Post on 09-Jan-2016
description
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 1/40
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 0 dari 40 !ala"an
BAHAN AJAR
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN
MUTUISO 9001 : 2008
Disampaikan pada:
Dikla !"mand#an !"n$#s#nanD%k#m"n M## ISO SMK
!USAT !EN&EMBAN&AN DAN !ENBERDA'AAN!ENDIDIK DAN TENA&A KE!ENDIDIKAN SENI DAN
BUDA'A
TAHUN
2012
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 2/40
KATA !EN&ANTAR
Direktorat Pembinaan SMK terus berupaya untuk meningkatkan kinerja
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dengan berbagai macam program dan
kegiatan semenjak beberapa tahun terakhir. Salah satu program yang
dikembangkan adalah pendampingan penyusunan dokumen mutu SMM SNI
IS !""#$%""&. Dalam rangka kerjasama dengan Direktorat Pembinaan SMK
dalam penyusunan dan persiapan penerapan sistem manajemen mutu SNI
IS !""#'%""& PPPPK Seni dan *udaya mengembangkan beberapa bahan
ajar yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pendampingan.
*ahan ajar (D%k#m"nasi Sis"m Mana)"m"n M## SNI ISO
9001:2008* berisi mengenai pengertian dokumen dokumen mutu
identi+kasi dokumen mutu dan pengendalian dokumen mutu IS !""#$%""&
dan I,- %$%"" serta dilengkapi dengan langkah'langkah penerapannya.
Diharapkan dengan adanya bahan ajar ini semua pihak yang
berkepentingan dapat berpartisipasi secara optimal dan pelaksanaan
pelatihan bisa berlangsung lancar sesuai dengan sasaran yang ingin
dicapai.
/ogyakarta #% ktober %"#%
Kepala PPPPK Seni dan *udaya
Drs. Sardi M.Pd
NIP #!01"1"#!&0"2#""#
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 1 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 3/40
DA+TAR ISI
Hal
KataPengantar ...........................................................................................
#
Da3tar
Isi ....................................................................................................
%
Da3tar
abel... ............................................................................................ .
2
4losarium ............................................................................................
.......
1
*-* I. Pendahuluan ........................................................................
......
5
-. Pengertian
Dokumen...............................................................
*. Persyaratan dokumentasi IS
!""#$%""&..................................
5
*-* II. Identi+kasi Dokumen
Mutu...........................................................
&
-. 6raian
Materi........................................ .................................
*. 7embar
Kerja .........................................................................
&
%"
*-* III. Pengendalian Dokumen dan
8ekaman ..........................................
%2
-. 6raian
Materi .........................................................................
*. 7embar
Kerja ........................................................................
%2
22
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 2 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 4/40
DA+TAR TABE,
abel %.# $ -cuan yang digunakan
abel %.% $ -nalisis Kebutuhan Instruksi Kerja
abel %.2 $ 9enis dokumen yang terdapat pada unit 3ungsional
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 3 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 5/40
&,OSARIUM
• R"kaman adala- d%k#m"n yang menyatakan hasil yang dicapai atau
memberi bukti pelaksanaan kegiatan• M## adala- derajat yang dicapai oleh ka.ak".isik yang inheren
dalam memenuhi p".s$a.aan
• !".s$a.aan adala- kebutuhan atau harapan yang dinyatakanbiasanya tersirat atau :ajib K "p#asan p"lan//an adala- persepsipelanggan tentang derajat telah dipenuhinya p".s$a.aan pelanggan
• K%mp""n adala- kemampuan yang dapat ditunjukkan untukmenerapkan pengetahuan dan keterampilan
• Sis"m adala- kumpulan unsur'unsur yang saling terkait atau interaksi
• Sis"m mana)"m"n adala- sis"m untuk menetapkan kebijakan dansasaran serta untuk mencapai sasaran itu
• Sis"m mana)"m"n m## adala- sis"m mana)"m"n untukmengarahkan dan mengendalikan %./anisasi dalam hal m##
• K"i)akan m## adala- maksud dan arahan secara menyeluruhsebuah %./anisasi yang terkait dengan m## seperti yang dinyatakansecara resmi oleh pimpinan puncak
• Sasa.an m## adala- sesuatu yang dicari atau dituju berkaitandengan m## mana)"m"n
• !impinan p#nak adala- orang atau kelompok orang yangmengarahkan dan mengendalikan %./anisasi pada tingkat tertinggi
• !"."nanaan m## adala- bagian dari mana)"m"n m## yangdi3okuskan ke penetapan sasa.an m## dan merincikan p.%s"s
operasional dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk memenuhisasaran mutu• !".aikan ".k"sinam#n/an adala- kegiatan berulang untuk
meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan• P"lan//an adala- %./anisasi atau orang yang menerima p.%d#k
• !"mas%k adala- %./anisasi atau orang yang menyediakan p.%d#k
• !i-ak ".k"p"nin/an adala- orang atau kelompok yang memilikikepentingan pada kinerja atau keberhasilan o./anisasi
• !.%s"s adala- kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yangmengubah masukan menjadi keluaran
• !.%d#k adala- hasil suatu p.%s"s
• !.%s"d#. adala- cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatanatau proses
• Mamp# "l#s#. adala- kemampuan untuk menelusur ri:ayat aplikasiatau lokasi sesuatu yang sedang dipertimbangkan
• K"s"s#aian %n3%.mi$4 adala- dipenuhinya suatu p".s$a.aan
• K"idaks"s#aian adala- tidak dipenuhinya suatu p".s$a.aan
• 5aa adala- tidak dipenuhinya suatu p".s$a.aan berkaitan denganpemakaian yang dimaksudkan atau ditentukan
• Tindakan p"n"/a-an adala- tindakan untuk menghilangkanpenyebab k"idaks"s#aian yang potensial atau situasi potensial lainyang tidak dikehendaki
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 4 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 6/40
• Tindakan k%."ki3 tindakan menghilangkan penyebabk"idaks"s#aian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.
• K%."ksi adala- tindakan menghilangkan k"idaks"s#aian yang
ditemukan• !".aikan adala- tindakan pada p.%d#k yang tidak sesuai untuk
menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan• K%ns"si adala- i;in memakai atau melepas p.%d#k yang tidak
memenuhi p".s$a.aan (2.#.%) yang ditentukan• Man#al !"d%man4 m## adala- d%k#m"n (2..%) yang merincikan
sis"m mana)"m"n
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 5 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 7/40
TUJUAN !EMBE,AJARAN
16 T#)#an !"m"la)a.an Um#m
Peserta dapat mengidenti+kasi jenis dokumen dan rekaman yang
dibutuhkan di sekolah dan mengendalikan dokumen dan rekaman
sehingga mampu telusur .
26 T#)#an !"m"la)a.an k-#s#s
a. Peserta dapat mengidenti+kasi dokumen dan rekaman yang
dibutuhkanb. Peserta dapat mengendalikan dokumen dan rekaman sehingga
mampu telusur
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 6 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 8/40
BAB I!ENDAHU,UAN
A6 !"n/".ian
Dua tujuan yang paling penting dalam re<isi dari seri IS !""" standar
adalah$
a) untuk mengembangkan satu set standar yang disederhanakan akan
berlaku untuk organisasi kecil maupun menengah dan besar
b) dokumentasi yang diperlukan menjadi lebih rele<an dengan hasil
yang diinginkan dari kegiatan proses organisasi.
IS !""#$%""& memungkinkan =eksibilitas organisasi dalam memilih
cara untuk mendokumentasikan sistem manajemen sistem mutu (>MS).
?al ini memungkinkan setiap organisasi untuk mengembangkan jumlah
minimum dari dokumentasi yang diperlukan dalam rangka untuk
menunjukkan perencanaan operasi pengendalian proses dan
implementasi dan perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen
mutu yang e3ekti3.
?al ini menekankan bah:a IS !""# me:ajibkan (dan selalu diperlukan)
suatu @sistem manajemen mutu terdokumentasi@ dan bukan @sistem
dokumen@.
-pa yang dimaksud dengan @dokumen@A
' De+nisi dan re3erensi
*erikut ini adalah beberapa tujuan utama dari dokumentasi organisasi
terlepas dari apakah sudah diterapkan atau belum menerapkan SMM
secara 3ormal 3ormal$
a) Komunikasi In3ormasi
Sebagai alat untuk transmisi in3ormasi dan komunikasi. 9enis danluasnya dokumentasi akan tergantung pada si3at produk organisasi
dan proses tingkat 3ormalitas sistem komunikasi dan tingkat
keterampilan komunikasi dalam organisasi dan budaya organisasi.
b) *ukti kesesuaian
Penyediaan bukti bah:a apa yang direncanakan sebenarnya telah
dilakukan.
c) *erbagi pengetahuan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 7 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 9/40
6ntuk menyebarkan dan mengarsipkan pengalaman organisasi.
Sebuah contoh akan menjadi spesi+kasi teknis yang dapat digunakan
sebagai dasar untuk desain dan pengembangan produk baru.Da3tar istilah yang umum digunakan berkaitan dengan dokumentasi
disajikan dalam 7ampiran - (diambil dari IS !"""$%""0). Konsep tidak
mandiri satu dengan lainnya dan suatu analisis tentang hubungan antar
konsep dalam bidang sistem manajemen mutu dan pengaturan
hubungan tersebut ke dalam sistem konsep adalah prasyarat bagi
ketaatasasan kosakata. -nalisis seperti itu dipakai dalam
pengembangan kosakata yang dirincikan dalam dokumen ini.
?arus ditekankan bah:a sesuai dengan klausul IS !""#$%""&
persyaratan Dokumentasi klausal 1.% dokumen dapat dalam bentuk atau
jenis media dan de+nisi @dokumen@ dalam IS !"""$%""0 klausul 2..%
memberikan contoh'contoh berikut$
− kertas
# Magnetic
# disc elektronik atau optik computer
# 3oto
# master sample
B. !".s$a.aan D%k#m"nasi ISO 9001:2008
Persyaratan SNI IS !""#$%""& klausul 1.# Persyaratan umum
mensyaratkan organisasi untuk @menetapkan mendokumentasikan
menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus'
menerus memperbaiki kee3ekti3annya sesuai dengan persyaratan
Standar Internasional
Klausul 1.%.# 6mum menjelaskan bah:a manajemen mutu dokumentasi
meliputi$
a) pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutuB
b) sebuah manual mutu
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 8 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 10/40
c) prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh Standar Internasional
d) dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan
e3ekti3itas perencanaan operasi dan pengendalian proses dane) rekaman yang disyaratkan oleh Standar Internasional.
5aaan : Klausul 1.% membuat jelas bah:a standar khusus yang
memerlukan @prosedur terdokumentasi@ prosedur harus ditetapkan
didokumentasikan diimplementasikan dan dipelihara. ?al ini juga
menekankan bah:a tingkat dokumentasi SMM mungkin berbeda dari
satu organisasi yang lain karena$
− ukuran organisasi dan jenis kegiatan
− kompleksitas proses dan interaksinya dan
− kompetensi personil.
Semua dokumen yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu
harus dikendalikan sesuai dengan pasal 1.%.2 dari IS !""#$%""& atau
untuk kasus tertentu dalam bentuk rekamanCcatatan sesuai pasal 1.%.1.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 9 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 11/40
BAB II IDENTI+IKASI JENIS7JENIS DOKUMEN
T#)#an : !eserta pelatihan mampu mengidenti+kasi jenis'jenis dokumenyang dibutuhkan di sekolah
A6 U.aian Ma".i
Sistem Manajemen Mutu IS !""#$ %""& merupakan Sistem manajemen
yang terstandar internasional dan bersi3at umum artinya SMM !""#$ %""&
dapat diimplementasikan diberbagai organisasi dengan ruang lingkup
kegiatan yang berbeda'beda. Implementasi SMM IS !""# di bidang
pendidikan telah dipresepsikan bersama secara internasional oleh
International Workshop Agreement ( IWA ) dalam Quality management
systems —Guidelines for the application of ISO 9!"# in education
dengan $eference num%er IWA #"#&(') Dari re3erence tersebut dapat
diidenti+kasi jenis'jenis dokumen yang diperlukan dalam bidang pendidikan
secara lebih detail.
Disamping itu terdapat beberapa 6ndang'undang dan Peraturan
Pemerintah8epublik Indonesia terkait dengan pendidikan yang harus diacu
diantaranya$
abel %.# $ -cuan yang digunakan
N%
Undan/7#ndan/!".a#.an Isi "nan/
# 6ndang'undang 8epublikIndonesiaNomor %" ahun %""2
Sistem Pendidikan Nasional
% 6ndang'undang 8epublikIndonesia Nomor #1 tahun%""0
entang 4uru dan Dosen
2 PP No. #! tahun %""0 Standar Nasional Pendikan2 Peraturan Menteri Pendidikan
Nasional Nomor %& ahun %"#" entang Penugasan 4uru sebagaiKepala sekolahC madrasah
Setiap sekolah akan membutuhkan dokumen yang berbeda'beda sesuai
dengan perbedaan ruang lingkup kegiatannya dan 3okus dari masing'
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 10 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 12/40
masing kegiatan. Khusus untuk Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK )
perbedaan Program Keahlian akan menyebabkan perbedaan Dokumentasi.
Namun demikian terdapat dokumen'dokumen pokok yang sama yang harusdimiliki secara minimal. Sesuai dengan pasal 1.% dalam IS !""# $%""&
persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (1.%.#)
a6 D%k#m"n M##
Dokumen mutu adalah dokumen yang diperlukan oleh sekolah berkaitan
dengan seluruh kegiatan yang ada di sekolah. Dokumen mutu berisi
identitas sekolah ruang lingkup kegiatan kebijakan mutu sasaran mutu
dan proses'proses yang ada di sekolah mulai dari proses yang besar
menengah sampai proses'proses yang terkecil. Seluruh proses tersebut
dikemas dari ruang lingkup yang paling besar sampai ruang lingkup
paling kecil secara bertingkat dan sistimatis. Setiap satuan proses
kegiatan dengan pendekatan PD- ( lan* +o* ,ek* Action ) perencanaan
pelaksanaan pemantauan penilaian dan pengukuran serta perbaikan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 11 dari 40 !ala"an
!asal 6261Dokumentasi sistim manajemen mutu harus mencakup $
a. Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutub. Pedoman mutuc. Prosedur terdokumentasi dan rekaman yang dipersyaratkan oleh Standar
International ini dand. Dokumen termasuk rekaman yang ditentukan oleh organisasi untuk
memastikan kee3ekti3an perencanaan pengoperasian dan pengendalianproses'proses.
---N # *ila dijumpai istilah Eprosedur yang didokumentasikanF di dalamStandard International ini ini berarti bah:a prosedur ditetapkandidokumentasikan diterapkan dan dipeliharaB Suatu dokumen bisa digunakanuntuk menja:ab persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Persyaratan untuksuatu prosedur yang terdokumentasi bisa dicakup oleh satu atau lebih dokumen.
---N % ingkat dari dokumentasi sistim manajemen mutu dapat berbedadalam satu organisasi dengan organisasi yang lain.
a. 6kuran dari organisasi dan jenis dari kegiatanb. Kompleksitas proses'proses dan interaksi'interaksinya danc. Kompetensi personil.
---N 2 Dokumentasi dapat dilakukan dalam bentuk atau jenis mediumapapun.
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 13/40
berkelanjutan. Standar IS !""#$ %""& secara khusus mengelompokkan
Dokumen mutu secara bertingkat sebagai berikut$
#) Dokumen tingkat I $ Pedoman Mutu%) Dokumen tingkat II $ Prosedur Mutu2) Dokumen tingkat III $ Instruksi Kerja1) Dokumen tingkat IG $ Dokumen pendukung C rekaman
146 D%k#m"n M## Tin/ka I : !"d%man M##
B".dasa.kan kla#sal 6262 p"d%man m## ".di.i da.i :
a. kebijakan mutu
b. sasaan mutu
c. bisnis proses (uraian interaksi antar proses)
d. lingkup persyaratan yang diterapkan
e. persyaratan yang dikecualikan
3. pernyataan persyaratan'persyaratan
g. Prosedur mutu
246 D%k#m"n Tin/ka II : !.%s"d#. M##
Prosedur Mutu sering juga disebut Prosedur perasional Standar ( PS).
Prosedur Mutu merupakan dokumen tingkat II turunan dari dokumentingkat I yang merupakan keseluruhan proses. ?al tersebut tergambar
dalam Proses *isnis.
9enis'jenis Dokumen prosedur mutu yang dipersyaratkan dan :ajib
harus ada meliputi 5 prosedur yaitu $
• Prosedur pengendalian dokumen (1.%.2)
• Prosedur pengendalian rekaman (1.%.1)
• Prosedur audit internal (&.%.%.)
• Pengendalian Produk tidak sesuai ( &.2)
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 12 dari 40 !ala"an
6262 !"d%man M##rganisasi itu harus menetapkan dan memelihara pedoman mutuyang mencakup $a. 7ingkup sistim manajemen mutu termasuk rincian dan
pertimbangan serta pengecualiannya (lihat #%)b. Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistim
manajemen mutu atau acuannya danc. 6raian interaksi antara proses'proses dari sistim manajemen mutu.
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 14/40
• Prosedur indakan koreksi (&.0.%.)
• Prosedur tindakan pencegahan (&.0.2 )
Pada standar IS !""#$%""" dari keenam prosedur :ajib tersebut tidak
boleh ada penggabungan namun pada standar IS !""#$ %""& tiga
prosedur boleh digabungkan. Ketiga prosedur yang boleh digabung
adalah Prosedur Pengendalian Produk tidak sesuai Prosedur indakan
koreksi dan Prosedur indakan pencegahan.
Disamping Prosedur Mutu yang di:ajibkan oleh standar IS !""#$%""&
tersebut sekolah perlu menganalisis kebutuhan Prosedur Mutu yang
lain khususnya yang berkaitan dengan bisnis utama ( the main
%usines ).
4 D%k#m"n Tin/ka III : Ins.#ksi K".)a
Instruksi Kerja adalah Dokumen tingkat III merupakan dokumen turunan
dari Pedoman Mutu dan Prosedur Mutu. Instruksi kerja menguraikan
bagaimana langkah'langkah satu proses dalam suatu prosedur
dilakukan. 9adi Instruksi kerja bersi3at lebih sederhana dari prosedur
mutu ruang lingkup lebih sempit dan hanya satu jalur tidak bercabang.
Pasal .0.#.b dan 1.% SMM IS !""# $ %""& menyatakan$ keadaanterkendali produksi dan penyediaan jasa harus mencakup tersedianyainstruksi kerja bila diperlukan. -danya instruksi kerja akan lebihmemberi kepastian terlaksananya proses'proses di sekolah secarakonsisten terpantau dan terukur.
J"nismaam Ins.#ksi K".)a
9enis'jenis instruksi kerja $an/ dibutuhkan sekolah dapat diidenti+kasi
melalui unit'unit 3ungsional yang ada di organisasi sekolah (melalui
tupoksi unit 3ungsional tersebut). arget proses yang dirancang dapat
mengacu pada & Standar Pendidikan Nasional Indonesia.
olok ukur dip".l#kan atau tidaknya Instruksi kerja adalah bila
ketiadaan Instruksi Kerja itu dapat berakibat merugikan bagi mutu.
ermasuk dalam kategori Eketiadaannya berakibat merugikan bagi
mutuF adalah operasi kritis inspeksi yang tidak sederhana proses yang
terdiri dari urutan banyak langkah sehingga sulit diingat'ingat atau bila
instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 13 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 15/40
harus dilakukan. 9enis'jenis Instruksi kerja /ang dibutuhkan sekolah
diantaranya dapat dilihat pada tabel kebutuhan Instruksi kerja berikut$
Ta"l 262 : Analisis K"##-an Ins.#ksi K".)a
N% Uni +#n/si%nal T#/as !%k%k dan +#n/si Ins.#ksi K".)a# Kepala Sekolah H
,MM• Menetapkan Kebijakan
• Menetapkan prosespelaksanaan kebijakan
• Memantau danmenge<aluasipelaksanaan kebijakandan
• Mengukur dan menilai
hasil pelaksanaankebijakan
• IK 8apat injauanManajemen
5aaan:!"d%man M## dan!.%s"d#. m## s"a.ak"s"l#.#an dia;a-k"ndali K"palaS"k%la- dan <MM
% *idang Kurikulum • MengembangkanKurikulum
• Merencanakan danmelaksanakan K*M
• Melakukan e<aluasihasil belajar
• Melaksanakan remidiasi
• Melaksanakan ujikompetensi danserti+kasi
• IK PengembanganKurikulum
• IK Kegiatan *elajarMengajar
• IK <aluasi dan8emediasi
• IK 6ji Kompetensi danSerti+kasi
2 *idang SaranaPrasasana•
Menyiapkan sarana( merencanakan danmengadakan ).
• Memelihara danmemperbaiki
• Mengelola lingkungan
•
IK PengadaanCpembelian• IK Pemeliharaan dan
perbaikan• IK Pemeliharaan
7ingkungan
1 *idangKesis:aan
• Penerimaan sis:a baru
• Pembinaan sis:a
• Jtra kurikuler
• IK Penerimaan Sis:a*aru
• IK Penanganan Sis:a*ermasalah
• IK Penanganan sis:a
berprestasi• IK ktra kurikuler
0 *idang ?umas?KI
• ?ubungan masyarakatH ?KI
• Pembelajaran di Industri
• Pemasaran amatan
• Penelusuran amatan
• IK ?ubunganKerjasama
• IK Pembelajaran diIndustri
• IK Pemasaran amatan
• IK Penelusuran amatan
5 ata 6saha • Kepega:aian
• Persuratan
• IK PengembanganSDM
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 14 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 16/40
N% Uni +#n/si%nal T#/as !%k%k dan +#n/si Ins.#ksi K".)a
• Keuangan
• Pengelolaan data ( Data
base )
• IK Surat Masuk
• IK Surat Keluar
•
IK *ea sis:a
Program Keahlian • Pelaksanaanpembelajaran di sekolah
• PelaksanaanPembelajaran di Industri
• Pelaksanaan6jiKompetensi
• Pelaksanaan Pembinaansis:a
• PengelolaanlabCbangkelCkebun
praktek• Sesuai Program
Keahliannya
• Seluruh C sebagianbesar Instruksi kerjayang ada akanmengikat ProgramKeahlian.
• Disamping ituterdapat instruksikerja khusus yangbersi3at lokal
=4 D%k#m"n Tin/ka I> : R"kaman dan d%k#m"n
p"nd#k#n/
+%.m#li.
ormulir merupakan lembar isian yang diperlukan untuk merekam data'
dataCin3ormasi hasil dari suatu proses untuk mendukung instruksi kerja
atau prosedur.
*entuk dan jumlah dari 3ormulir sangat tergantung kebutuhan
institusiCorganisasi. rganisasi dapat merumuskan dan
mengembangkan sendiri bentuk 3ormulir sesuai dengan kebutuhannya.
6ntuk Membedakan proses yang memerlukan Instruksi kerja dan proses
yang hanya memerlukan 3ormulir. Proses'proses yang sederhana sering
dilakukan orang sehingga mudah dilakukan oleh siapa saja tanpa
keka:atiran timbulnya <ariasi hasil maka tidak diperlukan Instruksi
Kerja hanya diperlukan 3ormulir. Namun sebaliknya jika proses tersebut
potensial menimbulkan <ariasi hasil yang berdampak pada
membahayakan keselamatan (kualitas produk orang alat ataupun
lingkungan) maka mutlak memerlukan Instruksi Kerja.
Semua proses memerlukan pencatatan sehingga memerlukan 3ormulir.
9enis 3ormulir dapat dibedakan menjadi dua yaitu 3ormulir yang
merupakan lampiranCbagian dari Prosedur mutu atau instruksi kerja dan
3ormulir bebasCbukan lampiran dari Prosedur Mutu atau Instruksi Kerja.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 15 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 17/40
6D%k#m"n ,#a.Dokumen luar adalah dokumen yang berasal dari luar organisasi skolah
tetapi bersi3at mengikat. Dokumen luar harus terdokumentasi di sekolah
karena menjadi acuan :ajib pada setiap proses yang terkait dengan
ketentuan'ketentuan yang terdapat dalam dokumen tersebut. ontoh'
contoh dokumen luar seperti undang'undang peraturan pemerintah
keputusan menteri peraturan daerah petunjuk pelaksanaan dan petunjuk
teknis yang terkait dengan pendidikan.
Dokumen luar setiap saat harus terkontrol kemutakhirannya untukmenghindari kesalahan dalam penggunaan sebagai acuan.
6 D%k#m"n O./anisasi
Dokumen organisasi adalah dokumen'dikumen yang terkait dengan
pengelolaan organisasi sekolah. Dokumen organisasi sekolah biasanya telah
tercantum dalam Pedoman Mutu ( identitas sekolah ) kecuali pada unit'unit
bagian yang ada di sekolah. Dokumen yang termasuk dalam kelompok
dokumen ini diantaranya Struktur organisasi 6raian ugas Sasaran mutu
unit kerja Program Kerja dokumen ketenagaan.
d6D%k#m"n K".)a
Dokumen kerja adalah dokumen tambahan yang dibutuhkan dalam
operasional proses'proses di sekolah. 6ntuk menentukan dokumen
tambahan apa yang dibutuhkan standar yang baru ini menekankan suatu
@pendekatan proses@ dan @pendekatan sistem@yang terdokumentasi untuk
mengelola SMM. Sekolah harus mengidenti+kasi dan mendokumentasikanproses l%kal ( hanya mengikat # unit ) yang @dibutuhkan@ dan p.%s"s
sis"m yang meliputi keterkaitan kegiatan antar unitCbagian dan
interaksinya.Dokumen kerja yang dibutuhkan sekolah dapat diidenti+kasi melalui
proses'proses yang harus ada di sekolah sesusai ketentuan'ketentuan yang
:ajib diacu seperti 6ndang'undang nomor... tahun....tentang & standar
Pendidikan Nasional Indonesia. 9enis'jenis dokumen yang dibutuhkan dapat
dikelompokkan sesuai 3ungsional dari unitCbagian yang ada di sekolah. 9enis'
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 16 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 18/40
jenis dokumen yang ada pada masing'masing unit 3ungsional diantaranya
dapat dilihat pada tabel berikut.
abel %.2$ 9enis dokumen yang terdapat pada unit 3ungsional
No 6nit 3ungsional Dokumen
# Kepala Sekolah PerencanaanCProgramGalidasi danPenetapan Pemantauan dan e<aluasi
8apat injauan Manajemen
% 6nit ata 6saha Dokumen Ketatausahaan
Kepega:aianCKetenagaan Keuangan
Persuratan asilitas dan Kesis:aan
(Data base )
# 6nit Kurikulum Dokumen kurikulum pembelajaran
bahan ajar e<aluasi hasil belajar
e<aluasi proses uji kompetensiserti+kasi dan guru.
% 6nit Kesis:aan Dokumen Penerimaan sis:a baru
Pembinaan sis:a *PC*K Kegiatan
eJtrakurikuler
2 6nit Sarana Dokumen 3asilitas ( In<entarisasi
Pembelian MH8 Pemakaian ) dan
7ingkungan belajar
1 6nit ?umas Dokumen Praktek kerja industri?ubungan industri Penelusuran dan
Pemasaran amatan
0 Program Keahlian Dokumen perasional K*M di sekolah
Praktek industri asilitas dan
7ingkungan Kesis:aan sesuai Program
Keahliannya.
Dokumen KerjaCDokumen ambahan jenisnya tergantung pada masing'
masing sekolah satu sekolah dengan sekolah lain kadang terdapat sedikit
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 17 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 19/40
perbedaan.
"6 R"3"."nsi
8e3erensi adalah dokumen yang dibutuhkan organisasi untuk
mendukung kelancaran operasional dan tidak bersi3at mengikat. 8e3erensi
dapat berbagai bentuk seperti buku majalah jurnal dan terbitan'terbitan
lain bahkan hasil'hasil penelitian dan tulisan yang belum diterbitkan.
Pengelolaan dokumen re3erensi bisa dalam dua bentuk di kelola dalam
perpustakaan dan diluar perpustakaan. Dokumen re3erensi yang dikelola di
perpustakaan menggunakan system yang telah baku sedangkan yangdikelola diluar perpustakaan akan mengikuti prosedur pengendalian
dokumen yang ditetapkan.
36 R"kaman
8ekaman adalah bukti'bukti administrati<e dari suatu kegiaatan dari
perencanaan pelaksanaan pemantauan penilaian dan pengukuran serta
perbaikan dari proses kegiatan. Menurut pasal 1.%.#.d IS !""#$ %""&
rekaman termasuk juga dokumen khusus hasil dari suatu kegiatan.
Kekhususan dari rekaman bah:a rekaman tidak mengalami re<isi dan
mempunyai kurun :aktu penyimpanan yang ditetapkan organisasi untuk
dapat menjamin mampu telusur terkait dengan kegiatannya.8ekaman merupakan sumber data yang diperlukan untuk melakukan
perbaikan berkelanjutan (Program remediasi indakan koreksi dan indakan
pencegahan). leh sebab itu data'data rekaman harus diolah dianalisis dan
disajikan sedemikian rupa sehingga memudahkan tindakan selanjutnya.
?asil pengolahan data harus didokumentasikan dan dikendalikan secara
baik.
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 18 dari 40 !ala"an
Pasal 4.2.1
d$ Doku"en% ter"asuk reka"an% &ang ditentukan oleh organisasi untuk"e"astikan kee'ekti'an (eren)anaan% (engo(erasian dan (engendalian(roses#(roses$
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 21/40
T#/as disk#si k"l%mp%k
Kelompok 6nit 3ungsional
Kelompok # Kepala Sekolah C,MMKelompok % ata 6sahaKelompok 2 KurikulumKelompok 1 Kesis:aanKelompok 0 Sarana PrasaranaKelompok 5 Kesis:aanKelompok Program Keahlian
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 20 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 22/40
,"ma. !.ak"k :
Id"ni?kasi J"nis D%k#m"n Uni K".)a
Nama #ni k".)a:666666666666666666
NO
J"nis k"/iaan Id"ni?kasi D%k#m"nasiD%k#m"n R"kaman
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 21 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 23/40
56 ,"ma. E@al#asi
S%al E@al#asi
#. 9elaskan apa yang dimaksud dokumen A%. 9elaskan apa yang dimaksut dengan Dokumen mutu menurut standar
IS !""#$ %""& dan sebutkan tercantum pada pasal berapaA2. Sebutkan 9enis'jenis dokumen yang termasuk dalam Dokumen mutu L1. 9elaskan secara herarkhis kedudukan dan 3ungsi dokumen'dokumen
yang termasuk dalam dokumen mutu L0. Sistem Manajemen Mutu IS !""#$%""& menggunakan pendekatan
proses. 9elaskan secara singkat proses'proses yang memerlukan
Prosedur mutu Instruksi kerja dan ormulir L5. Disamping dokumen mutu sebutkan dokumen'dokumen pendukung
yang dibutuhkan oleh sekolah L. 8ekaman merupakan salahsatu dokumen pendukung. -pa yang disebut
dengan rekaman A&. 9elaskan 3ungsi dan man3aat dari rekaman A!. Kelengkapan rekaman dalam suatu proses merupakan tuntutan standar
IS !""#$ %""&. 9elaskan bagaimana memastikan lengkap tidaknya
rekaman dalam satu proses yang dijalankan L#". 8ekaman merupakan sumber data. Menurut standar IS !""#$ %""&
pasal &.1 apa yang harus dilakukan dalam mengelola rekaman L
A6 ,"ma. E@al#asi
S%al E@al#asi
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 22 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 24/40
#. Pedoman mutu merupakan salahsatu dokumen
bagian dari Dokumen mutu dan menduduki herarkhi tertinggi. 9elaskan
secara singkat isi dari Pedoman Mutu L%. Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan
kebijakan tertinggi sekolah. 9elaskan hal'hal yang harus diperhatikan
dalam menyusun Kebijakan mutu sekolah dan2. 9elaskan hal'hal yang harus diperhatikan dalam
menyusun Sasaran mutu sekolah.1. Proses bisnis sekolah merupakan gambaran
secara total system proses yang dilakukan di sekolah. 9elaskan unsur'
unsur pokok yang harus tercantum dalam Proses bisnis sekolah.
0. Prosedur mutu merupakan gambaran proses'proses tingkat II sebutkan seluruh prosedur mutu yang diperlukan oleh
sekolah L5. 9elaskan secara singkat hal'hal yang perlu
diperhatikan dalam penyusunan Prosedur mutu L. 9elaskan secara singkat bagaimana langkah'
langkah untuk menganalisis kebutuhan Instruksi kerja di sekolah L&. 9elaskan secara singkat hal'hal yang perlu
diperhatikan dalam penyusunan Instruksi kerja L!. ormulir merupakan ujud rancangan dari
rekaman proses yang dijalankan. 9elaskan langkah'langkah dalam
menganalisis kebutuhan 3ormulir setiap prosesL#". ormulir merupakan dokumen tingkat IG.
9elaskan jenis'jenis proses seperti apa yang hanya membutuhkan
3ormulir saja L
Pembelajaran 2.
BAB III !EN&ENDA,IAN DOKUMEN DAN REKAMAN
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 23 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 25/40
T#)#an : peserta pelatihan mampu mengendaliakan dokumen dan
rekaman di sekolah sehingga mampu telusur
A6 U.aian Ma".i
K etersediaan dokumen yang sesuai lengkap dan benar di sekolah
merupakan syarat mutlak dalam penjaminan mutu. Disamping itu suatu
yang tak kalah pentingnya adalah proses penyediaan yang cepat dan tepat
setiap saat dokumen diperlukan. Dua hal tersebut merupakan tujuan yang
akan dicapai dalam pengendalian dokumen. Dalam standar IS !""#$ %""&
pengendalian dokumen diatur dalam pasal 1.%.2.
Pengendalian Dokumen dikelola oleh petugas Pengendali dokumen
(Document control). Petugas pengendali dokumen mengelola seluruh
dokumen yang masih berlaku di masing'masing unit kerja dan secara
tersistem dikontrol oleh ,akil manajemen mutu (,MM). Sistem
pengendalian dokumen diatur dengan prosedur terdokumentasi yang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 24 dari 40 !ala"an
6266 !"n/"ndalian D%k#m"nDokumen yang dipersyaratkan oleh sistim manajemen mutu harusdikendalikan. 8ekaman adalah dokumen jenis khusus dan harus dikendalikanmenurut persyaratan'persyaratan dalam pasal 1.%.1.Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentapkan pengendalianyang diperlukan
a. 6ntuk menyetujui kecukupan dokkumen sebelum diterbitkan
b. 6ntuk meninjau ulang dan pemutakhiran sebagaimana yang diperlukandan penyetujuan ulang dokumenc. 6ntuk memastikan bah:a perubahan'perubahan dan status re<isi yang
ada pada dokumen dikenalid. 6ntuk memastikan bah:a dokumen <ersi yang rele<an bisa tersedia
pada tempat yang disediakan.e. 6ntuk memastikan bah:a dokumen mudah dibaca dan mudah dikenali3. 6ntuk memastikan bah:a dokumen yang berasal dari luar ditentukan
oleh organisasi untuk keperluan perencanaan dan pengoperasian SMMdikenali dan distribusinya dikendalikan dan
g. 6ntuk mencegah penggunaan yang tak sengaja dari dokumenkadaluarsa dan untuk menerapkan identi+kasi yang sesuai jika disimpan
untuk keperluan tertentu.
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 26/40
ditetapkan oleh sekolah. ?al'hal yang mendapat perhatian dalam
pengendalian dokumen adalah sebagai berikut$
•
*agaimana dokumen disyahkan sebelum dikeluarkan• *agaimana dokumen dikaji diperbaiki dan disetujui kembali
• *agaimana status perubahan dan re<isi dijelaskan
• *agaimana menyediakan <ersi yang benar
• *agaimana dokumen dibuat menjadi jelas dan dapat diidenti+kasi
• *agaimana dokumen eksternal diidenti+kasi dan dikenali
• *agaimana dokumen yang sudah usang dan kadaluarsa dapat
diidenti+kasi dan dikendalikan.
16 !"n/"ndalian !"n".ian D%k#m"n
Penerbitan dokumen dimulai dari analisis kebutuhan dokumen.
Dilanjutkan dengan penyusunan dra3 dokumen<eri+kasi dra3 dokumen
editing dra3 dokumen dan pengesahan dokumen.
a6 Id"ni?kasi d%k#m"n $an/ di".ikan
Setiap dokumen yang diterbitkan diberi nomor identi+kasi. 6ntuk
dokumen mutu nomor identi+kasi diambil dari nomor pasal Standar IS
!""#$ %""& yang berhubungan dengan dokumen tersebut. ontoh
identi+kasi dokumen sebagai berikut$
SMK !UTRA NUSANTARADisusun $ /uni -smaraNomor $ 6262disi $ -
!EDOMAN MUTU
8e<isi $ "
*erlaku sejak $ #! Nop%"#%?alaman
$ %0 dari 1"?alaman
erdas dan erampil
6 ,"ma. @".i?kasi dan p"n/"sa-an
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 25 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 27/40
Dokumen yang diterbitkan diberi lembar pemeriksaan dan
pengesahan. ontoh lembar pemeriksaan dan pengesahan seperti berikut.
NAMA JABATANTANDA
TAN&ANTAN&&A,
DIP8IKS- /uni -smara ,MM
DIS-?K-N ?adi:ijayaKP-7- SMK
P68-N6S-N-8-
26 !"n/"ndalian R"@isi dan p"na.ikan d%k#m"n
Dokumen harus selalu dijaga kesesuaiannya dengan perkembangan .
leh sebab itu diperlukan proses pemutakhiran. 8e<isi dan edisi terbitan
dokumen diberi kode re<isi dokumen diberi kode angka (#%2......) edisi
terbitan dokumen diberi kode dengan huru3 capital ( -*..). *agian
dokumen yang mengalami re<isi dan tanggalnya dicatat dalam 3olmulir
Status 8e<isi.
STATUS RE>ISI
N%R"@i
si
N%6Halama
n
Ba/ian S# Ba/ian$an/ Di."@isi
Dis"#)#iOl"-
Tan//al
!"n/"ndaliD%k#m"n
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 26 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 28/40
Dokumen yang statusnya idak ".lak# la/i"la- dia.ik dan
diganti dengan dokumen hasil re<isi atau edisi terbaru diberi tanda
capCstempel F Dal#;a.saF ber:arna merah .
6 !"n/"ndalian 5%p$ D%k#m"n
rganisasi sekolah harus mengendalikan penggandaanCcopy dokumen
milik sekolah. ?al ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahan dalam
penggunaan dokumen. Sekolah perlu mengidenti+kasi dokumen'dokumenyang boleh dicopy secara bebas (copy takterkendali ) dan dokumen'
dokumen yang dicopy secara terkendali. Pengendalian copy dokumen
dengan memberi penandaan pada copy dokumennya.
a6 5%p$ T".k"ndali
opy Dokumen yang status dan distribusinya dik"ndalikan oleh
organisasi diberi tanda capCstempel F 5%p$ T".k"ndaliF ber:arna hijau .
Distribusi copy terkendali dikendalikan dengan da3tar distribusi.
D--8 C DIS8I*6SI P/ DK6MNN%
J"nisD%k
N%m%.D%k
Uni!"n".im
a
N%m%.
5%p$
Tan//alDis.i#
si
!"n".ima
!a.a3
Mengetahui Pengendali Dok.,MM Per:akilan 6nit Kerja
( ..) ( )
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 27 dari 40 !ala"an
SMK P68- N6S-N-8-
P/ 8KND-7I
NomorCanggal $.C
D-76,-8S-
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 29/40
opy Dokumen yang berstatus copy terkendali akan ditarik kembali
oleh organisasi dan diganti dengan yang baru jika dokumen masternyamengalami re<isi atau telah terbit edisi terbaru.
6 5%p$ Tak T".k"ndali
opy Dokumen yang status dan distribusinya idak dik"ndalikan oleh
organisasi Sekolah diberi tanda capCstempel F 5%p$ Tak T".k"ndaliF
ber:arna merah .
6 !"n/"ndalian R"kamanRekaman adalah bukti obyekti3 dari pemenuhan dari suatu
persyaratan. Sebagai contoh @rekaman@ meliputi 3ormulir yang telah diisi
atau minta dalam suatu rapat. 8ekaman yang dibuat harus jelas segera
dan dapat diidenti+kasi serta dapat dibuka kembali (mampu telusur)
metode identi+kasi penyimpanan pemanggilan kembali :aktu
penyimpanan dan disposisi dijelaskan dalam prosedur rekaman yang
diperlukan. 8ekaman secara khusus diperlukan oleh standar SMM IS
!""#$%""& adalah meliputi hal'hal berikut ini$
Sesuai dengan pasal 1.%.1 tentang Pengendalian rekaman. 8ekaman
harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada
persyaratan dan operasi e3ekti3 dari sistem manajemen mutunya. 8ekaman
harus tetap mudah dapat dibaca siap ditunjukkan dan diambil. ?arus
ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 28 dari 40 !ala"an
626 !"n/"ndalian R"kaman8ekaman yang ditetapkan untuk menyediakan bukti terhadap kesesuaianpada persyaratan'persyaratan dan kee3ekti3an pengoperasian SistemManajemen mutu harus dikendalikan.rganisasi harus menetapkan suatu prosedur terdokumentasi untukmenggambarkan pengendalian yang diperlukan untuk identi+kasipenyimpanan perlindungan perolehan kembali masa simpan danpemusnahan rekaman..8ekaman harus da at dibaca bisa diidenti+kasi dan da at di eroleh
P/ -K 8KND-7I
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 30/40
diperlukan untuk identi+kasi penyimpanan perlindungan pengambilan
masa simpan dan penghapusan rekaman.
8ekaman mutu harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikanbukti kesesuaian pada persyaratan dan operasi e3ekti3 dari sistem
manajemen mutunya. 8ekaman mutu harus tetap mudah dapat dibaca siap
ditunjukkan dan diambil. ?arus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan kendali yang diperlukan untuk identi+kasi penyimpanan
perlindungan pengambilan masa simpan dan penghapusan rekaman.
Masa simpan C retensi rekaman ditetapkan oleh sekolah untuk
mencegah terjadinya penghapusan rekaman yang tak terkendali. 8ekaman
diklasi+kasi sesuai kaitan pekerjaan dan kepentingannya kemudian
ditentukan umur simpanya.
Kelengkapan rekaman tercantum dalam dokumentasi setiap Prosedur
mutu dan Instruksi kerja. 6ntuk menganalisis kelengkapan rekaman dapat di
periksa dengan pendekatan standar IS !""#$ %""& PD- untuk semua
rekaman proses. 8ekaman proses dikelompokkan atas dasar pekerjaannya
agar mudah melakukan penelusuran.
=6 !"n/"ndalian !"n"mpaan D%k#m"n dan R"kaman
Penataan serta penempatan dikumen dan rekaman merupakan kunci
yang tak kalah pentingnya di dalam pengendalian dokumen dan rekaman.
6ntuk menata dokumen dan rekaman sehingga menjamin mampu telusur
diperlukan Es$s"m p"n"mpaan d%k#m"nF dengan perangkat'perangkat
sistemnya. Perangkat'perangkat system yang diperlukan antara lain sebagai
berikut$
a6 K%d" K"ndali
Kode kendali tidak dituliskan pada dokumenC rekaman tetapi dituliskan
pada da3tar dokumenCrekaman pada kolom kode kendali
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 29 dari 40 !ala"an
D / /
+ngka kode doku"en
!uru' kode unit ker*a
+ngka kode kelo"(ok doku"en
!uru' D "en&atakan doku"en
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 31/40
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 30 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 32/40
6 K%d" !"n$impanan
6 !"n/"l%mp%kan d%k#m"n
Dokumen dikelompokkan sesuai dengan pekerjaannya untuk masing'
masing unit kerja C 3ungsional selanjutnya diberi kode kendali. Kode
kendali tidak perlu dituliskan pada setiap dokumenCrekaman tetapi
akan dituliskan pada da3tar dokumenCda3tar rekaman dan da3tar induk
dokumenCda3tar induk rekaman. ontoh pengelompokan dokumen$
D%k#m"n m## D 01
• Pedoman mutu D"# C C ""#
• Prosedur D"# C C ""%
• Instruksi kerja D"# C C ""2
• ormulir D"# C C ""1
#) D%k#m"n l#a. D02
Dokumen luar adalah dokumen yang bersi3at mengikat yang berasal
dari luar organisasi
• 6ndang'undang
• 9uknis
• 9uklak
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 31 dari 40 !ala"an
R / /
+ngka kode reka"an
!uru' kode unit ker*a
+ngka kode kelo"(ok reka"an
!uru' R "en&atakan Reka"an
/ /
+ngka No"or Ordner
!uru' ke)il a-z kode rak
!uru' besar A- Z kode al"ari
MT O / /
/ /
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 33/40
%) R"3"."n" D0
8e3erence adalah buku C karya tulis Cpustaka yang diperlukan untukmenambah pengetahuan selain pustaka yang telah tersistem dalam
perpustakaan.
Baaan apa sa)a $an/ #kan milik !".p#sakaan aa# milik
p.iadi
2) D%k#m"n O./anisasi D0
• Struktur organisasi
• 6raian tugas
• Matrik Kompetensi
• Sasaran mutu unit kerja
• -ction plan pencapaian sasaran mutu
• Program kerja
• curiculum <itae1) Kelompok dokumen Pembelajaran di Sekolah
0) Kelompok dokumen Pembelajaran di Industri
5) Kelompok dokumen data SDM
) Kelompok dokumen 6nit Produksi ( eaching actory )
&) Kelompok dokumen Kesis:aan
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 32 dari 40 !ala"an
/ /
/ /
/ /D05
/ /D06
/ /D07
/ /D08
/ /D09
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 34/40
!) Kelompok dokumen M H 8 3asilitas ( labCbengkel C lahan C kolam
dsb )
#") Kelompok dokumen bahan ajar
Pengelompokan rekaman mengikuti cara yang sama dengan
pengelompokan dokumen hanya pada saat menggunakan kode kendali
huru3 D digit pertama diganti dengan huru3 8.
d6 Da3a. D%k#m"n dan da3a. Ind#k D%k#m"n
Da3tar dokumen dan da3tar induk dokumen merupakan salah satu
perangkat pengendalian dokumen yang dibutuhkan untuk
mempermudah penelusuran dokumen. Seluruh dokumen dalam satu
kelompok terda3tar di dalam da3tar dokumen. Sedangkan da3tar induk
dokumen memuat seluruh kelompok dokumen dalam satu unit kerja.
D--8 DK6MN( ontoh )
Uni K".)a : Taa Usa-a K"l%mp%k : D%k#m"n M##
No 96D67DK6MN
Kode empat 47*erlaku
Statusre<isiKendali simpan
#%21
Pedoman MutuProsedurInstruksi KerjaInstruksi Kerja
D"#C6SC""#D"#C6SC""%
D"#C6SC""%D"#C6SC""%
-CaC""#-CaC""#
-CaC""#-CaC""#
1 '5'%"#"1 '5'%"#"
1 '5'%"#"1 '5'%"#"
""""
Mengetahui ..................................,MM Pengendali Dokumen
(.) (..)
DA+TAR INDUK DOKUMEN( ontoh )
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 33 dari 40 !ala"an
/ /D10
/ /D11
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 35/40
Uni K".)a : Taa Usa-aN% K"l%mp%k
D%k#m"nK%d"
K"ndaliT"mpaSimpan
K"
12=C8910
Dokumen mutuDokumen 7uar8e3erensiDokumen rganisasiDokumen PersuratanDokumen Kepega:aianDokumen KeuanganDokumen Kesis:aanDokumen Sarana prasaranaData Pega:ai
D"#C6SC"#'"1D"%C6SC"#'.D"2C6SC"#'.D"1C6SC"#'.D"0C6SC"#'.D"5C6SC"#'.D"C6SC"#'.D"&C6SC"#'.D"!C6SC"#'.D#"C6SC"#'.
-CaC""#
.
.
M"n/"a-#i 6666666666 666666666666666666<MM !"n/"ndali D%k#m"n
64 664
"6 Da3a. R"kaman dan da3a. Ind#k R"kaman
DA+TAR REKAMAN( ontoh )
Uni K".)a : <aka6 K#.ik#l#mK"l%mp%k : R"kaman !"m"la)a.an Ta-#n6666666s"m"s".666666
NoNama
8ekamanMasa
SimpanKode
Kendali
7okasiPenyimpan
anKet
#KalenderPendidikan
2 tahun8"0CK68C""#
*CaC""#
% -genda 8apat 2 tahun8"0CK68C""%
*CaC""#
2 Geri+kasi 8PP 2 tahun8"0CK68C""2
*CaC""#
1KesanggupanMengajar
2 tahun8"0CK68C""1
*CaC""#
dst 6M"n/"a-#i<MM !"n/"ndali R"kamanUni K".)a
64 64
DA+TAR INDUK REKAMAN( ontoh )
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 34 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 36/40
Uni K".)a : <aka6 K#.ik#l#m
N%
K"l%mp%k R"kaman
MasaSimpa
n
K%d"k"ndali
,%kasi!"n$impan
anK"
1 O./anisasi
a-#n
8"1CK68C"#'
*CbC"#'"1
2 !"n/6K#.ik#l#m
a-#n
8"0CK68C"#'.
*CbC"0'#"
!"n/6Ba-an a)a.
a-#n
8"5CK68C"#'.
*CcC##'#0
!"m"la)a.an
a-#n
8"CK68C"#'.
*CaC#5'21
= E@al#asi !"m6
a-#n8"&CK68C"#'.
*CaC20'1"
U)i K%mp""nsi S".i?kasi
a-#n
8"!CK68C"#'.
*CaC1#'10
666 M"n/"a-#i
<MM !"nan//#n/ )a;a
4 64
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 35 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 37/40
B6 ,"ma. K".)a Disk#si
,"ma. k".)a 1 :
!EN&E,OM!OKAN DOKUMEN UNIT KERJAUNIT +UN&SIONA,
T#)#an $ Peserta dapat Mengelompokkan Dokumen di
masing'masing unit kerja
Ala dan a-an $ -lat tulis Kertas lebar 7abtop 7D
,an/ka- K".)a $
Dilakukan pembagian kelompok peserta dikelompokkan menjadi
kelompok setiap kelompok mendapat tugas pengelompokkan dokumen dimasing'masing unit kerja sesuai pembagian tugasnya.
#. 7akukan identi+kasi dokumen unit kerja sesuai dengan tupoksinya
%. Kelompokkan Dokumen unit kerja atas jenis pekerjaan (proses yang
dilakukan)
2. atat dokumen yang telah dikelompokkan ke dalam da3tar dokumen
dan tuliskan kode kendalinya dan kode penempatannya.
1. atat seluruh kelompok dokumen yang ada di unit kerja tersebut ke
dalam da3tar induk dokumen.
0. Presentasikan terhadap kelompok lain
,"ma. !.ak"k :
Kelompok 6nit kerjaCunit 3ungsionalKelompok # Kepala Sekolah C,MMKelompok % ata 6sahaKelompok 2 Kurikulum
Kelompok 1 Kesis:aanKelompok 0 Sarana PrasaranaKelompok 5 Kesis:aanKelompok Program Keahlian
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 36 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 38/40
,"ma. k".)a 2 :
!EN&E,OM!OKAN REKAMAN UNIT KERJAUNIT +UN&SIONA,
T#)#an $ Peserta dapat Mengelompokkan rekaman di
masing'masing unit kerja
Ala dan a-an $ -lat tulis Kertas lebar 7abtop 7D
,an/ka- K".)a $
Dilakukan pembagian kelompok peserta dikelompokkan menjadi
kelompok setiap kelompok mendapat tugas pengelompokkan rekaman di
masing'masing unit kerja sesuai pembagian tugasnya.
#. 7akukan identi+kasi rekaman di unit kerja sesuai dengan tupoksinya
%. Kelompokkan rekaman unit kerja atas jenis pekerjaan (proses yang
dilakukan)
2. atat rekaman yang telah dikelompokkan ke dalam da3tar dokumen
dan tuliskan kode kendalinya dan kode penempatannya.
1. atat seluruh kelompok rekaman yang ada di unit kerja tersebut ke
dalam da3tar induk rekaman.
0. Presentasikan terhadap kelompok lain
,"ma. !.ak"k :
Kelompok 6nit kerjaCunit 3ungsionalKelompok # Kepala Sekolah C,MMKelompok % ata 6sahaKelompok 2 KurikulumKelompok 1 Kesis:aanKelompok 0 Sarana Prasarana
Kelompok 5 Kesis:aanKelompok Program Keahlian
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 37 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 39/40
56 ,"ma. E@al#asiS%al E@al#asi
#. Pengendalian dokumen dan rekaman merupakan poin yang dianggap
kritis dalam standar SMM IS !""#$%""&. Diatur dalam pasal berapa dan
jelaskan secara singkat maksudnya L%. ujuan pengendalian dokumen dan rekaman adalah mampu telusur.
9elaskan apa yang dimaksud dengan mampu telusur L2. Sebutkan hal apa saja yang dikendalikan dalam pengendalian
dokumen L1. Dalam penerbitan dokumen terdapat hal'hal penting terkait identi+kasi
kebenaran dan keabsahannya. 9elaskan tentang hal'hal dimaksud L0. Salah satu yang dikendalikan dalam pengendalian dokumen adalah
re<isi dokumen. 9elaskan hal'hal yang harus dilakukan dalam re<isi
dokumen L5. Dalam pengendalian dokumen dan rekaman diperlukan perangkat'
perangkat pengendalian. Sebutkan perangkat yang diperlukan dalam
pengendalian dokumen dan rekaman
. Salah satu poin penting dalam pengendalian dokumen dan rekaman
adalah penempatan C penyimpanan dokumen. 9elaskan langkah'langkah
yang dilakukan dalam penempatan C penyimpanan dokumen.&. 6ntuk menjamin mampu telusur dalam pengendalian dokumen dan
rekaman perlu dilakukan pengelompokan dokumen dan rekaman.
9elaskan dasar yang dipakai dalam pengelompokan dokumen dan
rekaman L!. 8ekaman merupakan sumber data yang sangat penting dalam langkah
perbaikan berkelanjutan. -pa yang harus dilakukan oleh sekolah agar
dapat menjamin data'data penting tidak terhapuskan A.#". 9elaskan kaitan antara pengendalian rekaman isi pasal &.1 (tentang
analisis dan pengolahan data) dengan langkah perbaikan berkelanjutan.
R"3"."nsi :
#. -nonim. SNI IS !""#$%""&. *adan Standarisasi Nasional. %""!
Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012
Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 38 dari 40 !ala"an
7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008
http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 40/40
%. -nonim. SNI IS !"""$%""0. Pusat Standardisasi dan 9aminan Mutu Nuklir
*adan enaga Nuklir Nasional. Modul Pelatihan. %""5
2. http$CCiso!""#'management'system.blogspot.comC%"#"C"#Cpengertian'iso#".html
1. <er<ie: IS !""#$%""& dan I,- %$%"" Materi Pelatihan *adan
Standarisasi Nasional.
0. Peraturan Pemerintah No. #! ahun %""0 tentang Standar Nasional
Pendidikan
5. :::.iso.orgCtc#5Csc% Document$ ISC #5CS %CN 01182.IS !"""
Introduction and Support Package$ 4uidance on the oncept and 6se o3
the Process -pproach 3or management systems.
. Document$ ISC #5CS %CN &25. Implementation 4uidance 3or IS
!""#$%""&
&. Document$ ISC #5CS %CN 0%08%. 4uidance on the Documentation
8eOuirements o3 IS !""#$%""&
!. -nonim. %""% . rampil Mengaudit. P. P Internasional 9akarta.
#".-gung *udi. S %""%. Pemahaman Persyaratan SMM IS !""#$%"""
Penerapan untuk rganisasi C Institusi Pendidikan GD- ianjur.
##.4aspers; Gincent %""% . IS !""#$%""" -nd ontinual >uality
Impro<ement. P. 4ramedia Pustaka 6tama 9akarta.
#%.Koesalam:ardi ?irman %""2. IS #!"##$%""% (terjemahan). P. P
Internasional 9akarta.
#2.Suardi 8udi %""#. Sistem Manajemen Mutu IS !"""$%"""
Penerapannya 6ntuk Mencapai >M. PPM 9akarta.
#1.,illy Susilo %""2 . -udit Mutu Internal P G8>IS--M- *IN-M4-
9akarta
#0.ahyana /uni -smara %"#". Sistem Manajemen Mutu IS !""#$ %""&
Persyaratan'persyaratan (erjemahan) PPPPK Pertanian ianjur.
#5.-nonim %"". I,- %$%""() >uality management systems ' 4uidelines
3or the application o3 IS !""#$%""" in education 4ene<a