Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka 2018 (Bukan ICT...

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka 2018 (Bukan ICT) Kitar Semula Alat Ganti ICT

i


ii

ISI KANDUNGAN RINGKASAN EKSEKUTIF ........................................................................................... 1

1.0 PERINCIAN PROJEK ........................................................................................ 3

1.1 SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK ................................................................ 3

2.0 TINDAKAN PENYELESAIAN ............................................................................. 7

3.0 KEBERHASILAN PROJEK – OUTCOME DAN IMPAK ..................................... 9

4.0 POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK .......................................................... 12

5.0 PENUTUP ........................................................................................................ 13


1

RINGKASAN EKSEKUTIF

Projek ‘Kitar Semula Alat Ganti Komputer’ merupakan satu program berbentuk

kitar semula komputer yang diinisiatif oleh Jabatan Teknologi Maklumat, Majlis

Perbandaran Jasin khusus untuk memenuhi keperluan komputer bagi kegunaan

kakitangan Majlis Perbandaran Jasin dalam melaksanakan kerja-kerja pentadbiran

dan juga teknikal.

Kebanyakan kakitangan Majlis Perbandaran Jasin menggunakan komputer

yang telah usang, oleh itu kakitangan dan pegawai Majlis Perbandaran Jasin

terpaksa berkongsi komputer bagi menjalankan tugas yang diberi kerana keadaan

komputer yang usang menyebabkan ada beberapa perisian yang tidak sesuai atau

tidak sepadan untuk di pasang di komputer itu. Perkara ini berlaku kerana pihak

Majlis Perbandaran Jasin menghadapi kekangan kewangan untuk membeli komputer

baru kepada kakitangan dan pegawai.

Disebabkan itu perkongsian itu, kerja-kerja hakiki kakitangan dan pegawai

Majlis Perbandaran Jasin menjadi lambat dan tidak produktif kerana terpaksa bergilir

menggunakan komputer. Sehubungan dengan itu, kualiti penyampaian perkhidmatan

kepada orang ramai juga merundum.

Pihak pengurusan Majlis Perbandaran Jasin meminta agar pihak Jabatan

Teknologi Maklumat mencari solusi untuk mengatasi masalah komputer usang ini

dengan menggunakan kos yang sangat minima.

Kekurangan sumber kewangan ini telah membuka suatu ruang untuk Majlis

Perbandaran Jasin mencipta suatu inovasi sosial dengan mengubah kaedah

penyediaan komputer baru melalui kaedah pembelian (perolehan) yang melibatkan

kos kepada kaedah yang baru yang tidak melibatkan kos pembelian iaitu

pemasangan komputer baru dengan menggunakan semula alat ganti yang lama.


2

Projek ini adalah suatu bentuk perubahan ke atas proses kerja pembekalan

komputer.

Gambar 1 : Juruteknik Komputer sedang memasang komputer dan seterusnya

membuat pemasangan dan konfigurasi rangkaian dan sistem di kaunter Majlis

Perbandaran Jasin, dibantu oleh Pentadbir Rangkaian.

Pihak teknikal Jabatan Teknologi Maklumat telah mula menguji kefungsian alat

ganti ICT tersebut daripada komputer-komputer yang ingin dilupus bagi tujuan

mengumpul dan mengitar semula alat ganti tersebut.

Daripada pengumpulan alat ganti ICT tersebut, pihak Jabatan Teknologi

Maklumat dapat menjadikan komputer yang telah usang kepada komputer yang

seakan-akan baru kepada kakitangan dan pegawai Majlis Perbandaran Jasin.


3

Sehubungan itu, dengan bermulanya projek ini di antara tahun 2013 sehingga

tahun 2017, adalah menjadi harapan pihak pengurusan Majlis Perbandaran Jasin

agar projek ini dapat membantu dalam usaha untuk mencapai sasaran seorang

kakitangan sebuah komputer yang terkandung di dalam Pelan Strategik ICT

2014 - 2018, sekaligus membolehkan kakitangan Majlis Perbandaran Jasin

melaksanakan kerja-kerja dalam memberikan perkhidmatan kepada orang awam

dengan spesifikasi komputer yang mampu menampung beban perisian semasa.

Apabila kakitangan mendapat komputer seorang satu tanpa perlu berkongsi,

kecekapan dan kualiti perkhidmatan di setiap jabatan di Majlis Perbandaran Jasin

dapat ditingkatkan dan perkhidmatan kepada orang awam dapat disampaikan kepada

orang awam dengan cepat dan mudah.

Kecekapan pengurusan Majlis Perbandaran Jasin secara tidak langsung

membantu organisasi di dalam mengawal perbelanjaan seterusnya memberi ruang

agar peruntukan yang ada dimanfaatkan sebaik mungkin untuk memberi

perkhidmatan kepada orang awam yang berkaitan di dalam kawasan pentadbiran

Majlis Perbandaran Jasin.

1.0 PERINCIAN PROJEK

1.1 SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK

Inisiatif projek ‘Kitar Semula Alat Ganti Komputer’ ini mula timbul pada tahun

2010 berikutan isu kekurangan komputer yang melanda Majlis Perbandaran Jasin

dan ketidakcukupan sumber kewangan untuk membiayai pembelian komputer baru

bagi menggantikan komputer-komputer yang telah obsolete dan wajar dilupuskan

kerana tidak ergonomik untuk digunapakai.


4

Mengikut kajian, pada tahun 2010, bilangan komputer tidak mampu

menampung keseluruhan 220 orang kakitangan Majlis Perbandaran Jasin. Kira-kira

50% dari komputer sedia ada pula telah berusia melebihi 5 tahun dan tidak

ergonomik untuk digunapakai. Disebabkan itu, terdapat segelintir pegawai dan

kakitangan di bawah Jabatan yang sama perlu berkongsi komputer untuk

melaksanakan kerja-kerja yang diberi.

Kebanyakan komputer yang ada ketika itu telah berusia melebihi 5 tahun dan

mempunyai spesifikasi yang rendah dan tidak mampu menampung sepenuhnya

beban perisian sistem operasi dan perisian aplikasi versi semasa.

Dengan permasalahan ketidakcukupan komputer kepada kakitangan serta

pegawai, komputer yang masih digunakan telah obsolete dan kekangan kewangan

bagi membuat pembelian komputer baru ,Majlis Perbandaran Jasin perlu

menyediakan peruntukan dalam budget tahunan untuk pembelian dan penggantian

komputer setiap tahun. Perkara ini memberi bebanan kepada Majlis Perbandaran

Jasin dengan keadaan kewangan Majlis Perbandaran Jasin yang terhad.

Namun begitu, Majlis Perbandaran Jasin telah membuat pembelian 52 unit

komputer dan 11 unit komputer riba pada penghujung tahun 2011, ianya masih belum

cukup untuk menyelesaikan kekurangan komputer. Justeru, pada tahun 2012,

Jabatan Teknologi Maklumat telah merangka suatu pelan untuk menggunakan

semula komputer terpakai selepas ianya ditukar alat ganti dan dinaiktaraf.

Memandangkan kebanyakan kerja-kerja operasi di Majlis Perbandaran Jasin

adalah melibatkan sistem yang diberikan oleh Kementerian dan seharusnya warga

Majlis Perbandaran Jasin mempunyai komputer yang dapat berfungsi dengan baik

selaras dengan kegunaan sistem tersebut.


5

Kakitangan yang semakin bertambah di Majlis Perbandaran Jasin menjadi

kerisauan kepada pihak pengurusan Majlis Perbandaran Jasin kerana sumber

kewangan yang terhad untuk memperuntukkan sejumlah peruntukan untuk membeli

komputer baru bagi kakitangan melaksanakan kerja-kerja harian secara dengan lebih

selesa dan teratur.

Pihak pengurusan Majlis Perbandaran Jasin meminta agar pihak Jabatan

Teknologi Maklumat, Majlis Perbandaran Jasin membuat perbincangan dalaman

antara kakitangan jabatan agar memikirkan kaedah bagi menyediakan komputer-

komputer untuk kegunaan kakitangan tanpa mengeluarkan kos yang banyak untuk

tujuan pembelian.

Pihak pengurusan Majlis Perbandaran Jasin mengharapkan agar Jabatan

Teknologi Maklumat dapat mencari solusi bagi menangani isu komputer pada waktu

itu dengan keadaan sumber kewangan yang terhad. Sehubungan dengan itu,

Jabatan Teknologi Maklumat telah mengadakan perbincangan untuk mendapatkan

jalan penyelesaian agar perkhidmatan Majlis Perbandaran Jasin tidak terjejas.


6

Gambar 2 : Perbincangan dalaman antara kakitangan Jabatan Teknologi Maklumat,

seterusnya Juruteknik Komputer mempersiapkan peralatan dan alat ganti yang

diperlukan.

Setelah perbincangan dalaman kakitangan jabatan dilaksanakan, salah satu

cadangan yang dijumpai ialah mengumpulkan alat ganti dari komputer lama yang

dilupuskan untuk digunapakai bagi menyediakan komputer baru. Semua alat ganti

bagi komputer-komputer yang dilupuskan disemak semula kefungsiaannya. Jika

ianya masih baik dan berkualiti, ianya perlu dikumpulkan di dalam satu kawasan

untuk digunapakai semula.


7

2.0 TINDAKAN PENYELESAIAN

Projek ‘Kitar Semula Alat Ganti Komputer’ ini dilaksanakan secara in-house

melibatkan seorang Juruteknik Komputer dibantu oleh pelatih latihan industri dan

diselia oleh seorang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat.

Bermula tahun 2011, semua komputer-komputer lama yang ingin dan sedang

dilupuskan disemak semula oleh pasukan ini agar alat ganti dari komputer berkenaan

yang masih berguna dapat dikumpulkan untuk diguna semula. Pasukan ini

menggunakan komputer dan alat ganti dari komputer yang dilupuskan atas sebab

usang serta komputer yang disumbangkan oleh syarikat-syarikat untuk projek

tertentu.

Gambar 3 : Antara alat ganti ICT yang dikumpul oleh Pihak Jabatan Teknologi

Maklumat


8

Pada tahun 2015 pula, Jabatan Kerajaan Tempatan di bawah Kementerian

Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan pula telah melupuskan

20 unit komputer yang digunapakai di Pusat Komuniti BDD, Taman Seri Kemendor,

Jasin untuk kegunaan penduduk setempat. Ini turut membantu dan membuka ruang

bagi Majlis Perbandaran Jasin melaksanakan projek yang telah dirancang.

Dengan 20 unit komputer yang dilupuskan itu daripada pelbagai agensi,

Jabatan Teknologi Maklumat dapat menggantikan alat ganti komputer sedia ada

komputer tersebut dapat menampung penggunaan oleh kakitangan Majlis

Perbandaran Jasin.

Satu unit komputer telah disediakan untuk tujuan pengujian dari segi

kebolehupayaan, ketahanan dan kefungsiannya pada tahun 2015. Setelah

memastikan pengujian benar-benar berjaya dan komputer berkenaan stabil, gerak

kerja diteruskan ke peringkat seterusnya.

.

Gambar 4 : Juruteknik Komputer sedang menyemak RAM yang bersesuaian untuk

Motherboard komputer yang sedang dipasang.


9

3.0 KEBERHASILAN PROJEK – OUTCOME DAN IMPAK

Melalui projek ‘Kitar Semula Alat Ganti Komputer’ ini, Majlis Perbandaran

Jasin secara tidak langsung telah dapat mengawal perbelanjaan untuk membeli

komputer baru. Dengan kos perbelanjaan yang sedikit untuk membeli peralatan

kerana alat ganti terpakai yang dikehendaki tiada dalam simpanan. Dengan itu,

Jabatan Teknologi Maklumat telah dapat menyediakan banyak komputer untuk

kegunaan kakitangan tanpa membeli komputer baru. Malah ada di antara komputer

berkenaan telah dapat disediakan tanpa perlu mengeluarkan sebarang kos kerana

Jabatan Teknologi Maklumat hanya menggunakan semula alat ganti dari komputer

yang dilupuskan.

Semakin lama projek ini dilaksanakan, ia tetap tidak mengurangkan jumlah

perbelanjaan Majlis Perbandaran Jasin pada setiap tahun tetapi ianya telah berjaya

mengurangkan peruntukan pembelian komputer oleh Majlis Perbandaran Jasin

dalam tempoh 5 tahun terakhir berbanding sebelum projek ini dilaksanakan,

peruntukan di dalam budget tahunan perlu dimasukkan setiap tahun, kemudian

peruntukan kewangan untuk pembelian dan penggantian komputer perlu disediakan

untuk tempoh setiap 3 tahun dan akhirnya berjaya meningkat ke tempoh 5 tahun.

Selain daripada itu, dengan kuantiti dan kualiti komputer yang mencukupi,

kualiti perkhidmatan di setiap jabatan di Majlis Perbandaran Jasin dapat ditingkatkan

dan perkhidmatan dapat disampaikan kepada orang awam dengan cepat dan

mudah. Dengan adanya sumber komputer yang mencukupi, secara tidak langsung

dapat meningkatkan produktiviti kakitangan Majlis Perbandaran Jasin.

Dengan adanya sumber komputer yang mencukupi dan setelah tercapainya

sasaran seorang kakitangan sebuah komputer, ianya meningkatkan mutu

perkhidmatan kakitangan di semua jabatan dalam Majlis Perbandaran Jasin kerana

setiap kakitangan boleh memanfaatkan sepenuhnya komputer untuk melaksanakan


10

tugasan masing-masing. Kerja-kerja juga dapat dilaksanakan dengan lebih selesa

dan teratur. Justeru, ianya secara tidak langsung telah memperkemas dan

meningkatkan kualiti perkhidmatan kepada rakyat dan pelanggan.

Kini, pihak pengurusan Majlis Perbandaran Jasin dapat menarik nafas lega

apabila setiap pegawai dan kakitangan berkenaan mempunyai komputer masing-

masing di meja kerja dan tidak perlu berusaha meminjam komputer milik pegawai

lain. Tanpa perkongsian komputer, pegawai dan kakitangan dapat menyelesaikan

kerja-kerja dengan lebih cepat dan efisien.

Selepas projek ini dijalankan, hampir 10% dari sejumlah 119 unit komputer

adalah komputer yang dikitar semula. Jadual 2 menunjukkan senarai komputer yang

telah dikitar semula dan dipasang semula pada tahun 2016 :-

Model Pengguna Jabatan Spesifikasi

ACER Nurul Aain Binti Jab. Penguatkuasa Pentium ( R ) Dual Core

Zakariah CPU

2.70GHz

RAM 2GB

32-Bit OS

ACER Rossidah Binti Jab. Penguatkuasa Pentium ( R ) Dual Core

Muhamad CPU

2.70GHz

RAM 2GB

32-Bit OS

ACER Mohd Afandi Bin Jab. Kawalan Bangunan Pentium ( R ) Dual Core

Yusof CPU

2.79GHz

RAM 2GB

32-Bit OS


11

Model Pengguna Jabatan Spesifikasi

ACER Noor Sharmira Jab. Kawalan Bangunan Pentium ( R ) Dual Core

Binti Rosli CPU

2.79GHz

RAM 2GB

32-Bit OS

ACER Fairusnizam Bin Jab. Khidmat Pentium ( R ) Dual Core

Zakaria Pengurusan dan CPU

Perkhidmatan 2.79GHz

RAM 2GB

32-Bit OS

ACER Hazmin Bin Jab. Khidmat Pentium ( R ) Dual Core

Ahmad Pengurusan dan CPU


RAM 2GB

32-Bit OS

ACER Anita Bte Nudin Jab. Khidmat Pentium ( R ) Dual Core

Pengurusan dan CPU


RAM 2GB

32-Bit OS

HP Mohd Fairus Unit Pusat Setempat HP Compaq DC Intel ( R

Azhar Bin A. ) Core 1

Mutalib 1.2GHz

RAM 1GB

32-Bit OS

Jadual 1


12

4.0 POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK

Projek ini menggunakan pendekatan baharu untuk membekalkan komputer

kepada kakitangan daripada kaedah perolehan kepada kaedah kitar semula dan

tambah baik komputer berkenaan dari aspek spesifikasi. Setiap komputer yang telah

siap dipasang semula menggunakan motherboard, RAM, hardisk dan monitor yang

baru akan diformat terlebih dahulu untuk memastikan prestasi komputer yang

dipasang boleh digunakan tanpa menanggung beban dari versi sistem operasi yang

sebelumnya.

Gambar 5 : Juruteknik Komputer dan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

selaku Pentadbir Rangkaian sedang melaksanakan konfigurasi rangkaian dan alamat

IP kepada komputer-komputer yang telah siap dipasang.

Dalam peringkat akhir projek ini, pandangan pengguna (pengguna komputer yang

telah dipasang) diperolehi dan turut membantu memperbaiki kualiti sesebuah

komputer. Kadangkala sesebuah komputer yang telah dipasang tidak mampu


13

menampung sesuatu perisian aplikasi yang agak berat seperti Oracle Forms.

Justeru, pandangan pengguna amat penting dalam memastikan komputer yang siap

dipasang boleh digunakan tanpa sebarang masalah seolah-olah komputer baru.

Mekanisme untuk pengguna komputer memberi maklumbalas adalah melalui

email, memo dalaman jabatan atau borang aduan PK-JTM-002/R1 (untuk kes

maklumbalas negatif seperti kerosakan dan sebagainya).

Daripada maklumbalas pengguna tersebut dapat Pihak Jabatan Teknologi

Maklumat mendapati pengitaran semula alat ganti ini dapat menjimatkan masa dan

kewangan. Namun begitu, kerja-kerja teknikal memperbaiki komputer akan berjalan

dengan cepat tanpa menunggu pembelian alat ganti ICT daripada pembekal yang

kadang-kadang mengambil masa yang lama.

5.0 PENUTUP

Projek ini merupakan projek in-house yang tidak memberi kesan terus kepada

pelanggan tetapi memberi impak secara tidak langsung kepada peningkatan taraf

dan kualiti perkhidmatan Majlis Perbandaran Jasin kepada pelanggan.

Selain daripada itu, sebelum projek ini dilaksanakan, sebuah komputer baru

disediakan melalui perolehan secara belian terus, sewa beli atau sewaan.

Memandangkan Majlis Perbandaran Jasin sentiasa memikirkan kaedah dalam

mengawal perbelanjaan selaras dengan dasar kerajaan berbelanja secara

berhemah, Majlis Perbandaran Jasin mengamalkan kaedah kitar semula alat ganti

komputer dalam usaha memenuhi keperluan komputer kakitangan tanpa melibatkan

perolehan belian terus, sewa beli atau sewaan.


14

Projek ini secara tidak langsung telah menyumbang kepada penjimatan

peruntukan perbelanjaan kewangan Majlis Perbandaran Jasin. Secara tidak

langsung ianya turut menyumbang kepada pengekalan kemahiran teknikal

kakitangan Jabatan Teknologi Maklumat. Justeru, projek ini wajar diteruskan untuk

kebaikan semua.


15

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka 2018 (Bukan ICT...

Documents

Transcript of Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka 2018 (Bukan ICT...