Panduan Pengurusan Pejabat
Bahagian VII : Pengurusan Fail
Sistem fail
• Proses meliputi pengelasan, penyusunan,
penyimpanan, pengawalan dan
mengindeks fail untuk tujuan pengesanan
apabila diperlukan
Berasal dari perkataan Latin : “FILLUM”
Seutas benang untuk mengikat dokumen supaya tidak tercicir
Satu folder yang mengandungi surat
Surat/dokumen telah disusun
Rasmi – telah didaftar
Bahan Rujukan
Kemudahan rekod kepada tindakan yang diambil
Keputusan yang diperolehi
Sumber Penyiasatan
Bahan Bukti
Bahan Penyelidikan
Mengekalkan Ingatan
Perhubungan
Maklumat Jabatan/Agensi
PENGKELASAN FAIL
• Kategori
• Taraf Keselamatan
• Kod
Kategori
1. Fail urusan am (house keeping files)
- Pentadbiran Am (100) - Bangunan & Harta (200) - Alat Kelengkapan (300) - Kewangan (400) - Personel (500)
PENGKELASAN FAIL ….
• Kategori….
2. Fail urusan fungsian (functional files)
- fungsi dan aktiviti asas
jabatan/unit
PENGKELASAN FAIL… • Taraf Keselamatan
1. Terbuka
2. Terperingkat:
Dikelaskan mengikut peringkat
keselamatan selaras dengan
Arahan Keselamatan
- Rahsia Besar
- Rahsia
- Sulit
- Terhad
• Kod
Rahsia Besar: Boleh menyebabkan kerosakan besar
kepada negara Rahsia: Boleh membahayakan keselamatan
negara Sulit: Boleh memudaratkan kepentingan
atau mertabat negara Terhad: Boleh menghalang kelicinan proses
pentadbiran
Rahsia Besar - Berpalang Merah
Rahsia - Merah Jambu Berpalang Merah
Sulit - Hijau
Terhad - Putih
Terbuka - Putih
Mana-mana rekod awam yang lebih dari dua puluh tahun umurnya, dan mana-mana rekod yang bukan semasa yang pada pendapat Pengarah adalah mempunyai nilai yang cukup untuk membenarkan pemeliharaannya, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara.
Dengan syarat bahawa Menteri adalah mempunyai kuasa untuk menahan rekod-rekod awam yang mengandungi maklumat rahsia dan sulit dari dipindahkan ke Arkib Negara.
Sumber: Akta Arkib Negara 1966 (Sek 8)
PEMINDAHAN REKOD-REKOD
AWAM KE ARKIB NEGARA
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi
dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaran akan menyebabkan kerosakan
yang amat besar kepada Malaysia. Dokumen
ini hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar.
RUJUKAN:
Arahan Keselamatan
CONTOH:
Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi;
Maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan;
Surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan pertahanan yang sangat penting;
Maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing. Dokumen ini hendaklah diperingkatkan Rahsia.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan
CONTOH:
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan CONTOH PENGGUNAAN: ◦ Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan; ◦ Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan; ◦ Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat
kelengkapan biasa untuk tentera atau polis.
“Maklumat yang terkandung dalam dokumen
ini tidak boleh diberitahu secara langsung
atau tidak kepada akhbar atau sesiapa yang
tidak berkenaan.”
“sesiapa yang menjumpai perlu serah pada
pejabat daerah, balai polis atau pejabat
angkatan tentera”
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau
martabat Malaysia atau
kegiatan Kerajaan atau
orang perseorangan atau
akan menyebabkan keadaan memalukan atau
kesusahan kepada pentadbiran atau
akan menguntungkan sesebuah kuasa asing
hendaklah diperingkatkan Sulit.
Disimpan di dalam kabinet
keluli atau almari keluli yang
berkunci dan asing dari tempat
fail tidak terperingkat.
CONTOH:
Kod - Abjad
- Nombor (siri/kronologi)
- Abjad + Nombor
- Warna
- Simbol
Rujukan Pertama:
Nama Ringkas Organisasi / Bahagian
Rujukan Kedua:
Taraf Keselamatan
Rujukan Ketiga:
Kod organisasi / unit berkenaan
Rujukan Keempat:
Kod perkara / subjek
Rujukan Kelima:
Kod pecahan perkara / sub-subjek
Rujukan Keenam:
Kod pecahan kecil perkara/sub-subjek
Rujukan Ketujuh :
Kod siri kes
Penggunaan kod tertakluk kepada keperluan jabatan/unit masing-masing
SKUR/ (S) 09 / 09 / 003
Nama
ringkas
organisasi/
sekolah
Taraf
keselamatan
Kod
Subjek
Utama
Kod
Sub-
Subjek
Kod kecil
sub-subjek
NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB
(SULIT)
SKUR / 09 / 10 / 004
Nama
ringkas
organisasi/
sekolah
Kod
Subjek
Utama
Kod
Sub-
Subjek
Kod Kecil
Sub-Subjek
NAMA FAIL : PEPERIKSAAN TAHAP
KECEKAPAN
Contoh fail peribadi
JPNS. N 42644
Nama
Ringkas
Jabatan/
Sekolah/
PPD
Kod
Negeri
(Contoh:
Negeri Perak)
Angka Pejabat
(Nombor Peribadi)
FAIL : SITI BINTI SATAR
Isi surat menentukan perkara/tajuk
Jelas, ringkas dan padat Tidak guna singkatan Elak guna perkataan/ejaan sama
yang mempunyai makna berlaian (ch. Kabinet)
Berdasarkan fungsi jabatan/unit Nombor fail ikut sistem fail sedia
ada Didaftarkan di bawah perkara
Fail yang berkaitan. Sekiranya fail baru dibuka, catatkan nombor fail sebelumnya
Jika sistem klasifikasi baru diamalkan, catatkan sistem klasifikasi sebelumnya
Kandungan diasingkan ke folder lain
Rujukan silang (cross reference)
Pertama: Tarikh kandungan pertama yang
dimasukkan ke dalam fail Akhir: Tarikh lampiran/surat terakhir
dicatat sebelum fail ditutup # Bukan tarik terima surat atau tarikh
surat atau tarikh tutup fail
Prosedur Pengurusan
• Pembukaan Fail
• Fail Sementara
• Penyimpanan dan Pergerakan
• Simpan Dalam Perhatian
• Fail Timbul
• Pelupusan fail
• Mengindeks
PEMBUKAAN FAIL
LANGKAH-LANGKAH SEBELUM
MEMBUKA FAIL
• Semak setiap “memo” yang diterima
• Semak perkara utama dalam surat
• Semak panduan-panduan/doket abjad/senarai
fail/buku daftar
• Pastikan fail belum dibuka atas perkara tersebut
MEMBUKA FAIL BARU….
KECUAIAN BOLEH MENYEBABKAN:
• Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama
• Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan
• Wujud dua fail degan tajuk yang berlainan tetapi nombor yang sama
• Tajuk, nombor rujukan dan tarikh
pembukaan dicatat di atas kulit fail
• Tajuk:
Jelas
Ringkas
Padat
Menggambarkan kandungan
MEMBUKA FAIL BARU…
Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail.
Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan
Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat
Surat /lampiran dimasukkan sebelah kanan
Catat nombor kandungan di penjuru kanan sebagai nombor lampiran
Nombor dibulatkan
Nombor dan maklumat dicatatkan ke dalam helaian kertas minit
Kertas minit penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan
Guna ayat standard bagi catatan di kertas minit
Dakwat merah – surat masuk
Dakwat biru/hitam – surat keluar
Kandungan surat dan dokumen lampiran disusun seturut mengikut tarikh transaksi.
Semua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nombor
Minit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas
Minit yang panjang hendaklah ditaip ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam fail
Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda tangan penuh
Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail
Lampiran yang ketebalan melebihi 4 sm seperti terbitan, laporan atau yang memerlukan pemeliharaan berbeza seperti peta, pelan dan lukisan boleh dikeluarkan
Lampiran ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran berkenaan
Lampiran disimpan dalam bilik fail
Slip pengganti dokumen hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mencatat maklumat simpanan dokumen tersebut.
MENYELENGGARA FAIL: • Rekod surat keluar/masuk diberi nombor
turutan
• Tulis nombor turutan dalam bulatan di tepi
sebelah kanan surat sebagai nombor
kandungan fail
• Rekod yang koyak perlu dibaiki :gunakan
gam kanji tepung ubi
atau (white glue)
MENYELENGGARA FAIL: ..
• Bilik Fail dijaga dan dibersihkan.
• Jangan jadikan tempat makan-minum
• Jangan jadikan stor pejabat
• Memelihara keselamatan kandungan fail
mengikut AK( 45a -45h)
FUNGSINYA ADALAH SEPERTI
BERIKUT:
• Menerima surat masuk dan
memasukkannya dalam fail-fail yang
berkaitan.
• Membahagikan fail-fail kepada pegawai
berkenaan untuk tindakan.
• Mengawal pergerakan semua fail.
FUNGSINYA ADALAH SEPERTI
BERIKUT: …….
• Menyimpan fail-fail dengan selamat.
• Mendaftar semua fail dengan memberi siri-
siri nombor dan mengadakan indeks bagi
setiap fail.
• Memudahkan kawalan yang berkesan.
• Penggunaan peraturan dan kaedah
yang standard.
• Tanggungjawab dapat dipastikan.
• Mengelakkan dokumen-dokumen
bertindih.
Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalan 4 sm (1 in) hendaklah ditutup
Di atas kulit fail dipalang merah dan catatkan perkataan :DITUTUP-JILID 2 DIBUKA” dengan dakwat biru/hitam
Di kulit fail yang baru dicatat tajuk dan nombor rujukan yang sama dengan catatan ‘Jilid 2’(Jld.2)
Fail yang tidak aktif lebih 5 tahun juga hendaklah ditutp
Fail juga boleh ditutup apabila segala tindakan selesai
Dibuka apabila surat/dokumen perlukan tindakan segera sedangkan fail bekaitan tidak dapat dikesan
Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan menggunakan fail yang sama
Guna sampul kecil (kuning)
Nombor rujukan dan tajuk bagi fail sementara mesti sama dengan fail asal
Isi kandungan serta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal apabila fail asal diperolehi atau tindakan serentak selesai
Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh, maka fail baru hendaklah dibuka
Bilik Simpanan Yang Sesuai Tidak lembab
Tidak bocor
Tidak berlubang
Selamat dari serangga
Mempunyai ruang yang mencukupi
Penggunaan Rak-Rak 6 inci di antara lantai dengan rak
Guna dieldrin (ubat kayu)
jika rak kayu
Mengering rekod dan lain-lain tindakan : Anginkan /keringkan jika basah
Musnahkan serangga / anai-anai (jika ada)
Mencatat semua pergerakan fail pada : Doket
Kulit fail (Catatan berdasarkan minit)
Kad Keluar Fail
Kawalan melalui komputer
Borang Makluman
Melalui bahagian pendaftaran fail
Memulangkan fail ke bahagian pendaftaran fail.
Pengedaran fail pengkelasan keselamatan tertakluk AK (61-67)
Untuk memaklumkan kepada Ketua Jabatan, pegawai atasan atau pegawai penyelia mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil
Jabatan /agensi yang menggunakan ICT untuk menyebarkan maklumat tidak perlu fail timbul
PELUPUSAN FAIL • Asingkan fail-fail mati di satu tempat
atau tempat yang sesuai dan rekodkan
/daftarkan.
• Fail-fail mati yang berusia 5 tahun
keatas hendaklah dilupuskan
• Senaraikan mengikut keutamaan
(Pelupusan) dalam 3 salinan
• Jabatan/agensi hendaklah
mendapatkan nasihat Jabatan Arkib
Negara sebelum laksana pelupusan fail
Menyediakan petunjuk supaya ~ mempercepatkan pengesanan ~ cepat tindakan diambil ~ memperlihatkan kecekapan/imej
pentadbiran Berdasarkan perkataan yang dipilih dari
tajuk
Kad Indeks
Komputer
Buku Indeks
Senarai Biasa
TERIMA KASIH