PENGURUSAN REKOD & FAIL
Mohd Jasmi bin JaafarUnit Pengurusan Kualiti, PPD Maran
Pengurusan kita?
Fail-fail lama masih ada dan belum diambil tindakan pelupusan
APA ITU PENGURUSAN REKOD
• Kawalan secara efisyen dan sismatik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod
• Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi
KON
SEP
PEN
GU
RUSA
N
REKO
D
Definisi Pengurusan Rekod-rekod
Kitaran Hayat Rekod
Sifat Rekod
Difinisi Rekod AwamRekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan…….
Akta Arkib Negara 2003
Pengujudan Penghasilan / Penerimaan Rekod Agihan
Penguna Dalaman, Pengunaan Luaran
Penggunaan
Penyelenggaraan Simpan / Kesan / Pelihara
Pelupusan Pemindahan, Musnah atau simpan di jabatan
Kitaran Hayat Rekod
CONTOH KULIT FAIL11
2.5 cm
2.5 cm
19
PEMBUKAAN KULIT FAILFAIL DI BUKA ATAS SEBAB-SEBAB BERIKUT:1. Fail yang diperlukan belum ada.
2. Fail asal ditutup bersambung pada kulit fail jilid baharu3. Fail asal tidak dapat dikesan
4. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baharu Sambung.....
Sambungan
5. Perubahan pejabat pentadbiran awam dan
6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi
yang baharu
Perhatian:-Semak dalam Daftar Fail Sekolah dengan teliti sebelum fail baharu dibuka untuk mengelakkan:-
2. Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan berlainan.
1. Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama.
3. Wujud dua fail dengan tajuk yang berlainan tetapi nombor rujukan sama.
Perhatian:-Semak dengan teliti sebelum fail baharu dibuka:-
2. Semak klasifikasi fail bagi menentukan nombor fail dan tajuk fail.
1. Baca dengan cermat isi kandungan surat dan perkara utama dalam surat.
3. Buka kulit fail baru dengan menggunakan jenis kulit fail
yang sesuai.
2.5 cm
2.5 cm
A 2 1 Ada
Ada
Ada
A 4 25C 4 9
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yangberhubung
Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 09/10/14
08/10/14
Catatkan Tarikh
Dokumen/ Surat
Pertama Bukan Tarikh Terima
Catatkan Tarikh
Fail diedarka
n
Catatkan Tarikh
Dokumen/ Surat terakhir apabila fail di tutup
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yangberhubung
Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 29/4/14
28/4/14
Catatkan kepada/ Tarikh
Fail diedarka
n
GPK 1R
30/4/1409/10/14
R - SDP10/5/14
Menfail atau mendaftarkan
dokumen ke dalam fail dan penulisan minit
DITERIMA
PADA09/10/1
4
Cop terima hendaklah
diruang kosong tidak
boleh menindih sebarang
huruf atau perkataan
Sebarang catatan
arahan atau tindakan
tidak boleh ditulis diatas
surat.
Gpk 1Sila ambil tindakan
Daftarkan surat dalam buku daftar penerimaan surat
(Am 10)
DITERIMA
PADA29/04/1
4
Ditebuk lubang
1
Cop bulat dan
nomborkan
Cop terima surat
Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________
PPD Jerantut24/4/14
24/4/14Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________
Surat drd._____________bth. ______________d/f pd._____________
Surat drp._____________bth. ______________d/f pd._____________
PPD Jerantut 24/4/1424/4/14
11
1
1
2
2
Contoh menulis minit
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L
Kertas Minit No. Helaian No.
Rajah 2.4.1: Contoh Kertas MinitCEB4036.500-1/1/1 1
Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
1
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L
Kertas
Minit
Kulit Fail
Kertas Minit No. Helaian No.CEB4036.500-1/1/1 1
Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
DITERIMA PADA
29/04/14
Surat
Nomborkan Kandungan Surat dibulatkan
11
Cop terima
(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L
Kertas Minit No. Helaian No.
Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit
CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
1
Surat kpd. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14
2
GPK (Pentadbiran) Sila ambil tindakan
Pengetua 29/4/14
Tindakan telah diambi/selesai
GPK (Pentadbiran) 30/4/14
KAD PERGERAKAN
FAIL
CEB4036.500-1/1/1
CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara
Kertas-kertas yangberhubung
Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.
500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
Pengetua 29/4/14
28/4/14
Catatkan dihantar kepada/
Tarikh Fail dihantar
GPK 1R
30/4/142/5/14
R - SDP10/5/14
CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14
29/4/1430/4/142/5/14
PO/PTPO/PT
Simpan dlm perhatian mempunyai tempoh
tertentu
CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula
Penyusunan Dan Struktur Organisasi
PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14
29/4/1430/4/142/5/14
PO/PTPO/PT
Apabila sebuah fail selesai tindakan dan kembali ke Registri Kad Pergerakan Fail ini hendaklah dimasukan kembali ke dalam fail
Format RekodBahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,dokumen,daftar,bahan foto, mikrofilem, filem sinematograh, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.
Akta Arkib Negara 2003
Sifat Rekod• Sahih/Tulin (Authenticity)• Boleh dipercayai (Reliable)• Keutuhan (Intergrity)• Boleh digunakan (Usability)
Faedah Didapati Daripada Pengurusan Rekod Dapat melaksanakan tugas dengan teratur,
efisyen dan berkesan Dapat menawarkan perkhidmatan secara
konsisten dan adil Berupaya membuat dasar dan keputusan yang
tepat dan berkualiti Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge
Management) dan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)
Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)
PIAWAIAN PENGURUSAN REKOD Pengurusan Rekod konvensional
mestilah merujuk kepada prosidur operasi yang ditetapkan dalam: Arahan Perbendaharan 150 & 299 Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 Arahan Keselamatan Surat-surat pekeling Am dan Kewangan
(sambungan……..) Pengurusan rekod elektronik mestilah
mematuhi piawaian dan prosidur yang telah dibangunkan oleh ANM Meliputi dari pewujudan, penggunaan dan
penyelenggaraan dan pelupusan rekod
ISO 15489 -Record Management MS 2223 - Record Management
PERUNDANGAN DAN PIAWAI YANG PERLU DIPATUHIAKTA
PERATURAN
PROSEDUR STANDARD OPERASI
AKTA ARKIB NEGARA 2003 (Akta 629), AKTA RAHASIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986), AKTA
SEKATAN MASA 1953, AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007
ARAHAN KESELAMATAN,ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299,
WARTA KERAJAAN 13 OTKOBER 2008
PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT PEKELILING AM BIL.2/1987-PERATURAN
PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 3
NOVEMBER 1993-KAEDAH MEMUSNAHKAN REKOD MS 2223-2-2009 Pt 1 & 2
APA TANGGUNGJAWAB ANDA? Mewujud dan menjaga rekod-rekod
jabatan Menyimpan rekod secara sistematik dan
memelihara rekod dengan baik
Mengasingkan rekod yang tidak diperlukan
Dapatkan khidmat konsultansi daripada ANM untuk pengurusan Rekod Jabatan
PENGURUSANKLASIFIKASI FAIL ARKIB NEGARA MALAYSIA
FAIL TERBAHAGI KEPADA1) AM / HOUSE
KEEPING100 200300400500
FAIL TERBAHAGI KEPADA2) FUNGSI /FUNGSIAN
600700800
SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
300 - PENGURUSAN ASET
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL
600 - TADBIR URUS SEKOLAH
700 - TADBIR URUS MURID
800 – TADBIR URUS ASRAMA
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Perkara berkaitan dengan perundangan, Perhubungan awam, Kerjasama dalam negeri, Kerjasama luar negara, Laporan & perangkaan,
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Pengurusan mesyuarat, Kemudahan (fasiliti), Pertubuhan, Penerbitan,
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN Teknologi maklumat dan
komunikasi, Pengurusan rekod, Pembaharuan
pentadbiran, Piawaian International
Organization for Standardization (ISO),
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Pengurusan Pejabat, Majlis / Sambutan/
Perayaan, Pusat sumber /
perpustakaan, Jemputan,
100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
Warisan dan Harta Intelek,
Lembaga Penasihat, Rancangan Malaysia
dan Pilihanraya.
Pengurusan Mesyuarat 100-6
100-6/1/1 Mesyuarat Pengurusan 100-6/1/2 Mesyuarat Guru 100-6/1/3 Mesyuarat Kurikulum 100-6/1/4 Mesyuarat Ko-kurikulum 100-6/1/5 Mesyuarat HEM 100-6/1/6 Mesyuarat Kakitangan 100-6/1/7 Mesyuarat Penyelarasan
Kebersihan/keselamatan sekolah
100-8/1/5 PIBG
100 – 11/2/1 Emel Sekolah 100-11/2/8 e-Operasi 100-11/2/9 e-Tukar 100-11/2/10 e-Pangkat
Pembaharuan Pentadbiran 100-13/1 Piagam Pelanggan 100-13/2 NKRA seperti JK KPI, JK
NKRA, Tawaran Baru (New Deals) 100-13/3 MPK 100-13/4 Fail Meja 100-13/5 Inovasi seperti KMK,
KIK 100-13/6 Kad Perakam Waktu 100-13/8 5S 100-13/10 Pengurusan Risiko
100-15 Pengurusan Pejabat Pelan strategik Pelan Induk Pembangunan Pendidikan Perancangan Operasi Perancangan Taktikal
200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
Perkara berkaitan dengan Perancangan Perolehan
Tanah / Bangunan, Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna
Tanah,
200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan,
Ruang, Keselamatan
Bangunan/ Tanah dan Penyenggaraan.
300 - PENGURUSAN ASET Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan,
300 - PENGURUSAN ASET
Penyelenggaraan, Pelupusan,
Kehilangan dan Hapus kira serta Tadbir urus aset.
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
Perkara Berkaitan dengan Akaun,
Audit Kewangan, Bank, Bayaran,
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
Bajet, Waran Peruntukan, Bon, Cek dan elektronik funds
transfer (EFT),
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
Kumpulan wang disatukan,
Penurunan Kuasa, Perolehan Bekalan,
400 - PENGURUSAN KEWANGAN
Perkhidmatan dan Kerja
Pinjaman Kakitangan Awam.
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Perkara Berkaitan Perjawatan
dan Perkhidmatan, Cuti, Kompetensi, Peperiksaan Perkhidmatan,
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Pengurniaan dan Penghargaan,
Kursus/ Latihan Kerjaya, Bengkel, Perhubungan Pekerja,
500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIAPerancangan Sumber
Manusia dan
Fail-fail Personal (Peribadi).
600 - TADBIR URUS SEKOLAH
Perkara berkaitan dengan Tadbir Urus Sekolah,
Meliputi Dasar, Peraturan, Takwim,
600 - TADBIR URUS SEKOLAH Kurikulum, Peperiksaan, Pemantauan Pengajaran
Dan Pembelajaran (P & P) dan
Naziran.
Pentadbiran600-2 Takwim sekolah
Jadual Waktu Persekolahan, peribadi, anjal, guru ganti
600-3/1 Kurikulum Standard Sekolah Jawatankuasa Panitia (JK Panitia perlu gunakan fail ini untuk tujuan
rasmi seperti surat-menyurat) Fail sokongan boleh diwujudkan mengikut
kehendak Panitia. (sebaiknya Ring-Fail) 600-4 Peperiksaan 600-5 Pemantauan Pengajaran
700 - TADBIR URUS MURID Perkara Berkaitan
dengan Kemasukan, Penempatan,
Pertukaran Aliran, Pertukaran Keluar
dan Masuk Sekolah,
700 - TADBIR URUS MURID Aktiviti Ko-kurikulum, Program Kecemerlangan, Kebajikan, Pemeriksaan Kesihatan, Profil/data Murid, Disiplin dan Kaunseling.
800 – TADBIR URUS ASRAMAPerkara Berkaitan dengan Penginapan, Kemasukan, Pendaftaran, Penyeliaan, Perubatan,
800 – TADBIR URUS ASRAMA Kecemasan, Aktiviti dan Program Asrama.
RUJUKAN Sila rujuk Buku Klasifikasi Fail Sekolah-
sekolah Negeri Pahang.
PADA 30 NOV 2012 SEMUA FAIL TERMASUK FAIL PERIBADI YANG ADA PERLU DITUTUPRujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43)
bertarikh 08 Okt. 2012
ARAHANMULAI 01 DIS 2012, SEMUA URUSAN WAJIB MENGGUNAKAN NOMBOR FAIL BARU.
Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43) bertarikh 08 Okt. 2012
ARAHAN
FAIL BARU DIBUKA APABILA ADA KEPERLUAN
BERBUAT DEMIKIAN
Transformasi Pengurusan rekod dan fail Pengurusan data Pengurusan pejabat/kerja Pengurusan sekolah dan pelajar Pengurusan diri
Terima kasih Sebarang maklumbalas sila rujuk atau
hubungi pengawai kualiti, PPD Maran.
PENGURUSAN
PEMBUKAAN FAIL
PEMBUKAAN FAIL1. Fail yang diperlukan belum ada;2. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid
baharu;3. Fail asal tidak dapat dikesan;4. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan
kulit baharu;5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar
kepada sistem klasifikasi yang baharu.
PERINGATANSEMUA FAIL TIDAK
DIBENARKAN DIBAWA KELUAR DARI RUANG
PEJABAT .
JENIS KULIT FAIL(i) a. TERBUKA : Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80) b. SAMPUL KECIL : Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82)
(ii) TERHAD : Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80)
dengan cop TERHAD
(iii) SULIT: Kulit fail berwarna hijau (Am 436);
(iv) RAHSIA : Kulit fail berwarna merah jambu berpalang
merah (Am 437)
(v) RAHSIA BESAR : Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang
merah (Am 438).
CONTOH KULIT FAIL
97
MEMFAIL ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAILi.Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;
ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;
iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri;
iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali Hijau (green tag); dan
v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail. Dokumen terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-dokumen berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.• Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan pen berdakwat merah, manakala• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen berdakwat biru atau hitam.
vi. Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalam kertas minit
PENYEDIAAN KERTAS MINITKandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke
dalam kertas minit bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen(i) Kandungan (surat masuk) hendaklah dicatatkan
• Surat daripada (Surat drp....)• bertarikh (bth.....)• difailkan pada (d/f pd.....)• Ditulis menggunakan pen dakwat merahsebagaimana berikut:Surat drp. ________bth._______d/f pd._______
(ii) Kandungan (surat keluar) hendaklah dicatatkan• Surat kepada (Surat kpd....)• bertarikh (bth.......)• difailkan pada (d/f pd.....)• Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitamsebagaimana berikut:Surat kpd. _______bth._______d/f pd.________
Penulisan Minit TindakanKebiasaan menulis minit tindakan di atas dokumen masuk/keluar yang diamalkan sekarang perlu diubah. Kertas Minit hendaklah digunakan oleh pegawai untuk mencatat arahan, keputusan atau maklumbalas ringkas yang berkaitan dengan sebarang kandungan yang terdapat di dalam sesebuah fail untuk tindakan pegawai yang lain.
Penulis minit perlui. Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk;ii. Catatkan singkatan nama jawatan pegawai yang
diminitkan;iii. Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan jelas.
Minit tindakan ini boleh ditulis dengan tangan atau ditaip.
iv. Penulis minit perlu menandatangan ringkas serta mencatat singkatan nama jawatan pegawai dan tarikh; dan
v. Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat/dokumen masuk atau keluar.
KAD PERGERAKAN FAIL1. Kad pergerakan fail yang digunakan untuk
mengawal pergerakan fail hendaklah dimasukkan ke dalam fail di antara kertas minit dengan lampiran menggunakan tali hijau semasa fail tersebut disimpan di registri.
2. Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai untuk tindakannya kad ini hendaklah dikeluarkan dan dicatatkan butiran pergerakan fail.
3. Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail.
KAEDAH PENUTUPAN FAILFail ditutup apabila :
1. Mencapai ketebalan 4sm ; atau
2. Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
3. Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian;
4. Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu diambil ke atas fail tersebut;
5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
6. Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada sistem baharu; dan
7. Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi.
SAMPUL KECILSampul kecil dibuka apabila :
1. Fail Tidak Dapat Dikesan.
2. Dua atau lebih pegawai menggunakan fail pada masa yang sama.
BILIK REGISTRI / BILIK FAIL
Pelbagai istilah/pangggilan - Bilik Pendaftaran
Fail/Ruang Penyimpanan Rekod/Bilik Fail/Bilik
Registri
109
BILIK FAIL / BILIK REGISTRI
Bilik fail yang boleh dicontohi…
114
MANA SATU PILIHAN
116
?
BILIK REKOD
Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya pengunaan, penyelenggaraan, pengawalan terhadap rekod-rekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap
Ruang 'high-density' storage Bilik sementara menunggu tindakan pemisahan
diambil ke atasnya sama musnah atau simpan Tidak boleh disamatakrif dengan setor
APA ITU BILIK REKOD
Untuk menyimpan secara teratur rekod-rekodsepara aktif dan tidak aktif supaya :
KEGUNAAN BILIK REKOD
Mudah dikesan kembaliMudah diuruskan tindakan
pemisahanMelicinkan kerja Unit RegistriRuang pejabat menjadi teratur dan
kemasTerjamin keselamatannyaPerbelanjaan mengurus dapat
dijimatkan
KEPERLUAN BILIK REKOD KESELAMATAN BANGUNAN
Tinggi dari punca air/banjir Dekat dengan ibu pejabat Tingkat atas bangunan Jauh dari punca kebakaran spt. gudang,
kawasan berlalang, stesen minyak, depoh gas dll.
Akses: Kawasan terkawal dan berpagar
LOKASI
Bangunan dan bilik: Kekuatan lantai (Floor Loading) Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu
rintangan api Pintu keluar dan pintu masuk Tanda kawasan larangan Bangunan kayu tidak digalakkan Kemudahan elektrik (Sistem Pendawaian
conduit)
BAHAN BINAAN
Jenis rak yang bersesuaian, Meja dan kerusi, Mesin Pericih (Shredder), Trolley, Tangga, Kotak, Mesin taip/word prosessor, Vacuum cleaner, Telefon/Fax, Alat pemadam api/alat bantu mula
PERALATAN
1. Api:2. Air:3. Kawalan kelembapan4. Kawalan suhu:5. Pencerobohan:6. Bencana Alam:
KESELAMATAN BILIK REKOD
Musuh : Manusia, Bakar, SabotaJ, Curi, Jual Kawalan : Kawasan larangan, Larangan merokok, makan
minum, Perkhidmatan kaunter/tingkap, Bilik kebal, Jauh dari orang awam
Musuh-musuh rekod Serangga, Lipas, Gegat, Bubuk, Anai-anai, Tikus,
Silver fish
Kawalan Bahan Kimia, Ubat gegat, Pewasapan, Kontrak
pembasmian, Makanan, Racun
Musuh-Musuh Rekod
Sedap mata memandang
Bilik Rekod yang tidak selamat
Penyembur Air Automatik
Alat Pengesan Asap
Telefon Bomba
Hose Bomba
Alat Penggera
ALAT PEMADAM API
137BILIK REKOD TIDAK BOLEH MENYIMPAN PERALATAN SEPERTI DALAM GAMBAR…
Kawasan larangan
Larangan merokok, makan
& minum
Perkhidmatan
kaunter/tingkap
Bilik kebal
Jauh dari orang awam
MUSUH REKOD & KAWALAN138
Manusia Bakar Sabotaj Curi Jual
Pembersihan Fail/Rekod
BANJIR
GEMPA BUMI
Dehumedifier
Jangkasuhu
149
CARA-CARA MEMELIHARA REKOD
Kotak dan Rak
153
KECUAIAN MANUSIA
155
Rekod Dan Fail Yang Tidak Disusun Dengan Teratur .
156
Stor Yang Tidak Dijaga Dengan Baik
157
Pelupusan Rekod TIDAK SAMA Dengan Pelupusan Aset
PANDUAN PELUPUSAN REKOD AWAM
Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan
- pemusnahan, - Pemindahan - selainnya (penangguhan pemindahan)
– Seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
P E L U P U S A N
Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan - seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
JADUAL PELUPUSAN REKOD
Memisahkan rekod-rekod :i. Yang telah tamat tindakan daripada yang belum tamat tindakan
ii. Terperingkat dan terbukaiii. Mengikut siri, kategori dan sebagainya
PENGASINGAN REKOD AWAM
PEMUSNAHAN REKOD AWAM
Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan
- Sek.2(Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]
Memindahkan rekod-rekod yang telah dikenalpasti oleh ANM mempunyai nilai sejarah atau kebangsaan yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya ke ANM.
PEMINDAHAN REKOD
LARANGAN PEMUSNAHAN
REKOD AWAM
1- Tiada seseorang pun boleh memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang dalam jagaan atau di bawah kawalannya tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah, ANM mengikut seksyen 25 (1) dan seksyen 25 (2), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
2- Sesiapa yang melakukan kesalahan dan disabitkan dengan kesalahan ini, boleh dikenakan denda tidak melebihi RM5 000.00 atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi satu (1) tahun atau kedua-duanya mengikut peruntukan seksyen 25 (5), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
Tatacara Bagi Permohonan Pemindahan RekodAwam ini meliputi :
- Pemindahan Rekod Awam yang dinyatakan dalam Jadual
- Pemindahan Rekod Awam yang tidak dinyatakan dalam Jadual
PERMOHONAN PEMINDAHAN REKOD AWAM
TANGGUNGJAWAB JABATANJabatan/ Agensi kerajaan hendaklah
mengenalpasti- - siri rekod, rekod telah tamat tindakan dan
telah mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam JPR
- rekod/fail yang diputuskan pindah berdasarkan keputusan penilaian rekod yang dinyatakan dalam Surat Kebenaran Pelupusan Rekod daripada Ketua Pengarah ANM.
TERIMA KASIH
Top Related