� PENGENALAN

Perancangan adalah salah satu daripada fungsi pengurusan, di samping penyusunan, pengawalan dan kepimpinan. Bagi membolehkan sesebuah organisasi berfungsi dengan berkesan maka perancangan yang baik amatlah penting. Menurut C. W. Roney (Certo, 2000), secara amnya perancangan dibuat bagi dua tujuan. Pertama, ia dibuat adalah sebagai suatu perlindungan kepada sesebuah organisasi. Ini bermakna apabila perancangan dibuat, seorang pengurus boleh meramal kesan-kesan daripada setiap cadangan atau tindakan alternatif yang akan dilaksanakan. Dalam situasi ini, pengurus akan memilih tindakan alternatif yang memberi hasil terbaik kepada organisasi dan melindunginya daripada sebarang keputusan yang merugikan. Kedua, perancangan dibuat untuk meningkatkan tahap keyakinan sesebuah organisasi. Sebagai contoh, apabila sesebuah organisasi membuka satu cawangan baru, ia bukanlah suatu kebetulan tetapi hasil daripada perancangan yang teliti. Dengan perancangan yang betul, pengurus-pengurus boleh memastikan apa yang perlu dilakukan, bagaimana untuk melaksanakan tindakan-tindakan

Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menjelaskan maksud perancangan;

2. Mengaplikasikan proses-proses yang terlibat dalam perancangan yang berkesan;

3. Mengenal pasti jenis-jenis perancangan; dan

4. Membandingkan kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan.

HASIL PEMBELAJARAN

TTooppiikk

22 � Perancangan

� TOPIK 2 PERANCANGAN

26

berkenaan, mengapa ia dilakukan, bila ia perlu dibuat, di mana ia dibuat, siapa perlu melaksanakannya dan sebagainya. Tanpa perancangan yang baik, sesebuah organisasi tidak mampu untuk berkembang. Daripada perbincangan awal, kita boleh membuat kesimpulan betapa pentingnya perancangan bagi mencapai kejayaan dalam sesebuah organisasi. Dalam bahagian seterusnya, kita akan mempelajari dengan lebih terperinci tentang fungsi-fungsi perancangan. Topik-topik yang akan dibincangkan ialah definisi perancangan, bagaimana untuk membuat perancangan yang berkesan, jenis-jenis perancangan serta kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan.

DEFINISI PERANCANGAN

Sebelum kita membincangkan perancangan organisasi dengan lebih lanjut, adalah lebih baik dianalisis definisinya terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa definisi perancangan yang dicadangkan oleh para intelek pengurusan Barat. (a) Perancangan bermaksud menentukan objektif-objektif yang ingin dicapai

dan memilih tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk mencapai objektif tersebut (Lewis et al., 2001).

(b) Perancangan merupakan cadangan tindakan-tindakan yang perlu dibuat oleh sesebuah organisasi untuk mencapai objektif-objektifnya (Certo, 2000).

(c) Perancangan merupakan suatu proses untuk menentukan objektif-objektif yang ingin dicapai pada masa hadapan termasuk tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk mencapai objektif-objektif tersebut (Rue & Byars, 2000).

(d) Perancangan melibatkan definisi objektif, pembentukan strategi dan pelan-pelan tindakan untuk menyelaras aktiviti-aktiviti organisasi (Robbins, 1996).

(e) Perancangan merujuk kepada proses menentukan objektif-objektif sesebuah organisasi dan membuat keputusan mengenai cara yang terbaik untuk mencapainya (Bartol & Martin, 1994).

Berdasarkan definisi-definisi yang telah diberikan, perancangan melibatkan aktiviti-aktiviti mengenal pasti objektif-objektif yang perlu dicapai termasuk menentukan strategi-strategi yang perlu diterima pakai untuk mencapai objektif-objektif yang telah ditetapkan. Secara ringkasnya, perancangan menekankan hasil akhir termasuk cara-cara untuk melaksanakan tugas tersebut. Menerusi perancangan, pengurus-pengurus akan dapat menentukan cara untuk

2.1

TOPIK 2 PERANCANGAN �

27

mengagihkan sumber-sumber yang sedia ada dengan cekap demi mencapai objektif-objektif organisasi.

BAGAIMANA MERANCANG DENGAN BERKESAN?

Perancangan yang berkesan melibatkan lima proses utama � (a) menentukan objektif-objektif yang perlu dicapai; (b) membina komitmen individu untuk mencapai objektif-objektif tersebut; (c) membentuk pelan-pelan tindakan; (d) memantau kemajuan dan (e) mengekalkan fleksibiliti (Williams, 2000). Proses-proses ini bukan sahaja bertujuan untuk membuat perancangan tetapi juga untuk memastikan perancangan tersebut dilaksanakan secara betul dan berkesan. (a) MMenentukan Objektif-objektif

Langkah pertama dalam perancangan adalah menentukan objektif-objektif yang ingin dicapai. Suatu objektif yang baik seharusnya mempunyai ciri-ciri S.M.A.R.T. � specific, measurable, attainable, realistic and timely atau dalam bahasa Melayu objektif itu perlu: khusus, boleh diukur, boleh dicapai, realistik dan tepat pada masanya � seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2.1.

Rajah 2.1: Ciri-ciri untuk mencapai objektif-objektif yang baik

2.2

Apakah yang anda faham tentang perancangan berkesan dalam sesebuah organisasi?

SEMAK KENDIRI 2.1

Berdasarkan apa yang telah dibincangkan, berikan satu definisi perancangan menurut kefahaman anda. Bandingkan jawapan anda dengan rakan-rakan.

AKTIVITI 2.1

� TOPIK 2 PERANCANGAN

28

(i) OObjektif yyang KKhusus Objektif tersebut mestilah dinyatakan secara khusus. Katakan sebuah organisasi ingin meningkatkan pengeluarannya pada tahun ini. Oleh itu, ia mesti menyatakan dengan jelas berapa banyak peningkatan yang ingin dicapai, sebagai contoh 10 atau 20 peratus atau lebih.

(ii) OObjektif yang Boleh Diukur Suatu objektif yang baik adalah objektif yang boleh diukur secara

kuantitatif. Pengukuran seperti ini adalah penting untuk menentukan sama ada objektif tersebut boleh dicapai atau tidak. Berdasarkan contoh di atas, peningkatan dalam pengeluaran boleh diukur dengan cara mengira produk yang dihasilkan. Andainya selepas pengiraan didapati ada pertambahan sebanyak 10 peratus berbanding dengan apa yang diandaikan sebelumnya, ini bermakna objektif yang dirancang sebelum itu iaitu peningkatan sebanyak 10 peratus telah tercapai.

(iii) OObjektif yang Boleh Dicapai Suatu objektif yang baik adalah objektif yang tidak mustahil untuk

dicapai. Objektif yang boleh dicapai akan menaikkan semangat pekerja-pekerja, manakala objektif yang tidak boleh dicapai hanya akan melemahkan semangat mereka.

(iv) OObjektif yang Realistik Objektif yang realistik adalah suatu objektif yang munasabah.

Katakan kapasiti pengeluaran Syarikat A telah mencecah tahap yang maksimum. Pihak pengurusan mengambil keputusan untuk menentukan objektif meningkatkan pengeluaran sebanyak 30 peratus daripada tahap maksimum. Objektif ini sememangnya tidak realistik dan tidak boleh dicapai kerana kapasiti pengeluaran sudah pun mencapai tahap maksimum. Oleh itu, adalah penting bagi pengurus sesebuah organisasi untuk menilai keupayaan organisasi tersebut sebelum membuat sebarang perancangan.

(v) OObjektif yang Tepat Pada Masanya Suatu objektif yang baik biasanya akan menyatakan jangka masa yang

perlu diambil untuk mencapai objektif tersebut. Misalnya, satu tahun atau tiga tahun. Dalam jangka masa ini, semua sumber akan digabungkan dan ditumpukan ke arah mencapai objektif itu.

(b) Membina Komitmen Individu

Walaupun objektif-objektif telah ditentukan, ini tidak menjamin semua individu dalam organisasi akan terdorong untuk mencapainya. Maka, selepas menentukan objektif-objektif tersebut, langkah susulan yang perlu

TOPIK 2 PERANCANGAN �

29

diambil adalah untuk memupuk komitmen pada setiap individu dalam organisasi itu ke arah mencapai objektif tersebut. Terdapat empat cara yang boleh digunakan untuk mewujudkan komitmen di kalangan ahli-ahli sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut. Sila rujuk Jadual 2.1 untuk kaedah-kaedah dan penerangannya.

Jadual 2.1: Kaedah-kaedah Mewujudkan Komitmen

Kaedah Penerangan

Penentuan objektif-objektif menerusi kerjasama dengan semua ahli dalam organisasi

Biasanya, apabila keputusan dibuat hasil daripada kerjasama dengan ahli-ahli lain, ia akan menimbulkan rasa pemilikan terhadap keputusan yang dibuat. Apabila ahli-ahli merasakan keputusan yang dibuat adalah berdasarkan persetujuan mereka, ia akan mewujudkan komitmen di kalangan mereka untuk memastikan kejayaan pelaksanaannya. Kaedah ini merupakan pendekatan yang terbaik dan lazimnya digunakan dalam organisasi untuk meningkatkan komitmen pekerja-pekerja.

Objektif-objektif yang munasabah

Objektif yang ditentukan perlulah munasabah agar pekerja-pekerja bersemangat untuk melaksanakan tugas mereka sehingga objektif yang telah dirancangkan tercapai. Objektif-objektif yang tidak realistik dengan sasaran yang tinggi sememangnya sukar dicapai, manakala objektif-objektif dengan sasaran yang terlalu rendah hanya akan membosankan pekerja-pekerja.

Pengumuman objektif-objektif kepada ahli-ahli dalam organisasi

Pada amnya, apabila suatu objektif diketahui umum, kita akan rasa malu sekiranya objektif-objektif tersebut gagal dicapai. Oleh itu, kita akan bekerja lebih keras untuk memastikan objektif yang telah dirancang dapat dicapai.

Mendapat sokongan daripada pengurusan atasan

Untuk memudahkan lagi operasi kerja, adalah baik untuk mendapat sokongan daripada pengurusan atasan. Sokongan ini boleh diberi dalam bentuk kewangan, pendapat, nasihat dan sebagainya. Dengan sokongan ini, semua urusan akan menjadi lebih mudah dan secara tidak langsung mendorong kita untuk mencapai objektif-objektif tersebut.

(c) MMenyediakan Pelan Tindakan Pelan-pelan tindakan akan disediakan selepas mengenal pasti komitmen

yang akan diberikan oleh ahli-ahli organisasi ke arah mencapai objektif-objektif yang telah ditetapkan. Pelan tindakan ini akan menerangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk melaksanakan tugas, individu-individu yang terlibat, sumber-sumber dan masa yang diperlukan untuk mencapai objektif-objektif tersebut.

� TOPIK 2 PERANCANGAN

30

(d) MMemantau Kemajuan Langkah keempat dalam perancangan adalah memantau kemajuan. Ia

bertujuan untuk mengenal pasti sama ada pelan-pelan berjalan dengan baik atau sebaliknya. Dua kaedah untuk memantau kemajuan adalah:

(i) Menentukan Objektif Jangka Panjang dan Jangka Pendek

Objektif jangka panjang merupakan objektif sebenar yang perlu dicapai manakala objektif jangka pendek dibentuk bagi tujuan motivasi secara sementara kepada ahli-ahli dan pekerja-pekerja sesebuah organisasi sementara berusaha ke arah pencapaian objektif-objektif jangka panjang.

Misalnya, objektif jangka panjang organisasi A ialah untuk menjana keuntungan bersih sebanyak RM10,000 untuk tahun 2010. Manakala, objektif jangka pendek yang telah ditentukan adalah untuk meningkatkan keuntungan bersih dalam akaun pada setiap bulan untuk tahun 2010. Sekiranya keuntungan bersih meningkat setiap bulan, ini akan mendorong pekerja-pekerja untuk terus menjana lebih banyak keuntungan sehingga mereka dapat mencapai sasaran RM10,000 pada bulan Disember 2010.

(ii) Memperoleh Maklum Balas Prestasi daripada Pihak Peserta

Maklum balas prestasi yang kerap membolehkan pekerja-pekerja dan pengurus memantau tahap kemajuan mereka. Sekiranya terdapat sebarang penyimpangan daripada objektif atau strategi yang asal, maka usaha-usaha penyesuaian, penentuan hala tuju dan strategi kerja akan segera dilakukan. Maklum balas juga dapat memastikan pengurus tidak menyimpang daripada objektif asal dan mengenal pasti kesilapan yang dibuat supaya tindakan pembetulan dapat diambil.

(e) MMengekalkan Kefleksibelan Perancangan yang baik adalah perancangan yang fleksibel atau elastik.

Kadangkala, pelan tindakan dan objektif tertentu tidak dapat dilaksanakan seperti yang dirancangkan. Ada masanya pula, objektif-objektif didapati amat sukar untuk dicapai dan tindakan terpaksa diambil untuk mengubah perancangan tersebut. Perubahan yang dibuat mungkin melibatkan aspek strategi kerja, skop objektif yang perlu dicapai atau sumber yang terlibat. Perancangan fleksibel ini penting kerana sekiranya terdapat sebarang masalah berkaitan dengan proses perancangan ia tidak akan mengganggu perancangan keseluruhan yang telah dibuat dan mungkin hanya sebahagian yang perlu diperbaiki. Oleh itu, perancangan yang baik perlu memasukkan ciri-ciri fleksibel agar ia boleh diubahsuai sekiranya perlu.

TOPIK 2 PERANCANGAN �

31

JENIS-JENIS PERANCANGAN

Walaupun perancangan ditakrifkan sebagai proses menentukan objektif dan mengenal pasti kaedah-kaedah untuk mencapai objektif, perancangan juga terdiri daripada beberapa jenis. Perancangan wujud dalam beberapa bentuk dan saiz serta mempunyai maksud yang tersendiri. Menurut Dessler (2001), perancangan boleh dikategorikan kepada tiga dimensi utama iaitu perancangan berasaskan format, hierarki organisasi dan kekerapan penggunaan. Rajah 2.2 meringkaskan jenis-jenis perancangan berdasarkan dimensi-dimensi ini.

Rajah 2.2: Jenis-jenis perancangan

(a) PPerancangan Berasaskan Format Perancangan berbeza daripada segi format iaitu cara ia dipersembahkan. Jika perancangan ditulis dalam bentuk pernyataan, yang menyatakan apa yang perlu dicapai dan bagaimana ia boleh dicapai, maka ia dipanggil perancangan deskriptif. Contohnya perancangan kerjaya seseorang. Terdapat juga perancangan yang dinyatakan dalam bentuk pernyataan kewangan. Perancangan jenis ini dikenali sebagai belanjawan disebabkan pelan ini dinyatakan secara kuantitatif dengan menggunakan istilah-istilah kewangan. Sementara itu, perancangan grafik merujuk kepada perancangan yang menerangkan apa yang perlu dicapai dan bagaimana untuk mencapainya dalam bentuk carta. Salah satu contoh perancangan grafik adalah carta Gantt. Carta ini menunjukkan jangka masa yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti dalam bentuk carta bar.

2.3

Renung kembali nasib beberapa syarikat terkenal di Malaysia yang terpaksa mencairkan atau menjual saham mereka kepada syarikat lain akibat kegagalan mengekalkan kedudukan mereka dalam dunia perdagangan. Mungkinkah ini disebabkan oleh kegagalan mereka mempraktikkan perancangan awal mereka?

SEMAK KENDIRI 2.2

� TOPIK 2 PERANCANGAN

32

(b) PPerancangan Berdasarkan Hierarki Organisasi Selain format, perancangan juga berbeza daripada segi aspek jangka masa. Sebahagian perancangan adalah untuk jangka masa yang panjang, manakala sebahagian lain adalah untuk jangka pendek. Perancangan dilakukan oleh pengurusan berdasarkan hierarki organisasi. Pada amnya, terdapat tiga peringkat dalam organisasi iaitu pengurusan atasan, pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan. Objektif sesebuah organisasi perlulah ditentukan pada setiap tahap organisasi. Perancangan jenis ini dikenali sebagai perancangan atas ke bawah yang merangkumi perancangan/pelan strategik, pelan taktikal dan pelan operasi. Sila rujuk Jadual 2.2 untuk penerangan selanjutnya.

Jadual 2.2: Perancangan Berdasarkan Hierarki Organisasi

Hierarki Organisasi

Perancangan Penerangan

Pengurusan Peringkat Atasan

Pelan Strategik

Ini merupakan perancangan keseluruhan bagi sesebuah organisasi yang menerangkan hala tuju umum organisasi dan bagaimana ia boleh menempatkan dirinya dalam pasaran berbanding dengan pesaing-pesaingnya yang lain dari segi kedudukan. Perancangan strategik lazimnya merangkumi jangka masa yang panjang dan dibuat untuk tempoh dua hingga lima tahun ke hadapan. Pengurusan atasan akan bertanggungjawab untuk menyediakan pelan ini.

Pengurusan Peringkat Pertengahan

Pelan Taktikal

Pelan ini disediakan dan dilaksanakan oleh pengurusan di peringkat pertengahan. Ia menerangkan bagaimana sesebuah organisasi mengagihkan dan menggunakan sumber, dana (kewangan) serta individu dalam organisasi tersebut untuk mencapai objektif-objektif yang telah ditentukan. Perancangan taktikal biasanya melibatkan jangka masa yang sederhana dan dibuat antara enam bulan hingga dua tahun.

Pengurusan Peringkat Bawahan

Pelan Operasi Ini merupakan perancangan harian yang disediakan dan dilaksanakan oleh pengurusan peringkat bawahan yang juga dikenali sebagai pengurus bahagian. Biasanya perancangan ini menerangkan pengeluaran dan pengagihan produk untuk tempoh 30 hari hingga enam bulan.

Walaupun setiap peringkat pengurusan membuat perancangan mereka sendiri, perancangan itu hanya akan menjadi berkesan apabila objektif dan tindakan dibuat pada peringkat sekongan bawahan serta selari dengan objektif dan tindakan yang dibuat oleh pengurusan peringkat pertengahan dan atasan.

TOPIK 2 PERANCANGAN �

33

(c) PPerancangan Berdasarkan Kekerapan Penggunaan Di samping format dan hierarki organisasi, perancangan juga berbeza daripada aspek kekerapan penggunaan. Sesetengah perancangan hanya digunakan sekali manakala sebahagian lagi digunakan secara berulang.

Perancangan yang hanya digunakan sekali dikenali sebagai perancangan sekali guna. Ia disediakan secara khusus untuk memenuhi tujuan-tujuan tertentu, misalnya, pembukaan sebuah cawangan baru. Walaupun organisasi tersebut mungkin membuka lebih daripada satu cawangan, setiap perancangan yang dibuat hanya boleh diguna pakai untuk cawangan tertentu sahaja. Ini adalah kerana setiap cawangan sudah semestinya mempunyai sumber-sumber yang berbeza sama ada daripada segi kewangan, tenaga manusia, agihan pelanggan, saiz kawasan cawangan dan lain-lain. Oleh itu, perancangan untuk pembukaan cawangan baru di Gombak, misalnya, tidak boleh digunakan untuk pembukaan cawangan baru di Alor Setar. Contoh lain bagi jenis perancangan ini adalah belanjawan yang disediakan untuk jangka masa tertentu.

Perancangan yang digunakan secara berulang kali dikenali sebagai perancangan tetap. Perancangan ini digunakan untuk mengurus situasi yang kerap timbul dalam sesebuah organisasi seperti masalah disiplin pekerja-pekerja. Terdapat tiga jenis perancangan tetap iaitu polisi, prosedur dan peraturan.

(i) Polisi Polisi merupakan garis panduan atau prinsip am dalam mengurus sesuatu

situasi. (ii) Prosedur Prosedur merujuk kepada tindakan atau proses yang mesti diambil

sekiranya sesuatu situasi itu timbul. Ianya lebih khusus berbanding dengan polisi.

(iii) Peraturan Peraturan merupakan garis panduan yang khusus dalam mengambil

tindakan. Peraturan biasanya lebih khusus berbanding prosedur. Contoh berikut dapat membantu anda memahami perancangan tetap dengan lebih baik. Syarikat Suria Sdn Bhd telah membuat ppolisi yang mana pekerja-pekerjanya adalah bertanggungjawab untuk memastikan setiap produk yang dijual kepada pelanggan-pelanggan berada dalam keadaan

� TOPIK 2 PERANCANGAN

34

yang baik. Bagi sebarang produk rosak yang dijual, pelanggan-pelanggan berhak menuntut ganti rugi daripada syarikat. Namun demikian, sebelum ganti rugi dibayar, terdapat beberapa pprosedur yang perlu dipatuhi. Pertama, merekodkan kerosakan yang berlaku dalam sistem inventori dan kedua, mendapatkan kelulusan daripada pengurus jabatan terlebih dahulu sebelum membuat bayaran ganti rugi. Walaupun begitu, pperaturan tersebut menyatakan bahawa sebarang laporan kerosakan mestilah dibuat dalam jangka masa 30 hari daripada tarikh pembelian. Perhatikan bahawa semua aktiviti yang terlibat, iaitu aktiviti penjualan produk kepada pelanggan-pelanggan, tuntutan ganti rugi daripada pelanggan-pelanggan dan juga bayaran ganti rugi oleh perniagaan merupakan antara aktiviti-aktiviti berulang dalam sesebuah perniagaan; lantas, polisi, prosedur dan peraturan telah ditetapkan sebagai garis panduan untuk mengurus semua aktiviti tersebut. Oleh itu, setiap kali aktiviti ini berlaku, polisi, prosedur dan peraturan yang sama akan diguna pakai. Secara ringkasnya, perancangan yang sama (iaitu polisi, prosedur dan peraturan) boleh digunakan secara berulang kali untuk menguruskan aktiviti-aktiviti yang berulang.

Kartun di atas menunjukkan pembentangan objektif oleh seorang wanita dan sebuah robot. Pada pendapat anda, apakah implikasinya kepada organisasi berkenaan sekiranya objektif yang ditentukan adalah tidak tepat dan tidak rasional?

AKTIVITI 2.2

TOPIK 2 PERANCANGAN �

35

KELEBIHAN-KELEBIHAN DAN KELEMAHAN-KELEMAHAN PERANCANGAN

Walaupun perancangan mempunyai kelebihan-kelebihan yang tertentu, ia juga mempunyai kelemahan-kelemahannya. Dalam bahagian ini, kita akan mengenal pasti kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan. Dengan memahaminya, seseorang pengurus akan dapat menilai kualiti perancangan yang telah dilaksanakan. Jadual 2.3 memberikan ringkasan tentang kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan.

Jadual 2.3: Kelebihan-kelebihan dan Kelemahan-kelemahan Perancangan

Kelebihan Kelemahan

� Menghasilkan usaha intensif ke arah objektif organisasi.

� Mewujudkan usaha berterusan di kalangan pengurus dalam hierarki organisasi.

� Menerangkan hala tuju organisasi kepada pengurus-pengurus dan pekerja-pekerja.

� Membantu pengurus-pengurus dalam mewujudkan strategi-strategi kerja.

� Mewujudkan impak yang positif terhadap individu dan organisasi.

� Mengekang perubahan yang berlaku dalam organisasi.

� Perancangan tidak mengambil kira ketidakpastian yang diandaikan untuk masa hadapan.

� Memisahkan antara perancang dan pelaksana.

2.4

Apakah perbezaan antara perancangan berdasarkan format dengan perancangan berdasarkan kekerapan penggunaan?

LATIHAN 2.1

� TOPIK 2 PERANCANGAN

36

2.4.1 Kelebihan-kelebihan Perancangan

Jadual 2.4 menerangkan secara lanjut kelebihan-kelebihan perancangan.

Jadual 2.4: Kelebihan-kelebihan Perancangan

Kelebihan Penerangan

Menghasilkan usaha intensif

Pekerja-pekerja akan bekerja dengan lebih keras sekiranya ada perancangan, iaitu, objektif-objektif dan strategi-strategi kerja. Selain itu, prestasi kerja boleh dipertingkatkan lagi kerana mereka sedar hala tuju yang perlu dicapai.

Usaha berterusan

Perancangan melibatkan jangka masa yang tertentu. Pengurus-pengurus yang terlibat dalam perancangan akan tahu bahawa objektif-objektif tersebut hanya boleh dicapai apabila tiba masanya. Oleh itu, usaha intensif yang dilaksanakan akan diteruskan sehinggalah objektif-objektif yang dirancangkan berjaya dicapai dan pengurus-pengurus dan pekerja-pekerja akan bekerja lebih bersungguh-sungguh sepanjang tempoh masa yang diberikan untuk mencapai objektif tersebut.

Hala tuju bersepadu

Dengan perancangan, pekerja-pekerja akan tahu objektif-objektif yang perlu dicapai termasuk strategi-strategi yang mesti diikuti. Secara tidak langsung, semua ahli-ahli organisasi mempunyai hala tuju yang mesti dituruti dan mereka akan bergerak ke arah hala tuju atau objektif yang sama.

Mewujudkan strategi kerja

Seperti yang ditakrifkan sebelum ini, apabila seorang pengurus kanan menetapkan suatu objektif untuk dicapai, secara automatik, pengurus-pengurus di peringkat pertengahan dan bawahan akan menyoal cara-cara untuk mencapai objektif yang disasarkan itu. Untuk mencapai objektif tersebut, pengurus-pengurus perlu mewujudkan strategi-strategi yang boleh dijadikan garis panduan dalam menentukan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan agar objektif yang dirancang boleh dicapai.

Impak yang positif terhadap individu dan organisasi

Perancangan telah terbukti berkesan kepada organisasi dan juga individu. Pada amnya, organisasi yang terlibat dalam perancangan akan memperoleh keuntungan yang lebih dan berkembang dengan lebih cepat berbanding dengan organisasi yang tidak terlibat dalam perancangan. Ia juga boleh diguna pakai kepada individu, sama ada pengurus mahupun pekerja. Biasanya, prestasi kerja adalah lebih baik sekiranya mereka mempunyai objektif dan strategi semasa melakukan kerja.

TOPIK 2 PERANCANGAN �

37

2.4.2 Kelemahan-kelemahan Perancangan

Jadual 2.5 menjelaskan kelemahan-kelemahan perancangan.

Jadual 2.5: Kelemahan-kelemahan Perancangan

Kelemahan Penerangan

Mengekang perubahan dan penyesuaian

Lazimnya, perancangan dibuat untuk jangka masa yang tertentu. Apabila perubahan berlaku dalam persekitaran, maka rancangan-rancangan yang sedia ada perlu dikemas kini semula. Perubahan-perubahan kepada persekitaran ini boleh berlaku daripada aspek perubahan cita rasa pelanggan-pelanggan, perubahan teknologi, perundangan dan lain-lain. Namun demikian, ada kalanya individu atau organisasi terlalu komited untuk mencapai objektif yang telah dirancangkan sebelum ini sehinggakan mereka tidak sedar yang strategi-strategi yang telah dibuat tidak lagi sesuai dan perlu dipinda. Kegagalan untuk menyedari tentang perlunya perubahan akan menyebabkan kegagalan pelaksanaan rancangan yang sedia ada.

Ketidakpastian terhadap andaian-andaian

Perancangan biasanya berlandaskan andaian-andaian bagi kejadian-kejadian pada masa hadapan. Misalnya, seorang pengurus mengandaikan permintaan akan meningkat pada masa hadapan; maka pelan-pelan dibuat untuk meningkatkan pengeluaran produk bagi memenuhi permintaan. Bagi melaksanakan pelan itu, andaian terhadap isu-isu masa hadapan mestilah tepat. Terdapat banyak elemen yang tidak pasti yang wujud dalam ramalan masa hadapan. Sekiranya ramalan yang dibuat adalah salah, maka perancangan yang dibuat berasaskan andaian berkenaan akan gagal akhirnya.

Pemisahan antara perancang dan pelaksana

Pada amnya, perancangan dibuat oleh pengurus peringkat atasan, manakala pelaksanaannya dijalankan oleh pekerja di peringkat bawahan. Kadangkala pengasingan ini boleh menyebabkan pelan yang dibuat menjadi tidak serasi dengan keupayaan pekerja-pekerja. Ini berlaku apabila orang yang merancang itu tidak terlibat secara langsung dalam bahagian operasi. Oleh itu, mereka tidak tahu dengan mendalam tentang tahap keupayaan dan kekangan yang dihadapi di peringkat operasi, yang kemudiannya mengakibatkan kegagalan dalam perancangan tersebut.

Berdasarkan apa yang anda telah pelajari, cuba jelaskan kepentingan perancangan yang berkesan dan implikasi-implikasinya terhadap syarikat anda sekiranya perancangan tersebut gagal mencapai objektif organisasi.

AKTIVITI 2.3

� TOPIK 2 PERANCANGAN

38

Soalan Esei Daripada perbincangan di atas, senaraikan kelemahan-kelemahan perancangan. Soalan-soalan Aneka Pilihan 1. Proses pengurusan yang manakah menentukan objektif yang perlu

dicapai dan juga untuk mengenal pasti kaedah-kaedah untuk mencapai objektif tersebut?

A. Pembentukan strategi B. Pelaksanaan taktikal C. Perancangan D. Pentadbiran 2. Apakah langkah pertama dalam perancangan berkesan? A. Mengekalkan kefleksibelan dalam perancangan B. Membentuk pelan tindakan C. Menentukan objektif-objektif D. Membina komitmen ke arah pencapaian objektif 3. Jenis perancangan tetap yang manakah menyediakan garis panduan

khusus untuk mengambil tindakan yang tertentu? A. Syarat B. Polisi C. Prosedur D. Peraturan

LATIHAN 2.2

TOPIK 2 PERANCANGAN �

39

4. „Ahmad, tolong pastikan yang anda terangkan kepada kakitangan anda langkah-langkah untuk menetapkan proses kerja yang baru, belanjawan yang diberi dan orang yang terlibat,‰ kata Encik Ali.

Apakah langkah dalam proses perancangan yang dimaksudkan oleh

Encik Ali? A. Menentukan objektif B. Membina komitmen individu C. Menyediakan pelan tindakan D. Memantau kemajuan 5. Siapakah yang bertanggungjawab untuk membentuk pelan taktikal? A. Pengurus-pengurus peringkat atasan B. Pengurus-pengurus peringkat pertengahan C. Pengurus-pengurus peringkat bawahan D. Semua pengurus di atas Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P) 1. Perancangan dibuat berdasarkan andaian-andaian pada masa

hadapan. 2. Salah satu kelemahan perancangan adalah ia mengekang perubahan

dan penyesuaian dalam sesebuah organisasi. 3. Perancangan operasi dibuat untuk menentukan bagaimana sesebuah

organisasi boleh menggunakan sumber-sumber, belanjawan dan individu-individu untuk mencapai objektif yang khusus.

4. Perancangan tetap merupakan perancangan yang dibuat secara

khusus untuk tujuan tertentu.

� TOPIK 2 PERANCANGAN

40

� Pada awal topik ini, kita telah didedahkan kepada beberapa konsep perancangan yang disyorkan oleh para intelektual dalam bidang pengurusan. Proses perancangan yang berkesan juga telah dibincangkan.

� Terdapat lima langkah atau proses untuk membentuk perancangan yang berkesan: pertama, menentukan objektif yang perlu dicapai; kedua, mewujudkan komitmen individu terhadap pencapaian objektif; ketiga, mewujudkan pelan tindakan; keempat, memantau kemajuan perancangan; dan kelima, memastikan perancangan yang dibuat adalah fleksibel.

� Walaupun semua perancangan boleh ditakrifkan sebagai menentukan objektif-objektif termasuk mewujudkan strategi kerja, perancangan juga bermaksud beberapa jenis, sama ada ia berbeza daripada aspek format, hierarki organisasi ataupun kekerapan penggunaannya.

� Pada akhir topik ini, kita juga telah menyentuh kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan perancangan.

Format

Hierarki organisasi

Kekerapan penggunaan

Pelan operasi

Pelan strategik

Pelan taktikal