JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIANEGERI SABAH

TAKLIMAT PELAKSANAAN SISTEM eSPKB SEMPENA SEMINAR PERKHIDMATAN KERAJAAN ELEKTRONIK

NEGERI SABAH

DISAMPAIKAN OLEH :IRWIN BIN MOHAMAD

KETUA PENOLONG PENGARAH (PENGURUSAN)JANM NEGERI SABAH

PIAGAM PELANGGANPejabat Perakaunan

•

Mengeluarkan cek dalam tempoh 5 hari bekerja daripada tarikh baucar bayaran yang lengkap dengan dokumen sokongan diterima daripada jabatan kerajaan.

•

Pembayaran gaji bulanan anggota Kerajaan Persekutuan dibuat pada tarikh yang ditetapkan.

FUNGSI PEJABAT PERAKAUNAN

Memberi khidmat perundingan dari segi latihan, pelaksanaan, naziran, audit terimaan dan khidmat nasihat.

Menguruskan urusan semakan dan bayaran termasuk pengurusan cek/EFT.

Mengurus operasi sistem dan segala urusan yang berkaitan gaji.

Menguruskan operasi dari segi penyelenggaraan akaun, pengurusan terimaan, panjar, dana, amanah dan deposit serta akaun subsidiari.

Pengurusan teknologi maklumat iaitu sebagai pentadbir sistem aplikasi dan memberi bantuan teknikal.

JANM CAWANGAN JANM CAWANGAN -- 25 25

APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIKAPLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK

(2) Electronic Services(EServices)

(5) Sistem Pemantauan Projek (SPP II)

(3) Human Resource Management

Information System(HRMIS)

(7) Generic Office Environment

(GOE)

(8) E-Perolehan(EP)

Citizen Centred Government (1) Electronic Labour

Exchange (ELX)

(6) E-SYARIAH(4) E-COURTS(E-Kehakiman)

(9) ESPKB

Apakah yang dimaksudkan dengan eSPKB?

eSPKB adalah Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik yang merupakan satu sistem perakaunan vot berkomputer untuk mengawal belanjawan.

Apakah fungsi utama eSPKB?

Fungsi utama eSPKB ialah untuk mempercepatkan proses pembayaran dan perakaunan.

Apakah perbezaan di antara pembayaran melalui sistem eSPKB

dengan pembayaran sebelum sistem ini diperkenalkan?

Perbezaan diantara pembayaran melalui sistem eSPKB dengan sistem sebelum ini adalah dokumen pembayaran dihantar melalui ’on-line’ dan penerima akan menerima bayaran terus di akaun bank masing-masing.

Apakah yang dimaksudkan dengan pembayaran secara EFT?

EFT bermaksud Electronic Fund Transfer. Pembayaran dibuat terus ke dalam akaun bank penerima.

Apakah faedah pembayaran melalui EFT kepada penerima?

Penerima akan menerima bayaran cepat dan boleh terus menyemak baki akaun melalui sistem banking on line di bank masing-masing dan tidak perlu menghubungi pejabat pembayar.

Berapa lamakah proses bayaran melalui EFT?

Bayaran melalui EFT dibuat selewat-lewatnya dalam tempoh 3 hari dari tarikh kelulusan EFT dibuat oleh pejabat perakaunan.

EG-AG Integration Overview (New)

HRMIS

e-Services

SPPII

3000 PTJ Offices

e-SPKB Users

35 Accounting Offices

Banks

EFT

XMB

e-SPKB

eTerimaan Users

ePerolehan eMaklum Website

Suppliers/ Public

eTerimaan

GFMAS

Certificate

Authority

PKI

Gateway

E-Documents

DCS Status Update, Pukal,

Gaji Reconciliation

E-Documents

DCS, Status Update, Pukal,

Gaji, Reconciliation

Colle

ction

& Re

venu

e

EFT

Payment notifications (Email, Fax. Letter)

Payment notifications

CIRI-CIRI eSPKB

Pengemaskinian buku vot secara elektronik

Waran peruntukan, baucar bayaran, penyata pemungut dan baucar jurnal dihantar secara online ke pejabat perakaunan. Hardcopy dokumen kewangan dan dokumen sokongan disimpan di PTJ. Penyemakan dan kelulusan di pejabat perakaunan dilakukan secara elektronik

Penyesuaian akaun dilakukan secara elektronik

CIRI-CIRI eSPKB

Penyediaan dokumen kewangan melibatkan tiga peringkat iaitu Penyedia, Perakuan l dan Perakuan ll

Rekod-rekod jabatan seperti daftar bil dan buku vot tidak perlu diselenggara secara manual tetapi akan dijana secara automatik melalui sistem

Laporan-laporan harian, bulanan, jadual dan pilihan boleh dicetak mengikut keperluan dan bila-bila masa

CIRI-CIRI eSPKB

Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan lebih terjamin kerana data yang berpunca dari eSPKB atau aplikasi- aplikasi EG lain tidak perlu diinput semula oleh pejabat perakaunan

Penggunaan kad pintar

•Bayaran dipercepatkan

•Kedudukan baki peruntukan diketahui bila- bila masa

•Penggunaan kad pintar dalam sistem mengetatkan lagi kawalan kewangan kerajaan

•Ketepatan data kewangan dalam akaun kerajaan lebih terjamin kerana data yang berpunca dari eSPKB atau aplikasi-aplikasi EG lain tidak perlu diinput semula oleh Pejabat Pembayar

FAEDAH eSPKBFAEDAH-FAEDAH eSPKB

•Kawalan Dalaman

ID

PASSWORD

SMART CARD

KOD PERANAN/ACCESS RIGHTS

FIREWALLS

FAEDAH eSPKBFAEDAH-FAEDAH eSPKB

STRATEGI PELAKSANAAN

• SEBELUM PELAKSANAAN

• SEMASA PELAKSANAAN

• SELEPAS PELAKSANAAN

PERSEDIAAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

KomputerRangkaian EG* NETKemudahan Komputer dan Rangkaian Setempat (LAN)Menghadiri latihan eSPKBBuat permohonan Tahap Capaian dan terima dari Pejabat Perakaunan

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Pohon Talian

PTJ perlu memastikan talian EG*Net dipasang sebelum pelaksanaan eSPKB. Permohonan talian EG*Net hendaklah dihantar ke Pejabat Projek Aplikasi Kerajaan Elektronik (EGAG) melalui Pejabat Perakaunan.

PERALATAN RANGKAIAN EG*NET

TELLABS CTU-STELLABS STU-160

MARCONI MD72 MARCONI MAT6DNetwork Termination Unit

(NTU)

Routers –CISCO 2620XM

Front View

Rear View

PERALATAN RANGKAIAN EG*NET

Routers –CISCO 1720

Rear View

PERALATAN RANGKAIAN EG*NET

Front View

Routers –ATI AR745

Front View

Rear View

PERALATAN RANGKAIAN EG*NET

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Pohon Kad Pintar

Ketua PTJ yang dikenalpasti oleh PP sebagai Authorised Personnel (AP) hendaklah mengemukakan borang permohonan kad pintar bagi semua pengguna eSPKB.

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Pohon Kad Pintar

Pemohon kad pintar perlu mengisi borang BPKP-01.

Permohonan baru kad pintar adalah melalui JANM Negeri Sabah.

Permohonan bagi memperbaharui kad pintar adalah secara terus kepada GITN Sdn Bhd.

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Pohon Kad Pintar

Pengguna eSPKB hendaklah memperbaharui kad pintar sekurang-kurangnya DUA(2) bulan sebelum tarikh luput.

JANM NEGERI SABAH

UNIT PELAKSANAAN

1

PERMOHONAN KAD PINTAR

2

3

Permohonan Kad PintarJANM NEGERI SABAH

UNIT PELAKSANAAN

4

PERMOHONAN KAD PINTAR

5

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Pohon Pembaca Kad Pintar

• Permohonan Pembaca Kad Pintar dipohon bersama dengan permohonan baru Kad Pintar.

• Bilangan Pembaca Kad Pintar mengikut bilangan komputer eSPKB di PTJ.

KAD PINTAR DAN PEMBACA KAD PINTAR

UNTUK MASUK KE SISTEM eSPKB

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Terima Kad Pintar

Pakej Kad Pintar terdiri daripada Kad Pintar dan Nombor Pin (yang dihantar secara berasingan melalui pos).

• Terima Pembaca Kad Pintar

Alat pembaca kad dengan perisian kad pintar (iVest 4 EG). Instalasi dilakukan oleh JANM.

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Pohon Tahap Capaian Pengguna

PTJ hendaklah mengemukakan Borang JANM01 kepada Pejabat Perakaunan bagi mewujudkan tahap capaian setiap pengguna.

PERMOHONAN CAPAIAN DALAM eSPKB

1

2

PERMOHONAN CAPAIAN DALAM eSPKB

3

4

5

6

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Terima Tahap Capaian Pengguna & Uji

Pastikan peranan dan modul adalah seperti yang dipohon.

MENGGUNAKAN KAD PINTAR

• Sekiranya nombor pin yang dimasukkan adalah salah, pengguna tidak akan berjaya memasuki skrin menu utama eSPKB.

MENGGUNAKAN KAD PINTAR

• Sekiranya gagal untuk login ke dalam sistem sebanyak 3 kali, kad pintar akan dibatalkan dan kad pintar hendaklah diserahkan kepada AG untuk diaktifkan semula.

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Komputer & Rangkaian Setempat (LAN)

Komputer sedia ada di PTJ boleh digunakan untuk tujuan eSPKB dengan syarat mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan dirangkaikan ke dalam Rangkaian Setempat (LAN).

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Komputer & Rangkaian Setempat (LAN)

JANM akan membuat konfigurasi komputer di PTJ. Walaubagaimanapun PTJ boleh melakukan sendiri konfigurasi dengan bantuan Bahagian Teknologi Maklumat Kem/Jab.

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Pencetak

Perlu disambungkan ke PC eSPKB. Pastikan konfigurasi dilakukan sehingga ke peringkat cetak.

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Sediakan cop :

Cop pergerakan dokumen eSPKB (JANM08)

Cop Telah Bayar/Batal (JANM09)

Cop Telah Bayar ( JANM11)

COP PERGERAKAN DOKUMEN ESPKB (JANM08)

PERGERAKAN DOKUMEN eSPKB

Jenis modul: (tandakan √ di kotak yang berkenaan)

Waran Peruntukan Nota Minta Pesanan Tempatan/Kontrak Waran Perjalanan Udara Daftar Bayaran Baucar Bayaran Baucar Jurnal Penyata Pemungut Penyelarasan Rekod

Tindakan Tandatangan Ringkas Tarikh Nombor Rujukan/Baucar

Sedia

Perakuan I

No. Sementara:

No. Invois/Bil:

No. Sequence:

Perakuan II

No. Tetap:

Batal

COP PERGERAKAN DOKUMEN ESPKB (JANM08)

COP TELAH BAYAR/BATAL (JANM09)

TELAH BAYAR Bayaran telah disediakan melalui baucar bayaran No. Rujukan Dokumen__________ bertarikh __________, Nombor EFT/ Cek/ Bank Deraf/ TT __________ bertarikh __________ . * BATAL Baucar telah *diganti melalui baucar bayaran No. Rujukan Dokumen__________/ tidak diganti kerana ____________________. Tandakan √ mana yang berkenaan

COP TELAH BAYAR/BATAL (JANM09)

COP TELAH BAYAR/BATAL (JANM09)

COP TELAH BAYAR ( JANM11)

TELAH BAYAR

COP TELAH BAYAR ( JANM11)

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Tarikh PelaksanaanTentukan tarikh pelaksanaan eSPKB.

• Baucar Manual Yang Dikuiri Baucar manual yang dikuiri oleh AG sebelum pelaksanaan eSPKB perlu diproses di dalam eSPKB. Urusniaga ini perlu dibatalkan dalam buku vot manual.

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Latihan eSPKB

Latihan eSPKB perlu dihadiri oleh pegawai-pegawai yang terlibat dengan penyediaan, penyemakan dan kelulusan dokumen-dokumen eSPKB

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan

Pegawai/kakitangan PTJ hendaklah melengkapkan Borang JANM07 berserta sesalinan buku akaun bank atau sesalinan penyata akaun bank bagi Akaun Semasa untuk dikuncimasuk ke dalam eSPKB.

TINDAKAN PTJ SEBELUM PELAKSANAAN eSPKB

• Maklumat Pembekal

Lengkapkan Borang Maklumat Pembekal untuk dikuncimasuk ke dalam eSPKB.

TINDAKAN PTJ SEMASA PELAKSANAAN eSPKB

• Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan

Alamat lengkap penerima adalah wajib diisi dan nombor faks serta emel juga wajib diisi jika ada bagi tujuan makluman pembayaran EFT (Electronic Fund Transfer) melalui sistem eMaklum.

TINDAKAN PTJ SELEPAS PELAKSANAAN eSPKB

• Dokumen Kewangan Dan Laporan

Cetak dokumen kewangan (waran peruntukan, penyata pemungut, baucar jurnal dan baucar bayaran) beserta senarai semak. Dokumen kewangan dan laporan hendaklah diselenggara dengan betul. (AP 150)

TINDAKAN PTJ SELEPAS PELAKSANAAN eSPKB

• Penyesuaian Bulanan

Penyesuaian yang dicetak melalui eSPKB hendaklah disemak untuk memastikan urusniaga adalah tepat. Jika perlu, lakukan pelarasan/pembetulan.

BORANG-BORANG

• JANM01 - Borang Permohonan Capaian Sistem eSPKB

• JANM02 - Pengesahan Terimaan Capaian eSPKB

BORANG-BORANG

• JANM06 - Borang Pewujudan/Ubah Maklumat Pembekal – eSPKB

• JANM07 - Borang Pewujudan/Ubah Maklumat Penerima Bayaran Perseorangan/ Individu – eSPKB

• JANM08 - Cop Pergerakan Dokumen eSPKB

BORANG-BORANG

• JANM09 - Cop Telah Bayar/Batal

• JANM11 - Cop Telah Bayar

BORANG-BORANG

• BPKP - 01 - Borang Permohonan Kad Pintar Kerajaan Elektronik

• BNTC - 01 - Borang Notice To Commence Perkhidmatan Public Key Infrastructure(untuk Pembaca Kad Pintar)

BORANG-BORANG

• EGNET01 - Borang Permohonan Talian EG*Net Bagi PTJ eSPKB

• EGNET02 - Borang Pembatalan Talian EG*Net Bagi PTJ eSPKB

• EGNET03 - Borang Perpindahan Pejabat & Talian EG*Net Bagi PTJ eSPKB

SKRIN MODUL eSPKB

Contoh Skrin iSign

MAKLUMAT PENGESAHAN

STATUS DOKUMEN eSPKB

STATUS 1 - BELUM DISAHKAN

STATUS 2 - TELAH DISAHKAN

STATUS 3 - TELAH DILULUSKAN

STATUS 4 - TELAH DIHANTAR KE GFMAS

STATUS 6 - DITOLAK OLEH GFMAS

STATUS 7 - DIBATALKAN

STATUS 8 - TELAH DIKEMASKINI OLEH GFMAS

SENARAI SEMAK

PANDUAN PENGGUNA PTJ ESPKB

PANDUAN PENGGUNA MESTI DI CETAK DAN DI SIMPAN

PERTANYAAN STATUS BAYARAN

PERTANYAAN STATUS BAYARAN

PERTANYAAN STATUS PEMBAYARAN

MAKLUMAT BAKI TERKINI

Sistem e-Maklum

e-Maklum menguruskan penghantaran :

a) e-melb) Faxc) Suratd) Sistem Khidmat Pesanan Ringkas (SMS)

e-Maklum Web

•

Boleh dicapai oleh orang ramai melalui internet

–

http://emaklumweb.anm.gov.my

eMaklum Web

Contoh Notifikasi Secara e-Mel

TERBARU !!•

pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) telah melaksanakan pengeluaran notis e-Maklum melalui perkhidmatan Sistem Pesanan Ringkas (SMS).

•

Penerimaan notis secara SMS ini tidak dikenakan sebarang bayaran.

•

PERANAN PENGURUS PTJ

•

MENGESAHKAN SEMUA PERMOHONAN YANG PERLU ADA SIJIL DIGITAL. (UNTUK MEMASTIKAN PERMOHONAN HANYA DARI PEGAWAI DAN STAF YANG DIBERI KUASA MEMPUNYAI SIJIL DIGITAL)

•

MEMASTIKAN PEMBATALAN SIJIL DIGITAL BAGI SETIAP PEGAWAI DAN STAF YANG BERTUKAR/BERHENTI/BERSARA

•

MEMASTIKAN SMART CARD DIAGIHKAN KEPADA PEGAWAI DAN STAF YANG DIBERI KUASA SELARAS DENGAN AP11, AP53 DAN AP101

PERANAN-PERANANPERANAN-PERANAN

•

PERANAN PEMEGANG KAD PINTAR

•

PASTIKAN SMART CARD DISIMPAN DENGAN SELAMAT.

•

RAHSIAKAN KATA LALUAN (ID) PENGGUNA•

JANGAN BENARKAN SMART CARD DIGUNAKAN OLEH ORANG LAIN.

•

HADIR SENDIRI BAGI TUJUAN ‘UNBLOCKING’ SMART CARD DI CAWANGAN AKAUN, JABATAN AKAUNTAN NEGARA CAWANGAN NEGERI ATAU PEJABAT GITN SDN BHD

•

PASTIKAN SMART CARD DIKELUARKAN DARI ‘SMART CARD READER’ APABILA SELESAI URUSAN ESPKB

PERANAN-PERANANPERANAN-PERANAN

•

PERANAN PTJ

•

MEMBUAT PERMOHONAN KAD PINTAR DARI GITN

•

MEMBUAT PERMOHONAN ID PENGGUNA DARI PEJABAT PERAKAUNAN

•

MEMOHON TAHAP CAPAIAN PENGGUNA SELARAS DENGAN PERWAKILAN KUASA DI BAWAH AP 11 DAN AP 101

•

MEMASTIKAN URUSNIAGA DIPROSES MEMATUHI PERATURAN KEWANGAN YANG BERKUATKUASA

PERANAN-PERANANPERANAN-PERANAN

•

PERANAN PTJ

•

MENYIMPAN SELAMAT SEMUA DOKUMEN URUSNIAGA UNTUK SEMAKAN AUDIT/NAZIRAN/INSPEKTORAT

•

MENYIMPAN LAPORAN BUKU VOT HARIAN

•

MENDAPATKAN LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN (C231) DARI PEJABAT PERAKAUNAN PADA SETIAP HARI KE-4 BEKERJA PADA SETIAP BULAN DAN MELAKUKAN PENYESUAIAN SECARA MANUAL (TINDAKAN SEMENTARA).

PERANAN-PERANANPERANAN-PERANAN

PENCAPAIAN

•

Sehingga kini, sebanyak 221 Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang telah melaksanakan Sistem eSPKB di bawah pejabat perakaunan JANM Negeri Sabah

•

PTJ Jabatan – 146

•

PTJ di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) - 75

BILANGAN PTJ JABATAN YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM

eSPKB TAHUN BILANGAN PTJ JUMLAH

2003 1 1

2004 6 7

2005 10 17

2006 25 42

2007 40 82

2008 45 127

2009 14 141

2010 5 146

PTJ JABATAN YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB

BILANGAN PTJ KPM YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB

TAHUN BILANGAN PTJ JUMLAH

2007 6 6

2008 11 17

2009 32 49

2010 26 75

PTJ KPM YANG TELAH MELAKSANAKAN SISTEM eSPKB

PTJ YANG BELUM MELAKSANAKAN eSPKB

•

Sebanyak 54 PTJ di bawah KPM yang belum melaksanakan Sistem eSPKB

•

Permohonan talian EG-Net

•

Sasaran 100% PTJ melaksanakan Sistem eSPKB pada tahun 2010

UNICENTER

•

Sebarang aduan masalah mengenai sistem eSPKB disalurkan melalui UNICENTER

•

Talian UNICENTER iaitu 088-324824

SKRIN MODUL UNICENTER

SKRIN MODUL eSPKB

SKRIN MODUL UNICENTER

SEKIAN TERIMA KASIH