Penulisan surat

• Definisi Surat

• Tujuan

• Pengendalian Surat

• Jenis-jenis Surat Rasmi

• Bahagian-bahagian Surat

• Ciri-ciri Penulisan Berkesan

• Kenali Audien

Definisi Surat Daripada Perspektif Agensi Kerajaan

• Satu saluran komunikasi rasmi antara satu agensi dengan pihak luar (seperti stakeholders,pelanggan, perseorangan, agensi-agensi lain) dan antara satu agensi dengan cawangannya (sama ada di negeri yang sama ataupun di negeri yang lain)

• Alat Komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan-badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain

Tujuan Surat Rasmi

• Sebagai penyampai maklumat bertulis

• Menjadi dokumen yang boleh digunakan

• Wakil atau duta (individu, Syarikat, Jabatan atau Negara)

PENGENDALIAN SURAT

KEPALA SURAT

• Logo Jabatan

• Alamat rasmi jabatan

• Alamat E-mel jabatan

• No. Fax jabatan

• No. Telefon rasmi jabatan

BILA GUNA KEPALA SURAT

• Menulis bagi pihak/mewakili jabatan

• Antara jabatan dengan jabatan

• Jabatan dengan swasta

• Jabatan dengan individu

KEDUDUKAN KEPALA SURAT

• Bahagian paling atas dalam format

Rujukan

• Apa kelebihan menulis rujukan di sebelah kiri?

• Menyelamatkan ruang

• Sebelah kanan dikosongkan untuk tujuan lain (taraf surat dll.)

• Keselarasan

TEKNIK MENULIS TARIKH

• 23 Januari 2008

• 30 Januari 2008

• 4 Februari 2008

PENERIMA SURAT

• Semua surat rasmi hendaklah ditujukan kepada jawatan bukan kepada nama individu yang menerima surat itu

TEKNIK MENULIS POSKOD

Untuk mewujudkan keselarasan, ada tidak teknik menulis poskod. Pilih satu sahaja:

i. 50480 KUALA LUMPUR

ii. 50480 Kuala Lumpur

iii. 50480 Kuala Lumpur

PENERIMA SURAT

• Satu surat, satu penerima contoh:Pengarah

Bahagian Pengurusan Politeknik

Kementerian Pendidikan Malaysia

Paras 6, Blok F Utara

Pusat Bandar Damansara

50604 Kuala Lumpur

Pengendalian Surat

• Surat Masuk– Direkod oleh pegawai yang menerima dalam

buku penerimaan surat– Dihantar kepada pegawai yang

bertanggungjawab– Dapatkan fail berkaitan– Memasukkan surat ke dalam fail– Mengambil tindakan sewajarnya

Pengendalian Surat

• Surat Keluar– Dapatkan fail yang berkaitan dengan

tajuk/tujuan– Menulis surat– Memasukkan salinan ke dalam fail– Salinan asal dihantar kepada penerima

Mengalamatkan Surat

• Nama Jawatan

Ketua SetiausahaKementerian Perdagangan Antarabangsa dan

IndustriBlok 8, Tingkat 14Kompleks Pejabat KerajaanJalan Duta50622 Kuala Lumpur.

Mengalamatkan Surat

• Dikhaskan

Y. Bhg. Tan Sri Ismail bin Adam

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia

Jabatan Perkhidmatan Awam

Blok C2 dan C2, Parcel C

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62510 Wilayah Persekutuan, Putrajaya.

Mengalamatkan Surat

• Untuk Perhatian

Ketua Esekutif

Jabatan Hasil Dalam Negeri

Tingkat 3, Bangunan Peransang

60505 Shah Alam

Selangor Darul Ehsan.

(u/p: Puan Normah Idris, Unit Sumber Manusia)

Mengalamatkan Surat

• Berkelompok

Semua Ketua Setiausaha KementerianSemua Y. B. Setiausaha Kerajaan NegeriSemua Ketua Jabatan Persekutuan

Atau

Beberapa Kementerian/Jabatan/Individu

Jenis-jenis Surat Rasmi

• Permohonan

• Rayuan

• Bantahan

• Makluman

• Arahan

• Ucapan

• Penghargaan

Jenis-jenis Surat Rasmi

• Perakuan• Jemputan• Cadangan• Pesanan• Perjanjian• Pekeliling• Iringan• Lain-lain

Bahagian-Bahagian Surat

1. Lambang Kerajaan Persekutuan/Negeri

2. (Logo Agensi)

3. Nama Agensi dan Alamatnya

4. Nombor Telefon Utama, Nombor Faks, Nama E-mel, Alamat Laman Web

5. Rujukan Fail Penerima dan Pengirim

6. Tarikh Surat Ditandatangani

Bahagian-Bahagian Surat

7. Alamat Rasmi Penerima– Sama dengan sampul surat

• Contoh

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia

Jabatan Perkhidmatan Awam

Blok C2 dan C2, Parcel C

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62510 W.P. Putrajaya.

(U/p: Encik Ahmad bin Marzuki)

Bahagian-bahagian Surat

8. Panggilan Hormat

• ContohTuan/Puan,

Y. Bhg. Dato’/Datuk/Y.B. Dato’/Tuan/Puan,

Y. Bhg. Dato’/Datin,

Bahagian-Bahagian Surat

9. Tajuk Surat

• Contoh

Laporan Pembaharuan dan Kemajuan

Dalam Perkhidmatan Awam Malaysia, 1999

Bahagian-Bahagian Surat

10.Pemerengganan

– Perenggan pertama tanpa nombor– Perenggan nombor dua bermula pada kiri

muka surat dan diikuti dengan indentation (tab)

– Perenggan-perenggan seterusnya mengikut format perenggan nombor dua

– Setiap perenggan hanya boleh mengandungi satu isu/perkara sahaja

Bahagian-Bahagian Surat

11.Penanda adanya muka surat kedua pada muka surat pertama

…2/-

12.Penanda muka surat kedua:

- 2 -

Bahagian-Bahagian Surat

13.PenutupSekian, terima kasih

14.Slogan

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

15.Pengakuan Pengirim

Saya yang menurut perintah,

Bahagian-Bahagian Surat

16. Ruang tanda tangan pengirim dan nama pengirim

Contoh(Ahmad bin Ali)Penyelaras Program KananProgram PENGURUSANInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

17. Ruang bagi pihak ketua agensi dan nama agensi

Contoh

(Ahmad bin Ali)b.p. Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

Bahagian-Bahagian Surat

18.Salinan surat kepada agensi lainContoh

Sk. PengarahINTAN

Bukit Kiara

Jalan Bukit Kiara

50480 Kuala Lumpur

Bahagian-Bahagian Surat

19.Edaran dalam dan salinan fail timbul

20.Singkatan nama pegawai yang menguruskan dan yang menaip

21.Singkatan nama fail dalam komputerContoh

ROY/azie/SURAT/jemputan penceramah

Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan

1. Nada yang berdiplomasi– Taraf kehormatan– Bahasa yang positif dan bersopan santun

2. Kesempurnaan– Tiada fakta/maklumat penting ditinggalkan

(kesan terhadap kos dan imej agensi pengirim)

Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan

3. Kemasan penyusunan topik/isi kandungan

– Mengemukakan alasan/latar belakang dan diikuti dengan tujuan atau sebaliknya

4. Keringkasan– Tepat dan tidak berpusing-pusing– Ayat yang ringkas

Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan

5. Kejelasan– Perkataan dan ayat tidak menyebabkan

tafsiran berlainan, tidak mengelirukan

6. Ciri ketepatan/ketelitian– Tiada kesilapan tanda bacaan– Tiada kesilapan tatabahasa– Tiada kesilapan penggunaan perkataan

Ciri-ciri Penulisan Surat Berkesan

7. ‘Layout’ surat yang menyenangkan penerima

– Margin standard– Perenggan yang seimbang– Line spacing– Jenis dan saiz font– kebersihan

Perkara-perkara Penting Yang Perlu Diberi Perhatian Semasa Menulis Surat

1. Tujuan mesej

2. Mengamalkan ciri penulisan berkesan

3. Analisis pembaca/audien (penerima yang ditujukan)

Penulisan Berkesan

• Orthografi yang betul (ejaan standard)

• Bentuk perkataan/ayat yang betul

• Gunakan perbendaharaan kata yang tepat

• Bezakan idea utama dan idea sampingan

• Elakkan bahasa yang berbunga

• Pastikan latar belakang audien

Kenali Audien

• Apa yang anda fikir dan anda ketahui tidak sama dengan apa mereka fikir dan ketahui

• Kecuali rakan rapat, penggunaan akronim hendaklah dielakkan

• Kebanyakan orang sibuk• Mereka bukannya pembaca yang baik –

mungkin tidak faham apa yang ditulis• Mereka mempunyai idea sendiri – tafsiran

dan agenda sendiri

Kenali Audien

• Tuliskan dengan mudah supaya difahami

• Selepas menulis, baca dengan kuat

• Penggunaan koma mengikut keperluan

• Tulis mengikut cara bercakap

• Hindarkan perkataan saintifik/undang-undang

Perkara-perkara Penting Yang Perlu Diberi Perhatian Semasa Menulis Surat

• Tatabahasa

• Pemilihan perkataan yang sesuai

• Nada

• Format

• Penandaan ‘SULIT’, ‘RAHSIA’, ‘TERHAD’

• Panggilan Hormat