TAKLIMAT MS ISO 9001:2008 SMTJB

11

31 DISEMBER 2009 (KHAMIS)31 DISEMBER 2009 (KHAMIS)DEWAN SERI BESTARI SMTJBDEWAN SERI BESTARI SMTJB

oleholehNoraini bin SiisNoraini bin Siis

PQS SMTJBPQS SMTJB

KURSUS PEMAHAMAN & KURSUS PEMAHAMAN & PELAKSANAANPELAKSANAAN

MS ISO 9001:2008MS ISO 9001:2008PENGAJARAN & PEMBELAJARANPENGAJARAN & PEMBELAJARAN

SM TEKNIK JOHOR BAHRUSM TEKNIK JOHOR BAHRU

2

OBJEKTIF

Di akhir Sesi Kursus ini, setiap Peserta Akan :-Di akhir Sesi Kursus ini, setiap Peserta Akan :-

* MEMAHAMI KEPENTINGAN KUALITI

* MEMAHAMI KONSEP SISTEM PENGURUSAN KUALITI * MELAKSANAKAN PROSES KERJA YANG BERKUALITI DEMI MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN

3

APA YANG PERLU ANDA LAKUKAN

BERFIKIRAN POSITIF

BERMATLAMAT

FOKUS PENGLIBATAN

TENANG

4

PERSEPSI TENTANG ISO 9001

• ISO - Ini Susahkan Orang• ISO - Ini Sakit Otak• ISO - Ini Seksa Ohh

• ……………..

5

PIHAK PENGURUSAN & PIHAK PENGURUSAN & PEKERJAPEKERJA

6

INTERNATIONAL ORGANISATION INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDIZATIONFOR STANDARDIZATION

7

Pengenalan kepada ISO 9001:2008 Sistem Pengurusan Kualiti

Certified

Q

8

• ISO = International Organization for Standardization

• Quality Management System Standard• Applies to any organization

(Manufacturing and Service)• Internationally Recognized & Accepted

• Tells you what must be done but not how

• Guidance on controlling necessary activities

• Focus on meeting the requirements of customer

10Sumber Infrastruktur

Sistem

Asas Organisasi

11

Plan - Do - Check - Act

PDC

A

Plan: Establish the objectives & processes necessary to deliver results in accordance with customer requirements & the organization's policies

Do: Implement the processes Check: Monitor

& Measure processes & product against policies, objectives & requirements for the product & report the results.

Action: Take actions to continually improve process performance.

12

PRINSIP-PRINSIP SISTEM

PENGURUSAN KUALITI

13

PRINSIP SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Berfokuskan Pelanggan

Kepimpinan

Penglibatan PekerjaPendekatan ProsesPendekatan berSistem Dalam Pengurusan

Penambaikan BerterusanKeputusan Berasaskan Fakta

Perhubungan Dengan Pembekal

P1

P2

P3

P4

P5

P6

P7

P8

14

Organisasi bergantung kepada pelanggan, oleh itu mereka hendaklah memahami keperluan

pelanggan yang sedia ada dan pada masa akan datang, memenuhi keperluan pelanggan dan berusaha untuk melebihi jangkaan pelanggan

WE OUR

CUSTOMER

1. FOKUS PELANGGAN

15

Pengurusan yang bertindak sebagai ketua mewujudkan penyatuan antara tujuan dan

matlamat sesuatu organisasi. Mereka hendaklah mewujudkan dan mengekalkan

persekitaran dalaman yang sesuai untuk para pekerja supaya mereka dapat terlibat

sepenuhnya dalam mencapai objektif-objektif organisasi.

2. KEPIMPINAN

16

Pekerja di semua peringkat adalah merupakan tonggak sesebuah organisasi dan penglibatan

mereka sepenuhnya membolehkan keupayaan mereka digunakan untuk faedah-faedah

organisasi.

3. PENGLIBATAN PEKERJA

17

Hasil yang dikehendaki dapat diperolehi dengan lebih efisien apabila sumber-sumber dan aktiviti

yang berkaitan diurus sebagai suatu proses.

OUTPUTINPUT PROSES

4. PENDEKATAN PROSES

18

Dengan mengenalpasti, memahami dan menguruskan sesuatu sistem untuk proses-

proses yang berhubungkait bagi sesuatu objektif, ianya dapat menambahkan effisiensi dan

efektifnya sesuatu organisasi.

5. PENDEKATAN SISTEM

19

ADMIN PK1`HEM PK KOKO GKMP GURU STAFS

PROSES PEMBELAJARAN & PENGAJARAN

PELA

NG

GA

N

PENGETUA

20

Plan

Do

Check

Act

Improvement

Peningkatan Berterusan hendaklah dijadikan sebagai

Objektif Tetap sesuatu organisasi.

6. PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

21

Keputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisa sesuatu data/matlamat.

7.PENDEKATAN BERFAKTA DALAM MEMBUAT KEPUTUSAN

22

Sesuatu organisasi dan pembekal-pembekalnya adalah saling bergantung antara satu sama lain

dan hubungan yang saling bermanfaat dapat mempertingkatkan keupayaan yang menguntungkan kedua-dua pihak.

8. HUBUNGAN SALING BERMANFAAT DENGAN PEMBEKAL

23

Keperluan ISO 9001:2008

24

SEKSYEN 1

SKOP

25

1.1 Umum

Semua keperluan ISO 9001:2008 adalah “Generik” dan bertujuan untuk digunakan

oleh sebarang organisasi.

Organisasi boleh mengecualikan keperluan ISO 9001:2008 sekiranya keperluan tersebut

tidak bersesuaian kerana “Sifat Semulajadi Produk”

26

1.2 Pemakaian

Pengecualian hanya dibenarkan untuk keperluan yang:

Tidak menjejaskan keupayaan organisasi

Tidak mengenepikan tanggungjawabnya untuk membekalkan produk yang memenuhi keperluan pelanggan dan statutori dan peraturan tertentu.

Mana-mana klausa 7 “Realisasi Produk”

27

KLAUSA 2

“RUJUKANNORMATIF”

28

Rujukan dibuat kepada ISO 9000:2005

“Sistem Pengurusan Kualiti - Asas dan Daftarkata”

29

KLAUSA 3

“PERKATAAN & DEFINASI”

30

Produk (Product) boleh juga bermaksud “Perkhidmatan”

(Service)

31

KLAUSA 4

“SISTEM PENGURUSAN

KUALITI”

32

KEPERLUAN AM

(4.1)SISTEM

PENGURUSANKUALITI

(4.0)

SISTEMPENGURUSAN

KUALITI(4.0)

KEPERLUANDOKUMEN

(4.2)

Umum(4.2.1)

Manual Kualiti(4.2.2)

Kawalan Dokumen(4.2.3)

Kawalan Rekod(4.2.4)

33

KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN FIZIKAL

PERPUSTAKAAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIAKOLEJKEDIAMAN

URUSAN PEJABAT BENDAHARI

KKEEPPEERRLLUUAANN

PPEELLAANNGGGGAANN

1.10PEPERIKSAAN KK

EEPPUUAASSAANN

PPEELLAANNGGGGAANN

1.6

PENGURUSAN

SUMBER

1.5PENGURUSAN

REKODPELAJAR

1.7PENYEDIAAN

INFRASTRUKTUR

1.8PERANCANGAN PENGAJARAN

1.9PELAKSANAAN PENGAJARAN

KAWALAN KETIDAKAKURAN

1.11PENILAIAN

PERKHIDMATAN PENGAJARAN

PEMANTAUANPENGAJARAN

DAN PEMBELAJARAN

1.12PENILAIAN

PENCAPAIAN PELAJAR

MENEPATIKEPERLUAN

YA

1.13PENGIJAZAHAN

PENGENALPASTIAN TAHAP

PEMBELAJARAN

PROSES SOKONGAN

TIDAK1.1

PELANSTRATEGIK

1.2 PEMBENTUKAN KURIKULUM

1.3PENAWARAN

KURSUS

1.4PENDAFTARAN

KURSUS

PROSES PENGURUSAN

PROSES TERAS

MENEPATIKEPERLUAN

TIDAK

YA

AUDIT DALAMAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN

PENCEGAHAN

SEMAKAN PENGURUSAN

MAKLUMBALAS PELANGGAN

Pemetaan Proses

34

4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI4.2 KEPERLUAN DOKUMENTASI

4.2.1 Umum: Sistem Dokumentasi yang diperlukan ialah:

a) Kenyataan bertulis mengenai Polisi Kualiti & Objektif-Objektif Kualiti.

b) Manual Kualiti. c) Prosedur-Prosedur & Rekod-Rekod yang

diperlukan oleh Standard ISO 9001.d) Dokumen-Dokumen & Rekod-Rekod yang

diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perancangan,operasi dan kawalan yang efektif terhadap proses-proses.

35

Tahap Pembangunan Dokumentasi

Bergantung kepada:

a) Saiz dan Jenis aktiviti sesuatu organisasi.

b) Kerumitan dan Interaksi di antara proses-proses.

c) Tahap Kecekapan anggotakerja.

36

STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITIPENGURUSAN KUALITI

MANUAL KUALITI

PROSEDUR-PROSEDUR

DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN

BORANG/REKOD

Level-1

Level-3

Level-2

37

HIRARKI DOKUMENTASI• Dasar & Obj. Kualiti

• SPK ikut Standard MS ISO 9001:2008

Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan SPK SMTV

Dokumen yg menyokong pelaksanaan SPK spt Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan & Garis Panduan

Bukti Pematuhan SPK yang diamalkan

38

Dokumentasi yang Dokumentasi yang baik!baik!

Jelas (Clear).

Ringkas & Padat (Concise) Senang Difahami (User Friendly)

39

4.2.2 MANUAL KUALITI

SMT mestilah mewujud dan memelihara satu Manual Kualiti yang merangkumi:

a) Menerangkan Skop dan Pengecualian untuk SPK yang dibangunkan.

a) Rujukan kepada prosedur-prosedur kualiti yang digunapakai dalam SPK

a) Menerangkan Interaksi dan hubungkait proses antara sistem yang dibangunkan.

40

4.2.3 Kawalan Dokumen

Sistem dokumentasi yang diwujudkan di SMT mestilah dipelihara dan dikawal melalui proses:

a) Meluluskan (to approve) mana-mana dokumen sebelum diedarkan dan digunakan.

b) Menyemak dan Mengemaskinikan (to review and update) serta meluluskan semula (re-approve) dokumen-dokumen apabila perlu.

c) Dokumen-dokumen yang telah diubah (changes) dikenalpasti berserta dengan status terkini

(current revision status) dokumen tersebut.

41

4.2.3 Kawalan Dokumen

d)Dokumen-dokumen diedarkan kepada bahagian-bahagian yang memerlukan (available at point of use).

e)Dokumen-dokumen tersebut boleh dibaca dan difahami (legible) serta mudah diperolehi (readily identifiable).

f) Dokumen-dokumen luaran (external origin) dikenalpasti dan dikawal pengedarannya (distribution controlled)

e)Dokumen-dokumen yang tidak digunakan (obsolete document) dikawal agar tidak digunakan dan sekiranya dokumen-dokumen tersebut perlu disimpan, ianya hendaklah dikenalpasti.

42

CIRI-CIRI KAWALAN DOKUMENCIRI-CIRI KAWALAN DOKUMEN

Kawalan Dokumen Baru Status Semakan Kawalan Perubahan Dokumen Kaedah Pengedaran Dokumen Kaedah Mengenalpasti Dokumen Kawalan Dokumen Luar Kawalan Dokumen yang Lupus

Prosedur perlu disediakan untuk menerangkan perkara di atas

43

KAWALAN DOKUMEN BARUKAWALAN DOKUMEN BARU

Tanggungjawab menyediakan dokumen baru perlu dinyatakan.

Tanggungjawab melulus dan mengesahkan dokumen baru.

Perlu mengikut format dan struktur yang ditetapkan

Perlu disemak kesesuaiannya sebelum digunakan

Tarikh kuatkuasa dokumen perlu dinyatakan dan dimaklumkan.

44

STATUS SEMAKANSTATUS SEMAKAN

Untuk memastikan hanya dokumen terkini digunakan.

Mengunakan “No semakan”, “No Isu” atau kedua-dua sekali.

No Semakan/ Isu bertambah bagi perubahan yang dilakukan.

Kaedah digunakan bergantung kepada organisasi

45

SYARIKAT XYZ

PROSEDURPENYENGGARAAN BANGUNAN

No. Dokumen: XYZ--PK – 06

Muka Surat:1/ 6

No. Semakan: 00 No Isu : 01 Tarikh Kuatkuasa:1.2.2002

PROSEDURPENYENGGARAAN BANGUNAN

PERKARA TANDATANGAN NAMA JAWATANDisediakan Oleh MOHAMMAD SYAH FIRAFIZAL BIN

ABU BAKARPSW

Disemak Oleh FAKHRUDDIN BIN ABD RAHMAN KBW

Disahkan Oleh HAFIDZAH BINTI HASSAN PBM

NO. SALINAN TERKAWAL DIKELUARKAN KEPADA:

46

KAWALAN PERUBAHAN DOKUMENKAWALAN PERUBAHAN DOKUMEN

Tahap kebenaran untuk membuat perubahan perlu dinyatakan.

Kaedah permohonan untuk membuat perubahan perlu dinyatakan.

Perubahan perlu disahkan oleh pihak yang ditetapkan

Perkara yang diubah perlu direkodkan

Dokumen lama perlu ditarik balik, dan dokumen baru perlu diberikan kepada pemegang.

Status Semakan perlu bertambah setiap kali perubahan

47

PERMOHONAN PINDAAN DOKUMENPERMOHONAN PINDAAN DOKUMEN

BORANG PINDAAN DOKUMEN

1. Jenis Dokumen:

Manual Prosedur lain-lain ___________

2. Butir-Butir Perubahan

3. Tujuan Peubahan diperlukan

Pemohon: _________________

4. Kelulusan Permohonan 5. Komen

Ya Tidak

Disahkan oleh: _______________

48

Helaian ini merekodkan setiap pindaan ke atas prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas.

No Semakan

Muka Surat Butir-butir pindaan Kelulusan Tarikh

HELAIAN REKOD PINDAAN

REKOD PINDAAN DOKUMENREKOD PINDAAN DOKUMEN

49

KAWALAN PENGEDARAN DOKUMENKAWALAN PENGEDARAN DOKUMEN

Penerima dokumen perlu dikenalpasti

Salinan Terkawal dan Tak Terkawal perlu mempunyai tanda pengenalan

Salinan Terkawal - boleh digunakan sebagai panduan untuk melaksanakan kerja

Salinan Tidak Terkawal - sebagai rujukan sahaja

50

SENARAI EDARAN DOKUMENSENARAI EDARAN DOKUMEN

No Nama Dokumen Kod Dokumen Isu/Semakan Tarikh Kuatkuasa

51

SALINAN TERKAWAL DAN TAK SALINAN TERKAWAL DAN TAK TERKAWALTERKAWAL

SALINAN ASAL

SALINAN TERKAWAL

NO 1

SALINAN TERKAWAL

NO 2

SALINAN TERKAWAL

NO 3SALINAN TAK TERKAWAL

52

Bil Tajuk Dokumen No Isu/ Semakan No Nama Tandatangan/

Salinan Penerima Tarikh

BUKTI PENERIMAAN DOKUMENBUKTI PENERIMAAN DOKUMEN

53

KAEDAH KENALPASTI DOKUMENKAEDAH KENALPASTI DOKUMEN

Menggunakan no kod yang unik untuk dokumen yang digunakan

Contoh:

XYZ - PRO -QC - 001

Nama Syarikat

Jenis Dokumen Bahagian

No siri

54

KAWALAN DOKUMEN LUARKAWALAN DOKUMEN LUAR

Dokumen luar terdiri daripada spesifikasi, standard, panduan yang diterima daripada pihak luar.

Perlu direkod penerimaan dan diedarkan kepada pihak berkenaan.

Dokumen perlu disimpan di tempat berkaitan

Dilupuskan mengikut prosedur pelupusan dokumen

55

No Rujukan Tajuk Dokumen Tarikh Terima/ Isu

Lokasi Penerima Tandatangan Penerima

REKOD DOKUMEN LUARREKOD DOKUMEN LUAR

56

KAEDAH PELUPUSAN DOKUMENKAEDAH PELUPUSAN DOKUMEN

Dilakukan segera pada dokumen yang telah lupus.

Dikenalpasti dengan tanda tertentu

Dokumen lupus perlu ditarik balik daripada penyimpan

DOKUMEN LUPUT

Contoh:

57

4.2.4 Kawalan Rekod

Rekod mestilah disimpan sebagai bukti kepada pelaksanaan operasi-operasi yang efektif dan menepati sistem pengurusan kualiti.

Prosedur mesti diwujudkan yang merangkumi: Identifikasi rekod (identification)Penyimpanan (storage) Pemeliharaan (protection)Pengambilan (retrieval) Tempoh penyimpanan (retention)Pelupusan (disposition)

58

Contoh Rekod-Rekod

• Surat• Dokumen• Bahan Bercetak• Buku• Peta• Lukisan • Gambar• Mikrofilem• Filem Wayang Gambar• Rakaman Suara

59

MUSUH REKOD

1. Faktor Fizikal:

a) Tempat simpanan – mudah terbakar

b) Cahaya,suhu dan kelembapan

c) Habuk

d) Bencana Alam

2. Faktor Biologikal: serangga perosak

3. Faktor Kimia: tindakbalas dengan alam sekitar

4. Faktor Manusia

60

Memelihara Rekod

Bilik simpan rekod mestilah terhindar daripada:KelembapanAtap bocorDinding berlubangSistem pengudaraan yang tidak baik

Terhindar daripada bahaya banjir dan panas matahari

Terhindar daripada tikus & lain-lain serangga

61

Sentiasa membersihkan bilik supaya habuk dan sampah tidak terkumpul.

Rekod-rekod basah dikeringkan.

Rekod-rekod yang koyak diperbaiki/ditampal

Sediakan alat pemadam api di bilik simpan rekod

Memelihara Rekod

62

Bilik Rekod JANGAN SEKALI-KALIJANGAN SEKALI-KALI digunakan sebagai:

- Tempat makan dan minum

- Tempat merokok

- Tempat menyimpan asid, cat, dakwat dan

minyak spirit

- Bahan-bahan yang mudah terbakar

63

KLAUSA 5

“TANGGUNGJAWAB

PENGURUSAN”

64

TANGGUNGJAWABPENGURUSAN

(5.0)

TANGGUNGJAWABPENGURUSAN

(5.1)

FOKUS KPD PELANGGAN

(5.2) DASAR KUALITI(5.3)

PERANCANGAN(5.4)

OBJEKTIF KUALITI(5.4.1)

PERANCANGAN PENGURUSAN

SISTEM KUALITI(5.4.2)

TANGGUNGJAWAB, KUASADAN KOMUNIKASI

(5.5)

TANGGUNGJAWAB & KUASA(5.5.1)

WAKIL PENGURUSAN(5.5.2)

KOMUNIKASI DALAMAN(5.5.3)

KAJIAN SEMULAPENGURUSAN

(5.6)

AM(5.6.1)

KAJIAN SEMULA(5.6.2)

HASIL KAJIANSEMULA

(5.6.3)

65

5.1. KOMITMEN PIHAK PENGURUSAN

Pihak Pengurusan (Top Management) SMT mesti

memberikan komitmen terhadap sistem kualiti dengan:

a) Memberitahu kepada anggotakerja SMT tentang kepentingan memenuhi keperluan pelanggan/ undang-undang.

b) Mewujudkan Polisi kualiti sekolah.

c) Memastikan Objektif kualiti dibangunkan di jabatan/ bahagian yang berkaitan.

d) Menyediakan Sumber yang diperlukan.

e) Mengadakan Mesyuarat Semakan pengurusan.

66

Pihak Pengurusan Atasan SMT mestilah memastikan keperluan pelanggan

ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan

5.2. FOKUS KEPADA PELANGGAN

67

Pihak Pengurusan Atasan SMT mestilah memastikan

bahawa Polisi kualiti sekolah : Adalah bersesuaian dengan arah tuju sekolah. Merangkumi komitmen terhadap memenuhi

keperluan-keperluan dan peningkatan berterusan SPK.

Menyediakan rangka kerja untuk mewujudkan dan menyemak objektif-objektif kualiti.

Dihebahkan dan Difahami oleh semua warga kerja sekolah.

Disemak untuk kesesuaian yang berterusan.

5.3. POLISI KUALITI

68

“Overall Intentions And Direction Of An Organisation, Related To Quality As Formally Expressed By Top Management”

POLISI KUALITIPOLISI KUALITI

“Niat dan Arahtuju Menyeluruh Organisasi

berkaitan dengan Kualiti sebagaimana yang

dinyatakan oleh Pihak Pengurusan Atasan”

69

Contoh Polisi Kualiti

“SMT beriltizam memberi perkhidmatan pengajaran dan

pembelajaran yang berkualiti tinggi untuk memenuhi kepuasan

pelanggan melalui penambahbaikan yang berterusan”

70

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti

Pengurusan Atasan SMT mestilah memastikan bahawa

objektif-objektif kualiti: Selaras dengan Polisi Kualiti (consistent with the

quality policy) Sesuai dan Wujud pada peringkat/bahagian yang

berkaitan (at relevant functions and level) Boleh Diukur (measurable)

““Something Sought, Or Aimed For, Related To Quality”Something Sought, Or Aimed For, Related To Quality”

71

CONTOH OBJEKTIF KUALITICONTOH OBJEKTIF KUALITI

Bahagian Objektif Target

Pendaftaran Mengurangkan masa pendaftaran

< 1 hari

Perancangan Pengurangan Kesilapan < 5 kes/sem

Pengajaran Keberkesanan pengajaran > 3.5/guru

Pembelajaran Kecemerlangan pelajar > 90% lulus

Personel Meningkatkan tahap pelajaran

> 90% Master

Perolehan Alat-alat pembelajaran > 2 kes / tahun

72

5.4.2 Perancangan SPK

Pengurusan atasan SMT mestilah memastikan:

a) Perancangan SPK dijalankan untuk memenuhi keperluan 4.1 dan objektif kualiti.

a) Integriti SPK dipelihara apabila perubahan kepada SPK dirancang dan dilaksanakan.

73

Perancangan Kualiti

Polisi Kualiti

ObjektifKualiti

Strategi Pemasaran

Strategi Operasi

Strategi Kewangan

KemampuanOrganisasi

Suara Pelanggan

74

5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG 5.5 TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASIKUASA DAN KOMUNIKASI

Pihak atasan SMT mestilah memastikan yang Tanggungjawab (responsibilities) dan Bidang

Kuasa (authorities) dinyatakan dan diberitahu/dihebahkan di dalam organisasi

sekolah

75

CONTOH TANGGUNG JAWAB DAN BIDANG CONTOH TANGGUNG JAWAB DAN BIDANG KUASAKUASA

ABC COMPANY

A - Responsibilities and Authorities:

* To be responsible to set-up machine as customer's drawing and specification.* To ensure that production schedule summary is closely followed in order to meet all customer requirements.* To ensure that all new part/new sample must sent to In-process Q.C for quality evaluation prior to the mass production process.* To fill-up and complete the "Supervision Card" and "Daily Production Record" during mass production process.* To be responsible to take a good care in handling of materials during mass production process.* To ensure the quality of the product by having the layer separation and arrange the product according to it specification.* To follow the Non-Conformance Procedure if the product is found out of specification.* To maintain all the machine in good condition by perform the daily machine checking and to have a necessary preventive on the machine if required.* To ensure to adhere to the factory safety related matters and 5S programs.

B - Qualification and Experience

* Minimum SPM with passes in English and Mathematics subjects.

C - Competency Requirement

* Hardworking and willing to work long hours.* Able to operate production machinery.

Approved by

(Managing Director)

Prepared & Reviewed By : Approved By:

JOB TITLE: REPORTING SUPERIOR

Production Technician Production Manager

76

5.5.2 Wakil Pengurusan

Pihak Pengurusan SMT mestilah melantik seorang wakil pihak pengurusan dan bertanggungjawab serta berkuasa terhadap:

a) Memastikan proses-proses yang diperlukan dalam SPK diwujudkan, dilaksanakan dan dipelihara.

b) Melaporkan ke pihak atasan berkenaan dengan pencapaian pelaksanaan SPK dan sebarang peningkatan yang diperlukan.

c) Memastikan kesedaran terhadap kehendak-kehendak pelanggan diwujudkan di dalam organisasi

Tanggungjawab wakil pengurusan boleh merangkumi urusan dengan pihak-pihak luar untuk perkara-perkara yang

melibatkan SPK

77

Pihak Pengurusan SMT mestilah memastikan proses-proses komunikasi yang bersesuaian (appropriate communication) diwujudkan di

sekolah dan komunikasi tersebut adalah berkenaan keberkesanan Sistem Pengurusan

Kualiti.

5.5.3 KOMUNIKASI DALAMAN5.5.3 KOMUNIKASI DALAMAN

78

5.6.1 Umum

Pihak atasan SMT mestilah menyemak SPK sekolah pada jangkamasa yang dirancang (at planned intervals) untuk memastikan kesinambungan kesesuaian (continuing suitability), ketetapan (adequacy) dan keberkesanan (effectiveness).

Semakan ini mestilah termasuk penilaian terhadap peluang-peluang untuk peningkatan dan keperluan untuk mengubah SPK termasuk polisi kualiti dan objektif kualiti.

5.6 MESYUARAT KAJIAN SEMULA 5.6 MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSANPENGURUSAN

LINK PK04 KAJIAN SEMULA PENGURUSANLINK PK04 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

79

Agenda Mesyuarat Semakan Pengurusan SMT mestilah

mengandungi maklumat mengenai:

a) Keputusan Audit.

b) Maklumbalas Pelanggan.

c) Pencapaian pelaksanaan proses dan ketepatan/kesesuaian produk.

d) Status Tindakan Pembetulan dan Pencegahan.

e) Tindakan Susulan daripada semakan pengurusan yang terdahulu.

f) Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPK.

g) Cadangan untuk peningkatan

5.6.2 INPUT MKSP5.6.2 INPUT MKSP

80

Output semakan mestilah termasuk mana-mana

keputusan dan langkah-langkah yang berkaitan

dengan:

a) Peningkatan terhadap keberkesanan SPK dan proses-prosesnya.

b) Peningkatan produk yang berkaitan dengan keperluan pelanggan.

c) Keperluan sumber.

5.6.3 OUTPUT MKSP5.6.3 OUTPUT MKSP

81

PROSES SEMAKAN PENGURUSAN

Semakan Pengurusan

Permintaan TindakanPembetulan

Rekod Semakan Pengurusan Objektif Kualiti

Maklumbalas Pelanggan

Audit Kualiti Dalaman

Analisa Tindakan Pembetulan

Perubahan Kepada Sistem

Cadangan Peningkatan

Pengumpulan Data, Analisa dan Persembahan

Pencapaian Proses

82

KLAUSA 6

“PENGURUSAN SUMBER”

83

6 Peruntukan Sumber

SMT mesti menentukan dan membekalkan sumber untuk:

a) Melaksana dan memelihara SPK dan meningkatkan keberkesanannya.

b) Mempertingkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi kehendak pelanggan.

84

6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Umum

SMT mestilah memastikan anggotakerja yang hasil kerja mereka mempunyai kesan terhadap kepatuhan keperluan produk hendaklah kompeten berdasarkan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian.

85

Organizational Chart

Job/Position Description

Competency Matrix – Borang soal selidik guru

Performance Appraisals

Skills Test

Certificate

License

Bukti Pelaksanaan

86

SMT mestilah:a) Menentukan kelayakan bagi

anggotakerja hasil kerjanya memberi kesan terhadap kepatuhan keperluan pengajaran dan pembelajaran.

b) Di mana perlu, memberi latihan atau mengambil tindakan lain untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan.

c) Menilai keberkesanan tindakan yang diberi.

d) Memastikan kesedaran anggotakerja mengenai kepentingan kualiti.

e) Menyimpan rekod berkaitan pendidikan, latihan kemahiran dan pengalaman (4.2.4)

6.2.2 Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

87

a) Competence Required – job description, task specification (Matrik Kompetensi)

b) Training – training records, recruitment ads, job appointments, sub-contracts

c) Effectiveness Monitored – skills test, performance appraisal, probation reviews, customer feedbacks, audits (Instrumen Penilaian kursus, Instrumen Keberkesanan Program)

d) Awareness Training – induction programs, induction records, notice boards, briefing

e) Appropriate Records – certificates, degrees, licenses

OBJECTIVE EVIDENCE

88

MENGURUS LATIHAN

Kenalpasti Kecekapan yang diperlukan

Analisa Keperluan Latihan

Memberi Latihan

Menilai Keberkesanan Latihan

Rekod Latihan

Pengambilan Pekerja BaruRancang Latihan

89

6.3 INFRASTRUKTUR

Pengangkutan kedaibuku,kafeteria

Perkhidmatn berkaitan

Air, api, perkhidmatan kesihatan

Bangunan, ruang kerjaPeralatan untuk proses Pengajaran dan Pembelajaran

Pihak Pengurusan perlu memastikan infrastruktur

disediakan dan diselia untuk kepatuhan kualiti

Maklumat Kesihatan Secara On-line

Khidmat sokongan

Bilik kuliah, makmal,perpustakaan, padang, bengkel

LCD, Computer, bahan ujikaji

90

Workspace and associated facilities - buildings, rooms, warehouse

Equipment, hardware & software -Machines, tools, computers, software, videos, monitors

Supporting Services - Utilities (power, light, phone, fax), transportation,

communication (newsletter, web pages)

Bukti Pelaksanaan

91

Pengajian Luar kampus

Makmal-tidak merbahaya

Bilik Kuliah selesa,selamat

Tempat Kerja

Kepelbagaian Persekitaran

Pembelajaran

Persekitaran pembelajaran perlu diurus untuk menggalakan dan menghasilkan proses pembelajaran kondusif dan berkesan.

6.4 Persekitaran Kerja

92

Bukti Pelaksanaan

Temperature (air conditioner/heater)

Lights, Airflow

Safety (electricity, eye protection, noise protection)

Dust free

Ergonomics

93

KLAUSA 7

“REALISASIPERKHIDMATAN”

94

7.1 Perancangan Realisasi Produk

SMT mestilah merancang dan membangunkan proses yang

diperlukan untuk realisasi produk/perkhidmatan.

SMT mestilah menentukan:a) Objektif kualiti dan keperluan P & Pb) Proses-Proses, Dokumen dan Sumber yang

diperlukan.c) Keperluan untuk Pemantauan, Peperiksaan,

Pemeriksaan, Pencerapan dan Penilaian di mana perlu bagi mewujudkan P & P yang berkesan.

d) Rekod sebagai bukti proses dan produk mematuhi keperluan.

95

IP hendaklah:• Merancang dan membangunkan proses-proses di setiap

peringkat penyampaian perkhidmatan seperti reka bentuk dan pembangunan pengajian, pelaksanaan, aktiviti penilaian dan perkhidmatan sokongan, peruntukan sumber-sumber, kriteria penilaian dan aktiviti peningkatan bagi mencapai keputusan yang dikehendaki.

• Contoh-contoh proses penyampaian perkhidmatan bagi IP:* aktiviti pengajaran dan pembelajaran* reka bentuk dan pembangunan kurikulum* penetapan projek penyelidikan* aktiviti latihan dan perjawatan* perolehan perkhidmatan dan bahan* kemasukan pelajar* mendapatkan akreditasi bagi program, ijazah profesional dan pengajian lepasan ijazah* penyediaan perkhidmatan perpustakaan, peralatan* perkhidmatan sekuriti dan keselamatan* penyediaan bilik kuliah, makmal, dewan* penyelenggaraan kemudahan

96

7.2 Proses Berkaitan Pelanggan

7.2.1 Menentukan Keperluan Berkaitan P & P

a) Keperluan yang dinyatakan pelanggan termasuk.

b) Keperluan penghantaran dan aktiviti selepas penghantaran

c) Keperluan yang tidak dinyatakan pelanggan tetapi penting

d) Keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan produk

e) Keperluan lain yang dianggap penting oleh pihak sekolah.

97

Sebelum membuat komitmen untuk melaksanakan proses P & P pihak sekolah mestilah memastikan:

a) Keperluan P & P dinyatakan,

b) Sebarang perbezaan akan akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum sesi persekolah bermula

c) Pelihara rekod semakan proses P & P (4.2.4)

7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Produk

98

SMT perlu menentukan dan melaksanakan cara berkomunikasi yang berkesan dengan pelanggan yang berkaitan mengenai:

a) Maklumat berkaitan dengan P & P yang diberikan.

b) Pertanyaan dan pengendalian pesanan termasuk perubahan asal.

c) Maklumbalas pelanggan termasuk aduan pelanggan

7.2.3 Komunikasi Pelanggan

99

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan

7.3.1 Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan

Organisasi mestilah menentukan:a) Tahap rekabentuk dan pembangunan,b) Aktiviti semakan, verifikasi dan validasi,c) Tanggungjawab dan bidangkuasa.

Hubungkait antara kumpulan yang berbeza mesilah diurus bagi memastikan komunikasi yang berkesan dan serahan tanggungjawab.

Kemaskini output perancangan mengikut perkembangan rekabentuk dan pembangunan

100

Perancangan Pembentukan Program Pengajian/Kursus di IP

Semasa perancangan pembentukan Program Pengajian, Fakulti/ Universiti menentukan:

Program/Kursus yang perlu dibentuk:- sasaran, objektif dan tempoh pembelajaran

Tahap/Peringkat di dalam pembentukan program tersebut:- Masa diambil

Proses Semakan, verifikasi dan validasi yang perlu untuk setiap tahap tersebut.

Pihak-pihak yang terbabit dalam proses pembangunan program/kursus

101


7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan

Tentukan keperluan input dan pelihara record(4.2.4). Input termasuk :a) Keperluan Fungsi dan Prestasib) Keperluan Undang-Undang tertentuc) Sekiranya bersesuaian, Maklumat daripada Rekabentuk Terdahulud) Keperluan lain yang penting.

Input hendaklah disemak kecukupannya. Keperluan ini mestilah lengkap dan tidak mengelirukan

102

Input Pembentukan Pengajian/ Kursus di IP

Untuk pembentukan program/kursus, input diperolehi daripada:

Arahan Kementerian Pengajian Tinggi/Kementerian Pelajaran Malaysia

Arahan Pihak Pengurusan Universiti/Kolej/Maktab

Cadangan Jabatan/Fakuti

Program/Kursus yang terdahulu (sekiranya ada)

Badan/Pertubuhan Profesional (Lembaga Pengajian)

Hasil Kajian Pasaran

103


7.3.3 Output Rekabentuk dan Pembangunan

Output mestilah dalam bentuk yang sesuai untuk divarifikasi dan diluluskan. Output mestilah:

a) Memenuhi keperluan input

b) Menyediakan maklumat berkaitan perolehan, pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan

c) Mengandungi rujukan untuk kriteria penerimaan produk

d) Menyediakan ciri-ciri produk yang penting bagi penggunaan yang betul dan selamat

104

Output Pembentukan Pengajian/Kursus di IP

Jawatankuasa Penubuhan yang diarahkan akan menyediakan rangka program/kursus yang meliputi (antaranya):

Objektif program pengajian Struktur program Jam kredit program Perbandingan dengan institusi pengajian lain sekiranya ada. Sinopsis kursus berkaitan Cadangan kod kursus baru

105

7.3.4 Semakan Rekabentuk dan Pembangunan

Di peringkat yang sesuai, semakan sistematik mestilah dilaksanakan mengikut perancangan (lihat 7.3.1) bagi:a) Menilai keupayaan hasil rekabentuk dan

pembangunan dalam memenuhi keperluanb) Mengenalpasti masalah dan cadangan untuk

tindakan yang sepatutnya

Penyertaan untuk semakan ini mestilah terdiri wakill dari bahagian yang berkaitan. Rekodi hasil semakan dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4)

106

Di dalam proses pembentukan program, semakan dan pertimbangan dilaksanakan pada setiap tahap untuk menentukan sama ada ianya memenuhi keperluan yang ditetapkan dan juga untuk mengenalpasti sebarang masalah dan tindakan susulan yang perlu diambil. Dokumen program disemak oleh:1. Lembaga Pengajian2. Jawatankuasa Kurikulum Universiti/Kolej3. Senat4. Lembaga Pengarah Universiti (LPU)5.Kementerian Pengajian Tinggi/Kementerian Pelajaran Malaysia

Semakan Rekabentuk dan Pembangunan di IP

107

7.3.5 Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan

Verifikasi mestilah dilaksanakan mengikut perancangan (7.3.1) bagi memastikan output memenuhi keperluan input .Rekod verifikasi dan tindakan diambil mestilah

dipelihara (4.2.4)

7.3.6 Validasi Rekabentuk

dan Pembangunan

Validasi mestilah dilakukan mengikut perancangan (7.3.1) bagi memastikan produk yang terhasil berupaya untuk memenuhi kehendak penggunaan yang spesifik, yang mana diketahui. Sekiranya praktik, validasi mestilah dilengkapkan sebelum penghantaran atau produk digunakan. Rekod validasi dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4).

108

Verifikasi Pembentukan Program/Kursus di IP

Verifikasi dilakukan untuk memastikan bahawa program baru memenuhi objektif pembangunan program tersebut. Verifikasi dibuat oleh jawatankuasa dan pihak yang berkenaan seperti yang dinyatakan dalam Garis Panduan Akademik Universiti/Kolej.

Dokumen cadangan program pengajian baru yang telah diluluskan oleh Senat, Lembaga Pengarah Universiti dan Badan Profesional dimajukan kepada Agensi Kerangka Kelayakan (MQA), Kementerian Pengajian Tinggi/KPM untuk kelulusan. Tanpa kelulusan daripada pihak tersebut, program baru tidak akan ditawarkan oleh pihak Universiti/Kolej

109

7.3.6 Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan

• Perubahan terhadap rekabentuk dan pembangunan mestilah dikenalpasti dan rekod dipelihara.

• Perubahan mestilah disemak, divarifikasi, divalidasi dan diluluskan sekiraya berkaitan, sebelum pelaksanaan.

• Semakan terhadap perubahan mestilah mengandungi penilaian mengenai kesan perubahan terhadap komponen barangan dan produk yang telah dihantar.

• Rekod hasil semakan dan tindakan diambil mestilah dipelihara (4.2.4)

110

Dari semasa ke semasa, IP perlu mengkaji setiap kandungan kurikulum berdasarkan kepada :

• Arahan pihak atasan• Pandangan /ulasan / komen pihak-pihak tertentu• Keperluan semasa

Sekiranya terdapat perubahan dalam kurikulum tersebut, maklumat mengenai perubahan tersebut akan dimaklumkan kepada pihak-pihak yang berkenaan.

Kawalan Perubahan Rekabentuk dan

Pembangunan di IP

111

Validasi (pengesahan) Pembentukan dan Pembangunan Program/kursus di

IP

IP perlulah menyemak program-program yang dilaksanakan untuk memastikan objektif program

tercapai.

112

SEMAKAN REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN

Proses

VARIFIKASI

VALIDASI

Output

Input

Keperluan Pelanggan

Produk

REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN

113

7.4 PEROLEHAN

7.4.1 Proses Perolehan

• SMT mestilah memastikan yang produk yang diperolehi mematuhi keperluan perolehan yang ditentukan (Arahan Perbendaharaan).

• SMT mestilah menilai dan memilih pembekal-pembekal berdasarkan keupayaan mereka untuk membekalkan produk mengikut keperluan sekolah.

• Kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian semula mestilah diwujudkan.

• Rekod mengenai hasil penilaian dan sebarang tindakan penting hasil dari penilaian mestilah dipelihara.

114

7.4.2 Maklumat Perolehan

• Maklumat perolehan mestilah menerangkan produk yang akan diperolehi termasuk yang mana bersesuaian

– keperluan untuk kelulusan produk, prosedur, proses dan peralatan

– keperluan untuk kelayakan anggotakerja

– kehendak SPK

• Pihak sekolah mestilah memastikan keperluan spesifik perolehan mencukupi sebelum berkomunikasi kepada pembekal

7.4 PEROLEHAN

115

7.4.3 Verifikasi Produk Yang diperolehi• Pihak sekolah mestilah mewujudkan dan menjalankan

pemeriksaan atau aktiviti-aktiviti penting yang lain untuk memastikan produk yang diperolehi memenuhi keperluan spesifik.

• Sekiranya pihak sekolah atau pelanggannya hendak membuat verifikasi di premis pembekal, organisasi mestilah menyatakan verifikasi yang diinginkan dan kaedah pelepasan produk di dalam maklumat perolehan.

7.4 PEROLEHAN

116

PEROLEHAN Pemilihan Pembekal

Senarai Induk Pembekal

Dokumen Pembelian

Pembelian

Penerimaan Barangan

Pemeriksaan

Tindakan Pembetulan

Penilaian Pembekal

117

7.5 Penyediaan Produk Dan Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan

Rancang dan laksanakan proses pengeluaran dan perkhidmatan di dalam keadaan terkawal

a) Maklumat yang menerangkan ciri-ciri produk

b) Kedapatan arahan kerja, sekiranya perlu d) Penggunaan Peralatan

pemantauan danpengukuran

e) Pelaksanaan Pemantauan dan Pengukuran

c)Penggunaan Peralatan yang sesuai

f) Pelaksanaan aktiviti perlepasan, penghantaran dan selepas penghantaran produk.

118

Maklumat yang menerangkan dengan jelas ciri-ciri P & P yang hendak disampaikan

Penggunaan BBM yang sesuai

Instrumen pemantauan dan pengukuran tahap disediakan

Ruang belajar seperti bilik kuliah, bengkel, perpustakaan, alatan yang sesuai

Bukti Pelaksanaan

119

7.5.2: Validasi proses Penyediaan Produk & Perkhidmatan

Organisasi hendaklah mewujudkan perancangan bagi proses proses tersebut mengikut kesesuaian merangkumi: a) kriteria yang ditentukan untuk semakan dan kelulusan proses-proses, b) kelulusan peralatan dan kelayakan personel, c) penggunaan kaedah dan prosedur-prosedur tertentu, d) keperluan-keperluan untuk rekod-rekod (lihat 4.2.4), dan e) Perakuan semula.

Validasi perlu dilakukan terhadap proses yang mana output yang terhasil tidak dapat diverifikasikan oleh pemantauan atau pengukuran dan sebagai akibatnya, kelemahannya kelihatan hanya setelah produk digunakan atau perkhidmatan diberikan.

Validasi hendaklah menunjukkan bahawa proses-proses berkenaan berkeupayaan untuk mencapai hasil-hasil yang telah dirancang.

120

7.5.3 Identifikasi & Kebolehcarian Produk

• Di mana sesuai, organisasi hendaklah memberi pengenalan terhadap produk dengan menggunakan kaedah yang sesuai di sepanjang proses realisasi.

• Organisasi hendaklah memberikan status produk berhubung dengan keperluan-keperluan pemantauan dan pengukuran di sepanjang proses realisasi.

• Sekiranya kebolehcarian merupakan satu keperluan, organisasi hendaklah mengawal pengenalan yang unik bagi produk dan dan memelihara rekod (lihat 4.2.4). Pending

testPassed Failed

Serial No.123

121

Identifikasi & Kebolehcarian Produk di IP

Nombor dan kad pelajar

Setiap program dan kursus yang ditawarkan mempunyai sistem kod yang tersendiri

122

7.5.4: Hartamilik Pelanggan

Organisasi hendaklah menjaga harta pelanggan ketika ianya berada dalam kawalan organisasi atau sedang digunakan oleh organisasi.

NOTA: Hak milik pelanggan boleh merangkumi harta intelek dan data peribadi.

Organisasi hendaklah menanda, mengesah, melindungi dan menjaga harta pelanggan yang disediakan untuk digunakan atau dijadikan sebahagian daripada produk. Sekiranya harta pelanggan hilang, rosak atau didapati tidak sesuai untuk digunakan, organisasi hendaklah melaporkan kepada pelanggan dan rekod-rekodnya dipelihara (lihat 4.2.4).

123

Harta Milik Pelanggan di MKM

Sijil-sijil yang diberikan oleh pelajar

Kad pengenalan/surat kelahiran

Kertas ujian, peperiksaan dan kertas kajian

Peralatan pelajar dll

124

7.5.5 Pemuliharaan Produk

Organisasi hendaklah memulihara produk semasa dalam proses dan penghantaran ke destinasi yang ditetapkan bagi memastikan kepatuhan terhadap keperluan.

Di mana sesuai, pemuliharaan ini hendaklah merangkumi pengenalan, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan dan perlindungan. Pemuliharaan hendaklah juga merangkumi komponen-komponen lain yang membentuk produk.

125

Pemuliharaan Produk di MKM

Silibus. Kurikulum Bahan Bercetak dan Elektronik (buku, nota

kursus,pita magnetik, komputer program)

Bahan kimia untuk tujuan ujikaji di makmal (self life, keselamatan)

Pelajar tinggal di kampus – klinik, keselamatan & kafeteria

126

7.6 Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran(P&P)

Peralatan pengukuran mestilah:a)Tetukurkan atau divarsifikasi pada jangkamasa yang spesifik atau sebelum

digunakan, dan yang mudahkesan ke peringkat antarabangsa atau kebangsaan.Sekiranya tiada standard, asas bagi tentukuran mesti direkodkan (4.2.4)

b) Dilaraskan atau dilaraskan semula apabila perlu.c) Ada tanda pengenalan bagi menentukan status tentukuran.d) Dilindungi dari pelarasan yang tidak sah.e) Dikawal dari kerosakan semasa pengendalian, penyelenggaraan dan

penyimpanan.

Organisasi mestilah menentukan P&P yang akan dijalankan dan alatan P&P yang diperlukan bagi membuktikan kepatuhan produk terhadap kehendak yang telah ditetapkan. Organisasi mestilah mewujudkan proses untuk memastikan P&P boleh dijalankan secara konsisten dengan keperluan P&P.

Organisasi mestilah menilai dan merekod kesahihan hasil pengukuran yangterdahulu apabila peralatan didapati tidak mematuhi keperluanRekod mengenai hasil tentukuran dan pengesahan mestilah dipelihara (4.2.4) Apabila perisian komputer digunakan dalam P&P, keupayaan perisian untuk memenuhi keperluan penggunaan mestilah dipastikan. Ini mestilah dilakukan sebelum digunakan pada peringkat awal dan dipastikan semula apabila perlu

127

8. Pengukuran, Analisis & Penambaikan8.1 UmumOrganisasi mestilah merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan penambahbaikan yang diperlukan bagi :

a) Mempamerkan kepatuhan keperluan produkb) Memastikan kepatuhan terhadap SPKc) Meningkatkan keberkesanan SPK secara berperingkat

Ini mestilah termasuk penentuan kaedah-kaedah yang bersesuaian termasuk kaedah statistik dan tahap kegunaannya

128

8.2 Pemantauan dan Pengukuran8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

• Sebagai salah satu pengukuran terhadap pelaksanaan SPK.

• Memantau maklumat berkaitan tanggapan pelanggan sama ada organisasi telah memenuhi kehendak pelanggan.

• Kaedah untuk memperoleh dan menggunakan maklumat ini mestilah ditentukan

1 2 3 4 5 6 7

Dissatisfied Satisfied

129

8.2.2 Audit DalamanOrganisasi mestilah menjalankan audit dalaman pada jangkamasa yang dirancang untuk menentukan sama ada SPK: a) Mematuhi perancangan (7.1), mematuhi kehendak standard antarabangsa dan mematuhi keperluan SPK yang diwujudkan .b) Dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan. • Jadual audit berdasarkan status dan kepentingan

proses• Mengambilkira keputusan audit terdahulu.• Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah audit

mestilah dijelaskan.• Auditor dilantik mestilah tidak mengaudit kerja mereka

sendiri. Prosedur audit hendaklah menyatakan tanggungjawab dan keperluan bagi perancangan dan pelaksanaan audit, mewujudkan rekod dan laporan keputusan audit. Rekod audit dan keputusannya hendaklah diperlihara (4.2.4).

Pihak yang di audit memastikan tindakan segera (correction) dan tindakan pembetulan dilaksanakan tanpa lengah bagi menghapuskan ketidakpatuhan dan puncanya.

Tindakan susulan mestilah merangkumi verifikasi tindakan yang diambil dan laporan hasil verifikasi

130

8.2 Pemantauan dan 8.2 Pemantauan dan PengukuranPengukuran

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses

• Mestilah menggunakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk memantau proses dan di mana perlu, pengukuran pelaksanaan SPK hendaklah dilakukan.

• Kaedah-kaedah ini mestilah menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai hasil yang dirancang.

• Apabila hasil yang dirancang tidak tercapai, tindakan segera dan pembetulan mestilah diambil bagi memastikan kepatuhan produk

131

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

• SMT mestilah memantau dan mengukur ciri-ciri produk untuk menentukan bahawa kehendak produk dipenuhi. Ini mestilah dijalankan diperingkat yang bersesuaian semasa proses merealisasi produk mengikut perancangan yang telah dibuat (7.1). Bukti kepatuhan terhadap kriteria yang diterima mestilah dipelihara.

• Rekod-rekod mestilah menunjukkan mereka yang mempunyai bidangkuasa untuk melepaskan produk bagi penghantaran kepada pelanggan. (4.2.4)

QC Passed

• Pelepasan produk dan pemberian perkhidmatan kepada pelanggan mestilah tidak dilakukan sehingga perancangan (7.1) telah dipenuhi , melainkan diluluskan oleh pihak yang relevan atau pelanggan.

Monitor and Measurement Records

Monitor and Measurement Records

Test Results

Approved by: SBO

132

1. Guru:a) Laporan Penilaian Prestasi

2. Pelajara) Ujianb) Peperiksaan

Pemantauan & Pengukuran Produk di SMT

133

8.3 Kawalan Ketidakpatuhan Produk

Kaedah kawalan ketidakpatuhan sama ada:• Dikerjakan semula bagi memenuhi spesifikasi• Diterima/digunakan dengan konsesi• Mengambil tindakan untuk menghalang kegunaan atau

aplikasi yang asal. Digred semula atau dibuang• Mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap kesan

atau kesan yang mungkin berlaku akibat ketidakpatuhan tersebut apabila ketidakpatuhan produk dikesan selepas penghantaran atau selepas produk digunakan

Rekod mengenai keadaan ketidakpatuhan dan mana-mana tindakan berikutnya yang diambil, termasuk konsesi yang diperolehi mestilah dipelihara (4.2.4)

Produk yang tidak mematuhi kehendak, dikenalpasti dan dikawal daripada penggunaan atau penghantaran. Prosedur berdokumen hendaklah menyatakan kawalan dan tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkenaan untuk menguruskan produk.

Verifikasi semula ke atas produk yang dikerjakan semula bagi memastikan kepatuhan terhadap keperluan.

134

• Tidak mencatat buku laporan Kehadiran murid dan disiplin murid• Tidak menyemak hasil kerja murid• Instrumen peniilaian prestasi guru oleh murid/laporan

pencerapan• Tidak mengemaskini rekod pengesanan 100% sukatan pelajaran

diajar setiap 2 bulan• Tiada jadual/guru ganti• Prestasi/keputusan peperiksaan pelajar• Kertas soalan peperiksaan tidak dilabel/bocor• Mesyuarat jawatankuasa panitia pelajaran tidak dilaksanakan

b) Pembekal - Tidak mengikut spesifikasi

c) Pelajar- Kehadiran- Prestasi Pembelajaran-

e) Peralatan Mengajar/BBM- Tidak mencukupi/rosak/hilang- Buku ryang dipinjam tidak dipulang mengikut tempoh

Kawalan Ketidakpatuhan Produk di SMT

135

8.4 Analisa Data

Tentukan, kumpul dan analisa data bagi mempamerkan kesesuaian dan keberkesanan SKP serta menilai keberkesanan peningkatan berperingkat SPK dapat dilaksanakan. Termasuk data yang terhasil daripada pemantuan dan pengukuran.

d) Pembekal

(7.4)

a) Kepuasan pelanggan (8.2.1)

b) Kepatuhan produk (8.2.4)

C) Prestasi Proses (8.2.3)

Tindak

an

penam

bahbai

kan

Thing to do----------------------------------

dan produk (8.2.4)

136

Analisa Data di SMT

SMT perlu mengumpulkan data untuk membolehkan analisis dibuat ke atas

prestasi sistem pengurusan kualiti dan proses pengajaran. Data boleh

dikumpulkan daripada:

Semakan Pengurusan Kompetensi Staf (akademik dan

pengurusan) Semakan keperluan produk Reka bentuk dan pembangunan program

pengajaran & latihan Prestasi Lulusan Penilaian pembekal Hasil kaji selidik kepuasan pelanggan Keputusan audit Pemantauan dan pengukuran proses Produk yang tidak menepati spesifikasi

137

8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

Organisasi mestilah secara berperingkat meningkatkan keberkesanan SPK melalui penggunaan polisi kualiti, objektif kualiti, hasil audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta semakan pengurusan.

138

Penambahbaikan di SMT

SMT perlu meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan proses-proses pengajaran dengan menggalakkan kakitangan mengenalpasti dan melaksanakan projek-projek peningkatan di

dalam skop kerja masing-masing.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian hendaklah digunakan dan sumber maklumat boleh diperolehi

daripada:

Penilaian kefahaman polisi kualiti di kalangan kakitangan Pencapaian objektif kualiti yang telah ditetapkan Prestasi Maklum balas daripada pelanggan dan lain-lain pihak yang berkepentingan (ibu-bapa, industri, kerajaan, orang awam)

139

Organisasi mestilah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca

ketidakpatuhan supaya ianya tidak berlaku lagi. Tindakan pembetulan

hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang berlaku.

Prosedur tindakan pembetulan hendaklah diwujudkan yang meliputi

keperluan berikut:

a) Menyemak ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan),

b) Menentukan punca-punca ketidakpatuhan,c) Menilai keperluan tindakan untuk memastikan

ketidakpatuhan tidak berulang semula.

d) Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan.

e) Memelihara rekod keputusan hasil tindakan. f) Menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang

diambil.

8.5.2 Tindakan Pembetulan

140

Organisasi mestilah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca-

punca ketidakpatuhan yang berpontensi supaya ianya tidak berlaku.

Tindakan pencegahan yang diambil hendaklah bersesuaian dengan kesan

ketidakpatuhan yang berpotensi berlaku.

Prosedur tindakan pencegahan hendaklah diwujudkan yang meliputi

keperluan berikut:

a) Menyemak ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan),

b) Menentukan punca-punca ketidakpatuhan,c) Menilai keperluan tindakan untuk memastikan

ketidakpatuhan tidak berulang semula.

d) Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan.

e) Memelihara rekod keputusan hasil tindakan. f) Menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang

diambil.

8.5.2 Tindakan Pencegahan

142

SISTEM PENGURUSAN KUALITISISTEM PENGURUSAN KUALITI

SM TEKNIK JOHOR BAHRUSM TEKNIK JOHOR BAHRU

20102010

154

HIRARKI DOKUMENTASIHIRARKI DOKUMENTASI

• Dasar & Obj. Kualiti

• SPK ikut Standard MS ISO 9001:2008

Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan SPK SMTV

Dokumen yg menyokong pelaksanaan SPK spt Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan & Garis Panduan

Bukti Pematuhan SPK yang diamalkan

155

DOKUMEN TERKAWAL• Ia merupakan dokumen yang mengandungi:

– Manual Kualiti (MK)– Prosedur Kualiti (PK)– Dokumen Sokongan (DS)– Rekod Kualiti

• Prosedur Kawalan Dokumen diwujudkan supaya hanya dokumen yang TERKINI sahaja yang digunakan.

• Mengelakkan penggunaan dokumen usang.

156

MANUAL KUALITI (MK)• MK merupakan dokumen utama TERKAWAL

yang menjelaskan :– Maklumat Asas Sekolah: Latar belakang, Fungsi,

Visi, Misi, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, Struktur Organisasi, Pelanggan & Piaggam Pelanggan

– Strategi Pelaksanaan SPK Pengajaran & Pembelajaran SMTV

– Dasar & Prinsip Asas SPK SMTV keseluruhan

157

PROSEDUR KUALITI (PK)• Ia mengandungi

– 18 prosedur– Borang-borang berkaitan prosedur

158

PROSEDUR KUALITI

159

PROSEDUR KUALITI

160

PROSEDUR KUALITI

161

DOKUMEN SOKONGANIa merupakan dokumen rujukan untuk

melaksanakan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan spt:

• Akta

• Pekeliling Ikhtisas

• Arahan Perkhidmatan,

• Arahan Perbendaharaan

• Buku Panduan

162

REKOD KUALITI• Bahan bukti bahawa SPK telah

dilaksanakan mengikut prosedur yang ditetapkan

• PK 02: Kawalan Rekod diwujudkan untuk memastikan semua rekod / dokumen disenggara dengan baik dan berkesan

• Kawalan Rekod adalah mengikut Surat Pekeliling yang sedang berkuatkuasa semasa.

164

PengarahPengarah

Wakil Pengurusa

n

Wakil Pengurusa

n

Pengurus Kualiti BPTV

Pengurus Kualiti BPTV

Semua Timb Pengarah

Semua Timb Pengarah Pengerusi ZonPengerusi ZonKPP KananKPP Kanan JK Pasukan

Petugas KualitiJK Pasukan

Petugas Kualiti

165

Pengarah BPTV Penasihat

Timbalan Pengarah PAPTVPengerusi

KPP PKPTVPenyelaras

Ahli Jawatan Kuasa

166

PengetuaTN HJ HAMSI BIN JAMHARI

Penolong KananPN PHANG GEOK CHIN

GKMP SAINS MATEMATIKNORAINI BIN SIIS

Ahli Jawatan Kuasa

167

PengerusiTN HJ HAMSI BIN JAMHARI (P)

Wakil PengurusanPN PHANG GEOK CHIN (WP)

Pengurus KualitiEN NORAINI BIN SIIS (PQ)

Audit DalamPN HJH FATIMA BTE DULKARNAIN

Pn Hjh Sazaliah bte OthmanPn Hjh Juraidah bte Johan

Pn Norihan bte YusofPn Lee Li Peng

Cik Tan Gaik Wah

Pengurus RekodPN SALUAH BTE AHMADPn Azlida Hanim bte Atan

Cik Nor Dianahany bte IsmailPn Hjh Zaidah bte IbrahimPn Hjh Zainon bte Haroon

En Qarmal bin ShafiinCik Siti Samsunizam bte Mat Nawi

Pegurus DokumenCIK ROSNANI BTE MOHD DAHIRAN

Cik Adlina Haizan bte YusofCik Siti Aidatul Azwen bte BidinEn Syairulnizam bin Mohammad

En Md Sihat bin Md AminCik Irma Rabihah bte Ismail

Pengurus AduanPN NURIDIAMIYANTI BTE SAMIRON

En S Mazlan bin Hj SufarCik Norhashimah bte Hashim

Pengurus LatihanPN SITI NORZAH BTE MAT DARIS

Tn Sheikh Ahmad KamalCik Nurul Ashadiah bte Othman

Pengurus Tugas-Tugas Khas TN HJ KUSIANI BIN KANDARTn Hj Salahuddin bin Abdullah

En Hashimul Hashim bin Mahmud

CARTA ORGANISASIPASUKAN JAMINAN KUALITI SM TEKNIK JOHOR BAHRU

TAHUN 2010

Pengurus Kewangan & LatihanKPT

Pn Haishah bte YacomPn Roshaimi bte Ramli

168

Bidang Tugas Jawatan Tanggungjawab

Penasihat Timbalan Pengarah BPTV

Wakil BPTV

Pengerusi Pengetua Pengurus Sekolah

Penyelaras Penolong Kanan Wakil Pengurusan

Setiausaha PK/GK/KP/Guru Pengurus Kualiti

Audit Dalam PK/GK/KP/Guru Ketua Audit Dalam Sekolah

AJK GPK/KP/Guru/KPT Pengurus Dokumen

Pengurus Rekod

Pengurus Aduan

Pengurus Latihan

Pengurus Kewangan & Perolehan

Pengurus Keceriaan, Keselamatan & Komunikasi

169

JAWATANKUASA BIDANG TUGAS

Pengurus SekolahTn Hj Hamsi bin Jamhari

• Memberi komitmen yang tinggi untuk melaksanakan SPK SMTV

• Mempengerusikan Mesy Kajian Semula Pengurusan Sekolah

• Menyediakan sumber yang mencukupi untuk pelaksanaan SPK SMTV

• Melaporkan status pelaksanaan SPK SMTV kepada Pengarag BPTV

Wakil Pengurusan Pn Phang Geok Chin

• Merancang dan melaksanakan SPK SMTJB

• Merancang dan melaksanakan Audit Dalam peringkat SMTJB

• Mengambil tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan semua proses berkaitan SPK SMTJB

170


Pengurus Kualiti SekolahEn Noraini bin Siis

• Menjadi urus setia bagi semua urusan SPK SMTJB

• Melaksanakan SPK seperti yang diarahkan WPS

• Menyelaras dan menyenggara semua Dokumen Kualiti pelaksanaan SPK

• Membantu pelaksanaan Audit Dalam dan Audit Pihak Ketiga (SIRIM)

• Menyelaras pelaksanaan Kajian Semula Pengurusan

• Menyelaras Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

• Menyelaras laporan status pelaksanaan SPK

• Menyelaras Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

• Menyelaras & melaksanakan tindakan penambahbaikan berterusan

171


Ketua Audit Dalam SekolahPn Hjh Sazaliah bte Othman

• Merancang, menyelaras dan melaksanakan Audit Dalam

• Menyediakan laporan Audit Dalam Sekolah dan Audit SIRIM untuk tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan.

• Melaksana Audit Susulan

• Merancang dan menyelaraskan pelaksanaan Audit Dalam


Pengurus Kawalan DokumenCik Rosnani bte Mohd Dahiran

• Membantu menyenggarakan semua dokumen kualiti yang dibangunkan

• Mengemaskini, mengedar dan melupuskan semua dokumen kualiti

• Menyelaras dan menyenggara pindaan dokumen untuk penambahbaikan

• Menyimpan semua jenis dokumen kualiti untuk tujuan rujukan dan perekodan

172


Pengurus Kawalan RekodPn Hjh Saluah bte Ahmad

• Menyelaras dan menyenggara pengurusan rekod kualiti SPK SMTJB

• Menyelaras pengurusan fail dan penyimpanan semua rekod kualiti SPK SMTJB.

• Merancang, menyelaras dan memantau pelaksanaan sistem pengurusan fail dan rekod SMTJB

• Menyelaras pengurusan 5S (selain bengkel)


Pengurus LatihanPn Siti Norzah bte Mat Daris

• Menyediakan matriks kompentasi, mengedar dan menganalisis keperluan latihan sekolah

• Merancang program latihan tahunan sekolah berasaskan analisis matrik kompentasi

• Melaksana dan memantau program latihan sekolah

• Menyediakan laporan keberkesanan latihan dan cadangan penambahbaikan pengurusan latihan dan pembangunan staf

173


Pengurus Aduan & Maklum Balas PelangganPn Nuridiamiyanti bte Samiron

• Merancang, menyelaras dan melaksanakan pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan

• Menyelaras dan melaksanakan siasatan aduan sekolah

• Menganalisa dapatan maklum balas aduan sekolah

• Membentangkan laporan analisis aduan dan maklum balas pelanggan sekolah dalam mesyuarat pengurusan / kajian semula pengurusan


Pengurus Perolehan & PenyelenggaraanPTK

• Menyelaras dan menyediakan analisis pembekal (perolehan, perkhidmatan dan penyenggaraan)

• Menyelaras pelaksanaan prosedur kualiti perolehan dan penyelenggaraan

• Membuat alporan dan mencadangkan penambahbaikan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

• Memantau pengurusan perolehan dan penyelenggaraan sekolah

174


Pengurus Tugas-tugas KhasPn Hjh Sazaliah bte Othman

• Membantu tugas-tugas yang diarah oleh WPS dan Pengurus Kualiti dari semasa ke semasa

• Menyelaras semua tugas-tugas khas yang ditetapkan dari semasa ke semasa

• Melaporkan status pelaksanaan program dan aktiviti bagi semua tugasan yang diberi

• Infrastruktur – merancang, menyelaras, memantau dan memastikan semua urusan pembangunan infrastruktur sekolah disediakan dan memenuhi spesifikasi mengikut keperluan yang telah ditetapkan.

sambungan

Pengurus Perolehan & PenyelenggaraanPTK

• Mendapat laporan status pengurusan perolehan danpenyelenggaraan sekolah

• Menjadi urusetia Mesyuarat Kewangan Sekolah

175

sambungan

Pengurus Tugas-tugas KhasPn Hjh Sazaliah bte Othman

• Persekitaran Kerja – Merancang, menyelaras, memantau dan memastikan kerja sekolah kondusif untuk melaksanakan proses penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan mengikut keperluan yang telah ditetapkan

• Imej Korporat – Merancang, menyelaras, memantau dan memastikan imej sekolah dibangunkan mengikut keperluan yang telah ditetapkan

• Komunikasi – Merancang, menyelaras dan memastikan sistem komunikasi dalaman dan komunikasi kepada pelanggan disediakan mengikut keperluan yang telah ditetapkan

176

SENARAI TUGAS UMUMSENARAI TUGAS UMUM

1.1. Pastikan semua anggota memahami SPK yang telah Pastikan semua anggota memahami SPK yang telah dibangunkan berdasarkan standarad MS ISO dibangunkan berdasarkan standarad MS ISO 9001:20089001:2008

2.2. Merancang dan melaksanakan latihan pembangunan Merancang dan melaksanakan latihan pembangunan staf – pendedahan kepada MS ISO, SPK dan semua staf – pendedahan kepada MS ISO, SPK dan semua program dan aktiviti peningkatan profesionalisme program dan aktiviti peningkatan profesionalisme perguruanperguruan

3.3. Memastikan semua anggota memberi komitmen yang Memastikan semua anggota memberi komitmen yang tinggi untuk melaksanakan SPK berasaskan prosedur tinggi untuk melaksanakan SPK berasaskan prosedur yang telah diluluskanyang telah diluluskan

4.4. Memastikan program Audit Dalaman dilaksanakan, Memastikan program Audit Dalaman dilaksanakan, membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan berterusan.penambahbaikan berterusan.

177

Sambungan Sambungan

5.5. Memastikan semua kehendak dan keperluan Memastikan semua kehendak dan keperluan pelanggan disediakanpelanggan disediakan

6.6. Menyediakan pelan tindakan pelaksanaan SPK Menyediakan pelan tindakan pelaksanaan SPK sekolah berdasarkan portfolio masing-masingsekolah berdasarkan portfolio masing-masing

7.7. Menyediakan laporan status pelaksanaan SPK Menyediakan laporan status pelaksanaan SPK sekolah untuk dibentang dlm Mesyuarat Kajian sekolah untuk dibentang dlm Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan diperingkat BPTVSemula Pengurusan diperingkat BPTV

8.8. Menyelaras dan memantau tindakan pembetulan, Menyelaras dan memantau tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikanpencegahan dan penambahbaikan

9.9. Menyelaras dan menyenggara semua dokumen Menyelaras dan menyenggara semua dokumen terkawalterkawal

178

MULA

Sedia/Semak Prosedur Kualiti SPKS (MK, PK) – Kelulusan

Laksana SPKS dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam)

Audit Dalam

Patuh kepada prosedur?

Pembetulan / Pencegahan

Kajian Semula Pengurusan (Analisis Obj Q, Audit, M.Balas Pelanggan, Pembekal)

Laksana Penambahbaikan SPKS / Prosedur Kualiti

Kelulusan SPKS yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruh

Tidak

Ya

Proses Pelaksanaan & Penambahbaikan secara berterusanProses Pelaksanaan & Penambahbaikan secara berterusan

Taklimat Kesedaran SPK kepada semua warga sekolah; Guru & StafTaklimat Kesedaran SPK kepada semua warga sekolah; Guru & Staf

Bentuk Pasukan Jaminan Kualiti SekolahBentuk Pasukan Jaminan Kualiti Sekolah

Semak Prosedur Kualiti SPK (MK, PK) – Kelulusan Semak Prosedur Kualiti SPK (MK, PK) – Kelulusan

Laksana SPK dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam)

Laksana SPK dan Perkembangan Staf (Latihan Dalaman: Audit Dalam)

Audit DalamAudit Dalam

Patuh kepada prosedur?Patuh kepada prosedur?



Laksana Penambahbaikan SPK / Prosedur KualitiLaksana Penambahbaikan SPK / Prosedur Kualiti

Kelulusan SPK yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruhKelulusan SPK yang terkini & Pelaksanaan secara menyeluruh

179

•Kejayaan menunggu anda,•Jika ada usaha untuk

berjaya.•Kegagalan sedia menanti,•Jika banyak alasan dicari

• Sekian, Terima Kasih

TAKLIMAT MS ISO 9001:2008 SMTJB

Education

Transcript of TAKLIMAT MS ISO 9001:2008 SMTJB