MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september...

70
MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA MODUL LMS –External Loan (LMS EL) KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017 KERAJAAN MALAYSIA MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM) JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Transcript of MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september...

Page 1: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

MANUAL PROSEDUR KERJA

1GFMAS

JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

MODUL

LMS –External Loan

(LMS EL)

KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017

KERAJAAN MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS

MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Page 2: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS

MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

SENARAI ISI KANDUNGAN

BIL. NO. RUJUKAN

DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT

1. SINGKATAN SINGKATAN MPK iGFMAS 4 - 8

2.

MPK MM-01

PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN

9 – 13

3.

MPK MM-02

PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS

14 – 20

4. MPK MM-03 PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL / BUKAN PUKAL 21 - 23

5.

MPK MM-04

PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA

24 – 27

6.

MPK MM-05

PROSES PEMBATALAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN, KERJA DAN WARAN PERJALANAN UDARA AWAM

28 – 30

7.

MPK MM-06

PROSES PENYEDIAAN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS

31 – 33

8.

MPK MM-07

PROSES PEMBATALAN DOKUMEN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN & PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS

34 – 36

9.

MPK MM-08

PROSES PEMBATALAN PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS

37 – 39

10.

MPK MM-09

PROSES ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS

40 – 42

11.

MPK MM-10

PROSES PEMBATALAN ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DALAM iGFMAS

43 – 45

12. MPK MM-11 PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS 46 – 49

13. MPK MM-12 PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN

50 – 53

14. MPK MM-13 COGSTR - DIMANSUHKAN

2

Page 3: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

BIL. NO. RUJUKAN

DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT

15.

MPK MM-14

PROSES PEMANTAUAN PENGHANTARAN DATA NOTA PENERIMAAN BEKALAN & PERKHIDMATAN (GRN) SECARA INTEGRASI DENGAN SISTEM LUAR (eGRN)

54 – 56

16. MPK MM-15 PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL – GTS 2.0 57 – 59

17. MPK MM-16 PROSES PEWUJUDAN PTJ INVENTORI DI DALAM iGFMAS 60 – 62

18.

MPK MM-17

PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN

63 – 66

19.

MPK MM-18

PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS

67 -70

3

Page 4: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

SINGKATAN MPK IGFMAS

ABT Akaun Belum Terima

ABC Activity-Based Costing

ADP / AUC Aset Dalam Pembinaan (Asset Under Construction)

ANM Akauntan Negara Malaysia

AO Pejabat Perakaunan (Bahagian Akaun Kementerian / JANM Negeri / Cawangan)

AP Arahan Pembayaran / Authorised Personnel / Arahan Perbendaharaan (redundant)

APG Arahan Potongan Gaji

APK / SI Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perkhidmatan (Stop Instruction)

APP Pengguna Aplikasi

AR Account Receivable

BA Bahagian Akaun Kementerian

BB Baucar Bayaran

BKP Bahagian Khidmat Perunding, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BNM Bank Negara Malaysia

BP Business Partner

BPAD Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPA Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPP Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPPP Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPTM Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPD Borang Pergerakan Dokumen

BW / BI Business Warehouse / Business Intelligence

BWTD Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

4

Page 5: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

SINGKATAN MPK IGFMAS

CA Certified Authority

CAA Carta Akaun Akruan

CM Cash Management

COGSTR Certified under the Goods and Service Tax (Relief) Order 2014 – Sijil Pelepasan GST

CPC Certificate of Practical Completion

CTL Cek Tak Laku

DO Nota Pesanan Penghantaran (Delivery Order)

DTB Desktop Banking

EC Laporan Penyata Pendapatan

ECC Enterprise Central Component

Ee Kumpulan Pekerja (Employee Group)

EeSubgroup Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)

EFT Electronic Fund Transfer

EG Electronic Government

eP ePerolehan

GPKI Government Public Key Infrastructure

GTS Government Travel System

HCM Human Capital Management

HO Ibu Pejabat

HR Human Resource

HRMIS Human Resource Management Information System

iA Innovation Associates Consulting Sdn Bhd. Juga dikenali sebagai System Integrator (SI)

ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM

5

Page 6: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

SINGKATAN MPK IGFMAS

IPN Institut Perakaunan Negara, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Jab Jabatan

JANM Neg Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri

JANM Neg / Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri / Cawangan

JKKPP Jawatankuasa Kerja Perakaunan Pengurusan

JKP Jawatankuasa Pemandu Akruan

JKPPA Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian

JSM Job Schedule Management

KA Desktop Banking

Kem Kementerian

KEW.8 Borang Penyata Perubahan Gaji

KEW. 320 / SG20 Borang Perubahan Gaji

KEW310E Borang Wujud / Batal / Kemas kini Akaun Pukal

KEW310 Borang Wujud Akaun Pukal

KEW311 Borang Kemas Kini Akaun Pukal

KGT Kenaikan Gaji Tahunan

KnowA Knowledge Article

KP Kad Pengenalan

KWSP Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

LA AO Local Admin - Pejabat Perakaunan

LHDN Lembaga Hasil Dalam Negeri

LoA Limit of Amount

LPC Sijil Gaji Akhir

6

Page 7: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

SINGKATAN MPK IGFMAS

LTH Laporan Terimaan Harian / Lembaga Tabung Haji (redundant)

LUH Laporan Urus niaga Harian

MM Material Management

MP Manual Pengguna iGFMAS

MPKA Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan

MyCost Sistem Pengkosan Kerajaan Persekutuan

NPB / GRN Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan (Goods / Services Received Notes)

NPP / FRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (Fulfillment Receipt Notes)

OTC One Time Customer

PAT Penutupan Akhir Tahun

PBH Kementerian

PC Borang Penyata Perubahan Gaji

PCB Borang Perubahan Gaji

Penyedia Pegawai diberi kuasa sebagai Penyedia

Peraku I Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku I

Peraku II Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku II

PERKESO Pertubuhan Keselamatan Sosial

PK / PO Pesanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Purchase Order)

PP Pejabat Pemungut

PPPA Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pre DME Pre Data Medium Exchange

PTJ Pusat Tanggungjawab

RA Registration Authority

7

Page 8: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

SINGKATAN MPK IGFMAS

SA Sub Admin

SAP System Application and Product

SAPGUI SAP Graphical User Interface

SBP Sistem Bayaran Pukal

SFTP Secured File Transfer Protocol

SOLMAN Solution Manager

SPA Sistem Pengurusan Aset

SST Surat Setuju Terima

TK / CO Tanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Contract Order)

TJ (K) / CW Tanggungan Kontrak Kerajaan Kerja (Contract Work Order)

TP1 Personal Tax Waive Able Claims

TT Telegraphic Transfer

USB Universal Serial Bus

VO Perubahan Tanggungan Kontrak

WebI Web Intelligence

WO Inden Kerja / Pesanan Kerja (Work Order)

WJP Wang Jaminan Pelaksanaan

WPUA Waran Perjalanan Udara Awam

iGFMAS Integrated Government Financial Management and Accounting System

iSPLN Integrated Sistem Perakaunan Luar Negeri

8

Page 9: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 1/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja perolehan dan bayaran dengan pesanan kerajaan

melalui eP.

1.0 SKOP

1.1 Prosedur ini diguna pakai di Pejabat Perakaunan (AO) bagi menyemak ketepatan kod perakaunan

pesanan kerajaan (PO) dan tanggungan kontrak kerajaan (CO) yang disediakan di eP untuk

perolehan bekalan & perkhidmatan bagi kategori pembelian biasa dan segera.

2.2 Prosedur ini juga diguna pakai bagi memperakukan Arahan Pembayaran bagi perolehan kerajaan

melalui eP.

2.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1. Semakan Charge Line

Semakan Kod Perakaunan Akruan, Perihal Bayaran dan

Bilangan Digit Nombor Akaun Bank Penerima.

2. Fulfillment Receipt Notes (FRN)

Nota Penerimaan Barang / Perkhidmatan yang diperaku

oleh PTJ di dalam eP.

9

Page 10: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 2/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN Semak paparan senarai tugas harian PK eP. Semak ketepatan kod perakaunan PO / CO dan sahkan. Sekiranya tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-003) Nota: PO / CO perlu disediakan semula bagi menggantikan PO / CO yang telah dikuiri untuk disahkan semula oleh AO. PTJ semak status semakan AO. Teruskan proses perolehan, penerimaan barang dan penerimaan invois di eP.

Penyemak (AO)

Penyemak (AO)

PTJ eP

PTJ eP

10

Page 11: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 3/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4. 5.

ARAHAN PEMBAYARAN DENGAN PESANAN ePEROLEHAN Terima dokumen sokongan selepas Proses Padanan Bayaran di eP. Semak ketepatan data dan buat Perakuan I. Sekiranya tidak tepat, Rujuk Nota Penting di bawah. Sahkan ketepatan kod termasuk kod perakaunan tambahan (Jika berkaitan). Jika tiada tambahan kod perakaunan, terus ke langkah 4. (Rujuk MP MM-012) Semak ketepatan data dan buat Perakuan II. (Rujuk MP MM-012) Semak status dan cetak Arahan Pembayaran setelah nombor EFT dijana. Failkan dokumen ikut turutan siri

Peraku 1 (PTJ)

Peraku 1 (PTJ)

Penyemak (AO)

Peraku II (PTJ)

Penyedia (PTJ)

11

Page 12: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 4/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai PO / CO dan Arahan Pembayaran boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan

Kerajaan Yang Telah Lengkap.

5.2 AO perlu semak semula Arahan Pembayaran sekiranya terdapat Kod Perakaunan Tambahan.

Contohnya: kenaan penalti, potongan Wang Jaminan Perlaksanaan (WJP).

5.3 Nota Penerimaan Barang / Perkhidmatan (FRN) eP diperakaunkan ke lejer iGFMAS secara

automatik setelah perakuan II di PTJ eP dibuat.

5.4 Pembatalan bagi PO / CO / FRN eP hanya boleh dibuat di sistem eP sahaja dan notifikasi

pembatalan akan diterima di dalam iGFMAS. Pelarasan pembatalan dilakukan secara automatik

di dalam iGFMAS.

5.5 Nama Pegawai Padanan Bayaran akan dipaparkan sebagai nama Penyedia di Arahan

Pembayaran. PTJ perlu pastikan pengasingan tugas dibuat sewajarnya supaya pegawai peraku

adalah pegawai yang berbeza dan gred jawatan lebih tinggi dari Pegawai Padanan Bayaran /

penyedia arahan pembayaran. Walau bagaimanapun bagi PTJ yang kecil dengan kekangan

pegawai, Pegawai Padanan Bayaran boleh sama dengan Penyedia Arahan Pembayaran dan

juga boleh bertindak sebagai Peraku 1 bagi satu satu dokumen tersebut. Bagaimanapun,

Pegawai Peraku 2 hendaklah pegawai yang berbeza dan gred jawatan adalah lebih tinggi.

5.6 Sebarang kesilapan Kod Akaun yang dikenalpasti semasa proses Perakuan I, Pengesahan PP

atau Perakuan II, tindakan pembetulan hanya boleh dilakukan melalui jurnal pelarasan setelah

Arahan Bayaran lengkap (Status:80) dan / atau penggantian cek / EFT terbatal oleh PTJ selepas

selesai proses larian bayaran.

5.7 Jika kesilapan berkaitan maklumat akaun bank, proses stop payment hendaklah dilakukan

sebelum fail bayaran EFT dihantar ke bank (tcode ZIAP512). Penggantian pembayaran perlu

dilakukan melalui akaun penggantian cek / EFT terbatal (jika berkaitan) oleh PTJ selepas selesai

proses larian bayaran. Rujuk MPK AP-14. Proses ini hanya digunapakai sehingga fasa

pelaksanaan 2 sistem eP selesai.

12

Page 13: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 5/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

6.0 LAMPIRAN

6.1.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS

Lampiran A

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-003 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)

7.1.2 MP MM-012 Daftar Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan

7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Accounts Payable

7.2.1 MPK AP-14 Proses Pembayaran Secara EFT

7.3 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kaedah Perolehan Kerajaan - PK2

.

13

Page 14: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 1/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja penyediaan pesanan kerajaan dan tanggungan

kontrak kerajaan untuk perolehan dan penerimaan bekalan dan perkhidmatan melalui iGFMAS.

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini diguna pakai untuk menyediakan pesanan kerajaan dan tanggungan kontrak kerajaan

di dalam iGFMAS untuk perolehan bekalan dan perkhidmatan bagi kategori pembelian biasa dan

segera.

2.2 Prosedur ini juga diguna pakai untuk proses penerimaan bekalan dan perkhidmatan.

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1.

Semakan Charge Line

Semakan Kod Perakaunan Akruan, Perihal Bayaran dan

Bilangan Digit Nombor Akaun Bank Penerima

2.

NPB / GRN

Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan yang

diperaku oleh PTJ di dalam iGFMAS (Goods Received

Note).

14

Page 15: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 2/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN Sediakan PO / CO. (Rujuk MP MM-003 Para 2.1.3) Semak dan luluskan PO / CO. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-003 Para 2.1.6 & Para 2.1.8) Semak ketepatan Kod Perakaunan dan buat pengesahan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-003 Para 2.1.7 & Para 2.1.8) Cetak salinan:

Untuk PO: Cetak dua (2) salinan. Cap dan dapatkan tandatangan Pegawai Pelulus. sesalinan dikemukakan kepada pembekal dan sesalinan lagi untuk rujukan pejabat.

Untuk CO: Cetak sesalinan untuk pejabat.

(Rujuk MP MM-003 Para 2.1.7 & Para 2.1.8)

Penyedia (PTJ)

Pelulus (PTJ)

Penyemak (AO)

Penyedia (PTJ)

Mula

(1)

Sediakan PO/CO

(2)

Semak dan

luluskan

(3)

Semak dan

Pengesahan AO

(4)

Cetak

Tamat

Kuiri

Kuiri

Tidak

Tidak

Ya

Ya

15

Page 16: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 3/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN Terima DO (bekalan & perkhidmatan) / Dokumen berkaitan yang disahkan berdasarkan PO / CO. Sediakan GRN dan lakukan proses perakuan I. (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.3 & Para 2.1.4) Semak ketepatan data. dan lakukan perakuan II. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.5 & Para 2.1.6) Cetak satu (1) salinan untuk rujukan pejabat jika perlu. (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.9)

Penyedia / Peraku I (PTJ)

Penyedia / Peraku I (PTJ)

Peraku II (PTJ)

Penyedia / Peraku I (PTJ)

Mula

(1)

Terima DO

(2)

Sediakan GRN dan

Peraku I

(3)

Semak dan

Peraku II

Kuiri

(4)

Cetak

Tamat

Tidak

Ya

16

Page 17: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 4/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

5.0. NOTA PENTING

5.1 Sebelum penyediaan PO / CO, sila pastikan tatacara perolehan semasa telah dipatuhi.

5.2 Senarai PO / CO dan Senarai GRN boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan

Yang Telah Lengkap dan Laporan Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan.

5.3 Pegawai Penyedia dan Pegawai Pelulus PO / CO hendaklah orang yang berlainan.

5.4 Takrifan kategori pembelian adalah seperti berikut:

Biasa

Perolehan mengikut tatacara sedia ada mengikut KPI perolehan jabatan

masing-masing.

Segera a) Perolehan Segera – peruntukan mesti mencukupi.

b) Perolehan Darurat - sekiranya peruntukan tidak mencukupi, amaun

tanggungan akan dikenakan terlebih dahulu kepada Akaun Kumpulan

Wang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai yang

telah ditentukan. Rujuk Arahan Perbendaharaan 173.2.

5.5 Terdapat lima (5) jenis belian iaitu:

Jenis Belian Penerangan

B Belanja

A Aset

L Aset Bernilai Rendah / Lain-lain

D Aset Pertahanan

I Inventori

5.6 Bagi jenis belian Aset:

5.6.1 Amaun perolehan mestilah RM2,000 dan ke atas kecuali aset biologi pertanian (A17) .

5.6.2 ID aset akan dijana semasa proses simpan dokumen PO / CO.

17

Page 18: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 5/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

5.6.3 Hanya satu ID aset akan dijana bagi perolehan aset yang melibatkan lebih daripada satu

(1) kuantiti. ID untuk setiap aset hanya akan dijana oleh sistem selepas proses perakuan

II GRN dilakukan.

5.6.4 Sekiranya terdapat perubahan selepas klik butang simpan, baris caj tersebut perlu

dihapuskan dan baris caj baharu perlu ditambah.

5.7 Perolehan untuk jenis belian Inventori hanya boleh digunapakai oleh PTJ berstatus Inventory

Enable. PTJ Inventori adalah PTJ yang memenuhi definisi dalam Polisi dan Intepretasi

Perakaunan dan Garis Panduan Pelaksanaan Perakaunan Akruan Bilangan 1 Tahun 2014 -

Inventori Kerajaan Asas Akruan. Sekiranya ada PTJ yang baharu memenuhi kriteria sebagai PTJ

inventori, sila rujuk MPK MM-16 untuk Proses Pewujudan PTJ Inventori Di Dalam iGFMAS

5.8 Perolehan untuk jenis belian Aset Pertahanan (kelas akaun: A16 dan A21) hanya boleh

digunapakai oleh PTJ di bawah Kementerian Pertahanan. Tiada ID aset dijana untuk Aset

Pertahanan.

5.9 Perolehan berikut hendaklah menggunakan jenis belian aset bernilai rendah / lain-lain:

5.9.1 Perolehan aset bernilai kurang daripada RM2,000;

5.9.2 Perolehan aset (tanpa mengira amaun) yang menggunakan peruntukan Akaun Amanah

Seksyen 9;

5.9.3 Perolehan yang menggunakan Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan (ATTD); dan

5.9.4 Perolehan yang menggunakan Akaun Deposit Bon Pelaksanaan Kerja.

5.10 Sekiranya penghantaran bekalan melibatkan lebih daripada satu alamat penghantaran, jumlah

kuantiti bekalan keseluruhan di alamat penghantaran perlulah sama dengan jumlah kuantiti

perolehan.

5.11 Bagi penyediaan CO, maklumat SST perlu dipilih daripada senarai No. Surat Setuju Terima bagi

pembekal berkenaan di dalam portal iGFMAS.

18

Page 19: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 6/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

5.12 Bagi PO / CO yang GRN telah diperakukan, pembatalan PO / CO hanya boleh dibuat selepas

GRN tersebut dibatalkan terlebih dahulu.

5.13 Pastikan DO (bekalan & perkhidmatan) / dokumen berkaitan diambil tindakan seperti berikut:

5.13.1 Dicap tarikh penerimaan bekalan dan perkhidmatan

5.13.2 Disertakan bersama PO / CO yang telah diperakukan oleh pembekal dan jabatan.

5.14 Bagi penerimaan bekalan / perkhidmatan secara berperingkat, tindakan berikut perlu diambil:

5.14.1 Cap “Penerimaan Berperingkat” ke atas dokumen pesanan (PO / CO).

5.14.2 GRN perlu disediakan bagi setiap penerimaan bekalan / perkhidmatan yang diterima

secara berperingkat.

5.14.3 Bagi PO Arahan Pembayaran hanya boleh diproses setelah keseluruhan bekalan /

perkhidmatan telah diterima.

5.14.4 Bagi CO Arahan Pembayaran boleh diproses secara berperingkat mengikut penerimaan

Bekalan dan Perkhidmatan.

5.15 Cap / Borang Pergerakan Dokumen perlu disediakan pada peringkat tindakan:

5.15.1 Penyedia / Perakuan I

5.15.2 Perakuan II

5.16 Titik pengiktirafan (point of recognition) perakaunan untuk aset, inventori dan belanja berlaku

selepas proses perakuan II GRN dilakukan. Pegawai Perakuan II perlu memastikan bekalan /

perkhidmatan telah diterima dengan sempurna.

5.17 Bagi perolehan inventori, lejar subsidiari disimpan di dalam sistem inventori luar seperti Sistem

Pengurusan Stor (SPS) dan lain-lain.

5.18 Bagi PO / CO yang mempunyai pembekalan berperingkat, pastikan proses GRN dibuat sehingga

Peraku II sebelum memproses GRN yang berikutnya atau SI (bagi PO) / VO (bagi CO)

dilaksanakan.

19

Page 20: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 7/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019

5.19 Bagi pembatalan GRN, sila rujuk MPK MM-08 (Proses Pembatalan Penerimaan Bekalan dan

Perkhidmatan).

5.20 Pembatalan GRN tidak dibenarkan setelah bekalan dan perkhidmatan diterima dan GRN telah

diperakukan dalam sistem kecuali mempunyai justifikasi yang kukuh.

6.0 LAMPIRAN

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-003 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)

7.1.2 MP MM-005 Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan

7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Material Management (MM)

7.2.1 MPK MM-08 Batal GRN

7.2.2 MPK MM-16 PTJ Inventori

7.3 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kaedah Perolehan Kerajaan - PP PK2

20

Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran C dan Lampiran D

Page 21: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL / BUKAN PUKAL

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-03 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja bagi penyediaan waran perjalanan udara awam di

iGFMAS.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai bagi penempahan tiket penerbangan daripada agensi pengeluar tiket yang

menggunakan sistem bayaran pukal dan bukan pukal kecuali bagi waran perjalanan udara awam yang

dikeluarkan melalui integrasi dengan GTS 2.0.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

21

Page 22: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL / BUKAN PUKAL

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-03 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima Borang Tempahan tiket kapal terbang yang telah diluluskan berserta dokumen sokongan berkaitan. Sediakan WPUA. (Rujuk MP MM-002 Para 2.1.3 & Para 2.1.4) Semak ketepatan data dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-002 Para 2.1.5 & Para 2.1.9) Semak ketepatan kod perakaunan dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-002 Para 2.1.6 & Para 2.1.9) Cetak 3 salinan WPUA, Cap Pejabat dan ditandatangani oleh Pegawai Pelulus (2 salinan untuk agensi pengeluar tiket, 1 salinan untuk fail). (Rujuk MP MM-002 Para 2.2.2) Terima tiket kapal terbang dari agensi pengeluar tiket untuk diserahkan kepada pemohon.

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

Pelulus (PTJ)

Penyemak (AO)

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

22

Page 23: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL / BUKAN PUKAL

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-03 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Pastikan kod akaun pukal telah diwujudkan dalam sistem. Permohonan pewujudan perlu

dikemukakan kepada AO.

5.2 Senarai WPUA boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang Telah

Lengkap.

5.3 Tempahan tiket kapal terbang (cetakan WPUA) hanya boleh dibuat selepas kelulusan semakan

kod perakaunan oleh Pegawai Penyemak AO.

5.4 Pengurusan “No Show Passenger” boleh dirujuk dalam PP WP2.5.

5.5 Pembayaran WPUA pukal diuruskan oleh AO. (Rujuk MPK AP-13)

5.6 PTJ perlu menyemak Laporan Terperinci Pembayaran Pukal dengan invois dari syarikat

penerbangan. Item yang tidak dapat disesuaikan perlu diambil tindakan sewajarnya.

5.7 Jika terdapat perbezaan amaun antara WPUA pukal dengan invois yang dibilkan, nota debit atau

nota kredit akan dijana secara auto oleh sistem iGFMAS.

6.0 LAMPIRAN

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-002 Waran Perjalanan Udara Awam

7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Accounts Payable

7.2.1 MPK AP-13 Proses Pembayaran Bil Pukal

7.3 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi (WP2.5)

23

6.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran B

6.2 Borang Tempahan Tiket Penerbangan – Lampiran G

Page 24: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-04 MUKA SURAT : 1/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja bagi menanggung amaun perbelanjaan pesanan

dan tanggungan kontrak kerajaan bagi perolehan kerja dalam iGFMAS.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai bagi perolehan kerja untuk:

2.1 Pesanan Kerajaan bagi perolehan di bawah nilai RM500,000 dan tiada kontrak.

2.2 Tanggungan Kontrak Kerajaan bagi perolehan yang mempunyai kontrak.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

24

Page 25: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-04 MUKA SURAT : 2/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima Inden Kerajaan (IK) dan / atau dokumen sokongan berkaitan. Kunci masuk maklumat WO / CW. (Rujuk MP MM-004 Para 2.1.3 & Para 2.1.4) Semak ketepatan data dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-004 Para 2.1.5 & Para 2.1.7) Semak ketepatan kod perakaunan dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-004 Para 2.1.6 & Para 2.1.7) Cetak 1 salinan maklumat tanggungan WO / CW untuk difailkan bersama Inden Kerajaan (Kerja) / dokumen sokongan berkaitan. (Rujuk MP MM-004 Para 2.2.1 ) Kemukakan Inden Kerajaan (Kerja) manual yang telah ditandatangani kepada pembekal.

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

Pelulus (PTJ)

Penyemak (AO)

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

Mula

(1)

Terima IK

(2)

Sediakan WO/CW

(3)

Semak dan

Kelulusan PTJ

(4)

Semak dan

kelulusan AO

(5)

Cetak

(6)

Kemukakan PK

kepada Pembekal

Tamat

Kuiri

Tidak

Tidak

Ya

Ya

25

Page 26: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-04 MUKA SURAT : 3/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai WO / CW boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang Telah

Lengkap.

5.2 Pegawai Penyedia dan Pelulus WO/CW hendaklah dua orang yang berbeza.

5.3 Inden Kerajaan (Kerja) hendaklah menggunakan borang yang dikeluarkan oleh Jabatan Kerja

Raya (JKR). Bagi perolehan darurat, sekiranya peruntukan tidak mencukupi, amaun tanggungan

akan dikenakan terlebih dahulu kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri (Pegawai

Awam) atas nama pegawai yang telah ditentukan.

5.4 Bagi WO / CW yang melibatkan Aset Dalam Pembinaan (AUC) atau perolehan aset,

pengguna perlu mewujudkan ID Aset AUC / ID Aset terlebih dahulu melalui modul Asset

Accounting. Rujuk MPK – AA.

5.5 Bagi WO / CW yang mempunyai perolehan Aset:

a) Amaun perolehan mestilah RM2,000 dan ke atas kecuali aset biologi pertanian (A17) dan

AUC (A20 dan A21) .

b) Sekiranya terdapat perubahan selepas klik butang simpan, baris caj tersebut perlu

dihapuskan dan baris caj baharu perlu ditambah.

5.6 Pembatalan WO / CW tidak boleh dibuat sekiranya terdapat Arahan Pembayaran yang telah

wujud.

5.7 Bagi penyediaan CW, maklumat SST perlu dipilih daripada senarai No. Surat Setuju Terima bagi

pembekal berkenaan di dalam portal iGFMAS.

6.0 LAMPIRAN

26

6.1.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran C

Page 27: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-04 MUKA SURAT : 4/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-004 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja)

7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Perakaunan Aset

7.2.1 MPK AA

7.3 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kaedah Perolehan Kerajaan - PP PK2.

27

Page 28: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN, KERJA DAN WARAN PERJALANAN UDARA AWAM

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-05 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja untuk membatalkan Pesanan Kerajaan dan

Tanggungan Kontrak Kerajaan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan, kerja dan Waran Perjalanan

Udara Awam dalam iGFMAS.

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini diguna pakai untuk membatalkan Pesanan Kerajaan dan Tanggungan Kontrak

Kerajaan yang telah diluluskan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja dalam iGFMAS.

2.2 Proses ini membenarkan pembatalan dokumen bagi situasi berikut:

2.2.1 PO / CO - Bekalan dan Perkhidmatan

a. Sebelum GRN diperakukan; atau

b. Setelah GRN diperakukan tetapi sebelum perakuan II Arahan Pembayaran

2.2.2 WPUA – sebelum tiket penerbangan dikeluarkan oleh Agensi Pengembaraan.

2.2.3 WO / CW – Kerja

Sebelum perakuan II Arahan Pembayaran

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

28

Page 29: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN, KERJA DAN WARAN PERJALANAN UDARA AWAM

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-05 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

Terima permohonan pembatalan bagi PO / CO / WPUA / WO / CW Lakukan Carian dokumen yang ingin dibatalkan. Laksanakan proses pembatalan (Rujuk MP MM-002 Para 2.2.1, MP MM-003 Para 2.2.0 & MP MM-004 Para 2.2.0) Cetak satu (1) salinan dokumen untuk rujukan pejabat. (Rujuk MP MM-003 Para 2.2.1)

Pelulus (PTJ)

Pelulus (PTJ)

Pelulus (PTJ)

Penyedia (PTJ)

29

Page 30: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN, KERJA DAN WARAN PERJALANAN UDARA AWAM

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-05 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai dokumen yang telah dibatalkan boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan

Kerajaan Yang Telah Lengkap ( PO / CO / WPUA / WO / CW).

5.2 Sebelum proses pembatalan dokumen, pastikan tindakan berikut dilakukan (sekiranya

berkaitan):

5.2.1 Hapuskan dokumen Arahan Pembayaran yang belum diperaku II; atau

5.2.2 Hapuskan dokumen GRN yang belum diperaku II; atau

5.2.3 Batalkan dokumen GRN yang telah diperaku II; atau

5.2.4 Batalkan dokumen SI; atau

5.2.5 Batalkan dokumen VO

6.0 LAMPIRAN

Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran A

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS – Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-002 Waran Perjalanan Udara Awam

7.1.2 MP MM-003 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan &

Perkhidmatan)

7.1.3 MP MM-004 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja)

7.2 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management

30

Page 31: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-06 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses kerja bagi penyediaan perubahan tanggungan kontrak

(VO) perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja dalam iGFMAS.

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini diguna pakai bagi penyediaan perubahan tanggungan kontrak perolehan bekalan,

perkhidmatan dan kerja.

2.2 Prosedur ini terpakai untuk perubahan tanggungan kontrak melibatkan pengurangan /

penambahan kuantiti dan amaun kontrak.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

31

Page 32: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-06 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

Terima permohonan perubahan tanggungan kontrak (manual) bagi CO / WO / CW yang telah diluluskan. Sediakan VO. (Rujuk MP MM-008 Para 2.1.3 & Para 2.1.4) Semak ketepatan data dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-008 Para 2.1.5 & Para 2.1.6) Cetak maklumat VO untuk difailkan. (Rujuk MP MM-008 Para 2.2.0)

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

Pelulus (PTJ)

Penyedia (PTJ)

32

Page 33: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-06 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai VO boleh disemak melalui Laporan Perubahan Tanggungan Kontrak.

5.2 Penyediaan VO yang melibatkan penambahan nilai kontrak hanya boleh dilakukan sekiranya

peruntukan mencukupi dan diluluskan.

5.3 Bagi penyediaan VO yang mengurangkan nilai kontrak, tanggungan kontrak akan dikurangkan

dan peruntukan akan bertambah semula.

5.4 Sekiranya VO melibatkan tambahan charge line, CO / WO / CW yang baru perlu disediakan.

Rujuk MPK MM-02 dan MPK MM-04.

6.0 LAMPIRAN

6.1.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran A

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS - Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-008 Perubahan Pesanan / Tanggungan Kontrak Kerajaan

7.2 Manual Prosedur Kerja iGFMAS - Modul Material Management

7.2.1 MPK MM-02 Proses Penyediaan Pesanan Kerajaan dan Tanggungan Kontrak

Kerajaan untuk Perolehan dan Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan Melalui iGFMAS

7.2.2 MPK MM-04 Proses Penyediaan Pesanan dan Tanggungan Kontrak Kerajaan bagi

Perolehan Kerja

7.3 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat kuasa – Material Management

33

Page 34: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN DOKUMEN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN & PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-07 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk menerangkan proses kerja bagi membatalkan dokumen

perubahan tanggungan kontrak kerajaan (VO) untuk perolehan bekalan & perkhidmatan dan kerja dalam

iGFMAS.

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini diguna pakai bagi membatalkan perubahan tanggungan kontrak kerajaan untuk

perolehan bekalan & perkhidmatan dan kerja.

2.2 Prosedur ini terpakai hanya untuk membatalkan perubahan tanggungan kontrak kerajaan yang

telah diluluskan di sistem iGFMAS.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

34

Page 35: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN DOKUMEN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN & PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-07 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

.

Terima dokumen / arahan pembatalan VO bagi CO / WO / CW Cari VO yang hendak dibatalkan dan hantar kepada pelulus. (Rujuk MP MM-008 Para 2.1.8) Semak ketepatan data dan lakukan proses kelulusan. Sekiranya tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-008 Para 2.1.5 & Para 2.1.6) Cetak satu (1) salinan dokumen pembatalan VO selepas diluluskan untuk rujukan pejabat (jika perlu). (Rujuk MP MM-008 Para 2.2.0)

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

Pelulus (PTJ)

Penyedia (PTJ)

35

Page 36: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN DOKUMEN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN & PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-07 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai VO yang dibatalkan boleh disemak melalui Laporan Perubahan Tanggungan Kontrak.

5.2 Pembatalan VO akan melibatkan dua (2) keadaan:

5.2.1 Menyebabkan tanggungan kontrak dikurangkan dan peruntukan bertambah semula bagi

VO yang menambahkan nilai CO / WO / CW.

5.2.2 Menyebabkan tanggungan kontrak bertambah dan peruntukan berkurangan bagi VO

yang mengurangkan nilai CO / WO / CW. Pembatalan hanya boleh dilakukan sekiranya

peruntukan mencukupi.

5.3 Sebelum proses pembatalan dokumen, pastikan tindakan berikut dilakukan (sekiranya berkaitan):

5.3.1 Hapuskan dokumen Arahan Pembayaran yang belum diperaku II; atau

5.3.2 Hapuskan dokumen GRN yang belum diperaku II; atau

5.3.3 Batalkan dokumen GRN yang telah diperaku II.

6.0 LAMPIRAN

Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS - Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-008 Perubahan Pesanan / Tanggungan Kontrak Kerajaan

7.2 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat kuasa – Material Management

36

Page 37: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-08 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja untuk membatalkan penerimaan bekalan dan

perkhidmatan (GRN) dalam iGFMAS. Proses ini dilakukan selepas GRN diperakukan di dalam iGFMAS.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai hanya untuk membatalkan GRN bagi PO / CO.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

37

Page 38: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-08 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

Terima arahan pembatalan GRN. Cari GRN yang hendak dibatalkan, lakukan perakuan I dan hantar kepada Peraku II . (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.8) Semak ketepatan data dan lakukan perakuan II. Sekiranya tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.5 & Para 2.1.6) Cetak satu (1) salinan dokumen pembatalan GRN selepas diluluskan untuk rujukan pejabat (jika perlu). (Rujuk MP MM-005 Para 2.2.0)

Penyedia / Peraku I (PTJ)

Penyedia / Peraku I

(PTJ)

Peraku II (PTJ)

Penyedia / Peraku I

(PTJ)

Mula

(1)

Terima arahan

pembatalan GRN

(2)

Lakukan carian GRN

dan perakuan I

(3)

Semak dan

perakuan II

(4)

Cetak

(jika perlu)

Tamat

Kuiri

Tidak

Ya

38

Page 39: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-08 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai GRN yang dibatalkan boleh disemak melalui Laporan Penerimaan Bekalan &

Perkhidmatan.

5.2 Proses pembatalan GRN hanya boleh dilakukan bagi GRN yang telah diperaku II (status 80).

5.3 Proses pembatalan ini akan menambahkan semula amaun tanggungan manakala amaun aset

atau belanja dilaraskan semula.

5.4 Pembatalan GRN bagi inventori dan aset hanya dibenarkan jika item tersebut masih dalam

pegangan PTJ (belum dibuat pindahan / agihan).

5.5 Pembatalan GRN tidak dibenarkan setelah bekalan dan perkhidmatan diterima dan GRN telah

diperakukan dalam sistem kecuali mempunyai justifikasi yang kukuh.

5.6 Sebelum proses pembatalan GRN dilakukan, pastikan Arahan Pembayaran yang belum diperaku

II dihapuskan terlebih dahulu (jika ada).

6.0 LAMPIRAN

6.1.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS – Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-005 Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan

7.2 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management

39

Page 40: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-09 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja untuk melaksanakan arahan pengurangan kuantiti

bekalan dan perkhidmatan (SI) dalam iGFMAS.

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini diguna pakai hanya untuk mengurangkan pesanan kuantiti bekalan dan perkhidmatan

bagi PO yang telah diluluskan tetapi invois belum dikeluarkan.

2.2 Sekiranya melibatkan perubahan harga, Nota Debit / Nota Kredit perlu digunakan.

2.3 Prosedur ini hanya terpakai jika bekalan / perkhidmatan belum sempurna diterima dan sekurang-

kurangnya satu GRN telah lengkap diproses.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

40

Page 41: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-09 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

Terima arahan pengurangan kuantiti bekalan dan perkhidmatan bagi PO. Sediakan SI dan lakukan perakuan I. (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.3) Semak ketepatan data dan lakukan perakuan II. Sekiranya tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.4 & Para 2.1.5) Cetak satu (1) salinan SI untuk rujukan pejabat (jika perlu). (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.8)

Penyedia / Peraku I (PTJ)

Penyedia / Peraku I (PTJ)

Peraku II (PTJ)

Penyedia / Peraku I (PTJ)

Mula

(1)

Terima arahan

(2)

Sedia SI dan

perakuan I

(3)

Semak dan

peraku II

Kuiri

(4)

Cetak

Tamat

Tidak

Ya

41

Page 42: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-09 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai SI boleh disemak melalui Laporan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan. Laporan boleh

disemak secara harian, mingguan atau bulanan.

5.2 SI hanya boleh dilakukan bagi GRN yang telah lengkap (berstatus 80) sahaja.

5.3 SI dibenarkan sekiranya masih terdapat baki kuantiti yang belum diterima. Kuantiti yang hendak

dikurangkan perlulah kurang atau sama dengan baki kuantiti yang masih belum diterima.

5.4 SI yang telah diperakukan akan mengurangkan tanggungan.

5.5 Nota Kredit tidak perlu dikeluarkan kerana kuantiti yang dipesan akan sama dengan invois yang

dikemukakan (kuantiti di PO akan dikemaskini secara automatik di dalam sistem sahaja).

5.6 Proses SI tidak boleh dilakukan secara serentak. Oleh itu, proses SI perlu lengkap (Peraku I dan

II) sebelum penyediaan proses SI seterusnya.

5.7 Transaksi SI yang bertujuan mengosongkan kuantiti (zerorise) tidak boleh digabungkan dengan

transaksi SI yang mengurangkan kuantiti bekalan dalam satu dokumen SI.

5.8 Pembatalan SI, sila rujuk MPK MM-10 (Proses Pembatalan Arahan Pengurangan Kuantiti

Bekalan).

6.0 LAMPIRAN

Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-007 Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan

7.2 Modul Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Material Management

7.2.1 MPK MM-10 Proses Pembatalan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan Dalam iGFMAS

7.3 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management

42

Page 43: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-10 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk menerangkan proses kerja untuk membatalkan arahan

pengurangan kuantiti bekalan (SI) dalam iGFMAS.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai untuk membatalkan SI yang telah diluluskan.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

43

Page 44: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-10 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

Terima arahan pembatalan SI bagi PO. Cari SI yang hendak dibatalkan dan lakukan proses perakuan I. (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.7) Semak ketepatan data dan lakukan proses perakuan II. Sekiranya tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.4 & Para 2.1.5) Cetak satu (1) salinan dokumen pembatalan SI selepas diluluskan untuk rujukan pejabat (jika perlu). (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.8)

Penyedia / Peraku I

(PTJ)

Penyedia / Peraku I (PTJ)

Peraku II (PTJ)

Penyedia / Peraku I (PTJ)

44

Page 45: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBATALAN ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-10 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai SI yang dibatalkan boleh disemak melalui Laporan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan.

Laporan boleh disemak secara harian, mingguan atau bulanan.

5.2 Pembatalan SI hanya boleh dilakukan sekiranya:

5.2.1 Peruntukan mencukupi; dan

5.2.2 Berstatus lengkap (SI status 80).

5.3 Pembatalan SI akan menyebabkan tanggungan PO bertambah dan peruntukan berkurangan.

6.0 LAMPIRAN

Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-007 Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan

7.2 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management

45

Page 46: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-11 MUKA SURAT : 1/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja Arahan Pembayaran melalui iGFMAS.

1.0 SKOP

2.1 Prosedur ini diguna pakai bagi memproses Arahan Pembayaran untuk transaksi berikut yang

dibuat melalui iGFMAS:

2.1.1 Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) – PO

2.1.2 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) – CO

2.1.3 Pesanan Kerajaan (Kerja) – WO

2.1.4 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) – CW

2.1.5 Waran Perjalanan Udara Awam Bukan Pukal - WPUA

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1. Kod Akaun Tambahan

Penambahan kod akaun berlaku di peringkat Arahan

Bayaran selepas pesanan kerajaan disediakan yang

akan memberi kesan kepada jumlah bayaran. Contoh:

Wang Pendahuluan, Wang Jaminan Pelaksanaan,

Royalti dan Penalti.

46

Page 47: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-11 MUKA SURAT : 2/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima PO / CO / CW / WPUA / WO, Invois, Nota Debit, Nota Kredit atau lain-lain dokumen berkaitan yang telah disahkan. Sedia Arahan Pembayaran. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.3) Semak dan lakukan perakuan I. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.4 & Para 2.1.7) Sahkan ketepatan kod perakaunan tambahan jika ada. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai Jika tidak berkaitan, terus ke langkah 5. Semak dan lakukan perakuan II. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.5 & Para 2.1.7) Semak status dan cetak Arahan Pembayaran setelah nombor EFT dijana. Failkan dokumen ikut turutan nombor siri. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.9)

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

Peraku I (PTJ)

Penyemak (AO)

Peraku II (PTJ)

Penyedia

(PTJ)

47

Page 48: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-11 MUKA SURAT : 3/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai Arahan Pembayaran boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang

Telah Lengkap.

5.2 Arahan Pembayaran boleh dihapus sebelum proses Perakuan II dilakukan. Tiada proses batal

bagi Arahan Pembayaran yang telah dibuat perakuan II.

5.3 Sebarang kesilapan Kod Akaun yang dikenalpasti selepas Perakuan II, tindakan pelarasan hanya

boleh dilakukan melalui jurnal di modul General Ledger. Rujuk MPK GLFMCO-007 (Proses

Baucar Jurnal Portal)

5.4 Jika kesilapan berkaitan maklumat akaun bank, proses stop payment hendaklah dilakukan

sebelum fail bayaran EFT dihantar ke bank (tcode ZIAP512). Penggantian pembayaran perlu

dilakukan melalui akaun penggantian cek / EFT terbatal (jika berkaitan) oleh PTJ selepas selesai

proses larian bayaran. Rujuk MPK AP-14 (Proses Pembayaran Secara EFT) dan MPK AP-16

(Proses Bayaran Melalui Cek).

5.5 Maklumat Nota Debit atau Nota Kredit hendaklah dikunci masuk di dalam Arahan Pembayaran

(sekiranya ada).

5.6 Untuk arahan Pembayaran yang melibatkan pembayaran kepada Pemfaktor, PTJ perlu

memastikan syarikat pemfaktor telah berdaftar dengan eVendor.

5.7 Bagi kes-kes perolehan yang dibuat di luar peraturan di mana melibatkan pembayaran melalui

AP59, proses bayaran perlu dibuat melalui modul Loan Management System (LMS). Rujuk MPK

LMS.

5.8 Tambahan baris caj kredit membenarkan penyedia memilih 7 pilihan indikator berikut:

Indikator Potongan

Perihal Potongan

1 CDC (Tiada kenaan caj fi CDC (eP) bagi Arahan Pembayaran melalui iGFMAS)

2 Penalti

3 Royalti

4 Wang Pendahuluan

48

Page 49: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-11 MUKA SURAT : 4/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

Indikator Potongan

Perihal Potongan

5 Potongan Tetap

6 Potongan Tidak Tetap

7 Wang Jaminan Pelaksanaan

8 Lain-lain (merangkumi kod akaun kredit yang tidak termasuk di bawah item 2 hingga 7)

5.9 Bagi indikator 4 (Wang Pendahuluan), maklumat baris caj ditarik dari subsidiari di modul AP.

5.10 Bagi indikator 7 (Wang Jaminan Pelaksanaan), maklumat subsidiari akan dikemaskini di modul AP

selepas Perakuan II Arahan Pembayaran.

6.0 LAMPIRAN

Tiada

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-012 Daftar Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan

7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Lejar Am, Pengurusan Dana, Kawalan

7.2.1 MPK GLFMCO-007 Proses Baucar Jurnal (Portal)

7.3 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Akaun Bayaran

7.3.1 MPK AP-14 Proses Pembayaran Secara EFT

7.3.2 MPK AP-16 Proses Bayaran Melalui Cek

7.4 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Loan Management System (LMS)

7.4.1 MPK LMS

7.5 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuatkuasa – Material Management

49

Page 50: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-12 MUKA SURAT : 1/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah proses kerja untuk penyediaan Arahan Pembayaran di bawah AP58(a) dengan

Pesanan Kerajaan di dalam iGFMAS.

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini diguna pakai bagi menyediakan Arahan Pembayaran di bawah AP58(a) bagi Pesanan

Kerajaan seperti berikut:

2.1.1 Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) - PO

2.1.2 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) – CO

2.1.3 Pesanan Kerajaan (Kerja) - WO

2.1.4 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) - CW

2.1.5 Waran Perjalanan Udara Awam Bukan Pukal – WPUA

2.2 Pembayaran di bawah AP58(a) dibuat berdasarkan kriteria berikut:

2.2.1 Perolehan di bawah peruntukan Vot Mengurus (Vot B & T)

2.2.2 PO / CO dan GRN yang dikeluarkan pada tahun sebelumnya.

2.2.3 Tarikh Siap / Separa Siap Kerja/Perkhidmatan adalah pada tahun sebelumnya bagi

dokumen WO / CW / WPUA.

2.2.4 Arahan Pembayaran disediakan pada tahun semasa.

2.3 Prosedur ini diguna pakai untuk penyediaan Arahan Pembayaran di bawah AP58(a) yang

disediakan di dalam iGFMAS sahaja.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

50

Page 51: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-12 MUKA SURAT : 2/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

Terima sijil kelulusan AP58(a) dari AO / Kementerian Kewangan.

Penyedia (PTJ)

Mula

(1)

Terima Sijil

Kelulusan

AP58(a)

Tidak

Ya

Ya

(3)

Semak dan

Peraku I

Tidak

Kuiri

(6)

Cetak

(2)

Terima/ Sedia

daftar dan

kemaskini

Tamat

(4)

Semak dan

Pengesahan

(5)

Semak dan

Peraku IITidak

2. Daftar Arahan Pembayaran iGFMAS dan pastikan kotak AP58(a) bertanda. (Rujuk MP MM-009 Para 2.1.3)

Penyedia (PTJ)

3. Semak ketepatan data dan lakukan Perakuan I. Kuiri jika maklumat tidak tepat dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-009 Para 2.1.4)

Peraku I (PTJ)

4. Semak ketepatan data dan lakukan pengesahan. Kuiri jika maklumat tidak tepat. (Rujuk MP MM-009 Para 2.1.5)

Penyemak (AO)

5. Semak ketepatan data dan lakukan Perakuan II. Kuiri jika maklumat tidak tepat. (Rujuk MP MM-009 Para 2.1.6)

Peraku II (PTJ)

6. Cetak Arahan Pembayaran selepas nombor EFT / Cek dikemas kini. Failkan dokumen. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.9)

Penyedia (PTJ)

51

Page 52: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-12 MUKA SURAT : 3/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

5.0 NOTA PENTING

5.1 Kotak AP58(a) di dalam dokumen Arahan Pembayaran akan ditanda secara automatik apabila

syarat-syarat seperti di para 2.2 dipenuhi.

5.2 Nombor rujukan sijil kelulusan AP58(a) hendaklah dikunci masuk di ruangan Catatan.

5.3 Maklumat baris caj debit berikut boleh dikemas kini:

5.2.1 Kumpulan PTJ dan PTJ Dipertanggung

5.2.2 Vot / Dana

5.2.3 Program / Aktiviti

5.2.4 Projek

5.2.5 Setia

5.2.6 Subsetia

5.2.7 CP

5.3 Penyedia dibenarkan untuk menambah / meminda / menghapus baris caj kredit seperti berikut :

5.3.1 Penalti

5.3.2 Royalti

5.3.3 Wang Pendahuluan Kontraktor

5.3.4 Potongan Tetap

5.3.5 Potongan Tidak Tetap

5.3.6 Wang Jaminan Pelaksanaan

5.3.7 Lain-lain : merangkumi kod akaun kredit yang tidak termasuk di bawah item (5.3.1) hingga

(5.3.6).

5.4 Semasa proses “Perakuan II” (posted), bajet tahun semasa akan ditolak menggunakan baris caj

baharu yang telah dikemas kini seperti item 5.2.

5.5 Bagi Arahan Pembayaran yang dikuiri di peringkat Peraku I / Penyemak AO / Peraku II dokumen

akan dikembalikan kepada penyedia untuk pembetulan.

5.6 Selepas proses Perakuan II berjaya dilakukan, perbelanjaan sebenar ditunjukkan di dalam

peruntukan tahun semasa.

52

Page 53: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-12 MUKA SURAT : 4/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

5.7 Bagi bekalan dan perkhidmatan yang dibayar di bawah AP58(a), kedua-dua peruntukan bagi tahun

perolehan dibuat dan tahun semasa akan ditolak.

5.8 Senarai Arahan Pembayaran di bawah AP58(a) boleh disemak melalui Laporan Kedudukan Bil /

Invois AP58(a). Laporan boleh disemak secara harian, mingguan atau bulanan.

6.0 LAMPIRAN

6.1 Sijil AP58(a)

7.0 RUJUKAN / PEKELILING YANG BERKAITAN

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-009 Arahan Pembayaran AP58(a) - Dengan Pesanan Kerajaan

7.1.2 MP MM-012 Daftar Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan

7.2 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kaedah Perolehan Kerajaan - PP PK2

53

Page 54: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK: PROSES PEMANTAUAN PENGHANTARAN DATA NOTA PENERIMAAN BEKALAN & PERKHIDMATAN (GRN) SECARA INTEGRASI DENGAN SISTEM LUAR (eGRN)

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-14 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses penghantaran data Nota Penerimaan Bekalan dan

Perkhidmatan (GRN) daripada iGFMAS kepada sistem luar yang berintegrasi dengan iGFMAS.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh AO untuk memantau proses penghantaran data GRN selepas proses

Perakuan II GRN berjaya dilakukan di eP / iGFMAS.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

54

Page 55: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK: PROSES PEMANTAUAN PENGHANTARAN DATA NOTA PENERIMAAN BEKALAN & PERKHIDMATAN (GRN) SECARA INTEGRASI DENGAN SISTEM LUAR (eGRN)

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-14 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

Semak kewujudan fail di Tcode AL11 (SAP GUI). Jika tiada, jana fail secara manual. (Rujuk MP MM-006)

Pegawai Bertanggungjawab

(AO)

Mula

Semak KewujudanFail di AL11

Wujud?Jana fail secara

manual

Semak penghantaran fail

Proses secara manual

Maklumkan kepada PTJ

Tamat

Tidak

Tidak

Ya

Ya

2.

Pantau penghantaran fail di WebMethod. Jika gagal, buat penghantaran semula secara manual.

Pegawai Bertanggungjawab

(AO)

3.

Pastikan PTJ terima makluman / notifikasi secara auto dari iGFMAS

Pegawai Bertanggungjawab

(AO) / PTJ

55

Page 56: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK: PROSES PEMANTAUAN PENGHANTARAN DATA NOTA PENERIMAAN BEKALAN & PERKHIDMATAN (GRN) SECARA INTEGRASI DENGAN SISTEM LUAR (eGRN)

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-14 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

5.0 NOTA PENTING

5.1 Pegawai yang bertanggungjawab perlu mempunyai capaian ke Tcode ZMT035 untuk memantau

proses penghantaran data GRN

5.2 Pegawai AO bertanggungjawab memastikan maklumat penerimaan data GRN yang lengkap dan

berjaya dihantar ke sistem agensi luar.

5.3 Untuk makluman, proses penghantaran fail ke AL11 dan WebMethod dilaksanakan secara

berjadual.

5.4 Semua maklumat GRN bagi bekalan akan dihantar ke sistem luar kecuali senarai penerimaan

aset.

6.0 LAMPIRAN

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-006 Manual Trigger eGRN Interface – Sistem Luar

56

6.1. Senarai Butiran Yang Dihantar Ke Sistem Inventori Luar - Lampiran E

Page 57: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL – GTS 2.0

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-15 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan memberi panduan untuk penyediaan Waran Perjalanan Udara Awam

(WPUA) di iGFMAS melalui integrasi dengan sistem Malaysia Airlines Berhad (MAB) iaitu Government

Travel System (GTS 2.0).

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai bagi pengeluaran WPUA secara berintegrasi dengan GTS 2.0.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

57

Page 58: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL – GTS 2.0

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-15 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima maklumat tempahan dan ID tempahan daripada GTS 2.0. Lakukan carian dokumen di skrin Kemas Kini Integrasi. (Rujuk MP MM-002 Para 2.1.7) Semak ketepatan data tempahan. Kemas kini maklumat di Butiran dan di Catatan jika perlu. Jika maklumat selain daripada di atas tidak tepat, maklumkan kepada agen penerbangan untuk pembetulan di GTS 2.0 dan ulang langkah 1 hingga selesai. Semak ketepatan data dan lakukan proses kelulusan. Kuiri jika maklumat tidak tepat dan ulang langkah 3 hingga selesai. Semak ketepatan kod Akaun dan lakukan proses pengesahan. Kuiri jika, a) maklumat tidak tepat dan ulang

langkah 3 hingga selesai. b) terdapat ralat “Dokumen

6XXXXX gagal dihantar. ID Tempahan telah tamat tempoh sah laku”.

Cetak satu (1) salinan WPUA jika perlu.

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

Pelulus (PTJ)

Penyemak (AO)

Penyedia (PTJ)

58

Page 59: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL – GTS 2.0

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-15 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 GTS 2.0 adalah sistem tempahan tiket kapal terbang yang disediakan oleh MAB.

5.2 Senarai WPUA boleh disemak melalui Laporan Pesanan Kerajaan secara harian, mingguan atau

bulanan.

5.3 Cetakan dokumen waran udara hanya boleh dibuat selepas pengesahan Kod Akaun dilakukan

oleh Pegawai Penyemak di AO.

5.4 Semasa proses carian di Kemas kini Integrasi, Simpan, Lulus dan Semak AO tempoh tamat sah

laku akan dipaparkan. Pengguna boleh memohon pelanjutan tempoh tamat sah laku sekiranya

hampir tamat kepada agen pengeluar tiket.

5.5 Sekiranya semasa proses pengesahan WPUA oleh AO, terdapat ralat “Dokumen 6XXXXX gagal

dihantar. ID Tempahan telah tamat tempoh sah laku”, tindakan yang perlu dibuat ialah:

5.6.1 Penyemak di AO: Kuiri dan nyatakan sebab mengapa WPUA perlu dihapuskan.

5.6.2 Penyedia di PTJ: Hapus WPUA dan membuat tempahan semula sekiranya perlu.

5.6 Tiket penerbangan hanya boleh dikeluarkan selepas proses pengesahan oleh Penyemak di AO

berjaya. WPUA hanya boleh dibatalkan sekiranya tiket penerbangan belum dikeluarkan. Semakan

pengeluaran tiket penerbangan boleh dilakukan di skrin status dokumen.

6.0 LAMPIRAN

Tiada

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-002 Waran Perjalanan Udara Awam

7.2 Senarai Peraturan Berkuat kuasa – Material Management

59

Page 60: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEWUJUDAN PTJ INVENTORI DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-16 MUKA SURAT : 1/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini adalah bertujuan memberi panduan proses pewujudan PTJ inventori dalam iGFMAS.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh BPTM, JANM untuk mewujudkan PTJ inventori dalam iGFMAS yang telah

memenuhi kriteria sebagai PTJ inventori enable selaras dengan Polisi dan Interpretasi Perakaunan dan

Garis Panduan Pelaksanaan Perakaunan Akruan Bilangan 1 Tahun 2014 - Inventori Kerajaan Asas

Akruan.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

60

Page 61: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEWUJUDAN PTJ INVENTORI DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-16 MUKA SURAT : 2/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

Hantar borang permohonan yang lengkap ke BPOPA, JANM Semak kelayakan dan ketepatan maklumat permohonan. Kuiri jika maklumat tidak lengkap dan ulang langkah 1 hingga selesai Hantar permohonan ke BPTM untuk konfigurasi data Semak ketepatan maklumat dan lakukan proses konfigurasi sistem. Kuiri jika maklumat tidak lengkap dan ulang langkah 1 hingga selesai Maklumkan kepada BA Kementerian, PTJ inventori telah berjaya diwujudkan.

BA Kementerian

BPOPA, JANM

BPOPA, JANM

BPTM, JANM

BPTM, JANM

61

Page 62: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PEWUJUDAN PTJ INVENTORI DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-16 MUKA SURAT : 3/3

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Senarai maklumat yang diperlukan untuk konfigurasi sistem dan migrasi data adalah seperti

berikut :

5.1.1 Kod Kumpulan PTJ dan PTJ

5.1.2 Kod Pegawai Pengawal

5.1.3 Kod Pejabat Perakaunan

5.1.4 Kod Vot/ Dana

5.1.5 Kod Program Aktiviti/Projek/Setia/Sub Setia/CP

5.1.6 Kod Akaun

5.2 PTJ perlu kemukakan Borang Pewujudan PTJ Inventori dan Borang Capaian Pengguna iGFMAS

kepada Bahagian Akaun Kementerian dan disalinkan kepada AO berkaitan.

5.3 Semua permohonan PTJ Inventori hendaklah melalui BA kementerian masing-masing.

6.0 LAMPIRAN

7.1 Garis Panduan Pelaksanaan Perakaunan Akruan Bilangan 1 Tahun 2014 - Inventori Kerajaan

Asas Akruan.

7.2 Polisi dan Interpretasi Perakaunan Akruan .

7.3 Tatacara Permohonan Status Pusat Tanggungjawab Inventori

62

6.2 Borang Capaian Pengguna - Lampiran J

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

6.1 Borang Permohonan Pewujudan PTJ Inventori - Lampiran I

Page 63: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-17 MUKA SURAT : 1/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan

dalam iGFMAS khusus dalam Modul MM.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai untuk penyenggaraan :

2.1 Penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan secara bulanan dan tahunan.

2.2 Tempoh AKB

2.3 Tempoh PAT

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1. AKB Akaun Kena Bayar

63

Page 64: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-17 MUKA SURAT : 2/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1

Rujuk jadual penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan berdasarkan SPANM / arahan BPOPA

Pegawai

Ditugaskan (BPOPA)

Mula

(1)

Terima Dokumen

permohonan

Tamat

(2)

Sedia daftar

Penutupan

Akhir Tahun?

Ya

(4)

Lanjut tarikh

penutupan

Tidak

(5)

Senggara tempoh

PAT

(3)

Semak tempoh

perakaunan

2. Kemaskini tempoh perakaunan di SAPGUI. Langkah-langkah: a. Capaian Tcode MMPV atau

melalui Menu Path: Logistic Material Management Material Master Other Close Period.

b. Kunci masuk data berikut:

i. From Company Code ii. To Company Code iii. Period iv. Fiscal Year v. Pilih Check and Close Period

Pegawai Ditugaskan (BPOPA)

3.

Semak tempoh perakaunan yang dikunci masuk di Langkah 2 menggunakan Tcode MMRV dan proses tamat. Bagi proses akhir tahun, rujuk Langkah 4.

Pegawai Ditugaskan (BPOPA)

64

Page 65: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-17 MUKA SURAT : 3/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

4.

5.

Lanjutkan tarikh penutupan akhir tahun (jika perlu) menggunakan TCode STVARV di SAPGUI, medan ZMM_GR_AKB_PERIOD di ruangan Lower Limit dan Upper Limit. Proses tamat. Bagi menyenggara tempoh Penutupan Akhir Tahun (PAT), rujuk langkah 5. Kunci masuk tempoh PAT di Tcode ZMMM013 – Table for Penutupan Akhir Tahun di medan Valid From dan Valid To.

Pegawai

Ditugaskan (BPOPA)

Pegawai

Ditugaskan (BPOPA)

65

Page 66: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK : PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-17 MUKA SURAT : 4/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :

5.0 NOTA PENTING

5.1 Bulan perakaunan untuk modul MM terhad kepada dua belas (12) bulan sahaja (tiada tempoh

AKB).

5.2 Tarikh penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan bergantung kepada tarikh yang akan

ditetapkan oleh BPOPA.

5.3 Pembukaan tempoh perakaunan bulan semasa hendaklah dilakukan supaya proses perakuan II

GRN dan Arahan Pembayaran dapat dilaksanakan dalam bulan semasa.

5.4 Senarai semak dan prosidur penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan adalah tertakluk

kepada tatacara yang ditetapkan oleh BPOPA.

5.5 Semasa tempoh penutupan akhir tahun, PTJ dan AO perlu pastikan semua dokumen GRN

diperaku II dan Arahan Pembayaran yang lengkap diproses sehingga payment run.

5.6 Semasa tempoh penutupan bulanan, proses penyediaan dokumen berikut boleh diteruskan:

5.6.1 Pesanan Kerajaan – PO/CO/WO/CW/WPUA

5.6.2 Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan - SI

5.6.3 Perubahan Tanggungan Kontrak - VO

6.0 LAMPIRAN

Tiada

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management

66

Page 67: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK: PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-18 MUKA SURAT : 1/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan bagi melaksanakan proses Penutupan Akhir Tahun (PAT) bagi Pesanan

Kerajaan (PO / CO / WO / CW / WPUA) dalam iGFMAS.

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini diguna pakai untuk melaksanakan proses membawa ke tahun hadapan (carry

forward) Pesanan Kerajaan iGFMAS yang masih belum menerima bekalan dan perkhidmatan

(status 00, 10, 20, 22, 32 dan 80).

2.2 Bagi perolehan yang tidak melibatkan penerimaan bekalan dan perkhidmatan seperti perolehan

kerja dan waran udara, proses ini akan melibatkan semua WO / CW / WPUA samada kerja /

penerbangan belum / telah dilaksanakan (status 00, 10, 20, 22, 32 dan 80). Kerja / penerbangan

yang telah dilaksanakan pada tahun sebelumnya akan tertakluk kepada AP58(a). Rujuk MPK

MM-12 Proses Pembayaran Di Bawah AP58(a) Dengan Pesanan Kerajaan.

2.3 Prosedur ini tidak terpakai bagi pesanan kerajaan yang dikeluarkan oleh sistem eP.

3.0 TERMINOLOGI

Tiada

67

Page 68: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK: PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-18 MUKA SURAT : 2/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

Terima arahan daripada JANM untuk melaksanakan Prosedur Penutupan Akhir Tahun Pesanan Kerajaan. (Rujuk Surat Pekeliling PAT)

Penyedia

(PTJ)

2.

Tentukan PO / CO / WO / CW / WPUA yang hendak dibawa ke hadapan/ batal / hapus. Nota: Hanya PO / CO / WO / CW / WPUA Bukan Pukal yang mempunyai peruntukan tahun semasa yang mencukupi boleh dibawa ke hadapan.

Penyedia (PTJ)

3.

Daftar dan Kemas kini Proses Penutupan Akhir Tahun (PAT) Pesanan Kerajaan iGFMAS. (Rujuk MP MM-010 Para 2.1.3 & Para 2.1.5)

Penyedia (PTJ)

4. Semak ketepatan data dan lakukan kelulusan. Kuiri jika maklumat tidak tepat dan ulang langkah 3 hingga selesai. (Rujuk MP MM-010 Para 2.1.4 & Para 2.1.6)

Pelulus (PTJ)

5.

6.

Cetak Senarai Dokumen Penutupan Akhir Tahun Yang Dibawa Kehadapan / Dihapus dan Dibatalkan untuk semakan. (Rujuk MP MM-010 Para 2.1.8) Semak Senarai Dokumen Penutupan Akhir Tahun yang Dibawa Kehadapan / Dihapus dan Dibatalkan. Jika terdapat transaksi gagal, ulang langkah 2 hingga selesai.

Penyedia (PTJ)

Penyedia (PTJ)

68

Page 69: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK: PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-18 MUKA SURAT : 3/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Proses bawa ke hadapan (carry forward) PO / CO / WO / CW / WPUA hendaklah dimasukkan ke

dalam Senarai Semak Proses PAT PTJ.

5.2 PTJ perlu melaksanakan proses PAT mengikut jenis dokumen Pesanan Kerajaan secara satu

persatu seperti berikut :

5.2.1. P3 - Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) - PO

5.2.2. P4 - Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) - CO

5.2.3. P5 - Waran Perjalanan Udara Awam – WPUA

5.2.4. P6 - Pesanan Kerajaan (Kerja) - WO

5.2.5. P7 - Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) - CW

5.3 Sistem akan default tindakan proses PAT kepada tindakan Bawa Kehadapan. Namun demikian,

PTJ boleh mengubah kepada tindakan Hapus / Batal.

5.4 Bagi dokumen WPUA Pukal, sistem akan default kepada tindakan Hapus / Batal.

5.5 No. Dokumen PAT akan dijana semasa proses “Simpan” dokumen oleh penyedia.

5.6 No. Pesanan Kerajaan dan Tarikh Dokumen Pesanan yang dibawa ke hadapan adalah tidak

berubah dan kekal sama seperti dokumen asal.

5.7 PO / CO / WO / CW / WPUA yang mempunyai peruntukan tahun semasa mencukupi sahaja

berjaya dibawa ke hadapan.

5.8 PO yang mempunyai partial GRN tidak boleh dibawa ke hadapan (carry forward). PTJ perlu

membuat Arahan Pengurangan Kuantiti (SI) ke atas baki bekalan dan perkhidmatan yang belum

diterima bagi membolehkan bayaran dibuat. Rujuk MPK MM-09 Proses Arahan Pengurangan

Kuantiti Bekalan Dan Perkhidmatan Dalam iGFMAS

5.9 Peruntukan yang ditanggung pada tahun dokumen dijana akan dilepaskan dan peruntukan tahun

baharu akan ditanggung.

69

Page 70: MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS Prosedur...modul lms –external loan (lms el) kemaskini pada september 2017 kerajaan malaysia manual prosedur kerja igfmas modul material management (mm)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)

TAJUK: PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS

RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-18 MUKA SURAT : 4/4

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.10 Dokumen yang di bawa ke hadapan yang tidak terlibat dengan proses peralihan (conversion)

data induk akan kekal dengan status sedia ada. Contohnya dokumen yang telah berstatus 80

akan kekal dengan status 80, dokumen yang berstatus 10 akan kekal dengan status 10.

5.11 Jika, dokumen yang ingin di bawa ke hadapan terlibat dengan proses peralihan (conversion)

data induk:

5.11.1 No. dokumen, tarikh dokumen dan no. dokumen kawalan akan diberi no. dan tarikh

yang baharu mengikut tarikh proses PAT.

5.11.2 Hanya dokumen berstatus 80 sahaja yang akan kekal berstatus 80. Manakala yang

berstatus 00, 10, 20, 22 dan 32 akan di reset semula ke status 00. PTJ perlu kemas kini

dan hantar semula dokumen untuk kelulusan.

5.12 Bagi dokumen Pesanan Kerajaan P6 & P7 yang mempunyai ID aset atau ID aset AUC yang

belum pernah dibuat bayaran hendaklah dibatal / hapus sekiranya PTJ tersebut terlibat dengan

perubahan kod kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung. Daftar semula Pesanan Kerajaan pada

tahun baharu menggunakan kod baharu sekiranya perlu.

5.13 Status dokumen PAT Pesanan Kerajaan menyenaraikan ID proses yang terdiri daripada 3 status

iaitu:

5.13.1 DEL – senarai dokumen yang dihapus / batal

5.13.2 CFF – senarai dokumen yang di bawa ke tahun hadapan

5.13.3 CCJ – senarai dokumen yang terlibat dengan proses peralihan (conversion)

7.0 RUJUKAN / PEKELILING YANG BERKAITAN

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan

7.1.1 MP MM-010 Penutupan Akhir Tahun

7.2 Pekeliling Perbendaharaan (PP)

70

6.0 LAMPIRAN

6.1 Garis Panduan Penutupan Akhir Tahun iGFMAS (Modul MM) - Lampiran F