Post on 13-Jul-2015
DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 1
BAB 14 : PENGURUSAN PROJEK
14.1 KEPENTINGAN PENGURUSAN PROJEK/THE IMPORTANCE OF PROJECT MANAGEMENT
14.1.1 Projek Yang Tersasar Dan Kegagalan Sistem
Hanya 29% dari pelaburan teknologi bagi pembangunan projek berjaya disiapkan
dalam masa, budget, fungsi yang ditetapkan.
Antara 30 sehingga 40% dari kesemua projek perisian adalah projek yang
tersasar dari jadual dan budget pembangunan asalserta gagal untuk berfungsi
mengikut spesifikasi.
Pembangunan projek tanpa pengurusan yang sepatutnya akan mengalamai
akibat berikut:-
i. Kos yang melebihi budget yang ditetapkan / Costs that vastly exceed
bugets
ii. Terlebih masa yang tidak terjangka / Unexpected time slippage
iii. Prestasi teknikal kurang dari yang dijangka/ Technical performance that is
less than expected
iv. Gagal untuk mendapatkan faedah yang dijangkakan / Failure to obtain
anticipated benefits
Sistem yang dihasilkan dari projek yang gagal selalunya tidak digunakan mengikut objektif
sebenarnya, atau pun langsung tidak digunakan sama sekali.
14.1.2 Objektif pengurusan projek
Projek merupakan satu jujukan aktiviti yang bersaling-kait bagi mencapai
objektif khusus perniagaan.
Projek sistem maklumat termasuk:
i. Pembangunan sistem maklumat baru
ii. Mengembangkan sistem sedia ada
iii. Menaiktaraf/menggantikan infrastruktur teknologi maklumat firma
Pengurusan projek – merujuk kepada penggunaan pengetahuan, kemahiran,
peralatan dan teknik untuk mencapai sasaran spesifik dalam kekangan bajet dan
masa tertentu.
Pengurusan projek bagi sistem maklumat perlu berdepan dengan lima
pembolehubah utama:
i. Skop-apa yang tugas perlu atau tidak perlu ada dalm projek
ii. Masa-tempoh masa untuk siapkan projek
iii. Kos- berdasarkan masa yang diperlukan untuk siapkan projek serta kos
sumber manusia. Termasuk kos perkakasan, perisian dan ruang kerja
iv. Kualiti- pengukur kepada kejayaan projek berdasarkan objektif yang
ditetapkan oleh pengurusan
v. Risiko-masalah yang berpotensi untuk mengancam kejayaan sesuatu
projek
DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 2
14.2 PEMILIHAN PROJEK
14.2.1 Struktur Pengurusan Bagi Projek Sistem Maklumat
14.2.2 Linking Business Projects To The Business Plan
Information System Plan
Support their overall business plan and which stratgeic systems are incorporated
into top-level planning
Serves as a road map indicating the direction of systems development, the
rationale, the current systems/situation, new developmnet to consider, the
management strategy, the implementation plan and the budget.
14.2.3 Critical Success Factors
Bagi membangunkan perancangan sistem maklumat yang efektif, organisasi
harus memahami keperluan maklumat jangka panjang dan jangka pendek.
Pendekatan Analisa Strategik(Critical Success Factors-CSFs) atau Faktor Kejayaan
Kritikal menyatakan, keperluan maklumat sesebuah organisasi bergantung
kepada pengurus.
CSF dibentuk oleh industri, firma dan pengurus serta persekitaran.
Contoh industri automobil , CSFsnya adalah penggayaan, kualiti dan kos.
MANAGEMENT CONTROL OF SYSTEMS PROJECTS: Each level of management in the hierarchy is responsible
for specific aspects of systems projects, and this structure helps give priority to the most important systems
projects for the organization.
DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 3
Dibangunkan melalui temubual secara perseorangan kepada 3 hingga 4 orang
pengurus.
14.2.4 Portfolio Analysis
Porfolio Analysis digubakan untuk menilai sitem projek alternatif.
Menyimpan semua maklumat organisasi, projek sistem dan aset, infrasrtuktur,
kontrak luar dan lesen.
Setiap projek sistem maklumat ada risiko dan faedah tersendiri.
Walaubagaimanapun, tiada ideal profile bagi semua firma.
Bagi industri maklumat-intersive (contoh kewangan) perlua ada beberapa projek
berisiko tinggi dengan pulangan yang tinggi.
Non-intensive – fokus kepada projek yang memberi pulangan yang tinggi dengan
risiko yang rendah
Paling diingini adalah projek yang memberi pulangan yang tinggi dengan risiko
yang rendah, dan projek yang dielakkan adalah projek yang memberi pulangan
yang rendah, risiko yang tinggi.
A SYSTEM PORTFOLIO: Companies should examine their portfolio of projects in terms of
potential benefits and likely risks. Certain kinds of projects should be avoided altogether and
others developed rapidly. There is no ideal mix. Companies in different industries have different
profiles.
DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 4
14.2.5 Scoring Models.
Sesuai digunakan untuk memilih projek yang perlu memenuhi banyak kriteria.
Tentukan pemberat pada pelbagai features sistem dan kira jumlah pemberat.
Jumlah pemberat paling tinggi menunjukkan alternatif yang paling sesuai untuk
digunakan.
14.3 MENINGKATKAN NILAI PERNIAGAAN DENGAN SISTEM MAKLUMAT
14.3.1 Kos Dan Kebaikan Sistem Maklumat.
Tangible benefits-boleh dikira dan dinilai dengan nilai wang
Intangible benefits- perkhidmatan pelanggan yang lebih efektif atau
meningkatkan keupayaan pembuatan keputusan. tidak boleh dengan serta-
merta diukur tetapi boleh membawa kepada keuntungan yang boleh diukur
dalam jangka masa panjang.
Contoh: DSS, computer supported collaborative work systems.
14.3.1.1 Capital budget for IS.
Bergantung kepada aliran tunai syarikat.
Digunakan untuk mengukur nilai pelaburan jangka masa
panjang.
CRITERIA WEIGHT SYSTEM A % SYSTEM A
SCORE
SYSTEM B % SYSTEM B
SCORE
Online order entry 4 67 268 73 292
Customer credit check 3 66 198 59 177
Inventory check 4 72 288 81 324
Warehouse receiving 2 71 142 75 150
ETC
GRAND TOTALS 3128 3300
Scoring Models.
DDC3013/3473 Management Information System TOPIK 10
HSH Page 5
Untuk menentuukur faedah bagi sesuatu projek, pengiraan
terhadap semua kos dan faedah perlu diambil kira.
Projek yang kos melebihi faedah perlu disingkirkan,
walaubagaimanapun, jika faedah melebihi kos, analisa
kewangan tambahan diperlukan untuk menentukan samada
projek memberi kesan yang baik.
14.3.2 Real Options Pricing Models (ROMPs)
Real options Pricing Model (ROPMs) menggunakan konsep penilaian pilihan yang
digunapakai oleh industri kewangan.
Pilihan pada asasnya adalah hak, bukan kewajipan, bertindak pada masa depan.
14.3.3. Limitations Of Financial Models.
Fokus tradisi yang diginakan yang mana hanya menekankan atau mengutamakan
kewangan dan aspek teknikal sistem maklumat akan membuatkan organisasi
terlepas pandang pada aspek sosial dan dimensi organisasi yang boleh
mempengaruhi kos sebenar dan faedah yang diperolehi dari pelaburan tersebut.
14.4 MANAGING PROJECT RISK
14.4.1 Dimensi Risiko Projek
Tahap risiko projek dipengaruhi oleh:
a) Saiz projek
Ditentukan menerusi kos, masa dan jumlah unit organisasi yang terlibat
Lebih besar saiz projek, lebih tinggi risiko
b) Struktur projek
Lebih bersturktur sesebuah projek, keperluan adalah lebih jelas, maka hasil
dan proses boleh ditarifkan dengan mudah.
c) Pengalaman dan Teknologi
Risiko projek meningkat jika pasukan dan kakitangan sistem maklumat
mempunyai kurang pakar teknikal yang diperlukan. Jika pasukan kurang arif
mengenai perkakasan, perisian sistem, perisian aplikasi atau pengurusan
pengkalan data yang diperlukan untuk sesuatu projek, kemungkinan projek
akan menghadapi masalah teknikal atau mengambil masa yang panjang
untuk disiapkan.