BAB A : SEMAKAN PEMBAYARAN ASAS - Laman · PDF fileBayaran Wang Pendahuluan Kontrak...

BAB A : SEMAKAN PEMBAYARAN ASAS

BIL. TAJUK MUKA SURAT

1 Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.1/2014) 1 - 7

2 Pesanan Pembelian (PP/LPO) 8 - 12

3 Perintah Kerja Am (PKA/GWO) 13 - 16

4 Pesanan Kerajaan (JBN. 53) 17 - 20

5 Permohonan Pembayaran Di Bawah A.P. 58(a)

21 - 24

BAB B : PEMBAYARAN KONTRAK

BIL TAJUK MUKA SURAT

1. Pembayaran Kontrak Kerja-kerja 25 - 37

2. Bayaran Kontrak Perbekalan 38 - 48

3. Bayaran Wang Pendahuluan Kontrak Bekalan/Kerja 49 - 55

4. Bayaran Kontrak Penyewaan Mesin Penyalin 56 - 64

5. Bayaran Kontrak Perbekalan Makanan 65 - 72

6. Bayaran Kontrak Juruperunding 73 - 80

7. Bayaran Kontrak Kerja Kecemasan 81 - 93

8. Bayaran Kontrak Pembersihan Ruang/Kawasan Pejabat

94 - 101

9. Bayaran Kontrak Perkhidmatan Pengawal Keselamatan

102 - 109

10. Penyewaan

a. Rumah

b. Ruang Pejabat

110 - 119

BAB C : PEMBAYARAN SEBUTHARGA


1. Bayaran Sebutharga Perintah Kerja Am/Pesanan Kerajaan (JBN. 53)

120 - 136

2. Bayaran Sebutharga Pesanan Pembekalan 137 - 141

3. Bayaran JKKK/JKDB/Badan-Badan Berkanun 142 - 145

BAB D : PEMBAYARAN PEMBELIAN (GRANT)


1. Bayaran

a. Bayaran Geran Bagi Projek 146 - 149

2. Bayaran kepada Majlis

a. Projek (Bayaran Pertama) – Bayaran belum dibayar oleh Pihak Berkuasa Tempatan.

b. Pemberian Projek

150 – 153

154 - 156

3. Bayaran Pemberian Am

a. Bayaran kepada Badan-badan Berkanun,Sekolah Bantuan Kerajaan dansebagainya

b.(i) Bayaran kepada Persatuan/Koperasi

b.(ii)

Bayaran kepada Persatuan/Koperasi(Pemberian Terus kepada Pembekal)

157 – 159

160 – 161

162 – 163

4. Bayaran Ekuiti 164 – 166

5. Bayaran Pinjaman Agensi Kerajaan 167 - 169

BAB E : PEMBAYARAN AM


1. Elaun-elaun

a. Elaun Lebih Masa

b. Elaun Tanggungan

c. Elaun Lembaga Tawaran

d. Elaun Khas Jawatankuasa Perumahan

e. Elaun Hitungan Kilometer

f. Elaun Tugas Memandu

g. Elaun Pensyarah/Penceramah

h. Elaun Tenaga Pengajar Mengendali Tugas-tugas Penilaian Kursus Induksi Khusus

I. Elaun Saku Pelatih Sekolah Latihan Jabatan

170 – 176

177 – 180

181 – 184

185 – 188

189 – 194

195 – 198

199 – 210

207 – 217

214 - 217

2. Wang Panjar

a. Pembayaran Wang Panjar/Imprest

b. Bayaran Pendahuluan Diri218– 220221 - 224

3. Pembayaran Balik

a. Lesen Memandu

b. Cukai Jalan

c. Letak Kereta

d. Resit

e. Pendahuluan Diri

f. Deposit Am Pemaju

225 – 228

229 – 232

233 – 237

238 - 240

241 - 243

244 - 246

4. Pembayaran Balik Pinjaman

a. Pembelian Komputer

b. Kenderaan

247 – 251

252 - 256

5. Perintah Kerja Am/Pesanan/Langganan

a. Perintah Kerja Am – Tidak memerlukan sebutharga

b. Pesanan Pembelian (Kelangkapan Pejabat)

c. Bayaran Jamuan Makan

d. Langganan Suratkhabar/Buku-buku

257 – 259

260 – 263

264 – 267

268 - 271

BIL TAJUK MUKASURAT

6. Bil /Utiliti

a. Bayaran Pukal Telefon 272 - 277

7. Perkhidmatan Pos

a. Pengeposan Surat-surat dan Pos Laju Berkontrak 278 - 280

8. Bantuan Kebajikan

a. Bantuan Orang Tua/Anak Yatim

b. Bantuan Perbekalan (Darurat)

281 – 283284– 286

9. Rawatan Perubatan

a. Rawatan Perubatan Dalam/Luar Negeri

b. Pemeriksaan Kesihatan Pegawai-pegawaiKumpulan Pengurusan dan Profesional di SMC

287 – 296

297 - 301

10. Pembaikan Harta Modal Kerajaan

a. Pembaikan Kelangkapan/Mesin Pejabat

b. Pembaikan/Penyelenggaraan Kenderaan Kerajaan

302– 304

305 - 308

11 Pembayaran “Outright Grant”

a. Cuti Tambang Percuma Bagi Anggota Pentadbiran 309 - 311

11. Tuntuan ADUN

a. Pembayaran Elaun Perabot

b. Tuntutan Elaun ADUN

c. Tuntutan Elaun Pemandu

312 – 315

316 – 319

320 - 323

12. Pampasan

a. Tanam-Tanaman

b. Pengambilan Tanah

c. Subsidi Padi kepada Petani

d. Subsidi Padi kepada Kontraktor

e. Gantian Bantuan Penanaman dan Penyelenggaraan Tanaman

324 – 326

327 – 329

330 – 333

334– 337

338- 340

13. Keahlian Kelab

a. Skim Pembiayaan Keahlian Kelab Rekreasi dan Sukan

341 - 344


14. Waran Perjalanan Udara Awam

a. Perjalanan Dengan Kapal Terbang 345 - 349

15. Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan

a. Tuntutan Bertugas Rasmi di Dalam Negeri

b. Tuntutan Bertugas Rasmi di Luar Negeri

c. Tuntutan Semasa menghadiri Kursus/Seminar/Bengkel di Dalam Negeri

d. Tuntutan Semasa Menghadiri Peperiksaan yang di Wajibkan.

e. Elaun Biasiswa Kerajaan Negeri

f. Tuntutan Semasa Menghadiri Kursus/Seminar/Bengkel di Luar Negeri

g. Elaun Pakaian Panas

h. Elaun Berpindah Rumah

I. Tuntutan Elaun Pertukaran

j. Tuntutan Elaun & Bayaran Pindahan bagi Pegawai yang Bersara

k. Elaun Gantian Tetap

l. Elaun Mesyuarat Bulanan JKKK/JKDB

350 – 360

361 – 373

374 – 376

377 – 396

397 – 403

404– 420

421 – 433

434 - 438

16. Bantuan Mengurus Jenazah dan Pengangkutan 439 - 441

17. Bayaran Menggunakan E-Jurnal

a. Bil Cetak

b. Bil Air

442 – 445

446 - 449

BAUCAR BAYARAN JBN 38 (Pin. 1/2014)

- 1 -

Terima Baucar Daripada Kaunter SPB

Semak Tujuan Perbelanjaan Dalam Perihal Bayaran Pada Baucar

Pastikan Vot Perbelanjaan Yang digunakan adalah sesuai.

Semak Dokumen Sokongan Yang Dikepilkan

Turunkan Tandatangan ringkas danbubuh cop penyemak pertama

Serahkan Kepada Penyemak Kedua Untuk Diluluskan

Pastikan perbelanjaan tahun semasa

Pastikan AP 100 (a)dan AP 103 di patuhi

Mula

Lengkap / Tidak teratur

Tidak

YA


YA

Turunkan Tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak kedua dalam ruangan 'Diluluskan Oleh'

Tidak

Tidak

Hantar kepada A/PB untuk ditandatangani

Teguran sesuai/ berkaitan/ tepat

Surat teguran ditandatangani

Buat surat teguran

YA

Pembantu Am Rendah (N1/N4)

Penyemak Pertama (W17)

Akauntan /PBW32/ W27

PROSEDUR KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : SEMAKAN PEMBAYARAN ASAS

TAJUK KECIL : BAUCAR BAYARAN JBN 38 (Pin. 1/2014)

RUJUKAN DOKUMEN : MUKA SURAT : 1 / 6

KELUARAN : PINDAAN : TARIKH UBAHSUAI :

BIL PERKARA MAKLUMAT YANG PERLU DISEMAK RUJUKAN

A Baucar BayaranJBN.38

(Pin.1/2014)

1. Baucar Asal. Tiga salinan disertakan.

2. Tahun kewangan.

3. Nombor waran Peruntukan. Jika jabatan pembayar bukan pemegang asal.

4. Tarikh baucar.

Tarikh semasa atau selepas tarikh invois/tuntutan.

5. No. Baucar dan kod jabatan.

6. Nama penerima: a) Ejaan/nama selaras dalam semua dokumen.

b) Penerima lebih daripada satu. Nama danpenerima pertama seperti dalam senarai.

7. Alamat/nama bank.

- Alamat perlu dinyatakan walaupunpembayaran dikredit terus ke akaun bank(Cawangan Bank). Alamat sama dengandokumen sokongan.

8. Nombor Akaun Bank Penerima.

- Selaras dengan Lampiran C , Lampiran A, atausalinan penyata bank

9. Tanda Semakan.

10. No. Kad Pengenalan.

- Jika penerima atas nama perseorangan.

PBNS Bil. 2/2013[JBNS:NO.(A)100-4/345/ Klt.7/(9) bth 23/01/2013]

- 2 -



TAJUK KECIL : BAUCAR BAYARAN JBN 38 (Pin.1/2014)





(Pin.1/2014)

11. Perihal Bayaran. i. Bayaran am.

a) Nombor perintah kerja Am / pesananpembelian/ pesanan kerajaan/ arahan kerja. - dicatit dalam perihal baucar bayaran.

b) No. invois/tuntutan pembekal. - Dicatit dalam perihal baucar bayaran

c) Huraian bil – bil dan kos.

d) Rujukan sebutharga. - Jika sebutharga dipelawa.

e) Rujukan kelulusan pengecualian dari tatacarasebutharga. - Jika sebutharga tidak dipelawa.

f) Rujukan/Nombor kontrak. - Bayaran Kontrak.

g) Rujukan kelulusan Pengecualian dari tatacaratender.- Jika tender tidak ada dipelawa.

h) Nombor rujukan sijil pembayaran interim.- Jika berkenaan.

i) Pengesahan bahawa kerja – kerja telahdilaksanakan dengan sempurna danmemuaskan.

j) Pengesahan bahawa semua barang – barangyang dibeli telah diagih – agihkan kepada yanglayak dan telah diterima. - Pembelian dibuat untuk barang – barang

yang diagih – agihkan / perakuan/pengesahan Jabatan pembayar.

- 3 -








(Pin.1/2014)

l) Pengesahan dikeluarkan untuk kegunaan serta-merta.- Bagi pembelian untuk kegunaan serta-merta.

m) Catat rujukan surat laporan kerja kecemasan.

ii) Bayaran Luar Negara .a) Kiraan matawang asingb) Nombor invoisc) Kaedah Pembayaran:

1) Bank Draft.2) Telegraphic Transfer.

d) Cop “Foreign Payment” perlu dibubuh.

12 Pengesahan bahawa pembayaran belum pernah dibayar sebelum ini. (Jika invois/tuntutan adalah salinan).

13 Nombor pekerja (jika perlu).

14. (a) Kod Akaun - Memastikan kod perbelanjan diisi dengan lengkap.

1. Kepala vot.2. Jabatan.3. PTJ/PK.4. Aktiviti.5. Projek/Selia.6. Objek.

(b) Pengkodan bayaran balik pinjaman.

- Bayaran balik pendahuluan diri.

Arahan Perbendaharaan 55 – Perbelanjaan Darurat.

Penggunaan Struktur Kod Akaun Dalam Sistem Perakaunan Kerajaan Negeri Sabah.

- 4 -








(Pin.1/2014)

(c) Pengkodan bayaran bon perlaksanaan yangdipotong dari bayaran interim.- Bayaran bon perlaksanaan yang memilih dipotong dari bayaran interim.

15. Amaun di dalam angka.

- Jumlah keseluruhan yang perlu dibayar selaras dengan jumlah tuntutan.

16. Jumlah debit dan kredit

17. Jumlah bersih.

- Jumlah bersih/pukal yang perlu dibayar.

18. Amaun dalam perkataan selaras dengan amaundalam angka.

19. A.P. 95.

- Pegawai pengawal hendaklah menyelenggarasebuah buku vot yang menunjukkan denganjelas pada bila-bila masa mengenai tiap-tiapprogram dan aktiviti atau projek di bawahmana-mana maksud perbelanjaan ataukumpulan wang atau peruntukan di bawahkawalannya.

i) Muka surat/perkara.

ii) Baki Peruntukan.

iii) Tandatangan ringkas.

- 5 -








(Pin.2/2014)

20. A.P.99 dan A.P.102.

- Pegawai yang diberikuasa oleh ketua jabatantetapi bukan pegawai yang mengesahkan kerjasiap/pegawai yang menerima bekalan dalamPKA/PP. (jawatan hakiki pegawai menandatanganibaucar bayaran dinyatakan dan bukan bagipihak).

i) Tandatangan.

ii) Nama.

iii) Jawatan.

iv) Jabatan.

21. Bayaran mematuhi.

i) A.P 100 – Tuntutan Perjalanan PegawaiAwam. (Tuntutan Elaun - elaun)

- Tuntutan perjalanan hendaklahdikemukakan tidak lewat daripada 10 haribulan dalam bulan yang berikutnya.

ii) A.P 103(a) – Bil hendaklah dibayar dengan segera ( Tuntutan bayaran kerja / perbekalan /pesanan).

- “Ketua Jabatan / Ketua Pejabat hendaklahmeminta supaya semua bil tuntutandisampaikan dengan segera. Merekahendaklah memastikan bahawa bil itudibayar dengan segera tidak lewat dari 14hari dari tarikh ianya diterima denganlengkap dan sempurna”.

22. Tiap – tiap salinan ditandatangani ringkas A.P 99 (h)– Lembaran baucar hendaklah ditandatanganringkas.

- Pegawai diberikuasa menandatanganibaucar perlu menurunkan tandatanganringkas dalam setiap salinan baucar.

PJBNS BIL.2/2013 [JBNS:NO.(A)100-4/345/ Klt.7/(9) bth 23/01/2013].

PJBNS BIL.11/2008 [JBNS : (D)NO:100 7/4324 Klt. 18/(245) bth 2/10/2008].PJBNS BIL.2/2009 [JBNS : (E)NO:A/100-7/4324 Klt.9/111 bth 21/5/2009].

PJBNS Bil. 1/2011 [JBNS(A)No:100-4/345Klt. 6/(109) bth03/01/2011]PJBNS bil. 12/2006 (JBNS NO.(A)100-4/2597/E/(45) bertarikh8.11.2006

PJBNS Bil. 2/2011 [JBNS(A)No:100-4/345 Klt.6/(115) bth 25/02/2011]

PJBNS BIL.11/2008[JBNS : (D)NO:1007/4324 Klt. 18/(245) bth2/10/2008].

- 6 -

PROSEDUR KERJA

SENARAI SEMAK PEMBAYARAN







(Pin.2/2014)

23. Permohonan A.P. 58(a)

- Untuk kelulusan ibu pejabat Jabatan Bendahari Negeri Sabah.

PBNS Bil. 1/2013 [JBNS:NO.(A)100-4/345 Klt.7/(6) bth 22/01/2013]

- 7 -

SEMAKAN PESANAN PEMBELIAN

- 8 -

Mula

Pastikan salinan adalah yang kedua (Biru)

Lengkap / Teratur

Sah untuk menyokong baucar bayaran

Pastikan tuntutan adalah melibatkan perolehan bekalan/perkhidmatan yang dibayar sekaligus

Pastikan semua ruangan diisi dengan lengkap

Ya

Tidak

Buat surat teguran


Teguran sesuai/ berkaitan / tepat

Tidak

Ya


Pembantu Am Rendah [N1 / N4]

Akauntan/PB

Terima bersama baucar bayaran

Penyemak Pertama[ W17 /N22/ W22/ W27/ W32 ]



TAJUK KECIL : PESANAN PEMBELIAN (PP/LPO)

RUJUKAN DOKUMEN : MUKA SURAT : 1/4

KELUARAN : PINDAAN: TARIKH UBAHSUAI:

Bil Perkara Maklumat Yang Perlu Disemak Rujukan

1 Pesanan Pembelian(PP/LPO)

Pastikan tuntutan adalah melibatkan pesanan perbekalan.

Salinan kedua yang berwarna biru.

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahunsemasa pastikan borang JBN.40 disertakan danmemenuhi syarat berikut:-

a) Tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunkewangan

b) Baki Peruntukan dalam tahun kewangan dansemasa adalah mencukupi.

2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangansekiranya permohonan dikemukakan selepas 31 Meiatau bagi perbelanjaan yang dilaksanakan sebelumtahun lalu.

3. Pastikan maklumat berikut disemak:

3.1 Ejaan/nama pembekal hendaklah lengkapdinyatakan.

3.2 Tarikh Pesanan Pembelian (PP) dikeluarkandicatat.

3.3 Tandatangan, nama dan jawatan Pegawai yangbertanggungjawab mengeluarkan PPdilengkapkan.

• Jawatan Hakiki dinyatakan dan bukan bagipihak.

• Tandatangan pegawai pengeluar PP adalahdalam bentuk karbon.

• Cop nama dan Jawatan dalam bentuk asal

AP 58(a)

PBNS 1/2013

- 9 -







3.4 Butir-butir pembelian yang berikutdilengkapkan:

• Perkara

• Perihal – jenama / ukuran barang-barangdibeli harus dinyatakan

• Unit

• Kuantiti

• Kadar

• Nilai

• Vot

• Folio Lejer – bagi pembelian barang-barangtahan lama dan bukan digunakan terus/serta-merta.

3.5 Folio lejer, tandatangan, nama dan nombor kadpengenalan penerima dalam bentuk tulisan asal.

• Ruangan ini hanya dilengkapkan setelahbarang-barang diterima sepenuhnya.

3.6 Ulasan dalam bentuk karbon dan selaras denganpembelian.

3.7 Sekiranya melibatkan pembelian alat tulisdengan pihak swasta maka kebenaran daripadaJabatan Cetak perlu dikepilkan.

3.8 Pembelian untuk kegunaan serta-merta perluada pengesahan diterima dan dikeluarkan untukkegunaan serta-merta dinyatakan di dalamruangan folio lejer.

- 10 -







3.9 Bagi pembelian barang-barang yang diagih-agihkan kepada orang perseorangan / yangmemerlukan, pengesahan dalam baucardinyatakan bahawa semua barang-barangtersebut telah diagih-agihkan kepada yang layakdan telah diterima.

• Pegawai yang membuat pengesahan perlumenurunkan tandatangan dan cop nama sertajawatan pegawai berkenaan dibubuh.

• Senarai penerima barang perlu lengkapdengan maklumat seperti nama, no. kadPengenalan dan tandatangan.

3.10 Waran peruntukan dicatat dalam PP jikapembayar bukan pemegang asal peruntukan.

3.11 Semua jenis barang-barang yang dibeli/dipesanmestilah selaras dengan Waran Peruntukan.

3.12 Jumlah keseluruhan / jumlah sekaliguspembayaran dalam angka dan perkataanmestilah selaras.

- 11 -







4. Pegawai yang diberikuasa memperakui baucaruntuk dibayar di bawah AP 102 sewajarnyabukan pegawai yang memberi pengesahandalam Pesanan Pembelian.

5. A.P.103 Dipatuhi

Pekeliling JBNS Bil.12/2006

- 12 -

SEMAKAN PERINTAH KERJA AM

- 13 -

Mula

Pastikan salinan adalah yang ASAL (putih)

Lengkap / Teratur


Pastikan tuntutan adalah melibatkan perolehan kerja/perkhidmatan yang dibayar sekaligus


Ya

Tidak

Buat surat teguran


Tidak



Pembantu Am Rendah

[N1 / N4]


Ya


Akauntan/PB



TAJUK KECIL : PERINTAH KERJA AM (PKA/GWO)




1 Perintah Kerja Am (PKA/GWO)

Pastikan tuntutan adalah melibatkan perolehankerja/perkhidmatan yang dibayar sekaligus.

Salinan Asal berwarna putih.






3.1 Ruangan stesen, kerja, kepala vot dan pecahankepala diisi.

3.2 Nama dan alamat pelaksana/syarikat yangditawarkan dicatat dengan lengkap.

3.3 Dalam ruangan kosong untuk mencatat butirankerja/ perkhidmatan sila pastikan maklumatberikut dicatat:-

• Rujukan sebutharga (bagi perolehan secarasebutharga).

• Kelulusan Kementerian Kewangan (bagiperolehan yang dikecualikan daripada tatacarasebutharga).

AP 58(a)

PBNS 1/2013

- 14 -







• Butiran kerja-kerja dan kos kerja yangdilaksanakan dicatat.

- Ukuran bahan-bahan yang digunakan/ukuran kerja-kerja yang perlu dilaksanakan.

- Sekiranya ruangan di muka hadapan PKAtidak mencukupi, huraian projek dan kosdinyatakan di muka sebelah PKA danditandatangani oleh pegawai yangdiberikuasa mengeluarkan PKA. Lampiranjuga boleh digunakan sekiranya kedua-duabelah muka surat PKA masih tidakmencukupi dengan mencatat nomborrujukan PKA berkenaan dan turutditandatangani oleh pegawai yangdiberikuasa mengeluarkan PKA.

• Kenyataan kerja-kerja dilaksanakan secaragotong-royong. Jika kerja-kerja dilaksanakanoleh pihak JKKK/JKDB dan Badan-badanBerkanun.

• Tempoh penyiapan. Jika tempoh penyiapanmelebihi tempoh yang ditetapkan maka silakepilkan surat permohonan perlanjutantempoh penyiapan kerja dari pelaksana dansurat kelulusan pejabat.

• Jumlah keseluruhan kos kerja/jumlah kossekaligus selaras dinyatkan.

• Jumlah keseluruhan dalam angka.

3.4 Tarikh PKA dikeluarkan dicatat.

3.5 Tandatangan pegawai yang diberikuasamengeluarkan PKA. Cop nama, jawatan dan gredperlu dibubuh. Jawatan hakiki perlu dinyatakan danbukan bagi pihak.

- 15 -







3.6 Kos projek/kos keseluruhan dicatat.

3.7 Tarikh kerja dimulakan / tarikh milik tapak dicatat.

3.8 Tandatangan kontraktor dan cop syarikat pelaksanadibubuh.

3.9 Jumlah yang dituntut dicatat selepas semua kerjadilaksanakan.

3.10 Tarikh penyiapan, tandatangan dan cop kontraktordilengkapkan

3.11 Tandatangan, tarikh dan jawatan pegawai yangdiberikuasa. Cop nama, jawatan dan gred perludibubuh. Jawatan hakiki perlu dinyatakan danbukan bagi pihak.

4. Pegawai yang diberikuasa memperakui baucaruntuk dibayar di bawah AP 102 sewajarnya bukanpegawai yang memberi pengesahan dalam PKA.

5. Pembayaran secara ansuran (interim) melalui PKAadalah dilarang.

6. Sekiranya salinan Asal PKA hilang:-

6.1 Pengesahan pihak jabatan tiada pembayarandibuat sebelum ini.

6.2 Pengesahan pihak syarikat pelaksana tiadatuntutan pernah diterima sebelum ini.

Pekeliling JBNSBil.12/2006


- 16 -

SEMAKAN PESANAN KERAJAAN (JBN.53)

- 17 -

Mula


Lengkap / Teratur


Pastikan tuntutan adalah melibatkan perolehan kerja/perkhidmatan/ bekalan yang dibayar sekaligus


Ya

Tidak

Buat surat teguran



Tidak

Ya


Akauntan/PB






TAJUK KECIL : PESANAN KERAJAAN (JBN.53)




1 Pesanan Kerajaan (JBN.53)

Pastikan tuntutan adalah melibatkan perolehan bekalan /kerja / perkhidmatan yang dibayar sekaligus.

Salinan Asal berwarna putih.






3.1 Ruangan vot, Jabatan/ Pejabat/ Stesen diisi.

3.2 Ruangan Kepada :

- Nama dan alamat pelaksana / syarikat yangditawarkan diisi dengan lengkap.

3.3 Ruangan Sila bekalkan barang-barang /laksanakan kerja yang tersebut di bawah inikepada / untuk :

- Jenis bekalan/kerja /perkhidmatan (untuk)

- Cop nama Kementerian/ Jabatan/ Pejabat(kepada)

- Nyatakan tempoh (pada/sebelum)

AP 58(a)

PBNS 1/2013

- 18 -







• Butiran kerja-kerja dan kos kerja yangdilaksanakan dicatat.

- Ukuran bahan-bahan yang digunakan/ukuran kerja-kerja yang perlu dilaksanakan.

- Sekiranya ruangan di muka hadapan PK tidakmencukupi, huraian projek dan kosdinyatakan di muka sebelah PKA danditandatangani oleh pegawai yangdiberikuasa mengeluarkan PK. Lampiran jugaboleh digunakan sekiranya kedua-dua belahmuka surat PK masih tidak mencukupidengan mencatat nombor rujukan PKberkenaan dan turut ditandatangani olehpegawai yang diberikuasa mengeluarkan PK.

• Kenyataan kerja-kerja dilaksanakan secaragotong-royong. Jika kerja-kerja dilaksanakanoleh pihak JKKK/JKDB dan Badan-badanBerkanun.

• Tempoh penyiapan. Jika tempoh penyiapanmelebihi tempoh yang ditetapkan maka silakepilkan surat permohonan perlanjutantempoh penyiapan kerja dari pelaksana dansurat kelulusan pejabat.

• Jumlah keseluruhan kos kerja/jumlah kossekaligus selaras dinyatkan.

• Jumlah keseluruhan dalam angka.

3.4 Tarikh PK dikeluarkan dicatat.

3.5 Tandatangan pegawai yang diberikuasamengeluarkan PK. Cop nama, jawatan dan gredperlu dibubuh. Jawatan hakiki perlu dinyatakandan bukan bagi pihak.

- 19 -







3.6 Kos projek/kos keseluruhan dicatat.

3.7 Tarikh kerja dimulakan / tarikh milik tapak dicatat.

3.8 Tandatangan kontraktor dan cop syarikat pelaksana dibubuh.

3.9 Jumlah yang dituntut dicatat selepas semua kerja dilaksanakan.

3.10 Tarikh penyiapan, tandatangan dan cop kontraktor dilengkapkan

3.11 Tandatangan, tarikh dan jawatan pegawai yang diberikuasa. Cop nama, jawatan dan gred perlu

dibubuh. Jawatan hakiki perlu dinyatakan dan bukan bagi pihak.

4. Pegawai yang diberikuasa memperakui baucar untukdibayar di bawah AP 102 sewajarnya bukan pegawaiyang memberi pengesahan dalam PK.

5. Pembayaran secara ansuran (interim) melalui PKadalah dilarang.

6. Sekiranya salinan Asal PK hilang:-

6.1 Pengesahan pihak jabatan tiada pembayarandibuat sebelum ini.

6.2 Pengesahan pihak syarikat pelaksana tiadatuntutan pernah dibuat sebelum ini.

Pekeliling JBNSBil.12/2006


- 20 -

PERMOHONAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP. 58(a)

- 21 -


Rekod dalam buku daftar permohonan AP.58(a)

Semak semula baucar bagi memastikan ketepatan pengiraan pada Borang JBN. 40


Turunkan Tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak pertama & Cop Khas kelulusan AP.58(a)

Hantar kepada Akauntan/PB untuk ditandatangani

Semak ketepatan pengiraan Jumlah, kelayakan permohonan sserta baki peruntukan tahun sebelumnya berdasarkan salinan buku vot yang dibekalkan daripada Jabatan.

Agihkan baucar bayaran kepada penyemak mengikut kelayakan/had kuasa menyemak

Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA




Daftar rekod baucar bayaran dalam sistem netterim (sistem tagging)

Penyemak AP.58(a)

JABATAN BENDAHARI NEGERI


TAJUK : PERMOHONAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP58 (a)


KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH UBAHSUAI :

BIL DOKUMEN

1 Baucar Bayaran Am JBN.38

2 Borang JBN.40

3 Salinan Buku Vot yang berkenaan pada 31 Disember disahkan benar ( 2 salinan )

4 Kelulusan Khas AP 58 (a) dari Kementerian Kewangan ( Jika Berkenaan)

- 22 -







1. Pembayaran DiBawah AP 58 (a)

* Bagi perbelanjaan mengurus yang dilakukan dalam bulan Disember tahun sebelumnya (tahun Semasa ) sahaja

Pastikan kenyataan tuntutan dan dokumen sokongan disertakan.

1 Semak bulan dan tahun kewangan. Sekiranya pasti bahawatuntutan adalah AP 58 (a) hendaklah memenuhi syaratberikut :

a) tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunkewangan.

b) baki peruntukan dalam tahun kewangan adalahmencukupi

2. Salinan fotostat buku vot yang berkenaan pada 31 Disemberhendaklah disertakan bagi setiap jenis kod akaun dan hanyadikemukakan dengan permohonan yang pertama.

3 Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangan sekiranyapermohonan dikemukakan selepas 31 Mac dan bagiperbelanjaan yang dilaksanakan sebelum tahun lalu.

4. Pastikan dokumen sokongan disertakanBorang JBN 40 – Permohonan untuk kelulusan pembayarandi bawah AP 58 (a) .

Sila isi ruangan :-

1. Tarikh disediakan.2. Nombor baucer dan kod jabatan.3. Kod Peruntukan.4. Baki peruntukan tahun lepas pada 31 Disember.5. Tolak Jumlah (RM) Baucer-Baucer Sebelum Ini.6. Tolak Amaun Dalam Baucer Ini.

Pekeliling JBNS8/2016 bertarikh

28 Julai 2016

- 23 -







Pembayaran DiBawah AP 58 (a)

5. Baki Peruntukan Kemaskini Tahun Lepas.

6. Baki Peruntukan Tahun Semasa ( seperti dalam baucerbayaran ).

7. Nyatakan sebab-sebab mengapa AP 100 atau AP 103 tidakdipatuhi.

8. Nyatakan nama pegawai yang menyebabkan kelewatan.Nama pihak luar dari Jabatan / Kementerian ( contoh :pihak syarikat ) tidak dibenarkan.

9. Nyatakan Jawatan Pegawai.

10. Tandatangan.

11. Nama Ketua Jabatan / Kementerian.

12. Cop rasmi Jabatan / Kementerian.

13. Tarikh pengesahan pegawai.

Pekeliling JBNS Bil.12/1999 bertarikh

15/10/1999

- 24 -

PEMBAYARAN KONTRAK KERJA

- 25 -


Semak tujuan perbelanjaan dalam perihal bayaran pada baucar

Pastikan vot perbelanjaan yang digunakan adalah sesuai.


Turunkan Tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak pertama

Serahkan kepada penyemak kedua untuk diluluskan


Jenis

Mula


Tidak

YA

Lengkap / Tidak teratur YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA



Akauntan /PB

\

Penyemak Pertama ( W32)

Kerja



TAJUK : PEROLEHAN (BEKALAN.PERKHIDMATAN/KERJA)

RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN KONTRAK MUKA SURAT : 1/12

TAJUK KECIL: KERJA


KONTRAK KERJA

BIL DOKUMEN

1 Buku kontrak √

2 Bon Pelaksanaan √

3 Polisi Insuran– insuran awam– insuran pekerja atau PEKESO

√

4 Penyata Akaun √

5 Sijil Interim √

6 Surat Setujuterima √

7 Bill of Quantities Kerja √

8 Arahan Perubahan √

9 Pengiraan Bayaran balik Rekupan √

10 Rekupan wang pendahuluan √

11 Surat kebenaran pelanjutan - tempoh kontrak - Jaminan Bank/jaminan insuran - polisi insuran

– insuran pekerja– insuran awam

√

12 Denda √

13 Sijil pembayaran Akhir kepada kontraktor √

14

Sijil pelepasan gaji Pekerja-dari Jabatan Buruh atau- surat Perakuan sumpah berkanun

√

- 26 -



TAJUK : PEROLEHAN (BEKALAN, PERKHIDMATAN/KERJA)


TAJUK KECIL: KERJA


15 Pengesahan akaun/nama bank pembekal (Lampiran C/Surat ) √

16 Sijil Siap Kontrak √

17 Sijil Pembaikan atas Kecacatan √

18 Lampiran C / Surat Pengesahan Akaun Bank √

19 Waran √

20 Peraturan GST dipatuhi √

21 Invois (Jika berkenaan) √

22 Baucar Bayaran Am JBN 38 (Pin. 1/2014) √

- 27 -



TAJUK : PEROLEHAN (BEKALAN,PERKHIDMATAN/KERJA)


TAJUK KECIL: KERJA

KELUARAN : PINDAAN : 0 TARIKH UBAHSUAI :


Kerja 1. Semak bulan dan tahun kewangan,jika bukan tahun semasadan peruntukan Perbekalan (S) pastikan borang JBN.40disertakan dan memenuhi syarat berikut:- (1)

a. Bekalan/ Perkhidmatan telah dibekalkan/ disempurnakandalam tahun kewangan berkenaan.

b. Peruntukan dalam tahun kewangan berkenaan dan tahunsemasa adalah mencukupi.

2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangan sekiranyapermohonan dikemukakan selepas 31 Mei dan bagiperbelanjaan yang telah dilakukan sebelum tahun lalu.

3 Surat kelulusan dibawah AP 54 dari Kementerian Kewangandan JBN 25 perlu dikemukakan jika peruntukan tahun laluatau semasa tidak mencukupi.

4. Sila pastikan AP103 dipatuhi.

5. Semak perolehan kerja yang dibuat.

Tender hendaklah dipelawa untuk bekalan/perkhidmatanyang berjumlah perbelanjaan tahunannya melebihiRM250,000.00. (2)

6. Pastikan tatacara proses tender dipatuhi.(3)

(1)Pekeliling JBNSBil.1/2013bertarikh

22/01/2013

(2) SPKK 2/95

(3)SPKK 2/95( Para 8.1 hingga

10.10)

- 28 -




RUJUKAN DOKUMEN :BAYARAN KONTRAK MUKA SURAT : 4/12

TAJUK kECIL: KERJA



7. Pastikan kelulusan Kementerian Kewangan telah diterima /surat setujuterima tender / bon sebelum perolehan kerjadilaksanakan / polisi insurans / PERKESO/ dikeluarkan.

8. Pastikan butir-butir berikut adalah lengkap:-

8.1 Kontrak Perjanjian(4)

a) Perjanjian telah ditandatangani oleh Kerajaan danKontraktor. Dikemukakan bagi interim pertama (jika ada)(5)

b) Perjanjian ditandatangani oleh pegawai yang diberikebenaran menandatangani kontrak oleh Menteri.(5)

c) Jumlah kontrak sama seperti dalam Surat Tawaran.

d) “Stamp duty” dikemukakan. (7)

8.2 Bon Pelaksanaan dikemukakan/perlu diperolehi sebelummemulakan kerja-kerja di tapak binaan.

i. Jaminan Bank/Insuran bagi Bon Pelaksanaan yanglengkap(Deposit Cagaran) pada kadar yang ditetapkan.Pastikan semua pihak yang berkenaan telahmelengkapkan ruangan untuk masing-masing.(8)

(4)SPKK 2/95Para 9.2/

JBNS 5/2011

(5)Seksyen 2Akta kontrak

Kerajaan 1949

(7)Akta StampDuty 1945 pada

1/5/2013

(7)AP200

(8)SPKK2/95 Para10.2.1/

LAMPIRAN E-2(i)

- 29 -




RUJUKAN DOKUMEN : KONTRAK MUKA SURAT : 5/12

TAJUK kECIL: KERJA



iii. Jaminan Insuran hanya boleh diperolehi bagi kontrakbernilai RM1,000,000 .00 ke bawah dari dari ProgressiveInsurance Sdn Bhd.(9)

iv. Bon Pelaksanaan adalah 5% dari nilai kontrak.(10)

v. Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan hendaklah meliputitempih kontrak dan tempoh liabiliti kecacatan dan 12bukan.

vi. Bon Pelaksanaan dalam bentuk jaminan bank bolehditerima tanpa mengira had nilai/dari mana-mana bankdi Malaysia.(12)

vii. Jika memilih Wang Jaminan Pelaksanaan (13):-

- Surat persetujuan pemotongan wang jaminandikemukakan sebelum tarikh milik tapak/kerjabermula.

- Wang Jaminan akan dipotong 10% daripada setiapbayaran interim dimasukkan dalam akaun depositberkenaan.

8.3. Bon Pelaksanaan dikecualikan bagi Perolehan yang bernilaisehingga RM50,000.00

8.4. Polisi insurans (14)

a. Jaminan Insuran dari Progressive Insurance Bhd. Bagi

i. Tanggungan Awam ii. Pampasan Pekerja, jika tiada

(9)SPKK2/95 Para10.4.1/

KEW(S)100-0/2/14/1klt.14/7bth 17/12/2002

(10)SPKK2/95Para 10.2.1

SPKK 2/95(11)Para 10.3.2

SPKK 2/95(12)Para 10.3.1

(13)SPKK 1/2000Para 2.2

(14) KEW(S)100-0/2/14/1KLT14/7BTH 17/2/2002

- 30 -




RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN KONTRAK MUKA SURAT :6 /12

TAJUK KECIL : KERJA



Kerja iii. PERKESO perlu dikemukakan(bagi pekerja tempatan)

b. Polisi insuran diperolehi sebelum kerja dimulakan di tapakbinaan

c. Meliputi tempoh kontrak kerja dan tempoh liabilitikecacatan dan 3 bulan 14 hari.

8.5 Penyata Akaun

a. Pastikan penyata kerja (BQ) telah ditandatangan olehpihak syarikat dengan “Engineer's Certification (Jabatan)

b. Pengiraan tepat dan teratur.

c. Tidak melebihi jumlah kontrak yang ditandatangani.

d. No interim dicatat sebagai pertama

e. Tajuk/no kontrak adalah betul.

f. Tarikh penilaian kerja selaras dengan tarikh penilaiandalam interim

8.5.1 Perkara untuk disemak jika Penyata Akaun adalah untukinterim kedua, seterusnya dan akhir.

a. Perubahan harga / jumlah yang diluluskan dimasukkandalam pengiraan, jika ada (15)

b. No interim dicatat sebagai kedua atau seterusnya atauakhir.

- 31 -





TAJUK KECIL: KERJA



Kerja 8.6) Penyediaan Sijil Interim ( Jika berkenaan )

a) semua ruangan dilengkapkan.

b) Interim No:- sila pastikan nombor berturutan.

c) Anggaran Pembangunan: Kepala Perbelanjaan, PecahanKepala hendaklah diisi sama seperti dalam dokumenkontrak

d) No. Kontrak – hendaklah diisi sama seperti dalamdokumen kontrak.

e) Tarikh penilaian : hendaklah mengikut tarikh penilaiansebenar.

f) Pastikan Penyata Kerja (BQ) telah ditandatangani olehpihak Syarikat dengan 'engineer's certification'(Jabatan).

g) Nilai kerja dilasakanan dan amaun-amaun lain yang kenadibayar hendaklah merangkumi:

(i) Nilai kerja-kerja perubahan yang telah diluluskan dan dilaksanakan oleh kontraktor.

h) KURANGAN

(i) Pastikan amaun sebenar yang telah dibayar untukbayaran interim terdahulu berasaskan baucarbayaran

(ii) Pastikan jumlah bila terkumpul bayaran Interimyang terdahulu ditolak.

- 32 -





TAJUK KECIL: KERJA



Kerja i) POTONGAN

(i) Pastikan rekupmen Wang Pendahuluan telahdibuat.

(ii) Semak pengiraan bayaran balik Wang Pendahuluan,jika ada.

(iii) Semak dan pastikan jumlah amaun potonganterdahulu untuk Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP)adalah 10% daripada nilai kerja tertakluk kepadabilai maksimum 5% daripada harga kontrak, jikakontraktor memilih kaedah WJP.

(iv) Semak kadar LAD/hari dan tempoh yang dikenakandan sebarang Pengecualian (jika ada) bersertadengan rujukan surat.

j) Semak pengiraan bayaran yang disyorkan.

k) Tandatangan Pegawai Pengesyor hendaklah pegawai yang diberi kuasa dan catitkan nama dan jawatan.

l) Perakuan Bayaran:

Pastikan amaun berasingan diperakukan untuk berikut:

i) Kontraktor Utama

ii) Bayaran kepada subkontraktor/Penerima Bayaran(pastikan Lampiran A Borang JKR 66 dilengkapkan)

Jika sekiranya buku kontrak belum dikemukakan:

Bayaran kemajuan boleh dibayar sehingga 3 bayaran kemajuandalam tempoh 4 bulan selepas keluar surat setujuterimatawaran. Perkara berikut 8.2, 8.3, 8.4, 8.5,8.6,87…. perludikemukakan. (16)

(15)AP202

(16)KEW(S) 400-

02/29/( ) BTH9/8/2010

(17)SPKK 2/95Para 8.1 .1

(18)SPKK 2/95Para 8.1.2/

LAMPIRAN D-2(i)

- 33 -





TAJUK KECIL: KERJA



8. 7 Surat Setujuterima(17)

a. Sila rujuk format surat setujuterima untuk kontrakkerja. (18)

b. Syarat-syarat didalam surat setujuterima adalah jelasdan

lengkap.

- Nama dan alamat syarikat yang dipilih adalah selaras dengan keputusan Tender

- Tarikh surat selaras dengan bila tender diputuskan.

- Tajuk adalah betul.

- Jumlah tender dalam angka dan perkataan adalah betul.

- Jumlah Bon Pelaksanaan adalah betul/ tarikhberkuatkuasa selaras dengan Jaminan Bank dan JaminanInsuran yang dikemukakan.

- Maklumat polisi Tanggungan Awam adalah selarasdengan polisi insuran yang dikemukakan.

- Maklumat polisi Pampasan Pekerja adalah selarasdengan polisi insuran yang dikemukakan.

- Maklumat Daftar PERKESO adalah betul(sekiranyaberkenaan)

- Tarikh milik tapak dan tarikh siap ada dinyatakan.

c. Surat setujuterima telah ditandatangani dandikembalikan.

- 34 -





TAJUK KECIL: KERJA



8.8 Salinan “Bill Of Quantities' kontraktor

a. Perlu disertakan jika buku kontrak belum dikemukakan.

b. Salinan yang diperolehi dari kontrak asal dan tandatangan dan cop syarikat.

8.9 Pengesahan gaji para pekerja dibuat oleh kontraktor (19)

Pengesahan dibuat melalui surat rasmi oleh pihak kontraktorlengkap dengan nombor kontrak.

8.10 Arahan Perubahan(20)

a. Jika kontrak berubah arahan perubahan perlu dicatatdidalam interim dan penyata akaun.

b. Arahan Perubahan mesti diluluskan oleh pihak Jabatan

8.11 Rekupan dibuat apabila Nilai Kerja mencapai 25% NilaiKontrak.(21)

a. Perkiraan rekupan teratur berdasar formula RekupanStandard yang ditetapkan

b. Bayaran balik diselesaikan selewat-lewatnya setelah nilaikerja mencapai 75%.

8.12 Kelulusan Lanjutan tempoh kontrak disertakan

Kelulusan pelanjutan tempoh kontrak dikemukakan (jika ada)bersama pelanjutan tempoh untuk

a. Jaminan Bank./Jaminan insuran untuk Bon Pelaksanaan

b. Semua Polisi insuran.

(19)PBNS 1/2010

Para 5.1.1

(20)AP202

(21) SPKK 2/95Para 10.7.3

- 35 -





TAJUK KECIL: KERJA



Kerja 8.13 Kadar denda dikenakan (rujuk Buku Kontrak)

a. Jika pelanjutan tempoh kontrak tidak dibenarkan.

b. Pengiraan perlu ditunjukkan dan dicatat dalam borang interim.

c. Sijil denda tidak siap dikemukakan.

d. Tempoh denda adalah teratur.

8.14 Sijil Pembayaran Akhir kepada Kontraktor

a. Semua ruang dilengkapkan

b. Ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa.

c. Jumlah kontrak sama dengan jumlah dalam kontrak perjanjian,

d. Nilai kerja sama dengan jumlah dalam penyata yangdikemukakan.

e. Prosidur pengendalian / perakaunan bayaran interim bagiBon Pelaksanaan dipatuhi/teratur.

f. Pengesahan oleh kontraktor tidak akan membuatsebarang tuntutan lagi bagi kontrak terlibat.

8.15 Sijil Pelepasan Gaji Pekerja dari Jabatan Buruh dimanatidak ada sebarang tuntutan dari pekerja yang menyatakan gajimereka belum dibayar atau

- 36 -





TAJUK KECIL: KERJA



Kerja Surat Perakuan Berkanun dari Kontraktor.

8.15 Sijil Siap Kerja

a. Tarikh siap sepatutnya sama dengan tarikh kontrakberkuatkuasa.

b. Jika tidak, surat kelulusan tempoh kerja diperolehbersama

- Polisi-polisi Insuran dilanjutkan

- Jaminan Bank/Jaminan Insuran dilanjutkan ataudenda dikenakan.

8.17 Sijil Pembetulan ke atas kecacatan dan penyiapan akhir

8.18 Waran peruntukan disertakan (jika berkenaan). (22)

a) Waran sepatutnya diperoleh sebelum perolehan dilakukan.

b) Kod objek peruntukan adalah betul.

8.19 Peraturan GST dipatuhi

8.20 Pengesahan Akaun/ Nama Bank(23)

Lampiran C /Surat Pengesahan akaun /nama bank penerimadikemukakan

8.21 Baucar Bayaran JBN.38(Pin 1/2014)

(22)AP94

(23)PBNS1/2010/PBNS

3/2009

(24)PBNS11/2008

- 37 -

PEMBAYARAN KONTRAK BEKALAN/ PERKHIDMATAN

- 38 -

Mula

Bekalan



Semak dokumen sokongan yang dikepilkan

Lengkap / Teratur

Turunkan tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak pertama


Terima baucar daripada kaunter SPB


Ya

Jenis

Tidak

Perkhidmatan

Buat surat teguran

Turunkan tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak kedua dalam ruangan 'Diluluskan Oleh'



Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Pembantu Am Rendah [N1/N4]

Akauntan/PB

Penyemak Pertama[ W32 ]

Penyemak Pertama[ GW32 ]





TAJUK KECIL:BEKALAN /PERKHIDMATAN


KONTRAK BEKALAN/PERKHIDMATAN

BIL DOKUMEN Kontrak

Bekalan Perkhidmatan

1 Buku kontrak √ √

2 Surat setujuterima √ √

3 Bon perlaksanaan √ √

4 Pesanan Pembelian/Perintah Kerja/Perintah Kerja Am

5 Invois Pembekal √

6 Waran √ √

7 Perolehan Kenderaan-Kad pendaftaran kereta (bagi perolehan Kenderaan)

√ √

8 Arahan Perubahan √ √

9 Surat kebenaran Pelanjutan tempoh -Kontrak-Jaminan Bank/Jaminan Insurans

√

10 Denda(jika kontrak pelanjutan tidak dibenarkan) √ √

11 Pengiraan rekupmen wang pendahulun √ √

12 Rekupmen Wang Pendahuluan √ √

13 Pengesahan penerimaan bekalan/perkhidmatan √ √

14 Pengesahan akaun/nama bank pembekal (Lampiran C/Surat ) √ √

15 Surat pengecualian dari Kementerian Kewangan ( jika Tender rasmi tiada dikemukakan/ polisi insuran bukan dari PIB)

√ √

16 Peraturan GST dipatuhi (Jika berkenaan) √

17 Baucar Bayaran Am JBN 38(Pin. 1/2014) √ √

- 39 -





TAJUK KECIL : BEKALAN /PERKHIDMATAN



2. Bekalan / Perkhidmatan

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasadan peruntukan Perbekalan (S) pastikan borang JBN.40disertakan dan memenuhi syarat berikut:- (1)

a) Bekalan/ Perkhidmatan telah dibekalkan/disempurnakandalam tahun kewangan berkenaan.

b) Peruntukan dalam tahun kewangan berkenaan dan tahunsemasa adalah mencukupi.


3. Surat kelulusan dibawah AP 54 dari Kementerian Kewangandan JBN 25 perlu dikemukakan jika peruntukan tahun laluatau semasa tidak mencukupi.


5. Semak perolehan bekalan/perkhidmatan yang dibuat.




22/01/2013

(2) SPKK 2/95

(3 )SPKK 2/95( Para 11.4.1hingga

11.9.1)

- 40 -





TAJUK KECIL : BEKALAN /PERKHIDMATAN



Bekalan / Perkhidmatan

7. Pastikan surat setujuterima tender / Bon Pelaksanaan /Buku Kontrak/ Pesanan Pembelian (PK) dikeluarkan sebelumperolehan bekalan/perkhidmatan dilaksanakan.


8.1 Kontrak Perjanjian (4)

a) Perjanjian telah ditandatangani oleh Kerajaan danKontraktor. (5)

b) Perjanjian ditandatangani oleh pegawai yang diberikebenaran menandatangani kontrak oleh menteri.


d) Stamp duty dikemukakan. (6)

e) 'terma dan syarat' kontrak dipatuhi.

8.2 Bon Pelaksanaan (7)

i. Dikemukakan/perlu diperolehi sebelum kerjadimulakan.

ii. Jaminan Bank/Insuran bagi Bon Pelaksanaan yanglengkap (Deposit Cagaran) pada kadar yangditetapkan. Pastikan semua pihak yang berkenaantelah melengkapkan ruangan untuk masing-masing.( 8)

iii. Jaminan Insuran hanya boleh diperolehi bagikontrak bernilai RM500,000.00 ke bawah daridiperolehi dari Progressive Insurances Bhd. (9)

(4) Para9.1/AP176(a)/AP200/JBNS

5/2011

(5) Seksyen 2 AktaKontrak Kerajaan

1949

(6) Akta StampDuty 1945

(7) AP176(e)

- 41 -









iv. Bon Pelaksanaan adalah 2.5%(dari kontrak) jikanilai kontrak RM500,000.00 dan kebawahmanakala 5% (dari kontrak) adalah BonPelaksanaan bagi kontrak bernilai melebihiRM500,000.00.(10)

v. Bon Pelaksanaan kontrak bekalan/perkhidmatanbermasa (periodic) berkuatkuasa dalam tempoh 2tahun atau lebih, Bon Pelaksanaan hendaklahdikira mengikut harga anggaran kontrak 1 tahunsahaja. (11)

vi. Tempohlaku jaminan tersebut mestilah 12 bulanselepas tarikh tamat kontrak/selepas penghantaranterakhir. Tempoh boleh dikurang untuk“consumable item” bekalan dan perkhidmatan.(12)

vii. Bon pelaksanaan dalam bentuk jaminan bankboleh diterima tanpa mengira had nilai/dari mana-mana bank di Malaysia.(13)

viii. Jika memilih Wang Jaminan Pelaksanaan(14)

- wang jaminan dipotong 10% daripada setiapbayaran interim dimasukkan dalam akaundeposit berkenaan.

- surat persetujuan pemotongan wang jaminandikemukakan sebelum tarikhbekalan/perkhidmatan bermula.

(8) AP176(e)/SPKK 2/95 Para

11.6.1 dan 11.5.1/LAMPIRAN E-1

(9) SPKK 2/95/Para 11.6.1?KEW(S)100-

0/2/14/KLT.14/7Bth 17/2/2002

(10) SPKK 2/95/Para 11.4.1

(11) SPKK 2/95 Para

11.4.2

(12) SPKK 2/95Para 11.5.2

(13)SPKK 2/95

Para 11.5.1 dan11.6.2

- 42 -









8.3. Sijil bayaran Interim

a) Semua ruangan dilengkapkan.

b) Tarikh dan tandatangan telah diturunkan olehsemua pegawai yang diberikuasa.

c) Jumlah kontrak sama dengan suratsetujuterima/rekod Kontrak Perjanjian.

d) No interim dicatat / selaras dengan no dalambaucar bayaran.

e) Tarikh penilaian bekalan/perkhidmatan selarasdengan perolehan sebenar.

f) Prosidur pengendalian/perakaunan bayaran interimbagi membayar bon perlaksanaan dipatuhi/teratur.

- Jika memilih wang jaminan sebagai bonpelaksanaan, sila tunjukkan dalam interim.

g) No. interim dicatat sebagai pertama.

(14) SPKK 1/2000Para 2.2

- 43 -





TAJUK KECIL: BEKALAN/PERKHIDMATAN



Bekalan /Perkhidmatan

8.3.1 Interim kedua/seterusnya/akhir

(Perkara tambahan untuk disemak jika interim adalahuntuk bayaran kedua dan bayaran akhir)

a) Nilai perbekalan sama dengan rekod Pejabat(Bayaran terdahulu dan Bayaran semasa).

b) Perubahan harga dicatit.(15)

c) Tarikh penilaian bekalan/perkhidmatan selarasdengan perolehan sebenar.

d) Interim dicatat sebagai kedua atau seterusnya/akhir.

e) Rekupmen wang pendahuluan perlu dinyatakan.

8.4 Surat Setuju terima (16)

a) Sila rujuk format untuk surat setujuterima kontrakBekalan/Perkhidmatan.(17)

b) Syarat-syarat dalam surat adalah jelas dan lengkap.

- Nama dan alamat syarikat yang dipilih adalahselaras dengan tender yang diputuskan.

- Tarikh surat selaras dengan bila tenderdiputuskan.


- Jumlah tender dalam digit dan perkataan adalahbetul.

(15) AP202

SPKK 2/95(16) Para 8.1.1

(17) SPK 2/95/LAMPIRAN D-1 (ii)

- 44 -









- Jumlah bon perlaksanaan adalah betul/tarikhberkuatkuasa selaras dengan tarikh Jaminan Bankyang dikemukakan.

- Tarikh kontrak mula berkuatkuasa dan tarikh siapdinyatakan.

c. Surat Setujuterima telah ditandatangan dandikembalikan.

8.5 Pesanan Pembelian/Pesanan Kerajaan (18)

a. Tandatangan penerima, kad pengenalan, ruang folioleger dan tarikh penerima tulisan asal.

b. Tandatangan penerima, folio lejar dan tarikhpenerima ditulis asal kerana semua maklumat inihanya dinyatakan setelah barang-barang diterimasepenuhnya

c. Pengiraan unit kuantiti dan jumlah adalah betul.

d. Kod peruntukan adalah betul.

e. No kontrak dinyatakan.

f) Jumlah besar ditulis dengan perkataan adalah betul.

g) Setiap perubahan perlu ditandatangani ringkas dandibubuh cop Jabatan.(19)

h) Kontrak Perkhidmatan tiada memerlukan PP/PKsetiap kali kerja di lakukan secara interim.

(18) PBNS 7/2012 / AP176(b)dan

AP177

(19) AP147

- 45 -








1. Bekalan / Perkhidmatan

8.6 Invois Pembekal

a) Nama syarikat, tarikh dan jumlah adalah denganbetul dan invois telah ditandatangani oleh pihakSyarikat.

b) Setiap perubahan perlu ditandatangani ringkas dandibubuh cop syarikat. Jumlah kontrak sama sepertidalam Surat Tawaran.(20)

c) Invois perlu di bubuh cop penerimaan oleh pihakJabatan.

d) Pengiraan unit kuantiti dan jumlah adalah betulselaras dengan pesanan pembelian/Perintah Kerja.

8.7 Arahan Perubahan (21)

a. Kelulusan dikemukakan ( jika ada)

b. Jika melebihi 15% kelulusan kementerian Kewangandikemukakan. (Sila rujuk Appendix kontrak)

8.8 Rekupmen dilakukan

a. Pengiraan rekupmen berdasar formula rekupmenstandard yang ditetapkan.

b. Bayaran balik diselesaikan sebelum tempoh kontrakberakhir.

8.9 Lanjutan Tempoh kontrak

Surat Kelulusan pelanjutan tempoh dikemukakanbersama pelanjutan tempoh untuk

a. Jaminan insuran/Jaminan Bank untuk bonperlaksanaan

(20) AP147

(21) AP202

- 46 -









8.10 Kadar denda dikenakan berdasar yang dipersetujui

a. Jika pelanjutan tempoh kontrak tidak dibenar.

b. Pengiraan perlu ditunjukkan dan dicatat dalamborang interim.


d. Tempoh denda teratur


a) Waran sepatutnya diperoleh sebelum perolehandilakukan.

b. Kod objek peruntukan adalah betul.

8.12 Pengesahan Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan

a. Pegawai yang bertanggungjawab perlumengesahkan penerimaan agihan bekalan/perkhidmatan.

b. Senarai penerima perlu dikemukakan jika perlubagi perolehan kontrak bekalan.

(22) AP94

- 47 -









8.13 Salinan Kad Pendaftaran

a. Bagi pembayaran kenderaan sahaja.

- salinan kad pendaftaran yang lengkap/disahkan

- surat pengecualian dari tatacara tenderdikemukakan jika tender tidak dipelawa

b. Jika perolehan sekaligus perkara 8.2, 8.3, 8.4,8.6 ,8.11 dan 8.12 perlu disediakan

8.14 Peraturan GST dipatuhi

Jadual Tiga dikemukakan (jika berkanaan.

8.15 Pengesahan Akaun/ Nama Bank (23)

a. Lampiran C / Surat Pengesahan akaun /nama bankpenerima dikemukakan

8.16 Baucar Bayaran JBN (Pin 2/2013) (24)

Rujuk BAB A.1 bagi semakan baucar bayaran

(23) PBNS1/2010/JBNS 3/2009

(24) PBNS11/2008

- 48 -

PEMBAYARAN WANG PENDAHULUAN KONTRAK BEKALAN/KERJA

- 49 -

Bekalan Perkhidmatan Kerja






Pastikan vot perbelanjaan yang digunakan adalah sesuai


Mula

Jenis

Lengkap / TeraturTidak

YA

Lengkap / TeraturYA

Hantar kepadaA/PB untukditandatangani

Surat teguranditandatangani

Teguran sesuai/Berkaitan / tepat

Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertamaW32

PenyemakPertamaW32

Akauntan /PB

Buat surat teguran

Pembantu AmRendah N4/N1





TAJUK KECIL: PENDAHULUAN


WANG PENDAHULUAN KONTRAK BEKALAN/PERKHIDMATAN DAN KERJA

BIL DOKUMEN Kontrak

Bekalan/Perkhidmatan

Kerja

1 Surat setuju terima/surat tawaran √ √

2 Bon perlaksanaan Wang Pendahuluan √ √

3 Bon Perlaksanaan Kontrak Bekalan/Perkhidmatan/Kerja √ √

4 Polisi Insuran Awam √

5 Polisi insuran - Pampasan Pekerja ataupun- PERKESO

√

6 Bill of Quantities kontrak √ √

7 Sijil interim √ √

8 Penyata Pengiraan yang telah disahkan √ √

9 Lampiran C / Surat pengesahan Akaun Bank √ √

10 Waran √ √

11 Baucar bayaran Am JBN 38 (Pin. 1/2014) √ √

- 50 -





TAJUK KECIL: BAYARAN PENDAHULUAN



2. Pendahuluan i. Semak samada terdapat permohonan daripadakontraktor untuk bayaran pendahuluan.

ii. Sekiranya ada, pastikan had nilai pendahuluanadalah dipatuhi:-

1. Kerja-kerja(1)

1.1 Bayaran pendahuluan boleh diberisehingga 15% daripada nilai kerja kontrak,tidak termasuk wang kos prima (primecost sum) dan wang peruntukan luarjangka (contingency sum) (Jika ada), atauRM5 juta yang mana lebih rendah.

1.2 Wang Pendahuluan Kontrak “packagedeal” adalah berasas kepada nilai kontraksetelah ditolak kerja-kerja pakar yangbiasanya dilaksana sebagai wang kos primadan wang peruntukan sementara jika ada.

2. Bekalan / Perkhidmatan(2)

2.1 Bayaran pendahuluan hanya diberikansebanyak 15 % daripada nilai kontrak atauhad maksima sebanyak RM 5 juta yangmana lebih rendah.

2.2 Kontraktor bekalan yang dibenarkanadalah kontraktor merupakan pembuatbukan ejen.( kontraktor pemasang danmemproses sahaja)(2).

(1)SPKK2/95 Para10.7.1

(2) SPKK2/95 Para11.8.2.1

(2) SPKK2/95 Para10.8.2.2

- 51 -








Pendahuluan 2.3 Untuk barangan yang dibekalkan secarakontrak kuantiti sahaja. (3)

iii. Bagi mendapatkan kemudahan bayaranpendahuluan tersebut, syarat-syarat berikuthendaklah dipatuhi:-

1. Wang Pendahuluan dibayar untuk

1.1 Kontrak Kerja(4)

i. Di bayar kepada kontraktor yangmelaksanakan kerja-kerja yangdipelawa secara tempatan sahaja.(5)

ii. Pendahuluan dibayar dalam tempoh 3bulan selepas ambilalih tapakbinaan(6)

1.2 Kontrak Bekalan/Perkhidmatan(7)

Dibayar kepada kontraktor tempatansahaja.

2. Surat setujuterima telah dikeluarkan danditandatangani dan dikembalikan. (8)

3. Jaminan Bank/Insuran bagi BayaranPendahuluan

3.1 Jaminan bank boleh diterima tanpamengira had dari mana-mana bank.(9)

(3) SPKK 2/1995Para 11.8.2.2

(4)SPKK2/95Para 10.6.1

(5)SPKK2/95 Para10.7.2.1

(6)SPKK2/95 Para10.7.2.

(7)SPKK2/95Para 11.8.1

(8)Para 8.1.2

(9)SPK2/95Para10.7.7/11.8.2.6

- 52 -








Pendahuluan 3.2 Jaminan Insuran

i. Bekalan/perkhidmatan(10)

Jaminan Insuran untuk pembayaran bonperlaksanaan Wang Pendahuluan hanyaboleh diterima bagi kontrak bernilaiRM500,000.00 kebawah sahaja dandiperolehi dari Progressive InsuranceBhd sahaja manakala(11)

ii. Kerja

Jaminan Insuran untuk pembayaran bonperlaksanaan Wang Pendahuluan hanyaboleh diterima bagi kontrak bernilaiRMRM1,000,000.00 kebawah sahaja dandiperolehi dari Progressive InsuranceBhd sahaja (12)

3.3 Hendaklah dikemukakan secepat mungkintidak lewat dari tiga bulan selepaspenyerahan tapak.(13)

3.4 Tempoh sah laku Jaminan Pendahuluan

i Kontrak Kerja

Sah 12 bulan selepas tamat tempohkontrak.(14)

ii Kontrak Bekalan/perkhidmatan

Sah 6 bulan selepas tamat kontrak. (15)

3.5 Nilai sama dengan jumlah pendahuluan.

(10)SPKK 2/95 Para11.6.1

(11)SPKK2/95 Para11.8.2.6

(12)SPKK2/95Para 10.7.6

10.7.4

(13)SPKK 2/95 Para10.7.1

(14) SPKK 2/95Para10.7.4

(15) SPKK 2/95Para11.8.2.4

- 53 -








Pendahuluan4. Bon Pelaksanaan Kontrak telah dikemukakan(16)

5. Polisi-polisi insuran (17)

- Untuk Kontrak Kerja sahaja

i. Jaminan Insuran dari Progressive Insurance Bhdsahaja bagi

- Tanggungan Awam

ii. Pampasan Pekerja/PEKESO jika polisi insuranpampasan pekerja tiada dikemukakan.

iii. Surat pengecualian dari Kementerian Kewangan jikapolisi insuran bukan daripada Progressive InsuranceBhd

6. Bill of quantities kontrak

Rujukan pengiraan Wang Pendahuluan.

7. Pengiraan Wang pendahuluan (18)

Pengiraan jumlah kelayakan pendahuluan teratur dan diakuibetul oleh pegawai yang bertanggungjawab.

8. Rekupmen Wang Pendahuluan(19)

Rekupmen tidak melebihi tempoh keseluruhan kontrakmelalui potongan dari pembayaran.

SPKK 2/15(16)11.8.2/4

(17)SPKK 2/95

(18)SPKK2/95Para10.7.1/

11.8.2.1

(19)SPKK2/95 Para10.7.3/11.8.2.3

- 54 -








Pendahuluan 9. Waran peruntukan disertakan (jika berkenaan).(20)

a. Waran sepatutnya diperoleh sebelum perolehan dilakukan.

b. Kod objek peruntukan adalah betul

10. Interim yang lengkap disertakan

No bilangan interim dicatat sebagai Pendahuluan.

11 . Pengesahan Akaun/Nama Bank dikemukakan.(21)

12. Baucar Bayaran JBN.38(PIN.1/2014) dikemukakan.(22)

(20)AP94

(21)PBNS 1/2010PBNS 3/2009

PBNS 11/2008

- 55 -

PEMBAYARAN KONTRAK PENYEWAAN MESIN PENYALIN

- 56 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertamaW32

PenyemakPertama W32

Akauntan /PB

Buat surat teguran







TAJUK KECIL:PENYEWAAN MESIN PENYALIN


KONTRAK BAYARAN PENYEWAAN MESIN PENYALIN

BIL DOKUMEN

1 Buku Kontrak √


3 Interim √

4 Surat setujuterima √


6 Salinan disahkan √

7 Pengesahan penerimaan bekalan/perkhidmatan √

8 Waran √

9 Lampiran C / surat pengesahan akaun bank √


- 57 -





TAJUK KECIL : PENYEWAAN MESIN PENYALIN



4. Bayaran Penyewaan Mesin Penyalin


a. Bekalan/ Perkhidmatan telah dibekalkan/disempurnakan dalam tahun kewangan berkenaan.

b. Peruntukan dalam tahun kewangan berkenaan dantahun semasa adalah mencukupi.




5. Semak perolehan bekalan/perkhidmatan yang dibuat. Jika:-

Tatacara perolehan yang berkenaan iaitu sebutharga atautender perlu dipatuhi. (2)

6. Pastikan tatacara proses perolehan yang berkaitan di patuhi.


22/01/2013

(2)SPKK 18/2009SPK 2/95

- 58 -





TAJUK KECIL : PENYEWAAN MESIN PENYALIN



Bayaran Penyewaan Mesin Penyalin

7. Pastikan surat setujuterima / bon perlaksanaan / BukuKontrak/ dikeluarkan sebelum perolehan perkhidmatandilaksanakan.


8.1 Kontrak Perjanjian

a) Perjanjian telah ditandatangani oleh Kerajaan danKontraktor.

b) Perjanjian ditandatangani oleh pegawai yang diberikebenaran menandatangani kontrak oleh menteri.(3)



8.2 Bon Perlaksanaan (5)

i) Dikemukakan/perlu diperolehi sebelum kerjadimulakan.

ii) Kadar bon perlaksanaan adalah merujuk tatacaraperolehan yang dipatuhi.

(3)

Seksyen 2 AktaKontrak Kerajaan

1949


(5) AP176(e)

- 59 -
















- Jika memilih wang jaminan sebagai bonpelaksanaan, sila tunjukkan dalam interim

g) No. interim dicatat sebagai pertama


(Perkara tambahan untuk disemak jika interimadalah untuk bayaran kedua dan bayaran akhir)

- 60 -









a. Nilai perbekalan sama dengan rekod Pejabat(Bayaran terdahulu dan Bayaran semasa).

b. Tarikh penilaian bekalan/perkhidmatan selarasdengan perolehan sebenar.

c. Interim dicatat sebagai kedua atau seterusnya /akhir

8.4 Surat Setuju terima

a) Syarat-syarat dalam surat adalah jelas dan lengkap.

- Nama dan alamat syarikat yang dipilih adalahselaras dengan sebutharga / tender yangdiputuskan.

- Tarikh surat selaras dengan bila sebutharga/tenderdiputuskan.


- Jumlah perolehan dalam digit dan perkataanadalah betul.

- 61 -





TAJUK KECIL: PENYEWAAN MESIN PENYALIN




- Jumlah bon perlaksanaan adalah betul/tarikhberkuatkuasa selaras dengan tarikh Jaminan Bankyang dikemukakan.


b. Surat Setujuterima telah ditandatangan dan dikembalikan.

c) Jumlah besar ditulis dengan perkataan adalahbetul.

d) Setiap perubahan perlu ditandatangani ringkasdan dibubuh cop Jabatan.(6)

e) Kontrak Perkhidmatan tiada memerlukan PP/PKsetiap kali kerja di lakukan secara interim.

(6) AP147

- 62 -





TAJUK KECIL: PENYEWAAN MESIN PENYALIN




8.5 Invois Pembekal

a) Nama syarikat, tarikh dan jumlah adalah dengan betuldan invois telah ditandatangani oleh pihak Syarikat.

b) Setiap perubahan perlu ditandatangani ringkas dandibubuh cop syarikat. (6)


d) Tarikh dan bulan pembayaran dinyatakan

e) Jumlah bacaan meter adalah betul.

f) Jumlah bayaran adalah betul.

g) Jumlah angka dalam perkataan

h) Tandatangan syarikat dan cop syarikat ada dibubuh.

i) 'serial no' di dalam invois selaras dengan kontrak.

8.6 Semua salinan dokumen telah disahkan daripada salinanasal.

- 63 -








1. Bayaran Penyewaan Mesin Penyalin

8.7. Pengesahan Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan

a. Pegawai yang bertanggungjawab perlu mengesahkanpenerimaan perkhidmatan.

8.8. Waran sepatutnya diperoleh sebelum perolehandilakukan.(8)

a. Kod objek peruntukan adalah betul.

8.9. Pengesahan Akaun/ Nama Bank (9)

a. Lampiran C /Surat Pengesahan akaun /nama bankpenerima dikemukakan.


(8) AP94

(9)PBNS1/2010/PBNS 3/2009

(10)PBNS11/2008

- 64 -

PEMBAYARAN KONTRAK PEMBEKALAN MAKANAN

- 65 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertamaW32

PenyemakPertama W32

Akauntan /PB

Buat surat teguran







TAJUK KECIL: PEMBEKALAN MAKANAN


KONTRAK PEMBEKALAN MAKANAN

BIL DOKUMEN

1 Buku kontrak √

2 Interim √


4 PP/PK √

5 Invois √

6 Waran √


8 Lampiran C/surat pengesahan akaun bank √

9 Baucar bayaran Am JBN 38 (Pin. 1/2014) √

- 66 -





TAJUK KECIL : PEMBEKALAN MAKANAN



1. Bayaran Pembekalan Makanan

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasadan peruntukan Perbekalan (S) pastikan borang JBN.40disertakan dan memenuhi syarat berikut:- 1

a. Perkhidmatan telah dibekalkan/ disempurnakan dalamtahun kewangan berkenaan.








(1)Pekeliling PBNSBil.1/2013bertarikh

22/01/2013

(2) SPKK 2/95

(3 )SPKK 2/9(Para 11.4.1 hingga

11.9.1)

- 67 -





TAJUK KECIL : PEMBEKALAN MAKANAN



Bayaran PembekalanMakanan

7. Pastikan setujuterima, bon perlaksanaan, Pesanan kerjaandikeluarkan sebelum perolehan perkhidmatan dilaksanakan.





c) Jumlah kontrak sama seperti dalam Suratsetujuterima/surat pelantikan.

d) Stamp duty dikemukakan.(6)




c) Jumlah kontrak sama dengan surat setujuterima/Kontrak Perjanjian.


(4) SPKK 2/95 Para9.1/AP186


1949


- 68 -









e) Tarikh penilaian bekalan/perkhidmatan selarasdengan perolehan sebenar

f) No. interim dicatat sebagai pertama


(Perkara untuk disemak jika interim adalah untukbayaran kedua, seterusnya dan bayaran akhir)

a. Nilai perbekalan/perkhidmatan sama denganrekod Pejabat (Bayaran terdahulu danBayaran semasa).

b. Perubahan harga dicatit.(7)

c. Tarikh penilaian bekalan/perkhidmatanselaras dengan perolehan sebenar

d. Interim dicatat sebagai kedua atau seterusnya/akhir




(7) AP202

(8) SPKK2/95 Para8.1.1

(9)SPKK2/95/LAMPIRAN D-1(i)

- 69 -














8. 5 Pesanan Pembelian/Pesanan Kerajaan

a. Ruang folio leger dan tarikh penerima tulisan asal

b. Tandatangan penerima, folio lejar dan tarikhpenerima ditulis asal kerana semua maklumat inihanya dinyatakan setelah barang-barang diterimasepenuhnya.

c. Pengiraan unit kuantiti dan jumlah adalah betul.

d. Kod peruntukan adalah betul.

e. No kontrak dinyatakan.

f. Jumlah besar ditulis dengan perkataan adalah betul.

- 70 -





TAJUK KECIL:PEMBEKALAN MAKANAN



1. Bayaran PembekalanMakanan

g. Setiap perubahan perlu ditandatangani ringkas dandibubuh cop Jabatan.(10)

h. Kontrak Perkhidmatan tiada memerlukan PP/PKsetiap kali kerja di lakukan secara interim.

8.6 Invois Pembekal


b) Setiap perubahan perlu ditandatangani ringkas dandibubuh cop syarikat. Jumlah kontrak sama sepertidalam Surat Tawaran.


d) Pengiraan unit kuantiti dan jumlah adalah betulselaras dengan Pesanan Pembelian/PK/Perintah Kerja.

8.7 Tempoh masih berkuatkuasa

Surat kelulusan pelanjutan tempoh perlu dikemukakanbersama Jaminan Bank /Jaminan Insuran

(10) AP147

- 71 -









8.8 Waran peruntukan disertakan (jika berkenaan).(11)


b) Kod objek peruntukan adalah betul


a. Pegawai yang bertanggungjawab perlumengesahkan penerimaan bekalan /perkhidmatan.




(11) AP94

(12) PBNS1/2010/PBNS 3/2009

(13) PBNS11/2008

- 72 -

PEMBAYARAN KONTRAK JURUPERUNDING

- 73 -

Bekalan Perkhidmatan Kerja








Mula

Jenis

Lengkap / Teratur

Tidak

YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YATidak

Turunkan Tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak kedua dalam ruangan'Diluluskan Oleh'

PenyemakPertama

W32

PenyemakPertama

W32

Akauntan /PB

Buat surat teguran






TAJUK KECIL: JURUPERUNDING


KONTRAK JURUPERUNDING

BIL DOKUMEN

1 Buku kontrak √

2 Interim √

3 Surat pelantikan Jawatankuasa Pelantikan Juruperunding dari Kementerian Kewangan √

4 Surat setujuterima/Pelantikan Jabatan √

5 PKA/PK (jika bernilai RM250,000.00 kebawah) √

6 Penyata yang lengkap dan /diakui √

7 Resit /bil bayaran balik dikemukakan √

8 Invois √

9 Kelulusan Tambahan kos √

10 Waran √


12 Surat pelanjutan tempoh kontrak √


14 Lampiran C / surat pengesahan akaun bank √


- 74 -





TAJUK KECIL : JURU PERUNDING



1. Bayaran Juruperunding

AP 186

Kelulusan Ketua Setiausaha atau Pegawai Kewangan Negerihendaklah didapatkan bagi menggunakan perkhidmatanpengamal atau perunding persendirian yang akan dibayardaripada Kumpulanwang Kerajaan.

1. Semak bulan dan tahun kewangan,jika bukan tahun semasadan peruntukan Perbekalan (S) pastikan borang JBN.40disertakan dan memenuhi syarat berikut:- 1

a. Perkhidmatan telah dibekalkan/ disempurnakan dalamtahun kewangan berkenaan.





AP186


22/01/2013

- 75 -





TAJUK KECIL : JURUPERUNDING



Bayaran Juruperunding




7. Pastikan surat Pelantikan dari Jawatankuasa PelantikanJuruperunding, setujuterima dikeluarkan sebelum perolehanperkhidmatan dilaksanakan.





c) Jumlah kontrak sama seperti dalam Suratsetujuterima/surat pelantikan.

d) “Stamp duty” dikemukakan.(6)

8.2 Sijil bayaran Interim


(2) SPKK 2/95

(3 )SPKK 2/9( Para 11.4.1hingga

11.9.1)

(4) SPKK 2/95 Para9.1/AP186


1949


- 76 -





TAJUK KECIL:JURUPERUNDING




b) Tarikh dan tandatangan telah diturunkan oleh semuapegawai yang diberikuasa.

c) Jumlah kontrak sama dengan suratsetujuterima/surat pelantikan Juruperunding /rekodKontrak Perjanjian.

d) No interim dicatat / selaras dengan no dalam baucarbayaran.


f) No. interim dicatat sebagai pertama.


(Perkara untuk disemak jika interim adalah untukbayaran kedua, seterusnya dan bayaran akhir)

a. Nilai perbekalan/perkhidmatan sama denganrekod Pejabat (Bayaran terdahulu dan Bayaransemasa).

b. Perubahan harga dicatit.(7)

c. Tarikh penilaian bekalan/perkhidmatan selarasdengan perolehan sebenar.

d. Interim dicatat sebagai kedua atau seterusnya/akhir.

(7) AP202

- 77 -









8.3 Surat Pelantikan dari Jawatankuasa PelantikanJuruperunding dikemukakan.(8)

a. Kos-kos dipersetujui dinyatakan.







- Tarikh kontrak mula berkuatkuasa dan tarikhsiap dinyatakan.

8. 5 Pesanan Kerajaan/Pesanan Kerja/Perintah Kerja Am

Kontrak Perkhidmatan tiada memerlukan PP/PK/PKAsetiap kali kerja di lakukan secara interim.

(8)AP186/F.1104/126/1/pt.1

8/138 bertarikh6/10/1981

(9) SPKK2/95 Para8.1.1

(10)SPKK2/95/LAMPIRAN D-1(i)

- 78 -





TAJUK KECIL:JURUPERUNDING



1. Bayaran Juruperunding

8.6 Penyata yang lengkap

Penyata pengiraan tuntutan yang lengkap dan diakuibetul dikemukakan.

8.7 Bayaran balik (Reimburseable)

- Salinan bil/ invois yang telah dibayar bagi kostuntutan bayaran balik disertakan.

- Bayaran tidak melebihi kos yang diluluskan.

- Salinan perlu disahkan dari salinan asal dan disahkantiada pembayaran dilakukan sebelumnya.

8.8 Invois Pembekal




d) Pengiraan unit kuantiti dan jumlah adalah betulselaras dengan Pesanan Pembelian/PK/PerintahKerja.

(11) AP147

- 79 -









8.9 Tambahan kos (12)

Jika kos telah dilampaui

a. Kelulusan dikemukakan ( jika ada)

b. Ada kelulusan Jawatankuasa PelantikanJuruperunding

8.10 Waran peruntukan disertakan (jika berkenaan).(13)

a. Waran sepatutnya diperoleh sebelum perolehandilakukan.

b. Kod objek peruntukan adalah betul (29000)


a. Pegawai yang bertanggungjawab perlumengesahkan penerimaan bekalan /perkhidmatan.

8.12 Peraturan GST dipatuhi.


a. Lampiran C / Surat Pengesahan akaun /nama bankpenerima dikemukakan


(12) AP202

(13) AP94

(14) PBNS1/2010/PBNS 3/2009

(15) PBNS11/2008

- 80 -

PEMBAYARAN KONTRAK KERJA KECEMASAN

- 81 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertamaW32

PenyemakPertama W32

Akauntan /PB

Buat surat teguran

Pembantu Am

Rendah N4/N1






TAJUK KECIL: KECEMASAN


KONTRAK KERJA KECEMASAN

BIL DOKUMEN Kontrak

Bekalan/Perkhidmatan

kerja

1 Buku kontrak Perjanjian √ √

2 “Stamp Duty” dikemukakan √ √

3 Bon perlaksanaan √ √

4 Polisi insuran– insuran awam– insuran pekerja atau PERKESO √

5 Penyata Akaun √

6 Sijil Interim √ √

7 Surat Arahan Kerja dari Jabatan √ √

8 Surat Setujuterima √ √

9 Pengesahan gaji pekerja dibaucar/surat rasmi dari kontraktor √

10 “Bill of Quantities” Kerja √

11 Invois √ √

12 Surat Akuan Sumpah Berkanun dari Kontraktor/ Surat dari Jabatan Buruh √

13 Surat kelulusan Arahan Perubahan (AP 202) √ √

14 Surat kelulusan Pelanjutan tempoh kontrak √ √

15 Pelanjutan tempoh untuk - Bon Pelaksanaan (Jaminan Bank/Jaminan Insuran)- Polisi-polisi Insuran

√ √

16 Denda (jika tiada kelulusan pelanjutan tempoh ) √ √

17 Sijil Pembayaran Akhir kepada kontraktor √

- 82 -







18 Sijil pelepasan gaji perkerja dari Jabatan Buruh/Surat akuan sumpah berkanun dari kontraktor

√

19 Sijil Siap Kerja √

20 Sijil Pembetulan atas Kecacatan √

21 Lampiran C/ Surat Pengesahan Akaun/Nama Bank dari Syarikat √ √

22 Kod Peruntukan adalah betul √ √

23 Pengesahan kerja/perkhidmatan/bekalan telah dilaksana dengan sempurna √ √

24 Surat Laporan kepada Kementerian Kewangan disertakan √ √

25 Surat kelulusan daripada Kementerian Kewangan (AP55/AP54) √ √

26 Borang JBN 25 (Jika tidak ada peruntukan) √ √

27 Borang JBN 40 (jika melibatkan AP58) √ √

28 Surat penjelasan AP103/AP94 dikemukakan √ √

29 Baucar Bayaran Am JBN 38 (Pin. 1/2014) √ √

- 83 -








3. Kerja Kecemasan Takrif Perbelanjaan Darurat...(1)

i. Perbelanjaan patut dilakukan dengan segera danmasa tidak mengizinkan bagi mendapat kebenaranmengikut cara biasa, seorang pegawai boleh dengantanggungjawabnya sendiri melakukan perbelanjaanitu;

ii. Tetapi ia hendaklah dengan sertamertamemberitahu Ketua Setiausaha Perbendaharaanatau Pegawai Pengawal Kewangan Negeri melaluiPengawal Pengawal dengan bertulis menghuraikansebab-sebab mendorongnya menyimpang daripadacara biasa.

Iii. Perbelanjaan boleh dipertanggung pada AkaunPendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas namapegawai itu sendiri.

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahunsemasa dan peruntukan Perbekalan (S) pastikan borangJBN.40 disertakan dan memenuhi syarat berikut:- (2)



2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangansekiranya permohonan dikemukakan selepas 31 Mei danbagi perbelanjaan yang telah dilakukan sebelum tahunlalu.

AP 55(1)

(2)Pekeliling JBNSBil.1/2013 bertarikh

22/01/2013

- 84 -








Kerja Kecemasan 3. Surat kelulusan dibawah AP 54 dari Kementerian Kewangandan JBN 25 perlu dikemukakan jika peruntukan tahun laluatau semasa tidak mencukupi.


5. Semak perolehan kerja yang dibuat.

Buku kontrak perlu dikemukakan bagi perbelanjaan daruratmelebihi RM250,000.00. (3)

6. Pastikan tatacara proses perolehan dibawah AP55 dipatuhi.(4)

7. Pastikan surat arahan pelaksanaan kerja/surat laporan dariJabatan kepada Kementerian Kewangan/surat kelulusanKementerian Kewangan / surat setujuterima kerja / bonsebelum perolehan kerja dilaksanakan/perlaksanaan / polisiinsuran/PERKESO/ dikeluarkan


8.1 Kontrak Perjanjian (5)


b) Perjanjian ditandatangani oleh pegawai yang diberikebenaran menandatangani kontrak oleh Menteri.(6)



(3) SPKK 2/95

(4)PBNS 9/2010

(5) SPKK 2/95/PBNS25/2010

(6)Seksyen 2 Aktakontrak Kerajaan

1949

- 85 -








Kerja Kecemasan 8.2 Bon Pelaksanaan dikemukakan/perlu diperolehisebelum kerja dimulakan(8)

i. Jaminan Bank/Insuran bagi Bon Pelaksanaan yanglengkap (Deposit Cagaran) pada kadar yangditetapkan. Pastikan semua pihak yang berkenaantelah melengkapkan ruangan untuk masing-masing.(9)

ii. Jaminan Insuran hanya boleh diperolehi bagikontrak bernilai RM1,000,000.00 ke bawah dari dariProgressive Insurance Sdn Bhd.(10)

iii. Bon Pelaksanaan adalah 5% dari nilai kontrak.(11)

iv. Tempohlaku Bon Pelaksanaan mestilah dari tarikhkontrak dimulakan sehingga tidak melebihi 12bulan selepas tempoh tanggungan kecacatan. (12)

vi. Bon Pelaksanaan dalam bentuk jaminan bank bolehditerima tanpa mengira had nilai/dari mana-manabank di Malaysia.(13)

vii. Jika memilih Wang Jaminan Pelaksanaan maka(14)

- Wang Jaminan akan dipotong 10% daripadasetiap bayaran interim dimasukkan dalamakaun deposit berkenaan.

- Surat persetujuan pemotongan wang jaminandikemukakan sebelum tarkh milik tapak/kerjabermula.

(7)Akta StampDuty 1945

(8)AP200

(9)SPKK2/95 Para10.2.1/ LAMPIRAN

E-2(i)

(10)SPKK2/95 Para10.4.1/

KEW(S)100-0/2/14/1klt.14/7bth 17/12/2002

(11)SPKK2/95 Para10.2.1

(12)SPKK2/95 Para11.3.2

(13)SPKK2/95 Para10.3.1

(14)SPKK 1/2000Para 2.2

- 86 -




RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN KONTRAK kMUKA SURAT :6 /12

TAJUK KECIL : KECEMASAN



Kerja Kecemasan 8.3. Polisi insuran(15)

a. Jaminan Insuran dari Progressive Insurance Bhd.Bagi:-

i. Tanggungan Awam

ii. Pampasan Pekerja, jika tiada

iii. PEKESO perlu dikemukakan

b. Polisi insuran diperolehi sebelum kerja dimulakandan meliputi tempoh kontrak kerja.

8.4 Penyata Akaun

a. Pastikan penyata Kerja (BQ) telah ditandatanganioleh pihak Syarikat dengan “Engineer'sCertification” (Jabatan). Penyata diakuibetul/disahkan benar oleh Pegawaibertanggungjawab.

b. Pengiraan tepat dan teratur.

c. Tidak melebihi jumlah kontrak yang ditandatangani.

d. No interim dicatat sebagai akhir

e. Tajuk/no kontrak adalah betul.

(15) KEW(S)100-0/2/14/1 KLT.14/7

BTH 17/2/2002

- 87 -








KerjaKecemasan

f. Tarikh penilaian kerja selaras dengan tarikhpenilaian dalam interim.





d) Nilai kerja sama dengan penyata yangdikemukakan.

e) Tarikh penilaian kerja selaras dengan tarikhpenilaian kerja dituntut.

f) Prosidur pengendalian/perakaunan bayaraninterim bagi membayar bon Pelaksanaandipatuhi/teratur.

- Jika memilih wang jaminan sebagai bonpelaksanaan sila tunjukkan dalam interim.

g) No interim dicatat sebagai akhir

- 88 -








Kerja Kecemasan h. Perubahan harga dicatit (VO/APK).(16)

i. Tarikh penilaian kerja selaras dengan perolehansebenar yang hendak dibayar.

8.6 Surat Arahan Jabatan

Surat arahan kepada pihak syarikat untuk memulakankerja telah dikeluarkan.

8.7 Surat Laporan daripada Jabatan

Jabatan menulis kepada Kementerian Kewangan

i. Menghuraikan sebab-sebab mendorongnyamenyimpang daripada cara biasa.

ii. Memohon kebenaran membayar perbelanjaanmelalui dipertanggung pada Akaun PendahuluanDiri (Pegawai Awam) atas nama pegawai itu sendiriatau

Iii. Menggunakan peruntukan yang ada diJabatan.

8.8 Surat Setujuterima (17)

a. Sila rujuk format surat setujuterima untuk kontrakkerja. (18)

b. Syarat-syarat didalam surat setujuterima adalahjelas dan lengkap.

- Nama dan alamat syarikat yang dipilih adalahselaras dengan keputusan Jabatan.

(16)AP202

(17)SPKK 2/95Para 8.1 .1

(18)SPK 2/95 Para8.1.2/

LAMPIRAN D-2(i)

- 89 -








1. Kerja Kecemasan - Tarikh surat selaras dengan bila kerja kecemasandilaksanakan.



- Jumlah bon perlaksanaan adalah betul/ tarikhberkuatkuasa selaras dengan Jaminan Bank danJaminan Insuran yang dikemukakan.

- Maklumat polisi Tanggungan Awam adalahselaras dengan polisi insuran yang dikemukakan.

- Maklumat polisi pampasan perkerja adalahselaras dengan polisi insuran yang dikemukakan.

- Maklumat Daftar PERKESO adalah betul.

- Tarikh milik tapak dan tarikh siap adadinyatakan.

c. Surat setujuterima telah ditandatangani dandikembalikan.

8.9 Salinan “Bill Of Quantities' kontraktor

a. Perlu disertakan dalam buku kontrak .

b. Salinan yang diperolehi dari kontrak asal danmempunyai tandatangan dan cop syarikat.

- 90 -








Kerja Kecemasan 8.10 Invois Pembekal


b) Setiap perubahan perlu ditandatangani ringkas dandibubuh cop syarikat. Jumlah kontrak sama sepertidalam Surat Tawaran.


d) Pengiraan unit kuantiti dan jumlah adalah betulselaras dengan pesanan pembelian/Perintah Kerja.

8.11 Pengesahan gaji para pekerja dibuat oleh kontraktor(19)

a. Pengesahan dibuat di baucar bayaran atau melalui surat rasmi oleh pihak kontraktor.

8.12 Arahan Perubahan yang telah dilulus(20)

a. Jika kontrak berubah arahan perubahan perlu dicatatdidalam interim dan penyata akaun.

8.13 Kelulusan Lanjutan tempoh kontrak disertakan

Kelulusan pelanjutan tempoh kontrak dikemukakan (jika ada) bersama pelanjutan tempoh untuk

a. Jaminan Bank./Jaminan insuran untuk bonpelaksanaan

(19)JBNS 1/2010 SPKK

2/95 Para 5.1.1

(20)AP202

- 91 -








Kerja Kecemasan b. Polisi insuran Pekerja

8.14 Kadar denda dikenakan berdasar yang telahdipersetujui

a. Jika pelanjutan tempoh kontrak tidak dibenarkan.

b. Pengiraan perlu ditunjukkan dan dicatat dalamborang interim.


d. Tempoh denda adalah teratur.

8.15 Sijil Pembayaran Akhir kepada Kontraktor

a. Semua ruang dilengkapkan.


c. Jumlah kontrak sama dengan jumlah dalam kontrakperjanjian.

d. Nilai kerja sama dengan jumlah dalam penyata yangdikemukakan.

e. Prosidur pengendalian / perakaunan bayaraninterim bagi Bon Pelaksanaan dipatuhi/teratur.

f. Pengesahan oleh kontraktor tidak akan membuatsebarang tuntutan lagi bagi kontrak terlibat.

- 92 -




RUJUKAN DOKUMEN :BAYARAN KONTRAK MUKA SURAT : 12/12




Kerja Kecemasan 8.16 Sijil Pelepasan Gaji Pekerja dari Jabatan Buruhdimana tidak ada sebarang tuntutan dari pekerjayang menyatakan gaji mereka belum dibayar atau

Surat Perakuan Berkanun dari Kontraktor.

- Jika syarat ini terdapat di dalam buku kontrak.

8.17 Sijil Siap Kerja / Pengesahan Kerja

a. Tarikh siap sepatutnya sama dengan tarikh kontrakberkuatkuasa.

b. Jika tidak, surat kelulusan pelanjutan tempohkerja diperoleh bersama

- Polisi-polisi Insuran dilanjutkan

- Jaminan Bank/Jaminan Insuran dilanjutkanatau denda dikenakan.

8.18 Sijil Pembetulan ke atas kecacatan dan penyiapanakhir.

8.19 Kod pembayaran yang digunakan adalah betul.

Sila rujuk kelulusan dari Kementerian Kewangan.

8.20 Pengesahan Akaun/ Nama Bank(21)

Lampiran C /Surat Pengesahan akaun /nama bankpenerima dikemukakan.

8.21 Baucar Bayaran JBN.38(Pin 1/2014)

(21)PBNS1/2010/ PBNS

3/2009

(22)PBNS11/2008

- 93 -

PEMBAYARAN KONTRAK PEMBERSIHAN RUANG KAWASAN PEJABAT

- 94 -








Mula

Lengkap / Teratur Tidak

YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertama

W32

PenyemakPertama

W32

Akauntan /PB

Buat surat teguran

Pembantu AmRendah N4/

N1





TAJUK KECIL: PEMBERSIHAN RUANG/KAWASAN PEJABAT


KONTRAK BAYARAN BAYARAN PEMBERSIHAN RUANG /KAWASAN PEJABAT

BIL DOKUMEN Kontrak

Bekalan Perkhidmatan

1 Buku Kontrak √ √

2 Bon Pelaksanaan √ √

3 Surat setujuterima √ √

4 Interim √ √


6 Tempoh masih berkuatkuasa √ √

7 Waran √ √

8 Pengesahan penerimaan bekalan/perkhidmatan √ √

9 Lampiran C/ Surat Pengesahan Akaun bank √

10 Baucar Bayaran Am JBN 38 (Pin. 1/2014) √ √

- 95 -





TAJUK KECIL : PEMBERSIHAN RUANG /KAWASAN PEJABAT



1. Bayaran Pembersihan Ruang /Kawasan Pejabat

1. Semak bulan dan tahun kewangan,jika bukan tahun semasadan peruntukan Perbekalan (S) pastikan borang JBN.40disertakan dan memenuhi syarat berikut:- (1)










22/01/2013

(2) SPKK 2/95SPK18/2009

- 96 -





TAJUK KECIL : PEMBERSIHAN RUANG/KAWASAN PEJABAT



Bayaran Pembersihan Ruang /Kawasan Pejabat

7. Pastikan surat setujuterima tender / bon perlaksanaan /Buku Kontrak/ dikeluarkan sebelum perolehanbekalan/perkhidmatan dilaksanakan.









ii) Untuk perolehan melalui sebutharga(diatasRM50,000.000) dan tender(RM250,000.00).

iii) Jaminan Bank/Jaminan insuran/ wang jaminanboleh di kemukakan sebagai bon perlaksanaan

(3) Seksyen 2Akta Kontrak

Kerajaan 1949


(5)SPKK 18/2009dan SPKK 2/1995

dipatuhi

- 97 -





TAJUK KECIL:PEMBERSIHAN RUANG/KAWASAN PEJABAT






b) Tarikh dan tandatangan telah diturunkan oleh semuapegawai yang diberikuasa.

c) Jumlah kontrak sama dengan surat setujuterima/rekodKontrak Perjanjian.

d) No interim dicatat / selaras dengan no dalam baucarbayaran.

e) Tarikh penilaian bekalan/perkhidmatan selaras denganperolehan sebenar.


- Jika memilih wang jaminan sebagai bonpelaksanaan, sila tunjukkan dalam interim.



(Perkara tambahan untuk disemak jika interim adalahuntuk bayaran kedua dan bayaran akhir)

- 98 -





TAJUK KECIL:PEMBERSIHAN RUANG/KAWASAN PEJABAT




a. Nilai perbekalan sama dengan rekod Pejabat(Bayaran terdahulu dan Bayaran semasa).

b. Tarikh penilaian bekalan/perkhidmatan selarasdengan perolehan sebenar.

c. Interim dicatat sebagai kedua atau seterusnya /akhir


a) Sila rujuk format untuk surat setujuterima kontrakBekalan/Perkhidmatan.



- Tarikh surat selaras dengan bila perolehan yangdiputuskan.



- 99 -









- Jumlah bon perlaksanaan adalah betul/tarikhberkuatkuasa selaras dengan tarikh JaminanBank yang dikemukakan.



8.5 Invois Pembekal




d) Jumlah tuntutan adalah selaras dengan jumlahdalam kontrak yang dipersetujui.

8.6. Tempoh kontrak masih berkuatkuasa.

Surat Kelulusan pelanjutan tempoh dikemukakan

- 100 -










a. Waran sepatutnya diperoleh sebelum perolehandilakukan.

b. Kod objek peruntukan adalah betul.

8.8. Pengesahan Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan

a. Pegawai yang bertanggungjawab perlu mengesahkanpenerimaan perkhidmatan.

b. Pengesahan bahawa perkhidmatan adalahmemuaskan dinyatakan dalam baucar setiap kalimembuat pembayaran jika interim tidak disertakan.


a. Lampiran C /Surat Pengesahan akaun /nama bankpenerima dikemukakan

8.10. Baucar Bayaran JBN (Pin 1/2014) (8)

(6) AP94

(7) PBNS1/2010/PBNS 3/2009

(8) PBNS11/2008

- 101 -

PEMBAYARAN KONTRAK PERKHIDMATAN PENGAWAL KESELAMATAN

- 102 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertama

W32

PenyemakPertama

W32

Akauntan/PB

Buat surat teguran

Pembantu Am Rendah

N4/N1






TAJUK KECIL: PERKHIDMATAN PENGAWAL KESELAMATAN


KONTRAK BAYARAN PERKHIDMATAN PEGAWAI KESELAMATAN

BIL DOKUMEN

1 Buku Kontrak √



4 Interim √


6 Tempoh masih berkuatkuasa √

7 Waran √


9 Lampiran C/ Surat Pengesahan Akaun Bank √

10 Baucar bayaran JBN 38 (Pin. 1/2014) √

- 103 -





TAJUK KECIL : PERKHIDMATAN PENGAWAL KESELAMATAN



1. Bayaran Perkhidmatan Pegawai Keselamatan











22/01/2013

(2) SPKK 2/95SPKK18/2009

- 104 -





TAJUK KECIL : PERKHIDMATAN PENGAWAL KESELAMATAN



Bayaran Perkhidmatan Pegawai Keselamatan

7. Pastikan surat setujuterima / bon perlaksanaan / BukuKontrak/ dikeluarkan sebelum perolehanbekalan/perkhidmatan dilaksanakan.




b) Perjanjian ditandatangani oleh pegawai yang diberikebenaran menandatangani kontrak oleh menteri.(3).





ii ) Untuk perolehan sebutharga(diatasRM50,000.000) dan tender(RM250,000.00).

iii) Jaminan Bank/Jaminan insuran/ wang jaminanboleh di kemukakan sebagai bon perlaksanaan.(6)

(3)Seksyen 2Akta Kontrak

1949


(5) SPKK18/2009dan SPKK2/1995

dipatuhi

(6) SPKK 1/2000Para 2.2

- 105 -





TAJUK KECIL:PERKHIDMATAN PENGAWAL KESELAMATAN










f) Prosidur pengendalian/perakaunan bayaraninterim bagi membayar bon perlaksanaandipatuhi/teratur.

- Jika memilih wang jaminan sebagai bonpelaksanaan, sila tunjukkan dalam interim



(Perkara tambahan untuk disemak jika interimadalah untuk bayaran kedua dan bayaran akhir)

- 106 -





TAJUK KECIL:PERKHIDMATAN PENGAWAL KESELAMATAN




a. Nilai perkhidmatan sama dengan rekod Pejabat(Bayaran terdahulu dan Bayaran semasa).

b. Tarikh penilaian perkhidmatan selaras denganperolehan sebenar.

c. Interim dicatat sebagai kedua atau seterusnya/akhir.


a) Sila rujuk format untuk surat setujuterima kontrakBekalan/Perkhidmatan.


- Nama dan alamat syarikat yang dipilih adalahselaras.

- Tarikh surat selaras dengan bila perolehan yangdiputuskan.



- 107 -



TAJUK : PEROLEHAN (BEKALAN, PERKHIDMATAN/KERJA)0


7AJUK KECIL: PERKHIDMATAN PENGAWAL KESELAMATAN




- Jumlah bon perlaksanaan adalah betul/tarikhberkuatkuasa selaras dengan tarikh JaminanBank yang dikemukakan.


C. Surat Setujuterima telah ditandatangan dandikembalikan.

8.5. Invois Pembekal


b) Setiap perubahan perlu ditandatangani ringkas dandibubuh cop syarikat.


d) Jumlah tuntutan adalah selaras dengan jumlahdalam kontrak yang dipersetujui.

e) Tuntutan hendaklah dibuat setelah genap satubulan jika pembayaran secara bulanan

8.6. Tempoh kontrak masih berkuatkuasa.

Surat Kelulusan pelanjutan tempoh dikemukakan.

- 108 -





TAJUK KECIL: PERKHIDMATAN PENGAWAL KESELAMATAN






b) Kod objek peruntukan adalah betul.

8.8. Pengesahan Penerimaan Perkhidmatan.

a. Pegawai yang bertanggungjawab perlumengesahkan penerimaan perkhidmatan.didalam baucar bayaran.




(7) AP94

(8) PBNS1/2010/PBNS 3/2009

(9)PBNS11/2008

- 109 -

PEMBAYARAN KONTRAK PENYEWAAN RUMAH

- 110 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertama

W32

PenyemakPertama

W32

Akauntan/PB

Buat surat teguran

Pembantu Am Rendah

N4/N1






TAJUK KECIL: PENYEWAAN RUANG PEJABAT


KONTRAK BAYARAN PENYEWAAN RUANG PEJABAT

BIL DOKUMEN

1 Surat Kelulusan dari J/K Induk Rumah Kerajaan √

2 Surat Perjanjian √

3 Waran √

4 Lampiran C/ Surat Pengesahan akaun bank √

5 Baucar Bayaran JBN 38 (Pin. 1/2014) √

- 111 -





TAJUK KECIL : PENYEWAAN RUMAH



1. Bayaran Penyewaan Rumah







5. Semak perolehan bekalan/perkhidmatan yang dibuat. Jika


6. Pastikan tatacara proses perolehan yang berkaitan di patuhi


22/01/2013

(2)SPKK 18/2009SPK 2/95

- 112 -





TAJUK KECIL : PENYEWAAN RUMAH



Bayaran Penyewaan Rumah

7. Pastikan surat kelulusan dari pihak berkenaan /suratperjanjian sudah disediakan sebelum pembayaranperkhidmatan dilaksanakan.


8.1 Surat Kelulusan daripada Jawatankuasa Induk RumahKerajaan mengandungi perkara-perkara berikut :

a. Lokasi/alamat rumah

b. Tempoh penyewaan dinyatakan

c. Kadar sewa sebulan diluluskan.

d. Nama penuh penghuni/gred jawatan/jabatan

8.2 Surat Perjanjian Penyewa Rumah

a. Lokasi / alamat rumah

b. Tempoh penyewaan

c. Kadar sewa sebulan

d. Tandatangan pemilik rumah

e. Tandatangan pengurus Perumahan Jabatan Kerja

f. Tandatangan Pengarah Jabatan Kerja Raya

- 113 -





TAJUK KECIL:PENYEWAAN RUMAH



1. Bayaran Penyewaan Rumah

8.2. Waran sepatutnya diperoleh sebelum perolehandilakukan.(3)





(4) AP94

(4)PBNS1/2010/PBNS 3/2009

(5)PBNS11/2008

- 114 -

PEMBAYARAN KONTRAK RUANG PEJABAT

- 115 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertamaW32

PenyemakPertama W32

Akauntan/PB

Buat surat teguran

Pembantu Am Rendah

N4/N1






TAJUK KECIL: PENYEWAAN RUANG PEJABAT


KONTRAK BAYARAN PENYEWAAN RUANG PEJABAT

BIL DOKUMEN

1 Surat Kelulusan dari Kementerian Kewangan √

2 Surat Perjanjian

3 Waran √

4 Lampiran C / surat pengesahan nama dan akaun bank √

5 Baucar Bayaran Am JBN 38 (Pin.1/2014) √

- 116 -





TAJUK KECIL : PENYEWAAN RUANG PEJABAT



1. Bayaran Penyewaan Ruang Pejabat







5. Semak perolehan bekalan/perkhidmatan yang dibuat. Jika:-



(1)PekelilingJBNS Bil.1/2013

bertarikh22/01/2013

(2)SPKK 18/2009SPK 2/95

- 117 -





TAJUK KECIL : PENYEWAAN RUANG PEJABAT



Bayaran Penyewaan Ruang Pejabat

7. Pastikan surat kelulusan dari pihak berkenaan /suratperjanjian sudah disediakan sebelum pembayaranperkhidmatan dilaksanakan.


8.1 Surat Kelulusan daripadab Kementerian Kewanganmengandungi perkara-perkara berikut (3)

a. Lokasi/alamat rumah

b. Tempoh penyewaan dinyatakan

c. Kadar sewa bulanan yang diluluskan

d. Nama penyewa dan pemilik

8.2 Surat Perjanjian Penyewa Ruang Pejabat

a. Lokasi / alamat rumah

b. Tempoh penyewaan

c. Kadar sewa sebulan yang dilulus.

d. Tandatangan pemilik ruang pejabat

e. Tandatangan pengurus Perumahan Jabatan Kerja

f. Tandatangan Pengarah Jabatan Kerja Raya

(3)PBNS 4/2009

- 118 -





TAJUK KECIL:PENYEWAAN RUANG PEJABAT



1. Bayaran Penyewaan Ruang Pejabat

8.3 Waran sepatutnya diperoleh sebelum perolehandilakukan. (4)




8.5 Baucar Bayaran JBN 38 (Pin 1/2014) (6)

Rujuk BAB A.1 bagi semakan baucar bayaran

(4) AP94

(5)PBNS1/2010/PBNS 3/2009

(6)PBNS11/2008

- 119 -

PEMBAYARAN PENDAHULUAN BAGI SEBUTHARGA

- 120 -

Mula

Bekalan




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak

Perkhidmatan Kerja

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Akauntan/PB

Penyemak Pertama[ N22/ W22/ W27/ W32 ]




TAJUK : PEROLEHAN (BEKALAN / PERKHIDMATAN / KERJA)

TAJUK KECIL : SEBUTHARGA

RUJUKAN DOKUMEN : MUKA SURAT : 1 /16


BIL DOKUMEN

RM 20,000.01 – 50 ribu RM 50,000.01 – 250 ribu

Bekalan/Perkhidmatan Kerja


1 Baucar Bayaran Am JBN.38 √ √ √ √

2

Waran Peruntukan - jika berkenaan (Pembayaran melalui WaranPeruntukan yang diluluskan/ WaranKhas)

√ √ √ √

3Notis Sebutharga / PelawaanSebutharga

√ √ √ √

4Jadual Pembukaan Sebutharga(Lampiran D, SPK.18/2009)

√ √ √ √

5Jadual Keputusan Sebutharga(Lampiran D3, SPK.18/2009)

√ √ √ √

6Borang Sebutharga Syarikat yangberjaya

√ √ √ √

7Surat Setuju Terima / Surat Tawaran / Inden Kerja

√ √ √ √

8Perintah Kerja Am / Pesanan KerajaanJBN.53 (Salinan Asal)

√ √

9

Pesanan Pembelian (Salinan Kedua)/ Pesanan Kerajaan JBN.53(Salinan Asal)

√ √

10

Jaminan Insurans dari PIB (ProgressiveInsurance Bhd)a) Tanggungan Awamb) Pampasan Pekerja / PERKESO

√

11

Bon Pelaksanaan sama ada:a) Jaminan Bank / Jaminan Insuransb) Wang Jaminanc) Resit Am / Bankers Cheque

√ √

- 121 -






BIL DOKUMEN

RM 20,000.01 – 50 ribu RM 50,000.01 – 250 ribu



12

Surat Permohonan PerlanjutanTempoh Siap Kerja/ Bekalan/Perkhidmatan(Jika tempoh melebihi tempoh yangdipersetujui)

√ √ √ √

13

Surat Kelulusan PermohonanPerlanjutan Tempoh Siap Kerja/Bekalan/ Perkhidmatandari Jab. Penyedia/Pelaksana(Jika tempoh melebihi tempoh yangdipersetujui)

√ √ √ √

14

Surat pengecualian daripada Tatacara Sebutharga diperolehi daripada Kem. Kewangan - jika berkenaan(Rujukan dicatat / dinyatakan dalambaucar)

√ √ √ √

15

Invois Asal yang dibubuh cop terima- Jika bukan salinan asal:

• Pengesahan dibuat oleh pembekal/syarikat bahawa pihaknya belum pernah menerima sebarang pembayaran bagi bil berkenaan.

• Pengesahan dibuat oleh pembayar dalam baucar / invois bahawa belum ada sebarang pembayaran dilakukan terhadap bil berkenaan.

√ √ √ √

16 Sijil Siap Kerja √ √

- 122 -






BIL DOKUMEN

RM 20,000.01 – 50 ribu RM 50,000.01 – 250 ribu



17Buku Kontrak / Dokumen Perjanjian(Jika Berkenaan)

√ √ √ √

18Pengesahan Akaun Bank(Lampiran C/Penyata Akaun)

√ √ √ √

- 123 -







1 A. Bekalan / Perkhidmatan

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukantahun semasa pastikan borang JBN.40 disertakandan memenuhi syarat berikut:-

a) Bekalan / perkhidmatan telah dibekalkan /disempurnakan dalam tahun kewanganberkenaan.

b) Peruntukan dalam tahun kewangan berkenaandan tahun semasa adalah mencukupi.

2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangansekiranya permohonan dikemukakan selepas 31Mei dan bagi perbelanjaan yang dilaksanakansebelum tahun lalu.

3. Semak perolehan bekalan/ perkhidmatan yangdibuat.

Sebutharga hendaklah dipelawa untuk bekalan /perkhidmatan yang jumlah perbelanjaantahunannya melebihi RM 20,000 tetapi tidakmelebihi RM 250,000.

4. Pastikan tatacara proses sebutharga dipatuhi.

5. Pastikan Surat Tawaran / Inden Kerja / PesananKerajaan (PK) dikeluarkan sebelum perolehan /kerja dilaksanakan.

AP 58(a)

PBNS.1/2013

SPK.18/2009

- 124 -








a) Nama dan alamat pembekal adalah sama di antaraPK dan invois

b) Jumlah amaun bagi kuantiti, harga seunit danjumlah besar adalah sama. Sekiranya jumlah PKdan invois tidak sama, pastikan nota debit/notakredit/diskaun disertakan.

c) Jumlah besar ditulis dalam perkataan.

Pastikan tarikh PK adalah sebelum tarikh invoispembekal. Jika sebaliknya surat Kelulusan KhasKementerian Kewangan perlu disertakan.Nombor rujukan surat kelulusan tersebut perludicatitkan.

e) PK diperakui oleh pembekal bahawa bekalan/perkhidmatan telah dibekalkan/ disempurnakan.Sekiranya perkhidmatan/ bekalan diterima tidakmemuaskan, potongan denda hendaklahdikenakan.

AP 147

- 125 -







f) PK diperakui oleh Jabatan bahawa bekalan/perkhidmatan:-

i. Telah diterima / disempurnakan denganmemuaskan, mencukupi dan mengikutspesifikasi. Pastikan cop telah diterima denganmemuaskan di invois. Sekiranya tidakmemuaskan potongan denda hendaklahdikenakan.

ii. Dikeluarkan untuk terus digunakan/ disimpandan dibukukan dalam Lejer Stor.

g) Nama dan nombor akaun bank penerima dicatat didalam invois. Borang pengesahan akaun (LampiranC) atau salinan penyata bank yang telah disahkanjuga boleh digunakan.

h) Pastikan keputusan sebutharga disertakan. Jikatawaran yang terendah tidak disetuju terima,sebab-sebab penolakan tawaran itu hendaklahdinyatakan dalam keputusan sebutharga.

i) Pastikan Surat Setuju Terima disertakan.

j) Perolehan bekalan / perkhidmatan ditetapkanseperti berikut:-

(a) Perolehan bekalan / perkhidmatan yangbernilai melebihi RM 20,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa secara sebuthargadi kalangan sekurang-kurangnya lima (5)pembekal tempatan bertaraf Bumiputra yangberdaftar dengan PUKONSA dalam kod bidangyang berkaitan.

AP 99(d) dan (e)

AP 170.3 (a)

SPK.18/2009Para 3.1.a

- 126 -







(b) Perolehan bekalan / perkhidmatan yangbernilai melebihi RM 100,000 hingga RM250,000 hendaklah dipelawa di kalangansekurang-kurangnya lima (5) pembekaltempatan yang berdaftar dengan PUKONSAdalam kod berkaitan. Sebutharga hendaklahterbuka kepada pembekal bertaraf Bumiputradan Bukan Bumiputra. Syarikat pembekalbertaraf Bumiputra hendaklah diberikeutamaan harga berdasarkan SPK yangberkuatkuasa.

k) Jika bilangan sebutharga yang dikehendaki tidakboleh didapati, Jawatankuasa sebuthargahendaklah berpuashati bahawa bilangan pembekalyang ada kurang dari lima (5).

l) Jabatan adalah dilarang memecah kecilkan nilaibekalan/perkhidmatan bagi mengelakkanpelawaaan secara sebutharga dibuat.

m) Bon Pelaksanaan hendaklah dikenakan bagiperolehan berkala, bekalan dan perkhidmatan yangbernilai melebihi RM 50,000 mengikut peraturanberkuatkuasa. Bagi perolehan bernilai sehingga RM50,000 Bon Pelaksanaan adalah dikecualikan.Peratus (%) bon pelaksanaan:

1. Bekalan/Perkhidmatan – 2.5%

SPK.18/2009Para 3.1.b

AP 170.1

SPK.18/2009Para 3.3

SPK.18/2009Para 14

AP.176(e)

- 127 -







7. Semak sekiranya terdapat perubahan atauperlanjutan tempoh kontrak untuk Kontrak Bekalandan Perkhidmatan:

a. Perubahan kontrak dan perlanjutantempoh kontrak bekalan dan perkhidmatanboleh diluluskan oleh pihak berkuasa yangmeluluskan sebutharga asal dengan syarat-syarat berikut:-

i. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilaimelebihi RM 50,000 hingga RM 250,000;

ii. Kontrak masih berkuatkuasa semasaperlanjutan tempoh dipertimbangkan;

iii. Perubahan kontrak dan perlanjutan tempohkontrak tidak melibatkan perubahan kadarharga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

iv. Perlanjutan tempoh kontrak hanya diberisekali sahaja dan tempoh maksimumadalah sehingga dua (2) tahun;

v. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantititidak melebihi 20% daripada kontrak asaltertakluk kepada nilai maksimum RM50,000 dengan syarat jumlah keseluruhantambahan ini dan nilai kontrak asal tidakmelebihi RM 300,000; atau

SPK.18/2009Para 18.1

- 128 -






Perkara Maklumat Yang Perlu Disemak Rujukan

i. Bagi kontrak perkhidmatan,nilai tambahantidak melebihi 20% daripada kontrak asaltertakluk kepada nilai maksimum RM50,000 dengan syarat jumlah tambahan inidan nilai kontrak asal tidak melebihi RM300,000.

8. Semak tempoh sah laku sebutharga:

a. Tempoh sah laku tawaran sebuthargahendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikhtutup sebutharga bergantung kepadakompleksiti sebutharga yang dilaksanakan.

b. Tempoh sah laku tawaran sebutharga tidakboleh dilanjutklan.

c. Sebutharga hendaklah dipelawa semula jikatempoh sah laku tawaran telah tamat.

9. Pastikan Kod objek lanjut bertepatan denganbekalan / perkhidmatan yang telah dibekalkan /disempurnakan

SPK.18/2009Para 4.4(a)

Struktur Kod AkaunDalam Sistem

Perakaunan KerajaanNegeri Sabah

- 129 -







B. Perolehan Kerja

1. Takrif Sebutharga bagi kerja

a) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yangtidak mengubah struktur asal dan tidak mempunyaiJadual Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilaimelebihi RM 20,000 hingga RM 150,000 hendaklahdipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan kelas Fyang berdaftar dengan PUKONSA di bawah kepaladan sub kepala yang berkaitan dan LembagaPembangunan Industri Pembinaan Malaysia(LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yangberkenaan.

b) Perolehan kerja yang bernilai melebihi RM 150,000hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangansekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatankelas E yang berdaftar dengan PUKONSA di bawahkepala dan sub kepala yang berkaitan dan(LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yangberkenaan.

c) Semua Perolehan kerja elektrik yang bernilaimelebihi RM 20,000 hingga RM 250,000 hendaklahdipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatanyang berdaftar dengan PUKONSA di bawah kelaselektrik yang berkaitan dan (LPIPM/CIDB) dalamgred dan kategori yang berkenaan.

SPK.18/2009Para 3.2.a

SPK.18/2009Para 3.2.b

SPK.18/2009Para 3.2.c

- 130 -







2. Pastikan Surat Tawaran / Inden Kerja / PesananKerajaan (PK) dikeluarkan sebelum perolehan /kerja dilaksanakan.

3. Pastikan dokumen kontrak / surat setuju terima(hanya boleh digunapakai untuk tujuanpembayaran dalam tempoh 4 bulan dari tarikhsurat setuju terima dikeluarkan) disertakan dankerja telah disempurnakan.

4. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukantahun semasa pastikan borang JBN.40 disertakandan memenuhi syarat berikut:-

a) Bekalan / perkhidmatan telah dibekalkan /disempurnakan dalam tahun kewanganberkenaan.

b) Peruntukan dalam tahun kewanganberkenaan dan tahun semasa adalahmencukupi.

c) Sekiranya baki peruntukan di Jabatandalam tahun kewangan terdahulu tidakmencukupi, Surat Kelulusan KementerianKewangan hendaklah dikepilkan.


a) Nama dan alamat syarikat kontraktor.

b) Inden Kerja/ Pesanan Kerajaan diperakui olehJabatan dan syarikat kontraktor.

- SPK.2/1995, Para 9.2- Surat Kementerian Kewangan KEW(S)400-0/29/( )Bertarikh 9 Ogos 2010

AP 58(a)

- 131 -







Bagi perolehan kerja di mana kontrak formaltidak sesuai, memadai Pesanan Kerajaan atauinden kerja dikeluarkan. Walaubagaimanapun, dokumen sebuthargahendaklah disertakan bersama PesananKerajaan atau inden kerja supaya kontraktorjelas mengenai obligasinya.

c) Nama dan nombor akaun bank penerimadisertakan.

d) Butiran kerja yang lengkap menunjukkankuantiti / ukuran serta kadar bagi kerja yangtelah dilakukan.

e) Pastikan keputusan sebutharga disertakan dantelah dipelawa di kalangan kontraktor didaerah/daerah terdekat bagi projek berkenaan.

f) Pastikan Surat Setuju Terima disertakan.

g) Agensi hendaklah mengadakan satu kontrakformal bagi perolehan bekalan / perkhidmatanbermasa atau perolehan kerja, yang manaberkenaan, untuk ditandatangani selaras AP176(c).

AP 176(c)

- 132 -







h) Pastikan Bon Pelaksanaan dikemukakan.

Bon Pelaksanaan hendaklah dikenakan bagiperolehan berkala dan kerja yang bernilaimelebihi RM 50,000 mengikut peraturanberkuatkuasa. Bagi perolehan bernilai sehinggaRM 50,000 Bon Pelaksanaan adalahdikecualikan.Peratus (%) bon pelaksanaan:a) Kerja – 5%

Sekiranya kontraktor tidak mengemukakan BonPelaksanaan bagi kontrak kerja, kaedah WangJaminan Pelaksanaan (WJP) hendaklah digunapakai sepertimana ditetapkan dalam peraturanmengenai tatacara pengurusan tender yangberkuatkuasa.

i) Sila semak sama ada bayaran dibuat secarabayaran Interim/kemajuan bagi kontrak.

Kontraktor yang melaksanakan kontrak kerjasecara sebutharga boleh diberi bayaraninterim/kemajuan sehingga kerja-kerja siapdilaksanakan.

j) Sila semak harga kontrak dan tempoh kontrakdengan jumlah bayaran dan tarikh perakuanbayaran sama ada terdapat Perubahan Kerjaatau Perlanjutan Masa untuk Kontrak Kerja.

SPK.18/2009Para 14.1

AP.200(A)

SPK.18/2009Para 16

- 133 -







Sesuatu perubahan daripada kontrak kerjabermaksud sebarang penyimpangan daripadaperjanjian kontrak berkaitan dengan pelan,spesifikasi dan /atau Senarai Kuantiti sama adadipinda, ditambah atau dikurangkan.

Setiap perubahan daripada kontrak kerjahendaklah memenuhi kriteria berikut:

a) Tempoh kontrak masih berjalan semasaArahan Perubahan Kerja dikeluarkan,kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak;

b) Perubahan tidak menukar sebahagianskop kerja asal;

c) Bagi kerja gantian, perubahan adalah didalam skop asal dan kerja asal yangditentukan dalam skop kontrak asalhendaklah dapat dikenalpasti dalamkerja-kerja gantian tersebut.

AP 202

- 134 -







Perubahan kerja dibenarkan sekiranya perlutertakluk kepada syarat-syarat berikut:

a) Peruntukan mencukupi;

b) Kelulusan Jawatankuasa Sebuthargadiperolehi terlebih dahulu sebelumperubahan kerja dilaksanakan. Seorangdaripada ahli Jawatankuasa Sebuthargahendaklah terdiri daripada PegawaiTeknikal; dan

c) Jumlah perubahan kerja terkumpul yangdicadangkan tidak melebihi 20%daripada nilai kontrak atau tidakmelebihi RM 50,000 mengikut manayang terendah. Cadangan perubahankerja terkumpul melebihi 20% daripadanilai kontrak atau RM 50,000 hendaklahdirujuk untuk kelulusan KementerianKewangan terlebih dahulu.

SPK.18/2009Para 19

- 135 -







k) Pastikan salinan sijil-sijil insurans dan KadPendaftaran dengan PERKESO dikepilkan.

Kontraktor hendaklah atas nama bersamaKerajaan dan Kontraktor mengambil insuransKerja (sekiranya dinyatakan di dalam butir-butirRingkasan Sebutharga) bagi tempohpelaksanaan kerja. Kontraktor hendaklah jugamengemukakan No. Kad Pendaftaran denganPERKESO.

l) Pastikan Perakuan Siap Kerja disertakansekiranya bayaran adalah bayaran akhir.

Pegawai Inden hendaklah mengeluarkanPerakuan Siap Kerja sebaik sahaja kerjadisiapkan dengan sempurna dan memuaskan.Tarikh siap kerja ini bermulanya TempohTanggungan Kecacatan.

6. Sila pastikan kerja-kerja yang boleh dilakukan olehjabatan yang bukan teknikal.Sila rujuk senarai kerja dalam Lampiran 'A'.

7. Pastikan kod objek bertepatan dengan kerja-kerjayang dilakukan.

SPK.18/2009Lampiran A2 Para 2


Surat Ketetapan rujukanBIL.CMD.JKM.200-2/6/

(231) bertarih 16 Oktober 1998

DANAP.182



- 136 -

PEMBAYARAN PENDAHULUAN BAGI SEBUTHARGA

- 137 -

Mula

Bekalan




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak

Perkhidmatan Kerja

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Akauntan/PB






TAJUK KECIL : PENDAHULUAN - SEBUTHARGA



BIL DOKUMEN

RM 100 ribu – 250 ribu


1 Baucar Bayaran Am JBN.38 √ √

2 Surat Setuju Terima √ √

3 Jaminan Bank/Insurans bagi Bayaran Pendahuluan √ √

4 Jaminan Bank/Insurans bagi Bon Pelaksanaan Kontrak √ √

5Jaminan Insurans dari Progressive Insurance Bhd (PIB)a) Tanggungan Awamb) Pampasan Pekerja / Daftar PERKESO

√

6 Sijil Interim √ √

7 Perkiraan jumlah kelayakan pendahuluan √ √

8Surat Pengecualian dari Kementerian Kewangan bagi pembelianPolisi Insurans selain PIB (jika berkenaan)

√ √

9 Pengesahan Akaun Bank (Lampiran A/Penyata Akaun) √ √

- 138 -



TAJUK KECIL : BAYARAN PENDAHULUAN BAGI SEBUTHARGA




1 Pendahuluan i. Semak sama ada terdapat permohonan daripada

kontraktor untuk bayaran pendahuluan.

ii. Sekiranya ada, pastikan had nilai pendahuluanadalah dipatuhi:-

a) Kerja-Kerja• Bayaran Pendahuluan boleh diberi sehingga

15% daripada nilai kerja pembinaan(builder's work) atau maksimum RM 37,500mengikut mana yang lebih rendah;

b) Bekalan / Perkhidmatan• Bagi pembuat atau pembekal tempatan,

bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga15% daripada nilai kontrak atau maksimumRM 37,500 mengikut mana yang lebihrendah;

• Bagi Pembekal perkhidmatan, bayaranpendahuluan boleh diberi sehingga 15%daripada nilai kontrak atau maksimum RM37,500 mengikut mana yang lebih rendah.

ix. Bagi mendapatkan kemudahan bayaranpendahuluan tersebut, syarat-syarat berikuthendaklah dipatuhi:-

a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihiRM 100,000 hingga RM 250,000;

SPK.18/2009Para 15.2

SPK.18/2009Para 15.1

SPK.18/2009Para 15.3

- 139 -







a) Inden Kerja / Pesanan Kerajaan telahditandatangani dan dikeluarkan;

b) Polisi-polisi Insurans seperti yang dinyatakandalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan;dan

c) Jaminan bagi bayaran pendahuluan telahdikemukakan yang mana nilainya sama denganbayaran pendahuluan;

d) Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon padaperingkat awal kontrak dan tidak melebihi satu(1) bulan dari tarikh Inden Kerja / PesananKerajaan.

e) Bayaran tidak dibenarkan bagi perolehanbekalan/perkhidmatan/ kerja jika tempohpenghantaran/ pekhidmatan/ siap kerja tidakmelebihi tiga (3) bulan.

i. Pastikan bayaran balik dibuat seperti berikut:-

a) Kerja-Kerja

• Dibuat melalui potongan ke atas bayarankemajuan mengikut peringkat kerja yangtelah disempurnakan.

• Potongan bayaran pendahuluan hendaklahdiselesaikan selewat-lewatnya semasaprojek siap pada tahap 75%.


SPK.18/2009Para 17

- 140 -







b) Bekalan / Perkhidmatan

• Dibuat melalui potongan ke atas bayarankemajuan mengikut peringkat bekalan /perkhidmatan yang telah disempurnakan.

• Potongan bayaran pendahuluan hendaklahdiselesaikan pada tahap 75% bekalan atauperkhidmatan disempurnakan.

v. Pastikan Surat Setuju Terima ditandatangani.

vi. Pastikan Bon Pelaksanaan (Jaminan Bank / JaminanInsurans) diperoleh.

vii. Pastikan polisi-polisi insurans berkaitan diperolehi.

viii. Pastikan surat pengesahan akaun bank disertakan.

ix. Nyatakan no. kontrak dan perihal bayaran padaBaucar Bayaran.

x. Pastikan semua bayaran pendahuluan hendaklahdicajkan terus kepada vot projek berkenaan.

SPK.18/2009Para 15.3(d)

- 141 -

BAYARAN JKKK / JKDB / BADAN-BADAN BERKANUN

- 142 -

Mula




Lengkap / Teratur





Ya

Tidak

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak Akauntan/PB

Penyemak Pertama[ W 17 ]

Penyemak Pertama[ W 17]

Penyemak Kedua[ W 27 ]



TAJUK : PEMBAYARAN KEPADA JKKK/JKDB/BADAN-BADAN BERKANUN

TAJUK KECIL : BAYARAN JKKK/JKDB/BADAN-BADAN BERKANUN



BIL DOKUMEN

1 Baucar Bayaran Am JBN.38 √

2 Salinan Waran Peruntukan √

3 Perintah Kerja Am / Pesanan Kerajaan √

4 Pengesahan Akaun Bank (Lampiran C/Penyata Akaun) √

- 143 -







1 Bayaran JKKK/JKDB/ Badan-Badan Berkanun

Pastikan tuntutan atas nama JKKK/JKDB/ Badan-BadanBerkanun




2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangansekiranya permohonan dikemukakan selepas 31 Meidan bagi perbelanjaan yang dilaksanakan sebelumtahun lalu.

3. Pastikan salinan waran peruntukan dikepilkan

3.1 Rujukan waran peruntukan dicatat dalam baucarbayaran

3.2 Tandatangan, nama dan jawatan Pegawai yangmembuat pengesahan dinyatakan

3.3 Kerja yang diLaksanakan (Tajuk Kerja) tersenaraidalam waran peruntukan

3.4 Vot perbelanjaan selaras dengan baucar bayaran

4. Perintah Kerja Am/Pesanan Kerajaan dikepilkan

1. Nama stesen

2. Tajuk kerja dicatatkan selaras dengan waranperuntukan

3. Vot perbelanjaan (kepala dan pecahan kepala)dicatat

4. Butir-butir kerja yang dilaksanakan dicatatkan.

AP 58(a)

PBNS 1/2013

- 144 -







5. Pengesahan kerja dilaksanakan secara gotong-royong dinyatakan

6. Tempoh penyiapan kerja dicatatkan

7. Tarikh Perintah Kerja Am/Pesanan Kerajaandikeluarkan dicatatkan.

8. Tandatangan dan nama pegawai yangmenandatangani PKA / PK dinyatakan.

9. Tarikh tuntutan, jumlah dituntut, cop JKKK/JKDBdan Badan Berkanun diletakkan.

5. Surat perlanjutan tempoh penyiapan kerja dikepilkansekiranya tempoh penyiapan kerja melebihi tempohyang ditetapkan dan permohonan diluluskan.

6. Surat Kelulusan permohonan perlanjutan tempohdari Jabatan / Kementerian / Pejabat Daerah

7. Semua salinan dokumen disalin dan disahkandaripada Dokumen Asal. Salinan hendaklah tidakdisalin daripada salinan yang juga telah disahkanatau salinan yang diterima melalui faksimilie.

8. Nama dan jawatan pegawai yang membuatpengesahan dinyatakan.

9. Pengesahan nama dan Akaun Bank PenerimaLampiran C atau surat dari pihak JKK/JKDB/Badan-Badan Berkanun

10. Baucar bayaran AM JBN 38

- 145 -

PEMBAYARAN PEMBERIAN (GERAN)

- 146 -

Mula

Bayaran Projek




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak

Bayaran kepada Majlis

Pemberian Am

Buat surat teguran


Hantar kepada PBN untuk ditandatangani


Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

PBN

Penyemak Pertama[W27/ W32 ]





TAJUK : PEMBAYARAN PEMBERIAN GERAN

RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN BALIK PROJEK MUKA SURAT : 1/3


BIL DOKUMEN

1 Surat Tuntutan √

2 Penyata Akaun √

3 Nota Bidai/ Minit/ Memo/ Kelulusan Menteri/SUT √

4 Surat Kelulusan dari Kementerian Kewangan √

5 Kontrak Perjanjian lengkap √

6 Lampiran A / Surat pengesahan Akaun Bank √

7 Baucar Bayaran JBN 38 (Pin. 1/2014) √

- 147 -




RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN GERAN BAGI PROJEK MUKA SURAT : 2/3



1. Bayaran Projek Pastikan kenyataan tuntutan dan dokumen sokongan disertakan.

A. Surat Tuntutan daripada Badan/Berkanun.

B. Salinan Penyata Akaun

C. Salinan Sijil Penilaian

D. Nota Bidai*/ Minit/ Memo/ Kelulusan Menteri/SUT.

1. * Pemberian dibayar terus oleh Pemegang /Pengawal AsalPeruntukan.

2. Kelulusan mengikut yang berkenaan.

3. Kementerian/ Jabatan perlu membubuh cop Nama danJawatan bagi setiap tandatangan yang diturunkan.

E. Surat kelulusan dari Kementerian Kewangan.

Jika berkenaan

F. Kontrak Perjanjian

1. Perjanjian ditandatangani oleh kontraktor dan BadanBerkanun.

2. Jumlah kontrak sama seperti dalam surat Tawaran.

- 148 -




RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN GERAN BAGI PROJEK MUKA SURAT : 3/3



1. Bayaran Projek F. Jaminan Bank/Insuran bagi Bon Perlaksanaan.

Semua pihak yang berkenaan telah melengkapkan ruanganmasing-masing.

G. a. Jaminan Insuran dari Progressive Insurance Bhddikemukakan bagi:-

i. Tanggungan Awam

ii. Pampasan Pekerja

b. Daftar PERKESO

Sekiranya Polisi Insuran bagi Pampasan Pekerja tidak adadikemukakan.

H. Pengesahan Nama dan Akaun Bank Penerima

Lampiran C atau surat dari pihak berkenaan.

I. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.1/2014)

- 149 -


- 150 -

Mula

Bayaran Geran Bagi Projek




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak


Pemberian Am

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

PBN







RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN KEPADA MAJLIS MUKA SURAT : 1/3


BIL DOKUMEN

1 Surat Tuntutan √

2 Laporan Kemajuan Fizikal √

3 Nota Bidai*/ Minit/memo/keluusan Menteri/SUT √

4 Surat Kelulusan Kementerian Kewangan √

5 Salinan Perintah Kerja Am/ Pesanan Kerajaan (JBN 53) √

6 Salinan Pesanan Pembelian/Pesanan Kerajaan (JBN 53) √

7 Invois √

8 Lampiran A/ Surat Pengesahan Akaun Bank √

9 Baucar Bayaran JBN 38 (Pin.1/2014) √

- 151 -







Projek (Bayaran Pertama)- Bayaranbelum dibayar Oleh Pihak kuasa Tempatan


A. Surat Tuntutan daripada pihak penuntut yang berkenaan.

B. Laporan Kemajuan Fizikal.

C. Kontrak Perjanjian.

1. Perjanjian ditandatangani oleh kontraktor dan majlis.

2. Jumlah kontrak sama seperti dalam surat Tawaran.

3. Jaminan Bank/ Insuran bagi Bon Perlaksanaan.

Semua pihak yang berkenaan telah melengkapkan ruanganmasing-masing.

4. a. Jaminan Insuran dari Progressive Insurance Bhd bagi:-

i. Tanggungan Awam

ii. Pampasan Pekerja

b. Daftar PERKESO

(Sekiranya Polisi Insuran bagi Pampasan Pekerja tidak adadikemukakan).

- 152 -







D. Nota Bidai */ Minit/ Memo/ Kelulusan Menteri/ SUT ( Dimana berkenaan)

Kementerian/ Jabatan perlu membubuh copNama dan Jawatan bagi setiap tandatangan yangditurunkan.

E. Pengesahan Nama dan Akaun Bank Penerima

Lampiran A atau surat rasmi dari Majlis

F. Baucar Bayaran JBNS.38 (Pin.1/2014)

- 153 -


- 154 -

Mula

Bayaran Balik Projek




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak


Pemberian Am

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

PBN







RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN KEPADA MAJLIS DAERAH MUKA SURAT : 1/2


BIL DOKUMEN

1 Surat Tuntutan /

2 Laporan Kemajuan Fizikal /

3 Nota Bidai*/ Minit/memo/kelulusan Menteri/SUT /

4 Surat Kelulusan Kementerian Kewangan /

5 Salinan Perintah Kerja Am/ Pesanan Kerajaan (JBN 53) /

6 Salinan Pesanan Pembelian/Pesanan Kerajaan (JBN 53) /

7 Invois /

8 Lampiran C / Surat Pengesahan Akaun Bank /

9 Baucar Bayaran JBN 38 (Pin. 1/2014) /

- 155 -




RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN KEPADA MAJLIS DAERAH MUKA SURAT : 2/2



b. Pemberian Projek


A. Surat Tuntutan daripada penuntut yang berkenaan.

B. Laporan Kemajuan Fizikal.

C. Nota Bidai*/ Minit/ Memo/ Kelulusan Menteri

a. Dimana berkenaan.

b. Kementerian/ Jabatan perlu membubuh cop Nama danJawatan bagi setiap tandatangan yang diturunkan.

D. Surat Kelulusan dari Kementerian kewangan.

Dimana berkenaan. E. Salinan Perintah Kerja Am/ Pesanan Kerajaan (JBN53) .

Kerja -kerja telah disahkan siap padatuntutan dikemukakan.

F. Salinan Pesanan Pembelian/Pesanan Kerajaan (JBN 53) dan Invois Tuntutan

Bagi perbekalan barang-barang telah diserahkan dan telah diterima.

G. Pengesahan Nama dan Akaun Bank Penerima


H. Baucar Bayaran JBNS.38 (Pin .1/2014)

- 156 -


- 157 -

Mula





Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak


Pemberian Am

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

PBN







RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN PEMBERIAN AM MUKA SURAT : 1/2


BIL DOKUMEN

1 Nota Bidai*/ Minit/Memo/Kelulusan Menteri /

2 Surat Tuntutan/permohonan dari pihak yang memohon pemberian /

3 Surat Pemberitahuan kepada penerima dari Jabatan/Kementerian yang memberi geran

/

4 Penyata Pengiraan jumlah dipohon dengan nama, tandatangan dan jawatan penyediadan pegawai yang mengesahkan penyata/KertasKerja

/

5 Pengesahan Nama dan Akaunm Bank Penerima /


- 158 -







A. Bayaran kepada Badan-badan Berkanun/sekolah Bantuan Kerajaan dan sebagainya

Pastikan kenyataan tuntutan dan dokumen sokongandisertakan.

1. Nota Bidai*/ Minit/ Memo/ Kelulusan Menteri a. Dimana berkenaan.

b. Kementerian/ Jabatan perlu membubuh cop Nama dan Jawatan bagi setiap tandatangan yang diturunkan.

2. Surat tuntutan dari pihak yang memohon pemberian.

Sekiranya berkenaan.

3. Surat Pemberitahuan kepada penerima dariJabatan/Kementerian yang memberi geran ( Sekiranyaberkenaan)

4. Penyata Pengiraan jumlah dipohon dengan nama,tandatangan dan jawatan penyedia dan pegawai yangmengesahkan penyata/Kertas Kerja (Sekiranyaberkenaan)

5. Pengesahan Nama dan Akaun Bank Penerima


6. Baucar Bayaran JBNS.38 (Pin .1/2014)

- 159 -


- 160 -

Mula





Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak


Pemberian Am

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

PBN









BIL DOKUMEN

1 Surat Permohonan /

2 Nota Bidai*/ Minit/ Memo/ Kelulusan Menteri /

3 Dokumen Sebutharga- Pembukaan- Keputusan- Sebutharga Berjaya

/

4 Pesanan Pembelian/Pesanan Kerajaan (JBN 53) /

5 Invois /

6 Baucar Bayaran /

7 Surat pemberitahuan /

8 Lampiran A/ Surat Pengesahan Akaun Bank /


- 161 -







b. ii) Bayaran kepada Persatuan/Koperasi (Pemberian terus kepada Pembekal)


A. Surat Permohonan.

Daripada Penerima bekalan.

B. Nota Bidai*. Minit/ Memo/ Kelulusan Menteri.

1. Dimana berkenaan.

2. Kementerian/ Jabatan perlu membubuh cop Nama dan Jawatan bagi setiap tandatangan yang diturunkan.

C. Dokumen sebutharga

Jika perolehan diperingkat sebutharga kemukakan

1. Jadual Pembukaan sebutharga

2. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa sebutharga 3. Tawaran dari Pembekal.

D. Pesanan Pembelian/ Pesanan Kerajaan (JBN 53).

E. Invois / Tuntutan Pembekal.

- 162 -







F. Salinan Surat Pemberitahuan kepada penerima.

1. Tiap-tiap muka lembaran salinan perlu disahkan sebagaisalinan yang betul.

2. Salinan disahkan benar.

3. Nama dan jawatan pegawai menandatangani pengesahandinyatakan.

G. Pengesahan Nama dan Akaun Bank Penerima

Lampiran A atau surat rasmi dari Persatuan/Koperasi H. Baucar Bayaran JBNS.38 (Pin .1/2014) Rujuk BAB A.1 bagi semakan baucar bayara

- 163 -

PEMBAYARAN PEMBERIAN / EKUITI

- 164 -

Mula

Ekuiti




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak

Pinjaman

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / TeraturYa

Tidak

PBN



Staff Seksyen Akaun Utama (W27)

Serah kepada Seksyen akaun Utama untuk disemak dan direkod

Turunkan tandatangan ringkas dan serahkan kembali ke Seksyen Penyemakan Baucar





TAJUK : PEMBAYARAN PEMBERIAN ASET ( EKUITI )

RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN SUNTIKAN EKUITI MUKA SURAT : 1/2


BIL DOKUMEN

1 Peruntukan mencukupi /

2 Form 24 /

3 Minit Mesyuarat /

4 Bod Resolution /

5 Lampiran A/ Surat Pengesahan Akaun Bank /

6 Baucar Bayaran JBN 38(Pin. 1/2014) /

- 165 -



TAJUK : PEMBAYARAN PEMBERIAN ASET

RUJUKAN DOKUMEN : BAYARAN SUNTIKAN EKUITI MUKA SURAT : 2/2



Bayaran Equiti Pastikan kenyataan tuntutan dan dokumen sokongan disertakan.

A. Pastikan peruntukan tersedia

1. Syarikat Kerajaan

a) Form 24 dilengkapkan dengan tandatangan namaPengarah dan Setiausaha. Rujuk Borang Application of share Form 24.

2. Badan-badan Berkanun

a) BOD resolution.

b) Minit Mesyuarat untuk memberikuasa kepada Pengarah untuk memohon 'share' .

B. Surat-surat / dokumen

Yang berkenaan.

C. Baucar perlu dikemukakan ke unit Akaun Utama untuk rekod. D. Pengesahan Nama dan Akaun Bank Penerima

Lampiran A atau surat rasmi dari Penerima

E. Baucar Bayaran JBNS.38 (Pin .1/2014)

- 166 -



TAJUK : PENGELUARAN PINJAMAN ( LXX )

RUJUKAN DOKUMEN : PENGELUARAN PINJAMAN KEPADA AGENSI KERAJAAN

MUKA SURAT : 1/3


BIL DOKUMEN

1 Peruntukan mencukupi /

2 Baucar Jurnal /

3 Surat Perjanjian /

4 Minit/surat menyurat /

5 Surat Arahan Kementerian Kewangan /

6 Lampiran A/ Surat /

7 Baucar Bayaran /

- 167 -





MUKA SURAT : 2/3



Bayaran PinjamanAgensi Kerajaan


A. Peruntukan Tahunan semasa mencukupi.

B. Baucar Jurnal dikemukakan

1. Debit SXX atau L XX Kredit K 99

C. Surat Surat Perjanjian dikemukakan dalam salinan dua salinan (Perjanjian asal dan salinan)

1. Kedua-dua belah pihak telah menandatangani

2. Jadual bayaran balik pinjaman disertakan (Jadual Ketiga) 3. Setem hasil dikemukakan

D. Minit – minit / surat-menyurat dikemukakan

E. Surat Arahan dari Kementerian Kewangan

- 168 -





MUKA SURAT : 3/3



F. Baucar perlu dikemukakan ke unit Akaun Utama untuk rekod. G. Pengesahan Nama dan Akaun Bank Penerima

Lampiran A atau surat rasmi dari Penerima

H. Baucar Bayaran JBNS.38 (Pin .1/2014)

- 169 -

TUNTUTAN ELAUN KERJA LEBIH MASA

- 170 -








Pastikan AP 100 (a) di patuhi

Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA




Pastikan terdapat borang tuntutan kerja lebih masa, surat arahan, salinan kehadiran dikepilkan.


PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN ELAUN KERJA LEBIH MASARUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 1KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:

Bil Dokumen (Dalam Negeri)

1. Surat Kelulusan daripada Ketua Jabatan.

2. Surat Kelulusan daripada Bahagian Saraan dan Pencen, Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri.

*sekiranya tuntutan kerja lebih masa melebihi 1/3 gaji pokok pegawai.

3. Borang PPNS. 3/1985 ( Pindaan – 2 )

4. Baucar Bayaran JBN. 38 (Pin. 1/2014)

5. Lampiran A untuk tujuan pengesahan Akaun Bank

- 171 -




1 TUNTUTAN ELAUNKERJA LEBIH

MASA

Pastikan Kenyataan Tuntutan Elaun Lebih Masa dan dokumen sokongan disertakan

1. Pastikan butir-butir maklumat pegawai adalahlengkap seperti berikut :-

2. Nama dan no.Kad pengenalan hendaklahdicatitkan.

2.1 Gred/Kategori/Kumpulan & Jawatan

• Semak gred jawatan untuk memastikan kadar kelayakan pegawai

3. Semak samaada kenyataan tuntutan pegawaiadalah lengkap – catitkan dengan jelas tarikh,waktu, hari bekerja.

4. Semak Dokumen Surat Kebenaran/ Arahandaripada Ketua Jabatan adalah lengkap sebagaidokumen sokongan.

Kerja Lebih Masa

- Apabila seseorang kakitangan yang layakmenerima Elaun Lebihmasa yang mengikutiWaktu Bekerja Pejabat, dikehendaki bekerja lebihdaripada masa yang ditetapkan untuk WaktuBekerja Pejabat atau pada hari cuti am, makaElaun Lebihmasa hendaklah dibayar bagi masatambahan yang terlibat.

PPNS.3/1985

- 172 -




1 TUNTUTANELAUN KERJALEBIH MASA

- Semua tuntutan bayaran Elaun Lebihmasahendaklah menggunakan Borang PPNS. 3/1985yang boleh dipesan daripada Pencetak KerajaanSabah. Elaun Lebihmasa tidak akan dibayar jikaborang itu tidak diisi dengan lengkap dansempurna.

- Elaun Lebihmasa dalam sebulan bagi seseorangkakitangan itu tidak melebihi 1/3 daripada gajibersih bulanannya. Peraturan seperti yangditetapkan oleh PANS.7(2), Bahagian G hendaklahdipatuhi dengan sepenuhnya.

Tuntutan Kerja lebih Masa melebihi 1/3 gaji pokok

Jika tuntutan Elaun Lebihmasa melebihi 1/3daripada gaji bersih bulanan kakitangan itu,Surat Kelulusan daripada Bahagian Saraan &Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri(JPAN) adalah diperlukan

- Bayaran Elaun Lebihmasa bagi tempoh kerjalebihmasa yang kurang daripada dua (2) jam terusmenerus tidak akan diberi kecuali seperti yangdibenarkan menurut Lampiran "G" 1, Perintah AmNegeri Sabah, Bahagian G.

PPNS.3/1985

- 173 -




1 TUNTUTANELAUN KERJALEBIH MASA

Definisi Kerja Pagi dan Kerja MalamKerja Lebih Masa Pagi:6.00pagi – 10.00malamKerja Lebih Masa Malam:10.00malam - 6.00pagi

*Pekerja Gaji Hari:Kerja Lebih Masa Pagi:7.30pagi – 7.30malamKerja Lebih Masa Malam:7.30malam – 7.30pagi

Gandaan Bayaran

1 1/8 1 1/4 1 1/2 1 3/4 2

Isnin-Jumaat(hari bekerja)

P M

Sabtu & AhadP M

Cuti Umum(Isnin-Sabtu)

P M

*Cuti Umum(Ahad)

P M

P- Kerja Lebih Masa PagiM- Kerja Lebih Masa Malam

*Nota:

Sekiranya Cuti Umum jatuh pada hari Ahad, GandaanBayaran yang digunakan adalah mengikut Hari RehatMingguan manakala Gandaan Bayaran pada hariberikutnya adalah dengan menggunakan kadar HariKelepasan Am.

- 174 -




1 TUNTUTAN ELAUNKERJA LEBIH MASA

Walau bagaimanapun, sekiranya hariberikutnya tersebut juga merupakan CutiUmum maka Gandaan Bayaran menggunakankadar Kelepasan Am akan dikenakan pada hariselepas Cuti Umum.

Kiraan Kadar Sejam Kerja Lebih Masa Pegawai:

Gandaan 1 1/8:

Gaji Pokok x 12 x 9 = 0.0053913 20032 Gandaan 1 ¼:

Gaji Pokok x 12 x 5 = 0.0059904 10016

Gandaan 1 ½:

Gaji Pokok x 12 x 3 = 0.007188 5008

Gandaan 1 ¾:

Gaji Pokok x 12 x 7 = 0.0083865 10016

Gandaan 2:

Gaji Pokok x 12 x 2 = 0.0095846 2504

- 175 -


PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK: TUNTUTAN ELAUN KERJA LEBIH MASARUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 6KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 TAJUK:TUNTUTAN

ELAUN KERJALEBIH MASA

8. Semak sama ada kod objek yangdipertanggungkan di atas baucar bayaranadalah menggunakan objek lanjut di bawahobjek sebagai 14000 (Elaun Lebih Masa)

Penggunaan Struktur KodAkaun dalam SistemPerakaunan Kerajaan

Negeri Sabah

- 176 -

TUNTUTAN ELAUN TANGGUNGAN

- 177 -


Semak Tujuan Perbelanjaan DalamPerihal Bayaran Pada Baucar

Pastikan terdapat Surat Kelulusan daripada Bahagian Biasiswa dan Latihan, Jabatan Perkhidmatan Awam Negeri.







Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA






TAJUK: TUNTUTAN ELAUN TANGGUNGANRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 3KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:

Bil Dokumen (Dalam Negeri)1. Surat Kelulusan daripada Bahagian Biasiswa dan Latihan, Jabatan

Perkhidmatan Awam Negeri.

2. Borang PP.15-Permohonan Bayaran Elaun Tanggungan. (sekiranya tuntutan di buat atas nama ahli keluarga yang layak)


6. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.Kew. 270B)

- 178 -


PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN ELAUN TANGGUNGANRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 1KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 TUNTUTANELAUN

TANGGUNGAN

Pastikan Kenyataan Tuntutan Elaun Tanggungandan dokumen sokongan disertakan

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukantahun semasa pastikan Borang JBN.40disertakan & memenuhi syarat berikut:

a) tuntutan hendaklah disempurnakan dalamtahun kewangan berkenaan

b) baki peruntukan dalam tahun kewangandan semasa adalah mencukupi

2. Surat kelulusan khas dari KementerianKewangan sekiranya permohonandikemukakan selepas 31 Mei dan bagiperbelanjaan yang dilaksanakan sebelumtahun lalu.


3.1 Nama dan no. Kad pengenalan hendaklahdicatitkan


• Semak gred jawatan untukmemastikan kadar kelayakan pegawai

ArahanPerbendaharaan 58(a)

PBNS 1/2013

PPNS Bil. 5/2013

- 179 -


PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN ELAUN TANGGUNGAN RUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 2KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 TUNTUTANELAUN

TANGGUNGAN

Takrif Gred : Gred Gaji dibawah Sistem SaraanMalaysia mengikut Pekeliling Perkhidmatan bil 4Tahun 2002. Pegawai yang memilih tidak menerimaSistem Saraan Malaysia boleh terus mengemukakantuntutan elaun, kemudahan dan bayaran dibawahpekeliling ini berdasarkan Gred/Kategori masing-masing dibawah Sistem Saraan Baru (SBB).

4. Semak sama ada kenyataan tuntutan pegawaiadalah lengkap.

5. Surat Kelulusan daripada Bahagian Biasiswa danLatihan, Jabatan Perkhidmatan Awam Negerihendaklah dikepilkan dalam baucar bayaranpertama dan nyatakan rujukan kelulusan bagibayaran seterusnya.

Butir-butir yang terdapat pada surat kelulusan:

- Nombor dan tarikh kelulusan.

- Nama pegawai.

- Tempoh dan tempat pengajian.

6. Jika bayaran bukan dilakukan atas namapenuntut, bayaran juga boleh dilakukan atasnama ahli keluarga yang layak, menggunakanborang PP.15-Permohonan Bayaran ElaunTanggungan.

- 180 -

TUNTUTAN ELAUN LEMBAGA TAWARAN

- 181 -



Pastikan terdapat Sijil Kehadiran (Lampiran B)







Mula


Tidak

YA


YATurunkan Tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak kedua dalam ruangan 'Diluluskan Oleh'

Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA





PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN ELAUN LEMBAGA TAWARANRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 1KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:

Bil Dokumen (Dalam Negeri)1. Sijil Kehadiran ( Lampiran B ). 2. Lampiran A untuk tujuan pengesahan Akaun Bank 3. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.Kew. 270B)

- 182 -




1 TUNTUTANELAUN

LEMBAGATAWARAN

Pastikan Kenyataan Tuntutan Elaun LembagaTawaran dan dokumen sokongan disertakan

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukantahun semasa pastikan Borang JBN.40disertakan & memenuhi syarat berikut:

• tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahun kewangan berkenaan

• baki peruntukan dalam tahun kewangan dansemasa adalah mencukupi

2. Surat kelulusan khas dari KementerianKewangan sekiranya permohonan dikemukakanselepas 31 Mei dan bagi perbelanjaan yangdilaksanakan tahun sebelumnya.




• Semak gred jawatan untuk memastikankadar kelayakan pegawai

ArahanPerbendaharaan

58(a)

PBNS 1/2013

- 183 -




1 TUNTUTANELAUN

LEMBAGATAWARAN

Takrif Gred : Gred Gaji dibawah Sistem Saraan Malaysiamengikut Pekeliling Perkhidmatan bil 4 Tahun 2002.Pegawai yang memilih tidak menerima Sistem SaraanMalaysia boleh terus mengemukakan tuntutan elaun,kemudahan dan bayaran dibawah pekeliling iniberdasarkan Gred/Kategori masing-masing dibawahSistem Saraan Baru (SBB)

4. Semak samaada kenyataan tuntutan pegawaiadalah lengkap

Kenyataan yang perlu disemak pada Sijil Kehadiran(Lampiran B):

- Lampiran B asal.

- Nama dan stesen.

- Bulan.

- Nama pegawai yang menghadiri.

- Nama dan tarikh mesyuarat.

- Tandatangan Pengerusi/Setiausaha.

- Cop Lembaga Tawaran dan tarikh.

5. Sediakan Lampiran A untuk pengesahan No. Akaun Bank

- 184 -

TUNTUTAN KHAS JAWATANKUASA PERUMAHAN

- 185 -



Pastikan maklumat pegawai sama dalam sijil kehadiran


Turunkan Tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak pertama sekiranya lengkapDan teratur


Mula



YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


Buat surat teguran

PenyemakPertama(W17/N22/N26

PenyemakPertama(W17/N22/N26/

Penyemak KeduaAkauntan /PB/W32/W27

Pastikan Vot Perbelanjaan yang digunakan adalah sesuai.




TAJUK : TUNTUTAN KHAS JAWATANKUASA PERUMAHAN



BIL DOKUMEN TUNTUTAN KHAS JAWATANKUASA PERUMAHAN


2 Sijil Kehadiran Mesyuarat

3 Borang pengesahan Akaun Bank (Lampiran A/Penyata Akaun)

- 186 -



TAJUK : TUNTUTAN KHAS JAWATANKUASA PERUMAHAN




1. Tuntutan KhasJawatan Kuasa

PerumahanPastikan Kenyataan Elaun Khas Jawatankuasa Perumahan dandokumen sokongan disertakan

1. Semak bulan dan tahun Kewangan, jika bukan tahun semasapastikan borang JBN.40 telah lengkap dan salinan buku votyang disahkan benar disertakan & memenuhi syarat berikut:-

a) tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunKewangan berkenaan.

b) baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasaadalah mencukupi

2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangan sekiranyapermohonan dikemukakan selepas 31 Mei dan bagiperbelanjaan yang dilaksanakan sebelum tahun lalu.

3. Pastikan butir-butir maklumat pegawai dalam Sijil Kehadiran Mesyuarat adalah lengkap seperti Berikut:-

3.1 Bulan dan tahun tuntutan.

3.2 Nama pegawai.

3.3 Tarikh mesyuarat.

3.4 Tandatangan dan nama Pengerusi/Setiausaha.

PPNS. 1/1993 danJPAN.C.115/55 (A)/184 bertarikh 27/09/1996.

Arahan Perbendaharaan

58 (a)

PBNS.1/2013

- 187 -



TAJUK : TUNTUTAN JAWATANKUASA PERUMAHAN




2.0. Semak samada kod objek yang dipertanggungkan diatasbaucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut dibawah objeksebagai

Tuntutan Jawatankuasa Perumahan 15114

- 188 -

TUNTUTAN ELAUN KILOMETER

- 189 -



Pastikan Pegawai yang menggunakan kenderaannya sendiri bagi menjalankan tugas rasminya




Mula


Pastikan AP 100 (b) di patuhi



YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertama(W17/N22/W22




Buat surat teguran



TAJUK : TUNTUTAN ELAUN KILOMETER



BIL DOKUMEN TUNTUTAN ELAUN KILOMETER


2 Borang JBN.03 (Online) PPNS.Bil 9/2015

3 Surat Arahan Bertugas/ Mesyuarat/ Berkursus ( Yang Berkaitan )


- 190 -







1. Tuntutan ElaunKilometer

Pastikan Kenyataan Elaun Hitung Kilometer dan dokumensokongan disertakan

1. Semak bulan dan tahun Kewangan, jika bukan tahunsemasa pastikan borang JBN.40 telah lengkap dan salinanbuku vot yang disahkan benar disertakan & memenuhi syaratberikut:-



2. Semak sekiranya semua tuntutan hendaklah dikemukakantidak lewat dari 10hb pada bulan berikutnya selepas tugasdilaksanakan sekiranya tidak minta penjelasan mengapa AP100 (a) tidak dipatuhi


4. Pastikan butir-butir maklumat pegawai dalam borang JBN.03 online adalah lengkap seperti Berikut:-

4.1 Nama dan No. Kad Pengenalan, Jenis Kenderaan No.Pendaftaran Kenderaan, Sukatan Silinder, No dan Tarikhkelulusan JKM ( Jika Berkenaan)

4.2 Jawatan dan Gaji Pokok, tarikh perjalanan dan Butir-Butir perjalanan dan tugas.

4.3 Bacaan KM (Bertolak dan balik )


58 (a)

PBNS.1/2011

PBNS.1/2013

PPNS.9/2015

- 191 -







Takrif Gred :

Gred Gaji dibawah Sistem Saraan Malaysia mengikut PekelilingPerkhidmatan Malaysia Bil. 4 Tahun 2002. Pegawai yang memilihtidak menerima Sistem Saraan Malaysia boleh terusmengemukakan tuntutan elaun, kemudahan dan bayarandibawah pekeliling ini berdasarkan Gred/Kategori masing-masingdibawah Sistem Saraan Baru (SSB) / Kumpulan gaji masing-masing

Takrif Pegawai :

Semua kategori pegawai yang sedang berkhidmat dalampercubaan, pegawai sementara, pegawai dalam pertukaransementara atau pinjaman dan pegawai kontrak

Takrif Elaun Perjalanan Kenderaan :

Seseorang Pegawai yang menggunakan kenderaannya sendiri bagimenjalankan tugas rasminya dalam negeri layak menuntut elaunperjalanan kenderaan mengikut kadar yang ditetapkan melaluipekeliling perkhidmatan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri darisemasa ke semasa.

PPNS Bil. 5/2013Lampiran “A”

Peraturan-PeraturanPegawai Awam

Negeri Sabah 2008

- 192 -







5. Pastikan Kelas, Lingkungan Gaji, Sukatan SilinderKenderaan(ss).

Kelas Lingkungan gaji Sukatan SelinderKenderaan (ss)

A Tidak kurang dari RM2,625.45 sebulan

1400 s.s dan keatas

B Tidak kurang dari RM2,333.00 sebulan

1000 s.s dan keatas

C Tidak Kurang dari RM1,820.75 sebulan

Di bawah 1000 s.s

D Kurang dari RM1,820.75 sebulan Tidak kurang 175 s.s

E Kurang dari RM1,820.75 sebulan Dibawah 175 s.s

6. Kadar per km mengikut kelas kenderaan dan jarak

Jarak Perjalananbertugas rasmi bagi tiap-

tiap satu bulan

Kelas(Sen/km)

A B C D E

500 kilometer pertama 70 60 50 45 40

501 - 1,000 kilometer 65 55 45 40 35

1,001 – 1,700 kilometer 55 50 40 35 30

1,701 kilometer dan seterusnya 50 45 35 30 25

7. Tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan secara onlinedigunakan di jabatan masing-masing.

PPNS Bil .5/2013

PPNS Bil .5/2013

PPNS Bil. 9/2015

- 193 -







13. Semak samada kod objek yang dipertanggungkan diatasbaucar bayaran adalah menggunakan objek lanjutdibawah objek sebagai 21000

Tuntutan Elaun Kilometer 21104

- 194 -

TUNTUTAN TUGAS MEMANDU

- 195 -



Pastikan ada arahan menjalankan tugas memandu daripada Ketua jabatan





Mula

Lengkap / Teratur

Tidak

YA

Lengkap / TeraturYA



Teguran sesuai/Berkaitan / tepat Tidak

YA

Tidak



PenyemakPertama(W17/N22/W22/



Buat surat teguran



TAJUK : TUNTUTAN TUGAS MEMANDU



BIL DOKUMEN TUNTUTAN TUGAS MEMANDU


2 Surat Arahan Ketua Jabatan

3 Lampiran Pengiraan Jumlah Tuntutan


- 196 -







1. Tuntutan TugasMemandu

Pastikan Kenyataan Tuntutan Tugas Memandu dan dokumensokongan disertakan


a) tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunKewangan berkenaan



3. Pastikan butir-butir maklumat pegawai dalam surat arahan Ketua Jabatan adalah lengkap seperti Berikut:-

3.1 Nama pegawai yang diarah, tempoh kebenaran diberi,Tempoh penguasaan tidak kurang daripada 4 jam sehari.

3.2 Tarikh dan jumlah jam bertugas dan lampiranpengiraan jumlah dituntut.

Semak tempoh dan tarikh bermula dan berakhir tugas memandu.


58 (a)

PBNS.1/2013

- 197 -







13. Semak samada kod objek yang dipertanggungkan diatasbaucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut dibawah objeksebagai

Tuntutan Tugas Memandu 21104

- 198 -

TUNTUTAN BAYARAN PENSYARAH/PENCERAMAH

- 199 -



Pastikan terdapat borang tuntutan, surat perlantikan sebagai penceramah & surat kelulusan dari ketua jabatan dikepilkan.







Mula


Tidak

YA



Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA





PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN BAYARAN PENSYARAH/PENCERAMAHRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 8KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:

Bil Dokumen1. Borang Tuntutan 2. Surat Perlantikan 3. Surat Kelulusan daripada Ketua jabatan 4. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.1/2014) 5. Lampiran A untuk tujuan pengesahan Akaun Bank

- 200 -


PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN BAYARAN PENSYARAH / PENCERAMAHRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 1KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 TuntutanBayaran

Penceramah

Pastikan Kenyataan Tuntutan Bayaran Penceramah danSurat Jemputan Menjadi Penceramah sebagai dokumensokongan disertakan.

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahunsemasa pastikan Borang JBN. 40 disertakan &memenuhi syarat berikut:

a) tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunkewangan berkenaan

b) baki peruntukan dalam tahun kewangan semasaadalah mencukupi

2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangansekiranya permohonan dikemukakan selepas 31 Meidan bagi perbelanjaan yang dilaksanakan sebelumtahun lalu.

3. Tuntutan hendaklah dibuat mengikut borang tuntutanelaun menceramah.

4. Pastikan butir-butir maklumat pegawai adalah lengkapseperti berikut:-

a) Nama dicatatkan

b) Nama Jawatan yang disandang dicatatkan

• Semak jawatan yang disandang untukmenentukan samada tugas hakiki pegawaiadalah memberi syarahan/ ceramah ataumenjadi fasilitator.


58(a)

PBNS 1/2013

- 201 -



TAJUK: TUNTUTAN BAYARAN PENSYARAH PENCERAMAHRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 2KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 Tuntutan BayaranPenceramah

Sekiranya jawatan yang disandang adalahsama, maka pegawai adalah tidak layakmenuntut apa-apa bayaran penceramah.

c) Gred Jawatan dicatatkan

• Semak gred jawatan untuk memastikan kadarkelayakan pegawai.

Takrif Gred :

Gred Gaji dibawah Sistem Saraan Malaysia mengikutPekeliling Perkhidmatan bil 4 Tahun 2002. Pegawai yangmemilih tidak menerima Sistem Saraan Malaysia bolehterus mengemukakan tuntutan elaun, kemudahan danbayaran dibawah pekeliling ini berdasarkanGred/Kategori masing-masing dibawah Sistem SaraanBaru (SBB)

d) Taraf jawatan dicatatkan

- Semak taraf jawatan untuk menentukan kadar bayaran Penceramah.

e) Gaji Bulanan dan elaun memangku (jika ada) dicatatkan

• Semak gaji pokok pegawai untukmenentukan had maksimum elaunpenceramah yang layak dituntut olehpegawai dalam sebulan iaitu setengahdaripada gaji pegawai.

PPNS Bil. 5/2013

PPNS Bil. 3/2013

- 202 -


PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN BAYARAN PENSYARAH PENCERAMAHRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 3KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:



• Sekiranya pegawai memangku mana-manajawatan, maka pegawai hendaklah mengisi dibahagian elaun memangku untuk menentukankadar bayaran penceramah dalam sebulan.

f) Butiran permohonan-

– Tarikh kursus / ceramah

Pastikan tarikh kursus/ ceramah sama dengan disurat jemputan/ panggilan daripada pihakpenganjur

– Tempoh Dalam Jam

Semak tempoh dalam jam untuk menentukankadar yang layak dituntut oleh penceramah

– Jumlah tuntutan dicatatkan

Semak jumlah tuntutan berdasarkan kadarkelayakan dengan tempoh dalam jam.

– Jumlah besar

Semak samada jumlah besar tuntutan bulananmelebihi daripada gaji pokok termasuk elaunmemangku untuk menentukan jumlah tuntutanpegawai tidak melebihi ½ daripada

gaji bulanan pegawai.

PPNS Bil. 3/2013

- 203 -



TAJUK: TUNTUTAN BAYARAN PENSYARAH PENCERAMAHRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 4KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:



Takrif Bayaran Penceramah

Bermaksud semua pegawai kerajaan (tetap/ kontrak/sementara/ sambilan dan sangkut yang memberikansyarahan/ ceramah secara sambilan bagi sesuatu kursusatau majlis rasmi yang dianjurkan oleh Kementerian/Jabatan dalam atau luar waktu pejabat adalah layakdibayar saguhati.

5. Semak Kenyataan Tuntutan Bayaran Penceramah.

5.1 Semak penyata tuntutan pegawai adalahlengkap dengan Surat Jemputan/ SuratPanggilan atau Surat Arahan daripada KetuaJabatan atau penganjur.

Takrif Pegawai yang memberi syarahan/ ceramah atau

fasilitator yang mendapat kelulusan ketuajabatan

Memberi syarahan/ ceramah atau menjadifasilitator bukan merupakan sebahagiandaripada tugas pegawai.

- 204 -





Kadar Bayaran Saguhati mengikut KumpulanPerkhidmatan bagi Pensyarah/ penceramah Sambilandan Fasilitator Sambilan.

Semak bayaran berdasarkan jadual dibawah:

Kumpulan Perkhidmatan

Kadar Bayaran SaguhatiHad Maksimum Sebulan

Pensyarah/Penceramah

Sambilan

FasilitatorSambilan

Kumpulam Pengurusan Tertinggi

RM 300.00 RM100.00

Tidak melebihi ½daripada gaji

bulanan pegawai

Kumpulan Pengurusan &Profesional Gred 53 & 54

RM 200.00 RM100.00

Kumpulan Pengurusan &Profesional Gred 45 – 52

RM 150.00 RM 90.00

Kumpulan Pengurusan &Profesional Gred 41 - 44

RM 120.00 RM 80.00

Kumpulan Pelaksana

RM 80.00 RM 60.00

5.2 Semak penyata tuntutan kewangan suratjemputan ceramah atau surat panggilan samaada pegawai ini sebagai penceramah atauurusetia, maka pegawai tidak layak menuntutbayaran penceramah.

Urusetia yang memberi syarahan/ ceramah atau

fasilitator dalam program yang di anjurkan

PPNS Bil. 3/2013

- 205 -





6. Perakuan

Semak sama ada kenyataan tuntutan di ruanganPengakuan diisi dengan lengkap.

6.1 Tarikh, tandatangan dan nama pegawaimemohon hendaklah dilengkapkan.

7. Bahagian II – A) Ulasan ketua jabatan Semak samaada kenyataan tuntutan di ruangan Tarikh,tandatangan ketua jabatan, nama jawatan dan copjabatan diisi dengan lengkap.

8. Bahagian B) Pengesahan Ketua JabatanSemak sama ada kenyataan tuntutan di ruanganTarikh, tandatangan ketua jabatan, nama jawatandan cop jabatan diisi dengan lengkap.

9. Bahagian III- Keputusan permohonan Semak samaada kenyataan tuntutan di ruangan Diluluskan/tidak diluluskan (potong mana yang tidakberkenaan) tarikh, tandatangan ketua jabatan,nama jawatan dan cop jabatan diisi denganlengkap.

10. Bagi pembayaran penceramah daripada agensibukan kerajaan, maka bayaran penceramahhendaklah diuruskan menggunakan PesananKerajaan/ JBN. 53

11. Semak sama ada kod objek yang dipertanggungkandi atas baucar bayaran adalah menggunakan objeklanjut di bawah objek sebagai 29107

PPNS Bil. 3/2013

PenggunaanStruktur KodAkaun dalam

SistemPerakaunan

Kerajaan NegeriSabah

- 206 -

TUNTUTAN ELAUN TENAGA PENGAJAR MENGENDALI TUGAS-TUGAS PENILAIAN KURSUS INDUKSI KHUSUS

- 207 -



Pastikan terdapat surat perlantikan dikepilkan







Mula


Tidak

YA



Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA






TAJUK: ELAUN TENAGA PENGAJAR MENGENDALI TUGAS-TUGAS PENILAIAN KURSUS INDUKSI KHUSUSRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 1KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:

Bil Dokumen (Dalam Negeri)1. Surat Perlantikan 2. Borang tuntutan 3. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.Kew. 270B) 4. Lampiran A untuk tujuan pengesahan Akaun Bank

- 208 -





1 ELAUN TENAGAPENGAJAR

MENGENDALITUGAS-TUGAS

PENILAIANKURSUSINDUKSIKHUSUS

Pastikan Kenyataan Tuntutan Elaun TenagaPengajar Mengendali Tugas-Tugas Penilaian KursusInduksi Khusus dan dokumen sokongan disertakan

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukantahun semasa pastikan Borang JBN.40 disertakan &memenuhi syarat berikut:

a) tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahun kewangan

b) baki peruntukan dalam tahun kewangandan semasa adalah mencukupi

2. Surat kelulusan khas dari KementerianKewangan sekiranya permohonan dikemukakanselepas 31 Mei dan bagi perbelanjaan yangdilaksanakan sebelum tahun lalu.

3. Pastikan butir-butir maklumat pegawai adalah lengkap seperti berikut :-

3.1 Nama dan no. Kad pengenalan hendaklah dicatitkan

3.2 Gred / Kategori/ Kumpulan & Jawatan

Semak gred jawatan untuk memastikan kadar kelayakan pegawai

Arahan Perbendaharaan58(a)

PBNS 1/2013

- 209 -







PENILAIANKURSUS INDUKSI

KHUSUS

Takrif Gred : Gred Gaji dibawah Sistem SaraanMalaysia mengikut Pekeliling Perkhidmatan bil 4Tahun 2002. Pegawai yang memilih tidak menerimaSistem Saraan Malaysia boleh terus mengemukakantuntutan elaun, kemudahan dan bayaran dibawahpekeliling ini berdasarkan Gred/Kategori masing-masing dibawah Sistem Saraan Baru (SBB)

Kelayakan dan Syarat bagi pembayaran:

Seseorang pegawai yang dianggap oleh Ketua Jabatansebagai berkebolehan dan berkelayakan untukdilantik menjalankan mana-mana tugas seperti yangberikut layak dibayar elaun tersebut:

a) Penyedia Kertas Penilaian Kursus

b) Pemeriksa kertas jawapan penilaian kursus

c) Penemuduga penilaian melalui temuduga tunjukcara Kursus Modul Induksi Khusus

d) Ketua Pengawas

e) Pengawas.

PPNS 10/1993

- 210 -








KHUSUS

Kadar pembayaran:

a) Elaun Penyedia Kertas Penilaian Kursus Jenis Kertas Penilaian

Kadar:

RM60 untuk satu jenis Kertas Penilaian

Jenis Kertas Penilaian:

Kertas Penilaian untuk masa 3 jam dan keatas

Kadar:

RM50 untuk satu jenis Kertas Penilaian


Kertas Penilaian untuk masa kurang 3 jam

b) Elaun Pemeriksa Kertas Jawapan

Kadar:

RM3.50 untuk satu jenis kertas jawapan


Kertas Jawapan untuk masa 3 jam dan keatas

Kadar:

RM2.00 untuk satu jenis kertas jawapan


Kertas Jawapan untuk masa kurang 3 jam

PPNS 10/1993

- 211 -








KHUSUS

c) Elaun Penemuduga Penilaian melaluiTemuduga/Tunjukcara Kursus Modul InduksiKhusus

- RM1.00 bagi seorang peserta kursus.

d) Elaun Ketua Pengawas

- RM40.00 sehari

e) Elaun Pengawas

- RM5.00 sejam mengikut masa KertasPenilaian

Kelayakan Elaun Tenaga Pengajar:

Penceramah:

Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau yang Memiliki Ijazah

Kadar Bayaran sejam:

RM 50.00

Penceramah:

Kumpulan Sokongan atas Gred 5 dan Gred 6 atau yang memiliki Diploma


RM 40.00

PPNS 10/1993

PPNS 6/1992

- 212 -








KHUSUS

Penceramah:

Kumpulan Sokongan atas Gred 7, 8 dan 9


RM 25.00

- Surat perlantikan hendaklah disertakan bagimenyokong tuntutan. Antara butir-butir yangdisemak pada surat perlantikan ialah:

1. Butir-butir peribadi pegawai.

2. Aturcara kursus.

3. Jenis-jenis tugas.

- Borang tuntutan juga harus disertakan untuktuntutan ini. Antara butir-butir yang disemakialah:

1. Butir-butir peribadi pegawai.

2. Butir-butir kursus.

3. Jumlah tuntutan.

4. Tandatangan pegawai dan tarikh.

5. Pengesahan Ketua Jabatan.

i) Tandatangan, Cop Jabatan dan tarikh

PPNS 6/1992

- 213 -

TUNTUTAN ELAUN SAKU PELATIH SEKOLAH LATIHAN JABATAN

- 214 -



Pastikan terdapat surat tawaran daripada Ketua Jabatan dikepilkan


Semak Dokumen Sokongan YangDikepilkan





Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA





PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: ELAUN SAKU PELATIH SEKOLAH LATIHAN JABATANRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 3KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1. Surat Tawaran daripada Ketua Jabatan

2. Senarai Nama Penerima Elaun Pelatih.



- 215 -



TAJUK: ELAUN SAKU PELATIH SEKOLAH LATIHAN JABATANRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 1KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 ELAUN SAKUPELATIHSEKOLAHLATIHANJABATAN

Pastikan Kenyataan Tuntutan Elaun saku pelatihSekolah Latihan jabatan dan dokumen sokongandisertakan

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukantahun semasa pastikan Borang JBN.40 disertakan& memenuhi syarat berikut:

tuntutan hendaklah disempurnakan dalamtahun kewangan berkenaan

baki peruntukan dalam tahun kewangan dansemasa adalah mencukupi





• Semak gred jawatan untuk memastikankadar kelayakan pegawai


58(a)

PBNS 1/2013

- 216 -



TAJUK: ELAUN SAKU PELATIH SEKOLAH LATIHAN JABATANRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 2KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 ELAUN SAKUPELATIHSEKOLAHLATIHANJABATAN


4. Semak sama ada kenyataan tuntutan pegawaiadalah lengkap

Surat Tawaran daripada Ketua Jabatan.

- Nama dan nombor kad pengenalan pelatih.

- Rujukan dan tarikh Surat Tawaran kursus.

- Jumlah elaun yang dibayar.

Senarai Nama Penerima Elaun Pelatih.

- Nama dan nombor kad pengenalan pelatih.

- Bulan tuntutan.

- Jumlah elaun dibayar.

- Nama Bank dan No Akaun Bank

- 217 -

WANG PANJAR PEMBAYARAN WANG PANJAR/IMPREST

- 218 -









Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA




Pastikan terdapat surat pelantikan dikepilkan

PROSEDUR KERJA


TAJUK : WANG PANJAR

TAJUK KECIL : PEMBAYARAN WANG PANJAR/IMPREST



BIL DOKUMEN

1. Baucar Bayaran AM JBN.38 (Pin.1/2014)

2. Borang T.F 020

- 219 -


TAJUK : WANG PANJAR

TAJUK KECIL : PEMBAYARAN WANG PANJAR/IMPREST




1 PembayaranWang Panjar/

Imprest

1. Pastikan kenyataan tuntutan bayaran wangPanjar/Imprest dan dokumen sokongan disertakan.

2. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukantahun semasa pastikan sijil AP58(a) disertakan &memenuhi syarat berikut :

a) Tuntutan hendaklah dibayar dalam tahunkewangan kelulusan AP58(a) diterima.

b) Baki peruntukan dalam tahun kewanganperbelanjaan dan baki peruntukan semasa adalahmencukupi.


4. Borang T.F 020.

• Nombor Imprest.• Nama dan alamat pemohon Imprest.• Tarikh dikeluarkan.• Tandatangan pegawai pengeluar Imprest.• Keperluan memohon Imprest.• Nama dan pemegang Imprest.• Amaun Imprest.• Tempoh memegang Imprest.

5. Baucar bayaran JBN.38 (Pin.1/2014)

Arahan Perbendaharaan58(a).

PBNS.1/2013[JBNS:NO.(A)100-4/345 Klt.7/(6) bth 22/01/2013]

- 220 -

BAYARAN PENDAHULUAN DIRI

- 221 -



Pastikan terdapat surat perlantikandikepilkan

Pastikan Vot Perbelanjaan Yangdigunakan adalah sesuai.






Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA





TAJUK : PENDAHULUAN DIRI

TAJUK KECIL : BAYARAN PENDAHULUAN DIRI



BIL DOKUMEN

1. Baucar Bayaran AM JBN.38 (Pin. 1/2014)

2. Borang Input Pendahuluan Diri ( JBN.25 )

3. Kelulusan Keluar Negeri ( Jika bertugas luar negeri )

- 222 -







1 BayaranPendahuluan

Diri

* Digunakan untuk anggaran Perbelanjaan di mana tujuannya telah dikenalpasti bila berlakunya sesuatu perbelanjaan yang tidak dapat dilakukan melalui Pesanan Pembelian atau Pesanan Kerja dan yang melibatkan pembayaran secara tunai sahaja.

1. Pastikan kenyataan tuntutan bayaran pendahuluan diri dandokumen sokongan disertakan.

2. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasapastikan sijil AP58(a) disertakan & memenuhi syarat berikut :

a) Tuntutan hendaklah dibayar dalam tahun kewangan kelulusanAP58(a) diterima.

b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan perbelanjaan dan bakiperuntukan semasa adalah mencukupi.

3. Surat kelulusan dari Kementerian Kewangan.

• Nama dan nombor Kad Pengenalan pegawai.• Jumlah dan tempoh pendahuluan.• Tujuan Pendahuluan diri diperlukan.

4. Borang Input Fail Induk Pendahuluan Diri (JBN.25 - Lampiran A).

• Dua salinan.• Nombor baucar jabatan.• Nama pekerja (peminjam).• Nombor pekerja (peminjam).• Nombor kad pengenalan/passport.• Kod Akaun Pendahuluan Diri.• Rujukan dan tarikh kelulusan.• Jenis Pendahuluan Diri.• Tempat perjalanan.• Amaun Pendahuluan.• Tempoh pendahuluan diri.• Bilangan ansuran.• Bulan dan tahun.• Amaun bayaran balik bulanan.• Bayaran balik pertama/terakhir.• Tandatangan dan cop ketua Jabatan/Kementerian.• Stesen

Arahan Perbendaharaan58(a).

- 223 -







1 Bayaran Pendahuluan Diri

5. Minit mesyuarat ( Jika berkenaan).

6. Kelulusan Keluar Negeri ( Sekiranya bertugas rasmi di luar negeri)

7. Baucar bayaran JBN.38 (Pin. 1/2014)

- 224 -

TUNTUTAN PEMBAYARAN BALIK LESEN MEMANDU

- 225 -




Pastikan Vot Perbelanjaan Yangdigunakan adalah sesuai.






Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA





TAJUK : TUNTUTAN PEMBAYARAN BALIK

TAJUK KECIL : LESEN MEMANDU



BIL DOKUMEN


2. Salinan asal Lesen Memandu


- 226 -


TAJUK : PEMBAYARAN BALIK





1 Tuntutan Bayaran Balik Lesen Memandu

1. Pastikan kenyataan tuntutan bayaran balik lesen memandudan dokumen sokongan disertakan.

2. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasapastikan sijil AP58(a) disertakan & memenuhi syarat berikut:

a) Tuntutan hendaklah dibayar dalam tahun kewangankelulusan AP58(a) diterima

b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan perbelanjaan dan baki peruntukan semasa adalah mencukupi.


4. Pastikan butir – butir maklumat pegawai adalah lengkapseperti berikut :

a) Nama dan no. kad pengenalan hendaklah dicatatkan.

b) Gred/kategori/kumpulan dan jawatan.

- Semak gred jawatan untuk memastikan kadarkelayakan pegawai.

(Takrif Gred) : Gred gaji dibawah sistem saraanMalaysia mengikut Pekeliling Perkhidmatan bil 4 tahun2002. Pegawai yang memilih tidak menerima SistemSaraan Malaysia boleh terus mengemukakan tuntutanelaun, kemudahan dan bayaran di bawah pekeliling iniberdasarkan Gred masing – masing di bawah SistemSaraan Baru (SSB).


58(a).

PBNS.1/2013[JBNS:NO.(A)100-

4/345 Klt.7/(6) bth22/01/2013]

- 227 -


TAJUK : PEMBAYARAN BALIK





1 Tuntutan Bayaran Balik Lesen Memandu

5. Salinan lesen memandu.

• Salinan diakui sah.

• Tempoh sah lesen. - Hanya dituntut selepas tamat tempoh lesen.

• Pengesahan penuntut.

• Pengesahan Jabatan.


Hanya dituntut olehpemandu kenderaan bermotor

- 228 -

TUNTUTAN PEMBAYARAN BALIK CUKAI JALAN

- 229 -










Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA






TAJUK KECIL : CUKAI JALAN



BIL DOKUMEN


2. Salinan Kad Pendaftaran Kenderaan (untuk Setiausaha Politik)

3. Salinan Pelekat Cukai Jalan

- 230 -







1 Tuntutan BayaranBalik Cukai Jalan

1. Pastikan kenyataan tuntutan bayaran balik cukai jalandan dokumen sokongan disertakan.

2. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahunsemasa pastikan sijil AP58(a) disertakan & memenuhisyarat berikut :

a) Tuntutan hendaklah dibayar dalam tahun kewangankelulusan AP58(a) diterima.

b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan perbelanjaan dan baki peruntukan semasa adalah mencukupi.

3. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangansekiranya permohonan dikemukakan selepas 31 Mei danbagi perbelanjaan yang dilaksanakan sebelum tahun lalu.

4. Pastikan butir – butir maklumat pegawai adalah lengkapseperti berikut :



- Semak gred jawatan untuk memastikan kadarkelayakan pegawai.

(Takrif Gred) : Gred gaji dibawah sistem saraan Malaysiamengikut Pekeliling Perkhidmatan bil 4 tahun 2002.Pegawai yang memilih tidak menerima Sistem SaraanMalaysia boleh terus mengemukakan tuntutan elaun,kemudahahn dan bayaran di bawah pekeliling iniberdasarkan Gred masing – masing di bawah SistemSaraan Baru (SSB).

5. Salinan kad pendaftaran kenderaan yang diakui sah.

• Untuk Setiausaha Politik sahaja.

Arahan Perbendaharaan 58(a).


- 231 -







1 TuntutanBayaran Balik

Cukai Jalan

6. Salinan pelekat cukai jalan kenderaan yang disahkan.

• Pengesahan oleh pemilik kenderaan bahawa kenderaanadalah milik rasmi beliau dan pembayaran dibuat dahuluoleh pemilik.

•• Jumlah dituntut seperti dalam salinan cukai yang

diperbaharui.


- 232 -

TUNTUTAN PEMBAYARAN BALIK TEMPAT LETAK KERETA

- 233 -









Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA






TAJUK KECIL : TEMPAT LETAK KERETA



BIL DOKUMEN


2. Resit – resit yang berkenaan

3. Borang Pengesahan Akaun Bank

4. Lampiran A

- 234 -







1. Tuntutan Bayaran Balik Tempat Letak Kereta


a) Pegawai perlu menggunakan Borang Tuntutan ElaunPerjalanan sekiranya pegawai mempunyai TuntutanPerjalanan dalam bulan tersebut.

b) Sekiranya tidak, pegawai hanya perlu mengemukakan BorangTuntutan Bayaran Tempat Letak Kenderaan.

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasa pastikan sijil AP58(a) disertakan & memenuhi syarat berikut :


b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan perbelanjaan danbaki peruntukan semasa adalah mencukupi.

2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangan sekiranya pemohonan dikemukakan selepas 31 Mei dan bagi perbelanjaan yang dilaksanakan sebelum tahun lalu.

3. Pastikan butir – butir maklumat pegawai adalah lengkap seperti berikut :



- Semak gred jawatan untuk memastikan kadar kelayakan pegawai.

(Takrif Gred) : Gred gaji dibawah sistem saraan Malaysiamengikut Pekeliling Perkhidmatan bil 4 tahun 2002. Pegawaiyang memilih tidak menerima Sistem Saraan Malaysia bolehterus mengemukakan tuntutan elaun, kemudahan danbayaran di bawah pekeliling ini berdasarkan Gred masing –masing di bawah Sistem Saraan Baru (SSB)


PBNS.1/2013[JBNS:NO.(A)100-4/345Klt.7/(6) bth 22/01/2013]

- 235 -







1. Tuntutan Bayaran Balik Tempat Letak Kereta.

4. Semak sama ada kenyataan tuntutan pegawai adalah lengkap (dicatitkan dengan jelas bulan dan amaun.)

Pegawai Yang Layak Menuntut Tuntutan Bayaran Balik Letak Kereta :

• Disahkan oleh ketua jabatan atau pegawai yang diberikuasa bahawa anggota perlu menggunakan kenderaankepunyaan sendiri untuk menjalankan tugas rasmi.

• Menyewa petak letak kereta yang terletak di persekitaranpejabat yang disewa secara bulanan.

• Bayaran balik letak kereta adalah berdasarkan resit.

• Had maksimum tuntutan berdasarkan kadar sebenar ataumaksimum RM90.00 sebulan mengikut mana yang lebihrendah.

5. Pengakuan

– Semak sama ada kenyataan tuntutan di ruangan Pengakuan diisi dengan lengkap. Tarikh dan tandatangan pegawai hendaklah dilengkapkan.

6. Pengesahan

– Semak sama ada kenyataan tuntutan di ruangan pengesahan berkaitan tarikh, tandatangan beserta cop jawatan pegawai diisi dengan lengkap.

7. Pastikan dokumen sokongan berikut dikepilkan : • Resit – resit berkaitan

Satu perakuan hendaklah dibuat (disahkan bahawaperbelanjaan ini adalah perbelanjaan rasmi kerajaan)

• Borang pengesahan akaun bank

• Lampiran A.

PPNS.6/93Para 3.1[Bil.JKM.C.501/15/4/128 bth 13/05/1993]

PPNS .5/2013 Para 7.3 [JPAN: 700-4/401/329 JLD.4(38) bth 19/08/2013]

- 236 -







1. Tuntutan Bayaran Balik Tempat Letak Kereta.

8. Semak sama ada kod objek yang dipertanggungjawabkan di atas baucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut di bawah objek sebagai 15102.

9. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.1/2014)

PenggunaanStruktur KodAkaun Dalam

Sistem PerakaunanKerajaan Negeri

Sabah.

- 237 -

PEMBAYARAN BALIK RESIT

- 238 -

Mula




Lengkap / Teratur




Ya

Tidak

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Pembantu Am Rendah [N11]

Akauntan/PB

Penyemak Pertama[W17/ N22/ N26/ W27/ W32 ]


TAJUK : PEMBAYARAN AM

TAJUK KECIL : TUNTUTAN PEMBAYARAN BALIK

RUJUKAN DOKUMEN : MUKA SURAT : 1/ 2


BIL DOKUMEN

1. Baucar Bayaran JBN. 38 (Pin.1/2014) √

2. Surat Tuntutan Daripada Penuntut √

3. Bill / Resit Asal √

4 Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran A) √

- 239 -



TAJUK KECIL : BILL / RESIT




1. TuntutanPembayaran

Balik

* Bagi perbelanjaan yang tidak dapat ditentukan melalui pesanan pembelian/Pesanan Kerja

Tuntutan pembayaran balik hendaklah disokong dengan Bil/ Resit

1. Bill / Resit

- Mempastikan Bill / Resit yang disertakan adalah salinan Asal

2 Pengesahan ke atas Bill / Resit

- Penuntut hendaklah memperakui ke atas Bill/Resitbahawa perbelanjaan yang dituntut adalah atas kegunaanrasmi kerajaan dan telah sebenarnya dilakukan dandibayar.

3. Pengesahan Pihak Jabatan

- Pihak Jabatan dikehendaki mengesahkan ke atas BaucarBayaran bahawa perbelanjaan adalah benar dan ataskegunaan rasmi kerajaan.

4. Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran A)

- Mempastikan Lampiran A diisi dan ditandatangani olehPenuntut.

5. Baucar Bayaran JBN. 38 (Pin.1/2014)

- Rujuk Bab A. 1 bagi semakan baucar bayaran

- 240 -

PEMBAYARAN BALIK PENDAHULUAN DIRI

- 241 -




Turunkan Tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak pertama.


Mula


YA

Lengkap / TeraturYA




Tidak

YA

Tidak


Buat surat teguranPenyemakPertama(W17/N22/N26/W27 /W32

Akauntan /PB





TAJUK KECIL : PEMBAYARAN BALIK PENDAHULUAN DIRI



BIL DOKUMEN


2. Borang JBN. 26 √

3. Borang JBN. 01 ( Jika Berkenaan ) √

4. Resit Asal (Jika Berkenaan) √

5. Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran DC) √

- 242 -



TAJUK KECIL : PEMBAYARAN BALIK PENDAHULUAN DIRI




1. PembayaranBalik

PendahuluanDiri

1. Penyata Perbelanjaan

- Mempastikan Resit/Bil perbelanjaan yang dikepilkanadalah salinan Asal

2. Borang Input Bayaran Balik Pendahuluan /diri (JBN. 26)

- Mempastikan Borang JBN. 26 diisikan dalam 2 keping

3. Penyata Tuntutan Elaun-Elaun (Borang JBN. 01(Pindaan)

- Borang JBN. 01 disertakan (jika berkenaan)

4. Resit Am Rasmi

- Resit bayaran balik pendahuluan diri yang Asal (Jikaberkenaan)

5. Penerima yang sah dan berhak

- Mempastikan penerima bayaran balik deposit adalah orang yang sah dan berhak.

6. Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran C)

- Mempastikan Lampiran A diisi dan ditandatangani olehpenuntut


- Rujuk Bab A. 1 bagi semakan baucar bayaran

- 243 -

BAYARAN BALIK DEPOSIT AM

- 244 -






Mula


YA

Lengkap / TeraturYA




Tidak

YA

Tidak


Buat surat teguranPenyemakPertama(W27/W32 )

Akauntan /PB





TAJUK KECIL : BAYARAN BALIK DEPOSIT AM PEMAJU



BIL DOKUMEN


2. Surat Tuntutan daripada Pemaju √

3. Borang JKR. Q.S. 40B (SABAH) √

4. Lejer Deposit √

5. Resit Am Rasmi ( Jika Berkenaan ) √

6. Borang Pengesahan Akaun Bank (Lampiran C) √

- 245 -



TAJUK KECIL : BAYARAN BALIK DEPOSIT AM PEMAJU




1. PembayaranBalik DepositAm Pemaju

1. Surat Tuntutan Daripada Pemaju

a) Surat tuntutan mengambil balik Deposit oleh pemajudengan mengesahkan bahawa tiada bayaran balik depositditerima sebelum ini dan kerja telah siap dilaksanakanmengikut syarat-syarat

b) Borang JKR Q.W.40B(SABAH) – Certificate Of Making GoodDefects and Final Completion

2. Resit Am Rasmi

- Mempastikan Resit Am Rasmi yang dikemukakan adalahsalinan Asal

3. Lejer Deposit

- Lejer Deposit yang berkenaan dikepilkan untuk rujukanlanjut

4. Penerima yang sah dan berhak

- Mempastikan penerima bayaran balik deposit adalah orang yang sah dan berhak.

5. Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran C)

- Mempastikan Lampiran C diisi / dicop dan ditandatangani oleh pemaju.


- Rujuk Bab A 1 bagi semakan Baucar Bayaran

- 246 -

PEMBELIAN KOMPUTER

- 247 -



Pastikan butir maklumat adalah lengkap di dalam Borang yang berkaitan

Pastikan Vot Perbelanjaan Yang digunakan adalah sesuai




Mula

Pastikan AP 103 di patuhi


YA

Lengkap / Teratur

YA



Teguran sesuai/Berkaitan / tepat Tidak

YA

Tidak






Buat surat teguran



TAJUK : PEMBELIAN KOMPUTER



BIL DOKUMEN PEMBELIAN MIKROKOMPUTER


2 Borang KEW. 1/90 ( Lampiran A )

3 Surat Perjanjian Pinjaman Pembelian Komputer ( Lampiran C)

4 Letter of Gurantee ( Appendix F)

5 Bil Pembekal yang Asal

6 Borang Input Fail Induk Bayaran Pendahuluan Diri Mikrokomputer (Lampiran D)


- 248 -







1. PembelianKomputer

Pastikan Kenyataan pembelian Komputer dan dokumen sokongandisertakan





3. Pastikan butir-butir maklumat adalah lengkap sepertiBerikut:-

3.1 Borang KEW. 1/90 (Lampiran A ( 3 salinan).

3.2 Butir-butir peribadi dan perkhidmatan pegawaipemohon.

3.3 Butir-butir komputer.

3.4 Nilai pinjaman.

3.5 Tempoh pembayaran balik.

3.6 Butir-butir hutang pegawai kepada Kerajaan (JikaBerkenaan)

3.7 Tandatangan pegawai pemohon.

3.8 Pengesahan Ketua Jabatan.

- Tandatangan, nama dan tarikh.

3.9 Kelulusan daripada Setiausaha Tetap KementerianKewangan.

3.10 Pengesahan Ketua Jabatan selepas permohonandiluluskan


58 (a)

PBNS.1/2013

- 249 -







4. Surat Perjanjian Pinjaman Pembelian Komputer (Lampiran C ( 2 salinan ).

4.1 Tarikh perjanjian. 4.2 Nama peminjam. 4.3 Jumlah dan tempoh pinjaman. 4.4 Butir-butir computer. 4.5 Lengkap dengan ‘Sistem Hasil’

5. Letter of Guarantee (Appendix F). ( Bagi Pegawai permohonan bertaraf kontrak, percubaan dan sementara )

5.1 Jumlah pinjaman. 5.2 Nama peminjam. 5.3 Jenis pinjaman. 5.4 Tarikh perjanjian.

5.5 Butir-butir saksi dan penjamin.

6. Bil Pembekal Yang Asal Pengesahan Peminjam bahawa komputer diterima dalam keadaan baik dan memuaskan.

7. Borang Input Fail Induk Bayaran Pendahuluan Diri pembelian Mikrokomputer – Borang JBN. 25 ( Lampiran D ).

7.1 Nombor baucar Jabatan. 7.2 Nama pekerja ( peminjam ). 7.3 Nombor pekerja ( peminjam ). 7.4 Nombor kad pengenalan/passport. 7.5 Kod Akaun Pendahulun Diri. 7.6 Rujukan dan tarikh kelulusan. 7.7 Amaun pendahuluan.

- 250 -







7.8 Bilangan ansuran. 7.9 Bulan dan tahun. 7.10 Amaun bayaran balik bulanan (RM). 7.11 Bayaran balik pertama/terakhir (RM). 7.12 Tandatangan Ketua Jabatan/Kementerian. 7.13 Cap Ketua Jabatan/Kementerian. 7.14 Stesen.

13. Semak samada kod objek yang dipertanggungkan diatasbaucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut dibawahobjek sebagai

Pembelian komputer 35201

- 251 -

PEMBELIAN PINJAMAN KENDERAAN

- 252 -



Pastikan butir maklumat adalah lengkap di dalam Borang yang berkaitan




Mula

Pastikan AP 103 di patuhi


YA

Lengkap / TeraturYA




Tidak

YA

Tidak







Buat surat teguran



TAJUK : PEMBELIAN PINJAMAN KENDERAAN





2 Surat Pengesahan dari Ketua Jabatan

3 Surat Kelulusan Pinjaman ( 5 salinan termasuk asal)

4 Surat Perjanjian ( 5 salinan )

5 Invois/Bil asal surat jual beli

6 Kad pendaftaran Asal (Di daftar atas nama peminjam/dicop Hak milik Kerajaan)

7 Polisi Insurans

8 Surat Jaminan ( 3 Salinan termasuk Asal dicop Duti Setem ) ( Jika penjamindiperlukan/surat jualbeli dengan syer/Individu )

9 Surat Penilaian kereta dari Jabatan Kerja Raya ( Sekiranya kereta terpakai)

10 Surat pembatalan Hak milik bagi pemilik terakhir ( Kenderaan terpakai/ mempunyaipinjaman Bank/Syarikat Kewangan


- 253 -







1. PembelianKenderaan

Pastikan Kenyataan pembelian Kenderaan dan dokumen sokongandisertakan



b) baki peruntukan dalam tahun kewangan dansemasa adalah mencukupi



3.1 SURAT PENGESAHAN DARI KETUA JABATAN

3.2 Surat Kelulusan Pinjaman ( 5 salinan termasuk yangasal)

3.3 Surat Perjanjian ( 5 salinan ). - Dicop Duti Setem.

3.4 Invois/bil asal surat jual beli.

3.5 Kad Pendaftaran Asal. 3 Salinan termasuk asal - Didaftar atas nama peminjam. - Dicop Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan.

3.6 Polisi Insurans.

3.7 Surat Jaminan (2 salinan- sekiranya penjamindiperlukan, Surat jual beli dengan syer/individu) - Dicop Duti Setem.


58 (a)

PBNS.1/2013

- 254 -







3.8 Surat Penilaian Kereta dari Jabatan Kerja Raya(sekiranya kereta terpakai)

3.9 Surat Pembatalan Hak Milik bagi pemilik terakhir (Bagikenderaan terpakai/ sekiranya pernah mempunyaipinjaman dengan bank/ Syarikat Kewangan.

3.10 Salinan dokumen disahkan.

3.11 Nama dan jawatan pegawai menandatanganipengesahan dinyatakan.

3.12 Pembayaran Ansuran Pertama hendaklahdijalankan pada bulan berikut invoisdikeluarkan.

- 255 -








Pembelian Kenderaan 34101

- 256 -

PERINTAH KERJA AM (TIDAK MEMERLUKAN SEBUTHARGA)

- 257 -

Mula


Lengkap / Teratur


Pastikan tuntutan adalah melibatkan perolehan kerja/perkhidmatan yang dibayar sekaligus


Ya

Tidak

Buat surat teguran



Tidak

Ya


Akauntan/PB


Penyemak Pertama[ W17 /N22/ N26 ]




TAJUK : PERINTAH KERJA AM / PESANAN / LANGGANAN

TAJUK KECIL : PERINTAH KERJA AM – TIDAK MEMERLUKAN SEBUTHARGA



BIL DOKUMEN

1 Baucar Bayaran JBN.38 (Pin. 1/2014)

2 Perintah Kerja Am / Pesanan Kerajaan (JBN 53)

- 258 -




TAJUK KECIL : PERINTAH KERJA AM ( TIDAK MEMERLUKAN SEBUTHARGA)




1. Perintah Kerja Am(Tidak Memerlukan Sebut Harga)

1. Perintah Kerja Am / Pesanan Kerajaan (JBN 53)

- Mempastikan Perintah Kerja Am / Pesanan Kerja (JBN 53)adalah salinan Asal

- Dikeluarkan oleh pegawai yang diberikuasa denganmembubuhkan tandatangan / nama dan Jawatannya.

- Butir-butir dan ukuran kerja yang dilaksanakan hendaklahdicatatkan dengan lengkap dan jelas seperti yangtersenarai dalam Waran Peruntukan.

- Tempoh kerja siap dan jumlah dalam perkataan mestidicatat.

- Jumlah hendaklah selaras dengan semua dokumen yangdisertakan.

- Setiap dokumen sokongan yang bukan salinan Asalhendaklah diakui salinan sah

- Mempastikan Pegawai yang mengesahkan PKA /PK (JBN53) bukan pegawai yang mengeluarkannya.

- Pegawai yang diberikuasa mengesahkan PKA/PK (JBN 53)dengan membubuhkan tandatangan / nama danjawatannya.



58 (a)

- 259 -

PERINTAH KERJA AM/PESANAN PEMBELIAN KELENGKAPAN PEJABAT

- 260 -

Mula




Lengkap / Teratur




Ya

Tidak

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak


Akauntan/PB

Penyemak Pertama[W17/ N22/ W22/ W27/ W32 ]




TAJUK KECIL : PEMBELIAN KELENGKAPAN PEJABAT



BIL DOKUMEN

1 Baucar Bayaran JBN. 38 (Pin. 1/2014)

2 Pesanan Kerajaan JBN 53

3 Borang JBN. 40 (Jika Berkenaan)

4 Surat Kelulusan Daripada Jabatan Cetak

5 Invois Asal

6 Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran C )

- 261 -








1. Pembayaran Pembelian Kelengkapan Pejabat

Pembelian alat tulis daripada pihak swasta dikehendakimemperolehi kebenaran secara tulis / hitam putih daripadaJabatan Cetak Kerajaan.

1. Surat Kelulusan Jabatan Cetak

- Mempastikan senarai barang dan bilangan barang yangdiluluskan ada dinyatakan.

2. Surat Tawaran

a. Surat Tawaran dikeluarkan kepada pembekal yang telahdilantik / dikenalpasti

3. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasa, pastikan borang JBN 40 disertakan dan memenuhi syarat berikut:-

a. Bekalan/perkhidmatan telah dibekalkan dandisempurnakan dalam tahun kewangan berkenaan.


4 Surat Kelulusan Khas dari Kementerian Kewangan sekiranyatuntutan dikemukakan selepas 31 Mei atau bagi perbelanjaanyang dilaksanakan sebelum tahun itu.

5. Mempastikan Pesanan Kerajaan JBN 53 yang dikepilkan adalahSalinan Asal dan diidi dengan lengkap dan tepat.

a. Pesanan Kerajaan JBN 53 ditandatangani oleh pegawaiyang diberikuasa. Jika terdapat pindaan pada PesananKerajaan, pegawai yang diberikuasa mengeluarkanPesanan Kerajaan sahaja yang boleh membuat pindaanserta tandatangan dan cop nama/jawatan pegawai padapindaan tersebut.

b. Jumlah besar ditulis dalam perkataan

AP. 295

- 262 -








c Pastikan tarikh Pesanan Kerajaan adalah lebih awal daritarikh Invois pembekal.

d. Pesanan Kerajaan diperakui oleh pembekal bahawabersetuju untuk membekal mengikut penetapan dansyarat yang berkaitan.

e. Perakuan mengenai kualiti diperakui oleh pembekalbahawa bekalan telah dibekalkan/disempurnakanmengikut penetapan dan syarat -syarat yang berkaitan.

f. Pesanan Kerajaan diperakui oleh Jabatan bahawa bekalantelah diterima/disempurnakan dengan memuaskan,mencukupi dan mengikut penetapan dan syarat-syaratcatatan bahawa bekalan dikeluarkan untuk terusdigunakan atau dibukukan dalam lejar folio hendaklahdibuat.

6. Pastikan nama dan alamat pembekal pada Pesanan Kerajaanadalah sama dengan yang di Invois.

7. Bil/Invois Pembekal Yang Asal

a. Bilangan dan jenis kelengkapan pejabat hendaklahdinyatakan.

b. Kuantiti dan harga seunit pada Pesanan Kerajaan adalahsama dengan yang di dalam Invois.

c. Kadar dan jumlah Bayaran diisi dengan kiraan yang tepat.

d. Tandatangan Pembekal dan Penerima

8. Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran C ) diisi oleh Pembekal dengan lengkap dan tepat

9. Baucar Bayaran JBN. 38 ( Pin. 1/2014)

- 263 -

PERINTAH KERJA AM/PESANAN/BAYARAN JAMUAN MAKAN

- 264 -

Mula




Lengkap / Teratur




Ya

Tidak

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak


Akauntan/PB

Penyemak Pertama[W17/ N22/ w22/ W27/ W32 ]




TAJUK KECIL : PEMBAYARAN JAMUAN MAKAN



BIL DOKUMEN

1 Baucar Bayaran JBN. 38 (Pin. 1/2014)

2 Surat Tawaran

3 Pesanan Kerajaan JBN. 53

4 Invois Asal

5 Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran A )

- 265 -




TAJUK KECIL : BAYARAN JAMUAN MAKAN




1. Pembayaran Jamuan Makan

1. Mempastikan tujuan / tarikh dan tempat majlis jamuanmakan dinyatakan dengan jelas

2. Surat Tawaran

- Mempastikan Surat Tawaran dikeluarkan kepadapembekal yang dilantik / dikenalpasti

3. Pesanan Kerajaan JBN. 53

a. Mempastikan Pesanan Kerajaan JBN. 53 diisi denganlengkap dan tepat.


c. Jumlah besar ditulis dalam perkataan

d. Pastikan tarikh Pesanan Kerajaan adalah lebih awal daritarikh Invois Pembekal.

e. Pesanan Kerajaan diperakui oleh pembekal bahawabersetuju untuk membekal mengikut penetapan dansyarat yang berkaitan

f Perakuan mengenai kualiti diperakui oleh pembekalbahawa bekalan telah dibekal/disempurnakan mengikutpenetapan dan syarat-syarat yang berkaitan.

g. Pesanan Kerajaan diperakui oleh Jabatan bahawa bekalantelah diterima/disempurnakan dengan memuaskan danmengikut penetapan dan syarat-syarat yang berkaitan.

- 266 -




TAJUK KECIL : BAYARAN JAMUAN MAKAN




1. Pembayaran Jamuan Makan

4. Bil / Invois

- Mempastikan Bil / Invois Pembekal adalah salinan Asal

- Jumlah ke atas Bil/Invois hendaklah selaras denganjumlah dalam Pesanan Kerajaan

- Tandatangan dan cop syarikat ada dibubuhkan ke atas Bil /Invois

- Bil / Invois ditandatangani oleh pihak Jabatan sebagaipenerima.

5. Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran C )

- Mempastikan Lampiran C diisi / dicop dan ditandatanganioleh Pembekal.


- 267 -

LANGGANAN SURATKHABAR / BUKU-BUKU

- 268 -

Mula




Lengkap / Teratur




Ya

Tidak

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak


Akauntan/PB

Penyemak Pertama[W17/ N22/ w22/ W27/ W32 ]



TAJUK : PEMBAYARAN ( PERINTAH KERJA AM / PESANAN / LANGGANAN )

TAJUK KECIL : LANGGANAN SURATKHABAR / BUKU-BUKU



Bil DOKUMEN

1 Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.1/2014) √

2 Pesanan Kerajaan JBN.53 atau Surat Perjanjian √

3 Borang JBN.40 ( Jika Berkenaan ) √

4 Surat Kelulusan Khas dari Kementerian Kewangan ( Jika Berkenaan )

√

5 Invois Asal √

6 Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran C ) √

- 269 -







1 Langganan Suratkhabar / Buku-Buku

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahunsemasa, pastikan borang JBN 40 disertakan danmemenuhi syarat berikut :-

a) Bekalan/perkhidmatan telah dibekalkan dandisempurnakan dalam tahun kewanganberkenaan

b) Peruntukan dalam tahun kewangan berkenaan dan tahun semasa adalah mencukupi

2. Surat Kelulusan Khas dari Kementerian Kewangansekiranya tuntutan dikemukakan selepas 31 Mei ataubagi perbelanjaan yang dilaksanakan sebelum tahun itu.

3. Mempastikan Pesanan Kerajaan JBN 53 atau Surat Perjanjian yang dikepilkan adalah Salinan Asal dan diisidengan lengkap dan tepat

a. Pesanan Kerajaan JBN 53 ditandatangani olehpegawai yang diberikuasa. Jika terdapat pindaanpada Pesanan Kerajaan, pegawai yangdiberikuasa mengeluarkan PesananKerajaan sahaja yang boleh membuat pindaanserta tandatangan dan cop nama / jawatanpegawai pada pindaan tersebut.

b. Jumlah besar ditulis dalam perkataan

c. Pastikan tarikh Pesanan Kerajaan adalah lebihawal dari tarikh Invois pembekal.

d. Pesanan Kerajaan diperakui oleh pembekalbahawa bersetuju untuk membekal mengikutpenetapan dan syarat yang berkaitan

e. Perakuan mengenai kualiti diperakui olehpembekal bahawa bekalan telah dibekalkan /disempurnakan mengikut penetapan dan syarat-syarat yang berkaitan

AP 58(a)

AP 147

- 270 -







Bil. Perkara Maklumat Yang Perlu Disemak Rujukan

f. Pesanan Kerajaan diperakui oleh Jabatan bahawabekalan telah diterima / disempurnakan denganmemuaskan, mencukupi dan mengikutpenetapan dan syarat-syarat Catatan bahawabekalan dikeluarkan untuk terus digunakan ataudibukukan dalam lejar folio hendaklah dibuat

4. Pastikan nama dan alamat pembekal pada PesananKerajaan adalah sama dengan yang di Invois

5. Bil / Invois Pembekal Yang Asal

a. Bilangan dan jenis Suratkhabar / Buku-Bukuhendaklah dinyatakan

b. Kuantiti dan harga seunit pada PesananKerajaan adalah sama dengan yang di dalamInvois

c. Kadar dan jumlah Bayaran diisi dengan kiraanyang tepat

d. Tandatangan Pembekal dan Penerima

6. Borang Pengesahan Akaun Bank ( Lampiran C ) diisi oleh Pembekal dengan lengkap dan tepat

7. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin. 1/2014)

- 271 -

TUNTUTAN BANTUAN BIL / UTILITI

- 272 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


PembantuAm Rendah N4/N1

PenyemakPertama W17

Akauntan/PBW32/W27

Lengkap / Teratur



TAJUK : BIL / UTILITI

TAJUK KECIL :



BIL DOKUMEN

1 Baucar Bayaran JBN. 38 (Pin. Kew. 270B)

2 Borang Pengesahan Akaun Bank

3 Bil Asal

- 273 -




TAJUK KECIL :




1. Bayaran Pukal (Telefon)

Pastikan kenyataan tuntutan bayaran pukal ( telefon ) dandokumen sokongan disertakan.

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasa pastikan Sijil AP 58(a) disertakan dan memenuhi syarat berikut:-

- Tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunkewangan berkenaan

- Baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasaadalah mencukupi

2. Sekiranya syarat AP58(a) tidak dipatuhi, pastikan suratKementerian Kewangan disertakan.

3. Pastikan butir-butir maklumat adalah lengkap seperti berikut:-

3.1 Laporan sistem bayaran pukal salinan asal yang akandikeluarkan oleh pihak Jabatan Komputer Negeri

a) Tarik laporan diterima dinyatakan

b) Kod Akaun adalah teratur untuk setiap pembayaran

c) Salinan laporan sistem bayaran pukal

- 274 -




TAJUK KECIL :




1. Bayaran Telefon / Elektrik

Pastikan kenyataan tuntutan bayaran pukal telefon / Elektrik dandokumen sokongan disertakan.



b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasaadalah mencukupi

2. Sekiranya syarat AP58(a) tidak dipatuhi, pastikan suratKementerian Kewangan disertakan.


3.1 Bil Asal

a) Nama pengguna

b) Tarikh bil

c) Nombor akaun

d) Nombor jangka ( bagi bil elektrik sahaja )

e) Tarikh bacaan meter

f) Tempoh pengunaan

g) Nombor telefon

h) Jumlah caj semasa

I) Resit bayaran bagi penggunaan peribadi ( bagi biltelefon sahaja )

- 275 -




TAJUK KECIL :




1. Bayaran Telefon / Elektrik

i) Stesen, Kod Bayaran dan Kod Jabatan

ii) Tarikh dan nombor resit

iii) Jumlah caj yang dibayar

iv) Tandatangan dan nama pegawai pengeluar resitdan cop rasmi jabatan.

v) Nombor telefon

vi) Bulan perbelanjaan

vii) Pengesahan oleh pengguna, tandatangan, namadan jawatan

3.2 Baucar bayaran JBN. 38. Rujuk nama pada baucar bayaran bagi semakan baucar.

- 276 -




TAJUK KECIL :




1. Bayaran Pukal Elektrik

Pastikan kenyataan tuntutan bayaran telefon / Elektrik dandokumen sokongan disertakan.

1. Semak bulan dan tahun Kewangan, jika bukan tahun semasa pastikan Sijil AP58(a) disertakan dan memenuhi syarat berikut:-


ii) Baki peruntukan dalam tahun kewangan dansemasa adalah mencukupi

2. Sekiranya syarat AP58(a) tidak dipatuhi, pastikan surat Kementerian Kewangan disertakan.


3.1 Laporan sistem bayaran pukal salinan asal yang asal

a) Kod akaun adalah tertentu untuk setiappembayaran

b) Salinan asal bayaran pukal – Laporan PembilanYang Dibayar dan Laporan Pembilan Yang tidakdibayar.

c) Pengesahan bahawa tidak ada pembayaran di buatsebelum ini

d) Cop bayaran cek pada baucar bayaran.

3.2 Baucar bayaran JBN. 38. Rujuk nama pada baucarbayaran bagi semakan baucar.

- 277 -

TUNTUTAN PERKHIDMATAN POS

- 278 -







Mula


YA

Lengkap / Tidak Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak



PenyemakPertama W17

Akauntan/PBW32/W27

Lengkap / Teratur


Pastikan terdapat Invois dan Consignment Note bagi menyokong pembayaran




TAJUK : PERKHIDMATAN POS

TAJUK KECIL :



BIL DOKUMEN

1 Baucar Bayaran Am JBN. 38

2 Borang Pengesahan Akaun Bank

3 Invois Asal

4 Consignment Note

- 279 -



TAJUK : PERKHIDMATAN POS

TAJUK KECIL :




1. Pengeposan surat-surat dan pos laju berkontrak

Pastikan kenyataan tuntutan bayaran perkhidmatan pos dandokumen sokongan disertakan.


- Tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunkewangan

- Baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasaadalah mencukupi

2. Sekiranya syarat AP58(a) tidak dipatuhi, pastikan surat Kementerian Kewangan disertakan.


a. Invois Asal

i) Alamat jabatan penerima

ii) Nombor 'Consignment Note', tarikh dantandatangan pengeluar

iii) Jumlah

b. 'Consignment Note'

i) Nombor bil

ii) Nama dan alamat penerima

Iii) Tarikh pengiriman

iv) Caj yang dikenakan

c. Baucar bayaran JBN 38. Rujuk alamat jabatan penerimauntuk semakan bacuar.

- 280 -

TUNTUTAN BANTUAN ORANG TUA / ANAK YATIM

- 281 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


Pembantu Am Rendah N4/N1




Lengkap / Teratur


TAJUK : BANTUAN ORANG TUA/ANAK YATIM

TAJUK KECIL :



BIL DOKUMEN


2 Surat Kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am

3 Senarai Nama Penerima Bantuan dan No. Akaun Bank Penerima

- 282 -



TAJUK : BANTUAN ORANG TUA/ANAK YATIM

TAJUK KECIL :




1. Pembayaran bantuan Orang Tua/Anak Yatim

Pastikan Kenyataan Tuntutan dan dokumen sokongan teratur danjelas.

1. Pastikan butir-butir maklumat penuntut dalam BaucarBayaran adalah lengkap seperti berikut:-

1.1 Surat kelulusan dari Jabatan PerkhidmatanKebajikan am ( Dikepilkan pada pembayaranpertama dan bagi pembayaran seterusnyanyatakan nombor rujukan dan tarikh dalambaucar bayaran.

- 283 -

TUNTUTAN BANTUAN PERBEKALAN (DARURAT)

- 284 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak






Lengkap / Teratur


TAJUK : TUNTUTAN BANTUAN PERBEKALAN ( DARURAT )

TAJUK KECIL :



BIL DOKUMEN


2 Laporan kepada Kementerian Kewangan ( Bagi pembelian di bawah A.P 173 A )

3 Pesanan Pembelian / Surat Tempahan

4 Invois Asal

5 Pengesahan dalam baucar bahawa semua barang-barang telah diagih-agihkankepada yang layak dan telah diterima (Pengesahan dibuat dalam baucar)

6 Borang Pengesahan Akaun Bank Lampiran C

- 285 -



TAJUK : BANTUAN PERBEKALAN ( DARURAT )

TAJUK KECIL :




1. Pembayaran BantuanOrang Tua/ Anak Yatim


1 Pastikan butir-butir maklumat penuntut dalam BaucarBayaran adalah lengkap seperti berikut:-

1.1 Laporan kepada Kementerian Kewangan(Bagi pembelian di bawah A.P 173A dan jika berkenaan)

1.2 Nama Syarikat pembekal dilantik

1.3 Senarai barang-barang yang diperlukan

1.4 Senarai nama penerima yang memerlukan bantuan

2 Pesanan Pembelian / Surat Tempahan

3 Invois Asal

3.1 Nama dan alamat jabatan penerima

3.2 Senarai barang-barang yang diperlukan

3.3 Jumlah tuntutan

4 Pengesahan dalam baucar bahawa semua barang-barangtelah diagih-agihkan kepada yang layak dan telahditerima ( Pengesahan dibuat dalam baucar)

- 286 -

TUNTUTAN RAWATAN PERUBATAN DALAM/LUAR NEGERI

- 287 -



Pastikan terdapat dokumen sokongan dikepilkan







Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA






TAJUK: TUNTUTAN RAWATAN PERUBATAN DALAM/LUAR NEGERIRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 1KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:

Bil Dokumen1. Borang Lampiran ‘F’II 2. Surat Perakuan daripada Pengarah Perubatan (Jika perlu / ada pengiring) 3. Bil hotel dan resit tambang teksi (Jika menuntut sewa hotel/ tambang

teksi.)

4. Borang JBN.01 (Pindaan) 5. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.Kew. 270B) 4. Lampiran A untuk tujuan pengesahan Akaun Bank

- 288 -


PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN RAWATAN PERUBATAN DALAM/LUAR NEGERIRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 2KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 TUNTUANRAWATAN

PERUBATANDALAM/LUAR

NEGERI

Pastikan Kenyataan Tuntutan Pemeriksaan KesihatanPegawai-Pegawai Kumpulan Pengurusan danProfesional di SMC dan dokumen sokongandisertakan

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasa pastikan Borang JBN.40 disertakan & memenuhi syarat berikut:

tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahun kewangan

baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasa adalah mencukupi

2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangan sekiranya permohonan dikemukakan selepas 31 Mei dan bagi perbelanjaan yang dilaksanakan sebelum tahun lalu.

3. Pastikan butir-butir maklumat pegawai adalah lengkap seperti berikut :-

3.1 Nama dan no.Kad pengenalan hendaklahdicatitkan




PBNS 1/2013

PPNS BIL. 5/2013

- 289 -


PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN RAWATAN PERUBATAN DALAM/LUAR NEGERIRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 3KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 TUNTUTANRAWATAN

PERUBATANDALAM/LUAR

NEGERI

Takrif Gred : Gred Gaji dibawah Sistem Saraan Malaysia mengikutPekeliling Perkhidmatan bil 4 Tahun 2002. Pegawai yang memilihtidak menerima Sistem Saraan Malaysia boleh terusmengemukakan tuntutan elaun, kemudahan dan bayarandibawah pekeliling ini berdasarkan Gred/Kategori masing-masingdibawah Sistem Saraan Baru (SBB)

Takrif “Pegawai”

Seorang pegawai di dalam Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeritermasuk yang dilantik secara sementara atau sangkut.

3.3 Pedapatan (RM) termasuk gaji pokok dan elaun-elaun.

3.4 Kenderaan - Hanya layak menuntut tambangpengangkutan awam sahaja.

3.5 Alamat Pejabat & Alamat Rumah

4. Kenyataan tuntutan pegawai di luar stesen.

4.1 Semak sama ada kenyataan tuntutan pegawai adalahlengkap-catitkan dengan jelas tarikh, waktu bertolakdan sampai, tujuan/tempat dan jarak (k.m.)perjalanan.

PPNS Bil.5/2013

PPPANS 2008Bahagian IIPerkara 3

- 290 -





1 TUNTUTANRAWATAN

PERUBATANDALAM/LUAR

NEGERI

4.1.1 Semak dokumen surat pengesahandaripada Pegawai Perubatan yangmenyatakan rawatan perlu dibuat dihospital lain sebagai dokumensokongan.

4.1.2 Jika sekiranya pegawai mendapatkanrawatan susulan (kes berulang) bagirawatan yang tidak disediakan padahospital yang berhampiran, makadokumen pengesahan yang pertamadari Pegawai Perubatan, surat yangmenyatakan perlu berulangmendapatkan rawatan dan kadtemujanji hendaklah disertakanbersama.

Takrif pegawai yang layak menuntut

Apabila seseorang pegawai atau ahlikeluarganya disahkan oleh seseorang pegawaiperubatan sebagai memerlukan rawatan khasyang tidak diperoleh di sabah dan dengansyarat ada perakuan dari Pengarah KesihatanNegeri bahawa tidak ada rawatan sedemikiandi negeri ini, maka Kerajaan akan menanggungperbelanjaan rawatan serta tambang kapalterbang pergi-balik daripada tempat pegawaiitu bertugas ke tempat yang ditetapkan, iaitudi Semenanjung Malaysia atau Sarawak ataudi sebuah Negara yang terdekat sekali jikarawatan yang diperlukan tidak terdapat diSemenanjung Malaysia atau Sarawak.

PPPANS 2008Peraturan 310

- 291 -





1 TUNTUTANRAWATAN

PERUBATANDALAM/LUAR

NEGERI

4.2 Takrif /Istilah

4.2.1 Semak samada perakuan dibuat oleh pegawaiperubatan kerajaan

Takrif “Pegawai Perubatan”

Pegawai Perubatan ertinya seorang doktorperubatan atau doktor pergigian berdaftar yangberkhidmat dengan Kerajaan.

4.2.2 Semak samada rawatan yang diperolehi untukdiri pegawai atau ahli keluarga.

Takrif keluarga pegawai

i) bagi pegawai lelaki ialah isteri, dan anak-anaknya serta ibu bapa yang sah

ii) bagi pegawai perempuan ialah suami, anak-anaknya serta ibu bapa yang sah,

untuk tujauan Bahagian ini, balu atau dudaseseorang pegawai yang meninggal duniaakan juga dianggap sebagai keluargapegawai selagi dia tidak berkahwin semula.

4.2.3 Semak samada anak yang menerima rawatanadalah berkelayakan membuat tuntutan

PPNS Bil.5/2009

PPPANS 2008Bahagian VIIPerkara 303

- 292 -




Bil


1 TUNTUTANRAWATAN

PERUBATANDALAM/LUAR

NEGERI

Takrif “anak”

ertinya seseorang anak yang ditanggungsepenuhnya oleh seseorang pegawai, yangberumur di bawah 21 tahun. Walaubagaimanapun bagi anak-anak yang daif yangdisebabkan oleh kelemahan otak atau jasmani,had-had umur itu tidak akan dipakai. Istilah“anak” termasuklah juga anak-anak tiri dan anak-anak angkat yang diambil mengikut undang-undang.

4.2.4 Semak samada pesakit membawa pengiring atautidak. Pengiring boleh menuntut elaun-elaunseperti dalam Peraturan-Peraturan PegawaiAwam Negeri Sabah 2008, Bahagian III samaseperti ia dalam perjalanan kerana urusan rasmi.Tuntutan ini berdasarkan jumlah hari sebenar,mengikut kelayakan anggota Sektor Awam dantertakluk kepada maksimum 5 hari.

5. Elaun perjalanan

Semak samada pegawai menuntut tambangpengangkutan awam sahaja.

PPANS 2008Bahagian VII Perkara

303

PPNS Bil. 5/2009

PPNS Bil. 5/2013

- 293 -




Bil


1 TUNTUTANRAWATAN

PERUBATANDALAM/LUAR

NEGERI

5.2 Tuntuan tambang pengankutan awam adalahseperti berikut:-

Teksi/ kereta sewa/ bas/ motobot dan lain-lain. Mengikut tambang lazim dan disokongdengan resit sekiranya resit dikeluarkan.Sekiranya tiada, buat perakuan perbelanjaantelah dilakukan dan dibayar oleh pegawai.

Keretapi/ Kapal laut/ jenis pengangkutan laindalam kategori ini

Gred Jawatan Kelas27 dan ke atas Kelas Satu

1 hingga 26 Kelas Dua

6. Tuntutan elaun makan

6.2 Elaun makan

Semak kenyataan tuntutan tarikh bertolak danpulang daripada rawatan yang diterima.

PPNS Bil. 5/2013

PPNS Bil. 5/2013

- 294 -





1 TUNTUTANRAWATAN

PERUBATANDALAM/LUAR

NEGERI

6.2 Kadar Elaun Makan

Gred Jawatan Kadar (RM)Utama/Khas ‘A’ dan keatas RM 175.00

Utama/Khas ‘B’ dan ‘C’ RM 145.0054 RM 140.00

52 dan 53 RM 125.0045 hingga 48 RM 90.0041 hingga 44 RM 75.0027 hingga 40 RM 70.0017 hingga 26 RM 65.001 hinnga 16 RM 60.00

7. Tuntutan bayaran sewa hotel / lojing Semakdokumen ada disertakan resit hotel asal

8. Kadar kelayakan adalah seperti berikut:

GredJawatan

Sewa Hotel(RM)

ElauanLojing(RM)

Utama/ Khas‘A’ dan ke

atas

Sebenar (StandardSuite) 120.00

Utama/ Khas‘B’ dan ‘C’

Sebenar (Deluxe/Superior) 115.00

Gred 54 Sebenar (Deluxe/Superior) 110.00

52 dan 53 360.00 100.0045 hingga 48 320.00 90.0041 hingga 44 270.00 80.0027 hingga 40 220.00 70.0017 hingga 26 190.00 60.001 hingga 16 160.00 50.00

PPNS Bil. 5/2013

- 295 -





1 TUNTUTANRAWATAN

PERUBATANDALAM/LUAR

NEGERI

8. Tuntutan pelbagai

Pegawai tidak layak menuntut apa-apa tuntutan di ruangan iniberikutan perbelanjaan mendapatkan rawatan sama adauntuk diri pegawai atau ahli keluarganya adalah dianggapseolah-olah sedang dalam perjalanan rasmi.

9. Pengakuan

- Semak samada kenyataan tuntutan di ruanganPengakuan diisi dengan lengkap.

Tarikh dan tandatangan pegawai hendaklah dilengkapkan

10. Pengesahan

Semak samada kenyataan tuntutan di ruangan Pengesahanberkaitan tarikh, tandatangan beserta cop jawatan pegawaidiisi dengan lengkap.

12. Semak samada kod objek yang dipertanggungkan di atasbaucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut dibawah objek sebagai 21000

PenggunaanStruktur KodAkaun dalam

SistemPerakaunan

KerajaanNegeri Sabah

- 296 -

PEMERIKSAAN KESIHATAN PEGAWAI-PEGAWAI KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL DI SMC

- 297 -



Pastikan terdapat Borang Permohonan Untuk Pemeriksaan Kesihatan (Biasa) di SMC. PPNS Bil. 1/1995 (Lampiran F VII) dan Bil Asal dikepilkan.







Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA






TAJUK: PEMERIKSAAN KESIHATAN PEGAWAI-PEGAWAI KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL DI SMCRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 1KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1. Borang Permohonan Untuk Pemeriksaan Kesihatan (Biasa) di SMC. PPNS Bil. 1/1995 (Lampiran F VII)

2. Bil Asal.



- 298 -



TAJUK: PEMERIKSAAN KESIHATAN PEGAWAI-PEGAWAI KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL DI SMC

RUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 2KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 PEMERIKSAANKESIHATANPEGAWAI-PEGAWAI

KUMPULANPENGURUSAN

DANPROFESIONAL

DI SMC

Pastikan Kenyataan Tuntutan Pemeriksaan KesihatanPegawai-Pegawai Kumpulan Pengurusan danProfesional di SMC dan dokumen sokongan disertakan


• tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahun kewangan

• baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasa adalah mencukupi



3.1 Nama dan no. Kad pengenalan hendaklahdicatitkan.


Semak gred jawatan untuk memastikankadar kelayakan pegawai


PBNS 1/2013

- 299 -





1 PEMERIKSAANKESIHATAN PEGAWAI-

PEGAWAIKUMPULAN

PENGURUSAN DANPROFESIONAL DI SMC


PEGAWAI YANG LAYAK

Pegawai dalam Kumpulan Pengurusan danProfesional ke atas termasuk pegawai dalam lantikansementara, kontrak dan memangku (tempohmemangku sekurang-kurangnya satu tahun)

KELULUSAN

- Permohonan hendaklah dikemukakan denganmenggunakan Borang LAMPIRAN F V11 untukpemeriksaan biasa dan LAMPIRAN F VIII untukpemeriksaan lanjutan.

- Kelulusan permohonan untuk menjalanipemeriksaan biasa diluluskan oleh Ketua Jabatan.

- Kelulusan permohonan pemeriksaan lanjutan atassyor SMC hendaklah diperolehi daripadaSetiausaha Kerajaan Negeri.

PPNS Bil.1/1995

PPNS Bil.1/1995

- 300 -





1 PEMERIKSAANKESIHATANPEGAWAI-PEGAWAI

KUMPULANPENGURUSAN

DANPROFESIONAL

DI SMC

Bil asal hendaklah disertakan. Antarabutir-butir yang disemak pada bil ialah:

- Tarikh bil.

- Nama pesakit.

- Jumlah bayaran.

- Tandatangan pihak pengeluar bil.

- 301 -

PEMBAIKAN HARTA MODAL KERAJAANPEMBAIKAN KELENGKAPAN / MESIN PEJABAT

- 302 -










Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA


Penyemak Pertama(W17)



TAJUK : PEMBAIKAN HARTA MODAL KERAJAAN

TAJUK KECIL : PEMBAIKAN KELENGKAPAN/MESIN PEJABAT



BIL DOKUMEN


2. Perintah kerja Am

3. Invois

- 303 -



TAJUK KECIL : PEMBAIKAN KELENGKAPAN/MESIN PEJABAT




1 Pembaikan Kelengkapan/ Mesin Pejabat

1. Pastikan kenyataan tuntutan bayaran pembaikankelengkapan/mesin pejabat dan dokumen sokongandisertakan.

2. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahun semasapastikan sijil AP58(a) disertakan & memenuhi syarat berikut :


b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan perbelanjaandan baki peruntukan semasa adalah mencukupi.


4. Perintah Kerja Am. - Rujuk Bab bagi semakan Perintah Kerja Am(PKA/GWO)/PK.

5. Invois




- 304 -

PEMBAIKAN HARTA MODAL KERAJAANPEMBAIKAN / PENYELENGGARAAN KENDERAAN

- 305 -







Mula


YA

Lengkap / Tidak Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak



PenyemakPertama W17

Akauntan/PBW32/W27

Lengkap / Teratur


Pastikan terdapat surat pelantikan dikepilkan




TAJUK KECIL : PEMBAIKAN/PENYELENGGARAAN KENDERAAN KERAJAAN



BIL DOKUMEN

1 Baucar Bayaran Am JBN. 38 (Pin. 1/2014)

2 Surat kelulusan dari Jabatan Kerja Raya ( hanya yang berkenaan)

3 Pesanan Pembelian (hanya yang berkenaan )

4 Invois Asal

- 306 -







1 Pembaikan/ PenyelengaranKenderaan Kerajaan

1. Pastikan kenyataan tuntutan bayaran pembaikan/penyelengaraan kenderaan kerajaan dan dokumen sokongandisertakan.



b Baki peruntukan dalam tahun kewangan perbelanjaan danbaki peruntukan semasa adalah mencukupi.


4. Surat kelulusan daripada Jabatan Kerja Raya (JKR).

• Nombor dan rujukan kelulusan.• Alamat Jabatan.• Nombor dan jenis kenderaan.• Senarai kerja pembaikan yang diperlukan.• Nama dan cop bengkel.• Tandatangan Jurutera Mekanik JKR.

5. Pesanan Pembelian (Untuk pembelian tayar dan baterikenderaan sahaja).


58(a).


4/345 Klt.7/(6) bth22/01/2013]

Bagi kenderaan diPejabat Daerah,PKA diperlukan.

Bagi JabatanKeretapi dan

Jabatan Pengairandan Saliran tidak

memerlukankelulusan daripada

JKR.

- 307 -

PROSEDUR KERJA







1 Pembaikan/ Penyelengaran Kenderaan Kerajaan

6. Invois asal.• Senarai kerja dan alat ganti pembaikan.

• Tarikh invois dikeluarkan.

• Nombor pendaftaran GST syarikat (bagi yang berkenaan)

• Cop penerimaan dari jabatan.

• Jumlah bayaran.

• Cop pengesahan daripada jurutera Mekanik JKR.


- 308 -

CUTI TAMBANG PERCUMA BAGI ANGGOTA PENTADBIRAN

- 309 -










Mula


Tidak

YA


YA


Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA




PROSEDUR KERJA


TAJUK : PEMBAYARAN 'OUTRIGHT GRANT'

TAJUK KECIL : CUTI TAMBANG PERCUMA BAGI ANGGOTA PENTADBIRAN



BIL DOKUMEN


2. Surat Kelulusan Cuti

- 310 -


TAJUK : PEMBAYARAN 'OUTRIGHT GRANT'

TAJUK KECIL : CUTI TAMBANG PERCUMA BAGI ANGGOTA PENTADBIRAN




1 Pembayaran'Outright Grant'

cuti tambangpercuma bagi

anggotapentadbiran

1. Pastikan kenyataan tuntutan bayaran 'Outright Grant' cuti tambang percuma bagi anggota pentadbiran dan dokumensokongan disertakan.



b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan perbelanjaandan baki peruntukan semasa adalah mencukupi.


4. Surat Kelulusan Cuti Tahunan.

• Bagi YAB Ketua Menteri ditandatangani oleh YAB PerdanaMenteri.

• Bagi YB Speaker, YB Menteri, YB Timbalan Speaker danYB Pembantu Menteri ditandatangani oleh YAB KetuaMenteri

5. Kadar

• YAB Ketua Menteri berjumlah RM110,000.00.

• YB Timbalan Ketua Menteri berjumlah RM80,000.00.

• YB Menteri berjumlah RM60,000.00.

• YB Pembantu Menteri berjumlah RM40,000.00.



58(a).


4/345 Klt.7/(6) bth22/01/2013]

Surat Pekeliling SKN[JKM (S) 100-6/13 Klt. 3/(43) bertarikh 20 November 2006.]

- 311 -

PEMBAYARAN ELAUN PERABOT (TUNTUTAN ADUN )

- 312 -

Mula




Lengkap / Teratur

Turunkan tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak pertama sekiranya lengkap dan teratur



Pastikan AP100 (a) dipatuhi

Ya

Tidak

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Penyemak Pertama[ W 17/22 ]

Penyemak Pertama[ W 17/N22]

Penyemak Kedua Akauntan/PB[W32/ W 27 ]




TAJUK : PEMBAYARAN ELAUN PERABOT (TUNTUTAN ADUN )





2 Salinan Surat Pelantikan yang disahkan


- 313 -







1. Pembayaran ElaunPerabot

Pastikan Kenyataan Elaun Perabot dan dokumen sokongandisertakan



b) baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasaadalah mencukupi.



3.1 Salinan Surat Pelantikan yang disahkan


58 (a)

PBNS.1/2013

- 314 -








Elaun Perabot ( Adun) 15308

- 315 -

TUNTUTAN ELAUN ADUN

- 316 -

Mula




Lengkap / Teratur




Pastikan AP100 (a) dipatuhi

Ya

Tidak

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Penyemak Pertama[ W 17/22 ]

Penyemak Pertama[ W 17/N22]

Penyemak Kedua Akauntan/PB[W32/ W 27 ]

Pembantu Am Rendah

[N1 / N4]



TAJUK : TUNTUTAN ELAUN ADUN





2 Surat jemputan Mesyuarat/Upacara Rasmi

3 Bil Hotel ( Jika Menuntut )


- 317 -







1. Elaun Adun Pastikan Kenyataan Elaun Adun dan dokumen sokongandisertakan

1. Semak bulan dan tahun Kewangan, jika bukan tahunsemasa pastikan borang JBN.40 telah lengkap dan salinanbuku vot yang disahkan benar disertakan & memenuhisyarat berikut:-


b) baki peruntukan dalam tahun kewangan dansemasa adalah mencukupi



3.1 SURAT JEMPUTAN MESYUARAT/ UPACARA RASMI

3.2 Nama Adun

3.3 Tarikh dan tempat mesyuarat/ Upacara Rasmi

4. BIL HOTEL ( Jika Menuntut Sewa Hotel )

4.1 Nama dan alamat hotel/ tempat Penginapan

4.2 Nombor dan tarikh bil hotel

4.3 Nama ADUN

4.4 Tempoh penginapan dan kadar sewa hotel

4.5 Jumlah keseluruhan yang dibayar

4.6 Tandatangan dan cop hotel/tempat Penginapan

4.7 Tandatangan ADUN


58 (a)

PBNS.1/2013

- 318 -








Dalam Luar Negeri Negeri

Elaun Makan/Harian 21501 21601

Elaun Hotel/Lojing 21502 21602

Keretapi/Erl/LTR/Komuter 21503 21603

Perjalanan Kenderaan(Kereta/Teksi/Bas) 21504 21604

Feri/Bot 21505 21605

Kapal Terbang/TambangGantian 21506 21606

Tol/tempat letak Kereta/Telefon/Fax 21599 21699

Bayaran Dobi 21599 21699

- 319 -

TUNTUTAN ELAUN PEMANDU ( ADUN )

- 320 -

Mula




Lengkap / Teratur




Pastikan AP 100 (a) dipatuhi

Ya

Tidak

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / TeraturYa

Tidak

Penyemak Pertama

[ W 17N22 ]

Penyemak Pertama

[ W 17/N22]

Penyemak Kedua

Akauntan/PB[ /W32/W 27 ]

Pembantu Am Rendah

[N1 / N4]



TAJUK : TUNTUTAN ELAUN PEMANDU ( ADUN )





2 Surat Pelantikan Pemandu


- 321 -







1. Elaun Pemandu(Adun)

Pastikan Kenyataan dan dokumen sokongan disertakan





3. Pastikan butir-butir maklumat adalah lengkap seperti Berikut:-

3.1 SURAT PELANTIKAN PEMANDU

3.2 Nama dan Nombor kad Pengenalan

3.3 Tempoh pelantikan

3.4 Tandatangan ADUN


58 (a)

PBNS.1/2013

- 322 -








Elaun Pemandu (Adun) 15306

- 323 -

PEMBAYARAN AM PAMPASAN

- 324 -

Mula




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak

Tanam-tanaman

PengambilanTanah

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Akauntan/PB



SubsidiPadi

Gantian BantuanPenanaman & Penyelenggaraan Tanaman

Petani Kontraktor



TAJUK KECIL : BAYARAN PAMPASAN TANAM-TANAMAN



BIL DOKUMEN


2 Salinan surat pengakuan / persetujuan √


- 325 -



TAJUK KECIL : BAYARAN PAMPASAN TANAM-TANAMAN




1 Pampasan Tanam-Tanaman

1. Pengakuan / persetujuan daripada pemilik tanam-tanaman dikemukakan.

2. Pastikan ejaan nama serta nombor kad pengenalanpenerima dalam semua dokumen adalah selaras.

3. Salinan dokumen adalah jelas dan telah disahkandaripada salinan asal.

4. Pengakuan / persetujuan yang membenarkanpembayaran dibuat kepada pemilik tanam-tanaman.

• Salinan geran tidak perlu dikepilkan.

• Sekiranya pemilik tanam-tanaman dan tanah bukanorang yang sama.

- 326 -


- 327 -

Mula




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak

Tanam-tanaman

PengambilanTanah

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Akauntan/PB



SubsidiPadi


Petani Kontraktor



TAJUK KECIL : BAYARAN PAMPASAN PENGAMBILAN TANAH



BIL DOKUMEN

1. Baucar Bayaran Am JBN.38 √

2. Salinan surat pengakuan pengambilan tanah oleh JTU √

3. Salinan Geran Tanah √

4.

Pengesahan Akaun Bank (Lampiran C/Penyata Akaun)√

5. Surat tawaran pampasan kepada penerima pampasan √

6. Surat terima tawaran √

7. Surat pelanjutan tempoh tawaran (jika berkenaan) √

8. Surat Akuan ( Jika :- → Nama tidak sama dengan geran/surat tawaran Mewakili penerima→

√

- 328 -



TAJUK KECIL : BAYARAN PAMPASAN PENGAMBILAN TANAH




1 Pampasan Pengambilan Tanah

1. Pengakuan pengambilan tanah oleh Jabatan TanahDan Ukur disediakan.

2. Geran Tanah (salinan) dikepilkan.

• Jika geran tanah berkenaan telah dicagarkankepada bank, dapatkan surat persetujuandaripada bank berkenaan yang membenarkanpembayaran dibayar terus kepada pemilikberdaftar / surat persetujuan daripada pemilikuntuk dibayar kepada akaun bank.

3. Nama, ejaan nama serta nombor kad pengenalanpemilik dan rujukan nombor hakmilik dalam semuadokumen adalah selaras.

- 329 -


- 330 -

Mula




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak

Tanam-tanaman

PengambilanTanah

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Akauntan/PB



SubsidiPadi


Petani Kontraktor



TAJUK KECIL : BAYARAN PAMPASAN SUBSIDI PADI KEPADA PETANI



BIL DOKUMEN


2 Salinan asal Borang PP 13.6. √

3 Borang Penyata (PP 13.8) √


- 331 -







1 Pampasan Subsidi Padi kepada petani

1. Pastikan Borang PP 13.6 dikemukakan:a) Bahagian A

• Salinan asal disertakan.• Nama, nombor kad pengenalan dan alamat

pemohon dicatat.• Rujukan tarikh dan nombor Pendaftaran dicatat.• Nombor geran, keluasan tanah dan jumlah

tuntutan dicatat.• Nama, nombor kad pengenalan alamat dan

nombor akaun bank penerima dicatat(mesti sama dengan nama pemohon).

• Tandatangan atau cap jari pemohon dibubuh.

b) Bahagian B

• Nombor geran tanah pemohon dicatat. (mesti sama dengan nombor geran tanah diBahagian ‘A’)

• Keluasan tanaman dicatat.(Tidak harus melebihi keluasan tanah di Bahagian‘A’. Pegawai pemeriksa /penyemak/ yangmemperaku)

• Jenis padi dicatat.• Rekomendasi dinyatakan.• Tandatangan, nama pegawai yang terlibat dan

tarikh dibubuhkan.

c) Bahagian C

• Jumlah ekar dan pembayaran diluluskan dicatat.• Tandatangan pegawai pertanian/Pegawai

Penguasa dibubuhkan.• Nama dan jawatan pegawai dicatat.• Tarikh dan cap rasmi Jabatan dibubuh.

(selepas tarikh perakuan di Bahagian ‘B’)

- 332 -







2.0 Semak Borang Penyata (PP 13.8):

- Mesti sama dengan butiran dalam borang PP 13.6

• Borang asal disertakan.

• Kawasan, daerah dan nombor baucar bayarandicatat.

• Nama para penerima yang disenaraikan tepat.

• Nombor kad pengenalan dicatat.

• Nombor Akaun dan alamat bank para penerimadicatat.

• Keluasan tanaman yang diluluskan dicatat.

• Amaun subsidi yang dibayar dicatat.

• Jumlah bayaran tepat.

• Tandatangan penyedia/penyemak dan tarikhdibubuh.

• Nama dan jawatan penyedia, penyemak dantarikh dicatat.

• Tandatangan pegawai yang memperakukandibubuh.

• Nama, jawatan pegawai dan tarikh dibubuh.

- 333 -


- 334 -

Mula




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak

Tanam-tanaman

PengambilanTanah

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Akauntan/PB



SubsidiPadi


Petani Kontraktor



TAJUK KECIL : BAYARAN PAMPASAN SUBSIDI PADI KEPADA KONTRAKTOR



BIL DOKUMEN


2 Salinan asal Borang PP 13.6. √




- 335 -







1 Pampasan Subsidi Padi kepada kontraktor

1. Pastikan Borang PP 13.6 dikemukakan:

a) Bahagian A

• Salinan asal disertakan.• Nama, nombor kad pengenalan dan alamat

pemohon dicatat.• Rujukan tarikh dan nombor Pendaftaran dicatat.• Nombor geran, keluasan tanah dan jumlah

tuntutan dicatat.• Nama, nombor kad pengenalan alamat dan

nombor akaun bank penerima dicatat (mesti samadengan nama pemohon).

• Tandatangan atau cap jari pemohon dibubuh.

b) Bahagian B

• Nombor geran tanah pemohon dicatat. (mesti sama dengan nombor geran tanah diBahagian ‘A’)

• Keluasan tanaman dicatat.(Tidak harus melebihi keluasan tanah di Bahagian‘A’. Pegawai pemeriksa /penyemak/ yangmemperaku)

• Jenis padi dicatat.• Rekomendasi dinyatakan.• Tandatangan, nama pegawai yang terlibat dan

tarikh dibubuhkan.

c) Bahagian C

• Jumlah ekar dan pembayaran diluluskan dicatat.• Tandatangan pegawai pertanian/Pegawai Penguasa

dibubuhkan.• Nama dan jawatan pegawai dicatat.• Tarikh dan cap rasmi Jabatan dibubuh.

(selepas tarikh perakuan di Bahagian ‘B’)

- 336 -







2. Semak Borang Penyata (PP 13.7):

- Mesti sama dengan butiran dalam borang Bahagian 'A' borang PP 13.6

• Borang asal disertakan.(seperti Bahagian 'B' borang PP 13.6

• Tarikh dan stesen dicatat.• Nama dan nombor kad pengenalan kontraktor• Nombor dan alamat bank dicatat.• Nombor geran, keluasan tanah dan tarikh dicatat• Tandatangan, nama, nombor kad pengenalan

pemohon dan tarik dicatat.• Tandatangan, nama nombor kad pengenalan

Juruteknik Pertanian dibubuhkan.

3. Semak Borang Penyata (PP 13.8)

• Borang asal disertakan.• Kawasan, daerah dan nombor baucar bayaran

dicatat.• Nama para penerima yang disenaraikan tepat.• Nombor kad pengenalan dicatat.• Nombor akaun dan alamat bank para penerima

dicatat• Keluasan tanaman yang diluluskan dicatat.• Amaun subsidi yang dibayar dicatat.• Jumlah bayaran tepat.• Tandatangan, nama, jawatan penyedia/penyemak

dan tarikh dibubuhkan.• Tandatangan, nama, jawatan pegawai yang

memperakukan dan tarikh dibubuhkan.

Buat catatan disudutkanan atas sepertiberikut:-BAYARAN TERUS KEPADAKONTRAKTOR

NAMA:KONTRAKTOR:NO. AKAUN BANK:NAMA/ALAMAT:BANK:

- 337 -


- 338 -

Mula




Lengkap / Teratur





Ya

Jenis

Tidak

Tanam-tanaman

PengambilanTanah

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Akauntan/PB


Pembantu Am Rendah

[N1 / N4]

SubsidiPadi


Petani Kontraktor



TAJUK KECIL : BAYARAN PAMPASAN GANTIAN BANTUAN PENANAMAN DAN PENYELENGGARAAN TANAMAN



BIL DOKUMEN


2 Salinan asal Borang SPK (DEV)/1B √

3 Salinan asal Borang SPK (DEV)/1a √


- 339 -



TAJUK KECIL : BAYARAN PAMPASAN GANTIAN BANTUAN PENANAMAN DAN PENYELENGGARAAN TANAMAN




1 Pampasan Gantian bantuan penanaman dan penyelenggaraan tanaman

1. Semak Borang SPK (DEV)/1B

• Borang asal disertakan.• Nama projek, tahun dan nombor baucar

bayaran dicatat.• Nombor bilangan dan nama penerima

dicatat.• Nombor kad pengenalan pemohon

dicatat.• Nombor geran tanah Lot NT/LA dan

dicatat.• Luas ditanam/diselenggara ekar/hektar

dicatat.• Jumlah bayaran (RM) dicatat.• Tandatangan pegawai pertanian yang

terlibat diturunkan.

2. Semak Borang SPK (DEV)/1A

◦ Laporan Pemeriksaan bagi projek

- 340 -

TUNTUTAN PEMBAYARAN KEAHLIAN KELAB

- 341 -



Pastikan terdapat borang JBN.01 dan dokumen sokongan lain dikepilkan.







Mula


Tidak

YA



Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA





TAJUK : TUNTUTAN PEMBAYARAN AM

TAJUK KECIL : KEAHLIAN KELAB



BIL DOKUMEN


2. Borang Permohonan Skim Pembiayaan Keahlian Kelab Rekreasi dan Sukan

3. Borang PAY-A3 (Pendahuluan Diri sahaja)

4 Borang JBN.25 (Pendahuluan Diri sahaja)

5 Borang Pengesahan Akaun Bank (Lampiran C)

- 342 -







1 TuntutanPembayaran

Keahlian Kelab

1. Pastikan kenyataan tuntutan bayaran keahlian kelab dandokumen sokongan disertakan.

2. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahunsemasa pastikan sijil AP58(a) disertakan & memenuhisyarat berikut :


b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan perbelanjaan danbaki peruntukan semasa adalah mencukupi.


4. Borang Permohonan Skim Pembiayaan Keahlian KelabRekreasi dan Sukan (Lampiran B). - Permohonan bagikumpulan pengurusan tertinggi dan pengurusanprofessional.

a) Nama, nombor kad pengenalan, tarikh lahir, umurdan taraf perkahwinan.

b) Nama, gred, taraf perkahwinan dan skimperkhidmatan.

c) Tarikh Perlantikan, disahkan dan memangku.

d) Gaji bulanan.

e) Nama dan alamat serta nombor telefon Jabatan danrumah kediaman.

f) Nama, alamat dan nombor telefon Kelab.

g) Nombor resit.

h) Jumlah sumbangan kewangan yang dipohon.

I) Tujuan menganggotai kelab.

j) Tarikh perakuan, tandatangan dan nama pemohon.

k) Tarikh pengesahan, tandatangan, nama penuh ketuaJabatan dan cop rasmi Jabatan.

l) Jumlah sumbangan.


58(a).


4/345 Klt.7/(6) bth22/01/2013]

- 343 -







1 TuntutanPembayaran

Keahlian Kelab

m) Tarikh, tandatangan, cap rasmi dan nama penuhSetiausaha Kerajaan Negeri.

5. Salinan asal Surat Perakuan Penerimaan sebagai ahli MKGC – Salinan disahkan benar bagi bayaran balik.

6. Resit asal daripada MKGC bagi pembayaran yuran keahlian –Bagi bayaran balik sahaja.

7. Salinan asal surat kelulusan daripada Kementerian Kewangan.- Bagi bayaran Pendahuluan Diri sahaja.

8. Borang PAY-A3 daftar gaji pemberitahuan pengemaskinianbutir – butir gaji untuk potongan gaji yang lengkap. - Bagibayaran Pendahuluan Diri sahaja.

9. Borang JBN.25 – Borang Input Fail Induk BayaranPendahuluan Diri yang lengkap – Bagi bayaran PendahuluanDiri sahaja.

10. Borang Pengesahan Akaun Bank (Lampiran C).

11. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin. 1/2014)

- 344 -

PEMBAYARAN AM WARAN PERJALANAN UDARA AWAM

- 345 -







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak



PenyemakPertama(W17/N22/W22/W27/W32

Akauntan/PB

Penyemak KeduaW41/W32/W27

Lengkap / Teratur



TAJUK : PEMBAYARAN AM WARAN PERJALANAN UDARA AWAM

TAJUK KECIL : PERJALANAN DENGAN KAPAL TERBANG



BIL DOKUMEN


2 Salinan Asal Waran Perjalanan Udara Awam √

3 Salinan Kebenaran E-izin / Rujukan dicatat dalam perihal baucar bayaran √

4 Invois Asal √


- 346 -







1 Perjalanan dengan Kapal Terbang





3. Pastikan mendapat Kebenaran Meninggalkan NegeriSabah melalui E-izin. Salinan kebenaran E-izindisertakan atau rujukan E-izin dicatatkan di dalamperihal baucar bayaran.

4. Salinan Asal Waran Perjalanan Udara Awam yanglengkap dengan maklumat berikut:

1. Nama dan alamat agensi penerbangan2. Nama dan alamat Jabatan3. Nama Jabatan pembayar4. Tujuan perjalanan/rujukan kelulusan perjalanan5. Bilangan penumpang6. Nama penumpang7. Kelas kelayakan tambang

Kelayakan kelas tempat duduk penerbanganpegawai adalah seperti berikut:

AP 58(a)

PBNS 1/2013

PPNS Bil.1/1991

PPNS Bil.5/2013Para 6

- 347 -







7.1 Penerbangan di dalam Negeri

Gred Jawatan Kelas

53 dan ke atas Kelas Business

1 hingga 52 Kelas Ekonomi

7.2 Penerbangan ke luar Negeri

Gred Jawatan Kelas

Utama/Khas 'A' dan ke atas Kelas Satu

Utama/Khas 'B' dan 'C' Kelas Business


8. Berat bagasi9. Destinasi perjalanan10. Tarikh dan masa perjalanan11. Amaun/Jumlah dalam perkataan12. Pecahan Kepala Vot13. Tandatangan, nama, jawatan dan tarikh oleh

pegawai yang diberikuasa.14. Tandatangan, nama, jawatan dan tarikh oleh

pegawai yang membenarkan.15. Nombor dan tarikh invois. Ruangan ini diisi oleh

pegawai syarikat penerbangan.16. Nama syarikat penerima, alamat dan nombor

akaun bank.17. Butir-butir tiket yang dikeluarkan lengkap diisi dan

disahkan.18. Pengesahan perbezaan amaun (jika berkenaan)

- 348 -







19. Pengesahan penumpang/penerima tiket. Ruanganini tidak perlu diisi jika pelajar tajaan KerajaanNegeri.

5. Invois Asal disertakan. Invois mestilah lengkap denganmaklumat berikut:

1. Nama dan alamat Jabatan2. Tarikh3. Jumlah4. Nama agensi penerbangan5. Cop tarikh terima invois.

6. Hanya penerbangan Malaysia Airlines dibenarkankecuali mendapat kebenaran daripada pihakberkenaan.

• Syarikat penerbangan lain boleh digunakansekiranya laluan berkenaan tidak ada penerbanganMalaysia Airlines.

JKM Bil.1/2014dan pindaan para 3.1(v)

Surat rujukanBIL.CMD.JKM 400-0/135bertarikh 14 Mei 2014

- 349 -

TUNTUTAN BERTUGAS RASMI

- 350 -



Pastikan terdapat borang JBN.01 dan dokumen sokongan lain dikepilkan.







Mula


Tidak

YA



Tidak

Tidak




Buat surat teguran

YA





PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN BERTUGAS RASMI DI DALAM / LUAR NEGERIRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 10KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:

Bil Dokumen (Dalam Negeri)1. Borang JBN.01 2. Bil hotel/tempahan Online (jika menuntut sewa hotel) 3. E-IZIN (Sekiranya Bertugas rasmi di Sarawak atau Semenanjung Malaysia

4. Resit Dobi (Layak dituntut tidak kurang dari tempoh 24 jam disokong denganresit, Tertakluk kepada had maksima bilangan pakaian dua pasang sehari. PPPANS2008 Para 73 (c)

5. Bil telefon, telegram dan bayaran pos (jika atas urusan rasmi)

6. Lampiran A untuk tujuan pengesahan Akaun Bank 7. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.Kew. 270B)

Bil Dokumen (Luar Negeri)

1. Borang JBN.01 2. E-Izin 3. Bil hotel/tempahan Online (jika menuntut sewa hotel) 4. Resit Dobi (Layak dituntut tidak kurang dari tempoh 24 jam disokong dengan

resit, Tertakluk kepada had maksima bilangan pakaian dua pasang sehari. PPPANS2008 Para 73 (c)

5. Lampiran A untuk tujuan pengesahan Akaun Bank 6. Baucar Bayaran JBN.38 (Pin.Kew. 270B)

- 351 -


PROSUDER KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARANTAJUK: TUNTUTAN BERTUGAS RASMI DI DALAM / LUAR NEGERIRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 1/9KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 TUNTUTANBERTUGAS RASMIDI DALAM / LUAR

NEGERI

Pastikan Kenyataan Tuntutan Perjalanan Dalam Negeridan dokumen sokongan disertakan



b) baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasa adalah mencukupi

2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangansekiranya permohonan dikemukakan selepas 31 Meidan bagi perbelanjaan yang dilaksanakan sebelumtahun lalu






58(a)

PBNS 1/2013

PPNS Bil. 5/2013

- 352 -



Bil Perkara Maklumat Yang Perlu Disemak Rujukan1 TUNTUTAN

BERTUGASRASMI DI DALAM

/ LUAR NEGERI

Takrif Gred : Gred Gaji dibawah Sistem Saraan Malaysiamengikut Pekeliling Perkhidmatan bil 4 Tahun 2002.Pegawai yang memilih tidak menerima Sistem SaraanMalaysia boleh terus mengemukakan tuntutan elaun,kemudahan dan bayaran dibawah pekeliling iniberdasarkan Gred/Kategori masing-masing dibawahSistem Saraan Baru (SBB)

Takrif “Pegawai”

Seorang pegawai di Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeritermasuk yang dilantik secara sementara atau sangkut

3.3 Alamat Pejabat & Alamat rumah hendaklahdilengkapkan

3.4 Surat penyerahan tuntutan elaun Perjalanan diluar waktu pejabat.

4. Semak sama ada kenyataan tuntutan pegawai adalahlengkap – catitkan dengan jelas tarikh, waktu, haribekerja, tujuan/tempat jarak (k.m) perjalanan

4.1 Semak Dokumen Surat Kebenaran/ Arahandaripada Ketua Jabatan adalah lengkap sebagaidokumen sokongan.

PPPANS 2008Bahagian II Perkara 3

- 353 -



Bil


1 TUNTUTANBERTUGASRASMI DI

DALAM / LUARNEGERI

Pegawai yang layak menuntut Tuntutan Elaun Perjalanan diLuar Waktu Pejabat Biasa

Seorang Pegawai yang dikehendaki atau di arahkan

Pegawai boleh membuat tuntutan dalam keadaan dimanaseseorang pegawai dikehendaki atau diarahkan bertugas“Secara Khas” samaada dipejabatnya atau ditempat-tempatlain selepas waktu pejabat biasa atau di hari-hari kelepasanam tetapi masih dalam ibu pejabat.

Pegawai layak membuat tuntutan perjalanan jika diarahkansecara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk datang ke Pejabatatau ke mana-mana tempat yang diarahkan bagimenjalankan tugas rasmi selepas waktu bekerja biasanyaatau pada hari cuti rehat mingguan dan hari kelepasan am.

Pegawai yang Tidak Layak menuntut Tuntutan ElaunPerjalanan

Seseorang pegawai yang tidak mendapat suratkebenaran/arahan daripada Ketua Jabatan adalahtidak layak menuntut elaun perjalanan di luar waktupejabat.

PPPANS 2008 BahagianIII Peraturan 69 & 71

PPNS Bil. 5/2013

PPPANS 2008 BahagianIII

- 354 -




1 TUNTUTANBERTUGASRASMI DI

DALAM / LUARNEGERI

5. Tuntutan elaun perjalanan kenderaan – pegawai layakmenuntut elaun perjalanan kenderaan atau tambangpengangkutan awam.


A Tidak kurang dari RM2,625.45 sebulan

1400 s.s dan keatas

B Tidak kurang dari RM2,333.00 sebulan

1000 s.s dan keatas

C Tidak Kurang dari RM1,820.75 sebulan

Di bawah 1000 s.s



Kadar per km mengikut kelas kenderaan dan jarak:-

Jarak A B C D E500

km.pertama70 60 50 45 40

501-1000 km 65 55 45 40 351001-1700 km 55 50 40 35 30

1700 kmseterus

50 45 35 30 25

PPNS Bil.5/2013 Perkara5.9.2


- 355 -



TAJUK: TUNTUTAN BERTUGAS RASMI DI DALAM / LUAR NEGERIRUJUKAN DOKUMEN: MUKA SURAT: 5/9KELUARAN: 1 PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 TUNTUTANBERTUGAS

RASMI DI DALAM/ LUAR NEGERI

5.1 Tuntutan tambang pengangkutan awamadalah seperti berikut:-

• Teksi/kereta sewa/bas/motobot dan lain lain.

Mengikut tambang lazim dan disokongdengan resit sekiranya resit dikeluarkan.Sekiranya tiada, buat perakuan bahawaperbelanjaan telah dilakukan dan dibayar olehpegawai

• Keretapi / kapal laut dan lain-lain. Kelas 1: Gred 27 dan ke atas Kelas 2: Gred 1 - 26

5.2 Semak sama ada kemudahan pengangkutandisediakan oleh jabatan atau penganjur.

Sekiranya kemudahan pengangkutan disediakan olehjabatan atau penganjur, pegawai TIDAK LAYAKmenuntut elaun perjalanan kenderaan/tambangpengangkutan awam.


PPNS Bil.5/2013 Perkara5.13.1Para 1

- 356 -






NEGERI

5.3 Semak samada pegawai membawa kenderaansendiri atau selain dari kepunyaan sendiri untukmenjalankan tugas rasmi

Takrif “kenderaan selain dari kepunyaan sendiri”Ketua Jabatan boleh menimbangkan permohonanuntuk menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan daripadapegawai yang menggunakan kenderaan selain darikepunyaannya sendiri untuk menjalankan tugas rasmidengan syarat:

kenderaan jabatan tidak dapat disediakanbagi kegunaan pegawai

pegawai hendaklah mengesahkan bahawakenderaan yang dipinjam itu berada dalamkeadaan baik dan selamat sebelum dansemasa digunakan

PPPANS 2008 Perkara77

PPNS Bil.5/2013Perkara 5.9

- 357 -





NEGERI

tuan punya kenderaan tersebut tidak adamenuntut Elaun Perjalanan Kenderaan keatas kenderaan yang sama di sepanjangtempoh tuntutan dibuat oleh pegawai.

Kadar Elaun Makan

Gred Jawatan Kadar (RM)Utama/Khas ‘A’ dan keatas RM 175.00

Utama/Khas ‘B’ dan ‘C’ RM 145.0054 RM 140.00

52 dan 53 RM 125.0045 hingga 48 RM 90.0041 hingga 44 RM 75.0027 hingga 40 RM 70.0017 hingga 26 RM 65.001 hinnga 16 RM 60.00

PPNS Bil.5/2013

- 358 -





1 TUNTUTANBERTUGAS

RASMI DI DALAM/ LUAR NEGERI

Tuntutan bayaran sewa hotel/ lojing

Semak dokumen ada disertakan resit hotel asal yangtelah ditandatangani oleh penuntut

Kadar kelayakan adalah seperti berikut:

Gred Jawatan Sewa Hotel (RM)Elauan Lojing

(RM)Utama/ Khas

‘A’ dan ke atasSebenar (Standard

Suite) 120.00

Utama/ Khas‘B’ dan ‘C’

Sebenar (Deluxe/Superior) 115.00

Gred 54 Sebenar (Deluxe/Superior) 110.00

52 dan 53 360.00 100.0045 hingga 48 320.00 90.0041 hingga 44 270.00 80.0027 hingga 40 220.00 70.0017 hingga 26 190.00 60.001 hingga 16 160.00 50.00

6. Pengakuan

Semak samada kenyataan tuntutan di ruanganPengakuan diisi dengan lengkap.

6.1 Tarikh dan tandatangan pegawai hendaklahdilengkapkan.

7. Pengesahan

Semak samada kenyataan tuntutan di ruanganPengesahan berkaitan tarikh, tandatangan beserta copjawatan pegawai diisi dengan lengkap.

8. Semak sama ada kod objek yang dipertanggungkandi atas baucar bayaran adalah menggunakan objeklanjut di bawah objek sebagai 21000 (Perjalanan)

PPNS Bil.5/2013

Penggunaan StrukturKod Akaun dalam

Sistem PerakaunanKerajaan Negeri Sabah

- 359 -



TAJUK : TUNTUTAN PERJALANAN MENGHADIRI PEPERIKSAAN




Takrif Gred :


Takrif Pegawai :


3.3 Pendapatan (RM) termasuk gaji pokok dan elaun-elaun 3.4 Kenderaan-jenis / model, no. pendaftaran, kuasa (cc) & kelas tuntutan.


A Tidak kurang dari RM2,625.45 sebulan 1400 s.s dan keatas

B Tidak kurang dari RM2,333.00 sebulan 1000 s.s dan keatas

C Tidak Kurang dari RM1,820.75 sebulan Di bawah 1000 s.s





Negeri Sabah 2008Peraturan 3

PPNS.5/2013Para 5.9

- 360 -

TUNTUTAN PERJALANAN MENGHADIRI PEPERIKSAAN

- 361 -



Pastikan Peperiksaan Dihadiri perkhidmatan awam yang disyaratkan diluar pejabat

Pastikan Vot Perbelanjaan yang digunakan adalah sesuai






Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


Buat surat teguran

PenyemakPertama

(W17/N22/W22

PenyemakPertama

(W17/N22/W22/

Penyemak Kedua

Akauntan /PB/W32/W27

Pembantu Am

Rendah N4/N1






BIL DOKUMEN


2 Borang JBN.01 (Pindaan)

3 Surat Panggilan untuk menghadiri Peperiksaan

4 Bil Hotel yang asal sekiranya menuntut

5 Resit Tambang sekiranya resit dikeluarkan


- 362 -







1. TuntutanPerjalananMenghadiriPeperiksaan

Pastikan Kenyataan Tuntutan Perjalanan menghadiri peperiksaandan dokumen sokongan disertakan


a) tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunKewangan




4. Pastikan butir-butir maklumat pegawai dalam borangTuntutan JBN.01 (Pindaan) adalahlengkap seperti berikut:-

3.1 Nama dan No. Kad Pengenalan hendaklah dicatitkan

3.2 Gred / Kategori / Kumpulan & Jawatan

Semak gred jawatan untuk memastikan kadarkelayakan pegawai


58 (a)

PBNS.1/2011

PBNS.1/2013

- 363 -







Takrif Gred :


Takrif Pegawai :


3.3 Pendapatan (RM) termasuk gaji pokok dan elaun-elaun 3.4 Kenderaan-jenis / model, no. pendaftaran, kuasa (cc) & kelas tuntutan.










PPNS.5/2013Para 5.9

- 364 -








Takrif Luar Pejabat :

Tempat pegawai menjalankan tugas di mana jarak dari pejabatadalah seperti berikut:-

a) 25 km jika boleh dihubungi oleh jalan raya

b) 16 km jika boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor

c) 8 km jika boleh dihubungi hanya oleh basikal dan/ atau air

4. Kenyataan tuntutan pegawai menghadiri peperiksaan

Semak Slip/Jadual Peperiksaan dan kenyataan tuntutan pegawaidi dalam borang JBN. 01 (Pindaan). Dengan mencatitkkan tarikh,waktu bertolak dan sampai, tujuan / tempat dan jarak (k.m)perjalanan)

Takrif Peperiksaan

Sesuatu Peperiksaan perkhidmatan awam yang disyaratkan diluarpejabat boleh menuntut elaun-elaun yang biasa bolehdituntutnya semasa menjalankan tugas rasmi.

Peraturan-Peraturan Pegawai

Awam NegeriSabah 2008

Peraturan 67

- 365 -







5. Elaun Perjalanan

Semak Kelas tuntutan kilometer (km) pastikan silinder (s.s)kenderaan yang betul berdasarkan gaji dan silinderkenderaan

Jika pegawai menggunakan kenderaan jabatan atau penganjurpegawai tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan


tiap satu bulan

Kelas(Sen/km)

A B C D E


501 - 1,000 kilometer 65 55 45 40 35

1,001 – 1,700 kilometer 55 50 40 35 30


5.1 Tuntutan tambang pengangkutan awam seperti berikut:-

I Teksi / Bas / Motorbot/ Jenis pengangkutan lain dalamkategori ini mengikut tambang lazim dan disokongdengan resit sekiranya resit dikeluarkan.

II Keretapi/Kapal Laut/ Jenis pengangkutan lain dalamkategori ini.

Gred Jawatan Kelas

27 dan keatas Kelas satu


PPNS.5/2013Para 5.9

PPNS.3/2015Para 5.13

- 366 -







6. Tuntutan Elaun makan / Elaun harian

6.1 Elaun Makan

Semak kenyataan tuntutan borang JBN.01 (Pindaan)bagi tarikh dan masa bertolak daripada menghadiripeperiksaan

Takrif Elaun Makan

(1) Layak dituntut oleh seorang pegawai yang menjalankantugas rasmi diluar pejabatnya bagi tempoh 24 jam ataulebih layak menuntut elaun makan mengikut syarat dankadar seperti yang ditetapkan melalui pekelilingPerkhidmatan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri dari semasake semasa.

Peraturan-Peraturan

Pegawai AwamNegeri Sabah

2008Peraturan 78

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 70

- 367 -







6.2 Elaun Harian

Takrif Elaun Harian

(1) Layak bagi pegawai yang bertugas diluar pejabat bagitempoh melebihi 8 jam tetapi kurang dari 24 jamtermasuk dalam perjalanan adalah layak menuntutelaun harian sebanyak separuh daripada kelayakanelaun makannya.

(2) Walau bagaimanapun, dalam sesuatu keadaan dimanaseseorang pegawai yang bertugas di luar pejabat bagitempoh kurang 8 jam tetapi tidak kurang 6 jam danjuga di dalam masa yang mana pegawai tersebut perlumakan tengah hari atau makan malam, pegawai itulayak menuntut elaun harian sebanyak separuhdaripada kelayakan elaun makanya. “Makan tengahhari” dalam konteks ini adalah ditetapkan waktunyapada pukul 1.00 tengah hari dan “Makan malam”adalah ditetapkan waktunya pada pukul 7.00 malam.

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 70

- 368 -








Kadar Kelayakan seperti berikut:-

Gred Jawatan Kadar (RM)

Utama/Khas 'A' dan keatas 175.00

Utama/Khas 'B' dan 'C' 145.00

54 140.00

52 dan 53 125.00

45 hingga 48 90.00

41 hingga 44 75.00

27 hingga 40 70.00

17 hingga 26 65.00

1 hingga 16 60.00

7. Tuntutan Bayaran Sewa Hotel

Semak resit asal hotel yang dikemukakan dengan kadar hotelmengikut kelayakan pegawai

Bayaran sewa hotel adalah layak dituntut bagi pegawai yangmenghadiri peperiksaan di luar ibu pejabat sekiranyapenginapan tidak disediakan oleh pihak penganjur.

7.1 Tuntutan Elaun Lojing

Semak samada pegawai menginap dihotel atau tidak Pegawai layak menuntut elaun lojing jika pegawai tidak menuntut sewa hotel.

PPNS.5/2013Para 2

- 369 -







8.0 Kadar Bayaran Sewa Hotel dan Lojing adalah seperti berikut:

Gred Jawatan Sewa Hotel (RM)

Elaun Lojing(RM)

Utama/Khas 'A' dankeatas

Sebenar( Standard Suite ) 120.00

Utama/Khas 'B' dan'C'

Sebenar( Deluxe/Superior ) 115.00

54 Sebenar( Deluxe/Superior ) 110.00

52 dan 53 360.00 100.00

45 hingga 48 320.00 90.00

41 hingga 44 270.00 80.00

27 hingga 40 220.00 70.00

17 hingga 26 190.00 60.00

1 hingga 16 160.00 50.00

PPNS.5/2013Para 2.2

- 370 -







8.1 Tuntutan Belanja Pelbagai

(a) Tambang pengangkutan awam tempatan untuktugas-tugas rasmi jika kenderaan tidak disediakanoleh Kerajaan atau penganjur;

(b) Bayaran telefon, faks, akses internet, bayaran posdan telegram atas urusan rasmi;

(c) Belanja dobi tertakluk kepada had maksima bilanganpakaian dua pasang sehari dan tidak kurang daritempoh 24 jam yang disokong dengan resit apabilapegawai bertugas dan terpaksa menginap di luar;

(d) Bayaran cukai lapangan terbang yang disokongdengan resit

(e) Bayaran lebih bagasi untuk barang-barang rasmi yangdisokong dengan resit; dan

(f) Bayaran letak kereta, tol dan tambang feri yangdisokong dengan resit.



Peraturan 73

- 371 -







8.2 Pengakuan

Semak samada kenyataan tuntutan di dalam borangJBN.01 (Pindaan) 1 hingga 5 telah diisi dengan lengkap

Tarikh dan tandatangan pegawai hendaklah dilengkapkan

9. Pengesahan

Semak samada kenyataan tuntutan dirungan pengesahanberkaitan tarikh, tandatangan berserta cop nama, jawatanpegawai diisi dengan lengkap di dalam borang JBN.01(Pindaan).

- 372 -



TAJUK : TUNTUTAN PERJALANAN MENGAHDIRI PEPRRIKSAAN




11. Semak samada kod objek yang dipertanggungkan diatasbaucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut di bawahobjek 21000 dan 29000

11.1 Kod objek Perbelanjaan dan Sara Hidup kakitanganAwam






Feri/Bot 21105 21205




Yuran Pendaftaran Kursus 29107 29107

PBNS.12/2007

- 373 -

TUNTUTAN ELAUN BIASISWA KERAJAAN NEGERI

- 374 -



Pastikan terdapat dokumen sokongan seperti borang BLT. 3 dikepilkan




Mula


Pastikan AP 100 (b) di patuhi



YA

Lengkap / Teratur

YA

Hantar kepadaA/PB untuk

ditandatangani



Tidak

YA

Tidak


PenyemakPertama(W17)



Buat surat teguran


PROSES KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : ELAUN BIASISWA KERAJAAN NEGERI

TAJUK KECIL :


KELUARAN : PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:

BIL DOKUMEN


2 Borang Pengesahan Akaun Bank (BLT. 3) √

3 Resit Asal ( sekiranya ada tuntutan bayaran balik ) √

4 Surat kelulusan daripada Bahagian Latihan dan Biasiswa √

- 375 -


PROSES KERJA SENARAI SEMAK PEMBAYARAN

TAJUK : ELAUN BIASISWA KERAJAAN NEGERI

TAJUK KECIL


KELUARAN : PINDAAN: 0 TARIKH UBAHSUAI:


1 Elaun Biasiswa Kerajaan Negeri

Pastikan kenyataan tuntutan elaun biasiswa dan dokumensokongan disertakan.

1. Pastikan butir-butir maklumat pelajar adalah lengkapseperti berikut:-

1.1 Surat kelulusan daripada Bahagian Latihan danBiasiswa, Jabatan Perkhidmatan Awam NegeriSabah

a) Nombor dan tarikh kelulusan

b) Nama pelajar

c) Tempoh dan tempat pengajian

d) Nombor akaun bank pelajar (BLT.3)

Surat ini hendaklah dikepilkan bagi pembayaran pertamadan catatkan nombor rujukan kelulusan bagi pembayaranseterusnya.

1.2 Senarai nama pelajar.Ini adalah bagi elaun yang dibayar terus kepadainstitusi.

1.3 Resit Asal.Bagi tuntutan bayaran balik yang dibuat olehpenuntut, hendaklah dijelaskan terlebih dahuluoleh penuntut.

- 376 -

TUNTUTAN PERJALANAN BERKURSUS DALAM NEGERI DAN LUAR NEGERI

- 377 -

Mula

Kursus Pendek Di luar Kawasan

Ibu Pejabat

Kursus Pendek Di Dalam

Kawasan Ibu Pejabat

Kursus Panjang Di Dalam Negeri

Kursus Panjang Di luar Kawasan

Ibu Pejabat

Kursus Panjang Di Dalam Kawasan

Ibu Pejabat

Kursus Pendek Di Luar Negeri







Pastikan Bilangan hari berkursus,kadar elaun makan, hotel / lojing dan tuntutan yang lain mengikut kadar Gred Penuntut



Jenis

Kursus Pendek Di Dalam Negeri

Buat surat teguran

Pembantu Am

Rendah N4/N1

PenyemakPertama

(W22/N22/W17

PenyemakPertama

(W17/N22/W22

Penyemak KeduaAkauntan /PB

/W32/W27Turunkan Tandatangan ringkas dan bubuh cop penyemak kedua dalam ruangan 'Diluluskan Oleh'


YA

Lengkap / TeraturYA

Hantar kepadaA/PB untuk

ditandatangani



Tidak

YA

Tidak



TAJUK : TUNTUTAN PERJALANAN BERKURSUS DALAM NEGERI DAN LUAR NEGERI



BIL DOKUMEN



3 Surat E-izin mengahdiri Kursus/Seminar/Bengkel sekiranya kursus di Semananjung Malaysia atau Sarawak

4 Surat E-izin menghadiri Kursus/Seminar/Bengkel sekiranya anjuran Pihak Swasta.

5 Surat Panggilan Menghadiri Kursus/Seminar/Bengkel

6 Jadual/ Aturcara/Risalah Kursus/Seminar/Bengkel




- 378 -







1. TuntutanPerjalananBerkursus diDalam Negeri danLuar Negeri

Pastikan Kenyataan Tuntutan Perjalanan dan dokumen sokongan disertakan

1. Semak bulan dan tahun Kewangan, jika bukan tahunsemasa pastikan borang JBN.40 telah lengkap dan salinanbuku vot yang disahkan benar disertakan & memenuhisyarat berikut:-

a) Tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunKewangan berkenaan

b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan dansemasa adalah mencukupi



4. Pastikan butir-butir maklumat pegawai dalam borangJBN.01 (Pindaan) adalah lengkap seperti Berikut:-

4.1 Nama dan No. Kad Pengenalan hendaklahdicatitkan.




58 (a)

PBNS.1/2011

PBNS.1/2013

- 379 -







Takrif Gred :


Takrif Pegawai :


3.3 Pendapatan (RM) termasuk gaji pokok dan elaun-elaun

3.4 Kenderaan-jenis / model, no. pendaftaran, kuasa (cc) & kelas tuntutan.


A Tidak kurang dari RM2,625.45 sebulan 1400 s.s dan ke atas

B Tidak kurang dari RM2,333.00 sebulan 1000 s.s dan ke atas







PPNS Bil.5/2013Para 5.9

- 380 -







Kadar per km mengikut kelas kenderaan dan jarak


tiap satu bulan

Kelas(Sen/km)

A B C D E


501 - 1,000 kilometer 65 55 45 40 35

1,001 – 1,700 kilometer 55 50 40 35 30



Takrif Luar Pejabat :

Tempat biasa seorang pegawai melapor diri untuk bertugasdan lingkungan jarak pentadbiranya ialah :-



c) 8 km jika boleh dihubungi hanya oleh basikal dan/atau air

4. Kenyataan tuntutan pegawai menghadiri kursus

Semak samada kenyataan tuntutan pegawai adalah lengkap –catitkkan dengan jelas tarikh, waktu bertolak dan sampai,tujuan / tempat dan jarak (k.m) perjalanan)

PPNS Bil .5/2013Para 5.9



Peraturan 67

- 381 -







4.1 Semak Surat tawaran Kursus dengan kenyataantuntutan bagi mengetahui tempoh kursus dan tempatkursus dijalankan

4.2 Kursus yang boleh dihadiri oleh pegawai ialah kursusyang berkaitan dengan perkhidmatan pegawai dandibenarkan oleh Ketua Jabatan.

Takrif Kursus bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupaakademik atau praktik, lawatan sambil belajar atau seminar yang bercorak latihan.

4.3 Jenis-jenis Kursus 4.3.1 Kursus Pendek Di Dalam Negeri I - Di Luar Kawasan Ibu Pejabat II - Di Dalam Kawasan Ibu Pejabat

4.3.2 Kursus Panjang di dalam Negeri I - Di Luar Kawasan Ibu Pejabat II – Di Dalam Kawasan Ibu Pejabat 4.3.3 Kursus Pendek DiLuar Negeri

5. KURSUS PENDEK DI DALAM NEGERI

Semak surat tawaran kursus dengan kenyataan tuntutan bagimengetahui tempoh kursus dan tempoh kursus yang telahdihadiri oleh pegawai

PPNS Bil.6/2013Para 2.1

PPNS Bil.6/2013Para 3

- 382 -







Takrif Kursus Seseorang pegawai yang mengikuti kursus pendek sepenuh masa di dalam negeri layak menuntutelaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syaratbertugas rasmi termasuk elaun-elaun seperti berikut

5.1 Kursus Pendek di Luar Kawasan Ibu Pejabat

Semak Bilangan hari berkursus, kemudahan makan /penginapandisediakan atau tidak serta tempat berkursus bagi menentukansama ada berada diluar kawasan ibupejabat dan kadar kelayakan

5.1.1 Takrif Pegawai yang layak menuntutpegawai layak menuntut elaun harian,elaun makan, sewa hotel ( resit disertakan)dan lojing ( alamat lojing dicatitkan) iaitu

I Sekiranya kemudahan makan / penginapan tidakdisediakan oleh Kerajaan atau Penganjur.

II bagi tempoh dua hari iaitu sehari sebelum dansehari selepas kursus

Sekiranya kemudahan penginapan sahaja disediakan, makapegawai layak menuntut elaun makan dan sebaliknya. Sekiranyahanya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan,pegawai layak menuntut bahagian yang tidak disediakanmengikut kadar seperti berikut:-

Sarapan Pagi - 20% daripada Elaun Makan Makan Tengahari - 40% daripada Elaun Makan Makan Malam - 40% daripada Elaun Makan

PPNS Bil .6/2013Para 3.1.1

PPNS Bil .5/2013Para 3.1.1

- 383 -







Takrif Pegawai yang tidak layak menuntut , pegawai tidak layakmenuntut sekiranya kemudahan makan dan penginapan telahdisediakan oleh kerajaan atau penganjur

Pegawai layak menuntut elaun perjalanan Kenderaan atauTambang Pengangkutan Awam mengikut kadar dan kelayakanbertugas rasmi

5.2 Kursus Pendek Di Dalam Kawasan Ibu Pejabat

Semak Bilangan hari berkursus dan kemudahan makandisediakan atau tidak ,tempat berkursus bagimenentukan sama ada berada di dalam kawasanibupejabat dan kadar kelayakan

5.2.1 Takrif Pegawai yang layak menuntut pegawaihanya layak bayaran sebanyak RM 15.00 sehariuntuk hari-hari berkursus sahaja dengan syarat:-

I Kemudahan makan tidak disediakan olehkerajaan atau penganjur,

II Kursus itu diadakan diluar bangunan/kompleks tempat biasa pegawai bertugas

5.2.2 Takrif Pegawai yang tidak layak menuntut

I Kemudahan makan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur;

II Kursus itu diadakan di dalam bangunan/kompleks tempat biasa pegawai bertugas

Semak jumlah km atau tambang sepanjang menghadiri kursustersebut Pegawai layak menuntut elaun perjalanan Kenderaanatau Tambang Pengangkutan Awam mengikut kadar dankelayakan bertugas rasmi

PPNS Bil .6/2013Para 3.1.2(a)

PPNS Bil .6/2013Para 3.1.2(a)

- 384 -







6.0 KURSUS PANJANG DI DALAM NEGERI

Semak surat tawaran kursus dengan kenyataan tuntutan bagimengetahui tempoh kursus dan tempoh kursus yang telahdihadiri oleh pegawai

Takrif Kursus Panjang

Seseorang pegawai yang mengikuti kursus panjang di dalamnegeri yang melebihi tiga (3) bulan adalah layak menuntut elaun,kemudahan dan bayaran bertugas rasmi

6.1 Kursus Panjang Di Luar Kawasan Ibu Pejabat

Semak Bilangan hari berkursus, kemudahan makan/penginapan disediakan atau tidak serta tempatberkursus bagi menentukan sama ada berada diluarkawasan ibupejabat dan kadar kelayakan.

6.1.1 Takrif Pegawai Yang Layak Menuntut

a) Elaun Sara Hidup sebanyak RM25 seharibagi tempoh kursus tertakluk kepada syaratberikut:-

I Pegawai tidak menerima ArahanPertukaran; dan

II Kemudahan makan dan penginapan tidakdisediakan oleh Kerajaan atauPenganjur.

b) Sekiranya pegawai diarahkan oleh pusatPengajian untuk mengikuti kajianluar/latihan amali atau disangkutkan dipejabat di luar Pusat Pengajianya, makapegawai layak menuntut elaun makan danbayaran sewa hotel / lojing sepertibiasa.

PPNS Bil .6/2013

- 385 -







c) Pegawai layak menuntut kemudahanpenginapan/akan bagi tempoh seharisebelum dan sehari selepas kursusmengikut kadar dan kelayakan bertugasrasmi

6.1.2 Takrif Pegawai yang tidak layak menuntut

a) Elaun Sara Hidup sebanyak RM25.00 seharisekiranya Pegawai oleh Pusat Pengajianuntuk mengikuti kajian luar/latihan amaliatau disangkut dipejabat di pejabat di luarPusat Pengajianya;

b) Kemudahan makan dan penginapandisediakan oleh Kerajaan atauPenganjur

Pegawai layak menuntut elaun perjalanan Kenderaan atauTambang Pengangkutan Awam mengikut kadar dan kelayakan bertugas rasmi ( Rujuk para 3.1.2 (a))

6.2 Kursus Panjang Di Dalam Kawasan Ibu Pejabat

Semak Bilangan hari berkursus, kemudahan makandisediakan atau tidak serta tempat berkursus bagimenentukan sama ada berada diluar kawasanibupejabat dan kadar kelayakan.

6.2.1 Takrif Pegawai Yang Layak Menuntut

a) Elaun Sara Hidup sebanyak RM15 seharisepanjang berkursus sekiranya:-

I Pegawai berkursus di dalam kawasanIbu Pejabat

II Pegawai dari luar kawasan IbuPejabat yang menerima arahanpertukaran

PPNS Bil .6/2013

- 386 -







III Kemudahan makan tidak disediakan olehkerajaan atau penganjur,

IV Kursus itu diadakan diluar bangunan/kompleks tempat biasa pegawai bertugas

Pegawai layak menuntut elaun perjalanan Kenderaan atauTambang Pengangkutan Awam mengikut kadar dan kelayakanbertugas rasmi ( Rujuk para 3.1.2 (a) )

7. KURSUS PENDEK DILUAR NEGERI

Semak surat menghadiri kursus Pendek Di Luar Negeri dankehadiran pegawai merupakan arahan Ketua Jabatan/ PegawaiPemerintah demi kepentingan perkhidmatan tuntutan

Takrif Kursus Pendek Diluar Negeri

Seorang pegawai yang berkursus pendek diluar negeri layakmenuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar dansyarat bertugas rasmi.

7.1 Kursus Pendek Di Luar Negeri

Semak bilangan hari berkursus, kemudahan makandisediakan, tempat berkursus bagi menentukan samaada berada di luar kawasan ibupejabat dan kadarkelayakan serta masa berkursus yang dihadiri.

7.1.1 Takrif Pegawai yang Layak Menuntutbayaran Sewa Hotel yang disokongdengan resit atau elaun Lojing dan elaunmakan bagi tempoh dua hari iaitu seharisebelum berkursus dan sehari selepastamat kursus. Bayaran perkhidmatancukai perkhidmatan atau bayaran lainyang diwajibkan ke atas sewa hoteltersebut adalah layak dituntut dikirasebagai sebahagian sewa hotel itu.

PPNS.6/2013Para 5

- 387 -







Pegawai layak menuntut elaun perjalanan Kenderaan atauTambang Pengangkutan Awam mengikut kadar dan kelayakanbertugas rasmi.

8. Elaun Perjalanan Kenderaan (KM) atau TambangPenganguktan Awam.

Semak sama ada kemudahan pengangkutan disediakan oleh oleh jabatan / Penganjur.

Sekiranya kemudahan pengangkutan disediakan oleh Jabatan /Penganjur, pegawai tidak layak menuntut elaun perjalanankenderaan / tambang pengangkutan awam.

8.1 Pegawai layak tuntut perjalanan pergi dan balik sekalisahaja dari rumah kediaman ke Pusat Pengajian.Sekiranya tempat tinggal tidak disediakan elaun tersebutboleh dituntut setiap hari termasuk dari Pusat Pengajianke tempat membuat penyelidikan sehingga kursus selesaidengan syarat mendapat pengesahan daripada pihakpenganjur.

8.2 Pegawai layak menuntut tambang pengangkutan awamjika tidak menggunakan kenderaan sendiri ataukenderaan telah disediakan oleh penganjur bagimenghadiri kursus, sama ada di dalam atau luar IbuPejabat.

8.2.1 Teksi / Bas / Motorbot/ Jenis pengangkutan laindalam kategori ini mengikut tambang lazim dandisokong dengan resit sekiranya resit dikeluarkan.

PPNS.6/2013Para 3.1.2

PPNS.5/2013Para 5.9

& Para 5.13

- 388 -







8.2.2 Pegawai yang menggunakan perkhidmatanpengangkutan awam adalah layak menuntuttambang pengangkutan awam mengikut manayang lebih murah dan yang sepatutnya dinaikitertakluk kepada syarat berikut:-

(a) Keretapi/Kapal Laut/ Jenis pengangkutan laindalam kategori ini.

Gred Jawatan Kelas



(b) Kemudahan Perjalanan Dengan Kapal Terbang I - Penerbangan di dalam negeri;

Gred Jawatan Kelas

53 dan keatas Kelas Business


II - Penerbangan ke luar negeri.

Gred Jawatan Kelas

Utama /Khas 'A' dan keatas Kelas Satu

Utama/Khas 'B' dan 'C' Kelas Business


PPNS.5/2013Para 5.13 (a)

PPNS.5/2013Para 6.1

- 389 -







9.0 Tuntutan Elaun makan / Elaun harian

9.1 Elaun Makan

Semak kenyataan tuntutan bagi tarikh dan masa bertolak hingga pulang dari mengahdiri kursus. Takrif Elaun Makan

(1) Layak dituntut oleh seorang pegawai yang menjalankantugas rasmi diluar pejabatnya bagi tempoh 24 jam ataulebih elaun makan mengikut syarat dan kadar sepertiyang ditetapkan melalui pekeliling Perkhidmatan olehSetiausaha Kerajaan Negeri dari semasa ke semasa.

(2) Elaun makan ini tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi tiga bulan terus-menerus.

(3) Elaun makan tidak layak dituntut jika kemudahan makandisediakan oleh kerajaan atau penganjur. Sekiranyasebahagian daripada kemudahan makan disediakan,pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yangtidak disediakan itu mengikut kadar berikut:

( a ) Sarapan Pagi - 20% daripada Elaun Makan ( b ) Makan Tengahari - 40% daripada Elaun Makan ( c ) Makan Malam - 40% daripada Elaun Makan


Awam NegeriSabah 2008 Peraturan 70(1),(2) dan (3)

- 390 -







9.2 Elaun Harian

Takrif Elaun Harian

(1) Layak bagi pegawai yang bertugas diluar pejabat bagitempoh melebihi 8 jam tetapi kurang dari 24 jamtermasuk dalam perjalanan adalah layak menuntutelaun harian sebanyak separuh daripada kelayakanelaun makannya.

(2) Walau bagaimanpun, dalam sesuatu keadaan dimanaseseorang pegawai yang bertugas di luar pejabat bagitempoh kurang 8 jam tetapi tidak kurang 6 jam dan jugadi dalam masa yang mana pegawai tersebut perlumakan tengah hari atau makan malam, pegawai itu layakmenuntut elaun harian sebanyak separuh daripadakelayakan elaun makanya. “Makan tenga hari” dalamkonteks ini adalah ditetapkan waktunya pada pukul 1.00tengah hari dan “Makan malam” adalah ditetapkanwaktunya pada pukul 7.00 malam.

Pegawai yang menghadiri kursus layak elaun makan / Elaunharian atas kadar bertugas rasmi 1 hari sebelum dan 1 hariselepas kursus kursus mengikut kadar pekeliling Perkhidmatanoleh Setiausaha Kerajaan Negeri dari semasa ke samasa.


Awam NegeriSabah 2008 Peraturan 71(1) dan (2)

- 391 -







9.3 Kadar kelayakan Elaun Makan adalah seperti berikut:-

Semak gred pegawai dan tempat kursus untuk menentukan kadarelaun makan yang layak dituntut oleh pegawai.


Utama/Khas 'A' dan ke atas 175.00


54 140.00

52 dan 53 125.00

45 hingga 48 90.00

41 hingga 44 75.00

27 hingga 40 70.00

17 hingga 26 65.00

1 hingga 16 60.00

10. Tuntutan Bayaran Sewa Hotel dan Elaun Lojing

Semak Kenyataan Tuntutan, resit asal hotel yang dikemukakandengan kadar hotel mengikut kelayakan pegawai.

PPNS.5/2013Para 2

- 392 -







Takrif

(1) Bayaran sewa hotel adalah layak dituntut bagi pegawaiyang menghadiri kursus diluar ibu pejabat dan perlumenginap, bayaran sewa hotel yang disokong denganresit atau sebagai gantinya elaun lojing mengikut kadarseperti yang ditetapkan melalui pekeliling perkhidmatanoleh Setiausaha Kerajaan Negeri dari semasa ke semasa.

(2) Seseorang pegawai layak menuntut bayaranperkhidmatan dan cukai perkhidmatan yang diwajibkanke atas sewa hotel sebagai tambahan kepada maksimakelayakannya dengan syarat bayaran tersebut adatercatat di dalam bil sewa hotel itu.

(3) Seseorang pegawai yang disediakan tempat tinggalpercuma oleh Kerajaan atau penganjur tidak dibenarkanmenuntut bayaran sewa hotel atau elaun lojing.

(4) Bayaran sewa hotel tidak boleh bayar untuk masabertugas melebihi tiga bulan terus-menerus.



Peraturan 72(1),(2),(3) &(4)

- 393 -







10.1 Kadar Bayaran Sewa Hotel dan Lojing adalah seperti berikut:


Elaun Lojing(RM)






52 dan 53 360.00 100.00

45 hingga 48 320.00 90.00

41 hingga 44 270.00 80.00

27 hingga 40 220.00 70.00

17 hingga 26 190.00 60.00

1 hingga 16 160.00 50.00

10.2 Kementerian/Jabatan dibenarkan membuatpembayaran sewa hotel/ penginapan melaluitempahan kerajaan bagi meringankan beban pegawai.

PPNS.5/2013Para 2.2.2

- 394 -







11. Tuntutan Belanja Pelbagai

(a) Tambang pengangkutan awam tempatan untuk tugas-tugas rasmi jika kenderaan tidak disediakan olehKerajaan atau penganjur;

(b) Bayaran telefon, faks, akses internet, bayaran pos dantelegram atas urusan rasmi;

(c) Belanja dobi tertakluk kepada had maksima bilanganpakaian dua pasang sehari dan tidak kurang daritempoh 24 jam yang disokong dengan resit apabilapegawai bertugas dan terpaksa menginap di luar;

(d) Bayaran cukai lapangan terbang yang disokong denganresit

(e) Bayaran lebih bagasi untuk barang-barang rasmi yangdisokong dengan resit; dan

(f) Bayaran letak kereta, tol dan tambang feri yangdisokong dengan resit.



Peraturan 73

- 395 -







12. Pengakuan

Semak samada kenyataan tuntutan di dalam borang JBN.01(Pindaan) 1 hingga 5 telah diisi dengan lengkap, tarikh dantandatangan pegawai hendaklah dilengkapkan

13. Pengesahan


14. Semak samada kod objek yang dipertanggungkan diatasbaucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut di bawahobjek 21000 dan 29000

14.1 Kod objek Perbelanjaan dan Sara Hidupkakitangan Awam






Feri/Bot 21105 21205





PBNS.12/2007

- 396 -

PEMBAYARAN ELAUN PAKAIAN PANAS

- 397 -

Mula




Lengkap / Teratur





Ya

Tidak

Buat surat teguran




Tidak

Ya


Lengkap / Teratur

Ya

Tidak

Akauntan/PB

Penyemak Pertama[ W 17 ]

Penyemak Pertama[ W 17]

Penyemak Kedua[ W 27 ]



TAJUK : BAYARAN ELAUN PAKAIAN PANAS KE LUAR NEGERI



BIL DOKUMEN


2 Surat Kelulusan daripada Bahagian Saraan dan Pencen JPAN √

3 Pengesahan Akaun Bank (Lampiran A/Penyata Akaun) √

- 398 -






1 Bayaran Elaun Pakaian Panas Ke Luar Negeri

Pastikan Kenyataan Tuntutan Bayaran Elaun Pakaian PanasKe Luar Negeri dan dokumen sokongan disertakan.

Permohonan hendaklah dikemukakan kepada SetiausahaKerajaan Negeri untuk kelulusan.

1. Semak bulan dan tahun kewangan, jika bukan tahunsemasa pastikan borang JBN.40 disertakan dan memenuhisyarat berikut:-




3. Pastikan butir-butir maklumat pegawai adalah lengkapberdasarkan Borang Permohonan Elaun Pakaian Panasseperti berikut:-

3.1 Nama, no. pekerja dan no. kad pengenalanhendaklah dicatitkan.

3.2 Gred/Kategori/Kumpulan & Jawatan Takrif “Gred”Gred Gaji di bawah Sistem Saraan Malaysia (SSM)mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil.4 Tahun2002. Pegawai yang memilih tidak menerima SSMboleh terus mengemukakan tuntutan elaun,kemudahan dan bayaran di bawah pekeliling iniberdasarkan Gred/Kategori

PPPANS 2008Peraturan 90(2)

AP 58(a)

PBNS 1/2013

- 399 -






masing-masing di bawah Sistem Saraan Baru(SSB) / Kumpulan gaji masing-masing di bawahLaporan Jawatankuasa Kabinet 1976 (JKK 1976)mengikut mana berkenaan.

Takrif “Pegawai”Semua kategori pegawai dalam percubaan,pegawai sementara, pegawai dalam pertukaransementara atau pinjaman dan pegawai kontrak.

3.1 Tujuan Permohonan hendaklah dinyatakan denganjelas Bayaran Elaun Pakaian Panas Ke Luar Negeri.

3.2 Pastikan pegawai bertugas di luar negeri dantempat berkursus serta tarikh berkursus hendaklahdinyatakan.

3.4.1 Dokumen Sokongan

a. Surat tawaran kursus ke luar negeri

i. Semak maklumat kursus adalah untukbertugas rasmi, semak juga tarikh dantempat kursus pada surat tawarankursus ke luar negeri adalah samaseperti borang permohonan.

ii. Pastikan tempat kursus adalah dinegara/kawasan beriklimsederhana/sejuk bermakna,negara/kawasan yang terletak di utaraGarisan Sartan (Tropic of Cancer) dannegara/kawasan yang terletak di selatanGarisan Jadi (Tropic of Capricon).

PPPANS 2008

PPNS.5/2013Para 5.1

- 400 -






Takrif “Luar Negeri”Dilaksanakan di luar Malaysia.Bagi tujuan pembayaran elaun ini,negara/kawasan beriklimsederhana/sejuk bermakna,negara/kawasan yang terletak di utaraGarisan Sartan (Tropic of Cancer) dannegara/kawasan yang terletak di selatanGarisan Jadi (Tropic of Capricon).

3.5 Pastikan elaun ini dituntut sebelum pegawai pergike luar atau selewat-lewatnya satu (1) bulanselepas pulang dari luar negeri.

3.5.1 Dokumen sokongan

a) Surat tawaran kursus ke luar negeri danBorang Permohonan

iv. Semak tarikh pada surat tawaran danpadankan dengan tarikh permohonansupaya permohonan dituntut sebelumpegawai pergi dan tidak lewat dari 3bulan selepas pulang dari luar negeri.

3.6 Pastikan pegawai tidak pernah menerima elaunpakaian panas bagi tempoh tiga (3) tahunsebelumnya berdasarkan akuan penerimaan yangdiisi.

PPPANS 2008Peraturan 90 (1)

- 401 -







a) Penyata Perubahan Mengenai PendapatanSeseorang Pegawai (Kew 8)

i. Semak maklumat bayaran elaun pakaianpanas yang diisi adalah sama sepertisurat tawaran dan borang permohonan.

ii. Semak catatan pengesahan pada Kew 8,tidak pernah menerima elaun pakaianpanas bagi tiga tahun sebelumnya.

iii. Semak kadar yang dituntut adalah RM1,500.00 sehelai untuk setiap 3 tahun.

Penggunaan kemudahan ini hendaklah dicatatkan di dalamBuku Perkhidmatan pegawai berkenaan.

3.7 Pastikan pegawai menandatangani borangpermohonan.


a) Borang Permohonan

i. Semak dan pastikan pegawai telahmenandatangani borang permohonandan ruangan tarikh telah diisi.

PPNS.5/2013Para 5.1

- 402 -






4.0 Pastikan kod objek yang digunakan adalah :

4.1 15199: Pelbagai pemberian termasuk elaunperkakas dan elaun pakaian

4.2 15399: Pelbagai pemberian termasuk elaunperkakas, elaun pakaian dan elaun perlantikananggota Pentadbiran dan Dewan UndanganNegeri.



- 403 -

TUNTUTAN ELAUN PERTUKARAN, BERPINDAH RUMAH DAN PINDAHAN BAGI PEGAWAI BERSARA

- 404 -

Elaun Pertukaran

Elaun BerpindahRumah

Elaun PindahanPegawai Bersara







Pastikan, kadar elaun makan, dan hotel sekiranya menuntut kelayakan hari bagi diri dan keluarga yang layak tuntutan yang lain mengikut Gred


Mula

Jenis


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak





Buat surat teguran

Pembantu Am Rendah N4/N1



TAJUK : TUNTUTAN ELAUN PERTUKARAN,BERPINDAH RUMAH, PINDAHAN BAGI PEGAWAI BERSARA



BIL DOKUMEN ELAUN PERTUKARAN DAN ELAUN PINDAHAN PEGAWAI BERSARA



3 Borang PANS “B” 31/1986 (Dalam 3 salinan termasuk1 salinan asal)-( Elaun Pertukaran Dan Pegawai Bersara)

5Salinan surat arahan pertukaran/Surat persaraan yang diakui benar

6 Salinan Kad Pengenalan suami/isteri dan Sijil Kelahiran anak-anak dan orang gaji yang diakui benar.

7 Surat pengesahan Pembantu rumah untuk mengikuti pertukaran pegawai

8Resit asal bagi sewa pengangkutan daripada Syarikat yang berdaftar.

9Senarai barang-barang yang diangkut semasa pertukaran/Perpindahan




- 405 -







Pastikan Kenyataan Tuntutan Elaun Pertukaran – Luar Stesen dandokumen sokongan disertakan.

1. Semak bulan dan tahun kewangan , jika bukan tahun semasapastikan Sijil AP 58(a) disertakan dan memenuhi syarat berikut :-


b) baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasa adalah mencukupi

2. Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangan sekiranyapermohonan dikemukakan selepas 31 Mei dan bagi perbelanjaanyang dilaksanakan sebelum tahun lalu.

3. Pastikan butir-butir maklumat pegawai dalam borang JBN.01(Pindaan) adalah lengkap seperti berikut :-

3.1 Nama dan no. kad pengenalan hendaklah dicatitkan 3.2 Gred / Kategori/ Kumpulan & Jawatan

Semak gred jawatan pegawai untuk memastikan kadar kelayakanpegawai.

Takrif Gred : Gred gaji di bawah Sistem Saraan Malaysia mengikutpekeliling Perkhidmatan bil 4 Tahun 2002. Pegawai yang memilihtidak menerima Sistem Saraan Malaysia boleh terusmengemukakan tuntutan elaun, kemudahan dan bayaran dibawah pekeliling ini berdasarkan Gred / Kategori masing-masingdi bawah Sistem Saraan Baru ( SSB)

PPNS BIL 5/2013Lampiran A

- 406 -







Pendapatan (RM) termasuk gaji pokok dan elaun-elaun.

4. Taraf perkahwinan

4.1 Pastikan status pegawai untuk tujuan menentukankelayakan tuntutannya

Takrif Keluarga

Jika bagi pegawai lelaki ialah isteri dan anak-anaknya dan jikabagi pegawai perempuan ialah suami dan anak-anaknya.

Takrif Anak

Anak yang bujang yang belum mencapai umur 21 tahun danditanggung sepenuhnya oleh pegawai itu dan termasuk jugaanak tiri dan anak angkat yang diambil dibawah mana-manaundang-undang bertulis atau adat;

atau anak-anak tidak kira apa jua umurnya, yang cacat otakatau jasmani dan tidak berupaya menanggung nafkahnyasendiri

5. Maklumat isteri / suami pegawai –

- Catitkan nama,no.kad pengenalan,gred/kategori/kumpulan/pangkat/lain-lain, jawatan,pendapatan termasuk gaji pokokdan elaun-elaun dan nama serta alamatKementerian/Jabatan/Agensi/Majikan perlu dicatitkan.

5.1 Semak samada suami/isteri pegawai adalah kakitangankerajaan. Hanya seorang pegawai layak menuntutmengikut mana yang lebih tinggi kelayakannya.

- 407 -







6. Pegawai yang bertukar atas permintaan sendiri

6.1 Pegawai-pegawai yang dibenarkan bertukar ataskehendak diri sendiri atau atas sebab-sebab peribadi ataukerana mengikut suami atau isteri tidak layak dibayarelaun-elaun atau bayaran seperti di peraturan98,99,100,101 dan 103 melainkan kes-kes tertentu yangboleh diluluskan oleh Setiausha Kerajaan Negeri.

6.2 Ketua Jabatan dikehendaki menyatakan dengan jelasnyadalam surat pertukaran tersebut, jika seseorang pegawaidibenarkan bertukar semata-mata atas sebab-sebabperibadi, atau atas kehendak sendiri atau kerana hendakmengikuti suami atau isteri

7. Maklumat tanggungan

7.1 Semak samada pegawai bertukar secara berseorangan(tanpa membawa keluarga) atau dengan berkeluarga.Pegawai yang berkeluarga datang berseorangan layakkadar bujang.

Takrif

Sekiranya pegawai bertukar secara berseorangan ( tanpamembawa keluarga), pegawai hanya layak menuntut elaunpertukaran seperti bayaran sewa hotel, elaun gantian makandan tambang perjalanan atas kadar bujang ( seorang )terlebih dahulu. Apabila keluarga pegawai datang kemudian,pegawai layak menuntut baki elaun yang sepatutnyadituntut.

7.2 Semak maklumat tanggungan ( nama, umur & sijilkad pengenalan atau sijil kelahiran) untukmenentukan kelayakan.

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 96

(1) & (2)

- 408 -



TAJUK : TUNTUTAN ELAUN PERTUKARAN, BERPINDAH RUMAH, PINDAHAN BAGI PEGAWAI BERSARA




Takrif Tanggungan

Orang atau ahli keluarga yang mesti ditanggung nafkahnya olehpegawai.

Sekiranya pegawai mempunyai anak yang berumur 21 tahun keatas, maka anak tersebut adalah tidak layak untuk menuntutelaun pertukaran kecuali anak-anak tidak kira apa jua umurnya,yang cacat otak atau jasmani dan tidak berupaya menanggungnafkahnya sendiri

8. Maklumat Pertukaran atau berpindah rumah

8.1 Semak tarikh melaksanakan pertukaran yangdilaksanakan oleh pegawai. Tuntutan elaun dan bayaranhendaklah dibuat dalam tempoh enam bulan dari tarikhmelaporkan diri bertugas.

Takrif “Stesen”

Ertinya satu lingkungan kawasan 33 km dari tempat bertugas

Takrif Bertukar atau Berpindah Rumah

Seorang pegawai yang diarah bertukar termasuk pertukarankerana mendapat jawatan baru dalam kerajaan tetapi tidaktermasuk pertukaran seperti diperaturan 96, layak menuntutelaun bayaran seperti yang ditetapkan dalam bahagian ini dalamhal keadaan seperti berikut:

(a) bertukar dari sabah ke Semanjung Malaysia atauSarawak dan sebaliknya:

(b) bertukar stesen di Sabah yang melibatkanperpindahan rumah; atau

(c) Berpindah rumah distesen yang sama tertaklukkepada syarat-syarat dalam subperaturan 100 (3)

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 67

- 409 -







Walau apapun peruntukan lain dalam Bahagian ini, sekiranyaseseorang pegawai dikehendaki bertukar stesen tetapi tidakmelibatkan perpindahan rumah yang sebenarnya maka pegawaiitu tidak layak mendapat sebarang elaun atau bayaran.

8.2 Semak jarak diantara pejabat lama dan pejabat baru.Sekiranya jarak diantara pejabat lama dan pejabatbaru adalah kurang daripada lingkungan 33 km makapegawai adalah dianggap sebagai bertukar di dalamstesen maka pegawai tidak layak menuntut elaun dankemudahan bagi pertukaran tersebut.

9. Tuntutan Elaun Makan

9.1 Semak bilangan hari elaun makan yang layak dituntutsebelum dan selepas pertukaran dilaksanakan

Pegawai layak menuntut elaun gantian makan bagitempoh 5 hari sebelum berlepas ketempat bertukardan tidak lebih daripada 5 hari sesudah sampai ditempat yang dituju bagi diri sendiri dan keluarganya danseorang pembantu rumah.

9.2 Semak kelayakan menuntut elaun makan Pegawai dankeluarga adalah layak menuntut elaun makan atas kadarpegawai mengikut pekeliling bertugas rasmi

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 99(1)

- 410 -







Kadar kelayakan Elaun Makan seperti berikut :-




54 140.00

52 dan 53 125.00

45 hingga 48 90.00

41 hingga 44 75.00

27 hingga 40 70.00

17 hingga 26 65.00

1 hingga 16 60.00

10. Pemberian Pindahan

10.1 Semak samada terdapat unsur bayaran membungkus,buruh, stor atau insuran ke atas barang-barangpegawai pada resit/bil/invois asal yang dikemukakan

Takrif Pemberian Pindahan

Seseorang pegawai yang bertukar adalah layak dibayar pemberianpindahan mengikut kadar yang ditetapkan dari semasa kesemasa.Tujuan pemberian pindahan ialah bagi membayar perbelanjaanurusan perpindahan seperti pembungkusan, upah buruh, sewastor, insuran dan sebarang perbelanjaan lain yang perluditanggung oleh pegawai itu untuk mengemas dan menjagakeselamatan barang-barang milik pegawai itu.

PPNS.5/2013Para 2

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 100 (1)

- 411 -







Seorang pegawai yang berpindah atau bertukar tanpa membawakeluarganya bersama layak dibayar pemberian pindahanmengikut kadar bagi pegawai bujang sahaja. Apabila keluargapegawai itu datang kemudian pegawai itu layak menuntut bakipemberian pindahan yang ada.

Seorang pegawai yang dikehendaki berpindah rumah stesen yangsama layak dibayar sebanyak 2/3 daripada kadar pemberianpindahan tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-

(a) Perpindahan itu adalah dari atau ke rumah Kerajaan ataurumah yang disewa oleh Kerajaan;

(b) Perpindahan sama ada dari rumah Kerajaan atau rumahyang disewa oleh Kerajaan ke rumah sendiri yang dibeliatau dibina dengan bantuan Skim Pinjaman PerumahanKerajaan: atau

(c) Perpindahan atas keadaan-keadaan yang diluar kawalanseseorang pegawai dan setelah mendapat persetujuanSetiausaha Kerajaan Negeri

Tuntutan elaun dan bayaran perpindahan rumah hendaklahdikemukakan tidak lewat daripada enam bulan selepas tarikhperpindahan.

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 100 (2)

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 100(3)

- 412 -







10.2 Semak kadar kelayakan elaun pemberian pindahan yanglayak dituntut oleh pegawai.

Kadar kelayakan elaun pemberian pindahan yang layakdituntut oleh pegawai adalah seperti berikut :-

Gred JawatanSemananjung Malaysia, Sabah,

Sarawak dan W.P Labuan

Bujang(RM)

Berkeluarga(RM)

Utama/Khas 'A' dan keatas 850.00 1700.00

Utama/Khas 'B' dan 'C' 800.00 1600.00

53 dan 54 750.00 1500.00

45 dan 52 700.00 1400.00

41 hingga 44 650.00 1300.00

27 hingga 40 600.00 1200.00

17 hingga 26 550.00 1100.00

1hingga 16 500.00 1000.00

11. Bayaran Sewa Hotel

11.1 Semak bilangan hari bayaran sewa hotel sebelumdan selepas yang layak dituntut oleh pegawaiPegawai layak menuntut elaun Sewa Hotel bagitempoh 5 hari sebelum berlepas ketempat bertukardan tidak lebih daripada 5 hari sesudah sampai ditempat yang dituju bagi diri sendiri dan keluarganyadan seorang pembantu rumah.


AwamNegeri Sabah

2008Peraturan 99(1)

- 413 -







11.2 Seseorang pegawai yang dikehendaki berpindah rumahdistesen yang sama seperti subperatutan 100(3) layakmenuntut elaun gantian makan untuk dua hari bagi dirisendiri dan keluarganya.

11.3 Semak kadar kelayakan bayaran sewa hotel pegawaiPegawai adalah layak menuntut bayaran sewa hotelmengikut kadar yang telah ditetapkan dibawahpekeliling bertugas rasmi

Kadar kelayakan pegawai adalah seperti berikut:


Elaun Lojing(RM)






52 dan 53 360.00 100.00

45 hingga 48 320.00 90.00

41 hingga 44 270.00 80.00

27 hingga 40 220.00 70.00

17 hingga 26 190.00 60.00

1 hingga 16 160.00 50.00

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 99(2)

PPNS.5/2013Para 2.2

- 414 -







12. Elaun Pengangkutan

12.1 Seseorang Pegawai yang diarah bertukar layakmenuntut perbelanjaan pengangkutan barang-barangkepunyaannya dan keluarganya yang disokong denganresit tertakluk kepada had maksimum sewa sebanyak3 buah lori yang beratnya 8 tan tia-tiap satu atau 2buah gerabak keretapi atau 3 buah bot muatansederhana mengikut mana yang berkenaan

12.2 Seseorang pegawai yang bertukar dari Sabah keSemenanjung Malaysia atau Sarawak dan sebaliknyalayak menuntut perbelanjaan pengangkutan melaluikapal laut dengan syarat tuntutan tersebut disokongdengan resit dan tidak melebihi had muatan yangditetapkan seperti berikut:-

(a) 2 meter isi padu bagi diri sendiri dan isteri atausuaminya; 1 meter isi padu seorang bagi anak-anak yang berumur 3 tahun dan keatas danseorang pembantu rumah; 0.5 meter isi paduseorang bagi anak-anak dibawah umur 3 tahun;

(b) Sebagai tambahan kepada kemudahan diperenggan (a) di atas, seorang pegawai jugalayak menuntut perbelanjaan pengangkutanmelalui kapal laut mengikut had muatan yangberikut:

I. 7 meter isi padu bagi pegawai berkahwin;

II. 3.5 meter isi padu bagi pegawai bujang;

Peraturan-Peraturan

Pegawai AwamNegeri SabahPeraturan 98

PPNS.5/2013Para 4.3

- 415 -







12.3 Seseorang Pegawai layak menuntut pengangkutanawam bagi diri dan keluarganya. Seorang pembanturumah dibenarkan menaiki jenis kenderaan yang samaseperti ahli-ahli keluarga pegawai. Sama adapembantu rumah berkenaan menaiki kenderaan samadengan pegawai itu ataupun tidak, tambangnyahendaklah yang paling murah sekali;

12.4 Seseorang pegawai layak menuntut elaun perjalanankenderaan seperti diperaturan 77, peraturan-peraturanpegawai awam negeri sabah 2008, bahagian iii,sekiranya pegawai tersebut menggunakankenderaannya sendiri. Tetapi ia tidak layak menuntutbayaran tambang seperti diperenggan 4.3.3 di atas bagidiri dan keluarganya jika ia membuat tuntutan elaunperjalanan kenderaan, melainkan jika ia dapatmembuktikan bahawa kenderaannya tidak dapatmemuatkan semua ahli keluarganya termasukpembantu rumah;

12.5 Kerajaan akan menanggung perbelanjaan yangberpatutan untuk mengangkut kenderaan seseorangpegawai apabila diarah bertukar atas pengesahandaripada Ketua Jabatan bahawa seseorang pegawai itusesungguhnya memerlukan kenderaan distesenbarunya untuk menjalankan tugas rasminya dengansempurna. Tuntutan hendaklah disokong dengan resit;

12.6 Seseorang pegawai tidak layak menuntut perbelanjaanpengangkutan jika kemudahan pengangkutandisediakan oleh kerajaan.

PPNS.5/2013Para 4.3.3

PPNS.5/2013Para 4.3.4

PPNS.5/2013Para 4.3.5

PPNS.5/2013Para 4.3.6

- 416 -







12. Elaun Perjalanan dan Tambang Pengangkutan Awam

12.1 Semak sekiranya pihak Kementerian/Jabatan/Agensitelah menyediakan kemudahan tempahan kapalterbang, keretapi atau bas melalui Waran PerjalananUdara Awam, keretapi dan bas maka pegawai adalahtidak layak menuntut apa-apa bayaran elaunperjalanan lagi.

Sekiranya pihak Kementerian/Jabatan/Agensi telahmenyediakan kemudahan pengangkutan barang-barang samada dengan kenderaan jabatan/melaluipenggunaan pesanan tempatan kepada ejenpengangkutan maka pegawai adalah tidak layakmenuntut apa-apa elaun berkaitan dengan tambangpengangkutan barang

Takrif Elaun Perjalanan

Pegawai boleh menuntut elaun perjalanan kenderaan secarahitungan kilometer, kapal terbang, keretapi atau tambangpengangkutan awam.

Tambang pengangkutan awam Teksi/kereta sewa/bas

Tambang lazim yang dikenakan bagi sesuatu perjalanantersebut dan disokong oleh resit sekiranya ada resitdikeluarkan. Sekiranya tiada, buat perakuan bahawaperbelanjaan telah dilakukan dan dibayar oleh pegawai.

Keretapi/kapal laut dan lain-lain

Kelas 1 : Gred 27 ke atas Kelas 2 : Gred 1 – 26

- 417 -







Kapal Terbang

Gred Kelas 53 dan ke atas Kelas Business 1 hingga 52 Kelas Ekonomi Elaun Perjalanan Kenderaan Pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri dari rumah lama ke rumah baru bagi melaksanakan perpindahan layak menuntut elaun perjalanan kenderaan tertakluk kepada pekeliling bertugas rasmi.

12.2 Pastikan semakan antara gaji pokok pegawai dankuasa kenderaan (c.c) dibuat bagi menentukan kelastuntutan yang layak dituntut oleh pegawai.







- 418 -







12.3 Semak kadar per KM bagi kelas kenderaan yang layakdituntut oleh pegawai Kadar per KM mengikut kelaskenderaan adalah seperti berikut :-

Jarak PerjalananBertugas rasmi bagi tiap-

tiap satu bulan

Kelas(Sen/km)

A B C D E

500km pertama 70 60 50 45 40

501-1000 km 65 55 45 40 35

1001 – 1700 km 55 50 40 35 30

1700 km seterus 50 45 35 30 25

13. Pengakuan

13.1 Semak samada kenyataan tuntutan diruanganpengakuan diisi dengan lengkap

Tarikh dan tandatangan pegawai hendaklahdilengkapkan.

14. Pengesahan Semak samada kenyataan tuntutan di ruangan Tarikh,tandatangan berserta cop jawatan pegawai diisi dengan lengkap

- 419 -







13. Semak samada kod objek yang dipertanggungkan diatasbaucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut dibawah objeksebagai 21000 dan 22000

Elaun Makan/Harian 21101

Elaun Hotel/Lojing 21102

Keretapi/Erl/LTR/Komuter 21103

Perjalanan Kenderaan(Kereta/Teksi/Bas) 21104

Feri/Bot 21105

Kapal Terbang/TambangGantian 21106

Tol/tempat letak Kereta/Telefon/Fax 21199

Pemberian Pindahan 22155

Pengangkutan Barang-barang 22102

PBNS. 12/2007

- 420 -

TUNTUTAN PERJALANAN ELAUN GANTIAN TETAP

- 421 -



Pastikan tempoh tugas rasmi melebihi tiga bulan tetapi kurang dari enam bulan termasuk hari kelepasan am dan mingguan







Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YA

Tidak


Buat surat teguran

PenyemakPertama

(W17/N22/W22

PenyemakPertama

(W17/N22/W22/


Pembantu AmRendah N4/

N1



TAJUK : TUNTUTAN PERJALANAN ELAUN GANTIAN TETAP



BIL DOKUMEN



3 Surat Arahan Menjalankan Tugas ( Jika Berkenaan )




7 Resit Bagi Perbelanjaan yang dibenarkan

- 422 -







1. TuntutanPerjalananElaun GantianTetap

Pastikan Kenyataan Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri dandokumen sokongan disertakan

1. Semak bulan dan tahun Kewangan, jika bukan tahun semasapastikan borang JBN.40 telah lengkap dan salinan buku votyang disahkan benar disertakan & memenuhi syaratberikut:-

a) tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunKewangan



3. Pastikan butir-butir maklumat pegawai dalam borangJBN.01 (Pindaan) adalah lengkap seperti berikut:-

3.1 Nama dan No. Kad Pengenalan hendaklah dicatitkan.




58 (a)

PBNS.3/2103

- 423 -







Takrif Gred : Gred Gaji dibawah Sistem Saraan Malaysiamengikut Pekeliling Perkhidmatan Malaysia Bil. 4 Tahun 2002.Pegawai yang memilih tidak menerima Sistem Saraan Malaysiaboleh terus mengemukakan tuntutan elaun, kemudahan danbayaran dibawah pekeliling ini berdasarkan Gred/Kategorimasing-masing dibawah Sistem Saraan Baru (SSB) / Kumpulangaji masing-masing

Takrif Pegawai : Semua kategori pegawai yang sedangberkhidmat dalam percubaan, pegawai sementara, pegawaidalam pertukaran sementara atau pinjaman dan pegawai kontrak

3.3 Pendapatan (RM) termasuk gaji pokok dan elaun-elaun

3.4 Kenderaan-jenis / model, no. pendaftaran, kuasa (cc) &kelas tuntutan.










Negeri Sabah 2008

PPNS.5/2013Para 5.9

- 424 -







Takrif Luar Pejabat : Tempat biasa seorang pegawai melapor diriuntuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbiranya ialah :-



c) 8 km jika boleh dihubungi hanya oleh basikal dan/atau air

4. Kenyataan tuntutan perjalanan Elaun Gantian Tetap

Semak samaada kenyataan tuntutan pegawai adalah lengkap –catitkan dengan jelas tarikh, waktu bertolak dan sampai, tujuan /tempat dan jarak (k.m) perjalanan)

4.1 Semak Dokumen Surat Panggilan menjalankan tugasrasmi yang pegawai dikehendaki bertugas melebihi 3bulan tetapi kurang dari 6 bulan.

Takrif Pegawai yang layak menuntut adalah pegawai yangmenjalankan tugas rasmi diluar pejabat bagi tempoh melebihi tigabulan tetapi kurang dari enam bulan termasuk hari kelepasan amdan mingguan adalah layak menuntut elaun gantian tetapmengikut kadar seperti berikut:-

PPNS.5/2013Para 5.9



- 425 -







(a) Melibatkan bermalam

2/3 (elaun makan + elauan lojing) X jumlah hari Bertugas rasmi.

(b) Tidak Melibatkan bermalam

2/3 (elaun harian) X jumlah hari bertugas rasmi Bagi tujuan subperaturan (1), jumlah hari yang sebenar pegawaiitu menjalankan tugas diluar pejabat hendaklah dikira mulai dariketibaannya. Seorang pegawai yang pulang kepejabatnya secarasementara tidak lebih dari tujuh hari dan kembali meneruskantugas tidak akan dianggap sebagai menjalankan tugas yang barutetapi dikira sebagai menyambung tugas asalnya

Seseorang pegawai layak menuntut mana-mana komponenelaun gantian tetap sama ada elaun makan, elaun harian atauelauan lojing jika kompenan-kompenan tersebut tidakdisediakan oleh Kerajaan atau penganjur

5.0 Elaun Perjalanan

Semak Kelas tuntutan kilometer (km) pastikan silinder (s.s)kenderaan yang betul berdasarkan gaji dan silinderkenderaan


Negeri Sabah 2008Peraturan 74 (a) &

(b)


Negeri Sabah 2008 Peraturan 74 (2) &

(3)

- 426 -







Jika pegawai menggunakan kenderaan jabatan atau penganjurpegawai tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan


tiap satu bulan

Kelas(Sen/km)

A B C D E


501 - 1,000 kilometer 65 55 45 40 35

1,001 – 1,700 kilometer 55 50 40 35 30


5.1 Tuntutan tambang pengangkutan awam seperti berikut:-

I - Teksi / Bas / Motorbot/ Jenis pengangkutan lain dalamkategori ini mengikut tambang lazim dan disokong denganresit sekiranya resit dikeluarkan.

II - Keretapi / Kapal Laut / Jenis pengangkutan lain dalam kategori ini.

Gred Jawatan Kelas



5.2 Semak samada pegawai membawa kenderaan sendiri atau selain dari kepunyaan sendiri untuk menjalankan tugas rasmi

PPNS.5/2013Para 5.9

PPNS.3/2015Para 5.13

- 427 -







5.2 Tambang Gantian

Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaannyasendiri untuk bertugas disatu tempat sahaja yang jaraknyamelebihi 240 km daripada pejabatnya dan terdapatperkhidmatan terus kapal terbang layak menuntuttambang gantiaan bersamaan tambang kapal terbangmengikut mana yang lebih murah mengikut kelayakanyadengan syarat dinyatakan di dalam baucar tuntutan yangdia telah menggunakan kenderaannya sendiri.

6.0 Tuntutan Elaun makan / Elaun harian

6.1 Elaun MakanSemak kenyataan tuntutan di dalam borang JBN.01(Pindaan) bagi tarikh dan masa bertolak

Takrif Elaun Makan

(1) Layak dituntut oleh seorang pegawai yang menjalankantugas rasmi diluar pejabatnya bagi tempoh 24 jam ataulebih elaun makan mengikut syarat dan kadar seperti yangditetapkan melalui pekeliling Perkhidmatan oleh SetiausahaKerajaan Negeri dari semasa ke semasa.

(2) Elaun makan ini tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi tiga bulan terus-menerus

(3) Elaun makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan oleh kerajaan atau penganjur. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan itu mengikut kadar berikut:-

Peraturan-PeraturanPegawai AwamNegeri Sabah

2008Peraturan 78

Peraturan-PeraturanPegawai AwamNegeri Sabah

2008Peraturan 70

- 428 -







6.2 Tuntutan Elaun Gantian Tetap ( elaun makan dan elaun harian)

Semak tuntuta pegawai, tuntutan elaun makan dan elaun harian berdasarkan kepada formula berikut:-

I Elaun makan 2/3II Elaun harian 2/3

6.3 Elaun Harian

Takrif Elaun Harian

(1) Layak bagi pegawai yang bertugas di luar pejabat bagitempoh melebihi 8 jam tetapi kurang dari 24 jam termasukdalam perjalanan adalah layak menuntut elaun hariansebanyak separuh daripada kelayakan elaun makannya.

(2) Walau bagaimanpun, dalam sesuatu keadaandimana seseorang pegawai yang bertugas di luar pejabatbagi tempoh kurang 8 jam tetapi tidak kurang 6 jam danjuga di dalam masa yang mana pegawai tersebut perlumakan tengah hari atau makan malam, pegawai itu layakmenuntut elaun harian sebanyak separuh daripadakelayakan elaun makannya. “Makan” dalam konteks iniadalah ditetapkan waktunya pada pukul 1.00 tengah haridan “Makan malam” adalah ditetapkan waktunya padapukul 7.00 malam.

Peraturan-Peraturan


2008Peraturan 71

- 429 -








Kadar Kelayakan seperti berikut:-




54 140.00

52 dan 53 125.00

45 hingga 48 90.00

41 hingga 44 75.00

27 hingga 40 70.00

17 hingga 26 65.00

1 hingga 16 60.00

7.0 Tuntutan Bayaran Sewa Hotel

Semak resit asal hotel yang dikemukakan dengan kadar hotelmengikut kelayakan pegawai

Takrif

Bayaran sewa hotel adalah layak dituntut bagi pegawai yangmenghadiri peperiksaan di luar ibupejabat dan penginapan tidakdisediakan oleh pihak penganjur.

7.1 Tuntutan Elaun Lojing

Semak samada pegawai menginap dihotel atau tidak

Pegawai layak menuntut lojing jika pegawai tidak menuntut sewa hotel.

PPNS.5/2013Para 2

- 430 -







7.2 Tuntutan Elaun Gantian Tetap (Elaun Lojing)

Semak tuntutan pegawai, tuntutan Elaun lojingberdasarkan formula berikut

I) Elaun loging 2/3

Semak sama ada pegawai menginap dihotel atau tidakpegawai adalah layak menuntut Elaun Lojing jikapegawai tidak menuntut sewa hotel

7.3 Kadar kelayakan Sewa Hotel dan lojing adalah sepertiberikut:


Elaun Lojing(RM)






52 dan 53 360.00 100.00

45 hingga 48 320.00 90.00

41 hingga 44 270.00 80.00

27 hingga 40 220.00 70.00

17 hingga 26 190.00 60.00

1 hingga 16 160.00 50.00

PPNS.5/2013Para 2.2

- 431 -







8.1 Tuntutan Belanja Pelbagai

(a) Tambang pengangkutan awam tempatan untuktugas-tugas rasmi jika kenderaan tidak disediakanoleh Kerajaan atau penganjur;

(b) Bayaran telefon, faks, akses internet, bayaran posdan telegram atas urusan rasmi;

(c) Belanja dobi tertakluk kepada had maksimabilangan pakaian dua pasang sehari dan tidakkurang dari tempoh 24 jam yang disokong denganresit apabila pegawai bertugas dan terpaksamenginap di luar;

(d ) Bayaran cukai lapangan terbang yang disokongdengan resit

(e ) Bayaran lebih bagasi untuk barang-barang rasmiyang disokong dengan resit; dan

(f ) Bayaran letak kereta, tol dan tambang feri yangdisokong dengan resit.

8.2 Pengakuan

Semak samada kenyataan tuntutan di dalam borangJBN.01 (Pindaan) 1 hingga 5 telah diisi dengan lengkap

Tarikh dan tandatangan pegawai hendaklahdilengkapkan

9.0 Pengesahan




- 432 -







11.0 Semak samada kod objek yang dipertanggungkan di atas baucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut di bawah objek 21000 dan 29000

11.1 Kod objek Perbelanjaan dan Sara Hidup kakitanganAwam






Feri/Bot 21105 21205





PBNS.12/2007

- 433 -

ELAUN MESYUARAT BULANAN JKKK/JKDB

- 434 -



Pastikan terdapat dokumen sokongan dikelipkan







YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YATidak


Buat surat teguran

PenyemakPertama

(W17/N22/W22

PenyemakPertama

(W17/N22/W22/

Penyemak Kedua



Mula




TAJUK : ELAUN MESYUARAT BULANAN JKKK/JKDB



BIL DOKUMEN


2 Kehadiran Mesyuarat - Lampiran-5

3 Borang Permintaan Tunai/Cek (JBN.16)( 3 salinan termasuk asal )

- 435 -







1. Elaun MesyuaratBulanan JKKK/JKDB

Pastikan Kenyataan Tuntutan Perjalanan dan dokumen sokongan disertakan

1.0 Semak bulan dan tahun Kewangan, jika bukan tahunsemasa pastikan borang JBN.40 telah lengkap dan salinanbuku vot yang disahkan benar disertakan & memenuhisyarat berikut:-



2.0 Surat kelulusan khas dari Kementerian Kewangan sekiranyapermohonan dikemukakan selepas 31 Mei dan bagiperbelanjaan yang dilaksanakan sebelum tahun lalu.

3.0 Pastikan butir-butir maklumat dan dokumen yang lengkap, teratur dan jelas.

4.0 Pengesahan daripada KPLBK (Dikepilkan dengan baucar Pembayaran)

4.1 Senarai nama kampung/kawasan

4.2 Senarai nama Bank/Bayaran Tunai

5.0 Kehadiran Mesyuarat ( Lampiran – 5 ).

5.1 Salinan Asal Lampiran-5

5.2 Nama dan nombor kad pengenalan.

5.3 Jawatan.

5.4 Akaun Bank atau Bayaran Tunai (Cash Order).


58 (a)

PBNS.1/2013

- 436 -







5.5 Bulan dan tarikh mesyuarat.

5.6 Tandatangan penuntut.

5.7 Jumlah.

5.8 Tandatangan Pegawai Daerah/Penolong PegawaiDaerah/Penolong Presiden MP.

5.9 Tarikh.

6.0 Borang Permintaan Tunai/Cek (JBN.16) asal - ( 2 salinan ) JBN. 16 disediakan dalam 3 salinan - Salinan Asal dan pendua dikepilkan dengan baucar bayaran

- Salinan Ketiga untuk simpanan Jabatan / Kementerian.

- Surat kuasa tidak diterima.

- 437 -







13. Semak samada kod objek yang dipertanggungkan diatasbaucar bayaran adalah menggunakan objek lanjut dibawah objeksebagai

ELAUN MESYUARAT BULANAN JKKK/JKDB 29302

- 438 -

TUNTUTAN ELAUN BANTUAN MENGURUS JENAZAH DAN PENGANGKUTAN

- 439 -

Mula











YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YATidak


Buat surat teguran

PenyemakPertama

(W17)

Akauntan/PBW32/W27

Pembantu Am

Rendah N4/N1



TAJUK : BANTUAN MENGURUS JENAZAH DAN PENGANGKUTAN



BIL DOKUMEN


2 Borang Pengesahan Ketua Jabatan ( Lampiran A)

3 Surat Akuan Penerimaan Bayaran (Lampiran B )

4 Sijil Kematian Pegawai yang meninggal dunia

5 Kad Pengenalan Waris

6 Borang pengesahan akaun bank Lampiran A

- 440 -



TAJUK : BANTUAN MENGURUS JENAZAH DAN PENGANGKUTAN




1. Bantuan Mengurus Jenazah

Pastikan Kenyataan Tuntutan Bantuan Mengurus Jenazah dandokumen sokongan disertakan

1. Semak bulan dan tahun Kewangan, jika bukan tahun semasapastikan Sijil AP58(a) disertakan & memenuhi syarat berikut:-

a) Tuntutan hendaklah disempurnakan dalam tahunKewangan berkenaan

b) Baki peruntukan dalam tahun kewangan dan semasaadalah mencukupi

2. Sekiranya syarat AP58(a) tidak dipatuhi, pastikan suratkelulusan Kementerian Kewangan disertakan.

3. Pastikan butir-butir adalah lengkap seperti berikut:-

a) Nama, nombor kad pengenalan dan nombor gajipegawai yang meninggal dunia.

b) Nama, alamat, nombor kad pengenalan dan hubunganpenama (waris) dengan pegawai yang meninggal.

c) Tandatangan, nama, jawatan pegawaibertanggungjawab, cop pejabat dan tarikh.

4. Waris atau pihak terlibat hendaklah menandatangani suratakuan menerima bayaran seperti di Lampiran B.

5. Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan pengesahan kematianpegawai dan mengisi borang seperti di Lampiran A.


58 (a)

PBNS. 3/2011 danPPANS 2008

Peraturan 130

- 441 -

BAYARAN MENGGUNAKAN BAUCAR E-JURNAL ( BIL CETAK )

- 442 -











YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YATidak


Buat surat teguran

PenyemakPertama(W17)



Mula



TAJUK : BAYARAN MENGGUNAKAN BAUCAR E-JURNAL ( BIL CETAK )



BIL DOKUMEN

1 Bil Pencetak Kerajaan

2 Baucar Jurnal (JBN. 06)

- 443 -







1. Bayaran menggunakan Baucar E-Jurnal

a. Bil Cetak

Bil Pencetak Kerajaan

1. Salinan bil asal disertakan dan lengkap dengan butir-butirberikut:-

a) Nama dan alamat pejabat di mana bil dihantar.

b) 'Date', 'Dept. No.', 'Revenue Head'.

c) 'Date', Reference', Particular' and 'Total'.

d) Cop Rasmi Jabatan Cetak dibubuh dan ditandatanganioleh Jabatan pembayar.

- 444 -







1. BayaranmenggunakanBaucar E-Jurnal

a. Bil Cetak

Baucar Jurnal (JBN. 06)

1. Baucar Asal dan tiga salinan cetakan karbon disertakan.

2. Nombor baucar Jurnal Jabatan (DR) telah dicatat.

3. Butir-butir pelarasan dicatat dengan terperinci seperti;-

a) Vot dan kod Jabatan dicatat (DR) dan (CR).

b) Butir-butir bagi vot (DR dan CR dicatat).

c) Nombor baucar borang percetakan/nombor borangbaucar keluaran dan nombor bil cetak dicatat.

4. Ruangan DR dan CR diisi dengan amaun mengikut amaun bilcetak.

5. Cap Pengesahan diakui benar dibubuh dan ditandatanganioleh pegawai yang diberikuasa lengkap dengan nama danjawatan pegawai berkenaan mengikut AP 102 dan AP 99.

6. Ruangan jumlah dicatat mengikut amaun dalam bil cetak.

7. Ruangan huraian diisi lengkap dengan ulasan mengenaipembayaran termasuk butir-butir seperti berikut:-

a. Stesen di mana menggunakan alat-alat tulis.

8. Ruangan bagi 'Debit Diterima Oleh' dan “Kredit DiterimaOleh” mestilah diperakui dan disahkan oleh dua orang pegawaiyang telah diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal.

- 445 -

BAYARAN MENGGUNAKAN BAUCAR E-JURNAL ( BIL AIR )

- 446 -










Mula


YA

Lengkap / Teratur

YA




Tidak

YATidak


Buat surat teguran

PenyemakPertama (W17)





TAJUK : BAYARAN MENGGUNAKAN BAUCAR E-JURNAL b. BIL AIR



BIL DOKUMEN

1 Bil Air

2 Baucar Jurnal (JBN. 06)

- 447 -







1. Bayaran menggunakan Baucar E-Jurnal

a. Bil Air

Bil Air

1. Nama dan alamat pemilik.

2. Nombor akaun, nombor bil dan nombor meter.

3. Tarikh bacaan, bacaan meter, pemakaian gelen air, amaun dan pembayaran berakhir.

4. Pengesahan oleh Pegawai Pengawal telah dibuat.

5. Cop rasmi Jabatan Air dibubuh dan ditandatangani oleh Jabatan berkenaan.

- 448 -







1. BayaranmenggunakanBaucar E-Jurnal

a. Bil Air

Baucar Jurnal (JBN. 06)

1. Baucar Asal dan tiga salinan cetakan karbon disertakan.

2. Nombor baucar Jurnal Jabatan (DR) telah dicatat.

3. Butir-butir pelarasan dicatat dengan terperinci seperti;-

a) Vot dan kod Jabatan dicatat (DR) dan (CR).

b) Butir-butir bagi vot (DR dan CR).

c) Nombor A/C air, nombor bil air dan nombor meterdicatat.

4. Ruangan DR dan CR diisi dengan amaun mengikut amaun bil air.

5. Cap Pengesahan diakui benar dibubuh dan ditandatanganioleh pegawai yang diberikuasa lengkap dengan nama danjawatan pegawai berkenaan mengikut AP 102 dan AP 99.

6. Ruangan jumlah ; Jumlah Keseluruhan dicatat mengikutamaun dalam bil air.

7. Ruangan huraian diisi lengkap dengan ulasan mengenaipembayaran termasuk butir-butir seperti berikut:-

a. Stesen dan tempoh di mana memeriksa bekalan air.

8. Ruangan bagi 'Debit Diterima Oleh' dan “Kredit DiterimaOleh” mestilah diperakui dan disahkan oleh dua orang pegawaiyang telah diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal.

- 449 -

- 450 -

BAB A : SEMAKAN PEMBAYARAN ASAS - Laman · PDF fileBayaran Wang Pendahuluan Kontrak...

Documents

Transcript of BAB A : SEMAKAN PEMBAYARAN ASAS - Laman · PDF fileBayaran Wang Pendahuluan Kontrak...