Post on 31-Dec-2016
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 1/31
PROSEDUR PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/ DIGITAL
PK.PPAS(S)14
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
HAIZIAH ABU Pegawai Teknologi Maklumat
SITI MOHAIRAH YAHAYA Pen. Pegawai Teknologi Maklumat
01/02/2010
DISEMAK OLEH
SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan
01/02/2010
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
01/02/2010
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 05/06/2014
MUKA SURAT
: 2/31
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya.
HALAMAN DIPINDA
Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
05/06/2014 12,20,37 10,12,14 Penambahbaikan proses Pengarah
05/06/2014 A(b), B 21, 25 Penambahbaikan proses Pengarah
05/06/2014 8.8 - 8.14 29, 30 Senarai rekod Pengarah
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 3/31
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4-5
5-7
8
9-17
18-28
29-30
31
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 4/31
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pengendalian dan
penyelenggaraan perkakasan ICT/ peranti digital, perisian, sistem rangkaian ICT,
laman web dan portal dilaksanakan dengan terancang dan berkesan.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian
Knowledge Management bagi pengendalian dan penyelenggaraan perkakasan,
perisian, sistem pengkomputeran dan portal.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 6.3 - Infrastruktur
Seksyen 7.5.1 - Kawalan bagi pelaksanaan proses-proses
Seksyen 7.5.5 - Pemuliharaan Produk
Seksyen 8.2.3 - Pemantauan dan pengukuran proses
Seksyen 8.2.4 - Pemantauan dan Pengukuran Produk
Seksyen 8.3 - Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
3.2 The Malaysian Public Sector ICT, MAMPU, 2003.
3.3 The Malaysian Public Sector ICT Management Security Handbook (MyMis)
3.4 Dokumen Perjanjian Penyelenggaraan Komputer
3.5 Dokumen Perjanjian Penyelenggaraan Portal
3.6 Garis Panduan Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)
3.7 Peraturan-Peraturan Penggunaan Pusat Perkhidmatan PSR dan Multimedia
3.8 Panduan Penyelenggaraan Peralatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 5/31
3.9 Quality Management Systems – Requirements (First Revision)
(ISO 9001:2008, IDT)
4. DEFINISI
4.1 Penyelenggaraan
Bermaksud kerja-kerja yang terlibat di dalam menjamin kestabilan dan
keselamatan perkakasan, perisian, rangkaian ICT, laman web dan portal.
4.2 Perkakasan ICT
Semua peralatan ICT iaitu server, komputer peribadi (PC), pencetak, komputer
riba, pengimbas, pengimbas barkod (barcode scanner), CD-Writer serta
peralatan lain yang berkaitan dengan komputer seperti Self-Check Machine,
UPS (Uninterruptible Power Supply), thumb/ pen/ flash drive, external speaker
dll.
4.3 Perisian Komputer
Perisian komputer yang terdiri daripada sistem operasi dan sistem aplikasi,
digunakan untuk menjalankan dan memudahkan perjalanan kerja seperti
antivirus, Microsoft Windows, Internet Explorer dan lain-lain.
4.4 Sistem rangkaian
Merangkumi pangkalan data dan pengawalan rangkaian dalaman (intranet) dan
luaran (internet) antara bahagian dan cawangan di perpustakaan dan
organisasi luar.
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 6/31
4.5 Kontraktor/ Vendor
Syarikat yang dilantik oleh PPAS untuk menyelenggara dan membaikpulih
perkakasan dan perisian ICT/ digital, laman web dan portal.
4.6 Kerosakan Kecil (Minor)
Kerosakan kecil seperti sambungan (connection), debug, hang (system freeze),
mesej ralat dan sebagainya
4.7 Kerosakan Besar (Major)
Kerosakan besar seperti modul sistem yang tidak beroperasi, kerosakan
peralatan ICT, pencerobohan oleh penggodam (hacker), ketidakcapaian
melalui internet dan sebagainya.
4.8 Kerosakan Lain
Kerosakan selain daripada yang didefinisikan di Para 4.6 dan 4.7.
4.9 Pihak Bertanggungjawab (PBT)
Bermaksud kumpulan kerja yang terdiri daripada kakitangan Bahagian
Teknologi Maklumat dan Kontraktor yang bertanggungjawab mengurus dan
memastikan semua aduan yang diterima diberi perhatian dan diambil tindakan
segera.
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 7/31
4.10 Penyelenggaraan Rangkaian
Membuat penyelenggaraan kepada peralatan rangkaian. Penyelenggaraan
yang lain termasuklah membuat 'setting' kepada konfigurasi rangkaian,
membuat 'troubleshooting' kepada masalah akses rangkaian dan membuat
peningkatan kepada perisian rangkaian apabila diperlukan.
4.11 Penyelenggaraan Perkakasan
Membuat penyelenggaraan kepada perkakasan seperti Komputer Peribadi,
Pencetak, dan aksesori yang lain. Penyelenggaraan yang lain termasuklah
menginstal semula sistem operasi Komputer peribadi, membuat
'troubleshooting’ kepada perisian, membuat peningkat kepada operasi sistem,
'memory', dan sebagainya.
4.12 Penyelenggaraan Perisian
Melindungi dan mengemaskini integriti perisian dan maklumat dari pendedahan
atau kerosakan yang disebabkan oleh perisian berbahaya seperti virus, worm,
trojan dan spyware.
4.13 Kawalan Data Pelanggan
Melindungi harta hak milik atau maklumat untuk pelanggan yang menggunakan
perkhidmatan PPAS sahaja.
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 8/31
5. SINGKATAN
PPAS : Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
BTM : Bahagian Teknologi Maklumat
KM : Bahagian Knowledge Management
KEW/P : Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan
KS : Ketua Seksyen
KB : Ketua Bahagian
PPP : Penolong Pegawai Perpustakaan
PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
JTK : Juruteknik Komputer
PP : Pembantu Perpustakaan
PBT : Pihak Bertanggungjawab (Kontraktor/ PPTM/ JTK)
OPAC : Online Public Access Catalog
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 9/31
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN T/ JAWAB
A. PENYELENGGARAAN PERKAKASAN
1. Maklumkan KB supaya memastikan sistem pengkomputeran
sentiasa beroperasi dengan baik.
Pengarah
a.
2.
3.
4.
5.
Pemantauan Kerja Penyelenggaraan (Pencegahan)
Pastikan penggunaan komputer serta OPAC mengikut peraturan
dan arahan yang ditetapkan.
Kenalpasti perkakasan ICT yang memerlukan penyelenggaraan.
Sediakan perancangan bagi memastikan sistem pengkomputeran
beroperasi dengan baik.
Maklumkan PBT untuk membuat penyelenggaraan mengikut
spesifikasi dan perjanjian yang telah ditetapkan.
(i) Penyelenggaraan yang dikontrakkan
Kerja penyelenggaraan dijalankan oleh pihak Kontraktor.
(ii) Penyelenggaraan yang TIDAK dikontrakkan
Kerja penyelenggaraan dijalankan oleh PPTM/ JTK.
KB
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 05/06/2014
MUKA SURAT
: 10/31
TINDAKAN T/ JAWAB
6.
7.
8.
Pastikan PBT menjalankan penyelenggaraan mengikut jadual
yang telah ditetapkan.
Pantau kerja-kerja penyelenggaraan yang dijalankan oleh PBT.
Sekiranya TIADA masalah dalam penyelenggaraan;
a. Dapatkan laporan penyelenggaraan
b. Sahkan laporan penyelenggaraan
c. Serahkan laporan kepada PP untuk difailkan
PPTM
PPTM
b.
9.
10.
11.
12.
13.
Pembaikan Kerosakan Minor/ Major
Edar borang Aduan Kerosakan Komputer kepada semua KB.
Terima borang Aduan Kerosakan Komputer yang telah
dilengkapkan oleh kakitangan PPAS (jika ada).
Semak laporan kerosakan komputer sama ada benar atau tidak.
Rekodkan aduan ke dalam Rekod Aduan Komputer (jika benar).
Hubungi dan serahkan laporan Aduan Kerosakan Komputer
kepada PBT.
PPTM/ JTK
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 11/31
TINDAKAN T/ JAWAB
14.
15.
16.
17.
18.
Dapatkan maklum balas daripada PBT mengenai kerosakan
sama ada minor atau major.
i. Minor – pelaksanaan pembaikan dalam tempoh satu (1)
hingga dua (2) hari bekerja.
ii. Major – pelaksanaan pembaikan dalam tempoh tujuh (7)
hari bekerja.
Arahkan PBT melaksanakan kerja-kerja pembaikan komputer
seperti yang telah dilaporkan.
Dapatkan laporan bertulis daripada PBT sekiranya tindakan
pembaikan kerosakan melebihi dari tempoh yang ditetapkan.
Terima laporan tindakan pembaikan yahg telah dilakukan oleh
PBT.
Minta PBT buat penyelenggaraan semula sekiranya masih
menghadapi masalah.
PPTM
19.
Serah laporan Aduan Kerosakan Komputer kepada pihak
pengadu dan dapatkan pengesahan sekiranya berpuashati
dengan kerja yang dilakukan.
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 05/06/2014
MUKA SURAT
: 12/31
TINDAKAN T/ JAWAB
20.
21.
Kemaskini Rekod Aduan Kerosakan mengikut status baikpulih.
Failkan laporan Aduan Kerosakan Komputer.
JTK
c.
22
Pembaikan Kerosakan Lain
Sekiranya kerosakan melebihi tempoh yang ditetapkan/ tidak
boleh dibaiki,
i. Dapatkan laporan daripada PBT.
ii. Buat laporan tentang permasalahan kerosakan dan baikpulih.
iii. Serah laporan kepada KB BTM untuk tindakan lanjut.
PPTM
23.
Serahkan laporan permasalahan kepada Pengarah beserta
cadangan tindakan pembaikan dan anggaran kos (jika ada).
KB
24.
Semak dan pertimbangkan untuk kelulusan pembaikan
permasalahan.
Pengarah
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN
ICT/DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 13/31
TINDAKAN T/ JAWAB
25.
Terima kelulusan dan arahkan PBT untuk pembaikan
permasalahan.
KB
26.
Arah PPTM untuk memantau kerja-kerja pembaikan yang
dilakukan.
27.
28.
Laporkan status pembaikan kepada KB dari masa ke semasa.
Maklum kepada KB kerja-kerja pembaikan telah siap sepenuhnya.
PPTM
29.
30.
Periksa dan sahkan kerja-kerja pembaikan yang telah
disempurnakan dan laporkan kepada Pengarah.
Kemukakan invois kepada KEW/P bagi proses pembayaran.
KB
31.
Failkan rekod pembaikan di dalam fail berkaitan.
JTK
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN
ICT/DIGITAL
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 05/06/2014
MUKA SURAT
: 14/31
TINDAKAN T/ JAWAB
d.
32.
33.
34.
35.
Penyelenggaraan Bulanan dan Berjadual
Periksa kerja-kerja penyelenggaraan bulanan dijalankan dengan
sempurna mengikut Panduan Penyelenggaraan Peralatan
Teknologi Maklumat dan Komunikasi.
Kemukakan job sheet dan invois (penyelenggaraan yang
dikontrakkan)/ tuntutan perjalanan (penyelenggaraan yang tidak
dikontrakkan) kepada KB untuk pengesahan jika kerja-kerja
penyelenggaraan memuaskan.
Catat tindakan susulan di dalam job sheet dan laporan jika perlu.
Failkan salinan jobsheet penyelenggaraan ke dalam fail
berkenaan.
PPTM/ PPP
B.
36.
37.
PENYELENGGARAAN PORTAL/ LAMAN WEB
Pengendalian Aduan Masalah
Terima aduan masalah laman web/ portal dari pengguna melalui:
i. Telefon
ii. Faks
iii. E-mel
Rekodkan masalah ke dalam Rekod Aduan Komputer.
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN
ICT/DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 15/31
TINDAKAN T/ JAWAB
38.
39.
40.
Maklumkan masalah kepada PBT melalui borang elektronik
secara:
i. E-mel
ii. Faks
Keluarkan notis kepada pengguna secara:
i. Bertulis
ii. Paparan di laman web/ portal
Pastikan kerja-kerja pembaikan dilakukan oleh PBT dalam masa
tidak melebihi dua minggu.
PPTM/ PPP
41.
Keluarkan surat peringatan kepada PBT sekiranya kerja-kerja
pembaikan tersebut tidak dilaksanakan mengikut jangka masa
yang ditetapkan.
42.
Dapatkan laporan penuh daripada PBT dan kemukakan kepada
KB untuk pengesahan.
43.
Maklum dan mohon kelulusan daripada Pengarah sekiranya
melibatkan tambahan kos.
KB
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN
ICT/DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 16/31
TINDAKAN T/ JAWAB
44.
Rekodkan laporan ke dalam fail berkenaan.
PPTM/ PPP
C.
45.
46.
47.
PENYELENGGARAAN PERISIAN
Pastikan semua komputer dipasang perisian yang diperlukan bagi
memastikan komputer berada di dalam keadaan yang baik.
Maklum kepada semua kakitangan mengenai ancaman
keselamatan ICT dari masa ke semasa
Kemaskini perisian dari masa ke semasa seperti yang dijadualkan
PPTM/ JTK
48.
49.
50.
Kemaskini Borang Pemantauan dan Penyelenggaraan Komputer
mengikut komputer yang diselenggara
Dapatkan pengesahan daripada KB BTM
Failkan borang ke dalam fail berkaitan
D.
51.
52.
PENYELENGGARAAN RANGKAIAN (NETWORKING)
Periksa status operasi server perkhidmatan setiap hari bekerja
Pastikan semua server perkhidmatan berfungsi
PPTM
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN
ICT/DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 17/31
TINDAKAN T/ JAWAB
53.
54.
55.
Jika server didapati “down” jalankan kerja penyelenggaraan
server merujuk kepada AK/PPAS/29.
Kemaskini laporan penyelenggaraan server
Failkan laporan
PPTM
E.
56.
57.
KESELAMATAN DATA PELANGGAN
Pastikan data pelanggan yang mendaftar dimasukkan ke dalam
server pangkalan data.
Memastikan perkara berikut dilaksanakan:
i. Kata laluan untuk mengakses server dihadkan kepada
‘system admin’ sahaja.
ii. ‘Back up’ data pelanggan dijalankan setiap hari dan
disimpan di dalam ‘tape library’.
iii. ‘Full back up’ (data dan ‘operating system’) dijalankan
seminggu sekali dan disimpan di dalam ‘tape library’.
iv. Uji ‘back up’ data 3 bulan sekali (‘restore’).
v. Penyelenggaraan server.
PPTM
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN
ICT/DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 18/31
7. CARTA ALIRAN KERJA
A. PENYELENGGARAAN PERKAKASAN
a. Pemantauan Kerja Penyelenggaraan (Pencegahan)
TINDAKAN T/ JAWAB
Pengarah - Maklumkan kepada KB agar sistem pengkomputeran beroperasi dengan baik
KB - Rancang dan kenalpasti perkakasan ICT yang perlu diselenggara
- Pastikan penggunaan komputer serta OPAC mengikut peraturan dan arahan
- Maklumkan PBT untuk membuat penyelenggaraan i) Dikontrakkan – Kontraktor ii) Tidak dikontrakkan – PPTM/ JTK
PPTM - Pantau dan pastikan PBT menjalankan penyelenggaraan mengikut jadual
- Masalah semasa selenggara?
- Dapatkan laporan penyelenggaraan
MULA
Tiada
masalah
Bermasalah
A
Pembaikan Kerosakan Minor/ Major
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 19/ 31
a. Pemantauan Kerja Penyelenggaraan (Pencegahan) (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
PPTM - Sahkan laporan penyelenggaraan
- Serahkan laporan kepada PP untuk difailkan
A
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 20/ 31
b. Pembaikan Kerosakan Minor/ Major
TINDAKAN T/ JAWAB
PPTM/ JTK - Edar borang Aduan Kerosakan Komputer kepada semua KB
- Terima borang Aduan Kerosakan yang lengkap diisi
- Semak aduan
- Rekod aduan
- Hubungi dan serahkan borang aduan kepada PBT
PPTM - Dapatkan maklum balas daripada PBT jenis kerosakan
MULA
Benar
Tidak
A
Aduan
dibatalkan
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 05/06/2014
MUKA SURAT
: 21/ 31
b. Pembaikan Kerosakan Minor/ Major (Sambungan)
TINDAKAN
T/ JAWAB
PPTM - Arahkan PBT membuat kerja-kerja pembaikan
- Dapatkan laporan bertulis daripada PBT jika pembaikan melebihi tempoh yang ditetapkan
- Terima laporan pembaikan oleh PBT
- Masih bermasalah?
- Pengesahan pembaikan daripada pengadu
JTK
- Kemaskini rekod aduan kerosakan
- Failkan borang Aduan Kerosakan Komputer
A
TAMAT
Tidak
Ya
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 22/ 31
c. Pembaikan Kerosakan Lain
TINDAKAN T/ JAWAB
PPTM - Dapatkan laporan kerosakan yang melebihi tempoh/ tidak boleh dibaiki daripada PBT
- Serah laporan kepada KB BTM
KB - Kaji laporan/ cadangan/ kos (jika ada) pembaikan dan serah kepada Pengarah
Pengarah - Semak cadangan pembaikan
KB - Arahkan PBT untuk pembaikan
- Arah PPTM memantau kerja-kerja pembaikan
PPTM - Laporkan status pembaikan kepada KB
MULA
Lulus
Tidak lulus
A
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 23/ 31
c. Pembaikan Kerosakan Lain (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
KB - Periksa dan sahkan kerja pembaikan
- Selesai?
- Laporkan kepada Pengarah
- Kemukakan invois kepada KEW/P
JTK - Failkan laporan
A
TAMAT
Ya
Tidak Arah PBT buat pembaikan
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 24/ 31
d. Penyelenggaraan Bulanan dan Berjadual
TINDAKAN T/ JAWAB
PPTM/ PPP - Periksa dan pastikan kerja penyelenggaraan dijalankan oleh PBT mengikut jadual serta panduan yang diberi
- Kemukakan job sheet/ invois/ tuntutan perjalanan kepada KB untuk pengesahan
- Catat tindakan susulan di dalam job sheet dan laporan jika perlu.
- Failkan salinan job sheet.
MULA
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 05/06/2014
MUKA SURAT
: 25/ 31
B. PENYELENGGARAAN PORTAL/ LAMAN WEB
Pengendalian Aduan Masalah
TINDAKAN T/ JAWAB
PPTM/ PPP - Terima aduan masalah
- Rekodkan masalah
- Maklumkan masalah kepada PBT melalui
borang elektronik
- Keluarkan notis kepada pengguna
- Pastikan kerja pembaikan dilakukan tidak
melebihi dua minggu
- Lebih tempoh?
- Dapatkan laporan penuh daripada PBT
dan pengesahan KB BTM
MULA
A
Ya
Tidak
Keluarkan surat peringatan kepada PBT
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 26/ 31
Pengendalian Aduan Masalah (Sambungan)
TINDAKAN T/ JAWAB
KB BTM - Maklum kepada Pengarah jika melibatkan kos
- Lulus Tambahan Kos?
PPTM/ PPP - Rekodkan laporan
Ya
Tidak
Kerja Pembaikan oleh PBT
A
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 27/ 31
C. PENYELENGGARAAN PERISIAN
TINDAKAN T/ JAWAB
PPTM/ JTK - Periksa dan pastikan semua komputer dipasang perisian yang diperlukan
- Lengkap?
- Maklumkan semua kakitangan mengenai ancaman keselamatan ICT
- Kemaskini perisian seperti yang dijadualkan
- Kemaskini Borang Pemantauan dan Penyelenggaraan Komputer
- Dapatkan pengesahan KB BTM
- Failkan borang
MULA
TAMAT
Tidak
Ya
Instal perisian
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 28/ 31
D. PENYELENGGARAAN RANGKAIAN (NETWORKING)
TINDAKAN T/ JAWAB
PPTM - Periksa status operasi semua server perkhidmatan
- Berfungsi?
- Kemaskini laporan penyelenggaraan server
- Failkan laporan
MULA
Tidak
Ya
Selenggara server mengikut AK/PPAS/29
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 05/06/2014
MUKA SURAT
: 29/ 31
8. REKOD KUALITI
BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN
8.1
Fail Aduan Kerosakan Komputer RATU (PA 3/14.19)
BTM
5-7 Tahun
8.2 Fail Aduan Kerosakan Komputer Daerah (PA 3/14.19.1)
BTM/ Perpustakaan Daerah
5-7 Tahun
8.3 Fail Aduan Kerosakan Sistem di Daerah (PA 3/14.19.2)
BTM/ Perpustakaan Daerah
5-7 Tahun
8.4 Fail Aduan Kerosakan Komputer PSR (PA 3/14.19.3)
BTM 5-7 Tahun
8.5 Fail Aduan Kerosakan Komputer USP (PA 3/14.19.4)
BTM 5-7 Tahun
8.6 Fail Aduan Kerosakan Komputer Bilik Multimedia (PA 3/14.19.5)
BTM 5-7 Tahun
8.7 Fail Aduan Kerosakan Portal (PA 3/14.19.6)
BTM/ KM 5-7 Tahun
8.8
8.9
8.10
Fail Penyelenggaraan Portal Rekod Penyelenggaraan Komputer RATU (PA 3/14.13) Rekod Penyelenggaraan Komputer Daerah (PA 3/14.13.1)
KM
BTM
BTM/ Perpustakaan Daerah
5-7 Tahun
5-7 Tahun
5-7 Tahun
5-7 Tahun
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 05/06/2014
MUKA SURAT
: 30/ 31
8. REKOD KUALITI
BIL REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN
8.11
8.12
8.13
Rekod Penyelenggaraan Perkhidmatan Multimedia (PA 3/14.13.2) Rekod Penyelenggaraan Komputer PSR (PA 3/14.13.3) Rekod Penyelenggaraan Sistem (PA 3/14.14)
BTM/ Perpustakaan Daerah
BTM/ Perpustakaan Daerah
BTM
5-7 Tahun
5-7 Tahun
5-7 Tahun
PROSEDUR SOKONGAN
RUJUKAN DOKUMEN
: PK.PPAS(S)14
NO. KELUARAN
: 01
PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/
DIGITAL
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 31/ 31
9. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1 9.2
Contoh Borang Aduan Kerosakan Komputer (PPAS (KOM) 661) Contoh Borang Semakan Penyelenggaraan Peralatan ICT
Lampiran 1
Lampiran 2