Arahan Perkhidmatan Surat Menyurat

7/26/2019 Arahan Perkhidmatan Surat Menyurat

1/9

ARAHAN PERKHIDMATAN

BAB TIGA : MENYURAT DAN

MENGALAMAT SURATOleh:

Hj.Abdul Kadir bi !aial

Ui" Pe#uru$a PKGBTPN Mela%a


2/9

Petikan daripada

ARAHAN PERKHIDMATAN

BAB TIGA : MENYURAT DAN MENGALAMAT SURAT

&. Sura"'Me(ura" Heda%lah )ela$

Surat-menyurat antara jabatan dengan jabatan dan antara jabatan dengan

orang ramai sangatlah mustahak dibuat dengan jelas supaya tiap-tiap surat

itu akan terang maksudnya dan tidak akan mengelirukan sesiapa yang

membacanya.

*. Pe##uaa Ker"a$ Ra$+i )aba"a

Lazimnya muka pertama surat rasmi hendaklah ditaip di atas kertas yang

mempunyai nama dan alamat jabatan yang sudah sedia tercetak. Hal ini

akan menyenangkan orang ramai dan jabatan-jabatan lain mengalamatkan

surat balasan mereka atau mengetahui letak sebenarnya sesebuah jabatanitu. Penggunaan kertas rasmi bercetak jabatan seperti ini akan juga memberi

surat itukuasadan pandangan yang sepatutnya dari penerimanya.


3/9

,. Me+ula da Me#a%hiri Sura" Ra$+i

Tuanatau puansahaja dan diakhiri dengan Saya yang menurut

perintah.

Contoh:

Saya yang menurut perintah

!"#$%L &"H"# #'( S"L')

b.p. *etua Pengarah Perkhidmatan "+am

,alaysia.


4/9

-. Ruju%a da Taju% Sura"

!a) Perlu ada nombor rujukan ail.

!b) Perlu ada tajuk yang membayangkan kandungan. a+apan hendaklah

menggunakan tajuk yang sama. (ombor rujukan surat juga perlu dicatat dalam

ja+apan.

. Pere##a N/+b/r Mu%a Sura" da La+0ira

Perenggan pertama tidak bernombor. Perenggan kedua dan seterusnya diberi

nombor berturut. Lampiran juga dinomborkan seperti Lampiran /dan

Lampiran ".

1. Sura" Me$"i Dihad%a %e0ada Sa"u Per%ara Sahaja

Satu tajuk sahaja dapat mengelakkan tertinggal butiran kekeliruan untuk

tindakan dan masalah yang berkaitan dengan sistem ail.

2. Me#ala+a" Sura" %e0ada )aba"a

"lamatkan surat kepada ketua jabatan mengikut gelaran rasmi ja+atannya.

ika perlukan tindakan segera dan diketahui pega+ai yang bertindak boleh

alamatkan untuk perhatian pega+ai itu. Contoh: !u.p. 0ncik 1mar bin ,ohd.

(oor)


5/9

3. Me#ala+a"%a Sura" %e0ada Ora# Ra+ai

(ama dan alamat penerima ditulis dengan jelas pada surat dan sampul. ika

indi2idu itu ada gelaran tuliskan gelarannya itu. Sebelum gelarannya itu tuliskan

kata hormat yang sesuai. Contoh: 3ang #erbahagia $atuk "hmad bin 'smail

4. Me#ala+a" Sura" %e0ada 5ir+a6Bada Ber%au

Tuliskan nama irma atau nama rasmi ja+atan pega+ai yang bertanggungja+ab.

&7. Me#ala+a" Sura" %e0ada Pe#ua+

"pabila seseorang a+am atau irma mengarahkan seseorang peguam untuk

menguruskan halnya dengan mana-mana jabatan maka surat-menyurat

hendaklah melalui peguamnya dan bukannya orang perseorangan atau irma itu.

&&. Pe#ela$a Sura" Berda$ar%a I$i'kut peraturan yang terdapat dalam buku

Panduan *eselamatan.

&*. Re%/d Sura" Keluar

!a) Surat keluar direkodkan dalam kertas minit ail.

!b) Surat yang dikirim dengan tangan hendaklah direkod dalam buku kiriman

tangan dan tandatangan penerimanya diperoleh.

!c) Surat berdatar hendaklah direkodkan dalam buku khas.


6/9

MENULIS MINIT

&,. Pe"i#(a Mii"

!a) ,erekodkan surat masuk dan keluar.!b) 4ekod rundingan antara pega+ai.

&-. 8ara Meuli$ Mii"

!a) (omborkan semua perenggan kecuali perenggan pertama.

!b) Tulisan perlu terang dan mudah dibaca.

!c) Taip minit yang panjang. ika minit melebihi satu halaman masukkansebagai kandungan ail.

!d) 5unakan singkatan nama ringkas dan tandatangan ringkas.

&. Mii" u"u% Meda0a"%a Ke0u"u$a6Tida%a

!a) Tulis dengan lengkap tetapi ringkas.

!b) Catatkan surat dan ail yang dirujuk.

!c) ika ada catatkan pandangan jabatan lain.

!d) Cadangan pendapat penulis minit.


7/9

MELAYANI SURAT'SURAT YANG DITERIMA

&1. Se"ia0 Sura" Me+erlu%a Perha"ia Se#era

Segera balas surat. ika tidak maklumkan baha+a surat itu masih dalam proses

tindakan.

&2. Sura" Pa"u" Diberi %e0ada Pe#a9ai 0ada Hari Teri+a

!a) Cap penerimaan surat dan catatkan tarikh penerimaan.

!b) Petugas perlu menghantar surat itu kepada pega+ai yang berkaitan pada

hari yang sama.

!c) Surat untuk perhatian pega+ai tertentu hendaklah dihantar kepadanya tanpa

dibuka.

&3a; Tida%a Baha#ia Peda


8/9

&4b; Sura" Ya# Me#adu#i >a#6bara# Berhar#a

'kut "rahan Perbendaharaan 6/.

Ta+baha Surat keluar direkod dengan dak+at biru7hitam dan surat masuk direkod

dengan dak+at merah. (ombor minit hendaklah sama dengan nombor

kandungan ail.

"P 6/: "da datar terimaan +ang surat atau barang berharga8 catatkanbutiran lengkap dll.

!#ahan ini sudah diubah suai dan diringkaskan.)


9/9

Teri+a %a$ih

Arahan Perkhidmatan Surat Menyurat

Documents

Transcript of Arahan Perkhidmatan Surat Menyurat