Post on 27-Sep-2015
description
*
PENULISAN LAPORAN
Mohd Syazwan Bin Mohd Zamri
Mohd Rafai Bin Hassan
*
FUNGSI LAPORAN
MENYAMPAIKAN MAKLUMAT TENTANG (GIVE INFORMATION)Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu perkara, isu, projek
Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek
Bahan rekod untuk rujukan akan datang
*
...sambung...
MEMBUAT KESIMPULANProses sesuatu perkara, projek
Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau kegagalan sesuatu perkara, projek)
Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian
*
...sambung...
MEMBERI IDEA/PERAKUAN (PUT FOWARD IDEAS/RECOMMENDATION) Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/ kegagalan sesuatu perkara, projekMemberi idea untuk menyelesaikan sesuatu masalah
mengemukakan cadangan khusus untuk menyelesaikan sesuatu masalah
*
KUALITI LAPORAN
Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui
prinsip 5C+1P:-
BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE)Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan accountable (stand by your statement, e.g. on figures and facts)
Gunakan data semasa
Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai perbandingan
*
PADAT (CONCISE)Tulis seberapa ringkas yang boleh
Ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara yang perlu
*
LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE)Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap
Lampiran yang perlu, disertakan
Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka (berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM)
Menyatakan bahan-bahan rujukan
*
JELAS(CLEAR)Huraian yang jelas
Menggunakan bahasa yang mudah difahami
Mengikut urutan logik (logical sequence)
Susun atur yang baik dan menarik (layout)
Ilustrasi yang menarik dan pelbagai
*
Penggunaan Bahasa
Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggeris disertakan.Mengguna ejaan baru.Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnyaPenjelasan dalam kurungan, atau
Nota kaki, atau
Lampiran penjelasan istilah, dan
Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).
*
MEYAKINKAN(CONVINCING)Matlamat utama kertas untuk mendapat sokongan/pertimbangan.
Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument) perlu meyakinkan.
*
BERSOPAN (POLITE)Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang bersesuaian, tidak keras.
*
PERSEDIAAN
Perlu tahu 5W+1S:
Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)Apa tujuan/objektif laporan (What?)Jangka masa (When?)Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)Skop/lingkungan (Scope?)*
STRUKTUR UMUM
Tidak terdapat struktur khusus (no set structure).
Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan (pattern) berikut :
Rumusan
Cadangan/Syor/Perakuan
Lampiran
Bibliography
Glossary
Illustration
Acknowledgement
Index
Muka tajuk / (Title page)AluanRingkasan/abstrakJadual KandunganPengenalan (introduction)IsiRujukanNota kaki*
JENIS LAPORAN
Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis laporan, antaranya:-
Laporan Minit MesyuaratLaporan BeritaLaporan PemeriksaanLaporan PenyiasatanLaporan KajianLaporan LawatanLaporan TahunanLaporan Kejadian/PeristiwaLaporan AktivitiLaporan Klinikal, dll*
LAPORAN BERITA
Pengenalan
Tubuh/Isi
Penutup
Prinsip penulisan berita : 5W + 1H
What (apa): apa yang berlaku
Where (di mana): di mana berlaku
When (bila): bila ia berlaku
Who (siapa): siapa terlibat
Why (kenapa): kenapa berlaku
How (bagaimana): bagaimana berlaku
*
LAPORAN LAWATAN
Tajuk lawatanTujuan dan skop laporanHuraian lawatan, tempat, bila, tempohItineri lawatanDapatan, maklumat hasil lawatanUlasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatanKesimpulan/rumusanSyor/Cadangan/Perakuan Lampiran*
LAPORAN TAHUNAN
Tujuan Latar belakang organisasiFungsi dan perananBidang tugas dan tanggungjawabAktiviti utamaLaporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas.Perancangan program aktiviti awal tahun.Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit
Sasaran dan pencapaian
Masalah dan kekangan
Implikasi kos dan sumber
Penilaian pencapaianPengurusan dan pentadbiranSumbanganKesimpulan/RumusanSyor*
SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM.