TAKLIMAT PROSEDUR
KEWANGAN BAGI
KUMPULAN WANG
PENYELIDIKAN UiTM
Oleh
ROSNANI ABDUL RAZAK
Penolong Bendahari Kanan
UKZ 17 (Penyelidikan)
Objektif
Menyediakan perkhidmatan kewangan yang cepat, cekap dan tepat bagi memastikan aktiviti Penyelidikan Universiti dapat dilaksanakan dengan cemerlang.
Piagam Pelanggan • Mengeluarkan resit penerimaan wang serta merta (resit
manual atau resit FAIS).
• Mengeluarkan Pesanan Jabatan (LO) kepada pembekal/syarikat dalam tempoh 5 hari dari tarikh permohonan diterima dengan lengkap.
• Menjelaskan pembayaran ke atas semua tuntutan pembayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh terima dokumen lengkap.
• Membantu dan bekerjasama dengan pusat tanggungjawab RMI / RMU dengan sebaik-baiknya.
* 5 / 7 hari di atas termasuk cuti umum dan cuti hujung minggu.
Aktiviti Utama
Pengurusan bayaran
Pengurusan perolehan bekalan & perkhidmatan
Pengurusan kutipan hasil
Pengurusan rekod kewangan yang lengkap
Memberi nasihat mengenai operasi/polisi Kumpulan Wang Penyelidikan.
Sumber Dana Penyelidikan
Pengurusan UiTM
Dana Kecemerlangan Pendidikan UiTM
Projek Penyelidikan MOSTI
Projek Penyelidikan KPT
(FRGS/ERGS/LRGS/PRGS/CoE,AKEPT,
DLL)
Agensi Lain: Dalam & Luar Negara, dll.
05/07/11 6
Legaliti Kewangan
1) Arahan Perbendaharaan (AP)
2) Pekeliling & Surat Pekeliling Perbendaharaan
3) Pekeliling & Surat Pekeliling Perkhidmatan Awam
4) Pekeliling Universiti (NC/Pendaftar /Bendahari)
5) Peraturan dan Garis Panduan Kewangan dan Perakaunan Pejabat Bendahari / Penaja
Semua Agensi Kerajaan diingatkan untuk mematuhi semua peraturan dalam Arahan Perbendaharan (AP) & SPP
yang masih berkuatkuasa.
Tindakan Surcaj/Tatatertib boleh diambil
ke atas mana-mana pegawai yang gagal mematuhi mana-mana peraturan yang masih berkuatkuasa.
Tidak mengetahui peraturan dalam AP & SPP yang masih berkuatkuasa tidak boleh dijadikan alasan untuk
mengelakkan tindakan surcaj / tatatertib berkenaan dikenakan.
Aktiviti Kewangan Penyelidikan
1. Gaji RA
2. Upah
3. Yuran
4. Sedia LO Bekalan
5. Sedia LO Perkhidmatan
6. Bayaran LO
7. Pendahuluan Pelbagai
8. Pelarasan Pelbagai.
9. Tuntutan Pelbagai
10.Pendahuluan Perjlnan Dalam Negeri
11.Pendahuluan Perjlnan Luar Negara
12.Tuntutan Perjlnan Dlm Negeri
13. Tuntutan Perjalanan Luar Negara
14. Pelaporan, dll.
05/07/11 9
“ TIADA APA-APA PEMBAYARAN BOLEH DIBUAT
DARI KUMPULAN WANG DISATUKAN KECUALI
APABILA DIPERUNTUKAN SEBANYAK JUMLAH
YANG DITETAPKAN BAGI MAKSUD-MAKSUD
YANG TERTENTU DAN TELAH DIBENARKAN OLEH
UNDANG-UNDANG. ”
SEK. 13/AP. 6 (i)
PRINSIP ASAS ( 1)
05/07/11 10
“ APA-APA WANG YANG DIPERUNTUKAN BAGI
SESUATU MAKSUD HENDAKLAH DISERAH BALIK
SEKIRANYA TIDAK DIBELANJAKAN DALAM
TEMPOH YANG DIBENARKAN BAGINYA.”
SEK. 13/AP. 6 (ii)
PRINSIP ASAS ( 2)
PROSES PEROLEHAN
Perancangan
Perolehan
Urusan
Perolehan
Penggantian
Penyediaan
Jadual
Penyediaan
Penentuan/Spesifikasi
Kajian
Pasaran (AP169.1)
Penyediaan
Peruntukan (AP168)
Mengenalpasti
Perolehan
Bayaran (AP 177.1)
Penggunaan
Penerimaan
Pemantauan
Pesanan AP 176.1
PEROLEHAN KERAJAAN PRINSIP / OBJEKTIF / DASAR
KONSEP ‘6 B’ – ( BETUL )
Kualiti - penentuan oleh pembeli / pembekal akur / semak, periksa dan ujian sebelum penghantaran atau selepas penerimaan
Kuantiti - mengikut keperluan – ikut pegangan stok, unjuran permintaan output / lat masa
Masa - bekalan terancang dan berterusan / bila perlu ada, tidak tercari-cari
Pembekal - berkebolehan, berkeupayaan dan berwibawa / komitmen menepati kehendak pembeli
Tempat - serahan/lokasi penghantaran betul / nyatakan dengan lengkap, tepat & jelas dalam tawaran
Harga - harga yang terbaik dan berpatutan / paling menguntungkan – alah membeli menang memakai
05/07/11 13
PEROLEHAN / PEMBELIAN
Tujuan: untuk mendapatkan nilai yang terbaik.
1. PEMBELIAN YANG PALING MENGUNTUNGKAN.
2. PASTIKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI.
3. KUASA PEMBELIAN DIPEROLEHI.
4. SPESIFIKASI BARANG DITENTUKAN.
5. NASIHAT TEKNIKAL DIPEROLEHI.
6. DASAR DAN PERATURAN PEMBELIAN DIPATUHI.
9/30/2012 14
Bil. Jenis Perolehan Nilai Perolehan
Bil SH
a Bekalan sehingga RM10,000 1
b Perkhidmatan sehingga RM20,000 1
c Bekalan melebihi RM10,000 sehingga RM50,000 2
d Perkhidmatan melebihi RM20,000 sehingga RM50,000 2
Bil Minimum Sebut Harga (SPPB 1/2010)
05/07/11 15
1. Kadar telah ditetapkan secara umum seperti kadar
letrik /air/ yuran kursus /bilik hotel.
1. Perkhidmatan kecil-kecilan seperti makanan
bermasak bagi tujuan mesyuarat, perasmian,
pembaikan alat yang setiap satu kurang dari
RM1,000.
SEBUT HARGA TIDAK DIWAJIBKAN JIKA
05/07/11 16
PENERIMAAN DAN PENGUATKUASAAN
• PTJ menerima bekalan/kerja/perkhidmatan mengikut
tarikh serahan dalam Pesanan Jabatan/Kerja
• Bagi bekalan: PTJ
-GRN disediakan oleh pemohon
-Ujilari disahkan oleh Pengerusi J/kuasa Teknikal
Peralatan pada GRN
-GRN disahkan oleh Ketua PTJ
-Menghantar dokumen kepada Unit Kewangan untuk
tujuan bayaran TIDAK LEBIH DARI 7 HARI dari tarikh
ujilari/terima barangan .
• Ketua PTJ mengesahkan salinan biru Pesanan
Jabatan/Perkhidmatan.
05/07/11 17
Kaedah Bayaran
Elektronic Fund Transfer (EFT)/
Inter Bank Giro (IBG).
Cek.
Telegrafic/Wire Transfer.
Bank Draft.
05/07/11 18
Dokumen Lengkap utk Bayaran
• Pendahuluan Perjalanan Dalam Negeri
– Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan
– Surat Arahan Bertugas
• Pendahuluan Perjalanan Ke Luar Negara
– Borang Permohonan Pendahuluan Perjalanan
– Surat Arahan Bertugas
– Surat Kelulusan Lawatan ke Luar Negara dari Naib Canselor
(mohon 60 hari sebelum pergi)-PNC Bil. 13/2004
** Jika perjalanan rasmi tidak dibuat (tanpa mengira sebab) sama ada dibatalkan atau
pemohon tidak pergi ke tempat yang diarahkan atau perjalanan ke luar negara tidak
diluluskan, jumlah pendahuluan perjalanan yang telah diambil, hendaklah diserahkan
sepenuhnya ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari dalam tempoh tujuh (7) hari
dari tarikh perjalanan rasmi patut dibuat/tarikh pembatalan/keputusan diterima.
05/07/11 19
Dokumen Lengkap utk Bayaran
• Pendahuluan Pelbagai
– Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai
– Senarai Barang-barang yang hendak dibeli beserta dengan anggaran harga
– Jika program/projek/aktiviti dibatalkan selepas pendahuluan diambil, serahkan wang pendahuluan berkenaan sepenuhnya ke kaunter penerimaan Pejabat Bendahari mengikut kumpulan wang yang membiayai program/projek/aktiviti berkenaan, dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh pembatalan.
– Sekiranya gagal menghantar dokumen pelarasan yang lengkap dalam tempoh DUA (2) BULAN DARI BAYARAN PENDAHULUAN, pihak Bendahari adalah diberi kuasa untuk MEMOTONG GAJI TANPA NOTIS dengan JUMLAH PENUH SECARA SEKALI GUS (lump sum) sebagai bayaran wang pendahuluan yang telah diambil.
05/07/11 20
Dokumen Lengkap utk Bayaran • Tuntutan Perjalanan Kakitangan
– Borang Tuntutan Perjalanan
– Surat Arahan Bertugas
- Resit-resit perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua
Jabatan/Ketua Projek/RMI
• Borang Tuntutan Perjalanan dan resit-resit ASAL perjalanan hendaklah
disahkan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab dan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari SEBELUM ATAU PADA 10 HB BULAN BERIKUTNYA.
• Sekiranya gagal mengemukakan tuntutan perjalanan sebelum atau pada 10 hb bulan berikutnya, diberi kuasa kepada Bendahari untuk membuat pemotongan gaji mengikut jumlah pendahuluan yang telah diambil, secara sekali gus (lump sum) tanpa notis dan jika melampaui bulan/tahun, perlu isi borang justifikasi kenapa lewat (Pekeliling Bendahari Bil 6/2009).
05/07/11 21
Dokumen Lengkap utk Bayaran
• Pembekalan Barang atau Peralatan (bukan Aset) / Bahan
• Bil / Tuntutan
• Pesanan Jabatan Universiti yang asal
• Borang Perakuan Terimaan Barang (GRN)
• Pembekalan Aset
• Bil / Tuntutan
• Pesanan Jabatan Universiti yang asal
• Borang Perakuan Terimaan Barang (GRN)
• Perakuan Semakan Fizikal Barang
05/07/11 22
Dokumen Lengkap utk Bayaran
• Perolehan Perkhidmatan (tidak melebihi RM20,000.00)
• Bil / Tuntutan
• Borang Pesanan Kerja
• Borang Pengesahan Kerja
• Gaji / Upah RA
• Borang Tuntutan
• Nombor Akaun Bank
• Maklumat sama ada telah mempunyai no KWSP, no SOCSO (jika berkenaan)
• Salinan Surat Perlantikan (untuk tuntutan kali pertama)
• Salinan Kad Perakam Waktu
JENIS / KATEGORI ASET (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991)
HARTA MODAL Bernilai RM3,000.00 atau lebih ke atas setiap satu semasa perolehan
INVENTORI Bernilai kurang RM 3,000.00
setiap satu semasa perolehan
(perabot, permaidani, langsir tanpa mengira kos)
BEKALAN PEJABAT Barang luak/tak luak bernilai rendah dan tidak ekonomi untuk dikesan
ITEM STOR Barang belum guna yang perlu disimpan bagi keperluan operasi, peyelenggaraan dan lain-lain.
TANAH & BANGUNAN
ASET
TAK ALEH
24
PENGURUSAN ASET / INVENTORI
TPA adalah tatacara / panduan bagi menguruskan HARTA MODAL dan INVENTORI meliputi:
BAB A PENERIMAAN
BAB B PENDAFTARAN
BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN
PEMERIKSAAN
BAB D PENYELENGGARAAN
BAB E PELUPUSAN
BAB F KEHILANGAN & HAPUS KIRA
KEHILANGAN
Secara umumnya kehilangan bererti rekod
sesuatu aset/wang awam masih wujud di
dalam dokumen tetapi secara fizikalnya
aset/wang awam berkenaan telah tiada
dalam pegangan atau dalam simpanan di
sesebuah stor/pejabat.
05/07/11 26
ISU-ISU KEWANGAN
Kuasa - siapa berhak tuntut
Peruntukan - ada bajet
Tempoh - dalam tempoh projek
Dokumen berkaitan – resit atau inbois
asal
Pembayaran yang dibenarkan - ada
dalam bajet/proposal/kelulusan khas
Pengesahan RMI
05/07/11 27
LAIN-LAIN ISU DAN CABARAN
1. Pemantauan berkesan untuk setiap
proses perolehan (penerimaan-pelupusan)
2. Kurang jelas mengenai peraturan semasa.
3. Memecahkecilkan perolehan.
4. Pembelian dari luar negara.
5. Tidak mendapat kelulusan.
6. Spesifikasi menjurus kpd sesuatu jenama.
7. Fokus kepada sesuatu pembekal.
05/07/11 28
LAIN-LAIN ISU DAN
CABARAN(samb)
8. Tidak membuat kajian pasaran.
9. Peruntukan tidak mencukupi.
10. Pengesahan penerimaan barangan vs tarikh tandatangani GRN
11. Kesediaan tempat untuk peralatan.
12. Justifikasi lewat membuat tuntutan.
13. Projek tamat tanpa tutup akaun.
14. Lain-lain teguran pihak Audit (Dalam/Luar)
Puan Rosnani Abdul Razak Penolong Bendahari Kanan
Tel: 03 - 55211386 / 019 - 2665311 / [email protected]
Encik Hazamil Reza Abd Rahman & Cik Nazirah Abd Hamid
Penolong Akauntan
Tel: 03 - 5544 3440 / 3485
Encik Abdul Razak/ Pn. Dhalia
Pembantu Tadbir Kewangan
Tel: 03 - 5544 2089
Pn. Azuin/ Cik Hafizah /Cik Faezatul
Pembantu Tadbir Kewangan
Tel: 03 - 5544 3466
Terima kasih
Sebarang Pertanyaan ??
Top Related