jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdkinta/attachments/article/7881... · Web viewCarta Fungsi...

BAHAGIAN : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANUNIT KEWANGAN

ALAMAT : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIAARAS 6, BLOK E862604 PUTRAJAYA

NO. TELEFON : 03-88846173NO. FAKS. : 03-88895235LAMAN SESAWANG: [email protected]

myPortfolioPEMBANTU TADBIR KEWANGAN

UNIT KEWANGAN

Nama : Intan Mawaddah Binti Abdul Wahab

Gelaran Jawatan : Pembantu Tadbir Kewangan

Gred Hakiki Jawatan : W19

Tarikh Penempatan : 28 Mei 2018

Nama : Noor Azman Bin Muhammad Noor

Gelaran Jawatan : Setiausaha Bahagian

Gred Jawatan :

Tarikh :

MAKLUMAT PEGAWAI

DILULUSKAN OLEH

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

JADUAL PENGEMASKINIAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi

Carta Fungsi

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi

Deskripsi Tugas

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai

Semak bagi Aktiviti 1

Senarai Undang-undang, Peraturan dan

Punca Kuasa

Senarai Borang

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai

KANDUNGAN

1.1 Carta Organisasi Kementerian Pendidikan Malaysia

SETIAUSAHA BAHAGIAN

2. CARTA FUNGSI

CAWANGAN PENTADBIRAN & KEWANGAN

UNIT PERSATUAN SUKAN DAN KEBUDAYAAN (MESCA)

CAWANGAN PENGURUSAN KUALITI & MAJLIS

1. Menggalak dan memajukan kegiatan-kegiatan sukan dan kebudayaan di KPM.

2. Menyediakan platform untuk ahli mengembangkan minat dan bakat dalam bidang sukan dan kebudayaan.

3. Mengekalkan gabungan dengan Majlis Kebajikan dan Sukan Ibu-ibu Pejabat Kerajaan Persekutuan.

4. Menganjur dan menguruskan perjumpaan, persembahan, pertandingan serta perlawanan sukan dan kebudayaan.

5. Mengutip dana untuk menyokong pelaksanaan aktiviti sukan dan kebudayaan terutamanya di KPM dengan cara yang difikirkan sesuai oleh Jawatankuasa dengan kelulusan Pendaftar Pertubuhan dan agensi-agensi yang berkaitan.

6. Menjaga kebajikan ahli dengan apa juga cara yang boleh dalam masa kemalangan, sakit atau kematian.

7. Melaksanakan aktiviti lain yang sah dari segi undang-undang untuk faedah ahli.

CAWANGAN PENGURUSAN REKOD

Pengurusan Registri

1. Merancang dan menyediakan dasar, standard, prosedur dan garis panduan pengurusan registri.

2. Mengurus dan memantau pelaksanaan urusan pewujudan penerimaan, pendaftaran, pengedaran dan penyimpanan mel / rekod.

3. Merancang dan menguruskan pelaksanaan penubuhan Registri Berpusat bagi Ibu Pejabat Kementerian Pendidikan Malaysia (IPKPM).

4. Merancang dan menguruskan penerimaan, pendaftaran, penawanan, pengedaran dan penyimpanan surat / mel IPKPM.

5. Merancang dan menguruskan ruang / peralatan penyimpanan fail yang mencukupi untuk rekod-rekod IPKPM.

6. Menyelaras, memantau dan menguruskan pembukaan fail-fail urusan am dan fungsian mengikut klasifikasi fail yang telah ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia (ANM).

7. Menyelaras, memantau dan memastikan pergerakan, penyenggaraan, penjagaan, penyimpanan, pemeliharaan, penutupan dan pelupusan fail dilaksanakan mengikut tatacara yang ditetapkan.

Pengurusan Rekod

1. Penyediaan Panduan dan Prosedur Pengurusan Rekod.2. Pembangunan Klasifikasi Fail.3. Sistem Pengurusan Rekod Elektronik.4. Pengurusan Bilik Rekod dan Pusat Rekod KPM.5. Pelupusan Rekod.6. Program Khidmat Konsultansi Pengurusan Rekod.7. Program Kesedaran Pengurusan Rekod.8. Menguruskan dan menyelaras perlantikan Pegawai Rekod Jabatan.9. Pelaksanaan Digital Documents Management System.10. Pengurusan Rekod Penting dan Pelan Tindakan Bencana Rekod.11. Pengurusan Dokumen Terperingkat.12. Inspektorat / Audit Pengurusan Rekod.13. Merancang, mengurus dan memastikan pengurusan rekod IPKPM

mematuhi kriteria penilaian penarafan bintang (SSR).

Pengurusan Arkib

1. Merancang, menyelaras dan mamantau penyerahan bahan arkib terbitan KPM kepada Arkib Negara.

2. Merancang, menyelaras dan memantau penyerahan bahan Pengurusan Tertinggi KPM kepada Arkib Negara.

1. Menyelia & menguruskan Kenderaan Jabatan.2. Menyedia, mengagih dan mengumpul Kad Perakam

Waktu bagi setiap bulan.3. Menyemak dan memproses permohonan ke luar negara

bagi lawatan persendirian.4. Merancang dan menguruskan surat menyurat

Kementerian.5. Menguruskan sistem Fail Bahagian.6. Mengurusetiakan Mesyuarat Pengurusan dan

Perhimpunan Bulanan Bahagian.7. Menyedia dan mengemukakan Laporan Sistem

Pengurusan Audit Nilai (SPAN).8. Mengurus dan menyedia POL Bahagian:

- Merancang dan mengurus kursus/latihan seperti Kursus Pemandu dan Kursus Pem. Setiausaha Pejabat/Setiausaha Pejabat.

9. Mentadbir kemudahan dan sistem rangkaian ICT Pejabat Pengurusan Tertinggi, Anggota Pentadbiran dan Bahagian.

10. Merancang, menyelia dan menguruskan pengurusan harta modal, inventori dan stor.

11. Merancang dan mengurus perolehan, perkhidmatan/bekalan pejabat dan harta modal.

12. Menyedia dan mengemukakan laporan ke BPPA untuk JKPAK.

13. Memeriksa dan memantau penyediaan semua jenis penyata perubahan (Kew.8).

14. Menyedia & mengurus carta aliran semua modul di HRMIS.

15. Mengurus semua pelantikan/penamatan/ penyambungan Pegawai kontrak (Contract for services & Contract of Services) dan PSH.

16. Merancang & mengetuai Bengkel, Kursus, Taklimat dan segala urusan yang berkaitan dengan HRMIS, POL, Latihan Perkhidmatan Bukan Guru dan sebagainya bagi semua Pegawai di bawah BKP.

17. Merancang, menyelaras & menyediakan ABM.18. Pelaksanaan OBB.19. Menyelaras & mengawal Peruntukan Dasar One-Off Luar

Negara & One Off Harta Modal yang lain.20. Melaksanakan pengurusan akaun Bahagian - PTJ.21. Memperakukan Penyata Perubahan Gaji bagi setiap

Pegawai/kakitangan.22. Menyelia & menyelaraskan perbelanjaan akaun pukal

TNB, TELEKOM, SYABAS & IWK.23. Menyelia & menyelaras bayaran sewaan ruang pejabat di

Kompleks E dan Cyberjaya.24. Menyedia & mengemukakan laporan ke Bhg. Kewangan

untuk JPKA.25. Mengurus & mengakaunkan terimaan dan hasil.26. Menyelaras bayaran balik pinjaman komputer dan

kenderaan kakitangan / Pegawai.27. Menyelaras Daftar Pinjaman Komputer & Kenderaan.

1. Merangka struktur dan mekanisme program-program TQM di KPM.2. Menyelaras dan melaksanakan program-program kualiti & inovasi di semua peringkat.3. Mengurus dan melaksanakan sistem penarafan ‘bintang’ di semua peringkat Bahagian

dan keseluruhan agensi di bawah KPM sehingga ke JPN/PPD/Sekolah.4. Menyelaras Pelaksanaan pemakaian PKPA untuk meningkatkan penghayatan dan

pembudayaan kualiti di kalangan warga KPM.5. Menyediakan khidmat nasihat dalam program kualiti dan khidmat keurusetiaan

mesyuarat-mesyuarat utama Kajian/teknikal kualiti, inovasi dan produktiviti KPM:i) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.ii) Mesyuarat Penyelarasan MS ISO 900.:2000.iii) Mesyuarat Audit Kualiti Dalaman.iv) Mesyuarat J/K Teknikal Piagam Pelanggan.v) Mesyuarat J/K Pemandu Inovasi & Produktiviti KPM.vi) Mesyuarat J/K Petugas Inovasi & Produktiviti KPM.vii) Mesyuarat J/K Induk Majlis Hari Inovasi KPM.viii) Mesyuarat J/K Kerja Program Hari Inovasi KPM.ix) Mesyuarat J/K Induk Sistem Star Rating KPM.x) Mesyuarat J/K Kerja Sistem Star Rating KPM.xi) Mesyuarat J/K Induk Konvensyen KIK, KPM.

6. Merancang program-program kualiti dan inovasi KPM.7. Merancang latihan-latihan berkaitan program kualiti.8. Menyelaras Tadbir Urus Laman Web/Portak KPM.9. Mengurus setiakan: i) Mesyuarat J/K Induk Laman Web/Portal KPM; dan ii) Mesyuarat J/K Kerja Pengurusan Laman Web/Portal.10. Menetapkan dasar, mekanisme dan pengurusan laman web/portal.11. Menentukan dasar penyampaian perkhidmatan/maklumat melalui laman web/portal.12. Menentukan keperluan Kajian semula kandungan utama laman web/portal.13. Mengesahkan konsep reka bentuk dan susun atur laman web/portal14. Mengesahkan keperluan infrastruktur & sokongan teknikal bagi laman web/portal.15. Menyelesaikan isu-isu dan masalah berkaitan laman web/portal.16. Memastikan kandungan dalam laman web/portal adalah terkini dan sahih dengan

mewujudkan proses pengurusan kandungan yang berkesan.17. Memastikan keseragaman dalam penyampaian maklumat di laman web/portal.18. Mengesyorkan peningkatan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan termasuk

penyediaan perkhidmatan secara interaktif bagi menyokong ciri-ciri dan kemudahan yang mesra pelanggan.

19. Mengkaji dam membuat syor untuk mewujudkan ciri-ciri baru (enhancing features) dalam laman web/portal.

20. Mengesyorkan konsep reka bentuk dan susun atur laman web/portal kepada J/K Induk Pengurusan Laman Web/Portal.

21. Mengesyorkan keperluan infrastruktur & sokongan teknikal bagi laman web/ portal kepada J/K Induk Pengurusan Laman Web/Portal.

22. Merancang, menyelaras dan memantau Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti KPM (MS ISO 9000).

23. Merancang, menyelaras dan memantau Pelaksanaan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) KPM.

24. Merancang dan melaksana urusan inspektorat kualiti KPM (naziran kualiti, audit kualiti dalaman dan audit kualiti luaran).

25. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan program peningkatan kualiti & inovasi.

26. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan piagam pelanggan KPM.27. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan PKPA.28. Membuat Penilaian Sistem Star Rating Bahagian/Agensi.29. Membuat benchmarking program-program kualiti.30. Membuat kajian keberkesanan program-program kualiti serta melaporkan kepada

Pengurusan Tertinggi KPM.31. Merancang dan menggubal dasar-dasar berkaitan auditan kualiti.

CAWANGAN PENGURUSAN BANGUNAN & KESELAMATAN

1. Pengurusan Penyewaan Ruang Pejabat/ Bangunan Kementerian.

2. Pengurusan Pengubahsuaian Pejabat.3. Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan.4. Pengurusan Sistem Aduan Penyelenggaraan

Bangunan.5. Pengurusan Kemudahan Kualiti.6. Pengurusan Permohbonan Telefon analog, talian

telefon/faks dan internet.7. Pengurusan Bil Tenaga dan Air.8. Pengurusan Bil Telekomunikasi.9. Pengurusan Kewangan dan Penyelenggaraan.10. Pengurusan Mesyuarat Penyelenggaraan.11. Merancang, mengurus, menyelaras, menyedia,

memantau dan memastikan aspek-aspek keselamatan fizikal bangunan.

12. Merancang dan menyediakan dasar berkaitan keselamatan.

13. Mengurus dan mengendalikan permohonan pas keselamatan pegawai dan kakitangan serta memastikan sistem pas keselamatan berjalan dan berfungsi dengan baik.

14. Menyedia, memantau dan merekodkan penggunaan pas-pas pelawat di blok-blok KPM.

15. Merancang, mengurus, menyelaras dan mengadakan latihan fire drill.

16. Menyelaraskan isu-isu keselamatan KPM seperti:(a) Penyerahan memorandum;(b) Piket/rusuhan; dan(c) Majlis-majlis Rasmi.

17. Mengurus perkhidmatan pengawal keselamatan blok-blok di bawah KPM.

18. Mengurusetiakan mesyuarat-mesyuarat berkala berkaitan keselamatan.

19. Merancang dan melaksanakan kursus-kursus berkaitan keselamatan.

20. Membantu merancang Dasar Pembahagian Tempat Letak Kenderaan (TLK).

21. Menyelaras dan melaksanakan dasar penguatkuasaan pelekat kenderaan dan pembahagian tempat letak kenderaan di blok-blok.

22. Membantu merancang, menyelaras dan memantau sistem lalulintas di Kompleks E.

1. Membuat bayaran tuntutan perjalanan, elaun

penceramah, elaun pertukaran stesen/perpindahan

rumah, bayaran balik kasut, bil suratkhabar, pos dan

perubatan melalui iGfmas

2. Membuat bayaran gaji kakitangan kontrak, pekerja

sambilan harian dan caruman KWSP melalui iGfmas

3. Membuat bayaran caruman KWSP kakitangan kontrak

dan pekerja sambilan harian melalui KWSP online.

4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari

semasa ke semasa.

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

* Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN Pembantu Tadbir(Kewangan)

KETUA PERKHIDMATAN SUB

RINGKASAN GELARAN JAWATAN Pembantu Tadbir(Kewangan)

KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

GRED JAWATAN W19 BIDANG UTAMA KHIDMAT PENGURUSAN

GRED JD GRED W19 SUB-BIDANG KEWANGAN

STATUS JAWATAN TETAP DAN BERPENCEN DISEDIAKAN OLEH

INTAN MAWADDAH BT ABDUL WAHAB (PTQ)

HIRARKI 1(BAHAGIAN) BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DISEMAK OLEH NURUL INANI BT

IBRAHIM

HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)

CAWANGAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

DILULUSKAN OLEHNOOR AZMAN B. MUHAMMAD NOOR SUB

SKIM PERKHIDMATAN SOKONGAN TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas kewangan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Memproses bayaran pelbagai jenis tuntutan, bil-bil serta gaji

kakitangan melalui sistem iGfmas dan badan berkanun melalui

sistem KWSP online

1. Membayar tuntutan perjalanan, elaun penceramah, elaun pertukaran stesen/perpindahan rumah, bayaran balik kasut, bil suratkhabar, pos dan perubatan

2. Membayar gaji kakitangan kontrak,

pekerja sambilan harian dan caruman KWSP Membayar kontrak-kontrak di BKP

3. Menyedia Borang A caruman KSWP

DIMENSI

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI

1. Kemahiran Kepimpinan2. Pemikiran Strategik3. Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik4. Kebolehan menguasai sesuatu yang baru dengan cepat5. Kebolehan berkomunikasi dengan baik6. Boleh bekerjasama dengan kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuat kuasa

PENGALAMAN

1. Menjalankan tugas-tugas kewangan hampir 9 tahun

4. DESKRIPSI TUGAS

5. PROSES KERJA

Aktiviti 1 : Penyediaan Bayaran Tuntutan Perjalanan Penceramah, Bayaran Balik Kasut dan Elaun Perpindahan/Bertukar Stesyen.

BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA

PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA1 Menyediakan

bayaran pelbagai

tuntutan bagi pegawai di bawah BKP

Terima Permohonan Tuntutan sebelum atau 10hb berikutnya.

SUB/KPSU/

PSU/PAK/

KPT

Perintah-Perintah Am Dan Arahan

Pentadbiran

Pekeliling Kewangan

Manual iGFMAS

2 Semak borang permohonan beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima

3 Periksa tuntutan dengan rekod kedatangan.

4 Kunci masuk maklumat penerima dan jumlah tuntutan yang layak diterima. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I

5 Kuiri/Sahkan

6 Tunggu semakan kod perakaunan dari AO (pejabat perakaunan)

7 Kuiri/Lulus

8 Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar

9 Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.

Aktiviti 2 : Penyediaan Bayaran Bil Suratkhabar, Pos dan Perubatan.


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA1 Menyediakan

bayaran pelbagai bil berkaitan

pegawai di bawah BKP

Terima Permohonan bayaran sebelum atau 10hb berikutnya.

SUB/KPSU/

PSU/PAK/

KPT


Pentadbiran

Pekeliling Kewangan

Manual iGFMAS

2 Semak borang permohonan beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima

3 Periksa tuntutan dengan rekod kedatangan.


5 Kuiri/Sahkan


7 Kuiri/Lulus



Aktiviti 3 : Penyediaan Penyata dan Bayaran Gaji Kakitangan Kontrak dan Pekerja Sambilan Harian serta caruman KWSP


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA1 Menyediakan

penyata gaji bagi pegawai-

pegawai kontrak dan

pekerja sambilan harian di

bawah BKP

Terima Kew.8 dan dokumen berkaitan tuntutan dari Unit Pentadbiran

SUB/KPSU/

PSU/PAK/

KPT


Pentadbiran

Pekeliling Kewangan

Manual iGFMAS

2 Semak Kew.8 beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima

3 Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang berkaitan.


5 Kuiri/Sahkan


7 Kuiri/Lulus



Aktiviti 4 : Penyediaan Bayaran Caruman KWSP Melalui sistem KWSP Online


PEGAWAI LAIN YANG

ADA HUBUNGAN/

DIRUJUK

UNDANG-UNDANG,

PERATURAN DAN PUNCA

KUASA1 Menyediakan

pesanan kerajaan jika

terdapat permohonan

dari unit-unit di bawah seliaan

BKP

Terima harg copy permohonan pesanan tempatan dari unit-unit dibawah seliaan BKP. Nota minta telah diserahkan dalam sistem ePerolehan secara online.

SUB/KPSU/

PSU/PAK/

KPT


Pentadbiran

Pekeliling Kewangan

Manual iGFMAS

2 Semak paparan senarai tugas harian dalam sistem ePerolehan

3 Jana LO dengan memasukkan kod akaun, kuantiti dan serah kepada Pelulus. Kuiri/Luluskan pesanan kerajaan

4 Tunggu Semakan kod akaun dan baki di peringkat AO. Kuiri/Lulus.

5 Cetak LO. Rekod dalam buku daftar pesanan tempatan (format excel).

6 Apabila selesai teruskan proses perolehan, penerimaan barang dan penerimaan di dalam senarai tugas sistem ePerolehan. Serah Pegawai Pengesah. (PAK)

7 Pembekal Jana Invois

8 Serah dokumen ke PAK untuk Pegawai membuat padanan bayaran. Dokumen terus ke Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan dalam sistem iGfmas.

9 Peraku I. Kuiri/Luluskan

10 Peraku II. Kuiri/Luluskan.


6. CARTA ALIR

Aktiviti 2: Daftar Waran Peruntukan (Asal (F1), Tambah (Asal) (F2), Tarik (F3), Kecil (F4) & Virement (F6)

MULA

TAMAT

Buat pindaan

Tidak

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Terima waran peruntukan asal, tambah, tarik, kecil atau virement

Menghantar dokumen yang lengkap kepada pegawai pelulus untuk Perakuan I

Pegawai Perakuan II

Akuan Terima

Simpan dan cetak waran kedalam fail untuk semakan.

Tamat

Aktiviti 3: Daftar Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGfmas

MULA

Ya

TAMAT

Ada

Tidak


Mula

Menerima permohonan dan menyemak bagi memastikan pemohon menghantar dokumen hardcopy yang lengkap untuk diproses

Menghantar dokumen yang lengkap kepada pegawai pelulus untuk meluluskan Pesanan Kerajaan yang telah dicipta didalam sistem iGFMAS

Memasukkan no. Pesanan penghantaran (DO) dan kuantiti yang betol untuk diserah kepada Peraku 2

Memasukkan no. Invois dan amaun jumlah keseluruhan bagi tujuan pembayaran dan diserah kepada peraku 1 dan 2

Menyemak status pembayaran dan mencetak baucar bayaran setelah berstatus 80 didalam sistem iGfmas

Tamat

Aktiviti 4: Penyediaan Tanggungan Kontrak Kerajaan Untuk Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Melalui iGfmas

Aktiviti 1: Penyediaan Bayaran Tuntutan Perjalanan

MULA

TAMAT

Tidak

Buat pindaan

Buat pindaan


Mula

Sediakan tanggungan kontrak.

Pegawai Peraku I

Cetak tanggungan kontrak yang berstatus 80

Kunci masuk DO (bekalan & perkhidmatan)

Pegawai Peraku I

Tamat

Pegawai Peraku II

Cetak baucar bayaran dan rekod dalam buku daftar kontrak (JANM 12)

Aktiviti 2: Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Masuk Gaji, Keluar Gaji (LPC), Perubahan gaji, perubahan pelbagai elaun, naik pangkat, potongan dan lain-lain)

MULA

TAMAT

Tidak

Buat pindaan

Buat pindaan


Mula

Pegawai menghantar borang permohonan tuntutan elaun lebih masa ke unit kewangan.

Terima borang tuntutan elaun lebih masa. Semak samaada lengkap atau tidak.

Kunci masuk dalam sistem iGfmas, arahan pembayaran, sub modul pendapatan bercukai. Hantar Perakuan I

Perakuan I

Semakan AO

Tamat

Pegawai Peraku II

Status 80 cetak baucar bayaran dan simpan.

MULA

TAMAT

Tidak

Buat pindaan

Buat pindaan


Mula

Pegawai dari unit pentadbiran memberi Kew-8 untuk perubahan gaji.

Terima Kew-8. Semak samaada ada kesilapan atau tidak.

Sediakan SG20. Kunci masuk ke dalam sistem HCM.

Menyemak Laporan Edit

Simulasi Gaji

Tamat

MULA

TAMAT

Tidak

Buat pindaan

Aktiviti 7 : Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui ePerolehan

Aktiviti 1: Daftar Waran Peruntukan (Asal (F1), Tambah (Asal) (F2), Tarik (F3), Kecil (F4) & Virement (F6)

11. SENARAI SEMAK

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJAMula

Pegawai dari unit-unit di bawah seliaan BKP menghantar permohonan LO dan nota minta telah diserahkan dalam sistem ePerolehan

Semak senarai tugas harian dalam sistem ePerolehan dan jana LO. Serah kepada Pelulus.

Pelulus sahkan. Kuiri/Lulus.

LO status 80. Cetak LO. Rekod pesanan kerajaan dalam excel.

Pegawai Penerima mengesahkan penerimaan barangan/perkhidmatan dari pembekal dan penilaian prestasi.

Tamat

Pembekal mengesahkan pesanan pembelian (PO) dan cipta nota penghantaran (DO)

Pegawai pengesah mengesahkan penerimaan barangan/perkhidmatan.

Pembekal jana invois.

Pegawai padanan bayaran memadankan dokumen dan mengeluarkan arahan pembayaran.

Perakuan I.

Perakuan II.

Status 80 cetak baucar bayaran, simpan dan rekod pembelian terus dalam GPSI.

Semakan kod akaun dan baki di peringkat AO. Kuiri/Luluskan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1.Daftar waran peruntukan asal, tambah, tarik, kecil atau virement.

2.Klik butang jana, isi semua butiran seperti yang dikehendaki.

3.

Kemudian, klik pula semak data, klik butang simpan selepas itu hantar untuk Perakuan I.

4.Kuiri / Luluskan waran

5.

Peraku II akan sahkan waran.

6.Perakuan terima untuk penerimaan

7.Simpan dan cetak waran kedalam fail untuk semakan.

Aktiviti 2: Daftar Baucar Jurnal Biasa (S1), Baucar Jurnal antara PTJ (S2) dan Baucar Jurnal Antara Entiti (S5).


1.

Kunci masuk Baucar Jurnal. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I

2.

Kuiri / Luluskan baucar jurnal

3.

Tunggu semakan kod perakaunan dari AO (pejabat perakaunan)

4.

Kuiri / sahkan

5.

Menghantar permohonan yang telah disahkan kepada Peraku II untuk Lulus/Kuiri

6.

Menghantar permohonan yang telah disahkan oleh peraku I dan diluluskan oleh Peraku II dan dihantar kepada Perakuan Terima untuk Terimaan

7.

Simpan dan cetak baucar jurnal kedalam fail untuk semakan.

Aktiviti 3: Daftar Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGfmas


1.

Menyemak dan memproses permohonan Pesanan Kerajaan melalui sistem iGFMAS.


2.

Menyemak maklumat akaun bank dari

pembekal pada data induk didalam sistem

iGFMAS bagi memastikan maklumat akaun

bank pembekal adalah sama dengan

salinan penyata bank yang diberi.

3.

Mencipta Pesanan Kerajaan di dalam

sistem dan mengemaskini maklumat pada

perihal permohonan perolehan yang telah

diterima dengan mengikut kod akaun, kod

item, harga seunit, jumlah keseluruhan

adalah betul.

4.

Menghantar dokumen yang lengkap

kepada pelulus Pesanan Kerajaan.

5.

Menyemak status 80 untuk mencetak

Pesanan Kerajaan dan merekodkan

didalam buku pendaftaran pengeluaran

Pesanan Kerajaan.

6.

Memproses dan meletakkan kuantiti

pesanan penghantaran/penerimaan

perkhidmatan yang betul setelah menerima

salinan hardcopy invois, pesanan

penghantaran (DO), senarai kehadiran

peserta dan Pesanan Kerajaan yang telah

lengkap bertandatangan serta cop

daripada pembekal.

7.

Memproses arahan pembayaran setelah

dokumen lengkap diterima. Hantar untuk

Perakuan I dan Perakuan II.

8.

Cetak baucar bayaran.

9.

Menyimpan baucar bayaran dan simpan.

10.

Mengunci masuk maklumat baucar

bayaran dalam system Government

Procurment Information System (GPIS).

Aktiviti 4: Penyediaan Tanggungan Kontrak Kerajaan Untuk Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Melalui iGfmas


1.

Terima Invois untuk perkhidmatan kawalan keselamatan tanpa senjata dari PAK.

2.

Sediakan tanggungan kontrak (CO) untuk tempoh semasa. Semak data, Simpan dan hantar untuk Perakuan I.

3.

Dapatkan Perakuan I. Kuiri/Lulus.

4.

Selepas itu tunggu kelulusan semakan Kod Perakaunan dan semakan peruntukan dari Pejabat Perakaunan (AO). Kuiri/Lulus

5.

Apabila sudah status 80 cetak sesalinan untuk salinan pejabat

6.

PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

7.

Terima DO (bekalan & perkhidmatan) dokumen berkaitan yang disahkan berdasarkan CO.

8.

Kunci masuk maklumat di dalam modul terimaan bekalan dan perkhidmatan. Peraku I

9.

Perakuan II atau kuiri/luluskan

10.

ARAHAN PEMBAYARAN

11

Kunci masuk maklumat di bawah Sub modul Arahan Pembayaran (Dengan Pesanan Kerajaan). Semak data, simpan dan hantar untuk Perakuan I

12.

Perakuan I. Kuiri/Luluskan

13.

Perakuan II. Kuiri/Luluskan

14.

Rekod maklumat baucar bayaran dalam buku daftar kontrak (JANM 12).


15.

Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.

Aktiviti 5: Penyediaan Bayaran Elaun Lebih Masa.


1.

Terima Permohonan Tuntutan Elaun Lebih Masa sebelum atau 10hb berikutnya.

2.

Semak borang permohonan beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima

3.

Periksa tuntutan dengan rekod kedatangan.

4.

Kunci masuk maklumat penerima dan jumlah tuntutan yang layak diterima. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I

5.

Kuiri/Sahkan

6.

Tunggu semakan kod perakaunan dari AO (pejabat perakaunan)

7.

Kuiri/Lulus

8.

Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar

9.


Aktiviti 6: Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Masuk Gaji, Keluar Gaji (LPC), Perubahan gaji, perubahan pelbagai elaun, naik pangkat, potongan dan lain-lain)


1.

Terima Kew.8 dari Unit Pentadbiran

2.

Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang berkaitan.

3.

Sediakan SG20. Kunci masuk ke sistem HCM. Cop tarikh pada SG20 dan daftar PA40, selepas itu kunci masuk maklumat berkaitan di dalam PA30.

4.

Cetak Laporan ZRPY043. Serah Kew.8, Pengiraan dan Laporan ZRPY 043 ke PAK untuk semak sebelum proses simulasi dijalankan.

5.

Terima Kew.8 dari Unit Pentadbiran

6.

Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang berkaitan.

Aktiviti 7: Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui ePerolehan


1.

Terima harg copy permohonan pesanan tempatan dari unit-unit dibawah seliaan BKP. Nota minta telah diserahkan dalam sistem ePerolehan secara online.

2.

Semak paparan senarai tugas harian dalam sistem ePerolehan

3.

Jana LO dengan memasukkan kod akaun, kuantiti dan serah kepada Pelulus. Kuiri/Luluskan pesanan kerajaan

4.

Tunggu Semakan kod akaun dan baki di peringkat AO. Kuiri/Lulus.

5.

Cetak LO. Rekod dalam buku daftar pesanan tempatan (format excel).

6.

Apabila selesai teruskan proses perolehan, penerimaan barang dan penerimaan di dalam senarai tugas sistem ePerolehan. Serah Pegawai Pengesah. (PAK)

7.

Pembekal Jana Invois

8.

Serah dokumen ke PAK untuk Pegawai membuat padanan bayaran. Dokumen terus ke Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan dalam sistem iGfmas.

9.

Peraku I. Kuiri/Luluskan

10.

Peraku II. Kuiri/Luluskan.

11.


1. Arahan Perbendaharaan

7. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

2. Pekeliling – Pekeliling Perbendaharaan

3. Perintah – Perintah Am

4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

5. Pekeliling – Pekeliling Ikhtisas yang sedang berkuatkuasa

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Lampiran ’A’ (Borang kenyataan tuntutan elaun lebih masa)

2. BKP/PA-01/2018 (Borang permohonan bagi perolehan perkhidmatan dan bekalan BKP)

8. SENARAI BORANG

9. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdkinta/attachments/article/7881... · Web viewCarta Fungsi...

Documents

Transcript of jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdkinta/attachments/article/7881... · Web viewCarta Fungsi...