1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Politeknik Negeri Bengkalis merupakan sebuah instansi pendidikan tinggi

vokasional dalam rangka untuk menunjukkan keberadaan Politeknik Negeri

Bengkalis sebagai sebuah instansi pendidikan tinggi vokasional di daerah, yang

terus ingin bergerak maju dan berkembang kearah profesionalisme diri dan sejajar

dengan lembaga pendidikan vokasional lainnya yang sudah cukup lama berdiri.

Sejak berdirinya Politeknik Negeri Bengkalis pada tahun 2001 hingga saat

ini sudah terdapat 7 Program Studi yaitu Teknik Perkapalan, Teknik Mesin,

Teknik Elektro, Teknik Sipil, dan Administrasi Bisnis, Bahasa Inggris Bisnis dan

Teknologi Informasi. Diantara 7 prodi sudah memperoleh status akreditasi dari

Badan Akreditasi Perguruan Tinggi (BAN-PT) pada tahun 2006 yaitu Teknik

Perkapalan, Teknik Mesin, Teknik Elektro, Teknik Sipil, dan Administrasi Bisnis.

Kemudian dua program studi baru (Bahasa Inggris Bisnis dan Teknologi

Informasi) sudah mendapat izin operasional dari Dirjen DIKTI.

Pada awal 2008 Politeknik Negeri Bengkalis mencoba mengusulkan

peningkatan status dari perguruan tinggi swasta menjadi perguruan tinggi negeri

kepada YBI dan pemerintah kabupaten Bengkalis. Setelah mendapat restu dari

YBI dan pemerintah kabupaten Bengkalis pada awal tahun 2009, pihak

manajemen meneruskan usulan tersebut kepada Kementerian Pendidikan

Nasional melalui Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Tepat tanggal 9 Februari

2011 dilakukan serah terima aset dari pemerintah kabupaten Bengkalis kepada

Pemerintah Pusat melalui Kementerian Pendidikan Nasional serta serah terima

Sumber Daya Manusia (SDM) Politeknik Negeri Bengkalis dari YBI kepada

pemerintah pusat. Dan telah terbitnya Permendiknas No. 28 tahun 2011 tanggal

29 Juli 2011 tentang pendirian, susunan organisasi dan tata kerja Politeknik

2

Negeri Bengkalis. Dengan telah dilakukannya serah terima aset dan SDM maka

kata „Negeri‟ sudah bisa dipakai.

Dengan berubahnya Menjadi Politeknik Negeri Bengkalis tersebut,

diharapkan Direktur sebagai pemimpin Politeknik negeri Bengkalis dapat bekerja

dengan baik. Politeknik Negeri Bengkalis dipimpin oleh Seorang

Direktur.Direktur sangat berperan aktif dalam menjalankan hak dan tanggung

jawabnya dalam memimpin sebuah instansi. Kemajuan dan perkembangan dari

suatu intansi pendidikan yang dipimpin tergantung dengan pemimpin itu sendiri

bagaimana dia memimpinnya untuk mencapai Visi Dan Misi.

Seorang Direktur sebagai kepala intansi pendidikan memiliki berbagai

macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas jabatannya. Dengan

demikian, tentunya Direktur akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk

melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga

bantuan beberapasekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan

kinerja instansi, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar

Sekretaris adalah seorang pejabat yang memperoleh kepercayaan dari

pimpinannya untuk mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, misalnya membuat

dan menyimpan surat-surat yang bersifat rahasia.Tugas sekretaris tidak hanya

mengurus hal-hal yang bersifat rahasia, melainkan sudah meliputi ketatausahaan.

Tata usaha itu sendiri adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses

penyelenggaraan kerja

Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya

rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu

secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari

kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris

harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu

diketahui oleh orang lain atau para pegawai.

Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu karyawan

dalam sebuah perusahaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang

mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris

3

adalah berkaitan erat dengan pimpinan.Pendapat tentang definisi sekretaris yang

dikemukakan oleh

Menurut Louis C. Nanassy Dan William Selden dalam buku Dr.Durotul

Yatimah,M.Pd. (2009:30), Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang

memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan

tugas-tugasnya dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan,

membuat perjanjian, dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat,surat-

surat,dan lain-lain.

Sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda

perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris

telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-

tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar.Bila pelimpahan wewenang ini

dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapatmemusatkan

konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan.Pada dasarnya

tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas

rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi,menerima tamu, menerima

telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputimempersiapkan rapat,

mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan

sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputimengirimkan bunga atau

surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping,dan sebagainya.

Pada Politeknik Negeri Bengkalis Direktur dibantu oleh seorang sekretaris

dalam menjalankan tugas rutinnya, pada Politeknik Negeri Bengkalis seorang

sekretaris menagani empat pimpinan, seperti Direktur, Wakil Direktur I, II,danIII,

dimana dalam setiap Direktur atau Wakil Direktur memiliki tugas-tugas yang

berbeda oleh karena itu seorang sekretaris harus berperan penting dan harus

bekerja sesuai dengan target yang harus dicapai oleh seorang sekretaris.Seorang

sekretaris harus memiliki tanggung jawab yang tinggi serta selalu mengerjakan

suatu pekerjaan yang ada sesuai dengan target yang harus dicapai,Seorang

sekretaris secara langsung maupun tidak langsung sangat berperan terhadap

kesuksesan dan kelancaran tugas -tugas yang dilakukan oleh direktur. Dan

kesuksesan seorang sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan sangat berpengaruh

4

pula pada kinerja intansi pendidikan dalam proses meningkatkan kerja sama dan

mendukung perkembangan dalam segala bidang. Karena dengan lancarnya

tugas direktur, maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada

di intansi pendidikan tersebut. Ada beberapa tugas sekretaris pimpinan Politeknik

Negeri Bengkalis.

Tabel 1.1 Tugas-tugas Sekretaris Pimpinan pada Politeknik Negeri Bengkalis

No Tugas-tugas sekretaris Pimpinan

1 Menerima atau menyampaikan informasi baik lisan maupun tertulis dari dalam atau luar

Politeknik Negeri Bengkalis.

2 Menerima dan mencatat dokumen atau surat-surat masuk dari dalam atau luar Politeknik

Negeri Bengkalis.

3 Mempersiapkan bahan atau dokumen-dokumen untuk keperluan rapat pimpinan Politeknik

Negeri Bengkalis.

4 Koordinasi dalam penyampaian kebijakan pimpinan untuk diteruskan dengan cepat dan

benar dan akurat.

5 Juru gaji karyawan pada Politeknik Negeri Bengkalis.

6 Bertanggung jawab akan kebersihan ruang kantor

Sumber Data: Sekretaris Politeknik Negeri Bengkalis tahun 2013

Pimpinan merupakan jabatan yang sangat penting dan setrategis.

Keberhasilan pimpinan juga tidak lepas peran sekretaris pimpinan yang

melaksanakan tugas yang penting, karena merupakan informasi dan memori dari

pimpinan serta memberikan pelayanan yang berkaitan dengan tugas dan

wewenang pimpinan dalam dalam suatu instansi atau kantor.

Adapun manfaaat yang dapat dirasakan dengan adanya sekretaris pada

Politeknik Negeri Bengkalis, yaitu terlaksananya sisitem adminitrasi yang baik

dan rapi dan lancarnya komunikasi baik dari dalam instansi maupun luar instansi

pendididkan Politeknik Negeri Bengkalis. Peran sekretaris sangat dibutuhkn

dalam penyelengaraan tugas-tugas pimpinan. Untuk itu penulis tertarik

mengambil judul penelitian akhir ini tentang “Peran Sekretaris Pimpinan

5

dalam Penyelenggaraan Tugas Direktur (Studi kasus pada Sekretaris

Pimpinan Politeknik Negeri Bengkalis)

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian yang telah diterangkan dalam latar belakang masalah

diatas, maka penulis mencoba membuat rumusan masalah sebagai berikut

“Bagaimana Peran Sekretaris Pimpinan dalam Penyelenggarakan Tugas Direktur

Politeknik Negeri Bengkalis?”

1.3 TUJUAN PENELITIAN

Tujuan penelitian tugas akhir yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui Peran Sekretaris Pimpinan dalam Penyelenggaraan Tugas

Direktur pada Politeknik Negeri Bengkalis

2. Mengetahui Tugas-tugas sekretaris pimpinan dalam Penyelenggarakan Tugas

Direktur pada Politeknik Negeri bengkalis

3. Mengetahui Kendala-kendala apa yang dihadapi seorang sekretaris pimpinan

dalam menyelenggarakan peran dan tugas-tugas

1.4 MANFAAT PENELITIAN

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Bagi Peneliti Selanjutnya

Penulis berharap penelitian ini bisa menjadi referensi tambahan bagi para

peneliti yang akan meneliti lebih lanjut mengenai sekretaris pimpinan dalam

menyelenggarakan tugas Direktur Politeknik Negeri Bengkalis.

2. Bagi Penulis

Selain sebagai syarat menyelesaikan pendidikan, diharapkan dalam

penelitian ini penulis dapat menerapkan teori-teoriyang telah ditempuh

selama kuliah, sekaligus mendapat pengetahuan dan informasi mengenai

Peran sekretaris pimpinan dalam menyelenggarakan tugas Direktur pada

Politeknik Negeri Bengkalis.

6

3. Bagi Politeknik Negeri Bengkalis

Sebagai bahan masukan dan pengetahuan tentang tugas-tugas dan peran

sekretaris pimpinan dalam menyelengarakan tugas Direktur Politeknik

Negeri Bengkalis.

7