Pengurusan Pejabat

BAB 1 PENGENALAN PENGURUSAN PEJABAT

OBJEKTIF BAB Selepas mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh: 1. Memahami konsep asas sebuah pejabat dan tujuan penubuhan sesebuah pejabat. 2. Mengetahui tugas dan kelayakan seorang pengurus pejabat. 3. Menerangkan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan apabila hendak memilih lokasi pejabat.

PENGENALAN Istilah pejabat tidak mempunyai suatu definisi yang khusus dan pelbagai pihak akan memberi pentakrifan yang berlainan mengikut padangan mereka. Oleh itu, adalah menjadi agak sukar untuk memberi definisi yang tepat mengenai pejabat. Secara am, banyak pihak bersetuju menyatakan bahawa pengurusan pejabat adalah merujuk kepada kerja-kerja yang dijalankan oleh kebanyakan orang bagi melaksanakan kerja-kerja perkeranian di dalam sesebuah pejabat. Walau bagaimanapun, dalam dunia moden hari ini agak sukar pula untuk mengaitkan kerja-kerja pejabat sebagai kerja-kerja perkeranian seperti membuka fail, mengurus surat menyurat dan menyimpan maklumat kerana penekanan yang begitu hebat terhadap penggunaan teknologi maklumat. Menurut Akta Pejabat, Kedai dan Bangunan Keretapi 1963, pejabat ditakrifkan sebagai sebuah atau sebahagian bangunan yang digunakan bagi melaksanakan kerja-kerja pentadbiran, perkeranian, pengurusan kewangan, pengendalian telefon dan telegraf. Oleh kerana kerja-kerja pengurusan pejabat lebih banyak dikaitkan dengan kerja-kerja perkeranian, maka pengurusan pejabat dapatlah disamaertikan sebagai kerja-kerja yang melibatkan urusan surat menyurat, perakaunan, mewujudkan sistem fail, mencetak kertas dan sebagainya (Omar Din, 1998).

1

Pengurusan Pejabat

Institut Pengurusan Pentadbiran pula telah mendefinisikan pengurusan pejabat sebagai satu daripada cabang pengurusan yang melibatkan perkhidmatan-perkhidmatan seperti memperoleh, merekodkan dan menganalisa maklumat, membuat perancangan dan melaksanakan komunikasi yang berkesan dalam menjalankan urusan hariannya di samping bertindak untuk melindungi aset-asetnya, mempromosikan syarikatnya dan berusaha untuk mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkan (Keeling, Kallaus dan Neuner, 1978). Untuk menjalankan tugas-tugas harian, pengurus pejabat perlu memastikan bahawa setiap pekerjanya dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan. Setiap kerani-keraninya perlu menghasilkan kerja yang setimpal setiap hari sama ada dalam bentuk kuantiti atau kualiti. Ini sahaja tidak memadai malah kerja-kerja yang dilakukan hendaklah berupa kos efektif dan berjaya menghasilkan hasil yang bermakna kepada perjalanan sebuah urusan perniagaan pejabat. Secara umumnya dapat didefinisikan pengurusan pejabat sebagai salah satu daripada seni untuk memandu arah pekerja-pekerja di dalam sebuah organisasi dengan menggunakan segala persekitaran yang ada bagi mencapai objektif organisasi yang dihajati. ELEMAN PENGURUSAN PEJABAT Menurut Geoffrey, Oliver dan Robert (1986), terdapat empat elemen penting yang perlu wujud dalam pengurusan sesebuah pejabat iaitu Mempunyai Tujuan Sesebuah organisasi atau pejabat mestilah mempunyai tujuan sebab ia ditubuhkan. Tanpa tujuan, seseorang pengurus pejabat tidak dapat membuat keputusan yang tepat dan dengan itu kerja-kerja tidak akan dapat dilaksanakan dengan berkesan. Objektif yang hendak dicapai akan memandu arah pengurus pejabat tentang apa yang hendak dicapai oleh sesebuah organisasi itu. Mempunyai Persekitaran Keadaan persekitaran juga adalah penting untuk memastikan objektif organisasi boleh dicapai dengan mudah. Hal ini bukanlah merujuk kepada persekitaran pejabat dilihat dari aspek fizikal sahaja. Malah apa yang perlu dilihat adalah dari aspek bukan fizikal iaitu pengaruhpengaruh luar pejabat. Ia sangat berhubung kait dengan cara sesebuah organisasi berhubung dengan pihak lain ketika memberi perkhidmatan

2

Pengurusan Pejabat

kepada pihak luar. Antaranya adalah urusan-urusan yang melibatkan Pihak Berkuasa Tempatan, Kastam dan Penguatkuasaan Perdagangan, penghantaran, perkapalan dan sebagainya. Persekitaran ini sering berubah-ubah dan dengan demikian seseorang pengurus pejabat perlu bijaksana dalam mewujudkan hubungan baik ini supaya ia tidak menjejaskan organisasi. Memiliki Tatacara Tatacara bekerja adalah penting dalam menghadapi dunia persaingan hari ini. Terdapat pelbagai peralatan dicipta bagi menjadikan sesuatu kerja mudah dan lancar. Pihak pengurus pejabat perlu menggunakan dengan sehabis baik terhadap segala premis-premis yang dimilikinya, tatacara bekerja, penggunaan peralatan komputer dan lain-lain teknik bagi mencapai matlamat organisasi. Tanpa mempunyai cara terbaik untuk melaksanakan sesuatu tugas, sesebuah organisasi tidak akan dapat menghasilkan keluaran atau perkhidmatan yang sempurna dan akan ketinggalan jauh ke belakang. Mempunyai Personel Sesebuah organisasi perlu mempunyai personel yang cekap. Pihak perkeranian misalnya, perlu menggunakan pelbagai cara yang ada bagi mencapai kejayaan matlamat organisasi. Faktor kemanusiaan juga adalah penting kerana selain daripada mengunakan cara-cara tertentu, pengurusan tetap penting kerana untuk mencapai kejayaan ia tidak boleh dipandang rendah. Ini lah kenapa pengurusan pejabat tidak hanya melibatkan penggunaan mesin yang cekap tetapi juga dipengaruhi oleh faktor kemanusiaan. Oleh yang demikian, ia menjadikan pengurusan pejabat sebagai satu bidang yang mengakrabkan di antara aspek sains dan seni. TUJUAN PENUBUHAN PEJABAT Pelajar tentu akan bertanya apakah tujuan penubuhan pejabat dan hubungan pejabat dengan kerja-kerja perkeranian? Tujuan diwujudkan pejabat adalah untuk melaksanakan kerja-kerja pentadbiran, kerja-kerja perkeranian, mengurusakan soal-soal kewangan dan kerja-kerja telefon, penghantaran dan penerimaan faks dan sebagainya manakala kerja-kerja perkeranian adalah kerja-kerja harian yang melibatkan menulis, menyimpan rekod jualan, menyusun kertas, penyimpanan fail-fail, menaip, fotostat, membuat kerja-kerja mengira, melukis dan membuat kerja-kerja penerbitan.

3

Pengurusan Pejabat

Adapun sesebuah pejabat itu ditubuhkan mempunyai matlamat tertentu. Antara tujuan penubuhan pejabat adalah untuk menyediakan perkhidmatan komunikasi dan rekod. Pelajar akan terus didedahkan pula tentang tujuan penubuhan sesebuah pejabat itu. Menurut Geoffrey, Oliver dan Robert (1986) tujuan penubuhan pejabat secara asasnya adalah seperti berikut: Menerima Maklumat Antara tujuan penting sesebuah pejabat adalah tempat di mana terkumpulnya maklumat daripada pihak luar. Antara maklumat yang selalu diterima oleh pejabat adalah surat-menyurat, panggilan telefon, penerimaan pesanan, invois dan pelbagai laporan yang mencakupi pelbagai bentuk perniagaan semasa. Sebagai tambahan kepada penerimaan maklumat masuk ke pejabat, adalah juga menjadi tugas pejabat untuk memperoleh maklumat tambahan daripada luar pejabat bagi tujuan memudahkan pihak pentadbir atau pengurusan melaksanakan kerja di masa hadapan. Merekodkan Maklumat Tujuan menyimpan maklumat seperti mana yang diterangkan sebelum ini adalah untuk membolehkan maklumat tersebut siap sedia dan senang diperolehi daripada pihak pengurusan apabila ia dikehendaki. Beberapa rekod sebenarnya perlu direkodkan dengan baik bukan kerana diarahkan oleh undang-undang tetapi kerana rekod itu perlu disimpan bertujuan untuk memenuhi keperluan mendapatkannya semula apabila pihak pengurusan memerlukan bagi tujuan perancangan dan perjalanan perniagaan masing-masing. Antara rekod-rekod yang perlu disimpan dengan baik adalah seperti maklumat terperinci tentang perundingan, urusan jual-beli, maklumat operasi seperti surat-surat perniagaan, pesanan, invois dan sebagainya. Maklumat-maklumat lain yang juga penting direkodkan adalah seperti butiran perakaunan, rekod stok, analisa penjualan dan sebagainya. Menyusun Maklumat Semua maklumat yang diperolehi oleh pejabat biasanya datang dari pelbagai sumber dan tidak teratur seperti mana apabila ia diperlukan. Ini kerana data datang dari pelbagai sumber dan perlu dianalisis terlebih dahulu. Setiap pejabat mempunyai fungsi untuk menyediakan maklumat yang datang dari pelbagai sumber supaya ia teratur dan mudah difahami oleh pihak pengurusan apabila membacanya. Penyediaan maklumat yang

4

Pengurusan Pejabat

teratur dan sempurna dalam bentuk yang mudah difahami ini perlu dijalankan oleh pekerja yang mahir. Umpamanya menyusun maklumat penting seperti menyediakan invois, anggaran kos, perakaunan, maklumat statistik, kewangan dan laporan-laporan tertentu. Memberi Maklumat Sebagaimana yang dikehendaki oleh pihak pengurusan, sesebuah pejabat akan memberi maklumat berdasarkan rekod-rekod yang telah disimpan dan disusun olehnya. Beberapa maklumat akan dikeluarkan secara berkala, ada yang dikeluarkan dalam keadaan tertentu dan ada yang dikeluarkan secara bertulis dan secara lisan. Maklumat-maklumat yang dikeluarkan dari masa ke masa adalah seperti membuat pesanan, anggaran, invois, laporan kemajuan, kenyataan kewangan dan beberapa arahan atas perintah pihak pengurusan. Mengawal Aset Tugas dan tanggungjawab sesebuah pejabat tidak cukup dengan hanya menerima, merekod, menyusun dan memberi maklumat sahaja. Ada tugas tambahan yang perlu dilaksanakan iaitu bertanggungjawab untuk melihat hal-ehwal perniagaan agar tidak menghadapi masalah seperti kerugian dan sebagainya. Contohnya dengan mewujudkan rekod stok, maka sebarang kekurangan akan akan dapat diketahui dengan cepat manakala dengan menyimpan rekod perakaunan, segala hutang lapuk dan keraguan tentang akaun akan dapat dilaporkan. Segala rekod-rekod penting seperti kontrak-kontrak besar mestilah disimpan dengan sempurna manakala segala bentuk kewangan perlu disimpan dengan selamat di bank yang mana semua ini digunakan untuk melindungi harta syarikat sendiri. TUGAS PENGURUS PEJABAT Bagi tujuan pembelajaran ini, maksud pengurus pejabat di sini adalah saling berkait rapat dengan bahagian pentadbiran pejabat. Secara amnya, seorang pengurus pejabat bertanggungjawab kepada pihak atasannya seperti pengarah pentadbiran. Di antara tanggungjawab yang perlu dilaksanakan olehnya adalah untuk memastikan keberkesanan di samping berfungsinya bahagian perkhidmatan pentadbiran firma tempat beliau berkhidmat. Antara tugas seorang pengurus pejabat pentadbiran mengikut (Kaliski & Meggison, 1988) adalah seperti berikut: (i) Memastikan bahawa segala sumber-sumber yang dimiliki oleh pejabat digunakan dengan ekonomik dan berkesan.

5

Pengurusan Pejabat

Memastikan bahawa segala sumber pejabat yang diperlukan adalah mencukupi dan dapat memenuhi keperluan asas pejabat. (iii) Untuk menyediakan belanjawan yang perlu di samping membuat anggaran dan memastikan peraturan diwujudkan bagi mengawal perbelanjaan yang telah dikeluarkan supaya dapat menghasilkan keluaran yang memuaskan. (iv) Untuk mewujudkan sistem pejabat dan mengadakan peraturan dalam memastikan maklumat yang disediakan mencukupi dan berkesan bagi membolehkan pihak pengurusan membuat keputusan. (v) Untuk membuat pengrekrutan, pemilihan dan memberi latihan kepada pekerja bagi mencapai keperluan masa hadapan dan semasa. (vi) Untuk memastikan wujudnya sebuah sistem komunikasi yang berkesan bagi keperluan pekerja dan keperluan pelaksanaan operasi tugas. (vii) Untuk mengekalkan perjalanan pejabat yang licin dengan mempunyai definisi tanggungjawab yang jelas di samping menjelaskan bidang tugas kakitangan dan mewujudkan hubungan baik sesama pekerja. KELAYAKAN PENGURUS PEJABAT Setelah pelajar mengetahui tujuan pejabat ditubuhkan, maka bahagian ini akan cuba membawa pelajar kepada siapakah yang layak menjadi seorang pengurus pejabat yang berkesan? Ini adalah kerana tidak semua orang layak menjadi seorang pengurus pejabat dan pelantikan seseorang itu biarlah pada mereka yang betul-betul mampu untuk menjalankan tugas pengurusan pejabat yang berkesan supaya tidak timbul masalah kemudian hari. Menurut Kaliski dan Meggison (1988) seorang pengurus pejabat yang baik perlulah mempunyai kelayakan-kelayakan berikut: Berpelajaran Dewasa ini oleh kerana tahap pendidikan yang tinggi di kalangan penduduk di kebanyakan negara, maka persaingan untuk mendapat pekerjaan adalah sengit. Kebanyakan jawatan untuk pengurusan hari ini memerlukan seseorang yang mempunyai ijazah asas dalam bidang pengurusan. Antara kelayakan asas yang perlu ada ialah Ijazah Sarjana Muda dalam bidang pentadbiran perniagaan, bidang kesetiausahaan, pentadbiran pejabat dan sebagainya sebagai asas bagi menceburi dunia ini. Ijazah tersebut perlulah melengkapkan graduan dengan bidangbidang asas pengurusan, pengurusan pejabat, perakaunan, prosedur

(ii)

6

Pengurusan Pejabat

pejabat, statistik, pentadbiran personalia, ekonomi, pemprosesan data, pemasaran dan komunikasi perniagaan, pengajian sosiologi dan psikologi. Dengan kata lain kelayakan ijazah yang tinggi adalah diperlukan bagi membolehkan pemohon mendapat kedudukan yang lebih tinggi. Kebanyakan syarikat pada hari ini tidak hanya melihat kepada ijazah asas yang dimiliki dari aspek pembelajaran semata-mata tetapi pencapaian akademik secara keseluruhannya dalam semua mata pelajaran yang telah dipelajari semasa di peringkat universiti. Terdapat juga firma yang bukan hanya melihat dari aspek akademik sahaja tetapi mengambil kira juga penglibatan aktiviti luar akademik. Malah ada firma yang sanggup membayar lebih kepada mereka yang melanjutkan pelajaran yang lebih tinggi dan menjadi satu kelebihan kepada pemohon kerja yang telahpun mempunyai kelayakan asas sebelum ini. Berpengalaman Sesebuah organisasi secara majoritinya akan memilih seseorang pengurus pejabat yang telah mempunyai banyak pengalaman dalam suatu pekerjaan berbanding dengan mereka yang masih belum mempunyai sebarang pengalaman. Pengalaman bekerja akan diperolehi sama ada telah bekerja dengan organisasi yang serupa atau pernah bekerja di peringkat yang lebih rendah di organisasi yang lain. Ramai pengurus pejabat yang telah dilantik daripada kalangan mereka yang telah berpengalaman dari pejabat yang sama dan seterusnya dinaikkan pangkatnya kepada kedudukan yang lebih tinggi. Malahan kebanyakan firma akan memberi keutamaan terhadap pekerja di kalangan dalaman mereka dahulu kerana mereka kadang-kala perlu mematuhi polisi syarikat yang sedia ada. Pengalaman bukanlah hanya berdasarkan kepada tempoh masa perkhidmatan tetapi juga melihat kepada jumlah pekerja yang pernah berada di bawah jagaannya dan juga jenis pekerjaan yang dilaksanakan olehnya sebelum ini. Berprofesionalisme Salah satu perkara yang penting untuk mendapatkan kerja hari ini ialah tentang penekanan kepada tahap profesionalisme dalam memikul tanggungjawab yang akan dilaksanakan. Antara ciri-ciri yang perlu ada pada mereka yang mengelarkan profesionalisme adalah seperti berikut: (i) Adakah seseorang itu sering berfikir tentang cara untuk memajukan prestasi organisasi lebih daripada biasa? Ini merujuk tentang kebolehan dan kesanggupan mereka untuk membuat banyak penambahbaikan ketika melaksanakan sesuatu kerja lebih

7

Pengurusan Pejabat

(ii)

(iii)

(iv)

(v)

daripada tahap biasa. Dalam erti kata lain, profesioanlisme bererti kebolehan untuk menghasilkan standard kerja yang tinggi pada setiap masa. Adakah seseorang itu sanggup belajar untuk membangunkan dirinya dan meningkatkan pembelajaran untuk suatu tempoh masa yang panjang? Bagi seseorang profesionalisme, menyelesaikan masalah bukanlah bererti menyalahkan seseorang tetapi adalah untuk mewujudkan situasi di mana menggalakkan orang lain (orang bawahannya) untuk terus maju ke hadapan dan sanggup berhadapan dengan segala halangan yang boleh membantut semangat mereka. Adakah anda seorang yang perlu diarah? Bagi seseorang yang profesional, ia tidak perlu diarah untuk melakukan kerja setiap masa. Beliau perlu mempunyai inisiatif sendiri untuk melaksanakan sesuatu tugas tanpa perlu banyak diberi arahan. Adakah anda akan menggunakan kebolehan orang lain bagi mencapai kehendak organisasi asal anda? Bagi seseorang pengurus pejabat yang profesional, beliau hendaklah mampu menggunakan orang bawahannya bagi tujuan mencapai matlamat organisasi. Selain itu, beliau juga akan turut membantu orang lain untuk turut sama memajukan diri semasa menjalankan tugas. Seseorang dianggap pengurus yang berprofesional sekiranya mampu mendelegasikan tugas mereka kepada orang lain. Dengan cara ini ia akan menyebabkan anda dapat mengambil tugas lain yang lebih mencabar untuk dilaksanakan. Seseorang pengurus yang berprofesionalisme juga tidak dilihat dalam kemahiran memimpin tugas tetapi juga dilihat dari aspek pergaulannya dengan masyarakat luar organisasi. Antaranya ialah dengan menjadi ahli badan-badan profesional yang ada, penglibatan dalam persidangan, konvension, seminar dan sebagainya. Pertemuan-pertemuan ini penting bagi menjalinkan jaringan perniagaan dan persahabatan di samping turut banyak mendalami ilmu pengetahuan dengan membuat banyak bacaan jurnal-jurnal perniagaan yang penting. Seseorang yang menguasai pengetahuan semasa dan sangat aktif dalam hubungan kominiti akan menjadi satu kelebihan mendapatkan jawatan dewasa ini.

Berpersonaliti Walaupun seseorang itu memiliki pendidikan, pengalaman, profesional dan mampu berkomuniti dengan baik, namun perkara yang sangat penting dalam pengambilan pekerja adalah tahap personaliti pekerja itu sendiri. Adakah ia mempunyai kebolehan dalaman seperti berkomunikasi

8

Pengurusan Pejabat

dengan baik atau pernahkah dia mempunyai rekod tanggungjawab yang baik sebelum ini? Bagaimanakah latar belakang pemohon sebelum ini? Apabila meninjau latar belakang calon, firma biasanya akan melihat tempoh masa calon bekerja sebelum ini termasuklah meninjau rekod kedatangannya dalam setiap jenis pekerjaan yang pernah disandang. Penemu duga biasanya akan menyoal sebab seseorang meninggalkan kerjanya sebelum ini dan sejauh mana kejayaannya dalam menjalankan tugas sebelum ini. Beliau juga akan dilihat dari segi pembangunan kerja yang dipegang dari aspek kenaikan pangkat, gaji dan jawatannya. Dipilih Cara yang paling baik setelah memperolehi maklumat sebelum ini adalah dengan membuat pertemuan dengan calon yang telah dianalisis dan dikenal pasti. Antara kriteria yang dilihat dalam pemilihan calon kebanyakannya adalah seperti pengetahuan yang mendalam tentang tugas yang dipohon dan rekod perkhidmatannya sebelum ini. Pemohon juga adalah seorang yang sangat tinggi motivasinya dan berhasrat untuk meningkatkan kerjayanya dan boleh berkominukasi dengan baik serta mampu memandu arah pekerja bawahannya. SOALAN DALAM TEKS 1. Nyatakan tugas-tugas hakiki seorang pengurus pejabat pentadbiran. 2. Apakah ciri-ciri profesionalisme yang perlu ada pada seorang pengurus pejabat? 3. Mengapakah penubuhan sesebuah pejabat memerlukan persekitaran yang baik? Semak jawapan anda di akhir bab ini.

PEMILIHAN PEJABAT Pemilihan pejabat adalah suatu perkara yang penting dititikberatkan apabila hendak menjalankan urusan pejabat. Keadaan sekeliling yang kondusif adalah perlu bagi membolehkan pekerja dapat menjalankan tugas dengan sempurna. Antara perkara yang sering diberi perhatian9

Pengurusan Pejabat

adalah persekitaran yang mempunyai kemudahan kedai, bank, tempat makan, kemudahan berulang-alik serta adanya perkhidmatan bas dan teksi, tempat meletak kereta dan sebagainya. Walau bagaimanapun, ada perkara-perkara penting lain yang perlu dilihat apabila memilih ruang pejabat. Menurut Quible (1989) perkara-perkara penting yang perlu dilihat semasa pemilihan ruang pejabat adalah seperti berikut: Faktor Ekonomi Kebanyakan daripada faktor ekonomi yang perlu diberi pertimbangan adalah alternatif-alternatif yang ada pada sesebuah organisasi yang membuat pelaburan terhadap bangunan pejabat yang hendak dimiliki. Organisasi boleh sama ada cuba memiliki sendiri, memajak atau menyewa mana-mana bangunan. Melalui pemilikan sendiri, firma boleh membuat apa-apa reka bentuk bangunan yang boleh memenuhi kehendak mereka sendiri. Selain daripada itu, firma akan mempunyai lokasi yang tetap dan keupayaan untuk menyewa bangunan yang tidak digunakan. Pada masa yang sama apabila memiliki bangunan sendiri, firma akan berupaya menonjolkan keunggulan syarikat dengan menamakan bangunan mereka sendiri. Mereka juga berupaya untuk membuat perubahan matan kepada bangunan pada masa hadapan apabila cita rasa pengguna telah berubah. Namun, kelemahannya pula ialah ia memerlukan modal yang banyak dan pada masa yang sama terpaksa bertanggungjawab terhadap pembaikan bangunan dari masa ke masa sedangkan penyewa tidak perlu membuat apa-apa pembaikan. Mereka juga tidak dapat mengubah lokasi perniagaan di masa hadapan jika ada masalah. Penyewaan pula merupakan satu alternatif yang boleh digunakan oleh firma. Tidak seperti tuan punya, penyewa tidak perlu membuat apa-apa pembaikan dan penyelenggaraan bangunan. Faktor Operasi Faktor ini mempunyai kesan terhadap keberkesanan operasi sesebuah firma. Bentuk kualiti yang diperolehi daripada tenaga buruh pada tahap harga yang mampu dibayar oleh firma adalah suatu perkara penting yang perlu diberi perhatian. Apabila firma cuba mengurangkan kos operasi10

Pengurusan Pejabat

dengan bergerak ke kawasan yang agak luar daripada kawasan prima yakni ke kawasan yang lebih murah kos operasinya, maka pekerja agak sukar diperolehi di kawasan yang baru ini. Dengan demikian, firma terpaksa membayar gaji yang lebih apabila mereka bertindak ke kawasan baru terutamanya untuk menarik tenaga profesional dan separa profesional yang masih belum bersedia ke tempat baru. Kemudahan meletak kenderaan, sistem pengangkutan dan kemudahan tempat makan pula misalnya perlu diberi perhatian. Kurangnya kemudahan ini akan menyebabkan masalah kakitangan lambat datang bekerja. Firma juga perlu menyediakan tempat makan dan meletak kenderaan jika kawasan berkenaan mempunyai masalah. Perkara lain yang boleh memberi kesan kepada operasi firma ialah seperti kemudahan bank, kemudahan pengangkutan penghantaran termasuklah kemudahan sistem pengangkutan awam. Faktor lain yang turut boleh memberi kesan kepada operasi ialah apabila firma berhasrat untuk membesarkan bangunan secara fizikal. Pada masa yang sama cara untuk menukarkan reka bentuk bangunan dan kemudahan-kemudahan dalaman dan persekitaran juga boleh memberi kesan kepada operasi harian firma. Faktor Tenaga Buruh Faktor ini melibatkan pekerja dengan tempat tinggal mereka. Kemudahan untuk pergi bekerja dan berulang-alik pergi bekerja adalah sangat penting kepada pekerja. Apabila pihak pengurusan membuat keputusan untuk memilih sesuatu tapak pejabat, keperluan ini perlu diberi perhatian bagi mengurangkan tekanan dan kepayahan kepada pekerja. Kehilangan pekerja kerana terpaksa berhenti kerja adalah kos kepada firma dan terpaksa melatih pekerja baru juga adalah merupakan kos yang agak mahal. Perkara lain yang patut diberi perhatian ialah wujudnya perumahan yang mudah diperolehi di kawasan sekitar bagi mereka yang berniat tinggal berdekatan tempat kerja. Kepada sesetengah pekerja kemudahan untuk menjalankan beli-belah waktu rehat dan pergi ke bank semasa waktu rehat di sebelah tengah hari adalah penting. Dengan demikian, agak sukar untuk mendapatkan pejabat di kawasan jauh sedikit dari pusat bandar kerana kemudahan ini kebanyakan ada di kawasan bandar utama. RUMUSAN

11

Pengurusan Pejabat

Bidang pengurusan pejabat adalah satu bidang yang berkaitan dengan kerja perkeranian yang antara lain adalah membuat kerja-kerja yang berkaitan dengan urusan surat-menyurat, perakaunan, mewujudkan sistem fail, percetakan dan sebagainya. Adalah menjadi tugas hakiki seorang pengurus pejabat untuk memastikan keberkesanan fungsinya sebagai orang yang menggunakan sumber-sumber di dalam pejabat dengan sebaik mungkin bagi menjadikan kerja-kerja pejabat dapat berjalan dengan lancar. Untuk itu, seseorang itu pengurus pejabat hendaklah menjalankan tugasnya dengan dedikasi dan profesional. Bagi menjayakan kerja-kerja ini maka sebuah pejabat perlu ditubuhkan di mana ia bertindak sebagai tempat menerima, merekod, menyusun dan menyimpan maklumat. Pemilihan tapak pejabat adalah penting tetapi pemilihan hendaklah dipertimbangkan dari aspek ekonomi, kos operasi dan tenaga buruh.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI 1. 2. 3. Bincangkan perbezaan pemilikan ruang pejabat secara pemilikan sendiri, penyewaan dan pemajakan bangunan dalam membuat pemilihan sesebuah ruang pejabat? Huraikan kepentingan penubuhan pejabat bagi melaksanakan kerja-kerja harian mereka. Terangkan faktor-faktor penting yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan lokasi sesebuah pejabat. Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS 1. Antara tugas seorang pengurus pejabat pentadbiran adalah seperti berikut: (i) Memastikan bahawa segala sumber-sumber yang dimiliki oleh pejabat digunakan dengan ekonomik dan berkesan.

12

Pengurusan Pejabat

(ii) (iii)

(iv)

(v) (vi) (vii)

Memastikan bahawa segala sumber pejabat yang diperlukan adalah mencukupi dan dapat memenuhi keperluan asas pejabat. Untuk menyediakan belanjawan yang perlu di samping membuat anggaran dan memastikan peraturan diwujudkan bagi mengawal perbelanjaan yang telah dikeluarkan supaya dapat menghasilkan keluaran yang memuaskan. Untuk mewujudkan sistem pejabat dan mengadakan peraturan dalam memastikan maklumat yang yang disediakan mencukupi dan berkesan bagi membolehkan pihak pengurusan membuat keputusan. Untuk membuat pengrekrutan, pemilihan dan memberi latihan kepada pekerja bagi mencapai keperluan masa hadapan dan semasa. Untuk memastikan wujudnya sebuah sistem komunikasi yang berkesan bagi keperluan pekerja dan keperluan pelaksanaan operasi tugas. Untuk mengekalkan perjalanan pejabat yang licin dengan mempunyai definisi tanggungjawab yang jelas di samping menjelaskan bidang tugas kakitangan dan mewujudkan hubungan baik sesama pekerja

2.

Antara ciri-ciri yang perlu ada pada mereka yang bergelar profesionalisme adalah seperti berikut: (i) Seseorang itu sering berfikir tentang cara untuk memajukan prestasi organisasi lebih daripada biasa dan berkebolehan untuk menghasilkan standard kerja yang tinggi pada setiap masa. (ii) Seseorang itu sanggup belajar untuk membangunkan dirinya dan meningkat pembelajaran untuk suatu tempoh masa yang panjang di samping mengalakkan orang lain untuk terus maju ke hadapan dan sanggup berhadapan dengan segala halangan. (iii) Seseorang yang mempunyai inisiatif sendiri untuk melaksanakan sesuatu tugas mereka tanpa perlu banyak diberi arahan. (iv) Seseorang yang akan menggunakan khidmat orang bawahannya bagi tujuan mencapai matlamat organisasi, di samping turut membantu orang lain untuk turut sama memajukan diri semasa menjalankan tugas. (v) Seseorang dianggap pengurus yang berprofesional sekiranya mampu mendelegasikan tugas mereka kepada

13

Pengurusan Pejabat

(vi)

orang lain. Dengan cara ini ia akan menyebabkan anda dapat mengambil tugas lain yang lebih mencabar untuk dilaksanakan. Seseorang pemimpin yang mempunyai aspek pergaulannya dengan masyarakat luar organisasi seperti menjadi ahli badan-badan profesional yang ada, penglibatan dalam persidangan, konvension, seminar dan sebagainya.

3.

Sesebuah pejabat itu perlu mempunyai persekitaran yang baik bagi memastikan objektif organisasi boleh dicapai dengan mudah. Persekitaran yang dimaksudkan bukanlah merujuk kepada persekitaran pejabat yang dilihat daripada aspek fizikal tetapi daripada aspek pengaruh-pengaruh persekitaran pejabat itu sendiri. Ia sangat berhubung kait dengan cara sesebuah organisasi berhubung dengan pihak lain ketika memberi perkhidmatan kepada pihak luar. Antaranya adalah urusan-urusan yang melibatkan Pihak Berkuasa Tempatan, Kastam dan Penguatkuasaan Perdagangan, penghantaran, perkapalan dan sebagainya. Persekitaran ini sering berubah-ubah dan dengan demikian seseorang pengurus pejabat perlu bijaksana dalam mewujudkan hubungan baik ini supaya ia tidak menjejaskan organisasi.

14