kepada agenda organisasi/nasional

9

11

11

15

2.4 Pengiktirafan Diterima 16

BAHAGIAN 3 : PENUTUP 19

KANDUNGAN

Page 3: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

1

1.1 APA ITU PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA

MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK?

1.1.1 Pada setiap bulan, majikan perlu membayar Caruman untuk pekerja

mereka. Bayaran itu disertakan dengan Borang Caruman yang

mengandungi butiran pekerja yang dicarumkan. Selepas caruman

dikreditkan oleh KWSP, penyata akan dihantar kepada majikan untuk

menyemak sama ada pengkreditan akaun ahli adalah teratur. Disamping

itu, sekiranya terdapat caruman yang tidak dapat dikreditkan kerana

maklumat tidak lengkap, Jadual Caruman Tanpa Maklumat Lengkap turut

dihantar sekali untuk dilengkapkan oleh majikan.

1.1.2 Sebelum ini penghantaran maklumat pengkreditan caruman kepada

majikan adalah secara pos yang mengambil masa satu hingga dua

minggu untuk sampai kepada majikan. Majikan akan mengambil masa

yang lebih lama untuk memaklumkan KWSP sekiranya terdapat

maklumat caruman yang tidak tepat. Selain itu, majikan yang

mempunyai ramai pekerja juga memerlukan lebih masa untuk membuat

semakan secara manual.

1.1.3 Berdasarkan permasalahan ini, KWSP telah melaksanakan inisiatif

Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman Kepada Majikan Secara

Elektronik berserta emel khas ([email protected]) bagi

membolehkan majikan berhubung terus dengan KWSP sekiranya

terdapat sebarang pertanyaan atau aduan. Majikan boleh membuat

semakan melalui komputer dan peranti mudah alih bila-bila masa dan di

mana jua untuk memastikan penyelenggaraan akaun majikan adalah

teratur. Disamping itu, ahli juga dapat menyemak caruman yang dibayar

oleh majikan dengan segera selepas dikreditkan ke akaun mereka.

BAHAGIAN 1 : LATAR BELAKANG

Page 4: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

2

1.2 KEISTIMEWAAN DAN FAEDAH INOVASI PENGHANTARAN MAKLUMAT

PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

1.2.1 Pelaksanaan inisiatif Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman

Kepada Majikan Secara Elektronik ini telah memberi banyak faedah

kepada organisasi dan pelanggan KWSP seperti berikut:

i. Bagi KWSP

a. Jimat kos - Kos operasi adalah lebih rendah berbanding

penghantaran secara pos.

b. Cepat - Proses cetakan dan penghantaran ini dikurangkan dari 2

minggu kepada 1 hari.

c. Selamat - Pemprosesan data dibuat di Premis KWSP serta

penyata yang dihantar kepada majikan menggunakan Portable

Document Format (PDF) dilindungi dengan kata laluan.

d. Mesra alam dan jimat ruang simpanan - Paperless iaitu penyata

dihantar dalam bentuk softcopy dan bukannya cetakan.

ii. Bagi Majikan

a. Penyata diterima lebih awal selepas bayaran caruman

dikreditkan.

b. Semak emel bila-bila masa dan di mana jua (24/7).

c. Menggunakan kata laluan untuk membuka lampiran bagi

mengelakkan kebocoran maklumat.

d. Tidak perlu rekod penyimpanan manual kerana penyata

dihantar dalam bentuk soft copy.

iii. Bagi Negara

a. Mendokong agenda e-Government (Transaksi secara elektronik).

b. Selaras Teras Misi Nasional – memberi ‘perkhidmatan kelas

pertama’ (Rakyat Didahulukan) dan ‘berkesan kos’ (Pencapaian

Diutamakan).

c. Menepati Program Transformasi Negara – menggalakkan

budaya kreatif dan inovatif dalam KWSP.

Page 5: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

3

2.1 TUJUAN INOVASI

2.1.1 Pada setiap bulan, majikan perlu membayar Caruman untuk pekerja

mereka. Bayaran itu disertakan dengan Borang Caruman yang

mengandungi butiran pekerja yang dicarumkan. Selepas caruman

dikreditkan oleh KWSP, penyata akan dihantar kepada majikan untuk

menyemak sama ada pengkreditan akaun ahli adalah teratur. Sebelum

ini penghantaran penyata kepada majikan adalah secara pos yang

mengambil masa satu hingga dua minggu untuk sampai kepada majikan.

2.1.2 Sekiranya terdapat maklumat caruman yang tidak tepat, majikan akan

mengambil masa yang lebih lama untuk memaklumkan KWSP. Disamping

itu, majikan yang mempunyai ramai pekerja akan mengambil masa lebih

lama untuk membuat semakan secara manual.

2.1.3 Berdasarkan permasalahan ini, KWSP telah melaksanakan inisiatif bagi

Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman Kepada Majikan Secara

Elektronik yang disertakan dalam emel khas seperti dalam Gambarajah 1

dan Gambarajah 2. Ini membolehkan majikan berhubung terus dengan

KWSP sekiranya terdapat sebarang pertanyaan atau aduan kesilapan

pengkreditan akaun ahli.

2.1.4 Majikan juga boleh menyemak Penyata Caruman dan Jadual Caruman

Tanpa Maklumat Lengkap dalam Portable Document Format (PDF) di

komputer dan peranti mudah alih pada bila-bila masa dan di mana jua

seperti Gambarajah 3 dan Gambarajah 4.

BAHAGIAN 2 : LAPORAN INOVASI

Page 6: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

4

Gambarajah 1 : Contoh Emel Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman

Kepada Majikan Secara Elektronik

Gambarajah 2 : Emel khas ([email protected])

untuk majikan memberikan maklum balas atau aduan

Page 7: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

5

Gambarajah 3 : Contoh Penyata Caruman

Gambarajah 4 : Contoh Jadual Caruman Tanpa Maklumat Lengkap

Page 8: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

6

2.1.5 Tujuan inovasi ini adalah untuk:

Memastikan maklumat caruman yang dikreditkan cepat sampai,

selamat, jimat kos dan mesra alam sekitar.

Majikan dapat membuat semakan, seterusnya memaklumkan KWSP

sekiranya terdapat kesilapan maklumat pengkreditan caruman.

Objektif ini dicapai melalui inovasi dalam bidang berikut:

Bil Ciri-ciri Kelebihan Keterangan

1 Cepat sampai Penyata Caruman Majikan akan dihantar kepada

majikan selepas caruman dikreditkan ke akaun ahli

dan akan diemelkan terus kepada alamat emel

majikan selepas pemprosesan data selesai. Proses

cetakan dan penghantaran ini dikurangkan dari 2

minggu kepada 1 hari.

2 Selamat Pemprosesan data dibuat di Premis KWSP serta penyata yang dihantar kepada majikan menggunakan Portable Document Format (PDF) dilindungi dengan kata laluan. Penyata tersebut tidak boleh dibuka sekiranya kata laluan yang dikunci masuk tidak tepat. Ini termasuklah pengesahan alamat emel telah dibuat terlebih dahulu sebelum penyata dihantar melalui emel.

3 Penjimatan kos Kos operasi adalah lebih rendah berbanding

penghantaran secara pos. Ini kerana, kos operasi

adalah berdasarkan caj per transaksi tanpa mengira

bilangan pekerja dan kos setem yang berdasarkan

berat kertas. Ini termasuklah kos perkakasan dan

perisian di premis KWSP ditanggung sepenuhnya

oleh vendor.

4 Mesra alam sekitar Paperless iaitu penyata dihantar dalam bentuk

softcopy dan bukannya cetakan. Oleh itu, majikan

boleh menyimpan data tersebut terus ke dalam

komputer dan peranti mudah alih.

Page 9: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

7

2.2 PROSES PELAKSANAAN INOVASI

2.2.1 Inovasi bermula dengan cetusan idea untuk meningkatkan kecekapan

penyampaian perkhidmatan, mengurangkan kos operasi serta

meningkatkan keselamatan data ahli dan majikan. Sehubungan itu,

kajian telah dibuat berkaitan penambahbaikan Penghantaran Maklumat

Pengkreditan Caruman Majikan. Ini termasuklah Jadual Caruman Tanpa

Maklumat Lengkap yang dihantar sekali sekiranya terdapat caruman

yang tidak dapat dikreditkan untuk dilengkapkan oleh majikan.

2.2.2 Melalui kajian yang dibuat, tercetus idea untuk melaksanakan inisiatif

Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman Kepada Majikan

Secara Elektronik berserta peti emel khas bagi membolehkan majikan

berhubung terus dengan KWSP sekiranya terdapat sebarang

pertanyaan atau aduan. Disamping itu, majikan boleh membuat

semakan penyata caruman pada bila-bila masa dan di mana jua.

2.2.3 Bagi pelaksanaan inisiatif ini, kaedah push concept telah diguna pakai

yang mana penyata akan diemel terus kepada majikan sebaik sahaja

caruman dikreditkan ke akaun ahli setelah selesai pemprosesan data.

2.2.4 Pembangunan sistem adalah menggunakan khidmat dalaman (in

house) dan luaran (vendor). Perkakasan dan perisian yang

ditempatkan di premis KWSP dibekalkan oleh pihak vendor bagi

tujuan pemprosesan data dan semua kos penyelenggaraan ditanggung

sepenuhnya oleh mereka dan bayaran berdasarkan caj per transaksi.

2.2.5 Kajian berkaitan kaedah pull concept turut dibuat sebelum

pelaksanaan inisiatif ini, yang mana majikan perlu memuat turun

penyata melalui laman web KWSP. Walau bagaimanapun, kaedah ini

tidak dilaksanakan kerana terhad kepada bilangan majikan yang

mempunyai i-Akaun dan kos pembangunan adalah tinggi melibatkan

perkakasan, perisian, talian rangkaian dan staging server yang perlu

ditanggung oleh KWSP.

Page 10: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

8

2.2.6 Konsep pemprosesan data inovatif ini pertama kali dilaksanakan di

pasaran kerana pihak vendor perlu menyediakan perkakasan dan

perisian di premis KWSP dan vendor bagi tujuan ini.

2.2.7 Sistem yang dibangunkan adalah secara automasi sepenuhnya tanpa

penggunaan tenaga kerja manusia untuk beroperasi. Pemprosesan

data dilaksanakan di Pusat Data KWSP termasuk penghantaran emel

kepada majikan.

2.2.8 Sebelum ini, text data akan dihantar kepada vendor dan pemprosesan

data dilaksanakan di premis vendor yang mengandungi data ahli dan

majikan.

2.2.9 Melalui pelaksanaan inisiatif ini, risiko pendedahan maklumat ahli

dan majikan dapat dikawal kerana semua aktiviti termasuk

penghantaran emel kepada majikan dilaksanakan di premis KWSP.

Hanya imej sahaja yang dihantar kepada vendor bagi tujuan

percetakan (bagi majikan yang tiada emel) seperti gambarajah di

bawah.

a) Proses SEBELUM pelaksanaan inisiatif:

Page 11: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

9

b) Proses SELEPAS pelaksanaan inisiatif:

2.2.10 Pelaksanaaan inisiatif ini telah menambah saluran perkhidmatan

kepada majikan yang selama ini hanya menggunakan kaedah

penghantaran penyata secara pos.

2.2.11 Komunikasi dengan majikan dapat dipertingkatkan kerana boleh

berhubung terus dengan KWSP melalui emel khas

([email protected]) sekiranya terdapat sebarang pertanyaan

atau aduan.

2.3 IMPAK INOVASI

2.3.1 Elemen Inovatif/Kreatif

i. Konsep pemprosesan data ini merupakan elemen baru dan

pertama kali dilaksanakan di pasaran kerana pihak vendor

perlu menyediakan perkakasan dan perisian di premis KWSP

dan vendor bagi tujuan ini.

ii. Sistem yang dibangunkan ditambahbaik secara automasi

sepenuhnya tanpa penggunaan tenaga kerja manusia untuk

beroperasi. Pemprosesan data dilaksanakan di Pusat Data

KWSP termasuk penghantaran emel kepada majikan.

Page 12: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

10

iii. Sebelum ini, text data akan dihantar kepada vendor dan

pemprosesan data dilaksanakan di premis vendor yang

mengandungi data ahli dan majikan.

iv. Melalui pelaksanaan inisiatif ini, masalah risiko pendedahan

maklumat ahli dan majikan dapat diselesaikan kerana semua

aktiviti termasuk penghantaran emel kepada majikan

dilaksanakan di premis KWSP. Hanya imej sahaja yang

dihantar kepada vendor bagi tujuan percetakan (bagi majikan

yang tiada emel) seperti gambarajah di bawah.

v. Pelaksanaaan inisiatif ini telah mempermudahkan majikan

yang selama ini hanya menerima saluran perkhidmatan

penghantaran penyata secara pos.

vi. Komunikasi dengan majikan dapat dipertingkatkan kerana

boleh berhubung terus dengan KWSP melalui emel khas

([email protected]) sekiranya terdapat sebarang

pertanyaan atau aduan.

Page 13: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

11

2.3.2 Elemen Keberkesanan

i. Berikut adalah gambaran faedah yang nyata diperolehi:

ii. Inisiatif yang dilaksanakan telah meningkatkan produktiviti

dan kualiti kerja kerana sistem yang dibangunkan secara

automasi tanpa tenaga kerja manusia untuk beroperasi.

Kawalan dalaman secara sistem turut dilaksanakan untuk

mengelakkan kesilapan.

2.3.3 Elemen Signifikan

i. Masa penerimaan lebih cepat

Penyata Caruman majikan akan dihantar kepada majikan

selepas caruman dikreditkan ke akaun ahli dan akan

diemelkan terus kepada alamat emel majikan selepas

pemprosesan data selesai.

Page 14: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

12

ii. Semakan maklumat pengkreditan caruman ahli pada bila-

bila masa dan di mana sahaja.

Majikan boleh membuat semakan melalui komputer dan

peranti mudah alih pada bila-bila masa dan di mana jua

dengan hanya memasukkan kata laluan yang tepat.

iii. Tidak perlu ruang penyimpanan fizikal.

Melalui inisiatif ini, majikan tidak memerlukan ruang

penyimpanan fizikal kerana ianya adalah dalam bentuk

softcopy. Oleh itu, penyata ini boleh diarkibkan ke dalam

komputer dan peranti mudah alih.

iv. Fungsi carian lebih mudah.

Penyata yang dihantar secara elektronik ini memudahkan

majikan membuat semakan pengkreditan caruman

dengan menggunakan fungi carian (Control F) dalam

Portable Document Format (PDF).

v. Mewujudkan persekitaran hijau (Green Environment).

Penyata Caruman dihantar dalam bentuk softcopy dan

bukannya cetakan. Disamping itu, majikan boleh

menyimpan data tersebut terus ke dalam komputer dan

peranti mudah alih.

vi. Paperless dan penyimpanan data secara elektronik

Penyata adalah dalam bentuk softcopy dan boleh

diarkibkan.

Page 15: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

13

vii. Mempunyai ciri keselamatan yang baik

Pemprosesan data dibuat di Premis KWSP serta penyata

yang dihantar kepada majikan menggunakan Portable

Document Format (PDF) dilindungi dengan kata laluan.

Penyata tersebut tidak boleh dibuka sekiranya kata laluan

yang dikunci masuk tidak tepat. Ini termasuklah

pengesahan alamat emel telah dibuat terlebih dahulu

sebelum penyata dihantar melalui emel.

viii. Penjimatan kos pelaksanaan inisiatif ini adalah seperti di

bawah:

ix. Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman Kepada

Majikan Secara Elektronik berserta peti emel telah mengambil

masa lima bulan untuk dilaksanakan. Walau bagaimanapun,

sebelum inisiatif ini dilaksanakan, perkara-perkara berikut

telah diambil perhatian supaya objektif inisiatif dapat

dipenuhi.

Page 16: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

14

a) Kumpulan sasaran bagi pelaksanaan fasa pertama adalah majikan yang

menghantar Borang A secara elektronik serta mempunyai pekerja

melebihi 50 orang. Alamat emel majikan juga perlu dikemas kini di

pangkalan data KWSP.

b) Manakala fasa kedua, kumpulan sasaran adalah majikan yang

menghantar Borang A secara manual dan mempunyai alamat emel

yang telah dikemas kini.

c) Bagi memastikan pelaksanaan inisiatif ini berjalan dengan lancar, Pilot

Launch telah dilaksanakan dengan memilih majikan (focus group) yang

mempunyai bilangan pekerja yang ramai untuk memastikan keperluan

sistem yang dibangunkan adalah teratur. Maklum balas majikan turut

diambil kira semasa Pilot Launch ini. Selepas berjaya dengan Pilot

Launch, inisiatif ini telah dilancarkan sepenuhnya pada 1 Ogos 2013.

Page 17: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

15

d) Jumlah majikan yang menggunakan kemudahan ini telah mencapai

hampir 80,000 sejak pelaksanaan seperti gambarajah berikut:

2.3.4 Elemen Relevan

i. Transformasi ini selaras dengan agenda organisasi untuk selari

dengan arus teknologi. Inisiatif Penghantaran Maklumat

Pengkreditan Caruman Kepada Majikan Secara Elektronik yang

kreatif, berkesan, idea asli ini telah diguna pakai sepenuhnya di

KWSP serta mudah diadaptasi di organisasi atau agensi lain.

ii. Inovatif ini juga terbukti memberi impak yang tinggi kepada

pelanggan dan organisasi dari segi penjimatan kos, mesra

pengguna dan alam sekitar, peningkatan produktiviti dan ciri

keselamatan yang baik.

Page 18: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

16

2.4 Pengiktirafan Diterima

i. Inisiatif Penghantaran Maklumat Pengkreditan Caruman Kepada

Majikan Secara Elektronik ini juga telah memenangi Anugerah

Inovasi Terbaik 2014 (Tempat Pertama) di peringkat KWSP.

Page 19: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

17

ii. KWSP juga mendapat maklum balas yang baik serta pujian

daripada kalangan majikan. Contoh maklum balas majikan

seperti gambarajah di bawah.

Page 20: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

18

Page 21: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

19

Hasil inisiatif ini telah memberi faedah, kemudahan, kepuasan dan

kesejahteraan kepada pelanggan KWSP. Kini, perkhidmatan yang diberikan

adalah lebih mudah, cepat, cekap, selamat, menjimatkan kos dan mesra alam

sekitar.

Ini selaras dengan visi KWSP untuk menjadi Organisasi Keselamatan Sosial

bertaraf dunia yang menyediakan simpanan persaraan yang terbaik bagi rakyat

Malaysia. Ia disokong dengan nilai korporat mengutamakan pelanggan,

penambahbaikkan berterusan, integriti dan semangat kerja berpasukan.

Inovatif ini juga terbukti memberi impak yang tinggi kepada pelanggan dan

organisasi dari segi penjimatan kos, mesra pengguna dan alam sekitar,

peningkatan produktiviti dan ciri keselamatan yang baik seperti berikut:

i. Bagi KWSP

a. Jimat kos - Kos operasi adalah lebih rendah berbanding

penghantaran secara pos.

b. Cepat - Proses cetakan dan penghantaran ini dikurangkan dari 2

minggu kepada 1 hari.

c. Selamat - Pemprosesan data dibuat di Premis KWSP serta penyata

yang dihantar kepada majikan menggunakan Portable Document

Format (PDF) dilindungi dengan kata laluan.

d. Mesra alam dan jimat ruang simpanan - Paperless iaitu penyata

dihantar dalam bentuk softcopy dan bukannya cetakan.

ii. Bagi Majikan

a. Penyata diterima lebih awal selepas bayaran caruman

dikreditkan.

b. Semak emel bila-bila masa dan di mana jua (24/7).

c. Menggunakan kata laluan untuk membuka lampiran bagi

mengelakkan kebocoran maklumat.

d. Tidak perlu rekod penyimpanan manual kerana penyata dihantar

dalam bentuk soft copy

BAHAGIAN 3 : PENUTUP

Page 22: PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN …s3p.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1641-penghantaran... · LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA): PENGHANTARAN MAKLUMAT

LAPORAN INOVASI UNTUK HAB INOVASI SEKTOR AWAM (HISA):

PENGHANTARAN MAKLUMAT PENGKREDITAN CARUMAN KEPADA MAJIKAN SECARA ELEKTRONIK

20

iii. Bagi Negara

a. Mendokong agenda e-Government (Transaksi secara elektronik).

b. Selaras Teras Misi Nasional – memberi ‘perkhidmatan kelas

pertama’ (Rakyat Didahulukan) dan ‘berkesan kos’ (Pencapaian

Diutamakan).

c. Menepati Program Transformasi Negara – menggalakkan budaya

kreatif dan inovatif dalam KWSP.

Disediakan oleh:

Mohd Kamil Abu Bakar

Timbalan Pengurus

Seksyen Inisiatif Penambahbaikan

Jabatan Transformasi Operasi dan Penyelarasan

Tel : 03 – 2616 2340

Emel : [email protected]