Post on 06-Jan-2020
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 1/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
1. Penyediaan Pesanan Belian
1.1 Sebelum pesanan belian dikeluarkan, pastikan dokumen sokongan berikut dilampirkan:-
PK/PA/PTK(Zon/Seksyen
Kewangan)(a) Borang Permohonan Pembelian-
SOK/KEW/BR002/BUY
(b) Daftar Serahan RO/PO held
(c) PO held yang perlu ditandatangani ringkas dan cop pegawai yang menginput.
(d) Sebut Harga sebagai sokongan untuk pembelian terus.
(e) Minit kelulusan (jika berkaitan)
(f) Salinan sijil yang berkaitan
1.2 Borang pesanan belian yang masih belum digunakan hendaklah disimpan dengan kemas di tempat berkunci bagi memastikan keselamatannya.
PTK(Zon/Seksyen
Kewangan)1.3 Pastikan pesanan dikeluarkan seperti berikut:-
(a) Salinan asal dan pendua diserahkan kepada syarikatmelalui PTJ/Seksyen Kewangan;
(b) Salinan ketiga disimpan di Unit Pembelian PTJ; dan
(c) Salinan keempat disimpan di Zon/Seksyen Kewangan
1.4 Pastikan setiap pesanan yang dikeluarkan ditandatangani oleh pegawai kewangan yang telah diberikuasa.
PK/PA/PTK(Zon/Seksyen
Kewangan)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 2/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
2. Fail Pesanan Belian PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)2.1 Satu daftar pesanan belian hendaklah disediakan bagi pesanan yang telah dikeluarkan dan maklumat berikut hendaklah dicatat pada daftar tersebut.
(a) Nombor siri pesanan “Pre printed”
(b) Nombor pesanan (SAGA)
(c) Nama PTJ
(d) Jumlah
(e) Tarikh commit
(f) Tandatangan PTJ
Pesanan belian hendaklah difailkan di dalam fail mengikut PTJ/ nombor siri sistem SAGA bersama satu daftar pesanan yang mengandungi nombor siri pre printed. PT PTJ/PTK
(Zon/Seksyen Kewangan)
2.2 Daftar ini hendaklah dikemaskini setiap kali pesanan belian baru dikeluarkan.
3. Pesanan Rosak Atau Batal
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
3.1 PT PTJPesanan belian yang telah rosak atau batal tidak boleh dibuang atau dipindahkan ke merata tempat ianya hendaklah dicop batal dan catat tarikh dan sebab dibatalkan pada pesanan tersebut.
3.2 Rekod pesanan yang dibatalkan di dalam daftar pesanan dan failkan pesanan tersebut bersama pesanan yang lain. Tindakan ini dibuat bagi tujuan pemantauan dan untuk mengelakkan penyalahgunaan.
4. Edar Pesanan Belian4.1 Serahkan dua (2) salinan pesanan belian termasuk salinan
asal kepada syarikat.
4.2 Simpan satu salinan pesanan belian di Unit Pembelian PTJ.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 3/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
Tujuan: Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara penyediaan pesanan belian melalui modul Purchasing melalui SAGA Ver 7.4.
Skop: Arahan Kerja ini meliputi semua jenis permohonan pesanan belian.
Keperluan Pengguna:Semua pengguna SAGA hendaklah mempunyai user ID dan password. Sekiranya pengguna belum mendaftar diri sebagai pengguna, sila hubungi Urusetia di Pejabat Bendahari untuk tindakan. SAGA Ver 7.4 boleh digunakan melalui laman web http://mysaga/gdcax/ skrin 1 akan dipaparkan.
5. Tatacara:
5.1 Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA. Masukkan userID dan password untuk memasuki sistem SAGA ver 7.4 dan klik OK.
Skrin 1
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 4/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
5.2 Klik Modul “Distribution”.
5.3 Klik Modul “Purchasing”
Skrin 2
Skrin 3
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 5/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
5.4 Pilih “Process” dan klik “Purchase Order”
5.5 Skrin 5 iaitu ”Purchase Order- Services Only” akan dipaparkan.
i. Pilih ikon dan kemudian klik “selected”.
Skrin 4
Skrin 5
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 6/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
5.6 Pilih ikon . Klik “Selected” seperti skrin di bawah.
5.7 Pada skrin 7, masukkan kod company serta nombor PO pada ruangan “PO Order” seperti mana yang dikehendaki dan tekan OK.
Skrin 7
Skrin 6
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 7/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
5.8 Contoh yang boleh dilihat pada skrin 8 adalah kod Company 0801 untuk nombor PO 010365.
6. COMMIT PESANAN BELIAN (PO)6.1 Pastikan Pesanan Belian yang berstatus HELD bertukar status menjadi
READY sebelum COMMIT PO. Berikut adalah langkah-langkah untuk COMMIT PO:-
Skrin 9
Skrin 8
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 8/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
6.2 Pada skrin 9, klik ikon dan ruangan ”USER FIELDS” seperti di skrin 10 akan dipaparkan.
6.3 Pilih ruangan “order details” untuk menyemak maklumat. Skrin 11 seperti dibawah akan dipaparkan. Tekan OK.
Skrin 10
Skrin 11
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 9/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
6.4 Skrin akan terus memaparkan ruangan “order lines”. Tekan OK.
6.5 Skrin “PC Distribution” seperti dibawah akan dipaparkan. Tekan OK.
Skrin 12
Skrin 13
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 10/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
6.6 Skrin 14 di bawah akan dipaparkan dan pilih ”YES”.
6.7 Skrin “GL DISTRIBUTION” akan dipamerkan. Tekan OK.
Skrin 15
Skrin 14
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 11/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
6.8 Skrin “ACTION” akan dipamerkan dan pilih “NO”.
6.9 Status PO akan bertukar kepada READY dan skrin pilihan “COMMIT” akan dipamerkan. Pilih “YES”.
Skrin 16
Skrin 17
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 12/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
6.10 Skrin “GP Password Input” akan dipamerkan. Masukkan password dan tekan OK.
6.11 Status PO akan bertukar kepada COMMITTED seperti skrin 19 di bawah:
Skrin 18
Skrin 19
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 13/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
7 Mencetak Pesanan Belian
7.1 Klik ikon . Pilih “PO Print”.
7.2 GP Printer Selection akan dipamerkan. Klik ikon untuk mencetak.
Skrin 20
Skrin 21
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 14/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
7.3 Jika Pesanan Belian difaktorkan, pihak penerima perlu didaftarkan mengikut Arahan berikut:
i. Masukkan kod company mengikut PTJ yang telah ditetapkan dan nombor PO pada ruangan “PO Order” seperti mana yang dikehendaki.
ii. Pada skrin 22, Klik ikon . Pilih “Factor PO” sebagaimana skrin 23 berikut.
Skrin 22
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 15/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
iii. Seterusnya skrin 24 seperti di bawah dipaparkan.
Skrin 23
Skrin 24
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 16/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
iii. Klik ikon . Pilih “Selected” seperti skrin di bawah.
iv. Masukkan kod Company dan nombor PO yang hendak difaktorkan. Tekan OK.
v. Masukkan Factoring Company di ruang “Factor Supplier” seperti yang ditunjukkan di bawah. Sebelum itu, pastikan Factoring Company telah berdaftar dengan UPM. Tekan OK.
Skrin 25
Skrin 26
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 17/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
vi. Skrin “PU:Purchase Order akan dipamerkan dan ruang “Factor” akan bertanda (√) yang bermaksud PO itu telah difaktorkan.
8. Pembatalan Pesanan Belian (Forced Completion)
8.1 Pembatalan hanya boleh dilakukan di zon-zon kewangan atas sebab-sebab tertentu ataupun atas arahan PTJ. Berikut adalah langkah-langkah pembatalan Pesanan Belian (PO):
i. Pada modul “Purchasing”. Klik ikon “Process” dan pilih “Forced Completion”.
Skrin 27
Skrin 28
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 18/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
ii. Skrin “PU: Forced Completion” akan dipamerkan.
iii. Masukkan kod Company (kod PTJ) dan no. PO seperti mana yang terdapat pada PO yang hendak dibatalkan. Contohnya pembatalan PO 018631 untuk Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (4001) yang dapat dilihat pada skrin seperti di bawah. Tekan OK.
Skrin 29
Skrin 30
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARIKod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK005/BUY
Halaman: 19/19
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN PESANAN BELIAN Tarikh: 03/01/2011
iii. Skrin 31 akan memaparkan status FORCED.
Skrin 31