Post on 21-Oct-2015
description
FORMAT MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat seharusnya mempunyai dan menepati kehendak format yang
telah ditetapkan seperti berikut:
Butiran awal mesyuarat
Merangkumi nama mesyuarat, nombor bilangan mesyuarat, tahun, tarikh, masa
dan tempat berlangsungnya mesyuarat.
Kehadiran :
Susunan nama bermula dengan nama pengerusi dan nama-nama seterusnya mengikut
kekananan ahli mesyuarat di bawah tajukHadir. Ahli yang tidak hadir dicatatkan di
bawah tajuk Tidak Hadirdengan menyatakan sebab ketidakhadiran. Sekiranya ada
pegawai-pegawai yang bukan ahli dijemput khas, senarai nama mereka perlu dicatat di
bawah tajuk Hadir Bersama.
Struktur minit mesyuarat
1. Perutusan pengerusi
2. Pengesahan minit mesyuarat
3. Perkara – perkara berbangkit / maklum balas
4. Perbincangan agenda baru / pembentangan kertas kerja
5. Hal – hal lain
6. Penutup
Nama penyelia dan penyemak minit mesyuarat
Nama penyelia dan penyemak minit boleh dimasukkan sebagai tanda
pertanggungjawaban.
( Catatan berkaitan nama dan tandatangan pengesah minit mesyuarat tidak perlu
dimasukkan. Minit mesyuarat akan disahkan sewaktu mesyuarat dijalankan ).
Penomboran
Disusun berbeza dengan menggunakan nombor mengikut system perpuluhan atau
menggabungkan dengan huruf kecilb dan angka roman kecil dalam kurungan.
Gaya bahasa
Catatan tindakan
Catatan tindakan ditulis secara tebal dengan merekodkan nama pegawai yang akan
melaksanakan tindakan tersebut atau sekadarmakluman.
Bahasa yang padat, tepat, ringkas dan jelas
Bersifat formal dengan menggunakan bahasa tulisan. Penggunaan bahasa lisan
perlulah dielakkan.
Tindakan ke atas minit
Tindakan – tindakan yang mungkin dilakukan ke atas minit ialah meminda, membetul
atau mengesahkannya. Jika tiada pindaan, isitilah mengesahkan atau disahkan dan
ungkapan tanpa sebarang pindaan digunakan seperti contoh yang berikut:
Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan.
Jika ada pindaan, istilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapandengan
pindaan digunakan. Contoh:
Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan berikut:
Sila lihat lampiran contoh minit mesyuarat
SEKOLAH ........................................................................................................................
CONTOH FORMAT TERKINI
MINIT MESYUARAT...................................................... BIL ………/TAHUN......………..
Tarikh : ................................................................................................................ ...........
Masa : ...........................................................................................................................
Tempat :...........................................................................................................................
Hadir : ...........................................................................................................................
(senarai nama ikut kekananan )
Hadir Bersama : ...........................................................................................................................
(senarai nama ikut kekananan )
Urus setia :...........................................................................................................................
(senarai nama ikut kekananan )
1 PERUTUSAN PENGERUSI
1.1
Tindakan:
1.2.
Tindakan:
1.3.
Tindakan:
2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan
@
Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan berikut:
3 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT:
3.1.
Tindakan:
3.2.
Tindakan:
4 PERKARA-PERKARA BAHARU
4.1.
Tindakan:
4.2.
Tindakan:
4.3.
Tindakan:
5 HAL-HAL LAIN
5.1.
Tindakan:
5.2.
Tindakan:
5.3.
Tindakan:
6 PENUTUP
6.1
6.2
6.3
Urus setia ( nama agensi/bahagian/unit)
Tarikh (tarikh minit mesyuarat disediakan)
Disemak oleh,
……………………...............................………
( )
Pengerusi