Post on 24-Jul-2015
JENDELA ICU JPM2008
Melangkau Realit i Mencipta Legasi
U N I T P E N Y E L A R A S A N P E L A K S A N A A NJ A B A T A N P E R D A N A M E N T E R I
P U T R A J AYA
w w w . i c u . g o v . m y
KANDUNGAN
PERUTUSAN 6 Ketua Pengarah
MAKLUMAT KORPORAT 8 Misi : Visi : Moto 9 Etika Kerja10 Logo Korporat Piagam Pelanggan11 :: Stakeholder dan Pelanggan12 :: Piagam Pelanggan14 Carta Organisasi15 Struktur Organisasi16 Punca Kuasa Potrait17 :: Pengurusan Tertinggi18 :: Pengarah Bahagian Ibu Pejabat19 :: Pengawai Kemajuan Negeri RINGKASAN DAN SOROTAN22 Sorotan Jendela 200824 Pengiktirafan, Penghargaan dan Pencapaian
STRATEGIC ENABLERS DALAM PENGURUSAN ORGANISASI26 Sumber Manusia28 Program Kualiti31 Pengurusan Kewangan34 Pengurusan ICT
PERKHIDMATAN TERAS UTAMA40 Pemantauan Projek Pembangunan43 Projek Khas
47 Penilaian Outcome49 Pembasmian Kemiskinan
PERKHIDMATAN TERAS56 Susun Semula Masyarakat58 Kawal Selia PERDA62 BLESS67 Keurusetiaan Mesyuarat
70 PENGURUSAN PELANGGAN HUBUNGAN MAJIKAN-PEKERJA76 MBJ78 Kelab Kebajikan dan Sukan81 PUSPANITA
KALENDAR ICU84 ICU Bersama Media85 ICU Di Media Massa86 Peristiwa 2008
LAMPIRAN-LAMPIRAN Pejabat-pejabat Cawangan96 :: Negeri98 :: Zon/Jajahan
100 SIDANG PENYUNTING101 KAD MAKLUM BALAS
:: Ketua PengarahU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
Perutusan
Ketua Pengarah ICU JPM
P ada awal tahun 2008, saya telah menyeru semua warga ICU supaya berani untuk membuat rekaan, mencuba dan mengemukakan lebih
banyak inisiatif baru dari masa ke semasa dan secara berterusan untuk mencipta kecemerlangan organisasi dan seterusnya mengurus kejayaan-kejayaan yang dicapai.
Pembentukan sebuah organisasi yang dinamik dan cemerlang seperti ICU yang bercirikan outcome based memerlukan adunan pelbagai faktor seperti persepaduan tenaga, teamwork, inovasi dan pembaharuan yang sentiasa berlaku dari masa ke semasa untuk melaksanakan tugasan yang diberikan mengikut kaedah seperti yang disarankan oleh Y.Bhg. Tan Sri Ismail Adam, Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam: Business Is No Longer as Usual. Memang benar, dalam menangani cabaran semasa serta harapan stakeholders, gerak kerja kita tidak boleh lagi seperti biasa dan kita perlu berubah dan mengadaptasi kepada cabaran-cabaran baru seberapa segera dengan sebaik-baiknya.
Antara faktor yang paling penting untuk mencapai kecemerlangan organisasi adalah dedikasi dan komitmen daripada kesemua peringkat wargakerja ICU. Sepanjang tahun 2008, usaha-usaha ke arah menjadi sebuah organisasi cemerlang ini telah diterjemahkan menerusi pelbagai program dan kegiatan yang telah diatur untuk memberi pengisian dan makna kepada Visi dan Misi serta Teras Kerja ICU JPM seperti yang telah termaktub dalam Pelan Strategik ICU JPM 2008-2009. Tujuan semua usaha adalah jelas iaitu untuk:
u mengupayakan organisasi dengan menumpukan kepada pengukuhan Arahan No. 1/2004;u pemantapan aspek pemantauan dan penilaian terutamanya yang berkaitan dengan Sistem Pemantauan Projek II (SPP II); dan u Program Basmi Kemiskinan dan meningkatkan penyelarasan program Satu Daerah Satu Industri. Selaras dengan cabaran ini, pembangunan modal insan menjadi perkara utama dalam memastikan set iap program dan projek yang di laksanakan bergerak dengan cekap dan berkesan. Oleh hal yang demikian, ICU amat menitikberatkan supaya set iap anggotanya diber i pendedahan melalui latihan dan kursus.
Tugas ICU bukan sahaja terhad kepada usaha-usaha memantau dan menyelaras projek pembangunan, tetapi juga diamanahkan untuk menilai dan mengkaji outcome serta impak projek-projek pembangunan agar ia mencapai matlamat yang disasarkan. Ini dilaksanakan melalui Outcome Monitoring program dan projek agar sistem penyampaian Perkhidmatan Awam dapat diperkukuh dan dilaksanakan dengan lebih terancang serta teratur dalam Rancangan Malaysia Ke-9. Dalam ertikata yang lain, ekspektasi dan harapan semua stakeholders perlu dicapai dan dipenuhi dengan pendekatan yang pragmatik dalam kita melangkah masuk ke era baru sistem penyampaian kerajaan dengan berbekalkan tekad dan usaha yang lebih gigih.
Ujian paling besar bagi ICU sebagai Agensi Pusat
ialah bagaimana kita dapat menangani perubahan persekitaran yang berlaku dengan begitu pesat pada masa kini; ekspektasi yang bertambah daripada stake-holder; dan harapan YAB Perdana Menteri supaya Pegawai-pegawai Awam bertindak sebagai Penasihat (adviser) kepada kerajaan.
Dari sekarang dan seterusnya bagi tahun-tahun yang akan datang, kita tiada pilihan melainkan menyesuaikan diri dengan seberapa segera dan seberapa tepat yang boleh kepada perubahan dan cabaran-cabaran yang berada di hadapan kita. Sekiranya kita tidak berupaya dan gagal untuk menyesuaikan diri terhadap cabaran dan perubahan yang berlaku di sekeliling kita, kita sebenarnya akan bergerak ke belakang dan terbalik daripada menjadi satu organisasi yang terbilang. Ia bukan sahaja sesuatu yang mustahak untuk kita kekal relevan, tetapi lebih daripada itu, kita harus menunjukkan bukti untuk menyatakan bahawa ICU JPM masih kekal relevan di mata kerajaan dan stakeholders.
( TAN SRI KHALID BIN RAMLI )
PERUTUSAN
6 | Jendela ICU JPM 2008
Maklumat Korporat
:: Visi : Misi : Moto
:: Etika Kerja
:: Logo Korporat
:: Piagam Pelanggan > Stakeholder & Pelanggan > Piagam
:: Carta Organisasi
:: Struktur Organisasi
:: Punca Kuasa
:: Potret > Pengurusan Tertinggi > Pengarah Bahagian Ibu Pejabat > Pengarah Kemajuan Negeri
U n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
:: Visi : Misi : Moto
:: Etika Kerja
:: Logo Korporat
:: Piagam Pelanggan > Stakeholder & Pelanggan > Piagam
:: Carta Organisasi
:: Struktur Organisasi
:: Punca Kuasa
:: Potret > Pengurusan Tertinggi > Pengarah Bahagian Ibu Pejabat > Pengarah Kemajuan Negeri
U n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
8 | Jendela ICU JPM 2008
Visi
Moto
Agensi pusat yang unggul dan berwibawa dalam Memantau PelaksanaanRancangan Pembangunan Negara
MisiAgensi pusat yang menggerakkan pembangunan negara melalui Penyelarasan,
Pengesanan dan Penilaian Dasar, Program dan Projek dengan mengamalkan Budaya Kerja Cemerlang dan Tadbir urus yang baik
VOLUME
ACCURACY
SPEED
volume accuracy speed
VISI : MISI : MOTO
Maklumat Korporat | 9
Etika KerjaSentiasa Awal dan Mendahului
Sentiasa Bersemangat
Sentiasa Tekun dan Rajin
Sentiasa Positif dan Optimistik
Kenal Potensi dan Kehebatan Diri
Sentiasa Cekal dan Tabah
Sentiasa Memperbaiki Diri dan Keadaan
Sentiasa Menghasilkan Kerja Yang Cemerlang
Sentiasa Bersyukur
Sentiasa Berdoa
Sentiasa Tawadduk
Sentiasa Tersenyum
ETIKA KERJA
10 | Jendela ICU JPM 2008
Difinisi Warna
Sikap bekerjasama dan profesional warga ICU JPM dalam mewujudkan organisasi yang mengamalkan budaya kerja cemerlang dan tadbir urus yang baik.
Sifat proaktif dan berani warga ICU JPM dalam menjayakan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan.
ICU JPM sebagai agensi pusat yang unggul dan berwibawa untuk melaksanakan tugas diamanahkan mengikut lunas-lunas kedaulatan undang-undang yang diperuntukan kerajaan dan berteraskan falsafah yang dipegang ICU JPM.
(Implementation, Intellect, Integrity)Melambangkan kewibawaan ICU JPM sebagai sebuah agensi pusat yang terkehadapan untuk memastikan pelaksanaan rancangan pembangunan negara berjaya.
(Coordination, Convergence, Continuously)Melambangkan tugas utama ICU JPM yang berterusan dalam menyelaras, memantau, menilai dasar dan pelaksanaan projek pembangunan negara sehingga berjaya mencapai matlamat.
(Unit, Unique, Understanding)Melambangkan ICU JPM sebuah agensi pusat yang unggul dan unik dalam menjalankan tugas sebagai penggerak utama dalam penyelarasan pemantauan program/projek pembangunan negara.
LOGO KORPORAT
ICU
Maklumat Korporat | 11
ICU JPM telah mengenalpasti Stakeholders dan Pelanggan utama seperti berikut:
1. Y.A.B. Perdana Menteri
2. Y.A.B. Timbalan Perdana Menteri
3. Y.A.B Menteri Besar/Ketua Menteri
4. Pengerusi dan Ahli-ahli Jemaah Menteri
5. Y.B. Ahli-Ahli Dewan Negara
6. Y.B. Ahli-Ahli Dewan Rakyat
7. Y.B Ahli-Ahli Dewan Undangan Negeri
8. Pengerusi dan Ahli-Ahli Mesyuarat Utama
Kerajaan
m Majlis Tindakan Negara
m Jawatankuasa Kerja Tindakan Negara
m Jawatankuasa Khas Pemantauan Projek RMK9
m Jawatankuasa Petugas Peringkat Menteri Bagi
Meningkatkan Pelaksanaan Projek-projek
Pembangunan Luar Bandar
mJawatankuasa Kabinet Mengenai Pelaburan
dan Kemudahan Infrastruktur
m Majlis Tindakan Negeri/Majlis Tindakan
Persekutuan Negeri
m Jawatankuasa Kerja Tindakan Negeri/Jawatan
Kuasa Kerja Tindakan Persekutuan Negeri
m Jawatankuasa Kerja Tindakan Pembangunan
Kementerian
m Jawatankuasa Pemantauan dan Penilaian
Peringkat Negeri
m Jawatankuasa Tindakan Daerah/Jajahan
Bahagian
m Majlis Kawalan Hakisan Pantai Negara
9. Jawatankuasa Penyelarasan Pelaksanaan Projek
projek Pembangunan
10. Ketua Setiausaha Kementerian/Setiausaha
Kerajaan Negeri
11. Pemimpin masyarakat (JKKK, Penghulu, Persatuan
NGO)
12. Pengerusi dan Ahli-Ahli:
m Jawatankuasa Kabinet mengenai Pelaksanaan
Program Pembasmian Kemiskinan
m Focus Group Pembasmian Kemiskinan
Peringkat Kebangsaan
m Jawatankuasa Focus Group Pembasmian
Kemiskinan Peringkat Negeri
13. Agensi Kerajaan Peringkat Negeri
14. Pengerusi dan Ahli-ahli:
m Jawatankuasa SDSI Peringkat Kebangsaan
m Jawatankuasa Teknikal SDSI Peringkat Agensi
m Jawatankuasa Kerja Produk Makanan
m Jawatankuasa Kerja Homestay
m Jawatankuasa Kerja Produk Kraf
m Jawatankuasa Kerja Pembangunan
Keusahawanan
m Jawatankuasa Pemasaran & Promosi
m Jawatankuasa Industri Desa (KKlW)
15. Jawatankuasa Kerja SAWARI
(Unit Kawalselia FELDA)
16. Usahawan
17. Pembekal/Kontraktor
18. Pejabat Daerah
19. Pengguna Laman Web ICU/Sistem Aplikasi
Nasional
20. Orang Awam
Stakeholders dan Pelanggan
PIAGAM PELANGGAN
12 | Jendela ICU JPM 2008
PIAGAM PELANGGAN
Dengan mengambilkira fungsi-fungsi utama dan fungsi terbaharu, ICU JPM mulai bulan September 2008 telah membuat semakan
semula kepada perkhidmatan teras dan seterusnya menggubal semula Piagam Pelanggan yang kali terakhir dipinda pada tahun 2004. Piagam Pelanggan baru ICU JPM yang dilancarkan pada 17 November 2008 adalah seperti berikut:
ICU JPM akan memberikan perkhidmatan yang cemerlang, berkualiti, dan berintegriti dengan mengamalkan urus tadbir yang terbaik untuk menyampaikan janji-janji kami dengan berkesan berasaskan piagam pelanggan seperti berikut:
PEMANTAUAN & PENIL AIAN PROGR AM/ PROJEK PEMBANGUNAN
1 Laporan Prestasi pelaksanaan dan penilaian outcome program/projek RMLT dikemukakan untuk mesyuarat Jemaah
Menteri dan Mesyuarat-mesyuarat utama Kerajaan pada minggu kedua selepas setiap suku tahun.
2 Laporan Prestasi pelaksanaan projek RMLT boleh dijana dan dikeluarkan mengikut permintaan dalam masa 3 hari.
3 Memberi khidmat nasihat dan runding cara dalam pengurusan, pemantauan dan penilaian outcome projek secara
profesional, cepat dan tepat kepada agensi-agensi.
4 Mengurus dan mengendali SPP II secara berkesan dengan memastikan penggunaan yang optima (80%) oleh
agensi-agensi kerajaan.
5 Memastikan Penilaian Outcome Program/ Projek dilaksanakan dengan teratur serta berkesan mengikut Garis Panduan
yang ditetapkan.
6 Melaksanakan tugas-tugas Intervensi terhadap sekurang-kurangnya 70% daripada projek-projek bermasalah.
PROJEK KHAS
7 Keputusan Permohonan Projek yang dikemukakan melalui e-Khas diberikan dalam tempoh 3 hari dan keputusan
permohonan secara manual diberikan dalam tempoh 7 hari.
8 Keputusan Permohonan untuk Projek Khas diberikan dalam tempoh 30 hari.
9 Cek Bayaran bagi Projek yang dibiayai melalui kaedah Outright Grant dikeluarkan dalam tempoh 3 hari dari tarikh terima
Surat Kuasa.
10 Memastikan Projek-projek yang diberi kelulusan dilaksanakan dengan mematuhi Peraturan Kewangan dan Garis Panduan
yang berkenaan.
11 Memastikan Projek-projek yang diberi kelulusan bermula dan disiapkan mengikut jadual yang ditetapkan.
PEMBASMIAN KEMISKINAN
12 Memastikan usaha menyelaras dan memantau Program Pembasmian Kemiskinan menyumbang kepada
pengurangan kadar dan insiden kemiskinan mengikut sasaran yang ditetapkan oleh Kerajaan.
Maklumat Korporat | 13
13 Memastikan Data Bank Nasional Kemiskinan (e-Kasih) dikemaskini secara tepat dan lengkap serta diguna oleh
agensi-agensi kerajaan.
14 Mengemukakan Laporan Kemajuan Program Pembasmian Kemiskinan pada setiap suku tahun kepada Jemaah
Menteri.
15 Memastikan Prestasi Perbelanjaan peruntukan Program Pembasmian Kemiskinan ICU JPM mencapai sekurang-
kurangnya 80%.
16 Memastikan Jentera Penyelarasan (Focus Group) di Peringkat Persekutuan dan Negeri berfungsi dengan berkesan
mengikut Garis Panduan yang telah ditetapkan.
KEURUSE TIAAN
17 Memastikan Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Pembangunan Negara berfungsi dengan berkesan mengikut
Arahan No.1, 2004.
18 Mengurusetiakan Jawatankuasa- jawatankuasa Kabinet yang dipertanggungjawabkan kepada ICU
dengan berkesan mengikut Matlamat dan Peraturan Mesyuarat.
PENYUSUNAN SEMUL A MASYAR AK AT & PEMBANGUNAN BUMIPUTER A
19 Menilai Dasar/Program Penyusunan Semula Masyarakat dengan berkesan bagi memastikan matlamat nasional
tercapai.
20 Mengurus dan mengendali Pangkalan Data Penyertaan Bumiputra yang kemaskini dan tepat.
21 Menyediakan Laporan Mengenai Prestasi Program Pembangunan Bumiputra pada setiap suku tahun.
PEMBANGUNAN MASYAR AK AT
22 Memastikan Program Pembangunan Masyarakat diselaras dan dilaksanakan dengan berkesan serta menyumbang
kepada peningkatan taraf hidup masyarakat.
PENGURUSAN I C T
23 Mengurus kesediaan sistem dan rangkaian pada setiap masa (minima 90%).
24 Memastikan kebolehcapaian Sistem Pemantauan Projek (SPP II) melebihi 90%.
25 Memberi maklumbalas terhadap aduan dan permohonan perkhidmatan ICT yang diterima melalui Call-Centre (MedICT)
dalam masa 3 jam waktu bekerja.
PENGURUSAN KE WANGAN
26 Memastikan bayaran dibuat mengikut prosedur yang ditetapkan.
PENGURUSAN PERHUBUNGAN KORPORAT
27 Aduan/Pertanyaan Awam diberi maklumbalas dalam masa 7 hari.
Jika atas sebab-sebab tertentu ICU JPM tidak dapat menunaikan tanggungjawab dalam tempoh yang dijanjikan, kami akan dengan serta merta memberi jaminan kepada pelanggan untuk melaksanakannya dalam masa yang dipersetujui.
14 | Jendela ICU JPM 2008
CARTA ORGANISASI
0
300
600
900
1200
1500
Maklumat Korporat | 15
Selari dengan pertambahan fungsi dan pendekatan baru organisasi dalam pembangunan komuniti, ICU JPM telah
diluluskan penyusunan semula struktur organisasi melalui Waran Perjawatan Bil A69 Tahun 2008 yang berkuatkuasa pada 2 Mei 2008.
Pemantapan Struktur PPNTumpuan urusan tahun 2008 adalah kepada 4 Pejabat Pembangunan Negeri (PPN) iaitu Pulau Pinang, Kedah, Perak dan Selangor melibatkan:
u pertambahan sebanyak 310 perjawatan;u kenaikan gred jawatan SDO;u pewujudan seksyen baru di peringkat negeri iaitu Pembangunan Masyarakat & Industri; u pewujudan 18 Pejabat Pembangunan Zon
Pemansuhan JPPSSelaras dengan keputusan Kerajaan untuk memansuhkan Jabatan Pembangunan Persekutuan Sabah (JPPS) maka berkuatkuasa pada 22 Mei 2008, PPN Sabah diwujudkan dengan peranan dan fungsi
yang sama dengan PPN di negeri-negeri yang lain. Secara ringkasnya pemansuhan JPPS dan pewujudan PPN Sabah adalah melibatkan:
u pemansuhan sebanyak 203 daripada 299 perjawatan;u penyusunan semula seksyen;u pengecilan Seksyen Teknikal;u pemansuhan 5 Pejabat Pembangunan Bahagian iaitu Tawau, Sandakan, Kudat, Beaufort/Keningau & Kota Belud.
Perjawatan dan KeanggotaanPemantapan struktur 4 PPN dan pewujudan PPN Sabah tidak mengubah fungsi teras utama ICU JPM sebagai penyelaras, pemantau dan penilai pelaksanaan program/projek pembangunan dan juga pengurus peruntukan pembangunan khususnya berkaitan Peruntukan Khas YAB Perdana Menteri. Bagi maksud tersebut secara keseluruhannya ICU JPM telah dibekalkan dengan bilangan perjawatan sebanyak 1,245 dan bilangan personel seramai 1,061.
Statistik Perjawatan dan Personel ICU JPM 2008
Ibu Pejabat
352
214 196
129 116
9 9
321 893
663571
877
11074
217
156
346
13
13
22
0
1,245740 184Perjawatan Perjawatan PerjawatanPersonel Personel Kekosongan
Negeri Jumlah
STRUKTUR ORGANISASI
Petunjuk Pengurusan Tertinggi Pengurusan & Profesional Sokongan
Jumlah
16 | Jendela ICU JPM 2008
PUNCA KUASA
ICU JPM dalam mengurus dan menyelaras program/projek pembangunan negara adalah berasaskan peruntukan undang-undang dan
pentadbiran seperti berikut:
P.U. (A) 203 Akta Tugas-Tugas Menteri 1969 Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan 1999
Arahan No. 1, 2004Majlis Tindakan Negara
Arahan YAB Perdana Menteri Dan YAB Timbalan Perdana Menteriyang Dikeluarkan Dari Masa Ke Semasa
Keputusan Jemaah Menteri
Arahan PentadbiranKetua Setiausaha Negara dan lain-lain
Timbalan Ketua Pengarah(Penyelarasan Dasar)Dato’ Ab. Ghani Ariffin
Timbalan Ketua Pengarah(Pemantauan & Penilaian)
Dato’ Mohammed Ismail
Ketua PengarahTan Sri Khalid Ramli
Maklumat Korporat | 17
POTRET | Pengurusan Tertinggi
18 | Jendela ICU JPM 2008
PengarahBahagian Keselamatan
Zolkopli Dahalan
PengarahBahagian Ekonomi
Ahmad Shahrom Hj. Yasin
PengarahSusun Semula Masyarakat
Mohamad Yazi Md. Zin
PengarahBahagian Sosial
Norsini Husin
PegawaiTugas-tugas Khas
Dato' Mohd Salleh Yaakob
PengarahBahagian Teknologi
MaklumatRosni Abdul Malek
Pengurus PasukanBLESS
Musalmiah Asli
PengarahBahagian Khidmat
PengurusanMakhtar Mustapha
PengarahUnit Khidmat NasihatProf. Madya Dr. Osman
Md Yusoff
PengarahBahagian Khas
Dato’ Ahmad Zaki Ansore Mohd Yusof
PengarahBahagian InfrastrukturNor Rizan bin Mohd Thani
PengarahBahagian Badan
BerkanunMahd Ishak Abdul Aziz
PengarahBahagian Penilaian
Ismail Hamad
PengarahBahagian Pembasmian
KemiskinanNormi Nordin
Ketua UnitKawal Selia PERDA
Hanani Sapit
POTRET | Pengarah Bahagian Ibu Pejabat
POTRET | Pegawai Kemajuan Negeri
PPN Pulau PinangNik Ali Mat Yunus
Pengurus BesarPERDA
Azmi Lateh
PPN PerlisAhmad Zakaria
PPN PahangDato’ Dzul-Kifly Osman
PPN TerengganuAhmad Abdullah
PPN SabahTn. Hj. Matusin Sunsang
PPN SarawakDato Kamal Husin
JPP KelantanDatuk Hj.Shukry Hj.Mohd Salleh
PPN SelangorAbd. Ghani Salleh
PPN Wilayah PersekutuanDato’ Mohd Zaharil Kasim
PPN MelakaMohd Yazid Ramli
PPN JohorMohd Hatta Nordin
PPN Negeri SembilanDato’ Mat Ali Hasan
PPN PerakDato’ Hj.Zainal Abidin
Hj.Omar
PPN KedahHadzir Md.Zain
PengarahBPPB Pulau Pinang
Ibrahim Abdullah
Maklumat Korporat | 19
:: Sorotan Jendela 2008
:: Pengiktirafan, Penghargaan dan Pencapaian
U n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
Ringkasan dan Sorotan
22 | Jendela ICU JPM 2008
SOROTAN JENDELA 2008
Ringkasan dan Sorotan | 23
24 | Jendela ICU JPM 2008
PENGIKTIRAFAN, PENGHARGAAN & PENCAPAIAN
Amalan terbaik dan perkhidmatan terpuji yang memenuhi ekspekstasi stakeholders serta yang bercirikan mesra pelanggan
membolehkan organisasi ICU JPM dari masa ke semasa dihargai dan diiktiraf sebagai berkualiti tinggi dan bertaraf dunia.
Di peringkat antarabangsa, surat-surat Penghargaan dan juga maklumbalas diskriptif yang menyatakan kekaguman terhadap mekanisme dan sistem pemantauan program/projek pembangunan yang diterajui ICU JPM sering diterima.
Pengiktirafan dalam negara pula wujud dalam bentuk ulasan lisan oleh YAB Perdana Menteri,
Timbalan Perdana Menteri di dalam majlis/mesyuarat tertentu. Di samping itu, surat-surat penghargaan juga diterima daripada Ahli-ahli Parlimen dan DUN di atas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab yang berkesan di peringkat negeri.
Dalam aspek pengurusan kewangan pengiktirafan amatlah terserlah di mana ICU JPM adalah penerima Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan Tahun 2007 dan Anugerah Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan (Empat Bintang) Jabatan Audit Negara 2007.
Usaha berterusan ke arah penambahbaikan kualiti kerja dan perkhidmatan kepada pelanggan turut membuahkan hasil. ICU JPM turut menerima pengiktirafan utama dalam bentuk pertandingan dan antara yang dimenangi dalam tahun 2008 ialah:
m Pemenang Anugerah Kualiti Jabatan Perdana Menteri (Keseluruhan) Hari Kualiti JPM 2008.m Johan Pertandingan Pejabat Terbaik Kategori A Hari Kualiti JPM 2008m Johan Pertandingan Laman Web Terbaik Hari Kualiti JPM 2008m Naib Johan Pertandingan Pameran Terbaik Kategori A Hari Kualiti JPM 2008
ICU JPM turut meraih pengiktirafan dalam bidang kesenian dan kebudayaan apabila diisytiharkan sebagai:m Johan Festival Nasyid Peringkat JPM 2008m Naib Johan Festival Nasyid Peringkat Kementerian 2008m Pemenang Tempat Ketiga Festival Pantun Peringkat Kementerian
Strategic EnablersDalam PengurusanOrganisasi
:: Pengurusan Sumber Manusia
:: Program Kualiti
:: Pengurusan Kewangan
:: Pengurusan ICTU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
26 | Jendela ICU JPM 2008
Pengurusan sumber manusia yang baik dan cekap memainkan peranan yang penting dalam memastikan kecemerlangan
sesebuah organisasi. Sebagai satu daripada strategic enablers yang penting, ICU JPM telahpun memastikan pembangunan sumber manusianya seiring dengan keperluan stakeholders melalui pewujudan sebuah Pelan Strategik Sumber Manusia yang komprehensif dengan mengambil kira teras Rancangan Malaysia Ke Sembilan, Islam Hadhari dan Pelan Strategik ICU JPM.
Strategi-strategi pengurusan yang efektif di samping tindakan yang berbentuk transformasi telah dikenalpasti bagi meningkatkan integrasi di antara fungsi-fungsi sumber manusia dan pencapaian matlamat ICU JPM secara keseluruhan melalui penekanan kepada pembangunan modal insan.
Pelan Strategik ini telah mengenalpasti enam (6) cabaran utama ke arah menterjemah dasar pembangunan negara melalui pembangunan sumber manusia. Cabaran-cabaran tersebut adalah:
Pelan tindakan bagi menangani enam (6) cabaran tersebut telah diterjemahkan dalam bentuk 6 teras utama.
PENEMPATAN DAN PUSINGAN KERJA
Perancangan Penempatan dan Pusingan Kerja di ICU JPM diberikan penekanan dan perhatian dalam usaha untuk mengoptimumkan kapasiti setiap pegawai dan kakitangan dalam mengharungi cabaran kerja yang kompetetif dan meningkatkan motivasi dan produktiviti kerja warga kerja. Bagi tahun 2008, 91 pegawai dari Kumpulan Pengurusan & Profesional dan 27 pegawai dari Kumpulan Sokongan terlibat dengan pusingan kerja yang merentasi bahagian, negeri dan juga daerah.
DASAR LATIHAN SUMBER MANUSIA DAN PELAN LATIHAN SUMBER MANUSIA
ICU JPM sentiasa berpegang teguh kepada hasrat bahawa setiap warga kerjanya perlu dilengkapi dengan sikap (attitude), kemahiran (skills) dan pengetahuan (knowledge) yang bersesuaian melalui program pembangunan sumber manusia yang terancang dan berteraskan pembangunan kompetensi serta pembelajaran berterusan.
Struktur latihan yang dilaksanakan meliputi semua skim dan klasifikasi perkhidmatan. Ia akan melalui empat peringkat penting iaitu Peringkat Asas, Peringkat Pertengahan, Peringkat Lanjutan dan
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Perancangan Sumber Manusia Yang ProaktifDan Dinamik
Pembangunan Kerjaya Berasaskan PengetahuanKemahiran Secara Berterusan
Membudayakan Norma Kerja 3E
Pengiktirafan Ke Atas Inovasi dan Kreativiti
Mewujudkan Persekitaran Kerja yangErgonomik dan Kondusif
Meningkatkan Tadbir Urus Perkhidmatan
Memantapkan Pengurusan Sumber Manusia,Budaya Kerja Cemerlang Tadbir Urus Yang Baik
Mewujudkan Perancangan Sumber Manusia Yang Komprehensif Dan Dinamik
Meningkatkan Kualiti Sistem PenyampaianPerkhidmatan
Memenuhi Keperluan Pembangunan SumberManusia
Mewujudkan Persekitaran Kerja yangErgonomik dan Kondusif
Membudayakan Penghayatan Nilai-nilai MurniYang Berintegriti
Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi | 27
Peringkat Peralihan. Latihan di peringkat asas dijalankan mengikut keperluan semasa. Ianya dimasukkan bersekali dalam program orientasi pegawai lantikan baru atau yang baru bertukar masuk. Pada Tahun 2008, sebanyak 5 siri program seumpamanya telah dilaksanakan.
Kursus, latihan dan bengkel yang dianjurkan memberi fokus kepada core business (functional) ICU JPM dan pada masa yang sama masih memberi tumpuan kepada kursus berbentuk generik.Perbelanjaan untuk latihan dan kursus adalah sebanyak RM401,781.79 atau 1.02% dari perbelanjaan yang diperuntukkan bagi emolumen. Sehingga 31 Disember 2008, ICU JPM telah melaksanakan sendiri 12 kursus seumpamanya. Secara keseluruhan, seramai 1,138 pegawai/kakitangan telah hadir berkursus sepanjang tahun 2008. Dari jumlah tersebut 452 pegawai/kakitangan telah menghadiri kursus melebihi 7 hari.
Bagi memastikan latihan yang disediakan menepati kehendak kompetensi perkhidmatan di samping memenuhi keperluan warga ICU JPM, ianya digubal berdasarkan Analisis Keperluan Latihan (Training Needs Analysis). Maklumbalas keberkesanan latihan yang disediakan terhadap warga ICU JPM juga direkodkan bagi tujuan penilaian dan perancangan seperti yang telah ditetapkan dalam sistem kualiti MS ISO 9001:2000 ICU JPM.
PENGURUSAN PRESTASI/MOTIVASI DAN PENGIKTIRAFAN
Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) ICU JPM merupakan mekanisma utama yang diguna pakai bagi mengiktiraf pegawai dan kakitangan ICU JPM. Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2007 telah diadakan pada 10 Julai 2008. Dalam Majlis tersebut 78 orang iaitu 8% dari 975 pegawai dan kakitangan ICU JPM telah menerima anugerah tersebut. Di samping itu, pada tahun 2008 juga enam (6) pegawai diluluskan Pergerakan Gaji Tahun 2007 Secara Anjakan Gaji Pertama.
Sebagai sebahagian dari usaha memberi penghargaan kepada warga ICU JPM yang cemerlang, seramai tujuh (7) telah diperakukan untuk mendapat Hadiah Latihan Persekutuan tajaan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).
Selain itu, ICU JPM sentiasa mencalonkan warganya yang berkelayakan bagi Pencalonan Darjah, Bintang dan Pingat Kebesaran bagi negeri dan Persekutuan. Anugerah peringkat di bawah yang diwujudkan adalah anugerah ‘Pekerja Sentiasa Sihat Medical Certificate (MC) Sifar’ dan ‘Pekerja Contoh Bulanan’.
PELAKSANAAN SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HRMIS)
HRMIS mula dilaksanakan di ICU JPM mulai Disember 2007dan sehingga 31 Disember 2008, sebanyak 3 modul HRMIS berikut telah digunakan :m Modul Data dan Perjawatanm Modul Pentadbiran Sistemm Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran (Submodul Pengurusan Cuti)
Sehingga akhir 2008, ICU JPM telah mencapai sebanyak 83.06% pengemaskinian rekod peribadi dalam HRMIS. Sementara itu, bagi rekod perkhidmatan, sebanyak 88.05 % telah dikemaskinikan.
Menyediakan anggota yang berkelayakan,berkebolehan dan berkompetensi
Mencapai hasil kerja yang berkualiti danbermutu tinggi
Meningkatkan kompetensi dan produktiviti
Membentuk dan mengukuhkan nilai-nilaimurni dan sikap positif
Mewujudkan nilai cipta dan nilai tambahdi dalam sektor awam
Menyediakan hala tuju yang jelas tentangkemajuan kerjaya
Objektif Pelan Latihan
28 | Jendela ICU JPM 2008
PROGRAM KUALITI
Usaha-usaha membudayakan kualiti di ICU JPM dilaksanakan secara berterusan bagi menjadikan organisasi ini terus relevan
dalam persekitaran yang dinamik dengan memiliki warga yang berkualiti, mempunyai wawasan, komited, bijak membuat keputusan, memberi dorongan kepada rakan lain mahu pun kakitangan bawahan; mempunyai kebolehan mengelola, disiplin diri yang tinggi, bersikap proaktif dan inovatif, mempunyai sense of urgency serta mampu menjalin kerjasama yang harmoni dan mesra.
Pengurusan kualiti menyeluruh (TQM) adalah satu kaedah pengurusan yang melibatkan penyertaan semua warga kerja dengan meletakkan prestasi dan pencapaian sebagai fokus utama. Kejayaan terhadap pelaksanaannya dinilai melalui kepuasan stakeholders/pelanggan dari masa ke semasa. Selaras dengan
itu antara inisiatif berikut dalam pelaksanaan TQM ICU JPM ialah:
m Pelan Pengurusan Kualiti Isi kandungan Pelan ini termasuklah fokus Pelan Kualiti, inisiatif-inisiatif kualiti yang akan dilaksanakan, pihak yang bertanggungjawab dan rangka masa inisiatif-inisiatif ini akan dilaksanakan. Dengan adanya Pelan Kualiti ini usaha-usaha pembudayaan kualiti dilaksanakan secara sementara dan lebih berkesan. mPetunjuk Prestasi Utama (KPI) Inisiatif ini bertujuan memastikan semua program/ aktiviti yang dirancang dilaksanakan dengan baik selaras dengan matlamat yang ditetapkan. KPI ini di nyatakan dalam Pelan Strategik ICU JPM dan pengesanan pencapaiannya dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan.
m Etika Kerja ICU JPM Inisiatif ini bertujuan menyemai budaya kerja cemerlang di kalangan warga ICU JPM. Antara nilai-nilai yang ditekankan adalah ICU JPM sentiasa bersemangat, tekun dan rajin, positif dan optimistik, cekal dan tabah dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan.
m Retreat Pengurusan Retreat Pengurusan yang diadakan pada 31 Januari- 3 Februari 2008 bertujuan untuk mengkaji pencapaian organisasi tahun 2007. Sesi tersebut telah berjaya menghasilkan Pelan Strategik 2008-2009 yang mengekalkan pendekatan BOS (Blue Ocean Strategy) dan dimantapkan dengan KPI (Key Performance Indicators) bagi maksud pengukuran pencapaian yang lebih objektif.
Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi | 29
m Papan Paparan Maklumat Q Paparan maklumat Q bertujuan memaklumkan pelanggan tentang perkhidmatan-perkhidmatan yang ditawarkan. Antara inisiatif tahun 2008 ialah pemasangan Papan Tanda Elektronik yang berfungsi sebagai penunjuk arah, paparan informasi semasa dan juga ruangan promosi maklumat korporat ICU JPM
m Buletin ICU JPM Buletin ini yang diterbitkan pada setiap 2 bulan sekali bertujuan merakamkan maklumat- maklumat dan peristiwa penting sebagai sumber rujukan. Kesan baik penerbitan surat berita itu telah berjaya meningkatkan minat dan kreativiti pegawai/kakitangan dalam penulisan.
m Pelan Pengurusan Pelanggan Selari dengan Penguatkuasaan PKPA Bil 1 Tahun 2008, ICU JPM telah menambah baik pelan 2004 ke arah Pengurusan Perhubungan Pelanggan yang lebih proaktif, cekap dan berkesan. Fokus pelan tahun 2008 ialah kepada ciri-ciri kualiti perkhidmatan pelanggan mencakupi aspek fizikal, emosi dan penyampaian demi memenuhi kehendak pelanggan.
m Garis Panduan Perhubungan Awam Inisiatif ini bertujuan menambah baik komunikasi dengan pelanggan di samping menyemai nilai dan etika perhubungan awam yang terpuji. Antara penambahbaikan yang dilaksanakan ialah : Menerbitkan semula kandungan buku kecil Etika Perhubungan Awam sebagai brosur khusus seperti tajuk-tajuk berikut: etika pengurusan mesyuarat/majlis rasmi, etika layanan berkualiti melalui telefon, etika menyambut tetamu, dan etika pakaian masa bekerja/menghadiri majlis rasmi.
Penyediaan brosur-brosur tersebut membantu pegawai-pegawai dalam usaha memantapkan imej ICU JPM ;
m Transkrip Video Korporat Inisiatif ini bertujuan memudahkan rujukan oleh para pelawat akan peranan dan fungsi ICU JPM sebagai agensi yang memantau pelaksanaan projek pembangunan di bawah Rancangan Malaysia Lima Tahun di Malaysia. Inisiatif ini adalah susulan kepada cadangan para pelawat asing sebagai kaedah untuk membawa pulang maklumat yang bercetak.
m Hari Q Hari Q ICU JPM disambut pada 17 November 2008. Antara aktiviti yang dilaksanakan adalah pameran kualiti, pelancaran piagam pelanggan baru, hadiah kepada pemenang pertandingan program/aktiviti kualiti seperti pejabat terbaik, kuiz Q dan berbalas pantun kemerdekaan.
30 | Jendela ICU JPM 2008
Penandaarasan Amalan Terbaikm Perjumpaan Pegawai Gred 41 & 44 Bersama Ketua Pengarah Inisiatif ini bertujuan meningkatkan interaksi dua hala antara pihak pengurusan atasan dengan para pegawai pengurusan pertengahan. Ia juga memberi peluang kepada pegawai mengutarakan pandangan bagi memantapkan pengurusan organisasi. Sesi ini yang diadakan dari masa ke semasa berjaya meningkatkan semangat kekitaan di kalangan pegawai-pegawai.
m Tea Time Bersama Ketua Pengarah Inisiatif ini bertujuan mewujudkan suasana harmoni antara pihak pengurusan atasan dengan ‘pegawai-pegawai muda’. Komunikasi dua hala secara santai ini memudahkan Ketua Pengarah ICU JPM untuk menyampaikan ekspektasi organisasi di samping memahami kekuatan dan kekurangan pegawai. Sesi ini juga berjaya mencungkil ekspektasi ‘pegawai-pegawai muda’ dan idea-idea penambahbaikan demi kepentingan organisasi.
m Program English Day English Day di ICU JPM pada setiap hari Khamis adalah bertujuan untuk meningkatkan tahap kefasihan komunikasi dalam Bahasa Inggeris. Semua mesyuarat juga akan disempurnakan dalam Bahasa Inggeris, termasuklah dalam penyediaan minit-minit mesyuarat.
m Perhimpunan Bulanan dan Bicara Ilmu Perhimpunan ini merupakan wadah perjumpaan antara pihak pengurusan dengan warga ICU JPM. Pada hari tersebut, warga baru ICU JPM diperkenalkan dan program-program yang akan dilaksanakan dalam tempoh terdekat turut diumumkan. Sesi ini diakhiri dengan bicara ilmu yang disampaikan oleh tokoh penceramah jemputan dari sektor awam dan swasta serta IPTA.
Amalan Persekitaran berkualiti (5S)Amalan 5S bermula di PPN Sarawak sehingga memperolehi persjilian MPC pada 29 April 2008. Ekoran itu amalan 5S dijalankan di semua Bahagian di pejabat di mana Bahagian Khidmat Pengurusan dijadikan projek perintis.
Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)Konvensyen tahunan Kumpulan meningkat Mutu Kerja (KMK) diadakan pada 19-20 Ogos 2008 melibatkan penyertaan 20 pasukan KMK Ibu Pejabat/PPN/JPP.
Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2000ICU JPM telah dipersijilkan dengan MS ISO 9001:2000 pada 14 Disember 2007. Bagi maksud pemantapan beberapa siri auditan dalaman telah diadakan. Kemuncak auditan ialah oleh pihak SIRIM pada 2-5 Disember 2008 di mana persijilan tersebut telah berjaya dilanjutkan untuk tempoh 2 tahun lagi.
NamaKumpulan Sektor/Bahagian Tajuk Projek
CI-ASAT(JOHAN)
Pemantauan dan penilaian
Penggunaan teknik-teknik dalam pemantauan pelaksanaan projek pembangunan kurang berkesan
STRIKE FORCE(NAIB-JOHAN)
Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA)
Mengurangkan tunggakan hasil penyewa gerai yang tinggi
Pengurusan kewangan yang ef i syen dan ber kesan menyumbang kepada kecemer langan organisas i . Jus te r u,
pengurusan kewangan dan akaun amat dititikberat dan sentiasa diberi penekanan oleh pengurusan tinggi ICU JPM. Pematuhan kepada peraturan dan tatacara kewangan sentiasa dipantau bagi memastikan pengurusan hasil, perbelanjaan, Kumpulan Wang/Akaun Amanah, perolehan serta pengurusan aset dan inventori dilakukan dengan cekap dan berkesan.
S a lah satu mek anisma pemantauan yang d igunak an adalah M esyuarat Jawatank uas a Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) yang dipengerusikan sendiri oleh Ketua Pengarah dan dihadiri oleh semua Pengarah Pejabat Pembangunan Negeri (PPN) dan Pengarah Bahagian di Ibu Pejabat. Sepanjang tahun 2008, sebanyak 4 kali mesyuarat JPKA ICU JPM telah diadakan selaras dengan arahan Pekeliling Perbendaharaan Bil.10 Tahun 2008. Selain daripada itu, Pengurusan kewangan dan akaun juga menjadi agenda tetap dalam Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM yang diadakan secara berkala setiap bulan dan Mesyuarat Pengurusan Tinggi ICU JPM yang diadakan setiap minggu. Program pengauditan yang padat dan menyeluruh mel iput i I bu Pejabat , Jabatan Pembangunan Persekutuan (JPP), Pejabat Pembangunan Negeri (PPN) dan Bahagian Penyelarasan Penyer taan Bumiputera (BPPB) Pulau Pinang telah dilaksanakan dengan berkesan. Semua isu dan masalah berkaitan kewangan di JPP/PPN/BPPB, berjaya diatasi oleh task force yang diwujudkan di Ibu Pejabat. Pada tahun 2008, ICU JPM telah diluluskan peruntukan belanja mengurus sebanyak RM506.53 juta manakala peruntukan pembangunan sebanyak RM385.694 juta. Prestasi perbelanjaan sehingga tamat tempoh Akaun Kena Bayar (AKB) adalah masing-masingnya 99.05% dan 90.55%.
Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi | 31
PENGURUSAN KEWANGAN
Prestasi Perbelanjaan Belanja Pembangunan 2008
Prestasi Perbelanjaan Belanja Mengurus 2008
PRESTASI PERBELANJAAN KESELURUHANRM 501.55 JUTA (99.05%)
Belanja :RM349.229 juta
(90.55%)
498.11Juta
Dasar Sedia AdaDasar Baru
One Off
493.38Juta
99.09%
97.01%97.33%
5.98Juta
2.19Juta
6.17Juta
2.25Juta
Petunjuk Perbelanjaan Peruntukan
32 | Jendela ICU JPM 2008
Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2006, pembayaran bil dalam tempoh 14 hari sentiasa diberi penekanan.Sepanjang tahun 2008, ICU JPM telah memproses sebanyak 72,907 bil yang bernilai RM1.8 billion. Prestasi pembayaran bil dalam tempoh 14 hari ICU JPM ialah 99.97%. Sebanyak 93.25% bil dibayar dalam tempoh kurang daripada 7 hari manakala 17.60% di bayar dalam tempoh 14 hari.
Bagi memastikan pengurusan kewangan ICU JPM sentiasa berada pada tahap yang cemerlang, usaha penambahbaikan dilakukan dari semasa ke semasa. Untuk itu Dasar Pengurusan Kewangan ICU JPM telah dirangka yang menggariskan beberapa komitmen dan strategi yang sesuai bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. Dasar Pengurusan Kewangan ICU JPM merupakan komitmen warga ICU JPM dalam
memastikan pengurusan kewangan dilaksanakan dengan ef i syen, dan ber kesan mela lu i pengamalan budaya ker ja cemer lang dan tadbir urus yang baik.
Usaha-usaha in ovas i yang telah dilaksanakan ialah:
m Sistem Pengurusan Aset dan I nventori yang dibangunkan untuk mempertingkatkan pengurusan harta modal, inventori dan bekalan stok.
m iKew menyediak an mak lumat kewangan dengan lebih teratur dan membolehk an pemberian maklum balas kepada sebarang urusan pertanyaan dengan lebih pantas dan sistematik. Inisiatif ini juga bertujuan untuk menyediakan platform untuk kakitangan ICU JPM ser ta pembek al untuk menyalur k an sebarang per tanyaan dan aduan berkaitan kewangan, perakaunan dan pembayaran.
Prestasi Pembayaran Bil ICU JPM 2008
67,992 Billion(93.25%)
4,913 Billion(17.60%)
2 Billion(0.002%)
Petunjuk < 7 Hari 8 - < 14 Hari > 15 Hari
Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi | 33
m Naziran Pengurusan diadakan dengan tujuan untuk memantau, menyemak, membuat penambahbaikan terhadap pengurusan pejabat di JPP/PPN/BPPB. Ia menjadi platform perbincangan secara langsung kakitangan di Ibu Pejabat dan di negeri bagi setiap perkara berkaitan pengurusan sumber manusia, kewangan dan pentadbiran pejabat.
m Auto Notifikasi Laporan Kewangan merupakan pemakluman secara automatik kepada semua pengurus kewangan di JPP/PPN/ BPPB mengenai pelaporan yang perlu dikemukakan ke Ibu Pejabat. Inisiatif ini bertujuan memastikan pelaporan kewangan ICU JPM kemaskini dan disediakan mengikut tempoh yang ditetapkan.
m Sistem tempahan tiket kapal terbang bertujuan untuk memudahkan pemantauan dan kawalan bagi penggunaan waran udara. Laporan yang boleh dijana seperti kekerapan tempahan tiket agensi pelancongan, laporan waran yang dikeluarkan mengikut bahagian, laporan kekerapan tempahan tiket oleh pegawai dan laporan waran batal.
Pembudayaan kerja cemerlang pengurusan kewangan yang berterusan telah berjaya menganugerahkan ICU JPM dengan Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan (AKPK) Tahun 2007, pengiktirafan Empat Bintang Indeks Akauntabiliti oleh Jabatan Audit Negara bagi tahun 2007.
34 | Jendela ICU JPM 2008
Pengurusan ICT di ICU JPM adalah berlandaskan konsep holistic di mana elemen utama iaitu teknologi, modal insan serta sistem dan
prosedur diberi perhatian khusus bagi menyokong pencapaian matlamat organisasi. Asas pelaksanaan adalah berdasarkan kepada Pelan Strategik Teknologi Maklumat (ICT Strategic Plan – ISP) yang dirangka untuk tempoh lima tahun dari 2005 - 2009. ISP bagi tahun 2008 adalah menggunakan kaedah Blue Ocean Strategy (BOS).
Framework Pengurusan ICT
Penggubalan ISP ICU JPM adalah selaras dengan Pelan Strategik ICU JPM memandangkan ICT menyokong fungsi utama agensi dan berperanan sebagai strategic enabler bagi menepati matlamat agensi. Pemantauan pelaksanaan ISP sentiasa dititikberatkan dan dilakukan secara dalaman melalui mesyuarat-mesyuarat yang berkaitan seperti :m Mesyuarat Kemajuan Projekm Mesyuarat Bahagianm Mesyuarat Pagi Bersama Pengarahm Mesyuarat Penyelarasan Teknikal PTM/PPTM Negeri
Di antara kaedah pemantauan yang sering digunakan ialah pelaporan melalui Gantt Chart dan Microsoft Project. Pihak pengurusan tinggi juga memantau pelaksanaan ISP bersama-sama dengan inisiatif-inisiatif lain melalui forum tertentu seperti Mesyuarat Sektor dan Mesyuarat Pengurusan Tinggi.
Bagi tahun 2008, ICU JPM telah membangunkan Sistem Pemantauan Pelan Strategik yang berkonsepkan sistem traffic light. Ia bertujuan untuk memantau secara online, pelaksanaan program/projek yang terkandung di dalam Pelan Strategik ICU JPM, dan juga ISP. Kaedah traffic light memberi indikator ataupun early warning system supaya ICU JPM berupaya untuk membuat intervensi sekiranya sesuatu inisiatif itu menghadapi masalah. Dengan adanya sistem amaran awal ini, strategi yang digariskan di dalam Pelan Strategik ICU JPM, dan ISP khususnya dapat dilaksanakan dengan jaya.
PELAKSANAAN PELAN ISP
Melalui ICT Strategic Plan, enam Key Result Area (KRA)telah dikenalpasti dan seterusnya merangka Pelan Tindakan. Tiga daripada enam KRA yang melibatkan aplikasi sistem iaitu: m Sistem Pemantauan Projek II (SPP II) sebagai sumber maklumat utama Pemantauan Projek Pembangunan Nasional. m Portal I Cerve U sebagai penyampai perkhidmatan yang berkesan. m Sistem Maklumat yang berkesan dan berkualiti.
Pembangunan Sistem AplikasiPembangunan dan pelaksanaan aplikasi ICT dibuat secara berpusat boleh dicapai dan digunapakai oleh JPP/PPN/BPPB. Terdapat dua kategori sistem aplikasi yang dibangunkan oleh ICU JPM iaitu Sistem Nasional dan Sistem Dalaman. Sistem Nasional seperti I Cerve U, e-kasih dan BLESS digunakan secara meluas yang merangkumi Kementerian, Negeri, Daerah, Ahli-ahli Yang Berhormat, orang awam dan ICU JPM sendiri tanpa mengabaikan faktor keselamatan
PENGURUSAN ICT
Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi | 35
Bil Tahun Inisiatif Status Catitan
1 2007 MedICT Siap
2 CyberCop Siap
3 K-Center Siap
4 Portal i Cerve U Siap
5 I Charge U Siap
6 SDSI Siap
7 SISMA Siap
8 Peringatan Baju Batik Siap
9 Peringatan English Day Siap
10 2008 eKasih Siap
11 MyIklan Siap
12 eMohon Siap
13 I Audit U DalamPelaksanaan
14 TIMES Siap InisiatifBaru
15 Sistem PemantauanPelan Strategik
Siap InisiatifBaru
16 iKew Siap InisiatifBaru
17 Sistem Pelaporan Negeri
DalamPelaksanaan
InisiatifBaru
18 Sistem Bantuan Teknikal
Siap InisiatifBaru
19 BESTARI DalamPelaksanaan
InisiatifBaru
20 Infra i Siap
21 SWaT Siap
22 S2Drive Siap
23 CyberOffice Tangguh
24 SysDoc Siap
25 Go For IT DalamPelaksanaan
26 I Sense Gugur
Peruntukan dan PerbelanjaanSebanyak RM2,384,385 telah diperuntukan untuk program ICT melalui belanja mengurus bagi tahun 2008 dan RM30,000,000 peruntukan pembangunan. Melalui perancangan yang teliti dan pemantauan yang rapi, ICU JPM telah dapat membelanjakan RM 2,277,993.10 (93.5%).
Belanja Mengurus Program ICT Tahun 2008
Prestasi Perbelanjaan Program ICT Tahun 2008
Prestasi pelaksanaan projek ICTKeseluruhan pencapaian pelaksanaan inisiatif ICT pada tahun 2007 dan 2008 adalah sangat cemerlang.Daripada 11 inisiatif yang dirancang, sebanyak 7 telah disiapkan, 2 dalam pelaksanaan, dan 2 lagi dijadualkan akan siap pada akhir Disember 2009. Selain itu, 6 program baru yang diberi tumpuan dalam 2008 di mana 4 daripadanya telah disiapkan dan 2 lagi masih dalam peringkat akhir pembangunan. Butiran pencapaian adalah seperti berikut :
Pencapaian Pelaksanaan Inisiatif ICT Bagi Tahun 2007-2008
0
5,000,000
10,000,000
15,000,000
20,000,000
25,000,000(95.5%)
(94.5%)
Perolehan ICTPembangunan SPPII
Petunjuk SILING
BELANJA
Catatan : (SILING) (BELANJA) (PERATUS%)Jumlah Perolehan ICT = RM5,000,000.00 RM4,728,479.99 95.00%Jumlah Pembangunan SPP II = RM25,000,000.00 RM23,784,733.14 96.00%JUMLAH (RM) = RM30,000,000.00 RM28,513,253.13 95.00%
25,000,000
5,000,000
23,784,773.14
4,728,479.99
0
200,000
400,000
600,000
800,000
1,000,000
1,200,000
1,400,000
1,600,0001,600,000
250,000
(0.9%)
(94.2%)
(81.3%)
2,200
534,385 468,918
1,522,475.10
Sewaan (24000)
Perkhidmatan(29000)
Penyelenggaraan(Dasar Baru)
Petunjuk PERUNTUKAN (RM)
BELANJA (RM)
Catatan :JUMLAH KESELURUHAN (RM) = RM2,384,385.00 (Peruntukan) = RM1,993,593.10 (Belanja)PERATUS% = 84.00%
36 | Jendela ICU JPM 2008
PEMANTAUAN
Kelulusan spesifikasi teknikal hardware/software diperolehi daripada Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT).Sebelum membuat sebarang perolehan peralatan, kajian berhubung keperluan sesuatu sistem dan imbasan teknologi dilaksanakan bagi memastikan ianya mengikut perancangan di dalam ISP ICU JPM. Mulai Mac 2008, ICU JPM telah menubuhkan JPICT bagi memenuhi keperluan Pekelil ing Am Bilangan 1 Tahun 2008. Perolehan peralatan dan perkhidmatan ICT dibuat dalam pelbagai kaedah perolehan seperti Tender Terbuka, Rundingan terus dan sebutharga.
KAJIAN SEMULA ISP BAGI MENILAI KEBERKESANAN PELAN ISP
ISP ICU digubal pada 2005 bagi merangka keperluan sumber dan halatuju ICT di ICU JPM bagi tempoh lima tahun. Walau bagaimanapun, keperluan semasa seperti perluasan fungsi dan perkhidmatan teras serta kehendak mengikut keperluan stakeholder, maka ISP juga diubahsuai sejajar dengan Pelan Strategik ICU JPM. Kajian semula ISP yang dijalankan setiap tahun juga telah melihat keberkesanan sesuatu program ICT dan mengemukakan cadangan-cadangan baru yang memberi impak yang lebih berkesan kepada organisasi. Di dalam ISP keterangan terperinci setiap strategi dinyatakan dengan jelas di mana ianya diterjemahkan kepada program, aktiviti dan tugasan dan dimasukkan ke dalam SKT setiap pegawai.
DASAR KESELAMATAN ICT (DKICT)
DKICT ICU JPM telah dilancarkan secara rasmi pada 24 Mac 2008 dengan fungsi-fungsi seperti berikut:m Mengkaji status keselamatan ICT semasa;m M engesyor k an k aedah penguk uhan Keselamatan ICT yang bersesuaian;m Memberi kesedaran keselamatan ICT kepada pengguna ICU JPM; danm Pendekatan tadbir urus yang lebih baik.
Selaras dengan dasar tersebut, antara program/aktiviti yang dilaksanakan pada tahun 208 adalah:m Pembaharuan pelantikan ICTSO;m Tak l imat kesedaran Keselamatan IC T pada Oktober 2008m Capaian DKIC T o leh pengguna ICU JPM melalui laman WEB;m H iLR A (H igh Level R isk Assessment) 2005 dan 2008;m Pengukuhan aplikasi web yang boleh dicapai oleh pengguna luar seperti ICerveU, e-Merah, CallCentre dan e-SAPA;m K a j ian audit keselamatan ke atas apl ik as i e-kasih dan BLESS;m Anti Virus kepada PC dan server;m Pe ng uk uhan k e at as rang k aian mela lu i Firewall, IDS dan IPS;m Pewujudan DRC di PPN Wilayah bagi sistem SPPII dan BLESS;m Web Content Filtering ; m Mail Filtering ; m Tatacara penggunaan emel dan Internet ; m Public Key Infrastructure (PKI) dalam modul bayaran SPPII; danm S of t Cer t i f icat ion bagi ser ver eK as ih dan e-mel.
LAMAN WEB ICU JPM L aman We b I CU JPM te lah me la lu i beberapa transformasi sama ada dari segi persembahan, rek aletak , susunan ser ta k ategor i k andungan dan capaian-capaian mandatori bagi pematuhan kepada Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2000 “Garis Panduan Malaysian Civil Service Link (MCSL) dan Laman Web Agensi Kerajaan”. Laman Web ICU JPM seterusnya telah dipertingkatkan berasaskan ciri-ciri portal berpandukan kepada Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2006 - Pengurusan Laman Web/Portal Sektor Awam. Jawatank uasa I nduk Pengurusan Laman Web di pengerus ik an o leh Timbalan Ketua Pengarah Penyelarasan Dasar dan Ketua Pengarah bertindak sebagai Penasihat. Jawatankuasa ini dibahagikan kepada dua Jawatankuasa Kerja iaitu JK Kerja Pengurusan Kanduangan dan JK Teknikal.
Keunikan laman web ICU JPM ialah ianya dibangunkan secara dalaman dan memenuhi kesemua ciri-ciri asas yang termaktub di dalam Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2006 - Pengurusan Laman Web/Portal Sektor Awam. Pada tahun 2008 ianya diperkukuhkan dengan beberapa ciri tambahan seperti berikut:m Memaparkan klip video/audio perkhidmatan agensi m Capaian Sokongan m Kemudahan W3C Disability Accessibilitym Pengguna buta warna m Pengguna cacat penglihatan m Pengguna cacat pendengaran m Warga Tua
Hasil daripada aktiviti tersebut ICU JPM telah diberi penghormatan untuk berkongsi pengalaman pembangunan ciri-ciri portal yang baik dengan agensi kerajaan yang lain dalam Klinik Laman Web/Portal Agensi Kerajaan yang dianjurkan oleh MAMPU pada 27 Jun 2008.
PEMANTAUAN TERHADAP PENGGUNAAN APLIKASI
Sebahagian besar proses ker ja ICU JPM telah direk ayasa (re- engineer) dengan menyediak an sistem-sistem aplikasi berkomputer yang bertujuan untuk memudahkan kerja-kerja harian. Sebagai usaha untuk menggalakkan penggunaan sistem, mekanisma pemantauan penggunaan secara automasi telah dirangka. Dua mekanisma yang dikuatkuasa secara dalaman mulai tahun 2008 ialah:
m I Charge U menjana laporan bulanan berkonsepkan bil yang mengandungi bilangan mata penggunaan oleh setiap Bahagian/JPP/PPN; danm Cybercop menjana laporan suku tahunan mengandungi analisis penggunaan sistem mengikut Bahagian dan Negeri-Negeri.
Aplikasi Yang di Bangunkan Secara In-houseSelain SPPII dan BLESS yang dibangunkan secara outsourcing sebanyak 22 sistem nasional dan dalaman telah dibangunkan secara in-house iaitu:- m Sistem Peringkat Nasional eKHAS
eKasih
eSAPA
eMERAH
I Cerve U
Call Centre
SDSI
Strategic Enablers Dalam Pengurusan Organisasi | 37
Jawatankuasa IndukPengurusan Laman Web
PenasihatY.Bhg. Tan Sri Khalid Ramli
PengerusiY.Bhg. Dato’ Ab. Ghani Ariffin
Timbalan PengerusiPn. Rosni Abdul Malek
Jawatankuasa Kerja Pengurusan
Cik Hasniah Rashid (Ketua)Cik Nor Idayu KamarudinEn. Mohd Hafiz YaacobCik Aimi Nazirah Abd RazakPn. Sharifah Hasliza Syed AliPn. Norfiza AzmiPn. Wan Nor Asyikin Wan YaacobPn. Norfadhilaton ZahariCik Nur Hazirah Abd RazakEn. Mohd Syaiful PatolgaEn. Affandi Che AdamCik Hani Nazuha KamaludinCik Rusnani Sudin
-Seksyen Perhubungan Awam-Bahagian Khas-Bahagian Teknologi Maklumat-Bahagian Infrastruktur-Bahagian Ekonomi-Bahagian Sosial-Bahagian Keselamatan-Bahagian Badan Berkanun-Bahagian Penilaian-Bahagian Khidmat Pengurusan-Bahagian Susun Semula Masyarakat-Bahagian Pembasmian Kemiskinan-Seksyen Kawal Selia PERDA
Jawatankuasa Teknikal
En. Shuhairi Abd Ghani (Ketua)Pn. Iza Nordina Abd GhaniPn. Rohaya Mohd NorEn. Mohd Fauzi Abdul TalibPn. Norliza Ramli
-Bahagian Teknologi Maklumat-Bahagian Teknologi Maklumat-Bahagian Teknologi Maklumat-Bahagian Teknologi Maklumat-Bahagian Teknologi Maklumat
Jawatankuasa Induk Pengurusan Laman Web
38 | Jendela ICU JPM 2008
m Sistem Dalaman ePiagam Pengurusan Pejabat T Spin OFF SPPT (Pendaftaran Projek Terbuka) SISMA Maklumat Tempahan Tiket Kapalterbang Sistem Peringatan Pemakaian Baju Batik Sistem Peringatan English Day Sistem Katalog Video Sistem K-Centre Sistem Knowledge Savings Book Sistem TIMES IChargeU eAkhbar Sistem Pemantauan Pelan Strategik
ICU JPM telah merangka piawaian dokumentasi sistem yang dikenali sebagai Sysdoc untuk digunapakai mulai tahun 2008. Sysdoc terdiri daripada 4 dokumen utama iaitu :m Dokumen Visi dan Skopm Spesifikasi Keperluan Sistemm Pelan Ujianm Manual Pengguna
Kajian Kepuasan PelangganPada tahun 2008 ICU JPM telah menjalankan dua kajian tahap kepuasan pelanggan untuk mengkaji dan menilai tahap kualiti perkhidmatan ICU seperti berikut:m Tahap kepuasan dan kefahaman pengguna SPPII pengguna luaran; danm Tahap kepuasan perkhidmatan ICT–pengguna dalaman
Penemuan kepada kedua-dua kajian tersebut adalah positif di mana secara keseluruhannya para pengguna berpuas hati terhadap perkhidmatan yang diberikan dan mencapai tahap Pioneer (cemerlang mengikut kaedah BOS.
PENGIKTIRAFAN DAN INOVASI ICT Pengiktirafan tahun 2008 yang berbentuk pertandingan dan bukan pertandingan ialah: m Penemuan kajian yang dijalankan oleh Pensyarah Univers i t i I s l am Antarabangsa mengenai kepenggunaan aplikasi kerajaan elektronik yang menunjukkan bahawa tahap kepenggunaan SPP berada di senarai teratas daripada 7 aplikasi Kerajaan Elektronik.m J ohan Per tandingan Laman Web Ter baik Peringkat JPM
IMPAK
Banyak usaha-u saha ICU J PM yang mel ibatk an pembangunan sistem telah diperakukan oleh YAB PM dan juga Kabinet untuk dilaksanakan di peringkat nasional. Ini merupakan satu pengiktirafan di atas kemampuan ICU JPM untuk menepati keperluan semasa dan kehendak stakeholders. Pelancaran portal BLESS oleh YAB Perdana Menteri pada 5 September 2008 adalah simbolik kepada perakuan dan kejayaan ICU JPM.
Perkhidmatan Teras Utama
:: Pemantauan Projek Pembangunan
:: Projek Khas
:: Penilaian Outcome
:: Pembasmian KemiskinanU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
Jentera penyelarasan pelaksanaan di bawah Arahan No. 1 adalah salah satu mekanisme pemantauan dasar/program/projek kerajaan.
Arahan No. 1, 1974 merupakan Arahan No. 1 yang pertama dan ianya disemak dari masa ke semasa untuk disesuaikan mengikut keperluan semasa. Arahan No. 1, 2004 Majlis Tindakan Negara (MTN) merupakan arahan terkini bagi penyelarasan pelaksanaan program/projek pembangunan di bawah Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT).
Jentera penyelarasan pelaksanaan di peringkat persekutuan terdiri daripda MTN, Jawatankuasa Kerja Tindakan Negara (JKTN) dan Jawantankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian (JTPK). Di peringkat negeri, jentera penyelarasan pelaksanaan terdiri daripada Majlis Tindakan Negeri (MTNg) dan Jawatankuasa Kerja Tindakan Negeri (JKTNg), manakala di peringkat daerah terdiri daripada Jawatankuasa Kerja Tindakan Daerah (JKTD).
Arahan No. 1, 2004 MTN telah menetapkan Sistem Pemantauan Projek II (SPP II) sebagai alat pemantauan projek pembangunan RMLT. SPP II merupakan satu kaedah yang bersepadu untuk memohon, memantau, mengurus, menganalisis maklumat serta isu atau masalah pelaksanaan dan menjana laporan bagi projek pembangunan di bawah RMLT.
INSTRUMEN PENGURUSAN PEMANTAUAN PROJEK
Proses pemantauan melibatkan perancangan, pelaksanaan dan penilaian projek bagi memastikan projek-projek dilaksanakan dengan konsisten di semua peringkat serta tindakan penyelesaian dapat diambil bagi projek-projek bermasalah. Di dalam memantau pelaksanaan projek-projek pembangunan, di antara alat-alat pengurusan projek yang digunakan termasuklah:m Lawatan Projek Di dalam meningkatkan keberkesanan aktiviti pemantauan dan kawalan ke atas program/projek, aktiviti lawatan projek digunakan bagi melihat keberkesanan
sesuatu projek secara on the ground. Kebiasaanya setiap lawatan akan turut disertai oleh kontraktor projek bagi memudahkan maklumat-maklumat terkini berkenaan projek tersebut diperoleh. Sepanjang tahun 2008, ICU JPM telah melawat sebanyak 46 projek untuk program/projek pembangunan RMK-9. Antaranya ialah: Projek Tebatan Banjir Perbandaran Georgetown (Kolam Takungan Banjir S18, Lebuh Maccallum); Projek Perumahan Kakitangan Awam Kg Bukit Kuda, Labuan ; Projek Perumahan Rakyat Kiansom Besar, Inanam, Kota Kinabalu, Sabah; dan Taman Budaya Sabah,Cadangan Membina dan Menyiapkan Kompleks Taman Budaya, Negeri Sabah.
m Program Evaluation And Review Technique (PERT) PERT merupakan satu kaedah menganalis aktiviti yang terlibat dalam melengkapkan sesuatu projek yang dilaksanakan terutamanya tempoh masa yang diperlukan bagi menyiapkan satu projek dan mengenalpasti tempoh masa minimum yang diperlukan bagi menyiapkan sesuatu projek yang dilaksanakan.
40 | Jendela ICU JPM 2008
PEMANTAUAN PROJEK PEMBANGUNAN
Perkhidmatan Teras Utama | 41
m Earned Value Analysis (EVA) Merupakan satu kaedah intervention dalam aktiviti pemantauan untuk memastikan projek yang dijalankan mempunyai value for money. Faedah yang diperolehi dengan menggunakan EVA adalah: Memberi pengukuran secara kuantitatif nilai kemajuan kerja sebenar yang telah siap dan perbelanjaan yang sepatut digunakan; Membuat perbandingan antara kemajuan kerja sebenar yang telah disiapkan dengan kemajuan kerja yang dirancang; Membantu meningkatkan keberkesanan pengurusan risiko dan akauntabiliti; dan Membuat unjuran sama ada projek akan mengalami cost overrun atau exceed time frame.
m Project Forensic Indicator Template (PROFIT) PROFIT digunakan bagi projek yang mempunyai siling bernilai lebih dari RM50 juta mengikut format dan garis panduan yang telah ditentukan. Antara maklumat yang digunakan dalam PROFIT ialah seperti kod projek, nama projek, maklumat kewangan, maklumat agensi pelaksana, maklumat kontrak dan maklumat prestasi kemajuan.
m P-FORENSIC Merupakan tindakan pemulihan dan rawatan yang diambil hasil pemantauan semasa terhadap projek-projek yang berstatus lewat jadual agar kembali kepada status sebenar seperti mana perancangan awal projek tersebut. Di antara lawatan P-FORENSIC bagi projek pembangunan ICU JPM iaitu projek Pemuliharaan Bangunan Warisan Tanah Wakaf pada 29 Ogos 2008 manakala bagi projek RMK-9 ialah projek pembinaan Fakulti Ekonomi dan Muamalat, Universiti Sains Islam Malaysia pada 26 November 2008.
m Bengkel/Kursus Tujuan diadakan sesuatu bengkel/ kursus adalah untuk memperolehi pengetahuan secara menyeluruh mengenai pengurusan projek terutamanya kepada pegawai-pegawai baru di samping mendapatkan kemahiran untuk merancang, mengurus, memantau dan menilai projek-projek pembangunan.
Sepanjang tahun 2008, sebanyak 2 bengkel telah dijalankan iaitu:m Sesi Pemantapan Perancangan Strategik Tahun 2008 Sektor Pemantauan Dan Penilaian, ICU JPM (4 - 6 Januari 2008) Bengkel adalah untuk membuat perancangan dan penambahbaikan terhadap perancangan kerja Sektor Pemantauan dan Penilaian (P&P) bagi tahun 2008 di samping menyusun semula strategi dalam pelaksanaan tugas supaya lebih kemas dan teratur. m Bengkel Perancangan Dan Pengurusan Projek (18 - 20 April 2008) Bengkel ini bertujuan untuk memberikan pendedahan dan pengetahuan kepada pegawai yang berkhidmat di ICU JPM khususnya yang terlibat dalam pemantauan projek berhubung perancangan dan pengurusan projek kerajaan.
42 | Jendela ICU JPM 2008
Penyelarasan Dan PemantauanDi bawah RMKe-9 sejumlah RM230 billion telah diperuntukan dan diagihkan ke kementerian- kementerian melibatkan pelaksanaan sebanyak 28,000 program/projek utama. Prestasi perbelanjaan mulai 2006 sehingga akhir tahun 2008 ialah sebanyak RM118.6 billion (51.5%)
Buletin Prestasi RMKe-9Buletin ini memuatkan maklumat tentang prestasi kewangan dan fizikal projek RMKe-9 bagi Kementerian, Agensi, Negeri terpilih; prestasi pengemaskinian maklumat SPP II oleh Kementerian, dan laporan penilaian outcome program/projek pembangunan atau lawatan projek pembangunan terpilih. Buletin ini diedarkan kepada Jemaah Menteri, Menteri-Menteri Besar/Ketua Menteri, dan Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian.
0 10 20 30 40 50
39.792
45.596
46.973
35.808
40.564
42.2
2006
2007
2008
Prestasi Perbelanjaan Pembangunan RMKe-9 2006-2008
Petunjuk Peruntukan Perbelanjaan
RM (Billion)
Perkhidmatan Teras Utama | 43
PROJEK KHAS
Aktiviti Projek Khas merangkumi proses merancang, mengurus, menyelaras dan mengagihkan peruntukan pembangunan
Persekutuan di bawah Peruntukan Khas yang disalurkan melalui ICU JPM.Aktiviti-aktiviti ini dilaksanakan dengan matlamat seperti berikut:m Memantapkan program dan projek-projek yang dilaksanakan di bawah Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT);m Memberi peluang kepada rakyat menikmati projek-projek kemudahan awam dan sosial dengan lebih cepat;m Meningkatkan kewibawaan Kerajaan;m Mendekatkan lagi hubungan di antara pemimpin dengan rakyat ; danm Menggalakkan penyertaan rakyat dalam pembangunan perancangan dan pelaksanaan projek-projek.
Projek Khas dikategorikan seperti berikut:m Projek yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri / Timbalan Perdana Menteri Projek ini diluluskan secara langsung oleh Y.A.B. Perdana Menteri/Timbalan Perdana Menteri berasaskan kepada permohonan oleh pelbagai pihak seperti pemimpin politik, pemimpin masyarakat, JKKK, JKKKP, NGO, dan sebagainya. Selain daripada itu, Y.A.B. Perdana Menteri/ Timbalan Perdana Menteri juga meluluskan projek berasaskan kepada perakuan yang dibuat oleh Ketua Pengarah ICU JPM setelah mendapat ulasan mengenai aspek kesesuaian projek, tapak, kos dan sebagainya dari JPP/PPN yang berkenaan. Skop dan kos projek di bawah kategori ini adalah tidak terhad. Arahan bagi melaksanakan projek ini kepada JPP/PPN disampaikan melalui pengeluaran surat kuasa secara online.
m Projek Khas Menteri Persekutuan Peruntukan bagi projek ini merupakan Peruntukan Khas yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri untuk Y.B. Menteri Persekutuan pada setiap tahun. Nilai peruntukan
ini adalah tidak tetap dan diputuskan sendiri oleh Y.A.B. Perdana Menteri setiap tahun. Projek ini dilaksanakan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan. Garis panduan ini menerangkan antara lain ialah jenis projek/program yang boleh dan tidak boleh dilaksanakan berasaskan kepada keputusan-keputusan Jemaah Menteri atau arahan Y.A.B. Perdana Menteri yang dibuat sejak tahun 1975.
Peruntukan ini hendaklah dibelanjakan di dalam negeri sahaja, dibelanjakan pada tahun semasa dan tidak boleh diperuntukan semula pada tahun-tahun yang berikutnya. Permohonan projek di bawah peruntukan ini dibuat oleh Y.B. Menteri berkenaan kepada Bahagian Khas, ICU JPM.
m Projek Khas Kawasan Parlimen Peruntukan bagi projek ini merupakan peruntukan khas yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri setiap tahun untuk membiayai projek-projek kecil di kawasan Parlimen. Projek ini dilaksanakan mengikut garis panduan yang telah ditetapkan yang jelas menerangkan jenis projek dan program yang boleh dilaksanakan berasaskan kepada keputusan-keputusan Jemaah Menteri atau arahan Perdana Menteri yang dibuat sejak tahun 1975.
Bagi menjelaskan kepada ahli Yang Berhormat mengenai garis panduan berkenaan, sesi taklimat telah diberikan kepada Y.B. Ahli Parlimen, Y.B. ADUN dan Pegawai Khas mereka di negeri-negeri terlibat. Permohonan program/projek di bawah peruntukan ini boleh dikemukakan oleh Ahli Parlimen di kawasan berkenaan, NGO, individu, JKKK, JKKKP dan sebagainya.
m Projek Khas Y.B. Senator Peruntukan bagi projek ini merupakan peruntukan khas yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri setiap penggal (3 tahun) untuk Ahli Dewan Negara. Projek ini
44 | Jendela ICU JPM 2008
dilaksanakan mengikut garis panduan yang jelas menerangkan jenis projek/program yang boleh dilaksanakan. Peruntukan ini boleh dibelanjakan sehingga tamat tempoh perkhidmatan Ahli Dewan Negara yang berkenaan tertakluk kepada siling peruntukan yang disediakan. Peruntukan ini juga boleh dibelanjakan di mana-mana kawasan Parlimen di seluruh negara.
m Projek Khas Kawasan ADUN Peruntukan bagi projek ini merupakan Peruntukan Khas yang diluluskan oleh Y.A.B. Perdana Menteri untuk membiayai projek- projek kecil di kawasan Dewan Undangan Negeri di negeri Kedah, Pulau Pinang, Perak, Selangor dan Kelantan. Kerajaan Persekutuan juga telah bersetuju meluluskan peruntukan tambahan khas kepada Y.B. ADUN di Sabah dan Sarawak. Peruntukan untuk kawasan DUN tertentu hendaklah dibelanjakan di kawasan tersebut sahaja dalam tahun semasa dan tidak boleh diperuntukkan semula pada tahun berikutnya.
m Peruntukan Kecil Persekutuan (Blok Vot) Peruntukan ini bagi membiayai projek- projek kecil fizikal iaitu pembinaan dan penyelenggaraan dewan orang ramai, balai raya, dewan serba guna, jalan, parit, longkang, gabion, jeti dan sebagainya. Peruntukan ini diluluskan secara blok kepada negeri-negeri mengikut siling yang telah ditetapkan. Perolehan projek adalah dibuat berasaskan kepada Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan.
m Peruntukan Bagi Pembinaan Penyelenggaraan Masjid / Surau dan Sekolah Agama Rakyat. Peruntukan ini digunakan bagi membiayai projek-projek kecil fizikal keagamaan Islam. Peruntukan ini diluluskan secara blok kepada negeri-negeri mengikut siling yang telah ditetapkan.
Perolehan projek adalah dibuat berasaskan kepada Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan.
mProjek Kecemasan Peruntukan ini digunakan bagi membiayai projek-projek kecil kecemasan. Peruntukan ini diluluskan secara outright grant sebanyak RM300,000 setiap negeri setahun. JPP/PPN akan melaksanakan projek tersebut berdasarkan garis panduan yang telah ditetapkan. Projek kecemasan bernilai RM20,000 dan ke bawah dipertimbangkan di peringkat JPP/ PPN dan yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM50,000 memerlukan kelulusan Ketua Pengarah ICU JPM.
ImpakSecara keseluruhan melalui peruntukan berjumlah RM726 juta pengurusan Projek Khas Y.A.B. Perdana Menteri dan Y.A.B. Timbalan Perdana Menteri telah memberi manfaat kepada seramai 43,903 kontraktor Kelas F melalui pelaksanaan sebanyak 58,537 projek
Peruntukan dan Perbelanjaan Projek Khas 2008
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR AWAM (PIA) DAN PROJEK INFRASTRUKTUR ASAS (PIAS).
Projek PIA dilaksanakan bertujuan untuk memanjangkan tempoh penggunaan kemudahan infrastruktur awam, mengindahkan kawasan persekitaran, meningkatkan tahap kebersihan dan membantu kontraktor kelas F. Selain daripada itu, ia bertujuan memupuk budaya penyelenggaraan dan mengoptimumkan penggunaan kemudahan awam yang telah disediakan oleh kerajaan. Skop kerja meliputi pembaikan / menaiktaraf kemudahan awam seperti masjid, surau, pusat rukun tetangga, dewan orang ramai, balairaya dan premis kerajaan seperti sekolah, bangunan pejabat, kuarters dan sebagainya. Projek PIAS pula dilaksanakan bertujuan untuk meningkatkan kemudahan infrastruktur asas terutama di luar bandar. Skop kerja di bawah projek ini meliputi pembinaan dan pembaikan/menaiktaraf kemudahan asas seperti jalan raya, jalan kampong, culvert, gabion, jambatan, titi, longkang, dan jeti kecil.
Garis panduan bagi pelaksanaan projek-projek PIA dan PIAS tersebut adalah seperti mana terkandung dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/2009. Peratus perbelanjaan pada tahun 2007 dan 2008 melebihi 99% sekaligus menandakan bahawa ICU JPM begitu komited dalam menjalankan projek PIA dan PIAS untuk kepentingan dan keselesaan rakyat.
Projek/Program Dana Khas Kerajaan Persekutuan
Sejak tahun 2000, Kerajaan telah bersetuju untuk menyalurkan sejumlah peruntukan kepada beberapa Kementerian/Jabatan bagi melaksanakan projek-projek di Negeri Terengganu yang memberi manfaat kepada rakyat. Peruntukan ini disalurkan khusus kepada Negeri Terengganu yang sebahagian besar penduduknya berada pada tahap sosioekonomi yang rendah sebagai salah satu langkah meningkatkan kesejahteraan hidup penduduknya. Program/projek yang dilaksanakan di bawah peruntukan ini dipastikan agar selaras dengan matlamat Dasar Pembangunan Negara semasa terutama Misi Nasional seperti membasmi kemiskinan dan meningkatkan kualiti hidup rakyat. Projek/program yang boleh dibiayai adalah projek-projek fizikal, aktiviti atau sumbangan yang boleh menyumbang kepada peningkatan kesejahteraan rakyat negeri-negeri berkenaan khususnya yang berpendapatan rendah.
Perkhidmatan Teras Utama | 45
-
100,000,000
343,000,000
338,360,000
Peruntukan
Perbelanjaan 487,970,000 720,100,000
2006 2007 2008
300,000,000
200,000,000
400,000,000
500,000,000
600,000,000
700,000,000
800,000,000
RIN
GG
IT M
ALA
YSIA
TahunPIA
Peruntukan(RM JUTA)
Perbelanjaan(RM JUTA)
%
2007 496.80 494.20 99.5
2008 158.90 158.10 99.1
Jumlah 655.70 652.30 99.3
PIAS
2007 992.30 985.70 99.3
2008 374.40 373.60 99.6
Jumlah 1366.70 1359.30 99.45
Prestasi PIA dan PIAS 2007 dan 2008
46 | Jendela ICU JPM 2008
Peruntukan ini tidak dapat digunakan untuk pembelian harta modal/belanja mengurus. Peruntukan ini hanya boleh digunakan bagi membiayai projek/program yang memberi faedah kepada komuniti. Pemberian kepada individu hendaklah memberi keutamaan kepada rakyat termiskin, warga emas dan orang kurang upaya (OKU). Hasil daripada perbincangan dan ketetapan Mesyuarat Jawatankuasa Peringkat Pusat Dana Khas Kerajaan Persekutuan di antara Kementerian-Kementerian yang terlibat dengan dipengerusikan oleh Kementerian Kewangan, satu Garis Panduan untuk pelaksanaan projek/program di bawah peruntukan Dana Khas Kerajaan Persekutuan telah diperkenalkan.Pembentukan projek/program boleh dilaksana berdasarkan kepada windows yang telah ditetapkan. Windows yang telah digariskan adalah berdasarkan kepada empat kategori yang turut menetapkan jenis-jenis program, projek dan aktiviti yang boleh dilaksanakan.
Program Tunas MekarICU JPM juga telah dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan program Tunas Mekar. Program ini merupakan cetusan idea Y.A.B. Perdana Menteri Tun Abdullah Hj. Ahmad Badawi. Program ini dilaksanakan melalui pendekatan bersepadu dan perkongsian bestari di antara graduan dengan usahawan khususnya dengan kerjasama UiTM mulai Mac 2005.
Matlamat utama program ini adalah untuk meneruskan usaha mewujudkan usahawan yang berdaya saing dan berdaya maju. Dalam masa yang sama, graduan juga mendapat manfaat melalui pengalaman praktikal yang amat berguna sebagai persediaan sebelum mereka menceburkan diri dalam dunia keusahawanan. Sebagai perintis, Program Tunas Mekar telah dilaksanakan di lapan negeri iaitu Pulau Pinang, Terengganu, Kedah, Johor, Kelantan, Melaka, Pahang dan Selangor. Seterusnya ia akan dipanjangkan ke semua negeri pada tahun 2009. Program ini telah melalui fasa kedua dengan dimulai oleh Negeri Selangor. Fasa kedua ini turut disertai oleh bidang baru iaitu pengurusan majlis dan automotif yang dilihat berpotensi untuk menarik minat graduan untuk diusahakan. Gandingan dan komitmen merealisasikan agenda keusahawanan iaitu menjana usahawan IKS Bumiputera dan memenuhi hasrat Kerajaan untuk membangunkan lebih ramai usahawan Bumiputera yang berkualiti.
Objektif Pogram Tunas Mekar
Windows Projek/Program Khas
Infrastruktur
Kategori Jenis Program/Projek/Aktiviti
Projek Infrastruktur
Sosial
Bantuan Bina Rumah Golongan Miskin ; Bantuan Baikpulih Rumah Golongan Miskin; Sumbangan Pelajar Cemerlang; Bantuan Warga Emas; Bantuan Orang Kurang Upaya ; dan Tabung Kebajikan Sosial
Program Kecermerlangan Pelajar ; Program Latihan Teknikal/Kemahiran; dan Kursus/Program Keusahawanan
Pembangunan Insan
Pembiayaan Usahawan Kecil/Perniagaan ; dan Projek Meningkatkan Taraf Hidup
Pembangunan Ekonomi
Penilaian Outcome dan Impak program/
projek pembangunan merupakan antara
elemen penting dalam kitaran projek yang
mengandungi Perancangan, Pelaksanaan dan Penilaian.
Penekanan terhadap penilaian outcome dan impak
adalah sebahagian daripada pengurusan strategik
bagi memantapkan perancangan dan pelaksanaan
program/projek pembangunan negara.
Sebagai pelengkap kitaran projek, proses Penilaian
Outcome dan Impak dilaksanakan bagi mengukur
tahap pencapaian matlamat sesuatu dasar/program/
projek serta faedah yang dinikmati oleh kumpulan
sasar. Dengan kata lain, penilaian Outcome dan Impak
adalah penting untuk memastikan hasil pulangan
yang maksimum daripada peruntukan yang telah
dibelanjakan oleh setiap Kementerian/Agensi.
PENGGUBALAN DASAR
Kerajaan telah mengambil keputusan melalui
mesyuarat Jemaah Menteri pada 16 Mac 2005 agar
semua Kementerian/Agensi melaksanakan Penilaian
Outcome Program/Projek Pembangunan. Berikutan itu,
Surat Pekeliling Am Bil. 3, Tahun 2005 iaitu Garis Panduan
Penilaian Program Pembangunan telah dikeluarkan
pada 24 Ogos 2005. Garis Panduan ini bertujuan untuk
menjelaskan kaedah bagi menilai Outcome dan Impak
dasar/program/projek pembangunan.
Bagi menjelaskan konsep dan kaedah pelaksanaan
penilaian outcome, beberapa siri taklimat/bengkel/
kursus telah diadakan. Siri taklimat telah disampaikan
kepada peringkat pengurusan tertinggi kementerian,
agensi dan negeri. Manakala bengkel dan kursus
disampaikan kepada peringkat pegawai yang terlibat
secara langsung dalam pelaksanaan projek dan
bertanggungjawab dalam penilaian projek.
PELAKSANAAN PENILAIAN OUTCOME
Dalam usaha untuk melestarikan proses Penilaian
Outcome ini, beberapa dasar/program telah dirangka.
Pelaksanaan Penilaian Dasar/Program ini dirangka
berdasarkan takwim/arahan pihak pengurusan atasan
yang terbahagi kepada 2 peringkat iaitu:
Peringkat Kementerian
m Mengumpul dan menyelaras kertas laporan
Penilaian Outcome untuk dibentangkan
dalam mesyuarat-mesyuarat utama Kementerian/
Agensi Kerajaan. Sebanyak 122 Kertas Laporan
Penilaian Outcome telah disemak dan
dibentangkan sepanjang tahun 2008.
m Mengadakan mesyuarat/perbincangan bilateral
untuk memberikan khidmat nasihat kepada
kementerian/jabatan/agensi dalam penyediaan
kertas Penilaian Outcome
Sebanyak 31 perbincangan meja bulat dengan
22 tajuk program/projek pembangunan telah
dibincangkan bersama Kementerian/Agensi/
Negeri sepanjang tahun 2008.
Peringkat ICU JPM
m Mengenal pasti program/projek terpilih untuk
dijalankan Penilaian Outcome berdasarkan
Surat Pekeliling Am Bil.3 Tahun 2005 untuk
dibentangkan dalam mesyuarat utama. Sebanyak
4 kajian berkaitan program/projek pembangunan
telah dijalankan pada tahun 2008 iaitu:
Program i-Pintar;
Projek Penyelenggaran Infrastruktur Awam
(PIA) dan Projek Infrastruktur Asas (PIAS);
Program Satu Daerah Satu Industri (SDSI);
dan
Program Pembasmian Kemiskinan (PBR).
Perkhidmatan Teras Utama | 47
PENILAIAN OUTCOME
48 | Jendela ICU JPM 2008
m Lawatan Tapak
Bagi meningkatkan kefahaman pegawai terhadap
objektif sesuatu projek sebanyak 6 lawatan
penilaian telah diadakan pada tahun 2008 iaitu:
Projek Tebatan Banjir Sungai Muda, Kedah
di Baling, Kedah;
Program Klinik Kesihatan Luar Bandar
(Klinik Desa) di Pahang dan Sarawak;
Program Penanaman Pokok Bakau dan
Spesis-spesis yang sesuai di Persisiran Pantai
Negara iaitu Pesisiran Pantai Pahang,
Terengganu dan Kelantan;
Projek Kompleks Gerai Kuah di Kuah,
Langkawi;
Projek Pembinaan Loji Pantai di Wilayah
Persekutuan Kuala Lumpur; dan
Program Pembangunan Jaringan
Komunikasi Data Remote Sensing Nasional
di Wilayah Persekutuan, Kuala Lumpur.
PEMANTAUAN PELAKSANAAN PENILAIAN OUTCOME
Bagi melaporkan prestasi pencapaian outcome sesuatu
projek, sebanyak 2 kertas penilaian outcome telah
dibentangkan kepada Jawatankuasa Kerja Tindakan
Negara (JKTN) dan 22 kertas di Majlis Tindakan Negeri
(MTNg)/Jawatankuasa Kerja Tindakan Negeri (JKTNg).
Selain daripada itu, 19 kertas telah dibentangkan
di mesyuarat Jawatankuasa Kerja Penilaian Outcome
(JKPO) dan 3 kertas di peringkat Panel Penilaian
Outcome (PPO). Antara tajuk kertas penilaian outcome
yang telah dibentangkan adalah :
Penilaian Outcome Program Prasekolah;
Penilaian Outcome Projek Tebatan Banjir
Sungai Muda, Kedah;
Penilaian Outcome Program Penanaman
Pokok Bakau dan Spesis-spesis yang Sesuai
di Persisiran Pantai Negara; dan
Penilaian Outcome Projek Landasan
Berkembar Elektrik Rawang-Ipoh
KEBERKESANAN DASAR/PROGRAM
Bagi membudaya dan memperkasakan penilaian
outcome di peringkat Kementerian, ICU telah
menganjurkan pelbagai siri bengkel dan latihan
kepada pegawai-pegawai yang terlibat dalam
penilaian outcome projek pembangunan Kementerian
masing-masing.
Satu sesi Bengkel Penyediaan Kertas Penilaian
Outcome telah diadakan pada 21-22 April 2008
di Dewan Taklimat, Aras 1, Blok Timur, Bangunan
Perdana Putra. Bengkel tersebut telah dihadiri oleh
211 peserta daripada 27 kementerian dan 28 peserta
di peringkat JPP/PPN.
Secara keseluruhannya, sepanjang tahun 2008 ICU
JPM telah mengadakan 23 siri taklimat/kursus penilaian
outcome dan jumlah peserta seramai 945 orang.
Perkhidmatan Teras Utama | 49
Kerajaan telah meletakkan agenda pembasmian kemiskinan sebagai salah satu fokus utama dalam menjayakan Misi Nasional. Mesyuarat Jemaah Menteri pada 31 Oktober 2007 telah memutuskan beberapa perkara bagi memantapkan lagi jentera penyelarasan dan pelaksanaan program pembasmian
kemiskinan di setiap peringkat seperti berikut:
PENGUBALAN DASAR PROGRAM
Berdasarkan keputusan-keputusan tersebut, ICU JPM selaku penyelaras utama program pembasmian kemiskinan telah dan sedang melaksanakan langkah-langkah utama seperti berikut:m menjalankan Banci Isi Rumah Miskin di seluruh negara dengan kerjasama Jabatan Perangkaan Malaysia (DOS) ;
m menjadi urus setia Focus Group peringkat pusat yang bermesyuarat 2 minggu sekali dan memantau pelaksanaan Focus Group di peringkat negeri dan daerah ;
m menyedia dan mengedarkan kepada semua negeri dan kementerian/agensi berkaitan “Poverty Outreach Kit” yang mengandungi segala maklumat yang diperlukan berkaitan
dengan strategi dan penambahbaikan penyelarasan dan pelaksanaan program pembasmian kemiskinan. Poverty Outreach Kit ini telah diedarkan semasa sesi roadshow di seluruh negara yang telah dihadiri bersama oleh ahli politik, jabatan kerajaan serta badan bukan kerajaan;
m menyelia dan menyelaraskan pembangunan poverty mapping di setiap negeri bagi membantu negeri dalam merancang dan melaksanakan program pembasmian kemiskinan ini secara lebih strategik dan komprehensif. Setiap negeri perlu membentangkan poverty mapping mereka kepada Mesyuarat Focus Group Pembasmian Kemiskinan Pusat.
!
PEMBASMIAN KEMISKINAN
50 | Jendela ICU JPM 2008
m mempengerusikan Jawatankuasa Teknikal Pelaksanaan Program/Projek Pembasmian Kemiskinan yang akan menyelaras, memantau, mengesan dan menilai secara mikro setiap projek yang akan dilaksanakan oleh kementerian/ agensi. Jawatankuasa ini sentiasa melaporkan kepada Mesyuarat Focus Group Pembasmian Kemiskinan Pusat; dan
m menyelaras perancangan peruntukan tahunan pembasmian kemiskinan bagi tempoh RMKe9 berjumlah RM691 juta yang dipindahkan dari Unit Perancang Ekonomi Jabatan Perdana Menteri (UPE JPM) kepada ICU JPM.
PELAKSANAAN DASAR PROGRAM
Dalam tempoh 1990 sehingga 2004, kerajaan telah memberi fokus untuk merancang program dengan teratur serta mengagihkan peruntukan dan tanggungjawab yang jelas kepada kementerian/jabatan untuk melaksanakan program pembasmian kemiskinan. Usaha ini telah berjaya mengurangkan kadar kemiskinan di negara ini. Kadar kemiskinan luar bandar telah berkurangan daripada 21.1% (1990) kepada 11.9% (2004). Manakala bagi kawasan bandar, kadar kemiskinan telah berjaya dikurangkan daripada 7.1% kepada 2.5% dalam tempoh yang sama.
ICU JPM kini berperanan penting sebagai agensi penyelaras utama dan pemantau program pembasmian kemiskinan seperti mana beberapa keputusan Kerajaan seperti berikut:m Mesyuarat Badan Bertindak Pelaksanaan Negara (NITF) pada 20 Mac 2007 yang dipengerusikan oleh Y.A.B. Perdana Menteri supaya ICU JPM menyelaras dan memantau penyampaian bantuan dan program pembasmian kemiskinan; dan
m Mesyuarat Jawatankuasa Khas Pemantauan Projek RMKe-9 Bil. 2/2007 pada 27 Mac 2007 yang dipengerusikan oleh Y.Bhg. Ketua Setiausaha Negara supaya ICU JPM sebagai agensi penyelaras bagi maklumat dan program pembasmian kemiskinan di bandar dan luar bandar di peringkat pusat; manakala JPP/PPN di peringkat negeri dan Pejabat Daerah sebagai focal point di peringkat daerah.
m penggunaan poverty mapping di setiap negeri bagi membantu negeri dalam merancang dan melaksanakan program pembasmian kemiskinan ini secara lebih strategik dan komprehensif.
m menyelaras, memantau, mengesan dan menilai secara mikro setiap projek yang akan dilaksanakan oleh kementerian/agensi oleh Jawatankuasa Teknikal Pelaksanaan Program/Projek Pembasmian;
Bagi mengelakkan kekeliruan dan pertikaian mengenai kesahihan maklumat kumpulan sasar, pengumpulan dan pengemaskinian maklumat primari telah dilaksanakan oleh pegawai DOS. Bagi tujuan penyelarasan, ICU JPM telah menempatkan pegawai-pegawai perangkaan di JPP/PPN dan daerah terpilih.
Bagi tahun 2008, ICU JPM telah memperuntukkan RM224.3 juta untuk melaksanakan program pembasmian kemiskinan merangkumi Program Bantuan Rumah (PBR), Program Ekonomi dan Program
Bina Insan. Sehingga Disember 2008, ICU JPM telah membelanjakan RM190 juta (85%). ICU JPM juga giat melaksanakan PBR di seluruh negara dan telah membina 2,819 unit rumah dan membaik pulih 2,592 unit rumah.
Kerja-kerja bancian Fasa 1 yang dilaksanakan oleh DOS telah selesai pada Jun 2008 dan maklumat bancian ini telah pun dimasukkan ke dalam eKasih. ICU JPM turut memainkan peranan sebagai lead agency berkenaan usaha pengumpulan data dan menyelesaikan isu liputan bancian yang tidak menyeluruh semasa bancian Fasa 1 melalui semakan verifikasi data yang berterusan. Semua SDO telah membuat semakan data yang belum dicakupi di dalam eKasih di peringkat negeri dengan merujuk kepada senarai yang digunakan kerajaan negeri, Y.B. Ahli Parlimen, ADUN, jabatan/agensi serta persatuan/ badan bukan kerajaan (NGO).
PEMANTAUAN DASAR PROGRAM
Poverty mapping merupakan alat untuk membuat analisa kemiskinan berasaskan kepada petunjuk tahap nasional yang dibandingkan dengan pencapaian melalui tempoh masa atau kawasan. Ianya menggunakan maklumat agregate di peringkat nasional untuk merancang, menilai dan memantau prestasi keseluruhan di peringkat negara.
Dengan adanya poverty mapping ini, projek serta bantuan kepada kumpulan sasar dapat disediakan secara khusus dan penilaian berterusan boleh dibuat. Poverty mapping ini telah disepadukan dengan Sistem eKasih dan kesemua Focus Group Negeri telah membentangkan poverty mapping pembasmian kemiskinan negeri masing-masing kepada Mesyuarat Focus Group Peringkat Pusat.
Penggunaan poverty mapping sepenuhnya di peringkat nasional akan menggunakan maklumat daripada eKasih untuk melihat gambaran sepenuhnya kedudukan dan prestasi pelaksanaan program-progam pembasmian kemiskinan di samping memantau
keluarga miskin yang terkeluar daripada masalah kemiskinan.
ICU JPM juga merangka kaedah dan pendekatan yang lebih bersepadu dan terancang dalam usaha melaksanakan program pembasmian kemiskinan untuk impak yang lebih berkesan. Tumpuan penilaian dan pemantauan bukan setakat prestasi perbelanjaan dan siap dari segi fizikal, tetapi lebih tertumpu kepada setiap keluarga yang diberi bantuan sehingga dapat dikeluarkan daripada cengkaman kemiskinan.
Sebagai usaha untuk menstrukturkan semula jentera penyelarasan pelaksanaan program pembasmian kemiskinan, keanggotaan dan pengurusan Focus Group Negeri dan Daerah telah dirombak.
Bagi Focus Group Negeri, perubahan adalah melibatkan peralihan pengurusan sepenuhnya kepada Pejabat Pembangunan Negeri (PPN) dan Pegawai SDO bertindak sebagai pengerusi Focus Group tersebut dan PPN akan menjadi urus setianya.
Perkhidmatan Teras Utama | 51
52 | Jendela ICU JPM 2008
KEBERKESANAN DASAR PROGRAM
ICU JPM telah meneruskan pengeluaran peruntukan kepada projek-projek yang telah diluluskan oleh UPE sebelum ini di samping meneruskan pemantauan projek-projek berkenaan melalui Pejabat Daerah dan JPP/PPN (Focus Group Daerah dan Negeri) dan beberapa agensi yang terlibat.
Sebagai perancangan strategik, ICU JPM memberikan tumpuan kepada pakej program ekonomi yang viable dan sustainable dengan melibatkan program latihan serta pembangunan insan. Tumpuan juga diberikan kepada program bantuan rumah bagi menjamin keselesaan dan keselamatan keluarga miskin. Pelaksanaan projek-projek ini dibuat serentak dan menyeluruh untuk tempoh sepanjang 2008 bagi kawasan-kawasan tertentu dan awal 2009 bagi memastikan sasaran untuk mensifarkan miskin tegar dan menurunkan kadar kemiskinan kepada 2.8% tercapai menjelang 2010.
Dalam masa yang sama ICU JPM mengambil langkah
untuk menjalin hubungan dengan swasta dan GLC bagi
mendapatkan kerjasama dalam sinergi yang bersepadu
bagi sama-sama membasmi kemiskinan dalam bentuk
tanggungjawab sosial korporat (CSR).
Menyedari akan penting dan perlunya tindakan di ambil ke atas keputusan-keputusan kerajaan, ICU JPM dan UPE JPM bersama-sama agensi dan jabatan yang berkaitan telah mengkaji semula program-program pembasmian kemiskinan. Tumpuan dan perhatian khusus diberikan kepada perubahan dan penambahbaikan kepada program mengikut keperluan kumpulan sasar, keseragaman nilai dan bantuan yang disediakan serta penyelarasan bantuan/program dan kumpulan sasar bagi mengelakkan pertindihan dalam pelaksanaan.
Penubuhan focus group di semua peringkat telah berjaya mengenalpasti beberapa isu pelaksanaan dan merapatkan hubungan perancang dengan pelaksana dan dapat beroperasi dengan lebih berkesan lagi.Penyelarasan bagi mengelakkan pertindihan dan mengenalpasti kumpulan sasar dengan lebih tepat dan segera telah dapat dilaksanakan.
Penyelarasan dan pemantauan juga meliputi sistem maklumat yang mempunyai pangkalan data dan profil isi rumah yang lengkap dan bersepadu.Sehubungan ini, usaha mengintegrasi kedua-dua pangkalan data ini diselaraskan dan diselenggara olehICU JPM dengan membangunkan Sistem Bank Data Kemiskinan atau eKasih.
Objektif pembangunan e-kasih adalah untuk mengelakkan pertindihan penyampaian program serta bantuan kemiskinan yang dilaksanakan oleh pelbagai agensi dan jabatan. Sistem ini berjaya mewujudkan satu pangkalan data bersepadu bagi asas perancangan program kemiskinan di semua peringkat di samping menyediakan knowledge base mengenai program dan projek kemiskinan. Dengan adanya eKasih, perancangan dan penyediaan laporan dipermudahkan untuk membuat penganalisaan maklumat dalam bentuk jadual, carta dan GIS dengan penggunaan poverty mapping. Penggunaan Poverty Mapping adalah untuk meningkatkan unjuran sasaran, perancangan projek, agihan peruntukan dan bantuan, kenalpasti sumber-sumber lain dengan lebih berkesan di samping membantu kerajaan dalam memperjelaskan objektif setiap dasar pembangunan ke semua peringkat. Dengan adanya poverty mapping ini, projek serta bantuan kepada kumpulan sasar (target specific) dapat disediakan secara khusus dan penilaian berterusan boleh dibuat.
ImpakICU JPM secara berterusan akan terus menyelaras dan memantau pelaksanaan program pembasmian kemiskinan oleh Kementerian/Jabatan/Agensi. Laporan prestasi setiap suku tahun akan disediakan dengan mengambilkira perkembangan dan kemajuan semasa. Inisiatif untuk melaksanakan program yang berbentuk komuniti bagi meningkat perhubungan dan komunikasi antara masyarakat luar dengan kumpulan miskin terutamanya di luar bandar sedang dipergiatkan dengan menarik penglibatan swasta melalui CSR. ICU JPM juga telah menyertai seminar antarabangsa One Village One Product yang diadakan pada 13-17 November 2008 di Luyang City Republik Rakyat China; dan Showcase SDSI pada 7-9 November 2008 bertempat di MITC Ayer Keroh, Melaka.
Perkhidmatan Teras Utama | 53
Portal Utama eKasih : www.ekasih.gov.my
Perkhidmatan Teras
:: Susun Semula Masyarakat
:: Kawal Selia PERDA
:: BLESS Business Licensing Electronic Support System
:: Keurusetiaan MesyuaratU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
56 | Jendela ICU JPM 2008
SUSUN SEMULA MASYARAKAT
Bagi memantapkan usaha pemantauan Dasar Wawasan Negara khususnya berkaitan dengan Bumiputera, ICU JPM
dipertanggungjawabkan dengan peranan untuk memastikan masyarakat bumiputera tidak ketinggalan dalam agenda pembangunan ekonomi negara. Skop pemantauan dan penyelarasan ICU JPM adalah meliputi dasar-dasar berkaitan penyertaan bumiputera serta kajian penilaian outcome dan impak program/projek RMLT untuk menilai penyertaan bumiputera dalam pelbagai bidang. Penilaian outcome ini menjurus kepada penyemakan semula dasar, program/projek yang akan memanfaatkan masyarakat bumiputera. Selain itu, peranan ICU JPM diperkukuhkan lagi dengan agenda pemantauan bumiputera Sabah dan Sarawak melalui penubuhan Jawatankuasa Penyelarasan Pemantauan Penyertaan Bumiputera Sabah dan Sarawak. Fokus pemantauan adalah berkaitan pemilikan hartanah, pemilikan perniagaan, penyusunan semula sumber manusia, pemilikan ekuiti dan pembangunan Masyarakat Perdagangan Perindustrian Bumiputra (MPPB) di samping menilai penglibatan bumiputera di Sabah dan Sarawak.
PENCAPAIAN 2008Pada tahun ini, fokus utama telah diberikan untuk mengumpulkan data dan maklumat penyertaan bumiputera dalam tiga (3) bidang utama iaitu hartanah, pemilikan perniagaan dan modal insan dan memasukkan ke dalam pangkalan data Sistem Pemantauan Prestasi Bumiputera (e-SPPB)
Pelaksanaan Sistem e-SPPBSistem e-SPPB ini telah dibangunkan pada tahun 2007 yang mengandungi tiga (3) modul utama iaitu Modul Hartanah, Modul Perniagaan dan Modal Insan. Seterusnya, pada pertengahan tahun 2008, sistem ini telah diserapkan ke dalam Sistem BESTARI (Bumiputera Electronic Support, Tracking and Response Information System) secara berperingkat yang berperanan sebagai pangkalan data utama bumiputera. Pencapaian pelaksanaan Sistem BESTARI pada tahun
2008 berdasarkan tiga (3) bidang utama adalah :mModul hartanah - berupaya menjana laporan pemilikan hartanah mengikut bangsa, kategori hartanah dan negeri untuk 14 bandar-bandar utama dan high growth area seperti berikut: Kuala Lumpur Johor Bahru Seberang Perai Georgetown Kuantan Petaling Jaya Kota Kinabalu Kuching Utara Kuching Selatan Shah Alam Kota Bharu Johor Bahru Tengah Seremban Port Dickson
mModul Perniagaan – berupaya menjana laporan yang berkaitan pemilikan syarikat/ perniagaan bumiputera mengikut kategori syarikat/perniagaan dan negeri; serta pemilikan syarikat bumiputera mengikut modal dibayar dan sektor perniagaan.
Perkhidmatan Teras | 57
m Modul Modal Insan – mengumpulkan data dan maklumat profesional bumiputera yang berdaftar dengan pertubuhan profesional di Malaysia daripada lapan (8) pertubuhan profesional seperti berikut : Jabatan Peguam Negara Majlis Peguam Lembaga Arkitek Malaysia Majlis Perubatan Malaysia Majlis Pergigian Malaysia Lembaga Juru Ukur Tanah Semenanjung Malaysia Institut Akauntan Malaysia Lembaga Jurutera Malaysia
Penyelarasan dan Pemantauan Prestasi Bumiputera Antara aktiviti memantau dan menyelaras Prestasi Bumiputera Sabah dan Sarawak yang dilaksanakan dalam tahun 2008 ialah:
m Mesyuarat Jawatankuasa Penyelarasan Pemantauan Prestasi Bumiputera Sabah dan Sarawak (JKTPBSS) sebanyak dua (2) kali. Laporan program/projek RMKe9 yang berkaitan dengan penyertaan bumiputera Sabah dan Sarawak juga dibentangkan.
m Mesyuarat Khas Pemantauan Bumiputera Sabah dan Sarawak dalam bidang-bidang terpilih telah diadakan bersama Y. Bhg. Tan Sri Bernard Giluk Dompok, Menteri di Jabatan
Perdana Menteri dan juga kementerian- kementerian berkaitan sebanyak tiga (3) kali.
m Memantau pemberian kontrak bagi projek-projek RMKe9 dengan mendapatkan senarai nama kontraktor yang mendapat projek melebihi RM50 juta daripada kementerian.
m Membantu menyelesaikan isu-isu dan masalah- masalah berbangkit berkaitan agenda bumiputera Pulau Pinang seperti berikut: Permohonan JKPSB untuk melaksanakan projek Pekan Rabu dengan kos RM6 juta di Tasek Gelugor dan Penaga, Pulau Pinang; Permohonan JKPSB untuk mendapatkan pinjaman sebanyak RM500,000 sebagai modal pusingan untuk pelaksanaan Trading House; Permohonan JKPSB untuk pinjaman Tabung Amanah Perumahan Bumiputera Pulau Pinang untuk pembelian tanah projek perumahan Seri Bayu; dan Permohonan Kerajaan Negeri Pulau Pinang untuk mengambil alih pengurusan kuota perumahan dan meminta wang dalam Akaun Tabung Amanah Perumahan Bumiputera Pulau Pinang dipindahkan kepada Kerajaan Negeri;
m Menjalankan pemantauan terhadap 16 inisiatif Blueprint Bahagian Penyelarasan Penyertaan Bumiputera Pulau Pinang serta melaksanakan satu daripada inisiatif tersebut iaitu Bumiputera Agency Competitive Index (BACI);
m Menyediakan sebanyak lapan (8) Kertas Kerja, ulasan dan maklumbalas berkaitan isu-isu bumiputera.
58 | Jendela ICU JPM 2008
KAWAL SELIA PERDA
Ak t a 2 8 2 , A k t a Le m b a g a K e m a j u a n Wilayah Pulau Pinang Y.A.B yang telah diluluskan pada tahun 1983 merupakan
asas dan rujukan bagi memastikan pelaksanaan dasar dan program/projek PERDA yang terselaras, berkesan serta menepati matlamat penubuhan PERDA sepertimana ditetapkan.
S e l a i n d a r i p a d a i t u , S u r a t Pe k e l i l i n g A m Bil.3/2008 - Garis Panduan Mengenai Peranan dan Tanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah dan Ketua Eksekutif Dalam Pengurusan Badan Berk anun ber tar ikh 21 Julai 1998 yang antara lain menggariskan tindakan yang perlu diambil o leh pihak kementer ian untuk melaksanak an G a r i s Pa n d u a n i n i . A n t a r a ny a a d a l a h u n t u k mewujudkan mekanisme bagi memastikan Badan Berkanun Persekutuan (BBP) menerima pakai dan mematuhi pekeliling yang dikuatkuasakan bagi penyeragaman dan penyelarasan BBP.
Prestasi Pelaksanaan Dasar/ProgramSepanjang tempoh RMke-9, PERDA telah mencatatkan 95% bagi tempoh 2006 sehingga 2008.
m Prestasi projek-projek fizikal juga baik dengan sebanyak 5 projek sudah siap dan 30 lagi adalah mengikut jadual.
!
!
!
Status Projek
Petunjuk Siap Ikut Jadual Lewat Jadual Tangguh
5(14%)
30(81%)
0(0%)
2(5%)
Perkhidmatan Teras | 59
m Prestasi keseluruhan bagi pelaksanaan program/ projek RMKe-9 PERDA sehingga 31 Disember 2008 adalah 77%
mPrestasi perbelanjaan bagi pembangunan tahun 2008 sehingga 30 Disember 2008 adalah 99.15% (RM21.813 juta).
m SPP II digunapakai dan dikemaskini oleh PERDA. Data adalah terkini dan mana-mana kekosongan medan telah dilengkapkan oleh PERDA dengan status pengemaskinian adalah 100%.
Pelaksanaan Projek / Inisiatif baruSelain daripada program/projek pembangunan yang diluluskan dalam RMKe-9, tumpuan adalah kepada pelaksanaan inisiatif-inisiatif baru dalam konteks penglibatan secara strategik oleh PERDA dalam rantaian nilai dan program pembangunan ekonomi di Pulau Pinang yang selari dengan pengisian bagi pembangunan koridor utara semenanjung
sebagai salah satu kawasan pertumbuhan baru yang dikenalpasti bagi tempoh RMke-9. Antara inisiatif baru yang signifikan adalah Penaiktarafan Pusat Latihan kepada Institut Pengajian Tinggi Kerajaan telah diluluskan dan didaftarkan dengan nama PERDA Tech. Selain daripada itu PERDA-Tech juga mendapat pengiktirafan sebagai Institut Latihan Bertauliah di bawah Jabatan Tenaga Kerja.
ICU JPM turut menggerakkan inisiatif bagi mewujudkan jaringan strategik bersama Northern Corridor Implementation Agency (NCIA) dan Sime Darby Berhad. Selain daripada itu, ICU JPM juga menyelaras input dalam deraf dokumen MoU antara PERDA dan NCIA melibatkan kerjasama terutamanya dalam sektor Pembangunan Modal Insan.
Di samping itu, usaha untuk mewujudkan Pusat Pembungkusan Setempat di Taman Industri Asas Tani (ABIP) juga telah dimulakan dengan penawaran perkhidmatan common packaging.
Penyelarasan Keperluan Peruntukanm Penyaluran peruntukan suku pertama hingga keempat bagi tahun 2008 telah diselesaikan mengikut timeline yang ditetapkan, melibatkan peruntukan: a. Pembangunan : RM22 juta; b. Mengurus : RM9.1687 juta.
Prestasi Pelaksanaan RMKe9
Prestasi Perbelanjaan Pembangunan 2008
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Petunjuk RMKe9
Petunjuk Perbelanjaan
77
0%
20%
40%
60%
80%
100%
99.15
Penyaluran Peruntukan Suku Tahun 2008
RM Ju
ta
Suku Tahun
SukuPertama
0
2
4
6
8
10
12
6.6
4.94
8.306
6.998
2.85922.2832.461
SukuKedua
10.5899.459
6.94
9.459
SukuKetiga
SukuKeempat
Petunjuk Belanja Mengurus (RM Juta) Belanja Pembangunan (RM Juta)
m Menyelaras kelulusan untuk pelepasan sekatan belanja mengurus berjumlah RM2 juta oleh Kementerian Kewangan.
m Menyelaras permohonan penggunaan peruntukan di bawah Kumpulan Wang Baki Pembangunan dan Kumpulan Wang Hasil berjumlah RM 40 juta bagi keperluan 2008.
mMenyelaras permohonan Kajian Separuh Penggal (KSP) bagi RMK-9 untuk PERDA. Berikutan daripada itu, kelulusan sebanyak RM20 juta tambahan siling KSP untuk PERDA.
Pematuhan akta dan garis panduan berkaitan badan-badan berkanun m Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan PERDA bagi tahun 2007 yang telah diaudit telah dibentangkan di dalam Mesyuarat Jemaah Menteri pada 14 November 2009 dan di Dewan Negara dan Dewan Rakyat pada 10 Disember 2008.
m Pelantikan bagi Pengerusi baru dan Ahli-Ahli Lembaga Pengarah PERDA bagi penggal terbaru 2008 hingga 2011 (termasuk pindaan keahlian).
m Pelantikan Pengerusi PERDA Venture Incorporated Sdn. Bhd. (PVI) - Anak Syarikat PERDA
m Penyelarasan semula elaun Pengerusi dan Ahli-ahli Lembaga Pengarah PERDA.
Mekanisme Pemantauan Dasar/Program
Pemantauan keberkesanan Dasar/Program dibuat menerusi jawatankuasa-jawatankuasa tetap yang dianggotai dan diurusetiakan seperti mana berikut:m Jawatankuasa Peringkat ICU Lembaga Pengurusan Korporat PERDA (Urusetia);
Jawatankuasa Kerja Tindakan Pembangunan ICU; dan Jawatankuasa Penyelarasan Penilaian Outcome;
m Jawatankuasa Peringkat PERDA Jawatankuasa Kerja Perancangan PERDA. ICU JPM turut menganggotai forum-forum berikut bagi memantap dan mempertingkatkan penglibatan dalam pelaksanaan program/projek PERDA : Pelaksanaan Bengkel Penyediaan Modul Bagi Kursus Teknologi Pertanian dan Kursus Kejuruteraan Pertanian PERDA Tech. Pelaksanaan Bengkel penyediaan modul serta spesifikasi mesin bagi Kursus Pemesinan Am serta Kursus Rekabentuk.
m Pelaporan Laporan Suku Tahun Prestasi Kewangan untuk JPKA, JPM; Memorandum Jemaah Menteri Berhubung Laporan Kewangan dan Penyata Kewangan PERDA; Jawapan bagi soalan-soalan parlimen berkaitan PERDA.
m Intervensi Pengambilan balik Kampung Bagan Serai; Menyelaras penilaian semula lot tanah kampung Bagan Serai, SPT, Pulau Pinang; Menyelaras perbincangan dan konsultasi daripada Pejabat Peguam Negara berhubung isu bayaran pampasan ; dan Menyediakan laporan dan menyelaras tindakan susulan. Pembelian Pinang Cultural Centre (PICC) oleh PERDA; Menyelaras penilaian semula dan opsyen- opsyen untuk dipertimbangkan
60 | Jendela ICU JPM 2008
mLawatan projek Lawatan oleh pengurusan tinggi dan peringkat pegawai terhadap projek-projek terpilih untuk tujuan pemantauan dan penerokaan program/ projek baru: Projek Ternakan Ikan dalam Tangki; Projek Pusat Pembungkusan; Projek Ternakan Kambing Baka Baik PERDA; dan Projek Homestay.
Keberkesanan Dasar/Program Melalui Kajian Semula dan Kajian Impak
Sebagai sebahagian daripada pengesanan keberkesanan dasar dan program PERDA, ICU JPM juga telah melaksanakan program/projek pembangunan, penilaian outcome dan memberikan input terhadap program-program PERDA seperti berikut :m Menyediakan Laporan Penilaian Outcome terhadap projek-projek RMKe-9 PERDA: Projek Naiktaraf Pusat Latihan PERDA kepada Institut Kemahiran Tinggi PERDA (PERDA- Tech); Program Didikan Cemerlang Akademik (PDCA).
m Input terhadap Kajian Perumahaan dan Geopolitik Pulau Pinang.
Aktiviti-aktiviti lain
ICU JPM turut terlibat dan memberikan input terhadap perancangan agenda pembangunan Bumiputera Pulau Pinang;m Jaringan Hubungan dan Fungsi Agensi Berkepentingan Bumiputera - Kertas Bagi Mesyuarat JKP 1/2008
m Peranan dan Fungsi JKP dan BPPB Dalam Penyelarasan Pelaksanaan Pembangunan Bumiputera Pulau Pinang – Kertas Bagi Mesyuarat JKP 1/2008
m Sesi perancangan dan menyelaras pendokumentasian Pelan Strategik Bumiputera Pulau Pinang.
Perkhidmatan Teras | 61
62 | Jendela ICU JPM 2008
BLESS (Business Licensing Electronic Support System)
Pasuk an Petugas Khas Pemudahcara Perniagaan (PEMUDAH) telah memutuskan dalam mesyuaratnya pada 24 Mac 2007
supaya ICU JPM membangunkan BLESS bertujuan membantu syarikat atau individu mendapatkan lesen perniagaan dengan lebih cepat dan teratur. BLESS dibangunkan atas cadangan ahli-ahli swasta PEMUDAH bagi menambahbaik proses permohonan lesen/kelulusan/permit di agensi-agensi Kerajaan. Selain itu pembangunan BLESS juga bertujuan untuk meningkatkan daya saing negara berdasarkan indikator persaingan yang digunakan oleh Bank Dunia. Laporan Bank Dunia 2008 bertajuk Doing Business 2008 meletakk an Malaysia secara keseluruhan di tempat ke 24. Bagi indikator Dealing with Licences , Malaysia telah ditempatkan di kedudukan yang amat ketinggalan, iaitu kedudukan nombor 105 daripada 178 negara yang dik aj i . Kedudukan ini memberi gesaan yang amat kuat untuk bertindak menambahbaik urusan pelesenan agensi-agensi Kerajaan masa kini.
BLESS ber fungsi sebagai One Stop Ser vice Center atau Pusat Perkhidmatan Setempat untuk syarikat atau individu yang ingin memohon lesen/kelulusan/permit bagi memulakan perniagaan di Malaysia. BLESS berkonsepkan pendekatan “satu perkhidmatan satu penyampaian no wrong door”. Ciri-ciri BLESS adalah:
m Permohonan lesen secara dalam talian dan setempat;m Borang komposit secara dalam talian;m Memproses dan mengemaskini serentak dalam talian;m Pemantauan dan pengesanan secara dalam talian;m Kelulusan secara dalam talian;m Pertanyaan secara dalam talian;m Bayaran secara elektronik; danm Maklum balas secara online.
Situasi Semasa
Situasi Baru
Pembangunan dan pelaksanaan BLESS meliputi tiga Fasa di mana Fasa I BLESS telah bermula pada 16 Julai 2007 dan dijadualkan siap pada 30 Jun 2009. Skop bagi setiap fasa adalah seperti berikut :-
Fasa I - Pembangunan bagi sektor perkilangan, pembinaan dan perhotelan dan pelaksanaan di sekitar Lembah Klang;
Fasa II - Pembangunan bagi sektor-sektor lain dan integrasi dengan sistem-sistem yang berkaitan di agensi;
Fasa III - Pelaksanaan semua sektor ke seluruh negara kecuali Sabah dan Sarawak
Perkhidmatan Teras | 63
Penambahbaikan Dan Perekayasaan
Antara penambahbaikan dan perekayasaan yang diperolehi melalui penggunaan BLESS adalah:
mPermohonan Secara On-Line dan Setempat Dengan menggunak an BLESS pemohon tidak perlu pergi ke kaunter agensi-agensi yang mengeluarkan lesen atau memberi ulasan ke atas sesuatu permohonan. Pemohon boleh membuat permohonan dari pejabat atau di mana-mana dengan menggunakan komputer. Permohonan untuk lebih daripada satu lesen/ kelulusan/permit boleh dibuat serentak.
mPerkongsian Maklumat Antara Sistem Maklumat syarikat dimasukkan sekali sahaja ke dalam BLESS untuk permohonan lesen/ kelulusan/permit yang berlainan. Maklumat syar ik at t idak perlu dimasukkan oleh pemohon kerana BLESS boleh mendapatkan maklumat ini daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) secara automatik . Bagi memastikan maklumat profil syarikat adalah
tepat dan sah, BLESS mengadakan integrasi dengan sistem di SSM yang membolehkan maklumat-maklumat umum yang berkaitan dengan profi l syarik at dipindahk an secara automatik daripada SSM. Dengan itu pihak syarikat tidak perlu lagi melampirkan borang- borang 9, 24, 44 dan 49 semasa mengemukakan sesuatu permohonan lesen kelulusan/permit berkaitan perniagaan.
mKomunikasi Secara On-Line BLESS menyediakan kemudahan komunikasi secara on-line antara pemohon, agensi pengeluar lesen, dan agensi teknikal supaya urusan pemprosesan dan keputusan tentang permohonan lesen dapat dilaksanakan dengan lebih mudah, cepat dan efisyen.
mBayaran Secara Dalam Talian BLESS menyediakan kemudahan bayaran secara dalam talian melalui kad kredit dan FPX (direct debit). Dengan itu pemohon tidak perlu lagi untuk ke kaunter bagi membuat bayaran.
Portal Utama BLESS : www.bless.gov.my
mPenambahbaikan Dalam Prosedur Dengan melaksanakan BLESS beberapa prosedur dipermudahkan, seperti pemohon tidak perlu lagi pergi sendiri ke Pihak Berkuasa Negeri bagi mendapatkan surat tiada halangan. Sebaliknya Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA) akan mendapatkan ulasan ini bagi pihak pemohon. Prosedur mendapatkan ulasan teknikal daripada agensi-agensi Kerajaan juga dimudahkan dan dibuat secara serentak dan tempoh masa agensi-agensi tersebut perlu memberikan maklumbalas ditetapkan supaya semua ulasan boleh didapatkan dalam masa tertentu.
mPengesanan Status Permohonan Secara On-Line BLESS memberi kemudahan untuk mengesan status dan peringkat permohonan lesen secara on-line. BLESS boleh mengeluarkan laporan mengenai tempoh masa memproses sesuatu lesen dan dari laporan ini boleh dikesan sama ada proses tersebut mengikut piagam pelanggan agensi atau tidak. Selain itu pemohon-pemohon akan dapat menerima keputusan ke atas permohonan- permohonan lesen mereka dengan lebih cepat dan secara elektronik.
mPenambahbaikan Dalam Tempoh Masa Penambahbaikan dari segi memendekkan tempoh memproses permohonan juga dilaksanakan dalam BLESS. Sebagai contoh tempoh masa yang akan diambil untuk memulakan perniagaan dalam sektor perkilangan akan dipendekkan daripada 285 hari, seperti dilaporkan oleh Laporan Bank Dunia, kepada 186 hari. PENCAPAIAN 2008
mBusiness Process Re-engineering (BPR) Kajian BPR telah selesai dijalankan bagi tiga sektor iaitu sektor perkilangan, pembinaan dan perhotelan. Beberapa bengkel telah dijalankan sepanjang tahun 2008 yang dihadiri oleh agensi- agensi pengeluar lesen/kelulusan/permit di sekitar Lembah Klang untuk mendapat dan
mengesahkan aliran proses pengeluaran lesen/ kelulusan/permit di agensi-agensi berkenaan.
Selain itu beberapa sesi follow-up di agensi- agensi juga telah diadakan untuk mendapat penjelasan dan pengesahan mengenai aliran proses BLESS. Hasil daripada kajian BPR ini dokumen-dokumen User Requirement Specification (URS) dan System Functional Specification (SFS) telah disediakan sebagai panduan untuk pembangunan sistem BLESS.
mPembangunan Dan Pengujian Sistem Pembangunan sistem adalah berdasarkan kepada dokumen URS dan SFS yang telah disediakan. Pengujian sistem terdiri daripada 3 peringkat iaitu User Acceptance Test (UAT ), Provisional Acceptance Test (PAT ) dan Final Acceptance Test (FAT). UAT adalah peringkat di mana pengguna (pihak kerajaan) menguji sistem mengikut URS dan SFS yang telah dipersetujui dan setelah berpuashati dengan sistem yang dibangunkan, peringkat PAT dan FAT akan dilaksanakan selama satu bulan setiap peringkat.
Sektor perkilangan telah siap dibangunkan dan telah melepasi peringkat PAT dan FAT serta telah mula dilaksanakan mulai Februari 2008. Sektor pembinaan dan perhotelan sedang di peringkat pembangunan dan pengujian dan dijadualkan siap masing-masing dalam bulan Mei dan Jun 2009.
Sebanyak 89 agensi dan 135 jenis lesen/ kelulusan/permit terlibat dalam sistem BLESS bagi sektor perkilangan. Bagi sektor pembinaan ia melibatkan 139 agensi dan 60 jenis lesen/ kelulusan/permit dan bagi sektor perhotelan pula sebanyak 135 agensi dan 38 jenis lesen/ kelulusan/permit diliputi dalam sistem BLESS. Secara keseluruhanya ketiga-tiga sektor perkilangan, pembinaan dan perhotelan ini melibatkan 64 agensi dan 129 lesen/kelulusan/ permit.
64 | Jendela ICU JPM 2008
Pembangunan dan pelaksanaan bagi Fasa II dan III masih diperingkat perancangan dan dijadualkan bermula pada Julai 2009 dan dijangka siap pada akhir 2012.
mProgram Change Management dan Promosi Beberapa siri program change management telah dijalankan sepanjang tahun 2008 bertujuan untuk memberi kefahaman dan kemahiran dalam penggunaan BLESS di kalangan pengguna- pengguna di agensi. Program change management yang dijalankan adalah berbentuk taklimat mengenai pelaksanaan BLESS kepada agensi- agensi, pihak swasta, mesyuarat Ketua-Ketua Setiausaha/Jabatan serta mesyuarat PEMUDAH dan Working Group on Efficiency Issues (WGEI).
Promosi BLESS juga telah dijalankan melalui program seminar dan taklimat yang dianjurkan oleh agensi-agensi lain seperti Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA), Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) dan lain-lain agensi. Sepanjang 2008 sebanyak 15 aktiviti promosi telah dijalankan.
Perkhidmatan Teras | 65
Pelancaran BLESS oleh Y.A.B. Perdana Menteri Tun Abdullah Haji Ahmad Badawi
Aktiviti Promosi Tarikh
Majlis Penerangan BLESS kepada Ketua Jabatan dan Persatuan Perniagaan di PICC,
Putrajaya13 Februari 2008
Penerangan Mengenai BLESS di Seminar CEO, anjuran Persekutuan
Pekilang-Pekilang Malaysia (FMM) di Kuala Lumpur24 April 2008
Taklimat dan Pameran mengenai BLESS di Seminar Penggalakan Pelaburan
Tempatan anjuran Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA) di Kuching,
Sarawak
15-16 Julai 2008
Taklimat dan Pameran mengenai BLESS di Seminar Penggalakan Pelaburan
Tempatan (Peralatan Perubatan) anjuran MIDA di Kuala Lumpur7 Ogos 2008
Majlis Pelancaran BLESS oleh Y.A.B. Perdana Menteri di Bangunan Perdana Putra,
Putrajaya
5 September 2008
Wawancara mengenai pelancaran BLESS bersama Y.Bhg. Tan Sri Khalid bin Ramli
dalam slot Selamat Pagi Malaysia di RTM16 September 2008
Temubual mengenai BLESS bersama Puan Musalmiah Haji Asli di KLFM 11 September 2008
66 | Jendela ICU JPM 2008
Aktiviti Promosi Tarikh
Temubual mengenai BLESS bersama Puan Musalmiah Haji Asli di Radio 24 24 September 2008
Pameran BLESS di Minggu Promosi Kerajaan Elektronik 2008 anjuran MAMPU di
Miri, Sarawak17 - 19 Oktober 2008
Taklimat mengenai BLESS di Seminar Antarabangsa Tenaga Atom anjuran
Lembaga Pelesenan Tenaga Atom di PICC, Putrajaya20 Oktober 2008
Pameran BLESS di Minggu Promosi Kerajaan Elektronik 2008 anjuran MAMPU di
Seremban, Negeri Sembilan31 Oktober - 2 November 2008
Taklimat mengenai BLESS di Seminar Penggalakan Pelaburan Tempatan (Industri
Berasaskan Makanan) anjuran MIDA di Kuala Lumpur5 November 2008
Temubual mengenai BLESS bersama Y.Bhg. Tan Sri Khalid Ramli dalam slot
The Exchange di TV314 November 2008
Pameran BLESS sempena Anugerah Khidmat Sektor Awam di PICC, Putrajaya 27 November 2008
Temubual mengenai BLESS bersama Y.Bhg. Tan Sri Khalid Ramli dalam slot Bisnes
Malaysia di RTM111 Disember 2008
mLatihan dan Handholding Pengguna-pengguna di agensi telah diberi latihan dalam penggunaan BLESS berkonsepkan Train the Trainer. Latihan dibahagikan kepada dua kategori iaitu Latihan kepada pengguna dan Latihan kepada Pentadbir Sistem. Sepanjang 2008 sebanyak 48 sesi latihan pengguna dan 42 sesi latihan Pentadbir Sistem telah dijalankan.
Sesi handholding dijalankan selepas latihan diberikan kepada agensi-agensi yang terlibat dalam BLESS. Sesi handholding bertujuan untuk memberi penerangan dan kefahaman secara hands-on tentang penggunaan dan aliran proses BLESS kepada pengguna-pengguna di agensi dan membantu agensi dalam pelaksanaan BLESS. Melalui sesi ini pengguna dapat gambaran sebenar mengenai aliran proses BLESS dan berpeluang untuk membuat simulasi sebenar sistem.
Taklimat BLESS kepada Agensi Sesi Handholding di Agensi
ICU JPM menjalankan tugas urusetia kepada mesyuarat-mesyuarat jentera penyelarasan pelaksanaan peringkat persekutuan,
jawatankuasa-jawatankuasa kabinet secara berjadual. Antaranya ialah mesyuarat Majlis Tindakan Negara yang dipengerusikan oleh Y.A.B. Perdana Menteri.
Majlis Tindakan Negara (MTN) bertindak bagi menguruskan kejayaan pembangunan serta memastikan agenda pelaksanaan dasar dan program/projek terus ditingkatkan agar matlamat menjadikan negara cemerlang, gemilang dan terbilang tercapai. MTN merupakan badan utama yang mengawasi, menyelaras dan menilai kemajuan pelaksanaan di bawah Dasar Wawasan Negara. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Tindakan Negara (JKTN) merupakan instrumen utama di peringkat pegawai yang memastikan keputusan MTN dilaksanakan. JKTN yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Negara juga memastikan pelaksanaan program/projek pembangunan memberi impak yang bersepadu dan seimbang dengan dasar-dasar negara sebagaimana yang telah ditetapkan di bawah Arahan No. 1 Bil 1/2004.
ICU JPM pada 20 Jun 2008 juga telah mengurusetiakan mesyuarat Jawatankuasa Kabinet Mengenai Pelaburan dan Kemudahan Infrastruktur.
Lain-lain mesyuarat utama yang diurusetiakan ialah : Jawatankuasa Kabinet Mengenai Pelaksanaan Program Pembasmian Kemiskinan di Bandar dan Luar Bandar Jawatankuasa Pasukan Petugas Peringkat Menteri-menteri Mengenai Pemantapan dan Pelaksanaan Projek-projek Luar Bandar Jawatankuasa Peringkat Kebangsaan Program SDSI
Perkhidmatan Teras | 67
KEURUSETIAAN MESYUARAT
NAMA MESYUARAT BilanganMesyuarat
JKTN 6
Khas Pemantauan Projek RMKe9 9
Khas berkenaanIndustrialised Building System (IBS) 3
Mesyuarat-mesyuarat Utama diurusetiakan oleh ICU JPM
PengurusanPelanggan
U n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
70 | Jendela ICU JPM 2008
PENGURUSAN PELANGGAN
Fokus Pengurusan Pelanggan adalah kepada aspek penyampaian perkhidmatan yang bertemakan KEPUASAN PELANGGAN adalah
ASAS KEPADA KECEMERLANGAN organisasi; beserta pendekatan yang BERFOKUSKAN PELANGGAN, BERORIENTASIKAN PELANGGAN dan BERPANDUKAN KEHENDAK PELANGGAN sebagai satu daripada nilai bersama yang disemai, dihayati dan dibudayakan oleh semua peringkat/lapisan wargakerja.
Pendekatan pengurusan pelanggan ICU JPM adalah secara holistik mencakupi keseluruhan aspek perhubungan selari dengan hasrat kerajaan supaya Perkhidmatan Awam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan/rakyat. Pendekatan tersebut bukan sekadar berjaya memberi kepuasan kepada pelanggan tetapi juga diiktiraf sebagai amalan terbaik melalui ‘Anugerah Khas Juri Pengurusan Perhubungan Pelanggan Terbaik JPM (Kategori A) Tahun 2007’.
Ke arah memastikan pengurusan perkhidmatan pelanggan kekal bertaraf 5 Bintang, ICU JPM pada tahun 2008 telah menambahbaik Pelan Pengurusan Pelanggan 2004, di samping memperkenalkan Digital Signage untuk kemudahan para pelanggan. Penempatannya di gerbang masuk utama premis ICU serta di 21 lokasi strategik yang berkonsepkan directional, informational dan promotional berjaya memberikan keselesaan kepada pelanggan terutamanya yang pertama kali hadir di Bangunan Perdana Putra.
TERAS PENGURUSAN PELANGGAN
Dengan mengambikira ekspektasi stakeholder dan keperluan serta kehendak pelanggan perancangan dan pelaksanaan program/aktiviti adalah berdasarkan lima (5) Teras Pengurusan Pelanggan berikut:
TERAS 1: PERANCANGAN PENGURUSAN
Dengan mengambilkira pertambahan fungsi terbaharu
dan ke arah Memahami Keperluan Pelanggan,
ICU JPM pada tahun 2008 telah membuat urusan
semakan semula kepada perkhidmatan teras. Dengan
mengambilkira fungsi-fungsi utama dan fungsi
terbaharu senarai perkhidmatan teras yang dikemaskini
pada tahun 2008 adalah :
Menyelaras, memantau, menilai dasar dan
pelaksanaan projek pembangunan RMLT.
Menyelaras dan memantau Peruntukan; dan
melaksana, memantau dan menilai Projek
Khas Y.A.B. Perdana Menteri, Y.A.B. Timbalan
Perdana Menteri, Projek Kecil Persekutuan (Blok
Vot), Projek Penyelanggaraan Masjid, Surau dan
Sekolah Agama Rakyat, Projek Kecemasan
YB Senator, YB Ahli Dewan Rakyat, YB Ahli DUN.
Menyelaras, melaksana, memantau dan menilai
Projek Penyelenggaraan Infrastruktur Asas dan
Projek Penyelenggaraan Infrastruktur Awam di
bawah Peruntukan Kementerian Kewangan.
Merancang, menyelaras, melaksana, memantau
dan menilai program Pembasmian Kemiskinan.
Memantau dan menyelaras pelaksanaan program
Satu Daerah Satu Industri (SDSI).
Menjadi urusetia kepada jentera penyelarasan
pelaksanaan di bawah Arahan No. 1, 2004 dan
mesyuarat-mesyuarat utama kerajaan.
Menilai keberkesanan fungsi, pencapaian
dan matlamat dasar serta penubuhan Badan-
badan Berkanun Persekutuan.
Menyelaras dan memantau keberkesanan dasar
dan strategi pelaksanaan program Penyusunan
Teras Pengurusan Pelanggan
•! !"#$"%&'((
•! )%*$+,$-"'()%,%#+.$*(
(((((/%#01'23$"$*(4((
(((((/%*%"$,$*(!"$*2$#2(
•! 51&(!6-'$+(7%8!9/9:(
•! 5;<(7=>;:(
•! !/9(7)6#,6#$":(•!;%+%?6*(
•!@83%+(
•!A%B3$-"%#(
•!C%+,2%-0(7<%2=>;:(
•!C$#'(5%#-$3$(
/%+$*&&$*(
•!56#$*&(<$0+.3B$+$-(
•!56#$*&(!6$+-%+'2'0(
•!D$,6#$*(4(9*$+'-'-(
•!!"#$%&'#!()*++&'$!
•!D$"'1$*(?6#3$+E"'2$0(?6#3$+(
•!D$F$"$*()6#,6#$"(4(
/%#06*&-'$*(3$0+.3$"(
•!5.0.(@"'0$(/%#1.B.*&$*(
9F$3(=>G(
Pengurusan Pelanggan | 71
Semula Masyarakat, Penyertaan Bumiputera dan
PERDA.
Melaksanakan dasar / program / projek
pembangunan di peringkat Negeri.
Selari dengan urusan semakan tersebut, sembilan (9) bidang perkhidmatan telah dikenalpasti sebagai strategi tumpuan pelanggan seperti susunan berikut: Pemantauan dan Penilaian Program/Projek Pembangunan Pengurusan Projek Khas Pembasmian Kemiskinan Keurusetiaan Mesyuarat-mesyuarat Utama Penyusunan Semula Masyarakat dan Pembangunan Bumiputra Pembangunan Masyarakat Pengurusan ICT Pengurusan Kewangan Pengurusan Perhubungan Pelanggan
Sehubungan itu standard perkhidmatan yang jelas beserta norma pengukuran yang realistik turut ditetapkan kepada setiap satu perkhidmatan yang dijanjikan kepada para pelanggan. Sebagai contoh, tempoh kelulusan Permohonan Projek dalam masa 1 hari (atas talian) dan 7 hari (manual) didapati telah meningkatkan kecemerlangan sistem penyampaian justeru memenuhi ekspektasi stakeholders dan juga pelanggan.
TERAS 2: PENAWARAN PERKHIDMATAN
ICU JPM memaksimumkan teknologi ICT dalam usaha mempertingkatkan keberkesanan penyampaian perkhidmatan kepada stakeholder dan para pelanggan. Sebagai contoh, e-SAPA sistem online yang dibangunkan pada tahun 2006 untuk menerima aduan daripada Ahli Parlimen berkaitan pelaksanaan projek pembangunan serta aduan daripada kontraktor berkaitan pembayaran dimantapkan lagi dan terus digunapakai dalam tahun 2008.
TERAS 3: INTERAKSI PELANGGAN
Dalam konteks perhubungan korporat, BKP melalui SPA berfungsi sebagai barisan hadapan di mana konsep interakasi adalah secara berpusat melalui 3 medium yang bersepadu seperti gambaran berikut:
Medium Interaksi Organisasi Dengan Pelanggan
PERKHIDMATAN TERBAIK KEPADA PELANGGAN
Manakala untuk perkhidmatan teknikal ICT, kaunter MedICT @ ICT Call Centre yang diwujudkan mulai tahun 2007 didapati terus mendapat sambutan. Tempoh penyelesaian masalah yang berkaitan dengan penggunaan sistem aplikasi dan ICT ialah antara 1 hingga 3 hari.
TERAS 4: PENGURUSAN PRESTASI
ICU JPM memberi perhatian yang sama-rata terhadap Pertanyaan, Aduan, Maklumbalas ataupun Penghargaan oleh pelanggan di samping mengimbangkan dengan kajian-kajian saintifik. Antara kaedah yang menjurus kepada pengenalpastian tahap kepuasan dan penilaian prestasi terhadap perkhidmatan kepada pelanggan luaran yang dilakukan dalam tahun 2008 ialah:
Memberi panduan Membina identiti & r eputasi Mempengaruhi Persepsi & membentuk ime j
Melayani pelanggan Menerima aduan Menjadi pusat rujukan Menjadi pusat rujukan Memberi khidmat nasihat Mengurus maklumbalas
Melayani dan meny elaras per tanyaan Memberi khidmat nasihat Meningkat keyakinan
GatewayDigital Signage
Layan Diri
Focal PointKomunikasi ICT
@ Maya
Referral ZoneLayanan Bersemuka
& Telefon
SCC@
SPA
SCC@
SPA
Layan Diri
webmaster@icu.gov.myPegawai Khidmat Pelanggan
& Peti Aduan/Cadangan
72 | Jendela ICU JPM 2008
Mesyuarat/Forum berkala dengan stakeholder: SDO bersama YAB Perdana Menteri pada 7 Julai 2008; dan SDO bersama Y.Bhg. Tan Sri KSN pada 26 Jun 2008; dan SDO bersama Ahli Parlimen yang diadakan pada setiap dua bulan sekali; dan juga mengikut keperluan semasa.
Mesyuarat Berkala Bersama Kementerian: Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian (JTPK) pada setiap bulan; dan Jawatankuasa Penyelarasan Projek- projek Pembangunan pada setiap enam bulan atau 2 kali setahun.
Kajian Persepsi Indeks Kepuasan Pelanggan (CSI) terhadap kualiti perkhidmatan sokongan dibuat secara harian. Tujuannya adalah untuk mengenalpasti: tahap kepuasan dan persepsi pelanggan; dan Faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. Metodologi kajian yang menggunakan Borang Maklumbalas Pelanggan sepanjang tahun 2008 telah melibatkan seramai 1,801 responden yang hadir di Ibu Pejabat ICU di Bangunan Perdana Putra meliputi empat kategori pelanggan : Delegasi Luar Negara yang mengadakan lawatan rasmi, Urusetia Mesyuarat-mesyuarat Utama Kerajaan yang menggunakan kemudahan Dewan/Bilik Mesyuarat dan Kemudahan Persidangan kendalian ICU JPM, Pelanggan Umum/Pegawai Awam/ Wakil Kementerian/Jabatan/ Agensi yang datang berurusan, dan Pengunjung Kaunter Pusat Sumber/ Pegawai Awam yang menyertai bengkel/latihan ICT/kemasukan data SPP II.
Analisis kajian mendapati tahap kepuasan adalah Amat Memuaskan iaitu pada skala 4.7 di atas skala 1 hingga 5; manakala dari segi peratusan ialah 95%.
Analisis Kepuasan Pelanggan (Perkhidmatan Sokongan)
Analisis Tahap Kefahaman dan Kepuasan di kalangan Pengguna SPP II di Kementerian dan Agensi pada Mac – April 2008 mendapati tahap kefahaman ialah 73.2% dan tahap kepuasan ialah 67.7%. Berdasarkan penemuan tersebut, ICU JPM telah membuat beberapa usaha penambahbaikan seperti Program Training for Trainers; dan pengasingan silibus latihan bagi peringkat pengurusan dan operasi.
Kajian Soalselidik untuk dua (2) Perkhidmatan Teras Utama yang diadakan pada suku keempat tahun 2007 menemukan tahap kepuasan pelanggan yang tinggi di mana skor untuk Penyelarasan dan Pemantauan Projek RMLT ialah 85.9%; dan Pengurusan Projek Khas ialah 95.6%. Daripada keseluruhan 14 indeks kualiti, 10 ialah di tahap Amat Berpuashati. 3 Berpuashati dan 1 Sederhana Berpuashati. Kajian selanjutnya akan diadakan pada tahun 2009.
TERAS 5: BUDAYA BERTERASKAN PERKHIDMATAN PELANGGAN
Latihan dan pembelajaran berterusan samada secara formal dan informal dibudayakan terutama di kalangan petugas barisan hadapan. Antara aktiviti tahun 2008 bagi maksud perkongsian maklumat dan tanda-arasan ialah:
Pengurusan Pelanggan | 73
Lawatan korporat ke agensi-agensi cemerlang : Pejabat Daerah Bachok pada 11 Julai 2008, Kementerian Sumber Asli pada 31 Julai 2008, dan NESTLE Manufacturing Sdn Bhd pada 19 Disember 2008. Lawatan penandaarasan ke Pejabat/Kaunter Khidmat Pelanggan agensi-agensi cemerlang di bawah JPM seperti JPA, EPU dan MAMPU.
Mesyuarat/Bengkel Penyelarasan Pegawai Perhubungan Pengurusan Aduan ICU JPM di seluruh negara pada 25 April dan 25 November 2008 di Putrajaya.
Selain itu Buku Etika Perhubungan Awam yang mengandungi garis panduan berhubung Layanan Melalui Telefon dan Menyambut Tetamu diterbitkan semula dalam bentuk brosur bagi maksud penghayatan.
PIAGAM PELANGGAN
Semakan semula dan penggubalan Piagam Pelanggan 2008 adalah antara inovasi terbesar ICU JPM. Selain faktor inisiatif ianya juga adalah ekoran penambahan fungsi baru seperti mana keputusan Jemaah Menteri bertarikh 8 Ogos 2007 supaya ICU JPM berperanan sebagai Penyelarasan Program Utama Pembasmian Kemiskinan; dan juga selari dengan semakan kepada tugas-tugas Menteri Persekutuan (Bil.2) Arahan 2008.
Juga dengan mengambilkira faktor kapasiti, keseluruhannya sebanyak 27 komitmen yang melibatkan enam (6) bidang Perkhidmatan Teras dan tiga (3) bidang Perkhidmatan Sokongan dihebahkan sebagai komitmen bertulis kepada pelanggan luaran dan juga pegawai serta kakitangan.
Hebahan telah dibuat secara meluas sebaik sahaja Piagam Pelanggan 2008 dilancarkan pada 17 November 2008 sempena sambutan Hari Kualiti ICU. Antara medium hebahan di Ibu Pejabat dan Pejabat-pejabat Cawangan adalah :
Laman web icu.gov.my dan kesemua laman web JPP/PPN dan PERDA di seluruh negara. Edaran Brosur melalui kaunter perkhidmatan Bahagian-bahagian Ibu Pejabat/PPN/JPP/PERDA Pameran Poster dan Banting di tempat- tempat strategik di Ibu Pejabat/PPN/JPP/PERDA.
PENGURUSAN ADUAN
Pengurusan Aduan dan Maklumbalas pelanggan adalah diuruskan secara sistematik berpandukan kepada Prosedur Kualiti Aduan dan Maklumbalas Pelanggan (ICU-BKP-07) yang digubal pada tahun 2007. Prosedur ini pada tahun 2008 dibuat pindaan untuk memastikan tatacara pengurusan aduan, penilaian maklumbalas pelanggan dan sistem komunikasi dengan pelanggan dikendalikan secara berkesan.
Sepanjang tahun 2008, tiada (0) aduan berhubung kualiti perkhidmatan diterima daripada para pelanggan. Walau bagaimanapun ICU JPM telah merekod dan menyelesaikan sebanyak 28 aduan yang berkaitan fungsi ICU JPM sebagai Penyelaras Pelaksanaan Program/Projek Pembangunan yang diterima melalui Pejabat-pejabat Cawangan di Negeri-negeri.
Analisis Kategori Aduan 2008
Dasar/perkhidmatan lain-lain agensi awam
Fungsi ICU sebagai Penyelaras Pelaksanaan Program/Projek Pembangunan di negeri-negeri
Terhadap organisasi/kualiti perkhidmatan ICU
Perkara yang bercirikan pertanyaan dan mendapatkan maklumat
4
29
6
0
74 | Jendela ICU JPM 2008
TEMPOH PENYELESAIAN BIL %
< 7 Hari 19 68
7 - 14 Hari 2 7
Melebihi 14 Hari 4 15
Melebihi 30 Hari 3 10
Jumlah 28 100
Analisis Tempoh Penyelesaian 2008
ICU JPM dalam melaksanakan fungsi agensi staf turut berperanan menangani aduan di kalangan Ahli Parlimen berkaitan pelaksanaan projek pembangunan dan juga pihak Kontraktor berkaitan pembayaran ke atas kerja-kerja yang telah dijalankan. Dalam konteks ini bagi maksud kesegeraan dalam tindakan, Sistem e-SAPA digunakan sepenuhnya di samping lain-lain peralatan komunikasi seperti e-mel, telefon dan fax.
Sepanjang tahun 2008 banyak 3 aduan telah didaftarkan dan diselesaikan seperti berikut:
Aduan oleh Ahli Parlimen menerusi e-SAPA 2008
Pencapaian Aduan Menerusi e-Sapa
Sistem MedICTMedICT iaitu Pusat Setempat berkonsepkan klinik bertempat di Aras G Blok Timur diwujudkan bagi menyelesaikan masalah/aduan yang berkaitan penggunaan ICT. Untuk sepanjang tahun 2008, sebanyak 4,239 log panggilan pelanggan telah direkodkan dan diselesaikan.
Kiosk MaklumatPPN Negeri Sembilan turut menyediakan kemudahan kiosk yang menerima pertanyaan dan aduan pelanggan. Pegawai bertugas pada setiap hari akan menyemak aduan-aduan yang dikemukakan melalui kiosk dan memberi respons kepada pelanggan secara email atau surat. Sepanjang tahun 2008 sebanyak 32 pengunjung telah menggunakan kemudahan ini.
ImpakKeseluruhannya kelima-lima teras yang digariskan dalam Dasar Pengurusan Pelanggan ICU JPM telah meningkatkan kualiti perkhidmatan kepada para pelanggan. Amalan pemantauan penilaian prestasi terhadap kualiti perkhidmatan teras dan juga sokongan secara berkala didapati berjaya mengenalpasti perubahan dalam kehendak pelanggan dan seterusnya memastikan ianya ditangani dengan cemerlang. Dalam usaha untuk mempertingkatkan kualiti pengurusan perhubungan pelanggan dan penyampaian perkhidmatan ke tahap gemilang, ICU JPM dari masa ke semasa turut menggunakan khidmat Ahli Parlimen dan Ahli JKKK yang bertindak sebagai mystery shoppers.
TEMPOH PENYELESAIANAHLI PARLIMEN
Jumlah
< 7 Hari 1
7 - 14 Hari 0
> 14 Hari 2
Jumlah 3
0
1
2
3
Jan-Mac
Apr-Jun
Jul-Sept
Okt-DisPetunjuk Aduan Terima
Aduan Selesai
Kiosk Maklumat PPN Negeri Sembilan
HubunganMajikan-Pekerja
:: MBJ
:: Kelab Kebajikan dan Sukan
:: PUSPANITAU n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
Majlis Bersama Jabatan
76 | Jendela ICU JPM 2008
MBJ (Majlis Bersama Jabatan)
Majlis Bersama Jabatan (MBJ) ICU JPM berjaya menjadi satu mekanisme komunikasi dua hala dalam menyuarakan
pandangan dan pendapat demi kebaikan organisasi di antara Pihak Pengurusan dan Pihak Pekerja.
Perlembagaan MBJ ICU JPM memperuntukkan seramai 21 keahlian di mana 13 ahli adalah dipilih oleh Pihak Pekerja manakala selebihnya adalah lantikan dan mewakili Pihak Pengurusan. Sepanjang tahun 2008 tiga kali Mesyuarat MBJ telah diadakan: m 23 April 2008, m 8 September 2008; dan m 26 November 2008
Melalui mesyuarat MBJ yang dipengerusikan oleh Ketua Pengarah perkara-perkara yang berteraskan kepentingan bersama seperti aspek-aspek kebajikan, pembangunan kerjaya, kemudahan, inovasi, persekitaran kerja yang kondusif, motivasi dan latihan telah dibincangkan dalam suasana yang penuh harmoni. MBJ ICU JPM pada tahun 2008 telah membuat satu inovasi dengan mewujudkan MBJ on-line justeru menambah lagi landasan untuk wargakerja ICU JPM mengemukakan pandangan/usul/ide dari masa ke semasa.
BIL ISU KATEGORI1 Mengadakan Taklimat
Persediaan Peperiksaaan PTKPembangunan Kerjaya
2 Sumbangan Baju Batik Kepada Wargakerja
Kebajikan
3 Pembekalan Baju Korporat Kepada Anggota Sokongan Yang Menjalankan Kerja Luar (Field Work)
Kebajikan dan Motivasi
4 Tambahan Buku-Buku Khusus Untuk Persediaan Peperiksaan di Pusat Sumber
Kebajikan dan Pembangunan Kerjaya
5 Penambahan dan Penghebahan Kursus Untuk Kakitangan Sokongan
Pembangunan Kerjaya dan Kompetensi
6 Penglibatan Kumpulan Sokongan dalam Program/Aktiviti Luar Anjuran Jabatan
Kebajikan
7 Penyelenggaraan Kolam Secara Berkala di Blok Barat dan Timur
Persekitaran Kerja
8 Penerbitan Kalendar ICU JPM
Pembangunan Organisasi
9 Semakan Semula Tuntutan Kenderaan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/2006
Kebajikan
10 Peningkatan Keselamatan Pejabat
Persekitaran Kerja
11 Kemudahan Pemeriksaan Kesihatan Untuk Wargakerja
Kebajikan
12 Permohonan Kursus Luar Negara oleh Warga ICU JPM Dikemukakan Secara Terus Kepada JPA
Pembangunan Kerjaya
13 Peluang untuk menghadiri Kursus Berkaitan Kerja Di Luar Negara
Pembangunan Kerjaya
14 Pelaksanaan Kursus Team Building
Kebajikan dan Pembangunan Kendiri
15 Penamatan Yuran Kelab Bukit Perdana bagi Ahli-Ahli Warga ICU JPM
Kebajikan
16 Urusan dan Proses Tapisan Keselamatan Melibatkan Pegawai ICU JPM Dipercepatkan
Kebajikan
Hubungan Majikan-Pekerja | 77
17 Mesyuarat MBJ turut diadakan di Luar Putrajaya
Kebajikan
18 Gred Kenaikan Pangkat bagi Anggota Sokongan ICU JPM Diwujudkan
Pembangunan Kerjaya danMotivasi
19 Anugerah Untuk Anak-Anak Cemerlang dan Ibu Bapa Cemerlang Diadakan
Kebajikan
20 Anugerah Pekerja Contoh Diwujudkan
Kebajikan dan Motivasi
Keseluruhannya semua usul di bawah kawalan ICU JPM telah diberi perhatian segera dan dilaksanakan secara terus oleh Pihak Pengurusan. Manakala usul yang melibatkan dasar dan prosedur oleh pihak lain seperti Kementerian Kewangan (No 9), Pihak Pengurusan JPM (No 12), Kelab Bukit Perdana (No 15), dan Jabatan Perkhidmatan Awam (No 18) juga telah dipanjangkan untuk pertimbangan.
Impak Kemuncak aktiviti MBJ Pihak Pekerja ialah penganjuran Program Mesra Bersama MBJ pada 24 Disember 2008 yang antara lain agendanya ialah pemilihan exco baru untuk mewakili Pihak Pekerja dalam Mesyuarat MBJ sesi 2009-2010.
P e n d e k a t a n m e n t o r i n g m e l a l u i l a n t i k a n Kaunselor Pakar/Kaunselor seramai lapan orang di kalangan wargakerja ICU diperkenalkan pada t a h u n 2 0 0 8 . S e l a i n m e m a n t a p k a n s e m a n g a t kerja berpasukan dan peningkatan produktiviti, p e l a n t i k a n t e r s e b u t j u g a m e m b a n t u d a l a m pengekalan kecemerlangan organisasi. Pihak pengurusan secara ber terusan giat memupuk hubungan baik , menjalin kerjasama d a n m e w u j u d k e h a r m o n i a n a n t a r a m a j i k a n peker ja dengan member i keutamaan kepada kesejahteraan para pekerjanya. Sehubungan itu pelbagai aktiviti sosial sama ada yang berbentuk
kesatuan, kebaj ik an, rek reas i dan kesuk anan turut dianjurk an dar i masa ke semasa justeru memantapkan lagi semangat kebersamaan dan kekitaan.
PENGERUSI
NAIB PENGERUSI
SETI AUSAHA
78 | Jendela ICU JPM 2008
KELAB KEBAJIKAN DAN SUKAN
S epanjang tahun 2008, Kelab Kebajikan dan Sukan (KKS) telah menjalankan pelbagai program/aktiviti untuk faedah ahli-ahlinya.
Antara program/aktiviti utama adalah:
Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Kelab Kebajikan dan Sukan KKS telah mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Kelab Kebajikan dan Sukan ICU JPM pada 22 Januari 2008 bagi maksud pemilihan Ahli Jawatankuasa Pusat penggal 2008. Mesyuarat telah dipengerusikan oleh Presiden KKS Y.Bhg Dato’ Hj. Mohammed Ismail, Timbalan Ketua Pengarah (P&P) di mana pemilihan Jawatankuasa Induk 2008 adalah :
Program Kebajikan/SosialBertepatan dengan tujuan penubuhannya, sumbangan kebajikan turut diberikan oleh KKS dan juga Kelab-kelab Cawangan kepada warga yang melangsungkan perkahwinan, sumbangan hari raya, menimang cahaya mata, kematian ahli keluarga terdekat. Di samping itu pelbagai aktiviti kebajikan dan sosial seperti majlis perpisahan/pertukaran/naik pangkat, sambutan hari lahir, hari keluarga, bacaan yasin dan sebagainya turut diadakan secara berjadual dan ad-hoc.
JAWATAN PENYANDANG
PENAUNG Y. Bhg. Tan Sri Khalid Bin RamliKetua Pengarah
PRESIDEN Y. Bhg. Dato’ Hj. Mohammed Bin IsmailTimbalan Ketua Pengarah (P&P)
TIMBALAN PRESIDEN Y. Bhg. Dato’ Ab. Ghani Bin AriffinTimbalan Ketua Pengarah (PD)
NAIB PRESIDEN (EKONOMI) Y. Bhg. Dato’ Ahmad Zaki Ansore Bin Mohd YusofPengarah Bahagian Khas
NAIB PRESIDEN (SOSIAL & KEBAJIKAN) Cik Normi Bt. NordinPengarah Bahagian Pembasmian Kemiskinan
NAIB PRESIDEN (SUKAN) En. Zolkopli Bin DahalanPengarah Bahagian Keselamatan
SETIAUSAHA AGUNG En. Ahmad Farouk Bin Abd ZakiPenolong Pegawai Tadbir, BKP
BENDAHARI AGUNG Tuan Hj. Ahmad Shahrom Bin Hj. YasinPengarah Bahagian Ekonomi
AHLI JAWATANKUASA En. Mohd Yazi Bin Md. ZinPengarah Bahagian Susun Semula Masyarakat
AHLI JAWATANKUASA En. Nor Rizan Bin Mohd ThaniPengarah Bahagian Infrastruktur
AJK Pusat Kelab Kebajikan Dan Sukan
Hubungan Majikan-Pekerja | 79
Majlis Sambutan Hari Raya Sambutan tahunan peringkat ICU JPM telah diadakan pada 15 Oktober 2008 bertempat di Foyer Bahagian Teknologi Maklumat, Aras Timur, Bangunan Perdana Putra. Majlis tersebut dimeriahkan dengan kehadiran semua warga Ibu Pejabat dan JPP/PPN/BPPBPP/PERDA.
Sumbangan Hari Raya AidilfitriMajlis penyampaian sumbangan Hari Raya Aidilfitri 1429 Hijrah telah diadakan pada 22 September 2008. Di majlis tersebut Y. Bhg. Tan Sri Ketua Pengarah telah menyampaikan sumbangan berupa cenderahati dan wang tunai kepada kakitangan yang layak; di samping sumbangan hari raya berupa sehelai kain (kain pelekat dan kain batik) kepada setiap warga Ibu Pejabat ICU JPM.
AHLI JAWATANKUASA Cik Missuyah Bt. MohmadPengarah Bahagian Badan Berkanun
AHLI JAWATANKUASA En. Shuhairi Bin Abd GhaniTimbalan Pengarah, BTM
AHLI JAWATANKUASA En. Jamaruslam Bin AbdullahTimbalan Pengarah, BKP
AHLI JAWATANKUASA (ZON UTARA) Tuan Hj. Abd. Halim Bin SaidTimbalan Pengarah, PPN Kedah
AHLI JAWATANKUASA (ZON TENGAH) En. Makhtar Bin MustaphaTimbalan Pengarah, PPN Wilayah Persekutuan
AHLI JAWATANKUASA (ZON TIMUR) Pn. Pauziah Bt. AbdullahTimbalan Pengarah, PPN Terengganu
AHLI JAWATANKUASA (ZON SELATAN) Pn. Norbaya Bt. JantanTimbalan Pengarah, PPN Negeri Sembilan
AHLI JAWATANKUASA (ZON SABAH) En. Abd Razak Bin MohamedTimbalan Pengarah, PPN Sabah
AHLI JAWATANKUASA (ZON SARAWAK) Tuan. Hj. Nasruddin Bin IsmailTimbalan Pengarah, PPN Sarawak
80 | Jendela ICU JPM 2008
Majlis Berbuka Puasa dan Solat TarawikhMajlis ini merupakan acara tahunan dan telah diadakan pada 22 September 2008 bertempat di Surau Bangunan Perdana Putra. Aturcara bermula dengan majlis berbuka puasa dan diikuti dengan solat Isyak dan Tarawikh berjemaah.
Majlis Sambutan Hari Raya JPMKKS mengambil bahagian dalam Majlis Sambutan Hari Raya JPM yang telah diadakan pada 8 Oktober 2008 bertempat di laluan sekitar Kompleks Jabatan Perdana Menteri, Parcel B. Gerai ICU JPM yang menghidangkan Mee Rebus telah mendapat sambutan hangat dari para pengunjung.
Program Sukan/KesenianAntara aktiviti sukan yang diadakan sepanjang tahun 2008 adalah: Pertandingan Badminton Berpasukan yang melibatkan semua Bahagian di Ibu Pejabat pada 19 Januari 2008 di Pusat Latihan Pemulihan dan Perindustrian (PLPP) Bangi, Selangor. Johan pertandingan ialah pasukan BKP dan Naib Johan ialah pasukan Sektor Pemantauan dan Penilian. Kejohanan Futsal yang melibatkan semua bahagian di Ibu Pejabat termasuk pasukan jemputan dari PPN Selangor dan PPN Negeri Sembilan telah diadakan pada 16 Februari 2008 di Active Futsal, Bangi. Kategori lelaki telah dimenangi oleh PPN Selangor manakala kategori wanita dimenangi oleh Bahagian Teknologi Maklumat.
Lain-lain Kegiatan KKS telah menaja pakaian Kumpulan Nasyid ICU (Al-Insan) yang telah menjuarai pertandingan Nasyid di peringkat Jabatan Perdana Menteri dan seterusnya penyertaan di peringkat antara Kementerian. Kumpulan Al-Insan yang mewakili Jabatan Perdana Menteri telah diisytiharkan sebagai Naib Johan.
KKS turut menaja pakaian Kumpulan KMK ICU JPM yang menyertai Konvensyen KMK peringkat Wilayah Persekutuan yang telah diadakan pada 24 dan 25 Julai 2008 bertempat di Menara/Kompleks Perbadanan Putrajaya, Putrajaya.
Hubungan Majikan-Pekerja | 81
PUSPANITA
Sepanjang tahun 2008, PUSPANITA Cawangan Kecil ICU JPM yang dipengerusikan oleh Y.Bhg. Puan Sri Noor Mala Harun terlibat secara
aktif dalam pelbagai aktiviti kebajikan, kemasyarakatan, keilmuan dan kesukanan seperti berikut:
Kesukanan dan RekreasiAktiviti ini melibatkan latihan dan perlawanan persahabatan pelbagai jenis sukan seperti badminton, bola jaring, boling, futsal. Selain itu sesi senamrobik diadakan pada setiap minggu bagi maksud untuk meningkatkan tahap kecergasan dan kesihatan para ahli. Pelaksanaan aktiviti ini telah merapatkan lagi hubungan silaturrahim sesama ahli meliputi pegawai/kakitangan wanita dan juga para suri.
Kebajikan dan Amal
Satu lawatan kerja amal dan kebajikan ke perkampungan Orang Asli di Pos Pulat, Gua Musang Kelantan telah diadakan pada 7 dan 8 Ogos 2008. Melalui program kerja amal ini PUSPANITA menyumbangkan bantuan dan keperluan dapur khususnya kepada kaum ibu dan kanak-kanak.
!
! !
82 | Jendela ICU JPM 2008
Pendidikan dan Keilmuan
Ke arah pembangunan minda dan dalam usaha menambah ilmu pengetahuan, ahli-ahli PUSPANITA telah diberi peluang untuk menyertai pelbagai kursus, seminar dan ceramah anjuran pelbagai pihak seperti berikut : Majlis Ramah Mesra ”Sepetang Bersamamu” anjuran PUSPANITA Pusat pada 4 April 2008 bertempat di Dewan Dr. Siti Hasmah, Rumah PUSPANITA, Jalan Hose, Kuala Lumpur.
Ceramah How To Manage and Keep Your Husband anjuran Biro Kebajikan PUSPANITA Cawangan Negeri Pahang di Kuantan Pahang pada 10 April 2008.
Seminar Pencegahan Penderaan dan Pengabaian Kanak-kanak di Hotel Concorde, Shah Alam pada 15 Mei 2008.
Seminar City Survival Training Untuk Kaum Wanita pada 9 Mei 2008 di Auditorium Blok B, Jabatan Perdana Menteri.
Kursus Membuat Makanan Sejuk Beku pada 5 dan 6 Jun 2008 di Pusat Latihan MARDI, Serdang, Selangor.
Bengkel Laman Web PUSPANITA Kebangsaan pada 10 - 11 Jun 2008
Kursus Bimbingan Haji pada 4 – 5 Ogos 2008 di Auditorium Parcel E, Putrajaya.
Festival Antarabangsa Lanskap dan Taman Malaysia (Laman) 2008 pada 19 Julai 2008
Kursus Latihan Ketahanan Diri Anjuran JPA pada 14 Ogos 2008 Ceramah Kekeluargaan: Keluarga Berilmu Satu Cabaran kepada Golongan Ibu pada 18 November 2008.
Seminar Hak-hak Wanita Mengikut Undang-undang Islam di Auditorium Blok D8, Parcel D, Putrajaya pada 2 Disember 2008.
KalendarICU JPM
:: ICU Bersama Media
:: ICU Di Media Massa
:: Peristiwa 2008U n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
84 | Jendela ICU JPM 2008
ICU BERSAMA MEDIA
19 Februari 2008 Selamat Pagi Malaysia TV1
23 September 2008 Wawancara Dengan Wakil
Media Cetak
11 November 2008 The Exchange TV3
Kalendar ICU JPM | 85
ICU DI MEDIA MASSA
25 November 2008Berita Harian
19 November 2008Sinar Harian
4 November 2008The Star
86 | Jendela ICU JPM 2008
PERISTIWA 2008
7
8
16
16-17
22
31 JANUARIhingga
3 FEBRUARI
Lawatan Sambil Belajar dari Republic of Mauritania
Majlis Konvokesyen Perda Tech
Perhimpunan Bulanan ICU JPM
- Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM 1/2008- Penyampaian Amanat Tahun Baru KP
Lawatan Ahli Parlimen Republic Of Kazakhstan
Sesi Perancangan Strategik ICU JPM 2008
JANUARI Aktivit i
1
3-5
6
15
16
19
Sesi Pemantapan Perancangan Strategik BahagianPembasmian Kemiskinan Dan Bahagian Susun Semula Masyarakat
Kursus Orientasi Organisasi Kepada Pegawai Perangkawan, Penolong dan Pembantu Perangkawan
Mesyuarat Rancangan Malaysia Ke-9 1/2008
Lawatan Sambil Belajar KRT Seri Embon, Tendong, Pasir Mas, Kelantan
Pertandingan Futsal ICU JPM 2008
- Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Negara 1/2008- KP di rancangan Selamat Pagi Malaysia TV1 mengenai ‘ICU Pemenang Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan 2007’
FEBRUARI Aktivit i
Kalendar ICU JPM | 87
4
13
20-23
1
3
6-9
13
14
15
18
Majlis Pelancaran i-Pintar oleh Y.A.B. Perdana Menteri
Mesyuarat Rancangan Malaysia Ke-9 2/2008
Kursus Coaching Dan Kaunseling Bagi Pegawai Kumpulan
Pengurusan ICU JPM
Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM 2/2008
Mesyuarat Rancangan Malaysia Ke-9 3/2008
Kursus Perkhidmatan Pelanggan Berkualiti
Mesyuarat Rancangan Malaysia Ke-9 4/2008
Taklimat Penyeragaman Pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti MS ISO 9001 : 2000
Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Negara 2/2008
Lawatan Peserta Kursus Antarabangsa “Project Planning
And Management” Di Bawah Program Malaysian Technical
Cooperation Programme (MTCP)
MAC
APRIL
Aktivit i
Aktivit i
25
28
Lawatan Delegasi Pegawai-Pegawai Kanan National Planning Commission, Namibia
Lawatan Delegasi Pegawai-Pegawai Kanan Chief Secretary Office, Tanzania
FEBRUARI Aktivit i
88 | Jendela ICU JPM 2008
18-19
21
23
24
26-28
28
6-7
7-9
15
16
31
10
11-13
16
Bengkel Perancangan dan Pengurusan Projek
Review dan Taklimat Pemantapan Penyediaan Kertas Penialaian Outcome
Perhimpunan Bulanan ICU JPM 2/2008
Mesyuarat Rancangan Malaysia Ke-9 5/2008
Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM 3/2008
Lawatan Sambil Belajar Delegasi Senegal
Kursus Pelaksanaan Projek
Kursus Pengurusan Akaun Amanah Dan Deposit
Mesyuarat Rancangan Malaysia Ke-9 6/2008
Majlis Pelancaran Tunas Mekar Negeri Selangor
Pembubaran Jabatan Pembangunan Persekutuan Sabah penjenamaan baru Pejabat Pembangunan Negeri Sabah
Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Negara 3/2008
Kursus Kecemerlangan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)
Taklimat Pengenalan Dan Pemantapan Kertas Penilaian Outcome Peringkat ICU JPM
APRIL
MEI
JUN
Aktivit i
Aktivit i
Aktivit i
Kalendar ICU JPM | 89
20
26
30 JUNhingga
2 JULAI
4-68
10
14
15
17
18
21-2222
30-31
Mesyuarat Jawatankuasa Kabinet Mengenai Pelaburan dan Kemudahan Infrastruktur
- Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM 4/2008- Sesi Khas SDO bersama Setiausaha Negara
Kursus Kecemerlangan PAP/ Pemandu/ Pem. Tadbir
Kursus Hand Holding e-Perolehan
Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Negara 4/2008
- Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang ICU JPM Tahun 2007- Pelancaran Pelan Strategik ICU JPM Tahun 2008-2009
Lawatan Peserta Kursus Antarabangsa “Strategic Management” Di Bawah Program Malaysian Technical Cooperation Programme (MTCP)
Penyampaian sumbangan kepada 22 keluarga di Pantai Baharu oleh PPN Wilayah Persekutuan
Mesyuarat Rancangan Malaysia Ke-9 7/2008
Majlis Pelancaran Teksi Hydrofuel oleh Y.A.B. Perdana Menteri
Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM 5/2008
Sesi Khas SDO bersama Y.A.B. Perdana Menteri
Kursus Dan Taklimat Amalan 5S
JUN
JULAI
Aktivit i
Aktivit i
90 | Jendela ICU JPM 2008
1-3
2
6-8
7
10-12
12
18
19-20
20-24
28
28-29
29
29-30
31
Program Kemasyarakatan ICU JPM Bersama Masyarakat Orang Asli Di Pos Pulat Gua Musang, Kelantan
Majlis Penyampaian Bantuan Peralatan Kepada Persatuan-persatuan Penduduk, Rukun Tetangga dan Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG) Sekolah-sekolah di kawasan Cheras oleh PPN Wilayah Persekutuan
Kursus Kemahiran Asas Kaunseling dan Pementoran
Lawatan Program People Centric
Kursus Soft Skill Dan Ketrampilan Diri
Majlis Pelancaran dan Penyerahan sumbangan Program Konvoi Menyusur Akar daripada PPN Wilayah Persekutuan
Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM 6/2008
Konvensyen Kumpulan meningkat Mutu Kerja (KMK)ICU JPM
Kursus Pengurusan Sumber Manusia (Buku Rekod Perkhidmatan & Tatatertib)
Mesyuarat Rancangan Malaysia Ke-9 8/2008
Pertandingan Berbalas Pantun Kemerdekaan Peringkat Ibu Pejabat, ICU JPM
Majlis Sejambak Budi Sekalung Ingatan
Taklimat Fungsi & Peranan Pegawai Kemajuan Negeri
Kontingen Institut Kemahiran Tinggi PERDA terpilih pasukan terbaik perarakan Hari Kemerdekaan ke-51 di Pulau Pinang
OGOS Aktivit i
Kalendar ICU JPM | 91
1
5
8
23
9
15
16
23
30
31
Pengumuman Penarafan ICU JPM agensi 4 Bintang Indeks Akauntabiliti 2007
Majlis Pelancaran Business Licensing Electronic Support System (BLESS) oleh Y.A.B. Perdana Menteri
- Perhimpunan Bulanan ICU JPM 3/2008- Majlis Penyerahan Set Sistem Siaraya Luar kepada Jabatan Penerangan
KP Bersama Media Massa mengenai penambahbaikan sistem penyampaian Kerajaan
Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Negara 5/2008
- Perhimpunan Bulanan ICU JPM 4/2008- Program Peningkatan Kualiti- Sambutan Hari Raya AidilFitri- Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM 5/2008
Majlis Perasmian Portal e-Komuniti PERDA
Penyerahan sumbangan kepada Mangsa Bencana Alam di Surau Jaafar dan Sekolah Agama Kebun Baru oleh PPN Selangor
Mesyuarat Rancangan Malaysia Ke-9 9/2008
Lawatan Peserta Antarabangsa Kursus ‘Senior Executive Development’ Di Bawah Malaysian Technical Cooperation Programme (MTCP)
SEPTEMBER
OKTOBER
Aktivit i
Aktivit i
92 | Jendela ICU JPM 2008
7-9
11
18
20
24
27
ICU JPM di Showcase Satu Daerah Satu Industri di MITC, Melaka
Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Negara 6/2008
- Majlis Penyampaian Bantuan Program Pembasmian Kemiskinan Bandar (PPKB) Negeri Selangor oleh PPN Selangor- Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM 6/2008
Majlis Penyerahan Kunci Program Bantuan Rumah (PBR) di Kampung Buntal, Kuching
KP Bersama media massa dalam aktiviti Media Rapid Respond Team
Lawatan Panel Penilai Star Rating Pertandingan Pejabat Terbaik JPM
NOVEMBER Aktivit i
1-5
1-10
4
10
11
15
Lawatan audit pemantauan oleh SIRIM mengenai pelaksanaan Sistem Prosedur Kualiti
Lawatan Panel Penilai Sistem Star Rating
Lawatan Delegasi Kerajaan Wilayah Western Cape,Afrika Selatan
Majlis Ibadah Korban oleh PPN Pulau Pinang
Majlis Ibadah Korban oleh PPN Sarawak
Majlis Anugerah Sekolah Cemerlang UPSR Program Didik Cemerlang Akademik oleh PERDA
DISEMBER Aktivit i
Kalendar ICU JPM | 93
17
18-20
22
24
28
29
30
Program Pautan Kasih, Bimbingan Pendidikan dan Latihan Kemahiran bagi Pembangunan Kerjaya di Kampung Pandan oleh PPN Wilayah Persekutuan
- Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICU JPM 7/2008- Retreat Pembasmian Kemiskinan di Pulau Pinang
Lawatan peserta 89th Management Course At National School Of Public Policy anjuran High Comission For Pakistan
Majlis Penyerahan Bantuan Pakaian Seragam Sekolah 2008 oleh PERDA
Majlis Pelancaran Portal ‘I Cerve u” peringkat Wilayah Persekutuan oleh PPN Wilayah Persekutuan
Seminar “Memperkasakan Usahawan Bumiputera Dalam Menghadapi Cabaran Ekonomi Global” anjuran PERDA
Majlis Pelancaran Portal ‘I Cerve u” di Kampung Puah,Kuala Lumpur oleh PPN Wilayah Persekutuan
DISEMBER Aktivit i
Lampiran-Lampiran
:: Pejabat-pejabat Cawangan > PPN/JPP > Zon/Jajahan
U n i t Pe n y e l a r a s a n Pe l a k s a n a a n J a b a t a n Pe r d a n a M e n t e r i
96 | Jendela ICU JPM 2008
PEJABAT CAWANGAN
Pejabat Pembangunan Negeri/Jabatan Pembangunan Persekutuan
Pejabat Pembangunan Negeri PerlisTingkat 1, Blok B Bangunan Dato’ Mahmud Mat 01000 Kangar PERLIS INDERA KAYANGAN
Tel : 04 - 9702 957 Faks : 04 - 9760 809 Website : www.pls.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri KedahAras 1, Fasa 1,Pusat Pentadbiran Kerajaan PersekutuanBandar Muadzam Shah06550 Alor SetarKEDAH DARUL AMAN
Tel : 04 - 7209 235 / 04 - 7209 236 Faks : 04 - 7209 248 Website : www.kdh.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri Pulau Pinang Tingkat 11 dan 15 Menara Boustead, 39, Jalan Sultan Ahmad Shah 10050 PULAU PINANG
Tel : 04 - 2105 700 / 5701 / 5733.Website : www.ppg.icu.gov.my
Bahagian Penyelarasan Penyertaan Bumiputera Pulau PinangUnit Penyelarasan PelaksanaanAras 4, Banguan Persekutuan Pulau Pinang Jalan Anson 10400 PULAU PINANG
Tel : 04 - 2289 814 Faks : 04 - 2290 227 Website : www.bpp.icu.gov.my
Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA)No. 1, Lorong Kampung Gajah 2Jalan Kampung Gajah 12200 Butterworth PULAU PINANG
Tel : 04 - 3141 100Faks : 04 - 3321 676Website : www.perda.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri PerakTingkat 8, 9 & 10 Bangunan Tabung Haji Negeri PerakJalan Koo Chong Kong30000 IpohPERAK DARUL RIDZUAN
Tel : 05 - 2497 400 (Am) 05 - 2497 401 (Y. Bhg. Dato’ PKN) 05 - 2497 424 (TP Pembangunan Masyarakat & Pengurusan) 05 - 2497 460 (TP Pembangunan Fizikal)Faks : 05 - 2497 406 (Tingkat 8 : Pejabat Y. Bhg. Dato’ PKN) 05 - 2497 426 (Tingkat 9 : Pembangunan Masyarakat & Pengurusan) 05 - 2497 466 (Tingkat 10 : Pembangunan Fizikal)Website : www.prk.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri SelangorTingkat 1, Pilecon Engineering Sdn Bhd No. 2, Jalan U1/26, Seksyen U1Hicom Glenmarie Industrial Park 40150 Shah AlamSELANGOR DARUL EHSAN
Tel : 03 - 7884 9299 Faks : 03 - 7880 7964 / 7571Website : www.sel.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri Wilayah PersekutuanTingkat 3 , Blok CKompleks Bukit PerdanaJalan Dato’ Onn 50502 KUALA LUMPUR
Tel : 03 - 2078 0260 Faks : 03 - 2070 1951 Website : www.wp.icu.gov.my
Lampiran-lampiran | 97
Pejabat Pembangunan Negeri Negeri SembilanTingkat 5 , Blok CWisma Negeri Jalan Dato’ Abdul Kadir 70503 SerembanNEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS
Tel : 06 - 7659 945 Faks : 06 - 7638 504 Website : www.nsb.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri MelakaAras Bawah dan Aras 1Blok Laksamana Seri Negeri, 75450 Ayer KerohMELAKA
Tel : 06 - 2307 617Faks : 06 - 2328 570Website : www.mel.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri JohorSuite 11A & 11B, Menara AnsarNo. 65, Jalan Trus80000 Johor Bahru
Tel : 07 - 2234 777 / 2245 109 / 2247 764 / 2247 294 Faks : 07 - 2268 040 / 2232 871 / 2268 020 Website : www.jhr.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri PahangTingkat 7, Wisma Sri Pahang25509 KuantanPAHANG DARUL MAKMUR
Tel : 09 - 5126 471 Faks : 09 - 5136 499 Website : www.phg.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri TerengganuTIngkat 10, Wisma Darul ImanJalan Pejabat20200 Kuala TerengganuTERENGGANU DARUL IMAN
Tel : 09 - 6272 000 / 6240 969 Faks : 09 - 6241 287 / 6241 293 Website : www.trg.icu.gov.my
Jabatan Pembangunan Persekutuan KelantanTingkat 11-14, Menara PerbadananJalan Tengku Petra Semerak15000 Kota BaharuKELANTAN DARUL NAIM
Tel : 09 - 7457 103 Faks : 09 - 7481 989 / 7486 990 / 7462 810 / 7477 187 Website : www.kel.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri SabahTingkat 3, 4 & 5, Blok C Kompleks Pentadbiran Kerajaan Persekutuan SabahBeg Berkunci 2069 88999 Kota Kinabalu SABAH
Tel : 088 – 4848 00 Faks : 088 - 4848 87/10Website : www.sbh.icu.gov.my
Pejabat Pembangunan Negeri SarawakTingkat 7, Wisma Bapa Malaysia Petra Jaya 93502 Kuching SARAWAK
Tel : 082 - 4929 57 Faks : 082 - 4848 87/10 Website : www.swk.icu.gov.my
98 | Jendela ICU JPM 2008
Pejabat Zon/Jajahan
KELANTAN
Pejabat Pembangunan Jajahan Kota BharuTingkat 12, Menara Perbadanan,Jalan Tengku Petra Semerak,15000 Kota BharuTel : 09 - 7455 113 Faks : 09 - 7479 851
Pejabat Pembangunan Jajahan Pasir Puteh/BachokTingkat 2, Bangunan Tabung HajiJalan Madrasah16800 Pasir PutehTel : 09 - 7860 362 Faks : 09 - 7868 025
Pejabat Pembangunan Jajahan Pasir MasLot 496, Jalan Pegawai17000 Pasir MasTel : 09 - 7907 713Faks : 09 - 7908 392
Pejabat Pembangunan Jajahan TumpatLot 156-158 Seksyen 2Jalan Besar Bandar Tumpat16200 TumpatTel : 09 - 7252 589Faks : 09 - 7252 619
Pejabat Pembangunan Jajahan Kuala KraiTing. 1, Wisma Persekutuan18000 Kuala KraiTel : 09 - 9663 902Faks : 09 - 9665 276
Pejabat Pembangunan Jajahan Gua MusangLot 1-1, Tingkat 1 Bangunan Tabung Haji18300 Gua MusangTel : 09 - 9121 851Faks : 09 - 9121 853
Pejabat Pembangunan Jajahan Merah/MachangTing. 2, Bangunan Tabung HajiJalan Hospital17500 Tanah MerahTel : 09 - 9558 804Faks : 09 - 9554 020
SELANGOR
Sabak Bernam & Kuala Selangor ( Zon 1 )No. 2 Jalan Makmur 3,Taman Makmur45500 Tanjung KarangTel : 03 - 7884 9227Faks : 03 - 3269 0181
Petaling ( Zon 2 )d/a Bangunan Pilecon Engineering Bhd.Aras 1, No. 2, Jalan U1/26, Seksyen U1Hicom Glenmarie Industrial Park40150 Shah AlamTel : 03 - 7884 9226Faks : 03 - 7884 9210
Klang & Kuala Langat ( Zon 3 )No. 2 Jalan Remia 5/ KS 6Bandar Botani41200 KlangTel : 03 - 7884 9219Faks : 03 - 3325 7040
Sepang & Hulu Langat ( Zon 4 )No. H 561 & 562 Jalan 5Kosmopleks Bandar Baru Salak Tinggi43900 SepangTel : 03 - 7884 9228Faks : 03 - 8706 6260
Gombak & Hulu Selangor ( Zon 5 )No. 2C-1-13A Jalan Rawang Mutiara 3Rawang Bisnes Centre48000 RawangTel : 03 - 7884 9230 Faks : 03 - 6091 0782
Lampiran-lampiran | 99
PERAK
Batang Padang & Hilir Perak ( Zon 1 )No. 59, Lorong 1 Taman Melur 2Jalan Sungai Manik36000 Teluk IntanTel : 05 - 6251 333Faks : 05 - 6251 332
Manjung & Perak Tengah ( Zon 2 )Aras 1, Fasa 2, Bangunan Perak Jalan Panglima Bukit Gantang Wahab30000 IpohTel : 05 - 2545 129Faks : 05 - 2543 239
Kinta & Kuala Kangsar Tengah ( Zon 3 )Jalan Raja Iskandar33000 Kuala KangsarTel : 05 - 7731 330Faks : 05 - 7731 334
Larut Matang, Selama, Dan Kerian ( Zon 4 )Aras 1, Fasa 2, Bangunan PerakJalan Panglima Bukit Gantang Wahab30000 IpohTel : 05 - 2545 129Faks : 05 - 2543 239
Hulu Perak ( Zon 5 )PT 1168, Tingkat Bawah Jalan Suda Bahagian33300 GrikTel : 05 - 7941 334Faks : 05 - 7941 332
PULAU PINANG
Pulau ( Zon 1 )Tingkat 1-17-3, Menara Suntech @Penang SibertechBandar Bayan Baru11950 Pulau PinangTel : 04 - 2105 602Faks : 04 - 6407 603
Seberang Perai ( Zon 2 )Tingkat 8, Wisma SuriaJalan Kampung Gajah12200 ButterworthTel : 04 - 2105 602Faks : 04 - 3292 603
KEDAH
Kubang Pasu/Padang Terap ( Zon 1 )No. 120, Rumah KedaiPusat Bandar Barat06000 JitraTel : 04 - 9182 103Faks : 04 - 9182 101
Kota Star/Pokok Sena ( Zon 2 )No. 91, Kompleks Perniagaan Sultan Abdul HamidPersiaran Sultan Abdul Hamid05050 Alor SetarNo Tel : 04-7772071No Faks : 04-7772073
Kuala Muda/Yan ( Zon 3 )Aras 6, Wisma Keladi08000 Sungai PetaniTel : 04 - 4205 173Faks : 04 - 4205 174
Kulim/Bandar Baharu ( Zon 4 )Suit 1.07, First Floor KHTFBisnes Centre Kulim Hi-Tech Park09000 KulimTel : 04 - 4023 821Faks : 04 - 4023 824
Sik/Baling ( Zon 5 )Tingkat 3, Bangunan Tabung Haji08200 SikTel : 04 - 4690 871 Faks : 04 - 4690 870
Langkawi ( Zon 6 )No. 97, Jalan Kelibang Langkawi Mall07000 KuahLangkawiTel : 04 - 9692 243Faks : 04 - 9692 244
SIDANG PENYUNTING
PengerusiMakhtar Mustapha
PenyuntingHasniah Rashid
Rekaletak dan Susun AturMohd Yaziz Sulaiman
Khidmat SokonganAhmad Shafiq Mirza MansorEliana MahatHanani Sapit
Rekaan Nama LaporanMastura RamliNoor Azreen Masenwat
Sidang Penyunting memberikan penghargaan kepada semua Pengarah Bahagian di atas sumbangan dan kerjasama menjayakan penerbitan Laporan Tahunan ICU JPM 2008 Pertanyaan adalah dialu-alukan dan boleh diperolehi dengan menghubungi :
Seksyen Perhubungan AwamBahagian Khidmat PengurusanAras 2, Blok TimurBangunan Perdana Putra62502 Putrajaya
KAD MAKLUM BALAS UNTUK
1. Di buat Penilaian
2. Diceraikan
3. Hantarkan kepada Ketua Pengarah ICU JPM
Ketua PengarahUnit Penyelarasan Dan Pelaksanaan (ICU JPM)Bahagian Khidmat Pengurusan Aras G, Blok BaratBangunan Perdana Putra62502 Putrajaya
(u.p. Seksyen Perhubungan Awam)
KAD MAKLUM BALASLAPORAN TAHUNAN 2008
ICU JPM
Skala Penilaian
1 2 3 4 5 Sederhana Sederhana Baik Baik Amat Baik Cemerlang
Kesesuaian Nama/Tajuk
Kandungan Yang Informatif
Persembahan Yang Menarik
KUALITI KESELURUHAN
Tuliskan skala
penilaian
Y.Bhg. Tan Sri / Dato’ /
Datin / Tuan / Puan
SETEM POS