1
PENULISAN MINIT
MESYUARAT
2
• Merupakan satu rekod atau kenyataan
bertulis secara formal mengenai catatan
ke atas sesuatu perbincangan dan
keputusan yang dicapai oleh
perbincangan tersebut sebagai bahan
rujukan, tindakan susulan dan pelaporan
semula diperbincangan akan datang.
3
Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara
yang dibincangkan dan diputuskan dalam
sesuatu mesyuarat.
Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format
tertentu serta peraturan dan syarat yang
ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang
empunya.
4
Mesyuarat Bersiri
- Berkala dan ada kesinambungan
- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi
- Agenda mesyuarat tersusun dan tetap
5
Mesyuarat Khas - Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan
- Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran
- Agenda mesyuarat ringkas tetapi mendalam/terperinci
- Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi
6
Penting sebagai;
• Laporan
• Rekod
• Rujukan
• Mengambil tindakan
• Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli
mesyuarat
• Imej Jabatan/Kementerian
MINIT MESYUARAT
7
1. Peringkat Persediaan - Mengetahui agenda
- Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu
- Membaca semua kertas kerja
- Mengetahui latar belakang ahli
2. Semasa Mesyuarat - Tumpukan perhatian kepada perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan
- Guna perakam suara
- Gunakan juru teringkas
PANDUAN MENGAMBIL
MINIT
8
3. Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat
Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi
dalam masa 3 hari selepas mesyuarat
Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari
selepas mesyuarat
9
FAKTA, bukan tanggapan peribadi
PADAT, bukan bercerita
TEPAT, bukan panjang berjela
JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
PROFESYENAL, tunjukan kematangan
10
LENGKAP
TEPAT
BEBAS DARI KERAGUAN
KUPASAN ISU/PERKARA POKOK
RINGKASAN PERBINCANGAN
KEPUTUSAN
TINDAKAN PIHAK TERLIBAT
11
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN
PERBINCANGAN
1. PERUTUSAN PENGERUSI
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
4. PERBINCANGAN
5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
6. HAL-HAL LAIN
7. PENUTUP
STRUKTUR MINIT
12
MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)
- Tarikh: …….
- Masa:………
- Tempat:……..
SENARAI KEHADIRAN
- Yang Hadir
- Tidak Hadir(dengan maaf/izin)
- Turut Hadir
- Setiausaha
13
1. PERUTUSAN PENGERUSI
1.1. Ucapan penghargaan
1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan
…sambung…
14
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
(dari mesyuarat lepas)
3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan
3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk
makluman)
3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan
3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
…sambung…
15
4. PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS
KERJA PERLU DIREKODKAN:
4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama
4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang
dibangkitkan
4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan
isu-isu yang dibangkitkan
4.1.4. Rumusan Pengerusi
4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya
4.2. (Kertas seterusnya)
…sambung…
16
5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat)
5.1. (Tajuk) – perkara/isu yang dikemukakan
5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman)
5.2. (Tajuk) – perkara/isu berkaitan yang dibincangkan
5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT
6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang
6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi
6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan
…sambung…
17
URUSETIA
Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia
mesyuarat
Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang
bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)
TARIKH
Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan
18
CONTOH STRUKTUR
MINIT 1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)
19
…sambung…
4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-
kertas kerja
i. Tajuk
(a) (maklumat kertas)
ii. Mesyuarat mengambil maklum
(a)
(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan
(a)
(b)
Tindakan
5. Hal-hal Lain
6. Penutup
20
Bil Perkara Tindakan Perlu Tanggungjawab Status
Diambil Semasa
21
• Mengadakan “post mortem”
• Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera
• Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera
• Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi
setiap tindakan (follow up dan follow through)
22
TERIMA KASIH,
Top Related