1. APA ITU 5S? SEIRI SISIH Mengasingkan barang-barang yang
tidak diperlukan di tempat kerja dan membuangkannya
2. SEITON SUSUN Susun barang-barang yang diperlukan dengan
teratur supaya ianya mudah diambil untuk digunakan
3. SEISO SAPU Bersihkan tempat kerja anda dengan rapi supaya
tiada habuk di atas lantai, mesin dan perkakas
4. Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat
kerja yang tinggi pada setiap masa
5. SHITSUKE SENTIASA AMAL Melatih pekerja mematuhi peraturan
penjagaan kebersihan yang baik dengan sendirinya.
6. SISIH BAGAIMANA MELAKSANAKAN SISIH DI TEMPAT KERJA? Bahan
tidak diperlukan SISIH Bahan diperlukan
7. BAHAN TIDAK DIPERLUKAN Bahan tidak diperlukan dan senang
dibuang Bahan ada nilai untuk dijual Bahan tiada nilai tapi kos
tinggi untuk dihapuskan Buang serta merta Cari jalan untuk
mengurangkan kos dan jalan selamat untuk dihapuskan
8. BAHAN DIPERLUKAN di simpan Bahan tidak digunakan tapi mesti
Bahan kadangkala digunakan Bahan digunakan selalu Letakkan
berdekatan tempat penggunaannya Letakkan jauh sedikit Mesti
disimpan berasingan dengan pengenalan yang jelas
9. LANGKAH-LANGKAH YANG HARUS DIAMBIL UNTUK SEIRI Gunakan Kad
Notis Pembuangan Pertama sekali, kenalpasti barang-barang yang
kelihatan tidak diperlukan Kemudian tampalkan Kad Notis Pembuangan
(Disposal Notice Card) kepada setiap barang-barang tersebut dengan
menerangkan: 1- apa barang tersebut 2- mengapa barang tersebut
berada di situ 3- barang kepunyaan siapa atau berasal dari mana,
dan 4- bila barang tersebut harus dihapuskan
10. Di penghujung masa yang ditetapkan (misalnya 1 atau 2 bulan
selepas penampalan notis itu), kad tersebut diteliti semula untuk
melihat samada sesiapa yang mempunyai keperluan untuk menyimpan
barangan tersebut. Adalah disarankan agar pendekatan ini digunakan
secara meluas di sesuatu jabatan itu dan melibatkan semua
kakitangan di setiap peringkat.
11. BAGAIMANA SUSUN DI TEMPAT KERJA ANDA? SISIH SUSUN Bahan
selalu diperlukan
12. SEITON SUSUN Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan
teratur supaya mudah diambil untuk digunakan Tempat untuk semua
Semua di tempatnya
13. Bahan digunakan selalu Bahan kadangkala digunakan Bahan
tiak digunakan tapi mesti disimpan Mesti disimpan di dalam setor
dengan yang jelas Boleh ditempatkan jauh sedikit pengenalan
14. SEISO SAPU Membersihkan tempat kerja anda dengan rapi
supaya tiada habuk di lantai, meja, mesin dan perkakas
15. SEIKETSU SERAGAM Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan
penyusunan tempat kerja yang tinggi di setiap masa
16. SHITSUKE SENTIASA AMAL Melatih para pekerja mematuhi
peraturan-peraturan penjagaan kebersihan yang baik dengan
sendirinya
17. ULANGAN KEPADA 5S SISIH SENTIASA AMAL SERAGAM SUSUN
SAPU
18. BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S Penglibatan Semua Kakitangan Semua
kakitangan di dalam pertubuhan mesti melibatkan di dalam program 5S
Semua kakitangan harus memahami 6 sebab munasabah program 5S harus
diamal di tempat kerja iaitu
19. 1. tempat kerja yang bersih mempunyai PRODUKTIVITI tinggi
2. tempat kerja yang bersih mempunyai MUTU tinggi 3. tempat kerja
yang bersih mengurangkan kos 4. tempat kerja yang bersih memastikan
PENGIRIMAN tepat pada masanya 5. tempat kerja yang bersih adalah
tempat kerja yang SELAMAT 6. tempat kerja yang bersih mempunyai
SEMANGAT PERANSANG yang tinggi
20. Program 5S akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu
aktiviti di dalam aktiviti-aktiviti kumpulan kecil seperti Kumpulan
Mutu (QC) di bahagian-bahagian
21. Penglibatan Pengurusan Atasan Program tersebut harus
diamalkan dalam masa bekerja sebagai program yang diberi kuasa
rasmi, tetapi ia tidak harus dianggap sebagai tambahan dalam masa
kerja yang lebih (overtime) atau di luar masa bekerja Setiap orang
harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut. Ketua
Jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai pelancaran program
tersebut di mesyuarat berkongsi maklumat (information-sharing) yang
dihadiri oleh kakitangan
22. Sokongan Semua Pihak Keraguan seperti mengapakah pengumuman
pembuangan ditampalkan untuk Seiri?, Mengapakah 5S dianggap penting
untuk pembaikan di bahagianbahagian tertentu? harus dilenyapkan.
Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu semua pihak
mengenai kemajuan pelaksanaan 5S di peringkat jabatan. Setiap ahli
jawatankuasa harus memberi galakan dan bimbingan kepada orang ramai
supaya dapat melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti pelaksanaan
5S.
23. BAGAIMANA MEMPERTAHANKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S Amalan
Seranta & Publisiti Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata,
poster-poster dan surat-surat yang diedarkan kepada anggota-anggota
pertubuhan (newsletter) harus digunakan dengan sepenuhnya untuk
menarik perhatian semua pihak kepada program tersebut. Buku-buku
panduan dan risalah-risalah yang menerangkan Mengapa 5S, Apa itu 5S
dan Bagaimana untuk melaksanakan 5S harus dicetak dan disebarkan
oleh semua pihak.
24. Kepimpinan Ketua Pegawai Esksekutif Ketua Pegawai Eksekutif
sendiri haruslah menaruh minat yang banyak dan mempunyai komitmen
dalam program tersebut Beliau tidak seharusnya memberi tugas
pemimpin kepada orang lain. Beliau juga harus menunjukkan sifat
kepimpinannya di dalam Jawatankuasa Pemandu (Steering Committee)
5S
25. Sokongan Semua Pihak Keraguan seperti mengapakah pengumuman
pembuangan ditampalkan untuk Seiri?, Mengapakah 5S dianggap penting
untuk pembaikan di bahagianbahagian tertentu? harus dilenyapkan.
Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu semua pihak
mengenai kemajuan pelaksanaan 5S di peringkat jabatan. Setiap ahli
jawatankuasa harus memberi galakan dan bimbingan kepada orang ramai
supaya dapat melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti pelaksanaan
5S.
26. BAGAIMANA MEMPERTAHANKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S Amalan
Seranta & Publisiti Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata,
poster-poster dan surat-surat yang diedarkan kepada anggota-anggota
pertubuhan (newsletter) harus digunakan dengan sepenuhnya untuk
menarik perhatian semua pihak kepada program tersebut. Buku-buku
panduan dan risalah-risalah yang menerangkan Mengapa 5S, Apa itu 5S
dan Bagaimana untuk melaksanakan 5S harus dicetak dan disebarkan
oleh semua pihak
27. Seorang pakar dalam bidang tersebut harus membuat kajian
semula mengenai pelaksanaan 5S dari masa kesemasa untuk mendapatkan
pendapat/maklumbalas dan meningkatkan lagi keadaan semasa. Latihan
asas (in-house training) dan pengalaman dari jabatan-jabatan yang
telah mengamalkan 5S dapat mencapai kemahiran yang diperlukan dan
juga kefahaman terhadap cara-cara agensi lain melaksanakan 5S.
Mengambil bahagian di dalam Peraduan 5S dapat memberi
bahagian-bahagian berkenaan dorongan yang lebih tinggi demi
meningkatkan lagi tahap pembaikan
28. Penilaian oleh Ketua Pegawai Eksekutif Ketua Pegawai
Eksekutif (CEO) perlu: Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) harus melawati
Bahagian- bahagian dari masa ke semasa dan membuat penghargaan
kepada kekuatan dan membuat teguran kepada kelemahan pelaksanaan 5S
di setiap unit tempat kerja. Menasihat Jawatankuasa pemandu 5S
untuk mengambil langkah di kawasan-kawasan yang masih boleh
diperbaiki. Memeriksa kemajuan pelaksanaan tersebut. Memberi
penghargaan kepada amalan-amalan yang lebih baik
29. Lawatan Audit dan Sistem Penghargaan Setiap bulan,
sekumpulan pekerja dari berbagai tanggungjawab pekerjaan dipilih
dan ditugaskan melawat bahagian, menilai setiap unit berdasarkan
ukuran penjagaan kebersihan tertentu. Keputusan kajian tersebut
harus ditampalkan dan anugerah-anugerah diberikan kepada para
pekerja yang telah menunjukkan perubahan-perubahan penting. Ini
akan memupuk sikap tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan
kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya sebagai
keupayaan diri sendiri.
30. Pelaksanaan Lain-lain Program Peningkatan Kualiti (Kaizen)
5S terutama sekali di tahap Seiton memerlukan prinsip dan kemahiran
Kaizen tertentu yang dapat dicapai melalui program latihan yang
dianjurkan dengan baik. Seiton memerlukan pendekatan menghuraikan
masalah yang munasabah. Dalam ertika yang sedemikian, ia adalah
tema yang baik untuk aktivitiaktiviti Kumpulan Kawalan Mutu (QCC).
Seiton juga memerlukan idea-idea yang kreatif. Oleh itu ia
mempunyai pertalian dengan Skim Saranan (Suggestion Scheme).
31. Pelaksanaan 5S yang berjaya, dengan sendirinya akan
menghasilkan berbagai kesudahan yang ketara. Ia juga adalah langkah
yang perlu diambil sebelum agensi melaksanakan teknologi pengurusan
yang lebih maju seperti TQC, JIT dan TPM. Ini adalah kerana 5S akan
membina sebuah asas yang kukuh untuk sebuah pertubuhan oleh orang
yang berdisiplin melalui Shitsuke
32. Kriteria Penilaian Prestasi Tahunan Pelaksanaan 5S boleh
dijadikan asas Ketua-ketua Jabatan memberi penilaian prestasi
tahunan kakitangannya. Oleh kerana program 5S melibatkan semua
kakitangan dan mendorong ke arah peningkatan kualiti dan
produktiviti maka perlaksanaan program 5S sebagai salah satu asas
penilaian prestasi akan mendorong kakitangan melaksanakan
bersungguh-sungguh program pengamalan kebersihan ini.
33. HASIL YANG DIJANGKA DARI PROGRAM 5S Pengurangan Kos
Mengurangkan inventori Menghalang salah letak peralatan dan
perkakas Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan
lain-lain Kecekapan Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat
Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah
Mempermudahkan kawalan
34. Penyelenggaraan Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan
mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang ada Mengekalkan dan
meningkatkan keupayaan mesin dan peralatan Mengurangkan pembaziran
dan kadar kerosakan barangan Kualiti Meningkatkan produktiviti dan
kualiti barangan atau perkhidmatan
35. Keselamatan Menghapuskan keadaan yang merbhaya Memperbaiki
keadaan tempat kerja Menghapuskan tempat kecedraan dan kemalangan
Mengurangkan kesilapan dan kecuaian Mematuhi peraturan-peraturan
Motivasi Perhubungan yang baik antara kakitangan Membentuk disiplin
yang baik Membentuk semangat kerjasama dan kerja berkumpulan