Intro
Kandungan
1. Jenis-jenis Mesyuarat
2. Peranan dan Tanggungjawab AJK
3. Agenda Mesyuarat
4. Senarai Semak Tatacara dan Pengendalian*
5. Minit Mesyuarat
6. Bonus: Tindakan Susulan
• Perbincangan formal di antara dua pihak atau
lebih untuk mencapai objektif bersama melalui
proses komunikasi.
Mesyuarat adalah berbeza di antara satu
sama lain mengikut jenis, objektif, keahlian dan
organisasi.
DEFINISI MESYUARAT
Asas mengapa sesuatu mesyuarat itu dijalankan:
1. Penyampaian dan pertukaran maklumat
2. Kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi
3. Penyelesaian konflik/mengatasi krisis
4. Analisa halacara dan perancangan masa depan
5. Memperbaiki kerja-kerja semasa
6. Latihan dan pembangunan
TUJUAN MESYUARAT
1. Mesyuarat Jawatankuasa
2. Mesyuarat Agung
3. Mesyuarat Agung Khas
4. Mesyuarat Khas
5. Mesyuarat Tergempar
1 Jenis
MESYUARAT JAWATANKUASA
Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.
Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa
induk dan jawatankuasa kerja.
Kekerapan: bergantung pada kehendak
perlembagaan, peraturan tetap,
keperluan organisasi itu.
Kuorum: lazimnya dua pertiga.
MESYUARAT AGUNG
Lazimnya sekali setahun, sebelum 31 Mac.
Tujuan (bergantung pada perlembagaan):
membentangkan laporan tahunan
meluluskan penyata kira-kira
merancang aktiviti tahun berikutnya
memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu
meluluskan sesuatu usul
Kuorum: 1/3, 1/2 atau dua kali ganda ajk …
bergantung pada jumlah ahli. Jika kuorum tidak
cukup, mesyuarat boleh ditangguhkan 30 minit
MESYUARAT AGUNG KHAS
Jarang berlaku dan dinamakan juga
mesyuarat agung luar biasa
Diadakan untuk
membubarkan ajk yang ada dan memilih
ajk baharu atas kehendak 1/5 daripada
jumlah ahli
mengubah perlembagaan atas keperluan
yang mendesak
menyelesaikan masalah kewangan yang
kritikal
Diadakan dalam tempoh sebulan dari tarikh
permintaan.
Kuorum mesyuarat agung diterima pakai.
Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat
hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk
tujuan yang sama tidak boleh diadakan
dalam tempoh enam bulan.
MESYUARAT AGUNG KHAS
MESYUARAT KHAS
Kekerapan: berdasarkan keperluan.
Tujuan: membincangkan isu penting
seperti mempercepat/menunda tarikh
pelaksanaan sesuatu program.
Minit khas: disediakan dan diluluskan
dalam mesyuarat jawatankuasa yang
berikutnya.
MESYUARAT TERGEMPAR
Subjenis mesyuarat
jawatankuasa; lebih kurang
mesyuarat khas.
Tujuan: membincangkan isu yang
memerlukan kata putus segera.
Contoh: hendak memecat ahli
yang melanggar disiplin.
Tercatat dalam perlembagaan
Peranan utama dimainkan oleh pengerusi
Peranan urus setia/setiausaha terdapat
dalam senarai semak dan pengurusan
minit
Akses kendiri & e-pembelajaran: rujuk
contoh perlembagaan di
http://www.geocities.com/jpmmpks/
2 Peranan
tenang, peramah, mesra
boleh berfikir secara objektif dan jelas
berpengetahuan cukup tentang tatacara
mesyuarat
berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa
berhubung rapat dan bekerjasama dengan
setiausaha.
Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang
KUALITI PENGERUSI
Kuasanya mengatasi semua yang hadir
dalam mesyuarat.
Keputusannya tentang tatacara mesyuarat
muktamad.
Dia mempunyai undi pemutus; digunakan
apabila berlaku persamaan undi antara
pencadang dengan pembangkang.
Dia sahaja yang boleh memula dan
menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan
tepat pada waktunya.
KUASA PENGERUSI
Pengerusi Duduk … Ketika ahli mesyuarat
sedang berucap, pengerusi perlu duduk
kerana tiada sesiapa pun dibenarkan
bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.
Pengerusi Berdiri … Ketika berucap
pengerusi perlu berdiri kecuali dalam
mesyuarat jawatankuasa.
Ahli Berdiri … Ahli juga hendaklah berdiri
semasa berucap kecuali dalam mesyuarat
jawatankuasa.
PERLAKUAN PENGERUSI
Sasaran pembicaraan ialah pengerusi.
Soalan, komen atau pandangan mestilah
ditujukan kepadanya pengerusi, bukan
kepada orang tertentu dalam mesyuarat.
Gunakan pembuka bicara yang sopan
apabila memulakan ucapan seperti “Tuan
Pengerusi, izinkan saya mengemukakan
pertanyaan kepada ….” dan “Tuan
Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan
kepada kami …."
SASARAN PEMBICARAAN
Jika pengerusi bertanding untuk
mempertahankan kedudukannya sebagai
pengerusi, dia tidak boleh
mempengerusikan mesyuarat itu semasa
pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau
seorang pengerusi sementara mesti
mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia
dilantik semula, dia bolehlah
mempengerusikan mesyuarat seterusnya
jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.
JIKA PENGERUSI BERTANDING
Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli
mengemukakan usul undi tidak percaya kepada
pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan
kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu
mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti
mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat
perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau
dilantik pengerusi baharu.
Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa
untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku,
lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.
PENYINGKIRAN PENGERUSI
Maksud: kertas yang menyenaraikan
perkara yang akan dibincangkan dalam
mesyuarat.
Panduan 1: pengerusi berbincang dengan
setiausaha tentang isi kandungan agenda.
Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda
jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak
pengurusan; dapat dilaksanakan secara
bersurat atau melalui telefon.
3 Agenda
Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim.
Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka
ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.
Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada
ruangan kosong di bahagian tepi kertas
agenda untuk catatannya.
Salinan Setiausaha … Sama dengan yang
dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi
memudahkannya mencatat minit mesyuarat.
BENTUK AGENDA
Pendapat yang mengatakan agenda boleh
dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat
adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan
orang yang serius melakukan persediaan
sebelum mesyuarat. (Pegawai INTAN Kawasan
Utara, 22 November 2000.)
PENDAPAT KARUT
Contoh yang disediakan berasaskan PKPA
2/1991, standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman personal.
Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.
Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar
dan perkembangan semasa.
Dapat disusun semula berdasarkan
tanggungjawab individu dalam urus setia.
4 Semak
(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat bersama pengerusi.
2. Merancang peruntukan masa setiap agenda.
3. Menempah bilik mesyuarat.
4. Menempah minuman.
5. Menyediakan fail.
6. Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda
dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.
7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan
kertas kerja (jika ada).
9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh
1 hari sebelum mesyuarat.
10. Menyediakan salinan kertas kerja.
11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja
melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).
12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan
pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang
lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas
kerja, hal-hal lain, dan penutup.
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi
maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh
dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa
dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi,
jenis pakaian.
14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput
dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan,
jawatan wakil hendaklah dinyatakan.
15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen
berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum
mesyuarat.
16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih
dan kemas.*
*Sejam sebelum mesyuarat.
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi
disediakan dan jika perlu.*
18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli
mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *
19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan
berfungsi. *
20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja,
jika perlu. *
21. Memastikan overhead projector dan peralatannya
disediakan, jika perlu. *
22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah
dibuat. *
*Sejam sebelum mesyuarat.
TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk
menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir.
24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari
sebelum mesyuarat diadakan.
25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan
bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul,
dua hari sebelum mesyuarat.
26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara
memberi penghormatan (address) kepada pengerusi
dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.
27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu
pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat
meninggalkan mesyuarat.
Bil. Butiran
1. Mengedarkan buku kehadiran.
2. Menyimpan buku kehadiran.
3. Mencatat minit mesyuarat.
4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.
5. Memastikan minuman diterima pada masanya.
6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli
terpilih, jika perlu.
7. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh
pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil
sesuatu di pejabat.
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
Bil. Butiran
1. Memastikan peralatan dan sisa minuman
dikemaskan.
2. Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas
mesyuarat.
3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.
4. Menaip draf minit.
5. Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas
mesyuarat.
6. Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas
mesyuarat.
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Bil. Butiran
7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari
selepas tarikh mesyuarat.
8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh
pengerusi.
9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.
10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam
tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.
11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang
tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang
diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua
minggu.
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Bil. Butiran
12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada
mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit
mesyuarat diedarkan.
13. Mengutip semula borang tindakan susulan.
14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan
membuat ringkasan).
15. Menyemak tindakan susulan.
16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.
17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada
semua ahli mesyuarat.
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
10 fakta berasaskan PKPA 2/1991,
standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman
personal perlu dijadikan panduan.
5 Minit
1.Format PKPA 2/1991 … Format minit
mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan
Malaysia terdapat dalam Lampiran A
Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2
Tahun 1991 (PKPA 2/1991).
1.Sediakan Secepat Mungkin … Draf
minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah
dikemukakan kepada pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada
tiga hari selepas tarikh mesyuarat
diadakan.
1.Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang
telah disemak oleh Pengerusi hendaklah
diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak
lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat
diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus
sebelum mesyuarat berikutnya bermula*.
1.Minit Padat … Minit direkodkan secara
padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara
yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan
nota yang menunjukkan sama ada tindakan
lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).
* Ada kontroversi.
1.Tiada Kuorum … PKPA 2/1991 tidak
mencatatkan keperluan kuorum untuk minit.
INTAN dan agensi kerajaan yang utama
mematuhi pekeliling itu. "Kami mematuhi PKPA
dan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat dan
Jawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan oleh
MAMPU, " kata Encik Shahril Annuar Ahmad,
Pegawai INTAN Kawasan Utara.
1.Tindakan … Perkataan "Tindakan"
dihitamtebalkan dan dikanankan.
1.Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu …
Tidak perlu nama dan tandatangan
setiausaha di akhir minit. Kenyataan
disemak oleh pengerusi, ruangan
tandatangan dan namanya juga tidak perlu. Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam
senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan
oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh
pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.
Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau
gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam
kurungan dan angka Roman kecil dalam
kurungan.
1.Ada Sistem Pengesanan … Urus setia
bertanggungjawab mengesan pelaksanaan
keputusan mesyuarat dengan
menggunakan borang khas (Lampiran B).
PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).
1.Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi
bahagian penutup.
Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat
maklum balas.
Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.
Catatkan petikan minit dan hantar kepada
semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat
yang berikutnya.
Dapatkan respons melalui telefon atau secara
bersemuka.
6
Susulan
TINDAKAN SUSULAN JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X
Bil. Para Perkara Tindakan Maklum Balas
3.20 Agihan Peruntukan RMT di Negeri
Sabah Tidak Mengikut Bilangan Murid
yang Diluluskan
Mesyuarat maklum, mengikut Surat
Pekeliling Kewangan 7/2002, bilangan
murid yang layak menerima RMT pada
tahun 2003 ialah 37,800 orang. Bilangan
ini sama dengan tahun 2000-2004.
Semakan audit mendapati pertambahan
murid yang layak sehingga tahun 2004
ialah 78, 291 orang. Bagi menentukan
RMT dapat dimanfaatkan kepada semua
murid yang layak. JPN telah
mengurangkan bilangan hari RMT dari
190 hari kepada 92 hari sahaja.
JPN
Sabah
3.21 ….
TINDAKAN SUSULAN
MINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/20XX
Agenda Perkara Tindakan
1
1.2.1 Kurikulum merupakan aspek utama di sekolah. Pemberatan bagi kurikulum ialah sebanyak 75% berbanding 25% pengurusan kokurikulum dan bidang-bidang lain.
Telah dimaklumkan kepada
staf akademik melalui memo
dalaman.
4
4.1.3 iii. Penguasaan 3M dalam kalangan
pelajar lemah. Oleh hal yang demikian,
semua pihak perlu turun padang untuk
menangani masalah ini bermula pada hari
pertama persekolahan.
Isu ini diberi perhatian
dalam Projek Pensiangan-
Salinatan dan Teaching
School.
5
5.2.3 Pemuafakatan antara pihak maktab,
PPG, PPD dan juga pihak jabatan
pendidikan negeri perlu diperkemas agar
aktiviti-aktiviti yang dirancang dapat
dilaksanakan dengan lebih berkesan.
Pemuafakatan maktab
dengan BPG dan PPD amat
baik. Semua program/projek
KPKM, Teaching School,
Pensiangan-Salinatan, dll.
tidak menghadapi masalah.
Top Related