Post on 06-Mar-2018
Pengantar Knowledge Management Untuk KementerianPPN/BAPPENAS dan TRP
Ir. Moh. Haitan Rachman MT.
E : haitan.rachman@multiforma.co.id
haitan.rachman@gmail.com
W : haitanrachman.wordpress.com
1http://multiforma.co.id
AGENDA
1. Pengantar Knowledge Management
2. Knowledge Mapping
3. Knowledge Portal
4. Knowledge Management ReformasiBirokrasi Indonesia
5. Knowledge Management Kementerian PPN/BAPPENAS danTRP
2http://multiforma.co.id
PENGANTAR KNOWLEDGE MANAGEMENT
http://multiforma.co.id3
2 Disiplin Sangat Berkembang
http://multiforma.co.id4
KNOWLEDGEMANAGEMENT
INNOVATIONMANAGEMENT
Lingkungan
5http://multiforma.co.id
Teknologi
6http://multiforma.co.id
Perhatian Era Pengetahuan : KEHILANGAN PENGETAHUAN
Saya
membawa
pengetahuan
saya mati atau
pindah
pekerjaan.
7http://multiforma.co.id
Tanpa Strategi Pengetahuan
Kita akan kehilangan investasi pada orang, penelitian, pengembangan, pengalaman
Kita akan kehilangan peluang untuk tumbuh dan peningkatanpelayanan publik
Kita akan kehilangan visi dan misi
Saya
membawa
pengetahuan
saya mati atau
pindah
pekerjaan
8http://multiforma.co.id
Agenda pengetahuan
Membuat pengetahuan danproses pengetahuan lebiheksplisit.
Pengembangan kerangkakerja strategis untukmemandu eksploitasipengetahuan - dalamproduk, jasa dan proses.
Pengenalan metode yang lebih sistematis untukmanajemen pengetahuan.
9http://multiforma.co.id
Pengertian Data
Berkaitan dengan himpunan fakta
Satu unit data terdiri dari dua eleman, yaitu nama dari
atribut dan nilai dari atribut.
Beberapa contoh :
atribut – nomor hp;
nilai – 0811249661;
atribut – nama pegawai;
nilai – Haitan;
atribut – alamat email;
nilai – haitan.rachman@gmail.com;
10http://multiforma.co.id
Pengertian Informasi
Himpunan fakta (data) dengan mempunyai relasi-relasinya
di antara fakta-faka tersebut.
Relasi biasanya disajikan dalam bentuk : jika kondisi maka
fakta
Atribut harga mobil paling murah, jika harganya dibawah 75
juta; harga menengah jika harganya di antara 75 juta
sampai 130 juta; dan harga mahal jika lebih dari 13 juta
Jika harga < 75 juta maka tingkat = murah
Jika harga >= 75 juta dan harga < 130 juta maka
tingkat menengah
Jika harga >= 130 juta maka tingkat = mahal
11http://multiforma.co.id
Pengertian Pengetahuan
“merupakan campuran dari pengalaman, nilai-nilai, informasi yang mempunyai konteks, pandangan pakar yang memberikan kerangkauntuk mengevaluasi dan membangunpengalaman dan informasi baru. Pengetahuanitu berasal dan dipergunakan dalam pikiran-pikiran yang mempunyainya. Dalamorganisasi, pengetahuan sering melekat tidakhanya pada dokumen, tetapi dalam rutinitasorganisasi, proses, praktek-praktek dannorma-norma yang berkaitan denganorganisasi”
Davenport and Prusak
12http://multiforma.co.id
Tipe Pengetahuan
Tacit knowledge adalah pengetahuan
yang dimanfaatkan oleh seseorang, yang
berada di benaknya dan berasal dari
pengalamannya, dari orang lain, ataupun
dari kombinasi sumber-sumber
pengetahuan lainnya.
Explicit knowledge adalah pengetahuan
yang dapat dilihat dan berada di luar
benak manusia, atau tacit knowledge
yang didokumentasikan.
13http://multiforma.co.id
14http://multiforma.co.id
SECI Model - Transfer Pengetahuan
Transfer pengetahuan
Sosialisasi.
Individu memiliki kekayaan pengetahuan tacit yang mereka
berbagi dengan anggota organisasi lainnya. Ini pertukaran
pengetahuan mungkin menjadi satu-ke-satu, satu-ke-
banyak, atau interaksi banyak-ke-banyak. Secara tradisional,
sama tempat / waktu yang sama face-to-face pertemuan
telah menjadi media untuk pertukaran.
Eksternalisasi.
Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang disimpan
pada disk komputer, kertas, audio atau video,, dll. Organisasi
secara tradisional mendokumentasikan prosedur operasi
standar, dibuat laporan periodik, 'kertas putih', dll
15http://multiforma.co.id
Transfer Pengetahuan (lanjutan)
Kombinasi.
Interaksi ataupun transfer pengetahuan eksplisit ke
bentuk eksplisit lainnya.
internalisasi
Ini bentuk penciptaan pengetahuan tergantung
pada kemampuan individu dari informasi yang
eksplisit. Internalisasi yang berhasil adalah
memperlihatkan fungsi dari atribut individu
pengertian-pembuat, termasuk keahlian personal,
pengalaman, dan pola pikir.
16http://multiforma.co.id
Pengertian Knowledge Management
Knowledge Management (KM) adalah pendekatan terintegrasiuntuk mengidentifikasi, mengklasifikasi, menyimpan, berbagi, menerapkan danmenciptakan pengetahuanuntuk meningkatkanproduktivitas, kualitas, layanandan pertumbuhan yang berkaitandengan organisasi.
17http://multiforma.co.id
Proses Knowledge Management
Proses KM, tertanam dalam aktifitas kerja,
mentrasnformasikan organisasi
... Dari belajar dan inovasi secara "episodik”;
... Menuju belajar dan inovasi “terus-menerus”
18http://multiforma.co.id
Knowledge Management Processes
Identify
Classify
StoreShare
Apply
Create
19http://multiforma.co.id
Tujuan KM Framework
Memperjelas elemen-elemen pentingdari KM untuk keberhasilan organisasi
Memberikan pemahaman denganmudah terhadap KM
Memperjelas faktor-faktor kritis untukkeberhasilan pengembangan KM
20http://multiforma.co.id
KM Framework
21http://multiforma.co.id
Manfaat Knowledge Management
Hasil yang diharapkan dariKnowledge Management (KM) adalah untuk meningkatkankemampuan individu, tim, danorganisasi dan dengan demikiandapat meningkatkan kapasitassosial
Bersama-sama, hasil ini akanmemacu peningkatanproduktivitas, kualitas, layanan, dan memberikan kontribusiterhadap pertumbuhanorganisasi.
22http://multiforma.co.id
Implementasi Knowledge management
KM
AIdentifying Sources
and Networks of
Expertise
B
Structuring and Mapping
Knowledge Needed to
Enhance Performance
C
Capturing and reusing
structured knowledge
DCapturing and sharing
lessons learned from
practice
Synthesizing and
Sharing Knowledge
from External SourcesG
EMeasuring and Managing
the Economic Value of
Knowledge
FEmbed Knowledge in
Products and Processes 23http://multiforma.co.id
Proses Penerapan KM
http://multiforma.co.id24
Building KM Team
Indentifying KM Project
Finding Leaders and Experts
Selecting KM Tools
Building KM System
Capturing & Training
Knowledge
KM Assessment & Feedback
KM Deployment
Metoda dan Tool Non–IT
1. Brainstorming
2. Learning and Idea Capture
3. Peer Assist
4. Learning Reviews
5. After Action Review
6. Storytelling
7. Collaborative Physical Workspace
8. Knowledge Management Assessment
9. Knowledge Café
10. Communities of Practice
11. Taxonomy
http://multiforma.co.id25
Metoda dan Tool IT
1. Document Management System
2. Knowledge Bases (Wikis, etc.)
3. Blogs
4. Social Network Services
5. Voice and Voice-over-Internet Protocol
6. Advanced Search Tools
7. Building Knowledge Clusters
8. Expertise Locator / Who's Who
9. Collaborative Virtual Workspaces
http://multiforma.co.id26
Highly Recommended Tools
Non-IT Methods and Tools
1. Knowledge Worker Competency Plan
2. Knowledge Mapping
3. KM Maturity Model
IT Methods and Tools
1. Knowledge Portal
2. Digital Asset Management
3. Video Sharing
http://multiforma.co.id27
KNOWLEDGE
MAPPING
28http://multiforma.co.id
Apa itu Knowledge Mapping?
Knowledge Mapping menggambarkan pengetahuan apayang digunakan dalam proses, dan bagaimana mengalirdi seluruh proses. Ini adalah dasar untuk menentukankesamaan pengetahuan, atau daerah di manapengetahuan yang sama digunakan di beberapa proses.
Pada dasarnya, peta pengetahuan proses berisiinformasi tentang pengetahuan organisasi. Inimenggambarkan siapa yang memiliki pengetahuan(diam-diam), di mana pengetahuan berada(infrastruktur), dan bagaimana pengetahuan ditransferatau disebarluaskan (sosial).
(IBM Global Services-Teknik Paper, 2000)
29http://multiforma.co.id
1. Kompilasi perusahaan pencari-internal dan eksternal sumber-KM Yellow Pages
2. Mengidentifikasi peluang untuk menggunakan kembali informasi
3. Cari terjadi secara alamiah pengetahuan pelayan
4. Mengidentifikasi dependensi pengetahuan dalam lintas-fungsionalkelompok kerja
5. Mengkategorikan nilai tambah penduduk informasi dalamorganisasi Anda
6. Mengidentifikasi peluang berbagi pengetahuan
7. Untuk mengembangkan Community of Practices (CoP)
8. Buat alat pengetahuan yang membantu pengguna menemukanapa yang mereka butuhkan (misalnya Agricultural Trade Programming Tool).
Penggunaan knowledge map
30http://multiforma.co.id
1. Peta Pengetahuan Perusahaan - tingkat:
• Strategis bisnis, teknis, pengetahuan pasar
• Menentukan"kekuatan" organisasi
• Mengidentifikasi daerah-daerah untukmemfokuskan upaya KM
2. Peta Pengetahuan Lintas-fungsional - antara divisi / bisnis tingkat kelompok
• Operasional penilaian pengetahuan
1. Kelompok kerja / proses Peta Pengetahuan:
• Pengetahuan taktis dan operasional yang diterapkan untuk memproses keunggulan, inovasi, hubungan pelanggan
STR
ATE
GIC
TAC
TIC
Knowledge Mapping: Dimana fokus?
31http://multiforma.co.id
Enterprise Knowledge Map(Strategic Level)
Cross-Functional Knowledge Map(Strategic Level)
Process Knowledge Map (Tactic Level)
Tipe knowledge map
32http://multiforma.co.id
Competency-1 Competency-2 Competency-3 Competency-4 Competency-5 Competency-6
Competency
Directory
Knowledge Directory
Competency Knowledge Management
LEARNING GARDEN FRAMEWORK
By Moh. Haitan RachmanJob-AJob-1
Job-BJob-2 Job-CJob-3
33http://multiforma.co.id
Knowledge Directory
Phase
Objectives
Phase
Objectives
Phase
Objectives
Phase
Objectives
Job-A
Job-B Job-C
Product Knowledge Management
CYCLE PROCESS FRAMEWORK
By Moh. Haitan Rachman 34http://multiforma.co.id
Customer Knowledge Management
ProblemReport
Competitor
Employee
ContactPerson
Supplier
Product
Customer/Intermediary
35http://multiforma.co.id
Knowledge Mapping Tools
1. Mind-Mapping
2. Business Process Diagram
3. Entity-Relationship Diagram
http://multiforma.co.id36
KNOWLEDGEPORTAL
37http://multiforma.co.id
38
Model Penyebaran Tradisional
http://multiforma.co.id
39
Penyebaran dgn Komputer
http://multiforma.co.id
40
Model Knowledge Portal
http://multiforma.co.id
KNOWLEDGE MANAGEMENT REFORMASI BIROKRASI INDONESIA
http://multiforma.co.id41
Peraturan Menteri Negara
PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT) PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 14 TAHUN 2011
42http://multiforma.co.id
Tujuan KM NOMOR 14 TAHUN 2011
Membantu Unit Pengelola ReformasiBirokrasi Nasional (UPRBN) dalam mengelolaforum manajemen pengetahuan
Memberikan pemahaman kepadaKementerian/Lembaga dan PemerintahDaerah mengenal Knowledge Management
Mendorong Kementerian/Lembaga danPemerintah Daerah untuk berpatisipasi aktifdalam knowledge sharing yang dapatdimanfaatkan dalam perumusan kebijakandan benchmarking pelaksanaan reformasibirokrasi
http://multiforma.co.id43
Kerangka Kerja Manajemen Pengetahuan
http://multiforma.co.id44
Proses KM
45http://multiforma.co.id
Knowledge Management In e-government
46http://multiforma.co.id
KNOWLEDGE MANAGEMENT KEMENTERIAN PPN/ BAPPENAS dan TRP
http://multiforma.co.id47
Visi Kementerian PPN/Bappenas
Mewujudkan lembaga perencana yang handal, kredibel, dan proaktif untuk mendukung pencapaian tujuan berbangsa dan bernegara
http://multiforma.co.id48
Catatan:
HURUF MERAH mengandung Knowledge Management
Misi Kementerian PPN/Bappenas
1. Menyusun rencana pembangunan nasional yang berkualitas dalam rangka:
a) mengintegrasikan, memadukan (sinkronisasi), dan mensinergikan
baik antardaerah, antarruang, antarwaktu, dan antarfungsi pemerintah,
maupun antara pusat dengan daerah;
b) Mewujudkan keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan,
penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan;
c) Mengoptimalkan partisipasi masyarakat;
d) menggunakan sumber daya secara efisien, efektif, berkeadilan dan
berkelanjutan.
2. Melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional, kajian dan evaluasi kebijakan yang berkualitas terhadap permasalahan pembangunan, sebagai masukan bagi proses perencanaan berikutnya dan atau untuk perumusan kebijakan pembangunan di berbagai bidang.
3. Melakukan koordinasi yang efektif dalam pelaksanaan tugas-tugas Kementerian PPN/Bappenas.
http://multiforma.co.id49
Catatan:
HURUF MERAH mengandung Knowledge Management
Diagram
http://multiforma.co.id50
Catatan:
mengandung Knowledge Management
Roadmap KM- Kementerian PPN/Bappenas
http://multiforma.co.id51
KM Direktorat
KMDeputi
KM Deputi-Deputi
KM KementerianPPN/Bappenas+ Nasional
KM KementerianPPN/Bappenas
Pengembangan KM – Direktorat TRP
52http://multiforma.co.id
PengembanganK-Map
Direktorat TRP
PengumpulanPengetahuan
K-Map Direktorat TRP
PORTAL KM berdasarkan
K-Map Direktorat TRP
Website Direktorat TRP
Lokakarya, Kajian, Artikel, Diskusi (CoP, Knowledge Café) TRP
eNewsletter & Mailing List
Direktorat TRP
Buletin, Leaflet(e-Publication) Direktorat TRP
ROADMAP KM DIREKTORAT TRP
SOP DAN KEBIJAKAN KM
DIREKTORAT TRP
Digital Asset Management -Direktorat TRP
Tool Non–IT KM Direktorat TRP
1. Knowledeg Mapping
2. Learning Reviews
3. After Action Review
4. Knowledge Management Assessment
5. Knowledge Café
6. Communities of Practice
7. Taxonomy
http://multiforma.co.id53
Tool IT Direktorat TRP
1. Knowledge Portal
2. Digital Asset Management
3. Document Management System
4. Blogs
5. Social Network Services
6. Video Sharing
7. Building Knowledge Clusters
8. Expertise Locator / Who's Who
9. Collaborative Virtual Workspaces
http://multiforma.co.id54
Terimakasih ....
Ir. Moh. Haitan Rachman MT.
E : haitan.rachman@multiforma.co.id
haitan.rachman@gmail.com
W : haitanrachman.wordpress.com
55http://multiforma.co.id