FORMAT MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat seharusnya mempunyai dan menepati kehendak format yang

telah ditetapkan seperti berikut:

Butiran awal mesyuarat

Merangkumi nama mesyuarat, nombor bilangan mesyuarat, tahun, tarikh, masa

dan tempat berlangsungnya mesyuarat.

Kehadiran :

Susunan nama bermula dengan nama pengerusi dan nama-nama seterusnya mengikut

kekananan ahli mesyuarat di bawah tajukHadir. Ahli yang tidak hadir dicatatkan di

bawah tajuk Tidak Hadirdengan menyatakan sebab ketidakhadiran. Sekiranya ada

pegawai-pegawai yang bukan ahli dijemput khas, senarai nama mereka perlu dicatat di

bawah tajuk Hadir Bersama.

Struktur minit mesyuarat

1.           Perutusan pengerusi

2.           Pengesahan minit mesyuarat

3.           Perkara – perkara berbangkit / maklum balas

4.           Perbincangan agenda baru / pembentangan kertas kerja

5.           Hal – hal lain

6.           Penutup

Nama penyelia dan penyemak minit mesyuarat

Nama penyelia dan penyemak minit boleh dimasukkan sebagai tanda

pertanggungjawaban.

( Catatan berkaitan nama dan tandatangan pengesah minit mesyuarat tidak perlu

dimasukkan. Minit mesyuarat akan disahkan sewaktu mesyuarat dijalankan ).

Penomboran

Disusun berbeza dengan menggunakan nombor mengikut system perpuluhan atau

menggabungkan dengan huruf kecilb dan angka roman kecil dalam kurungan.

Gaya bahasa

Catatan tindakan

Catatan tindakan ditulis secara tebal dengan merekodkan nama pegawai yang akan

melaksanakan tindakan tersebut atau sekadarmakluman.

Bahasa yang padat, tepat, ringkas dan jelas

Bersifat formal dengan menggunakan bahasa tulisan. Penggunaan bahasa lisan

perlulah dielakkan.

Tindakan ke atas minit

Tindakan – tindakan yang mungkin dilakukan ke atas minit ialah meminda, membetul

atau mengesahkannya. Jika tiada pindaan, isitilah mengesahkan atau disahkan dan

ungkapan tanpa sebarang pindaan digunakan seperti contoh yang berikut:

Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan.

Jika ada pindaan, istilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapandengan

pindaan digunakan. Contoh:

Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan berikut:

Sila lihat lampiran contoh minit mesyuarat

SEKOLAH ........................................................................................................................

CONTOH FORMAT TERKINI

MINIT MESYUARAT...................................................... BIL  ………/TAHUN......………..

Tarikh                                      : ................................................................................................................ ...........

Masa                                       : ...........................................................................................................................

Tempat                                    :...........................................................................................................................

Hadir                                       : ...........................................................................................................................

(senarai nama ikut kekananan )

Hadir Bersama                      : ...........................................................................................................................

(senarai nama ikut kekananan )

Urus setia                                :...........................................................................................................................

(senarai nama ikut kekananan )

1 PERUTUSAN PENGERUSI

     

1.1

                                                                                        Tindakan:           

1.2.

                                                                                       Tindakan:           

1.3.

                                                                                                       Tindakan:           

2 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan

                                     @

                                                                  

Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan berikut:

3 PERKARA-PERKARA  BERBANGKIT:

3.1.

                                                                                                       Tindakan:           

3.2.

                                                                                       Tindakan:           

4 PERKARA-PERKARA BAHARU

4.1.

                                                                                                       Tindakan:           

4.2.

                                                                                       Tindakan:           

4.3.

                                                                                                       Tindakan:           

5 HAL-HAL LAIN

5.1.

                                                                                                       Tindakan:           

5.2.

                                                                                       Tindakan:           

5.3.

                                                                                                       Tindakan:           

6          PENUTUP

            6.1

           

            6.2

            6.3

Urus setia ( nama agensi/bahagian/unit)

Tarikh (tarikh minit mesyuarat disediakan)

  Disemak  oleh,

  ……………………...............................………                            

(                                            )

              Pengerusi