Bab 01

Pengurusan Latihan dalam Organisasi

1

BAB 1

PERANAN LATIHAN DALAM ORGANISASI

OBJEKTIF BAB

Selepas mengkuti bab ini, anda seharusnya dapat: 1. Menjelaskan perubahan-perubahan yang berlaku dalam

persekitaran yang memberi impak kepada organisasi. 2. Membezakan antara latihan, pembangunan dan pendidikan. 3. Menjelaskan peranan dan fungsi perancangan dan latihan. 4. Menyenaraikan peranan latihan dalam organisasi. 5. Mendefinisikan objektif dan menjelaskan objektif latihan. 6. Menghuraikan kepentingan perancangan latihan.

1.1 PENGENALAN Latihan ialah satu istilah yang mencakupi aktiviti-aktiviti yang cukup luas. Jarak masa sesuatu aktiviti latihan boleh berbeza dari satu aktiviti latihan jangka pendek seperti demonstrasi satu hari di lapangan hinggalah kepada kursus profesional jangka panjang yang mengambil masa beberapa bulan. Latihan adalah satu alat yang penting untuk membantu pemimpin-pemimpin membuat polisi, pegawai-pegawai kerajaan, mereka yang terlibat dalam projek pembangunan, pakar-pakar pengembangan dan pertanian di dalam merealisasikan perancangan dan objektif-objektif program. Merancang latihan adalah penting apabila kita berhadapan dengan keperluan untuk membuat sesuatu perubahan atau untuk memperkenalkan kaedah baru bagi melakukan sesuatu. Melalui latihan kita dapat mengorientasi mereka yang terlibat dengan perubahan.


2

Umpamanya untuk memberi pengetahuan baru atau kemahiran baru yang diperlukan untuk melakukan pembaharuan. Dapatlah disimpulkan bahawa latihan adalah penting bagi sesuatu penyelesaian. Walaupun begitu adakalanya latihan dianggap sebagai aktiviti yang tidak penting. Ada yang berpendapat hanya dengan mempertingkatkan komunikasi dengan orang lain sesuatu perubahan akan berlaku. Ada pula mempunyai pandangan iaitu mendapatkan pakar teknikal atau pakar mengenai sesuatu subjek untuk menjalankan bengkel atau sesi latihan. Barangkali kedua-dua pandangan ini merupakan andaian yang terlalu mudah. Sebenarnya latihan adalah aktiviti yang kompleks dan mesti dirancang serta dilaksanakan dengan teliti. 1.2 PERKEMBANGAN DAN TREND SEMASA

ORGANISASI Latihan adalah satu pelaburan yang sangat penting bagi mana-mana organisasi dalam menghadapi cabaran dari persekitaran yang dinamik dan sentiasa mengalami perubahan. Kajian yang dijalankan oleh McLagan telah mengenalpasti enam bidang utama perubahan organisasi yang meninggalkan kesan yang signifikan ke atas amalan yang berorientasikan pembangunan di dalam dan di sekitar tempat kerja. Enam bidang tersebut ialah

(i) Meningkatnya tekanan ke arah produktiviti tenaga kerja. Organisasi dan industri melihat lebih jauh ke arah mendapatkan kecekapan yang lebih sistematik dan mencari jalan untuk mengeluarkan barangan atau perkhidmatan dengan kos yang rendah dan bermutu tinggi.

(ii) Kadar perubahan akan terus meningkat. Masa kitar akan dikurangkan. Hayat sesuatu maklumat semakin pendek. Tugas atau kerja akan berubah dengan perkembangan teknologi dan masa akan menjadi sumber yang lebih berharga. Kelebihan persaingan ditentukan oleh penggunaan masa kerja yang sedikit.

(iii) Tumpuan organisasi terus kepada pelanggan dan kualiti. Keadaan ini bukanlah bersifat sementara atau taktik


3

semasa, malah ia akan berterusan kerana ia adalah penunjuk kepada ciri yang kompetitif. Keunggulan organisasi pada masa hadapan akan memberi tumpuan kepada pelanggan dan kualiti. Setiap pekerja sememangnya cukup jelas mengenai nilai yang mereka berikan kepada pelanggan, baik pelanggan dalaman mahupun pelanggan luaran.

(iv) Bidang bagi perancangan dan tindakan akan menjadi global. Pasaran, sumber bersama, persaingan, perkongsian atau kesemuanya akan terus merentasi batas sempadan negara. Bagi sesetengahnya, pesaing akan menjadi pengeluar dan juga boleh bertindak sebagai pelanggan. Hubungan akan menjadi kompleks dan sempadan akan kabur antara organisasi dan persekitarannya.

(v) Strategi perniagaan akan lebih bergantung kepada kualiti dan versatiliti sumber manusia. Sama ada mereka bersandar kepada produktiviti yang dibaiki, kualiti atau inovasi, strategi–strategi tahun 90an tidak akan kesampaian sekiranya manusia dalam organisasi tidak mempunyai kemampuan dan komited. Organisasi yang hanya menggunakan wang dan teknologi untuk menyelesaikan masalah tanpa melibatkan manusia tidak akan dapat bertahan lama terutamanya dalam industri-industri yang mana pengetahuan manusia, sikap dan kemahiran dan kesediaan untuk berubah adalah kritikal dari faedah kompetitif

(vi) Struktur kerja dan perancangan akan berubah secara dramatik. Hirarki akan berkurangan dan digantikan dengan reka bentuk organisasi yang lebih fleksibel. Sempadan antara individu yang bekerja akan kabur, dengan kumpulan yang lebih bertanggungjawab dan fleksibel serta kepelbagaian kemahiran tugas yang dirangka. Pekerja akan turut dilibatkan dalam proses pembuatan keputusan.


4

Kajian yang dilakukan oleh American Society for Training and Development (ASTD) pula telah mengenalpasti empat perubahan tenaga kerja yang akan merangsang tindak balas baru pengurusan sumber manusia.

(i) Kepelbagaian tenaga kerja akan bertambah apabila semakin ramai pekerja wanita dari lelaki. Juga berlakunya jurang literasi yang lebih luas.

(ii) Semakin bertambah ramai pekerja yang melakukan knowledge work

(iii) Perubahan tenaga kerja utama mencerminkan perubahan atau anjakan nilai

(iv) Perubahan sedang berlaku dalam bentuk kontrak antara organisasi dan pekerja-pekerjanya

Oleh itu kejayaan atau kemajuan sesebuah organisasi memerlukan tenaga kerja yang bertaraf dunia. Mana-mana negara yang ingin berjaya di peringkat antara bangsa dalam keadaan pasaran yang kompetitif ini perlu memenuhi perkara-pekara berikut:

(i) Syarikat perlu melabur sepenuhnya dalam manusia (ii) Individu perlu mencapai potensi mereka sepenuhnya (iii) Usaha dan idea mesti berkembang (iv) pembelajaran hendaklah mudah, relevan dan

merangsangkan

Justeru itu dalam dekad mendatang negara–negara industri berhadapan dengan perubahan dan perkembangan pesat yang akan menimbulkan masalah. Pertama, persaingan bukan sahaja berterusan dalam komuniti di Eropah, juga dengan kehadiran kuasa ekonomi-ekonomi baru seperti dari Eropah Timur, Jepun, dan negara-negara membangun yang lain. Kedua, kemajuan dalam teknologi yang bukan sahaja menyentuh kaedah pengeluaran malah barangan yang dihasilkan. Di sinilah pentingnya keperluan kemahiran dalam tenaga kerja. Dalam hal ini persekitaran juga perlu dititikberatkan. Ini adalah kerana ia berkemungkinan besar mempercepatkan perkembangan proses-proses baru dan produk-produk baru.


5

Begitu juga dengan perubahan demografik yang meninggalkan impak yang besar. Tenaga buruh bukan sahaja akan turut meningkat malah tenaga buruh di kalangan wanita juga meningkat. Sebagai contoh di England dijangkakan 40% tenaga buruh akan meningkat dalam tahun-tahun 2000. Di negara-negara membangun pertumbuhan penduduk hampir 50 %. Justeru itu bekalan tenaga buruh murah dalam pasaran dunia adalah mencukupi. Sebaliknya, negara-negara maju yang utama di dunia perlu memberi tumpuan yang lebih kepada kemahiran tinggi dan operasi nilai tambah yang tinggi. Sehubungan dengan itu ramai orang semakin mendapat pendidikan yang lebih baik. Organisasi akan menghadapi tuntutan di kalangan tenaga kerja. Pengurus atau majikan akan memberi tumpuan yang lebih kepada perkembangan individu sebagai pekerja dan sebagai rakyat. Untuk menghadapi cabaran daripada isu-isu yang diketengahkan, ini bermakna organisasi-organisasi yang bersedia untuk bersaing di peringkat antara bangsa, peringkat kawasan atau dalam pasaran tempatan mestilah memandang ke hadapan. Antara perkara-perkara yang mesti dilakukan oleh organisasi ialah

(i) Menghasilkan tenaga kerja yang lebih tinggi kemahirannya,

(ii) Melahirkan kepakaran/kemahiran dalam bidang-bidang baru

(iii) Mencapai tahap pendidikan asas yang tinggi dan (iv) Memberi latihan bagi meningkatkan fleksibiliti, iaitu

meningkatkan dan mengemaskinikan kemahiran, memperelokkan kemahiran pengurusan di semua tahap, dan memastikan semua kemahiran yang dimiliki oleh ahli-ahli dalam tenaga kerja digunakan dengan berkesan.

Perubahan-perubahan yang berlaku diluar turut memberi kesan kepada organisasi di Malaysia. Sebagai contoh, terdapat perubahan dalam sumber manusia di sektor awam. Ini adalah kesan daripada beberapa perkembangan yang wujud baik dari segi dasar kerajaan mahupun


6

perubahan persekitaran. Antara perubahan-perubahan tersebut ialah berlakunya dasar pengswastaan, pengstrukturan semula organisasi dan sebagainya yang menyebabkan saiz organisasi menjadi kecil. Usaha-usaha rightsizing dilakukan untuk mengurangkan hirarki dalam organisasi. Di samping itu, kemajuan dalam teknologi maklumat memerlukan para pekerja mengubah sikap serta memiliki pengetahuandan kemahiran dalam bidang tersebut. Perubahan-perubahan yang berlaku juga menyebabkan guna tenaga berubah. Pekerja perlu bersedia untuk bekerja secara berpasukan atau berkumpulan. Pekerja perlu mampu berfikir secara global dan bertindak secara local, berfikiran terbuka yang sesuai dengan persekitaran dan budaya. Proses globalisasi menuntut pekerja mahir dalam pelbagai bahasa seperti Bahasa Inggeris, Mandarin dan sebagainya. 1.3 LATIHAN DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA Semua perubahan ini mempunyai implikasi terhadap pembangunan sumber manusia di dalam organisasi. Di dalam konteks ini pembangunan dan pengurusan manusia memerlukan andaian-andaian baru, stail dan kemahiran daripada setiap orang yang melakukan kerja-kerja pembangunan sumber manusia. Perubahan yang akan dilakukan oleh organisasi akan hanya berjaya sekiranya manusia berubah, maju dan berkembang dan jika organisasi sebagai sistem sosial dapat menggerakkan diri mereka dengan cara yang pelbagai. Justeru itu latihan merupakan satu usaha yang kritikal dalam persekitaran yang sentiasa mengalami perubahan. Syarikat-syarikat korporat dan firma-firma bisnes yang besar-besar di US telah mengiktiraf peranan latihan dalam meningkatkan produktiviti, kualiti dan persaingan. Kita mendapati di Amerika dan Eropah Barat, pihak swasta telah memperuntukkan dan membelanjakan sejumlah besar wang bagi tujuan latihan. Sebagai contoh, di Britain antara tahun 1992-93 perbelanjaan untuk latihan di sekitar 20 bilion pound.


7

Manakala syarikat-syarikat korporat di Amerika sahaja telah membelanjakan hampir 30 bilion setahun untuk membiayai kursus-kursus formal dan program latihan bagi membina kemahiran pekerja-pekerja mereka. Syarikat-syarikat seperti General Electric, US Robotics, W.H Brady, Texas Instrument, Motorola, IBM, General Motors, Anderson Consulting, dan Federal Express telah melaburkan sejumlah wang yang besar dalam program-program latihan untuk kakitangan mereka. Sebagi contoh syarikat Motorola telah memperuntukkan satu peratus dari pendapatan daripada hasil jualannya bagi menjalankan program latihan. Setiap pekerja dikehendaki mengikuti latihan sekurang-kurangnya 40 jam setiap tahun. Di Malaysia pula pelbagai agensi dan kumpulan baik daripada pihak kerajaan mahupun swasta turut membelanjakan sejumlah besar wang bagi menjayakan program latihan. Di antaranya ialah Jabatan Perkhidmatan Awam, Kementerian Pertanian, Majlis Amanah Rakyat, PETRONAS, Yayasan Dakwah Islamiah, Malayan Banking, Public Bank, Sime Darby, Electrolux, Caltex, Syarikat Telekom Malaysia, Tenaga Nasional Bhd dan organisasi-organisasi lain. Kumpulan sasarannya bukan sahaja melibatkan kakitangan kerajaan atau swasta tetapi segenap lapisan masyarakat seperti petani, wanita, belia dan kumpulan lain. Disebabkan perbelanjaan bagi membiayai program-program latihan begitu besar, maka wajarlah sesuatu program latihan yang hendak dijalankan dipastikan supaya program yang dilaksanakan nanti memberi impak yang signifikan dan mencapai matlamat yang diharapkan. Justeru itu perancangan latihan yang berkesan adalah sangatlah penting.

1.4 LATIHAN, PEMBELAJARAN, PENDIDIKAN DAN PEMBANGUNAN

1.4.1 Definisi Latihan Terdapat beberapa definisi latihan yang diberikan oleh para sarjana atau pakar pengurusan. Definisi-definisi tersebut ialah

(i) Latihan ditakrifkan sebagai memajukan pola tingkahlaku seseorang dalam bidang ilmu, kemahiran dan sikap


8

supaya mencapai satu kehendak piawaian dalam sesuatu tugas atau kerja yang diberi.

(ii) Latihan ialah apa jua usaha untuk membaiki prestasi atau pencapaian tugas atau kerja yang sedia ada atau yang berkaitan dengannya.

(iii) Latihan adalah satu set program; dan pelaksanaannya, adalah berkenaan pembelajaran dan peningkatan kemahiran atau keupayaan melaksanakan seperti yang dijangkakan.

(iv) Latihan boleh didefinisikan sebagai satu usaha yang dirancang oleh sesebuah syarikat untuk menyenangkan atau memudahkan pembelajaran pekerja yang ada hubungan dengan pengetahuan, kemahiran dan gelagat kerja.

(v) Latihan juga dilihat sebagai satu proses pembelajaran yang melibatkan pemerolehan kemahiran, konsep, peraturan atau sikap bagi meningkatkan prestasi pekerja.

(vi) Latihan ialah proses membantu seseorang bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan kerjanya dengan membaiki dan mengemaskini dan meningkatkan pengetahuan profesionalnya, memajukan kemahiran-kemahiran yang berkaitan dengan tugas atau pekerjaannya dan menanamkan gelagat dan sikap yang sesuai terhadap kerja dan orang ramai.

(vii) Latihan adalah pengurusan proses belajar. Lebih khusus ia adalah proses memajukan ilmu pengetahuan, kemahiran dan sikap individu dan kumpulan bagi membolehkan mereka meningkatkan pencapaian dalam satu-satu tugas, pekerjaan atau peranan dengan berkesan.

Dapatlah kita rumuskan bahawa latihan adalah aktiviti organisasi yang dirangka secara sistematik untuk membawa perubahan kepada pekerja-pekerja melalui proses pembelajaran supaya mereka dapat melakukan kerja mereka dengan berkesan. Semua program latihan dirangka untuk mengubah sikap, mengasah kemahiran dan menyampaikan ilmu


9

pengetahuan dalam usaha meningkatkan taraf profesionalisme di kalangan pekerja, meningkatkan produktiviti dan kecemerlangan sesebuah organisasi.

1.4.2 Pembelajaran Pembelajaran ialah proses pemerolehan ilmu, kemahiran dan perubahan sikap oleh individu-individu menerusi pengalaman, refleksi, kajian atau pengajaran.

1.4.3 Pendidikan Pendidikan terdiri dari aktiviti-aktiviti yang dirangka bagi menyediakan pekerja-pekerja menghadapi tugas pada masa hadapan. Ia adalah proses yang bertujuan membolehkan individu menyerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan, kemahiran dan sikap, tidak hanya kepada masalah yang khusus juga melalui bidang aktiviti-aktiviti yang telah dikenalpasti, dianalisis dan diselesaikan.

1.4.4 Pembangunan Pembangunan ialah segala aktiviti yang dirangka atau peluang-peluang pembelajaran yang dirangka untuk membantu pertumbuhan individu pekerja dan bukan terhad kepada tugas tertentu sahaja atau terhad kepada memajukan pencapaian pekerja sahaja. Dengan perkataan lain peningkatan umum ilmu pengetahuan, kemahiran dan sikap melalui pembelajaran sama ada secara sedar atau tidak. 1.4.5 Perbezaan antara Latihan dan Pendidikan Terdapat beberapa perbezaan antara konsep latihan dengan konsep pendidikan. Latihan adalah bersifat mekanistik, berstruktur dan tersusun seperti terdapat manual dan lain-lain untuk membantu seseorang memperolehi dan menggunakan ilmu pengetahuan sejajar dengan kegunaan pancaindera lain untuk melakukan sesuatu aktiviti ke satu standard yang spesifik. Ia adalah proses jangka panjang. Proses pendidikan pula adalah jangka pendek dan lebih bersifat organik, kurang


10

tersusun serta lebih umum. Ia adalah proses membantu manusia memperolehi, menyimpan dan menghubungkan serta memindahkan ilmu pengetahuan. Kesan latihan pula adalah lebih spesifik jika dibandingkan dengan kesan pendidikan yang lebih bersifat umum. Latihan cuba menyelesaikan masalah secara khusus. Hasil daripada sesuatu latihan pula boleh diramalkan dengan melihat kemampuan seseorang menyelesaikan sesuatu masalah. Manakala dalam pendidikan kita kurang tahu kesan yang berlaku. Jika dibandingkan rangka atau model latihan ia adalah tetap dan lebih standard serta mempunyai kod. Sebaliknya rangka pendidikan adalah berbagai.

SOALAN DALAM TEKS 1.1

1. Berikan definisi latihan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

1.5 FALSAFAH DAN MISI LATIHAN Pembentukan falsafah latihan lazimnya adalah berdasarkan nilai yang dipersetujui oleh pekerja dan juga berdasarkan kehendak pihak pengurusan. Manakala misi latihan adalah aktiviti yang akan dilaksanakan oleh sesebuah agensi. Contohnya misi Universiti Utara Malaysia ialah menyempurnakan Piagam dan Falsafah Universiti sebagai pusat kecemerlangan akademik yang menghasilkan sumber tenaga manusia yang mampu dan beriltizam membangunkan negara.


11

Terdapat empat falsafah utama latihan, iaitu (i) Menyediakan pekerja dengan kemahiran yang secukupnya

bagi memastikan keberkesanan tugas yang mereka jalankan.

(ii) Mengembangkan atau membangunkan kemahiran dan memberi ilmu pengetahuan yang berkesan di dalam peranan yang berbagai.

(iii) Menyediakan pekerja bagi menghadapi cabaran kerja pada masa hadapan.

(iv) Membantu pekerja mengenali prestasi sebenar. Antara misi-misi utama dalam bahagian latihan ialah

(i) Menyediakan kurikulum latihan kepada pekerja (ii) Berupaya menghadapi cabaran dan perubahan

persekitaran (dalaman dan luaran) (iii) Menyediakan kemahiran menganalisis dan menyelesai

masalah (iv) Menyediakan program produktiviti (v) Memberi maklum balas kepada pihak pengurusan apabila

diminta 1.6 PERKEMBANGAN LATIHAN Terdapat beberapa pendekatan dalam latihan sama ada konvensional atau pun inovatif. Pada peringkat awalnya pendekatan latihan lebih menjurus kepada menyampaikan maklumat yang ada kaitan dengan pelatih-pelatih. Maklumat tersebut disampaikan dengan menggunakan kaedah bilik darjah konvensional atau menggunakan kaedah “kapur dan papan hitam” atau dalam bahasa Inggeris disebut sebagai kaedah chalk and talk. Kebanyakan latihan pada masa itu bukan menjurus kepada pengubahsuaian tingkah laku tetapi lebih berfokus kepada berbagai bentuk terapi personaliti. Justeru itu, kita dapati pelatih-pelatih tidak terlibat dalam proses pembelajran dan bahan bantu juga tidak berkesan. Latihan lebih tertumpu kepada pengajaran bukan proses pembelajaran untuk kemahiran dan perngubahsuaian sikap.


12

Dengan perkembangan masa didapati kaedah konvensional tidak begitu berkesan digunakan dalam latihan. Antara tahun 1935 hingga 1945 paradigma latihan telah mengalami perubahan kepada pendekatan ikut serta. Ini disebabkan oleh tuntutan-tuntutan kepada latihan yang berkesan bagi kumpulan-kumpulan yang besar, kecekapan, cepat dan sebagainya Usaha telah dijalankan untuk memajukan teknologi latihan dengan melakukan inovasi dari segi teknik latihan seperti kaedah dan bahan bantu. Dengan usaha ini kaedah konvensional telah digantikan dengan kaedah inovatif dan penggunaan bahan bantu latihan bagi mendapatkan hasilan yang lebih baik. Penggunaan slaid,, rakaman video dan sebagainya adalah di antara bahan bantu pengajaran dalam latihan manakala kaedah mengajar adalah seperti main peranan, kumpulan perbincangan, kajian kes dan lain-lain lagi. Melalui pendekatan ini kita dapati jurulatih hanya bertindak sebagai pemimpin atau pembantu untuk memudahkan latihan. Pelatih-pelatih digalakkan untuk memberi dan mendapatkan maklumat berdasarkan pengalaman mereka, menyoal dan memberi komen berhubung dengan kemahiran yang telah disampaikan. Di samping memberi latihan, jurulatih juga turut belajar dari pengalaman-pengalaman pelatih-pelatih tersebut. Tahun-tahun 1980-an pendekatan dalam latihan maju selangkah lagi. Kaedah pengalaman telah digunakan untuk menyampaikan kemahiran fizikal dan kognitif dan keupayaan. Teknik-teknik ini termasuklah On Job Training (OJT) latihan berasaskan komputer (CBT), peralatan simulasi, permainan, analisis kes, model tingkah laku, latihan sensitiviti dan sebagainya. Dengan pendekatan ini pelatih-pelatih boleh berinteraksi secara langsung, belajar, mempraktik kemahiran baru dan menyelesai masalah-masalah. Peranan jurulatih hanya tertumpu kepada memerhati pelatih-pelatih dan memberi bimbingan ketika amali atau ketika belajar. Dalam era 1990-an, pendekatan latihan beralih kepada apa yang dikatakan total learning bagi memenuhi keperluan yang berbagai. Pendekatan ini mencakupi kesemua pendekatan di atas dengan latihan awalnya melalui praktikal.


13

1.7 PUSINGAN LATIHAN Latihan boleh dilihat sebagai satu proses kitaran yang berterusan. Kebanyakan latihan adalah berdasarkan sesuatu model. Terdapat beberapa model dalam kitaran latihan. Analisis model-model ini sangat bermakna kerana model-model ini menerangkan ciri-ciri tambahan yang perlu diberi pertimbangan dalam mendefinisikan sesuatu model baru dan lebih komprehensif. Sebagaimana yang dinyatakan di atas kebanyakan latihan adalah berdasarkan sesuatu model yang asalnya adalah pendidikan seseorang individu (lihat Rajah 1.1). Fokus latihan adalah ke atas individu-individu dan prosesnya ialah menggalakkan mereka untuk mempelajari sesuatu yang berguna. Setelah itu diharapkan mereka dapat mencari kegunaan bagi pembelajaran tersebut. Walau bagaimanapun, model ini tidaklah sesuai bagi dalam kebanyakan bentuk latihan di dalam organisasi.

Rajah 1.1 Model Latihan Individu

Individu mahu meningkat pembelajaran V Berubah konsep, Kemahiran dan sikap berubah keberkesanan organisasi prestasi kerja berubah


14

Menurut Katz dan Kahn usaha mengubahsuai bahagian-bahagian dalam organisasi dengan merubah individu adalah satu sejarah panjang berhubung dengan teori yang tidak mencukupi dan dari segi praktiknya gagal. Mengikut logik pendekatan ini organisasi adalah terdiri daripada individu-individu, dan organisasi mungkin berubah apabila ahli-ahli dirubah. Rumusan ini adalah begitu mudah jika dilihat realiti organisasi. Ini adalah kerana sesebuah organisasi mempunyai objektif-objektif, keutamaan-keutamaan dan polisi-polisi. Organisasi juga mempunyai struktur dan mempunyai cara untuk menjalankan sesuatu. Jadi kesemua ini adalah faktor-faktor situasi yang ada kesan dalam membentuk gelagat ahli-ahli di dalam sesebuah organisasi dalam lingkungan kerja mereka. Lazimnya individu yang diubah tidak mampu merubah faktor-faktor situasi ini. Apabila latihan dilihat sebagai satu proses yang bertujuan untuk mengubah prestasi kerja, terdapat satu model yang berdasarkan keberkesanan dan bukan pendidikan sepert ditunjukkan di Rajah 1.2.

Rajah 1.2 Model Meningkatkan Keberkesanan

Menerangkan perubahan Mendefinisikan Yang diingini dalam kriteria yang Keberkesanan menunjukkan Pembaikan Mendefinisikan Kemahiran- kemahiran

Dan sumber- sumber yang perlu

latihan pembelajaran

menilai kemahiran yang ada dan sumber-sumber


15

Dalam menghuraikan sumber–sumber yang perlu (3 peringkat model) aspek situasi kerja diberi pertimbangan. Besar kemungkinan dengan mengubahsuai sesetengah daripada situasi ini pembaikan yang diingini dapat dicapai tanpa latihan. Jika latihan difikirkan perlu, pembelajaran akan dipantau dengan mengubahsuai prestasi kerja dan tidak seperti di dalam kes model 1 iaitu dengan mengukur perubahan ketika latihan. Biasanya latihan dirancang dengan menggunakan satu proses seperti di dalam Rajah 1.3. Ia dikenali dengan pendekatan sistem atau model sistematik yang menunjukkan sub sistem dalam lingkungan pusingan itu berinteraksi.

Rajah 1.3 Pusingan Latihan Sistematik

Mengenalpasti Keperluan latihan objektif-objektif Latihan Pemilihan dan merangka program- program Penilaian keluk Maklum balas menjalankan latihan Model sistematik telah mewarnai pendekatan latihan sejak tahun 60-an. Model ini dikatakan paling utama dan paling menyerap peranannya bagi latihan dalam organisasi. Di Amerika pendekatan ini adalah hasil daripada kerja yang dijalankan oleh militeri Amerika yang ada hubungan dengan reka bentuk sistem pengajaran.


16

Terdapat beberapa pentakrifan yang diberikan berhubung dengan istilah latihan sistematik seperti latihan yang dijalankan berasaskan satu perancangan dan dihasilkan dengan menggunakan beberapa siri langkah. Akan tetapi di dalam praktisnya, bilangan dan huraian mengenai langkah-langkah ini adalah berbeza. Namun begitu pada umumnya istilah ini mencakupi aspek-aspek seperti berikut:

(i) Pembangunan polisi latihan (ii) Mengenalpasti keperluan latihan (iii) Pembangunan objektif dan perancangan latihan (iv) Perlaksanaan latihan yang dirancang (v) Pengesahan, penilaian dan penyemakan latihan

Di United Kingdom model ini mempunyai beberapa variasi. Pada kebiasaannya di dalam bentuk yang mudah seperti dalam Rajah 1.4.

Rajah 1.4 Model Latihan Sistematik

Mengenalpasti Keperluan

Latihan

Merancangan dan

Menilai Merekabentuk latihan Hasilan latihan

Melaksanakan latihan

Latihan boleh dilihat sebagai satu proses pusingan yang berterusan. Terdapat lima fasa dalam pusingan tersebut yang berurutan iaitu

(i) Menganalisis keperluan latihan. Perkara ini akan dibincangkan dalam Bab 4.


17

(ii) Perancangan dan merangka pendekatan latihan. Perkara ini akan dibincangkan dalam Bab 5.

(iii) Membangunkan bahan-bahan latihan. Perkara ini juga akan dibincangkan dalam Bab 5.

(iv) Menyampaikan latihan. Perkara ini dibincangkan dalam Bab 6.

(v) Menilai latihan. Perkara ini akan dibincangkan dalam Bab 7.

Selain daripada perancangan di atas terdapat banyak lagi reka bentuk latihan iaitu proses yang ada kaitan dengan pendidikan dewasa. Umpamanya Aslam menekankan latihan menggunakan reka bentuk pendekatan sistem di dalam melaksanakan program-program latihan pembangunan desa yang bersepadu dan mencadankan langkah-langkah berikut:

(i) Mengukur keperluan latihan (ii) menentukan objektif latihan (iii) Memilih dan menyusun kandungan latihan (iv) Memilih kaedah dan teknik latihan (v) Melaksanakan program latihan (vi) Memantau dan menilai (vii) Follow up

Ciri utama model ini ialah dengan memberi fokus kepada mengukur keperluan latihan. Atkin pula menekankan tentang kepentingan model pendekatan sistem ke atas latihan. Perbincangan beliau lebih tertumpu kepada memahami teori sistem secara umum, ciri-ciri sistem, jenis-jenis pendekatan sistem kepada latihan dan model sistematik. Menurut beliau memberi takrifan objektif-objektif dan mengenal pasti metod penilaian yang sesuai adalah dua aspek applikasi pendekatan sistem yang penting Bramley pula menyatakan bahawa secara umumnya latihan ialah satu perancangan yang menggunakan satu proses iaitu

(i) Mengenalpasti keperluan latihan.


18

(ii) Objektif-objektif latihan. (iii) Memilih dan mereka bentuk latihan. (iv) Menjalankan latihan. (v) Menilai keluk maklum balas latihan.

Beliau mencadangkan pendekatan sistem di dalam latihan yang menujukkan bahawa sub sistem dalam pusingan latihan itu berinteraksi. Dalam model ini beliau menekankan pengenalpastian dan analisis keperluan latihan kerana ia adalah asas kepada mana-mana model latihan. Secara kesimpulannya model Bramley mencakupi 5 komponen daripada cadangan 7 komponen latihan. Secara umumnya kita dapati model-model yang dibincangkan ini mempunyai ciri-ciri asas proses dalam program latihan yang mencakupi aspek-aspek berikut:

(i) Keperluan penilaian (ii) Menetapkan objektif-objektif (iii) Menjalankan atau melaksanakan latihan (iv) Penilaian sama ada eksplisit atau implisit

Kita dapati ada tahap-tahap urutan yang logikal dan langkah-langkah penyampaian dan praktis. Dengan perkataan lain ada urutan yang umum komponen-komponen latihan yang dipersetujui oleh pengarang-pengarang ini iaitu bermula dengan komponen keperluan penilaian latihan dan berakhir dengan komponen penilaian.


1. Nyatakan langkah-langkah yang perlu diambil dalam

menjalankan sesuatu program latihan.



19

1.8 KEPENTINGAN LATIHAN Kebaikan atau faedah sesuatu latihan tidak boleh diukur dengan nilai wang. Latihan adalah satu bentuk pelaburan yang mempunyai kaitan dengan nilai produktif seseorang individu yang dilatih. Dengan perkataan lain, latihan itu sendiri tidak membuat seseorang itu produktif, ia hanya memberi peluang kepada seseorang untuk bertambah produktif. Menurut Sibthorpe latihan sama atau hampir sama dengan kos penyelenggaraan yang membolehkan sesebuah mesin beroperasi ke tahap yang optima. Bagi membolehkan manusia paling produktif, mereka hendaklah diberi perhatian dan diberi peluang untuk menjalankannya. Latihan adalah satu cara untuk mencapainya. Oleh itu pelaburan dalam manusia boleh dilindungi oleh suatu bentuk motivasi yang menggalakkan mereka bekerja keras dan latihan merupakan satu pilihan. Ada banyak cara organisasi atau bisnes boleh mendapat manfaaat daripada latihan. Bagi mana-mana organsisasi latihan dapat meningkatkan prestasi pekerja yang sedia ada, meningkatkan komitmen kepada tugas dan kemampuan manusia dapat dimajukan supaya mereka akan lebih bersedia menghadapi tanggungjawab yang lebih besar pada masa hadapan. Menurut Maimunahterdapat empat kebaikan yang utama dalam latihan iaitu

(i) Latihan membantu meningkatkan produktiviti pekerja dengan membaiki keupayaan mereka membuat kerja yang sedia ada.

(ii) Latihan meningkatkan kepuasan kerja pekerja. Seorang pekerja yang produktif berkemungkinan mempunyai kepuasan diri, kerjanya dan organisasi di tempat beliau bekerja. Ini dapat mengurangkan pusing ganti jika majikan sentiasa memberi perhatian memberi latihan kepada tenaga kerjanya. Begitu juga pekerja yang mempunyai kepuasan kerja kurang mengalami tekanan kerja yang boleh menjejaskan kesihatan. Dengan itu bayaran bil perubatan dapat dikurangkan.

(iii) Latihan menjaga pekerja supaya kemaskini. Teknologi berubah begitu cepat. Kemahiran dan pengetahuan lalu pekerja akan ketinggalan zaman setelah beberapa tahun.


20

Fungsi latihan akan berterusan. Oleh itu pekerja-pekerja akan terus dibantu atau diberi latihan berhubung dengan perkembangan dan perubahan di dalam organisasi seperti memperkenalkan pengetahuan baru, kemahiran baru, mesin baru, prosedur baru dan sebagainya

(iv) Latihan membantu merangsang pekerja. Program pembangunan atau pendidikan boleh ditawarkan kepada pekerja sebagai ganjaran. Umpamanya pekerja dihantar mengikuti bengkel atau seminar di lokasi yang menarik. Di samping menikmati persekitaran yang menarik pekerja mendapat idea-idea baru dan juga dapat menjalin hubungan baru. Pertemuan dengan orang lain dalam bidang yang sama atau industri yang sama dapat membantu pekerja-pekerja mendapat sumber-sumber maklumat yang berguna kepada organisasi.

John Adair mengenalpasti tiga kebaikan atau faedah latihan iaitu faedah bagi tugas, kumpulan dan individu. 1.8.1 Faedah kepada Tugas Dalam apa jua bisnes yang pentingnya ialah dapat terus wujud. Untuk meneruskan kewujudannya itu, organisasi atau bisnes memerlukan manusia yang mahir atau pakar dalam sesuatu. Umpamanya pakar dalam bidang perakaunan, undang-undang atau kemahiran, ketukangan dan sebagainya. Menurut Adair, sungguhpun kepakaran dan kemahiran ini boleh dibeli, tetapi organisasi tetap memerlukan orang yang pakar dalam pemilihan, perundingan dan penyusunan. Oleh itu organisasi mesti mempunyai orang yang ada kepakaran atau kemahiran untuk terus wujud. Di sinilah letaknya peranan dan faedah dari latihan. Selain daripada untuk terus wujud setiap bisnes atau organisasi mestilah berubah. Tidak ada satu bisnes yang boleh terus statik. Seperti mana yang kita tahu pelanggan berubah, keperluan berubah dan suasana juga berubah. Oleh itu, latihan adalah satu kaedah untuk membantu manusia


21

dengan perubahan. Perubahan adalah perlu untuk meneruskan kewujudan dan perubahan juga boleh mengurangkan kos dan meningkatkan produktiviti. Di samping itu, peningkatan produktiviti adalah sangat penting dalam dunia yang kompetitif. Peningkatan ini dapat dicapai melalui sistem kerja atau melalui automasi. Justeru itu pekerja perlu diberi latihan bagi menggunakan sistem atau peralatan baru. Produktiviti boleh juga dicapai dengan melatih pekerja supaya bertambah mahir. Oleh itu kita dapat melihat bhawa latihan adalah satu cara untuk membawa perubahan. Sejak kebelakangan ini kebanyakan agensi memperkatakan tentang pentingnya kualiti. Umpamanya dalam agensi awam adanya minggu kualiti, Hari Q dan sebagainya. Dengan hanya menetapkan standard tertentu tidak semestinya menghasilkan kualtiti. Kualiti boleh dicapai jika pekerja bekerja dengan kualiti di dalam mindanya. Justeru itu, latihan boleh membantu atau melaksanakan satu pendekatan kualiti, menggalakkan perbincangan dan sikap umum untuk mendapatkan kualiti di samping membantu pekerja meningkatkan mutu perkhidmatan atau mutu pengeluaran. Latihan juga dapat mengurangkan kebarangkalian berlakunya kesilapan. Apabila sesuatu kesilapan berlaku maka kos tanggunggannya akan bertambah tiga kali ganda. Pertamanya ialah kos tanggungan bagi membetulkan kesilapan tersebut. Keduanya kos menanggung kerugian imej atau reputasi sesebuah agensi, dan ketiganya kos bagi membayar tuntutan ganti rugi daripada pihak–pihak yang terlibat akibat kesilapan tersebut. Oleh itu latihan dapat mengurangkan peluang berlakunya kesilapan dan membolehkan pekerja mengambil tindakan yang perlu apabila berlaku sesuatu kesilapan. Lazimnya kos sesuatu kesilapan dapat dikurangkan jika langkah-langkah pencegahan dan pembetulan diambil terlebih dahulu. Faedah latihan juga dapat dilihat terhadap tugas dalam sesebuah agensi iaitu wujudnya keseragaman dalam kerja. Program latihan dapat memastikan semua pekerja bekerja dengan cara yang sama mengikut satu standard yang ditetapkan. Begitu juga apabila berlakunya pusing


22

ganti, latihan boleh memberikan kesinambungan dalam standard kerja tersebut. Faedah atau kebaikan latihan bukan sahaja diperolehi dalam kursus-kursus latihan, ia juga boleh diterjemahkan kepada manual latihan. Dengan adanya manual atau buku panduan, ia akan membantu pihak pengurusan menjimatkan masa melatih pekerja baru berulang kali apabila pekerja lama meninggalkan sesebuah organisasi. 1.8.2 Faedah kepada Pasukan/Kumpulan Latihan dapat meningkatkan kerja berpasukan di dalam sesebuah organisasi. Terdapat empat bidang utama kerja berpasukan boleh diperbaiki melalui latihan dan pembangunan. a. Rekrutmen Latihan adalah penting baik ketika pasaran buruh berlebihan atau ketika permintaan berlebihan. Ketika penawaran buruh berkurangan, pekerja berada di pihak yang lebih baik justeru mereka boleh menuntut keadaan yang lebih baik seperti kenaikan gaji, boleh memilih majikan dan sebagainya. Prospek kerjaya mereka tetap penting. Sebaliknya sebuah organisisi yang tidak dapat menawarkan suatu latihan yang berkesan atau program pembangunan tidak akan mengundang pekerja-pekerja yang baik. Begitu juga program latihan akan menghadapi cabaran baru ketika berlaku pengangguran yang tinggi. Ini adalah berikutan dengan keperluan kepada pekerjaan yang akan menggalakkan jumlah permohonan yang tinggi dan sudah pasti akan ada di antara mereka yang kurang kebolehan dan kurang pengalaman jika dibandingkan dengan tahap pengambilan biasa. Seterusnya ia akan memberi tekanan yang lebih terhadap program–program latihan supaya bertambah efektif. Oleh itu sebuah syarikat atau organisisi yang tidak mempunyai latihan yang berstruktur atau hanya bergantung kepada kakitangan sedia ada untuk memindahkan pembelajaran mereka tanpa latihan yang khusus akan berhadapan dengan masalah-masalah yang serius.


23

b. Pertukaran pandangan dan maklumat Latihan juga memberi peluang kepada pekerja-pekerja daria bahagian yang berlainan untuk bertukar-tukar pendapoat dan maklumat. Sebagaimana yang kita tahu ada di antara pekerja-pekreja yang telah bertahun-tahun di dalam sesebuah syarikat tetapi tidak mengenali sesetgah rakan sekerja di dalam syarikta berkenaan. Dengan adanya peluang untuk bertukar pandangan dan maklumat ini secar tidak langsdung membantu menggalakan wujudnya satu indentiti umum di dlam syaarikata dan hubungan sosisla dan boleh menjana pnyekeleasanin baru kpepda massalah-masalajh c. Kesan Hawthorne Kesan Hawthorne adalah pengalaman latihan hasil daripada satu eksperimen terhadap pekerja-pekerja yang terpilih. Daripada makmal latihan ini Elton Mayo2 mendapati bahawa pekerja-pekerja yang mengambil bahagian menunjukkan tahap peningkatan produktiviti kerja di sebalik cabaran yang dilontarkan kepada mereka. Perubahan yang dilakukan itu melibatkan masa kerja, masa berhenti rehat dan juga diet. Keputusan yang diperolehi daripada eksperrimen itu adalah akibat daripada tumpuan istimewa yang diberikan kepada pekerja-pekerja yang dipilih itu. Pada kebiasaannya dari segi zahirnya pekerja yang dipilih untuk menjalani latihan akan menunjukkan tanda keberatan untuk mengikuti sesuatu latihan itu. Sebaliknya dari segi dalamannya menunjukkan adanya kesan psikologi ke atas pekerja iaitu pekerja-pekerja merasa gembira kerana mendapat perhatian. d. Buah fikiran/idea Bisnes pada hari ini berada dalam zaman yang sentiasa berubah. Oleh itu idea hendaklah dijana sepertimana penjanaan produk dan perkhidmatan yang sedia ada. Untuk menjana idea sesuatu bisnes kita boleh mendapat khidmat jururunding dan membayar harga rundingan tersebut. Sebaliknya pilihan lain ialah menggunakan latihan dan pembangunan staf sebagai satu cara menjana idea.


24

1.8.3 Faedah kepada Individu Latihan memberi kesan langsung ke atas individu. Ia boleh dilihat dalam empat bidang utama iaitu. a. Motivasi Kesan Hawthorne menunjukkan bahawa produktiviti meningkat disebabkan motivasi pekerja dan kerja kumpulan. b. Stimulasi Pekerja-pekerja hari ini terikat dengan rutin kerja yang amat ketat hinggakan mereka tidak begitu banyak masa untuk memikir hal kerja mereka. Program latihan akan memberikan peluang kepada mereka untuk berada jauh daripada tekanan kerja seharian dan untuk mendapatkan perspektif yang lebih luas. Dengan itu latihan dapat membantu individu menyedari peranan mereka di dalam organsiasi. Sehubungan itu latihan juga boleh merubah persepsi individu tentang bisnes . c. Kemahiran penyampaian Melalui latihan pekerja-pekerja mempunyai peluang yang mencukupi untuk mengasah kemahiran penyampaian. Mereka boleh didedahkan kepada pengalaman memberi penyampaian dalam suasana yang mesra melalui main peranan, rakaman video, kerja sindiket dan sebagainya. d. Pengetahuan Dengan adanya program latihan pengetahuan seseorang individu akan bertambah. Pengetahuan boleh didapati melalui dua jenis pembelajaran iaitu pembelajaran reaktif dan pembelajaran proaktif. Pembelajaran reaktif ialah belajar daripada pengalaman pelajaran-pelajaran yang wujud


25

dalam kehidupan harian. Pembelajaran proaktif ialah memperlengkapkan manusia dengan pengetahuan sebelum sesuatu pengetahuan itu diperlukan. Oleh itu, apabila wujud masalah-masalah baru pekerja-pekerja mempunyai kelebihan untuk mengatasinya dengan pengetahuan yang sedia ada.


Berikan tiga faedah latihan kepada sesebuah organisasi.


1.9 RUMUSAN Perubahan-perubahan yang berlaku terhadap organisasi selaras dengan perubahan semasa. Organisasi perlu menyesuaikan dirinya dengan perubahan serta persaingan baru yang mana menuntut kemahiran dan kepakaran baru di kalangan pekerjanya. Di sinilah peranan latihan diperlukan untuk memberi pengetahuan, kemahiran serta pengalaman untuk membangunkan pekerja bagi menghadapi persaingan tersebut.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

1. Bincangkan perkembangan-perkembangan dan perubahan-

perubahan semasa yang memberi kesan kepada kemajuan sesebuah organisasi.


26

2. Bincangkan secara ringkas perkembangan bidang latihan dalam organisasi sejak dulu hingga sekarang.

3. Bagaimanakah latihan memberi kesan serta faedah kepada sekumpulan pekerja?

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 1.1

1. Beberapa definisi latihan ialah

(i) Usaha memajukan pola tingkahlaku seseorang dalam bidang ilmu, kemahiran dan sikap supaya mencapai satu kehendak piawaian dalam sesuatu tugas atau kerja yang diberi.

(ii) Usaha untuk membaiki prestasi atau pencapaian tugas atau kerja yang sedia ada atau yang berkaitan dengannya.

(iii) Satu set program; dan pelaksanaannya, adalah berkenaan pembelajaran dan peningkatan kemahiran atau keupayaan melaksanakan seperti yang dijangkakan.

(iv) Satu usaha yang dirancang oleh sesebuah syarikat untuk menyenangkan atau memudahkan pembelajaran pekerja yang ada hubungan dengan pengetahuan, kemahiran dan gelagat kerja.

(v) Proses pembelajaran yang melibatkan pemerolehan kemahiran, konsep, peraturan atau sikap bagi meningkatkan prestasi pekerja.

(vi) Proses membantu seseorang bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan kerjanya dengan membaiki dan mengemaskini dan meningkatkan pengetahuan profesionalnya, memajukan kemahiran-kemahiran yang


27

berkaitan dengan tugas atau pekerjaannya dan menanamkan gelagat dan sikap yang sesuai terhadap kerja dan orang ramai.

(vii) Pengurusan proses belajar. Lebih khusus ia adalah proses memajukan ilmu pengetahuan, kemahiran dan sikap individu dan kumpulan bagi membolehkan mereka meningkatkan pencapaian dalam satu-satu tugas, pekerjaan atau peranan dengan berkesan

SDT 1.2

1. Langkah-langkah dalam melaksanakan latihan ialah

(i) Mengukur keperluan latihan (ii) menentukan objektif latihan (iii) Memilih dan menyusun kandungan latihan (iv) Memilih kaedah dan teknik latihan (v) Melaksanakan program latihan (vi) Memantau dan menilai (vii) Follow up

SDT 1.3

1. Tiga faedah latihan ialah

(i) faedah kepasda tugas. (ii) Faedah kepada pasukan atau kumpulan pekerja, dan (iii) Faedah kepada individu.

Bab 01

Documents

Transcript of Bab 01