6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am

7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am

1/44

Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya

6.3 PENGURUSAN PENTADBIRAN AM

6.3.1 Pengurusan Jadual Kedatangan Staf Aade!" Dan Staf S##ngan

6.3.1.1 Pr#ses Ker$a

JA%ATAN PR&SES KERJA

Pengetua 1. 1. Memastikan Kad Kedatangan Staf akademik/sokongan

disediakan

2. Menjadualkan petugas harian untuk Pejabat Am dan Pejabat

Guru

Pen. Kanan (P/Ketua Pembantu

!adbir

2. Men"ediakan Kad Kedatangan staf akademik / staf sokongan(berasingan.

Semua staf #. Merakam kehadiran harian dengan menggunakan mesin

Perakam $aktu (%aktu datang / %aktu balik

Pengetua / Pen.

Kanan(P / KetuaPembantu !adbir

&. Memantau dan mengesahkan kehadiran semua staf setiap hari.

Pen. Kanan (P /Ketua Pembantu

!adbir

'. Men"impan Kad Kedatangan "ang telah digunakan sebagairujukan apabila diperlukan.

Siti Norbaya/smkpj &


2/44


6.3.1.' (arta Al"ran )adual petugas disediakan

Kad Kedatangan disediakan oleh

Penolong Kanan * / Ketua Pembantu !adbir.

Kad Kedatangan !erkini.

!idak

+a

Staf merakam kehadiran.

Pengetua / Penolong Kanan * / KP!mengesahkan kehadiran.

Men"impan Kad Kedatangan "ang telah

penuh untuk rujukan dan rekod.

!amat

6.3.1.3 Senara" Se!a

B"l. T"ndaan Tandaan) * + (atatan

1. Men"ediakan )adual Petugas ,arian

2. Men"ediakan Kad Kedatangan

#. Semak Kad Kedatangan setiap hari

&. Mengesahkan kehadiran dalam Kad

Kedatangan

'. Men"impan Kad Kedatangan

Siti Norbaya/smkpj '

!indakan

diambil


3/44


6.3.' Pengurusan Ta,"! Se#la-

6.3.'.1 Pr#ses Ker$a


Pengetua / Pen. Kanan (P /

Penolong Kanan (,-M /

Penolong KananKokurikulum / Guruguru

Kanan

Penolong Kanan (P /

Ahli )a%atankuasa !ak%imSekolah

1. Menubuhkan )a%atankuasa *nduk !ak%im Sekolah "ang

terdiri daripada

Pengetua

Penolong Kanan (P

Penolong Kanan (,-M

Penolong Kanan Kokurikulum

Guruguru Kanan.

2. Mengadakan mes"uarat )a%atankuasa *nduk !ak%imSekolah setelah menerima Akta Pendidikan 100

PeraturanPeraturan Pendidikan (Penggal *nstitusiPendidikan !ahun berkenaan. erdasarkan Perin3ian ,ari

Persekolahan Mengikut Penggal dan membuat keputusanuntuk

2.1 menentukan tarikh pendaftaran murid

2.2 menentukan tarikh mes"uarat staf / staf sokongan2.# menentukan tarikh mes"uarat )a%atankuasa

Kurikulum / Kokurikulum/4isiplin

2.& menentukan tarikh sukan tahunan sekolah2.' menentukan tarikh peperiksaan dan ujian sekolah

2. menentukan tarikh penghantaran markah

peperiksaan dan kad laporan2.5 menetapkan tarikh akti6itiakti6iti sekolah

2. mengenal pasti tarikh pera"aan untuk pelbagai

kaum dan agama

2.0 mengambil kira 3uti3uti umum dan peristi%a.

#. Men"usun akti6itiakti6iti sekolah mengikut tarikhtarikh

"ang telah ditetapkan.

&. Men"emak draf dan membuat pindaan sekiran"a perlu.

'. Menetap dan menentukan !ak%im Sekolah.

. !ak%im Sekolah didokumentasikan dalam 4iari Sekolah.

5. 4iari Sekolah diedarkan kepada semua %arga sekolah.

Siti Norbaya/smkpj


4/44


6.3.'.' (arta Al"ran

Mengadakan Mes"uarat )a%atankuasa !ak%im

Sekolah.

Menentukan tarikhtarikh akti6iti sekolah.

Men"usun akti6itiakti6iti sekolah mengikut

tarikh "ang sesuai.

Men"emak draf !ak%im Sekolah.

+a

Perlu pindaan7

Menetapkan dan menentukan !ak%im Sekolah.

4okumentasikan !ak%im Sekolah dalam 4iari

Sekolah

4iari Sekolah diedarkan kepada semua

kakitangan

sekolah.

!amat

Siti Norbaya/smkpj 5

Pindaan

!idak


5/44


6.3.'.3 Senara" Se!a

B"l. T"ndaan Tandaan ) *+ (atatan

1. Penubuhan )a%atankuasa !ak%im Sekolah

2. !empat dan tarikh mes"uarat

#. Surat panggilan mes"uarat

&. !arikh Pendaftaran Murid

'.

.

Mes"uarat Staf / Staf Sokongan

Mes"uarat )a%atankuasa Kurikulum / Kokurikulum

5.

.

Sukan !ahunan Sekolah

Pelbagai Akti6iti dan Program Sekolah

0. Peperiksaan Penggal/ Peperiksaan Per3ubaan

18. 9jian bulanan / topikal (tertakluk kepada sekolah

masingmasing

11. !arikh menghantar markah peperiksaan dan kad

laporan

12. :uti 9mum

1#. :uti Peristi%a

1&. :uti Penggal

1'. ,ari Permuafakatan

1. ,ari Pen"ampaian ,adiah 4an Sijil

Siti Norbaya/smkpj


6/44


6.3.3 Urusan Pened"aan Anggaran Belan$a,an Ta-unan Se#la-



Pengetua 1. ;antikan )a%atankuasa Ke%angan Sekolah "ang terdiri daripada

Pengetua

Penolong Kanan (P

Penolong Kanan (,-MPenolong Kanan Kokurikulum

Semua Guru Kanan mata pelajaran

Ketua Pembantu !adbir / Pembantu !adbir

Ketua Pembantu!adbir

2. Men"ediakan permohonan anggaran peruntukan tahunan berkenaanberasaskan bilangan murid.

Pengetua # Menerima peruntukan ka%angan tahun semasa dan men3adangkan

agihan peruntukan kepada setiap Panitia mengikut formula "ang

ditetapkan dan bilangan murid

Pengetua & Meluluskan agihan peruntukan ke%angan setelah mendapat

persetujuan )K Ke%angan dalam Mes"uarat pertama tahun semasa

Ketua Pembantu

!adbir

. Memaklumkan kepada Guru Kanan mata pelajaran peruntukan "ang

ada sebelum membuat pembelian.

5.


7/44


6.3.3.' (arta Al"ran

;antikan )a%atankuasa Ke%angan

Sekolah.

Sediakan permohonan anggaranperuntukan bagi tahun berkenaan.

Menerima Peruntukan Ke%angan bagi

tahun semasa

Kemukakan 3adangan agihan peruntukan

Sediakan agihan

semula

!idak

;ulus

+a

Memaklumkan kepada Guru Kanan mata

pelajaran / Ketua Panitia peruntukan "ang

ada sebelum membuat penbelian.

Memfailkan satu salinan anggaranperbelanjaan "ang telah diluluskan.

!amat



8/44



B"l. T"ndaan Tandaan ) + (atatan

1. ;antikan )a%atankuasa Ke%angan Sekolah

2. Men"ediakan anggaran pendapatan tahunberkenaan

#. Men"ediakan 3adangan agihan peruntukan untuksetiap panitia mata pelajaran.

&. Mes"uarat )a%atankuasa Ke%angan Sekolahmeluluskan agihan peruntukan ke%angan bagi

tahun semasa

'. Pengetua dan )a%atankuasa Ke%angan Sekolah

men"emak dan meluluskan agihan peruntukan

. Ketua Pembantu !adbir memaklum kepada Guru

Kanan mata pelajaran peruntukan "ang ada

sebelum membuat pembelian

5. Satu salinan anggaran perbelanjaan "ang telahdiluluskan difailkan

6.3.3./ B#rang D"gunaan

i. orang M-=/AM288#

ii. 4SA 288& (K.1 tahun semasa

iii. 4SA 288& (K > 2a tahun semasa

i6. ;ampiran Se%aan

6. 4SA 288& (PS tahun semasa

6i. ;ampiran AKS/M-=

6ii. ;ampiran GG/M-=

6iii. ;ampiran !ukar/Pindah



9/44


6.3./ Menel"a Urusan Pe!0el"an

6.3./.1 Pr#ses Ker$a


Pengetua

Pengetua / PK(P /PK(,-M / PKKK / KP! /

Guruguru Kanan

1.

2.

Mengadakan mes"uarat dengan )a%atankuasa Ke%anganSekolah bagi membuat peran3angan pembelian untuk setahun.

Memastikan pembelian dibuat berdasarkan Mengikut keperluan

Kedudukan ke%angan men3ukupi dengan jumlah

tanggungan diambil kira Kedudukan stok? kuantiti berdasarkan

i baki stok

ii penggunaan bulananiii kekerapan keperluan

i6 tarikh barangan dapat dibekalkan

6 dapatkan jumlah setahun bagi tiaptiap bekalan /

perkhidmatan "ang disenaraikan.

Pengetua / Ketua Pembantu

!adbir

#. Memastikan barangbarang dibeli daripada pembekal "ang

berdaftar dengan kontrak pusat. )ika tiada dalam kontrakpusat? dapatkan pembekal "ang boleh memberi harga "ang

berpatutan dengan mengambil kira kualiti barang.

GuruGuru/PembantuMakmal/Staf sokongan

Pengetua

&.

'.

Melengkapkan orang Pesanan )P=/KA/81 dalam 2salinan dan disokong oleh Guru Kanan/Ketua Pem. !adbir

Men"emak orang Pesanan sebelum diluluskan

Pengetua / Ketua Pembantu

!adbir

. Mematuhi kaedah pembelian bagi perolehan bekalan /

perolehan perkhidmatan berdasarkan SPP il. '/100&. Pembelian se3ara terus dengan pembekal tidak berdaftar

Pembelian se3ara terus dengan pembekal berdaftar

Sebut harga/tender (ikut prosedur "ang ditetapkan

Ketua Pembantu !adbir 5. Memastikan Pesanan !empatan disediakan # salinan Salinan asal dan salinan kedua dihantar kpd. pembekal

Salinan ketiga difailkan

Ketua Pembantu !adbir . @ekodkan dalam uku ot sebagai tanggungan.



10/44



Ketua Pembantu !adbir/Pega%ai "ang berkenaan

0. Memastikan apabila menerima barangbarang Salinan asal Pesanan !empatan dikembalikan

il / in6ois asal disertakan Semak barangbarang dengan nota serahan dan

bandingkan dengan Pesanan !empatan asal Perakuan penerimaan di Pesanan !empatan diisikan.

Ketua Pembantu !adbir/

Pega%ai "ang berkenaan

18. !urunkan tandatangan perakuan pada Pesanan !empatan asal.

Ketua Pembantu !adbir/Pega%ai "ang berkenaan

11. 4imasukkan stok Ke% #12 (4aftar Stok ,arta Modal

Ke% #1# (4aftar Stok *n6entori

Ke% #1& (4aftar Stok ekalan Pejabat.

Ketua Pembantu !adbir 12. Merekodkan dalam 4aftar il.

6.3./.' (arta Al"ran

Mengadakan mes"uarat dengan )a%atankuasaKe%angan Sekolah bagi membuat

peran3angan pembelian setahun.

Membuat keputusan pembelian barang /perkhidmatan.

4apatkan jumlah setahun bagi tiaptiap

bekalan/perkhidmatan "ang disenaraikan

untuk membuat pilihan pembekal.

Mengisi orang Pesanaan

Pilihan pembekal

berdaftar/tidak berdaftar sebut harga/tender.

Siti Norbaya/smkpj 0#

( #0


11/44


Sediakan Pesanan !empatan #

salinan salinan asal dan keduakepada pembekal dan salinan

ketiga difailkan.

@ekodkan butir Pesanan

!empatan dalam uku ot

nama pembekal rujukan pesanan

jenis pembelian.

!erima barang dan semakdengan

salinan asal Pesanan !empatan

il / in6ois =ota serahan.

!indakan Memuaskan dengan

pembekal

mintapenjelasan

!urunkan tandatangan

perakuan di Pesanan

!empatan "ang asal bagi

tujuan pemba"aran.

Masukkan stok kemas kini

uku Stok? lengkapkan

4aftar Stok

@ekod butirbutir penerimaandalam 4aftar il

no. il /in6ois

rujukan / pesanan tarikh bil diterima.

!amat

Siti Norbaya/smkpj 0&

!idak

Ke% #12

Ke% #1# Ke% #1&

+a


12/44


13/44


14/44


15/44


@ekodkan bau3er ba"aran ke dalam uku ot

Pengetua men"emak bau3er ba"aran dan

kelulusan dengan menandatangani bau3er tersebut

dan initial pada uku ot

uat

Pembetulan

;ulus

Sediakan Kelompok Pemba"aran

,antarkan bau3er dan kelompok ba"aran ke)abatan Akauntan =egara untuk pengeluaran 3ek

uatPembetulan

!idak

;ulus

!erima ;aporan :88 daripada )A= untuk

disemak

@ekod ba"aran 3ek dalam 4aftar il

!amat


!idak


16/44


6.3..3 Senara" Se!a


1. Peruntukan men3ukupi

2. 4okumen pemba"aran

2.1 Salinan asal pesanan tempatan

2.2 :op stok

2.# il? in6ois? deli6er" order

2.& 4okumen lain

#. au3er ba"aran

#.1 4ua salinan bau3er asal dikepilkan

#.2 au3er salinan dihantar kepada pembekal

&. @ekod bau3er ba"aran ke dalam uku ot

'.

.

5.

.

0.

Pengetua melulus dan menandatangani bau3erdan menurun initial pada uku ot

Kelompok ba"aran disediakan

,antar au3er dan Kelompok ba"aran ke )A=!erima dan semak ;aporan :88

@ekod 3ek ba"aran ke dalam 4aftar il

6.3../ B#rang D"gunaan

i. au3er a"aran Ke% #8&

ii. Kelompok a"aran Ke% #82

iii. 4aftar il.



17/44


6.3.6 Urusan Pengu!2ulan Dan Pe!2r#sesan Serta Penge!as"n"anMalu!at Se#la-

6.3.6.1 Pengurusan Surat T"n$auan Dar"2ada Ja0atan

6.3.6.1.1 Pr#ses Ker$a


Pengetua 1. Menerima surat tinjauan daripada )abatan berkenaan.

Penolong Kanan (P 2.

#.

Mengumpul data "ang diperlukan dan mengisi ke dalam borang

erbin3ang dengan Pengetua tentang maklumat "ang dikumpul.

Pembantu !adbir@endah &. Menaip maklumat ke dalam borang asal B men"ediakan borangdengan menggunakan komputer.

Pengetua/PenolongKanan (P

'. Men"emak maklumat "ang telah ditaip.

Pengetua/PK(P/Pem.!adbir @endah

. Menentukan fail dan folio "ang sesuai untuk perkara berkenaan.

Pembantu !adbir@endah

5. Men"ediakan surat iringan.

Pengetua / PenolongKanan (P

. Surat ditandatangani oleh Pengetua atau Penolong Kanan *( jika Pengetua tiada .

Pembantu !adbir

@endah

0. Surat diserahkan kepada kerani untuk direkodkan dan diposkan.

( Sekiran"a perlu? boleh difakskan sebelum diposkan .

18. Satu salinan difailkan.



18/44


6.3.6.1.' (arta Al"ran

Menerima surat tinjauan.

Mengumpul maklumat dan mengisi kedalam salinan fotostat.

in3ang dengan Pengetua tentang

maklumat "ang dikumpul.

uat

pembetula

n

!idak

4iluluskan.

+

a Menaip maklumat ke dalam borangasal B men"ediakan borang dan

maklumat "ang diperlukan dengan

menggunakan komputer.

Semak maklumat "ang ditaip.

Sediakan surat iringan dengan rujukanfail dan folio "ang betul.

Surat ditandatangani oleh Pengetua /

Penolong Kanan *.

Surat diserahkan kepada kerani untuk

direkodkan dan diposkan. ( Sekiran"a

perlu? boleh difakskan sebelumdiposkan.

!amat



19/44


6.3.6.1.3 Senara" Se!a

B"l. T"ndaan Tandaan ) + (atatan

1. Surat tinjauan ada

2. Mengumpul maklumat selengkapn"a dan rekodke dalam salinan fotostat

#. in3ang dengan Pengetua tentang hasil dapatan

&. Menaip maklumat

'. Men"emak maklumat "ang ditaip

. Mengenal pasti fail dan folio untuk perkara "angditinjau

5. Men"ediakan surat iringan

. !andatangan Pengetua / Penolong Kanan *

0. Pembantu !adbir @endah merekod surat "angakan dipos

18. Surat asal dipos

11. Satu salinan difailkan

6.3.6.1./ B#rang D"gunaan

ergantung kepada jenis tinjauan



20/44


6.3.6.' Pengurusan S"ste! Malu!at Staf EMIS

6.3.6.'.1 Pr#ses Ker$a


Pembantu !adbir

@endah

1. Menerima enrolmen bulanan daripada semua Guru !ingkatan pada

setiap hujung bulan dan men"ediakan data enrolmen bulanan.

Guru 4ata -M*S 2. Memasukkan enrolmen murid ke dalam sistem -M*S / SMPP

berdasarkan kepada pulangan / enrolmen bulanan.

#. Memasukkan maklumat guru / staf sokongan "ang baru masuk?

membuang maklumat guru / staf sokongan "ang keluar dan

men"elenggarakan data.

Penolong Kanan(P /

Guru 4ata -M*S

&. Memastikan semua maklumat guru dan kakitangan bukan guru?

murid asrama dan sebagain"a dikemaskinikan.

'. Mengemaskinikan semua maklumat tentang profil? bangunan?

kemudahan sekolah? P:G ( antuan Perkapita ? programprogram

dan datadata lain "ang berkenaan.

. Men3etak Senarai guru? staf sokongan dan )adual 1A > 0.

5. Membuat salinan -M*S / 4A!A ke dalam 2 disket.

. Membuat salinan fotostat bagi setiap 3etakan.

Pembantu !adbir

@endah

0. Menaip surat iringan.

18. ,antar perkara berikut ke )P pada minggu pertama setiap bulan18.1 4isket -M*S

18.2 :etakan ;aporansenarai guru? staf sokongan dan )adual 1A0

Guru 4ata -M*S 11. Menghantar maklumat "ang sama ke )P=S melalui emel B pos.


12. Men"impan satu salinan maklumat "ang sama ke dalam fail -M*S.

1#. Men"impan satu salinan disket sebagai rekod sekolah.



21/44


6.3.6.'.' (arta Al"ran

Menerima enrolmen bulanan daripada semua Guru

!ingkatan.

Memasukkan data enrolmen murid ke dalam sistem

-M*S / SMPP.

Memastikan semua maklumat guru / kakitangan

bukan guru? kemudahan sekolah? murid asrama dansebagain"a dikemaskinikan.

Men3etak perkara berikut

senarai guru? staf sokongan

jadual 1A > 0.

Membuat salinan -M*S / 4A!A ke dalam 2 disket.

Membuat salinan fotostat bagi setiap 3etakan.

Menaip surat iringan.

Menghantar perkara berikut ke )abatan Pendidikan

ahagian pada minggu pertama setiap bulan.

4isket -M*S ? :etakan laporan

senarai guru? staf sokongan? jadual 1A > 0

dan ke )P=S melalui emel B pos.

Memfailkan satu salinan maklumat -M*S.

Men"impan satu salinan disket.

!amat



22/44


6.3.6.'.3 Senara" Se!a

B"l. T"ndaan Tandaan )*+ (atatan

1. -nrolmen bulanan daripada Guru !ingkatan

2. Maklumat berikut dimasukkan ke dalam

sistem -M*S

C enrolmen murid

C maklumat guru

C maklumat staf sokongan

#. Maklumat -M*S dikemaskinikan sekiran"a

perlu

&. Men3etak maklumat -M*S

C senarai guru

C senarai staf sokongan

C jadual 1A > 0

'. Maklumat -M*S dipindah ke dalam 2 disket

. Surat iringan

5. ,antar maklumat ke )P

C 4isket -M*S

C :etakan ;aporan (dari =o. &

. ,antar maklumat -M*S ke )P=S melaluiemel.

0. Salinan maklumat -M*S difailkan ke dalamfail -M*S

18. Satu salinan disket disimpan

Siti Norbaya/smkpj 18'


23/44


6.3.4 Urusan Ka,alan Kesela!atan



Pengetua / Penolong

Kanan (P / Kaunselor

)a%atankuasa

Pengetua / PenolongKanan (P / Ketua

Pembantu !adbir

Pengetua

Penolong Kanan(P /

Ketua Pembantu !adbir

Penolong Kanan (P /Ketua Pembantu !adbir

Pengetua / )a%atankuasa

1. Menubuhkan )a%atankuasa Keselamatan "ang

dipengerusikan oleh Pengetua.

2. Mengenal pasti tempattempat "ang perlu dibina geriji

besi dan barangbarang "ang perlu disimpan ke dalam petibesi keselamatan.

#. Men"ediakan peraturan keselamatan di setiap bangunandan tempattempat tertentu seperti makmal/bengkel dan

bilikbilik khas.

&. Men"impan anakanak kun3i? geriji besi? almari / kabinetbesi dan peti besi keselamatan di tempat "ang selamat.

'. Mengarah penga%al keselamatan membuat rondaan dan

pemantauan dari semasa ke semasa.

'. Menerima laporan sebarang kerosakan kun3i? almari /

kabinet besi dan geriji besi.

. Mengenal pasti pihak berkenaan untuk membaikisebarang kerosakan ke atas kun3i almari / kabinet besi dan

geriji besi.

5. Melapor kepada pihak polis sebarang pen3erobohan ke

atas pejabat.



24/44



Menubuhkan )a%atankuasa Keselamatan

Pejabat.

Mengenal pasti tempattempat "ang perlu

dibina geriji besi dan barangbarang "angperlu disimpan ke dalam peti keselamatan.

)/K men"ediakan peraturan keselematan di

tempat tertentu

Men"impan anakanak kun3i geriji besi?

almari / kabinet besi dan peti besikeselamatan di tempat "ang selamat.

Mengarah penga%al keselamatan membuat

rondaan dan pemantauan dari semasa kesemasa.

Menerima laporan sebarang kerosakan

kun3i? almari / kabinet dan geriji besi.

Membaiki sebarang kerosakan ke atas kun3i?almari / kabinet besi dan geriji besi.

Melapor kepada pihak polis sebarang

pen3erobohan ke atas pejabat? almari /

kabinet dan peti besi keselamatan.

!amat



25/44



B"l. T"ndaan Tandaan )*+ (atatan

1. Menubuhkan )a%atankuasa Keselamatan Pejabat

2. !empat "ang perlu dibina geriji besi

#. arangbarang "ang perlu disimpan ke dalam petikselamatan

&. Anakanak kun3i simpan di tempat "ang selamat

'. Peraturan Keselamatan disediakan di tempat tertentu

. Penga%al Keselamatan membuat rondaan

5. ;aporan kerosakan kun3i? almari / kabinet dangeriji besi

. Pembaikan ke atas kerosakan kun3i? almari / kabinet

dan geriji besi

0.. ;aporan polis jika terdapat pen3erobohan ke ataspejabat? almari / kabinet dan peti besi keselamatan



26/44


6.3.5 Menel"a Urusan SuratMenurat

6.3.5.1 Urusan Pener"!aan Surat

6.3.5.1.1 Pr#ses Ker$a


Pembantu !adbir

@endah

1. Menerima surat.

2. Membuka surat (ke3uali "ang sulit dan menge3op tarikh penerimaan.

#. Merekod ke dalam uku 4aftar Masuk.

&. Men"erahkan uku 4aftar Masuk dan surat / pekeliling "ang telahdirekodkan kepada Pengetua untuk semakan dan ditandatangani.

Pengetua /Penolong Kanan

(P

'. Meminitkan surat / pekeliling.

Pembantu !adbir

@endah / Pega%ai

erkenaan

. Mengedar surat kepada pega%ai berkenaan untuk ditandatangani dan

diambil tindakan selanjutn"a.

( Salinan fotostat dibuat untuk kegunaan indi6idu.

Semua Staf

5.(a

5.(b

Men"ediakan salinan fotostat sekiran"a ia memerlukan perhatian

semua guru atau staf sokongan dan kemudian dipamerkan.

Masukkan salinan surat / pekeliling "ang memerlukan makluman

semua kakitangan sekolah ke dalam


27/44


6.3.5.1.' (arta Al"ran

Menerima surat.

Surat Sulit

Surat biasa / berdaftar.

9ntuktindakan

Pengetua Membuka dan merekod ke dalam uku

4aftar Masuk.

Menghantar kepada Pengetua untuk

disemak? ditandatangani dan diminitkan.

Minitkan surat / pekeliling.


Memerlukan makluman

/

tindakanindi6idu

Salinanfotostat

diserahkan

kepada

pega%aiberkenaan.

Pega%ai

berkenaan

mengambil

tindakan.

!amat

Salinan asal

ditandatanganioleh pega%ai

berkenaan.

Merekod nombor

rujukan fail ke dalamuku 4aftar Masuk.

Memfailkansalinan asal.

!amat

Men"ediakan

salinan fotostat.

4ipamerkan

di papan

notis umum.

Simpan di dalam

pega%ai

Pentadbiran.

Memerlukan makluman /

tindakan semua


28/44


6.3.5.1.3 Senara" Se!a

B"l T"ndaan Tandaan) * + (atatan

1. Menerima surat

2. @ekod uku 4aftar Masuk

#. Pengetua mengesahkan dan meminitkan surat /pekeliling

&. Surat / Pekeliling diedar kepada pega%ai berkenaan

'. Men"ediakan salinan fotostat jika perlu

. !indakan "ang se%ajarn"a diambil oleh pega%ai

berkenaan (jika perlu

5. Mempamerkan salinan pada papan notis jika perlu

. Men"impan salinan di dalam


29/44


6.3.5.' Urusan Peng"r"!an Surat

6.3.5.'.1 Pr#ses Ker$a


Pengetua /

Pega%ai berkenaan

1. Mendraf surat dengan rujukan fail "ang betul.

Pembantu !adbir

@endah

2. Menaip surat.

Pengetua /

Penolong Kanan

(P

#. Men"emak dan menandatangani surat.

Pembantu !adbir

@endah

&. Men"ediakan sampul surat dengan alamat "ang betul.

Merekod ke dalam uku Penghantaran Surat.

'. Menimbang surat dan melekat setem (ke3uali untuk PP.

. Mengepos surat.

5. Men"impan resit jika surat berdaftar.

. Menghantar surat untuk )P melalui hantaran tangan.



30/44


6.3.5.'.' (arta Al"ran

Mendraf Surat dengan rujukan fail "ang

betul.

Menaip Surat.

Men"emak Surat.

etul

Membuat Pembetulan

+a

Menandatangani surat

oleh Pengetua / PK (P .

Merekod ke dalam uku Penghantaran

Surat.

Memfailkan salinan.

Surat PPG dihantar melalui hantaran tangan.

Melekat setem dan mengepossurat.

!erima dan simpan resit surat

berdaftar.

!amat !amat


!idak


31/44


6.3.5.'.3 Senara" Se!a


1. Mendraf surat

2. Menaip surat

#. Men"emak dan menandatangani surat

&. Men"ediakan sampul surat

'. Merekod ke dalam uku Penghantaran Surat

. Sesalinan difailkan

5. Menimbang surat

. Melekat setem

0. Mengepos surat

18. Merekod dan men"impan resit surat berdaftar

11. Surat PPG dihantar melalui hantaran tangan



32/44


6.3.7 Pengurusan S"ste! 8a"l



Penolong Kanan(P

Pengetua

Penolong Kanan (P/

KP!

KP!/


Pengetua

Pengetua / Pembantu

!adbir @endah

Pembantu !adbir

@endah

1.

2.

#.

&.

'.

.

5.

.

0.

18.

11.

12.

1#.

1&.

1'

Men"enaraikan dan men"ediakan failfail mengikut jenis.

Men"erahkan kepada Pengetua untuk mendapatkan ulasan dan

persetujuan.

Menetapkan jenis fail? iaitu terbuka? timbul dan sulit.

Men"ediakan fail dengan menetapkan nombor rujukan fail dan

tajuk.

Men"ediakan uku Panduan Sistem


33/44



Pembantu !adbir

@endah

1.

15.

1.

10.

28.

21.

Mengedar


34/44



Men"enaraikan keperluan fail mengikutjenis.

Mendapatkan ulasan dan persetujuandaripada Pengetua mengenai senarai "ang

di3adangkan.

Menetapkan dan men"ediakan jenis fail.

Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk.

Men"ediakan uku Panduan Sistem


35/44




1. Senarai keperluan fail

1.1


36/44


6.3.19 Menel"a Urusan Pelu2usan St#



Pengetua 1. Menubuhkan ;embaga Pemeriksa "ang terdiri daripada Pengetua?

Penolong Kanan (P? Guruguru Kanan? Ketua Pembantu !adbir.

Ketua Pembantu

!adbir / GuruguruKanan / Pen"elia

Stok

2. Men"ediakan laporan barangbarang "ang tidak boleh digunakan dalam

orang ;aporan Penghapusan arangarang Ke3il(;ampiran A.

;embaga

Pemeriksa

#. Memeriksa barangbarang "ang perlu dilupuskan.

Pengetua &. Men"emak dan megesahkan ;ampiran A.

Pembantu !adbir

@endah

'. Menghantar ;ampiran A ke )abatan Pelajaran =egeri untuk

mendapatkan kelulusan.

. Menerima kelulusan daripada )abatan Pelajaran =egeri.

Ketua Pembantu!adbir

5. Mengisi Sijil Pelupusan arangarang dan Sijil Saksi(Ke% #88 > .


. Menghantar Ke% #88 > dan Sijil Saksi kepada )abatan Pelajaran=egeri untuk rekod.

Pembantu !adbir

@endah

0. Mendokumentasikan surat? sijil dan ;ampiran A.



37/44



Menubuhkan ;embaga Pemeriksa.

.

Men"ediakan laporan barangbarang "ang

tidak boleh digunakan lagi dengan mengisi

;ampiran A.

Memeriksa barangbarang "ang perlu

dilupuskan.

;ampiran A disemak dan disahkan olehPengetua.

Mendapat

maklumatlengkap

;engkap

Menghantar ;ampiran A ke )P= untuk

mendapat kelulusan.

Menerima kelulusan daripada )P=.

Mengisi Sijil Pelupusan arangarang

dan Sijil Saksi.

Menghantar SijilSijil tersebut ke )P=

untuk rekod.

Mendokumentasikan surat? sijil dan

;ampiran A.

!amat


!idak

+a


38/44




1. ;aporan Ketua 9nit / Pen"elia Stok (;ampiran A

2. Pen"emakan dan pengesahan Pengetua (;ampiran A

#. Pengiriman ;ampiran A ke )P= mendapatkanuntuk kelulusan

&. Menerima kelulusan )P=

'. Mengisi Sijil Ke% #88 > dan Sijil Saksi

0. Menghantar Sijilsijil ke )P=

18. Mendokumentasikan surat? sijil dan ;ampiran A

6.3.19./ B#rang D"gunaan:

i. ;aporan Penghapusan arangarang Ke3il (;ampiran A

ii. Sijil Pelupusan arangarang (Ke% #88 >

iii. Sijil Saksi



39/44


6.3.11 Urusan Pener"!aan Bealan



Pengetua / Guru

berkenaan / Pembantu!adbir

1.

2.

#.

Menerima barang / peralatan.

Men"emak bilangan dan mutu berdasarkan in6ois pembekalan

( uji jika jentera / mesin .

Menge3op tarikh terima barang.

Pengetua / $akil

Pengetua

&. Menandatangani Sijil Akuan Penerimaan (SAP.

Guru berkenaan /

Pembantu !adbirPembantu !adbir @endah

'.

.

5.

Merekod penerimaan ke dalam dokumen stok.

Mengirim SAP mengikut arahan.

Men"impan salinan SAP sekolah di dalam fail berkaitan.



40/44



!erima bekalan.

Semak / 3op dan tulis tarikh penerimaan

( uji jika )entera / mesin .

!erima7

+a

Puas hati? terima tandatangani borang SAP.

@ekod ke dalam dokumen stok.

,antar borang SAP kepada pembekal.

Simpan salinan orang SAP dalam fail

berkenaan.

!amat


Pemulanganpenggantian

!idak


41/44




1. Menerima nota hantar (deli6er" note

2. Men"emak bekalan ( bilangan D mutu

#. Menandatangani SAP

&.

'.

.

5.

Merekod ke dalam dokumen stok

Mengurus pengiriman SAP kepada s"arikatpembekal

Merekod pengiriman


42/44


6.3.1' Urusan Penera-an Tugas

6.3.1'.1 Pr#ses Ker$a


Pengetua

Pen. Kanan (P

Pembantu !adbir

Pen. Kanan (P

Pengetua

Pembantu !adbir

Pen. Kanan (P

1.

2.

#.

&.

'.

.

5.

.

0.

Menerima arahan bertukar daripada )abatan Pelajaran =egeriSara%ak.

Memaklumkan kepada pega%ai berkenaan.

Men"erahkan ;ampiran HAI 1.1 hingga 1. kepada pega%ai

"ang akan bertukar.

4apatkan balik borangborang tersebut daripada pega%ai

berkenaan untuk disemak.

Sediakan surat iringan.

4apatkan tandatangan Pengetua.

Merekodkan dan mengemukakan kepada Pengarah Pelajaran

=egeri.

Memfailkan 1 salinan ke dalam fail peribadi dan 1 salinan dalamfail =ota Serah !ugas.

Men"erahkan 1 salinan kepada pega%ai "ang mengambil alih

tugas.

Siti Norbaya/smkpj 12'


43/44


6.3.1'..' (arta Al"ran

Menerima arahan bertukar.

Maklumkan kepada pega%ai berkenaan.

Maklum kepada pega%ai untukmengisi borangborang ;ampiran HAI

1.1 hingga 1..

4apatkan balik borang serah tugas.

Kemukakan semula

Kepada pega%ai

berkenaan untukdilengkapkan

!idak

;engkap Semak kesemua butirbutir diperlukan.

;engkap

!aip surat iringan.

4apatkan tandatangan Pengetua.

Kemukakan ke Pejabat Pelajaran

=egeri dan satu salinan difailkan.

Satu salinan =ota Serah !ugashendaklah diemukakan kepada

pega%ai "ang mengambil alih tugas.

!amat



44/44


6.3.1'.3 Senara" Se!a

B"l. T"ndaan Tandaan ) * + (atatan

1. Menerima arahan perpindahan

2. Memberitahu pega%ai "ang berpindah

#. Sediakan borangborang sebagaimana di ba%ah

#.1 ;ampiran HAI 1.1 > 1.

(4isediakan dalam ' salinan

&. Serahkan borang berkenaan kepada pega%ai

"ang akan berpindah untuk diisi

. Semak borangborang berkenaan

. Sediakan surat iringan

5. Satu salinan =ota Serah !ugas dihantar ke PejabatPendidikan =egeri

. Satu salinan =ota Serah !ugas difailkan

6.3.1'./ B#rang D"gunaan:

i. ;ampiran HAI >

6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am

Documents

Transcript of 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am