PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o...

27
PERANCANGAN STRATEGIK AGENSI SEKTOR AWAM

Transcript of PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o...

Page 1: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

PERANCANGAN

STRATEGIK AGENSI SEKTOR AWAM

Page 2: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

KANDUNGAN

Penyediaan Pelan Strategik

KonsepPengurusan Strategik

Model Pengurusan Strategik Sektor

Awam

Perancangan Strategik Bagi Agensi Sektor Awam

Overview Modul Pelan Strategik

Perantaian Ke Hadapan

Page 3: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

KONSEP

PENGURUSAN

STRATEGIK

Page 4: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

PENGURUSAN STRATEGIK

Proses di mana pemimpin sesuatu organisasimengimpikan masa hadapan yang baik denganmembangunkan prosedur dan operasi yang bersesuaian untuk merealisasinya di sampingmengenal pasti kaedah untuk menilai kejayaantersebut

(Goodstein et al. 1992)”

“Pengurusan strategik pada asasnya adalahproses berterusan yang diambil olehsesebuah organisasi dan ia merangkumi 3 elemen penting iaitu memahamikedudukan strategik organisasi; mengenalpasti dan membangunkan pilihan-pilihanstrategik; dan melaksanakan strategi-strategi yang dipilih

” (Johnson et al. 2005)

People should not be unfamiliar with strategy, Those who understand it will survive, Those who

do not understand it will perish

”Sun Tzu’s the Art of War

Organisation has facing challenges due to complexity and complicatedness

”( Yves Morieux and Peter Tollman, 2014 )

Page 5: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

Pengurusan strategik merupakan proses

berterusan yang perlu dilaksanakan oleh

sesebuah agensi merangkumi beberapa

elemen penting seperti :

memahami kedudukan strategik agensi; mengenalpasti dan membangunkan

pilihan-pilihan strategi dan program; melaksanakan strategi-strategi dan

program yang dipilih; menilai pencapaian pelaksanaan yang

ditetapkan; dan seterusnya membuat penambahbaikan yang

bersesuaian.

Pengurusan strategik merupakan

satu proses perancangan, penyusunan,

pengarahan dan pengawalan

dalam sesebuah organisasi

bagi mencapai misi serta visi

yang telah ditetapkan.

DEFINISI :

PENGURUSAN STRATEGIK MENURUT PERSPEKTIF MAMPU

Page 6: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

4

5

6

3

2

71Impak Globalisasi Ke Atas

Negara

Meningkatkan Dan MengekalkanDaya Saing Negara

Keperluan Kepada Lebih Ramai PemimpinTransformasi

Pembudayaan Nilai Murni Dan Integriti

Penggunaan sumber secaraoptima dan cekap

Mengurus persepsi rakyatterhadap perkhidmatanawam

Mengoptimumkanpenggunaan ICT sebagaipemacu strategik

ISU-ISU STRATEGIK

Page 7: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

Ekspektasi tinggi daripadapelanggan danstakeholders

Sistempenyampaianyang mesrapelanggan danmemudahkanrakyat

Penurunan kuasa(empowerment)

KolaborasiStrategik

Perkongsiansumber dankepakaran

Sejajar denganAgenda Negara/DasarNasional sepertiRMKe-11

Pengurusankewangan danperbelanjaanberhemah(pendekatanOutcome Based Budgeting)

Cabaran membentuk tadbirurus yang strategik danbersepadu

Public engagement (Era Government knows best is over)

RASIONALISASI KEPERLUAN PENGURUSAN

STRATEGIK

Page 8: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

- Bertaraf Dunia

Mampu MenanganiCabaran EkonomiSemasa Serta Memenuhi HarapanRakyat

Profesional dankomited dalammelaksanakantugas secaracekap danberkesan

Rakyat didahulukan, pencapaian(outcome) diutamakan

- Menyediakanperaturan yang telus dan jelas

Proaktif danbersikapketerbukaanterhadappandangan rakyat

Menyediakanmaklumat yang tepat dan telus

Mengamalkantahap etika yang tinggi, jujur danberintegriti

Bertanggungjawabterhadapkeputusan dantindakan demi kepentingan rakyat

HARAPAN

TERHADAP

PERKHIDMATAN

AWAM

Page 9: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

PEMBUDAYAAN PENGURUSAN STRATEGIK

1 2

3 4

KEBERHASILAN

PENGURUSAN

STRATEGIK

• Peningkatan % pembudayaanpengurusan strategik di agensisektor awam

PEMANTAPAN PENGURUSAN STRATEGIK

• Peningkatan % bilangan agensi yang mempunyai pelan strategik

• 740 agensi awam :

o Kementerian

o Jabatan

o SUK/PBT/PDT dll

PENGIKTIRAFAN PENCAPAIAN

• Peningkatan % bilangan agensiyang mendapat pengiktirafan

• Lain-lain penarafan, indeksglobal dan sebagainya

ORGANISASI BERPRESTASI TINGGI (HPO)

• Peningkatan % bilanganOrganisasi Berprestasi Tinggi (HPO)

Page 10: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

PENYEDIAAN

PELAN

STRATEGIK

Page 11: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

A strategic plan is a document used to communicate with the organization the organizations goals, the actions needed to achieve those goals and all of the other critical elements developed during the planning exercise.

(Balanced Scorecard Institute, 2016)

Pelan strategik merupakan komponen terpenting dalam

usaha merangka dan merancang dasar, menentukan

program dan tindakan bagi mencapai matlamat agensi

dan seterusnya menyumbang kepada pencapaian

agenda perkhidmatan awam dan negara.

Definisi Pelan Strategik

Page 12: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

Membantu agensimencapai objektifyang diharapkan

Sejajar denganAgenda Negara

Memperkukuhkan organisasidan memudahkan warga

organisasi mencapaisasaran prestasi

KENAPA PERLU PELAN STRATEGIK?

Page 13: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

13

Page 14: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

National

Stakeholder

Agenda

Performance Past

Customer’s

NeedsborationColla

Stateof Agency

Changes

(Uniqueness)Others

Current State

Strategic alignment with national agenda (RMK11, GTP, State Plan etc)

Stakeholder AspirationWho? Any changes?

Analyzing past performanceHow to improve?

Managing customer needs and expectationHow To Benefit ?

Do we have strategic partners ?Can we do better if we’ve with them ?

Weakness? Strength?

Is there any changes?Act, Regulation, By-Laws, Statutes, Policies

Other factors not yet covered, uniqueness of agency?

Current State : Environmental Scanning ( 8 Dimension)

Page 15: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

15

Desired

State

Where do we

want to be?

Criteria Fullfilled KPIs /

Outcome Achieves

Example:

Criteria of “Leading

Agency” ?

Fullfilled? Not yet?

What are the KPIs of

“Leading agency”?

How do we see our

organization in next

3/5/10 years ?

Desired State : A+ Objective for Agency

Page 16: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

16

Planning & Execution

“MISSION”

Performance Management i.C : Monitoring + Evaluating + Necessary Adjustment

2

1 Strategic Thrust + Strategy + Intervention + Programs + Projects

CURRENT

STATE

D

E

S

I

R

E

D

S

TAT

E

ACTION PLAN / OPERATION PLAN

Page 17: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

PERANCANGAN DAN FORMULASI

1

• Penetapan Hala Tuju Strategik

Agensi

• Penentuan Isu-isu Strategik

• Penentuan Tindakan-tindakan

Strategik

• Penyediaan Dokumen Pelan

Strategik

Berasaskan Model Plan – Do –Check – Action (PDCA)

PELAKSANAAN

2PEMANTAUAN

DAN

PENGUKURAN

PRESTASI

3PENILAIAN

DAN SEMAKAN

SEMULA

4

• Program Kesedaran

• Pelan Operasi

• Peruntukan Sumber-

sumber

• Penyediaan Ekosistem

yang Menyokong

• Pengurusan Perubahan

• Mekanisme Pemantauan

• Mekanisme Pengukuran

• Laporan Pemantauan

dan Pencapaian

• Kajian Semula Program

• Kajian Impak Program

• Menilai Pencapaian

• Menilai

Keberkesanan

• Penambahbaikan

Berterusan

• Kajian Semula Pelan

Strategik

Model Pengurusan Strategik Agensi Sektor Awam

Page 18: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

OVERVIEW

MODUL

PELAN

STRATEGIK

Page 19: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

WHOWHAT WHY

WHEN HOW

Penyediaan pelan strategik mengikut tempoh masa yang bersesuaian, contohnya 5 tahun

Disasarkan kepada agensi awam di pelbagai peringkat

Modul yang mengandungi kaedah umum untuk meyediakan pelan strategik bermula daripada penetapan strategi sehinggalah kepada penyediaan dokumen

Dilaksanakan melalui kaedah khidmat nasihat, perundingan dan juga bengkel.

Membantu memastikan setiap agensi awam mempunyai pelan strategik sebagai panduan utama dalam melaksanakan fungsi dan peranan masing-masing yang menyumbang kepada agenda nasional

MODUL PELAN STRATEGIK

Page 20: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

VISI

STRATEGI

MISI

TERAS STRATEGIK

PROGRAM

Pernyataan rasmi tentang apa yang hendak dicapai olehorganisasi di dalam jangka masa panjang

Pernyataan rasmi tentang matlamat organisasi merangkumi tujuankewujudan organisasi, skop operasi dan mekanisme pelaksanaan

Pernyataan yang menjawab persoalan/isu/fokus strategikorganisasi. Suatu proses yang menjawab kepada persoalan“APAKAH YANG HENDAK DICAPAI?”. Membantu di dalammembangunkan pelan tindakan yang berkesan

Pernyataan mengenai bagaimanakah kaedah pelaksanaan kearah memenuhi perkhidmatan teras agensi

Pernyataan aktiviti-aktiviti utama bagi setiap strategi bagimencapai objektif yang ditetapkan dengan menggunakanPetunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran

ELEMEN UTAMA PELAN STRATEGIK

Page 21: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

1

ANALISIS SWOT

2

7S MCKINSEY

3

ANALISIS PESTEL

Management

Tools

4SMART

5

TOWS MATRIX

6

ERRC

7

MODEL LOGIK

Page 22: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

MODUL PELAN STRATEGIK

MODUL 1

MODUL 2

MODUL 3

MODUL 4

MODUL 5

Mengenal pastiKeperluanStakeholders, Pelanggan dan Rakan Strategik, Penetapan Visi, Misi serta Nilai-Nilai Bersama

Mengenal pastiTeras StrategikBerdasarkanAnalisis SenarioPersekitaran

MenentukanStrategi, Program dan MenetapkanPelan Tindakan

MerencanaPelaksanaan, Pemantauan, dan Penilaian

MendokumentasikanDokumen PelanStrategik

Page 23: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

MODUL DESKRIPSI OBJEKTIF

Mengenalpasti Stakeholders, Pelanggan, Rakan Strategik, Membangunkan Visi dan Penyataan Misi serta Nilai-NilaiBersama

• Mengenal pasti pihak berkepentingan

(stakeholders) dan pelanggan

• Membangunkan Visi dan Misi

• Mengenal pasti nilai-nilai bersama

MODUL 2

Mengenalpasti Teras Strategik dan CabaranMengenalpasti Teras Strategik

berdasarkan analisa senario

persekitaran

MODUL 3

MODUL 1

Menentukan Strategi, Program dan MenetapkanPelan Tindakan

Merangka dan membangunkan pelan

tindakan berdasarkan Teras Strategik

MODUL 4

Merencana Pelaksanaan, Pemantauan, dan PenilaianMerangka dan Menyediakan: - Kaedah dan Pelan Pelaksanaan- Mekanisme Pemantauan - Kriteria Penilaian Bagi Pelan Tindakan

MODUL 5

Mendokumentasikan Pelan Strategik Menyediakan Draf PenulisanPelan Strategik

MODUL PELAN STRATEGIK

Page 24: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

BAB 1 - PENDAHULUANi. Ringkasan Eksekutif Pengenalanii. Latar Belakang Agensiiii. Carta Organisasiiv. Fungsi dan Peranan Agensiv. Punca Kuasa

KATA-KATA ALUAN

BAB 2 - SENARIO PERSEKITARANi. Stakeholders, Pelanggan dan

Rakan Strategik Agensiii. Isu-Isu/Cabaran-Cabaran

Strategik berdasarkan AnalisaSenario Persekitaran

BAB 3 - HALA TUJU STRATEGIKi. Visiii. Misiiii. Moto/Slogan iv. Nilai-Nilai Bersama

1

2

3

4

5

6

BAB 4 – STRATEGI DAN FORMULASI TINDAKANi. Teras Strategikii. Pelan Tindakan

a. Strategib. Programc. Indikator d. Sasaran dan Tahun Sasarane. Pihak Bertanggungjawab

BAB 5 – IMPLEMENTASI KE ARAH KEJAYAANi. Mekanisme Pelaksanaanii. Pemantauaniii. Penilaianiv. Elemen Penentu Kejayaanv. The Way Forward

BAB 6 – PENUTUP

KANDUNGAN PELAN STRATEGIK

Page 25: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

Underestimating time and complexity of execution

Not fully factoring in current commitments

Not anticipating system implications, effects, and pushbacks

Not looking at execution through the eyes of those doing the work

Underestimating needed communication and coordination

The Top Five Mistakes In Action Planning

Page 26: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

1

2

3PELAKSANAAN

• Melaksanakan Strategi & Program Agensi• Memantapkan Pengurusan Organisasi Agensi

seperti melaksanakan Pengurusan Risiko, Penambahbaikan Proses dan Prosedur Kerja (BPR) serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadisebuah Organisasi Berprestasi Tinggi (HPO)

PEMANTAUAN & PENGUKURAN PRESTASI

• Melaksanakan Pemantauan secara bersistematik• Kajian Semula & Kajian Impak Program

PENILAIAN & SEMAKAN SEMULA• Menilai Pencapaian & Keberkesanan Program• Melaksanakan Penambahbaikan• Kajian Semula Pelan Strategik

PERANTAIAN KE HADAPAN

Page 27: PERANCANGAN STRATEGIK - mampu.gov.my · PDF filePengurusan kewangan dan perbelanjaan ... o SUK/PBT/PDT dll PENGIKTIRAFAN ... serta Pengurusan Perubahan ke arah menjadi

27

SEKIAN TERIMA

KASIH