SENARAI PROSES KERJA DAN CARTA ALIR

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

UiTM CAWANGAN MELAKA

2017

1.0 UNIT PENTADBIRAN AM

Senarai Proses Kerja

BIL.

TAJUK PROSES KERJA

1. Proses Pengendalian Kursus Pengurusan Organisasi

2. Proses Semakan dan Kelulusan Aktiviti Pelajar

3. Proses Penyediaan Takwim Aktiviti Pelajar

4. Proses Penyerahan Laporan Aktiviti Pelajar

5. Proses Permohonan dan Kelulusan Pendaftaran Persatuan

6. Proses Pelantikan Penasihat Persatuan / Majlis Tertinggi

7. Proses Penyediaan Surat Penghargaan dan Sijil Penghargaan

8. Pelantikan Lembaga Tatatertib

9. Proses Pengendalian Perbicaraan Tatatertib Pelajar

10. Proses Pengendalian Rayuan Tatatertib Pelajar

11. Proses Pengendalian Temubicara Pelajar

12. Pelantikan Jawatankuasa Pelaksana Saman Terus Sahsiah Rupa Diri dan Kad Matrik Pelajar

13. Proses Saman Terus Sahsiah Rupa Diri Pelajar

14. Proses Saman Terus Kad Matrik Pelajar

15. Proses Rayuan Pengurangan Saman

16. Proses Pengecualian / Pengurangan Yuran Pengajian

17. Proses Permohonan Tabung Kebajikan ( Bantuan / Pinjaman )

18. Proses Pengendalian Tabung Kecemasan ( Kematian )

19. Proses Pengendalian Permohonan / Bantuan Kepada Pelajar OKU

20. Penyediaan Laporan Kebajikan Pelajar

21. Proses Penyediaan Surat Pengesahan Mendapat / Tidak Mendapat Tajaan

22. Proses Permohonan / Perlanjutan PTPTN

23. Proses Pemilihan Calon JPP

24. Proses Pengendalian Pilihanraya JPP

25. Proses Pelantikan MPP

26. Proses Pengendalian Minggu Destini Siswa

27. Proses Pengendalian Minggu Pemantapan Siswa

1.1 Proses Penyediaan Kursus Pengurusan Organisasi

1.2 Proses Semakan dan Kelulusan Aktiviti Pelajar

1.3 Proses Penyediaan Takwim Aktiviti Pelajar

1.4 Proses Penyediaan Laporan Aktiviti Pelajar

1.5 Proses Permohonan dan Kelulusan Pendaftaran Persatuan

1.6 Proses Pelantikan Penasihat Persatuan/Majlis Tertinggi

1.7 Proses Penyediaan Surat Penghargaan dan Sijil Penghargaan

1.8 Proses Pelantikan Lembaga Tatatertib

1.9 Proses Pengendalian Tatatertib Pelajar

1.10 Proses Pengendalian Rayuan Tatatertib Pelajar

1.11 Proses Pengendalian Temubicara Pelajar

1.12 Proses Pelantikan Jawatankuasa Pelaksana Saman Terus Sahsiah Rupa Diri dan

Kad Matriks Pelajar

1.13 Proses Saman Terus Sahsiah Rupa Diri Pelajar

1.14 Proses Saman Terus Kad Matriks Pelajar

1.15 Proses Rayuan Pengurangan Saman Terus

1.16 Proses Pengecualian / Pengurangan Yuran Pengajian

1.17 Proses Permohonan Tabung Kebajikan (Bantuan / Pinjaman)

1.18 Proses Pengendalian Tabung Kecemasan (Kematian)

1.19 Proses Pengendalian Permohonan/Bantuan Kepada Pelajar OKU

1.20 Proses Penyediaan Laporan Kebajikan Pelajar

1.21 Proses Penyediaan Surat Pengesahan Mendapat/Tidak Mendapat Tajaan

1.22 Proses Permohonan Perlanjutan PTPTN

1.23 Proses Pemilihan Calon JPP

1.24 Proses Pengendalian Pilihanraya JPP

1.25 Proses Pelantikan Majlis Perwakilan Pelajar

1.26 Proses Pengendalian Minggu Destini Siswa (MDS)

1.27 Proses Pengendalian Minggu Pemantapan Siswa (MPS)

2.0 UNIT PENGURUSAN KOLEJ

Senarai Proses Kerja

BIL.

TAJUK PROSES KERJA

1. Penempatan Organisasi luar di Kolej Kediaman

2. Agihan Tugasan Kakitangan di Kolej Kediaman

3. Proses “clearance “ di Kolej Kediaman

4. Laporan Program

5. Laporan disiplin Staf Kolej Kediaman

6. Laporan Prestasi Kakitangan

7. Pendaftaran Pelajar Baru di Kolej Kediaman

8. Pelupusan Harta Benda

9. Pemantauan Kerja-Kerja Pembersihan Di Kolej

10. Pengurusan Inventori Kolej Kediaman

11. Pengurusan Kerosakan Kemudahan di Kolej Kediaman

12. Perancangan kerja-kerja naik taraf atau ubahsuai di kolej kediaman

13. Permohonan Staf Kolej Kediaman

14. Pemeriksaan Kebersihan & Makanan Kafetaria

15. Pendaftaran dan Pelaksanaan e-Insentif

16. Pendaftaran Pelajar Lama di Kolej Kediaman

17. Permohonan penempatan pelajar lama di kolej kediaman

18. Menyediakan Anggaran Belanjawan Tahunan

19. Laporan Kerosakan di Kolej Kediaman

20. Pemeriksaan Kerosakan Kemudahan

21. Menampal Pekeliling Dan Notis

22. Pemeriksaan Bilik

23. Pemeriksaan Kebersihan Kawasan

24. Pengurusan Surat Keluar Masuk

25. Penyediaan Logistik Aktiviti Pelajar

26. Perkhidmatan Kaunter

27. Proses Permohonan Pertukaran Bilik Pelajar

28. Proses Pengurusan Perkhidmatan Pelajar NR

2.1 Penempatan Organisasi Luar Di Kolej Kediaman

2.2 Agihan Tugasan Kakitangan di Kolej Kediaman

2.3 Proses ”clearance” di kolej kediaman

2.4 Laporan Program

2.5 Laporan Disiplin Staf Kolej Kediaman

2.6 Laporan Prestasi Kakitangan

2.7 Pendaftaran Pelajar Baru di Kolej Kediaman

2.8 Pelupusan Harta Benda

2.9 Pemantauan Kerja-Kerja Pembersihan Di Kolej

2.10 Pengurusan Inventori Kolej Kediaman

2.11 Pengurusan Kerosakan Kemudahan di Kolej Kediaman

2.12 Perancangan Kerja-Kerja Naik Taraf Atau Ubahsuai Di Kolej Kediaman

2.13 Permohonan Staf Kolej Kediaman

2.14 Pemeriksaan Kebersihan & Makanan Kafeteria

2.15 Pendaftaran dan Perlaksanaan e- insentif

2.16 Pendaftaran Pelajar Lama Di Kolej Kediaman

2.17 Permohonan Penempatan Pelajar Lama Di Kolej Kediaman

2.18 Menyediakan Anggaran Belanjawan Tahunan

2.19 Laporan Kerosakan di Kolej Kediaman

2.20 Pemeriksaan Kerosakan Kemudahan

2.21 Menampal Pekeliling dan Notis

2.22 Pemeriksaan Bilik

2.23 Pemeriksaan Kebersihan Kawasan

2.24 Pengurusan Surat Keluar

2.25 Penyediaan Logistik Aktiviti Pelajar

2.26 Perkhidmatan Kaunter

2.27 Proses Permohonan Pertukaran Bilik Pelajar

2.28 Proses Pengurusan Perkhidmatan Pelajar NR

3.0 UNIT KERJAYA DAN KAUNSELING

Senarai Proses Kerja

BIL.

TAJUK PROSES KERJA

1. Proses Sesi Kaunseling

2. Proses Pengedaran Borang Penempatan Pekerjaan

3. Proses Mengendalikan Bengkel/Kursus

4. Proses Temuduga Dalam / Luar Kampus

5. Proses Penulisan Risalah

6. Proses Kaji Selidik

7. Program Khidmat Masyarakat

8. Proses Tuntutan Elaun

3.1 Proses Sesi Kaunseling

3.2 Proses Pengedaran Borang Penempatan Pekerjaan

3.3 Proses Mengendalikan Bengkel/Kursus

3.4 Proses Temuduga Dalam dan Luar Kampus

3.5 Proses Penulisan Risalah

3.6 Proses Kaji Selidik

3.7 Program Khidmat Masyarakat

3.8 Proses Tuntutan Elaun

4.0 UNIT KESIHATAN

Senarai Proses Kerja

BIL.

TAJUK PROSES KERJA

1. Pemeriksaan pesakit luar

2. Pengendalian Kes Kecemasan

3. Pengendalian Prosedur Rawatan

4. Pengendalian Ujuan Makmal

5. Pengendalian Pesakit di Wad Sementara

6. Pemeriksaan Kesihatan

7. Pengurusan Peralatan Perubatan Dalam Ambulan

8. Pinjaman Peralatan Perubatan

9. Sucihama Peralatan Perubatan Perubatan

10 Penyelenggaraan Peralatan Perubatan

11. Dispensi Ubat-Ubatan

12. Pengurusan Bekalan Ubat

13. Pengendalian Ubat Luput Tarikh

14. Pengurusan Rekod Pesakit Tamat Pengajian

15. Pembayaran Bil Rawatan Hospital Pelajar

16. Tuntutan Tabung Kecemasan

17. Pengurusan Penerimaan Surat dan Dokumen

18. Pengurusan Pengeluaran Surat dan Dokumen

19. Pengurusan Perolehan Peralatan Perubatan

20. Pengurusan Promosi Kesihatan

21. Pemeriksaan Premis Makanan

22. Perlupusan Sisa Klinikal

23. Pengendalian Pesakit Selepas Waktu Pejabat

24. Penyediaan Laporan Bulanan dan Tahunan

4.1 Proses Pengendalian Pemeriksaan Pesakit Luar

4.2 Proses Pengendalian Kes-Kes Kecemasan

4.3 Proses Pengendalian Prosedur Rawatan

4.4 Pengendalian Ujian Makmal

4.5 Proses Pengendalian Pesakit Di Wad Sementara

4.6 Proses Melakukan Pemeriksaan Kesihatan

4.7 Proses Pengurusan Peralatan Perubatan Dalam Ambulan

4.8 Proses Pinjaman Peralatan Perubatan

4.9 Proses Sucihama Peralatan Perubatan

4.10 Proses Penyelenggaraan Peralatan Perubatan

4.11 Proses Dispensi Ubat-Ubatan

4.12 Proses Pengurusan Bekalan Ubat-ubatan

4.13 Proses Pengendalian Ubat Luput Tarikh

4.14 Proses Pengasingan Rekod Pesakit Yang Tamat Pengajian

4.15 Proses Pembayaran Bil Rawatan Hospital/Klinik Kerajaan

4.16 Proses Tuntutan Tabung Bantuan Kecemasan Pelajar

4.17 Proses Pengurusan Penerimaan Surat dan Dokumen

4.18 Proses Pengurusan Pengeluaran Surat dan Dokumen

4.19 Proses Pengurusan Perolehan Peralatan

4.20 Proses Penganjuran Aktiviti Promosi Kesihatan

4.21 Proses Pemeriksaan Premis Makanan

4.22 Proses Pengurusan Sisa Klinikal

4.23 Proses Pengurusan Pesakit Selepas Waktu Pejabat

4.24 Proses Menyediakan Laporan Tahunan

5.0 UNIT KOKURIKULUM

Senarai Proses Kerja

BIL.

TAJUK PROSES KERJA

1. Proses penyediaan keperluan kemudahan

2. Proses pelantikan jurulatih ko

3. Proses pendaftaran dan pertukaran ko

4. Proses pengecualian kredit ko

5. Proses pengendalian kuliah ko

6. Proses pengguguran/penambahan kursus ko

7. Proses penilaian/ ujian akhir ko

8. Proses pemarkahan ko

9. Proses pembetulan keputusan ujian akhir ko

5.1 Proses Penyediaan Keperluan Latihan KoKurikulum

5.2 Proses Perlantikan Jurulatih Sambilan

5.3 Proses Pendaftaran dan Pertukaran Kokurikulum

5.4 Proses Pengecualian Kredit Kokurikulum

5.5 Proses Pengendalian Kuliah Kokurikulum

5.6 Proses Pengguguran dan Penambahan Kokurikulum

5.7 Proses Penilaian Kokurikulum

5.8 Proses Pemarkahan Kokurikulum

5.9 Proses Pembetulan Keputusan Ujian Akhir

6.0 UNIT SUKAN

Senarai Proses Kerja

BIL.

TAJUK PROSES KERJA

1. Mengurus dan melaksanakan program (dalaman)

2. Membantu mengurus dan melaksanakan program (luaran)

3. Mengiringi pelajar untuk menyertai kejohanan jemputan dan program luar

4. Membantu Mengurus dan Melaksanakan Kejohanan Sukan Mahasiswa (KARiSMA)

5. Melaksanakan tugas sebagai penyelaras permainan

6. Melaksanakan tugas sebagai penyelaras sukan di kolej

7. Melaksanakan tugas sebagai penyelaras sukan di fakulti

6.1 Mengurus dan Melaksanakan program (dalaman)

6.2 Membantu Mengurus dan Melaksanakan program (luaran)

6.3 Mengiringi pelajar untuk menyertai kejohanan jemputan dan program luar

6.4 Membantu Mengurus dan Melaksanakan Kejohanan Sukan Mahasiswa (KARiSMA)

6.5 Melaksanakan tugas sebagai penyelaras permainan

6.6 Melaksanakan tugas sebagai penyelaras sukan di kolej

6.7 Melaksanakan tugas sebagai penyelaras sukan di fakulti

7.0 UNIT KEBUDAYAAN

Senarai Proses Kerja

BIL.

TAJUK PROSES KERJA

1. Menguruskan Hal Pentadbiran Unit Kebudayaan & Kesenian

2.

Mengendalikan Program Kebudayaan & Kesenian (Seni Tari, Seni Lakon, Seni Muzik, Puisi Dan

Aktiviti Seni Budaya Lain) Yang Melibatkan Mahasiswa Dan Staf

3. Mengendalikan Dan Mengawal Pinjaman Pakaian Dan Peralatan Alat Muzik

7.1 Menguruskan Hal Pentadbiran Unit Kebudayaan & Kesenian

7.2 Mengendalikan Program Kebudayaan & Kesenian (Seni Tari, Seni Lakon, Seni Muzik,

Puisi Dan Aktiviti Seni Budaya Lain) Yang Melibatkan Mahasiswa Dan Staf

7.3 Mengendalikan Dan Mengawal Pinjaman Pakaian Dan Peralatan Alat Muzik

8.0 UNIT KEPIMPINAN PELAJAR

Senarai Proses Kerja

BIL.

TAJUK PROSES KERJA

1. Pelaksanaan dan pemantauan Modul PKPB Peringkat Diploma dan Ijazah

2. Pemantauan pelaksanaan Modul Kepimpinan Pewaris Bangsa (PKPB)

3. Pelantikan Fasilitator Modul PKPB/Kenegaraan/Modul Khas

4. Pengendalian Kursus `Training Of Trainer‘ (TOT) Fasilitator Modul PKPB dan Kenegaraan

5. Penganjuran Program Kepimpinan Pelajar

8.1 Pelaksanaan dan pemantauan Modul PKPB Peringkat Diploma dan Ijazah

8.2 Pemantauan pelaksanaan Modul Kepimpinan Pewaris Bangsa (PKPB)

8.3 Pelantikan Fasilitator Modul PKPB/Kenegaraan/Modul Khas

8.4 Pengendalian Kursus `Training Of Trainer‘ (TOT) Fasilitator Modul PKPB dan Kenegaraan

8.5 Penganjuran Program Kepimpinan Pelajar