PEREKAYASAAN
MAJLIS PERBANDARAN SEPANG:
LESEN PENJAJA
Pendaftaran Projek : Lesen Penjaja
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa
yang di ambil oleh MPSPG bagi mendapatkan
kelulusan lesen penjaja. Jika ditambahbaik
daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan
lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti
perniagaan dalam kawasan MPSPG. Seterusnya
dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan
MPSPG.
• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.
• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan Proses : Lesen Penjaja
Mula : Terima permohonan
Tamat : Pemohon terima surat kelulusan
Dalam Skop : MPSPG
Luar Skop : Agensi dirujuk
Carta Perbatuan Ahli Pasukan
Fasa Mula Tamat Champion: Tuan YDP En Mohd Sayuthi Bin Bakar
Penubuhan Pasukan 22 Okt 13 22 Okt 13 Ketua Projek: En. Noor Halif Bin Noorzan (012-
6829458, [email protected]
Inventori Lesen 22 Okt 13 23 Okt 13 Pen. Projek : Pn. Nurzianah Binti Ahmad
(010-7601213, [email protected])
Perekayasaan (BPR) 23 Okt 13 23 Okt 13 Ahli:
Pn. Intan Safinas Binti Mohamad Soofi (017-2052352,
[email protected]) Analisa Data 23 Okt 13 23 Okt 13
Cadangan Penyelesaian 23 Okt 13 23 Okt 13
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’ Lesen Penjaja
Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja Berisiko As-Is
Pemohon
PT
PPKP /PPT
PPK/PT
PP (LESEN)
1. Hantar Borang
Permohonan
3. Daftar Permohonan &
serah kad Akuan Penerima
MP:5m
4. Buka fail Permohonan
MP:5m
5.Minit untuk Lawatan Tapak
MP:5m
2. Semakan Dokumen MP:10m
Tak Lengkap
Lengkap
9. Keputusan Lulus/Tolak/Tan
gguh MP:10m
6. Lawatan Tapak
MP:6j/trip
8. syor & Kadar Bayaran MP:30m/fail
MM : 5m
MM : 1 hari
MM : 2 hari
MM : 1 hari
MM : 4j
MM : 4 hari
7. Laporan tapak
MP:30m/fail
MM : 1j MM : 2 hari
10. Sediakan Surat
keputusan MP:10m
A
Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja Berisiko As-Is
Pemohon
PT
PPKP /PPT
PPK/PT
PP (LESEN)
MESYUARATJAWATANKUASA PERLESENAN
11.Tandatangan surat keputusan
MP:5m
MM : 1hari
MM : 1hari
LULUS
17 hari
A
12.Hantar surat keputusan
MP:5m
13.Terima surat keputusan
MM : 3 hari
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and Optimize
NVA – Eliminate
Value Analysis of Process Penjaja (As-Is)
Aktiviti
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non Value
Added Masa
Proses
(masa)
Masa
Menunggu
(masa)
Masa
Diambil
(masa)
BVA NVA
1. Terima borang prmohonan / - - -
2. Semakan dokumen / 10 5 15
3. Daftar Permohonan & serah kad Akuan Penerima /
5 240 245
4. Buka fail Permohonan / 5 480 485
5. Minit untuk Lawatan Tapak /
5 1920 1925
6. Lawatan Tapak / 360 60 420
7. Laporan tapak / 30 960 990
8. Syor Lulus/Tolak/Tangguh & Kadar Bayaran / 30 960 990
9. Keputusan Lulus/Tolak/Tangguh / 10 480 490
10. Sedia Surat keputusan utk ditandatangani / 10 480 490
11. Tandatangan surat keputusan / 5 480 485
12. Surat sedia utk dipos / 5 1440 1445
13. Terima Surat / 0 0 0
TOTAL 475 7505 7980
Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja As-Is dengan Penambahbaikan
Pemohon
PT
PPKP /PPT
PPK/PT
PP (LESEN)
1. Hantar Borang
Permohonan
3. Daftar Permohonan &
serah kad Akuan Penerima
MP:5m
4. Buka fail Permohonan
MP:5m
5.Minit untuk Lawatan Tapak
MP:5m
2. Semakan Dokumen MP:10m
Tak Lengkap
Lengkap
9. Keputusan Lulus/Tolak/Tan
gguh MP:10m
6. Lawatan Tapak
MP:6j/trip
8. syor & Kadar Bayaran MP:30m/fail
MM : 5m
MM : 1 hari
MM : 2 hari
MM : 1 hari
MM : 4j
MM : 4 hari
7. Laporan tapak
MP:30m/fail
MM : 1j MM : 2 hari
10. Sediakan Surat
keputusan MP:10m
A
Membuat lawatan
tapak secara
penggiliran dgn
membahagikan
aktiviti bagi
permohonan tred,
penjaja &
permohonan adhoc
PPKP dan PPK
perlu
menyerahkan fail
dgn segera tanpa
mengumpul fail
Pengenalan kpd
borang lawatan
tapak yg baru
dimana laporan
akan disertakan
di dalam borang
tersebut
Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja As-Is dengan Penambahbaikan
Pemohon
PT
PPKP /PPT
PPK/PT
PP (LESEN)
11.Tandatangan surat keputusan
MP:5m
MM : 1hari
MM : 1hari
A
12.Hantar surat keputusan
MP:5m
13.Terima surat keputusan
MM : 3 hari
Menggantikan
tandatangan
dengan electronic
signiture
Makluman
melalui
telefon
Mewujudkan
Lesen Penjaja
Tidak Berisiko
PROSES ‘TO BE’ Lesen Penjaja
(a) Berisiko
(b) Tidak Berisiko
Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja To-Be
Pemohon
PT
PPKP /PPT
PPK/PT
PP (LESEN)
1. Hantar Borang
Permohonan
3. Daftar & serah kad
Akuan Penerima
MP:5m
4. Buka fail Permohonan
MP:5m
5.Minit untuk Lawatan Tapak
MP:5m
2. Semakan Dokumen MP:10m
Tak Lengkap
Lengkap
8. Keputusan Lulus/Tolak/
Tangguh MP:10m
6. Lawatan Tapak & laporan
MP:6j/trip
7. syor & Kadar Bayaran MP:30m/fail
MM : 5m
MM : 1 hari
MM : 1 hari
MM : 4 jam
MM : 4j
MM : 3 hari
MM : 1 hari
9. Makluman keputusan melalui
telefon dan Sediakan Surat keputusan
MP:20m
10.Terima keputusan
Buat bayaran & ambil lesen
LULUS
8 hari
Aktiviti
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non Value
Added Masa
Proses
(masa)
Masa
Menunggu
(masa)
Masa
Diambil
(masa)
BVA NVA
1. Terima borang prmohonan / - - -
2. Semakan dokumen / 10 5 15
3. Daftar Permohonan & serah kad Akuan
Penerima
/ 5 240 245
4. Buka fail Permohonan / 5 480 485
5. Minit untuk Lawatan Tapak /
5 1440 1445
6. Lawatan Tapak / 360 480 840
7. Syor Lulus/Tolak/Tangguh & Kadar Bayaran /
30 480 510
8. Keputusan Lulus/Tolak/Tangguh / 10 240 250
9. Makluman keputusan melalui telefon dan
Sediakan Surat keputusan
/ 20 0 20
10. Terima Keputusan / 0 0 0
TOTAL 445 3365 3810
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and Optimize
NVA – Eliminate
Value Analysis of Process Lesen Penjaja (To-Be)
Jawatan / Jabatan Lesen Penjaja Tidak Berisiko ‘To Be’
Pemohon
PT (Lesen)
PL/ PPT/PPKP
4. Semak & kelulusan
MP: 15 mt
1. Hantar permohonan
6. Terima lesen Buat Bayaran
5. Masukkan maklumat dlm
sistem dan cetak bil lesen
MP: 15 mt
3. Buka fail permohonan
MP: 5 mt
2. Semak & daftar
MP:5 mt
MM : 5m MM : 2m
LULUS
47
Minit
Aktiviti
Customer
Value
Added
(CVA)
Customer Non Value
Added Masa
Proses
(masa)
Masa
Menunggu
(masa)
Masa
Diambil
(masa)
BVA NVA
1. Hantar permohonan / - - -
2. Daftar permohonan / 5 0 5
3. Buka fail permohonan & searh kpd PL/PPT / 5 5 10
4. Semakan & melulus / 15 2 17
5. Masukkan maklumat dlm sistem , cetak bil lesen
/ 15 0 15
6. Terima lesen / 0 0 0
TOTAL 40 7 47
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify and Optimize
NVA – Eliminate
Value Analysis of Process Penjaja Tidak Berisiko (As-Is)
No. Perkara Sebelum Selepas
1.
Kecekapan Kerja
a)Berisiko
b)Tidak Berisiko
a) 5.95 %
b) -
a) 11.67 %
b) 85.1 %
2.
Masa keseluruhan proses
a)Berisiko
b)Tidak Berisiko
a) 17 hari
b) -
a) 8 hari 1 jam
b) 47 minit
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek
LESEN PENJAJA
Lesen Penjaja
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-
undang (nyatakan
akta/peraturan)
1) Undang-Undang Kecil
Penjaja (Majlis Perbandaran
Sepang) 2007
2) Undang-Undang Kecil
Establisymen Makanan
(Majlis Perbandaran
Sepang) 2007
1) Undang-Undang Kecil
Penjaja (Majlis Perbandaran
Sepang) 2007
2) Undang-Undang Kecil
Establisymen Makanan
(Majlis Perbandaran
Sepang) 2007
2. Piagam
Pelanggan (Masa
Kelulusan)
a) 30 hari a) Berisiko - 10 hari
b) Tidak Berisiko - 1 Jam
3. Caj/bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
Kelulusan – Mengikut Aktiviti
Perniagaan
Kelulusan – Mengikut Aktiviti
Perniagaan
1) Muat turun
borang dari
laman web
4. Nama Borang Borang Permohonan Lesen
Penjaja
Borang Permohonan Lesen
Penjaja
5. Tempoh sahlaku 6 bulan – 1 tahun 6 bulan – 1 tahun
6. Pembaharuan 6 bulan – 1 tahun 6 bulan – 1 tahun
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Penjaja
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
7. Agensi yang
dirujuk Tiada
Tiada
8. Keperluan
Dokumen
sokongan
a) Salinan pendaftaran perniagaan
b) Salinan kad pengenalan
c) 2 keping gambar
d) 1 salinan surat suntikan TY6 dari
bagi peniaga yang menjual
makanan & minuman (Termasuk
pembantu)
e) Lakaran pelan lokasi tapak
berserta nama jalan yang
lengkap
f) Salinan lesen memandu
pemohon, geran kenderaan dan
gambar kenderaan (Bagi
permohonan lesen penjaja
bergerak sahaja)
a) Salinan pendaftaran perniagaan
b) Salinan kad pengenalan
c) 2 keping gambar
d) 1 salinan surat suntikan TY6 dari
bagi peniaga yang menjual
makanan & minuman (Termasuk
pembantu)
e) Lakaran pelan lokasi tapak
berserta nama jalan yang
lengkap
f) Salinan lesen memandu
pemohon, geran kenderaan dan
gambar kenderaan (Bagi
permohonan lesen penjaja
bergerak sahaja)
-
9. Kaedah
Permohonan Manual Manual dan Sistem
Sistem
pelesenan
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Isu dan Cabaran
Waste Isu Penambahbaikan
Correction Kakitangan yg membuat lawatan tapak
membuat laporan secara manual
Pengenalan kpd borang lawatan tapak yg baru
dimana laporan akan disertakan di dalam
borang tersebut
Over Process Untuk lesen tred tidak berisiko, proses
penyediaan lesen dilakukan selepas
pemohon buat bayaran
Pemohon buat bayaran dan penyediaan lesen
dilakukan serentak
Over Produce PBT mempunyai beban kerja yang tinggi di
awal tahun kerana perlu memproses
semua lesen pembaharuan
Cadangan Tempoh Tamat lesen mengikut
Tarikh Kelulusan
Waiting 1. Proses lawatan tapak mengambil
masa disebabkan tidak ada
pengasingan fail bagi permohonan
baru.
2. Fail berada lama di PPKP dan PPK
kerana mereka mengumpul fail terlebih
dahulu sebelum menyerahkan
3. Tandatangan manual perlu menunggu
lama
4. Pemohon perlu menunggu 3 hari untuk
surat makluman keputusan sampai
1. Pengasingan fail mengikut jenis
permohonan akan dilaksanakan & proses
lawatan tapak akan dijadualkan mengikut
aktiviti.
2. PPKP dan PPK perlu menyerahkan fail
dgn segera tanpa mengumpul fail
3. Menggantikan tandatangan dengan
electronic signiture
4. Pemohon dimaklumkan keputusan melalui
telefon terlebih dahulu dan diikuti dengan
surat
Transportation 1. Pemohon perlu datang ke MBPJ
samata-mata untuk mengambil borang
2. Pemohon perlu datang ke PBT setiap
tahun
1. Borang disediakan di laman web dan boleh
didownload secara percuma.
2. Cadangan Tempoh hayat lesen diberi
pilihan untuk 1, 2 atau 3 tahun
Isu dan Cabaran
Waste Isu Penambahbaikan
Motion
Inventory Proses syor mengambil masa
disebabkan bebanan fail-fail adhoc perlu
dijadikan sebahagian drpd keutamaan.
Setiap fail yang diterima selepas lawatan tapak
diberi keutamaan utk diselesaikan & diserahkan
utk keputusan Pegawai Pelesen.
Others Untuk pembaharuan lesen, Jabatan
Pelesenan dibebankan untuk
memastikan keperluan Jabatan –
Jabatan lain dipenuhi menyebabkan
lesen lambat/ tidak dikeluarkan.
Contoh: Pembaharuan Lesen
memerlukan kompaun dijelaskan,
Pembaharuan tukar guna bangunan,
Permit Struktur/ Bangunan dan lain lain.
Pembaharuan Lesen dikeluarkan tanpa
mengambil kira keperluan jabatan – jabatan lain.
Jabatan lain perlu mengambil tindakan mengikut
saluran masing – masing.
Top Related