PENGURUSAN MAJLIS-MAJLIS RASMI

1

Jenis-Jenis Majlis i. Majlis Penuh Istiadat Istiadat Pertabalan Istiadat Penganugerahan darjah Kebesaran ii. Majlis Rasmi dan Formal Majlis Jamuan Makan yang diberikan oleh YAB Ketua Menteri bagi meraikan Ketua Kerajaan yang sedang membuat lawatan rasmi ke Sarawak Perasmian sesuatu majlis anjuran Kerajaan (Pameran, Pembukaan Bangunan, Seminar)2

iii. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal Majlis yang dibuat oleh pihak swasta (Perasmian bangunan swasta oleh YAB Ketua Menteri atau Menteri Kabinet lain) iv. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal Majlis Hari Keluarga anjuran pegawai dan kakitangan sesuatu organisasi kerajaan atau bukan kerajaan Pertunjukan anekaragam

3

Mengurus Majlis

4

Perancangan Pemilihan tarikh, masa dan tempat Penubuhan Jawatankuasa dan agihan tugas Tetamu Kehormat Bajet Program

5

Persiapan Senarai jemputan dan kad Buku program dan atur cara pentadbiran Kod pakaian Peralatan dan kemudahan lain Pengangkutan dan penginapan Permaidani merah Liputan media Alat siar raya

6

Persiapan Sambutan Pengacara majlis Bacaan doa Cenderamata Jamuan Penyambut tetamu

7

Raptai dan Pelaksanaan Raptai Biasanya diadakan sekali atau dua kali sebelum acara sebenar berlangsung Tujuan utama ialah bagi memastikan majlis sebenar akan berlangsung dengan lancar sebagaimana dirancang Semasa raptai diadakan, senarai semak perlu disediakan bersama atur cara majlis sebagai panduan semasa mengadakan raptai agar kelemahan dapat dikenal pasti segera

8

Raptai dan Pelaksanaan Raptai Seorang atau lebih pegawai dilantik bagi mengendalikan perjalanan keseluruhan majlis Semua Pengerusi bagi setiap Jawatankuasa perlu hadir semasa raptai

Sambungan...

9

Pelaksanaan Susunan Tempat Duduk PRINSIP 1 (i) STD hendahlah disusun mengikut kekananan. Keutamaan bermula dari kanan Tetamu kehormat sama ada bersebelahan, beriringan atau bersetentangan (ii)Dif yang paling hampir sekali dengan Tetamu Kerhormat ialah dif yang terkanan & STD bermula dari sebelah kanan TK (iii)Isteri duduk di sebelah kiri (iv)Jumlah Dif di atas pentas dihadkan kepada 3,5,7, (jemputan seorang) atau 4,6,8 (jemputan dengan isteri)10

PRINSIP 2 (i) Jumlah dif-dif atas pentas khas hendaklah dihadkan, tujuannya ialah untuk memberi tumpuan kepada mereka yang berkenaan sahaja. (ii) Hos akan duduk di sebelas kanan Tetamu Kehormat (iii) Cara Susunan Keutamaan hendaklah dimulakan dari kanan ke kiri (iv) STD di atas pentas hendaklah ditentukan dengan peranan dan tugas yang dimainkan oleh VIP

11

PRINSIP 3 (I) Dalam majlis menggunakan meja panjang tetamu wanita tidak duduk mengetuai kecuali susunan keutamaan itu adalah susunan keutamaan wanita itu sendiri. (II) Wanita tidak duduk di hujung meja khas/panjang (III) STD di meja bulat hendaklah dipenuhi dalam satu bulatan 360 darjah kecuali dalam keadaan di mana meja tersebut berhadapan meja Di Raja hendaklah kerusi yang membelakangkan meja Di Raja dikosongkan

12

Susunan Tempat Duduk (Theatre/Classroom style)

4

2

1

3

5

?

?

?

?

?

?

1.Tetamu Kerhormat 2. Hos 3. Tetamu Kanan 4. Tetamu kanan

5. Tetamu Kanan 6. VIP 7. VIP 8. VIP13

Susunan Tempat Duduk ( Pasangan Suami Isteri)

3s

2s

1s

1i

2i

3i

Pasangan 1 Pasangan 2 Pasangan 3 1s Suami 1i Isteri 2s Suami 2i - Isteri14

3s - Suami 3i - Isteri

Susunan Tempat Duduk Di Meja BulatX Bil.Tetamu =8 1-8 (Susunan Kekananan) Garisan XY dikosongkan 6 5 3 4 1 2

7 Y

8

15

Susunan Tempat Duduk di Meja Panjang

11 S I

9 I

7 S

5 I

3 S S

1 I

2 S

4 I

6 I

8 S

10

12

MEJA KHAS

S 1 I S I S I MEJA VIP 1

S 2 I S I S I 4

S I S I S I MEJA VIP 2

S I S I S I

3

16

CADANGAN MENYEDIAKAN KERUSI UNTUK TETAMU KHAS Settee Kerusi Banquet dengan alas tangan / tanpa alas tangan Kerusi khas untuk Majlis Istiadat Peringatan ; Dari segi amalan kerusi kerusi yang digunakan oleh tetamu kerhormat yang melibatkan SPB Agong /Raja Permaisuri Agong atau TYT / Toh Puan, YAB Perdana Menteri atau YAB Ketua Menteri seeloknya dibezakan dari segi warna atau bentuk dengan kerusi yang lain.17

CADANGAN MENYEDIAKAN MEJA BULAT 1 meja untuk VVIP Tetamu Lelaki & Wanita duduk dalam satu meja dalam pasangan 2 meja VVIP Berasingan Tetamu Lelaki & Wanita diasingkan (Pasangan Suami Isteri diasingkan) 2 atau 4 meja khas untuk lain-lain jemputan kenamaan tertakluk kepada bilangan yang hadir Meja Meja untuk tetamu biasa mengikut bilangan yang dijemput 1 atau 2 meja `standby untuk dibuka sekiranya tempat tidak mencukupi

18

CADANGAN MENGATASI MASALAH KOSONG / PENUH (Contingency Plan) Alihkan / mengizinkan Kurangkan meja , jika

TEMPAT masa

Kurangkan jumlah kerusi pada meja, sebagai contoh dari 10 orang ke 8 orang Arahkan tetamu untuk duduk di semua meja secara rata Promote atau `upgrade tetamu dari bawah ke atas Disebaliknya, Jika kehadiran di luar jangkaan bersedia untuk membuka `standby table atau menambah kerusi tempat duduk19

TUGAS DAN PERANAN

20

Sentiasa berbudi bahasa dan memberi bantuan pada setiap masa sekalipun berada dalam keadaan genting. Sentiasa menunjukkan keyakinan diri dalam menguruskan aktiviti. Sekiranya sesuatu yang tidak dijangka berlaku, sila bertenang dan cuba selesaikan masalah secara profesional. Pastikan anda memahami program yang disediakan. Anda perlu sentiasa menyemak dengan Urusetia Penganjur bagi memastikan perubahan program21

Sila hubungi Urus Setia Penganjur atau lain-lain JK Kerja yang berkaitan sekiranya ada aduan,rasa tidak puas hati,masalah dan sebagainya yang dibangkitkan oleh VIP. Pastikan nombor telefon anda diketahui oleh Urus Setia Penganjur bagi memudahkan mereka menghubungi anda pada bila-bila masa

22

Sentiasa menepati masa,mematuhi peraturan pakaian,etika sosial dan protokol serta meminta izin sebelum meninggalkan VIP Memperlengkapkan diri dengan fakta-fakta umum seperti latar belakang sejarah,geografi,ekonomi, tempat-tempat menarik dan sebagainya.

23

1.

Pastikan anda faham dan maklum dengan pelan dan susunan aturcara yang telah disusun termasuk laluan sebenar apabila mengiringi VIP dari satu lokasi ke satu lokasi disekitar tempat tersebut. Ambil maklum terhadap jenis pengangkutan yang disedia khusus untuk VIP dan anda hendaklah cekap mengatur kemudahan tersebut apabila diperlukan. Pastikan JKK kerja dihubungi sekiranya anda berhadapan dengan sesuatu masalah.

2.

3.

24

4

Meneliti buku program dan beri perhatian terhadap setiap acara rasmi dan lain-lain acara penting yang akan dihadiri oleh VIP dan pasangan mereka. Peka dan faham dengan peranan yang mereka mainkan pada setiap aturcara yang telah disusun untuk tertamu tersebut.

5.

25

1.

Dapatkan terlebih dahulu segala maklumat penting berhubung jadual ketibaanVIP. Tentukan mereka di sambut di Lapangan Terbang.Iringi mereka ke hotel penginapan dan seterusnya membantu dalam urusan pendaftaran bilik penginapan. Pastikan anda faham dan perhatin dengan segala kemudahan yang disediakan oleh pihak hotel sama ada dari segi keselamatan, tempat makan/coffee house, kemudahan rekreasi (Kolam renang, pusat kesihatan, gimnasium dan sebagainya), kemudahan perubatan dan kedaikedai (Saloon dandanan rambut,kedai runcit, hadiah/cenderhati dan sebagainya.26

2.

1.

Perkenalkan diri kepada VIP setiba mereka di Lapangan Terbang Selesaikan segala urusan seperti Imigresen, Kastam dan bagasi berkaitan ketibaan mereka di lapangan terbang.Sila pastikan pengangkutan sedia menunggu di lapangan terbang untuk membawa ke hotel.Iringi rombongan tersebut ke hotel penginapan. Seterusnya pastikan urusan pendaftaran bilik penginapan dan segala yang berkaitan kebajikan mereka berjalan secara teratur. Berikan penerangan berhubung dengan pelan kedudukan hotel,bilik penginapan,bilik urusetia termasuk segala kemudahan dan perkhidmatan yang disediakan di hotel berkenaan.27

2.

3.

4. Sila iringi mereka ke setiap acara yang dihadiri serta ke lain-lain tempat yang berkaitan seperti lawatan atau riadah. Pastikan anda berada di lokasi acara tersebut dilangsungkan agar mudah dihubungi dan membantu ketika khidmat anda diperlukan. 5. Pastikan JK Kerja yang berkaitan dan VIP mudah menghubungi anda pada bila-bila masa agar mudah menyampaikan sebarang maklumat dan memberi arahan selanjutnya. 6. Berikan tindak balas yang segera kepada setiap keperluan sekiranya diperlukan.28

7. Maklumkan kepada VIP berhubung sebarang maklumat atau perubahan yang telah dimaklumkan oleh mana-mana JKK Kerja yang berlaku dalam aturcara yang telah disusun. 8. Maklumkan kepada VIP sejurus ketibaan mereka, program yang sepatunya mereka hadir dan maklumkan kepada Urus Setia/ JKK Kerja yang berkaitan sama ada mereka menghadiri program tersebut.

29

1.

Membantu VIP segala urusan yang berkaitan seperti pendaftaran keluar dari hotel dan maklumkan butir lengkap berhubung jadual berlepas serta pengurusan bagasi dan pengangkutan ke lapangan terbang. Sila iringi VIP ke lapangan terbang. Pastikan segala urusan sebelum berlepas berjalan dengan lancar sebelum mereka diiringi ke balai berlepas.

2.

30

1.

Semasa pendaftaran,semua LO akan dibekalkan dengan buku program,jadual penerbangan,nombor kenderaan masing-masing dan sebagainya. Semasa Program Lawatan berlangsung,sekiranya anda diminta oleh mana-mana JKK Kerja untuk melaksanakan tugasan, ia harus disempurnakan seperti yang diarahkan Sebarang permohonan tambahan daripada VIP hendaklah mendapat kelulusan daripada Urus Setia Penganjur.

2.

3.

31

1.

Sentiasa berpakaian kemas (Lounge Suit) bagi LO yang bertugas Sentiasa menunjukkan displin yang tinggi serta sikap ingin membantu didalam segala hal walaupun diluar bidang tugasnya.

2.

32

PERANAN DAN TUGAS

33

`

Menyemak senarai jemputan serta tempat duduk yang disediakan Mengenal pasti dan kenal tetamu yang akan hadir Menyambut ketibaan tetamu Mengedarkan program Mengiringi tetamu ke tempat duduk Menunjukkan tempat duduk tetamu

` ` ` ` `

34

`

Memberitahu apa-apa maklumat yang dipinta oleh tetamu Memberi bantuan kepada tetamu dalam pelbagai hal Menjaga ketenteraman majlis Menjaga keselesaan tetamu

`

` `

35

` ` ` ` ` ` `

Ketrampilan diri Perwatakan baik Tingkah laku baik Pergerakan pantas Mengenali tetamu Bersikap sabar dan toleransi Mahir dalam teknik menyambut

36

` ` ` ` ` `

Mengetahui susunan atur cara Mengetahui tujuan majlis Mengetahui susunan tempat duduk tetamu Mengetahui dan mahir dengan kawasan majlis Mempunyai senarai nama tetamu kenamaan Berpakaian kemas dan sesuai

37

` ` ` ` `

Senyum selalu Gerak geri / tingkah laku semasa menyambut Mengenali tetamu Pertanyaan dan teguran Rujuk kepada pegawai bertugas jika mengalami kesulitan

38

Ruang majlis yang terhad Tetamu yang tidak membawa kad Jawab datang tetapi tidak datang Jawab datang berdua tetapi datang seorang Jawab datang seorang tetapi datang berdua Jawab tidak datang tetapi datang Tidak memberi sebarang jawapan

39

` ` ` ` ` ` `

Datang membawa `extra Nama tetamu tidak ada dalam senarai Datang terlalu awal Berpakaian tidak mengikut kod pakaian Datang lewat Mengubah tempat duduk Tetamu menghantar wakil

40

JURUACARA MAJLIS / MASTER OF CEREMONIESPeranan : Orang yang mengendalikan/mengawasi berbagai upacara sosial, contohnya di majlis-majlis rasmi, formal atau tidak formal. Roles : A person (s) incharge of social occassions, who introduce guests, etc.

41

Peranan dan Tugas Juruacara Majlis1. Bilangan Seorang / Dua / Tiga Orang melaksanakan tugas secara bergilir atau seorang bersedia sebagai `reserve

2. Kualiti Diri

Imej diri yang baik Berpengalaman dalam bidang kejuruacaraan Suara yang baik Kesihatan yang memuaskan42

3. Peranan & Tugas EmceeMengalu-alukan kehadiran panggilan hormat yang betul

VVIP

dengan

Mengumumkan ketibaan tetamu kerhormat Mengacarakan program majlis mengikut susunan yang ditetapkan oleh penganjur Perhatin dan mengenali VVIP yang hadir Boleh membuat ucapan di luar teks dalam keadaan tertentu

43

Sambungan.

Sensitif terhadap keadaan dan suasana majlis Tidak perlu memberi ulasan atau apa-apa komen terhadap ucapan-ucapan yang disampaikan Boleh menyesuaikan diri dengan pelbagai cara penyampaian

44

4. Skrip/Teks Ucapan Membantu menyediakan skrip/teks ucapan Membuat ujian / latihan semasa raptai Bersedia menerima cue

5. Posisi / Tempat Berada di posisi yang sesuai penglihatan tidak terhalang Mudah menerima cue

45

Sambungan. 6. Pakaian Berpakaian sederhana dan sopan Mengikut penganjur

jenis

pakaian

yang

ditetapkan

oleh

46

AKTA LAGU KEBANGSAAN TAHUN 1968

47

1.

Versi Penuh (Full version / Naskhah Penuh / Naskhah Di Raja) Naskhah Ringkas / Abridged Version ( Mengandungi 8 baris permulaan & 8 baris penghabisan) Naskhah pendek / Short Version ( Mempunyai 8 baris terakhir)

2.

3.

48

Naskah Penuh dimainkan pada peristiwa-peristiwa berikut apabila : 1. Penghormatan diberi kepada SPB Agong 2. Penghormatan diberi kepada Timbalan SPB Agong semasa menjalankan tugas-tugas SPB Agong 3. Penghormatan diberi kepada seseorang Raja yang dilantik bagi menjalankan tugas-tugas Yang diPertuan Agong (di bawah Ordinan Menjalankan Tugas YDA 1957) 4. Panji-Panji diRaja dikibar bagi melambangkan kehadiran SPB Agong

49

Sambungan 5. Semua peristiwa dimana Agong hadir sendiri 6. Pada peristiwa lain sebagaimana ditetapkan oleh SPB Agong yang

7. Di sekolah-sekolah bagi maksud mengajar murid-murid menyanyi Lagu Kebangsaan 8. Pada semua peristiwa apabila Lagu Kebangsaan dinyanyikan, naskhah penuh hendaklah dinyanyikan.

50

Sambungan 9. Pada semua sambutan rasmi pembesar-pembesar luar negara, naskhah penuh hendaklah dimainkan selepas sahaja Lagu Kebesaran Negeri pembesar membuat lawatan dimainkan. 10. Pada semua peristiwa rasmi yang diadakan oleh Pembesar-Pembesar Luar Negara dalam Malaysia bagi merayakan Hari-Hari Kebangsaan atau peristiwa-peristiwa Kebangsaan yang lain. Naskhah Penuh hendaklah dimainkan selepas sahaja lagu kebangsaan Negara Pembesar luar Negara itu dimainkan. Maksud Pembesar luar Negara di sini ialah Persuruhjaya Tinggi atau Duta.

51

NASKHAH RINGKAS (ABRIDGED VERSION)Naskhah ringkas yang mengandungi 8 baris pertama dan 8 baris terakhir dimainkan pada peristiwa tersebut : 1. Memberi hormat kepada SPB Agong dalam majlismajlis rasmi. 2. Memberi hormat kepada TYT dalam majlis-majlis rasmi 3. Wakil rasmi SPB Agong.Apabila SPB Agong diwakili oleh seorang Raja, Lagu Kebesaran Negeri DYMM Raja yang berkenaan akan dimainkan sepenuhnya dahulu dan selepas itu barulah diikuti dengan Lagu Kebangsaan naskhah ringkas.52

4. Wakil-wakil Diplomat SPB Agong di luar Negara dalam majlismajlis rasmi 5.Majlis minum selamat SPB Agong dengan iringan muzik 6. Mana-mana peristiwa lain sebagaimana yang ditetapkan dengan titah SPB Agong NASKAH PENDEK (SHORT VERSION) Naskhah Pendek mengandungi 8 baris yang terakhir dan naskhah ini dimainkan dalam keadaan-keadaan berikut : 1. Pada mana-mana peristiwa rasmi apabila SPB Agong atau wakil tidak hadir.Tetapi apabila salah seorang daripada DYMM Raja Melayu hadir maka naskah pendek hendaklah dimainkan selepas lagu kebesaran Negeri semasa tamatnya peristiwa itu.

53

2. Apabila tamatnya sesuatu hiburan atau tamatnya rancangan televisyen MEMAINKAN LAGU KEBESARAN NEGERI KEBANGSAAN DAN LAGU

Di Peringkat Persekutuan : Apabila SPB Agong atau wakil rasmi tidak berangkat hadir tetapi salah seorang daripada DYMM Raja Melayu berangkat hadir. Lagu Kebangsaan naskah ringkas hendaklah dimainkan pada akhir majlis tersebut selepas Lagu Kebesaran Negeri DYMM Raja berkenaan dimainkan.

54

Di Peringkat negeri ; 1. Hari Jadi TYT 2. Hari Kebangsaan 3. Upacara Istiadat Kebesaran Pengeruniaan Darjah

4. Istiadat pembukaan persidangan DUN 5. Istiadat Mengangkat Sumpah YAB Menteri / Menteri-Menteri Kabinet Ketua

6. Majlis-majlis rasmi / majlis-majlis Istiadat yang dihadiri oleh TYT 7. Majlis Jamuan Negeri ( State Banquet)

55

MENGHORMATI LAGU KEBANGSAAN Apabila lagu kebangsaan dimainkan sama ada naskhah penuh/ringkas/pendek dimainkan semua orang yang hadir hendaklah berdiri sebagai tanda hormat. PENALTI Jika seseorang yang dengan sengaja tidak menunjukkan hormat kepada lagu kebangsaan di mana-mana tempat awam boleh dikenakan denda tidak lebih dari RM1000.00 atau penjara tidak lebih dari satu bulan PENGUATKUASAAN Segala perbuatan yang mungkin merendahkan kemuliaan lagu kebangsaan pada pandangan umum adalah dianggap tidak menghormati lagu kebangsaan. Pegawai-pegawai polis diberi kuasa untuk menangkap tanpa waran orang-orang yang tidak menhormati lagu kebangsaan.

56