PANDUAN MODUL

PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

___________________________________________________________________ 2

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di

agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan dan tandakan () bagi

setiap langkah yang telah lengkap.

BIL

PERANAN KOD PERANAN NAMA &

KAD PENGENALAN

1.

SEPARATION ADMINISTRATOR

[10] [104]

2.

SEPARATION ENDOSER

[10] [329]

3.

SEPARATION APPROVER

[10] [108]

4.

LINE MANAGER

[10] [106]

5.

OBLIGATION ADMINISTRATOR

[10] [273]

6.

REMUNERATION SPECIALIST

[05] [0501] [134]

7.

CLAIM ADMINISTRATOR

[05] [0504] [168]

8.

LEAVE ADMINISTRATOR

[05] [0502] [121]

9.

WORKFLOW ADMINISTRATOR (SEPARATION)

[12][1202][113]

___________________________________________________________________ 3

ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

CO SEPARATION ENDOSER

SEPARATION ADMIN SEP APPROVER CLAIM ADMIN

OBLIGATION ADMIN

LEAVE ADMIN LINE MANAGER

SP- 005

SP- 010

SP- 002

SP- 018 SP- 019

SP- 028

SP- 021 SP- 016

SP- 001

REM SPECIALIST

SP- 017

___________________________________________________________________ 4

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan ( ) bagi setiap langkah yang

telah lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-001

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk pengesahan

CO

SEPARATION ENDORSER

SP-002

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk sokongan

SEPARATION ENDORSER

SEPARATION APPROVER

SP-005

Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi untuk mendapatkan pelepasan Ikatan Perkhidmatan

SEPARATION ENDORSER

OBLIGATION

ADMINISTRATOR

SP-010

Permohonan Persaraan Awal: Aplikasi Yang telah Disemak oleh Pihak Melulus Ikatan Perkhidmatan

OBLIGATION

ADMINISTRATOR

SEPARATION APPROVER

___________________________________________________________________ 5

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-016

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan GCR

SEPARATION APPROVER

LEAVE

ADMINISTRATOR

SP-017

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Kew 8

SEPARATION APPROVER

REM

SPECIALIST

SP-018

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Permohonan Persaraan Awal

SEPARATION APPROVER

CLAIM

ADMINISTRATOR

SP-019

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Surat Akuan

SEPARATION APPROVER

SEPARATION

ADMINISTRATOR

SP-021 (melalui Pemilik Rekod)

Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Logistik

SEPARATION APPROVER

LINE

MANAGER

SP-028

Permohonan Persaraan Awal: Untuk penjadualan Temuduga Keluar penamatan perkhidmatan

SEPARATION APPROVER

SEPARATION

ADMINISTRATOR

___________________________________________________________________ 6

PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PELAKSANAAN (EXECUTE)

TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu

proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah

lengkap.

KOD

ALIRAN KERJA

TAJUK ALIRAN KERJA

PENGHANTAR

PENERIMA

TANDAKAN

( )

PERANAN PERANAN

SP-024

Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi

Penghantar: BU

Penerima: AP

CO/Separation Administrator

Line Manager

SP-314

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan Penghantar: BU

Penerima: AP

Separation Endorser

Separation

Administrator

SP-315 (Melalui Pemilik Rekod)

Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini (Melalui Pemilik Rekod)

Penghantar: BU

Penerima: AP

CO/Separation Administrator

Separation Endorser

___________________________________________________________________ 7

ALIRAN PROSES PERSARAAN PILIHAN

CO 2.1

Memohon Penamatan

Perkhidmatan

Mula

Sep Endorser

2.2 Pengesahan Penamatan

Perkhidmatan

Obligation Admin

2.3 Merekodkan

Pelepasan Ikatan

Obligation?

Tidak

Sep Approver

2.4

Memperakukan Penamatan

Perkhidmatan

A

CO

2.5 Mengemaskini

Maklumat

Persaraan

Sep Endorser

2.6 Pengesahan

Maklumat

Persaraan

A

Status?

Sep Admin 2.7

Notis ke LHDN dan Perumahan

Lengkap

Line Manager 2.10

Pengesahan Sumber Logistik

Line Manager 2.12

Merekod dan Papar

nota serah tugas

CO 2.11

Hantar Nota Serah Tugas / Hantar

Semula Nota Serah Tugas

Sep Admin 2.14

Menyediakan Surat

Akuan

Tamat

Sep Admin 2.8

Notis ke

Pencen

2.9 Power

Line Manager

2.13 Paparan Maklumat

nota serah tugas dan

Logistik

Ya

Tidak Lengkap

___________________________________________________________________ 8

Tamat

Exit Interviewer

2.15 Merekodkan Maklumat dan

Penjadualan Temuduga

Penamatan

CO

2.16 Papar Maklumat

Temuduga

CO 2.17

Melengkapkan

Borang Soal

Selidik

Jenis Temuduga?

Borang Soal Selidik

Temuduga Bersemuka

A

___________________________________________________________________ 9

___________________________________________________________________ 10

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : MEMOHON PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]

2. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Memohon Penamatan Perkhidmatan]

___________________________________________________________________ 11

3. Lengkapkan [ Tarikh Penamatan Perkhidmatan ] [ Jenis Penamatan Perkhidmatan ] . Klik [ Teruskan ]

4. Lengkapkan [ Alasan Bersara ] [ Jenis Temuduga Penamatan ] dan klik check box [ Saya faham segala akibat/kesan disebalik permohonan

persaraan pilihan saya dan tidak akan menarik balik keputusan saya]. Klik [ Simpan ]

___________________________________________________________________ 12

5. Pengguna akan melihat skrin Papar Status Permohonan Penamatan Perkhidmatan. Skrin ini membolehkan pengguna melihat butiran terperinci

status permohonan.

Klik Hapus untuk menghapus permohonan

Penamatan Perkhidmatan Sukarela yang telah dibuat

tetapi belum dihantar untuk kelulusan.

___________________________________________________________________ 13

___________________________________________________________________ 14

AKTIVITI : MENGHANTAR PERMOHONAN PENAMATAN

PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)

1. Dari skrin Papar Status Permohonan Penamatan Perkhidmatan, klik [ Hantar ]

2. Pengguna akan kembali ke skrin Papar Permohonan Penamatan Perkhidmatan. Klik [ Keluar ]

___________________________________________________________________ 15

___________________________________________________________________ 16

AKTIVITI : MEMBATALKAN PERMOHONAN PENAMATAN

PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)

1. Dari Menu Memohon Penamatan Perkhidmatan, klik [ Membatalkan Permohonan Penamatan Perkhidmatan ]

2. Lengkapkan [ Alasan Pembatalan ] Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 17

___________________________________________________________________ 18

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : PENGESAHAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Pengesahan Permohonan Penamatan Perkhidmatan]

___________________________________________________________________ 19

2. Pada tab Senarai Permohonan Baru klik [ No.Kp Baru ]

3. Lengkapkan Maklumat Permohonan

<< No. KP >>

<< No. KP >>

___________________________________________________________________ 20

4. Sekiranya Pemilik kompetensi (CO) tidak mempunyai Ikatan Perjanjian (Status – ’Tidak’), penghantaran akan terus kepada Peraku Penamatan

Perkhidmatan (SEP Approver) tetapi jika pemilik kompetensi mempunyai ikatan perjanjian ( Status – ’Ya’), penghantaran kepada Pentadbir Perjanjian (Obligation Admin). Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 21

___________________________________________________________________ 22

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : MEREKODKAN PELEPASAN IKATAN PENGGUNA : PENTADBIR PERJANJIAN (OBLIGATION ADMIN)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Merekod Pelepasan Ikatan

dan Memajukan Permohonan Untuk Kelulusan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 23

2. Lengkapkan maklumat pelepasan ikatan

3. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 24

___________________________________________________________________ 25

MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN

AKTIVITI : PERAKUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PELULUS PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP APPROVER)

1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Perakuan Penamatan

Perkhidmatan ] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki

___________________________________________________________________ 26

2. Lengkapkan [ Perakuan Kelulusan Penamatan Perkhidmatan ] [ Ulasan/ Komen ] [ Status Bankrap ] [ Siasatan BPR ] [ Bebas Dari Tindakan

Mahkamah ] . Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 27

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

___________________________________________________________________ 28

AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI(CO)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah

dan Pengemaskinian Maklumat ]

2. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Alamat dan Akaun Bank ]

___________________________________________________________________ 29

3. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun ]. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 30

___________________________________________________________________ 31

AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN

PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan

Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 32

2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]

___________________________________________________________________ 33

___________________________________________________________________ 34

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI

DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Bahagian

Pinjaman Perumahan] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.

___________________________________________________________________ 35

2. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ]

3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan

Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang.

___________________________________________________________________ 36

4. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]

5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ] . Klik [ Cetak ]

___________________________________________________________________ 37

6. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]

7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] jika ada dan klik [Hantar]

___________________________________________________________________ 38

___________________________________________________________________ 39

AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PASCA

PERKHIDMATAN

PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)

1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Bahagian Pasca Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ]

___________________________________________________________________ 40

2. Cari rekod pemilik kompetensi (CO) dengan menggunakan salah satu kriteria carian. Klik [ Teruskan ].

3. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan

4. Klik butang Yes, maklumat pemilik kompetensi (CO) akan dipaparkan seperti

di bawah. Klik pada [No. KP Baru CO]

___________________________________________________________________ 41

5. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] untuk menyemak maklumat pemilik kompetensi (CO).

Langkah 5

Langkah 7

Langkah 8

Persaraan Pilihan

___________________________________________________________________ 42

6. Klik [ Hantar ] untuk menghantar maklumat persaraan ke Bahagian Pasca Perkhidmatan, JPA melalui integrasi HRMIS – POWER (Online). Butang

HANTAR tidak dipaparkan jika maklumat mandatori ( * ) tidak lengkap. Klik [Previu Cetak ] untuk menyimpan salinan maklumat.

___________________________________________________________________ 43

7. Lengkapkan dan cetak Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara manual ke Bahagian Pasca Perkhidmatan beserta dengan dokumen

sokongan seperti yang dinyatakan dalam borang tersebut

8. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual ke Bahagian

Pasca Perkhidmatan sekiranya berlaku Offline.