LATAR BELAKANG
Pejabat Daerah & Tanah Port Dickson merupakan
Pusat Pentadbiran Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri
Sembilan yang bertanggungjawab mentadbir dan
mengawal pembangunan, pembentukan sosial dan
pengurusan hartanah di daerah Port Dickson.
Kawasan pentadbiran meliputi 5 mukim iaitu Mukim
Jimah,Port Dickson,Si Rusa, Pasir Panjang dan Linggi
yang diuruskan oleh 4 penghulu.
Keluasan Daerah Port Dickson dianggarkan seluas
572.35km persegi dengan kepadatan penduduk
seramai 117,379 orang.
Organisasi Pejabat Daerah & Tanah Port Dickson
dibahagikan kepada 3 bahagian iaitu Bahagian Khidmat
Pengurusan, Bahagian Pembangunan, Bahagian
Pengurusan Tanah.
Jawatan yang telah diluluskan berjumlah 129 dan
daripada bilangan ini 100 jawatan telah pun di isi
dan baki jumlah 29 jawatan kosong.
PENYERAHAN LENCANA & PENANDA BUKU
TARIKH: 22 JULAI 2011
TEMPAT : BILIK MESYUARAT GERAKAN UTAMA PDTPD
22 JULAI 2011
Secara keseluruhannya kesemua warga Pejabat Daerah & Tanah
Port Dickson telah pun mempunyai pengetahuan tentang aktiviti 5s
yang sedang berjalan.
Latihan secara menyeluruh telah diberikan kepada semua kakitangan mengikut peringkat seperti berikut:
1. Pengenalan program 5s (semua kakitangan) (2 Feb 2011)
2. Kursus Fasilitator (semua AJK 5s)
3. Taklimat 5s kepada semua warga kompleks (semasa pelancaran)
4. Lawatan 5s
- Cameron highland ( gred 1-17)
- Pejabat Pembangunan Negeri Negeri Sembilan (gred 22-41)
5. Kursus Audit 5s (30 Jun & 1 Julai 2011) (semua AJK)
6. Latihan A-Tag (semua zon)
7. Latihan SOP (semua zon)
8. Bengkel Membuat Kotak (12 Ogos 2011)
9. Taklimat Pengenalan 5s kepada agensi luar yang terlibat secara tidak langsung dengan aktiviti 5s
A
SEBELUM SELEPAS
1. Jopha tidak disusun dengan teratur dan
bersistem.
2. Tiada label , index nama dan nombor pada
jopha.
3. Mengambil masa yang lama untuk mencari
jopha bagi satu hakmilik.
4. Tiada panduan dan petunjuk.
A. Jopha dilabel dan diindex mengikut nama dan siri nombor
hakmilik mengikut jenis dokumen.
B. Jopha dilabel menggunakan skema warna mengikut jenis
hakmilik dan mukim.
C. Rak dilabel mengikut tingkat dan jopha mudah dilihat dan
boleh dicari dalam masa 30 saat.
D. Terdapat petunjuk dan panduan kaedah pencarian hakmilik.
E. Terdapat penanda jopha yang digunakan semasa hakmilik
dikeluarkan kepada kakitangan/pegawai.
D
E
12/4/2011 15 / 11/ 2011
BILIK KEBAL ZON PANTAI CERMIN
SEBELUM SELEPAS
1
.
Jopha tidak disusun dengan
teratur dan bersistem.
2
.
Fail-fail tidak disusun dengan
teratur dan kemas.
3
.
Mengambil masa yang lama
untuk mencari hakmilik.
4
.
Fail dan jopha bercampur-aduk.
1. Jopha disusun dengan teratur dan bersistem,dilabel dan
diindex mengikut jenis dokumen/hakmilik.
2. Fail-fail telah dikeluarkan dan dikembalikan ke unit yang
berkenaan.
3. Jopha disusun mengikut siri hakmilik dan jenis dokumen
mengikut mukim.
4. Kesemua hakmilik disimpan di dalam jopha dengan lebih
selamat dan mudah untuk dicari,dikesan dan dicapai.
BILIK KEBAL ZON PANTAI CERMIN
1. Resit cukai tanah tidak diselenggara dengan teratur
2. Tiada label,nama dan nombor pada rak fail.
3. Mengambil masa yang lama untuk mencari resit
cukai yang bermasalah
4. Tiada panduan dan petunjuk.
A. Resit cukai tanah dilabel dengan teratur dan bersistem
B. Resit cukai dilabel menggunakan mengikut turutan fail
C. Rak dilabel mengikut tingkat dan resit cukai tanah mudah dilihat
dan boleh dicari dalam masa 30 saat. Dapat menjimatkan ruang
dan masa mencari dokumen berkaitan
D. Terdapat petunjuk dan panduan kaedah pencarian resit cukai
tanah.
SEBELUM SELEPAS
LOKASI : BILIK FAIL
ZON PANTAI CERMIN
SEBELUM SELEPAS
1. Ruang kerja berselerak dan tidak teratur
dan tersusun
2. Ruang kerja tidak diselenggara dengan baik
3. Tidak selesa dan ruang kerja berselerak
1. Ruang kerja kemas dan tersusun
2. Ruang kerja disusun dengan teratur dan
bersistem
3. Tugasan dapat dilaksanakan dengan selesa
dan sempurna.
LOKASI : WORKSTATION
ZON PANTAI CERMIN
SEBELUM SELEPAS
1. Pencarian fail agak lambat dan mengambil
masa yang lama.
2. Fail tidak bersistem dan tidak tersusun
mengikut tahun.
3. Pencarian fail agak lambat dan mengambil
masa yang lama.
4. Tiada tanda dan petunjuk
1. Flag diletakkan mengikut nombor bagi setiap
fail yang berada di dalam satu baris. Ia
mempercepatkan proses mencari fail.
List fail mengikut susunan nombor pada flag
yang memudahkan pencarian mengikut box
file.
3. Pengunaan ruang dan bersistem telah dapat
mempercepatkan pancarian fail dan mudah
untuk dicari.
4. Tanda memudahkan fail untuk dicari.
LOKASI : BILIK FAIL
ZON PURNAMA
Flag
List Fail
7.10.2011 17.11.2011
1. Peralatan tidak tersusun dan bersepah.
2. Peralatan berada di meja pegawai, di
pantri dan dalam stor.
3. Mengambil masa untuk mencari
peralatan kerana tidak tahu dimana.
4. Tiada pegawai yang bertanggungjawab
terhadap peralatan sedia ada.
A. Peralatan telah dikumpul, dilabel dan ditempatkan di suatu
sudut khas.
B. Menjimatkan penggunaan ruang dan perabot (Hanya satu
meja besar digunakan)
C. Tiada masalah untuk mencari peralatan, sebarang kerosakan
dapat diatasi dengan lebih cepat.
D. Mengwujudkan persekitaran kerja yang lebih baik dan
selamat.
E. Seorang pegawai telah dipertanggungjawabkan untuk
menjaga dan mengawasi penggunaan peralatan.
(En. Mohd Noor bin Jahuri )
SEBELUM
LOKASI : SUDUT MESIN DAN PERALATAN
ZON LAGUNA BIRU
17.11.2011
01.04.2011
SELEPAS
1. Peralatan tidak tersusun dan bersepah
2. Pembaziran ruang kerana susunan yang
tidak teratur
3. Mengambil masa untuk mencari
peralatan kerana tidak tahu dimana.
4. Tiada kawalan stok
1. Peralatan telah disusun, dilabel dan diatur mengikut kategori
barangan.
2. Menjimatkan penggunaan ruang kerana peralatan telah disusun
dan ditempatkan mengikut kesesuaian.
3. Masa pencarian lebih pantas dengan kaedah penyusunan yang
lebih teratur. Kurang dari 30 saat
4. Kawalan stok yang lebih cekap dengan penggunaan kad
kawalan stok.
5. Seorang pegawai telah dipertanggungjawabkan untuk menjaga
dan mengawasi pergerakan stok
(Pn. Norlidar binti Hashim )
SELEPAS SEBELUM
LOKASI : BILIK STOR ALATULIS
ZON LAGUNA BIRU
01.04.2011 02.11.2011
LOKASI : BILIK FAIL
(KABINET PENYIMPANAN BUKU SERVIS DAN FAIL PERIBADI)
ZON LAGUNA BIRU
1. Hanya Pembantu Tadbir yang
mengetahui di mana buku servis dan fail
2. Masa carian yang panjang kerana tiada
penyusunan buku secara khusus.
A. Buku servis telah ditempatkan mengikut Unit, di label dan
disusun mengikut Gred Jawatan.
B. Masa pencarian lebih pantas. Kurang dari 30 saat dengan
kaedah penyusunan yang lebih teratur
C. Melancarkan urusan perkhidmatan seperti akses dan
pengemaskinian maklumat.
SEBELUM SELEPAS
01.04.2011 19.10.2011
D. Seorang pegawai telah dipertanggungjawabkan untuk
mengurus dan mengawasi buku servis dan fail peribadi.
(Pn. Norazlini binti Bahrudin )
A
LOKASI : SUDUT BORANG
ZON LAGUNA BIRU
SEBELUM
1. Pembantu Tadbir yang bertanggungjawab
mengawal selia setiap borang yang menjadi
tanggungjawab dalam tugasan mereka.
2. Borang yang berada dalam simpanan
Pembantu Tadbir ditempatkan di dalam
sampul kecil.
3. Sukar untuk mendapatkan borang apabila
Pembantu Tadbir yang berkenaan tidak hadir
atau berkursus.
1. Sudut borang telah diwujudkan bagi
menempatkan setiap borang yang diperlukan.
2. Masa pencarian lebih pantas. Kurang dari 30
saat dengan kaedah penyusunan yang lebih
teratur.
3. Semua orang boleh mendapatkan borang tanpa
bantuan Pembantu Tadbir yang berkenaan dan
perjalanan kerja lebih lancar.
01.04.2011 15.11.2011
SELEPAS
SELEPAS
A. Ruang kosong yang tidak digunakan
sepenuhnya.
B. Sampul surat tidak diletakkan dalam
lingkungan ruang kerja PAP. Sampul
surat perlu di ambil dari kerani aset.
A. Ruang kosong ditranformasi menjadi laci bertingkat
bagi menempatkan alamat-alamat jabatan dan
dilebelkan bagi memudahkan pencarian.
B. Sampul surat diletakkan berdekatan dengan ruang
kerja PAP dalam keadaan lebih tersusun.
LOKASI : RUANG KERJA PEMBANTU AM PEJABAT (PAP)
ZON TELUK KEMANG
16.05.2011 20.09.2011
A A
B B
SEBELUM
Tiada penggunaan sistem data fail
berkomputer dan merumitkan pengesanan
fail bagi mengetahui sama ada satu-satu
fail itu masih berada dalam bilik fail atau
telah dikeluarkan kepada pegawai.
Telah mewujudkan data senarai fail melalui
sistem berkomputer di dalam bilik fail bagi
memudahkan pengesanan fail.
SEBELUM SELEPAS
16.05.2011 24.08.2011
LOKASI : BILIK FAIL
ZON TELUK KEMANG
SEBELUM SELEPAS
1. Tiada etika bilik mesyuarat
2. Terdapat lebihan kerusi yang tidak diperlukan
di bilik mesyuarat
3. Mengambil masa yang lama untuk mencari suis
lampu yang dikehendaki
4. Tiada kesedaran untuk menyusun semula
kerusi
A. Etika diletakkan di bilik mesyuarat agar pengguna lebih
prihatin
B. Terdap ruang kosong yang lebih kemas dan tidak berselerak
C. Suis dilabel mengikut kedudukn lampu agar lebih mudah
dicari dalam masa 30 saat.
D. Telah ada kesedaran untuk menyusun semula kerusi
selepas digunakan
E. Telah menempatkan pegawai bertanggungjawab untuk
memastikan bilik dalam keadaan yang baik dan kemas
23.06.2011 27.06.2011 LOKASI : BILIK GERAKAN UTAMA
ZON SAUJANA