Post on 17-Mar-2018
PEKELILING BENDAHARI BIL : 3/2008
PEJABAT BENDAHARI
No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6) Tarikh : 1 Februari 2008
Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Malaysia
Pengarah UiTM Negeri
Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Malaysia
Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri
Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan
GARIS PANDUAN PROSES PANGGILAN DAN ANALISA SEBUT HARGA RASMI
1.0 TUJUAN
Pekeliling ini disediakan bertujuan untuk memberi garis panduan kepada
Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia /
Pejabat Bendahari UiTM Negeri bagi melancarkan proses panggilan Sebut
Harga Rasmi dan penyediaan analisa Sebut Harga Rasmi.
1
2
2.0 TAKRIFAN
2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti,
Jabatan, Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri yang menerima
agihan peruntukan tahunan.
2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi
kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber
kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat
Tanggungjawab di bawah kawalannya.
2.3 “Jawatankuasa Teknikal Peralatan” adalah jawatankuasa yang
dilantik untuk menilai keperluan dan spesifikasi suatu peralatan.
2.4 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan
atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi
menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.
2.5 “Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan
sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ianya juga
merupakan input kepada sesuatu proses kerja. Contoh bekalan
adalah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan,
makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.
2.6 “Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau
kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksanakan dan
menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Bidang perkhidmatan adalah
terbahagi kepada dua (2) seperti berikut:-
(a) Perkhidmatan Bukan Perunding:
Perkhidmatan bukan perunding adalah seperti pengendalian
kursus dan latihan, penyelenggaraan dan pembaikan,
3
pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan
bangunan.
(b) Perkhidmatan Perunding:
Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti
kajian ekonomi, penswastaan, pengurusan, pembangunan
fizikal yang memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan
dan kerja-kerja ukur, pengurusan, perundangan dan
kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar
dan pertanian. Urusan Perlantikan Perunding adalah tidak
termasuk dalam skop pekeliling ini.
2.7 “Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja
pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang,
pelabuhan, jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja
perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
2.8 “Perolehan melalui Tender” adalah perolehan bekalan /
perkhidmatan / kerja-kerja yang nilainya melebihi RM200,000.
2.9 “Panggilan Tender” adalah proses mempelawa syarikat yang
berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama
untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan /
kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000 bagi setiap panggilan.
2.10 “Analisa Tender” adalah proses penilaian ke atas tawaran yang
dikemukakan oleh petender mengikut format yang telah ditetapkan.
Bagi tender peralatan, analisa tender disediakan oleh dua (2)
jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:
a. Jawatankuasa Teknikal Peralatan ialah jawatankuasa yang
dilantik untuk menilai peralatan dari sudut spesifikasi teknikal.
4
b. Jawatankuasa Analisa Harga ialah jawatankuasa yang
dilantik untuk menilai tawaran dari sudut harga yang
ditawarkan, kemampuan kewangan, pengalaman petender
dan syarat-syarat lain dalam dokumen harga tender.
2.11 “Lembaga Perolehan UiTM” adalah lembaga yang membuat
keputusan berhubung dengan perolehan melalui tender seperti
berikut:
a. Lembaga Perolehan A UiTM, bertanggungjawab untuk
mempertimbangkan dan meluluskan perolehan bekalan,
perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM20 juta
hingga RM100 juta serta meluluskan yuran perunding tidak
melebihi RM5 juta bagi setiap projek.
b. Lembaga Perolehan B1 (Bekalan Dan Perkhidmatan) UiTM, bertanggungjawab untuk mempertimbang dan
meluluskan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang
bernilai melebihi RM200,000 hingga RM20 juta.
c. Lembaga Perolehan B2 (Pembangunan Dan Penyelenggaraan Fizikal) UiTM, bertanggungjawab untuk
mempertimbangkan dan meluluskan perolehan kerja-kerja
dan perkhidmatan ( yang diuruskan oleh Pejabat Pengurusan
Fasiliti dan Bahagian Pembangunan ) yang bernilai melebihi
RM200,000 hingga RM20 juta.
2.12 ”Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi” adalah perolehan
bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga
RM200,000 dan bagi perolehan Kerja yang bernilai melebihi RM 20,000 sehingga RM200,000.
2.13 ”Panggilan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa
syarikat untuk mengemukakan Sebut Harga Rasmi bagi:
5
a. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai
melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan
syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
dalam bidang yang berkaitan dan bertaraf Bumiputera.
b. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan yang bernilai
melebihi RM100,000 hingga RM200,000 dipelawa di
kalangan syarikat yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam bidang yang berkaitan.
c. Perolehan Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM20,000
hingga RM200,000 hendaklah dipelawa di kalangan
Kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat
Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri
Pembinaan Malaysia ( CIDB ) di bawah kepala dan sub-
kepala yang berkaitan.
2.14 “Pembelian Terus” bermaksud perolehan bekalan atau
perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga
RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.
2.15 “FAIS” adalah Sistem Kewangan Komputer Bersepadu Pejabat
Bendahari.
2.16 “Pesanan Jabatan / Pesanan Kerja” adalah dokumen yang
mengandungi maklumat pesanan bekalan / perkhidmatan / kerja-
kerja kepada pembekal / kontraktor.
2.17 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh
syarikat bagi tujuan penilaian analisa spesifikasi bekalan /
perkhidmatan / kerja bagi semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-
jenis katalog tersebut termasuklah katalog asal dari pembekal,
cetakan dari internet, fotostat dan faks.
6
2.18 Jenis Item
Setiap jenis item merujuk kepada Pembelian Terus bekalan dan
perkhidmatan sehingga RM50,000 setahun daripada mana-mana
pembekal sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan
Kementerian Kewangan atau sama ada berstatus Bumiputera atau
bukan Bumiputera. Tafsiran adalah seperti berikut:
a. Setiap jenis item dikira berbeza jika fungsinya berbeza.
Contoh ialah kasut, meja dan kerusi.
b. Sesuatu item adalah dikira sebagai satu jenis item jika:
• Item tersebut mempunyai fungsi yang sama atau hampir
sama misalannya mikroskop pelajar (’low-end’), mikroskop
penyelidikan (’high-end’) atau
• Item tersebut adalah pelbagai saiz misalannya paku 1”, paku
1.5” atau
• Item tersebut boleh digunakan pada alat yang berlainan
misalannya brek kereta, brek bas, brek lori atau
• Item tersebut merupakan satu set yang merangkumi
beberapa item yang akan dibekal dan digunakan secara
bersama misalannya settee, set komputer.
2.19 ”MITI” adalah Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan
Industri.
2.20 ”Harga FOB” atau Harga ’Free On Board’ bermaksud harga
barangan import tidak termasuk kos pengangkutan dan insuran.
Urusan pengangkutan dan insuran diurus sendiri oleh pembeli.
7
2.21 ”Harga CIF” atau Harga ’Cost, Insurance and Freight’ bermaksud
harga barangan adalah termasuk kos pengangkutan dan insuran.
Urusan pengangkutan dan insuran diurus oleh penjual / pembekal.
3.0 LATARBELAKANG
3.1. Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi meliputi perolehan Bekalan,
Kerja dan Perkhidmatan melibatkan proses seperti berikut :-
(a) Perancangan Perolehan
(b) Penyediaan spesifikasi Bekalan/ Perkhidmatan / Kerja dan
penentuan anggaran harga.
(c) Kelulusan permohonan peruntukan oleh Ketua PTJ.
(d) Pengesahan dan penyekatan (komitmen) peruntukan
perolehan Bekalan, Kerja dan Perkhidmatan dalam FAIS.
(e) Arahan dari PTJ untuk membuat panggilan Sebut Harga
Rasmi.
(f) Panggilan Sebut Harga Rasmi.
(g) Penyediaan analisa Sebut Harga Rasmi
(h) Pembentangan syor kepada Jawatankuasa Sebut Harga
Rasmi UiTM.
(i) Pengeluaran surat tawaran kepada pembekal.
(j) Tandatangan kontrak bagi tawaran bernilai RM20,000 ke
atas.
(k) Pengeluaran pesanan jabatan / pesanan kerja
(l) Penguatkuasaan kontrak.
3.2. Urusan perolehan melalui Sebut Harga Rasmi adalah diuruskan
seperti berikut:
3.2.1 UiTM Malaysia
Unit Panggilan Tender dan Sebut Harga
Bahagian Pengurusan Perolehan
8
Pejabat Bendahari
UiTM Malaysia
3.2.2 UiTM Negeri
Unit Perolehan
Pejabat Bendahari UiTM Negeri
4.0 PROSES PELAKSANAAN
4.1 PEROLEHAN BEKALAN 4.1.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
(a) Perancangan Perolehan
• Merancang perolehan bekalan mengikut jumlah
peruntukan yang telah diagihkan. Bagi
pembelian peralatan keutamaan pemilihan
pembelian peralatan mestilah dibuat mengikut
beberapa kriteria seperti berikut:
• Untuk melaksanakan program baru • Untuk tujuan mendapat pengiktirafan
daripada badan akreditasi • Untuk tujuan pengajaran dan
pembelajaran serta penyelidikan • Untuk menampung pertambahan
bilangan pelajar • Untuk menggantikan peralatan yang
telah dilupus • Untuk mengadakan peralatan yang
diperlukan tetapi tidak ada di sesuatu Pusat Tanggungjawab
• Untuk mengadakan peralatan yang tidak boleh dikongsi bersama dengan Pusat Tanggungjawab lain disebabkan oleh perbezaan spesifikasi
9
• Memastikan ruang dan kemudahan infrastruktur
bagi menempatkan bekalan yang hendak
diperolehi telah disediakan.
• Jika ruang perlu kerja ubah suai atau naik taraf
kemudahan infrastruktur, menyemak dan
menyelaras dengan Jabatan dan Unit
Kewangan yang berkaitan supaya tarikh
serahan pada pesanan jabatan dapat dibuat
berdasarkan kepada tarikh siap ruang.
• Mengenalpasti terdapat staf yang akan
mengendalikan peralatan tersebut setelah
bekalan tersebut telah diujilari.
(b) Perancangan Kaedah Perolehan
Ketua PTJ perlu membuat perancangan tahunan
supaya dapat mengesyorkan kaedah perolehan yang
sesuai.
Semua urusan perolehan hendaklah dilaksanakan
dengan prinsip-prinsip perolehan iaitu:
1 Akauntabiliti
Awam
Urusan perolehan yang
diamanahkan hendaklah
dilaksanakan secara
bertanggungjawab dengan
mengikut dasar dan
peraturan yang ditetapkan.
2 Diuruskan
Secara Telus
Semua dasar, peraturan dan
proses perolehan yang
dilaksanakan hendaklah
10
jelas, diketahui dan difahami
serta mengikut dasar dan
peraturan yang dftetapkan.
3 Nilai Faedah
Yang Terbaik
Pengurusan perolehan
hendaklah memberi pulangan
yang terbaik bagi setiap
ringgit yang dibelanjakan.
4 Saingan
Terbuka
Proses perolehan hendaklah
memberi peluang terbuka
kepada semua pihak yang
layak bersaing.
5 Adil dan
Saksama
Sesuatu perolehan itu
dipelawa, diproses dan
dipertimbangkan dengan adil
dan saksama berasaskan
dasar dan peraturan yang
ditetapkan.
Kaedah perolehan sama ada secara Tender, Sebut
Harga Rasmi atau Pembelian Terus perlu ditentukan
mengikut nilai keseluruhan tahunan bagi setiap jenis item, berdasarkan kepada takrifan jenis item di
perenggan 2.18 pekeliling ini. Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi barangan dan perkhidmatan yang sama jenis untuk
mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau
Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.
Jika item yang dibeli adalah berbeza tetapi
o boleh dibeli daripada pembekal yang sama, atau
11
o akan digunakan secara bersama-sama,
(bukan set),
pembelian hendaklah dibuat bersama-sama dengan
kaedah perolehan ditentukan berdasarkan nilai
keseluruhannya.
Perancangan pembelian perlu dibuat bagi perolehan
berulang bagi tahun sebelumnya yang telah dibuat
secara berasingan melalui kaedah Pembelian Terus
yang terdiri daripada jenis-jenis item yang berbeza
tetapi boleh dikumpulkan dalam satu pembelian
misalannya bekalan ubat, bahan kimia, alat tulis,
kertas, perkhidmatan pengiklanan dan sebagainya.
Pembelian seumpama hendaklah dikumpulkan
bersama-sama dengan kaedah perolehan ditentukan
mengikut nilai keseluruhannya. Nilai keseluruhannya
boleh dianggarkan berdasarkan nilai pembelian tahun
sebelumnya. Dalam keadaan ini, perolehan secara
Pembelian Terus adalah tidak digalakkan kerana ianya
kurang berdaya saing dan harga yang ditawarkan juga
kurang kompetitif.
Perolehan melalui Sebut Harga Rasmi adalah
perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai
melebihi RM50,000 hingga RM200,000 dan bagi
perolehan kerja yang bernilai melebihi RM 20,000
sehingga RM 200,000.
12
(c) Penyediaan Spesifikasi Bekalan Dan Penentuan Anggaran Harga.
• Sebagai penyediaan Anggaran Harga dan
Spesifikasi, buat tinjauan pasaran ( market
survey ) daripada:
• beberapa syarikat,
• beberapa jenama / model terkini,
• mana-mana jabatan yang mempunyai
bekalan yang seumpama,
• jika tiada maklumat di atas, daripada
pembelian terdahulu.
Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi berhak
menolak atau membatalkan mana-mana syor
item pembelian yang dibentangkan jika nilai
tawaran penyebutharga melebihi 20% daripada
Anggaran Harga dan justifikasi perbezaan tidak
kukuh.
• Spesifikasi yang disediakan hendaklah tidak
menjurus kepada sesuatu jenama atau model.
Bagi spesifikasi fizikal bekalan misalannya
berat, saiz atau spesifikasi hasil pengeluaran
misalannya jarak gelombang (Hertz), kuasa
(Watt) yang boleh diukur, keperluan tersebut
hendaklah seboleh-bolehnya dinyatakan dalam
bentuk julat (’range’) atau dalam bentuk paling
maksima atau paling minima.
• Spesifikasi keperluan latihan bagi peralatan
yang hendak dibeli mestilah dimasukkan dan
13
dijadikan sebahagian daripada spesifikasi item
peralatan. Spesifikasi keperluan latihan mestilah
menyatakan bilangan hari dan bilangan staf
yang perlu dilatih dan tahap kompeten yang
diperlukan.
• Spesifikasi keperluan latihan mestilah
menyatakan latihan akan dilaksanakan di dalam
negara dan seboleh-bolehnya di premis UiTM
(’on site’) dan ianya adalah sebahagian harga
item peralatan berkenaan.
• Spesifikasi keperluan latihan di luar negara bagi
peralatan yang hendak dibeli adalah tidak
dibenarkan. Semua perbelanjaan latihan di luar
negara adalah di atas tanggungan peruntukan
UiTM setelah mendapat kelulusan Kementerian
Kewangan.
• Bagi pembelian perkakasan dan perisian
komputer, perlu mendapatkan kelulusan
Jawatankuasa Penilaian dan Penggunaan
Komputer.
• Bagi pembelian kenderaan, perlu mendapat
kelulusan Pejabat Pendaftar.
• Kemukakan dokumen spesifikasi kepada
Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang
berkaitan seperti berikut:
- Peralatan Pandang Dengar -
Jawatankuasa Alat Pandang Dengar
14
- Peralatan Komputer - Jawatankuasa
JPPICT.
- Peralatan Elektronik - Jawatankuasa
Alat Elektronik.
- Peralatan Makmal Sains Dan Teknologi
- Jawatankuasa Teknikal Peralatan UiTM
Malaysia, mengikut Fakulti masing-
masing.
Bagi pembelian barang yang berbentuk teknikal
di peringkat UiTM Negeri, pengesahan
daripada Jawatankuasa Teknikal Peralatan
UiTM Negeri adalah dibenarkan, jika layak dan
mampu.
Pengesahan spesifikasi daripada Jawatankuasa
Teknikal Peralatan adalah tidak diperlukan jika
ianya melibatkan perolehan bahan-bahan pakai
habis (consumables) dan perkhidmatan
penyelenggaraan peralatan.
Pengecualian daripada mendapat kelulusan
JPPICT diberikan jika komponen ICT yang
diperlukan adalah sebahagian dan berada di dalam peralatan induk bukan ICT dan tidak boleh beroperasi mengikut fungsinya jika dipisahkan daripada peralatan induk bukan ICT atau tidak boleh beroperasi jika digunakan dengan peralatan lain.
15
(d) Permohonan Peruntukan
• Isi borang peruntukan PB 3/80 ( Pindaan
1/2002) dengan lengkap.
• Jika melibatkan peralatan import yang bernilai
melebihi RM50,000 bagi setiap jenis item,
kelulusan Kementerian Perdagangan
Antarabangsa dan Industri Malaysia ( MITI )
adalah diperlukan sebelum urusan Panggilan
Sebut Harga Rasmi dibuat ( Sila rujuk Surat
Pekeliling 7 Tahun 2002 dan Pekeliling
Bendahari Bil. 1/2007). Sediakan maklumat
seperti di Lampiran 1 berserta dengan gambar / brosur / katalog.
(e) Panggilan Sebut Harga Rasmi
Bagi tujuan panggilan Sebut Harga Rasmi,
kemukakan:
• Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002),
• Borang permohonan kelulusan MITI berserta
brosur /gambar /katalog bagi peralatan
berkenaan,
• Dokumen spesifikasi (yang telah diluluskan oleh
Jawatankuasa Teknikal Peralatan)
• Sertakan salinan surat kelulusan lain yang
berkenaan misalannya JPPK.
• Surat arahan untuk dibuat panggilan Sebut
Harga Rasmi kepada Unit Kewangan Zon UiTM
Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM Negeri.
(Sila rujuk Lampiran 2A, 2B dan contoh di Lampiran 2C, 2D dan 2E). Setiap satu surat
16
arahan yang dikeluarkan adalah untuk
panggilan satu Sebut Harga Rasmi yang akan
dikeluarkan.
Berdasarkan kepada teguran Audit Luar, format
dan kandungan surat arahan adalah terperinci
untuk PTJ menyemak dan mempastikan:
• Terdapat perancangan perolehan
• Terdapat justifikasi pembelian dan
penggunaan
• Kajian pasaran untuk harga dan
spesifikasi telah dibuat.
• Perolehan mempunyai peruntukan yang
telah dikemaskinikan dalam FAIS
• Penempatan barangan dan pegawai
yang bertanggungjawab dikenalpasti
• Dokumen sokongan lengkap
(f) Penyediaan Analisa Sebut Harga Rasmi
Setelah Sebut Harga Rasmi ditutup, Unit Panggilan
Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat
Bendahari UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen
Sebut Harga Rasmi kepada Pusat Tanggungjawab
untuk dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan
berikut:.
• Menyediakan Jadual Analisa Teknikal Sebut
Harga Rasmi Terperinci (Lampiran 3 A, Contoh di Lampiran 3B) bagi setiap item
yang ditawarkan oleh syarikat serta menyemak
semua katalog (sama ada asal / fotostat / faks)
17
/ contoh yang dikemukakan oleh penyebutharga
pada hari tutup Sebut Harga Rasmi.
Jika Sebut Harga Rasmi mensyaratkan katalog
/ contoh disertakan, catatan ”O” iaitu tidak
memenuhi spesifikasi hendaklah diberi jika tiada
katalog / contoh disertakan walaupun syarikat
menanda √ (’comply’) pada semua dokumen
spesifikasi.
• Menyediakan Jadual Ringkasan Analisa Sebut
Harga Rasmi (Lampiran 3B) mengikut setiap
jenis item dan secara pakej.
• Bagi peralatan teknikal, analisa teknikal mesti
disahkan oleh Jawatankuasa Teknikal Peralatan
yang berkaitan.(Sila rujuk perenggan 4.1.1(c)
pekeliling ini)
• Kemukakan dokumen berikut kepada Unit
Proses Dan Penguatkuasaan Sebut Harga
Rasmi UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari
UiTM Negeri untuk dibawa ke mesyuarat
Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM.
• Jadual Analisa Teknikal Sebut Harga
Rasmi Terpeinci,
• Jadual Ringkasan Analisa Sebut Harga
Rasmi.
• Kesemua dokumen sebut harga rasmi .
Prestasi kewangan penyebutharga dikira memuaskan
jika purata baki tiga bulan terakhir penyata bank
18
melebihi 5% daripada setiap nilai item yang ditawarkan
dan / atau mempunyai salinan surat kemudahan kredit
yang masih sahlaku dari mana-mana institusi
kewangan yang diiktiraf oleh Kerajaan.
Maklumat analisa adalah rahsia dan pegawai yang
terlibat di dalam penyediaan dan perakuan Analisa
Sebut Harga Rasmi tidak dibenarkan untuk berhubung
dengan mana-mana pihak yang mempunyai
kepentingan.
(g) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM
Ketua Pusat Tanggungjawab dan Pengerusi
Jawatankuasa Teknikal Peralatan yang mengesahkan
analisa teknikal perlu hadir untuk membuat
pembentangan kepada Jawatankuasa Sebut Harga
Rasmi UiTM Malaysia / UiTM Negeri yang berkenaan.
Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap item
bermula daripada tawaran harga yang terendah. Jika
pengesyoran adalah pada tawaran harga yang bukan
terendah, nyatakan justifikasi kukuh penolakan harga
yang lebih rendah.
4.1.2 TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA/ PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI
(a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Peruntukan Dalam FAIS.
19
i. Mengemaskinikan maklumat peruntukan
PTJ dalam FAIS. Satu nombor permohonan
bagi satu Sebut Harga Rasmi dengan
berbagai kod item.
ii. Bagi Sebut Harga Rasmi yang akan
dipelawa di UiTM Malaysia, menghantar
dokumen berikut kepada Unit Panggilan
Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia;
a. Surat Arahan panggilan Sebut Harga
Rasmi
b. Dokumen spesifikasi teknikal asal yang
telah diluluskan oleh Jawatankuasa
Teknikal yang berkaitan,
c. Borang asal MITI (berserta gambar /
brosur /katalog) dan
d. Salinan surat arahan PTJ yang telah
disemak oleh Ketua Unit Kewangan Zon
UiTM Malaysia.
iii. Bagi Sebut Harga Rasmi yang akan
dipelawa di UiTM Negeri, menghantar
dokumen berikut kepada Unit Perolehan
UiTM Negeri;
a. Surat Arahan panggilan Sebut Harga
Rasmi
b. Dokumen spesifikasi teknikal asal yang
telah diluluskan oleh Jawatankuasa
Teknikal yang berkaitan,
c. Borang asal MITI (berserta gambar /
brosur /katalog) dan
20
d. Salinan surat arahan PTJ yang telah
disemak oleh Ketua Pejabat Bendahari
UiTM Negeri.
(Untuk menjimatkan masa, urusan panggilan
perolehan secara Sebut Harga Rasmi atau
Tender dan permohonan kelulusan MITI akan
diuruskan secara serentak oleh Pejabat
Bendahari yang menguruskan panggilan
perolehan).
(b) Penyediaan Analisa Sebut Harga Rasmi
Membantu di dalam penyediaan Analisa Sebut Harga
Rasmi, jika diminta oleh PTJ.
Maklumat analisa adalah rahsia dan pegawai yang
terlibat di dalam penyediaan Sebut Harga Rasmi tidak
dibenarkan untuk berhubung dengan mana-mana
pihak yang berkepentingan.
(c) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga
Rasmi UiTM
Ketua Unit Kewangan Zon UiTM Malaysia/Pejabat
Bendahari UiTM Negeri akan turut hadir dalam
mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM.
21
4.2 PEROLEHAN KERJA DAN PERKHIDMATAN 4.2.1 TINDAKAN PUSAT TANGGUNGJAWAB
(a) Perancangan Perolehan
Merancang perolehan kerja dan perkhidmatan tahunan
mengikut jumlah yang telah diperuntukkan.
Tindakan memecahkecil pengurusan perolehan bagi
kerja / perkhidmatan yang sama jenis untuk
mengelakkan kaedah perolehan secara Tender atau
Sebut Harga Rasmi adalah tidak dibenarkan.
(b) Penyediaan Spesifikasi dan Anggaran Harga bagi Kerja dan Perkhidmatan. Menyemak dan memastikan anggaran harga yang
disediakan adalah menggunakan kaedah yang
konsisten dan diselaraskan mengikut piawaian
penilaian sebenar supaya ianya mencerminkan nilai
kerja dan perkhidmatan yang diperlukan dan boleh
dijadikan asas yang kukuh untuk membuat keputusan
di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga
Rasmi.
Bagi Sebut Harga Rasmi yang melibatkan peralatan
ICT atau Alat Pandang Dengar, kelulusan
jawatankuasa berkaitan hendaklah diperolehi (Sila
rujuk perenggan 4.1.1(c) pekeliling ini).
22
(c) Arahan Panggilan Sebut Harga Rasmi
Mengemukakan surat arahan panggilan Sebut Harga
Rasmi kepada Unit Panggilan Tender dan Sebut
Harga UiTM Malaysia / Pejabat Bendahari UiTM
Negeri bersama-sama dokumen berikut :
• Surat arahan seperti format di Lampiran 4.
• Dokumen Sebut Harga Rasmi.
(d) Anggaran Harga
Bagi setiap pelawaan tawaran Sebut Harga Rasmi,
PTJ dikehendaki memasukkan anggaran harga dan
Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002) mengikut nilai
anggaran harga ke dalam sampul surat bergam dan
memasukkan dokumen tersebut ke dalam peti Sebut
Harga Rasmi pada hari dan waktu sebelum Sebut
Harga Rasmi ditutup. Maklumat Anggaran Harga
adalah sulit.
(e) Penyediaan Analisa
Setelah Sebut Harga Rasmi ditutup, Unit Panggilan
Tender dan Sebut Harga UiTM Malaysia / Pejabat
Bendahari UiTM Negeri akan menyerahkan Dokumen
Sebut Harga Rasmi Kerja dan Perkhidmatan kepada
Pusat Tanggungjawab untuk dianalisa dalam tempoh 30 hari bagi tujuan berikut:.
• Menyediakan Kertas Kerja dan Analisa Sebut
Harga Rasmi terperinci bagi setiap tawaran
syarikat mengikut kaedah cut off dan juga
23
bagi kesemua penyebutharga yang telah
menawarkan harga di bawah 20% daripada
anggaran harga sehingga nilai ”Cut Off’.
• Sebagai perbandingan, menyatakan nilai
kontrak penyelenggaraan dan perkhidmatan
yang terdahulu berserta jumlah perbelanjaan
sebenar di dalam analisa kertas kerja.
• Mendapatkan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)
yang telah dikemaskini dalam FAIS daripada
Pejabat Bendahari yang berkaitan.
• Kemukakan dokumen berikut kepada Unit
Proses Dan Penguatkuasaan Sebut Harga
Rasmi UiTM Malaysia / Unit Perolehan Pejabat
Bendahari UiTM Negeri untuk dibawa ke
mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi
UiTM:
• Kertas Kerja Sebut Harga Rasmi
• Analisa Teknikal Sebut Harga Rasmi
Terperinci
• Kesemua Dokumen Sebut Harga Rasmi
• Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 )
(e) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM
Ketua Pusat Tanggungjawab perlu hadir membuat
pembentangan kepada Jawatankuasa Sebut Harga
Rasmi UiTM.
24
Pembentangan hendaklah dibuat bagi setiap tawaran
penyebutharga bermula daripada tawaran harga yang
terendah. Jika pengesyoran adalah pada tawaran
harga yang bukan terendah, nyatakan justifikasi kukuh
penolakan harga yang lebih rendah.
4.2.2 TINDAKAN UNIT KEWANGAN ZON UiTM MALAYSIA / PEJABAT BENDAHARI UiTM NEGERI
(a) Pengesahan Dan Penyekatan (Komitmen) Bajet Dalam FAIS.
Mengemaskinikan maklumat peruntukan PTJ dalam
FAIS dan menyerahkan PB 3/80 (Pindaan1/2002)
kepada Pengerusi Jawatankuasa Analisa Sebut Harga
Rasmi Kerja dan Perkhidmatan.
(b) Pembentangan Kepada Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM
Turut hadir dalam pembentangan kepada
Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi UiTM.
5.0 Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga
Bagi memastikan fail Mesyuarat Sebut Harga Rasmi dapat
dikeluarkan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat, analisa Sebut Harga
Rasmi berserta dokumen lain yang berkaitan mestilah diterima
dengan lengkap oleh Unit Proses & Penguatkuasaan Sebut Harga
Rasmi UiTM Malaysia tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.
25
Tarikh Mesyuarat Sebut Harga Rasmi UiTM akan diedarkan dari
masa ke semasa.
Pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta.
Saya yang menurut perintah, SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA
s.k 1. Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor
(Jaringan Industri dan Masyarakat)