BORANG TEMU BUAL

PENGURUSAN BAJET TAHUNAN DAN PENGAGIHAN PERUNTUKAN KEWANGAN DI SEKOLAH KEBANGSAAN TEMAU, RAUB PAHANG.

Pada 18.November 2014, satu Temu bual pengurusan kewangan sekolah telah dilakukan di bilik guru besar SK Temau, Raub Pahang pada pukul 10.00 pagi kepada pihak pengurusan sekolah iaitu Guru Besar, Pembantu Tadbir dan GPK Pentadbiran sekolah tersebut.

PERSOALAN :Pengkaji : Assalamualaikum Tuan Guru Besar, Puan Ros selaku PT dan Encik Ahmad selaku GPK1 di sekolah ini, saya ingin menemubual serba sedikit mengenai penyediaan bajet tahunan sekolah dan pengagihan bantuan Perkapita PCG dan bukan PCG dan lain-lain bantuan di sekolah tuan.Guru Besar, PT dan GPK1 : Boleh, insyaAllah.Pengkaji : Tuan Guru Besar, adakah Penyediaan Bajet Tahunan sekolah tuan mematuhi Prosedur Pengurusan Wang Kerajaan seperti yang ditetapkan ? Guru Besar : Ya Tuan, berdasarkan Pekeliling Kewangan Bilangan 8 Tahun 2012.Pengkaji : Apakah prosedur tuntutan yang digunapakai itu tuan? Guru Besar : Baik, saya terangkan iaitu Prosedur tuntutan PCG oleh sekolah terbahagi kepada 2 iaitu:1. Sekolah yang menyelenggarakan Akaun Kumpulan Wang Kerajaan (semua jenis sekolah di Semenanjung Malaysia dan Sekolah Teknik / Vokasional, Sekolah Berasrama Penuh serta Sekolah Pendidikan Khas di Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan Labuan). Sekolah ini perlu mengemukakan tuntutan PCG kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) masing-masing yang akan seterusnya mengemukakan kepada Pejabat Pembayar bagi urusan pembayaran dan mengkreditkan terus ke dalam Akaun sekolah berkenaan. Sekolah akan mencatatkan jumlah yang diterima dalam Akaun Kumpulan Wang Kerajaan mengikut kumpulan PCG yang ditetapkan iaitu teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan elektif.2. Sekolah yang tidak menyelenggarakan Akaun Kumpulan Wang Kerajaan (Bagi sekolah rendah dan menengah di Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan dan Labuan). Bagi sekolah yan bertaraf PTJ, tuntutan PCG akan disalurkan ke sekolah melalui waran peruntukan kecil mengikut kadar berdasarkan bilangan murid yang ditetapkan. Sekolah akan mencatatkan jumlah yang diterima dalam buku vot mengikut kumpulan PCG yang ditetapkan iaitu teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan elektif. Bagi sekolah rendah yang tidak bertaraf PTJ, peruntukan PCG akan disalurkan melalui waran peruntukan kecil ke PPB / PPD mengikut kadar berdasarkan bilangan enrolmen murid yang telah ditetapkan.Peruntukan PCG yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan pada tahun semasa dan tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG yang diterima dalam tahun berkenaan yang dibenarkan dibawa ke tahun hadapan. Tuntutan penyelarasan boleh dibuat sekali oleh sekolah yang mengalami pertambahan murid sekurang-kurangnya 5% ataupun 100 orang murid berbanding bilangan murid pada tarikh asas tuntutan. Tuntutan penyelarasn ini perlu dikemukakan selewat-lewatnya pada 31 Julai tahun semasa.Pengkaji : Bagaimana pula tentang penyediaan peruntukkan PCG mata pelajaran dan bukan matapelajaran dan lain-lain peruntukkan yang perlu dibelanjakan?Guru Besar : Penyediaan bajet tahunan PCG dan bukan PCG adalah mengikut enrolmen murid sekolah ini iaitu seramai (mengikut enrolmen sk enstek)Guru Besar : Penyediaan Bajet Tahunan Sekolah kita memang mematuhi Pekelliling Kewangan yang berkuatkuasa sekarang, kalau tidak pengagihan bajet tidak akan dapat dilaksanakan mengikut arahan yang ditetapkan. Pengkaji : Terima kasih tuan guru besar atas penerangan tadi.

Pengkaji : Saya ingin bertanya pula kepada Puan Ros selaku kerani kewangan yang menguruskan kewangan sekolah, Bagaimanakah penyediaan bajet untuk tahun hadapan ?PT : Ok tuan, Penyediaan bajet untuk tahun hadapan berdasarkan Bantuan Per Kapita (Per Capita, Grant- PCG) adalah satu bantuan kewangan yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada sekolah bertaraf sekolah kerajaan ataupun Sekolah Bantuan Kerajaan. Ia meliputi PCG mata pelajaran dan PCG bukan mata pelajaran. Selaras dengan perkembangan dan keperluan semasa dalam sektor pendidikan masa kini. Berdasarkan kumpulan PCG mata pelajaran, ianya telah dipecahkan kepada 4 iaitu teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan elektif. Manakala PCG Bukan Mata Pelajaran pula terbahagi 3 iaitu pusaat sumber sekolah, bimbingan dan kaunseling serta lain-lain perbelanjaan berulangtahun atau perbelanjaan khas. (LPBT / LPK) Sekolah, LPBT / LPK Asrama dan PCG bagi aktiviti pra sekolah. Peruntukan PCG yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan pada tahun semasa dan tidak melebihi 10% daripada jumlah asal PCG yang diterima dalam tahun berkenaan yang dibenarkan dibawa ke tahun hadapan. Pengkaji : Bolehkah Puan Ros terangkan jenis Bantuan Perkapita dan maksud perbelanjaanya.PT : Boleh tuan, Disini saya terangkan mengenai ;1. Bantuan Per Kapita Mata PelajaranBantuan per kapita mata pelajaran bagi teras, wajib, tambahan / bahasa asing dan elektif yang diterima oleh sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:a. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna (termasuk kertas Braille) bagi pengajaran dan pembelajaran. b. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran. c. Penyelenggaraan peralatan termasuk computer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran.d. Keceriaan berunsurkan pendidikan seperti taman sains, taman herba dan lain-lain yang boleh memberikan pengukuhan kepada program pengajaran dan pembelajaran. e. Program berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan. f. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan. 2. Bantuan Per Kapita Bukan Mata Pelajaran a. Pusat Sumber Sekolah Bantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi pusat sumber sekolah meliputi perbelanjaan bagi perpustakaan dan pusat sumber pendidikan. Ia hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan: Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran. Penyelenggaraan peralatan termasuk computer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran. Program berunsurkan pendidikan yang boleh member pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan. Program Pendidikan Khas Integrasi melengkapkan stesen pembelajaran bagi program pendidikan khas integrasi. b. Bimbingan dan KaunsellingBantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi Bimbingan dan Kaunseling Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan: Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran. Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan. Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan untuk pengajaran dan pembelajaran. Bayaran perkhidmatan penceramah luar mengikut kelayakan dalam peraturan-peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa. Bayaran sewaan yang berkaitan dengan program bimbingan dan kaunseling. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.c. LPBT / LPK SekolahBantuan per kapita bukan mata pelajaran bagi LPBT / LPK Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan: Bayaran bil telefon, air, elektrik, telegram, setem, interen dan pembentungan. Pembaikan kecil sekolah. Penyelenggaraan perabot dan peralatan dan peralatan kelengkapan pejabat termasuk komputer. Perkhidmatan percetakan untuk pengurusan sekolah dan bahan pengajaran dan pembelajaran. Perkhidmatan pengiklanan. Pengangkutan barang-barang. Pembelian bahan bakar, bahan habis guna dan ubat. Perbelanjaan bagi keraian yang melibatkan lawatan pihak luar ataupun urusan rasmi. Perolehan harta modal tidak melebihi RM 10,000.00 adalah dibenarkan. Perolehan harta modal melebihi RM 10,000.00 perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ. Manakala bagi perolehan komputer, kelulusan daripada Jawatankuasa Maklumat Pengkomputeran (JMPK) perlu diperoleh. Bayaran yuran kursus untuk guru-guru dan kakitangan sekolah. Perbelanjaan untuk keceriaan / kesihatan murid / keselamatan sekolah. Pembaikan kecil peralatan pengajaran dan pembelajaran bagi murid pendidikan khas dan program pendidikan khas integrasi. Bayaran balik bagi urusan kecemasan oleh guru / kakitangan sekolah berdasarkan kelayakan tambang teksi. Pengangkutan murid dan bayaran insurans untuk murid-murid dan guru pengiring.3. Bantuan Per Kapita Pra SekolahBantuan Per Kapita Pra Sekolah hendaklah dibelanjakan bagi maksud perbelanjaan:a. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi pengajaran dan pembelajaran.b. Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik darjah serta penyelenggaraan komputer dan lain-lain peralatan bagi pengajaran dan pembelajaran. c. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk pengajaran dan pembelajaran. d. Program dan lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh member pengukuhan kepada proses pengajaran dan pembelajaran sama ada semasa cuti persekolahan ataupun hari persekolahan.e. Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.Pengkaji : Ok Puan Ros, ini soalan terakhir dari saya, Apakah asas tuntutan yang digunapakai oleh pihak sekolah tuan ?PT : Ok, asas tuntutan yang saya gunakan ialah :1. Tuntutan PCG ditetapkan sekali setahun.2. Tuntutan PCG tahun berkenaan adalah berdasarkan bilangan enrolmen murid pada 1 Oktober tahun sebelumnya. 3. Borang tuntutan PCG tahun berkenaan hendaklah dikemukakan oleh sekolah kepada PTJ masing-masing selewat-lewatnya pada 30 November tahun sebelumnya.4. Bagi mata pelajaran elektif di sekolah menengah, tuntutan adalah berdasarkan bilangan murid yang mengambil setiap mata pelajaran dalam setiap kumpulan elektif. 5. Bagi sekolah / asrama baru yang dibuka selepas 1 Oktober, tuntutan hendaklah dibuat berdasarkan bilangan enrolmen murid pada tarikh sekolah tersebut beroperasi dan peratus tuntutan yang dibenarkan adalah seperti berikut:Sekolah Beroperasi Peratus TuntutanJanuari Mac100%April Jun70%Julai September50%Selepas September25%Pengkaji : Itu sahaja soalan saya, Terima kasih atas penerangan puan dan kerjasama yang diberikan.Pengkaji : Saya ingin mengaju soalan pula kepada GPK Pentadbiran sekolah ini iaitu Encik Ahmad.Pengkaji : Encik Ahmad,..adakah mesyuarat jawatankuasa diadakan terlebih dahulu untuk memaklumkan pengagihan peruntukan kewangan ini?GPK Pentadbiran : Ya tuan, setiap tahun, pada kebiasaannya ketua panitia akan dipanggil untuk bermesyuarat dan menentukan jumlah pengagihan yang diterima. Ketua panitia akan merancang untuk membelanjakan peruntukan yang diterima mengikut pekeliling yang diedarkan.Pengkaji : Oh begitu, adakah terdapat masalah dalam pengagihan peruntukkan yang diterima kepada panitia-panitia mata pelajaran disekolah?GPK Pentadbiran : Memang terdapat sedikit masalah dalam pengagihan peruntukkan kewangan ini kerana peruntukkan yang diterima berdasarkan enrolmen murid dan bantuan PCG mata pelajaran bukan berdasarkan akitiviti sekolah yang dirancang, disini terdapat masalah ketidakcukupan dan ada juga lebihan peruntukan kerana perbelanjaan yang dibuat oleh panitia tidak selaras dengan peruntukkan yang diterima. Contohnya disini, peruntukkan LPBT sentiasa tidak mencukupi jika berlaku sesuatu masalah seperti tandas rosak. Dan adakala peruntukkan LPBT berlebihan kerana tidak digunakan sepenuhnya oleh sekolah dan terpaksa dikembalikan semula kepada PTj.

Pengkaji : Apakah langkah-langkah yang Encik Ahmad ambil untuk mengatasi masalah ini?GPK Pentadibiran : Langkah yang perlu pihak sekolah ambil ialah perancangan aktiviti mestilah selaras dengan peruntukkan yang diterima, ini hendaklah dimaklumkan pada mesyuarat kewangan sekolah untuk pengurusan kewangan yang lebih efisien. Perbelanjaan yang hendak dibuat mestilah dirancang terlebih dahulu mengikut keutamaan dan prosedur kewangan yang dibenarkan. Anggaran perbelanjaan boleh diagihkan mengikut penggal persekolahan bagi mengelakkan ketidakcukupan perbelanjaan.Tindakan yang boleh diambil oleh Guru Besar bagi memantapkan lagi pengurusan kewangan sekolah. 1. Mengenal pasti aktiviti utama pengurusan kewangan:- Merancang perolehan sumber atau peruntukan kewangan.- Mengagih sumber atau peruntukan kewangan dengan betul.- Menggunakan sumber atau peruntukan kewangan dengan baik.- Mengawal, mengesan aliran perbelanjaan dan perolehan.

2. Mengenal pasti aktiviti utama yang berisiko tinggi serta terdedah kepada peluang dan permasalahan:- Kerugian kewangan hasil perbelanjaan.- Penghakisan keyakinan.- Pembuangan masa.- Pembaziran tenaga manusia.- Kelewatan.3. Kawal selia dengan rapi proses perjalanan aktiviti utama:- Mengenal pasti proses kerja atau prosedur kerja berisiko tinggi.- Mengenal pasti masalah yang mungkin berlaku sekiranya prosedur kerja tidak dikawal selia.- Kesan dan impak negatif ke atas organisasi sekiranya kelemahan tidak dikenal pasti dan tidak diatasi.- Menilai sistem kawalan dalaman sama ada berupaya ataupun tidak bagi meminimumkan risiko.

Pengkaji : Terima kasih encik Ahmad kerana sudi menjawab persoalan saya.Pengkaji : Setakat ini sahaja sesi temu bual kita pada kali ini. Terima kasih diucapkan kepada pihak sekolah kerana membenarkan saya membuat kajian ini dan kerjasama yang diberikan amatlah saya hargai.

SEKIAN, TERIMA KASIH.