PRINSIP-PRINSIP ASAS PENGURUSAN

.

OBJEKTIF

Mentakrif konsep pengurusan Menerangkan peranan seseorang pengurus Menghuraikan fungsi-funsi pengurusan Membezakan antara pengurusan dengan

pentadbiran dan juga antara pengurusan dengan kepimpinan

Prisip dan kemahiran asas pengurusan

KANDUNGAN

Definisi dan konsep pengurusan Huraian peranan seseorang pengurus Fungsi-fungsi pengurusan Perbezaan antara pentadbiran,

pengurusan dan kepimpinan Prinsip dan kemahiran asas

pengurusan

DEFINISI PENGURUSAN ( 1 )

Pengurusan ialah satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan ahli-ahli sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan ( Drucker, 1972 )

DEFINISI PENGURUSAN ( 2 )

Pengurusan adalah berorientasikan kestabilan. Pengurus mengajak individu membuat sesuatu dengan lebih berkesan( Yuki, 1994 )

PENGURUSAN

Proses melakukan sesuatu aktiviti secara cekap dan berkesan melalui manusia

PENGURUSAN

Melibatkan: Sekumpulan pengurus dalam sesebuah

organisasi Tugas-tugas yang dilakukan oleh

pengurus

SIAPAKAH PENGURUS

Seseorang yang menggerakkan matlamat organisasi kepada kejayaan dengan menggunakan manusia, wang dan sumber yang terhad

Seseorang yang mempastikan bakat, kebolehan, kemampuan dan kemahirannya sebagai seorang pemimpin

SIAPAKAH PENGURUS

Seseorang yang melaksanakan tugas berdasarkan prinsip dan perintah yang telah ditetapkan

Seseorang yang mengurus dan membuat dasar

SIAPAKAH PENGURUS

Seseorang yang melaksanakan pelbagai aktiviti untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi yang dipimpinnya

Seseorang yang merancang kejayaan masa hadapan organisasinya

KETRAMPILAN YANG DIPERLUKAN OLEH

PENGURUS

Merancang & Mentadbir

Kerja berpasukan

Pengetahuan yang global

Tindakan strategik

Berkomunikasi

Mengurus kendiri

SUMBER-SUMBER YANG DIURUSKAN OLEH PENGURUS

Manusia ( man )Peralatan / Mesin ( Machine )

Persikataran ( environment )

Kaedah ( method )

Bahan ( material )

Visi dan Misi Organisasi

PERANAN PENGURUS

Lambang Kuasa Ketua Perhubungan Pemimpin Pusat Saluran Maklumat Penyebaran Maklumat Jurucakap Organisasi

PERANAN PENGURUS

Usahawan Penyelesaian ganguan Pengagihan sumber Perundingan Pakar Teknikal

FUNGSI PENGURUSANHenri Fayol ( 1916 )

Planning ( Merancang ) Organising ( Mengelola ) Directing ( Mengarah ) Coordinating ( Mengkoordinasi ) Controlling ( Mengawal )

FUNGSI PENGURUSANGullick & Urwick ( 1937 )

Planning ( Merancang ) Organising ( Mengelola ) Staffing ( Menggunakan staf ) Directing ( Mengarah ) Coordinating ( Mengkoordinasi ) Reporting ( Melapor ) Budgeting ( Menyedia Belanjawan )

FUNGSI-FUNGSI SEORANG PENGURUS

Merancang( Planning )

Mengelola( Organising )

Mengawal( Controlling )

Memimpin( Leading )

MERANCANG

Menetapkan matlamat dan objektif organisasi

Menentukan bagaimana mencapainya Mengumpul dan menganalisis

maklumat Menentukan tugas yang perlu

dijalankan bagi mencapai matlamat

PERANCANGAN BERKESAN MELIBATKAN:

1. Membuat keputusan berdasarkan strategi yang hendak dilaksanakan bagi mencapai sesuatu objektif

2. Pengagihan sumber ( kepada bahagian-bahagian tertentu dalam organisasi )

PERANCANGAN BERKESAN MELIBATKAN:

3. Penjadualan bagi memastikan matlamat tercapai

4. Penyediaan sistem kawalan ( agar tindakan pembetulan dapat diambil )

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT PERANCANGAN

1. Memilih matlamat untuk organisasi & sub-unit

2. Membentuk program untuk mencapai matlamat dengan cara yang sistematik

3. Manusia dan masa diutamakan – kebolehcapaian & boleh diterima oleh pekerja

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT PERANCANGAN

4. Mengutamakan sumber manusia dan jangkamasa di mana objektif pencapaiannya adalah realistik dan jangkamasa adalah berpatutan

AKTIVITI DALAM PROSES PENGURUSAN ( Perancangan )

Bil. Fungsi Matlamat Aktiviti

1. Merancang Menentukan aliran tindakan

Membuat unjuranMenetapkan objektifMenentukan strategiMembina programMemperuntukan

belanjawanMenentukan dan

membina prosedur Menggubal dasar

MENGELOLA

Bagaimana mendapatkan kemudahan, staf, sumber bahan dan lain-lain

Menentkan rangka kerja yang cekap melalui proses penentuan kerja atau pembahagian tugas

Membahagikan kumpulan kerja dalam bentuk, susunan atau struktur organisasi tertentu

MENGELOLA

Menentukan struktur kewibawaan dan mekanisme organisasi

Membina dan mendefinisikan kaedah dan prosedur

Memilih dan memberitahu staf mengenai sumber yang ada / tersedia atau yang boleh diperolehi

AKTIVITI DALAM PROSES PENGURUSAN ( pengelolaan )

Bil. Fungsi Matlamat Aktiviti

2. Mengelola Menyusun dan

mengaitkan tugas

ke arah

pencapaian

objektifMemilih dan

menetapkan

sumber manusia

yang

berkelayakan

dalam organisasi

Menubuhkan struktur

organisasiMenetapkan

hubunganMewujudkan diskripsi

tugas penjawatan Menentukan sumber

manusiaMenjalankan orientasiMenjalankan latihanMembangunkan

kerjaya

MEMIMPIN

Mengambil daya usaha dan inisiatif dalam menggerakkan sesuatu

Memimpin dan menentukan hala tuju kepada kumpulan

Menentukan jangka waktu dan kos Mengeluarkan arahan Memberi panduan, dorongan dan ransangan Memberi bimbingan, latihan, teguran dan tunjuk ajar

dalam mencapai sesuatu matlamat

AKTIVITI DALAM PROSES PENGURUSAN

Bil. Fungsi Matlamat Aktiviti

3. Memimpin Menghasilkan tindakan yang perlu untuk mencapai objetif yang ditetapkan

Menangani

perubahanMengurus konflikMenyelaras kerja-

kerja atau tugas (

task )MotivasiMenurunkan kuasa

MENGAWAL

Menyelia proses pelaksanaan Membuat pemerhatian dan pencerapan Membuat penilaian prestasi Membuat laporan mengenai kemajuan Membetulkan kesalahan & penyelewengan Membuat penilaian di peringkat-peringkat

peleksanaan perancangan

AKTIVITI DALAM PROSES PENGURUSAN ( Mengawal )

Bil. Fungsi Matlamat Aktiviti

4. Mengawal Menentukan kemajuan ke arah pencapaian objektif sebagaimana yang telah dirancang dan ditentukan

Menyediakan

sistem ganjaranMembuat tindakan

pembaikan dan

pembetulanMelaksanakan

aktiviti pengukuran

pencapaian

organisasiMenetapkan piawai

prestasiMewujudkan sistem

laporan makluim

balas

PENTADBIRAN

Pentadbiran adalah satu proses yang memusatkan kepada identifikasi, penyelenggaraan, pengawalan & penyertaan sumber-sumber berupa tenaga manusia atau bahan dalam satu sistem yang bersepadu dibentuk untuk mencapai objektif yang ditetapkan( Knezevich, 1975 )

PERBEZAAN

Dimensi Pentadbiran Pengurusan

1. Objektif Dinyatakan dalam bentuk umum

Dinyatakan dengan lebih spesifik

2. Faktor kejayaan

Mengelakkan kesilapan

Mencari kejayaan

3. Struktur Hirarki tinggi Pengamanahan ( delegation ) terbatas

Hirarki rendah Pengamanahan maksimum

4. Kemahiran Literasi melalui laporan dan nota

Numerasi melalui statistik dan angka

PERBEZAAN

Dimensi Pentadbiran Pengurusan

5. Sikap PasifKurang sesitif

terhadap masaCuba mengelakkan

risikoPenekanan pada

prosedurBertindak seragam

AktifSensitif terhadap

masaAmbil risiko

seminima mungkin Penekanan pada

keputusanBertindak dengan

bebas

PENTADBIRAN

Objektif yang umum mengelak kesilapan Hirarki tinggi dan pengamanahan yang terbatas

Berpandukan laporan dan nota-nota

Bersikap pasif; kurang sensitif

terhadap masa, mengelak

risiko; penekanan terhadap

prodsedurTindakan seragam

PENGURUSAN

Objektif spesifik mencari kejayaan

Hirarki rendah dan pengamanahan yang maksimum

Berpandukan statistik dan angkaAktifSensitif terhadap masaMeminimumkan risikoMenekankan hasilTindakan bebas

KEPIMPINAN

Suatu proses mempengaruhi orang lain untuk mencapai matlamat organisasi

PERBEZAAN ANTARA PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN

Bil. Pengurusan Kepimpinan

1. Pengurus mentadbir Pemimpin buat motivasi

2. Pengurus seorang yang suka tiru orang lain

Pemimpin suka keaslian

3. Pengurus mengekalkan keadaan yang sedia ada

Pemimpin membaiki / membangun / mengembang

4. Pengurus memberi perhatian pada sistem dan struktur

Pemimpin memberi perhatian pada orang lain

5. Pengurus bergantung kepada kawalan

Pemimpin menggalak kepercayaan

6. Pengurus mempunyai pandangan jangka pendek

Pemimpin mempunyai pandangan jangka panjang

7. Pengurus bertanya: Bagaimana dan Bila?

Pemimpin bertanya: Apa dan Kenapa?

8. Pengurus membuat sesuatu dengan betul

Pemimpin membuat sesuatu yang betul

PERBEZAAN ANTARA PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN

Pengurusan

Membuat arahan dan konsistenMerancang / membuat

belanjawanMengelola / menyediakan

stafMengawal /

menyelesaikan masalah

Kepimpinan

Membuat perubahan dan pergerakanMembina visi / mencari

strategiMenjajar ( aligning )

manusia / berkomunikasiMemberi motivasi /

galakan

PRINSIP-PRINSIP ASAS

Pembahagian kerja Autoriti & tanggungjawab Displin Keseragaman arahan Kesepaduan halatuju Mengutamakan kepentingan umum

berbanding kepentingan individu

PRINSIP-PRINSIP ASAS

Imbuhan Pemusatan Rantaian autoriti ( Line of Authority ) Tertib ( order ) Kesamarataan Kestabilan masa berjawatan Inisiatif Semangat kekitaan

KEMAHIRAN ASAS PENGURUSAN

KEMAHIRAN AM Kemahiran konsepsual Kemahiran perhubungan manusia Kemahiran teknikal Kemahiran politikal

KEMAHIRAN ASAS PENGURUSAN

KEMAHIRAN SPESIFIK Kawalan organisasi dan sumber Penyelarasan organisasi Pengendalian maklumat Pertumbuhan / perkembangan organisasi Motivasi pekerja / pengurusan konflik Penyelesaian masalah

RUMUSAN

PENGURUS: Menggerakkan kejayaan pencapaian

matlamat organisasi dengan menggunakan manusia, wang dan sumber yang terhad

Mempastikan bakat, kebolehan, kemampuan dan kemahirannya sebagai seorang pemimpin

Melaksanakan tugas berdasarkan prinsip, perintah yang telah ditetapkan

Melaksanakan dasar dan membuat dasar

Melaksanakan pelbagai aktiviti untuk mencapai objektif dan matlamat organisasi yang dippimpinnya

Merancang kejayaan masa hadapan organisasi

RUJUKAN

Bennis, W.G. ( 1989 ). On becoming a leader. Addison-Wesley. Reading Mass.

Fayol, H.( 1949 ). General and Industrial Administration. Pitman. New York.

Kotter, J.P. ( 1990 ). A force for change; How leadership differs from management. Free Press. New York.

Mintzberg, H.( 1979 ). The nature of managerial work. NJ. Prentice Hall.

Rees, D.W. (1990 ). The skills of management. 2nd. Ed. Routledge. New York.

Robbins, S.P. ( 1996 ). Managing today. NJ. Prentice Hall. Yuki, G. ( 1995 ). Leadership in Organization. Englewood Cliff.

NJ. Prentice Hall.