KURSUS PENILAIAN PASCA MENDUDUKI POST OCCUPANCY EVALUATION (POE)

BAHAGIAN PERUNDINGAN PENGURUSAN ASET

CAWANGAN PERANCANGAN ASET BERSEPADU

1 OKTOBER 2015

1

SESI PAGI

OBJEKTIF KURSUS POE

MEMAHAMI :

2

DEFINISI

SEJARAH

KONSEP

KAEDAH PELAKSANAAN

ISI KANDUNGAN

3

SESI 1 : TEORI

Sejarah Penggunaan POE

Penyelidikan, Isu & Impak POE

Aktiviti Penilaian Bangunan Dalam Pengurusan Aset Menyeluruh

Pengenalan POE Tahap 1

Kaedah Pelaksanaan POE

Projek Perintis

Kesimpulan - Lesson Learnt

SEJARAH PENGGUNAAN POE

1965

• Penilaian Bangunan

• Nilai Dan Kos

1988

• POE dilaksanakan secara kajian kepuasan pelanggan melalui soal selidik

1997

• POE dilaksanakan secara sistematik

• kajian indikatif, kajian penyiasiatan dan kajian diagnostik.

Sumber : Kajian Preiser dan Schramm 4

5

Sumber : University of Westminster (www.aude.ac.uk) Bre 2014 Lehrer, D 2006

1. Proses: • Menilai tahap prestasi penyampaian

perkhidmatan pengurusan projek dan operasi aset

2. Kefungsian: • Tahap prestasi dalam membantu penghuni

3. Teknikal: • Tahap prestasi dalam membantu penghuni

1

2

3

PENYELIDIKAN DAN PENGALAMAN PAKAR PEMBINAAN

6

ISU PENGGUNAAN BANGUNAN

Berdasarkan kepada Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2012

Kajian kepuasan pelanggan terhadap bangunan kerajaan Zon Tengah (Kompleks Kerajaan Jalan Duta)

yang diduduki mendapati pengguna tidak berpuas hati dengan perkhidmatan

penyenggaraan yang disediakan

7

Sumber: Laporan Audit Negara 2012

ISU PENGGUNAAN BANGUNAN

8

Sumber: Laporan Audit Negara 2012

S E L E PA S S E B E L U M

Kompleks Kerajaan Jalan Duta - Sampah dan barang yang tidak digunakan

dilonggokkan di tepi longkang dan di atas atap, yang menyebabkan keadaan persekitaran cooling tower

kotor dan longkang tersumbat (19.12.2012 – 20.12.2012 )

Kompleks Kerajaan Jalan Duta -Tindakan pembersihan di persekitaraan cooling tower

telah diambil dengan kadar segera

( Sumber: KKR - 03.05.2013)

ISU PENGGUNAAN BANGUNAN

9

Sumber: Laporan Audit Negara 2012

ISU PENGGUNAAN BANGUNAN

S E L E PA S S E B E L U M

Kompleks Kerajaan Jalan Duta - Mainhole hadapan pintu bilik MSB hanya ditutup

dengan papan nipis dan tiada amaran diletakkan

(19.12.2012 – 20.12.2012)

Kompleks Kerajaan Jalan Duta - Lubang hadapan pintu bilik MSB telah ditutup

dengan metal grating ( Sumber: KKR - 03.05.2013)

10

Jeti Kuala Perlis - Kemasan jubin lantai yang dipasang tidak sesuai (licin)

Pusat Sains Negara - Masalah penyenggaraan cermin kaca

Bangunan tidak mudah disenggara

Rekabentuk

Mutu kerja pembinaan

Kualiti

Keretapi Bukit Bendera - Ruang kaunter tiket sempit

Kualiti pemasangan lockset tidak bermutu

Kualiti pemasangan siling tidak mengikut spesifikasi

Ketidak selesaan penghuni

Penggunaan

Ruang sinki terlalu sempit

ISU PENGGUNAAN BANGUNAN

1

2

3

11

ISU - ISU PENGGUNAAN BANGUNAN

Kuarters Blok A- KKM - Pemasangan Lampu Jalan Di Parkir Yang Tidak Sesuai (28.12.2011)

Aras Bawah, Kuarters Blok A – KDN - Air Bertakung Di Kawasan Parkir Kenderaan (06.12.2011)

Kos Penyenggaraan Bangunan Dijangka Tinggi Kerana Memerlukan Peralatan Khas seperti Skylift /Gondola Untuk Kerja Pembersihan (27.11.2012)

1 2

3 4

Sumber: Laporan Audit Negara

12

Sumber : University of Westminster (www.aude.ac.uk)

1. REKA BENTUK

• Reka bentuk bangunan yang lebih berfungsi dengan kos yang efektif

• Pembangunan lestari, mesra pengguna dan selamat

2. PENGURUSAN PROJEK

• Pembinaan projek yang lebih berkualiti dan bermutu

3. PENGURUSAN ASET

• Pengurusan aset kerajaan yang lebih profesional, sistematik , dan holistik

IMPAK POE KEPADA JKR

13

IMPAK POE KEPADA MASYARAKAT & NEGARA

13

4. MASYARAKAT

• Produktiviti dan mutu kualiti kehidupan penghuni bangunan meningkat.

5. NEGARA

• Memiliki aset yang berkualiti dan berprestasi tinggi

• Menyumbang kepada pembangunan lestari

14

IMPAK POE KEPADA NILAI DAN KOS & KUALITI DAN MASA

14

6 . NILAI DAN KOS

• Keberkesanan kos

• Nilai aset yang tinggi

• Pulangan pelaburan dan ‘value for money’

7. KUALITI DAN MASA

• Menjimatkan masa pada peringkat reka bentuk dengan pemantapan brif

• Penyerahan projek sebagaimana dirancang .

• Meningkatkan kualiti pengurusan aset

15

Kajian

Keberkesanan

Projek

Penilaian

Brif

Kajian

Reka-

bentuk

Audit

Reka-

bentuk

Penilaian

Keadaan

(BCA)

Penilaian

Prestasi

(BPA)

Kajian

Permintaan

POE

AKTIVITI PENILAIAN BANGUNAN DALAM PENGURUSAN ASET MENYELURUH

DEFINISI

PENGENALAN POE TAHAP 1

Kaedah menilai tahap kepuasan

penghuni terhadap prestasi aset

bangunan yang baru dibina,

diubahsuai/ dinaiktaraf dan telah

diduduki

16

• Kaedah untuk mendapatkan maklumbalas penghuni bangunan terhadap rekabentuk dan kepenggunaan bangunan yang baru dibina atau diubahsuai/ dinaiktaraf dan telah diduduki

POE Tahap 1 (Indikatif)

• Kajian penyiasatan yang lebih terperinci terhadap masalah kritikal dan memerlukan kepakaran khusus yangmerupakan hasil penemuan dari kajian POE Tahap 1

POE Tahap 2 (Penyiasatan)

• Kajian untuk mencapai penyelesaian bagi mewujudkan pengetahuan baru atau inovasi terhadap isu prestasi aset bangunan yang ditemui dalam kajian POE Tahap 2

POE Tahap 3 (Diagnostik)

1

2

3

17

PENGENALAN POE TAHAP 1

STRATEGI PELAKSANAAN POE

18

1 Mendapat maklum balas kepuasan penghuni terhadap prestasi bangunan

Memberi input kepada perancangan, reka bentuk dan pengurus fasiliti

3. Mendapat lesson learnt dan sebagai input kepada penambahbaikan dalam peringkat Kitaran Hayat Aset

Memberi input kepada pemilik aset bagi penambahbaikan perancangan stategi pengurusan aset

1

2

3

4

PENGENALAN POE TAHAP 1

OBJEKTIF

19

Bangunan yang beroperasi sepenuhnya selepas 6 bulan diduduki (Konvensional)

Bangunan yang beroperasi sepenuhnya selepas 12 bulan diduduki (Reka & Bina)

Bangunan yang melalui fasa Pemulihan, Ubahsuai dan Naiktaraf

Setiap 5 tahun selepas Penilaian Pasca Menduduki Tahap 1 dilaksanakan

Bangunan yang mengalami perubahan organisasi dan fungsi dari semasa ke

semasa

1

2

3

4

5

KATEGORI ASET BANGUNAN

PENGENALAN POE TAHAP 1

20

• Perancangan penyediaan deraf Garis Panduan POE

• Bengkel Pembangunan Garis Panduan. Peserta Cawangan Pakar, Korporat, BSPN, BSFJ

2010-2011

• Bengkel Pembangunan Garis Panduan Bil 1/2012. Peserta wakil Universiti, Cawangan Pakar, BSFB

• Edaran deraf kepada semua Cawangan Pakar dan JKR Negeri

2012

• Mesyuarat KJE CKE – Taklimat POE

• Bengkel Amalan PAM sebagai Opsyen Pembangunan Fizikal Lestari - UKM

• Bengkel Memuktamad Garis Panduan Bil 1/2013. Peserta Cawangan Pakar, BSFB

• Mesyuarat JPP – kelulusan GP POE (29/10/2013)

• Surat Arahan KPKR – (31/12/2013)

2013

KRONOLOGI

PENGENALAN POE TAHAP 1

21

KONSEP POE

PENGENALAN POE TAHAP 1

22

KAEDAH PELAKSANAAN

Terima Arahan /

Permohonan

Perancangan Pelaksanaan Analisis Data & Pelaporan

KAEDAH PELAKSANAAN POE

23

Laksana

Mesyuarat

Awalan

Tentukan Objektif

Pelaksanaan POE

Kenalpasti Strategi

Pelaksanaan POE

Laksana Mesyuarat

Perancangan Sumber Brif POE

Laksana

Mesyuarat Awalan

Pelaksanaan

Pelaksanaan

POE

Sumber

Mencukupi

Ya

Tidak

Carta Alir

Mula

Tamat

1 2 3

4 5 6

7 8

PROSES PERANCANGAN

KAEDAH PELAKSANAAN

24

Arah PTF

untuk

Jalankan POE

Kenalpasti dan

lantik pasukan

pelaksana POE

Gubal Soalan

Selidik berdasarkan

Aspek POE

Beri taklimat

kepada respondan

Dapatkan

keperluan

dokumen

sokongan

sekiranya perlu

Semak & Sahkan

Data Analisis Data

Carta Alir

Mula

Tamat

1 2 3

4 5

8 9

Pantau &

Kumpul Data

7

Laksana POE

6

PROSES PELAKSANAAN

KAEDAH PELAKSANAAN

25

ANALISIS & PELAPORAN Carta Alir

Proses &

Analisis Data Sediakan Laporan

Serah Laporan Kpd

Ketua Inspektor Utk

Pengesahan

Serah Laporan Semak & Sahkan

Penambahbaikan

terhadap Bgn

Mengikut Cadangan

Mula

Tamat

1 2 3

4 5

8 Laksana Penilaian

Mengikut Tahap Yang

Disyorkan

7

Tindakan

6

Ya Tidak

KAEDAH PELAKSANAAN

26 26

• Blok E, JKR Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur OKTOBER 2011

• Klinik Kesihatan 3 Cermai 2 (12CE, 5DCE) & Kuarters (8, 16G), Sungai Ramal Luar, Hulu Langat, Selangor

JUN 2012

• Kuarters Baru JKR Bt. 4 ½, Jalan Sungai Besi, Kuala Lumpur

DISEMBER 2012

• Naiktaraf Hospital Queen Elizabeth II, K.Kinabalu Sabah

• Universiti Malaysia Terengganu (UMT) Pakej 2B – Fakulti Agroteknologi & Sains Makanan dan Pusat Pengajian Siswazah

OKTOBER 2013

PROJEK PERINTIS

27 27

• Kompleks KDN Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

APRIL 2014

• Kompleks Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan, Jalan Duta, Kuala Lumpur MEI 2014

• Bangunan Ibu Pejabat LHDNM Cyberjaya JUN 2014

• Jabatan Audit Negara Cawangan Bangunan Ibu Pejabat DIS 2014

PROJEK PERINTIS

28

KESIMPULAN

Less

on

Lea

rnt Rekabentuk Bangunan Yang

Mengambilkira Penyenggaraan

Memberi Input Peringkat Perancangan & Rekabentuk

Mengambilkira Kefungsian, Penggunaan, Kesihatan & Keselamatan Bangunan

SEKIAN

TERIMA KASIH

30

SURAT ARAHAN KPKR

31 31

PROJEK PERINTIS

Contoh Jadual Pelaksanaan Program

32

CARTA ORGANISASI PASUKAN POE

Pasukan POE JKR Pegawai Pengawal

(Pengarah Kanan)

Pengarah Bahagian

Ketua Penolong Pengarah Kanan

Pegawai Teknikal Fasiliti

Pegawai Inspektorat Pegawai Inspektorat

Pen. Pegawai Inspektorat

33

Aspek Penilaian Pasca Menduduki

Kesihatan & Keselamatan

Susunatur Ruang dan Aliran Kerja

Kemudahan Fasiliti

Rekabentuk Sivil, M&E

Persekitaran

Tapak

Rekabentuk Senibina –

Bahan Kemasan

Kebolehsenggaraan

1

4

2

3

5

6

7

8

ASPEK POE

34

CONTOH BORANG SOAL SELIDIK

35

CONTOH BORANG SOAL SELIDIK

36

CONTOH BORANG SOAL SELIDIK

37

CONTOH PENGIRAAN DAN ANALISIS PEMARKAHAN POE

38

CONTOH PELAPORAN POE

39

CONTOH TAHAP PEMARKAHAN POE, PENEMUAN & RUMUSAN

40

CONTOH PENEMUAN DAN RUMUSAN POE

Penemuan Tiga (3) Min Tertinggi

Ruang Rehat kakitangan adalah diperlukan

Kualiti pencahayaan membantu di dalam prestasi kerja kakitangan / keselasaan pelawat

Penggunaan CCTV adalah perlu dipintu masuk utama dan di semua ruangan utama di dalam klinik / bangunan kuarters

B20

B33

B39

KLINIK KESIHATAN 3 CERMAI 2 & KUARTERS HULU LANGAT, SELANGOR - 2012

Penemuan Tiga (3) Min Terendah

KLINIK KESIHATAN 3 CERMAI 2 DAN KUARTERS HULU LANGAT, SELANGOR - 2012

Tempat letak kereta yang disediakan adalah mencukupi.

Lokasi tempat letak kereta dengan bangunan adalah dalam jarak yang bersesuaian dan mudah dihubungi ketika hujan.

Tandas yang disediakan adalah mencukupi dan lokasi tandas adalah bersesuaian.

B09

B10

B11

43

KUARTERS BARU JKR BATU 4 ½, JALAN SUNGAI BESI, WP KUALA LUMPUR – 2012

B8 - Tempat letak kereta yang disediakan untuk penghuni dan pelawat

adalah mencukupi.

B20 - Bilangan dan Keluasan bilik air adalah mencukupi dan selesa.

B25 - Ketinggian siling adalah bersesuaian dan

selesa.

B35 - Bilangan lampu dan kipas adalah mencukupi dan selamat digunakan.

Penemuan Tiga (3) Min Tertinggi

44

KUARTERS BARU JKR BATU 4 ½, JALAN SUNGAI BESI, WP KUALA LUMPUR – 2012

Penemuan 3 (Tiga) Min Terendah

B15 - Kedudukan lif adalah sesuai dan berfungsi dengan

baik.

B41 - Rumah sampah yang disediakan adalah mencukupi

dan bersih.

B40 - Lokasi dan kedudukan pondok wakaf yang

disediakan adalah sesuai dan selamat.

45

NAIKTARAF SABAH MEDICAL CENTRE – (PHASE) - 2013

B08 • Kedudukan pintu

masuk utama adalah sesuai

B39 • Pencahayaan

dalam ruang Hospital adalah mencukupi

B40

• Kualiti pencahayaan membantu di dalam prestasi kerja kakitangan.

Penemuan Tiga

Min Tertinggi

46

NAIKTARAF SABAH MEDICAL CENTRE – (PHASE) - 2013

B19 • Tempat letak

kereta yang disediakan adalah mencukupi.

B22

• Ruang jalan keluar / masuk di Bangunan letak kereta adalah bersesuaian

B23 • Keluasan parking

bay yang disediakan adalah bersesuaian

Penemuan Tiga

Min Terendah

47

Penemuan Tiga Min Tertinggi

UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU (PHASE 2B) - 2013

B33

Bilangan lampu dan kipas yang disediakan

adalah selamat dan mencukupi

B39

Sistem hawa dingin adalah

mencukupi dan suhu

adalah menyamankan

B41

Kualiti pencahayaan membantu di

dalam prestasi kerja

kakitangan

48

Penemuan Tiga Min Terendah

UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU (PHASE 2B) - 2013

B11

Tempat letak motosikal

yang disediakan

adalah mencukupi.

B12

Tempat letak kereta golongan OKU ada disediakan dan

mencukupi.

B23

Kelebaran bumbung

adalah mencukupi dan tiada

tempias hujan.

Penemuan Tiga (3) Min Tertinggi

KOMPLEKS KDN WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR - 2014

3.50

3.00 2.94 2.87 2.91 2.91

2.50 2.40

2.13

2.00

1.61

1.50

1.00

0.50

0.00

B8 B10 B12 B14 B16 B18 B20 B22 B24 B26 B28 B31 B33 B35 B37 B39 B41 B43 B45 B47 B49 B51 B53 B55

B8 B9 B10 B11 B12 B13 B14 B15 B16 B17 B18 B19 B20 B21 B22 B23

B24 B25 B26 B27 B28 B30 B31 B32 B33 B34 B35 B36 B37 B38 B39 B40

B41 B42 B43 B44 B45 B46 B47 B48 B49 B50 B51 B52 B53 B54 B55

Pelan Susun Atur Bahan Kemasan Persekitaran

B9 – Kedudukan pintu masuk

utama adalah sesuai dan strategik

B32 – Kemasan lantai sesuai dan

praktikal

B44 – Persekitaran yang kondusif dan

selesa

Penemuan Tiga (3) Min Terendah

KOMPLEKS KDN WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR - 2014

B36 – Bilangan kerusi tidak mencukupi,

orang awam duduk di lantai

B9 – Tempat letak kereta tidak

mencukupi

B51 – Compound lighting tidak

mencukupi

Penemuan Tiga (3) Min Tertinggi

BANGUNAN IBU PEJABAT LHDNM, CYBERJAYA

B7 – Pintu masuk yang selesa

dan kondusif

B29 – Skim warna cat sesuai

dengan persekitaran

B44 – Semua pintu dilengkapi

acess card

Penemuan Tiga (3) Min Terendah

BANGUNAN IBU PEJABAT LHDNM, CYBERJAYA

B44 – Pantri tiada kipas eksoz

B15 – Tiada laluan berbumbung di parkir

B32 – Penggunaan glass curtain

wall tidak sesuai kerana panas

JABATAN AUDIT NEGARA NEGERI SEMBILAN - 2014

B07 • Kedudukan bangunan mudah untuk

diakses.

B09 • Tempat letak kereta yang

disediakan adalah mencukupi.

B13 • Lokasi tempat letak kereta

dengan bangunan adalah dalam jarak yang bersesuaian dan mudah untuk dihubungi ketika hujan.

Penemuan Tiga Min Tertinggi

B35 • Jenis bumbung yang dugunakan

adalah sesuai, selamat dan tiada masalah kebocoran.

B22 • Anda berasa selamat menghuni di

bangunan ini kerana tiada sebarang masalah keretakan pada lantai / dinding.

B23 • Laluan / akses untuk melaksanakan kerja-kerja penyengaraan ada disediakan.

Penemuan Tiga Min Terendah

JABATAN AUDIT NEGARA NEGERI SEMBILAN - 2014

55 55

KEDUDUKAN POE DALAM APLIKASI mySPATA

10 9 8 7 6

ASSET

OP

ERA

TOR

TPATA

OP

ERA

TIO

NA

L (D

ASH

BO

RD

/REP

OR

TS)

ASSET O

WN

ER /

MA

NA

GER

TA

CTI

CA

L /

STR

ATE

GIC

(D

ASH

BO

RD

/REP

OR

TS)

STR

ATE

GIC

– N

ATI

ON

AL

(DA

SHB

OR

D/R

EPO

RTS

) JPA

K

BU

SIN

ESS

INTE

LLIG

ENT

STAK

EHO

LDER

S

J-Senggara

J-Penilaian

J-Ruang JPS

OPR. TOOLS

JKR OPR.

TOOLS

JPP OPR.

TOOLS

BLDG. FACILITIES MGMT. SYS (BFMS)

Fasa Penerimaan - Pelupusan

Operational Tools Across All Government Agencies 55

INTEGRATION GATEWAY

OTHERS

1GFMAS

SPA

eTAPP

CMMS JKR

P’JAYA

OTHER AGCY’s OPR.

TOOLS

MacGDI

POE

BAHAGIAN PERUNDINGAN PENGURUSAN ASET

CAWANGAN PERANCANGAN ASET BERSEPADU

1 OKTOBER 2015

56

SESI PETANG

KURSUS PENILAIAN PASCA MENDUDUKI POST OCCUPANCY EVALUATION (POE)

MAKLUMAT YANG DIPERLUKAN BAGI PENYEDIAAN SOALAN KAJI SELIDIK

NAMA JAWATAN KAKITANGAN / PENGGUNA YANG MENGGUNAKAN FASILITI.

BILANGAN KAKITANGAN / PENGGUNA.

KEPERLUAN SAMADA BORANG SOAL SELIDIK DIEDARKAN KEPADA ORANG AWAM.

SEBARANG MASALAH YANG BERKAITAN DENGAN FASILITI YANG DISEDIAKAN.

SEKIAN

TERIMA KASIH