CHAPTER 3JOB ANALYSIS

1

Definisi

2

Merupakan suatu proses yang sistematik dalam mengumpul data/maklumat berkenaan sesuatu pekerjaan

Antara maklumat yang dikumpul:Tugas / tanggungjawab (iaitu aktiviti kerja sebenar yang

dilakukan Laporan dibuat kepada siapaPeralatan, mesin & bahan yang diperlukan untuk

melakukan kerja Hasil kerjaKSAO yang diperlukan untuk melakukan kerjaKonteks kerja, iaitu persekitaran/keadaan kerja (suasana

fizikal dll)Penetapan prestasi / kriteria yang digunakan dalam

menentukan prestasi kerjanya

Tujuan Analisis Kerja

3

Data yang diperolehi daripada proses analisis kerja digunakan untuk membantu pembuatan pelbagai keputusan sumber manusia.

Membantu pembentukan dokumen sepertiJob description (JD)Job specification (JS)Piawaian prestasi

Membantu pelaksanaan pelbagai aktiviti sumber manusiaJob evaluation (penilaian kerja)Tinjauan gaji (wage surveys)Penilaian prestasiPemilihan pekerjaLatihan & pembangunanPerancangan sumber manusia

4

Analisis kerja selalunya direka bentuk untuk tujuan khususUntuk memperjelaskan hubungan laporan

(reporting relationships)Untuk memperjelaskan tanggungjawab setiap

pekerjaan dengan pekerjaan yang lain.Mengenalpasti elemen pekerjaan yang penting

dalam proses penstrukturan semula kerjaMembantu pembentukan pekerjaan baru

Analisis Kerja vs Pentadbiran Pampasan

5

Terdapat 2 asas untuk membentuk struktur bayaran dalam organisasiJob-based payPerson-based pay

Analisis kerja digunakan secara khusus untuk job-based pay sahaja.

Kegunaan spesifik analisis kerja dalam pentadbiran pampasan adalah untuk membekalkan maklumat bagi mengendalikan JE (berdasarkan JD & jS), &mengumpul maklumat piawaian prestasi

JA Terminology

6

Task (tugas)Pernyataan khusus tentang aktiviti yang dilakukan oleh

pekerja (menjawab panggilan telefon)Tugas2 yang sama boleh dimasukkan ke dalam dimensi

tugas yang sama (melayani pelanggan)Job (kerja)

Gabungan pelbagai tugas yang dilakukan oleh seseorang pekerja / himpunan aktiviti / tugas yang saling berkait.

Job familyPekerjaan yang mempunyai kandungan kerja yang

hampir serupa & saling berkait dikumpulkan ke dalam kategori yang lebih luas (pemasaran, kejuruteraan dll)

Position (Jawatan)Person performing one jobTugas & tangungjawab yang berbeza yang dilakukan

oleh seseorang pekerja

7

Perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan analisis kerja:Memerlukan masa & tenaga kerja yang banyak

(intensif)Melibatkan pakar analisis kerja/sekurang-

kurangnya pakar dalam bidang berkaitanMemerlukan pemahaman yang mantap & jitu

mengenai kepelbagaian sikap/kerenah manusia, keperluan kerja & juga kemahiran penulisan.

Langkah2 Mengendalikan JA

8

Persediaan Awal

Jenis Maklumat

Sumber Maklumat

Kaedah Mengumpul Maklumat

Penyelarasan dengan Pengurus

Penjadualan Kutipan Data

Validity & Reliability

Cost Benefit analysis

A. Persediaan Awal

9

Menentukan tujuan kegunaan maklumat analisis kerjaPekerjaan

perekrutan, temuduga, pemilihan & penjawatanLatihan

keperluan latihan dari segi KSAOrganization Design & Staffing

pembentukan & penstrukturan semula unit-unit kerja/Orgn.

PampasanPembentukan struktur bayaran, bayaran insentif,

bayaran ke atas risiko & tekanan tugasan

10

Penilaian Prestasipembentukan dimensi prestasi & piawaiannya

Keselamatan & Kesihatanmelihat keperluan OSHA dalam pelaksanaan kerja.

Contoh: meminimumkan hazad persekitaran kerja.Perundangan

memastikan peluang2 kemasukan & kenaikan pangkat tanpa ada diskriminasi.

Pengambilan Pekerja Cacatmajikan perlu mengenalpasti keperluan fizikal,

mental & fungsi-fungsi kerja yang penting, sebelum proses pelantikan pekerja dibuat.

Mendapatkan sokongan pihak pengurusan

11

Menyemak semula misi, objektif dan matlamat organisasi.Carta organisasi

dari segi struktur autoriti formal/tak formal• hubungan diantara fungsi & aktiviti Organisasi

Carta proses kerjamemberi pemahaman yang lebih detail

berkaitan kerja & aliran kerja untuk penghasilan produk.

Manual prosedurProsedur formal yang menunjukkan “input &

output” sesuatu pekerjaan.

12

Mendpt pandangan atau rujukan dr luarKesatuan sekerjaDOT (Dictionary of Occupational Title)Pertubuhan profesional dll

Menyemak JD & JS yg sdia adakekerapan mengendalikan JA

bergantung kpd kestabilan persekitaran kerja

B. Jenis Maklumat

13

Aktiviti yang dilakukanPeralatan, mesin, bahan dan lain-lain alat bantu

kerjaJangkaan prestasi Konteks kerja (Job context)Ciri-ciri individu

Aktiviti yang dilakukan

14

Senaraikan aktiviti yang signifikan.Tentukan kekerapan & jumlah masa yang

diperlukan untuk setiap aktiviti.Objektif kerja yang boleh dicapai melalui aktiviti

kerja tersebutBagaimana aktiviti dilaksanakanSiapa yang terlibat sama dalam melaksanakan

aktiviti tersebutPekerja bawahan yang membuat laporan

kepadanyaKepada siapa pekerja membuat laporanJenis kerja-kerja lain yang bergantung kepada

output kerja ini.

Peralatan, bahan dan lain-lain alat bantu kerja

15

Jenis peralatan, bahan & mesin yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti kerja

Jumlah masa menggunakan peralatan dalam melaksanakan kerjanya

Tanggungjawab untuk menyelenggara, setting-up, breaking down peralatan tersebut

Sama ada pekerjaan tersebut memerlukan pengendalian bahan-bahan khusus (seperti bahan mentah yang mahal/bahaya)

Jangkaan Prestasi

16

Menganalisis tahap prestasi yang dikehendaki daripada pekerja bagi setiap aktiviti

Kenalpasti tahap normal yang dijangkakan dalam mengendalikan peralatan, mesin & alat bantu kerja

Tahap penggunaan bahan yang cekap & berkesan.

Job Context

17

Keadaan kerja , iaitu faktor fizikal & psikologikalKeadaan fizikal yang ekstrem ( memanjat,

berdiri..)Persekitaran kerja yang lemah (bising, panas,

sejuk)Keperluan kerja yang spesifik (travel, shift,

stress, masa yg singkat utk menyiapkan kerja)Mengenalpasti secara terperinci keadaan

kerja & menyatakan kekerapan & tempoh masa berlakunya perkara tersebut.

Ciri-ciri Individu

18

Mengenalpasti ciri-ciri individu dapat mencungkil kemahiran khusus yang diperlukan untuk melakukan sesuatu kerja dengan baik & cara bagaimana untuk dapatkan kemahiran tersebut.

C. Sumber Maklumat

19

2 ciri maklumat pekerjaanmembezakan satu pekerjaan dengan pekerjaan

lainmembezakan tahap prestasi yang berbeza bagi

sesuatu pekerjaan yang samaSecondary sources

membekalkan maklumat latar belakang berkenaan dengan suatu pekerjaan seperti technical manual

Technical manual berguna untuk pekerjaan yang baru diwujudkan/disemak semula hasil daripada perubahan teknologi.

20

Primary sourcesImmediate supervisorPanduan yang jelas perlu disediakan bagi

menjamin ketepatan & liputan yang diperlukan

D. Kaedah Mengumpul Maklumat

21

Faktor yang perlu dipertimbangkanTujuan, jenis & jumlah data yang diperlukanNature of the jobJumlah masa & kewangan yang sanggup dilaburkan

oleh organisasi ke dalam program analisis kerja.Faktor kos selalunya menjadi penghalang kepada

analisis kerja yang berkualiti4 jenis kaedah

Pemerhatian langsungSoal selidikTemu dugaDiari

Pengutipan data boleh dibuat melalui satu kaedah / kombinasi beberapa kaedah

Kaedah Pemerhatian Langsung

22

Borang catatan perlu disediakanKeperluan masa bergantung kepada kitaran

kerja Kelemahan:

Tidak dapat maklumat dari aspek mental seperti pembuatan keputusan, merancang dan lain-lain.

Gelagat yang diperhatikan mungkin tidak menyeluruh

Bias pemerhati

23

Langkah untuk mengatasi kelemahan:Membuat pemerhatian terhadap lebih daripada

satu pekerja bagi pekerjaan yang sama.Menyemak hasil pemerhatian bersama dengan

penyelia / pekerja untuk memastikan analisis merangkumi semua aktiviti yang sepatutnya.

Melantik beberapa orang pemerhati untuk membuat analisis ke atas satu pekerjaan & membincangkan hasil pemerhatian mereka.

Teknik2 Pemerhatian Langsung

24

Work methods analysisIs used to describe manual and repetitive

production jobs, such as factory or assembly-line jobs.

Maklumat yg diperolehi sesuai untuk job redesignmencari cara kerja yang terbaikmembentuk standard pengeluaran untuk “piece rate

incentive system”Membentuk sistem penilaian prestasi

Tidak mengambilkira perbezaan antara pekerjaan, jadi kurang sesuai untuk tujuan JE (job evaluation).

25

Critical incident techniquesis a set of procedures used for collecting direct

observations of human behavior that have critical significance and meet methodically defined criteria.

Mengenal pasti hasil kerja yang diingini/tidak diingini

Menentukan jenis kejadian kritikal yang mempengaruhi hasil tersebut.

Sesuai untuk menentukan perbezaan bayaran bagi pekerjaan yg sama, tetapi tidak sesuai untuk pekerjaan yang berlainan. Jadi kurang sesuai untuk JE.

Soal Selidik

26

perlu mempunyai validity & reliability yang tinggi

Kelebihan:ramai responden Masa menjawab yang singkatSoalan yang dikemukakan adalah samaBias mengutip data dikurangkanBoleh menganalisis data secara statistik

Kelemahankos yang tinggi untuk membentuk soal selidik yang

baikTafsiran maksud yang berbeza oleh responden yang

berlainanKadar respon mungkin rendahSoalan open-ended sukar dianalisis

Temuduga

27

Temuduga beberapa pekerja untuk mengenalpasti aktiviti sebenar yang terlibat dalam pekerjaan.

Temuduga berstruktur lebih sesuai bagi memastikan liputan semua komponen pekerjaan & mengambil kira maklumat umum bagi semua pekerjaan

Temu duga secaar tak formal lebih disukai

Diari

28

Pekerja membuat catatan berkenaan aktiviti kerja yang dilakukan bagi suatu tempoh masa, disamping merekodkan juga lain-lain maklumat yang relevan.

KelebihanPekerja memberi maklumat menerusi

perkataannya sendiriMerekodkan kejadian pada masa ianya berlaku

KelemahanSukar untuk menganalisis maklumat yang relevanPihak analisis terpaksa membuat tafsiran sendiriKebolehpercayaan data yang dibekalkan adalah

rendah

E. Penyelarasan dengan Pengurus

29

Tidak menggangu proses operasi unit-unit yang lain

Membuat penjadualan yang terperinci bersama dengan pengurus lini agar gangguan kerja pada tahap yang paling minima.

Mengelak daripada masa-masa kesibukan sesuatu jabatan

Melibatkan pengurus dari peringkat awal, iaitu semasa merancang.

Memberi maklumat terkini kepada pengurus tentang perkembangan proses analisis kerja di jabatannya.

F. Penjadualan Kutipan Data

30

Adalah perlu jika melibatkan banyak pekerjaan/ramai pekerja bagi sesuatu pekerjaan

kaedah kutipan data & jenis maklumat yang dikutip bergantung kepada bilangan pekerja, kos & masa yang terlibat

Jangkamasa bagi melaksanakan sesuatu tugas

G. Validity & Reliability

31

Reliability merujuk kepada ketekalan maklumat yang diperolehiConsistency of data between analysts vs

Consistency within an analyst’s dataKajian menunjukkan perlu mengambil kira 2

pandangan (pekerja & penyelia) bagi satu pekerjaan untuk mengurangkan ketidaktekalan.

Validity merujuk kepada ketepatan data yang dikutip- the degree to which information being used is appropriate,

meaningful, and useful.

H. Cost-Benefit Analysis

32

Membandingkan jumlah kos yang bakal terlibat dengan manfaat yang bakal diterima

Justifikasi perbelanjaan analisis kerja bergantung kepadaKegunaan maklumat analisis kerja (untuk pampasan

sahaja / digunakan untuk aktiviti sumber manusia yang lain)

KosKos untuk mengendalikan analisis kerjaKos kaedah yang digunakan (cetak soal selidik dan lain-

lain)Kos produktiviti dan lain-lain

FaedahHasil yang diperolehiProduktiviti dan lain-lain

STANDARDIZED STRUCTURED APPROACHES TO JOB ANALYSIS

33

Functional Job AnalysisStructured JA questionnaires

Position analysis QuestionnaireTask Inventory QuestionnaireProfessional & Managerial Position questionnaire

(PMPQ)Occupational analysis Inventory (OAI)Job Analysis Questionnaire (JAQ)

Custom-Designed JAKombinasi beberapa pendekatan & menyesuaikannya

kpd orgnMereka khas JA bagi memenuhi keperluan khusus orgn

34

Contoh borang yg boleh digunakan semasa proses pengumpulan dataBorang “job picture”Cover sheet of a JA questionnaireResponsibility identification FormDuty identification FormTask analysis worksheet (sesuai utk orgn kecil)

Aktiviti JA boleh dipecahkan kpd beberapa bahagian yg berasingan bagi mengatasi masalah masa yg panjang digunakan utk melengkapkan keseluruhan proses JA

Proses Pengumpulan Data

Mengedit Data Aktiviti Kerja

35

Penganalisis akan btk draf pertama berkaitan kenyataan t/j & duti berdasarkan maklumat yg diperolehi dgn menentukan samadat/j yg disenaraikan mencakupi semua bidang kerja

utamaduti yg telah dikenal pasti padan dgn t/j tugasterdapat duti-duti yg belum dikenalpastikenyataan t/j & duti terlalu luas/spesifikTerlalu banyak kenyataan t/j (> 7) & duti (> 10)kenyataan t/j @ duti yg perlu digabungkan @ perlu

diperincikanKesesuaian penggunaan kata kerja

36

Clarifying deviations Mendpt penjelasan lanjut ttg sebarang

kenyataan t/jawab @ duti yg kurang lengkap @ tidak tepat.

Semak semula data yg digunakan utk menentukan salinan yg diedit tepat/betul, mudah difahami & lengkap

Mengumpul Data JS

37

Bahagian spesifikasi kerja dlam soal selidik akan dibahagikan / dihantar kepeda penjawat berkenaan.

Cth data JS

Menyemak Fakta Pekerjaan

38

Penganalisis akan semak semula data-data dgn penyelia terdekat/ ind.yg berkenaan.

Tujuan utamaMengenal pasti sebarang varians

Penganalisis perlu memahami sepenuhnya keperluan & output kerja

Masalah JA

39

Data yg kurang tepatFakta-fakta penting tidak diambil kiraPekerja suka meninggikan tahap

kesukaran kerja mereka atas alasan menjaga keegoan & pembayaran mereka

Penggunaan Kaedah dalam pengumpulan data

Tidak cuba mendapatkan maklumat tambahan/maklum balas drp mereka yg biasa laksanakan kerja yg sama.

JA vs Teknologi

40

Penggunaan Komputer Membantu pemprosesan, pengauditan &

penyemakan semula kenyataan JDComputer-inventoried task statements

termasuk senarai KSA serta ukuran standard prestasi

InternetCth: www.hrlink.co.ukmembekalkan maklumat serta membenarkan

pertukaran pandangan & penyelesaian masalah berkaitan pelaksaan JA

mengenalpasti peluang latihanmaklumat terkini drp kajian Univerisiti.

Sokongan & Kerjasama Pekerja

41

Pekerja perlu diberitahu ttgMatlamat JASiapa yg terlibatHasil yg dijangkakan

Sebar berita melalui pelbagai mediaDptkan bantuan pengurus lini utk

memperolehi kerjasama & sokongan drp penyelia & pekerja yg terlibat

Membina kepercayaan pekerjamemperkenalkan program JA melalui alat-

alat media yg sesuai agar pekerja dpt gambaran yg positif