Sistem Fail, Rekod dan Dokumentasi juga merupakan antara perkhidmatan

yang ditawarkan oleh Unit Bimbingan dan Kaunseling. Sebagai urusetia kepada

jawatankuasa penyelaras aktiviti bimbingan dan kaunseling, seorang guru bimbingan

dan kaunseling juga hendaklah menjalankan kerja-kerja pentadbiran di bilik bimbingan

dan kaunseling, mengadakan sistem fail, menyimpan rekod, perhubungan awam, surat

menyurat, pengelolaan unit bimbingan, pengendalian bahan bercetak, penyediaan

laporan aktiviti dan tugas lain yang diarah oleh jawatankuasa Penyelaras Aktiviti,

Pengetua, Pegawai Pendidikan Daerah, Negeri dan Kementerian.

Sistem fail adalah bank maklumat bagi guru bimbingan atau guru kaunseling

bagi membuat rujukan, mendapatkan pelbagai maklumat. Sistem fail yang diurus

dengan baik secara sistematik dapat memastikan tiada sebarang maklumat yang

tertinggal ataupun hilang dan dapat memberikan maklumat segera serta boleh dicapai

pada bila-bila masa yang diperlukan. Perkara yang utama dan perlu dilakukan semasa

menguruskan sistem fail adalah menyelaras, menyusun dan menamakan tajuk atau

perkara utama fail. Fail-fail tersebut ialah fail pengurusan am, fail bidang, fail

perkhidmatan bimbingan dan kaunseling, fail dokumentasi dan fail aktiviti kokurikulum.

Jadi, jelaslah bahawa perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling dapat

memberikan satu lagi perkhidmatan iaitu perkhidmatan inventori individu dan rekod

kepada pelajar di sekolah. Perkhidmatan ini dapat membantu pelajar dalam

mempertingkatkan lagi kemampuan dan pencapaian mereka dari sudut fizikal dan

mental untuk menuju ke arah yang lebih cemerlang. Guru sebagai golongan profesional

yang bertugas sebagai pembimbing haruslah lebih optimis untuk menunjukkan arah

masa depan pelajar supaya hidup mereka lebih bermakna.

Melalui perkhidmatan penempatan yang ditawarkan di sekolah- sekolah adalah

bertujuan membantu murid- murid memilih kegiatan bidang kokurikulum yang sejajar

dengan kebolehan, kemampuan dan minat murid. Contohnya setelah murid tamat Ujian

Penilaian Sekolah Rendah ( UPSR ) murid- murid diberikan khidmat daripada pihak

kaunselor dan sekolah untuk membantu murid- murid memilih penempatan yang sesuai

untuk murid- murid ke sekolah menengah.

Perkhidmatan yang ditawarkan biasanya adalah sebagai penyelaras

menempatkan murid- murid ke sekolah menengah yang berdekatan atau sekolah

menengah pilihan murid. Ini dapat membantu psikologi murid- murid untuk memilih dan

bertanggungjawab terhadap pilihannya. Murid juga akan bergerak dan memilih

penempatan bersesuaian dengan tahap kognitifnya. Murid juga dapat dibantu

bagaimana menyelesaikan masalah untuk memilih penempatan yang baik.

Dari sudut emosi pula, murid akan berasa selesa dan tenang dalam memilih

penempatan yang ditawarkan kerana murid- murid telah dibimbing dan dibantu oleh

kaunselor- kaunselor sekolah. Perkhidmatan ini juga turut meningkatkan tahap sosial

murid kerana perkhidmatan ini turut membantu Bahagian Sekolah Berasrama Penuh

dengan membekalkan data tentang murid- murid lepasan sekolah rendah. Ini

memudahkan murid- murid untuk berhubung dengan pihak luar dan sekolah.

Perkhidmatan penemapatan ini memudahkan murid dalam memilih penempatan sekolah

yang mereka inginkan yang bersesuaian dengan tahap kebolehan mereka serta kerjaya

yang akan mereka pilih daripada awal lagi.

1.6 Perkhidmatan Konferens dengan Ibu Bapa

Antara salah satu perkhidmatan lain, bimbingan dan kaunseling sekolah rendah adalah

perkhidmatan konferens dengan ibu bapa. Perkhidmatan ini amnya merupakan perkhidmatan

yang melibatkan ibu bapa dan guru bimbingan dan kaunseling atau kaunselor. Antara

perkhidmatannya ialah mengadakan hubungan dengan penjaga pelajar untuk bersama

mengawasi kemajuan pelajar terutamanya dalam pelajaran. Guru bimbingan dan kaunseling

biasanya akan mengubungi ibu bapa atau penjaga apabila kemajuan pelajar tidak memuaskan.

Selain itu, menjadi penyelaras program orientasi untuk pelajar dan ibu bapa pelajar baru serta

bekerjasama dengan ibu bapa atau penjaga dalam mewujudkan disiplin dalam kalangan

pelajar. Selain itu, guru bimbingan dan kaunseling juga mengadakan kaunseling keluarga jika

dikenal pasti bahawa masalah yang dihadapi pelajar berpunca daripada keluarga.

Perkhidmatan ini memberi peluang kepada ibu bapa atau penjaga berbincang dengan guru

bimbingan dan kaunseling sekolah tentang pendidikan, sosial, peribadi, dan perkembangan

kerjaya anak-anak mereka. Malah, perkhidmatan ini juga mengadakan hubungan dengan

penjaga pelajar untuk bersama-sama mengawasi kemajuan pelajar. Bukan itu sahaja,

perkhidmatan ini juga menyediakan kaunseling keluarga jika didapati bahawa masalah yang

dihadapi oleh pelajar berpunca daripada keluarga.

Perkhidmatan konferens dengan ibu bapa ini amnya mampu memenuhi keperluan-

keperluan murid dari pelbagai aspek terutamanya aspek psikologi, kognitif, emosi, sosial, dan

kerjaya. Hal ini kerana, perkhidmatan ini memberikan ruang wujudnya kolaborasi antara guru

dan ibu bapa menyebabkan timbul tanggungjawab yang berterusan antara kedua-dua belah

pihak dalam mengenalpasti masalah murid sekali gus membantu menyelesaikan masalah murid

sama ada dalam aspek psikologi, kognitif, emosi, kerjaya mahu pun sosial. Guru bimbingan dan

kaunseling biasanya akan mengadakan hubungan dengan penjaga pelajar untuk bersama

mengawasi kemajuan pelajar terutamanya dalam pelajaran. Hubungan yang baik antara ibu

bapa dengan guru bimbingan dan kaunseling dalam perkhidmatan ini membantu murid dalam

aspek kognitif iaitu dari segi pencapaian murid dalam pelajaran. Kemerosotan pelajar dalam

pelajaran boleh dirujuk kepada ibu bapa dalam situasi yang tertentu. Sebagai contoh, murid

mungkin menghadapi masalah di luar konteks persekolahan, dan hal ini menyebabkan berlaku

kemerosotan dalam pelajaran. Jadi, ibu bapalah orang yang sesuai untuk dirujuk bagi

menyelesaikan masalah tersebut dalam konteks situasi yang tertentu. Pemantauan yang

berterusan dari pihak guru bimbingan dan kaunseling dengan cara kerap berhubung melalui

telefon bagi mengetahui perkembangan klien, dan juga ibubapa yang sudah mengetahui

masalah anak mereka dapat mengawal tingkah laku negatif pelajar yang bermasalah. Oleh

yang demikian, dari aspek sosial dan emosi murid boleh dipenuhi dengan perbincangan yang

dijalankan oleh guru bimbingan dan kaunseling dengan ibu bapa. Kedua-dua belah pihak boleh

mengambil langkah mengatasi masalah dan merancang tindakan bersama. Malah,

perkhidmatan ini memberi peluang kepada kedua-dua belah pihak melihat sejauh mana

penyelesaian masalah yang di ambil berkesan atau pun tidak.

Perkhidmatan ini juga menyediakan ruang dimana guru bimbingan dan kaunseling

mengadakan sesi perbincangan di rumah bersama-sama dengan ibu bapa pelajar. Jadi, secara

tidak langsung guru dapat melihat situasi yang sebenar keluarga klien. Malah, guru bimbingan

dan kaunseling juga dapat menjalinkan hubungan silaturahim yang lebih erat dengan keluarga

pelajar yang bermasalah. Jadi, pelbagai usaha secara lebih terancang dapat dijalankan

bersama-sama dalam menangani masalah murid. Secara tidak langsung, dapat memenuhi

pelbagai keperluan aspek murid. Di samping itu, guru juga mendapat maklumat lebih relevan

apabila dapat bertemu dengan ahli keluarga klien, maklumat tidak bias hanya sebelah pihak

sahaja. Melalui konferens dengan ibu bapa juga, guru bimbingan dan kaunseling dapat menilai

sejauh mana kehendak ibu bapa terhadap anak mereka. Secara umumnya, sudah pasti ibu

bapa mahukan yang terbaik untuk anak mereka. Jadi, ibu bapa secara tidak langsung akan

memberikan kerjasama yang baik kepada guru bimbingan dan kaunseling. Malah hubungan

yang baik melalui perkhidmatan konferens ibu bapa membolehkan guru membantu ibu bapa

untuk memahami kemajuan pengembangan anaknya, keperluan-keperluannya dan peluang-

peluang lain sekelilingnya, bertujuan untuk menambahkan kebolehan memberi sumbangan

kepada perkembangan anak mereka sendiri. Jadi, perkhidmatan ini tidaklah terhad kepada

usaha guru sahaja. Malah melibatkan kedua-dua belah pihak.

Oleh yang demikian, pelajar dibantu memahami dirinya dalam hubungannya dengan dunia

sosial dan psikologi oleh ibu bapanya sendiri dengan bantuan guru bimbingan dan kaunseling.

Ini bermakna secara tidak langsung menolong pelajar untuk memahami dan bertingkahlaku

yang sesuai dengan sikap, minat, bakat, kebolehan, peluang-peluang untuk penyempurnaan

kendiri. Malah membantu pelajar mencapai keperluan untuk mengembangkan keupayaan

membuat keputusan sendiri tanpa mengabaikan pendapat daripada ibu bapa mereka.

Perkhidmatan konferens ibu bapa juga menyediakan perkhidmatan kaunseling keluarga bagi

pelajar yang mempunyai masalah yang berpunca daripada keluarga. Perkhidmatan ini mampu

membantu murid mengawal emosi, membuat pilihan, bijak dalam mengambil tindakan di

samping guru bimbingan dan kaunseling membantu ibu bapa mengatasi masalah.

Antara jenis perkhidmatan bimbingan dan Kaunseling yang ditawarkan iaitu:

a) Perkhidmatan Inventori Individu dan Rekod.

b) Sistem Fail, Rekod dan Dokumentasi.

c) Perkhidmatan Bimbingan Kelompok dan kaunseling.

d) Mengumpul dan Menyebar Maklumat.

e) Perkhidmatan Penempatan.

f) Perkhidmatan Konferens dengan Ibu Bapa.

g) Perkhidmatan Kosultasi.

h) Perkhidmatan Rujukan.

i) Perkhidmatan Penyelarasan Resos.

j) Perkhidmatan Mencegah Penyalahgunaan Dadah.

k) Perkhidmatan Penilaian

Perkhidmatan Inventori Individu

dan Rekod

Mengumpulkan serta merekodkan segala

butiran yang berkaitan dengan penilaian dan

pentafsiran minat pelajar.

Mengumpul segala data yang berhubung kait dengan pelajar.

Memberi maklumat yang objektif tentang

pencapaian, kemajuan dan prestasi pelajaran

bagi setiap pelajar untuk tujuan pemulihan.

Menjalankan kaji selidik yang difikirkan

perlu dan berguna untuk perkembangan

pelajar.

Mengawasi corak kehadiran murid-murdi

yang dirujuk untuk tujuan bimbingan dan

kaunseling.

Di bawah perkhidmatan kaunseling, terdapat beberapa perkhidmatan yang

ditawarkan kepada para pelajar dan guru antaranya ialah perkhidmatan kaunseling

individu atau kelompok, kaunseling keluarga dan kaunseling tunjuk ajar. Kaunseling

individu atau kelompok dapat membantu murid-murid yang mengalami pencapaian

akademik yang kurang memuaskan serta masalah peribadi. Manakala kaunseling

keluarga boleh diadakan jika perlu untuk memahami masalah murid-murid serta

mendapatkan kerjasama daripada ibu bapa. Akhir sekali, ialah kaunseling tunjuk ajar.

Guru bimbingan yang menggunakan kaedah ini pada kebiasaannya mengadakan kelas

untuk memberi tunjuk ajar tentang perkara yang berkaitan dengan penilaian diri,

penjelasan nilai, kemahiran-kemahiran berkomunikasi, menghadapi masalah, membuat

keputusan dan sebagainya.

Akhir sekali dari segi kerjaya, pada kebiasaanya juga, perkhidmatan ini akan

menyediakan program atau karnival seperti karnival kerjaya. Hal ini bertujuan bagi

mendedahkan murid-murid dengan rancangan kerjaya masa hadapan mereka. Melalui

karnival ini, murid-murid sebenarnya didedahkan secara tidak langsung berkenaan apa

PERKARA YANG DIRUNDINGANKKAN

DALAM BIMBINGAN DAN KAUNSELING

Rujukan yang dibuat oleh guru-

guru dan ibu bapa

Pencapaian akademik yang

kurang memuaskan

Aspek peribadi dan kerjaya

Masalah-masalah disiplin seperti lewat

ke sekolah,merokok, bergaduh, buli dan salah guna dadah

Ketidakhadiran dalam kegiatan

kokurikulum

yang bakal mereka perolehi sekiranya mereka berjaya dalam pelajaran nanti. Selain

daripada itu,program ajuran pihak luar juga pada kebiasaannya turut terlibat sama,

justeru sebagai guru atau kaunselor akan berperanan untuk mengumumkan bahan

tersebut kepada para ibu bapa dan murid-murid.

Perkhidmatan bimbingan dan kaunseling ini juga turut melibatkan perkhidmatan memberi dan

menyimpan maklumat . Mengumpul dan menyebarkan maklumat pelajaran , vokasional, latihan

dan kerjaya kepada murid- murid. Hal ini dapat dilakukan melalui penerbitan risalah- risalah,

buku- buku kecil, poster, buletin dan pengendalian Hari Kerjaya dan Pameran kerjaya. Selain

itu, ia turut memberikan maklumat kerjaya kepada sesiapa sahaja yang memerlukannya.

Perkhidmatan memberikan maklumat juga menambah dan mengemas kini fail- fail maklumat

kerjaya, peluang- peluang latihan, pelajaran sosial dan peribadi. Selain turut memberikan

penerangan tentang cara mengisi borang permohonan pekerjaan, mengendalikan lawatan kerja

ke kilang- kilang dan mengelolakan program pendidikan pencegahan penyalahgunaan dadah.

Kepentingan perkhidmatan bimbingan dan kaunseling dari segi menyebar dan menyimpan

maklumat kepada psikologi iaitu kilen akan bertanggungjawab terhadap dirinya dan berusaha

sambil berhati- hati dalam mengatur dan merancang perjalanan hidupnya. Contohnya melalui

perkhidmatan ini, murid- murid akan mendapatkan nasihat daripada guru bimbingan dan

kaunseling dan mereka sendiri akan berusaha untuk memajukan diri mereka.

Manakala dari segi kognitif pula membantu murid- murid memperbaiki imej diri yang negatif

terhadap kemampuan mereka terhadap sesuatu kerjaya. Selain itu, ia juga merupakan jalan

mudah untuk murid- murid memilih kerjaya. Melalui khidmat ini murid akan didedahkan dengan

kesesuaian kerjaya dengan diri dan kelayakan mereka. Murid akan berfikir yang mana terbaik

untuk diri mereka dalam membuat keputusan. Contohnya guru bimbingan dan kaunseling akan

memberikan nasihat dan penjelasan tentang sesuatu pilihan yang akan dibuat oleh murid.

Biasanya khidmat ini dapat dilihat apabila murid akan memilih aliran yang akan dipilihnya

selepas tamat Penilaian Menengah Rendah ( PMR ) sama ada aliran Sains atau Sastera.

Selepas tamat Sjili Pelajaran Malaysia ( SPM ) pula murid akan diberikan khidmat mengenai

kerjaya yang akan dipilih oleh murid. Oleh itu, melalui khidmat inilah murid- murid akan berfikir

dengan sebaik- baiknya mengenai kerjaya yang akan mereka pilih.

Menyebar dan menyimpan maklumat membantu emosi murid- murid lebih stabil kerana murid-

murid telah diberikan pendedahan mengenai kerjaya yang akan dipilih.ini sekali gus dapat

membantu emosi murid- murid lebih stabil. Melalui ini, khidmat bimbingan dan kaunseling telah

mengumpul maklumat mengenai kerjaya- kerjaya yang terdapat di pasaran dan akan

menyebarkan maklumat- maklumat berkaitan kerjaya yang ada kepada murid. Melalui ini murid

sedikit sebanyak dapat mengetahui perkara- perkara atau kriteria- kriteria yang diperlukan

dalam sesuatu kerjaya yang akan mereka ceburi.

Sering kali kita lihat di dada akhbar mengenai murid- murid yang terlibat dalam masalah sosial

seperti vandalisme, ponteng sekolah,  pergaduhan,  pembunuhan diri dan sebagainya. Ini amat

menakutkan. Oleh itu, peranan bimbingan dan kaunseling amat perlu untuk membimbing murid-

murid. Melalui bimbingan dan kaunseling ia dapat menolong seseorang lebih memahami diri

dan situasinya. Ini adalah kerana semua murid berasal dari latar belakang yang berbeza maka

pemikiran mereka akan berbeza oleh itu semasa manghadapi masalah mereka hanya melihat

dari satu sudut  jadi sengan ada bantuan bimbingan dan kaunseling ia akan menolong pelajar

memahami , melihat dari pelbagai sudut dan membentuk tingkah laku yang sesuai semasa

menyelesaikan masalah . 

Terutama sekali dalam menyebar dan menyimpan maklumat guru kaunseling akan menyimpan

maklumat berkaitan dengan murid- murid yang bermasalah dan akan menyimpan segala rekod-

rekod masalah murid tanpa diketahui oleh orang ramai. Melalui khidmat menyimpan maklumat

ini murid akan berasa selamat untuk berkongsi segala masalah dan ini dapat membantu murid

untuk menyelesaikan masalah dengan baik. Selain itu, khidmat menyebarkan maklumat adalah

seperti perkara- perkara yang dapat membantu memperbaiki diri murid serta membantu murid

memperoleh kerjaya akan membuatkan sosial murid lebih baik. Khidmat menyebar dan

menyimpan maklumat ini juga dapat memperbaiki hubungan sosial murid. Contohnya

perhidmatan ini akan membantu murid bagaimana untuk memperbaiki sikap dan kelakuan dan

juga membantu membimbing murid bagaimana untuk berhubungan dengan baik.

Selain itu, melalui bimbingan dan kaunseling  kaunselor akan memberikan khidmat pencegahan

iaitu menghindarkan pelajar terlibat dalam perbuatan salah laku seperti tingkah laku tidak ber

disiplin, merokok, vandalisme dan tingkah laku sosial yang lain.  Tujuan ini adalah menolong

individu memahami tentang dunia jenayah dan memberi pandaun atau nasihat kepada

mereka supaya mereka dapat menjauhkan diri daripada kegiatan sosial yang tidak baik. 

Di samping itu, melalui bimbingan dan kaunseling  ia akan membantu pelajar melihat siapa

sebenar dirinya, apa yang dimilikinya dan menolong individu-individu memahami diri agar

menyedari kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan diri. Melalui cara ini, individu dapat

mengembangkan kebolehannya ke satu tahap yang maksimum serta memperoleh

kesejahteraan hidup. Jadi, kaunselor dan guru bimbingan menggunakan data psikologi dan

sosiologi untuk memahami setiap pelajar untuk meningkatkan keyakinan diri.

Perkhidmatan bimbingan dan kaunseling juga turut menyebar dan menyimpan maklumat

mengenai kerjaya yang bakal dipilih oleh murid selepas tamat persekolahan. Khidmat

menyebar dan menyimpan maklumat dapat menolong pelajar mencapai keperluan untuk

mengembangkan keupayaan membuat keputusan sendiri. Dalam perkara ini,seseorang

kaunselor perlu membimbing pelajar untuk mencapai ke arah berani berdikari dengan

mengambil risiko dan sanggup bertanggungjawab terhadapa apa yang difikirkannya dan apa

sahaja keputusan yang bakal diambilnya. Perkara ini akan menjadikan seseorang pelajar itu

tidak akan teragak-agak dalam membuat keputusan yang peting dalam memilih kerjaya

hidupnya sendiri.