Post on 04-Aug-2019
1
LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
Januari – Jun 2017
Perpustakaan UTM
BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN BANGUNAN PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
CERTIFIED TO ISO 9001:2015 CERT. NO. : AR 1405
CERTIFIED TO ISO 9001:2015 CERT. NO. : AR 1405
Salinan BPMP
2
ISI KANDUNGAN
A. LAPORAN OBJEKTIF KUALITI – CAPAI
Bil. Prosedur Nama Unit Mukasurat
1.0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan –AKT(MP)/8.2.1 Unit Perundingan Maklumat dan
Penyelidikan
5 – 6
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Permohonan & Pembekalan) –
AKT(ILL)/8.5.1 7 – 9
3.0 Prosedur Program Pendidikan Pengguna - AKT(PP)/8.5.1 Unit Pengurusan Maklumat dan Penyelidikan 10
4.0 Prosedur Pengendalian Insentif Penerbitan Universiti -AKT(PIP)/8.5.1 Unit Pengurusan Penerbitan Penyelidikan 11 – 12
5.0 Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data Langganan – AKT(PD)/8.5.1 Unit Pangkalan Data dan Sokongan
Penyelidikan 13
6.0 Prosedur Penerbitan Buletin dan Buku Panduan Perpustakaan -AKT(PBPP)/8.2 Unit Promosi dan Alumni 14
B. LAPORAN OBJEKTIF KUALITI – TIDAK CAPAI
Bil. Prosedur Nama Unit Mukasurat
1.0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan –AKT(MP)/8.2.1 Unit Perundingan Maklumat dan
Penyelidikan
16
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Permohonan & Pembekalan) –
AKT(ILL)/8.5.1 17 - 18
3.0 Prosedur Penerbitan Buletin dan Buku Panduan Perpustakaan -AKT(PBPP)/8.2 Unit Promosi dan Alumni 19 - 20
C. LAPORAN OBJEKTIF KUALITI (PELAPORAN SEBAHAGIAN)
Bil. Prosedur Nama Unit Mukasurat
1.0 Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data Langganan – AKT(PD)/8.5.1 Unit Pangkalan Data dan Sokongan
Penyelidikan 22
3
D. LAMPIRAN
No. Lampiran Tajuk Nama Unit Mukasurat
Lampiran 1 Jadual 1 : Jumlah Permohonan Bahan Ke Universiti Awam : Januari –
Jun 2017
Jadual 2 : Jumlah Permohonan Bahan Ke Bldss : Januari – Jun 2017
Unit Perundingan Maklumat dan
Penyelidikan
24
Lampiran 2 Jadual 3 : Jumlah Pembekalan Bahan Ke Universiti Awam : Januari – Jun
2017 25
Lampiran 3 Jadual 4 : Jumlah Permohonan Bahan Ke Putm Cawangan : Januari – Jun
2017
Jadual 5 : Permohonan Bahan : Objektif 3 Hari Bekerja Dari Tarikh
Pembekalan : Januari – Jun 2017
26
Lampiran 4 Jadual 6 : Jumlah Pembekalan Bahan Ke Putm Cawangan : Januari – Jun
2017
Jadual 7 : Pembekalan Bahan : Objektif 3 Hari Bekerja Dari Tarikh
Pembekalan : Januari – Jun 2017
27
Lampiran 5 Jadual 8 : Statistik Permohonan Bahan Mengikut Institusi: Januari – Jun
2017
Jadual 9: Statistik Permohonan Bahan Lain-Lain Institusi
28
Lampiran 6 Jadual 10 : Statistik Pembekalan Bahan Mengikut Institusi: Januari –
Jun 2017
Jadual 11: Statistik Pembekalan Bahan Lain-Lain Institusi
29
Lampiran 7 Penilaian Program Pendidikan Pengguna
Unit Pengurusan Maklumat dan
Penyelidikan 30 - 34
Lampiran 8 Jadual 12: Permohonan Insentif Januari - Jun 2017 Yang Diselesaikan
Dalam Tempoh 14 Hari Bekerja
Jadual 13: Permohonan Insentif Yang Disahkan Dan Dihantar Ke
Bendahari Dalam Tempoh 14 Hari Bekerja
Unit Pengurusan Penerbitan Penyelidikan 35
5
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
1.0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan –AKT(MP)/8.2.1
Objektif Kualiti Pencapaian (Nyatakan
Capai/Tidak Capai) Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan/
Pelan Tindakan Catatan
Borang Maklumbalas Secara
Atas Talian
1. Memastikan semua
permohonan maklumbalas
diproses dalam masa dua (2)
hari bekerja.
2. Memastikan tempoh edaran
maklumbalas tidak melebihi
daripada tiga (3) hari bekerja
dari tarikh diterima.
Sasaran: 100%
Pencapaian: 100%
Keputusan: CAPAI
Bil.
Hari Jumlah
Pencapaian
(%)
< 2 6 100
> 2 0 0
Bil.
Hari
Jumlah Pencapaian
(%)
< 2 6 100
> 2 0 0
Penggunaan borang
secara atas talian masih
baru/dalam peringkat
percubaaan. Justeru,
pihak bertanggungjawab
masih melihat
keberkesanan borang ini.
Mulai September 2016,
semua permohonan
maklum balas pelanggan
dilakukan secara atas
talian.
Penggunaan borang ini
hanya dapat dilihat hanya
setelah permohonan
pertama diterima.
Semua tindakan akan
dilakukan oleh pihak yang
bertanggungjawab secara
atas talian.
Pemohon akan
dimaklumkan melalui
emel pemohon.
Carta alir penggunaan
borang ini akan
disediakan untuk
melancarkan operasi.
Rujuk Library Service
System (LSS) di portal
perpustakaan –
http://lss.library.utm.my
Masih melihat lagi
keberkesanan borang ini
kerana terdapat beberapa
masalah teknikal/kaedah
yang perlu diperhalusi.
Penambahan/perubahan
kepada pegawai
bertanggungjawab
menguruskan maklum
balas berkaitan.
6
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
1.0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan –AKT(MP)/8.2.1
Objektif Kualiti Pencapaian (Nyatakan
Capai/Tidak Capai) Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan/
Pelan Tindakan Catatan
Maklumbalas Melalui Emel
dan Laporan Tugas
Pustakawan
1. Memastikan semua
maklumbalas diproses
dalam masa dua (2) hari
bekerja.
2. Memastikan tempoh edaran
maklumbalas tidak melebihi
daripada tiga (3) hari
bekerja dari tarikh diterima.
3. Memastikan status
maklumbalas dari bahagian
berkaitan diperolehi dalam
masa tiga (3) hari bekerja.
Sasaran: 100%
Pencapaian: 100%
Keputusan: CAPAI
BIL.
HARI
JUMLAH PENCAPAIAN
(%)
<2 7 100
>2 0 0
BIL.
HARI
JUMLAH PENCAPAIAN
(%)
<2 7 100
>2 0 0
BIL.
HARI
JUMLAH PENCAPAIAN
(%)
<3 7 100
>3 0 0
Sebanyak 7 emel diterima
mengenai
perkhidmatan/kemudahan
perpustakaan:
1. 11/5 – lampu rosak
2. 08/5 – lampu rosak
3. 29/4 – monyet masuk
4. 01/4 – tong sampah
bersepah & pintu
automatik
5. 24/2 – Lantai rosak &
kebersihan bilik rehat
6. 25/3 – aras 5 bocor
7. 22/2 – tong sampah
berselerak
7
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Permohonan) –AKT(ILL)/8.5.1
Objektif Kualiti Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
Universiti Awam di
Malaysia
- 80% permohonan
bahan ILL dibekalkan
kepada Universiti
Awam dalam masa 1
bulan bekerja dari
tarikh permohonan.
Sasaran : 80%
Pencapaian : 99 %
Keputusan : CAPAI
ILL dari Institusi awam di Malaysia
mencapai objektif kualiti seperti
jadual dibawah. Kesemua 66
permohonan telah berjaya dipenuhi
mengikut tempoh yang telah
ditetapkan.
BIL.
HARI JUM.
CAPAI
%
< 1 bulan 65 99
> 1 bulan 1 1
JUM. 66 100
Rujuk Jadual 1 dan
Jadual 8
8
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Permohonan) –AKT(ILL)/8.5.1
Objektif Kualiti Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
BLDSS
- 80% permohonan
bahan ILL ke BLDSS
dibekalkan dalam masa
14 hari bekerja dari
tarikh permohonan.
Sasaran : 80%
Pencapaian : 100%
Keputusan : CAPAI
ILL dari BLDSS mencapai objektif
kualiti seperti jadual dibawah.
Sebanyak 35 permohonan telah
dihantar ke British Library dalam
masa 14 hari bekerja. Manakalan
sejumlah 9 permohonan yang tidak
berjaya dibekalkan
BIL. HARI
JUM. CAPAI
%
< 14 hari 35 100
> 14 hari 0 0
JUM. 35 100
Setiap permohonan ke BLDSS
akan mengambil kira
keperluan/tajuk yang benar-
benar tiada.
Rujuk Jadual 2
9
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Pembekalan) –AKT(ILL)/8.5.1
Objektif Kualiti
Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak
Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
Universiti Awam di
Malaysia
- 90% pembekalan bahan
ILL kepada Universiti
Awam di Malaysia
dalam masa 5 hari
bekerja dari tarikh
permohonan.
Sasaran : 90%
Pencapaian : 99%
Keputusan : CAPAI
Pembekalan bahan ILL kepada
perpustakaan Universiti Awam di
Malaysia mencapai objektif
kualiti seperti jadual dibawah.
BIL.
HARI JUM.
CAPAI
%
< 5 hari 624 99
> 5 hari 1 1
JUM. 625 100
Rujuk Jadual 7 dan Jadual
10
10
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017 PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
3.0 Prosedur Program Pendidikan Pengguna - AKT(PP)/8.5.1
Objektif Kualiti Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
Memastikan maklumbalas
pelajar bagi setiap kategori
Program Pendidikan
Pengguna mencapai 90%
tahap kepuasan.
a) Tahap kepuasan pelajar terhadap:
i. Kursus Kaedah Penyelidikan Sasaran : 90%
Pencapaian : 100%
Keputusan : CAPAI
ii. Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan
Sasaran : 90%
Pencapaian : 100%
Keputusan : CAPAI
iii. Kelas Endnote
Sasaran : 90%
Pencapaian : 100%
Keputusan : CAPAI
b) Tahap kepuasan terhadap fasilitator :
i. Kursus Kaedah Penyelidikan Sasaran : 90%
Pencapaian : 100%
Keputusan : CAPAI
ii. Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan
Sasaran : 90%
Pencapaian : 100%
Keputusan : CAPAI
iii. Kelas Endnote dan Turnitin
Sasaran : 90%
Pencapaian : 100%
Keputusan : CAPAI
*Tiada permohonan untuk
menghadiri Kelas
Kemahiran Asas dan
Kemahiran Pencarian
Maklumat (UKQD 1211)
diterima sepanjang Sem II,
2016/2017.
Rujuk Lampiran 7
11
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PENGURUSAN PENERBITAN PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN JANUARI - JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
4.0 Prosedur Pengendalian Insentif Penerbitan Universiti -AKT(PIP)/8.5.1
Bil. Objektif Kualiti
Pencapaian
(Nyatakan Capai/Tidak/Pelaporan
Sebahagian)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai)
Penambahbaikan/
Pelan Tindakan Catatan
1.
Memastikan 80%
pengesahan insentif
penerbitan dapat
diselesaikan dalam tempoh
14 hari bekerja
Sasaran: 80%
Pencapaian: 82%
Keputusan: CAPAI
BIL.
HARI JUM.
CAPAI
%
< 14
hari 628 82
> 14
hari 138 18
JUM. 766 100
Proses Semakan dan
Pengesahan Tuntutan Insentif
sedikit terganggu apabila :
a. Pegawai Pengesah
(Norashikin Johari)
bercuti bersalin bermula
15 Mac 2017 sehingga 13
Jun 2017.
b. Pegawai Pengesah (Md
Razib Karno) mengikuti
program attachment di
MAMPU pada 3 April 2017
sehingga 28 April 2017.
c. Pada Mei 2017 tuntutan
tidak dapat dilaksanakan
berikutan peruntukan
yang tidak mencukupi.
1. Suntikan dana
kewangan
disambung semula
pada 13 Jun 2016
sebanyak RM500,
000.
Rujuk Lampiran 8
12
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENGURUSAN PENERBITAN PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017 PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
4.0 Prosedur Pengendalian Insentif Penerbitan Universiti -AKT(PIP)/8.5.1
Bil. Objektif Kualiti
Pencapaian
(Nyatakan Capai/Tidak/Pelaporan
Sebahagian)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai)
Penambahbaikan/
Pelan Tindakan Catatan
1.
Memastikan setiap
permohonan insentif
penerbitan penyelidikan
yang telah diluluskan
dihantar ke bendahari
untuk proses pembayaran
dalam tempoh 14 hari
bekerja
Sasaran: 80%
Pencapaian: 100%
Keputusan: CAPAI
BIL.
HARI JUM.
CAPAI
%
< 14
hari 650 100
> 14
hari 0 0
JUM. 650 100
Rujuk Lampiran 8
13
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT PANGKALAN DATA & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN
JULAI – DISEMBER 2016
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
5.0 Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data Langganan –AKT(PD)/8.5.1
Bil. ObjektifKualiti
Pencapaian
(NyatakanCapai/Tidak/PelaporanSeba
hagian)
PuncaMasalah
(JikaTidakCapai)
Penambahbaikan/
PelanTindakan Catatan
1.
Memastikan ‘downtime’
setiap pangkalan data
tidak melebihi 3 hari
bekerja.
Sasaran: 100%
Pencapaian: 100%
Keputusan: CAPAI
BIL.
HARI
JUMLAH
%
<3
8
100
>3
-
0
- 1. Mewujudkan kumpulan
‘Whatsapp’ yang terdiri
daripada wakil BPS dan
BA bagi membantu
dalam
mempercepatkan
proses pelaporan dan
tindakan berkaitan
akses kepada pangkalan
data.
-
16
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
1.0 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan –AKT(MP)/8.2.1
Objektif Kualiti Pencapaian (Nyatakan
Capai/Tidak Capai) Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan/
Pelan Tindakan Catatan
Borang Maklumbalas Secara
Atas Talian
1. Memastikan status
maklumbalas dari bahagian
berkaitan diperolehi dalam
masa tiga (3) hari bekerja.
2. 4. Memastikan pelanggan
diberi maklumbalas dalam
masa dua (2) hari bekerja
setelah mendapat
maklumbalas dari Bahagian
berkaitan (dengan syarat
emel/maklumat pemohon
lengkap).
Sasaran: 100%
Pencapaian: 100%
Keputusan: TIDAK CAPAI
Bil.
Hari
Jumlah Pencapaian
(%)
< 3 4 67
> 3 2 33.3%
Bil.
Hari
Jumlah Pencapaian
(%)
< 2 4 67
> 2 2 33.3
Penggunaan borang
secara atas talian masih
baru/dalam peringkat
percubaaan. Justeru,
pihak bertanggungjawab
masih melihat
keberkesanan borang ini.
Mulai September 2016,
semua permohonan
maklum balas pelanggan
dilakukan secara atas
talian.
Penggunaan borang ini
hanya dapat dilihat hanya
setelah permohonan
pertama diterima.
Semua tindakan akan
dilakukan oleh pihak yang
bertanggungjawab secara
atas talian.
Pemohon akan
dimaklumkan melalui
emel pemohon.
Carta alir penggunaan
borang ini akan
disediakan untuk
melancarkan operasi.
Rujuk Library Service
System (LSS) di portal
perpustakaan –
http://lss.library.utm.my
Masih melihat lagi
keberkesanan borang ini
kerana terdapat beberapa
masalah teknikal/kaedah
yang perlu diperhalusi.
Penambahan/perubahan
kepada pegawai
bertanggungjawab
menguruskan maklum
balas berkaitan.
Tiada tindakan yang
diambil oleh staf berkaitan
terhadap maklum balas
yang diterima.
Penanggungjawab terlepas
pandang ada menerima
borang ini.
17
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Permohonan) –AKT(ILL)/8.5.1
Objektif Kualiti Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
PUTM Cawangan (Bahan
ada dirak)
- 80% permohonan
bahan ILL daripada
PUTM Cawangan
dipenuhi dalam masa 3
hari bekerja dari tarikh
permohonan.
Sasaran : 80%
Pencapaian : 7%
Keputusan : TIDAK CAPAI
Permohonan ILL daripada PUTM
Cawangan tidak mencapai objektif
kualiti seperti jadual dibawah.
Bil Hari Jum. Capai
%
< 3 hari 1 7
> 3 hari 13 93
JUM. 14 100
1. Pihak PSZKL mengalami
masalah daripada pihak
Syarikat Kurier
mengambil masa yang
lama untuk mengambil
bahan dari PSZKL dan
menghantar bahan ke
PUTM JB.
(Masalah oleh pihak Skynet
KL)
Melihat keberkesanan
syarikat yang dilantik ini bagi
tempoh 2017.
Objektif Kualiti perlu diubah
kerana punca kepada tidak
mencapai objektif kualiti
adalah di luar kawalan pihak
PUTM.
Rujuk Jadual 4 dan Jadual 5
18
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT RUNDING MAKLUMAT & PENYELIDIKAN, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT & PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017
PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
2.0 Prosedur Pengurusan Perkhidmatan Interlibrary Loan (Pembekalan) –AKT(ILL)/8.5.1
Objektif Kualiti
Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak
Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
PUTM Cawangan (Bahan
ada dirak)
- 80% pembekalan bahan
ILL kepada PUTM
Cawangan dibekalkan
dalam masa 3 hari
bekerja dari tarikh
pembekalan.
Sasaran : 80%
Pencapaian : 41%
Keputusan : TIDAK CAPAI
Tempoh Pembekalan ILL
daripada PUTM Cawangan
tidak mencapai objektif kualiti
seperti jadual dibawah.
BIL.
HARI JUM.
CAPAI
%
< 3
hari 58 41
> 3
hari 84 59
JUM. 142 100
1. Pihak City Link mengambil
masa purata sebanyak 2
hari tempoh mengambil
bahan ILL di Perpustakaan
UTM JB.
2. Ini menyumbang kepada
kelewatan jumlah hari
sekaligus menyebabkan
objektif tidak dapat dicapai.
1. Syarikat Citylink dilantik
bermula pada November
2016.
2. Prestasi Pembekal dinilai
setahun sekali dan
pelaporan akan
dibentangkan pada Laporan
Objektif Kualiti Julai –
Disember 2017.
Rujuk Jadual 7 dan Jadual 9
19
LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PROMOSI & ALUMNI, BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT DAN PENYELIDIKAN
JANUARI – JUN 2017 PERPUSTAKAAN UTM: PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH, UTM JOHOR BAHRU
3.0 Prosedur Penerbitan Buletin dan Buku Panduan Perpustakaan -AKT(PBPP)/8.2
Objektif Kualiti Pencapaian
(Nyatakan Capai / Tidak Capai)
Punca Masalah
(Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan
Keluaran – Memastikan
buletin diterbitkan empat
(4) kali setahun iaitu
Januari‐Mac, April‐Jun,
Julai‐September dan
Oktober Disember.
Sasaran: 100% Pencapaian: 0% Keputusan: TIDAK CAPAI
Keluaran Jumlah Pencapaian
(%)
Jan-Mac
Dalam
proses
semakan
0
Apr-Jun
Dalam
proses
semakan
0
1. Buletin Januari-Mac 2017 tidak berjaya disediakan mengikut masa kerana berlaku pertukaran pegawai pada 1hb April 2017.
2. Tiada manual mengenai penggunaan software yang digunapakai untuk menyediakan buletin (Microsoft Publishing).
3. Pegawai dan Pembantu Pustakawan kurang berkemahiran dan rendah pengalaman membangunkan bahan penerbitan mengikut kehendak dan keperluan semasa.
1. Menggunapakai software yang paling mudah (MS- Powerpoint)
2. Dapatkan bantuan staf yang ia berkemahiran dalam kerja-kerja penerbitan (UPPM) serta bantuan pencetak lebih awal
3. Kitar semula artikel dari keluaran kebelakangan
4. Pegawai dan Pembantu Pustakawan berkursus editing imej, Adobe Illustratrator pada 10 Julai 2017, kursus Bengkel Penerbitan Digital pada 8-9 Ogos 2017 (SIGIL, ePub)
5. ’coaching’ Pembantu Pustakawan telah dan sentiasa dibuat (8 Jun, 14 Jun, 5 Julai, 23 Ogos 2017)
6. ‘Sistem peringatan ‘berbentuk ‘auto-responder’/dicadangkan sebagai ‘alert system’ kepada pihak yang terlibat dengan proses (pemilik proses, pemilik program/aktiviti, staf UPPM Autoriti Semakan dan Autoriti Pengesahan, Pencetak)
24
Lampiran 1
JADUAL 1: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE UNIVERSITI AWAM: JANUARI – JUN 2017
BULAN BUKU ARTIKEL JUMLAH
MOHON TERIMA TIDAK
TERIMA MOHON TERIMA
TIDAK TERIMA
MOHON TERIMA TIDAK
TERIMA
Jan 13 10 3 12 10 2 25 20 5
Feb 9 7 2 2 2 0 11 11 2
Mac 9 9 0 5 5 0 14 14 0
Apr 9 5 4 15 15 0 24 20 4
Mei 9 5 4 3 3 0 12 8 4
Jun 1 1 0 2 2 0 3 3 0
JUMLAH 50 37 13 39 37 2 89 74 15
JADUAL 2: JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE BLDSS: JANUARI – JUN 2017
BULAN BILANGAN DIPOHON
BILANGAN DITERIMA
BILANGAN TIDAK DITERIMA
Jan 15 11 4
Feb 1 1 0
Mac 0 0 0
April 1 0 1
Mei 13 9 4
Jun 5 5 0
Jumlah 35 26 9
25
Lampiran 2
JADUAL 3 : JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE UNIVERSITI AWAM : JANUARI – JUN 2017
BULAN
BUKU ARTIKEL JUMLAH
MOHON BEKAL TIDAK BEKAL
MOHON BEKAL TIDAK BEKAL
MOHON BEKAL TIDAK BEKAL
Jan 16 9 7 134 108 26 150 117 33
Feb 46 37 9 77 52 25 123 89 34
Mac 21 14 7 120 64 56 141 78 63
Apr 22 20 2 74 40 34 96 60 36
Mei 15 13 2 38 22 16 53 35 18
Jun 21 18 3 41 21 20 62 39 23
JUMLAH 141 111 30 484 307 177 625 418 207
26
Lampiran 3
JADUAL 4 : JUMLAH PERMOHONAN BAHAN KE PUTM CAWANGAN : JANUARI – JUN 2017
BULAN BILANGAN DIPOHON
BILANGAN DITERIMA
Januari 2 2
Februari 2 2
Mac 3 3
April 3 3
Mei 1 1
Jun 3 3
JUMLAH 14 14
JADUAL 5 : PERMOHONAN BAHAN : OBJEKTIF 3 HARI BEKERJA DARI TARIKH PEMBEKALAN : JANUARI – JUN 2017
BULAN
PENCAPAIAN OBJEKTIF JUMLAH
BAHAN YANG DIBEKAL < 3 HARI
> 3 HARI
4 HARI 5 HARI 7 HARI 8 HARI 10 HARI 14 HARI 16 HARI 22 HARI
Januari 2 2
Februari 1 1 2
Mac 2 1 3
April 1 1 1 1 4
Mei 1 1
Jun 2 2
JUMLAH 1 2 1 5 1 1 1 1 1
14 1 13
27
Lampiran 4
JADUAL 6 : JUMLAH PEMBEKALAN BAHAN KE PUTM CAWANGAN : JANUARI – JUN 2017
BULAN BILANGAN DIPOHON
BILANGAN DIBEKAL
BILANGAN TIDAK DITERIMA
Januari 9 4 5
Februari 23 23 0
Mac 41 39 2
April 17 17 2
Mei 38 37 1
Jun 14 14 0
JUMLAH 142 134 8
JADUAL 7 : PEMBEKALAN BAHAN : OBJEKTIF 3 HARI BEKERJA DARI TARIKH PEMBEKALAN : JANUARI – JUN 2017
BULAN
PENCAPAIAN OBJEKTIF JUMLAH
BAHAN YANG DIBEKAL < 3 HARI
> 3 HARI
4 HARI 5 HARI 6 HARI 7 HARI 8 HARI 20 HARI
Januari 6 3 9
Februari 13 2 5 3 23
Mac 27 2 5 1 6 41
April 1 3 1 4 5 3 17
Mei 9 21 8 38
Jun 2 4 4 4 14
JUMLAH 58 32 23 11 10 5 3
142 58 84
28
Lampiran 5
JADUAL 8 : STATISTIK PERMOHONAN BAHAN MENGIKUT INSTITUSI: JANUARI – JUN 2017
INSTITUSI PEMOHON BUKU ARTIKEL JUMLAH
KESELURUHAN TERIMA T/TERIMA JUM. TERIMA T/TERIMA JUM.
UM 10 4 14 1 0 1 15
USM 0 0 0 0 0 0 0
UKM 10 2 12 1 0 1 13
UPM 1 0 1 0 1 1 2
UTM 0 0 0 0 0 0 0
UiTM 0 0 0 6 0 6 6
UiAM 10 2 12 1 0 1 13
UMS 0 0 0 1 0 1 1
UNIMAS 0 1 1 0 0 0 1
UUM 0 0 0 1 0 1 1
UPSI 0 0 0 0 0 0 0
UTHM 1 0 1 1 0 1 2
UTeM 0 0 0 7 0 7 7
UniMAP 0 0 0 0 0 0 0
UMT 1 0 1 0 0 0 1
UMP 0 0 0 0 0 0 0
USIM 0 0 0 0 1 1 1
UniSZA 0 0 0 0 0 0 0
UMK 0 0 0 0 0 0 0
UPNM 2 1 3 0 0 0 3
JUMLAH KESELURUHAN 35 10 45 19 2 21 66
JUMLAH PERMOHONAN DIPROSES 66
JADUAL 9: STATISTIK PERMOHONAN BAHAN LAIN-LAIN INSTITUSI
INSTITUSI PEMOHON BUKU ARTIKEL JUMLAH
KESELURUHAN TERIMA T/TERIMA JUM. TERIMA T/TERIMA JUM.
Multimedia Universiti (MMU) 0 2 2 0 0 0 2
UNITEN 0 1 1 0 0 0 1
OUM 1 0 1 0 0 0 1
Perpustakaan Negara Malaysia 1 0 1 0 0 0 1
JUMLAH KESELURUHAN 2 3 5 0 0 0 5
JUMLAH PERMOHONAN DIPROSES 5
29
Lampiran 6
JADUAL 10 : STATISTIK PEMBEKALAN BAHAN MENGIKUT INSTITUSI: JANUARI – JUN 2017
INSTITUSI PEMOHON BUKU ARTIKEL JUMLAH
KESELURUHAN BEKAL TIDAK BEKAL JUMLAH BEKAL TIDAK BEKAL JUMLAH
UM 10 4 14 85 25 110 124
USM 6 1 7 0 1 1 8
UKM 10 8 18 1 2 3 21
UPM 6 0 6 3 3 6 12
UiTM 3 2 5 10 26 36 41
UiAM 8 2 10 3 2 5 15
UMS 5 4 9 6 18 24 33
UNIMAS 6 0 6 103 26 129 135
UUM 1 0 1 0 2 2 3
UPSI 37 3 40 34 14 48 88
UTHM 0 0 0 3 3 6 6
UTeM 3 2 5 50 32 82 87
UniMAP 0 0 0 0 0 0 0
UMT 2 0 2 0 0 0 2
UMP 3 0 3 8 23 31 34
USIM 0 0 0 0 0 0 0
UniSZA 0 0 0 0 0 0 0
UMK 0 0 0 0 0 0 0
UPNM 2 0 2 0 0 0 2
JUMLAH KESELURUHAN 102 26 128 306 177 483 611
JUMLAH PEMBEKALAN DIPROSES 611
JADUAL 11: STATISTIK PEMBEKALAN BAHAN LAIN-LAIN INSTITUSI
INSTITUSI PEMOHON BUKU ARTIKEL JUMLAH
KESELURUHAN BEKAL TIDAK BEKAL JUMLAH BEKAL TIDAK BEKAL JUMLAH
Universiti Teknologi Petronas (UTP) 3 2 5 0 0 0 5
UNITEN 0 2 2 0 0 0 2
UniKL 3 0 3 0 0 0 3
Perpustakaan Negara Malaysia 1 0 1 0 0 0 1
Agensi Nuklear Malaysia 1 0 1 1 0 1 2
UNITAR 1 0 1 0 0 0 1
JUMLAH KESELURUHAN 9 4 13 1 0 1 14
JUMLAH PEMBEKALAN DIPROSES 14
30
Lampiran 7
PROSEDUR PROGRAM PENDIDIKAN PENGGUNA
Kajian dibuat berdasarkan borang penilaian yang diedarkan kepada pelajar-pelajar yang menghadiri Program Pendidikan Pengguna mengikut
kategori yang telah ditetapkan dari Januari – Jun 2017.
Analisa data dilaksanakan dengan menggunakan kaedah analisis deskriptif. Dalam kaedah ini, skor yang diberikan oleh pelajar untuk setiap soalan
di dalam borang penilaian akan dijumlahkan. Borang penilaian merangkumi penilaian terhadap program dan juga fasilitator. Jumlah skor ini akan
dikategorikan kepada tiga tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi seperti di Jadual 1.
Jadual 1: Kategori Jumlah Skor
1) KURSUS KAEDAH PENYELIDIKAN
1.1) Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kursus Kaedah Penyelidikan
Jadual 2: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kursus Kaedah Penyelidikan
Tahap Kekerapan (n = 149)
Peratus (%)
Rendah 0 0
Sederhana 7 4.7
Tinggi 142 95.3
Jumlah 149 100
Jumlah Skor Tahap
5 hingga 11 Rendah
12 hingga 18 Sederhana
19 hingga 25 Tinggi
Min: 23.32 Sisihan Piawai: 2.57 Minimum: 15 Maksimum: 25
31
Jadual 2 menunjukkan 94.7% (142 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan yang tinggi terhadap Kursus Kaedah Penyelidikan, 4.7% (7 orang)
ditahap sederhana dan 7% (1 orang) di tahap rendah.
Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kursus Kaedah Penyelidikan yang dianjurkan adalah tinggi dan telah melangkaui 90%
tahap kepuasan yang digariskan. Purata jumlah skor yang diberikan pelajar adalah 23.32 dan sisihan piawai ialah 2.57. Nilai minimum iaitu skor
yang paling rendah adalah 15 manakala nilai maksimum adalah 25.
1.2) Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Pengajaran Fasilitator Kursus Kaedah Penyelidikan
Jadual 3: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Pengajaran Fasilitator Kursus Kaedah Penyelidikan
Tahap Kekerapan (n = 149)
Peratus (%)
Rendah 0 0
Sederhana 10 6.7
Tinggi 139 93.3
Jumlah 149 100
Berdasarkan pada skor di Jadual 3, setiap fasilitator Kursus Kaedah Penyelidikan yang telah menjalankan tugas dengan cemerlang di mana tahap
kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator adalah tinggi iaitu 93.3% (139 orang pelajar) dan 6.7% (10 orang pelajar) di dalam lingkungan
tahap kepuasan yang sederhana.
Purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 23.21 dan sisihan piawaian ialah 2.61. Jadual di atas menunjukkan
jumlah skor terendah adalah 15 manakala jumlah skor yang tertinggi adalah 25.
Min: 23.21 Sisihan Piawai: 2.61 Minimum: 15 Maksimum: 25
32
2) KELAS KEMAHIRAN PERPUSTAKAAN LANJUTAN
2.1) Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan
Jadual 4: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan
Tahap Kekerapan (n = 197)
Peratus (%)
Rendah 0 .0
Sederhana 9 2.5
Tinggi 188 97.5
Jumlah 197 100
Jadual 4 menunjukkan sebanyak 97.5% (188 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan yang tinggi terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan
Lanjutan. Manakala sebanyak 2.5 % (9 orang pelajar) mempunyai kepuasan yang sederhana.
Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan yang dianjurkan adalah tinggi dan telah
melangkaui 90% tahap kepuasan yang digariskan. Purata jumlah skor yang diberikan pelajar adalah 23.71 dan sisihan piawai ialah 2.32. Nilai
minimum iaitu skor yang paling rendah adalah 14 manakala nilai maksimum adalah 25.
2.2) Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Pengajaran Fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan
Jadual 5: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Pengajaran Fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan
Tahap Kekerapan (n = 197)
Peratus (%)
Rendah 0 .0
Sederhana 1925 2.5
Tinggi 197 97.5
Jumlah 197 100
Min: 23.57 Sisihan Piawai: 2.32 Minimum: 14 Maksimum: 25
33
Berdasarkan pada skor di Jadual 5, setiap fasilitator Kelas Kemahiran Perpustakaan Lanjutan telah menjalankan tugas dengan cemerlang di mana
tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator adalah tinggi iaitu 97.5% (197 orang pelajar) dan hanya 2.5% (5 orang pelajar) berada di
lingkungan tahap kepuasan sederhana.
Purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 23.80 dan sisihan piawaian ialah 2.1. Jadual di atas menunjukkan
jumlah skor terendah adalah 13 manakala jumlah skor yang tertinggi adalah 25.
3) KELAS ENDNOTE
3.1) Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Endnote-Turnitin
Jadual 6: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Endnote
Tahap Kekerapan (n = 25)
Peratus (%)
Rendah 0 0
Sederhana 2 8
Tinggi 23 92
Jumlah 25 100
Jadual 6 menunjukkan sebanyak 92% (23 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan yang tinggi terhadap Kelas Endnote dan Turnitin yang
dianjurkan, manakala 8% (2 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan yang sederhana.
Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Endnote yang dianjurkan adalah tinggi dan telah melangkaui 90% tahap kepuasan
yang digariskan. Purata jumlah skor yang diberikan pelajar adalah 22.6 dan sisihan piawai ialah 2.94. Nilai minimum iaitu skor yang paling rendah
adalah 15 manakala nilai maksimum adalah 25.
Min: 23.80 Sisihan Piawai: 2.1 Minimum: 13 Maksimum: 25
Min: 22.6 Sisihan Piawai: 2.94 Minimum: 15 Maksimum: 25
34
3.2) Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Pengajaran Fasilitator Kelas Endnote-Turnitin
Jadual 7: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Pengajaran Fasilitator Kelas Endnote
Tahap Kekerapan (n = 25)
Peratus (%)
Rendah 0 0
Sederhana 2 8
Tinggi 23 92
Jumlah 25 100
Berdasarkan pada skor di Jadual 7, menunjukkan sebanyak 92% (23 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan yang tinggi terhadap Kelas Endnote
dan Turnitin yang dianjurkan, manakala 8% (2 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan yang sederhana.
Purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 23.24 dan sisihan piawaian ialah 2.89. Jadual di atas menunjukkan
jumlah skor terendah adalah 15 manakala jumlah skor yang tertinggi adalah 25.
Min: 23.24 Sisihan Piawai: 2.89 Minimum: 15 Maksimum: 25
35
Lampiran 8
JADUAL 12: PERMOHONAN INSENTIF JANUARI - JUN 2017 YANG DISELESAIKAN DALAM TEMPOH 14 HARI BEKERJA
BULAN <14 HARI > 14 HARI JUMLAH
Jan 79 4 83
Feb 278 6 284
Mac 94 1 95
Apr 108 27 135
Mei 0 0 0
Jun 69 100 169
JUM 628 138 766
JADUAL 13: PERMOHONAN INSENTIF YANG DISAHKAN DAN DIHANTAR KE BENDAHARI DALAM TEMPOH 14 HARI BEKERJA
BULAN <14 HARI > 14 HARI JUMLAH
Jan 46 0 46
Feb 282 0 282
Mac 90 0 90
Apr 32 0 32
Mei 61 0 61
Jun 139 0 139
JUM 650 0 650